Xây dụng hệ thống quản lý văn bản áp dụng cho mô hình Ủy Ban Nhân Dân cấp quận
Xây dụng hệ thống quản lý văn áp dụng cho mơ hình Ủy Ban Nhân Dân cấp quận MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU Chương I Khảo sát hệ thống Giới thiệu vấn đề Sơ đồ quản lý UBND Quận Hồng Bàng Mục đích hệ thống quản lý văn UBND quận Những yêu cầu hệ thống chương trình quản lý 5 Các loại văn Sơ đồ quản lý văn đến Quy trình xử lý văn đến 7.1 Bước 1: Nhập văn đến quận Hồng Bàng 7.2 Bước 2: Trình xử lý văn 7.3 Bước 3: Chỉ đạo xử lý văn 7.4 Bước 4: Xử lý văn Sơ đồ quản lý văn Quy trình xử lý văn 9.1 Bước : Soạn văn 9.2 Bước 2: Đóng góp ý kiến 9.3 Bước 3: Hoàn thiện văn 9.4 Bước 4: Trình duyệt, ký văn 9.5 Bước 5: Ban hành văn Chương Phân tích hệ thống 11 Phân tích hệ thống mặt chức 11 NGUYỄN TIẾN MẠNH - 20091743 Page Xây dụng hệ thống quản lý văn áp dụng cho mơ hình Ủy Ban Nhân Dân cấp quận 1.1 Biểu đồ phân cấp chức 11 1.2 Phân rã đặc tả chức 11 1.3 Biểu đồ luồng liệu hệ thống 14 Phân tích hệ thống mặt liệu 19 2.1 Xác định thực thể 19 2.2 Các thuộc tính thực thể 20 2.3 Mơ hình thực thể quan hệ 22 Chương Thiết kế hệ thống 23 Thiết kế hệ thống mặt sở liệu 23 Mơ hình sở liệu mức vật lý 27 Thiết kế giao diện hệ thống 28 a Đăng nhập 28 b Văn thư nhập thông tin cho văn đến 28 c Văn thư nhập thông tin cho văn 29 d Chuyên viên nhập thông tin cho văn 29 e Chủ tịch xử lý văn 30 f Phó chủ tịch xử lý văn 30 g Phòng ban xử lý văn 31 KẾT LUẬN 32 TÀI LIỆU THAM KHẢO 33 NGUYỄN TIẾN MẠNH - 20091743 Page Xây dụng hệ thống quản lý văn áp dụng cho mơ hình Ủy Ban Nhân Dân cấp quận LỜI NÓI ĐẦU Ngày phát triển công nghệ thông tin mạnh mẽ, việc ứng dụng vào việc quản lý thơng tin đem lại hiệu cao cho quan tổ chức Đặc biệt quan hành việc ứng dụng cơng nghệ thơng tin q trình quản lý vơ quan trọng Được phân công giáo viên hướng dẫn, em tìm hiểu thực đề tài: “xây dựng hệ thống quản lý văn áp dụng cho mơ hình ủy ban nhân dân cấp quận” Đồ án em bao gồm chương: Chương I Khảo sát hệ thống Chương II Phân tích hệ thống Chương III Thiết kế hệ thống Em xin chân thành cảm ơn thầy Lê Quang Hòa giao đề tài hướng dẫn em suốt trình thực đề tài Do thiếu kỹ kinh nghiệm việc phân tích thiết kế hệ thống nên đồ án em cịn nhiều thiết sót Em mong nhận bảo góp ý thầy để em hồn thiện Em xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, ngày 04 tháng 12 năm 2012 Sinh viên: Nguyễn Tiến Mạnh NGUYỄN TIẾN MẠNH - 20091743 Page Xây dụng hệ thống quản lý văn áp dụng cho mơ hình Ủy Ban Nhân Dân cấp quận CHƯƠNG I KHẢO SÁT HỆ THỐNG Giới thiệu vấn đề Trong quan, tổ chức đặc biệt quan hành cấp việc quản lý văn hành có khối lượng lớn Trên thực tế hầu hết văn bản, công văn, giấy tờ quản lý cách thủ công lưu trữ dạng văn giấy Điều gây việc chậm chạp khâu quản lý, tốn nhiều nhân lực, tiền bạc, tính qn khơng cao mát tài liệu trình vận chuyển lưu trữ Ngày mà công nghệ thông tin phát triển mạnh mẽ việc ứng dụng vào việc