Tin học văn phòng bài giảng trần thị minh hoàn

BÀI M U Gi i thi u ph n m m Microsoft Winword So n th o v n b n công vi c đ c s d ng r t nhi u c quan, xí nghi p c ng nh nhu c u c a b t k cá nhân hi n T th a xa x a ng i bi t s d ng máy móc vào vi c so n th o v n b n (máy gõ ch ) Gõ đ n đâu, v n b n đ c in đ n gi y Các công vi c d ch chuy n v n b n, c ng nh k n ng so n th o v n b n r t thô s , đ n gi n t o đ c m t v n b n, đòi h i ng i so n th o ph i có nh ng k n ng s d ng máy gõ r t t t (khơng nh máy tính bây gi , h u nh c ng có th h c so n th o đ c m t cách rõ ràng) So n th o nh v y, cịn v in n c ng có vơ khó kh n ó ngày x a, mà cơng ngh thơng tin cịn ch a phát tri n Ngày nay, mà công ngh thông tin phát tri n r m r , công ngh thay đ i t ng ngày, nh ng toán, nh ng khó kh n c a ng i d n d n đ c máy tính hố, vi c so n th o nh ng v n b n b ng máy tính tr thành nh ng cơng vi c r t bình th ng cho b t k bi t s d ng máy tính M t nh ng ph n m m máy tính đ c s d ng r ng rãi nh t hi n Microsoft Word c a hãng Microsoft hay g i ph n m m Winword Ra đ i t cu i nh ng n m 1980, đ n ph n m m Winword đ t đ c t i s hoàn h o l nh v c so n th o v n b n c ng nh l nh v c v n phòng c a b ph n m m Microsoft Office nói chung Có th li t kê đ c m n i b t c a ph n m m nh sau: - Cung c p đ y đ nh t k n ng so n th o đ nh d ng v n b n đa d ng, d s d ng; - Kh n ng đ ho m nh d n lên, k t h p v i cơng ngh OLE (Objects Linking and Embeding) b n có th chèn đ c nhi u h n nh ng ngồi hình nh âm lên tài li u word nh : bi u đ , b ng tính,.v.v - Có th k t xu t, nh p d li u d i nhi u lo i đ nh d ng khác c bi t kh n ng chuy n đ i d li u gi a Word v i ph n m m khác b Microsoft Office làm cho vi c x lý ng d ng v n phòng tr nên đ n gi n hi u qu h n - D dàng k t chuy n tài li u thành d ng HTML đ chia s d li u m ng n i b , c ng nh m ng Internet Cách kh i đ ng Có r t nhi u cách có th kh i đ ng đ c ph n m m Word Tu vào m c đích làm vi c, s thích ho c s ti n d ng mà ta có th ch n m t cách sau đ kh i đ ng: Cách 1: Ch n l nh Start c a Windows: Start | Programs | Microsoft Word Cách 2: Nháy kép chu t lên bi u t ng c a ph n m m Word n u nh nhìn th y b t k ch nào: tác v (task bar), hình n n c a Windows, vv Cách 3: N u mu n m nhanh m t t p v n b n v a so n th o g n nh t máy tính làm vi c, có th ch n Start | Documents, ch n tên t p v n b n (Word) c n m Khi Word s kh i đ ng m t p v n b n v a ch đ nh Môi tr ng làm vi c Sau kh i đ ng xong, hình làm vi c c a Word th ng có d ng nh sau: H th ng b ng ch n H th ng công c H th ng công c Thanh tr ng thái Th ng mơi tr ng làm vi c Word g m thành ph n chính: - C a s so n th o tài li u: Là n i đ ch b n tài li u B n có th gõ v n b n, đ nh d ng, chèn hình nh lên N i dung c a s s đ c in máy in s d ng l nh in - H th ng b ng ch n (menu): ch a l nh đ g i t i ch c n ng c a Word làm vi c B n ph i dùng chu t đ m m c ch n này, đơi c ng có th s d ng t h p phím t t đ g i nhanh t i m c ch n - H th ng công c : bao g m r t nhi u công c , m i công c bao g m nút l nh đ ph c v m t nhóm cơng vi c Ví d : so n th o v n b n, b n ph i s d ng đ n công c chu n Standard công c đ nh d ng Formating; ho c v hình c n đ n công c Drawing đ làm vi c - Th c k : g m th c (ruler) bao vi n trang v n b n S d ng th c b n có th u ch nh đ c l trang v n b n, c ng nh thi t l p m d ch (tab) m t cách đ n gi n tr c quan - Thanh tr ng thái: giúp b n bi t đ c m t vài tr ng thái c n thi t làm vi c Ví d : b n làm vi c trang m y, dòng bao nhiêu, v.v T o m t tài li u m i Làm vi c v i word làm vi c tài li u (Documents) M i tài li u ph i đ c c t lên đ a v i m t t p tin có ph n m r ng DOC Th ng t p tài li u c a b n s đ c c t vào th m c C:\My Documents đ a c ng Tuy nhiên, b n có th thay đ i l i thông s làm vi c v i Word Thông th ng sau kh i đ ng Word, m t hình tr ng xu t hi n ó c ng tài li u m i mà Word t đ ng t o Tuy nhiên đ t o m t tài li u m i, b n có th s d ng m t cách sau: - M m c ch n File | New ; ho c - Nh n nút New công c Standard; - Nh n t h p phím t t Ctrl + N Ghi tài li u lên đ a ghi tài li u làm vi c lên đ a, b n có th ch n m t cách sau: - M m c ch n File | Save ; - Nh n nút Save công c Standard; - Nh n t h p phím t t Ctrl + S S có hai kh n ng x y ra: N u tài li u m i, h p tho i Save As xu t hi n, cho phép ghi tài li u b i m t t p tin m i: Hãy xác đ nh th m c (Folder)- n i s ch a t p tin m i r i gõ tên t p tin vào m c File name: (ví d vanban1 r i nh n nút Save đ k t thúc vi c ghi n i dung tài li u N u tài li u c a b n đ s đ c ghi l i lên đ a c ghi vào m t t p, l nh c t t t c nh ng s thay đ i tài li u M tài li u t n t i đ a Tài li u sau so n th o Word đ c l u đ a d i d ng t p tin có ph n m r ng DOC m m t tài li u Word có đ a, b n có th ch n m t cách sau đây: - M m c ch n File | Open; ho c - Nh n t h p phím t t Ctrl+O H p tho i Open xu t hi n: Hãy tìm đ n th m c n i ch a t p tài li u c n m đ a, ch n t p tài li u, cu i nh n nút l nh đ ti p t c T p tài li u s đ c m hình Word M t khác, b n c ng có th th c hi n m r t nhanh nh ng t p tài li u làm vi c g n nh t b ng cách m m c ch n File nh sau: Ti p theo nh n chu t lên tên t p tài li u c n m Thoát kh i môi tr ng làm vi c Khi không làm vi c v i Word, b n có th th c hi n theo m t cách sau: - M m c ch n File | Exit ho c - Nh n t h p phím t t Alt + F4 CH NG 1: SO N TH O C B N 1.1 M t s thao tác so n th o c b n 1.1.1 Nh p v n b n Nh p v n b n khâu đ u tiên qui trình so n th o tài li u Thông th ng l ng v n b n (Text) m t tài li u r t nhi u, b n ti p c n đ c nhi u nh ng tính n ng nh p v n b n t t, b i l s làm t ng t c đ ch b n tài li u a S d ng b gõ ti ng Vi t Chính ph khuy n cáo s d ng b gõ b phông ch Unicode V i h th ng m i vi c trao đ i thông tin tr nên đ n gi n h n r t nhi u Ph n m m ti ng Vi t gi i thi u cu n giáo trình Vietkey v i ki u gõ Telex Máy tính c a b n ph i đ c gài đ t ph n m m đ có đ c b gõ b phơng ch kèm Khi hình c a b n xu t hi n bi u t ng ch V b n có th gõ đ c ti ng Vi t N u bi u t ng xu t hi n ch E (ki u gõ ti ng Anh), b n ph i nh n chu t lên bi u t ng l n n a ho c nh n t h p phím nóng Alt + Z đ chuy n v ch đ gõ ti ng Vi t Qui t c gõ ti ng Vi t nh sau: Gõ aa c ch â Gõ cd u f Huy n s S c j N ng ow r H i w x Ngã aw oo Ví d : Mu n gõ t : “ C ng hoà xã h i ch ngh a Vi t Nam” B n ph i b t ti ng Vi t gõ lên tài li u nh sau: “Coongj hoaf xax hooij chur nghiax Vieetj Nam” * N u gõ z, t ti ng Vi t s b b d u b S d ng bàn phím B t ti ng Vi t (n u b n mu n gõ ti ng Vi t) s d ng nh ng thao tác so n th o thông th so n th o tài li u nh là: - Các phím ch a, b, c, z; - Các phím s t đ n 9; - Các phím d u: ‘ , > < ? [] {}… ng đ - S d ng phím Shift đ gõ ch in hoa m t s d u; - S d ng phím Caps Lock đ thay đ i ki u gõ ch in hoa ch th ng; - S d ng phím Enter đ ng t đo n v n b n; - S d ng phím Tab đ d ch m Tab; - S d ng phím Space Bar đ chèn d u cách; - S d ng phím m i tên: đ d ch chuy n tr tài li u; - S d ng phím Page Up Page Down đ d ch chuy n tr v đ u ho c cu i t ng trang hình; - Phím Home, End đ đ a tr v đ u ho c cu i dịng v n b n; - Phím Delete đ xố ký t v n b n đ ng k sau m tr ; - Phím Backspace đ xố ký t đ ng k tr c m tr 1.1.2 Thao tác kh i v n b n M c cung c p nh ng k n ng thao tác m t kh i v n b n bao g m : chép, c t dán, di chuy n kh i v n b n Giúp làm t ng t c đ so n th o v n b n a Sao chép Sao chép kh i v n b n trình t o m t kh i v n b n m i t m t kh i v n b n có s n Ph ng pháp đ c áp d ng b n c n ph i gõ l i m t đo n v n b n gi ng h t ho c g n gi ng v i m t đo n v n b n có s n tài li u v m t n i dung c ng nh đ nh d ng (chúng ta s tìm hi u khái ni m đ nh d ng ph n ti p theo) Cách làm nh sau: B c 1: L a ch n (bôi đen) kh i v n b n c n chép sau: l a ch n kh i v n b n b n làm nh - Di chu t khoanh vùng v n b n c n ch n; ho c - Dùng phím m i tên k t h p vi c gi phím Shift đ ch n vùng v n b n Ch n đ n đâu b n s th y v n b n đ c bơi đen đ n B c 2: Ra l nh chép d li u b ng m t cách: - M m c ch n Edit | Copy ; ho c - Nh n nút Copy công c Standard; ho c - Nh n t h p phím nóng Ctrl + C; B c 3: Dán v n b n ch n lên v trí c n thi t B n làm nh sau: t tr vào v trí c n dán v n b n, l nh dán b ng m t cách sau: - M m c ch n Edit | Paste ; ho c - Nh n nút Paste công c Standard; ho c - Nh n t h p phím nóng Ctrl + V B n s th y m t đo n v n b n m i đ c dán vào v trí c n thi t B n có th th c hi n nhi u l nh dán liên ti p, d li u đ c dán s d li u c a l n l nh Copy g n nh t b Di chuy n kh i v n b n V i ph ng pháp chép v n b n, sau chép đ c đo n v n b n m i đo n v n b n c v n t n t i v trí c a N u mu n chép đo n v n b n m t n i khác đo n v n b n c s đ c xoá (t c di chuy n kh i v n b n đ n m t v trí khác), ph ng pháp s giúp làm u Có th th c hi n theo hai cách nh sau: Cách 1: B c 1: L a ch n kh i v n b n c n di chuy n; B c 2: Ra l nh c t v n b n có th b ng m t cách sau: - M m c ch n Edit | Cut ; ho c - Nh n nút Cut công c Standard; ho c - Nh n t h p phím nóng Ctrl + X V n b n ch n s b c t đi, chúng s đ B c l u b nh đ m (Clipboard) c a máy tính c 3: Th c hi n l nh dán v n b n (Paste) nh gi i thi u vào v trí đ nh tr c Cách 1: B c 1: L a ch n kh i v n b n c n di chuy n; B c 2: Dùng chu t kéo rê vùng v n b n ch n th lên v trí c n di chuy n đ n Ph ng pháp g i kéo - th (drag and drop) 1.1.3 Thi t l p Tab Tab công c đ c s d ng r t nhi u vi c nh p v n b n Ngoài kh n ng d ch chuy n m tr theo t ng b c nh y, m c s gi i thi u cách s d ng Tab cho vi c t o m t v n b n hi n th d i d ng c t Bài toán đ t ra: t o b ng d li u nh sau: STT H tên a ch Nguy n V n Quang 123, Tây S n H H i Hà 68, Nguy n Du D ng Qu c To n 23/10Nguy n Trãi Nguy n Anh c 32/7 Nguy n Trãi Các b c làm nh sau: B c 1: nh ngh a kho ng cách cho c t c a b ng b i h p tho i Tab nh sau: M b ng ch n Format | Tab , h p tho i Tab xu t hi n: - H p Default tab stops: đ thi t l p B c nh y ng m đ nh c a Tab Hình B c nh y ng m đ nh 0.5 cm (t c m i nh n phím Tab, tr s d ch m t đo n 0.5 cm hình so n th o) B n có th thay đ i giá tr B c nh y ng m đ nh Tab hình so n th o Word b ng cách gõ m t giá tr s ( đ n v cm) vào h p này; - B ng có c t, m i c t s đ c b t đ u t i m t v trí có kho ng cách c đ nh đ n l trái trang v n b n mà ta ph i thi t l p sau Gi s c t STT cách l trái 1cm, c t H tên cách l trái cm, c t a ch cách l trái cm Khi ph i thi t l p thông s h p tho i Tab nh sau: H p Tab stop position: gõ (gõ kho ng cách t c t STT đ n mép l trái trang v n b n; m c Alignment- ch n l cho d li u c t (c t STT): Left - canh l d li u bên trái c t, Rightcanh l bên ph i c t, Center - c n l gi a c t, ch n Center Ch n xong nh n nút Set T ng t l n l t khai báo v trí Tab cho c t cịn l i: H tên (3) c t a ch (8) n h p tho i Tab có d ng: Cu i nh n nút Ok đ hoàn t t vi c thi t l p tab cho c t có th s d ng chúng nút Clear- đ xoá b m Tab ch n; nút Clear All - đ xố b tồn b m tab thi t l p h p tho i) B c 2: Cách s d ng nh ng m Tab v a thi t l p đ t o b ng d li u Các v trí tab v a thi t l p! Khi tr n m đ u dòng v n b n, nh n Tab đ nh p d li u c t STT Nh p xong nh n Tab, tr s chuy n đ n v trí tab ti p theo (v trí c t h tên) nh p ti p d li u H tên Nh p xong nh n Tab đ nh p d li u c t a ch Làm t ng t v i dòng ti p theo, b n có th t o đ c b ng d li u nh yêu c u c bi t, ch c n dùng chu t x lý th c k n m ngang (Vertical Ruler) b n c ng có th thi t l p u ch nh m tab nh v a r i Cách làm nh sau: t o m tab cho c t STT (có kho ng cách 1cm, l gi a), nh n chu t trái lên v trí cm th c k n m ngang M t m Tab có kho ng cách 1cm, l trái (Left) đ c thi t l p nh sau: Mu n thay đ i l cho m tab gi a (Center), làm nh sau: Nh n kép chu t lên m tab v a thi t l p, h p tho i Tab xu t hi n Ti p theo ch n l cho m tab ch n h p tho i m c Alignment Center 10 ... tho i Save As xu t hi n, cho phép ghi tài li u b i m t t p tin m i: Hãy xác đ nh th m c (Folder)- n i s ch a t p tin m i r i gõ tên t p tin vào m c File name: (ví d vanban1 r i nh n nút Save đ... i Làm vi c v i word làm vi c tài li u (Documents) M i tài li u ph i đ c c t lên đ a v i m t t p tin có ph n m r ng DOC Th ng t p tài li u c a b n s đ c c t vào th m c C:\My Documents đ a c ng... vi c Ví d : so n th o v n b n, b n ph i s d ng đ n công c chu n Standard công c đ nh d ng Formating; ho c v hình c n đ n công c Drawing đ làm vi c - Th c k : g m th c (ruler) bao vi n trang v