Phân tích thực trạng hệ thống thông tin tại bảo hiểm xã hội thành phố Hải Phòng. Đưa ra một số giải pháp cải thiện hệ thống thông tin trong quản lý doanh nghiệp

Văn1Dân QTKD K6B HeaderNgô Page of -161 Quản Trị Hệ Thống Thơng Tin - TS Nguyễn Hồi Nam Lêi Më §Çu Thơng tin nguồn lực quan trọng góp phần to lớn không công tác quản lý, điều hành hoạt động doanh nghiệp mà góp phần tạo giá trị cho nước ta Vì thơng tin coi loại tài sản quan trọng doanh nghiệp Đối với doanh nghiệp khâu yếu q trình quản lý Chính yếu mà doanh nghiệp khơng tận dụng cac nguồn lực gây lãng phí nguồn lực cho phát triển, dơi cịn dẫn đến định sai lầm…Để cạnh tranh doanh nghiệp phải đưa định đắn kịp thời thơng tin cho việc định phải xác thời điểm Khi nghiên cứu vấn đề nhằm mục đích thấy tầm quan trọng hệ thống thông tin trình quản lý định.Để thấy thực trạng vấn đề hệ thống thống tin doanh nghiệp Đề tài: “Phân tích thực trạng hệ thống thơng tin Bảo hiểm xã hội Thành phố Hải Phòng Đưa số giải pháp cải thiện hệ thống thông tin quản lý doanh nghiệp” Footer Page of 161 -1- Văn2Dân QTKD K6B HeaderNgô Page of -161 Quản Trị Hệ Thống Thông Tin - TS Nguyễn Hoài Nam CHƯƠNG I: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN KHÁI NIỆM VỀ HỆ THỐNG, HỆ THỐNG THÔNG TIN 1.1 Hệ thống Hệ thống tập hợp phần tử tương tác tổ chức nhằm thực mục đích xác định Các phần tử tập hợp phương tiện vật chất nhân lực Tổ chức tạo thành hệ thống mở, nghĩa liên hệ với môi trường Một số phần tử hệ thống có tương tác với bên (cung ứng, thương mại, v.v…) Đặc điểm hệ thống tính động 1.2 Hệ thống quản lý Hệ thống quản lý hệ thống có mục đích mang lại lợi nhuận lợi ích Đặc điểm hệ thống có tham gia người có trao đổi thông tin 1.3 Hệ thống thông tin Là hệ thống sử dụng công nghệ thông tin để thu thập, truyền, lưu trữ, xử lý biểu diễn thơng tin hay nhiều q trình kinh doanh Hệ thống thơng tin phát triển qua bốn loại hình: - Hệ xử lý liệu: lưu trữ cập nhật liệu hàng ngày, báo cáo theo định kỳ (Ví dụ: Các hệ thống tính lương) - Hệ thống thông tin quản lý gồm : sở liệu hợp dịng thơng tin giúp người sản xuất, quản lý định - Hệ trợ giúp định: Hỗ trợ cho việc định (cho phép nhà phân tích định chọn phương án mà thu thập phân tích liệu) -Hệ chuyên gia: Hỗ trợ nhà quản lý giải vấn đề làm định cách thông minh Footer Page of 161 -2- Văn3Dân QTKD K6B HeaderNgô Page of -161 Quản Trị Hệ Thống Thơng Tin - TS Nguyễn Hồi Nam VAI TRỊ, NHIỆM VỤ CỦA HỆ THỐNG THƠNG TIN 2.1 Vai trò Hiệu quản lý phụ thuộc vào chất lượng định m chất lượng định lại phụ thuộc vào đầy đủ chất lượng thơng tin Cho nên khơng có thơng tin đắn khơng thể có q trình quản lý hiệu được.Chỉ có nhũng tin tức chủ thể quản lý nhận thức kiến thức có ích cho chủ thể quản lý thơng tin quản lý Hệ thống thơng tin đóng vai trò trung gian hệ định hệ tác nghiệp hệ thống quản lý 2.2 Nhiệm vụ Hệ thống thơng tin có nhiệm vụ chủ yếu là: - Trao đổi thơng tin với mơi trường ngồi - Thực việc liên lạc phận cung cấp thông tin cho hệtác nghiệp hệ định CÁC BỘ PHẬN HỢP THÀNH HỆ THỐNG THÔNG TIN - Dữ liệu: nguyên liệu hệ thống thông tin biểu diễn nhiều dạng : văn bản, truyền khẩu, hình vẽ, vật mang tin: Giấy, bảng từ, đĩa từ - Các xử lý: thông tin đầu vào qua xử lý