Báo cáo thực tập tại công ty xuất nhập khẩu tổng hợp I Việt Nam chuyên ngành quản trị kinh doanh trường đại học thương mại Công ty cổ phần xuất nhập khẩu tổng hợp I Việt Nam là một doanh nghiệp lớn hoạt động đa ngành nghề và là doanh nghiệp đi đầu trong ngành xuất khẩu nông sản. Trong đợt thực tập cuối khóa này, nhờ có cơ hội được thực tập tại công ty mà em có cơ hội tìm hiểu sâu hơn về tình hình kinh doanh của một doanh nghiệp trong thực tế. Dưới đây là báo cáo qua 4 tuần thực tập tổng hợp của em tại Công ty cổ phần xuất nhập khẩu tổng hợp I Việt Nam . Qua thời gian thực tập tổng hợp tại đây, em đã học hỏi được nhiều kiến thức bổ ích và nắm bắt được cơ cấu làm việc thực tế của Công ty. Đồng thời, em đã có cơ hội đi sâu tìm hiểu các bộ phận trong công ty, học hỏi được quá trình tác nghiệp cũng như cách ứng xử giao tiếp giữa nhân viên và nhà quản lý, giữa các đồng nghiệp với nhau. Đây thực sự là đợt thực tập bổ ích, là cơ hội giúp em hoàn thiện bản thân để đáp ứng yêu cầu công việc trong tương lai.
Trang 1LỜI MỞ ĐẦU
Công ty cổ phần xuất nhập khẩu tổng hợp I Việt Nam là một doanh nghiệp lớn hoạt động đa ngành nghề và là doanh nghiệp đi đầu trong ngành xuất khẩu nông sản Trong đợt thực tập cuối khóa này, nhờ có cơ hội được thực tập tại công ty mà em có cơ hội tìm hiểu sâu hơn về tình hình kinh doanh của một doanh nghiệp trong thực tế
Dưới đây là báo cáo qua 4 tuần thực tập tổng hợp của em tại Công ty cổ phần xuất nhập khẩu tổng hợp I Việt Nam Qua thời gian thực tập tổng hợp tại đây, em đã học hỏi được nhiều kiến thức bổ ích và nắm bắt được cơ cấu làm việc thực tế của Công ty Đồng thời, em đã có cơ hội đi sâu tìm hiểu các bộ phận trong công ty, học hỏi được quá trình tác nghiệp cũng như cách ứng xử giao tiếp giữa nhân viên và nhà quản lý, giữa các đồng nghiệp với nhau Đây thực sự là đợt thực tập bổ ích, là cơ hội giúp em hoàn thiện bản thân để đáp ứng yêu cầu công việc trong tương lai
Em xin được gửi lời cảm ơn chân thành và sâu sắc tới thầy PGS.TS Trần Hùng và các thầy cô trong khoa Quản trị kinh doanh – trường đại học Thương Mại đã tận tình hướng dẫn, chỉ bảo em trong quá trình thực tập và xây dựng báo cáo Đồng thời em cũng xin được gửi lời cảm ơn tới Bà Nguyễn Thị Thu Hoài (tổng giám đốc công ty) và các anh chị trong Công ty đã nhiệt tình giúp đỡ em hoàn thành đợt thực tập tổng hợp này Mặc dù đã rất cố gắng trong quá trình hoàn thiện bản báo cáo nhưng cũng không thể tránh khỏi những sai sót vì vậy em rất mong nhận được sự chỉ bảo, góp ý của các thầy cô
Em xin chân thành cám ơn !
