luận văn thạc sĩ kế toán hàng tồn kho tại công ty TNHH sản xuất thương mại và dịch vụ anh nguyên

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan đây là đề tài nghiên cứu do tôi thực hiện Các số liệu, kếtquả nêu trong luận văn là trung thực và có nguồn gốc rõ ràng Luận văn không cósự sao chép bất kỳ công trình nào trước đấy.

Tôi xin chịu trách nhiệm về nghiên cứu của mình

Học viên

HOÀNG LỆ NGA

LỜI CẢM ƠN

Sau quá trình tìm tòi và nghiên cứu dưới sự giúp đỡ tận tình của Thầy, Cô,

em đã hoàn thành luận văn “Kế toán hàng tồn kho tại công ty TNHH Sản xuất

thương mại và Dịch vụ Anh Nguyên” Để có được kết quả như ngày hôm nay, đầu

tiên, cho em được gửi lời cảm ơn đến tất cả các thầy cô giảng viên của khoa SauĐại học – Trường Đại học Thương mại đã nhiệt tình giảng dạy chúng em trong suốtkhóa học vừa qua.

Em xin được gửi lời cảm ơn sâu sắc đến PGS.TS Giang Thị Xuyến - ngườiđã tận tình hướng dẫn em trong suốt quá trình làm luận văn

Em cũng xin đặc biệt gửi lời cảm ơn các cô chú, các anh chị tại phòng kếtoán các doanh nghiệp nhựa đã nhiệt tình giúp đỡ em trong việc thu thập và đánhgiá các dữ liệu thực tế về kế toán chi phí, giá thành để từ đó em có thêm kinhnghiệm và có cơ sở để hoàn thành luận văn này.

Với thời gian nghiên cứu và kiến thức, kinh nghiệm còn nhiều hạn chế, chắcchắn bài viết của em còn nhiều thiếu sót Em rất mong nhận được sự góp ý của cácthầy cô, các anh chị và các bạn để luận văn được hoàn thiện hơn.

Em xin chân thành cảm ơn!

Hà Nội, tháng 11 năm 2016

MỤC LỤC

LỜI CAM ĐOAN i

LỜI CẢM ƠN ii

MỤC LỤC iii

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT vi

DANH MỤC BẢNG BIỂU SƠ ĐỒ vii

MỞ ĐẦU 1

1, Tính cấp thiết của đề tài 1

2 Tổng quan Nghiên cứu: 2

3 Mục đích nghiên cứu của đề tài luận văn : 4

4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu đề tài luận văn: 4

5 Ý nghĩa khoa học và thực tiễn : 4

6 Phương pháp nghiên cứu : 4

7 Kết cấu luận văn : 4

CHƯƠNG 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ KẾ TOÁN HÀNG TỒN KHO TRONGDOANH NGHIỆP THƯƠNG MẠI, DỊCH VỤ 6

1.1 ĐẶC ĐIỂM, NỘI DUNG VÀ YÊU CẦU QUẢN LÝ HÀNG TỒN KHOTRONG DOANH NGHIỆP THƯƠNG MẠI : 6

1.1.1 Đặc điểm hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp thương mại : 6

1.1.2 Yêu cầu quản lý hàng tồn kho tại các doanh nghiệp thương mại 7

1.2.KẾ TOÁN HÀNG TỒN KHO THEO GÓC ĐỘ KẾ TOÁN TÀICHÍNH 9

1.2.1.Kế toán hàng tồn kho theo quy định chuẩn mực kế toán 9

1.2.2 Kế toán hàng tồn kho theo quy định của chế độ kế toán hiện hành 17

1.3 KẾ TOÁN HÀNG TỒN KHO THEO GÓC ĐỘ KẾ TOÁN QUẢN TRỊ .271.3.1 Yêu cầu quản lý hàng tồn kho 27

1.3.2 Nội dung quản trị hàng tồn kho 30

KẾT LUẬN CHƯƠNG 1 : 37

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN HÀNG TỒN KHO TẠICÔNG TY TNHH SẢN XUẤT THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ ANH NGUYÊN.

2.1.2 Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán 43

2.1.3 Đặc điểm tổ chức công tác kế toán 47

2.2.Thực trạng kế toán hàng tồn kho ở công ty TNHH sản xuất thương mại vàDịch vụ Anh Nguyên trên phương diện kế toán tài chính : 51

2.2.1 Đặc điểm hàng tồn kho tại công ty TNHH sản xuất thương mại và dịch vụAnh Nguyên : 51

2.2.2 Phương pháp kế toán hàng tồn kho và phương pháp tính giá hàng tồn kho: 51

2.2.3 Kế toán chi tiết hàng tồn kho : 57

2.2.4 Trình bày thông tin trên báo cáo tài chính 60

2.3 Thực trạng kế toán hàng tồn kho tại công ty TNHH SXTM và DV AnhNguyên theo quan điểm kế toán quản trị : 61

KẾT LUẬN CHƯƠNG 2 68

CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾTOÁN HÀNG TỒN KHO TẠI CÔNG TY TNHH SẢN XUẤT THƯƠNG MẠIVÀ DỊCH VỤ ANH NGUYÊN 69

3.1 Những yêu cầu cơ bản của việc hoàn thiện kế toán hàng tồn kho tại công tyTNHH thương mại sản xuất và dịch vụ Anh Nguyên 69

3.2.1 Những yêu cầu cơ bản của việc hoàn thiện kế toán hàng tồn kho 69

3.3 Các giải pháp hoàn thiện kế toán hàng tồn kho tại công ty TNHH Thươngmại sản xuất và dịch vụ Anh Nguyên 72

3.3.1 Hoàn thiện khung lý thuyết về kế toán hàng tồn kho 72

3.3.2 Hoàn thiện kế toán hàng tồn kho theo quan điểm kế toán tài chính 73

3.3.3 Hoàn thiện kế toán hàng tồn kho theo quan điểm kế toán quản trị 78

3.3.4 Ứng dụng công nghệ thông tin vào kế toán hàng tồn kho 84

3.4 Điều kiện thực hiện các giải pháp 85

3.4 1 Về phía Nhà nước 85

3.4.2 Về phía doanh nghiệp 86

3.5 Những hạn chế và định hướng nghiên cứu trong tương lai 87

3.5.1 Những hạn chế trong vấn đề nghiên cứu 87

3.5.2 Định hướng nghiên cứu trong tương lai 87

KẾT LUẬN CHƯƠNG 3 89PHỤ LỤC

DANH MỤC BẢNG BIỂU SƠ ĐỒ

Sơ đồ

Sơ đồ 1 Bộ máy tổ chức của công ty TNHH SX TM và dịch vụ Anh Nguyên

Sơ đồ 2 Bộ máy kế toán công ty TNHH SX TM và DV Anh Nguyên

Sơ đồ 3 Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung tại côngty Sản xuất thương mại và Dịch vụ Anh Nguyên

Sơ đồ 4 Trình tự ghi sổ chi tiết hàng tồn kho

MỞ ĐẦU1, Tính cấp thiết của đề tài

1.1 Về lý luận

Hàng tồn kho là một bộ phận tài sản không thể thiếu trong bất kỳ chu trìnhsản xuất nào của doanh nghiệp cũng như nền kinh tế quốc dõn Hàng tồn kho khôngnhững phản ánh năng lực sản xuất, cơ sở vật chất và ứng dụng tiến bộ khoa họccông nghệ vào sản xuất mà cũn phản ánh quy mô và trình độ quản lý vốn kinhdoanh của doanh nghiệp.

1.2 Về thực tiễn

Đối với Việt Nam, khi tiến trình hội nhập kinh tế quốc tế đã trở thành vấn đề thời sự như hiện nay, thì cùng với tài sản cố định, hàng tồn kho dần trở thành yếu tốquan trọng để tạo ra sức cạnh tranh của các doanh nghiệp.

Để tăng năng lực sản xuất và khả năng cạnh tranh trên thị trường, các doanhnghiệp không chỉ đơn giản là quan tâm đến vấn đề có hay không một loại hàng tồnkho nào đó mà là sử dụng hàng tồn kho như thế nào và thông qua đó, điều quantrọng hơn là phải tìm ra các biện pháp hữu hiệu để bảo toàn, phát triển và nâng caohiệu quả sử dụng vốn lưu động, tạo điều kiện hạ giá thành sản phẩm, dịch vụ, quayvòng nhanh vốn lưu động để tái sản xuất và gia tăng giá trị doanh nghiệp Hạch toánkế toán hàng tồn kho với chức năng và nhiệm vụ cung cấp các thông tin chính xác,kịp thời về hàng tồn kho cho nhà quản lý là một công cụ đắc lực góp phần nâng caohiệu quả quản lý và sử dụng vốn lưu động trong doanh nghiệp.

Trước yêu cầu phát triển của nền kinh tế và xu hướng hội nhập quốc tế , vấnđề đổi mới , nâng cao hiệu quả công tác quản lý và hạch toán kế toán càng trở lêncần thiết Với mục tiêu đó , chúng ta đã và đang nghiên cứu dần từng bước hoànthiện hệ thống hạch toán kế toán Đã có bốn chuẩn mực kế toán Việt Nam ra đời vànhiều văn bản , quyết định , thông tư được ban hành quy định , hướng dẫn việc hạchtoán kế toán tại các doanh nghiệp

Công ty TNHH SX thương mại và dịch vụ Anh Nguyên là một đơn vị cókhoản mục hàng tồn kho rất lớn xét cả về mặt số lượng và giá trị Là một doanh

nghiệp bán lẻ hàng nội thất với hệ thống trên 4.000 mặt hàng , hệ thống gồm 11 siêuthị phân phối trên địa bàn Hà Nội và Hồ Chí Minh Chính vì vậy , công tác quản lývà kế toán hàng tồn kho rất quan trọng cho sự phát triển bền vững của doanh nghiệpNhận thấy tầm quan trọng của công tác kế toán hàng tồn kho , tác giả đãchọn đề tài : “Kế toán hàng tồn kho tại Công ty Trách nhiệm hữu hạn sản xuấtthương mại và Dịch vụ Anh Nguyên “

2 Tổng quan Nghiên cứu:

Luận văn thạc sỹ: “Kế toán Hàng tồn kho tại Công ty Cổ phần Kim Tín”,

tác giả Lê Thị Hồng Ngân, đại học Thương mại, 2013.

Về lý thuyết, luận văn tổng hợp và hệ thống lý luận chung Kế toán Hàng tồnkho theo quy định văn bản pháp quy, hệ thống chuẩn mực và chế độ kế toán hiệnhành.

