Hệ thống xử lý đặt phòng trực tiếp tại Hyatt Danang Resort

Bài tập nhóm môn Hệ thống thông tin quản lý Hệ thống xử lý đặt phòng trực tiếp tại Hyatt Danang Resort DANH SÁCH THÀNH VIÊN 3 I. TỔNG QUAN VỀ DỰ ÁN 4 1. Tên của dự án 4 2. Mô tả tóm tắt về doanh nghiệp 4 3. Báo cáo vấn đề 7 II. TÌM HIỂU VÀ PHÂN TÍCH HYATT REGENCY DANANG RESORT SPA 8 1. Mô tả các quy trình kinh doanh của Hyatt Resort Danang mà dự án sẽ ảnh hưởng đến 8 2. Danh sách các phòng ban, chức năng và nhiệm vụ 17 3. Phân tích 5 lực lượng cạnh tranh 17 4. Mô hình chuỗi giá trị trong kinh doanh khách sạn. 20 III. PHÂN TÍCH CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNG 25 1. Liệt kê và phân tích các công nghệ thông tin và truyền thông mà tổ chức đã và đang sử dụng. 25 2. Mô tả cách mà Hyatt Resort Danang sử dụng để thu thập, xử lý, lưu trữ dữ liệu và thông tin 27 3. Mô tả chi phí và lợi ích (hữu hình và vô hình) của các công nghệ thông tin và truyền thông được sử dụng. 28 4. Xác định một số vấn đề của hệ thống thông tin hiện tại (nếu có) của tổ chức 28 IV. GIẢI PHÁP VÀ PHÂN TÍCH TÍNH KHẢ THI 28 1. Các giải pháp 28 2. Phân tích tính khả thi các giải pháp mà nhóm chọn và kết luận: 31 Tài liệu tham khảo 33

HTQL3_2_N2.7 GVHD: TS Lê Dân HTQL3_2_N2.7 GVHD: TS Lê Dân HTQL3_2_N2.7 GVHD: TS Lê Dân ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ KHOA THỐNG KÊ - - HỆ THỐNG XỬ LÝ ĐẶT PHÒNG TRỰC TIẾP TẠI HYATT DANANG RESORT Môn: Hệ thống thông tin quản lý GVHD: TS Lê Dân Lớp học phần: HTQL3_2 Nhóm TH: Nhóm 2.7 Đà Nẵng, 11/2016 HTQL3_2_N2.7 GVHD: TS Lê Dân MỤC LỤC DANH SÁCH THÀNH VIÊN Nhóm 2.7, lớp học phần HTQL3_2 Họ tên Nguyễn Hoàng Linh Nguyễn Thanh Tâm Văn Trần Nam Phương Mã vị trí học viên 271 272 273 Nguyễn Lê Thanh Thảo 274 Lớp sinh hoạt Vai trò 38k03.1 39k03 39k15 Thành viên Thành viên Nhóm trưởng 39k16 Thành viên Công việc giao Không làm Tìm hiểu, slide Tìm hiểu, slide, soạn thảo Tìm hiểu, slide HTQL3_2_N2.7 I GVHD: TS Lê Dân TỔNG QUAN VỀ DỰ ÁN Tên dự án “HỆ THỐNG XỬ LÝ ĐẶT PHÒNG TRỰC TIẾP TẠI HYATT DANANG RESORT” Mô tả tóm tắt doanh nghiệp  Tên đầy đủ: Hyatt Regency Danang Resort & Spa  Tên viết tắt: Hyatt Resort Danang  Địa chỉ: đường Trường Sa, phường Hòa Hải, quận Ngũ Hành Sơn, TP Đà Nẵng  Điện thoại: +84 511 398 1234  Loại hình doanh nghiệp: khách sạn, khu nghỉ mát  Quy mô Hyatt Regency Đà Nẵng Resort & Spa có diện tích 20ha vị trí đặc biệt, bên danh thắng Ngũ Hành Sơn, bên bãi biển hấp dẫn hành tinh không xa di sản văn hoá giới phố cổ Hội An – cách 18km, di tích Mỹ Sơn – 40km, cố đô Huế – 110km Là khu nghỉ dưỡng cao cấp lớn Đà Nẵng, Hyatt Regency Đà Nẵng Resort and Spa biết đến điểm đến ấn tượng Hyatt Regency Đà Nẵng Resort & Spa đầu tư Công ty TNHH Indochina Land Tập đoàn quản lý khách sạn Hyatt có trụ sở Chicago (Mỹ) quản lý Đây tập đoàn kinh doanh khách sạn nhà hàng hàng đầu giới, vốn tiếng việc tiếp đón khách nồng hậu 45 quốc gia giới Cũng nhờ lực ưa chuộng du khách giới đến với Hyatt Regency Đà Nẵng Resort & Spa, nên ngày 15/06/2012, Hyatt Regency Đà Nẵng Resort & Spa trao chứng nhận hạng xuất sắc từ TripAdvisor® (là website du lịch lớn giới) Giải thưởng xuất sắc trao cho khách sạn khách du lịch toàn giới liên tục đánh giá cao thời gian dài TripAdvisor khoảng 10% khách sạn TripAdvisor vinh dự nhận giải thưởng Hyatt Regency Danang Resort and Spa xây dựng vào năm 2011, Hyatt Regency Danang Resort and Spa mang nét độc đáo riêng, tô điểm thêm