Xây dụng hệ thống quản lý văn bản áp dụng cho mô hình Ủy Ban Nhân Dân cấp quận

Trang 1

NGUYỄN TIẾN MẠNH - 20091743

Page 1

MỤC LỤC

LỜI NÓI ĐẦU 3

Chương I Khảo sát hệ thống 4

1 Giới thiệu vấn đề 4

2 Sơ đồ quản lý của UBND Quận Hồng Bàng 4

3 Mục đích của hệ thống quản lý văn bản đối với UBND quận 5

4 Những yêu cầu cơ bản của hệ thống đối với chương trình quản lý 5

5 Các loại văn bản 5

6 Sơ đồ quản lý văn bản đến 6

7 Quy trình xử lý văn bản đến 6

7.1 Bước 1: Nhập văn bản đến quận Hồng Bàng 6

7.2 Bước 2: Trình xử lý văn bản 7

7.3 Bước 3: Chỉ đạo xử lý văn bản 7

7.4 Bước 4: Xử lý văn bản 7

8 Sơ đồ quản lý văn bản đi 8

9 Quy trình xử lý văn bản đi 8

9.1 Bước : Soạn văn bản đi 8

9.2 Bước 2: Đóng góp ý kiến 9

9.3 Bước 3: Hoàn thiện văn bản 9

9.4 Bước 4: Trình duyệt, ký văn bản 9

9.5 Bước 5: Ban hành văn bản 9

Chương 2 Phân tích hệ thống 11

1 Phân tích hệ thống về mặt chức năng 11

Trang 2

Page 2

1.1 Biểu đồ phân cấp chức năng 11

1.2 Phân rã và đặc tả các chức năng 11

1.3 Biểu đồ luồng dữ liệu của hệ thống 14

2 Phân tích hệ thống về mặt dữ liệu 19

2.1 Xác định các thực thể 19

2.2 Các thuộc tính của thực thể 20

2.3 Mô hình thực thể quan hệ 22

Chương 3 Thiết kế hệ thống 23

1 Thiết kế hệ thống về mặt cơ sở dữ liệu 23

2 Mô hình cơ sở dữ liệu mức vật lý 27

3 Thiết kế giao diện hệ thống 28

a Đăng nhập 28

b Văn thư nhập thông tin cho văn bản đến 28

c Văn thư nhập thông tin cho văn bản đi 29

d Chuyên viên nhập thông tin cho văn bản đi 29

e Chủ tịch xử lý văn bản 30

f Phó chủ tịch xử lý văn bản 30

g Phòng ban xử lý văn bản 31

KẾT LUẬN 32

TÀI LIỆU THAM KHẢO 33

Trang 3

Page 3

LỜI NÓI ĐẦU

Ngày nay sự phát triển của công nghệ thông tin rất mạnh mẽ, việc ứng dụng nó vào trong việc quản lý thông tin đã đem lại hiệu quả rất cao cho các cơ quan tổ chức Đặc biệt đối với các cơ quan hành chính thì việc ứng dụng công nghệ thông tin trong quá trình quản lý là vô cùng quan trọng

Được sự phân công của giáo viên hướng dẫn, em đã tìm hiểu và thực hiện đề tài: “xây dựng hệ thống quản lý văn bản áp dụng cho mô hình ủy ban nhân dân cấp quận” Đồ án của em bao gồm 3 chương:

 Chương I Khảo sát hệ thống

 Chương II Phân tích hệ thống

 Chương III Thiết kế hệ thống

Em xin chân thành cảm ơn thầy Lê Quang Hòa đã giao đề tài và hướng dẫn em trong suốt quá trình thực hiện đề tài Do còn thiếu kỹ năng và kinh nghiệm trong việc phân tích thiết kế hệ thống nên đồ án của em còn nhiều thiết sót Em rất mong nhận được sự chỉ bảo và góp ý của thầy để em có thể hoàn thiện hơn nữa

Em xin chân thành cảm ơn!