Về thực tiễn: đi sâu phân tích thực trạng kế toán Hàng tồn kho tại Công tyCổ phần Kim Tín Dựa trên quy định của văn bản pháp quy, hệ thống chuẩn mực vàchế độ kế toán hiện hành để qua đó thấy được ưu điểm và tồn tại, những mặt chưatốt trong công tác hạch toán Hàng tồn kho tại Doanh nghiệp theo quan điểm Kế toántài chính và Kế toán quản trị.

Luận văn thạc sỹ: “Hoàn thiện Tổ chức công tác kế toán Hàng tồn khonhằm tăng cường quản lý tại Công ty Cổ phần Vật Liệu Xây dựng Vận tải ĐạiCát Lộc”, tác giả Bùi Thị Lan Anh, Đại học Dân lập Hải Phòng, 2012

Tác giả đã hệ thống hóa , phân tích và làm sáng tỏ những lý luận cơ bản về tổchức kế toán Hàng tồn kho ở góc độ thu nhận, hệ thống hóa và cung cấp thông tinkế toán về hoạt động kinh doanh vận tải Vật liệu Xây dựng Luận văn tiếp cận phầnhành Hạch toán Hàng tồn kho ở góc độ Kế toán tài chính Tác giả cũng đưa ra giảipháp như lập sổ danh điểm hàng tồn kho, sử dụng tài khoản cấp 2 , hoàn thiện tríchlập dự phòng, Hoàn thiện công tác kiểm kê, Hoàn thiện công tác luân chuyển chứngtừ

Bài báo Kế toán Hàng tồn kho “Phương pháp Kiểm kê định kỳ và và Kêkhai thường xuyên “ Thạc sỹ Đỗ Minh Thoa, Tạp chí kế toán, 2011.

Bài báo tập trung nghiên cứu sự khác biệt nội dung, bản chất kế toán hạchtoán giữa phương pháp kế toán Kê khai thường xuyên và Kiểm kê định kỳ.

- Đưa ra tình huống phân tích báo cáo và cách hạch toán phương pháp Kiểmkê định kỳ

- Phân tích để thấy được doanh nghiệp áp dụng phương pháp kế toán nàotrong thực tế để đảm bảo được yêu cầu Hàng tồn kho một cách chặt chẽ hơn.

Trong luận văn thạc sỹ: “ Kế toán quản trị hàng tồn kho tại các doanhnghiệp của công ty cổ phần văn phòng phẩm Hồng hà “,Tác giả Nguyễn Thị

Nhinh , Đại học Thương Mại , 2011 Luận văn đã đưa ra được nhiều lý luận vềquản trị kế toán hàng tồn kho , đề câp đên các phương pháp được sử dụng để nghiêncứu , đặc điểm hoạt động kinh doanh và cơ chế quản lý tại các doanh nghiệp củacông ty CP văn phòng phẩm Hồng Hà ; tập trung phản ảnh những vấn đề về thựctrạng tổ chức bộ máy kế toán , thực trạng về kế toán quản trị hàng tổn kho trênnhững nội dung cơ bản

Luận án tiến sỹ : “ Hoàn thiện kế toán hàng tồn kho trong các doanh nghiệp sản xuất công nghiệp thuộc sở hữu nhà nước ở Việt Nam “ Tác giả Lê Thị

Thanh Hải , Đại học thương mại, 2006

- Luận án đã nghiên cứu thực trạng kế toán hàng tồn kho theo hệ thống kếtoán Việt Nam qua các thời kì , và thực trạng kế toán hàng tồn kho trong các doanhnghiệp sản xuất công nghiệp thuộc sở hữu nhà nước Việt Nam

- Đưa ra được các nhận xét , đánh giá được ưu nhược điểm của chế độ kếtoán và việc vận dụng chế độ kế toán của doanh nghiệp

- Nghiên cứu được thực trạng kế toán hàng tồn kho , đối chiếu so sánh vớichuẩn mực kế toán quốc tế để thấy được những điểm phù hợp và chưa phù hợp cuảchế độ kế toán Việt Nam hiện hành , trên cơ sở đó đã đề xuất được những giải pháphoàn thiện mang tính khoa học và khả thi trên cả 2 góc độ kế toán tài chính và kếtoán quản trị

3 Mục đích nghiên cứu của đề tài luận văn :

Hệ thống lý luận cơ bản về kế toán hàng tồn kho trong doanh nghiệp , phântích thực trạng Kế toán hàng tồn kho tại Công ty TNHH sản xuất thương mại vàDịch vụ Anh Nguyên , đề xuất giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán tồn khotrong công ty TNHH sản xuất thương mại và dịch vụ Anh Nguyên.

4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu đề tài luận văn:

Đối tượng nghiên cứu của đề tài là lý luận chung về kế toán hàng tồn kho trong doanh nghiệp Phạm vi nghiên cứu của đề tài là kế toán hàng tồn kho tại côngty TNHH SX- TM- DV Anh Nguyên.

5 Ý nghĩa khoa học và thực tiễn :

- Về mặt khoa học , đề tài sẽ nghiên cứu , hệ thống hóa và làm rõ lý luận về kế toán hàng tồn kho

- Về thưc tiễn , luận văn đi sâu phân tích thực trạng về kế toán hàng tồn kho tại Công ty TNHH sản xuất thương mại và Dịch vụ Anh Nguyên Qua đó đưa ra cácgiải pháp hoàn thiện kế toán hàng tồn kho nhằm nâng cao chất lượng thông tin kế toán.

6 Phương pháp nghiên cứu :

- Nghiên cứu các tài liệu, sách chuyên ngành, các công trình nghiên cứu khoahọc, bài viết liên quan đến đề tài nghiên cứu; Một số thông tư, nghị định, công văn quy định chế độ tài chính hiện hành.

- Dựa trên phương pháp luận của chủ nghĩa Mác- Lê nin

- Sử dụng các phương pháp kinh tế tổng hợp , thống kê , phương pháp phân tích , so sánh …

-Khảo sát thực tế về tổ chức công tác kế toán hàng tồn kho tại công ty TNHHthương mại sản xuất và dịch vụ Anh Nguyên

7 Kết cấu luận văn :

Ngoài phần mở đầu , kết luận và phụ lục, dạnh mục bảng biểu, đề tài gồm 3 chương:

Chương 1 : Những lý luận chung về công tác kế toán hàng tồn kho trong

doanh nghiệp thương mại, dịch vụ

Chương 2: Thực trạng công tác kế toán hàng tồn kho tại công ty TNHH sản

xuất thương mại và Dịch vụ Anh Nguyên.

Chương 3 : Hoàn thiện công tác kế toán hàng tồn kho tại Công ty TNHH

sản xuất thương mại và Dịch vụ Anh Nguyên.

1.1.1 Đặc điểm hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp thương mại :

Hoạt động kinh doanh thương mại là việc thực hiện một hay nhiều hành vithương mại của thương nhân làm phát sinh quyền và nghĩa vụ giữa các thương nhânvới nhau hoặc giữa các thương nhân có liên quan bao gồm việc mua bán hàng hoá,cung ứng dịch vụ thương mại và các hoạt động xúc tiến thương mại nhằm mục đíchlợi nhuận hoặc thực hiện chính sách kinh tế xã hội.

Thương nhân có thể là cá nhân có đủ năng lực hành vi dân sự hay các hộ giađình, tổ hợp tác hoặc các doanh nghiệp thuộc các thành phần kinh tế thành lập theoquy định của pháp luật.

Hoạt động kinh doanh thương mại có chức năng tổ chức và thực hiện việcmua bán trao đổi hàng hoá, cung cấp các dịch vụ nhằm phục vụ sản xuất và đờisống nhân dân.Hoạt động kinh doanh thương mại là khâu trung gian nối liền giữasản xuất và tiêu dùng.

* Hoạt động kinh doanh thương mại có những đặc điểm sau:

- Về hoạt động: Hoạt động kinh tế cơ bản là lưu chuyển hàng hoá (Lưuchuyển hàng hoá là sự tổng hợp các hoạt động thuộc quá trình mua bán trao đổi vàdự trữ hàng hoá).

- Về hàng hoá: Hàng hoá trong kinh doanh thương mại gồm các loại vật tư,sản phẩm có hình thái vật chất và phi vật chất mà doanh nghiệp mua về với mụcđích để bán.

- Về phương thức lưu chuyển hàng hoá: Hoạt động kinh doanh thương mạicó 2 hình thức lưu chuyển chính là bán buôn, bán lẻ.

- Về tổ chức kinh doanh: có thể theo nhiều mô hình khác nhau như tổ chứcbán buôn, bán lẻ, công ty kinh doanh tổng hợp, công ty môi giới, công ty xúc tiếnthương mại

- Về sự vận động của hàng hoá; sự vận động của hàng hoá không giốngnhau, tuỳ thuộc vào nguồn hàng và ngành hàng (hàng lưu chuyển trong nước, hàngxuất nhập khẩu ) Do đó chi phí thu mua và thời gian lưu chuyển hàng hoá cũngkhác nhau giữa các loại hàng.

1.1.2 Yêu cầu quản lý hàng tồn kho tại các doanh nghiệp thương mại.

1.1.2.1 Đặc điểm hàng tồn kho

Hàng tồn kho là loại tài sản lưu động khá phức tạp và quan trọng trong doanhnghiệp gồm nhiều loại, đa dạng với vai trò và công dụng khác nhau tuy vậy có thểkhái quát những đặc điểm chính sau:

- Hàng tồn kho thường chiếm một tỷ trọng lớn trong tài sản lưu động Hàng

tồn kho là một bộ phận của tài sản ngắn hạn trong doanh nghiệp, có hình thái vậtchất, có thể luân chuyển qua kho, được đo lường bằng đơn vị vật lý trước khi đánhgiá giá trị tiền tệ ghi sổ của hàng tồn kho và hàng tồn kho thường chiếm tỷ trọnglớn trong tổng số tài sản ngắn hạn của doanh nghiệp.

- Hàng tồn kho thường được bảo quản và cất trữ ở nhiều nơi khác nhau, cóđiều kiện cất trữ khác nhau, lại do nhiều đối tượng quản lý với trình độ khác nhaunên dễ xảy ra mất mát, công việc kiểm soát vật chất, kiểm kê, quản lý và sử dụng nógặp nhiều khó khăn, mất thời gian chi phí, đôi khi có sự nhầm lẫn sai sót và dễ bịgian lận.

- Trong quá trình sản xuất kinh doanh hàng tồn kho thường biến động tănggiảm liên tục với các nghiệp vụ nhập xuất thường xuyên đòi hỏi các đơn vị phảiphân loại hàng tồn kho khoa học theo từng loại, từng nhóm, từng danh mục, thốngnhất về tên gọi, ký mã hiệu, quy cách đơn vị tính thì mới tổ chức tốt việc quản lý.

