THỰC TRẠNG VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CÁC CÔNG TY VỪA VÀ NHỎ

Header Page of 166 CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG TỔ CHỨC 1.1 KHÁI NIỆM VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ Kiểm soát nội theo định nghĩa báo cáo COSO quy trình chịu ảnh hưởng Hội đồng quản trị, nhà quản lý nhân viên khác đơn vị, thiết lập để cung cấp đảm bảo hợp lý nhằm thực mục tiêu theo phạm trù sau đây: - Tính hiệu lực hiệu hoạt động - Báo cáo tài đáng tin cậy - Sự tuân thủ pháp luật quy định hành Phạm trù thứ đề cập đến việc thiết lập thực mục tiêu hoạt động hầu hết doanh nghiệp lợi nhuận; bảo vệ sử dụng hiệu nguồn lực Phạm trù thứ hai liên quan đến việc xây dựng phương pháp hạch toán kế toán để thiết lập báo cáo tài phù hợp với chuẩn mực có độ tin cậy cao Gồm báo cáo quản trị nội phục vụ cho việc định Ban giám đốc, số liệu công bố trước công luận phục vụ cho bên thứ ba: nhà cung cấp, quan thuế, ngân hàng…Phạm trù thứ ba đề cập đến việc tuân thủ quy định, luật lệ áp dụng cho doanh nghiệp Kiểm soát nội thực thông qua sách, tiêu chuẩn thủ tục Việc thiết lập vận hành hệ thống kiểm soát nội thuộc trách nhiệm Hội đồng quản trị người quản lý Quá trình thực kiểm soát nội đơn vị chủ yếu trình thiết lập, thực hiện, kiểm tra đánh giá sách, tiêu chuẩn thủ tục Hội đồng quản trị (nếu có) nhân tố ảnh hưởng lớn đến hoạt động kiểm soát đơn vị thông qua Footer Page of 166 Header Page of 166 việc tác động đến sách quan điểm kiểm soát nhà quản lý Các nhân viên khác tổ chức người thực thủ tục kiểm soát hàng ngày thông qua việc tuân thủ quy trình hệ thống kiểm soát nội Vì khả năng, tinh thần phẩm chất họ định lớn đến thành công kiểm soát nội Qua trình vận hành thực thủ tục kiểm soát, Kiểm toán nội có trách nhiệm đánh giá hiệu hoạt động hệ thống kiểm soát nội đưa giải pháp để cải tiến điểm yếu lạc hậu tồn hệ thống 1.2 CÁC BỘ PHẬN CẤU THÀNH HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ Hệ thống kiểm soát nội cấu thành từ năm thành phần sau chúng có mối liên hệ chặt chẽ với nhau: - Môi trường kiểm soát - Đánh giá rủi ro - Các hoạt động kiểm soát - Thông tin truyền thông - Giám sát 1.2.1 Môi trường kiểm soát Thông thường công ty phát triển lớn người chủ doanh nghiệp gặp nhiều khó khăn việc quản lý, giám sát kiểm soát rủi ro gian lận Vì thái độ ý thức kiểm soát người quản lý ảnh hưởng nhiều vào kiểm soát đơn vị Nếu nhà quản lý cấp cao nhận thức kiểm soát vấn đề quan trọng, nhân viên khác tôn trọng quy trình kiểm soát Ngược lại, nhà quản lý không thực tâm vào vấn đề kiểm soát đơn vị chắn hệ thống kiểm soát không mang lại hiệu mong đợi Môi trường kiểm soát bao gồm nhận thức, thái độ hành động nhà quản lý kiểm soát tầm quan trọng kiểm soát, tính Footer Page of 166 Header Page of 166 đồng hoạt động kiểm soát phòng ban Để xây dựng hệ thống kiểm soát nội cho doanh nghiệp cần tìm hiểu nhân tố thuộc môi trường kiểm sóat: - Triết lý quản lý phong cách điều hành - Cơ cấu tổ chức - Phương pháp ủy quyền - Sự tham gia Hội đồng quản trị Ban kiểm soát - Trình độ phẩm chất đội ngũ cán nhân viên - Chính sách nhân - Sự trung thực giá trị đạo đức 1.2.1.1 Triết lý quản lý phong cách điều hành nhà quản lý Triết lý quản lý thể qua quan điểm nhận thức nhà quản lý việc giám sát rủi ro kinh doanh; phong cách điều hành lại thể qua cá tính thái độ họ việc lập báo cáo tài phương pháp kế toán, sử dụng kênh thông tin thức hay không thức… Sự khác biệt triết lý quản lý phong cách điều hành có ảnh hưởng lớn đến môi trường kiểm soát tác động