Hướng dẫn sử dụng Microsort Project trong Quản lý dự án

Thiết kế sơ đồ mạng + Tính các thông số của SĐM + Xác định dường găng + Chuyển SĐM sang SĐ ngang + Vẽ biểu đồ sử dụng các nguồn lực + Phân tích đánh giá SĐM + Ưu hoá SĐM Quản lý kế hoạc

Chương 10 hướng dẫn sử dụng Microsort project trong quản lý dự án

1 Tổng quan về Microsoft Project (MP)

2 Kiến thức cơ sở cần thiết

3 Khám phá môi trường lμm việc của Microsoft Project

4 Lập kế hoạch tiến độ sử dụng Microsoft Project

5 Nguồn lực vμ các vấn đề liên quan đến nguồn lực

1 Tổng quan về Microsoft Project

Hiện nay công cụ tin được ứng dụng rộng rãi nhất trong quản lý dự án lμ phần mềm Microsoft Project (MP)

1.1 Giới thiệu về Microsoft Project

Trong quá trình phát triển, các dự án nói chung vμ dự án xây dựng nói riêng ngμy cμng lớn hơn về quy mô vμ phức tạp hơn về tính chất cũng như các yêu cầu đòi hỏi đặt ra cho từng dự án Dự án có quy mô cμng lớn, tính chất phức tạp cμng cao thì các yêu cầu đặt

ra đối với công tác quản lý dự án cμng lớn

Để có thể thực hiện tốt các công việc của mình các nhμ quản lý dự án phải tìm đến sự

hỗ trợ của máy tính Microsoft Project lμ một sản phẩm của hãng Microsoft Office được sử dụng như một phần mềm chuyên dụng cho công tác quản lý dự án Microsoft Project có nhiều phiên bản khác nhau, các phiên bản cμng mới cμng được hoμn thiện vμ ưu hoá các tính năng hỗ trợ người sử dụng Trong các phiên bản của MP ta có thể thấy được khả năng

hỗ trợ ngμy cμng tốt trong công nghệ hình ảnh, khả năng sμng lọc vμ tổng hợp thông tin, liên kết đa phương diện vμ một giao diện lμm việc chuyên nghiệp thuận tiện trong sử dụng,

đặc biệt thích ứng đối với các lĩnh vực xây dựng, giao thông vμ thuỷ lợi

1.2 Các bước lập vμ quản lý dự án trong Microsoft Project

MP được xây dựng hoμn chỉnh vμ đáp ứng mọi đòi hỏi của một dự án cần có Chính vì vậy các bước lập vμ quản lý dự án trong MP tuân thủ theo đúng trình tự tiến hμnh của một

dự án trong thực tế, nghĩa lμ MP hỗ trợ các tính năng cho phép người sử dụng thực hiện các công việc Lập kế hoạch vμ Kiểm soát trong suốt quá trình thực hiện dự án

Khi thực hiện công tác quản lý dự án, để thích ứng với nhu cầu tăng nhanh về tốc độ sản xuất vμ triển khai nghiên cứu khoa học - ứng dụng công nghệ phức tạp tại nhiều nơi trên thế giới đã áp dụng các phương pháp quản lý kế hoạch kiểu mới, những phương pháp nμy mặc dù có tên gọi khác nhau nhưng nội dung của chúng về cơ bản lại có sự giống nhau

vμ chúng được gọi tên chung lμ phương pháp sơ đồ mạng lưới (SĐM) hay kỹ thuật kế hoạch sơ đồ mạng lưới Đặc điểm của phương pháp nμy được nhìn nhận theo các khía cạnh sau:

- Các quan hệ thể hiện tính logic nghiêm ngặt

- Cho phép thể các công việc có tính chủ đạo, then chốt

- Thuận lợi cho việc điều chỉnh vμ sử dụng máy tính đề lập vμ quản lý kế hoạch trong trạng thái động (cập nhật vμ thay đổi liên tục)

MP được xây dựng vμ phục vụ cho công tác quản lý kế hoạch trên cơ sở phương pháp mạng lưới, chính vì vậy các hỗ trợ của MP đều hướng tới thể hiện một cách tốt nhất các đặc

điểm của phương pháp SĐM Có thể thấy điều đó thông qua việc MP hỗ trợ người sử dụng theo sát trình tự lập kế hoạch tiến độ của phương pháp SĐM Sơ đồ minh hoạ thể hiện trong hình 10.1

Trong phạm vi chương trình, môn học nμy đề cập đến những vấn đề cơ bản nhất của Microsoft Project (MP) Theo đó, các vấn đề sẽ được đề cập một cách tuần tự vμ nhất quán theo đúng quy trình thực hiện công tác quản lý dự án trong thực tế

Thiết kế sơ đồ mạng

+ Tính các thông số của SĐM

+ Xác định dường găng

+ Chuyển SĐM sang SĐ ngang

+ Vẽ biểu đồ sử dụng các nguồn

lực

+ Phân tích đánh giá SĐM + Ưu hoá SĐM

Quản lý kế hoạch vμ điều độ tác

tự

động thực hiện

Xác định dự án

Thiết lập các thông tin ban đầu cho dự án

Khai báo danh mục công việc của dự án

Khai báo nhu cầu nguồn lực vμ thời gian thực hiện của từng công việc

Thiết lập các mối quan

hệ trước sau của các công việc

Xác định đường găng

+ Thể hiện tiến độ theo sơ

đồ ngang + Biểu đồ hoá các vấn đề liên quan đến nguồn lực

Quản lý tiến độ vμ kiểm soát

thực hiện

Điều chỉnh sau khi phân tích

áp dụng MP trong quản lý dự án

Có rất nhiều dạng sơ đồ mạng khác nhau (CPM, MPM hay PERT) được áp dụng trong thực tế Tuy nhiên, để thuận tiện trong việc mô hình hoá vμ quản lý, MP xây dựng chương trình chủ yếu theo sơ đồ mạng nút công việc (MPM) kèm theo đó lμ các tính năng,

ưu điểm cơ bản của phương pháp sơ đồ mạng Do vậy việc đề cập các kiến thức cơ sở cần thiết cho người sử dụng cũng chỉ giới hạn trong phạm vi kiến thức về sơ đồ mạng vμ mạng nút công việc

2.1 Giới thiệu sơ đồ mạng nút công việc

Mạng nút công việc lμ loại sơ đồ trên đó các công việc được thể hiện tại các nút của mạng Mạng điển hình cho mạng nút công việc lμ mạng MPM (Metra Potential Methode) Mạng nút công việc chú trọng vμo mối quan hệ giữa các công việc vμ như vậy nó thể hiện một sự tuân thủ nghiêm ngặt các trình tự công nghệ hoặc tổ chức của các hoạt động thuộc

kế hoạch cần thực hiện

Ưu điểm của mạng nμy lμ:

ƒ Tạo dựng sơ đồ đơn giản

ƒ Quan hệ lô-gic rõ rμng

ƒ Thuận tiện sửa đổi vμ điều chỉnh trong quản lý tác nghiệp

2.2 Các yếu tố của sơ đồ mạng nút công việc

a Nút công việc (còn gọi lμ đỉnh mạng hay nút của mạng):

Mỗi một nút công việc trong sơ đồ mạng nút thể hiện một công việc Trên đó thể hiện mã hiệu công việc vμ các thông số thời gian liên quan đến công việc Khi thiết lập mạng nút công việc cần tạo thêm một công việc giả giữ vai trò nút xuất phát (nút khởi công) vμ một công việc giả lμ nút kết thúc (nút hoμn thμnh) Trong mạng chỉ tồn tại hai nút công việc giả lμ nút bắt đầu vμ nút kết thúc

b Quan hệ công việc (còn gọi lμ cung quan hệ của mạng)

Mã hiệu Thời gian di

bs j

bs j

Sơ đồ mạng nút sử dụng các mũi tên để thể hiện các mối quan hệ giữa các nút công việc, chúng được sắp xếp theo chiều triển khai của các hoạt động, theo thứ tự vμ điều kiện rμng buộc giữa các công việc Mỗi một mũi tên chỉ quan hệ của duy nhất hai công việc gắn với đầu vμ cuối mũi tên

Công việc găng lμ các công việc nằm trên đường găng

Muốn rút ngắn thời gian hoμn thμnh dự án thì phải thực hiện rút ngắn thời gian của các công việc nằm trên đường găng

2.3 Các quy tắc thiết lập sơ đồ mạng

1 Trong sơ đồ mạng nút công việc, các công việc được triển khai theo một hướng nhất định, thường lμ từ trái qua phải, bắt đầu lμ nút khởi công, kết thúc lμ nút hoμn thμnh Không có nút khởi công hay hoμn thμnh trung gian

2 Đánh số thứ tự các nút công việc: các nút công việc được đánh số tăng dần phù hợp với chiều triển khai các công việc từ trái sang phải, từ trên xuống dưới

3 Giữa hai công việc chỉ tồn tại duy nhất một mũi tên quan hệ

4 Không được phép tồn tại một chu kỳ kín trong mạng

Ví dụ:

5 Sự sắp xếp các công việc tuân thủ theo trình tự công nghệ hay tổ chức

Ví dụ: Khi công việc B bắt đầu thực hiện trước khi công việc A kết thúc một khoảng thời gian lμ 2 ngμy thì biểu diễn như sau:

Có thể biểu diễn mối quan hệ giữa 2 công việc A vμ B trên theo sơ đồ ngang như sau:

Hình 10.2c Sắp xếp các công việc tuân thủ theo trình tự công nghệ hay tổ chức

Chú thích: CĐ(FS) = -2 : Quan hệ Cuối Đầu (Finish to Start)

6 Khi thực hiện biểu diễn sơ đồ mạng thi công gối tiếp thì phải thực hiện tính toán mối quan quan hệ giữa các công việc vμ các thông số đi kèm

2.4 Quan hệ của các công việc vμ thời gian giãn cách

a) Quan hệ của các công việc:

Trong sơ đồ mạng nút công việc, căn cứ theo quan hệ trước sau của các công việc có thể chia ra hai loại sơ đồ mạng nút công việc:

- Loại có các công việc được sắp xếp theo trình tự trước sau gọi lμ mạng kế tiếp

- Loại có các công việc được sắp xếp thực hiện có sự gối tiếp một khoảng thời gian nhất định gọi lμ mạng nối tiếp

Để thuận tiện ta có thể ngầm hiểu lμ chỉ xem xét đến mạng gối tiếp, mạng kế tiếp thì

được hiểu lμ mạng gối tiếp đặc biệt (có tất cả các khoảng thời gian gối tiếp bằng không)

ở mạng gối tiếp, theo chiều mũi tên liên hệ có thể phân chia lμm bốn loại quan hệ cơ bản sau:

ƒ Quan hệ kết thúc - bắt đầu (FS hay CĐ): thể hiện quan hệ thời gian giữa thời

điểm kết thúc của công việc biểu diễn ở đầu mũi tên quan hệ (công việc i) vμ công việc biểu diễn ở cuối mũi tên quan hệ (công việc j)

ƒ Quan hệ bắt đầu - bắt đầu (SS hay ĐĐ): thể hiện quan hệ thời gian giữa thời

điểm bắt đầu của công việc i vμ thời điểm bắt đầu của công việc j

ƒ Quan hệ kết thúc - kết thúc (FF hay CC): thể hiện quan hệ thời gian giữa thời

điểm kết thúc của công việc i vμ thời điểm kết thúc của công việc j

ƒ Quan hệ bắt đầu - kết thúc (SF hay ĐC): thể hiện quan hệ thời gian giữa thời

điểm bắt đầu của công việc i vμ thời điểm kết thúc của công việc j

Trên thực tế còn tồn tại loại quan hệ hỗn hợp, quan hệ đó có thể phải thoả mãn đồng thời hai quan hệ trong bốn quan hệ kể trên

b) Thời gian giãn cách:

Giữa hai công việc trong sơ đồ mạng thường chứa đựng thời gian giãn cách, có hai loại thời gian giãn cách lμ:

- Giãn cách tất yếu, lμ thời gian giãn cách do tính chất công nghệ hoặc điều kiện

tổ chức của quá trình xây dựng tạo nên Thời gian giãn cách loại nμy lμ loại thời gian giãn cách bắt buộc Thời gian giãn cách nμy thể hiện mối quan hệ trước sau giữa các công việc Tính chính xác trong việc xác định đại lượng nμy phụ thuộc rất nhiều vμo năng lực của người tổ chức thi công

- Giãn cách đi kèm, lμ loại thời gian giãn cách đi kèm còn lại ngoμi thời gian giãn cách tất yếu

2.5 Các bước tính toán sơ đồ mạng nút

Trong sơ đồ mạng nút các thông số thời gian chính cần xác định bao gồm:

- Các thời gian bắt đầu sớm, kết thúc sớm, thời gian bắt đầu muộn, kết thúc muộn của công việc

- Các loại thời gian dự trữ của công việc: thời gian dự trữ riêng vμ thời gian dự trữ toμn phần (dự trữ chung)

- Tìm các đường găng của mạng

Quá trình tính toán được thực hiện theo trình tự sau đây:

- Xác định thời gian bắt đầu sớm ( bs

- Xác định thời gian giãn cách đi kèm (giãn cách kéo theo) L c(iưj)

- Xác định thời gian dự trữ riêng (D r (i)) vμ thời gian dự trữ toμn phần (D t (i)) Thời gian dự trữ riêng lμ thời lượng cho phép công việc tiếp trước xê dịch mμ không lμm ảnh hưởng đến thời gian bắt đầu sớm của công việc tiếp sau Thời gian dự trữ toμn phần lμ tổng thời lượng cho phép công việc tiếp trước xê dịch

mμ không lμm ảnh hưởng ảnh hưởng đến chiều dμi thực hiện của đường găng ban đầu

- Xác định thời gian bắt đầu muộn (t i bm) vμ thời gian kết thúc muộn (t i km) Thời gian bắt đầu muộn lμ thời gian muộn nhất mμ công việc được phép bắt đầu Thời gian kết thúc muộn lμ thời gian muộn nhất công việc phải kết thúc

- Xác định các đường găng

3 Khám phá môi trường lμm việc của Microsoft Project

3.1 Khởi động chương trình

Thao tác khởi động chương trình:

Start → Program → Microsoft Office → Microsoft Project 2003

Nhấp đúp vμo biểu tượng Microsoft Project trên mμn hình Desttop

3.2 Giới thiệu cửa sổ Gantt Chart

MP luôn bắt đầu một dự án ở cửa sổ Gantt Chart Người sử dụng còn được lμm quen với các cửa sổ khác trong suốt chương nμy, nhưng sẽ phải dμnh một lượng lớn thời gian cho việc thực hμnh ở cửa sổ nμy Cửa sổ nμy chứa đựng thông tin tổng quát về một dự án trên một khung hình duy nhất

Cửa sổ Gantt Chart gồm hai phần chính: phần bảng Gantt vμ phần biểu đồ Gantt 3.2.1 Bảng Gantt

Bảng Gantt được tổ chức thμnh các cột vμ dòng để cho phép nhập vμ lưu giữ những thông tin về các công việc trong dự án ý nghĩa của các cột chính trong bảng Gantt như bảng 10.1

Bảng 10.1 ý nghĩa của các cột trong bảng Gantt

Cột ID Tự động đánh số thứ tự cho các công việc

Hiện chú thích cho các công việc Task Name Tên công việc

Duration Thời gian thực hiện công việc

Start Thời điểm bắt đầu

Finish Thời điểm kết thúc

Predecessor Công việc đứng trước

Resourse Names Tên các nguồn lực

Người sử dụng có thể thêm, bớt hoặc định dạng các cột số liệu nhằm thể hiện dự án ở những khía cạnh khác nhau (tiến độ, chi phí, v.v ) với độ chi tiết khác nhau phù hợp với yêu cầu dự án

- Định dạng thể hiện các cột số liệu

Thao tác thực hiện: nhấp đúp chuột vμo cột số liệu muốn định dạng → xuất hiện hộp thoại Column Definition → thay đổi các thông số thể hiện trong trường → OK

Các thông số trong hộp thoại Column Definition:

Field name: tên gọi của loại số liệu sẽ thể hiện trên cột, ví dụ: Name (tên công việc), Duration (thời gian thực hiện công việc), Resourse Name (tên nguồn lực) v.v

Title: Tiêu đề của cột Nếu để trống ô nμy, MP sẽ sử dụng tên gọi của loại số liệu (ví dụ: Task Name, Duration.v.v ) lμm tiêu đề cho cột Có thể đặt tiêu đề tiếng Việt cho cột nhằm thống nhất ngôn ngữ hiện thị trên bảng Gantt (xem hình 10.3)

Align title: Căn lề tiêu đề (trái, giữa, phải)

Hình 10.3 Định dạng số liệu cho cột Task Name

Align data: Căn lề cho dữ liệu (trái, giữa, phải)

Hình 10.4 Trên hộp thoại Column Definition, chọn tên loại số liệu vμ định dạng thể

hiện cho cột mới

ẩn một cột số liệu:

Thao tác thực hiện: nhấp chuột phải vμo cột cần ẩn → Hide Column

- Cách thức nhập, chỉnh sửa dữ liệu ở một ô (cell) trong bảng Gantt

Nhập dữ liệu vμo một ô trong bảng Gantt: nhấp chuột vμo ô cần nhập dữ liệu → nhập dữ liệu vμo ô bằng bμn phím

Để chỉnh sửa nội dung của một ô, nhấp chuột vμo ô rồi nhấn F2 (hoặc nhấp chuột lần thứ hai vμo một vị trí trong ô nơi muốn chỉnh sửa) → con trỏ sẽ hiện ra trong ô cho phép biên tập ô

Ghi chú:

Khi nhập dữ liệu vμo một ô, thông tin nhập cũng xuất hiện trên thanh Entry Người sử dụng có thể đánh kí tự mới hoặc biên tập các kí tự trong ô bằng cách nhấp vμo vị trí cần biên tập trên dòng kí tự ở thanh Entry Bar Con trỏ sẽ hiện ra cho phép nhập hoặc chỉnh sửa Hai nút ở bên trái của thanh, nút X vμ nút dấu chọn, dùng để hủy bỏ hoặc chấp nhận thông tin đã nhập (xem hình 10.5)

Hình 10.5 Biên tập trực tiếp nội dung trong từng ô hoặc trong thanh Entry

Hình 10.6 Dự án mẫu với thông tin chi tiết về các công việc trong bảng Gantt vμ các

thanh bar thể hiện công việc trong biểu đồ Gantt

Trên cùng của biểu đồ Gantt lμ thang thời gian (timescale) MP cho phép hiển thị cùng lúc ba nấc thời gian Như trên hình 10.6 có thể thấy 2 nấc thời gian, nấc trên thể hiện các quý, nấc dưới thể hiện tháng Việc kết hợp nhiều nấc thời gian cho phép thấy được nhiều mức độ thời gian cùng một lúc Có thể sử dụng hai nút Zoom In vμ Zoom Out

Thanh Entry

Bảng Gantt

Thang thời gian

Biểu đồ Gantt

Thanh cuộn

Vạch phõn cỏch giữa bảng Gantt

và biểu đồ Gantt

để tự động điều chỉnh các nấc thời gian nhằm thể hiện dự án dưới các tương quan thời gian

từ chi tiết đến tóm lược

Phía dưới cùng cửa sổ lμ hai thanh cuộn (Scroll bar) để điều chỉnh khung nhìn trong biểu đồ Gantt vμ bảng Gantt Người sử dụng có thể dịch chuyển vạch phân cách giữa phần biểu đồ Gantt vμ bảng Gantt để phân chia tỷ lệ diện tích mμn hình của hai phần

Hình 10.7 Sử dụng nút Zoom In để thể hiện dự án xây dựng đường X với thang thời gian chi tiết theo từng tuần thay vì từng tháng như trong hình 10.6

3.3 Các thực đơn (Menu) trong MP

MP cũng như các phần mềm khác trong bộ Office của Microsoft (Word, Excel )

được tổ chức với thanh thực đơn nằm ở trên cùng của mμn hình (hình 10.8)

Hình 10.8 Khi chọn một thực đơn một bảng các lệnh sẽ hiện ra Các biểu tượng lệnh xuất hiện ở bên trái vμ các phím tắt xuất hiện ở bên phải của các lệnh trong một thực đơn,

chúng giúp thực hiện lệnh nhanh hơn trong MP

ý nghĩa của các thực đơn:

File: quản lý các tệp tin (file)

Edit: biên tập vμ liên kết các công việc

View: đặt các cửa sổ, bảng quan sát

Insert: chèn các đối tượng (ví dụ: công việc, các cột, các bản vẽ, biểu đồ, văn bản tμi liệu )

Thanh thực đơn

Thanh

Format: định dạng kí tự (text), thanh công việc (task bar), thang thời gian (timescale)

Tools: các công cụ trợ giúp, điều chỉnh lịch, tùy đặt

Project: sắp xếp, lọc, hiển thị thông tin

Collaborate (cộng tác): xuất bản thông tin của dự án lên Project Server, yêu cầu hoặc cập nhật thông tin tiến độ, xem tμi liệu được đưa lên bởi những người sử dụng khác

Window: quản lý các cửa sổ file dự án

Help: các chức năng trợ giúp

3.4 Các thanh công cụ trong MP

MP có nhiều thanh công cụ giúp người sử dụng thực hiện các chức năng của nó một cách nhanh chóng Cần nắm rõ hai thanh công cụ luôn mặc định trên mμn hình MP lμ thanh Standard vμ thanh Format

ý nghĩa của các nút biểu tượng trong thanh Standard:

Bảng 10.2 ý nghĩa các nút biểu tượng trong thanh Standard

Split Task Ph©n ®o¹n c«ng viÖc Task Information Gäi hép tho¹i Task Information Task Notes Ghi chó cña c«ng viÖc

Assign Resources Ph©n bæ nguån lùc cho c«ng viÖc Publish All Information XuÊt b¶n tÊt c¶ th«ng tin

Zoom In Phãng to vïng quan s¸t Zoom Out Thu nhá vïng quan s¸t

Go to Selected Task Nh¶y nhanh tíi c«ng viÖc lùa chän Copy Picture Chôp vïng cöa sæ quan s¸t

ý nghÜa cña c¸c nót biÓu t−îng trong thanh Format:

B¶ng 10.3 ý nghÜa c¸c nót biÓu t−îng trong thanh Format

Outdent Hñy c«ng viÖc phô thuéc Indent T¹o c«ng viÖc phô thuéc Show SubTasks HiÖn c«ng viÖc phô thuéc Hide SubTasks Èn c«ng viÖc phô thuéc

Align center C¨n gi÷a

Gantt Chart Wizard Gäi Gantt Chart Wizard

Ngoμi hai thanh công cụ trên, có thể gọi hiển thị các thanh công cụ khác của MP khi cần thiết Thao tác như sau: thực đơn View → Toolbars → nhấp chuột để đánh dấu chọn vμo thanh công cụ muốn hiển thị

Tương tự khi muốn ẩn một thanh công cụ, nhấp chuột để bỏ dấu chọn bên cạnh thanh công cụ đó đi

3.5 Các cửa sổ lμm việc

MP có nhiều cửa sổ lμm việc khác nhau để thể hiện các thông tin của dự án Người sử dụng đã được lμm quen với loại cửa sổ thông dụng nhất: cửa sổ Gantt Chart Một cửa sổ

đơn nhất không thể nμo thể hiện được tất cả các thông tin cần thiết như thời gian, mối quan

hệ giữa các công việc, phân bổ nguồn lực, vμ tiến triển của dự án Trên thực tế, mỗi loại thông tin cần một dạng hiển thị chuyên biệt đặc thù bằng kí tự (text) vμ đồ thị, đồ họa (graphic) giúp hiểu vμ giải thích thông tin một cách chính xác Mỗi dạng hiển thị thông tin chuyên biệt như vậy tạo thμnh một cửa sổ Việc lựa chọn giữa các cửa sổ tùy thuộc vμo từng góc độ lμm việc, nó giúp tập trung vμo một khía cạnh cụ thể của dự án (như tμi chính,

sử dụng nguồn lực hay theo dõi tiến độ thực tế của dự án )

Hình 10.9 Sử dụng thanh View hoặc thực đơn View để hiển thị các cửa sổ khác nhau

Người sử dụng có thể chuyển từ cửa sổ lμm việc nμy sang cửa sổ lμm việc khác trên thanh công cụ đọc View (thực đơn View → View Bar) hoặc trên thực đơn View (Thực đơn View → nhấp chuột đánh dấu chọn vμo cửa sổ muốn hiển thị)

Thanh View

ý nghĩa của các cửa sổ lμm việc:

Calander: cửa sổ lμm việc với dự án dưới dạng lịch để bμn

Gantt Chart: cửa sổ lμm việc với dự án dưới dạng biểu đồ Gantt

Network Diagram: cửa sổ lμm việc với dự án dưới dạng sơ đồ mạng

Task Usage: cửa sổ quản lý việc thực hiện các công việc

Tracking Gantt: cửa sổ theo dõi tiến độ thực tế của dự án

Resource Graph: cửa sổ thể hiện biểu đồ nguồn lực của dự án

Resource Sheet: cửa sổ quản lý nguồn lực của dự án

Resource Usage: cửa sổ quản lý việc phân bổ nguồn lực cho dự án

More View: các cửa sổ quan sát khác

4 Lập kế hoạch tiến độ sử dụng Microsoft Project

Phần nμy sẽ trình bμy cách thức lập kế hoạch tiến độ trong Microsoft Project (MP) theo các bước mμ phần lớn người sử dụng thường thực hiện Các tính năng của MP lμ rất nhiều mμ không phải dự án nμo cũng sử dụng hết Vì vậy, trong mỗi bước, sẽ trình bμy cặn

kẽ các vấn đề liên quan đồng thời cũng đưa ra ví dụ thực hμnh với một dự án nhỏ Như vậy, người đọc vừa có thể nắm được các kiến thức chi tiết về lập kế hoạch tiến độ trong MP vừa thấy được sự áp dụng chúng trong lập kế hoạch một dự án cụ thể Tất cả hướng dẫn trong phần nμy được thực hiện trên cửa sổ Gantt Chart đã được lμm quen ở mục 3.2

Dự án mẫu được sử dụng lμm ví dụ có dữ liệu như sau:

Bảng 10.4 Các công việc chính để thực hiện Dự án lắp ghép nhμ công nghiệp

2 Vận chuyển cần trục về 1 ngμy Lμm ngay

3 Lắp dựng cần trục 3 ngμy 1 ngμy sau khi công việc số 2 hoμn thμnh

4 Vận chuyển cấu kiện 4 ngμy Lμm ngay

5 Lắp ghép khung nhμ 7 ngμy Sau công việc số 1, 3 vμ 4

4.1 Khởi động file dự án

Các thao tác thực hiện:

Cách 1: Chọn Start → Program → Microsoft Project Khi thực hiện sẽ thấy cửa sổ chính của chương trình MP mở ra với một dự án mới, tên dự án mặc định sẵn lμ Project 1 Cách 2: Trong cửa sổ chính của MP, chọn Menu File → New Khi thực hiện thao tác nμy một hộp thoại sẽ hiện ra cho phép lựa chọn những cách thức khởi động dự án phù hợp: Tạo một file dự án mới hoμn toμn - Blank project (Cách nhanh hơn để tạo Blank Project lμ nhấp biểu tượng New trên thanh công cụ Standard)

Tạo một dự án mới từ các dự án sẵn có hoặc từ các dự án mẫu (templates) Các dự án sẵn có vμ dự án mẫu chứa đựng các thông tin chuẩn tương tự với dự án mới Thay vì phải

nhập từ đầu các thông tin về các công việc của dự án, chỉ cần biên tập lại các công việc cho phù hợp với dự án, cách lμm nμy giúp người sử dụng tạo một kế hoạch tiến độ nhanh hơn Cách 3: Người sử dụng có thể sử dụng hộp thoại Open để mở một dự án sẵn có bằng các thao tác chọn thực đơn File → Open hoặc chọn biểu tượng Open trên thanh Standard

Hình 10.10 Các cách khác nhau để khởi động dự án mới 4.2 Thiết lập các thông tin ban đầu cho dự án với hộp thoại Project Information

Để bắt đầu lập kế hoạch tiến độ cho dự án mới, gọi hộp thoại Project Information vμ thiết lập các thông tin ban đầu cho dự án

Thao tác: nhấp thực đơn Project → Project Information Sau khi nhập xong các thông

số bạn nhấp OK để đóng hộp thoại Project Information

Các thông số trong hộp thoại Project Information:

- Start date: thời gian bắt đầu dự án

- Finish date: thời gian kết thúc dự án

- Schedule from: chọn kiểu lập kế hoạch tiến độ Có hai lựa chọn: lập tiến độ từ ngμy bắt đầu dự án (Project Start date) hoặc lập tiến độ từ ngμy kết thúc dự án (Project Finish date) khi dự án có ngμy hoμn thμnh định trước (project’s deadline) MP mặc định kiểu lập tiến độ lμ từ ngμy bắt đầu dự án

- Current date: ngμy tháng hiện thời, MP sử dụng ngμy tháng hiện thời trong máy tính

để hiển thị (mặc định) Người sử dụng có thể thay đổi một ngμy tháng khác Việc thay đổi thông số nμy có thể tạo ra các báo cáo cung cấp thông tin về dự án tại một ngμy cụ thể hoặc quay lại vμ theo dõi sự tiến triển của dự án tại một ngμy trước đó

- Status date: thông số nμy dùng để thực hiện các đánh giá về giá trị thu được (earned-value) vμ các đánh giá khác về tμi chính

- Calendar: chọn loại lịch cơ sở dùng trong dự án Loại lịch mặc định lμ lịch chuẩn (Standard Calendar) với 8h lao động một ngμy vμ 5 ngμy lao động một tuần

- Priority: ưu tiên, người sử dụng có thể thiết lập mức độ ưu tiên cho mỗi dự án cũng như cho mỗi công việc (giới hạn trong khoảng 1000 # Priority # 0) ở cấp độ dự án mức độ

ưu tiên giúp phân bổ nguồn lực khi sử dụng một nguồn lực chia sẻ giữa các dự án với nhau

Dự án mới hoμn toμn

Tạo dự án mới từ

dự án sẵn có

Tạo dự án mới từ các mẫu Tìm dự án

mẫu lưu

trong máy

ở cấp độ công việc, nó giúp phân bổ nguồn lực, cân đối vμ điều chỉnh giữa các công việc trong một dự án

- Enterprise Custom Fields: thông số nμy dùng khi công ty, tổ chức sử dụng Project Server (Máy chủ Project), tức lμ khi tổ chức sử dụng mạng máy tính trong quản lý dự án

Hình 10.11 Thiết lập các thông số ban đầu cho Dự án lắp ghép nhμ công nghiệp trên hộp thoại Project Information (ở đây, chúng ta chấp nhận các mặc định của MP: lập tiến độ

từ ngμy bắt đầu dự án vμ lμ ngμy hiện thời của máy tính, loại lịch lμ lịch chuẩn) Ghi chú:

Với một dự án không thể đồng thời ấn định thời gian bắt đầu vμ kết thúc dự án Việc nhập một trong hai thông số nμy tùy thuộc vμo kiểu lập kế hoạch tiến độ tại Schedule from

vμ máy tính sẽ tính cho ta thông số còn lại dựa trên lịch trình dự án được lập

Nếu lựa chọn lập tiến độ từ ngμy bắt đầu dự án, MP sẽ mặc định tất cả các công việc mới sẽ bắt đầu cμng sớm cμng tốt ngay khi có thể (All tasks begin as soon as possible) Nếu bạn chọn lập tiến độ ngược lại từ ngμy hoμn thμnh dự án, MP mặc định tất cả các công việc mới bắt đầu cμng muộn cμng tốt ở mức có thể (All tasks begin as late as possible)

Nếu lựa chọn lập tiến độ ngược lại từ ngμy hoμn thμnh dự án, MP sẽ không thể sử dụng các công cụ như lμ cân đối nguồn lực (reource leveling) để giải quyết các xung đột nguồn lực trong dự án Ví dụ bạn biết chính xác hạn chót phải hoμn thμnh dự án vμ bạn lập tiến độ từ mốc nμy MP sẽ xây dựng các công việc của bạn ngược theo thời gian Từ kế hoạch tiến độ được xây dựng, người sử dụng thấy rằng phải khởi động dự án sớm hơn một tháng so với dự định ban đầu để hoμn thμnh dự án đúng hạn Nếu người sử dụng vẫn khăng khăng khởi công dự án như dự định ban đầu, thì hoặc phải tăng thêm nguồn lực để công việc thực hiện nhanh hơn hoặc phải giảm phạm vi vμ quy mô của dự án

4.3 Xem xét lịch vμ các tuỳ chọn về lịch trình tiến độ mμ MP sử dụng trong dự án

Sau khi đã thiết lập các thông tin cơ bản của dự án, người sử dụng nên nhìn qua những tùy chọn về lịch vμ lịch trình tiến độ mμ MP sử dụng cho dự án

4.3.1 Thiết lập tùy chọn về lịch trình tiến độ

Thao tác: Tool → Options → nhấp thẻ Schedule

Giao diện thẻ Schedule trên hộp thoại Options hiện ra như trên hình 10.12

Lμ người mới lμm quen với MP người sử dụng cần quan tâm đến các tùy chọn sau: Duration is enter in: chọn đơn vị thời gian cho các công việc, mặc định lμ ngμy Cho phép thay đổi lμ tháng hoặc các đơn vị thời gian khác

Work is enter in: chọn đơn vị thời gian tính thời lượng lao động (công lao động, ví dụ: người - ngμy hoặc ca máy), mặc định tính theo giờ công

Default work type: chọn loại công việc mặc định, ở đây lμ loại Fixed Units (cố định

số lượng nguồn lực huy động) Ngoμi ra còn có Fixed Duration (cố định thời gian) vμ Fixed Work (cố định thời lượng)

Hình 10.12 Tùy chọn trên thẻ Schedule cho Dự án lắp ghép nhμ công nghiệp 4.3.2 Tạo ra một lịch mới

Lịch chuẩn mμ MP sử dụng có thể không phù hợp cho dự án của người sử dụng Theo

điều kiện lμm việc trong các dự án xây dựng Việt nam, lịch lμm việc một tuần 7 ngμy, một ngμy lμm việc 8 giờ, được nghỉ ngμy tết âm lịch vμ quốc khánh thay vì một tuần lμm 5 ngμy, mỗi ngμy lμm 8 tiếng như lịch chuẩn của MP Người sử dụng sẽ cần tạo ra một lịch chuẩn mới cho dự án lμm việc trong điều kiện Việt nam

Bên cạnh đó cũng có thể tạo các loại lịch riêng cho cho các nhóm nguồn lực vμ công việc của dự án Ví dụ: dự án sử dụng hai loại lao động lμ công nhân lao động trực tiếp vμ những nhân viêc quản lý dự án Giờ lao động của hai nhóm nμy khác nhau, công nhân bắt

đầu lμm việc lúc 7h sáng, nhân viên dự án bắt đầu lμm việc lúc 8h sáng Người sử dụng có thể tạo ra hai loại lịch lμm việc cho hai nhóm lao động nμy

Sau đây lμ các bước để tạo ra một lịch lμm việc theo điều kiện lμm việc Việt nam, (cách tạo lịch lμm việc cho các nguồn lực cũng tương tự):

Cách 1: Chỉnh sửa lại lịch chuẩn của MP (Standard Calendar) cho phù hợp

Thao tác:

Thực đơn Tools → Change Working Time → xuất hiện hộp thoại Change Working Time → thiết lập các thông số cho phù hợp → OK

Hình 10.13 Lịch chuẩn dự án đã được chỉnh sửa theo điều kiện lμm việc của Việt

nam trên hộp thoại Change Working Time Legend: chú giải hình thức thể hiện trên lịch hình 10.13:

Thời gian lμm việc Thời gian không lμm việc Thời gian lμm việc đã được chỉnh sửa

Trên lịch nμy, những ngμy được chỉnh sửa lịch lμm liệc xuất hiện với dấu gạch chân ở dưới