- Trong kế toán có nhiều phương pháp định giá hàng tồn kho và đối với mỗi loạihàng tồn khodoanh nghiệp có thể lựa chọn các phương pháp khác nhau Tuy nhiên cácđơn vị phải đảm bảo tính thống nhất trong việc tính giá hàng tồn kho giữa các kỳ.

- Hàng tồn kho thường khá đa dạng và có thể bị ảnh hưởng lớn bởi hao mònhữu hình và hao mòn vô hình như bị hư hỏng trong thời gian nhất định, bị lỗi thời,lỗi mốt do đó cần phải có sự hiểu biết về đặc điểm từng loại, xu hướng biến độngcủa nó trên bình diện ngành để có thể xác định được chính xác hao mòn nhằm hạnchế rủi ro thiệt hại, thất thoát tài sản quan trọng này.

- Việc xác định tính giá hàng tồn kho có ảnh hưởng đến giá vốn từ đó ảnhhưởng tới lãi chưa phân phối của doanh nghiệp

- Việc xác định chất lượng, tình trạng và giá trị hàng tồn kho luôn là côngviệc khó khăn phức tạp hơn hầu hết các tài sản khác Có rất nhiều khoản mục hàngtồn kho rất khó phân loại và định giá

1.1.2.2 Yêu cầu quản lý hàng tồn kho trong các doanh nghiệp thương mại

Từ các đặc điểm nêu trên của hàng tồn kho mà đặt ra những yêu cầu quản lý phù hợp với những đặc điểm đó nhằm đảm bảo hiệu quả quản lý và kinh doanh :

Chỉ tiêu hàng tồn kho là một chỉ tiêu quan trọng trong quản lý kinh tế ( Cả vềvĩ mô và vi mô ), thông qua chỉ tiêu này mà cung cấp thông tin cho phân tích hoạtđộng kinh tế , từ đó giúp đánh giá được thực trạng quá trình kinh doanh của các chinhánh và cửa hàng phân phối , tình hình thực hiện kế hoạch , đề ra được định hướngkinh doanh phù hợp Tuy nhiên hàng tồn kho tại chi nhánh và cửa hàng phân phốiluôn vận động không ngừng , rất phức tạp cả về không gian , thời gian và tính chất ,hình thái giá trị ,… do vậy để đảm bảo quản lý tốt hàng tồn kho đòi hỏi cần phải đápứng được những yêu cầu sau :

- Hàng tồn kho phải được theo dõi ở từng khâu thu mua , từng kho bảo quản

, từng nơi sử dụng , từng người phụ trách vật chất ( thủ kho , cán bộ vật tư , nhânviên bán hàng , )

- Trong khâu thu mua , một mặt phải theo dõi nắm bắt thông tin về tình hình

thị trường , khả năng cung ứng của nhà cung cấp , các chính sách cạnh tranh tiếp thịđược các nhà cung cấp áp dụng , tính ổn định của nguồn hàng , mặt khác , phảiquản lý chặt chẽ về số lượng, chất lượng , quy cách phẩm chất , chủng loại giá

mua , chi phí mua và tiến độ thu mua , cung ứng phù hợp với kế hoạch bán hàngcủa Doanh nghiệp

- Quản lý chặt chẽ về mặt số lượng , chất lượng , chủng loại hàng hóa tồn

kho đề đảm bảo đáp ứng cho nhu cầu kinh doanh nhưng không làm tồn đọng vốn.Để làm được điều này đòi hỏi việc quản lý hàng hóa phải có kế hoạch phù hợp ,mức tồn kho phù hợp , kế hoạch cung ứng phù hợp ,… Và trên cơ sở đó phân tích ,đánh giá đầy đủ , khoa học các yếu tố ảnh hưởng tới hàng tồn kho như các phântích về cung cầu thị trường , thị hiếu của khách hàng , nhu cầu của khách hàng , vềcác nhà cung cấp , thời gian cung cấp ,… Yêu cầu chung là làm giảm tối đa thờigian tồn kho , tăng vòng quay tồn kho , từ đó tăng hiệu quả vốn dự trữ cũng nhưhàng tồn kho.

- Đối với từng mặt hàng , từng lô hàng tồn kho đầu kì , nhập trong kì , xuất

trong kì và hàng tồn kho cuối kì phải được theo dõi chặt chẽ cả về số lượng và giátrị

- Quản lý tồn kho phải đảm bảo quan hệ đối chiếu phù hợp giữa giá trị hiện

vật , giữa số liệu chi tiết với số liệu tổng hợp , giữa số ghi sổ với số thực tế tồn kho.

- Để đảm bảo quản lý tốt hàng hóa thì hàng hóa nhập vào phải có nguồn gốc

hợp pháp , được niêm yết giá cả và được cập nhật thường xuyên.

1.2 KẾ TOÁN HÀNG TỒN KHO THEO GÓC ĐỘ KẾ TOÁN TÀICHÍNH

1.2.1.Kế toán hàng tồn kho theo quy định chuẩn mực kế toán

Mục đích của chuẩn mực kế toán là quy định và hướng dẫn các nguyên tắc và phương phác kế toán hàng tồn kho Trong khuôn khổ luận văn ,tác giả xin trình bày các nguyên tắc và phương pháp kế toán có ảnh hưởng lớn nhất đến kế toán hàngtồn kho được quy định trong các Chuẩn mực kế toán Việt Nam số 01,02

a Các nguyên tắc kế toán hàng tồn kho :

Nguyên tắc giá gốc ( giá phí ) :

VAS 01 – Đoạn 05 quy định nguyên tắc giá gốc: “Tài sản phải được ghinhận theo giá gốc Giá gốc của tài sản được tính theo số tiền hoặc khoản tương

đương tiền đã trả, phải trả hoặc tính theo giá trị hợp lý của tài sản đó vào thời điểmtài sản được ghi nhận Giá gốc của tài sản không được thay đổi trừ khi có quy địnhkhác trong chuẩn mực kế toán cụ thể”

Theo nguyên tắc này, đòi hỏi việc đo lường tính toán về vốn, doanh thu vàchi phí phải đặt trên cơ sở giá gốc Giá gốc của tài sản là toàn bộ chi phí cần thiết vàhợp lý phải bỏ ra để có được tài sản đó và sẵn sàng đưa nó vào sử dụng.

Theo VAS 01 giá gốc của hàng tồn kho bao gồm: Chi phí mua, chi phí chếbiến và các chi phí liên quan trực tiếp khác phát sinh để có được hàng tồn kho ở địađiểm và trạng thái hiện tại.

Chi phí mua: bao gồm giá mua, các loại thuế không hoàn lại, chi phí vận

chuyển, bốc xếp, bảo quản trong quá trình mua hàng và các chi phí khác có liênquan trực tiếp tới việc mua hàng tồn kho Các khoản chiết khấu thương mại và giảmgiá hàng mua không đúng quy cách, phẩm chất được trừ (-) khỏi chi phí mua.

Chi phí chế biến: bao gồm có những chi phí có liên quan trực tiếp đến sản

phẩm sản xuất như chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sản xuất chung cố định vàchi phí sản xuất chung biến đổi phát sinh trong quá trình chuyển hóa nguyên liệu,vật liệu thành thành phẩm.

Chi phí liên quan trực tiếp khác: bao gồm các khoản chi phí khác ngoài

chi phí mua và chi phí chế biến hàng tồn kho.

Chi phí không tính vào giá gốc hành tồn kho gồm:

- Chi phí nguyên liệu, vật liệu, chi phí nhân công và các chi phí sản xuất,kinh doanh khác phát sinh trên mức bình thường.

- Chi phí bảo quản hàng tồn kho trừ các khoản chi phí bảo quản hàng tồnkho cần thiết cho quá trình sản xuất tiếp theo và chi phí bảo quản trong quá trìnhmua hàng.

- Chi phí bán hàng

- Chi phí quản lý doanh nghiệp

Nguyên tắc thận trọng:

VAS 01 – Đoạn 08 quy định nguyên tắc thận trọng; “Thận trọng là việc xemxét, cân nhắc, phán đoán cần thiết để lập các ước tính kế toán trong các điều kiệnkhông chắc chắn Nguyên tắc thận trọng đòi hỏi phải lập các khoản dự phòng nhưngkhông lập quá lớn; Không đánh giá cao hơn giá trị của các tài sản và các khoản thunhập; Không đánh giá thấp hơn giá trị của các khoản nợ phải trả và chi phí; Doanhthu và thu nhập chỉ được ghi nhận khi có các bằng chứng chắc chắn về khả năng thuđược lợi ích kinh tế, còn chi phí phải được ghi nhận khi có bằng chứng về khả năngphát sinh chi phí.”

Để đảm bảo nguyên tắc này VAS 02 yêu cầu kế toán xác định dự phònggiảm giá tồn kho Nguyên tắc chung: Nếu giá có thể bán được của hàng tồn khothấp hơn giá phí nhập kho thì dự phòng giảm giá tồn kho phải được lập và hạch toánđể giảm giá trị ghi sổ kế toán xuống thành giá có thể bán được thuần Ví dụ: Hàngtồn kho bị hư hỏng hoặc lỗi thời; Giá bán bị giảm hoặc những chi phí ước tính đểhoàn thành sản phẩm hoặc những chi phí cần thiết để bán hàng tăng lên Dự phònggiảm giá hàng hoặc dịch vụ tồn kho phải được tính cho từng mặt hàng hoặc dịch vụtồn kho Tuy nhiên các hàng gần tương tự như nhau hoặc có liên quan mật thiết vớinhau, có thể được nhập lại với nhau để tính dự phòng giảm giá hàng tồn kho Vớicác nguyên vật liệu và vật dụng không được giảm giá nếu thành phẩm được sảnxuất ra từ các nguyên vật liệu và vật dụng này được bán với giá bằng hoặc cao hơngiá phí của nó Trong trường hợp sự giảm sút giá mua trên thị trường của cácnguyên vật liệu và vật dụng làm cho giá phí thành phẩm cao hơn giá có thể bánđược thuần, thì: giá trị ghi sổ của các nguyên vật liệu và vật dụng này phải đượcgiảm xuống bằng giá có thể bán được thuần của nó Việc xác định giá có thể bánđược thuần phải thực hiện vào mỗi kỳ kế toán Khi mà những sự kiện dẫn đến việcphải đánh giá tồn kho thấp hơn giá gốc của nó không tồn tại nữa, trong trường hợpnày dự phòng giảm giá tồn kho phải được hoàn nhập để mà giá trị tồn kho thể hiệntrên báo cáo tài chính vẫn là giá thấp nhất giữa giá gốc và giá có thể bán được thuầncủa nó.