thành thông tin đầu CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG HỆ THỐNG THÔNG TIN CỦA BẢO HIỂM Xà HỘI THÀNH PHỐ HẢI PHÒNG Giới thiệu khái quát 1.1 Cơ cấu tổ chức - Địa chỉ: Số 2A - Thất Khê - Quận Hồng Bàng - Thành phố Hải Phòng - Số điện thoại liên hệ: - Điện thoại: 031.3822.824 Footer Page of 161 -3- Văn4Dân QTKD K6B HeaderNgô Page of -161 Quản Trị Hệ Thống Thông Tin - TS Nguyễn Hoài Nam - Số Fax: 031.3822.473 - Số điện thoại tiếp dân (liên hệ giải đơn thư, khiếu nại): 0.31.3569.823 - Số điện thoại tư vấn (tham gia, giải chế độ BHXH, BHYT, BHTN): 031.3822.834 - Số điện thoại đường dây nóng: 031.3821882 - Cơ cấu tổ chức : + Ban Giám đốc + Bảo hiểm xã hội quận, huyện + Phịng Hành - Tổng hợp + Phòng Tiếp nhận Quản lý hồ sơ + Phòng thu + Phòng Chế độ bảo hiểm xã hội + Phòng Giám định bảo hiểm y tế + Phịng Cơng nghệ thơng tin + Phịng Cấp sổ, thẻ + Phịng Kế hoạch - Tài + Phịng Tổ chức cán + Phòng Kiểm tra + Phòng khám BHXH thành phố 1.2 Vị trí chức Bảo hiểm xã hội thành phố Hải Phòng Bảo hiểm xã hội thành phố Hải Phòng quan trực thuộc Bảo hiểm xã hội Việt Nam đặt thành phố Hải Phịng, có chức giúp Tổng giám đốc Bảo hiểm xã hội Việt Nam tổ chức thực chế độ, sách bảo hiểm xã hội bắt buộc, bảo hiểm xã hội tự nguyện, bảo hiểm thất nghiệp (sau gọi chung bảo hiểm xã hội), bảo hiểm y tế bắt buộc, bảo hiểm y tế tự nguyện (sau gọi chung bảo hiểm y tê); quản lý quỹ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế địa bàn Footer Page of 161 -4- Văn5Dân QTKD K6B HeaderNgô Page of -161 Quản Trị Hệ Thống Thơng Tin - TS Nguyễn Hồi Nam thành phố Hải Phòng theo quy định Bảo hiểm xã hội Việt Nam quy định pháp luật Bảo hiểm xã hội thành phố Hải Phòng chịu quản lý trực tiếp, toàn diện Tổng giám đốc chịu quản lý hành nhà nước địa bàn thành phố Uỷ ban nhân dân thành phố Hải Phòng 1.3 Nhiệm vụ quyền hạn Bảo hiểm xã hội thành phố Hải Phòng Xây dựng, trình Tổng giám đốc kế hoạch ngắn hạn dài hạn phát triển bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế địa bàn chương trình cơng tác hàng năm; tổ chức thực kế hoạch, chương trình sau phê duyệt Tổ chức thực công tác thông tin, tuyên truyền, phổ biến chế độ, sách, pháp luật bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế; tổ chức khai thác, đăng ký, quản lý đối tượng tham gia hưởng chế độ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế theo quy định Tổ chức cấp sổ bảo hiểm xã hội, thẻ bảo hiểm y tế cho người tham gia bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế Tổ chức thu khoản đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp tổ chức cá nhân tham gia bảo hiểm Hướng dẫn tổ chức tiếp nhận hồ sơ, giải hưởng chế độ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp Tổ chức chi trả chế độ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp; từ chối việc đóng chi trả chế độ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp không quy định Quản lý sử dụng nguồn kinh phí tài sản theo quy định Tổ chức ký hợp đồng, giám sát thực hợp đồng với sở khám, chữa bệnh có đủ điều kiện, tiêu chuẩn chuyên môn, kỹ thuật giám sát việc cung cáp dịch vụ khám, chữa bệnh, bảo vệ quyền lợi người có thẻ bảo hiểm y tế chống lạm dụng quỹ bảo hiểm y tế Chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra Bảo hiểm xã hội quận, huyện ký hợp đồng Footer Page of 161 -5- Văn6Dân QTKD K6B HeaderNgô Page of -161 Quản Trị Hệ Thống Thơng Tin - TS Nguyễn Hồi Nam với tổ chức, cá nhân làm đại lý ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn giới thiệu bảo lãnh để thực chế độ, sách bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế xã, phường, thị trấn 10 Tổ chức kiểm tra, giải kiến nghị, khiếu nại, tố cáo việc thực chế độ, sách bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế đơn vị trực thuộc Bảo hiểm xã hội thành phố tổ chức, cá nhân tham gia bảo hiểm, sở khám, chữa bệnh bảo hiểm y tế theo quy định pháp luật; kiến nghị với quan có thẩm quyền xử lý hành vi vi phạm pháp luật 11 Tổ chức thực chương trình, kế hoạch cải cách hành theo đạo hướng dẫn Bảo hiểm xã hội Việt Nam; thực chế cửa liên thông giải chế độ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế quan Bảo hiểm xã hội thành phố Bảo hiểm xã hội quận, huyện 12 Tổ chức quản lý, lưu trữ hồ sơ đối tượng tham gia hưởng chế độ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế 13 Tổ chức nghiên cứu, ứng dụng khoa học; ứng dụng công nghệ thông tin quản lý, điều hành hoạt dộng Bảo hiểm xã hội thành phố 14 Tổ chức đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế cho công chức, viên chức thuộc Bảo hiểm xã hội thành phố tổ chức, cá nhân tham gia bảo hiểm 15 Chủ trì, phối hợp với quan nhà nước, tổ chức trị - xã hội địa phương, với tổ chức, cá nhân tham gia bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế để giải ván đề có liên quan đến việc thực chế độ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế theo quy định pháp luật 16 Đề xuất với Bảo hiểm xã hội Việt Nam kiến nghị việc xây dựng, sửa đổi, bổ sung chế độ, sách bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế; kiến nghị với quan chức tra, kiểm tra tổ chức, cá nhân việc thực bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế 17 Cung cấp đầy đủ kịp thời thông tin việc đóng, quyền hưởng chế độ bảo hiểm, thủ tục thực bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế tổ Footer Page of 161 -6- Văn7Dân QTKD K6B HeaderNgô Page of -161 Quản Trị Hệ Thống Thơng Tin - TS Nguyễn Hồi Nam chức, cá nhân tham gia bảo hiểm tổ chức công đoàn yêu cầu Cung cấp đầy đủ kịp thời tài liệu, thông tin liên quan theo yêu cầu quan nhà nước có thẩm quyền 18 Quản lý sử dụng cơng chức, viên chức, tài chính, tài sản Bảo hiểm xã hội thành phố 19 Thực chế độ thông tin, thống kê, báo cáo theo quy định 20 Thực nhiệm vụ khác Tổng giám đốc giao 2.Thực trạng hệ thống thông tin Bảo hiểm xã hội thành phố Hải Phòng 2.1.Cơ sở vật chất - Cơ quan với trang thiết bị áp dụng công nghệ cao với quyền sử dụng vận hành Microsoft, máy tính kết nối mạng internet Tồn hệ thơng vận hành quản trị Trung tâm công nghệ thông tin Bảo hiểm xã hội Việt Nam Phịng cơng nghệ thơng tin Bảo hiểm xã hội Thành phố, đảm bảo tính thơng suốt bảo mật cao Nhìn chung sở vật chất đảm bảo đáp ứng tốt cho nhu cầu công việc hàng ngày nhân viên vận hành hệ thống toàn Cơ quan, đáp ứng nhu cầu đối tượng - Hiện quan sử dụng chủ yếu phần mềm sau: + Phần mềm quản lý thu BHXH, BHYT, BHTN SMS 6.0 + Phần