2.2.1. Thực nghiệm phần mềm “Quản lý văn bản đi, đến” trong quá trình giảng dạy các học phần có liên quan đến công tác quản lý văn bản
Khi giảng dạy các học phần nêu ở chương I, các giảng viên đã sử dụng phần mềm “Quản lý văn bản”. Kết quả cho thấy cả giảng viên và sinh viên đều thấy hứng thú với giờ lên lớp. Các em sinh viên cho rằng với phần mềm như thế họ sẽ tiếp thu bài giảng và thích thú hơn với những giờ lên lớp. Tuy nhiên, theo sinh viên nhà trường và các thầy cô nên tạo điều kiện cho sinh viên được thực hành trên máy tính. Các học phần trên cần bố trí một thời lượng nhất định cho sinh viên học ở phòng máy tính có kết nối internet để họ được thực hành trên phần mềm “Quản lý văn bản đi, đến”. Đây là một đề nghị chính đáng nên học kỳ tới khoa Quản lý - Văn thư sẽ phối hợp với khoa Công nghệ thông tin sắp xếp một số buổi học nhất định trên phòng máy tính cho các học phần có sử dụng phần mềm này.
2.2.2. Thực nghiệm phần mềm “Quản lý văn bản đi, đến” vào công tác quản lý văn bản của trường tại phòng Văn thư
Chúng tôi tiến hành cài đặt phần mềm quản lý văn bản vào máy tính của viên chức văn thư đề viên chức sử dụng và đánh giá. Qua trao đổi, viên chức văn thư cho biết: phần mềm này rất chi tiết, tỉ mỉ và dễ sử dụng. Nếu sử dụng vào quá trình quản lý văn bản của nhà trường sẽ giải quyết văn bản nhanh chóng, kịp thời, chính xác và tiết kiệm được chi phí. Tuy nhiên, viên chức văn thư cho biết sử dụng phần mềm này sẽ có một bất cập xảy ra do thực tiễn ban
hành văn bản của trường là khó chèn số. Trong quá trình ban hành văn bản có những lúc phải chèn số. Đây là tình huống vẫn xảy ra đối với tất cả các cơ quan, tổ chức nhưng tình huống đó ở mỗi cơ quan khác nhau sẽ khác nhau về mức độ nhiều, ít.
Sau khi có ý kiến trao đổi như trên, chúng tôi đã thảo luận và đi đến phương án đưa ra cách thống kê theo tháng. Khi chèn số vẫn thực hiện như cũ (thêm chữ cái theo vần a, b, c… vào sau số thứ tự Ả rập cần chèn) và đăng nhập bình thường. Khi thống kê lại văn bản theo tháng thì những văn bản chèn số ở tháng nào sẽ về đúng thứ tự của tháng đó. Hết năm, thống kê lại văn bản theo từng tháng, in ra và đóng thành sổ văn bản đi. Với phương án này, khi cần thiết vẫn chèn được số cho văn bản và đảm bảo được yếu tố thẩm mỹ cho sổ đăng kỹ văn bản đi (không có sự tẩy xóa).
KẾT LUẬN CHƯƠNG II
1. Phần mềm “Quản lý văn bản đi, đến” được thiết kế với các dữ liệu theo đúng mẫu sổ quản lý văn bản đi, đến được quy định trong Thông tư số 07/2012/TT- BNV.
2. Phần mềm này đáp ứng được các yêu cầu giảng dạy của các học phần có liên quan đến công tác quản lý văn bản đặc biệt là học phần Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn phòng. Khi sử dụng phần mềm này vào quá trình giảng dạy các học phần nêu trên đã gây được hứng thú, kích thích tính tích cực và góp phần rèn luyện kỹ năng quản lý văn bản cho sinh viên.
3. Phần mềm này được sử dụng vào quá trình quản lý văn bản của nhà trường sẽ làm cho công tác quản lý văn bản không chỉ đảm bảo được các yêu cầu: thống nhất, nhanh chóng, kịp thời, an toàn mà còn tiết kiệm được chi phí.
4. Phần mềm chạy trên nền web cho phép quản lý trực tuyến, có giao diện thân thiện với người dùng và được viết theo mô hình MVC (Model-View-Controller) giúp cho việc bảo trì và nâng cấp dễ dàng.