Nguyên tắc nhất quán:

VAS 01 – Đoạn 07 quy định nguyên tắc nhất quán: “Các chính sách vàphương pháp kế toán DN đã chọn phải được áp dụng thống nhất ít nhất trong mộtkỳ kế toán năm Trường hợp có thay đổi chính sách và phương pháp kế toán đãchọn thì phải giải trình lý do và sự ảnh hưởng của sự thay đổi đó trong phần thuyếtminh BCTC”.

Phương pháp định giá hàng tồn kho có thể ảnh hưởng đến các báo cáo tàichính, một số doanh nghiệp có thể có khuynh hướng mỗi năm lựa chọn một lần.Mục đích của các công ty là làm sao lựa chọn được phương pháp nào có thể lậpđược báo cáo tài chính có lợi nhất Tuy nhiên nếu điều này được phép, các nhà đọcbáo cáo tài chính sẽ thấy thật khó mà so sánh các báo cáo tài chính của một công tyqua các năm.

Việc áp dụng phương pháp kế toán thống nhất từ kỳ này sang kỳ khác sẽ chophép báo cáo tài chính của doanh nghiệp mới có ý nghĩa thực chất mang tính so sánh.

Tuy nhiên, nguyên tắc nhất quán không có nghĩa là một doanh nghiệp khôngbao giờ có thể đổi phương pháp kế toán Đúng hơn, nếu doanh nghiệp kiểm nghiệmmột phương pháp tính giá hàng tồn kho đã được chấp nhận như là một cải tiến tronglập báo cáo tài chính thì sự thay đổi có thể thực hiện được Tuy vậy, khi có sự thayđổi này, nguyên tắc công khai toàn bộ đòi hỏi bản chất của sự thay đổi, kiểmnghiệm đối với sự thay đổi và ảnh hưởng của sự thay đổi đó đến lãi ròng, tất cả phảiđược công khai trong thuyết minh báo cáo tài chính.

Nguyên tắc phù hợp:

VAS 01 – Đoạn 06 quy định nguyên tắc phù hợp “Việc ghi nhận doanh thuvà chi phí phải phù hợp với nhau Khi ghi nhận một khoản doanh thu thì phải ghinhận một khoản chi phí tương ứng có liên quan đến việc tạo ra doanh thu đó.”

Tất cả các giá phí phải gánh chịu trong việc tạo ra doanh thu, bất kể là giáphí xuất hiện ở kỳ nào nó phải phù hợp với kỳ mà trong đó doanh thu được ghinhận Khi nguyên tắc phù hợp bị vi phạm sẽ làm cho các thông tin trên báo cáo tàichính bị sai lệch, có thể làm thay đổi xu hướng phát triển thực của lợi nhuận doanh

nghiệp Điều này có thể gây ra rủi ro thông tin cho những người sử dụng thông tintài chính của doanh nghiệp.

Nguyên tắc này đòi hỏi kế toán hàng tồn kho phải tính toán chính xác, phùhợp giá trị hàng xuất (giá vốn) trong việc tạo ra doanh thu trong kỳ cũng như giá trịhàng lưu kho được trình bày trên bảng cân đối kế toán.

b Xác định giá gốc hàng tồn kho:

Theo chuẩn mực kế toán Việt Nam số 02 về Hàng Tồn kho , các phươngpháp tính giá hàng tồn kho như sau :

*

Với DN kinh doanh thương mại :

Khi phản ánh trên sổ sách kế toán, HTK được phản ánh theo giá thực tếnhằm đảm bảo nguyên tắc giá phí

Giá thực tế của hàng mua vào được xác định theo công thức sau:Giá trị thực

tế của hàngmua vào

Giá muaghi trênhóa đơn +

Chi phíthu mua +

Các khoảnthuế khônghoàn lại

-Các khoản chiết khấuthương mại, giảm giá

mua hàng đượchưởng(nếu có)Trong đó:

+ Giá mua ghi trên hóa đơn: là số tiền mà doanh nghiệp phải trả cho ngườibán theo hợp đồng hay hóa đơn, nó tùy thuộc vào phương thức tính thuế GTGT màdoanh nghiệp áp dụng, cụ thể là:

Nếu doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, giá mua củahàng hóa là chưa có thuế GTGT đầu vào.

Nếu doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp và nhữnghàng không thuộc đối tượng chịu thuế GTGT thì giá mua của hàng hóa bao gồm cảthuế GTGT đầu vào.

+ Chi phí thu mua: như chi phí vận chuyển, bốc dỡ, dịch vụ phí, lệ phí khobãi, chi phí bảo hiểm cho hàng mua, hao hụt trong định mức khi mua

+ Các khoản thuế không hoàn lại: thuế nhập khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế

GTGT (theo phương pháp trực tiếp)

+ Chiết khấu thương mại: là số tiền mà người bán giảm cho người mua khimua hàng với số lượng lớn.

+ Giảm giá hàng mua: là số tiền mà người bán giảm cho người mua do hàngkém phẩm chất, sai quy cách.

c Xác định giá trị hàng tồn kho:

Hàng tồn kho trong các doanh nghiệp tăng từ nhiều nguồn khác nhau với các

đơn giá khác nhau, vì vậy doanh nghiệp cần lựa chọn phương pháp tính giá thực tếhàng xuất kho… việc lựa chọn phương pháp nào còn tuỳ thuộc vào đặc điểm củahàng tồn kho, yêu cầu và trình độ quản lý của doanh nghiệp

Song doanh nghiệp áp dụng phương pháp nào đòi hỏi phải nhất quán trong suốt niên độ kế toán Nếu có sự thay đổi phải giải trình và thuyết minh, nêu rõ những tác động của sự thay đổi tới các báo cáo tài chính của doanh nghiệp Để tính giá hàng tồn kho xuất, doanh nghiệp có thể áp dụng một trong các phương pháp sau đây:

*Phương pháp giá bình quân:

Theo phương pháp này giá trị của từng loại hàng tồn kho được tính theo giátrị trung bình của từng loại hàng tồn kho đầu kỳ và giá trị từng loại hàng tồn khođược mua hoặc sản xuất trong kỳ Phương pháp bình quân có thể được tính theothời kỳ hoặc vào mỗi khi nhập một lô hàng , phụ thuộc vào tình hình của doanhnghiệp

* Theo giá bình quân gia quyền cả kỳ dự trữ

Theo phương pháp này, đến cuối kỳ mới tính trị giá vốn của hàng xuất kho trongkỳ Tuỳ theo kỳ dự trữ của doanh ngiệp áp dụng mà kế toán hàng tồn kho căn cứ vào giámua, giá nhập, lượng hàng tồn kho đầu kỳ và nhập trong kỳ để tính giá đơn vị bình quân:

Đơn giá bình quângia quyền cả kỳ dự

Giá trị thực tế NL, VL &CCDC, hàng hóa tồn kho

đầu kỳ

Giá trị thực tế NL, VL vàCCDC, hàng hóa nhập

kho trong kỳSố lượng NL, VL &

CCDC, hàng hóa tồn khođầu kỳ

Số lượng NL, VL vàCCDC, hàng hóa nhập

kho trong kỳ

* Theo giá bình quân gia quyền sau mỗi lần nhập ( bình quân liên hoàn):

Sau mỗi lần nhập sản phẩm, vật tư, hàng hoá, kế toán phải xác định lại giá trịthực của hàng tồn kho và giá đơn vị bình quân Phương pháp này có ưu điểm làkhắc phục được những hạn chế của phương pháp trên nhưng việc tính toán phứctạp, nhiều lần, tốn nhiều công sức Do đặc điểm trên mà phương pháp này được ápdụng ở các DN có ít chủng loại HTK , có lưu lượng nhập xuất ít.

Đơn giá bình quânsau mỗi lần nhập =

Giá trị thực tế NVL,CCDC, hàng hóa tồn kho

trước khi nhập

Giá trị thực tế NL, VL vàCCDC, hàng hóa nhập kho từng

lầnSố lượng NVL của CCDC,

hàng hóa tồn kho trước khinhập

Số lượng NL, VL và CCDC,hàng hóa nhập kho của từng lần

* Phương pháp nhập trước xuất trước (First In First Out - FIFO):

Phương pháp này áp dụng dựa trên giả định là hàng được mua trước hoặc sảnxuất trước thì được xuất trước, và hàng còn lại cuối kỳ là hàng được mua hoặc sảnxuất ở thời điểm cuối kỳ Theo phương pháp này thì giá trị hàng xuất kho được tínhtheo giá của lô hàng nhập kho ở thời điểm đầu kỳ hoặc gần đầu kỳ, giá trị của HTK

được tính theo giá của hàng nhập kho ở thời điểm cuối kỳ hoặc gần cuối kỳ còn tồnkho.

Ưu điểm của phương pháp này là: kế toán có thể tính được ngay trị giá vốnhàng xuất kho cho tứng lần xuất hàng, do vậy đảm bảo cung cấp số liệu kịp thời chokế toán ghi chép các khâu tiếp theo như cho quản lý Trị giá vốn của hàng tồn khosẽ tương đối sát với giá thị trường của mặt hàng đó Vì vậy chỉ tiêu hàng tồn khotrên báo cáo kế toán có ý nghĩa thực tế hơn.

Nhưng phương pháp này có nhược điểm là làm cho doanh thu hiện tại khôngphù hợp với những khoản chi phí hiện tại Theo phương pháp này, doanh thu hiệntại được tạo ra bởi giá trị hàng nhập vào từ cách đó rất lâu Đồng thời, nếu số lượngchủng loại mặt hàng nhiều, phát sinh nhập, xuất liên tục dẫn đến những chi phí choviệc hạch toán cũng như khối lượng công việc sẽ tăng lên rất nhiều.

* Phương pháp nhập sau – xuất trước (Last In Fist Out – LIFO):

Phương pháp này giả định là hàng được mua sau hoặc sản xuất sau thì đượcxuất trước, hàng tồn kho còn lại cuối kỳ là những hàng được mua hoặc sản xuấttrước đó Theo phương pháp này thì giá trị hàng xuất kho được tính theo giá của lôhàng nhập sau hoặc gần sau cùng, giá trị của hàng tồn kho được tính theo giá củahàng nhập kho đầu kỳ hoặc gần đầu kỳ Như vậy với phương pháp này chi phí củalần mua gần nhất sẽ tương đối sát với trị giá vốn của hàng thay thế Việc thực hiệnphương pháp này sẽ đảm bảo được yêu cầu của nguyên tắc phù hợp trong kế toán.Tuy nhiên, trị giá vốn của hàng tồn kho cuối kỳ có thể không sát với giá thị trườngcủa hàng thay thế.