Trang 2DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT
I. KHÁI QUÁT VỀ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH CỦA CÔNG TY CỔ
PHẦN XUẤT NHẬP KHẨU TỔNG HỢP I VIỆT NAM
Trang 31. Giới thiệu khái quát về công ty
1.1. Quá trình hình thành và phát triển của công ty
Công ty cổ phần xuất nhập khẩu Tổng hợp I Việt Nam tiền thân là doanh nghiệp nhà nước được thành lập từ tháng 12 năm 1981, với tên gọi ban đầu là Công ty xuất nhập khẩu Tổng hợp I, trực thuộc Bộ Ngoại thương
Công ty được thành lập lại theo luật doanh nghiệp bằng quyết định số 340TM/TCCB ngày 31/3/1993 và chuyển đổi thành Công ty Cổ phần xuất nhập khẩu Tổng hợp I Việt Nam theo quyết định số 3014/QĐ-BTM ngày 6/12/2005 của
Bộ Công thương Công ty chính thức hoạt động dưới hình thức Công ty cổ phần từ ngày 5/5/2006 ( giấy chứng nhận đăng kí kinh doanh cấp lần 1 ngày 5/5/2006) Công ty có 10 lần thay đổi giấy chứng nhận đăng kí kinh doanh và hiện đang hoat động theo giấy chứng nhận đăng kí kinh doanh lần thay đổi thứ 10 ngày 5/2/2016
- Tên pháp định : Công ty Cổ phần Xuất nhập khẩu Tổng hợp I Việt Nam
- Tên quốc tế : The Vietnam National General Export - Import Joint Stock Company No.1
- Tên viết tắt : GENERALEXIM.,JSC
- Trụ sở chính : Số 46 phường Ngô Quyền, quận Hoàn Kiếm, thành phố Hà Nội + Điện thoại : +84-(0)4-38.26.40.09
+ Fax: +84-(0)4-38.25.98.94
+ Email: gexim@generalexim.com.vn
+ Websize : www.generalexim.com.vn
Ngoài ra công ty có 3 chi nhánh tại Hải Phòng, Đà Nẵng, Tp Hồ Chí Minh và văn phòng đại diện tại Đồng Nai
1.2.Chức năng, nhiệm vụ của công ty
1.2.1 Chức năng của công ty
Trang 4- Trực tiếp xuất khẩu hoặc nhận ủy thác xuất khẩu các mặt hàng nông sản, hải sản, thủ công mỹ nghệ, các mặt hàng gia công chế biến tư liệu sản xuất và hàng tiêu dùng phục vụ cho nhu cầu sản xuất và đời sống theo kế hoạch, theo yêu cầu của địa phương, các ngành, các xí nghiệp thuộc các thành phần kinh tế theo quy định của Nhà nước
- Cung ứng vật tư, hàng hóa, nhập khẩu hoặc sản xuất trong nước phục vụ cho các địa phương, các ngành, các xí nghiệp thanh toán bằng tiền hoặc hàng hóa theo thỏa thuận trong hợp đồng kinh tế
- Sản xuất và gia công chế biến hàng hóa để xuất khẩu và làm các dịch vụ khác liên quan đến nhập khẩu
1.2.2 Nhiệm vụ của công ty
- Xây dựng và tổ chức thực hiện có hiệu quả các kế hoạch sản xuất kinh doanh dịch
vụ kể cả xuất nhập khẩu tư doanh cũng như ủy thác xuất nhập khẩu và các kế hoạch
có liên quan
- Tự tạo nguồn vốn, quản lý và khai thác sử dụng một cách có hiệu quả nguồn vốn, nộp đầy đủ ngân sách nhà nước
- Tuân thủ các chính sách, chế độ quản lý kinh tế, quản lý xuất nhập khẩu và giao dịch đối ngoại
- Thực hiện đầy đủ các cam kết trong các hợp đồng liên quan
- Nâng cao chất lượng, gia tăng lượng hàng xuất khẩu, mở rộng thị trường nước ngoài, thu hút ngoại tệ và đẩy mạnh hoạt động xuất khẩu
- Đào tạo cán bộ lành nghề
- Làm tốt công tác xã hội
1.3. Cơ cấu tổ chức bộ máy của công ty
ĐẠI HỘI ĐỒNG
CỔ ĐÔNG
BAN KIỂM
SOÁT
Tại Tp HCM Phòng XNK 3BAN ĐIỀU HÀNH
HỘI ĐỒNG QUẢN
TRỊ
Trang 5Sơ đồ 1: Cơ cấu tổ chức của công ty
( Nguồn: Phòng tổ chức hành chính)
1.4. Ngành nghề kinh doanh của công ty
Ngành nghề kinh doanh chính (chiếm trên 10% tổng doanh thu trong 2 năm gần đây nhất) của công ty gồm :
Các phòng kinh doanh
Các đơn vị có vốn đầu tư
Các CN&XN trực thuộc
Các phòng
quản lí
Công ty phát triển Đệ Nhất Tại Tp Hải
Phòng
Phòng Tổ chức
hành chính
Ngân hàng TMCP Eximbank
Tại Tp Đà Nẵng
