BP_Bài Giảng Chuyên Đề Microsoft Projects_Hướng Dẫn Sử Dụng MS Projects cho Quản Lý Dự Án_Phần 1

Nội dungThiết lập các mặc định trong MS Project Các trình bày view chính trên màn hình MS Project Làm thế nào MS Project giúp đỡ bạn 4 bước chính của QLDA... Một cách tự động, nếu bạn đị

Trang 2

Nội dung

Thiết lập các mặc định trong MS Project Các trình bày (view) chính trên màn hình MS Project Làm thế nào MS Project giúp đỡ bạn

4 bước chính của QLDA

Trang 3

Biên soạn & giảng: TS Lưu Trường Văn

Trang 4

1 4 bước chính của QLDA (2)

bước 3 để tạo ra một kế hoạch dự án, theo dõi

và QLDA

Nhưng không có chương trình QLDA nào có thể giúp bạn nhiều trong các bước 1 và 4.

Với bước 1, bạn cần viết ra các mục đích của

bạn và các giới hạn (số lượng nguồn lực có sẳn hoặc là ngân sách dự án)

Dẫu rằng bước 4 không yêu cầu 1 chương trình QLDA, MS Project v ẫ n có th ể để giúp b ạ n

đ ánh giá và lưu tr ữ 1 d ự án t ạ i lúc nó k ế t thúc

Đó là hầu hết của những gì bạn cần làm trong

bước 4 - kết thúc 1 dự án.

Trang 5

5

b ạ n t ổ ch ứ c, theo dõi nh ữ ng cái khác thư ờ ng trong d ự án c ủ a b ạ n

Trang 6

2 Làm th ế nào MS Project giúp b ạ n (2)

độ “găng”

Trang 7

7

Tính toán hầu hết các chi tiết của tiến độ

Bạn chỉ cần nhập vào một lương thông tin tương đối, và Microsoft Project chăm sóc phần còn lại

Ví dụ, nếu bạn cụ chể hóa khoảng thời gian thực hiện một công tác, Microsoft Project tính toán ngày bắt đầu

và kết thúc của công tác đó Một cách tự động, nếu bạn định nghĩa nguồn lực một ngày làm việc 8 giờ, Microsoft Project có thể cảnh báo bạn nếu có những ngày mà nguồn lực sẽ là yêu cầu làm thêm.

Trang 8

Tính toán hầu hết các chi tiết của tiến độ

Ngoài ra, khi bạn thay đổi bất kỳ nhân tố nào, Microsoft Project tính toán lại tiến độ, vì thế bạn

có thể nhìn thấy ảnh hưởng của thay đổi lên dự án.

Hãy nhớ rằng, khả năng lập tiến độ của

Microsoft Project là càng tốt tùy theo thông tin bạn cung cấp cho nó, vì thế nên đảm bảo rằng thông tin của bạn là đầy đủ và chính xác

Trang 9

9

Đ ánh dấu các vướng mắc – trước khi chúng tác động

đế n dự án của bạn

Khả năng để nhìn thấy phía trước và phòng tránh những vướng mắc trong tiến độ trước khi chúng xuất hiện là có

ý nghĩa trong đảm bảo dự án thành công

Kế hoạch dự án của bạn giúp bạn nhận dạng và và hiệu chỉnh các vướng mắc như là như là nguồn lực

quá tải; các công tác mà đe dọa phá hỏng ngân sách của

dự án, và mâu thuẩn tiến độ mà có thể đẩy hạn chót của

dự án ra xa

Bằng cách này hay cách khác, Microsoft Project giúp bạn quản lý những dự án phức tạp, đảm bảo rằng bạn tốn ít thời gian vào các chi tiết QLDA và bạn sẽ có nhiều thời gian cho những công việc quan trọng của bạn

Trang 10

tác động đến dự án của bạn

Một khi bạn đang sẳn sàng phát triển kế hoạch

dự án của bạn, Microsoft Project trở thành trợ

lý tất-cả-trong-một về QLDA cho bạn

Mặc dù Microsoft Project không thể định nghĩa

dự án của bạn – chỉ bạn mới có thể làm điều đó – nó thực hiện hầu hết các công việc của việc

tạo ra và theo dõi một kế hoạch dự án, và dàn xếp kết thúc dự án.

Trang 11

Cân bằng quy mô, nguồn lực, và thời gian – hoặc chỉ

ra cho bạn chúng sẽ cân bằng tại đâu

Trang 12

Khi bạn theo dõi dự án của bạn, bạn theo dõi

tiến trình các công việc, và thường so sánh cái

gì đã xuất hiện với cái gì đã hoạch định.

Với cách đó, nếu bạn cần điều chỉnh tiến độ để

mà duy trì hạn chót như cũ Microsoft Project sẽ:

Hiển thị ước lượng ban đầu (như là thời gian hoàn

thành công tác) và dữ liệu thực tế.