Tóm lại:

Sự khác nhau trong việc xác định giá vốn hàng bán và trị giá hàng tồn khocuối kỳ theo các phương pháp tính giá khác nhau liên quan tới việc thay đổi giá phímua vào của các mặt hàng Việc sử dụng giá cũ cho xác định trị giá hàng tồn cuốikỳ trong phương pháp LIFO hoặc xác định giá vốn hàng bán theo giá cũ hơn trongphương pháp FIFO sẽ chịu ít ảnh hưởng nếu giá cả ổn định Khi chỉ số giá cả tănglên hoặc giảm xuống sẽ ảnh hưởng tới việc sử dụng đơn giá cũ hoặc mới do thay

đổi giá dẫn đến sự khác biệt lớn về giá vốn hàng bán và bị giá tồn cuối kỳ giữa haiphương pháp LIFO và FIFO Sự khác biệt về giá vốn hàng bán và trị giá hàng tồncuối kỳ cũng liên quan tới tỷ lệ vòng quay của hàng tồn kho Nhìn chung xu hướnggiá cả và các mục đích nhấn mạnh chú trọng tới là điều quan trọng trong việc lựachọn phương pháp tính giá hàng tồn kho, các nhân tố khác cần xem xét tính nhữngrủi ro của sự giảm thiểu hàng tồn kho cuối kỳ trong phương pháp LIFO; dòng tiềnvà sự duy trì nguồn tài trợ cũng đóng vai trò quan trọng trong việc lựa chọn phươngpháp tính giá xuất.

Trong một thị trường ổn định, khi giá không thay đổi thì việc lựa chọn mộtphương pháp tính giá hàng tồn kho nào không quan trọng lắm vì tất cả các phươngpháp tính giá đều cho cùng một kết quả khi giá không đổi từ kỳ này sang kỳ khác.Nhưng trong một thị trường không ổn định, giá cả lên xuống thất thường thì mỗiphương pháp có thể cho một kết quả khác Các phương pháp trên đều được thừanhận, song mỗi phương pháp tính giá hàng tồn kho thường có những ảnh hưởngnhất định trên báo cáo tài chính, vì vậy việc lựa chọn phương pháp nào phải đượccông khai trên các báo cáo và phải sử dụng nhất quán trong niên độ kế toán, khôngthay đổi tuỳ tiện để đảm bảo nguyên tắc nhất quán trong kế toán.Trên cơ sở tuân thủcác nguyên tắc chung của kế toán và tuỳ theo điều kiện cụ thể về số lượng hànghoá, số lần nhập xuất, trình độ nhân viên kế toán, điều kiện kho bãi mà doanhnghiệp lựa chọn phương pháp tính giá hàng hoá xuất kho cho hợp lý và hiệu quả.

1.2.2 Kế toán hàng tồn kho theo quy định của chế độ kế toán hiện hành

1.2.2.1 Kế toán tổng hợp hàng tồn kho

* Chứng từ kế toán:

Chứng từ kế toán là những chứng minh bằng giấy tờ về nghiệp vụ kinh tế tài chính đã phát sinh và thực sự hoàn thành. Đây là khâu đầu tiên và là vật mang tin quan trọng để tiến hành công tác kế toán, Chứng từ kế toán có một số tác dụng nổi bật như:

+  Chứng minh cho các nghiệp vụ kinh tế phát sinh+ Căn cứ để ghi sổ kế toán

+  Cơ sở kinh tế để giải quyết mọi sự tranh chấp, khiếu nại, tố cáo+  Quản lý giám sát quá trình kinh tế.

Các doanh nghiệp phải căn cứ vào đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanhcủa mình và yêu cầu quản lý hàng tồn kho để tổ chức chứng từ cho khoa học, hợplý, thuận tiện cho việc quản lý của doanh nghiệp.

- Chứng từ kế toán hàng tồn kho được sử dụng bao gồm:+ Phiếu nhập kho

+ Phiếu xuất kho+ Thẻ kho

+ Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ+ Biên bản kiểm nghiệm

+ Biên bản kiểm kê vật tư, sản phẩm, hàng hóa+ Phiếu xuất kho hàng gửi đại lý

* Vận dụng tài khoản kế toán:

Tài khoản kế toán là phương pháp kế toán dùng để phán ánh thường xuyên

liên tục và có hệ thống sự vận động của các đối tượng kế toán do đó việc xây dựnghệ thống tài khoản kế toán hàng tồn kho phải phù hợp với đặc thù hàng tồn kho màdoanh nghiệp quản lý

Căn cứ vào phương pháp kế toán hàng tồn kho mà doanh nghiệp áp dụng vàhệ thống tài khoản kế toán ban hành Kế toán hàng tồn kho sử dụng các tài khoản sau:

- TK 151 “Hàng mua đang đi trên đường”- TK 152 “Nguyên liệu, vật liệu”

- TK 153 “Công cụ, dụng cụ”- TK 155 “ Thành phẩm”- TK 156 “ Hàng hóa”- TK 157 “ Hàng gửi đi bán”

- TK 159 “Dự phòng giảm giá hàng tồn kho”

Nhóm tài khoản hàng tồn kho được dùng để phản ánh giá trị hiện có và tìnhhình biến động hàng tồn kho của doanh nghiệp (nếu doanh nghiệp thực hiện kế

toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên) hoặc được dùng đểphản ánh giá trị hàng tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ kế toán của doanh nghiệp (nếudoanh nghiệp thực hiện kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ).

- Kế toán có thể sử dụng kết hợp các tài khoản chi tiết để phản ánh cụ thểhơn những yếu tố cấu thành nên giá gốc của hàng tồn kho, đảm bảo cho việc quảnlý hàng tồn kho được chặt chẽ ở từng khâu thu mua, đồng thời có thể sử dụng các sốliệu trên các tài khoản để phân tích và đánh giá hiệu quả sử dụng hàng tồn kho theoyêu cầu quản lý của doanh nghiệp Ví dụ:

+ Đối với TK 156 “Hàng hóa” thì kế toán có thể chi tiết thành TK 156.1 đểtheo dõi giá mua của hàng hóa, TK 156.2 theo dõi chi phí thu mua hàng hóa…

Việc sử dụng kết hợp giữa tài khoản tổng hợp và tài khoản chi tiết còn giúpcho DN có thể kiểm tra và đối chiếu giữa số liệu tổng hợp và số liệu chi tiết hàngtồn kho Kịp thời phát hiện những mất mát, hao hụt, nhanh chóng tìm ra nguyênnhân và xử lý.

Nguyên tắc phản ánh lên các tài khoản hàng tồn kho theo nguyên tắc giá phí.Trong quá trình kế toán hàng tồn kho các nguyên tắc, phương pháp phải được thựchiện nhất quán Nếu có thay đổi thì phải giải thích rõ ràng và nêu trong phụ lục báocáo tài chính cùng ảnh hưởng của chúng đến kết quả.

Các doanh nghiệp căn cứ vào hệ thống tài khoản do Nhà nước ban hành kếthợp với việc ứng dụng tin học vào công tác kế toán, dựa vào đặc điểm sản xuất kinhdoanh và yêu cầu quản lý của doanh nghiệp mà vận dụng mở các tài khoản chi tiết(TK cấp 1, TK cấp 2, TK cấp 3 ) để phản ánh hàng tồn kho sao cho đáp ứng đượcyêu cầu quản lý của doanh nghiệp.

Ngoài ra có thể mở các nhóm mã của các yêu cầu quản lý cấp trên (nếu có)và các nhóm mã của các yêu cầu quản lý cấp dưới (nếu có) căn cứ vào các phươngpháp mã hoá khác nhau có thể áp dụng.

* Phương pháp kế toán hàng tồn kho

Phương pháp kế toán hàng tồn kho được thực hiện theo một trong haiphương pháp sau:

- Kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên:

Phương pháp kê khai thường xuyên là phương pháp ghi chép, phản ánh tìnhhình hiện có, biến động tăng, giảm hàng tồn kho một cách thường xuyên, liên tục và cóhệ thống trên các tài khoản và sổ kế toán tổng hợp trên cơ sở các chứng từ nhập, xuất.Chính vì vậy, tại bất cứ thời điểm nào trong kỳ kế toán cũng có thể biết được thông tinvề tình hình nhập, xuất, tồn của từng loại hàng tồn kho Phương pháp kê khai thườngxuyên giúp doanh nghiệp quản lý hàng tồn kho một cách chặt chẽ, phát hiện ngaynhững hao hụt, mất mát và có biện pháp giải quyết kịp thời Đồng thời nó cũng giúpnhà quản lý có thể lập kế hoạch thu mua các loại vật tư, hàng hóa trong tương lai.

+ Các tài khoản phản ánh giá gốc của hàng tồn kho: TK 152 “Nguyên vậtliệu”, TK 153 “ Công cụ dụng cụ”,TK 156 “Hàng hóa”, TK 157 “Hàng gửi bán”…

+ Các tài khoản khác có liên quan: TK 331 phản ánh khoản phải trả chongười bán, TK 133 phản ánh khoản thuế GTGT đầu vào được khấu trừ trong quátrình thu mua hàng tồn kho, TK 632 phản ánh giá vốn của số hàng tồn kho đã xuấtbán, các tài khoản tiền…

Trình tự kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên đượcphản ảnh theo phụ lục 1.1

- Kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ:

Phương pháp kiểm kê định kỳ là phương pháp không theo dõi một cáchthường xuyên, liên tục về tình hình biến động của vật tư, sản phẩm, hàng hóa trêncác tài khoản phản ánh từng loại hàng tồn kho mà chỉ phản ánh giá trị tồn kho đầukỳ và cuối kỳ của chúng trên cơ sở kiểm kê cuối kỳ, xác định lượng tồn kho thực tếvà lượng xuất dùng cho sản xuất kinh doanh và các mục đích khác Độ chính xáccủa phương pháp này không cao mặc dù tiết kiệm được việc ghi chép và nó chỉthích hợp với các đơn vị kinh doanh những chủng loại hàng hóa, vật tư có giá trịthấp, thường xuyên xuất dùng, xuất bán.

Đối với các doanh nghiệp hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kêđịnh kỳ sử dụng TK 611 “Mua hàng” Đối với phương pháp này khi mua hàng hóa,chi phí phát sinh khi mua hàng kế toán hạch toán vào bên Nợ TK 611, các khoản

chiết khấu thương mại, giảm giá, hàng trả lại phản ánh vào bên Có TK 611

Trình tự kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ đượcphản ảnh theo phụ lục 1.2

1.2.2.2 Kế toán chi tiết hàng tồn kho

Để đảm bảo yêu cầu quản lý, hàng hóa tồn kho của doanh nghiệp phải đượcghi chép kế toán chi tiết theo từng cấp quản lý, từng người phụ trách vật chất vàtừng lô hàng nhóm hàng, loại mặt hàng Theo yêu cầu quản lý của từng doanhnghiệp Việc hạch toán hàng tồn kho phải được hạch toán đồng thời ở cả kho vàphòng kế toán trên cơ sở các chứng từ nhập, xuất Các doanh nghiệp phải tổ chức hệthống chứng từ, mở các sổ kế toán chi tiết trên cơ sở lựa chọn, vận dụng phươngpháp kế toán chi tiết hàng hóa cho phù hợp nhằm tăng cường công tác quản lý hàngtồn kho.

Theo chế độ kế toán hiện hành của Việt Nam, có 3 phương pháp kế toán chitiết hàng tồn kho.

* Phương pháp thẻ song song

Tại kho: Căn cứ vào các chứng từ nhập, xuất - Thủ kho dùng “Thẻ kho” đểghi chép hàng ngày tình hình nhập, xuất, tồn kho từng thứ vật tư, hàng hóa theo chỉtiêu số lượng theo số thực nhập, thực xuất, cuối ngày tính ra số tồn kho để ghi ra cộttồn trên thẻ kho Định kỳ thủ kho gửi các chứng từ nhập - xuất đã phân loại theotừng thứ vật tư, hàng hóa cho phòng kế toán

- Tại phòng kế toán: Kế toán sử dụng sổ (thẻ) kế toán chi tiết để ghi chép tìnhhình nhập, xuất cho từng thứ vật tư hàng hóa theo cả hai chỉ tiêu số lượng và giá trị.Khi nhận được chứng từ nhập xuất của thủ kho gửi lên, kế toán kiểm tra,hoàn chỉnh chứng từ và căn cứ vào các chứng từ nhập, xuất kho để ghi vào thẻ (sổ)kế toán chi tiết vật tư hàng hóa, mỗi chứng từ được ghi một dòng.

Cuối tháng, kế toán lập bảng kê - nhập - xuất - tồn sau đó đối chiếu :+ Sổ kế toán chi tiết với thẻ kho của thủ kho

+ Số liệu dòng tổng cộng trên bảng kê nhập - xuất - tồn với số liệu trên sổ kếtoán tổng hợp.

+ Số liệu trên sổ kế toán chi tiết với số liệu kiểm kê thực tế.- Ưu điểm: Ghi chép đơn giản, dễ kiểm tra, đối chiếu

- Nhược điểm: Việc ghi chép giữa kho và phòng kế toán còn trùng lặp về chỉtiêu số lượng, khối lượng ghi chép quá lớn.

- Điều kiện áp dụng: thích hợp với những doanh nghiệp có ít chủng loại vậttư Vật tư, hàng hóa nhập - xuất diễn ra không thường xuyên (điều kiện doanhnghiệp áp dụng kế toán thủ công) Phương pháp này cũng được áp dụng với nhữngdoanh nghiệp có nhiều chủng loại vật tư, hàng hóa và có điều kiện áp dụng kế toánmáy.

Trình tự kế toán chi tiết vật tư theo phương pháp thẻ song song được phản ánh theo phụ lục 1.3

*Phương pháp ghi sổ đối chiếu luân chuyển

- Tại kho: Thủ kho dùng “Thẻ kho” để ghi chép về mặt số lượng (giống nhưphương pháp thẻ song song).

- Tại phòng kế toán: Kế toán mở “Sổ đối chiếu luân chuyển” để ghi chép chotừng thứ vật liệu, công cụ dụng cụ, hàng hóa theo cả hai chỉ tiêu số lượng và giá trị.“Sổ đối chiếu luân chuyển” được mở cho cả năm và được ghi một lần vào cuốitháng, mỗi thứ vật tư, hàng hóa được ghi một dòng trên sổ Cuối tháng đối chiếu sốlượng vật liệu, công cụ dụng cụ, hàng hóa trên “Sổ đối chiếu luân chuyển” với thẻkho và số tiền của từng loại với sổ kế toán tổng hợp

- Ưu điểm: Giảm được khối lượng ghi sổ kế toán do chỉ ghi một lần vào cuốitháng.

- Nhược điểm: Việc ghi chép giữa kho và phòng kế toán còn trùng lặp về chỉtiêu số lượng Việc kiểm tra đối chiếu giữa kho và phòng kế toán chỉ tiến hành đượcvào cuối tháng nên hạn chế tác dụng kiểm tra của kế toán.

- Điều kiện áp dụng: thích hợp với những doanh nghiệp có chủng loại vật tư,hàng hóa ít Phương pháp này ít áp dụng trong thực tế.

Trình tự kế toán chi tiết vật tư theo phương pháp ghi sổ đối chiếu luânchuyển được phản ánh theo phụ lục 1.4

* Phương pháp ghi sổ số dư

- Tại kho : Thủ kho vẫn sử dụng “Thẻ kho” để ghi chép về chỉ tiêu số lượngnhư hai phương pháp trên Đồng thời cuối tháng thủ kho còn ghi vào “Sổ số dư” -Sổ tồn kho cuối tháng của vật liệu công cụ dụng cụ, hàng hóa cột số lượng, “Sổ sốdư” do kế toán lập cho từng kho, được mở cho cả năm Trên “Sổ số dư” vật liệu,công cụ dụng cụ được sắp xếp thứ, nhóm, loại ; sau mỗi nhóm loại có dòng cộngnhóm, cộng loại Cuối mỗi tháng, kế toán chuyển “Sổ số dư” cho thủ kho để ghichép.

- Tại phòng kế toán: Định kỳ kế toán xuống kho kiểm tra việc ghi chép trên“Thẻ kho” của thủ kho và trực tiếp nhận chứng từ nhập xuất kho, sau đó kế toán kýxác nhận vào từng thẻ kho và ký vào phiếu giao nhận chứng từ Sau khi nhận chứngtừ nhập xuất vật liệu, công cụ dụng cụ ở kho, kế toán kiểm tra, phân loại chứng từvà ghi giá hạch toán để ghi chép vào cột “số tiền” trên phiếu giao nhận chứng từ, sốliệu này được ghi vào “bảng kê luỹ kế nhập” và “bảng kê luỹ kế xuất” Cuối thángcăn cứ vào “bảng kê luỹ kế nhập” và “bảng kê luỹ kế xuất” để lập “bảng tổng hợpnhập – xuất – tồn kho” – bảng này được lập cho từng kho Đồng thời sau khi nhậnđược “sổ số dư” do thủ kho chuyển lên, kế toán căn cứ vào cột số dư về số lượng vàđơn giá hạch toán của từng nhóm vật liệu, công cụ dụng cụ, hàng hóa để tính ra sốtiền ghi vào cột số dư bằng tiền

Ưu điểm:

- Giảm được khối lượng ghi sổ kế toán do chỉ ghi theo chỉ tiêu số tiền và ghitheo nhóm

- Công việc được tiến hành đều trong tháng.

- Thực hiện kiểm tra, giám sát thường xuyên của kế toán với việc nhập xuấtvật liệu, công cụ dụng cụ hàng hóa hàng ngày.

Nhược điểm: Khó phát hiện, khó kiểm tra sai sót nhầm lẫn giữa phòng kếtoán và kho.

Phương pháp này áp dụng thích hợp cho các doanh nghiệp có khối lượng cácnghiệp vụ nhập xuất hàng lớn , nhiều chủng loại mặt hàng , dùng giá hạch toán để

hạch toán hàng ngày , xây dựng được hệ thống danh điểm hàng và trình độ của cánbộ kế toán của doanh nghiệp tương đối cao

Trình tự kế toán chi tiết vật tư theo phương pháp ghi sổ số dư đượcphản ánh theo phụ lục 1.5

1.2.2.3 Kế toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho

Quá trình dự trữ hàng hóa ở các doanh nghiệp thương mại đảm bảo cho đơnvị hoạt động một cách liên tục, tránh được những lãng phí về thời gian, tiền của dohoạt đông sản xuất kinh doanh bị đình trệ Nhưng quá trình này lại làm cho doanhnghiệp bị thiệt hại về các khoản giảm giá hàng tồn kho Để tránh được thiệt hại đó,các doanh nghiệp cần phải trích khoản dự phòng giảm giá.

Dự phòng giảm giá là sự xác nhận về phương diện kế toán của một khoảngiảm giá trị tài sản do những nguyên nhân mà hậu quả của chúng không chắc chắn.Dự phòng giảm giá làm cho tài sản trên bảng cân đối kế toán của đơn vị phản ánhtheo giá trị thuần Còn nếu xét trên phương diện tài chính, khoản dự phòng làm giảmlãi của niên độ, đồng thời doanh nghiệp tích lũy được một số lãi mà đáng lẽ phải phânchia Số vốn này được sử dụng để bù đắp các khoản giảm giá tài sản thực tế phát sinhvà tài trợ cho các khoản chi phí đã được dự phòng khi các chi phí này phát sinh ởniên độ sau Như vậy, có thể thấy khoản dự phòng thực chất là nguồn tài chính củadoanh nghiệp tạm thời nằm trong tài sản lưu động trước khi sử dụng thực sự.

Việc lập dự phòng giảm giá được lập vào cuối niên độ kế toán, trước khi lậpbáo cáo tài chính Trên cơ sở bằng các chứng từ tin cậy về sự giảm giá của từng đốitượng cụ thể, kế toán sẽ xác định số dự phòng giảm giá cần lập cho niên độ kế toán.Viêc lập dự phòng phải tính riêng cho từng thứ, từng loại vật tư, sản phẩm, hànghóa sau đó tổng hợp vào bảng kê chi tiết dự phòng cho từng loại.

Dự phòng giảm giá vật tư tồn kho là dự phòng phần giá trị dự kiến bị tổn thấtsẽ ảnh hưởng đến kết quả sản xuất kinh doanh do giảm giá vật tư tồn kho, tồn khocó thể xảy ra trong năm kế hoạch Việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho nhằmbù đắp các khoản thiệt hại thực tế xảy ra do vật tư, sản phẩm, hàng hoá tồn kho bịgiảm giá, đồng thời cũng để phản ánh đúng giá trị thực hiện thuần tuý hàng tồn kho

do doanh nghiệp khi lập báo cáo tài chính vào cuối kỳ hạch toán.Số dự phòng giảm giá = Giá gốc của hàng

-Giá trị thuần có thể thựchiện được

Giá trị thuần có thể thực hiện được = Giá bán ước tính - Chi phí ước tính

Cuối niên độ kế toán, căn cứ vào số lượng, giá trị hàng tồn kho xác địnhkhoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải lập cho niên độ tiếp theo

Doanh nghiệp phải căn cứ vào tình hình giảm giá, số lượng hàng tồn khothực tế của từng loại vật tư, hàng hoá để xác định mức dự phòng theo công thức:

Mức dự phòng cần lậpnăm tới cho hàng tồn

kho i

= Số lượng hàng tồnkho i cuối niên độ x

Mức giảm giácủa hàng tồn

- Trường hợp khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải lập ở cuối kỳ kếtoán năm nay lớn hơn khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho đã lập ở cuối kỳ kếtoán năm trước thì số chênh lệch lớn hơn được lập thêm

- Trường hợp khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải lập ở cuối kỳ kếtoán năm nay nhỏ hơn khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho đã lập ở cuối kỳ kếtoán năm trước thì số chênh lệch nhỏ hơn được hoàn nhập.