mềm tiếp nhận quản lý hồ sơ + Phần mềm cấp quản lý sổ BHXH, Thẻ BHYT QLST 1.0 + Phần mềm quản lý, tra cứu hồ sơ cán bộ, viên chức + Phần mềm duyệt chế độ BHXH + Phần mềm kế toán - Ngồi cịn sử dụng thêm số phần mềm ứng dụng để quản lý hồ sơ văn ban hành, tra cứu hồ sơ đối tượng Footer Page of 161 -7- Văn8Dân QTKD K6B HeaderNgô Page of -161 Quản Trị Hệ Thống Thông Tin - TS Nguyễn Hồi Nam 2.2.Quản lý Hành văn thư - Áp dụng hệ thống quản lý ISO 9001 -2000 quản lý lưu trữ công văn đến đi, công văn lưu hành nội - Tồn cơng văn hành hướng dẫn nghiệp vụ, qui định, qui chế… truyền trực tuyến qua trang văn nội bộ, lưu trữ hệ thống quản trị văn file tiện lợi cho việc áp dụng tức thì, kịp thời thơng tin tra cứu sau thuận tiện 2.3 Quản trị truyền thông, quảng cáo - Bản tin nội hàng tháng, cập nhật kịp thời chế sách, …thơng qua truyền thơng nội mạng internet sử dụng tra cứu thơng tin ngồi làm việc - Áp dụng việc định, phê duyệt, đạo hình thức truyền văn qua email - Qui định việc sử dụng máy tính, bảo mật rõ ràng phân quyền truy cập để đảm bảo tính thơng suốt hệ thống an tồn CHƯƠNG III: GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN VÀ PHÁT TRIỂN HỆ THỐNG THÔNG TIN CỦA BẢO HIỂM Xà HỘI THÀNH PHỐ HẢI PHỊNG 1.Nâng cao chất lượng hoạt động thơng tin góp phần tăng cường chất lượng q trình quản Thơng tin đầu vào q trình định ,vì chất lượng định đưa phụ thuộc nhiều vào chất lượng thông tin.mà chất lượng định lại ảnh hưởng lớn đến chất lượng trình quản lý kinh tế.Do nâng cao chất lượng hoạt động thơng tin đòi hỏi cấp bách nay.Để phát huy vai trị thơng tin quản lý kinh tế nước ta ,khâu khó khăn phát truyền Footer Page of 161 -8- Văn9Dân QTKD K6B HeaderNgô Page of -161 Quản Trị Hệ Thống Thơng Tin - TS Nguyễn Hồi Nam tải mà khâu xử lý thông tin đảm bảo thông tin đến với người cần thơng tin Thơng tin phải đảm bảo tính xác độ tin cậy cao.Thông tin kinh tế phải thật khách quan ,không bị sai lệch phản ánh đầy đủ q trình kinh tế ,các nguồn lực huy động hội Từ thực khách quan thông tin đem lại giúp cho chủ thể quản lý tránh sai lầm ,chủ quan ý chí, ảnh hưởng tới việc định.Để đảm bảo độ xác thơng tin m ột thơng tin cần có kiểm chứng định Nhờ việc kiểm chứng lại thơng tin tình trạng bưng bít phóng đại ,bóp méo … thông tin làm cho thông tin bị sai lệch hạn chế.Bên canh cung phải có chế tài nghiêm khắc đối tượng có hành vi làm sai lệch thông tin Thông tin cung cấp cách kịp thời địa chủ thể quản lý Tính kịp thời thơng tin coi thời mang lại nhiều lợi ích vật chất cho chủ thể tham gia vào kinh tế Vì vậy, địi hỏi phải cung cấp cho nhà quản lý thông tin cách nhanh chóng để định kịp thời với thay đổi nhanh chóng thị trường.Việc xác định đối tượng cần cung cấp thông tin cung quan trọng cần trả lời câu hỏi cần? xử lý thơng tin đó?.Trước hết định nội dung thơng tin có.Nội dung thơng tin có phục vụ mục đích đối tượng khơng Thơng tin phải đảm bảo tính hữu ích ,tính dễ hiểu ngắn gọn ,rõ ràng số liệu phải xử lý bổ xung nhằm giảm bớt độ bất định ,tăng khả dự đốn.Chú trọng đảm bảo tính hợp lý chủ thể quản lý việc xây dựng định quản lý nói chung định quản lý biệt Nhu cầu thông tin hệ thơng kinh tế khơng giống phụ thuộc vào mục tiêu mà hệ thơng theo đuổi ,địi