Tính toán và hiển thị sự khác nhau giữa các ước

lượng ban đầu và dữ liệu thực tế.

Đơn giản hóa quá trình cập nhật kế hoạch của bạn

với dữ liệu thực tế.

Tính toán ảnh hưởng của cập nhật lên tiến độ.

Trang 13

tương lai, và tư liệu hóa cho những gì

bạn tìm thấy

Trang 14

Mặc dù Microsoft Project không hề hổ trợ trực

tiếp cho những công tác nói trên nhưng nó có

Trang 15

15

3 Các view chính trên màn hình MS Project (1)

Project cung cấp cho bạn các cách khác nhau để xem xét dữ liệu của dự án.

tin mà bạn cần

Trang 16

Trình bày công việc và thời gian thực hiện nó Sử dụng để xem chính xác ngày, tuần thực hiện công việc.

Calendar

Trình bày các công việc dưới dạng sơ đồ mạng Sử dụng để tạo và hiệu chỉnh tiến độ dưới dạng flow chart.

Network

diagram

Danh sách các công việc và thông tin có liên quan thể hiện dưới dạng hình Sử dụng để nhập và lập tiến độ

Gantt Chart

Mô tả View

Trang 17

17

3 Các view chính trên màn hình MS Project (3) –

Ví dụ Gantt chart view

Trang 18

Ví dụ Network diagram view

Trang 19

19

Ví dụ Calendar view

Trang 20

Danh sách các công việc và các thông tin liên quan và một biểu đồ thể hiện dưới dạng

thanh Sử dụng để so sánh giữa tiến độ kế hoạch và tiến độ thực tế.

Tracking

Gantt

Danh sách các công việc và các tài nguyên được gán cho mỗi công việc Sử dụng để hiệu chỉnh số công mà nguồn lực của bạn cần để thực hiện nó.

Task Usage

Description Task view

Trang 21

21

Ví dụ Task Usage view

Trang 22

Ví dụ Tracking Gantt view

Trang 23

23

Ví dụ Tracking Gantt view

Danh sách thể hiện nguồn lực các công việc gắn với mỗi nguồn lực Sử dụng để xem xét sự phân phối của chi phgi1

và số công cho mỗi nguồn lực Hiệu chỉnh số công của các nguồn lực lên các công việc.

Resource

Usage

Danh sách các nguồn lực và các thông tin liên quan Sử dụng để nhập và hiệu chỉnh các thông tin về nguồn lực dưới dạng bảng tính (spreadsheet).

Resource

Sheet

theo thời gian Sử dụng để trình bày các thông tin về nguồn lực

Resource

Graph

Mô tả Resource

view

Trang 24

Ví dụ Resource Graph view

Trang 25

25

Ví dụ Resource Sheet view

Trang 26

Ví dụ Resource Usage view

Trang 27

27

4 Thiết lập các mặc định (1)

Thiết lập những mặc định đó là thiết lập những sự chọn

lựa, những tham số và những định dạng mặc định để giúp tránh được những bất trắc hay không tương thích

trong khi nhập dữ liệu, tính toán lịch trình và nguồn lực hoặc đưa ra những báo cáo

Nếu không thiết lập những sự chọn lựa một cách chính

xác, phần mềm MS Project vẫn sẽ tính toán bình thường nhưng sẽ dùng những giả định không chính xác để tính toán lịch trình và nguồn lực một cách tự động Điều này sẽ dẫn đến những sai lầm không thể kiểm soát được

Trang 28

Bấm vào Programs để hiện ra những

chương trình hiện có.

Bấm vào biểu tượng Microsoft Project

Trang 29

29

Chọn

Trang 30

Bước 1: Mở MS Project (có 2 cách)

Cách 2:

• Nhấp đúp nút trái chuột vào icon

Microsoft Project trên desktop nếu đã có sẵn icon này trên đó.

Trang 31

Đánh tên tập tin vào trong vùng File Name

Thư mục mặc định là “My documents”, nếu bạn muốn lưu tập

tin vào trong thư mục khác, chọn thư mục bạn muốn lưu.

Bấm Save

Nếu Planning Wizard xuất hiện, nó sẽ hỏi bạn có muốn lưu

một baseline hay không Chọn without a baseline.

Bấm OK

Trang 32

Nhấp trái chuột vào menu này.

Trang 33

33

Chọn vị trí để lưu tập tin

Gõ tên tập tin vào đây.

Trang 34

Bấm vào đây.

Trang 35

Trang 36

Bước 3: Điều chỉnh thang đo thời gian cho sơ đồ Gantt để xem một phần chia lớn hơn của dự án trên màn hình.

Thiết lập thang đo thời gian

Chọn Format từ menu ở phía trên

Chọn Timescale

Trang 37

37

Chọn.

Trang 38

MS Project cho phép chia tối đa ba thang thời gian gọi là các “Tier”

Mặc định MS Project sẽ là hai Tier: Middle và Bottom Tier Nếu muốn chọn lựa có Tier thứ 3 là Top Tier, hãy chọn Timescale Options là “Three

Tiers (Top, Middle, Bottom)”.

Chọn Tab Middle Tier, bấm mũi tên vào “Units” và chọn months.

Chọn Tab Bottom Tier, bấm mũi tên vào “Units” và chọn weeks.

Bấm OK.

Chúng ta có thể thay đổi cách thể hiện đơn vị thời gian bằng

cách chọn Label mà bạn thích.

Và có thể căn chỉnh vị trí tùy ý thích bằng cách chọn Align.

Thỉnh thoảng bạn cần lập lại tiến trình này khi thay đổi

“Views”

Trang 39

39

Chọn đơn vị thời gian.

Chọn căn chỉnh vị trí.

Chọn cách thể hiện thời gian.

Trang 40

Bước 4: Điều chỉnh cột để xem những thông tin cần thiết.

+ Sắp xếp và tạo cột

Chuyển con trỏ đến đường kẻ đôi phân chia cột nhiệm vụ và cột thời gian từ sơ đồ Gantt (bạn sẽ thấy con trỏ trở thành màu đen và

thành mũi tên 2 đầu)

Bấm và giữ chuột, kéo đường kẻ phân đôi về phía phải của màn hình cho đến khi tất cả các cột hiện ra.

Trang 41

41

Bước 5: Thiết lập những tham số cho dự án để

giảm thiểu những bất trắc được tạo bởi những mặc định tự động.

Những mặc định phải được xác định và thiết lập trước khi nhập dữ liệu Những thay đổi sau khi vào dữ liệu có thể làm cho tính toán mất chính xác

Thiết lập những mặc định của lịch trình:

Chọn Tools từ trình đơn.

Chọn Options

Chọn tab Schedule (bên trái, phía trên) và kiểm tra

những thiết lập sau:

Show assignment units as percentage

New tasks start on project start date

Trang 42

Thiết lập những mặc định của lịch trình

Trang 43

43

Thiết lập những mặc định của tiến độ

Trang 44

Bước 5: Thiết lập những tham số cho dự án để giảm thiểu những bất

trắc được tạo bởi những mặc định tự động.

định MS Project giới thiệu là days.

Project giới thiệu là hours

Trang 45

45

Thiết lập những mặc định tổng quát

Trang 46

Bước 5: Thiết lập những tham số cho dự án để

giảm thiểu những bất trắc được tạo bởi những

mặc định tự động.

Nếu bạn chuyển đến tab kế tiếp mà không bấm Set

as Default , mặc định sẽ không được chỉnh Điều này có thể yêu cầu bạn tiêu tốn thời gian khi lỗi xảy ra.

Nếu Set autofilter for new projects được chọn, MS

Project có thể hạn chế dữ liệu bạn nhìn thấy và loại bỏ những nhiệm vụ mà không cho bạn biết.

được chọn, MS Project sẽ giả định bạn đang thêm một thành viên mới nếu bạn vô ý đánh vần tên từ tên nguồn được liệt kê.

Trang 47

47

Bước 6: Định tham số để giảm thiểu những bất trắc và tính nhầm khi theo dõi thời gian thực sự làm so với baseline của dự án.

Thiết lập những mặc định tính toán:

Chọn Calculation tab

Loại bỏ từ Updating task status updates resource

status

Bấm nút Set as Default

Bấm OK để thoát khỏi trình đơn Options và quay trở lại

Gantt Chart View

Nếu bạn chuyển đổi đến tab kế tiếp không bấm nút Set as

Default , những mặc định sẽ không được thiết lập Điều này có thể yêu cầu tiêu tốn thời gian khi lỗi xảy ra.

Trang 48

Thiết lập những mặc định tính toán

Trang 49

49

Effort-driven

Effort Driven xác định làm thế nào mà MS Project

phản ứng lại khi một kiểu nguồn lực mới được thêm vào hoặc lấy đi hỏi 1 task

Nếu hộp thoại Effort Driven không được đánh dấu ( √) thì thêm vào hoặc lấy đi tài nguyên sẽ thay đổi tổng số work (man-hours) yêu cầu cho task và giữ

Duration cố định

Khi hộp thoại Effort Driven được đánh dấu ( √) thì

tổng số Work sẽ được giữ cố định và tất cả các

resources được phân công đến task sẽ được xử lý như là sự phân chia mà giữ nguyên khối lượng Work

Trang 50

Cám ơn đã lắng nghe!

Định dạng
Số trang	50
Dung lượng	6,47 MB