cho tòa nhà chọc trời thành phố Khách sạn nằm cách trung tâm thành phố 7km dễ dàng tiếp cận địa điểm khác thành phố Với điểm du lịch thành phố núi Cẩm Thạch, Bãi biển Bắc Mỹ An, sân Gôn Vina Capital gần, khách tham quan đến khách sạn hài lòng với vị trí khách sạn HTQL3_2_N2.7 GVHD: TS Lê Dân Hyatt Regency Đà Nẵng Resort & Spa khu nghỉ dưỡng cao cấp bên bờ biển với kết hợp khu khách sạn sao, biệt thự hộ hứa hẹn mang đến vẻ đẹp cho dải bờ biển miền Trung Với hộ từ đến 12 tầng, tòa hộ bố trí so le nối liền với mặt tiền phủ kính toàn song mang lại ấm cúng cảm giác an toàn, tiện nghi cho người sở hữu Kiểu thiết kế độc đáo điểm khiến khu hộ trở nên bật Hầu hết biệt thự có tầm nhìn hướng biển, với số hộ nằm tầng hòa không gian khác lạ thiết kế vườn biệt lập Nằm phía nam khách sạn 27 biệt thự ven biển, biệt thự gồm ba phòng ngủ, bể bơi riêng biệt khu vườn biệt lập với khu nghỉ trời Hầu hết biệt thự xây nâng lên nhằm mang lại tầm nhìn tối ưu phía biển Hyatt Danang Resort có tổng cộng hồ bơi, khu ẩm thực phục vụ đặc sản Việt, Âu, Ý, quầy bar cửa hàng bán lẻ khu VIE Spa Khu hội nghị với đầy đủ trang thiết bị đại gồm phòng hội nghị lớn có sức chứa 280 người phòng họp nhỏ vừa từ 10 đến 50 người HTQL3_2_N2.7 GVHD: TS Lê Dân Không gian khu nghỉ mát Hyatt Danang Resort & Spa Một không gian Hyatt Regency Đà Nẵng & Spa HTQL3_2_N2.7 GVHD: TS Lê Dân Khách chọn 409 phòng có không khí yên bình tuyệt vời Những phương tiện giải trí khách sạn bao gồm bể bơi (trẻ em), spa, vườn, thể thao nước (không có động cơ), câu lạc trẻ em thiết kế để đem đến cho bạn thư giãn thoải mái Cơ sở vật chất tốt vị trí hoàn hảo làm cho Hyatt Regency Danang Resort and Spa trở thành nơi tuyệt vời để bạn tận hưởng kì nghỉ Đà Nẵng  Lĩnh vực kinh doanh Dịch vụ cho thuê phòng Dịch vụ ăn uống Dịch vụ Spa - Các trị liệu cung cấp dưỡng chất giúp tăng cường sức khỏe; Dịch vụ giải trí: bể bơi (trẻ em), spa, vườn, thể thao nước (không có động cơ), câu lạc trẻ em thiết kế để đem đến cho bạn thư giãn thoải mái Dịch vụ cho thuê/ mua bán hộ, biệt thự Dịch vụ tổ chức hội nghị (du lịch MICE) Báo cáo vấn đề Ngành du lịch ngành kinh doanh có từ lâu đời giới Tại Việt Nam ngành du lịch phát triển mạnh mẽ đem lại lợi nhuận cao với hỗ trợ đắc lực công nghệ thông tin tổ chức hoạt động Tại Đà Nẵng, năm gần đây, ngành du lịch thực phát triển quy mô chất lượng Đà Nẵng thành phố có nhiều cảnh đẹp thiên nhiên, bờ biển với bãi cát trắng chạy dài, bảo tàng lịch sử đặc biệt cầu bắc qua sông Hàn làm cho Đà Nẵng đêm trở nên thơ mộng Vì năm lượng khách du lịch tới Đà Nẵng đông, khách nước nước, thuận lợi cho dịch vụ nhà ở, khách sạn phát triển Đòi hỏi, nhà quản lý khách sạn phải xây dựng cho khách sạn hệ thống thông tin phù hợp với tình hình thực tế khách sạn để đảm bào cho nhu cầu ngày cao khách hàng nhanh chóng, thuận tiện lần đặt phòng, thuê phòng khách sạn Không hệ thống thông tin quản lý khách sạn giúp cho doanh nghiệp quản lý tốt mặt như: quản lý phòng, quản lý trạng phòng, tiện nghi có phòng HTQL3_2_N2.7 GVHD: TS Lê Dân Hyatt với mục tiêu hướng đến chuẩn mực cao hệ thống đánh giá khách sạn theo tiêu chuẩn quốc tế Ngoài việc tăng quy mô chất lượng phục vụ, cách thức quản lý Hyatt có nhiều thay đổi Để đáp ứng thay đổi này, hệ thống quản lý thông tin cần quan tâm phát triển đổi cho phù hợp với tổ chức Đó lý lớn mà nhóm lựa chọn đề tài “HỆ THỐNG XỬ LÝ ĐẶT PHÒNG TRỰC TIẾP TẠI HYATT DANANG RESORT” Với đề tài