- Trong niên độ kế toán tiếp theo, nếu hàng tồn kho không bị giảm giá đã sửdụng vào SXKD hoặc đã bán, ngoài bút toán phản ánh giá trị hàng tồn kho đã dùnghay đã bán, kế toán còn phải hoàn nhập số dự phòng giảm giá đã lập cho các loạihàng tồn kho này.

1.2.2.4 Trình bày thông tin trên báo cáo tài chính :

Báo cáo tài chính là sản phẩm cuối cùng của hệ thống kế toán tài chính ,cung cấp các thông tin về tình trạng tài chính, kết quả hoạt động và dòng tiền lưuchuyển sau mỗi kì hoạt động của Doanh nghiệp Báo cáo tài chính cung cấp thôngtin hữu ích cho rất nhiều đối tượng , bao gồm cả bên trong và bên ngoài doanhnghiệp , như các nhà quản lý cấp cao trong doanh nghiệp , các cổ động hiện tại , cácnhà đầu tư tiềm năng , các nhà cung cấp tín dụng ,…

Hệ thống báo cáo tài chính doanh nghiệp hiện nay gồm : Bảng cân đối kếtoán , báo cáo kết quả kinh doanh , báo cáo lưu chuyển tiền tệ và Thuyết minh báocáo tài chính Mỗi báo cáo này cung cấp thông tin về các khía cạnh khác nhau trongtình hình tài chính của doanh nghiệp nhằm giúp các đối tượng sử dụng thng tin cóthể đánh giá toàn diện về tình hình tài chính doanh nghiệp , từ đó đưa ra các quyếtđịnh hợp lý

Hàng tồn kho nằm trong kho được thể hiện trên bảng cân đối kế toán ở chỉtiêu mã số 140 “ Hàng tồn kho “ bao gồm “ Hàng tồn kho “ mã số 141 và “ Dựphòng giảm giá hàng tồn kho “ mã số 149 Sôs liệu để ghi vào chỉ tiêu mã 141 làsố dư Nợ của các TK 152,153,154,155,156,157 trên Sổ cái hoặc Nhật ký Sổ cái Sốliệu để ghi vào chỉ tiêu mã 149 là số dư Có của TK 159 trên sổ chi tiết TK 159.

Hàng tồn kho đã được tiêu thụ phản ảnh trên Báo cáo kết quả hoạt động kinhdoanh ở chỉ tiêu mã số 11 “ Giá vốn hàng bán “ Chỉ tiêu này phản ánh tổng giá vốncủa hàng hoá , giá thành sản xuất của thành phẩm đã tiêu thụ trong kỳ Số liệu đểghi vào chỉ tiêu này là luỹ kế số phát sinh bên Có của TK 632 trong năm báo cáođối ứng với bên Nợ của TK 911 trên Sổ cái hoặc Nhật ký - Sổ Cái

Số dự phòng giảm giá hàng tồn kho được phản ánh trên Báo Cáo lưu chuyểntiền tệ lập theo phương pháp gián tiếp ở chỉ tiêu “ Điều chỉnh cho các tài khoản “.Trong đó , các khoản dự phòng phản ánh các khoản dự phòng giảm giá đã lập đượcghi nhận vào báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh trong kỳ báo cáo Chỉ tiêu nàyđược lập căn cứ vào sổ kế toán TK 159 sau đó đối chiếu với sổ kế toán các tài

khoản có liên quan Số liệu trên chỉ tiêu “ Các khoản dự phòng “ được cộng vào sốliệu chỉ tiêu “ Lợi nhuận kế toán trước thuế “ Trường hợp dự phòng được hoànnhập chi phí sản xuất kinh doanh trong năm báo cáo thì được trừ vào chỉ tiêu lợinhuận trước thuế và được ghi bằng số âm

Việc tăng, giảm hàng tồn kho trong kỳ được thế hiện trên Báo cáo lưuchuyển tiền tệ ở chỉ tiêu “ Tăng, gỉàm hàng tồn kho “ được lập căn cứ vào tổngchênh lệch giữa số dư cuối kỳ và số dư đầu kỳ của các tài khoản hàng tồn kho( không bao gồm số dư TL 159 và số dư hàng tồn kho dùng cho đầu tư )

Trên thuyết minh báo cáo tài chính , doanh nghiệp phải trình bày và phântích chi tiết các số liệu đã được trình bày trong các báo cáo trên dể giúp người sửdụng báo cáo hiểu rõ hơn khoản mục Hàng Tồn Kho Chỉ tiêu hàng tồn kho trênThuyết minh phản ảnh từng loại hàng tồn kho cuối năm của Doanh nghiệp Số liệuđể lên chỉ tiêu này căn cứ vào số dư nợ của TK 152,153,154,155,156 và 157 trên Sổcái hoặc Nhật ký sổ cái

1.3 KẾ TOÁN HÀNG TỒN KHO THEO GÓC ĐỘ KẾ TOÁN QUẢN TRỊ

1.3.1 Yêu cầu quản lý hàng tồn kho

Trong thực tế xuất phát từ những đặc điểm của hàng tồn kho mà tuỳ theođiều kiện quản lý ở mỗi doanh nghiệp mà có những yêu cầu khác nhau song việcquản lý hàng tồn kho trong các doanh nghiệp phải bao quát trên các phương diện:

* Quản lý hiện vật của hàng tồn kho

Quản lý tốt về mặt vật chất của hàng tồn kho bảo đảm cho khách hàng củadoanh nghiệp một "mức độ dịch vụ tốt" và có thể tạo ra một lợi thế so với các đốithủ Muốn vậy yêu cầu phải nắm được những nguyên tắc cơ bản của kho hàng đó là

- Mã hóa các sản phẩm tồn kho

- Những phương pháp xếp đặt các mặt hàng tồn kho

* Quản trị kế toán hàng tồn kho.

Quản trị số lượng hàng tồn kho dự trữ:

- Doanh nghiệp sử dụng các phiếu kho để ghi chép sự vận động của hàng hóa(nhập và xuất) và tính toán số lượng tồn kho (dự trữ cuối cùng = dự trữ ban đầu +nhập - xuất)

- Kiểm kê: Phiếu kho cho phép nắm được hàng tồn trong kho về mặt giấy tờ,nhưng nó không thể tính được những mất mát hoặc hư hỏng ở tất cả các dạng Đểkhắc phục điều này, quy định các doanh nghiệp thực hiện kiểm kê một cách thườngxuyên (kế toán), hoặc gián đoạn (ngoài kế toán)

Việc kiểm kê này là cơ sở để đánh giá dự trữ được biểu thị ở bảng cân đối,cho phép doanh nghiệp biết được bất cứ lúc nào về tình hình dự trữ của họ Việc kếtoán này của dự trữ là khá dễ dàng về số lượng hiện vật, nhưng có nhiều khó khănvề giá trị

Quản trị giá trị hàng tồn kho:

Việc nắm các hàng tồn kho về mặt giá trị là khó khăn, vì thông thường cácmặt hàng nhập vào có những giá mua khác nhau Vấn đề cần phải định giá chochúng khi xuất kho theo giá nào? Về phương pháp có thể sử dụng

- Phương pháp giá đích danh

- Phương pháp giá bình quân gia quyền- Phương pháp FIFO

- Phương pháp LIFO

Cả bốn phương pháp trên đều là phương pháp kế toán được thừa nhận Tuynhiên, lựa chọn phương pháp để áp dụng cần chú trọng tới ảnh hưởng của từngphương pháp đối với bảng tổng kết tài sản và bảng kê lãi lỗ của doanh nghiệp

*Quản trị kinh tế của hàng tồn kho.

Việc duy trì để thực hiện hai mục tiêu có vẻ trái ngược nhau: - Mục tiêu an toàn: có hàng tồn kho để tránh mọi gián đoạn

- Mục tiêu tài chính: giảm đến mức thấp nhất có thể được về mức hàng tồntrong kho để giảm những chi phí kho tàng.

Để giải quyết điều đó, quản lý hàng tồn kho cần trả lời hai câu hỏi: - Đặt hàng khi nào?

- Số lượng mỗi lần đặt hàng là bao nhiêu?

Dự trữ trung bình là dự trữ đã được lưu lại bình quân trong doanh nghiệptrong thời gian nhất định, dự trữ trung bình giảm khi số tái dự trữ tăng lên

Dự trữ gắn với thời hạn cung ứng: dự trữ tối thiểu

Nếu như doanh nghiệp chờ lượng dự trữ xuống bằng 0 mới đưa đơn hàngcho nhà cung ứng, nó sẽ rới vào tình trạng gián đoạn dự trữ trong quãng thời gianđược gọi là thời gian tái dự trữ Do vậy, vào lúc thực hiện việc đặt hàng cần phải códự trữ một khối lượng hàng đủ để đáp ứng nhu cầu trong thời gian từ khi đặt hàngđến khi nhận hàng Dự trữ tối thiểu đáp ứng nhu cầu này

Dự trữ an toàn hoặc dự trữ bảo hiểm

Những chi phí liên quan đến dự trữ:

Khi thực hiện dự trữ, doanh nghiệp cần phải tính toán ba loại chi phí:

Chi phí tồn trữ: là những chi phí có liên quan đến hoạt động thực hiện tồnkho, bao gồm:

Chi phí kho: Chi phí này nhằm bảo đảm hàng hóa tồn kho, chi phí cho khotàng (thuê hoặc khấu hao hàng năm nhà kho), chi phí khai thác kho (tiền lương vàbảo hiểm xã hội cho nhân viên kho, tiền thuê hoặc khấu hao hàng năm máy mócthiết bị, ánh sáng ), chi phí bảo dưỡng thiết bị, chi phí bảo hiểm, chi phí quản lý

Chi phí sụt giá hàng trong quá trình dự trữ trong kho: phải phân biệt hainguyên nhân sụt giá:

- Sụt giá do lỗi thời liên quan đến những mặt hàng theo mốt hoặc công nghệtiến triển nhanh

- Sụt giá do hư hỏng, chẳng hạn do những tai nạn khi chuyên chở, bay hơi,trộm cắp, hoặc bị phá bởi những loại gặm nhấm

Chí phí đặt hàng: Đó là những chi phí cho mỗi lần doanh nghiệp bắt đầu quátrình mua để tái dự trữ Loại chi phí này bao gồm những chi phí có liên quan đếnđơn hàng như: chi phí các mẫu đơn sử dụng và chi phí xử lý các đơn đặt hàng, thưtín, điện thoại, đi lại, tiền lương và bảo hiểm xã hội của nhân viên mua (tìm ngườicung ứng, thương lượng, thảo đơn đặt hàng, thúc dục, nhắc nhở ), của nhân viên kế

toán (ghi chép, thanh toán hóa đơn v.v), chi phí bố trí thiết bị, chi phí cho công táckiểm tra về số và chất lượng hàng hóa.