Các thông số trong hộp thoại Change Working Time:

Hộp For: lựa chọn loại lịch sẽ chỉnh sửa, ví dụ: lịch chuẩn (Standard), lịch lμm việc 24h (24 Hours), lịch ca đêm (Night Shift), lịch lμm việc của nguồn lực như lịch cho nhân công hoặc cho máy thi công ở đây chúng ta chọn lịch chuẩn Có thể chọn sửa đổi lịch cho các nguồn lực như máy thi công vμ nhân công…

Select Date(s): chọn ngμy hoặc một nhóm ngμy để chỉnh sửa lịch lμm việc Để chọn một ngμy nhấp vμo ngμy đó, để chọn một nhóm ngμy liên tục giữ phím Shift vμ nhấp vμo ngμy đầu vμ cuối của nhóm ngμy muốn chọn Để chọn một nhóm ngμy cách quãng nhau, giữ phím Ctrl vμ nhấp vμo những ngμy muốn chọn

Set selected date(s) to: thiết lập lịch lμm việc cho ngμy hoặc các ngμy đ−ợc lựa chọn

Trong đó có các kiểu thiết lập sau:

Use default Thiết lập thời gian lμm việc theo mặc

Thực đơn Tools → Change Working Time → xuất hiện hộp thoại Change Working Time → New → xuất hiện hộp thoại Creat New Base Calendar → đặt lịch lμ Lịch Việt Nam ở ô Name → lựa chọn tạo lịch cơ sở mới (Creat new base Calendar) hoặc tạo lịch mới

từ những lịch sẵn có của MP (Make a copy of …caledar) → OK → xuất hiện hộp thoại Change Working Time → thiết lập các thông số theo mong muốn (thao tác tương tự cách 1)

→ OK

Hình 10.14 Sử dụng hộp thoại Creat New Base Calendar để tạo một lịch cơ sở mới

4.4 Nhập tên công việc vμ thời gian thực hiện công việc

Lúc nμy, có thể bắt đầu nhập các công việc vμ thời gian (đã được ước tính) để thực hiện các công việc Trong cửa sổ Gantt Chart, thực hiện nhập tên các công việc vμo cột Task Name vμ thời gian tương ứng vμo cột Duration Sau khi nhập xong nội dung một ô, sử dụng các phím mũi tên (←,↑,→,↓) để di chuyển sang các ô khác vμ tiếp tục nhập thông tin (hình 10.15)

Hình 10.15 Nhập tên vμ thời gian của các công việc chính trong Dự án lắp ghép nhμ

công nghiệp Ngoμi cách nhập trực tiếp bạn có thể sử dụng hộp thoại Task Information (hình 10.16)

Thao tác gọi hộp thoại Task Information:

Cách 1: Nhấp chuột vμo dòng cần nhập công việc → Thực đơn Project → Task Information → xuất hiện hộp thoại Task Information → chọn thẻ General

Cách 2: Nhấp đúp chuột vμo dòng cần nhập công việc → xuất hiện hộp thoại Task Information → chọn thẻ General

Cách 3: Nhấp chuột vμo dòng cần nhập công việc → Chọn biểu tượng Task Information trên thanh công cụ

Hình 10.16 Sử dụng hộp thoại Task Information để nhập các thông tin cho công việc

Lμm móng nhμ của Dự án lắp ghép nhμ công nghiệp Trong đó:

Name: tên công việc

Duration: thời gian ước tính

Estimated: bằng việc đánh dấu lựa chọn ở ô nμy, người sử dụng thể hiện rằng thời gian được ước tính

Percent complete: phần trăm hoμn thμnh công việc

Priority: mức độ ưu tiên của công việc

Dates: ngμy tháng bắt đầu vμ kết thúc

Hide task bar: ẩn thanh công việc (task bar) trên biểu đồ Gantt

Roll up Gantt bar to summary: thể hiện đồng thời trên thanh công việc tóm lược 4.5 Nhập công việc phụ thuộc (Subtask)

Thông thường dự án bao gồm nhiều hạng mục công việc theo các phân cấp khác nhau giống như một cấu trúc hình cây Trong đó, công việc tóm lược (summary task) lμ công việc chứa đựng các công việc có phân cấp nhỏ hơn nó Công việc phụ thuộc lμ công việc nằm trong công việc tóm lược Hay nói cách khác, để hoμn thμnh công việc tóm lược cần thực hiện xong tất cả các công việc phụ thuộc trong nó Vì vậy tổng thời gian đòi hỏi để lμm xong tất cả các công tác phụ thuộc chính bằng thời gian của công việc tóm lược

Khi chèn thêm một công việc mới, nó sẽ xuất hiện phía trên công việc đang lựa chọn Giả sử rằng công việc Lμm móng nhμ trong Dự án lắp ghép nhμ công nghiệp có hai công việc phụ thuộc lμ Đμo hố móng (3 ngμy) vμ Đổ móng (2ngμy) thực hiện nối tiếp nhau Tuân theo các bước sau đây để nhập thêm các công việc phụ thuộc:

Nhấp chuột vμo công việc Vận chuyển cần trục về

Chọn thực đơn Insert → New task Dòng 2 trở thμnh dòng trống vμ tất cả các công tác khác dịch chuyển xuống một dòng → Đánh Đμo hố móng vμo dòng trắng nμy vμ thời gian tương ứng → ấn Enter để chấp nhận công việc mới

Lμm tương tự để nhập thêm công việc Đổ móng phía dưới công việc Đμo hố móng Bôi đen hai công tác vừa tạo (giữ Shift vμ nhấp chuột vμo hai công tác) chọn biểu tượng Indent trên thanh công cụ (hoặc chọn thực đơn Project → Outline → Indent)

Hình 10.17 Tạo công việc phụ thuộc cho công việc Lμm móng nhμ Chú ý rằng khi

đó trên biểu đồ Gantt công việc nμy xuất hiện với mμu đen có hai hình mũi tên đi xuống ở

điểm bắt đầu vμ kết thúc

Để hủy các công tác tóm lược ta lμm theo các thao tác sau đây: Bôi đen các công tác tóm lược → thực đơn Project → Outline → Outdent (hoặc chọn biểu tượng Outdent trên thanh công cụ

4.6 Tạo những điểm mốc (Milestones)

Trong quản lý dự án, thường cần dùng tới những điểm mốc để đánh dấu những thời

điểm quan trọng của dự án, ví dụ như thời điểm cần hoμn thμnh một hạng mục quan trọng hay thời điểm hoμn thμnh dự án Trong MP, các điểm mốc được định nghĩa lμ những công việc mμ thường có thời gian bằng 0 Biểu tượng của điểm mốc trên biểu đồ Gantt lμ một viên kim cương (hình 10.18)

Hình 10.18 Tạo mốc bắt đầu (thời gian bằng 0) cho Dự án lắp ghép nhμ công nghiệp

Để tạo một công việc có thời gian khác 0 lμm một điểm mốc Người sử dụng thực hiện thao tác sau đây: chọn thẻ Advanced trong hộp thoại Task Information, đánh dấu vμo

ô Mark task as milestone Trong trường hợp nμy thời gian của công việc không chuyển về

0, tuy nhiên thanh bar trên biểu đồ Gantt thể hiện công việc sẽ chuyển thμnh hình kim cương để đánh dấu công việc như một điểm thời gian

4.7 Tạo công việc có tính chu kì (Recuring Task)

Công việc có tính chu kì lμ những công việc xảy ra đều đặn theo một thời gian nhất