Hà Nội, ngày 04 tháng 12 năm 2012 Sinh viên: Nguyễn Tiến Mạnh

Trang 4

và có thể mất mát tài liệu trong quá trình vận chuyển và lưu trữ

Ngày nay khi mà công nghệ thông tin phát triển rất mạnh mẽ thì việc ứng dụng nó vào việc quản lý văn bản là rất cần thiết, đây cũng là vấn đề rất được quan tâm trong công tác quản lý nhà nước Ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý văn bản sẽ giúp cho việc theo dõi, giám sát và xử lý văn bản một các kịp thời, nhanh chóng, chính xác, dễ dàng và ít thiếu sót nhất Ở đây ta đang

xét đến đề tài: Xây dựng hệ thống quản lý văn bản áp dụng cho mô hình

UBND cấp quận Việc xây dựng hệ thống này sẽ giúp cho quá trình quản lý

công văn, văn bản đến và đi rất nhanh chóng và hiệu quả

2 Sơ đồ quản lý của UBND Quận Hồng Bàng

Hình 1 Sơ đồ quản lý của UBND quận Hồng Bàng

Trang 5

Page 5

3 Mục đích của hệ thống quản lý văn bản đối với UBND quận

 Đối với lãnh đạo ( chủ tịch, phó chủ tịch)

o Có thể điều hành và quản lý mọi lúc mọi nơi bằng cách truy cập vào hệ thống

o Nắm bắt thông tin nhanh chóng và ra chỉ đạo kịp thời

o Quản lý các công văn, văn bản một cách rõ ràng và minh bạch

 Đối với chuyên viên

o Nắm bắt kịp thời các công việc mà lãnh đạo giao cho

o Dễ dàng quản lý và tìm kiếm các văn bản liên quan đến công việc đang xử lý

o Báo cáo công việc kịp thời

 Đối với văn thư văn phòng

o Có thể phân phối văn bản một cách đơn giản

o Truyền đạt các thông báo và chỉ thị từ lãnh đạo đến các bộ phận nhanh chóng và kịp thời

4 Những yêu cầu cơ bản của hệ thống đối với chương trình quản lý

 Tiết kiệm không gian lưu trữ

 Dễ dàng tra cứu và tìm kiếm

Trang 6

Page 6

6 Sơ đồ quản lý văn bản đến

Hình 2 Sơ đồ quản lý văn bản đến

7 Quy trình xử lý văn bản đến

7.1 Bước 1: Nhập văn bản đến quận Hồng Bàng

 Mã số: là mã sổ ghi chép văn bản đến theo từng năm

 Số thứ tự trong sổ đến: số thứ tự này sẽ được cập nhật tự động

Trang 7

Sau khi văn thư tiếp nhận và nhập văn bản vào hệ thống Văn bản ở trạng thái “mới nhập” Sau đó văn thư trình xử lý văn bản theo ba hướng sau:

- Trình văn bản tới chủ tịch UBND Quận Hồng Bàng

- Trình phó chủ tịch ủy ban nhân dân quận Hồng Bàng

- Trình văn bản tới đích danh người nhận theo yêu cầu của văn bản 7.3 Bước 3: Chỉ đạo xử lý văn bản

Văn bản sau khi được văn thư trình lên lãnh đạo Văn bản ở trạng thái

“Chờ chỉ đạo xử lý” Lãnh đạo (chủ tịch/phó chủ tịch Quận Hồng Bàng) nhập nội dung triển khai đối với văn bản đó rồi chuyển tiếp đến phó chủ tịch hoặc tới các phòng ban để thực hiện

7.4 Bước 4: Xử lý văn bản

Văn bản sau khi được lãnh đạo chỉ đạo xử lý, trạng thái của văn bản lúc này là “đã chỉ đạo xử lý” Trưởng/phó các phòng ban hoặc văn thư kiêm nhiệm của phòng ban đó sẽ tiếp nhận văn bản và chỉ đạo của lãnh đạo để phân công

xử lý công việc Lúc này văn bản có trạng thái “Đang xử lý” Sau khi hoàn thành công việc, trưởng/ phó các pvăn hòng ban hoặc văn thư kiêm nhiệm sẽ tiến hành xử lý văn bản và kết quả công việc Lúc này văn bản ở trạng thái

”lưu” Quy trình xử lý văn bản kết thúc tại đây

Trang 8

Page 8

8 Sơ đồ quản lý văn bản đi

Hình 3 Sơ đồ quản lý văn bản đi

9 Quy trình xử lý văn bản đi

9.1 Bước : Soạn văn bản đi

Chuyên viên tiến hành soạn thảo văn bản với những nội dung sau:

