Bài giảng Tin học văn phòng - Bài 8: Thao tác trên bảng tính với Excel cung cấp cho người học các kiến thức cơ bản về Excel, các thao tác với tệp tin và bảng tính, xử lý dữ liệu trong bảng tính. Mời các bạn cùng tham khảo nội dung chi tiết.
TIN HỌC VĂN PHÒNG Bài 8: THAO TÁC TRÊN BẢNG TÍNH VỚI EXCEL Nội dung Giới thiệu Microsoft Excel Các thao tác với tệp tin bảng tính Xử lý liệu bảng tính Giới thiệu Microsoft Excel Phần mềm xử lý bảng tính, nằm MS Office Các tính : • • • • tính tốn, phân tích liệu lập bảng biểu báo cáo, quản lý danh sách vẽ đồ thị sơ đồ tự động hố cơng việc macro Khởi động Excel : • kích đúp chuột vào biểu tượng Microsoft Excel hình hay tác vụ • kích chọn Start → All Program → Microsoft Office → Microsoft Excel 2010 • mở tệp Excel soạn thảo Màn hình làm việc Excel Cấu trúc bảng tính Workbook : tập tin chứa tất liệu mà người dùng excel làm việc, gồm tập hợp bảng tính (sheet), đồ thị, macro có liên hệ với Sheet : lưới (cell), dùng để nhập liệu, tính tốn, tạo biểu mẫu ., gồm tối đa 16.384 cột 1.048.576 dòng với Excel 2010 Các cột đánh thứ tự theo chữ (A, B, ., Z, AA, AB, .), dòng đánh số từ Cell : ô để điền liệu, xác định cột dòng chứa Cấu trúc bảng tính Vùng : tập hợp kề nhau, xác định toạ độ ô đầu (thường góc bên trái) toạ độ cuối (thường góc bên phải), ví dụ A2 : B5 Chọn vùng : • giữ chuột từ đầu tiên, kéo đến ô cuối thả chuột • dùng phím shift kết hợp với mũi tên di chuyển Các thao tác với tệp tin bảng tính Các thao tác với tệp tin tương tự Word Lưu tệp : File → Save ; phím tắt Ctrl+S ; nhấn nút Save Lưu tệp với tên khác : Tạo tệp : Mở tệp có : Đóng tệp mở : công cụ nhanh File → Save as File → New ; Ctrl+N File → Open ; Ctrl+O File → Close ; nút Close ; File → Exit Alt+F4 Các thao tác với bảng tính Kích chuột phải vào tên sheet, chọn mục tương ứng để chèn sheet, xoá, đổi tên, di chuyển/sao chép, đặt chế độ bảo vệ, tô màu tên, ẩn/hiện, chọn tất Tách bảng tính • giúp ta đồng thời thấy phần khác bảng tính • vào View → Window, chọn Freeze Panes Di chuyển bảng tính phím mũi tên di chuyển Tab/Shift+Tab : sang ô bên phải/trái Home : đưa trỏ đầu dòng (cột A) Ctrl+Home/Ctrl+End : đưa trỏ đầu sheet (ơ A1)/cuối sheet (ơ có chứa liệu sau cùng) PageUp/PageDown : đến hình phía trước/sau Alt+PgUp/Alt+PgDn : sang trái/phải hình Ctrl+PgUp/Ctrl+PgDn : chuyển đến sheet phía trước/sau F5 : mở hộp thoại Go to (di chuyển nhanh đến ô/vùng) Xử lý liệu bảng tính Các kiểu liệu Dạng văn (Text) Dạng số (Number) : số nguyên, số thực, số âm, số dương, số phần trăm (Percentage) Dạng ngày (Date), (Time) Dạng tiền tệ (Currency) Dạng logic : True False 10 Nhập, sửa, xoá liệu Nhập liệu : đưa trỏ đến ô cần nhập để gõ liệu, kết thúc việc nhập Enter Tab Sửa liệu có : nhấn đúp chuột vào ô ấn F2, nên sửa công thức ấn Enter để sửa Esc để huỷ sửa đổi Xoá liệu : nhấp chuột phải vào ơ/vùng cần xố, chọn Clear Contents Cắt, dán liệu 11 Sao chép liệu Nhấp chuột phải vào ô/vùng cần copy, chọn Copy Nhấp chuột phải vào ô/đầu vùng cần chép ra, chọn Paste Options Paste Special Dán đặc biệt : cho phép dán cơng thức hay giá trị, định dạng, thích, độ rộng cột 12 Định dạng liệu Có thể để Excel tự động định dạng ta kiểu liệu : nhấp chuột phải vào ô/vùng cần định dạng, chọn Format Cells Căn lề, sửa font, tô màu, kẻ khung 13 Thao tác dòng, cột Dùng chuột phải sử dụng ribbon Chèn, xố dòng/cột Thay đổi kích thước : chọn dòng/cột cần làm, vào Home → Cells → Format, chọn Row Height Column Width Ẩn dòng/cột : vào Home → Cells → Format, chọn Hide & Unhide Nhóm dòng/cột : chọn dòng/cột cần làm, vào Data → Outline, chọn Group 14 Thao tác ô Dùng chuột phải sử dụng ribbon Chèn, xố Đặt tên cho ô/vùng : gõ tên vào mục Tên, vào Formulas → Defined Names, chọn Define Name Merge : vào Home → Alignment, chọn Merge & Center Ghi cho ô : vào Review → Comments, chọn New Comment Bảo vệ ô : vào Home → Cells → Format, chọn Lock Cell 15 Tính Auto Fill Dùng để điền loạt liệu giống liệu thay đổi theo quy luật Cách : nhập giá trị vào ô đầu tiên, cho trỏ lại gần góc phải ô để dấu +, kéo chuột đến vị trí mong muốn Thay đổi kiểu fill : ấn nút Auto Fill Options Cách : nhập giá trị vào ô đầu tiên, vào Home → Editing, chọn Fill 16 Cơng thức tốn học 17 ... hình làm việc Excel Cấu trúc bảng tính Workbook : tập tin chứa tất liệu mà người dùng excel làm việc, gồm tập hợp bảng tính (sheet), đồ thị, macro có liên hệ với Sheet : lưới ô (cell), dùng... hệ với Sheet : lưới ô (cell), dùng để nhập liệu, tính tốn, tạo biểu mẫu ., gồm tối đa 16. 384 cột 1.0 48. 576 dòng với Excel 2010 Các cột đánh thứ tự theo chữ (A, B, ., Z, AA, AB, .), dòng đánh... thả chuột • dùng phím shift kết hợp với mũi tên di chuyển Các thao tác với tệp tin bảng tính Các thao tác với tệp tin tương tự Word Lưu tệp : File → Save ; phím tắt Ctrl+S ; nhấn nút Save Lưu