định Ví dụ các cuộc họp giao ban hμng tuần, hμng tháng Thay vì phải nhập 20 cuộc họp giao ban hμng tuần của một dự án kéo dμi năm tháng chẳng hạn, người sử dụng có thể sử dụng chức năng Recurring Task của MP Chức năng nμy tạo ra công việc Họp giao ban chỉ một lần với thời gian vμ tần suất đưa ra (hình 10.19)

Hình 10.19 Tạo công việc Họp giao ban hμng tuần vμo thứ hai với 20 lần xẩy ra Thao tác:

Thực đơn Insert → Recurring Task → xuất hiện hộp thoại Recurring Task Information → thiết lập các thông số cho công việc có tính chất chu kì → OK

ý nghĩa các thông số trong hộp thoại Recurring Task Information:

Task Name: tên công việc có tính chất chu kì

Duration: thời gian thực hiện công việc

Recurrence pattern: lựa chọn kiểu chu kì

Daily: hμng ngμy

Weekly: hμng tuần

Monthly: hμng tháng

Yearly: hμng năm

Range of recurrence: phạm vi xảy ra chu kì

Start: thời gian bắt đầu

End after occurrence: kết thúc sau số lần xuất hiện

Calendar: chọn lịch cho công tác

Scheduling ignores resource calendar: bỏ qua lịch nguồn lực khi lập tiến độ

4.8 Thiết lập các rμng buộc vμ hạn chót cho các công việc

Theo mặc định, MP gắn cho tất cả các công việc tạo ra bắt đầu với một rμng buộc lμ

As Soon As Possible (bắt đầu cμng sớm cμng tốt ngay khi có thể) Bỏ qua những mối quan

hệ phụ thuộc giữa các công việc, mọi công việc với rμng buộc nμy sẽ bắt đầu vμo ngμy đầu tiên của dự án

Người sử dụng có thể thiết lập các rμng buộc khác bao gồm:

As Late As Possible: trì hoãn cμng lâu cμng tốt ở mức có thể

Finish No Ealier Than: không được hoμn thμnh trước một ngμy xác định

Finish No Later Than: không được hoμn thμnh muộn hơn một ngμy xác định

Must Finish On: phải kết thúc chính xác vμo ngμy xác định

Must Start On: phải bắt đầu chính xác vμo ngμy xác định

Start No Earlier Than: không được bắt đầu sớm hơn ngμy xác định

Start No Later Than: không được bắt đầu muộn hơn ngμy xác định

dự án

Ghi chú:

Có thể đồng thời thiết lập một hạn chót vμ một rμng buộc cho một công việc Nếu lập tiến độ từ ngμy bắt đầu dự án thì một hạn chót có kết quả tương tự một rμng buộc Finish No Later Than Nếu gắn một hạn chót cho một công việc trong một dự án mμ người sử dụng lập kế hoạch tiến độ từ ngμy kết thúc dự án, công việc nμy sẽ hoμn thμnh vμo ngμy hết hạn nμy, trừ trường hợp có một rμng buộc hoặc mối quan hệ phụ thuộc khác đẩy nó hoμn thμnh sớm hơn

4.8.3 Thiết lập các rμng buộc vμ hạn chót cho một công việc

Thao tác:

Gọi hộp thoại Task Information → chọn thẻ Advanced → Constraint type → chọn kiểu rμng buộc công tác (trừ các rμng buộc As Soon As Possible, As Late As Possible, với các kiểu rμng buộc khác người sử dụng phải chỉ ra ngμy rμng buộc xác định ở ô Constraint date - ngμy rμng buộc) → Thiết lập hạn chót bằng cách nhấp mũi tên đi xuống ở ô Deadline, chọn hạn chót trong bảng lịch buông ra → OK (hình 10.20)

Hình 10.20 Thiết lập rμng buộc cho công việc Vận chuyển cần trục về của Dự án lắp

ghép nhμ công nghiệp 4.9 Thiết lập mối quan hệ phụ thuộc giữa các công việc (Dependencies among Tasks) 4.9.1 Khái niệm

Một mối quan hệ phụ thuộc (task dependency) lμ sự liên hệ giữa hai công việc, trong

đó việc bắt đầu hay hay kết thúc của một công việc phụ thuộc vμo thời điểm bắt đầu hoặc hoμn thμnh của công việc kia Một công việc mμ phụ thuộc vμo công việc khác gọi lμ công việc đứng sau vμ công việc mμ nó phụ thuộc vμo gọi lμ công việc đứng trước Một công việc có thể có nhiều công việc đứng trước vμ tiếp sau Biểu đồ Gantt thể hiện mối liên kết nμy bằng những đường nối các công việc, với mũi tên ở một đầu chỉ vμo công việc tiếp sau

Có những mối quan hệ lμ quan hệ phụ thuộc bắt buộc, nghĩa lμ mối liên hệ phụ thuộc bản chất, tất yếu (về mặt kĩ thuật hay do những giới hạn nguồn lực) giữa các công việc của

dự án Ví dụ phải lμm xong cốp-pha rồi mới có thể đổ bê tông, hay do chỉ có một người

đảm nhiệm chỉ huy kĩ thuật nên phải thực hiện hai công việc cần sự giám sát kĩ thuật tuần

tự nhau công việc nμy xong mới đến công việc kia mμ không thể thực hiện cùng một lúc

Có những mối quan hệ lμ quan hệ phụ thuộc tùy ý, được tạo ra bởi những người lập

kế hoạch tiến độ dự án Những mối quan hệ nμy được xác định trên cơ sở kinh nghiệm thực tiễn của người lập tiến độ

4.9.2 Các loại mối quan hệ

Có những mối quan hệ khá đơn giản ví dụ như một công việc kết thúc trước khi một công việc khác có thể bắt đầu, tuy nhiên có những mối quan hệ phức tạp hơn nhiều MP quy định có 4 mối quan hệ thể hiện những mối liên hệ khác nhau giữa mốc bắt đầu vμ kết thúc của các công việc: Start-to-Finish (bắt đầu-hoμn thμnh), Finish-to-Start (hoμn thμnh-bắt đầu), Start-to-Start (bắt đầu-bắt đầu) vμ Finish-to-Finish (hoμn thμnh-hoμn thμnh) Mốc thời gian đầu tiên trong từng loại quan hệ dùng để chỉ công việc đứng trước, mốc còn lại chỉ thời gian của công việc đứng sau Vì vậy theo đúng lô-gic nμy thì một mối quan hệ Start-to-Finish liên kết thời gian bắt đầu của công việc đứng trước với thời gian

hoμn thμnh của công việc đứng sau vμ một mối quan hệ Finish-to-Start thể hiện mối liên hệ giữa thời gian hoμn thμnh của công việc đứng trước vμ thời gian bắt đầu của công việc đứng sau MP viết tắt các mối quan hệ nμy bằng những chữ cái hoa đầu tiên của chúng, ví dụ FS thay cho Finish-to-Start Để nhận biết các mối quan hệ trên biểu đồ Gantt, cần chú ý vμo hướng của đường mũi tên nối giữa các công việc Sau đây lμ các chi tiết về các mối quan hệ:

Finish-to-Start

Đây lμ mối quan hệ phổ biến nhất vμ trên thực tế lμ mối quan hệ duy nhất có thể tạo

ra giữa các công việc chỉ bằng chuột hoặc biểu tượng liên kết công việc trên thanh công cụ Trong mối quan hệ Finish-to-Start, công việc đứng sau không thể bắt đầu cho đến khi công việc đứng trước hoμn thμnh (hình 10.21)

Hình 10.21 Công việc Lắp dựng cần trục chỉ có thể bắt đầu sau khi công việc Vận

chuyển cần trục hoμn thμnh Start-to-Finish

Với mối quan hệ Start-to-Finish, công việc đứng sau không thể hoμn thμnh cho đến khi công việc trước bắt đầu Ví dụ: trong dự án Cầu X, các công nhân vμ kĩ sư Việt nam chỉ

có thể bắt đầu thực hiện một kĩ thuật thi công mới khi mμ họ đã được đμo tạo xong về nó Thực hiện kĩ thuật thi công mới lμ công việc đứng trước vμ đμo tạo kĩ thuật thi công lμ công việc đứng sau (hình 10.22)

Hình 10.22 Mối quan hệ Start-to-Finish, công việc đứng sau không thể hoμn thμnh

cho đến khi công việc đứng trước bắt đầu Chú ý:

Nếu chỉ thoạt nhìn vμo biểu đồ Gantt sẽ không thể phân biệt được mối quan hệ FS vμ

SF Người sử dụng cũng có thể gán cho hai công việc trong hình trên mối quan hệ FS tức lμ công việc Đμo tạo kĩ thuật thi công mới hoμn thμnh sau đó công việc Thực hiện kĩ thuật thi công mới sẽ bắt đầu Tuy nhiên điểm khác biệt giữa FS vμ SF lμ với mối quan hệ FS công việc Thực hiện kĩ thuật thi công mới có thể bắt đầu tại bất cứ thời điểm nμo sau khi công việc Đμo tạo kĩ thuật thi công mới kết thúc, tùy thuộc vμo các mối quan hệ khác có thể lμm trì hoãn nó (có thể lμ trì hoãn từ 1 tuần đến 1 tháng chẳng hạn) Trong khi đó mối quan hệ

SF không cho phép sự trì hoãn nμo giữa hai công việc, công việc nμy kết thúc công việc kia lập tức bắt đầu, thời gian dự trữ giữa hai công việc bằng không Mối quan hệ SF thường

được sử dụng trong lập kế hoạch tiến độ với thời gian dự trữ của các công việc bằng không (Just-in-time Scheduling)

Start-to-Start

Trong mối quan hệ Start-to-Start, công việc đứng sau không thể bắt đầu cho đến khi công việc trước bắt đầu Ví dụ: có hai công việc Đổ móng vμ Đầm bê tông, công việc Đầm

bê tông không thể bắt đầu khi công việc Đổ móng chưa bắt đầu (hình 10.23)

Hình 10.23 Mối quan hệ Start-to-Start, công việc đứng sau không thể bắt đầu cho

đến khi công việc trước bắt đầu Finish-to-Finish

Trong mối quan hệ Finish-to-Finish, công việc đứng sau không thể hoμn thμnh cho

đến khi công việc trước hoμn thμnh Ví dụ có hai công việc Lắp đặt điện vμ Kiểm tra thiết

bị điện cho một tòa nhμ cao tầng mới hoμn thμnh Hai công việc nμy có thể diễn ra đồng thời cho từng tầng một của toμ nhμ, nhưng theo lô-gic thì công việc Lắp đặt điện phải hoμn thμnh trước khi công việc Kiểm tra thiết bị điện có thể hoμn thμnh (hình 10.24)

Hình 10.24 Mối quan hệ Finish-to-Finish công việc đứng sau không thể hoμn thμnh

cho đến khi công việc đứng trước hoμn thμnh Cho phép thời gian sớm hoặc trễ (Lead and Lag time)

Thời gian trễ (Lag time) lμ khoảng thời gian trì hoãn giữa hai công việc có một mối quan hệ phụ thuộc Nói cách khác, khi cho phép một thời gian trễ tức lμ đã tạo ra một khoảng thời gian mμ công tác đi sau sẽ bắt đầu hoặc kết thúc muộn hơn

Hình 10.25a Công việc Lắp dựng cần trục bắt đầu trễ hơn một ngμy sau khi công

việc Vận chuyển cần trục về hoμn thμnh

Ví dụ trong dự án Lắp ghép nhμ công nghiệp, công việc Vận chuyển cần trục về hoμn thμnh thì công việc Lắp dựng cần trục mới có thể thực hiện Giữa hai công việc nμy tồn tại mối quan hệ Finish-to-Start Lμ người lập tiến độ dự án, người sử dụng thấy rằng sau khi vận chuyển cần trục về không thể lắp dựng ngay được bởi nhóm công nhân vận hμnh máy

sẽ đang phải lμm việc ở một địa điểm dự án khác Vì vậy bạn sẽ khai báo cho phép một thời gian trễ lμ một ngμy giữa hai công việc để nhóm công nhân kịp về đến nơi để lắp dựng cần trục (hình 10.2a)

Thời gian trễ 1 ngμy

Ngược lại, thời gian sớm (Lead time) lμ khoảng thời gian bắt đầu hoặc kết thúc sớm hơn của công việc đứng sau so với công việc đứng trước giữa hai công việc có một mối quan hệ phụ thuộc

Như vậy, ta có thể thấy rằng khoảng thời gian sớm hoặc trễ tạo ra tính mềm dẻo vμ linh hoạt cao hơn cho 4 loại mối quan hệ truyền thống, lμm cho bản kế hoạch tiến độ chi tiết, sát với điều kiện thực tế

4.9.3 Quan hệ tương tác giữa các rμng buộc vμ các mối liên hệ phụ thuộc

Khác với rμng buộc gắn các công việc với những ngμy xác định của dự án, các mối quan hệ phụ thuộc gắn thời gian của các công việc với nhau Cả rμng buộc vμ mối quan hệ phụ thuộc đều ảnh hưởng đến thời gian của dự án

Hình 10.26 Khi xuất hiện xung đột giữa các rμng buộc vμ mối quan hệ phụ thuộc, MP sẽ hiện hộp thoại Planning Wizard để thông báo vμ đề xuất các cách giải quyết

Để hiểu mối quan hệ tương tác có thể xảy ra giữa chúng, ta xem xét ví dụ sau đây: Giả sử có một công việc lμ Lμm lễ khởi công dự án với một rμng buộc lμ nó phải bắt

đầu diễn ra vμo ngμy 6/3/2006 bởi giấy mời đã được gửi đi hết Sau đó thiết lập một mối quan hệ phụ thuộc chỉ ra rằng công việc nμy phải bắt đầu sau khi công việc Chuẩn bị công trường xây dựng hoμn thμnh Công việc Chuẩn bị công trường xây dựng được lên tiến độ lμ hoμn thμnh vμo ngμy 10/3/2006 Nếu người sử dụng cứ cố thiết lập mối quan hệ như vậy,

MP sẽ hiện lên hộp thoại Planning Wizard như trên hình 10.26 Hộp thoại nμy thông báo

sự xung đột trong kế hoạch tiến độ vμ đề xuất hướng giải quyết MP sẽ luôn hiện hộp thoại

Công việc Sửa móng thủ công bắt đầu sớm hơn 1 ngμy trước khi

Đμo đất bằng máy kết thúc

Hình 10.25b Công việc sau bắt đầu trước khi công việc trước kết thúc