Quản lý hệ thống phân phối bán hàng công ty cà phê trung nguyên

Ngoài ra hầu hết các công ty hiện nay đều nhận thức được vai trò của quảng cáo khuyến mãi trong việc đưa sản phẩm đến với người tiêu dùng.Song đó cũng chỉ là biện pháp tạm thời không man

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP.HỒ CHÍ MINH

KHOA TIN HỌC QUẢN LÝ

Niên khóa 2008-2012

LỜI CẢM ƠN

Với tấm lòng biết ơn trân trọng nhất, em xin gửi lời cảm ơn đến toàn thể gia đình, bạn bè thân hữu cùng quý thầy cô đã ủng hộ, động viên và giúp đỡ em trong suốt các năm qua

Em xin chân thành cảm ơn quý thầy cô Trường đại học Kinh tế TP.Hồ Chí Minh

đã hướng dẫn, giảng dạy, chỉ bảo tận tình, trang bị cho chúng em những kiến thức và kinh nghiệm quý báu trong suốt 4 năm học vừa qua

Xin cảm ơn các thầy cô trong Khoa Tin Học Quản Lý đã tạo mọi điều kiện, hỗ trợ, hướng dẫn giúp em hoàn thành chuyên đề tốt nghiệp

Em xin chân thành cảm ơn thầy Nguyễn Quốc Hùng đã tận tình hướng dẫn, chỉ

bảo em trong suốt thời gian qua, giúp em hoàn thành chuyên đề tốt nghiệp này

Sinh viên thực hiện

Trần Phúc An

NHẬN XÉT CƠ QUAN THỰC TẬP



TP.HCM, ngày……tháng……năm 2012

GIÁM ĐỐC TRUNG TÂM

NHẬN XÉT GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN



TP.HCM, ngày……tháng……năm 2012 GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN

NGUYỄN QUỐC HÙNG

Mục lục

Chương 1: TỔNG QUAN 8

1.1 Mô tả đề tài : 8

1.1.1Giới thiệu công ty: 8

1.2.Lý do chọn đề tài: 9

1.3 Mục tiêu và đối tượng nghiên cứu: 10

1.4 Phương pháp nghiên cứu và công cụ: 11

Chương 2: PHÂN TÍCH HIỆN TRẠNG 12

2.1 Khảo sát và phân tích hiện trạng: 12

2.1.1 Khảo sát thực trạng phân phối: 12

2.1.2 Đánh giá: 13

2.1.3 Thực trạng các trung gian phân phối: 13

2.2 Đặc tả quy trình hệ thống bán hàng phân phối: 14

2.2.1 Nhập hàng vào kho: 14

2.2.2 Bán hàng cho khách hàng: 15

2.2.3 Giao Hàng: 16

Chương 3: PHÂN TÍCH HỆ THỐNG ……….19

3.1 Mô hình hóa nghiệp vụ của hệ thống: 18

3.1.1 Biểu đồ phân rã chức năng 18

3.2: Mô hình hóa quá trình xử lý 19

3.2.1:Biểu đổ DFD mức ngữ cảnh:……… …….……19

3.2.2 Biểu đồ DFD mức 0::……… ….20

3.2.3 Biểu đồ DFD mức 1 của quy trình tiếp nhận đơn hàng:………21

3.2.4.Biểu đồ DFD mức 1 của quy trình kiểm tra hàng……… 22

3.2.5.Biểu đồ DFD mức 1 của quy trình giao hàng……… 23

3.3 Mô hình dữ liệu quan niệm ERM:……… … 24

3.3.1.Các thực thể:……….……25

3.4 Mô hình dữ liệu logic:……….….26

3.4.1 Chuyển ERM sang mô hình quan hệ.……….26

3.4.2.Mô tả các ràng buộc toàn vẹn:……… 27

3.4.2.1 Ràng buộc khóa nội……….27

3.4.2.2 Ràng buộc khóa ngoại.:……… ……….28

3.4.2.3.Ràng buộc miền giá trị……… 29

3.4.3 Mô hình dữ liệu quan hệ……….31

3.5 Mô hình dữ liệu vật lý.……… ………32

3.5.1 Mô hình……….……32

3.5.2.Các bảng dữ liệu:……… ……… 33

Chương 4:GIAO DIỆN CHƯƠNG TRÌNH:……… ……… 45

Chương 5:KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ……….56

Quản Lý Hoạt Động Bán Hàng Phân Phối Cà Phê Trung Nguyên

Chương I.TỔNG QUAN:

1.1Mô Tả Đề Tài:

1.1.1 Giới thiệu về công ty:

a) Quá trình hình thành và phát triển của công ty:

Ra đời vào giữa năm 1996 -Trung Nguyên là 1 nhãn hiệu cà phê non trẻ của Việt Nam, nhưng đã nhanh chóng tạo dựng được uy tín và trở thành thương hiệu cà phê quen thuộc nhất đối với người tiêu dùng cả trong và ngoài nước

Chỉ trong vòng 10 năm, từ một hãng cà phê nhỏ bé nằm giữa thủ phủ cà phê Buôn Mê Thuột, Trung Nguyên đã trỗi dậy thành một tập đoàn hùng mạnh với 6 công ty thành viên: Công ty cổ phần Trung Nguyên, công ty cổ phần cà phê hòa tan Trung Nguyên, công ty TNHH cà phê Trung Nguyên, công ty cổ phần thương mại và dịch vụ G7 và công

ty liên doanh Vietnam Global Gateway (VGG) với các ngành nghề chính bao gồm: sản xuất, chế biến, kinh doanh trà, cà phê; nhượng quyền thương hiệu và dịch vụ phân phối, bán lẻ hiện đại Trong tương lai, tập đoàn Trung Nguyên sẽ phát triển với 10 công ty thành viên, kinh doanh nhiều ngành nghề đa dạng

Đi tiên phong trong việc áp dụng mô hình kinh doanh nhượng quyền tại Việt Nam, hiện nay, Trung Nguyên đã có một mạng lưới gần 1000 quán cà phê nhượng quyền trên cả nước và 8 quán ở nước ngoài như: Mĩ, Nhật, Singapore, Thái Lan, Trung Quốc,

Campuchia, Ba Lan, Ukraina Sản phẩm cà phê Trung Nguyên và cà phê hòa tan G7 đã

được xuất khẩu đến 43 Quốc Gia trên thế giới với các thị trường trọng điểm như Mĩ, Trung Quốc Bên cạnh đó, Trung Nguyên cũng đã xây dựng được một hệ thống hơn 1000 cửa hàng tiện lợi và trung tâm phân phối G7Mart trên toàn quốc

1.2 Lý do chọn để tài :

Hiện nay xã hội ngày càng phát triển,trình độ khoa học kỹ thuật ngày càng tiến bộ,đồng thời các doanh nghiệp có cơi hội tiếp cận với các nguồn vốn đầu tư nước ngoài và các tổ chức tín dụng trong nước nên có được các yếu tố cần thiết để sản xuất phát triển kinh doanh.Do đó sản phẩm của các công ty về mặt chất lượng thì độ chênh lệch không quá lớn nên giá cả cũng không hơn kém nhau là bao

Ngoài ra hầu hết các công ty hiện nay đều nhận thức được vai trò của quảng cáo khuyến mãi trong việc đưa sản phẩm đến với người tiêu dùng.Song đó cũng chỉ là biện pháp tạm thời không mang tính lâu dài và bền vững.Muốn sản phẩm được người tiêu dùng chấp nhận và sản phẩm vươn xa,mở rộng khắp đến được nhiều người tiêu dùng hơn,khách hàng trở nên thân thiết hơn thì sản phẩm cơ bản phải phục vụ tốt được khách hàng ở mọi lúc mọi nơi,điều đó đồng nghĩa phải có một hệ thống phân phối tốt và rộng khắp

Như vậy có thể hiểu rằng phân phối đóng một vai trò hết sức quan trọng trong việc tiếp thị sản phẩm của công ty đến với người tiêu dùng.Quyết định về hệ thống phân phối có ảnh hưởng lớn tới các quyết định marketing khác.Mức độ tiêu thụ sản phẩm,doanh thu của công ty phụ thuộc nhiều vào hệ thống phân phối sản phẩm ra thị trường

Ngoài ra theo lộ trình hội nhập mở cửa từ nhiều năm nay của đất nước,sản phẩm nước ngoài vào Việt Nam ngày càng nhiều,mức độ cạnh tranh sẽ trở nên gay gắt hơn nên việc cải thiện và phát triển hệ thống phân phối đang là yêu cầu cấp bách đối với tất cả các công ty nói chung và đối với cà phê Trung Nguyên nói riêng

1.3.Mục tiêu và đối tƣợng nghiên cứu :

