Tổ chức quản lý và khai thác sử dụng tài liệu nghiên cứu khoa học tại trường đại học khoa học xã hội và nhân văn, đại học quốc gia hà nội

TRUỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN KHOA LUU TRỮ HỌC VÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG - LUẬN VĂN THẠC SĨ KHOA HỌC CHUYÊN NGÀNH LƯU TRỮ ĐỀ TÀI: CÔNG TÁC LƯU TRỮ TÀI LIỆU NGHIÊN CỨU KHOA HỌC TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN, ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI: THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP Giảng viên hướng dẫn: PGS.TS Vũ Thị Phụng Học viên thực hiện: Nguyễn Thu Loan Hà Nội - 2007 Chương Khái quát hoạt động NCKH tài liệu NCKH Trường ĐH KHXH&NV 1.1 Vài nét Trường ĐH KHXH&NV 1.1.1 Sơ lược lịch sử hình thành Sau Cách mạng tháng Tám, ngày 10/10/1945, Chủ tịch Hồ Chí Minh kí Sắc lệnh số 45/SL thành lập Đại học Văn khoa Hà Nội với mục đích đưa khoa học nước nhà “theo kịp bước nước tiên tiến hoàn cầu” Đây tiền thân Trường ĐH KHXH&NV Kháng chiến chống Pháp thắng lợi, nghiệp giáo dục đại học Việt Nam tiếp tục phát triển mở rộng Ngày 04/6/1956, Thủ tướng Chính phủ Quyết định số 2183/CP thành lập Trường Đại học Tổng hợp Hà Nội Giai đoạn 1956 - 1995 thời kì phát triển mạnh mẽ Trường với tư cách trung tâm nghiên cứu đào tạo khoa học hàng đầu nước, phục vụ đắc lực nghiệp xây dựng bảo vệ Tổ quốc Đội ngũ giáo sư, nhà khoa học hàng đầu đất nước làm việc, cống hiến sức lực trí tuệ cho nghiệp đào tạo đất nước Tại nơi đây, tảng khoa học Việt Nam xây đắp khẳng định giá trị Quá trình xây dựng phát triển nhà trường gắn liền với tên tuổi nhà giáo, nhà khoa học tiếng như: Đặng Thai Mai, Trần Văn Giàu, Đào Duy Anh, Trần Đức Thảo, Cao Xuân Huy, Hoàng Xuân Nhị, Đinh Xuân Lâm, Phan Huy Lê, Hà Văn Tấn, Trần Quốc Vượng, Nguyễn Tài Cẩn, Đinh Gia Khánh, Phan Cự Đệ, Hà Minh Đức, Đến nay, Nhà trường có giáo sư tặng Giải thưởng Hồ Chí Minh; 11 giáo sư tặng Giải thưởng Nhà nước; 10 nhà giáo phong tặng danh hiệu Nhà giáo nhân dân; 43 nhà giáo phong tặng danh hiệu Nhà giáo ưu tú Đứng trước nhu cầu phát triển đất nước, Đại học Quốc gia Hà Nội thành lập theo Nghị định 97/CP ngày 10 tháng 12 năm 1993 Chính phủ sở chia tách phát triển Trường Đại học Tổng hợp Hà Nội, bao gồm Trường đại học thành viên: Trường Đại học khoa học Tự nhiên, Trường Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn, Trường Đại học Sư phạm, Trường Đại học Ngoại ngữ Tháng 9/1995, tảng ngành khoa học xã hội nhân văn Trường Đại học Tổng hợp Hà Nội, Trường ĐH KHXH&NV thành lập, trở thành thành viên ĐHQGHN thức vào hoạt động từ ngày 19/9/1995 Phát huy truyền thống Trường Đại học Văn khoa Trường Đại học Tổng hợp Hà Nội, Nhà trường tiếp tục phát triển trưởng thành tất lĩnh vực để giữ vững vị trí hàng đầu nước đào tạo đại học sau đại học ngành khoa học xã hội nhân văn, tiến tới ngang tầm trường đại học tiên tiến khu vực giới 1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ Là sở đào tạo đầu ngành, có uy tín truyền thống, Trường ĐH KHXH&NV có sứ mệnh đầu sáng