đến việc thực mục tiêu đơn vị 1.2.1.2 Cơ cấu tổ chức Là máy thực hoạt động để đạt mục tiêu đơn vị Việc xây dựng cấu tổ chức phân chia trách nhiệm quyền hạn thành viên đơn vị Một cấu tổ chức hợp lý sở cho việc lập kế hoạch, điều hành, kiểm soát giám sát tất hoạt động đơn vị Footer Page of 166 Header Page of 166 1.2.1.3 Phương pháp ủy quyền Là cách thức người quản lý ủy quyền cho cấp cách thức Việc phân định quyền hạn trách nhiệm xem phần mở rộng cấu tổ chức Nó cụ thể hóa quyền hạn trách nhiệm thành viên hoạt động đơn vị Cần có văn ủy quyền để giúp cho công việc tiến hành dễ dàng tránh lạm quyền 1.2.1.4 Sự tham gia Hội đồng quản trị Ban kiểm soát Ủy ban kiểm soát gồm số thành viên Hội đồng quản trị không tham gia điều hành đơn vị Ủy ban kiểm soát giám sát việc tuân thủ pháp luật, giám sát việc lập báo cáo tài Sự tham gia Hội đồng quản trị Ban kiểm soát làm cho môi trường kiểm soát tốt kiểm soát đến hoạt động người quản lý 1.2.1.5 Trình độ phẩm chất cán nhân viên Một tổ chức đạt mục tiêu nhân viên cấp đảm bảo kiến thức kỹ cần thiết Nhà quản lý nên tuyển dụng nhân viên có lực kinh nghiệm phù hợp với nhiệm vụ giao Một khía cạnh không phần quan trọng phẩm chất người nhân viên Khi thiếu yếu tố này, thủ tục dù chặt chẽ đến đâu không thực thực tế 1.2.1.6 Các sách nguồn nhân lực Là sách tuyển dụng, huấn luyện, bổ nhiệm, đánh giá, sa thải, đề bạt khen thưởng cho nhân viên Chính sách nhân ảnh hưởng định đến hữu hiệu môi trường kiểm soát 1.2.1.7 Sự trung thực giá trị đạo đức Để tạo ý thức đơn vị, nhà quản lý cao cấp cần xây dựng, ban hành phổ biến rộng rãi hướng dẫn chuẩn mực đạo đức để hướng dẫn ngăn chặn nhân viên không tham gia vào hoạt Footer Page of 166 Header Page of 166 động xem thiếu đạo đức phạm pháp Muốn đạt hiệu quả, nhà quản lý cấp cao phải làm gương cho cấp việc tuân thủ giá trị đạo đức Ngoài cần loại bỏ động dẫn người nhân viên đến sai phạm Môi trường kiểm soát có ảnh hưởng quan trọng đến trình thực kết thủ tục kiểm soát Một môi trường kiểm soát yếu tạo thủ tục kiểm soát hữu hiệu Ngược lại, môi trường kiểm soát tốt hạn chế phần thiếu sót thủ tục kiểm soát Môi trường kiểm soát điều kiện cần cho thủ tục kiểm soát phát huy tác dụng 1.2.2 Đánh giá rủi ro Tất hoạt động diễn đơn vị phát sinh rủi ro Vì nhà quản lý phải thận trọng xác định phân tích nhân tố ảnh hưởng đến rủi ro làm cho mục tiêu doanh nghiệp không thực Việc đánh giá nhận dạng rủi ro tạo sở để xác định giải pháp xử lý rủi ro Những rủi ro xuất phát từ bên hay bên doanh nghiệp Kinh doanh chấp nhận rủi ro Rủi ro cao lợi nhuận lớn Trong thực tế loại bỏ hết tất rủi ro Vấn đề nhà quản lý định mức rủi ro chấp nhận quản lý chúng Để làm điều người quản lý cần phải: - Thiết lập mục tiêu tổ chức, phải thiết lập mục tiêu riêng hoạt động để đạt mục tiêu chung đơn vị Việc xác định mục tiêu quan trọng việc đánh giá rủi ro kiện rủi ro gây ảnh hưởng xấu đến mục tiêu tổ chức Có kiện rủi ro tổ chức lại hội tổ chức khác Footer Page of 166 Header Page of 166 - Nhận dạng phân tích rủi ro khiến cho mục tiêu thực hiện: + Các rủi ro phát sinh từ môi trường hoạt động (chính trị, thay đổi môi trường pháp lý, thị trường tiền tệ, cạnh tranh, tiến kỹ thuật, sách nhà nước…) từ nội doanh nghiệp (những thay đổi quy chế, sách mở rộng thị trường, sách đổi kỹ thuật, xếp lại tổ chức đơn vị, thiếu nhân chủ chốt, áp dụng nguyên tắc kế toán mới…) + Quá trình đánh giá rủi ro cần thực qua giai đoạn: xác định đối tượng, tiếp đến xác định nhân tố ảnh hưởng tới rủi ro đối tượng, cuối nhận diện rủi ro + Các phương