quản lý văn cần thiết, vấn đề quan tâm công tác quản lý nhà nước Ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý văn giúp cho việc theo dõi, giám sát xử lý văn kịp thời, nhanh chóng, xác, dễ dàng thiếu sót Ở ta xét đến đề tài: Xây dựng hệ thống quản lý văn áp dụng cho mơ hình UBND cấp quận Việc xây dựng hệ thống giúp cho trình quản lý cơng văn, văn đến nhanh chóng hiệu Sơ đồ quản lý UBND Quận Hồng Bàng Hình Sơ đồ quản lý UBND quận Hồng Bàng NGUYỄN TIẾN MẠNH - 20091743 Page Xây dụng hệ thống quản lý văn áp dụng cho mơ hình Ủy Ban Nhân Dân cấp quận Mục đích hệ thống quản lý văn UBND quận Đối với lãnh đạo ( chủ tịch, phó chủ tịch) o Có thể điều hành quản lý lúc nơi cách truy cập vào hệ thống o Nắm bắt thơng tin nhanh chóng đạo kịp thời o Quản lý công văn, văn cách rõ ràng minh bạch Đối với chuyên viên o Nắm bắt kịp thời công việc mà lãnh đạo giao cho o Dễ dàng quản lý tìm kiếm văn liên quan đến công việc xử lý o Báo cáo công việc kịp thời Đối với văn thư văn phịng o Có thể phân phối văn cách đơn giản o Truyền đạt thông báo thị từ lãnh đạo đến phận nhanh chóng kịp thời Những yêu cầu hệ thống chương trình quản lý Tiết kiệm khơng gian lưu trữ Dễ dàng tra cứu tìm kiếm Dễ dàng cập nhật thông tin Các loại văn Văn đến: Là văn từ đơn vị khác chuyển tới quận Hồng Bàng Văn đi: Là văn ban hành từ quận Hồng Bàng NGUYỄN TIẾN MẠNH - 20091743 Page Xây dụng hệ thống quản lý văn áp dụng cho mơ hình Ủy Ban Nhân Dân cấp quận Sơ đồ quản lý văn đến Hình Sơ đồ quản lý văn đến Quy trình xử lý văn đến 7.1 Bước 1: Nhập văn đến quận Hồng Bàng Mã số: mã sổ ghi chép văn đến theo năm Số thứ tự sổ đến: số thứ tự cập nhật tự động Ngày văn đến Nơi gửi văn Ngày tháng phát hành văn Phương thức nhận Loại văn Độ mật Độ khẩn NGUYỄN TIẾN MẠNH - 20091743 Page Xây dụng hệ thống quản lý văn áp dụng cho mơ hình Ủy Ban Nhân Dân cấp quận Mức độ truy cập Mức độ quan trọng Lĩnh vực Trích yếu(bắt buộc) Tổng số trang, số Văn đính kèm 7.2 Bước 2: Trình xử lý văn Sau văn thư tiếp nhận nhập văn vào hệ thống Văn trạng thái “mới nhập” Sau văn thư trình xử lý văn theo ba hướng sau: - Trình văn tới chủ tịch UBND Quận Hồng Bàng - Trình phó chủ tịch ủy ban nhân dân quận Hồng Bàng - Trình văn tới đích danh người nhận theo yêu cầu văn 7.3 Bước 3: Chỉ đạo xử lý văn Văn sau văn thư trình lên lãnh đạo Văn trạng thái “Chờ đạo xử lý” Lãnh đạo (chủ tịch/phó chủ tịch Quận Hồng Bàng) nhập nội dung triển khai văn chuyển tiếp đến phó chủ tịch tới phịng ban để thực 7.4 Bước 4: Xử lý văn Văn sau lãnh đạo đạo xử lý, trạng thái văn lúc “đã đạo xử lý” Trưởng/phó phịng ban văn thư kiêm nhiệm phịng ban tiếp nhận văn đạo lãnh đạo để phân cơng xử lý cơng việc Lúc văn có trạng thái “Đang xử lý” Sau hồn thành cơng việc, trưởng/ phó pvăn hịng ban văn thư kiêm nhiệm tiến hành xử lý văn kết công việc Lúc văn trạng thái ”lưu” Quy trình xử lý văn kết thúc NGUYỄN TIẾN MẠNH - 20091743 Page Xây dụng hệ thống quản lý văn áp dụng