Khi chúng ta sản xuất một lô hàng sẽ phát sinh một chi phí cho việc chuyểnđổi qui trình do sự thay đổi sản phẩm từ giai đoạn trước sang giai đoạn tiếp theo.Kích thước lô hàng càng lớn thì tồn kho vật tư càng lớn, nhưng chúng ta đặt hàng ítlần trong năm thì chi phí đặt hàng hàng năm thấp hơn

Chi phí mua hàng: Loại chi phí này phụ thuộc vào nhu cầu hàng năm củadoanh nghiệp và giá mua Khi mua hàng với kích thước lô hàng lớn sẽ làm tăng chiphí tồn trữ nhưng chi phí mua hàng thấp hơn do chiết khấu theo số lượng và cướcphí vận chuyển cũng giảm

Thông tin của kế toán tài chính nhằm trình bày hàng tồn kho theo hiện trạngcủa chúng tại một thời điểm Nhưng để ra quyết định liên quan đến hàng tồn khonhư mua, bán thì sử dụng các thông tin này chưa đủ Việc ra quyết định về hàng tồnkho có liên quan và chi phối đến việc thực hiện các quyết định khác trong quá trìnhhoạt động của doanh nghiệp Vì vậy nhà quản trị cần phải thu thập thông tinthường xuyên về từng loại hàng tồn kho riêng biệt, đánh giá hiện trạng và hiệu quảkinh tế mà chúng mang lại trong từng thời kỳ kinh doanh để ra quyết định Toàn bộthông tin này không được trình bày trong báo cáo tài chính mà được cung cấp bởikế toán quản trị

1.3.2 Nội dung quản trị hàng tồn kho

1.3.2.1 Lập dự toán về hàng tồn kho

Trong doanh nghiệp, việc lập dự toán là quan trọng và cần thiết vì nó phảnánh những mục tiêu, nhiệm vụ mà doanh nghiệp cần đạt được trong kỳ hoạt động,đồng thời phản ánh năng lực, biện pháp để thực hiện mục tiêu, nhiệm vụ đó Việcdự toán chính xác và hợp lý hàng tồn kho là cơ sở quan trọng để đáp ứng yêu cầubán ra phục vụ khách hàng một cách kịp thời, nâng cao uy tín của doanh nghiệp.Để lập dự toán hàng tồn kho thường phải dựa trên phương pháp thống kê kinhnghiệm, đồng thời căn cứ vào khả năng tiêu dùng, sức mua của dân cư trong năm kếhoạch, căn cứ vào dự toán lượng hàng tiêu thụ và tỷ lệ hàng tồn kho ước tính

Trên cơ sở dự toán hàng tồn kho, doanh nghiệp sẽ lập kế hoạch mua hàng làdự tính số lượng và giá trị từng mặt hàng cần phải mua vào trong kỳ để đáp ứng nhucầu kinh doanh.

Các doanh nghiệp thường lập kế hoạch mua hàng cho những mặt hàng kinhdoanh chính hay các hợp đồng kinh tế có giá trị lớn vì việc lập dự toán chi tiết chotất cả các mặt hàng là điều khó khăn và phi kinh tế Đối với các mặt hàng kinhdoanh chủ đạo, doanh nghiệp phải lập dự toán chi tiết cả về giá trị và số lượng Cònđối với những mặt hàng khác hoặc những hợp đồng kinh tế nhỏ lẻ thì doanh nghiệplập dự toán theo số tiền để đơn giản hóa và đồng thời làm cơ sở xây dựng dự toántiền, dự toán thanh toán với nhà cung cấp Việc lập dự toán hàng tồn kho và kếhoạch mua hàng ở các doanh nghiệp thường được lập cho cả năm và được chia rathành các quý, các tháng.

1.3.2.2 Thu thập và phân tích thông tin liên quan đến hàng tồn kho phục vụ kế toán quản trị

Thông tin cần phải thu thập bao gồm có thông tin quá khứ và thông tin tươnglai Thông tin về hoạt động kinh tế tài chính được hệ thống ghi nhận ban đầu của kếtoán thu nhận Để đáp ứng nhu cầu thông tin đa dạng phục vụ cho công tác quản trị,điều hành doanh nghiệp, thông tin trong đó đặc biệt thông tin về hàng tồn kho đượcthu nhận cũng rất đa dạng và phong phú, đòi hỏi công tác thu thập thông tin phảiđược tổ chức một cách khoa học, phục vụ đắc lực trong việc thu thập các thông tinban đầu.

A) Thu thập thông tin :

*) Thu thập thông tin quá khứ :

Thông tin quá khứ là thông tin về giao dịch, các sự kiện đã phát sinh và thựcsự hoàn thành Đó là thông tin về hàng tồn kho được theo dõi một cách chi tiết nhưtừng đơn vị ( bộ phận) phụ thuộc, từng kho hoặc từng quầy, từng mặt hàng, theo dõicả số lượng và giá trị Nguồn thông tin quá khứ về kế toán hàng tồn kho vừa phụcvụ cho việc hệ thống hóa, tính toán các chỉ tiêu trên báo cáo tài chính mang tính bắt

buộc vừa phục vụ cho mục đích kiểm soát, điều hành và quản trị nội bộ doanhnghiệp Để thu thập thông tin quá khứ, kế toán dựa vào thông tin được thu thập từ:

- Chứng từ kế toán :

Các doanh nghiệp sử dụng hệ thống chứng từ để phục vụ KTTC, xử lý cácthông tin cho việc lập BCTC Đồng thời để phục vụ cho mục đích KTQT, doanhnghiệp có thể thiết kế các mẫu chứng từ chi tiết phù hợp, phản ánh đầy đủ các yếutố, nội dung để phục vụ cho việc thu nhận xử lý và hệ thống hóa thông tin phục vụcho việc lập báo cáo quản trị theo yêu cầu quản lý của doanh nghiệp.

- Vận dụng các tài khoản kế toán:

Tùy thuộc vào yêu cầu và trình độ quản lý, cần thông tin chi tiết đến mức độnào mà doanh nghiệp mở tài khoản chi tiết cho phù hợp Việc thiết kế tài khoảntrong KTQT phải đảm bảo đơn giản, tiện lợi cho công tác kế toán Đặc biệt trongtừng trường hợp doanh nghiệp xử lý thông tin bằng các phương tiện kỹ thuật thôngtin hiện đại, cần phải mã hóa các tài khoản kế toán tổng hợp và chi tiết để tiện lợicho việc hạch toán và quản lý, hệ thống hóa được thông tin theo yêu cầu quản trịdoanh nghiệp.

- Hệ thống sổ kế toán:

Tùy theo từng cấp chi tiết của tài khoản hàng tồn kho để thiết kế mẫu sổ chitiết cho phù hợp Hệ thống sổ kế toán, đặc biệt là các sổ kế toán chi tiết cần thiếtkế sổ với sổ lượng sổ, chủng loại, các chỉ tiêu phản ánh phù hợp theo yêu cầu quảntrị và trình độ trang bị công nghệ xử lý thông tin tại doanh nghiệp nhằm cung cấpthông tin đầy đủ , hữu ích cho nhà quản trị trong quá trình ra quyết định, kiểm tra,kiểm soát và đánh giá hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.

- Hệ thống báo cáo quản trị:

Báo cáo KTQT là sản phẩm cuối cùng của quá trình kế toán quản trị nên việctổ chức hệ thống báo cáo quản trị quyết định đén chất lượng, hiệu quả thông tin dokế toán quản trị cung cấp Tùy theo sự phân cấp quản lý và yêu cầu quản lý từng chỉtiêu để có thể xác định nội dung và thiết kế mẫu biểu báo cáo cho phù hợp vớidoanh nghiệp.

Đối với hàng tồn kho, báo cáo KTQT phải phản ánh một cách chi tiết tìnhhình hàng tồn kho của doanh nghiệp theo từng mặt hàng, nhóm hàng để phục vụyêu cầu quản trị kinh doanh.

* ) Thu thập thông tin tương lai

Để có được thông tin đầy đủ, hữu ích phục vụ cho việc ra quyết định đúngđắn của nhà quản trị, ngoài các thông tin quá khứ do hệ thống kế toán cung cấp, cácthông tin mang tính chất dự toán tương lai cũng được các nhà quản trị đặc biệt quantâm Để mang lại hiệu quả cao trong việc tổ chức thu mua, bảo quản và sử dụnghàng tồn kho nói chung, các loại vật tư nói riêng, kế toán quản trị hàng tồn kho cầnphải thu thập được các thông tin liên quan đến: nguồn hàng cung ứng, khả năngcung ứng của nhà cung cấp, giá cả, điều kiện giao nhận vận chuyển, tính ổn địnhcủa nguồn hàng, chính sách cạnh tranh tiếp thị của nhà cung cấp

Các quyết đinh của nhà quản trị sẽ ảnh hưởng đến kết quả và hiệu quả hoạtđộng của doanh nghiệp không chỉ trong hiện tại mà trong cả tương lai Vì vậy, kếtoán quản trị phải sử dụng và phân tích những thông tin đó để hỗ trợ cho việc raquyết định trong sản xuất kinh doanh

B Phân tích thông tin phục vụ cho việc ra quyết định : * Phân tích thông tin quá khứ :

Trên cơ sở các thông tin quá khứ thu thập được, kế toán tiến hành so sánhphân tích tình hình thực hiện kế hoạch, dự toán, xác định các nhân tố ảnh hưởng,những tồn tại và nguyên nhân để đưa ra giải pháp khắc phục, khai thác các khả năngtiêm tàng để sử dụng các nguồn lực của doanh nghiệp để đạt hiệu quả hơn.

Trong doanh nghiệp thì hàng tồn kho thường chiếm tỷ trọng cao trong tổngtài sản của doanh nghiệp Chính vì vậy hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp bị ảnhhưởng đáng kể bởi hiệu quả sử dụng hàng tồn kho Doanh nghiệp cần phân tíchđược các chỉ tiêu về hàng tồn kho sau đây:

- Số vòng quay hàng tồn kho

Vòng quay HTK = Giá vốn hàng bán/ HTK bình quân