pháp đánh giá rủi ro: ● Đánh giá hoạt động qua thông qua chứng có giá trị (chứng từ, thông tin) ● Đánh giá tác động tiềm tàng gây tác nhân tồn phát triển tương lai + Từ kết đánh giá rủi ro, biện pháp quản lý rủi ro mà doanh nghiệp áp dụng: ● Tránh rủi ro cách không tiến hành số hoạt động ● Chuyển giao rủi ro mua bảo hiểm, góp vốn liên doanh… ● Giảm rủi ro cách thiết lập tăng cường hoạt động kiểm soát nội nhằm giảm khả xuất tác động rủi ro xuống mức thực 1.2.3 Hoạt động kiểm soát Là sách thủ tục để đảm bảo cho thị nhà quản lý thực Hoạt động kiểm soát diễn toàn đơn vị cấp độ hoạt động Nó đảm bảo hành động cần thiết để quản lý Footer Page of 166 Header Page of 166 rủi ro phát sinh trình thực mục tiêu đơn vị Những hoạt động kiểm soát chủ yếu đơn vị có liên quan đến hệ thống kế toán: - Phân chia trách nhiệm đầy đủ - Ủy quyền đắn cho nghiệp vụ hoạt động - Bảo vệ tài sản vật chất thông tin - Kiểm tra độc lập - Phân tích rà soát 1.2.3.1 Phân chia trách nhiệm đầy đủ Được thực theo hai nguyên tắc bản: nguyên tắc phân công phân nhiệm nguyên tắc bất kiêm nhiệm Yêu cầu nguyên tắc không phận hay cá nhân tham gia vào giải toàn nghiệp vụ từ hình thành lúc kết thúc Khi đó, thông qua cấu tổ chức, công việc tất nhân viên tự động kiểm soát chéo lẫn Mục tiêu thủ tục phát sai sót hành vi gian lận Đồng thời không cá nhân thực nhiều bốn chức sau đây: phê duyệt, thực hiện, ghi chép nghiệp vụ bảo quản tài sản Phân chia trách nhiệm thường đề cập đến tách biệt chức năng: - Chức kế toán với chức hoạt động: phận thực nghiệp vụ không ghi chép sổ sách kế toán, họ thổi phồng kết - Chức kế toán với chức bảo quản tài sản: nhân viên kế toán không giao nhiệm vụ giữ tài sản tham ô tài sản che giấu cách sửa chữa lại sổ sách Footer Page of 166 Header Page of 166 - Người xét duyệt nghiệp vụ chức bảo quản tài sản: người phê duyệt tài sản không nên kiêm nhiệm việc giữ tài sản làm tăng rủi ro lạm dụng tài sản Ngoài nghiệp vụ cụ thể có yêu cầu khác phân chia trách nhiệm để hạn chế gian lận sai sót Tuy nhiên cần ý việc phân chia trách nhiệm bị vô hiệu hóa nhân viên thông đồng 1.2.3.2 Ủy quyền đắn cho nghiệp vụ hoạt động Tất nghiệp vụ phải ủy quyền cho người chịu trách nhiệm Khi công ty mua hay chi dùng tài sản hổn độn xảy Có hai mức độ ủy quyền: - Ủy quyền chung trường hợp người quản lý ban hành sách để áp dụng cho toàn đơn vị, nhân viên cấp đạo xét duyệt nghiệp vụ phạm vi giới hạn sách Các ví dụ ủy quyền chung hạn mức bán chịu, bảng giá bán cố định sản phẩm dịch vụ, hạn mức tồn kho tối thiểu… - Ủy quyền cụ thể trường hợp cá nhân xét duyệt cụ thể cho nghiệp vụ riêng biệt Đối với nghiệp vụ có số tiền lớn quan trọng, người quản lý yêu cầu xét duyệt cụ thể trường hợp Ví dụ khoản bán chịu hạn mức tín dụng, nghiệp vụ xây dựng bản… Ủy quyền cụ thể thường áp dụng cho nghiệp vụ không thường xuyên phát sinh 1.2.3.3 Bảo vệ tài sản vật chất thông tin Hoạt động thực cho tài sản vật chất thông tin đơn vị Bởi thông tin thực chất dạng tài sản Tài sản vật chất cần bảo vệ để không bị mát, tham ô, hư hỏng hay sử dụng lãng phí, sai mục đích Chỉ người ủy quyền phép tiếp cận với tài sản đơn vị Tài sản kiểm soát cách Footer Page of 166 Header Page of 166 sử dụng nhà kho an toàn, tủ sắt, khóa, tường rào, lực lượng bảo vệ tổ chức kiểm kê định kỳ… nhằm hạn chế việc tiếp cận chúng Ngoài ra, việc so sánh đối chiếu sổ sách kế toán tài sản có thực tế phải thực định kỳ Để thông tin kế toán đáng tin cậy không bị tiết lộ cần thực nhiều hoạt động kiểm soát nhằm kiểm tra tính xác thực, đầy đủ, phê chuẩn