cho mơ hình Ủy Ban Nhân Dân cấp quận Sơ đồ quản lý văn Hình Sơ đồ quản lý văn Quy trình xử lý văn 9.1 Bước : Soạn văn Chuyên viên tiến hành soạn thảo văn với nội dung sau: Loại văn Số ký hiệu Số thứ tự Trích yếu Nơi nhận Nơi lưu hành NGUYỄN TIẾN MẠNH - 20091743 Page Xây dụng hệ thống quản lý văn áp dụng cho mơ hình Ủy Ban Nhân Dân cấp quận Độ mật Độ khẩn Mức độ truy cập Số trang Số Lĩnh vực Là văn quy phạm pháp luật hay không 9.2 Nội dung Văn đính kèm Bước 2: Đóng góp ý kiến Sau chuyên viên soạn thảo văn đi, văn gửi tới đơn vị, cá nhân chun mơn để đóng góp ý kiến hình thức, nội dung văn Văn có trạng thái” chờ góp ý kiến” Tại bước này, chuyên viên chỉnh sửa nội dung văn thấy, văn chưa phù hợp xóa văn thấy khơng cần thiết trình lên cấp 9.3 Bước 3: Hồn thiện văn Sau văn đóng góp ý kiến văn có trạng thái” chờ hồn thiện” ý kiến gửi lại cho chuyên viên để hoàn thiện văn trên.Chuyên viên hoàn thiện văn chuyển sang bước để tiếp tục hoàn thiện Nếu khơng cịn ý kiến quy trình chuyển sang bước 9.4 Bước 4: Trình duyệt, ký văn Văn sau hoàn thiện trạng thái “chờ duyệt, ký” Chuyên viên trình văn tới chủ tịch, phó chủ tịch Quận trưởng/ phó phòng ban/ đơn vị kiểm tra nội dung ký duyệt văn 9.5 Bước 5: Ban hành văn NGUYỄN TIẾN MẠNH - 20091743 Page Xây dụng hệ thống quản lý văn áp dụng cho mơ hình Ủy Ban Nhân Dân cấp quận Sau văn ký duyệt có trạng thái “ chờ ban hành” Văn chuyển tới văn thư, văn thư nhập số thứ tự, mã số văn bản, ngày ban hành văn làm thủ tục ban hành văn Sau văn thư lưu trữ văn trính kết thúc NGUYỄN TIẾN MẠNH - 20091743 Page 10 Xây dụng hệ thống quản lý văn áp dụng cho mơ hình Ủy Ban Nhân Dân cấp quận Thống kê, báo cáo Hình 10 Biểu đồ mức đỉnh thống kê, báo cáo Phân tích hệ thống mặt liệu 2.1 Xác định thực thể Các thực thể hệ thống Văn đến Văn Người dùng Phịng ban Cơ quan ngồi NGUYỄN TIẾN MẠNH - 20091743 Page 19 Xây dụng hệ thống quản lý văn áp dụng cho mơ hình Ủy Ban Nhân Dân cấp quận Lĩnh vực 2.2 Các thuộc tính thực thể Thực thể văn đến: o Mã văn đến o Mã sổ o Số thứ tự o Ngày đến o Nơi gửi o Ký hiệu o Ngày phát hành o Phương thức nhận o Loại văn o Độ mật o Độ khẩn o Mức độ truy cập o Mức độ quan trọng o Lĩnh vực o Trích yếu o Tổng số trang số o Văn đính kèm Thực thể văn o Mã văn o Loại văn o Số ký hiệu o Số thứ tự o Trích yếu o Nơi nhận NGUYỄN TIẾN MẠNH - 20091743 Page 20 Xây dụng hệ thống quản lý văn áp dụng cho mơ hình Ủy Ban Nhân Dân cấp quận o Nơi lưu o Nội dung o Độ mật o Độ khẩn o Mức độ truy cập o Số trang o Số o Lĩnh vực o Là văn quy phạm pháp luật hay không o Văn đính kèm Thực thể người nhận đích danh o o Địa o Mã phòng o Tên người nhận đích danh Số điện thoại Thực thể quan o Mã quan o Tên quan o Địa o Số điện thoại Thực thể người dùng o Mã người dùng o Họ tên người dùng o Chức danh o Số điện thoại Thực thể phòng ban o Mã phòng ban NGUYỄN TIẾN MẠNH - 20091743 Page 21 Xây dụng hệ thống quản lý văn áp dụng cho mơ hình Ủy Ban Nhân Dân cấp