này, nhóm tìm hiểu vấn đề mà hệ thống Resort Hyatt Đà Nẵng gặp phải Từ đề xuất phương hướng giải thay thế, góp phần nâng cao hiệu suất hệ thống II TÌM HIỂU VÀ PHÂN TÍCH HYATT REGENCY DANANG RESORT & SPA Mô tả quy trình kinh doanh Hyatt Resort Danang mà dự án ảnh hưởng đến  Quy trình nhận yêu cầu đặt phòng trực tiếp Nhân viên đặt phòng tiếp nhận yêu cầu đặt phòng khách Kiểm tra khả đáp ứng khách sạn hệ thống máy tính có đủ số lượng, loại phòng vào thời điểm khách yêu cầu hay không.Nếu có, nhân viên đặt phòng thông báo lại cho khách, thỏa thuận giá phòng theo bảng giá, dịch vụ kèm theo yêu cầu đặt biệt khác Nếu không đáp ứng nhân viên đặt buồng nên khéo léo gợi ý cho khách phương án thay đổi( loại phòng, ngày đến, ) ,nếu khách đồng ý nhân viên đặt phòng cập nhật lưu giữ thông tin khách hàng vào hệ thống máy tính lập phiếu xác nhận đặt phòng cho khách Trong trường hợp khách không đồng ý nhân viên đặt phòng lịch xin lỗi khách hẹn gặp lại lần sau Trong trường hợp khách muốn đặt phòng sử dụng dịch vụ khách sạn nhân viên đặt phòng đưa tên khách vào danh sách khách chờ xin địa liên lạc với khách Phiếu đặt phòng gửi cho khách hàng in gửi cho phận lễ tân Nhân viên lễ tân sau nhận phiếu đặt phòng từ phận kinh doanh tiến hành chuẩn bị hồ sơ cho khách 10 HTQL3_2_N2.7 GVHD: TS Lê Dân Các sở phụ thuộc vào nhà cung cấp vấn đề sở vật chất - kỹ thuật, mà điều ảnh hưởng đến sở kinh doanh lưu trú không đáng kể doanh nghiệp kinh doanh sở vật chất kỹ thuật nhiều đa dạng, nên doanh nghiệp kinh doanh lưu trú dễ dàng chọn lựa mẫu mã sản phẩm đặt sức ép giá Nếu có phụ thuộc họ bị phụ thuộc vào số đặc điểm dịch vụ bổ sung cho khách hàng → Năng lực thương lượng nhà cung cấp thấp 3.4 Năng lực thương lượng người mua Người mua ngành chủ yếu cá nhân với khối lượng mua dịch vụ nhỏ nên có khả thương lượng giá Nên khả thương lượng người mua cá nhân thấp Nhưng bên cạnh đó, có tổ chức công ty lữ hành có vị trí định việc thương lượng giá sở kinh doanh lưu trú Trên thị trường kinh doanh lưu trú, có nhiều công ty, tập đoàn khách sạn khác nên khách hàng dễ dàng chọn lựa co sở lưu trú cho mình, nên họ dễ dàng chuyển đổi từ nhà cung cấp sang nhà cung cấp khác Nên chi phí chuyển đổi người mua thấp → Năng lực thương lượng người mua trung bình Mức độ đe dọa sản phẩm thay Các sản phẩm dịch vụ cung cấp tập đoàn khách sạn danh tiếng thường có chất lượng cao, dễ dàng làm hài lòng khách hàng Mặc dù có nhiều sở kinh doanh lưu trú khác cung cấp loại dịch vụ với mức giá rẻ không dễ dàng đạt đến mức chất lượng mà tập đoàn khách sạn lớn cung cấp → Mức độ đe dọa sản phẩm thay thấp KẾT LUẬN 18 HTQL3_2_N2.7 GVHD: TS Lê Dân Năm lực lượng Đánh giá Mức độ ảnh Xu cạnh tranh điểm hưởng hướng Mức độ cạnh tranh Cao Mạnh lên Thấp Mạnh lên Thấp Yếu Trung bình Mạnh lên Thấp Yếu ngành Mức độ đe dọa đối thủ tiềm tàng Năng lực thương lượng nhà cung cấp Năng lực thương lượng người mua Mức độ đe dọa sản phẩm thay Mức độ hấp dẫn Trung bình ngành Mô hình chuỗi giá trị kinh doanh khách sạn Phương pháp phân tích nội khách sạn theo mô hình chuỗi giá trị giả định : mục đích chủ yếu khách sạn tạo giá trị, theo toàn hoạt động khách sạn chia làm hai nhóm : hoạt động hoạt động bổ trợ Sơ đồ Mô hình chuỗi giá trị khách sạn Hoạt động bổ trợ Cơ sở hạ tầng 19 HTQL3_2_N2.7 GVHD: TS Lê Dân Quản trị nguồn nhân lực Giá trị Phát triển công nghệ gia Quan hệ với nhà cung cấp tăng Cung Sản xuất Marketing Kiểm tra ứng nội