Nghiên cứu hệ thống phân phối của công ty cà phê Trung Nguyên để thấy đƣợc những

ƣu và nhƣợc điểm,những thuận lợi và khó khăn trong hoạt động của hệ thống phân

phối.Từ đó có những biện pháp hợp lý và khả quan bổ sung cho việc mở rộng và phát triển hệ thống phân phối

Hệ thống quản lý sẽ giải quyết đƣợc các vấn đề sau :

+ Khai báo và quản lý các danh mục :

+Quản lý tài khoản nợ phải thu của khách hàng

+Theo dõi hạn mức công nợ của từng khách hàng,báo khi mức nợ vƣợt quá hạn mức +Theo dõi tuổi nợ và thời hạn thanh toán của từng hóa đơn

+Lên các báo cáo :

- Báo cáo công nợ phải thu theo khách hàng

- Bảng tổng hợp số dƣ công nợ phải thu cuối kỳ

=> Hệ thống cơ bản sẽ quản lý đƣợc các hồ sơ cũng nhƣ hạch toán liên quan đến việc quản lý các hóa đơn bán hàng, quản lý công nợ phải thu của khách hàng hiệu quả hơn

1.4.Phương pháp nghiên cứu & các công cụ :

Phương pháp nghiên cứu :

+ Phân tich thiết kế hệ thống thông tin quản lý

Công cụ sử dụng :

+ Công cụ phân tích thiết kế : Microsoft Visio 2010

+ Hệ quản trị cơ sở dữ liệu : Microsoft SQL server 2008

+ Visual Studio 2010 ( ngôn ngữ C#) để xây dựng

+ Công cụ hỗ trợ : Microsoft Office 2010

Chương 2:PHÂN TÍCH HIỆN TRẠNG

Phân tích hiện trạng hoạt động bán hàng phân phối công ty cà phê Trung Nguyên:

2.1.Khảo Sát và Phân Tích Hiện Trạng:

2.1.1 Khảo sát thực trạng phân phối :

* Các kiểu mạng lưới phân phối :

* Phân phối trực tiếp :

( không trung gian)

- Dàn vốn chậm,luân chuyển phát triển đầu mối phức tạp,khó quản lý

* Phân phối gián tiếp :

( trung gian -> người tiêu dùng )

phân phối theo nhu cầu của khách hàng :

- vị trí địa lý

- số lượng

- thời gian tiêu thụ

- tần suất mua hàng

* Đánh giá trung gian :

Định kỳ đánh giá công tác của nhà phân phối :

2.1.3 Thực trạng các trung gian phân phối :

- Đại lý : doanh thu có đạt đủ chỉ tiêu,định mức đề ra hay không ? có quy định giá bán thấp nhất,lớn nhất đúng với quy định không ?

- Hệ thống cửa hàng công ty : là nơi thu nhận tốt và chính xác nhất những thông tin của khách hàng về sở thích,nhu cầu hay ý kiến đóng góp về sản phẩm

- Nhà hàng,khách sạn : bán được các sản phẩm cao cấp,chất lượng cao, thu nhập cho

công ty cao

- Nhà bán lẻ :

* hệ thống siêu thị lớn nhỏ : phát triển các dịch vụ ( ATM ,khuyến mãi ) đảm bảo chất

lượng sản phẩm

* điểm bán lẻ : không kiểm soát

2.2 Đặc tả quy trình hoạt động của hệ thống bán hàng phân phối:

2.2.1 Nhập hàng vào kho:

Bộ phận kho sẽ trực tiếp nhận hàng và kiểm tra số lượng ,chất lượng cà phê từ đơn

vị vận chuyển của công ty trước khi đưa vào kho Sau đó thủ kho sẽ lập và lưu phiếu nhập kho ghi chi tiết ngày giờ,số lượng,chất lượng,hình thức nhập hàng vào phiếu

2.2.2 Bán hàng cho khách hàng:

*Tiếp nhận đơn hàng:

Khách hàng đặt trước 1 ngày tại bộ phận bán hàng thuộc phòng kinh doanh qua 2 hình thức:

- Khách hàng trực tiếp tại hệ thống cửa hàng các chi nhánh của công ty

- Khách hàng đặt hàng qua hệ thống thư,điện thoại,fax

- Khi khách hàng đặt đơn hàng mua sản phẩm của công ty,nhân viên bán hàng

thuộc bộ phận kinh doanh tiếp nhận đơn hàng của khách hàng chuyển đến bộ phận

kế toán

*Kiểm tra đơn hàng:

- Nếu là khách hàng chưa giao dịch lần nào,kế toán ghi nhận lại toàn bộ thông tin khách hàng gồm: tên,địa chỉ,số điện thoại,mã số thuế … Sau đó lập tài khoản chi tiết nợ phải thu riêng cho khách hàng

- Nếu là khách hàng cũ ,tra cứu thông tin đã lưu trong hệ thống cũ trước đó,cũng như đã có sẵn tài khoản chi tiết nợ phải thu của khách hàng,xem xét thời gian công

nợ và hạn mức công nợ từ đó xử lý có chấp nhận đơn đặt hàng hay không

- Nợ phải thu cần phải được hạch toán chi tiết từng đối tượng khách hàng,thuộc nhóm khách hàng nào,thời hạn thanh toán

- Nợ phải thu gắn liền với quá trình bán hàng vì vậy cần theo dõi chặt chẽ hạn thanh toán,hạn mức công nợ của khách hàng trước khi lập hóa đơn bán hàng

- Kế toán căn cứ vào thông tin đơn hàng tiến hành kiểm tra dữ liệu kho từ hệ thống xem số lượng hàng tồn còn đủ để bán cho khách hàng hay không

Xảy ra 2 trường hợp:

+ Nếu hết hàng thì thông báo từ chối yêu cầu của khách hàng

+Nếu còn hàng bộ phân kế toán gửi đơn hàng của khách hàng lên giám đốc duyệt sau đó in thành 3 bản,1 bản đơn hàng gửi phòng kinh doanh để tiến hành lập hợp đồng bán hàng,1 bản đơn hàng gửi cho kế toán để kế toán tính chi phí phải thu của khách hàng,1 bản đơn hàng gửi cho bộ phận kho để chuẩn bị hàng giao

- Bộ phận kinh doanh tiến hành hướng dẫn,thỏa thuận bán hàng và làm thủ tục ký kết, lập hợp đồng bán hàng cho khách hàng,1 bản cho khách hàng,1 bản bộ phận kinh doanh lưu lại

- Khách hàng sang bộ phận kế toán nộp tiền hàng ,kế toán tạo và lưu vào hệ thống hóa đơn bán hàng,hệ thống sẽ đưa ra danh mục thuế GTGT cũng như danh mục % chiết khấu tùy từng đối tượng khách hàng để kế toán lựa chọn cho phù hợp với

hóa đơn xuất bán.Hóa đơn này sẽ được in ra và giao cho khách hàng sau khi khách hàng thanh toán xong tiền hàng

- Ghi nhận theo hóa đơn và lưu phiếu thu nếu khách hàng đã thanh toán tiền hàng hoặc thanh toán một phần

- Cập nhật số phát sinh công nợ vào tài khoản khách hàng dựa vào hóa đơn bán hàng và phiếu thu ( nếu có )

- Khách hàng trình hóa đơn cho bộ phận kho khi nhận được hàng,bộ phận kho kiểm tra,lập và lưu phiếu xuất kho,đưa khách hàng 1 bản

2.2.3 Giao hàng:

- Bộ phận kho gom hàng theo phiếu ,thỏa thuận nhận hàng với khách hàng,tiến

hành tổ chức gửi hàng

chức năng của hệ thống:

*Hằng tháng,hằng quý và cuối năm hệ thống sẽ thực hiện:

- Theo dõi hạn mức công nợ cho từng khách hàng tùy theo việc khách hàng thuộc nhóm nào

- Theo dõi tuổi nợ cũng như thời hạn thanh toán cho từng hóa đơn

- Thống kê in danh sách những khách hàng còn hạn mức công nợ

- Thống kê in danh sách những khách hàng sắp tới hạn mức thanh toán,những khách hàng quá hạn thanh toán

- Thống kê tuổi nợ của từng hóa đơn

- In các báo cáo:

+ Sổ chi tiết công nợ của một khách hàng

+ Bảng tổng hợp số dư công nợ phải thu cuối kỳ

+ Thống kê các hóa đơn chưa thanh toán

+ Thống kê các hóa đơn chưa thanh toán đủ

+ Thống kê các hóa đơn đã thanh toán đủ,

+ Thống kê các hóa đơn đến hạn thanh toán

+ Thống kê các hóa đơn quá hạn thanh toán

+ Thống kê các phiếu thu của một hóa đơn

+ Thống kê công nợ của khách hàng

* Chi tiết hình thức thanh toán,chính sách giá,chiết khấu của khách hàng:

 Đại lý không ký quỹ: thanh toán ngay

- Công ty giao hàng cho đại lý : chiết khấu 0.4%

- Đại lý đến nhận hàng tại công ty : chiết khấu 1.0%

 Đại lý có ký quỹ: thanh toán chậm trong vòng 15 ngày ghi trên hóa đơn,số công nợ không vượt quá số tiền ký quỹ:

- Chiết khấu cho khách hàng 0.8% trên doanh số trước thuế,không vượt quá

số tiền ký quỹ,thời gian thanh toán mỗi tháng một lần

- Đại lý nhận tại kho của công ty hoặc chi nhánh cà phê Trung Nguyên : chiết khấu 0.6%

- Đại lý thanh toán ngay được chiết khấu 1.2%

 Cửa hàng: báo cáo sổ và thanh toán cuối mỗi tháng

 Siêu thị: thỏa thuận tùy điều kiện.hợp đồng ( thường là thanh toán gối đầu

một tháng)

 Nhà hàng,khách sạn: cuối tháng thanh toán hóa đơn phát sinh

CHƯƠNG 3: PHÂN TÍCH HỆ THỐNG

3.1 Mô hình hóa nghiệp vụ của hệ thống:

3.1.1 Biểu đồ phân rã chức năng:

Gom hàng và gửi hàng

Kiểm tra hàng hóa

nhập vào

Lập và lưu phiếu

nhập kho

Cập nhật dữ liệu

hàng hóa cho kho

Kiểm tra,lập và lưu

phiếu xuất kho

Ghi nhận thông tin đơn hàng

Lập phiếu giao hàng

Theo dõi hạn mức công nợ

Xác định tuổi & thời hạn thanh toán của từng hợp đồng

Xác định,cập nhật thanh toán công nợ mỗi hợp đồng

Lập các loại báo cáo

Gom hàng theo phiếu

Thỏa thuận nhận hàng

Tổ chức gửi hàng

3.2 Mô hình hóa quá trình xử lý:

3.2.1 Biểu đồ ngữ cảnh của hệ thống :

Nhân viên kho

TT khách hàng

TT công nợ

Đơn đặt hàng Đơn đặt hàng đã duyệt

Hợp đồng bán hàng Hóa đơn

TT khách hàng cũ Phiếu thu

3.2.2 Biểu đồ luồng dữ liệu mức 0:

Nhan vien kinh

doanh

Nhân viên kế toán

TT công nợ

TT đơn hàng

TT Khách hàng cũ Phiếu thu công nợ Hợp đồng Hóa đơn

TT Hóa đơn Phiếu xuất kho

Kiểm Tra Hàng

Giao Hàng

3.2.3 Biểu đồ luồng dữ liệu mức 1 của quy trình Tiếp nhận đơn hàng:

Nhân viên bán hàng

Nhân viên kế toán

Danh mục khách hàng

Danh mục công nợ của

1.3

Kiểm Tra TT Khách Hàng Phân Loại KH

Kiểm Tra Công Nợ

3.2.4 Biểu đồ luồng dữ liệu mức 1 của quy trình Kiểm Tra Hàng:

3.2.5 Biểu đồ luồng dữ liệu mức 1 của quy trình Giao Hàng:

Nhân Viên Kho

Danh mục hàng trong

kho

Hóa đơn 3.1

3.3 Mô hình dữ liệu quan niệm ERM:

3.4 Mô hình dữ liệu Logic:

3.4.1 Chuyển ERM sang mô hình quan hệ:

3.4.2 Mô tả các ràng buộc toàn vẹn:

3.4.2.1 Ràng buộc khóa nội:

R3-270:ChiTietPhieuXuatKho.SoLuong >= 0

3.4.3.Mô Hình Dữ Liệu Quan Hệ:

Phiếu Nhập Kho Kho

Chi Tiết Phiếu Xuất

(1,n) (1,1)

3.5 Mô hình dữ liệu vật lý:

3.5.1 Mô hình:

3.5.2 Các bảng dữ liệu:

1.KhachHang:

(MaKH,TenKH,MaNhom,DiaChi,SDT,Email,HanMucCongNo,ChietKhau,TuoiNo)

2.NhomKH (MaNhom,TenNhom,HanMucCongNo,ChietKhau,TuoiNo)

3.DonDatHang

( MaSoDonHang,NgayLap,MaKH,TenKH,NgayGiaoHang,ThanhTien,TrangThai)

4.ChiTietDonDatHang:

(MaSoDonHang,MaHH,TenHH,DonViTinh,SoLuong,DonGia,ThueVAT,ThanhTie n,ChietKhau,HinhThucThanhToan,HanThanhToan)