nghiệp vụ phân quyền mức độ truy cập thông tin phận cá nhân Để thực kiểm soát tốt trình xử lý thông tin cần đảm bảo: - Các chứng từ phải đánh số liên tục để kiểm soát, tránh thất lạc dễ dàng truy cập cần thiết - Chứng từ cần lập nghiệp vụ vừa xảy ra, sớm tốt - Nội dung chứng từ cần thiết kế đơn giản, rõ ràng dể hiểu sử dụng cho nhiều công dụng khác - Tổ chức luân chuyển chứng từ phải khoa học, kịp thời Nghĩa chứng từ qua phận có liên quan đến nghiệp vụ, phải quy định thời gian xử lý nhanh chóng để chuyển cho phận - Sổ sách cần phải đóng chắn, đánh số trang, quy định nguyên tắc ghi chép, có chữ ký xét duyệt người kiểm soát - Tổ chức lưu trữ, bảo quản tài liệu kế toán khoa học, an toàn dễ dàng truy cập - Các nghiệp vụ hoạt động phải phê chuẩn nhân viên quản lý phạm vi quyền hạn cho phép 1.2.3.4 Kiểm tra độc lập Là việc kiểm tra tiến hành cá nhân (hoặc phận) khác với cá nhân (hoặc phận) thực nghiệp vụ Kiểm tra độc lập giúp giảm Footer Page of 166 Header Page 10 of 166 10 sai sót gian lận cẩu thả thiếu lực nhân viên Mặc dù phân chia trách nhiệm tạo kiểm soát lẫn cách tự nhiên độc lập, hệ thống kiểm soát nội thường có khuynh hướng giảm sút tính hữu hiệu, kiểm tra độc lập phải tồn nghiệp vụ mà người quản lý xét thấy trọng yếu rủi ro cao 1.2.3.5 Phân tích rà soát Là việc so sánh hai nguồn số liệu khác Tất khác biệt cần làm rõ Ưu điểm thủ tục mau chóng phát gian lận, sai sót biến động bất thường để kịp thời có biện pháp xử lý Ngoài hoạt động kiểm soát bao gồm việc xem xét lại mục tiêu thực cách so sánh với số liệu kế hoạch, dự toán, số liệu kỳ trước liệu khác có tính chất tài phi tài Đồng thời xem xét cách tổng thể để đánh giá trình thực Việc soát xét lại trình thực giúp nhà quản lý biết cách tổng quát thành viên có theo đuổi mục tiêu đơn vị cách hiệu hay không Với việc điều tra nghiên cứu vấn đề bất ngờ xảy trình thực hiện, nhà quản lý thay đổi kịp thời chiến lược kế hoạch, có hành động điều chỉnh cho thích hợp 1.2.4 Thông tin truyền thông Thông tin thu thập truyền đạt đến phận, cá nhân đơn vị hình thức thời gian thích hợp, đảm bảo người tổ chức thực nhiệm vụ Truyền thông cung cấp thông tin bên đơn vị với bên Sự trao đổi thông tin hữu hiệu đòi hỏi phải diễn theo nhiều hướng: từ cấp xuống cấp dưới, từ cấp lên cấp cấp ngang hàng với Mỗi cá nhân cần hiểu vai trò hệ thống kiểm soát nội hoạt động cá nhân tác động đến hệ thống Ngoài cần có trao đổi thông tin Footer Page 10 of 166 Header Page 72 of 166 phiếu đề nghị mua hàng không? Nhà cung cấp có ký xác nhận (chấp nhận điều khoản giao 5/10 hàng, quy cách, chất lượng hàng hóa) lên đơn đặt hàng không? Các liên đơn đặt hàng có chuyển đến phận nhận hàng, 7/10 phòng kế toán, phận kiểm tra chất lượng hàng hóa không? Thông tin thay đổi giá nhà cung cấp có cập nhật vào 3/10 liệu phận mua hàng không? Công ty có thiết lập thủ tục lựa chọn đánh giá nhà cung 2/10 cấp không? Công ty có lập dự toán ngân sách, kế hoạch mua hàng đơn đặt 4/10 hàng lập dựa liệu không? Công ty có ghi nhận ý kiến phản hồi từ phận đề nghị mua 2/10 hàng hay khách hàng hoạt động mua hàng hay chất lượng hàng hóa không? II Quy trình bán hàng giao hàng Công ty có thiết lập áp dụng quy trình bán hàng giao 1/10 hàng không? Công ty có định kỳ tổ chức huấn luyện nghiệp vụ bán hàng cho 6/10 nhân viên kinh doanh tiếp thị không? Nhân viên bán hàng có nhận phê duyệt phận kế 3/10 hoạch sản xuất – phận quản lý hàng tồn kho trước cam kết lịch giao hàng? Đơn đặt hàng (SO) có làm mẫu mẫu có 7/10 đánh số trước không? Đơn đặt hàng (SO) có chuyển cho phận kế toán 4/10 phận kho vận không? Đơn đặt hàng (SO) có phê duyệt phận độc lập Footer Page 72 of 166 3/10 Header Page 73 of 166 không? Có xét duyệt tín dụng khách hàng bán chịu không? 3/10 Công ty có quy định văn hạn mức bán chịu cho khách 3/10 hàng không? Phiếu giao hàng có lập dựa đơn đặt hàng (SO) có số 5/10 tham chiếu đến đơn đặt hàng, phê duyệt không? 10 Trước vận chuyển hàng hóa, phiếu giao hàng có kiểm 3/10 tra với phiếu đóng gói không? 11 Phiếu giao hàng có khách hàng ký xác nhận chuyển 5/10 cho phận kế toán không? 12 Bảng liệt kê giá bán sản phẩm có cập nhật kịp thời 7/10 chuyển đến phận liên quan không? 13 Hóa đơn có lập sở phiếu giao hàng có 5/10 thủ tục kiểm tra nhằm đảm bảo tất hàng hóa giao lập hóa đơn ghi nhận doanh thu không? 14 Nghiệp vụ bán hàng thu tiền mặt có ghi nhận 6/10 thời điểm phát sinh không? 15 Công ty có kiểm tra độc lập (đột xuất định kỳ) việc ghi 3/10 nhận đầy đủ nghiệp vụ bán hàng thu tiền mặt không? 16 Khi thay đổi giá bán, công ty có kiểm tra trước hàng tồn kho 2/10 đại lý hay cửa hàng không? III Quy trình tổ chức nhân Công ty có thiết lập áp dụng quy trình tuyển dụng đào 3/10 tạo nhân không? Công ty có ưu tiên tuyển dụng nguồn nhân từ người quen biết 6/10 trước không? Công ty có chương trình đào tạo nội không? 7/10 Công ty có dành ngân sách đào tạo bên cho phòng ban 3/10 Footer Page 73 of 166 Header Page 74 of 166 vị trí không? Công ty có xây dựng bảng tiêu chí đánh giá nhân (năng lực, 6/10 tinh thần làm việc, thái độ đồng nghiệp…) thời gian thử việc trình làm việc không? Công ty có xây dựng mức lương cho vị trí có cạnh tranh với 4/10 thị trường không? Công ty có quy chế khuyến khích sáng kiến đóng góp từ nhân 3/10 viên không? Công ty có đánh giá mức độ hoàn thành công việc nhân 8/10 viên không? Quy chế khen thưởng, nâng bậc lương kỹ luật có 5/10 ghi rõ thỏa ước lao động tập thể có thực thỏa ước không? 10 Công ty có xây dựng môi trường văn hóa người chia 6/10 kinh nghiệm làm việc giúp đỡ hoàn thành tốt công tác không? IV Quy trình quản lý thông tin tài kế toán mạng máy vi tính Công ty có thiết lập áp dụng quy trình quản lý thông tin 3/10 tài kế toán mạng máy vi tính không? Công ty có sử dụng phần mềm quản lý chung cho toàn 1/10 hoạt động tất phòng ban, từ đầu vào đầu không? Dữ liệu đầu vào chứng từ có kiểm soát chặt chẽ không? 10/10 Công ty có ban hành văn quy định bảo mật liệu hệ 2/10 thống thông tin không? Nhân viên vận hành có bị hạn chế quyền truy cập vào toàn hệ thống thông tin không? Footer Page 74 of 166 10/10 Header Page 75 of 166 Khi truy cập vào hệ thống thông tin có cần sử dụng mật hay 10/10 chương trình nhận diện không? Máy chủ có lưu lại chứng cập nhật, chĩnh sửa, xóa 7/10 liệu hệ thống máy tính không? Nhân viên có tự ý cài đặt phần mềm vào máy tính 5/10 công ty không? IV Quy trình kiểm soát hàng tồn kho tài sản cố định Công ty có thiết lập áp dụng quy trình kiểm soát hàng 2/10 tồn kho tài sản cố định không? Các phiếu nhập kho, xuất kho có đánh số liên tục không? 7/10 Khi nhập hàng thủ kho, phận kiểm tra chất lượng hàng có 5/10 cứ, đối chiếu với đơn đặt hàng không? Kế toán kho có kiêm nhiệm thủ kho không? 2/10 Phiếu xuất kho có lập dựa phiếu yêu cầu xuất hàng 7/10 không? Hàng hóa đem công ty có duyệt cấp có thẩm 7/10 quyền không? Xử lý hàng tồn kho hạn, hàng hư hỏng, chất lượng có 4/10 phê duyệt cấp có thẩm quyền không? Có thiết kế sơ đồ kho nhằm theo dõi lô hàng để đảm bảo 2/10 nguyên tắc nhập trước xuất trước không? Hàng hóa có cất giữ nơi an toàn không? 7/10 10 Có hệ thống báo cháy chữa cháy kho không? 4/10 11 Có treo thẻ kho để nhận dạng tên, mã hàng tồn kho cho 4/10 loại có kho không? 12 Thủ kho kế toán kho có thường xuyên đối chiếu số liệu 3/10 không? 13 Định kỳ hàng tháng có tổ chức kiểm kê hàng tồn kho không? Footer Page 75 of 166 7/10 Header Page 76 of 166 14 Kết kiểm kê có thông báo văn thức 4/10 cho cấp có thẩm quyền không? 15 Có mở sổ theo dõi công cụ dụng cụ phận sử dụng 1/10 không? 16 Các hóa đơn nhận có đối chiếu với phiếu nhập kho 5/10 đơn đặt hàng không? 17 Có định kỳ phân tích vòng quay hàng tồn kho không? 1/10 18 Bộ phận quản lý tài sản có kiêm việc mua sắm tài sản không? 3/10 19 Định kỳ đối chiếu danh sách TSCĐ phận kỹ thuật 0/10 kế toán không? 20 TSCĐ có dán tên, mã để nhận dạng có kế hoạch bảo 4/10 trì không? 21 Có mở sổ cập nhật, theo dõi chi phí sữa chữa, bảo trì cho 3/10 loại tài sản không? V Quản lý công nợ Công ty có định kỳ đối chiếu khoản phải thu với giá trị xuất hàng 2/10 tồn kho kỳ không? Các hóa đơn có ghi chép đầy đủ sổ doanh thu số 10/10 tổng cộng có cập nhật tương ứng vào sổ doanh thu, sổ phải thu khách hàng không? Tất hàng bán trả lại có chứng từ chứng thực không? 4/10 Nợ phải thu khách hàng sổ chi tiết công nợ có 2/10 đối chiếu với bảng kê nợ phải thu phòng kinh doanh tiếp thị bảng đối chiếu có phê duyệt cấp có thẩm quyền không? Có định kỳ lập bảng phân tích tuổi nợ bảng có xem 2/10 xét người có thẩm quyền không? Định kỳ có đối chiếu ký xác nhận số dư nợ phải thu với khách Footer Page 76 of 166 5/10 Header Page 77 of 166 hàng không? Công ty có cử nhân viên xuống đại lý cửa hàng để kiểm tra 3/10 lượng hàng bán để kịp thời thu tiền không? Các khoản tạm ứng có thường xuyên thực theo 7/10 nguyên tắc phải hoàn ứng khoản củ ứng khoản không? VI Quản lý tiền mặt tiền gửi ngân hàng Tiền mặt có cất giữ nơi an toàn độc lập thủ quỹ 10/10 không? Phiếu thu, phiếu chi có đánh số liên tục không? 10/10 Sau thu tiền hay chi tiền thủ quỹ có đóng dấu “Đã thu tiền” 6/10 hay “Đã chi tiền” lên phiếu thu, phiếu chi, hóa đơn không? Định kỳ kế toán toán thủ quỹ có đối chiếu số liệu 7/10 không? Tiền mặt quỹ có kiểm kê độc lập định kỳ không? 10/10 Tiền mặt có kiểm kê đột xuất không? 2/10 Tất nghiệp vụ thu, chi có phê duyệt cấp có thẩm 10/10 quyền không? Công ty có quy định hạn mức duyệt chi tiền mặt cho cấp có 3/10 thẩm quyền không? Công ty có quy định mức tồn quỹ tối đa tối thiểu hay không? 8/10 10 Hàng tháng kế toán ngân hàng có đối chiếu số liệu với sổ phụ 10/10 ngân hàng không? 11 Chủ tài khoản có đăng ký dịch vụ xác nhận khoản rút sec 5/10 công ty qua điện thoại hay qua mạng internet không? VII Kiểm soát chi phí Ban lãnh đạo có thực việc cắt giảm chi phí không? 8/10 Ban giám đốc có biện pháp nhằm khuyến khích nhân viện tự 4/10 Footer Page 77 of 166 Header Page 78 of 166 nguyện tiết kiệm chi phí không? Công ty có lập bảng đánh giá hiệu hoạt động phòng 2/10 ban nhằm đánh giá hiệu chi phí không? Công ty có lập bảng dự toán ngân sách không? 3/10 Công ty có định kỳ đối chiếu chi phí thực tế phát sinh với 3/10 chi phí kế hoạch không? Công ty có định kỳ đối chiếu chi phí thực tế phát sinh kỳ với kỳ trước không? Footer Page 78 of 166 3/10 Header Page 79 of 166 MỤC LỤC CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG TỔ CHỨC 1.1 KHÁI NIỆM VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ 1.2 CÁC BỘ PHẬN CẤU THÀNH HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ 1.2.1 Môi trường kiểm soát 1.2.1.1 Triết lý quản lý phong cách điều hành nhà quản lý 1.2.1.2 Cơ cấu tổ chức 1.2.1.3 Phương pháp ủy quyền 1.2.1.4 Sự tham gia Hội đồng quản trị Ban kiểm soát 1.2.1.5 Trình độ phẩm chất cán nhân viên 1.2.1.6 Các sách nguồn nhân lực 1.2.1.7 Sự trung thực giá trị đạo đức 1.2.2 Đánh giá rủi ro 1.2.3 Hoạt động kiểm soát 1.2.3.1 Phân chia trách nhiệm đầy đủ 1.2.3.2 Ủy quyền đắn cho nghiệp vụ hoạt động 1.2.3.3 Bảo vệ tài sản vật chất thông tin 1.2.3.4 Kiểm tra độc lập 1.2.3.5 Phân tích rà soát 10 1.2.4 Thông tin truyền thông 10 1.2.4.1 Chứng từ kế toán 11 1.2.4.2 Sổ sách kế toán 12 1.2.4.3 Báo cáo kế toán đơn vị: 12 1.2.5 Việc giám sát 12 1.2.5.1 Giám sát thường xuyên 12 1.2.5.2 Giám sát định kỳ 12 1.3 CÁC LOẠI KIỂM SOÁT 13 1.3.1 Phân loại theo mục tiêu 13 Footer Page 79 of 166 Header Page 80 of 166 1.3.1.1 Kiểm soát phòng ngừa 13 1.3.1.2 Kiểm soát phát 13 1.3.1.3 Kiểm soát bù đắp 13 1.3.2 Phân loại theo phạm vi kiểm soát 13 1.3.2.1 Kiểm soát chung 13 1.3.2.2 Kiểm soát trực tiếp 14 1.4 CÔNG TÁC TỔ CHỨC HT KSNB TẠI DOANH NGHIỆP .…………… 14 KẾT LUẬN CHƯƠNG 15 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CÁC CÔNG TY VỪA VÀ NHỎ 16 2.1 ĐỐI TƯỢNG VÀ PHẠM VI NGHIÊN CỨU CỦA ĐỀ TÀI 16 2.2 NỘI DUNG KHẢO SÁT 17 2.3 PHƯƠNG PHÁP KHẢO SÁT 18 2.4 KẾT QUẢ KHẢO SÁT 18 2.4.1 CÁC BỘ PHẬN CẤU THÀNH CỦA HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ 18 2.4.1.1 Môi trường kiểm soát 18 2.4.1.2 Đánh giá rủi ro 20 2.4.1.4 Thông tin truyền thông 21 2.4.1.5 Giám sát 22 2.4.2 CÁC LOẠI KIỂM SOÁT 24 2.4.2.1 Kiểm soát phòng ngừa 24 2.4.2.2 Kiểm soát phát 33 2.4.2.3 Kiểm soát bù đắp 38 KẾT LUẬN CHƯƠNG 42 CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHO CÁC DOANH NGHIỆP VỪA VÀ NHỎ 43 3.1 GIẢI PHÁP XÂY DỰNG CÁC BỘ PHẬN CẤU THÀNH CỦA HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ 43 Footer Page 80 of 166 Header Page 81 of 166 3.1.1 Môi trường kiểm soát 43 3.1.2 Đánh giá rủi ro 44 3.1.3 Các hoạt động kiểm soát 45 3.1.4 Thông tin liên lạc 45 3.2 CÁC LOẠI KIỂM SOÁT 46 3.2.1 Kiểm soát phòng ngừa 46 3.2.1.1 Giải pháp cho quản lý quy trình mua hàng 46 3.2.1.2 Giải pháp cho quản lý quy trình bán hàng 51 3.2.1.3 Giải pháp cho quản lý tổ chức nhân 55 3.2.1.4 Giải pháp đề nghị cho việc quản lý thông tin tài kế toán mạng máy vi tính 57 3.2.1.5 Giải pháp cho quản lý hàng tồn kho tài sản cố định 58 3.2.1.6 Giải pháp cho quản lý công nợ 60 3.2.1.7 Giải pháp kiểm soát tiền mặt tiền gửi ngân hàng 61 3.2.1.8 Giải pháp kiểm soát chi phí 61 3.2.2 Kiểm soát phát 62 3.2.2.1 Giải pháp cho quản lý quy trình mua hàng 62 3.2.2.2 Giải pháp cho quản lý quy trình bán hàng 63 3.2.2.3 Giải pháp cho quản lý tổ chức nhân 63 3.2.2.4 Giải pháp đề nghị cho việc quản lý thông tin tài kế toán mạng máy vi tính 63 3.2.2.5 Giải pháp cho quản lý hàng tồn kho tài sản cố định 64 3.2.2.6 Giải pháp kiểm soát chi phí 64 3.2.3 Kiểm soát bù đắp 64 3.2.3.1 Giải pháp cho quản lý quy trình mua hàng 64 3.2.3.2 Giải pháp cho quản lý quy trình bán hàng 65 3.2.3.3 Giải pháp cho quản lý tổ chức nhân 65 KẾT LUẬN 66 Footer Page 81 of 166 Header Page 82 of 166 LỜI MỞ ĐẦU Sự cần thiết đề tài Trong hoạt động sản xuất kinh doanh doanh nghiệp luôn tồn rủi ro hữu rủi ro tiềm tàng Những rủi ro xuất phát từ bên nội doanh nghiệp hay từ yếu tố kinh tế, trị, xã hội bên Bên cạnh khủng hoảng tài giới năm gần tình hình cạnh tranh toàn cầu gay gắt thúc đẩy gian lận xảy Vì vậy, doanh nghiệp muốn tồn phát triển cần phải xây dựng cho hệ thống kiểm soát nội hữu hiệu Tùy vào loại hình doanh nghiệp, mục tiêu quy mô tổ chức mà hệ thống kiểm soát nội thiết kế vận hành khác Hiện nay, kinh tế Việt Nam có