kinh bán đánh giá doanh chất lượng Hoạt động Các hoạt động 1.1 Hoạt động cung ứng nội Đây hoạt động nhằm bảo đảm cung cấp đầu vào cho trình sản xuất Trong khách sạn, hoạt động bao gồm : mua, giao nhận, lưu kho, bảo quản , quản lý yếu tố đầu vào trình sản xuất , chất lượng sản phẩm dịch vụ khách sạn Đầu vào khách sạn bao gồm : lương thực, thực phẩm, đồ uống, trang thiết bị máy móc( tivi, tủ lạnh, máy điều hoà…), đồ nhựa, đồ sứ… bao gồm người, sản phẩm khách sạn mang tính dịch vụ chủ yếu, mà hoạt động người lại phần thiếu trình phục vụ Tuy nhiên, vấn đề người phân tích phần hoạt động quản trị nhân lực 1.2 Hoạt động sản xuất kinh doanh khách sạn Hoạt động khách sạn hoạt động phận buồng, bàn-bar, bếp , lễ tân Hoạt động phận lễ tân thường bao gồm tiếp nhận đặt giữ chỗ cho khách, đón tiếp làm thủ tục nhập phòng, môi giới cho khách , quản lý thông tin khách, phòng , buồng, thu thập phiếu kí khách… Bộ phận buồng có nhiệm vụ kiểm tra vật dụng thiếu để bổ sung, vệ sinh buồng, hướng dẫn khách sử dụng đồ dùng phòng 20 HTQL3_2_N2.7 GVHD: TS Lê Dân Bộ phận bàn-bar, bếp có nhiệm vụ chủ yếu phục vụ nhu cầu ăn uống khách 1.3 Marketing bán Nội dung hoạt động marketing bán khách sạn gồm : − Nghiên cứu thị trường − Tạo lập mối quan hệ mật thiết với quan hữu quan như: Đại sứ quán, quyền địa phương − Tiến hành tổ chức hoạt động marketing –mix bao gồm sách sản phẩm , sách giá cả, sách phân phối, sách xúc tiến hỗn hợp + Chính sách sản phẩm khách sạn phải trả lời câu hỏi : sản phẩm khách sạn cung cấp gì? Nó có đặc trưng bật nào:Khả kết hợp trọn gói sản phẩm khách sạn cung cấp gì? Phải đưa sản phẩm với mức chất lượng tương lai? + Chính sách giá tiến hành dựa việc trả lời câu hỏi : mức giá bán hợp lý khách sạn mức nào? chế giá khách sạn nào? phương thức xác định giá sao? + Chính sách phân phối cần trả lời câu hỏi : làm để bán sản phẩm khách sạn? lựa chọn bạn hàng để khách sạn bán sản phẩm? chọn kênh phân phối nào? + Chính sách xúc tiến hỗn hợp thực dựa câu hỏi : Làm để thông tin đến khách hàng sản phẩm khách sạn?Làm để thuyết phục khách hàng sản phẩm khách sạn đáp ứng mức cao nhu cầu đòi hỏi họ? Lựa chọn hình thức quảng cáo nào? ngân sách dành cho quang cáo? 1.4 Hoạt động kiểm tra đánh giá chất lượng Hoạt động bao gồm hoạt động điều tra đánh giá khách khách sạn, chất lượng dịch vụ , mức độ hài lòng họ với khách sạn , việc thực công việc nhân viên, thái độ làm việc họ…nhằm đánh giá chất 21 HTQL3_2_N2.7 GVHD: TS Lê Dân lượng, từ có biện pháp thích hợp để điều chỉnh khắc phục sai sót, trì nâng cao chất lượng Tất hoạt động trực tiếp tham gia vào trình sản xuất tạo sản phẩm có quan hệ chặt chẽ với trình từ thu hút khách , chuẩn bị phục vụ khách, tiễn khách sau phục vụ Nếu có hoạt động suôn sẻ, chúng có phối hợp nhịp nhàng trình phục vụ khách đạt kết mong đợi Ngược lại, trục trặc hoạt động , hay thiếu phối hợp trình tạo giá trị thất bại Ví dụ : phận cung ứng không nhận yêu cầu từ phận bếp, mua không loại thực phẩm yêu cầu , dẫn tới không làm ăn khách, ảnh hưởng đến uy tín chất lượng chung khách sạn gây lãng phí Các hoạt động bổ trợ Các hoạt động bao gồm : sở hạ tầng, quản trị nguồn nhân lực, phát triển công nghệ, quan hệ với nhà cung cấp 2.1 Cơ sở hạ tầng khách sạn Cơ sở hạ tầng khách sạn không phục vụ riêng cho hoạt động nào, mà hỗ trợ cho toàn chuỗi Cơ sở hạ tầng khách sạn gồm toàn khu nhà buồng, nhà hàng, máy móc thiết bị văn phòng, trang thiết bị khu vực kinh doanh khách sạn(CSVCKT ), chiến lược, khả hợp tác liên kết, hệ thống thông tin, chất lượng quản lý , công tác tài kế toán, vị trí khách sạn 2.2 Quản trị nhân lực khách sạn Nguồn nhân lực yếu tố quan trọng hoạt động Sản xuất kinh doanh quản lý nguồn nhân lực nội dung việc hình thành môi trường bên doanh nghiệp Hoạt động bao gồm: tuyển chọn, đào tạo, cân nhắc đội ngũ nhân viên, chế độ khen thưởng kỷ luật, môi trường làm việc, khả tham gia giải vấn đề tồn tại, mức độ thoả mãn, say mê với công việc…Quản lý nguồn nhân lực khách sạn vấn đề phức tạp, tính chất công việc chán khách sạn liên quan đến hành vi đạo đức, thái độ cư xử người Hoàn thiện kỹ ,trình độ chuyên môn người lao động , đảm 22 HTQL3_2_N2.7 GVHD: TS Lê Dân bảo trì mối quan hệ tốt người lao động với nhau, với phận quản lý tạo môi trường làm việc tốt, tăng chất lượng sản phẩm dịch vụ, tạo say mê công việc nhân viên khách sạn Do đó, phân tích đánh giá khả quản lý nguồn nhân lực yêu cầu quan trọng để tìm giải pháp tạo môi trường làm việc thuận lợi, có thống tham gia đóng góp cao tất đội ngũ cán bộ, công nhân viên toàn khách sạn Khi tiến hành phân tích nguồn nhân lực cần tập trung giải vấn đề sau : cấu tổ chức quản lý , tuyển chọn, đào tạo, khen thưởng kỷ luật, lương, điều kiện môi trường làm việc, mức đọ thoả mãn nghề nghiệp công nhân viên, mối quan hệ công đoàn tập thể cán công nhân viên 2.3 Phát triển công nghệ Việc phát triển công nghệ không đơn có trang thiết bị kỹ thuật đại mà việc áp dụng công nghệ quản lý mới, mô hình tổ chức quản lý Sự bùng nổ cách mạng khoa học kỹ thuật tạo điều kiện giảm sức lao động người, giảm chi phí trình sản xuất kinh doanh Đối với khách sạn , việc phát triển công nghệ nhằm mục tiêu dài hạn góp phần quan trọng việc hình thành lợi cạnh tranh kinh doanh Các khách sạn áp dụng trang thiết bị đại vào hoạt động kinh doanh góp phần giảm chi phí, thu hút khách, giảm lao động phục vụ … Điều tạo lợi cạnh tranh kinh doanh khách sạn so với đối thủ cạnh tranh Phân tích khả phát triển công nghệ khách sạn cần ý vấn đề: − Tình trạng đại công nghệ − Khả nghiên cứu phát triển khách sạn − Chi phí cho việc phát triển công nghệ − Chính sách khuyến khích hoạt động sáng tạo cải tiến 2.4 Mối quan hệ với nhà cung cấp 23 HTQL3_2_N2.7 GVHD: TS Lê Dân Do đặc điểm sản phẩm khách sạn có tính cố định, sản xuất chỗ, người tiêu dùng phải di chuyển từ nơi thường xuyên tới nơi có khách sạn để tiêu dùng dịch vụ, khách khách sạn có khoảng cách địa lý định, thiết lập quan hệ với nhà cung cấp cách để khách sạn rút ngắn khoảng cách, tăng cường thu hút khách Ngoài ra, việc quan hệ tốt với nhà cung cấp giúp cho khách sạn nhập mặt hàng có giá rẻ hơn, chất lượng tốt có điều kiện toán thoáng Trên hoạt động hoạt động bổ trợ khách sạn , khách sạn lại có hoạt động cụ thể khác tạo nên lợi hay điểm yếu ảnh hưởng đến khả cạnh tranh khách sạn Điều quan trọng khách sạn phải tìm ra, từ khắc phục điểm yếu, khai thác mạnh cạnh tranh để không ngừng vươn lên III PHÂN TÍCH CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNG Liệt kê phân tích công nghệ thông tin truyền thông mà tổ chức sử dụng Website Hyatt Đà Nẵng: http://hyattdanang.com/ Là nơi mà khách hàng truy cập vào tìm thấy thông tin Hyatt Regency Danang, thực nhu cầu thông tin, hay tư vấn…Trang web liên kết với hầu hết mạng xã hội là: Facebook, Twitter, Youtube, Instagram, Tumblr, LinkedIn, Gmail, Google Plus Phương tiện truyền thông xã hội công cụ tuyệt vời để khách sạn tạo nhận thức quan tâm ban đầu khách hàng Nó công cụ hữu ích để tương tác với khách hàng trước sau kỳ nghỉ họ, tạo lòng trung thành khách hàng • Khối lễ tân Sử dụng ứng dụng Front Office (FO) cung cấp tất thông tin quan trọng như: • • • Thông tin khách hàng Trạng thái phòng Tập hợp chi phí mà khách hàng sử dụng bao gồm ăn uống, tiền phòng, điện thoại, internet… 24 HTQL3_2_N2.7 • • GVHD: TS Lê Dân Thực dịch vụ theo nhu cầu khách hàng đặt lịch hẹn wake-up, nhận yêu cầu dọn phòng, đem khăn hay nước nóng… Cho phép đóng mở thiết bị phòng máy lạnh, tivi Mỗi lễ tân có máy tính chạy ứng dụng FO điện thoại để nghe yêu cầu khách hàng nhận yêu cầu đặt phòng… • Phòng khách sạn Phòng khách sạn nơi khách thuê để nghỉ ngơi nên phòng có nhiều thiết bị giúp khách hàng tận hưởng sử thoải mái tiện nghi sử dụng dịch vụ khách sạn Ngoài dịch vụ TV, Internet phần điện thoại có điện thoại sau: • • • Điện thoại phòng khách Điện thoại phòng ngủ Điện thoại phòng tắm thiết kế để không thấm nước dạng treo tường Trên điện thoại, cố định số phím dịch vụ khách sạn như: • • • Báo thức tự động Gọi dịch vụ dọn phòng Cập nhật trạng thái phòng (dùng cho phận dọn phòng) • Phòng xử lý liệu (chạy tất ứng dụng quản lý tính đặc thù khách sạn) Đây trung tâm xử lý liệu hệ thống khách sạn Trái tim hệ thống quản lý khách sạn hệ thống phần mềm quản lý PMS (Properties Management System) cho phép tổng quát thứ khách sạn bao gồm sở liệu khách hàng, hệ thống đặt phòng qua mạng, tài sản, trạng thái phòng Phối hợp với hệ thống tổng đài giao để PMS nhận cước từ phòng khách để gộp bill, cho phép ứng dụng FO điều khiển dịch vụ wake-up,mini bar, lock unlock phone… • Bộ phận kế toán: phần mềm FTS accouting, word, excel • Báo cáo thuế • Quản lý thuế GTGT, hóa đơn, ấn chỉ, vốn tiền tài sản • Báo cáo tài chính, báo cáo quản trị Mô tả cách mà Hyatt Resort Danang sử dụng để thu thập, xử lý, lưu trữ liệu thông tin Doanh nghiệp tiến hành xúc tiến bán, quảng bá hình ảnh thông qua công cụ hỗ trợ Website, facebook, … Khi khách hàng có nhu cầu đặt phòng, khách hàng đặt phòng cách đến khách sạn điện thoại đặt phòng 25 HTQL3_2_N2.7 GVHD: TS Lê Dân Nhân viên lễ tân chào đón khách hàng tiếp nhận yêu cầu đặt phòng, nhân có máy tính chạy ứng dụng FO điện thoại đẻ nghe yêu cầu khách hàng - Kiểm tra phòng trống theo ngày đến mà khách yêu cầu Khi khách hàng đồng ý đặt phòng thông qua hệ thống lưu lại thông tin khách hàng ( tên, tuổi,….) Khi khách hàng đến nhận phòng - Nhờ phần mềm ứng dụng FO lễ tân kiểm tra thông đặt phòng khách hàng, sau khách hàng tiến hành nhận phòng Mỗi khách hàng nhận thẻ khách chứa ID thông tin khách hàng ( tên tuổi, số phòng) Trong trình sử dụng dịch vụ Hệ thống PMS quản lí thẻ ID khách hàng trình nghỉ lại resort, ăn uống, giải trí, spa,… Quản lí thẻ bao gồm việc quản lí thông tin khách hàng sử dụng dịch vụ toán Trả phòng, toán Hệ thống PMS thống kê lại toàn trình sử dụng dịch vụ khách hàng thông qua thẻ ID gởi chuyển lại thông tin cho phân lễ tân Từ phận lễ tân cho bill than h toán Khách hàng kiểm tra bill chấp nhận toán tiền mặt thẻ Nếu toán thẻ khách hàng quẹt thẻ qua máy POS cung cấp khách sạn , sau kết thúc trình Sau toán thành công, lễ tân toán qua phần mềm FO, đến cuối ngày tất hóa đơn trả lại cho hệ thống PMS Mô tả chi phí lợi ích (hữu hình vô hình) công nghệ thông tin truyền thông sử dụng • Lợi ích 26 HTQL3_2_N2.7 GVHD: TS Lê Dân Độ xác cao lợi ích: giảm chi phí khắc phục sai sót, tăng doanh thu, uy tín, thu hút khách hàng sử dụng dịch vụ Nhờ hệ thống đặt phòng qua mạng  lợi ích: sớm có danh sách khách hàng tới để từ chủ động phục vụ khách hàng tốt • Chi phí Chi phí mua nâng cấp phần mềm FO, bảo trì hệ thống, chi phí cước điện thoại Chi phí nhân công, chi phí quản lý nhân Xác định số vấn đề hệ thống thông tin (nếu có) tổ chức Vấn đề: Đặt phòng phòng nhầm ngày Do đặc trưng hệ thống quản lí khách sạn phần lớn sử dụng công nghệ máy tính tránh khỏi sai xót Thường vào ngày ngày lễ, mùa cao điểm, hệ thống bị tràn booking Bởi lí do: khách sạn không bán phòng trực tiếp khách sạn mà có hệ thống book phòng online qua bên thứ ba Hệ thống họ xảy lỗi từ chối đặt booking ngày đặt phòng bị nhảy sang ngày khác mà khách sạn không hay biết, khách hàng phát sau xuất xong phòng IV GIẢI PHÁP VÀ PHÂN TÍCH TÍNH KHẢ THI Các giải pháp Giải pháp 1 Sử dụng phần mềm quản lý khách sạn NEWWAY NewWay Hotel/Resort Management System (NewWay) hệ thống giải pháp phần mềm tổng thể dành cho khách sạn/Resort tiêu chuẩn - với quy trình tiên tiến, công nghệ đại, phát triển Công ty cổ phần giải pháp Công nghệ cao TCV từ năm 2006 - Đạt giải nhân tài Đất Việt năm 2007 lĩnh vực Công nghệ thông tin truyền thông NewWay cho phép kết nối tổng hợp liệu phận giúp đưa báo chi tiết báo cáo tổng hợp phục vụ cho công tác quản lý khách sạn/resort Các thông tin truyền tải phận thông qua mạng nội khách sạn/resort, thao tác thực máy tính sau in 27 HTQL3_2_N2.7 GVHD: TS Lê Dân chứng từ cần thiết phục vụ cho việc toán khách hàng báo cáo cho người quản lý Đào tào lại đôi ngũ nhân viên để biết cách sử dụng phần mềm MÔ TẢ VỀ PHẦN MỀM NEWWAY Điểm khác biệt lớn New Way phần mềm khác Ngoài tính mà phần mềm khách sạn cần có, New Way tạo nét đặc trưng riêng phần mềm chuyên nghiệp, đại thân thiện với người sử dụng (Nước ngoài, Việt Nam), bao gồm: - Giao diện trực quan dễ sử dụng (với gói phần mềm nhà cung cấp khác thời gian đào tạo triển khai hướng dẫn sử dụng cho người dùng thường 5-6 ngày cho phận sử dụng được, riêng với New Way, thao tác hoàn toàn đơn giản Thời gian đào tạo hướng dẫn sử dụng cho người dùng phận 01 ngày sử dụng thức phần mềm) - New Way giải pháp phần mềm viết ứng dụng Web Application - tảng công nghệ phát triển giới (Mỹ châu âu) lại Việt Nam Khác với phần mềm viết ứng dụng Application nhà cung cấp khác New Way mang đến cho khách hàng tin tưởng yên tâm sử dụng + Sử dụng New Way hạn chế tối đa khả lây nhiễm virus phải chia sẻ liệu ngang hàng (khi sử dụng gói phần mềm khác, người dùng phải chia sẻ liệu máy chủ, máy khách ngang hàng Khi máy tính hệ thống mạng bị nhiễm virus hệ thống bị nhiễm virus, khiến cho hệ thống bị tê liệt ngừng hoạt động) + Với New Way, khách hàng hoàn toàn yên tâm sử dụng tính phần mềm mà quan tâm đến việc cài đặt hay phụ thuộc vào chương trình định New Way cho phép người dùng sử dụng phần mềm thông qua trình duyệt (IE, FireFox, Chrome, Opera, ) máy tính sử dụng New Way không cần phải cài đặt phần mềm (các phần mềm nhà cung cấp khác yêu cầu muốn sử dụng được, máy tính cần phải cài phần mềm hỗ trợ để chạy, phần mềm lỗi hoàn toàn sử dụng) + Với tảng công nghệ tiên tiến nay, New Way có khả tích hợp mạnh mẽ với hệ máy tính bảng Ipad, máy bán hàng tự động POS, giúp trình thao tác xử lý thông tin dễ dàng, nhanh chóng 28 HTQL3_2_N2.7 GVHD: TS Lê Dân Phần mềm quản lý khách sạn New Way có cho phép đặt phòng một cách linh hoạt New Way phần mềm quản lý khách sạn thiết kế với quy trình đại, phù hợp với khách sạn có tiêu chuẩn từ đến Phần mềm cho phép nhân viên phận Sales, nhân viên phận lễ tân thực khai báo đặt phòng cho khách cách dễ dàng, nhanh chóng, bao gồm: - Đặt phòng, quản lý thông tin đặt phòng cho khách lẻ, khách đoàn - Thực đặt phòng cách ngày (Ví dụ: khách lần từ ngày 12/01/201015/01/2010 khách quay lại từ ngày 18/01/2010 - 20/01/2010) - Ngoài phần mềm linh hoạt việc quản lý thông tin check in khách đoàn, nhân viên lễ tân không cần phải nhập thông tin chi tiết khách cho phòng mà cần theo dõi thông tin đoàn Giải pháp Không mua thêm phần mềm mới mà tiếp tục tu sửa điều chỉnh mở rộng dung lượng hệ thống booking Yêu cầu PMS tìm lỗi sửa chữa lại phần mềm hiện có 29 HTQL3_2_N2.7 GVHD: TS Lê Dân Cố gắng khắc phục tình trạng lỗi bằng một trang web dự phòng Sử dụng hệ thống email bảo mật để gởi và xác nhận đặt phòng của khách 24/24 Phân tích tính khả thi giải pháp mà nhóm chọn kết luận: a) Tính khả thi kinh tế Các tiêu tính khả thi kinh tế Quy mô Thời gian Chi phí Hiệu quả GP1 GP2 Áp dụng cho các khách sạn/ resort 3-5 Lắp đặt nhanh Tốn thời gian để thích nghi đào tạo nhân viên sử dụng lại phần mềm mới Tốn chi phí mua phần mềm Tốn tiền bạc thời gian cho việc đào tạo nhân công quản lí phần mềm Cao vì thay đổi toàn bộ hệ thống & phương thức quản lí mới Thường áp dụng cho các công ty có hệ thống đơn giản đã được lập trình sẵn Mất thời gian sửa chữa, thời gian này thường sẽ kéo dài vòng tuần- tháng Tốn chi phí bảo hành cho công ty phần mềm Còn phụ thuộc vào khả xử lí của công ty phần mềm Nếu sửa chữa thành công sẽ đạt hiệu quả tốt hơn, tiết kiệm chi phí  Tính khả thi kinh tế: GP1> GP2 b) Tính khả thi kỹ thuật Các chỉ tiêu về tính khả thi kỹ thuật Tần suất xử lí Độ bảo mật GP1 GP2 Nhanh chóng, hiệu quả, độ linh hoạt cao Cao phần mềm ứng dụng hơn, đảm bảo Chưa xác định Thấp  Tính khả thi kỹ thuật: GP1> GP2 c) Tính khả thi tổ chức Các chỉ tiêu về tổ chức Nhân viên Hoạt đông kinh doanh Quy định pháp lý GP1 Khả sử dụng phần mềm mới chưa cao Dễ bị đảo lộn thay đổi cách thức quản lí online hoàn toàn mới Doanh nghiệp cần đưa các điều lệ và quy định mới thay đổi hệ thống quản lí này 30 GP2 Vẫn có thể thích nghi vì sử dụng phần mềm cũ Cơ cấu không thay đổi Không thay đổi HTQL3_2_N2.7 Thời gian thực hiện để thích nghi GVHD: TS Lê Dân Dài Ngắn  Tính khả thi tổ chức: GP1> GP2 Kết luận : Trong trình nghiên cứu nhóm nhận thấy giải pháp sử dụng phần mềm có tính khả thi cao 31 HTQL3_2_N2.7 GVHD: TS Lê Dân Tài liệu tham khảo  Giáo trình - Hệ thống thông tin quản lý – TS Trần Thị Song Minh (ĐH Kinh tế Quốc - Dân, 2012) Slide giảng Hệ thống thông tin quản lý – TS Lê Dân (ĐH Kinh tế Đà  - Nẵng, 2016) Website: https://danang.regency.hyatt.com/en/hotel/home.html http://hyattdanang.com/ http://www.bantayso.com/ 32 .. .HTQL3_2_N2.7 GVHD: TS Lê Dân HTQL3_2_N2.7 GVHD: TS Lê Dân HTQL3_2_N2.7 GVHD: TS Lê Dân ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ... phòng họp nhỏ vừa từ 10 đến 50 người HTQL3_2_N2.7 GVHD: TS Lê Dân Không gian khu nghỉ mát Hyatt Danang Resort & Spa Một không gian Hyatt Regency Đà Nẵng & Spa HTQL3_2_N2.7 GVHD: TS Lê Dân Khách... cho khách hàng Chuẩn bị hồ sơ cho khách Kết thúc thúcthúc Có Khách đồng ý? 11 HTQL3_2_N2.7 GVHD: TS Lê Dân Đúng 12 HTQL3_2_N2.7 GVHD: TS Lê Dân  Quy trình cho khách nhận phòng Đón khách phục