hỏi phải tổ chức thu thập ,xử lý sàng lọc thông tin theo nhu cầu Footer Page of 161 -9- Văn10 Dânof - QTKD HeaderNgô Page 161 K6B Quản Trị Hệ Thống Thông Tin - TS Nguyễn Hồi Nam hệ thống.Do hoạt động đảm bảo thông tin kinh tế triển khai đến tất chủ thể quản lý máy quản lý doanh nghiệp ,tổ chức 2.Thực phân cấp đắn quản lý,sử dụng thông tin Trong tổ chức doanh nghiệp tồn nhiều cấp quản lý khác nhau.Mỗi cấp quản lý cần sử dụng thông tin riêng theo mục tiêu riêng đề cho cấp.Vì việc phân cấp thơng tin theo cấp quản lý yếu tố góp phần đưa thơng tin đến với đối tuợng cần sử dụng chúng.Đó phân cấp sử dụng thông tin quản lý nội tổ chức.Còn tổ chức thị trưòng việc phân cấp quản lý ,sử dụng thông tin nhằm đảm bảo quyền bình đẳng khả sử dụng rộng rãi cho đối tượng dùng tin.Cần phải thực phân cấp đắn sở nguyên tắc: +Hạn chế độc quyền thơng tin ,và tình trạng thông tin kinh tế trở thành tài sản riêng ,phục vụ lợi ích riêng doanh nghiep +Đảm bảo khả có thơng tin tổ chức q trình thu thập thơng tin.Như điều khác biệt tổ chức vấn đề trình độ thu thập xử lý thông tin 3.Đào tạo đội ngũ cán làm công tác thông tin Cần xây dựng quy hoạch kế hoạch nâng cao chất lượng đào tạo bồi dưỡng đội ngũ cán thông tin.Việc đ tạo cán thông tin phải vào yêu cầu kỹ chun mơn trình độ thơng tin Bên cạnh việc đào tạo cần phải giáo dục đạo đức người làm công tác thông tin ,phát xử lý hành vi cố tình làm sai lệch thơng tin Footer Page 10 of 161 - 10 - Văn11 Dânof - QTKD HeaderNgô Page 161 K6B Quản Trị Hệ Thống Thơng Tin - TS Nguyễn Hồi Nam KẾT LUẬN Với bùng nổ công nghệ thông tin ngày làm cho hệ thống thông tin ngày đa dạng , xuất nhiều thông tin với nhũng giá trị mà chúng mang lại.Những thông tin góp phần làm cho q trình định xác hơn.Tuy nhiên mức độ phức tạp việc định lại cao trước đa dạng thông tin, m ặt khác có nhiều phương án để lựa chọn việc định địi hỏi nhà quản lý phải có trình độ cao để lựa chọn phương án phù hợp với mục tiêu Đối vói doanh nghiệp nắm bắt thông tin điều cốt yếu quan trọng.Để kinh doanh thành cơng ,thì doanh nghiệp phải làm cho hoạt động kinh doanh họ thích úng kịp thời với thị trưòng ,với thực tế để đón bắt nhũng xu huớng tương lai.Và điều kiện then chốt đảm bảo cho thành cơng nguồn thơng tin có giá trị Trong khn khổ tiểu luận ngắn, với kiến thức hạn chế nên viết em mang tính chất đưa tồn thực tế giải pháp mang tính tổng thể Em mong TS Nguyễn Hồi Nam- Trưởng khoa sau Đại học trường ĐHHP góp ý để viết sau em viết tốt Em xin Trân trọng cám ơn ! Footer Page 11 of 161 - 11 - ... Phòng Kiểm tra + Phòng khám BHXH thành phố 1.2 Vị trí chức Bảo hiểm xã hội thành phố Hải Phòng Bảo hiểm xã hội thành phố Hải Phòng quan trực thuộc Bảo hiểm xã hội Việt Nam đặt thành phố Hải Phòng,... đốc Bảo hiểm xã hội Việt Nam tổ chức thực chế độ, sách bảo hiểm xã hội bắt buộc, bảo hiểm xã hội tự nguyện, bảo hiểm thất nghiệp (sau gọi chung bảo hiểm xã hội) , bảo hiểm y tế bắt buộc, bảo hiểm. .. độ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế theo quy định Tổ chức cấp sổ bảo hiểm xã hội, thẻ bảo hiểm y tế cho người tham gia bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế Tổ chức thu khoản đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm