phương pháp sử dụng bảng lôgic trong quản lý dự án theo hướng dẫn của uỷ ban châu âu - ecban châu âu - ec

BÙI NGỌC TOÀN Bộ môn Dự án và Quản lý dự án Khoa Công trình Trường Đại học Giao thông Vận tải Tóm tắt: Tiếp theo các bài viết về lập dự án theo tiêu chuẩn và thông lệ quốc tế, bài báo

PHƯƠNG PHÁP SỬ DỤNG BẢNG LÔGIC TRONG QUẢN LÝ DỰ ÁN THEO HƯỚNG DẪN

CỦA UỶ BAN CHÂU ÂU - EC

TS BÙI NGỌC TOÀN

Bộ môn Dự án và Quản lý dự án Khoa Công trình

Trường Đại học Giao thông Vận tải

Tóm tắt: Tiếp theo các bài viết về lập dự án theo tiêu chuẩn và thông lệ quốc tế, bài báo

này trình bày phương pháp sử dụng bảng lôgic trong quản lý dự án cho trường hợp dự án đơn

lẻ và trường hợp dự án có nhiều hợp phần hay chương trình gồm nhiều dự án thành phần.

Summary: Following the papers on project development as per the EC guide, the paper

presents the method of using Logical Framework in project management in the case of a single project and that of a multi-component project or a programme with some subprojects

I ĐẶT VẤN ĐỀ

Để tiến trình hội nhập kinh tế quốc tế của nước ta diễn ra toàn diện và đầy đủ thì công tác lập và quản lý dự án đầu tư ở nước ta cần phải được thực hiện theo những công cụ được tiêu chuẩn hoá, mô hình hoá mà các nước tiên tiến đã và đang sử dụng

CT 2

Năm 1992 Uỷ ban Châu Âu đã thông qua tài liệu "Quản lý vòng đời của dự án" giới thiệu một bộ công cụ sử dụng để thiết kế (lập) dự án dựa trên phương pháp phân tích theo Bảng lôgic (hay còn gọi là khung lôgic) Bảng lôgic này không chỉ là là công cụ chủ chốt để lập và trình bày một dự án đầu tư mà còn là công cụ đắc lực trong quản lý quá trình thực hiện dự án về sau

II NỘI DUNG

1 Sử dụng bảng lôgic để quản lý một dự án đơn lẻ

Bảng lôgic của dự án thường mô tả một cách khái quát các hoạt động của dự án Sau khi lập xong bảng lôgic, trong giai đoạn lập dự án, cần phải tiếp tục lập kế hoạch để bổ sung các chi

tiết vận hành Các chi tiết vận hành đó là các Tiến độ hoạt động và Tiến độ nguồn lực

Tiến độ hoạt động là một phương pháp biểu diễn các hoạt động của dự án trong đó chỉ ra trình tự lôgic (trình tự công nghệ) và mối quan hệ phụ thuộc giữa các công việc/hoạt động đó và đưa ra cơ sở để phân bổ trách nhiệm quản lý để hoàn thành từng hoạt động Sau khi lập tiến độ hoạt động cần lập tiến độ nguồn lực, nghĩa là các phương tiện và chi phí cần thiết để thực hiện các công việc theo tiến độ đã lập Cả tiến độ hoạt động và tiến độ nguồn lực cần phải được phác thảo sơ bộ trong giai đoạn nghiên cứu khả thi (giai đoạn lập dự án đầu tư xây dựng công trình)

Các thông tin chi tiết sau này về chi phí thực tế phát sinh của dự án có thể dẫn đến việc phải

chỉnh sửa lại nội dung và mục tiêu của dự án

Tiến độ hoạt động tổng thể được cập nhật và các tiến độ chi tiết về hoạt động và nguồn lực

cần phải được lập trong những tháng đầu tiên của giai đoạn thực hiện dự án

1.1 Lập tiến độ hoạt động

Tất cả thông tin về tiến độ hoạt động có thể được tóm tắt dưới dạng sơ đồ ngang (sơ đồ

GANTT hoặc sơ đồ PERT-GANTT) Tiến độ tổng thể của dự án có thể chỉ ra các hoạt động

hàng quý hoặc hàng tháng (nghĩa là đơn vị thời gian có thể lấy bằng quý hoặc tháng), trong khi

đó kế hoạch làm việc của một quý có thể sử dụng hình thức theo tuần

1.2 Lập tiến độ nguồn lực

Việc lập dự toán cần phải dựa trên việc tính toán ngân sách một cách cẩn thận và kỹ lưỡng

Dự toán sẽ có ảnh hưởng lớn đến quyết định đầu tư ở giai đoạn thẩm định dự án và sau đó là

ảnh hưởng đến quá trình thực hiện dự án nếu nó được quyết định tiến hành Một lần nữa, việc

liệt kê các hoạt động cần được thể hiện đầy đủ trong biểu mẫu tiến độ đầu vào (phương tiện) và

chi phí Mỗi hoạt động sau đó được sử dụng như một danh mục kiểm tra để đảm bảo rằng tất cả

các phương tiện cần thiết cho hoạt động đó đã được cung cấp đầy đủ Vì vậy, bản liệt kê này có

thể là rất chi tiết

Sau đó, cần chỉ ra các phương tiện cần thiết để thực hiện hoạt động Có thể sẽ cần phải tập

hợp hoặc tóm tắt các thông tin về chi phí Phần xác định chi phí cần phải chỉ ra sự phân bổ chi

Sau khi tính tổng chi phí xong, cần nhớ rằng cơ quan thực hiện (cơ quan vận hành dự án)

sẽ phải chịu mọi chi phí tiếp diễn trong phần dịch vụ bảo dưỡng (chi phí vận hành trong quá

trình khai thác dự án) sau khi dự án kết thúc Các chi phí tiếp diễn đó có thể được bù đắp toàn

bộ hay một phần bởi các lợi tức từ hoạt động khai thác dự án Trong mọi trường hợp, điều quan

trọng là phải chỉ rõ các vấn đề liên quan tới chi phí tiếp diễn thật sự để có thể xác định được các

tác động đến ngân sách của cơ quan thực hiện trong tương lai

2 Bảng lôgic cho các trường hợp tương tác phức tạp

Các sự kiện phức tạp bao gồm một số dự án hoặc hợp phần thường được gọi là các

"chương trình" Có thể có các chương trình cấp ngành, chương trình cấp quốc gia hoặc chương

trình cấp khu vực gồm nhiều ngành liên quan Nguyên tắc của phương pháp bảng lôgic cũng

được áp dụng hoàn toàn như nhau cho các dạng chương trình nêu trên Có nghĩa là để có thể lập

kế hoạch phù hợp cho các chương trình này cũng phải thực hiện qua 2 giai đoạn Phân tích và

Lập kế hoạch

Về nguyên tắc, mỗi bảng lôgic có thể được lập từ các bảng lôgic con Mỗi bảng con này

mô tả các thành phần của bảng lôgic tổng thể một cách chi tiết hơn Hình 1 mô tả các mức độ

tương tác từ chương trình đến dự án và hợp phần

CT 2

Mục tiêu chung

Mục đích của dự án Kết quả Hoạt động

Các mục tiêu chung Mục đích của dự án Kết quả Hoạt động

Mục tiêu chung

Mục đích của dự án Kết quả Hoạt động

Hình 1 Các mức độ tương tác

Hệ thống chia nhỏ bảng lôgic tổng thể thể hiện được mối liên hệ giữa các thành phần trong một chương trình hoặc dự án và dùng để xây dựng, phát triển từng thành phần một cách chi tiết hơn Tuy nhiên, khi lập các bảng lôgic lồng nhau như trên phải hiểu rõ về ý nghĩa của Mục đích

và Kết quả và ai là nhóm đối tượng và các thành phần được hưởng lợi

Bảng 1 Các mức quan hệ từ chương trình đến hợp phần

Chương trình đường khu vực Dự án duy tu bảo dưỡng Thành phần khu vực tư nhân

Mục tiêu chung:

- Nâng cao khả năng cạnh tranh của

quốc gia trên thị trường quốc tế

- Nâng cao đầu tư vào ngũ cốc

xuất khẩu nông nghiệp

- Ổn định hoá vấn đề cung cấp

thực phẩm

Mục đích của dự án:

Mạng lưới đường đáp ứng được

nhu cầu giao thông

Mục tiêu chung:

Mạng lưới đường đáp ứng được nhu cầu giao thông Kết quả:

1 Giảm các phương tiện giao

thông tải nặng trên đường

2 Đường xá được nâng cấp và

bảo dưỡng

3 Mạng lưới đường được mở rộng

4 Đường được bảo dưỡng tốt

hơn

5 Năng lực của Bộ GTVT được

nâng cao

Mục đích của dự án:

4 Đường được bảo dưỡng tốt hơn

Mục tiêu chung:

4 Đường được bảo dưỡng tốt hơn

Hoạt động:

4.1 Xem xét và cải thiện phương

án bảo dưỡng

4.2 Đưa khu vực tư nhân tham

Kết quả:

4.1 Các phương án bảo dưỡng được rà soát và cải thiện

Mục đích của dự án:

4.2 Khu vực tư nhân tham gia

gia nhiều hơn vào công tác bảo

dưỡng đường

4.3 Cải thiện bề mặt của đường

do các đội bảo dưỡng thực hiện

4.4 Tăng cường tính hiệu quả

của các đội bảo dưỡng (ví dụ: Bộ

GTVT, cộng đồng và đô thị), sự

huy động, đào tạo, thiết bị, giám

sát, lập kế hoạch, bình đẳng giới,

môi trường

4.5 Tăng cường quyền làm chủ

công tác bảo dưỡng mạng lưới

đường nhánh của các nhóm làng

xã/cộng đồng

4.2 Khu vực tư nhân tham gia vào công tác bảo dưỡng đường một cách hiệu quả hơn 4.3 Bề mặt của đường do các đội bảo dưỡng thực hiện được cải thiện

4.4 Hiệu quả của các đội bảo dưỡng được nâng cao

4.5 Quyền làm chủ công tác bảo dưỡng mạng lưới đường nhánh của các nhóm làng xã/cộng đồng được nâng cao

vào công tác bảo dưỡng đường một cách hiệu quả hơn

Hoạt động:

4.1.1

4.2.1 Kiểm tra năng lực của các công ty bảo dưỡng đường khu vực tư nhân

4.2.2 Lập và thực hiện các biện pháp nâng cao năng lực cho các công ty tư nhân 4.2.3 Khuyến khích thành lập công ty

4.2.4 Đấu thầu công tác bảo dưỡng

4.2.5 Giám sát công việc thường xuyên

4.3.1

Kết quả:

4.1.1

4.2.1 Năng lực của các công ty bảo dưỡng đường khu vực tư nhân được kiểm tra

4.2.2 Các biện pháp nâng cao năng lực cho các công ty tư nhân được lập và thực hiện

4.2.3 Việc thành lập công ty được khuyến khích

4.2.4 Công tác bảo dưỡng được đấu thầu

4.2.5 Công việc thường xuyên được giám sát

4.3.1

4.1.1.1

4.2.1.1 Liệt kê các công ty hiện hành

4.2.1.2 Lập kế hoạch điều tra 4.2.1.3 Tiến hành điều tra 4.2.1.4 Rút ra kết luận 4.2.2.1

CT 2

Các yếu tố sau đây sẽ chỉ dẫn việc xác định các cấp mục tiêu khác nhau trong một chương

trình cấp quốc gia:

- Lợi ích toàn thế giới, khu vực mở rộng, toàn quốc vượt ra ngoài phạm vi của chương trình

ở mức mục tiêu tổng thể, phản ánh mục tiêu bao quát của EC

- Lợi ích bền vững cho tất cả các nhóm đối tượng và các đối tượng được hưởng lợi ở cấp

quốc gia và cấp toàn ngành, bao gồm các lợi ích bình đẳng cho phụ nữ và nam giới ở cấp mục

đích dự án

- Lợi ích bền vững cho các thành phần của nhóm đối tượng ở cấp quốc gia và khu vực ở

mức kết quả

Hình 2 trình bày các cấp độ mục tiêu trong một chương trình ngành cấp quốc gia

Ý nghĩa của một chương trình ngành

CT 2

Hình 2 Các cấp độ mục tiêu trong một chương trình ngành cấp quốc gia

Các mục tiêu của một trong các dự án trong một chương trình cấp quốc gia cần phải tương ứng với các cấp mục tiêu sau đây được trình bày trong giai đoạn lập kế hoạch phần cột đầu tiên

- cột lôgic tương tác trong bảng lôgic:

- Lợi ích bền vững cho tất cả các nhóm đối tượng và các đối tượng được hưởng lợi ở cấp quốc gia và cấp toàn ngành, ở cấp Mục tiêu tổng thể, phản ánh mục tiêu chính sách bao trùm của EC, kể cả vấn đề bình đẳng giới

- Lợi ích bền vững cho các thành phần của nhóm đối tượng ở cấp quốc gia và khu vực, bao gồm các lợi ích bình đẳng nam nữ ở cấp Mục đích của dự án

Sản phẩm của các hoạt động được thực hiện ở cấp quốc gia hoặc khu vực ở cấp Kết quả

III KẾT LUẬN

Những vấn đề được trình bày ở trên một lần nữa cho thấy rằng bảng lôgic là một công cụ thiết yếu cho cả việc lập kế hoạch và quản lý dự án từ các chương trình khu vực lớn đến các hoạt động nhỏ, với điều kiện nó không phải chỉ được sử dụng "trên giấy" Bảng lôgic với tư cách là một công cụ năng động cần phải được đánh giá và xem xét lại khi dự án phát triển và hoàn cảnh thay đổi

Tài liệu tham khảo

[1] Uỷ ban Châu Âu - EC, Văn phòng Tư vấn và Xây dựng Vương quốc Anh, Hiệp hội Tư vấn Xây dựng Việt Nam: Cẩm nang quản lý vòng đời của dự án HHTVXD VN - 2002

[2] TS Bùi Ngọc Toàn: Lập và phân tích dự án đầu tư xây dựng công trình giao thông Nhà xuất bản

Hoạt động

Mục đích của

dự án

Kết quả

Lợi ích bền vững cho tất cả các nhóm đối tượng ở mức quốc gia và mức ngành, bao gồm cả lợi ích bình đẳng giữa nam và nữ

Nâng cao khả năng cạnh tranh của quốc gia trên thị trường quốc tế

Mạng lưới đường đáp ứng được nhu cầu giao thông

1 Mạng lưới đường được mở rộng

2 Đường xá được nâng cấp và bảo dưỡng

3 Giảm các phương tiện giao thông tải nặng trên đường

Lợi ích bền vững cho các thành phần của nhóm đối tượng ở cấp quốc gia hoặc cấp ngành (mục đích của chương trình ngành phụ)

Sản phẩm của chương trình ngành phụ (kết quả của chương trình ngành phụ)

1 Xem xét và cải thiện phương án bảo dưỡng

2 Đưa khu vực tư nhân tham gia nhiều hơn vào công tác bảo dưỡng đường

3 Cải thiện bề mặt của đường do các đội bảo dưỡng thực hiện

Mục tiêu chung

Lợi ích toàn quốc gia (hoặc cao hơn) vượt ra ngoài phạm vi của chương trình