quận o Tên phòng ban o Số điện thoại Thực thể lĩnh vực o Mã lĩnh vực o Tên lĩnh vực 2.3 Mơ hình thực thể quan hệ Hình 11 Mơ hình thực thể quan hệ NGUYỄN TIẾN MẠNH - 20091743 Page 22 Xây dụng hệ thống quản lý văn áp dụng cho mơ hình Ủy Ban Nhân Dân cấp quận CHƯƠNG THIẾT KẾ HỆ THỐNG Thiết kế hệ thống mặt sở liệu VĂN BẢN ĐẾN Số Tên trường Kiểu thứ Độ Mô tả rộng tự MAVBDEN Varchar Mã văn đến MASO varchar Mã sổ STT int Số thứ tự NGAYDEN Varchar 10 Ngày đến NOIGUI Nvarchar 100 Nơi gửi KIHIEU varchar 10 Kí hiệu NGAYPHATHANH varchar 10 Ngày phát hành PHUONGTHUCNHAN Nvarchar 50 Phương thức nhận LOAIVB varchar 50 Loại văn 10 DOMAT varchar 10 Độ mật 11 DOKHAN varchar 10 Độ khẩn 12 MUCTRUYCAP varchar 10 Mức truy cập 13 MUCQUANTRONG varchar 10 Mức quan trọng 14 LINHVUC varchar 20 Lĩnh vực 15 TRICHYEU Nvarchar 100 Trích yếu 16 TONGSOTRANG int Tổng số trang 17 VBDINHKEM Nvarchar 100 Văn đính kèm VĂN BẢN ĐẾN LIÊN QUAN VĂN BẢN ĐI NGUYỄN TIẾN MẠNH - 20091743 Page 23 Xây dụng hệ thống quản lý văn áp dụng cho mơ hình Ủy Ban Nhân Dân cấp quận Số thứ tự Tên trường Kiểu Độ rộng Mô tả SOVBDI varchar 10 Số văn STTVB varchar 20 Số thứ tự văn NỘI DUNG XỬ LÝ VĂN BẢN ĐẾN Tên trường Kiểu Độ rộng Mô tả STTVB varchar 10 Số thứ tự văn MANGUOIDUNG varchar 20 Mã người dùng NDXULY char 500 Nội dung xử lý KETQUAXULY char 500 Kết xử lý Số thứ tự NGƯỜI DÙNG PHÊ DUYỆT VĂN BẢN ĐI Số thứ Tên trường Độ Kiểu tự Mô tả rộng MAPHEDUYET varchar 10 Mã phê duyệt MAVANBAN varchar 20 Mã văn MANGUOIDUNG char 500 Mã người dùng NOIDUNGPHEDUYET char 500 Nội dung phê duyệt VĂN BẢN ĐI GỬI ĐI CƠ QUAN NGOÀI Tên trường Kiểu Độ rộng Mô tả MAVANBAN varchar 10 Mã văn SOVBDI varchar 20 Số văn NGAYGUI Date time Số thứ tự Ngày gửi NGUYỄN TIẾN MẠNH - 20091743 Page 24 Xây dụng hệ thống quản lý văn áp dụng cho mơ hình Ủy Ban Nhân Dân cấp quận VĂN BẢN ĐI Tên trường Kiểu Độ rộng Mô tả MAVBDI Varchar 20 Mã văn LOAIVB char 20 Loại văn SOKIHIEU int 20 Số kí hiệu STT Int 20 Số thứ tự TRICHYEU varchar 30 Trích yếu NOINHAN varchar 20 Nơi nhận NOILUUBC varchar 20 Nơi lưu NOIDUNG varchar 20 Nội dung DOMAT varchar 10 Độ mật 10 DOKHAN varchar 10 Độ khẩn 11 MUCTRUYCAP varchar 10 Mức độ truy cập 12 SOTRANG int Số trang 13 SOBAN int Số 14 LINHVUC varchar 20 Lĩnh vực 15 COLAVBQPPL char Có văn quy Số thứ tự phạm pháp luật khơng 16 VBDINHKEM Nvarchar 20 Văn đính kèm NGUYỄN TIẾN MẠNH - 20091743 Page 25 Xây dụng hệ thống quản lý văn áp dụng cho mô hình Ủy Ban Nhân Dân cấp quận PHỊNG BAN Tên trường Kiểu Độ rộng Mô tả MAPB varchar 10 Mã phòng ban TENPB varchar 20 Tên phòng ban SODT number 12 Số điện thoại Số thứ tự CƠ QUAN NGOÀI Tên trường Kiểu MACQ Nvarchar 20 Mã quan TENCQ varchar 20 Tên quan DIACHI varchar 30 Địa SODT number 12 Số điện thoại Số Độ rộng Mô tả thứ tự NGƯỜI DÙNG Tên trường Kiểu Độ rộng Mô tả MAND Nvarchar 20 Mã người dùng TENND varchar 20 Tên người dùng CHUCDANH varchar 10 Chức danh SODT number 12 Số điện thoại Số thứ tự NGUYỄN TIẾN MẠNH - 20091743 Page 26 Xây dụng hệ thống quản lý văn áp dụng cho mơ hình Ủy Ban Nhân Dân cấp quận Tên trường Kiểu Độ rộng Mô tả MALV Nvarchar 20 Mã lĩnh vực TENLV varchar 20 Tên lĩnh vực Số thứ tự Mơ hình sở liệu mức vật lý Hình 12 Mơ hình sở liệu mức vật lý NGUYỄN TIẾN MẠNH - 20091743 Page 27 Xây dụng hệ thống quản lý văn áp dụng cho mơ hình Ủy Ban Nhân Dân cấp quận Thiết kế giao diện hệ thống a Đăng nhập Hình 13 Đăng nhập b Văn thư nhập thông tin cho văn đến Hình 14 Văn thư nhập thơng tin cho văn đến NGUYỄN TIẾN MẠNH - 20091743 Page 28 Xây dụng hệ thống quản lý văn áp dụng cho mơ hình Ủy Ban Nhân Dân cấp quận c Văn thư nhập thông tin cho văn Hình 15 Văn thư nhập thơng tin cho văn d Chuyên viên nhập thông tin cho văn Hình 16 Chun viên nhập thơng tin cho văn NGUYỄN TIẾN MẠNH - 20091743 Page 29 Xây dụng hệ thống quản lý văn áp dụng cho mơ hình Ủy Ban Nhân Dân cấp quận e Chủ tịch xử lý văn Hình 17 Chủ tịch xử lý văn f Phó chủ tịch xử lý văn Hình 18 Phó chủ tịch xử lý văn NGUYỄN TIẾN MẠNH - 20091743 Page 30 Xây dụng hệ thống quản lý văn áp dụng cho mơ hình Ủy Ban Nhân Dân cấp quận g Phòng ban xử lý văn Hình 19 Phịng ban xử lý văn NGUYỄN TIẾN MẠNH - 20091743 Page 31 Xây dụng hệ thống quản lý văn áp dụng cho mô hình Ủy Ban Nhân Dân cấp quận KẾT LUẬN Qua trình làm đồ án II với đề tài: “Xây dựng hệ thống quản lý văn mô hình ủy ban nhân dân cấp quận”, em thu nhiều kĩ kinh nghiệm việc phân tích thiết kế hệ thống Khơng vậy, em hiểu biết thêm ứng dụng hệ thống quản lý văn thực tế quan tổ chức ngày Trong đồ án em trình bày q trình phân tích thiết kế hệ thống quản lý văn ủy ban nhân dân cấp quận thiết kế số biểu mẫu hệ thống Hệ thống quản ly văn thể phát triển áp dụng cho tất quan hành nước Do thời gian kinh nghiệm có hạn nên đồ án em khơng thể tránh sai sót, em mong tiền đề để em làm đồ án tốt nghiệp sau Một lần em xin chân thành cảm ơn thầy Lê Quang Hòa giao đề tài, nhắc nhở giúp đỡ em nhiều việc hoàn thành đồ án NGUYỄN TIẾN MẠNH - 20091743 Page 32 Xây dụng hệ thống quản lý văn áp dụng cho mơ hình Ủy Ban Nhân Dân cấp quận TÀI LIỆU THAM KHẢO [1] Nguyễn Văn Ba, Phân tích thiết kế hệ thống thơng tin, NXB đại học Quốc Gia Hà Nội, 2003 [2] Nguyễn Danh Tú, slide Phân tích thiết kế hệ thống thơng tin [3] http://www.eoffice.com.vn/ NGUYỄN TIẾN MẠNH - 20091743 Page 33 ... 30 Xây dụng hệ thống quản lý văn áp dụng cho mơ hình Ủy Ban Nhân Dân cấp quận g Phịng ban xử lý văn Hình 19 Phịng ban xử lý văn NGUYỄN TIẾN MẠNH - 20091743 Page 31 Xây dụng hệ thống quản lý văn. .. 17 Xây dụng hệ thống quản lý văn áp dụng cho mơ hình Ủy Ban Nhân Dân cấp quận Quản lý văn Hình Biểu đồ luồng mức đỉnh quản lý văn NGUYỄN TIẾN MẠNH - 20091743 Page 18 Xây dụng hệ thống quản lý. .. Page Xây dụng hệ thống quản lý văn áp dụng cho mơ hình Ủy Ban Nhân Dân cấp quận Sơ đồ quản lý văn Hình Sơ đồ quản lý văn Quy trình xử lý văn 9.1 Bước : Soạn văn Chuyên viên tiến hành soạn thảo văn