tạo, truyền bá tri thức đào tạo nguồn nhân lực chất lượng cao khoa học xã hội nhân văn, phục vụ nghiệp xây dựng phát triển đất nước Trường có chức đào tạo nguồn nhân lực chất lượng cao trình độ đại học sau đại học ngành thuộc lĩnh vực khoa học xã hội nhân văn, nghiên cứu triển khai hoạt động khoa học – công nghệ hệ thống chung Đại học Quốc gia Hà Nội nhằm phục vụ nghiệp xây dựng phát triển đất nước Trường ĐH KHXH&NV giao đảm nhiệm nhiệm vụ cụ thể sau đây: - Đào tạo chuyên gia chất lượng cao khoa học xã hội nhân văn theo danh mục ngành đào tạo thuộc tất loại hình đào tạo bậc đại học sau đại học - Nghiên cứu triển khai nghiên cứu lĩnh vực thuộc khoa học xã hội nhân văn hệ thống chung ĐHQGHN nhằm phục vụ nghiệp xây dựng phát triển đất nước - Hỗ trợ trường đại học, cao đẳng liên kết với ngành, địa phương hoạt động chuyên môn, đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, giáo viên phát huy mạnh mẽ vai trò trường đại học đầu ngành nước Như vậy, nghiên cứu khoa học nhiệm vụ Nhà trường nhằm nâng cao chất lượng giảng dạy học tập, góp phần giải yêu cầu thực tiễn, thúc đẩy tiến khoa học – công nghệ 1.1.3 Cơ cấu tổ chức Trong trình hoạt động, cấu tổ chức Trường không ngừng kiện toàn để phù hợp với phát triển giai đoạn Nhằm đáp ứng nhu cầu đào tạo nhân lực cho xã hội, số khoa môn trực thuộc điều chỉnh thành lập Hiện nay, cấu tổ chức Trường bao gồm: - Ban Giám Hiệu - Các phòng ban chức - Các Khoa Bộ môn trực thuộc - Các Trung tâm - Bảo tàng nhân học 1.2 Hoạt động NCKH Trường ĐH KHXH&NV Trong năm qua, với đơn vị thành viên Đại học Quốc gia Hà Nội, kế thừa kết to lớn hoạt động nghiên cứu đào tạo Trường Đại học Tổng hợp Hà Nội, Trường ĐH KHXH&NV bước đưa hoạt động nghiên cứu đào tạo theo hướng chuẩn hóa đại hoá Nhà trường xác định nhiệm vụ hàng đầu nâng cao chất lượng đào tạo nghiên cứu khoa học, phấn đấu đưa Trường trở thành trung tâm đào tạo nghiên cứu chất lượng cao nước Chính vậy, từ ngày đầu thành lập, hoạt động NCKH coi hai nhiệm vụ Trường Các Nghị quyết, Kế hoạch, Đề án Đảng uỷ, Hội đồng Khoa học – Đào tạo Ban Giám hiệu xác định trọng tâm đẩy mạnh hoạt động nghiên cứu khoa học nhằm không phục vụ nhiệm vụ đào tạo mà phục vụ công đổi mới, xây dựng đất nước thời kỳ công nghiệp hóa đại hoá; đáp ứng yêu cầu có tính chiến lược trình hoạch định sách đào tạo nghiên cứu khoa học trường đại học – xây dựng đại học nghiên cứu Trong giai đoạn, để đáp ứng yêu cầu phát triển hoạt động đào tạo nghiên cứu, Trường kịp thời xây dựng ban hành văn đạo mang tính chiến lược Nhằm đưa định hướng cho hoạt động NCKH Trường, phục vụ có hiệu cho đào tạo; giải vấn đề đặt lĩnh vực tư tưởng, xã hội đất nước thời kỳ đổi mới; Trường xây dựng “5 chương trình xây dựng phát triển Trường ĐH KHXH&NV, giai đoạn 1997-2000” Một nội dung quan trọng chương trình xác định định hướng, mục tiêu nhiệm vụ công tác nghiên cứu khoa học nhằm đáp ứng yêu cầu nghiên cứu khoa học gắn liền với đào tạo, với nhu cầu xã hội, gắn với hợp tác quốc tế Tiếp đó, với tư cách Đại học nghiên cứu, đứng trước