nhiều doanh nghiệp vừa nhỏ hoạt động Đây thành phần kinh tế quan trọng góp phần không nhỏ vào việc đóng góp GDP, tạo công ăn việc làm cho người lao động nguồn thu ngân sách nhà nước Tuy nhiên, doanh nghiệp chưa đặt quan tâm mức đến việc xây dựng hệ thống kiểm soát nội Chính yếu tố làm cho hoạt động doanh nghiệp hiệu giảm tính cạnh tranh bền vững Hệ thống kiểm soát nội coi công cụ hữu hiệu cho nhà quản lý điều hành nhằm đạt mục tiêu đề thông qua việc kiểm soát, ngăn chặn phát hành vi thiếu trung thực gian lận nội doanh nghiệp Vì vậy, thông qua hệ thống kiểm soát nội chung phạm vi nguyên cứu, tác giả muốn đem đến số giải pháp việc ”Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội cho doanh nghiệp vừa nhỏ Việt Nam” Mục đích nghiên cứu Trên sở lý luận hệ thống kiểm soát nội thực tế khảo sát số công ty vừa nhỏ để đề giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội cho công ty có quy mô Footer Page 82 of 166 Header Page 83 of 166 Phương pháp nghiên cứu Phương pháp chủ yếu áp dụng phương pháp vật biện chứng Đây phương pháp sử dụng xuyên suốt trình nghiên cứu để hoàn thành luận văn Ngoài ra, thông qua khảo sát thực tiễn luận văn sâu phân tích, hệ thống, để chọn lọc vấn đề lý luận thực tiễn phù hợp với điều kiện thực tế công ty Những đóng góp luận văn Trên sở nghiên cứu lý thuyết khảo sát thực tiễn, đưa chu trình hoạt động cụ thể công tác tổ chức hệ thống kiểm soát nội doanh nghiệp vừa nhỏ Phạm vi nghiên cứu Luận văn tập trung nguyên cứu hệ thống kiểm soát nội Doanh nghiệp vừa nhỏ tập trung địa bàn TP Hồ Chí Minh Bố cục luận văn Luận văn gồm có chương: Chương 1: Cơ sở lý luận hệ thống kiểm soát tổ chức Chương 2: Thực trạng hệ thống kiểm soát nội công ty vừa nhỏ Chương 3: Một số giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội cho doanh nghiệp vừa nhỏ Footer Page 83 of 166 Header Page 84 of 166 LỜI CAM ĐOAN “Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội cho doanh nghiệp vừa nhỏ” công trình nguyên cứu khoa học, độc lập Đây luận văn Thạc sỹ kinh tế, chuyên ngành Kế toán – Kiểm toán Luận văn chưa công bố hình thức Tác giả: Phạm Nguyễn Quỳnh Thanh Footer Page 84 of 166 Header Page 85 of 166 LỜI CẢM ƠN Tôi xin chân thành cảm ơn Thầy Cô trường Đại học Kinh Tế truyền đạt cho kiến thức năm học trường Tôi xin chân thành cảm ơn Ban giám đốc, trưởng phận công ty nhiệt tình tạo điều kiện cho khảo sát trình thực luận văn Tôi xin chân thành cảm ơn TS Phạm Châu Thành tận tình hướng dẫn giúp đỡ hoàn thành tốt luận văn Và xin cảm ơn gia đình, bạn bè, đồng nghiệp ủng hộ tinh thần tạo điều kiện tốt cho hoàn thành luận văn Học viên Phạm Nguyễn Quỳnh Thanh Footer Page 85 of 166 Header Page 86 of 166 DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT COSO: Committee Of Sponsoring Organizations KSNB: Kiểm soát nội TSCĐ: Tài sản cố định Footer Page 86 of 166 ... THỰC TRẠNG VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CÁC CÔNG TY VỪA VÀ NHỎ 2.1 ĐỐI TƯỢNG VÀ PHẠM VI NGHIÊN CỨU CỦA ĐỀ TÀI Theo Nghị định số 56/2009/NĐ-CP ngày 30/06/2009 định nghĩa Doanh nghiệp vừa nhỏ. .. 1.2 CÁC BỘ PHẬN CẤU THÀNH HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ Hệ thống kiểm soát nội cấu thành từ năm thành phần sau chúng có mối liên hệ chặt chẽ với nhau: - Môi trường kiểm soát - Đánh giá rủi ro - Các. .. chế hệ thống kiểm soát nội doanh nghiệp có quy mô vừa nhỏ Việt Nam cụ thể sau: 2.4.1 CÁC BỘ PHẬN CẤU THÀNH CỦA HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ 2.4.1.1 Môi trường kiểm soát Môi trường kiểm soát hình thành