BP_Bài Giảng Chuyên Đề Microsoft Projects_Hướng Dẫn Sử Dụng MS Projects cho Quản Lý Dự Án_Phần 1

TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỞ TP.HCM Trung tâm CPA Lớp Quản lý dự án HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG MS PROJECT 2003 Biên soạn giảng: TS Lưu Trường Văn Nội dung bước QLDA Làm MS Project giúp đỡ bạn Các trình bày (view) hình MS Project Thiết lập mặc định MS Project Biên soạn & giảng: TS Lưu Trường Văn bước QLDA (1) Bước 4 Kết thúc dự án Bước 3 Theo dõi trì kế hoạch dự án Lập kế hoạch dự án Định nghĩa dự án Biên soạn & giảng: TS Lưu Trường Văn Bước Bước 1 bước QLDA (2) Bạn dùng MS Project cho bước bước để tạo kế hoạch dự án, theo dõi QLDA Nhưng khơng có chương trình QLDA giúp bạn nhiều bước Với bước 1, bạn cần viết mục đích bạn giới hạn (số lượng nguồn lực có sẳn ngân sách dự án) Dẫu bước khơng u cầu chương trình QLDA, MS Project để giúp bạn đánh giá lưu trữ dự án lúc kết thúc Đó hầu hết bạn cần làm bước - kết thúc dự án Biên soạn & giảng: TS Lưu Trường Văn Làm MS Project giúp bạn (1) Microsoft Project công cụ mạnh giúp bạn tổ chức, theo dõi khác thường dự án bạn Biên soạn & giảng: TS Lưu Trường Văn Làm MS Project giúp bạn (2) MS Project giúp bạn Tính tốn hầu hết chi tiết tiến độ Dể dàng cân nhân tố tiến độ “găng” Biên soạn & giảng: TS Lưu Trường Văn Làm MS Project giúp bạn (3) Tính toán hầu hết chi tiết tiến độ Bạn cần nhập vào lương thông tin tương đối, Microsoft Project chăm sóc phần cịn lại Ví dụ, bạn cụ chể hóa khoảng thời gian thực cơng tác, Microsoft Project tính tốn ngày bắt đầu kết thúc cơng tác Một cách tự động, bạn định nghĩa nguồn lực ngày làm việc giờ, Microsoft Project cảnh báo bạn có ngày mà nguồn lực yêu cầu làm thêm Biên soạn & giảng: TS Lưu Trường Văn Làm MS Project giúp bạn (4) Tính tốn hầu hết chi tiết tiến độ Ngoài ra, bạn thay đổi nhân tố nào, Microsoft Project tính tốn lại tiến độ, bạn nhìn thấy ảnh hưởng thay đổi lên dự án Hãy nhớ rằng, khả lập tiến độ Microsoft Project tốt tùy theo thơng tin bạn cung cấp cho nó, nên đảm bảo thông tin bạn đầy đủ xác Biên soạn & giảng: TS Lưu Trường Văn Làm MS Project giúp bạn (5) Đánh dấu vướng mắc – trước chúng tác động đến dự án bạn Khả để nhìn thấy phía trước phịng tránh vướng mắc tiến độ trước chúng xuất có ý nghĩa đảm bảo dự án thành công Kế hoạch dự án bạn giúp bạn nhận dạng và hiệu chỉnh vướng mắc như nguồn lực tải; công tác mà đe dọa phá hỏng ngân sách dự án, mâu thuẩn tiến độ mà đẩy hạn chót dự án xa Bằng cách hay cách khác, Microsoft Project giúp bạn quản lý dự án phức tạp, đảm bảo bạn tốn thời gian vào chi tiết QLDA bạn có nhiều thời gian cho công việc quan trọng bạn Biên soạn & giảng: TS Lưu Trường Văn Làm MS Project giúp bạn (6) Đánh dấu vướng mắc – trước chúng tác động đến dự án bạn Một bạn sẳn sàng phát triển kế hoạch dự án bạn, Microsoft Project trở thành trợ lý tất-cả-trong-một QLDA cho bạn Mặc dù Microsoft Project định nghĩa dự án bạn – bạn làm điều – thực hầu hết công việc việc tạo theo dõi kế hoạch dự án, dàn xếp kết thúc dự án 10 Biên soạn & giảng: TS Lưu Trường Văn Thiết lập mặc định (9) Bước 3: Điều chỉnh thang đo thời gian cho sơ đồ Gantt để xem phần chia lớn dự án hình Thiết lập thang đo thời gian Chọn Format từ menu phía Choïn Timescale 36 Biên soạn & giảng: TS Lưu Trường Văn Thiết lập mặc định (10) Choïn 37 Biên soạn & giảng: TS Lưu Trường Văn Thiết lập mặc định (11) MS Project cho pheùp chia tối đa ba thang thời gian gọi “Tier” Mặc định MS Project hai Tier: Middle Bottom Tier Nếu muốn chọn lựa có Tier thứ Top Tier, chọn Timescale Options “Three Tiers (Top, Middle, Bottom)” Chọn Tab Middle Tier, bấm mũi tên vào “Units” chọn months Chọn Tab Bottom Tier, bấm mũi tên vào “Units” chọn weeks Bấm OK Chúng ta thay đổi cách thể đơn vị thời gian cách chọn Label mà bạn thích Và chỉnh vị trí tùy ý thích cách chọn Align Thỉnh thoảng bạn cần lập lại tiến trình thay đổi “Views” 38 Biên soạn & giảng: TS Lưu Trường Văn Thiết lập mặc định (12) Chọn cách thể thời