nhiệm vụ nặng nề đào tạo nghiên cứu; với mục đích xây dựng kế hoạch NCKH dài hơi, phù hợp với phát triển quy mô chất lượng đào tạo, đáp ứng nhu cầu thực tiễn xu hướng hội nhập, năm 2001, Trường đưa “Những định hướng chủ yếu công tác nghiên cứu khoa học Trường ĐHKHXH&NV từ 2001 đến 2010” Văn xác định mục tiêu nhiệm vụ NCKH Trường tập trung nghiên cứu bản, nghiên cứu vấn đề lịch sử, văn hóa, tư tưởng, người, nghiên cứu lý luận thực tiễn xã hội; thông qua hoạt động nghiên cứu đào tạo đội ngũ cán giảng dạy nghiên cứu có chất lượng cao Những mục tiêu nhiệm vụ nói nhằm xây dựng Trường ĐH KHXH&NV trở thành đại học nghiên cứu, đào tạo đa ngành với chất lượng cao, phát huy tiềm lực khoa học đáp ứng yêu cầu nghiệp đổi đại hóa đất nước Trong trình bước hoàn thiện hoạt động Nhà trường, năm 2003, Đảng uỷ, Ban Giám hiệu xây dựng “6 chương trình chuẩn hóa, đại hóa hoạt động Trường ĐH KHXH&NV giai đoạn 2003-2010.” Trong đó, nhiệm vụ công tác NCKH nâng cao chất lượng hiệu công tác NCKH, đẩy mạnh hợp tác quốc tế nghiên cứu; tập trung nghiên cứu vấn đề lý luận phương pháp nghiên cứu, tổng kết lĩnh vực khoa học xã hội nhân văn kỷ XX, nghiên cứu lĩnh vực liên quan đến đời sống văn hóa tinh thần người dân Hệ thống văn mang tính chất định hướng nói khẳng định phát triển mang tính bền vững hoạt động NCKH Trường ĐH KHXH&NV Nhằm triển khai thực định hướng đó, vào kế hoạch hoạt động NCKH Bộ Khoa học – Công nghệ Đại học Quốc gia Hà Nội, định kỳ hàng năm, Trường chủ động xây dựng kế hoạch NCKH hàng năm để trình Đại học Quốc gia xét duyệt, sau tổ chức triển khai phổ biến đến đơn vị xây dựng hệ thống đề tài cấp, tổ chức nghiên cứu khoa học sinh viên vấn đề liên quan mật thiết đến hoạt động Những kế hoạch xây dựng triển khai đến đơn vị trước bắt đầu năm học, dựa nguyên tắc, tiêu chuẩn, điều kiện đăng ký xét duyệt đề tài Nội dung nhiệm vụ NCKH phải nằm định hướng nghiên cứu giai đoạn 2001-2010; đáp ứng đủ tiêu chí xét chọn Đại học Quốc gia Hà Nội Trong giai đoạn 1996 đến hết tháng 12/2006, tổng số đề tài cấp thực 956 đề tài, có đề tài cấp Nhà nước, 290 đề tài cấp ĐHQGHNHN (đặc biệt, trọng điểm, cấp ĐHQGHNHN), 34 đề tài bản, dự án sản xuất thử nghiệm, 270 đề tài cấp Trường 291 đề tài NCKH sinh viên tham dự đạt giải thưởng sinh viên NCKH cấp trường Những thành kết huy động nguồn nhân lực tham gia tích cực vào hoạt động nghiên cứu đội ngũ cán bộ, giảng viên Trường Đội ngũ cán khoa học với hàng chục giáo sư, phó giáo sư, tiến sĩ khoa học hàng trăm tiến sĩ, thạc sĩ công tác Trường thể lực nghiên cứu mạnh so với đơn vị đào tạo nghiên cứu khác nước Đội ngũ có khả đảm nhiệm nhiệm vụ công tác đào tạo nghiên cứu ngành khoa học xã hội nhân văn So với ngày đầu thành lập Trường, hệ thống ngành, chuyên ngành đào tạo nghiên cứu Nhà trường mở rộng phát triển theo hướng chuyên sâu Với số lượng, trình độ học vấn hệ thống chuyên ngành, ngành đào tạo tạo điều kiện động lực thúc đẩy phát triển mang tính bền vững hoạt động NCKH Trường ĐH KHXH&NV 1.3 Tài liệu NCKH Trường ĐH KHXH&NV 1.3.1 Khái niệm