Phòng Kế toán
tài chính
Phòng XNK 4
Công ty khoáng sản Mai Linh Đà Nẵng
XN may xuất khẩu Hải Phòng
Phòng Tổng
Văn phòng đại diện tại Đồng Nai
Phòng XNK 6 Ban Xây dựng
cơ bản
Công ty cổ phần BĐS Tổng hợp I
Tổng kho và XNCB nông lâm sản – hàng TCMN xuất khẩu
Phòng kinh doanh tài sản Ban Pháp chế
Trang 6- Kinh doanh nông, lâm, thủy hải sản, khoáng sản, hàng thủ công mỹ nghệ, hàng tạp phẩm, hàng công nghiệp, hàng gia công chế biến trong nước và nhập khẩu, các sản phẩm dệt may
- Sản xuất gia công chế biến, lắp ráp, các mặt hàng dệt may, đồ chơi ( trừ loại đồ chơi có hại cho giáo dục, nhân cách, sức khỏe của trẻ em hoặc gây ảnh hưởng đến an ninh trật
tự, an toàn xã hội), đồ gỗ, xe máy, điện tử điện lạnh, đồ gia dụng, nông lâm, thủy hải sản
- Đầu tư xây dựng và kinh doanh nhà ở và văn phòng, cho thuê văn phòng, căn hộ, kho bãi, nhà xưởng, phương tiện vận tải, nâng xếp, bốc dỡ hàng hóa
2. Tình hình sử dụng lao động của doanh nghiệp
2.1.Số lượng, chất lượng lao động của doanh nghiệp
Bảng 1: Bảng cơ cấu lao động theo trình độ của công ty từ năm 2013-2015
Đơn vị : lao động
Số lượng Tỉ lệ % Số lượng Tỉ lệ % Số
lượng
Tỉ lệ %
Đại học và trên
Cao đẳng và
trung cấp
Công nhân kĩ
(Nguồn: Phòng Hành chính nhân sự)
Từ bảng số liệu ta thấy rằng số lượng lao động của công ty ngày càng giảm Nguyên nhân là do trong những năm qua công ty chịu ảnh hưởng không nhỏ của nền kinh tế thế giới nhiều biến động, nên công ty đã tinh giảm tổ chức Số lượng công nhân viên giảm mạnh, sau 3 năm giảm 116 người Tuy số lượng lao động giảm nhưng chất lượng lao động của công ty ngày càng gia tăng Số lao động có trình độ đại học và trên đại học tăng từ 19,1% ( năm 2013) tăng lên 23,1% (năm 2015), số công nhân trình độ cao đẳng và trung cấp cũng tăng từ 7,16% (2013) lên 15,8% (2015), số lượng công nhân kĩ thuật dạy nghề giảm từ 73,74% ( 2013) xuống còn 61,1% (2015) Điều này cho thấy lao động của công ty ngày càng được cải thiện, phù hợp với sự phát triển của quy mô và sự tăng trưởng của nền kinh tế
Trang 72.2.Cơ cấu lao động của doanh nghiệp
Bảng 2: Bảng cơ cấu lao động của Công ty từ năm 2013-2015
Theo giới tính
Theo độ tuổi
(Nguồn: Phòng Hành chính nhân sự )
Từ bảng 2, ta thấy công ty sở hữu lực lượng lao động khá trẻ Số người dưới 45 tuổi chiếm hơn 80% trong tổng số nguồn lực của cả công ty Đây thực sự là một lợi thế của công ty khi có trong tay những người trẻ, năng động, thường xuyên cập nhật thông tin và thích nghi cao với môi trường kinh doanh biến động Công ty có tỉ lệ nhân viên nữ lớn gấp đôi so với nhân viên nam
3. Quy mô vốn kinh doanh của doanh nghiệp
3.1.Tổng mức và cơ cấu vốn kinh doanh của doanh nghiệp
Bảng 3 : Cơ cấu vốn kinh doanh của Công ty năm 2013-2015
Đơn vị: triệu đồng
2014 Năm 2015
1 Tiền và các khoản tương đương
2 Các khoản đầu tư tài chính ngắn
3 Các khoản phải thu ngắn hạn 507.240 735.892 592.170
Trang 85 Tài sản ngắn hạn khác 26.978 11.690 8.885
5.Các khoản đầu tư tài chính dài hạn 191.876 192.697 21.964
(Nguồn: Phòng Tài Chính – Kế Toán)
Bảng 4 : Cơ cấu nguồn vốn kinh doanh của công ty năm 2013-2015
Đơn vị : triệu đồng
B Nguồn vốn chủ sở
(Nguồn: Phòng Tài Chính – Kế Toán)
Qua 2 bảng trên cho thấy tài sản ngắn hạn > nợ ngắn hạn; tài sản dài hạn > nợ dài hạn, điều này chứng tỏ công ty đã giữ vững mối quan hệ cân đối giữa tài sản và nguồn vốn, sử dụng đúng mục đích nợ ngắn hạn
4. Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty
Bảng 5 : Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty năm 2013-2015
Đơn vị : triệu đồng
T
1 Doanh thu thuần bán hàng
3 Lợi nhuận gộp từ bán hàng
4 Lợi nhuận thuần từ hoạt
Trang 96 Lợi nhuận trước thuế 7.877 4.123 -134377
(Nguồn: Phòng Tài Chính – Kế Toán)
Qua bảng kết quả hoạt động kinh doanh của công ty, ta thấy tình hình kinh doanh của công ty gặp khó khăn trong vài năm trở lại đây: Doanh thu và lợi nhuận của công ty giảm dần qua các năm Năm 2013 và 2014 công ty có thu được lợi nhuận, cụ thể năm
2013 thu được 7.379 triệu đồng, năm 2014 lợi nhuận công ty giảm và chỉ thu được 4.123 triệu đồng Đến năm 2015 là một năm thực sự khó khăn của công ty khi không những không thu được lợi nhuận mà công ty phải chịu một khoản lỗ lớn lên tới 134377 triệu đồng Công ty thua lỗ là do hoạt động sản xuất kinh doanh trong năm 2015 của công ty diễn ra trong bối cảnh thị trường toàn cầu có những bất ổn do kinh tế thế giới đối mặt với nhiều rủi ro lớn và các nhân tố kinh tế chính trị khó lường, kinh tế trong nước có phục hồi nhưng thiếu yếu tố bền vững và cũng đối mặt với những khó khăn, thách thức như cạnh tranh trong tiêu thụ hàng hoá toàn cầu ngày càng gay gắt, giá cả trên thị trường thế giới biến động
II. PHÂN TÍCH VÀ ĐÁNH GIÁ NHỮNG TỒN TẠI CHÍNH CẦN GIẢI
QUYẾT TRONG CÁC LĨNH VỰC QUẢN TRỊ CHỦ YẾU TẠI CÔNG
TY CỔ PHẦN XUẤT NHẬP KHẨU TỔNG HỢP I VIỆT NAM
1 Tình hình thực hiện các chức năng quản trị và hoạt động quản trị chung của doanh nghiệp
1.1. Chức năng hoạch định
Công tác hoạch định ở công ty luôn được chú trọng và thường xuyên được nhà lãnh đạo kiểm tra và đánh giá chất lượng cũng như tiến độ thực hiện Công ty định hướng mục tiêu phát triển thành một công ty thương mại dịch vụ có thương hiệu mạnh trong nước và quốc tế, chú trọng phát triển một cách bền vững có chiều sâu vào lĩnh vực kinh doanh xuất nhập khẩu, đầu tư tài chính, đầu tư kinh doanh bất động sản và cho thuê kho bãi Sau khi xác định được mục tiêu, ban lãnh đạo tiến hành xây dựng các chiến lược trung và dài hạn, các kế hoạch chi tiết cụ thể và phổ biến cho các bộ phận chức năng để
có thể hoàn thành tốt công việc Tuy nhiên do sự biến động của thị trường, thay đổi của
Trang 10xã hội cho nên việc hoạch định của công ty vẫn gặp phải những khó khăn do những sự thay đổi đó, và những sự thay đổi đó đều khó có thể tính toán trước được hết
1.2. Chức năng tổ chức
Mô hình cơ cấu tổ chức bộ máy của công ty đảm bảo được chế độ một thủ trưởng Các nguồn lực được phân bổ hợp lí, tạo ra được bộ máy cấu trúc thực hiện các hoạt động, bố trí, huy động các nguồn lực đáp ứng nhu cầu các kế hoach đề ra Công ty duy trì ổn định tổ chức bộ máy thông qua các chính sách luân chuyển, quy hoạch cán bộ đồng thời với việc rà soát và tuyển dụng mới nhằm phòng ngừa rủi ro biến động nhân sự ảnh hưởng tới hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty Tuy nhiên vấn đề phân chia trách nghiệm còn thiếu rõ ràng và việc bố trí quyền hạn, trách nghiệm với năng lực chưa
ăn khớp, xung đột về trách nghiệm, nghĩa vụ Các nhà quản trị cấp trung bị hạn chế phạm vi quyền hạn không thể ra quyết định nhanh chóng kịp thời
1.3. Chức năng lãnh đạo
Công tác lãnh đạo được công ty thực hiện rất sát sao và hiệu quả, thúc đẩy nhân viên trong công ty hoàn thành tốt công việc của mình Lãnh đạo cấp cao và cấp trung đã biết
sử dụng các mô hình nhu cầu như Maslow ứng dụng vào lãnh đạo Các nhà lãnh đạo cấp trên sẽ phân quyền cho các cấp dưới và để họ chịu trách nhiệm trong quyền hạn của mình Hội đồng quản trị và ban điều hành thường xuyên đánh giá tình hình hoạt động, tình hình sản xuất kinh doanh, đánh giá việc thực hiện Nghị quyết đại hội đồng cổ đông
để từ đó có các chỉ đạo kịp thời, sát sao Mặc dù vậy chức năng lãnh đạo vẫn tồn tại một
số vấn đề như: Từ hội đồng quản trị xuống các ban lãnh đạo phó tổng giám đốc thông tin
1 chiều, các lãnh đạo cấp cao thường đưa ra những chính sách, hoạch định cá nhân và yêu cầu nhân viên tuân thủ mà không có sự phản hồi của cấp dưới khi thực thi chính sách
1.4. Chức năng kiểm soát
Hoạt động kiểm soát của công ty diễn ra khá thường xuyên Hàng tháng, hàng quý có các ban kiểm soát kiểm tra chéo nhau giữa các phòng ban Từ đó kịp thời phát hiện những sai sót mà các phòng ban gặp phải để điều chỉnh kịp thời thực hiện tốt các mục tiêu đề ra Ngoài kiểm soát việc thực hiện công việc khối văn phòng, công ty thường xuyên tiến hành tổ chức kiểm soát tiến độ thu mua hàng hóa; kiểm soát chất lượng sản phẩm trước khi xuất và nhập khẩu; theo dõi sát sao tiến độ thực hiện sản xuất hàng dệt
Trang 11may gia công ở xí nghiệp Hải Phòng Tuy diễn ra thường xuyên nhưng công tác kiểm soát vẫn còn những hạn chế Việc thiết lập kiểm tra và quá trình giám sát công việc của từng phòng ban, bộ phận và cá nhân còn chưa chặt chẽ, công tác kiểm soát các hoạt động liên quan đến hàng hóa xuất nhập khẩu của công ty chưa có quy trình rõ ràng
1.5. Vấn đề thu thập thông tin và ra quyết định quản trị
Công ty tiến hành thu thập cả thông tin bên trong và bên ngoài doanh nghiệp Các thông tin sau khi thu thập sẽ được xử lý và trình lên giám đốc Từ đó Tổng giám đốc sẽ tiến hành ra các quyết định quản trị trực tiếp đến các bộ phận, phòng ban, cá nhân có liên quan hoặc thông qua các phó giám đốc, trưởng phòng rồi truyền đạt tới nhân viên Tuy nhiên, quá trình thu thập thông tin chưa thực sự tốt, chưa thực sự nhất quán giữa các phòng ban, gây chậm trễ cho quá trình quản trị, ra quyết định, đôi khi mất đi cơ hội kinh doanh của công ty
2. Công tác quản trị chiến lược của doanh nghiệp
2.1. Tình thế môi trường chiến lược
Công tác phân tích tình thế môi trường chiến lược được thực hiện tương đối tốt Công ty tiến hành các hoạt động phân tích môi trường bên trong, bên ngoài để từ đó nắm được vị thế của công ty, đưa ra các chiến lược hoạt động phù hợp Công ty tiến hành phân tích các thông tin về môi trường vĩ mô như luật pháp, chính trị văn hóa xã hội, kinh tế… trong nước và các nước mà công ty tham gia xuất khẩu Đồng thời công ty xác định cho mình những đối thủ cạnh tranh trực tiếp, gián tiếp để từ đó có những chiến lược cạnh tranh phù hợp Bên cạnh việc phân tích môi trường bên ngoài công ty tiến hành phân tích môi trường bên trong như nguồn lực, năng lực để xác định các năng lực cốt lõi của công
ty để tạo lợi thế cạnh tranh Việc phân tích tình thế môi trường đã giúp công ty xác định được cho mình những cơ hội, thách thức, điểm mạnh, điểm yếu để từ đó lựa chọn các loại hình chiến lược
2.2. Hoạch định và triển khai chiến lược cạnh tranh và chiến lược phát triển thị trường Hoạt động xuất nhập khẩu là hoạt động cốt lõi của công ty nên về định hướng lâu dài công ty sẽ tiếp tục phát triển, tuy nhiên sẽ có những điều chỉnh để phát triển bền vững, tăng giá trị gia tăng trong sản phẩm xuất khẩu theo hướng lựa chọn mặt hàng tổ chức tham gia từ khâu gieo trồng, chế biến và gia nhập hệ thống phân phối Các mặt hàng được lựa chọn trên cơ sở lợi thế cạnh tranh quốc gia như: gạo, hạt tiêu, hạt điều…