gian Chọn đơn vị thời gian 39 Chọn chỉnh vị trí Biên soạn & giảng: TS Lưu Trường Văn Thiết lập mặc định (13) Bước 4: Điều chỉnh cột để xem thông tin cần thiết + Sắp xếp tạo cột Chuyển trỏ đến đường kẻ đôi phân chia cột nhiệm vụ cột thời gian từ sơ đồ Gantt (bạn thấy trỏ trở thành màu đen thành mũi tên đầu) Bấm giữ chuột, kéo đường kẻ phân đôi phía phải hình tất cột 40 Biên soạn & giảng: TS Lưu Trường Văn Thiết lập mặc định (15) Bước 5: Thiết lập tham số cho dự án để giảm thiểu bất trắc tạo mặc định tự động Những mặc định phải xác định thiết lập trước nhập liệu Những thay đổi sau vào liệu làm cho tính toán xác Thiết lập mặc định lịch trình: Chọn Tools từ trình đơn Chọn Options Chọn tab Schedule (bên trái, phía trên) kiểm tra thiết lập sau: Show assignment units as percentage New tasks start on project start date 41 Biên soạn & giảng: TS Lưu Trường Văn Thiết lập mặc định lịch trình Chọn 42 Biên soạn & giảng: TS Lưu Trường Văn Thiết lập mặc định tiến độ 43 Biên soạn & giảng: TS Lưu Trường Văn Thiết lập mặc định (14) Bước 5: Thiết lập tham số cho dự án để giảm thiểu bất trắc tạo mặc định tự động Xác định bạn có muốn đánh giá duration theo tuần, ngày Mặc định MS Project giới thiệu days Chuyển trỏ vùng Duration is entered in Bấm vào mũi tên hướng xuống chọn tuần, ngày Xác định bạn có muốn đánh giá work theo tuần, ngày định MS Project giới thiệu hours Lập lại bước vùng Work is entered in Chuyển trỏ đến Default task type Bấm vào mũi tên hướng xuống chọn fixed duration Loại bỏ từ New tasks are effort driven (Loại bỏ bấm ) Loại bỏ từ Autolink inserted or moved tasks Giữ Split in-progress tasks Loại bỏ từ Tasks will always honor their constraint dates Bấm nút Set as Default (phía dưới, bên phải) 44 Biên soạn & giảng: TS Lưu Trường Văn Thiết lập mặc định tổng quát 45 Biên soạn & giảng: TS Lưu Trường Văn Thiết lập mặc định (16) Bước 5: Thiết lập tham số cho dự án để giảm thiểu bất trắc tạo mặc định tự động Nếu bạn chuyển đến tab mà không bấm Set as Default, mặc định không chỉnh Điều yêu cầu bạn tiêu tốn thời gian lỗi xảy Nếu Set autofilter for new projects chọn, MS Project hạn chế liệu bạn nhìn thấy loại bỏ nhiệm vụ mà không cho bạn biết Nếu Automatically add new resources and tasks chọn, MS Project giả định bạn thêm thành viên bạn vô ý đánh vần tên từ tên nguồn liệt keâ 46 Biên soạn & giảng: TS Lưu Trường Văn Thiết lập mặc định (17) Bước 6: Định tham số để giảm thiểu bất trắc tính nhầm theo dõi thời gian thực làm so với baseline dự án Thiết lập mặc định tính toán: Chọn Calculation tab Loại bỏ từ Updating task status updates resource status Bấm nút Set as Default Bấm OK để thoát khỏi trình đơn Options quay trở lại Gantt Chart View Nếu bạn chuyển đổi đến tab không bấm nút Set as Default , mặc định không thiết lập Điều yêu cầu tiêu tốn thời gian lỗi xảy 47 Biên soạn & giảng: TS Lưu Trường Văn Thiết lập mặc định tính toán 48 Biên soạn & giảng: TS Lưu Trường Văn Effort-driven Effort Driven xaùc định làm mà MS Project phản ứng lại kiểu nguồn lực thêm vào lấy hỏi task Nếu hộp thoại Effort Driven không đánh dấu (√) thêm vào lấy tài nguyên thay đổi tổng số work (man-hours) yêu cầu cho task giữ Duration cố định Khi hộp thoại Effort Driven đánh dấu (√) tổng số Work giữ cố định tất resources phân công đến task xử lý phân chia mà giữ nguyên khối lượng Work 49 Biên soạn & giảng: TS Lưu Trường Văn Cám ơn lắng nghe! ... tương lai, tư liệu hóa cho bạn tìm thấy 13 Biên soạn & giảng: TS Lưu Trường Văn Làm MS Project giúp bạn (11 ) Kết thúc dự án Mặc dù Microsoft Project không hổ trợ trực tiếp cho cơng tác nói có thể:... để quản lý dự án bạn, bạn khơng ngồi kiểm soát tiến độ bạn giai đoạn dự án với nổ lực thời gian tối thiểu 14 Biên soạn & giảng: TS Lưu Trường Văn Các view hình MS Project (1) Mỗi view hình MS. .. Theo dõi trì kế hoạch dự án Lập kế hoạch dự án Định nghĩa dự án Biên soạn & giảng: TS Lưu Trường Văn Bước Bước 1 bước QLDA (2) Bạn dùng MS Project cho bước bước để tạo kế hoạch dự án, theo dõi QLDA