tài liệu NCKH Theo Luật Khoa học Công nghệ, “NCKH hoạt động phát tìm hiểu tượng, vật, quy luật tự nhiên, xã hội tư duy, sáng tạo giải pháp nhằm ứng dụng vào thực tiễn NCKH bao gồm nghiên cứu nghiên cứu ứng dụng” Toàn trình thực kết hoạt động ghi lại tài liệu NCKH Cho đến nay, chưa có định nghĩa hoàn chỉnh tài liệu NCKH, khái niệm đề cập đến Nghị định số 110/2004/NĐCP, ngày 08/4/2004 Chính phủ công tác lưu trữ thông qua khái niệm hồ sơ NCKH: hồ sơ NCKH tài liệu phản ánh trình phát sinh, diễn biến kết thúc vấn đề, việc, công việc, nhiệm vụ khoa học Theo trình tự thực chia tài liệu nghiên cứu khoa học thành nhóm tài liệu sau: * Nhóm tài liệu pháp lý, gồm - Văn đề xuất, thuyết minh nhiệm vụ nghiên cứu/phiếu đăng ký đề tài chủ trì đề tài - Quyết định quan quản lý khoa học giao đề tài - Hợp đồng triển khai nghiên cứu * Nhóm tài liệu nghiên cứu, gồm: - Các tài liệu khảo sát, điều tra, thực nghiệm - Các báo cáo chuyên đề - Tài liệu toạ đàm, hội thảo nằm phạm vi nghiên cứu đề tài - Báo cáo tổng quan kết nghiên cứu đề tài, báo công bố liên quan đến đề tài * Nhóm tài liệu nghiệm thu: - Công văn cấp có thẩm quyền đề nghị thành lập Hội đồng nghiệm thu - Quyết định thành lập Hội đồng nghiệm thu - Biên họp nghiệm thu đề tài - Phiếu nhận xét, đánh giá kết nghiên cứu đề tài - Các nhận xét, đánh giá phản biện, thành viên khác Hội đồng nghiệm thu (nếu có) Theo lĩnh vực nghiên cứu, chia tài liệu nghiên cứu khoa học thành loại: * Tài liệu nghiên cứu khoa học tự nhiên bao gồm tài liệu công trình nghiên cứu toán học, vật lý, hóa học, sinh học * Tài liệu nghiên cứu khoa học xã hội bao gồm tài liệu công trình nghiên cứu lĩnh vực văn học, ngôn ngữ học, sử học, triết học, tôn giáo, văn hóa * Tài liệu nghiên cứu kỹ thuật công nghệ bao gồm tài liệu công trình nghiên cứu nông nghiệp, thủy sản, hàng không, hàng hải, kỹ thuật quân sự, chế tạo máy * Tài liệu nghiên cứu phát minh, sáng chế, cải tiến kỹ thuật bao gồm tài liệu phát minh sáng chế nông nghiệp, công nghiệp , thường sử dụng phục vụ hoạt động sản xuất 1.3.2 Số lượng, thành phần nội dung tài liệu NCKH Trường ĐH KHXH&NV * Số lượng tài liệu Tài liệu NCKH Trường ĐH KHXH&NV bao gồm tài liệu đề tài nghiên cứu thuộc nhiều cấp, bao gồm: đề tài cấp Nhà nước (mã số KX), đề tài trọng điểm (mã số QGTĐ), đề tài đặc biệt (mã số QG), đề tài cấp Đại học Quốc gia (mã số QX), dự án sản xuất thử nghiệm, đề tài cấp Trường (mã số T) ... phát triển Trường Đại học Tổng hợp Hà Nội, bao gồm Trường đại học thành viên: Trường Đại học khoa học Tự nhiên, Trường Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn, Trường Đại học Sư phạm, Trường Đại học Ngoại... cứu khoa học tự nhiên bao gồm tài liệu công trình nghiên cứu toán học, vật lý, hóa học, sinh học * Tài liệu nghiên cứu khoa học xã hội bao gồm tài liệu công trình nghiên cứu lĩnh vực văn học, ... Văn khoa Trường Đại học Tổng hợp Hà Nội, Nhà trường tiếp tục phát triển trưởng thành tất lĩnh vực để giữ vững vị trí hàng đầu nước đào tạo đại học sau đại học ngành khoa học xã hội nhân văn,