Trang 9

Sau khi chuyên viên soạn thảo văn bản đi, văn bản được gửi tới đơn vị,

cá nhân chuyên môn để đóng góp ý kiến về hình thức, nội dung của văn bản

đó Văn bản có trạng thái” chờ góp ý kiến” Tại bước này, chuyên viên có thể chỉnh sửa nội dung văn bản nếu thấy, văn bản chưa phù hợp hoặc có thể xóa văn bản nếu thấy không cần thiết trình lên cấp trên

9.3 Bước 3: Hoàn thiện văn bản

Sau khi văn bản được đóng góp ý kiến văn bản có trạng thái” chờ hoàn thiện” mọi ý kiến được gửi lại cho chuyên viên để hoàn thiện văn bản trên.Chuyên viên hoàn thiện văn bản rồi chuyển sang bước 2 để tiếp tục hoàn thiện Nếu không còn ý kiến gì nữa thì quy trình chuyển sang bước 4

9.4 Bước 4: Trình duyệt, ký văn bản

Văn bản sau khi được hoàn thiện ở trạng thái “chờ duyệt, ký” Chuyên viên trình văn bản tới chủ tịch, phó chủ tịch Quận hoặc trưởng/ phó phòng ban/ đơn vị kiểm tra nội dung và ký duyệt văn bản

9.5 Bước 5: Ban hành văn bản

Trang 10

Page 10

Sau khi văn bản được ký duyệt có trạng thái “ chờ ban hành” Văn bản được chuyển tới văn thư, văn thư nhập số thứ tự, mã số văn bản, ngày ban hành văn bản rồi làm thủ tục ban hành văn bản Sau đó văn thư lưu trữ văn bản và quá trính kết thúc tại đây

Trang 11

Page 11

CHƯƠNG 2 PHÂN TÍCH HỆ THỐNG

1 Phân tích hệ thống về mặt chức năng

1.1 Biểu đồ phân cấp chức năng

Hình 4 Biểu đồ phân cấp chức năng của hệ thống

1.2 Phân rã và đặc tả các chức năng

1.2.1 Chức năng quản lý văn bản đến

a Nhập văn bản đến

Chức năng này cho phép văn thư nhập vào một văn bản đến

 Đầu vào: văn bản đến từ các cơ quan tổ chức khác

 Đầu ra: văn bản bao gồm những thông tin sau:

 Số thứ tự

 Ngày văn bản đến

 Kí hiệu

Trang 12

 Đầu vào: văn bản đã được cập nhật bởi văn thư

 Đầu ra: văn bản được trình xử lý theo 3 hướng:

 Tới chủ tịch UBND quận

 Tới phó chủ tịch UBND quận

 Tới đích danh người nhận

c Phê duyệt chỉ đạo, phân công xử lý

Chức năng này cho phép chủ tịch và phó chủ tịch UBND quận chỉ đạo xử lý văn bản

 Đầu vào: văn bản đến từ bước trình văn bản

 Đầu ra: văn bản đã được chỉ đạo xử lý

d Tiếp nhận văn bản

Trang 13

Page 13

Chức năng này cho phép trưởng, phó phòng, chuyên viên và đích danh người nhận tiếp nhận và lưu trữ văn bản và xử lý theo chỉ đạo từ cấp trên

 Đầu vào: văn bản đã được chỉ đạo xử lý

 Đầu ra: văn bản được xác nhận hoàn thành và lưu trữ

Đầu vào: ý kiến chỉ đạo từ cấp trên (có thể là yêu cầu soạn lại hoặc hủy bỏ văn bản)

Đầu ra: văn bản được soạn thảo bởi chuyên viên

b Trình văn bản

Chức năng này cho phép chuyên viên trình văn bản mà mình soạn thảo đến trưởng phòng và phó chủ tịch

Đầu vào: văn bản được chuyên viên soạn

Đầu ra: văn bản trình tới

 Trưởng / phó phòng

 Phó chủ tịch

c Phê duyệt nội dung

Chức năng này cho phép trưởng/phó phòng, chủ tịch, phó chủ tịch phê duyệt nội dung văn bản và đóng góp ý kiến

 Đầu vào: văn bản từ chuyên viên hoặc từ các cấp thấp hơn

Trang 14

Page 14

 Đầu ra: văn bản được đóng góp ý kiến

d Tiếp nhận văn bản

Chức năng này cho phép văn thư tiếp nhận văn bản

 Đầu vào: văn bản đã được phê duyệt nội dung

 Đầu ra: văn bản được lưu trữ

e Tìm kiếm

Chức năng này cho phép người dùng tìm kiếm những văn bản đi theo yêu cầu

1.2.3 Chức năng thống kê, báo cáo

Chức năng này cho phép lãnh đạo và các đơn vị nội bộ yêu cầu thống kê

và tìm kiếm văn bản theo 4 kiểu

a Thống kê theo loại văn bản

Văn bản đến và đi được thống kê theo từng loại

b Thống kê theo ngày tháng

Văn bản được thống kê theo ngày tháng nhận hoặc gửi

c Thống kê theo nơi gửi nhận

Văn bản được thống kê theo nơi gửi văn bản đến và nơi tiếp nhận văn bản

đi

d Thống kê theo trạng thái

Văn bản được thống kê theo trạng thái mà văn bản đang được xử lý

1.3 Biểu đồ luồng dữ liệu của hệ thống

1.3.1 Các ký hiệu trong biểu đồ

Trang 15

Page 15Hình 5 Các kí hiệu trong biểu đồ

1.3.2 Biểu đồ luồng mức ngữ cảnh

Trang 16

Page 16

Hình 6 Biểu đồ luồng mức ngữ cảnh 1.3.3 Biểu đồ luồng mức đỉnh

Hình 7 Biểu đồ luồng mức đỉnh

Trang 18

Page 18

 Quản lý văn bản đi

Hình 9 Biểu đồ luồng mức dưới đỉnh quản lý văn bản đi

Trang 19

Page 19

 Thống kê, báo cáo

Hình 10 Biểu đồ mức dưới đỉnh thống kê, báo cáo

Trang 22

Hình 11 Mô hình thực thể quan hệ

Trang 23

 VĂN BẢN ĐẾN LIÊN QUAN VĂN BẢN ĐI

Trang 24

Page 24

 NGƯỜI DÙNG PHÊ DUYỆT VĂN BẢN ĐI

duyệt

 VĂN BẢN ĐI GỬI ĐI CƠ QUAN NGOÀI

Số thứ

tự

Trang 25

phạm pháp luật không

Trang 26

 CƠ QUAN NGOÀI

Số

thứ

tự

 NGƯỜI DÙNG

Số

thứ

tự

Trang 27

Page 27

2 Mô hình cơ sở dữ liệu mức vật lý

Hình 12 Mô hình cơ sở dữ liệu mức vật lý

Trang 28

b Văn thư nhập thông tin cho văn bản đến

Hình 14 Văn thư nhập thông tin cho văn bản đến

Trang 29

Page 29

c Văn thư nhập thông tin cho văn bản đi

Hình 15 Văn thư nhập thông tin cho văn bản đi

d Chuyên viên nhập thông tin cho văn bản đi

Hình 16 Chuyên viên nhập thông tin cho văn bản đi

Trang 31

Page 31

g Phòng ban xử lý văn bản

Hình 19 Phòng ban xử lý văn bản

Trang 32

Page 32

KẾT LUẬN

Qua quá trình làm đồ án II với đề tài: “Xây dựng hệ thống quản lý văn

bản đối với mô hình ủy ban nhân dân cấp quận”, em đã thu được rất nhiều kĩ

năng và kinh nghiệm trong việc phân tích và thiết kế hệ thống Không những vậy, em còn hiểu biết thêm về ứng dụng của hệ thống quản lý văn bản trong thực tế đối với các cơ quan tổ chức ngày nay

Trong đồ án này em đã trình bày được quá trình phân tích và thiết kế hệ thống quản lý văn bản đối với ủy ban nhân dân cấp quận cũng như thiết kế một

số biểu mẫu đối với hệ thống này Hệ thống quản ly văn bản này thể được phát triển áp dụng cho tất cả các cơ quan hành chính trên cả nước

Do thời gian và kinh nghiệm có hạn nên đồ án của em không thể tránh được những sai sót, nhưng em mong rằng đây là một tiền đề để em có thể làm

đồ án tốt nghiệp sau này Một lần nữa em xin chân thành cảm ơn thầy Lê Quang Hòa đã giao đề tài, nhắc nhở và giúp đỡ em rất nhiều trong việc hoàn thành đồ

án này

Trang 33

Page 33

TÀI LIỆU THAM KHẢO

[1] Nguyễn Văn Ba, Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin, NXB đại học Quốc Gia Hà Nội, 2003

[2] Nguyễn Danh Tú, slide Phân tích thiết kế hệ thống thông tin

[3] http://www.eoffice.com.vn/