Kỹ năng làm việc nhóm

Bài giảng Kỹ năng làm việc nhóm cung cấp cho người học các kiến thức: Tổng quan về nhóm, hoạt động của nhóm, điều hành nhóm, kỹ năng làm việc nhóm, kỹ năng quản trị xung đột mâu thuẫn. giúp: 1. Có mục đích rõ rệt ( Purpose and Values )2. Được tiếp thêm sức mạnh ( Empowerment )3. Có quan hệ giao tiếp tốt ( Relationships and Communication )4. Có sự linh họat ( Flexibility )5. Có năng suất làm việc tối ưu ( Optimal Performance )6. Có sự công nhận và trân trọng thành quả đạt được ( Recognition and Appreciation )7. Có tinh thần nhiệt huyết ( Morale )

Bài KỸ NĂNG LÀM VIỆC NHÓM NỘI DUNG Tổng quan nhóm Hoạt động nhóm Điều hành nhóm Kỹ làm việc nhóm Kỹ quản trị xung đột mâu thuẫn Tổng quan nhóm Khái niệm nhóm • Nhóm tập hợp nhiều người có chung mục tiêu, thường xuyên tương tác với nhau, thành viên có vai trò nhiệm vụ rõ ràng có quy tắc chung chi phối lẫn • • • • • Nhóm đơn vị thực thi Nhóm trộn lẫn kỹ năng, kinh nghiệm hiểu biết nội nhiều người Nhóm chắn nhận kết qủa cá nhân Nhóm nhỏ mềm dẻo nhóm lớn, dễ kết hợp vả điều chỉnh TEAM = Together Everyone Achieves More = Together Everyone Accomplishes More = Tối ưu hóa tiềm cá nhân Tổng quan nhóm Khái niệm nhóm Tổng quan nhóm Nhóm làm việc • • • Cùng mục tiêu Hợp tác, phối hợp, giúp đỡ Kiến tạo môi trường từ độc lập đến phụ thuộc Tổng quan nhóm Bạn hình dung nhóm làm việc Tổng quan nhóm ĐẶC ĐIỂM CỦA MỘT NHÓM LÀM VIỆC HIỆU QUẢ ( NGUYÊN TẮC PERFORM ) Có mục đích rõ rệt ( Purpose and Values ) Được tiếp thêm sức mạnh ( Empowerment ) Có quan hệ giao tiếp tốt ( Relationships and Communication ) Có linh họat ( Flexibility ) Có suất làm việc tối ưu ( Optimal Performance ) Có công nhận trân trọng thành đạt ( Recognition and Appreciation ) Có tinh thần nhiệt huyết ( Morale ) Tổng quan nhóm Nhóm làm việc thành công có đặc điểm sau: 1) Năng lực – Mỗi thành viên phải có kỹ mà nhóm cần 2) Mục tiêu rõ ràng thuyết phục 3) Tận tụy với mục tiêu chung 4) Mọi thành viên đóng góp, hưởng lợi 5) Môi trường khuyến khích 6) Phù hợp với mục tiêu tổ chức Tổng quan nhóm Nhân tố thành công nhóm • Phải có mục tiêu nhóm Mục tiêu chung (hay mục đích) nhóm phải cụ thể, rõ ràng Mục tiêu phải thành viên nhóm hiểu rõ cam kết thực Mục tiêu xuyên suốt trình hoạt động nhóm, điều chỉnh thay đổi để phù hợp môi trường mà nhóm tồn Tuy nhiên mục tiêu thành viên, mục tiêu nhóm phải phù hợp với mục tiêu tổ chức • Phải tương tác, liên hệ, giao tiếp với thường xuyên Tiếp xúc tương tác làm ảnh hưởng lẫn thành viên tác động ảnh hưởng làm nên động lực phát triển nhóm: tích cực tiêu cực Tổng quan nhóm Nhân tố thành công nhóm • Phải có quy tắc nhóm Nhóm phải xây dựng quy tắc, quy định, nội quy nhóm để cho nhóm hoạt động hiệu Đây quy tắc thức Trong nhóm có quy tắc ngầm không công bố có hiệu lực không phần quan trọng Quy tắc ngầm có mặt tích cực mặt tiêu cực • Phải có vai trò, trách nhiệm rõ ràng thành viên nhóm Nhóm hoạt động hiệu thành viên biết rõ nhiệm vụ, phù hợp lực mình, không chồng chéo, giẫm đạp lên Kỹ làm việc nhóm Đến giải pháp tình b) Thực giải tận gốc tình • Thương thảo trình cho nhận bên liên thuộc xung đột Trong tình cụ thể này, Hiệu trưởng cần xác định chọn kiểu thương thảo hòa hợp, tức cho hai đồng thắng lợi • Bước 1: Làm rõ lợi ích Đến giai đoạn này, người Hiệu trưởng cần đóng lúc ba vai: Tư vấn – Hòa giải – Trọng tài Giải pháp lựa chọn nhẹ nhàng, nhấn mạnh điểm chính, khen chê công bộc lộ niềm tin vào hai người Đề cao mục tiêu chung nghiệp nhà trường, đồng thời xác định cụ thể mục đích giải quyền lợi hai người • Bước 2: Xác định phương án lựa chọn Ở bước này, cần thống với HP vấn đề mà họ quan tâm bao gồm: Danh dự, quyền lợi quyền lực Kỹ làm việc nhóm Đến giải pháp tình b) Thực giải tận gốc tình • • Bước 3: Thiết kế thỏa thuận Về danh dự: Các bên cần xin lỗi nhau, tự nhận thấy hành động thái Hiệu trưởng tìm phương án có lợi cho hai người trước quan • Về vật chất quyền lực: Cần đàm luận để giải thích rõ nguồn thu cá nhân phần trách nhiệm quản lý mà HT giao phó cho bên • • Bước 4: Lựa chọn thỏa thuận Hiệu trưởng cần chủ động đưa phương án lựa chọn thỏa thuận, để hòa giải đối tượng đảm bảo bình ổn phát triển nhà trường • • Bước 5: Hoàn thiện thỏa thuận Hiệu trưởng cần khuyên đồng bỏ qua cho nhân cách nhà giáo tình đồng nghiệp đồng đội • Xác định rõ nguyên tắc làm việc tương lai: không phát ngôn hành động cá nhân mà phải thống phương án giải Kỹ làm việc nhóm Họp nhóm: • • Vấn đề họp để làm gì, tiến hành nào.Để tránh lãng phí cần có tổ chức họp cho hiệu Trước triệu tập họp cần xem xét họp có phải hình thức tốt trường hợp không hay có hình thức tốt Có thể thay họp gửi tài liệu phát tay, viết thông báo bảng, gửi Email, gọi điện thoại…hay không? • Kỹ tổ chức họp phù hợp yếu tố định đến thành bại họp họp có mục tiêu khác nhau: để thông tin, để thuyết phục, để thu thập ý kiến, để định… Kỹ làm việc nhóm Kỹ Họp nhóm: • Bước chuẩn bị họp nhóm: Người điều hành xem xét trước xem chủ đề họp, mục tiêu nội dung họp có rõ ràng không, thành viên cần tham gia • Lập kế hoạch điều hành họp, kế hoạch sử dụng công cụ trực quan ( bảng biểu, tài liệu, máy chiếu…) Các kế hoạch thời gian, địa điểm, phòng ốc, hậu cần, giấy mời, thông báo…ai chuẩn bị chuẩn bị đến đâu Trước ngày họp nên chuẩn bị sức khỏe, tinh thần, làm quen phương tiện, phòng họp… Kỹ làm việc nhóm Kỹ Họp nhóm: Bắt đầu họp nhóm: • Làm quen thành viên, tạo không khí thân thiện, thống khung chương trình làm việc, chỉnh sửa mục tiêu họp cần, thống cách làm việc Đưa chủ đề, phân tích chủ đề • Đây bước quan trọng họp Các thành viên thảo luận, tham gia ý kiến để cuối định nhóm, định phù hợp với mục tiêu họp Kỹ làm việc nhóm Kỹ Họp nhóm: Lập kế hoạch hành động.: • Toàn nhóm lập kế hoạch như: công việc cần làm, làm, làm nào, kết mong muốn, thời gian, cần điều kiện, hỗ trợ Bế mạc họp: • Đánh giá, suy ngẫm tiến trình họp, kết họp, vấn đề bỏ sót, vấn đề gác lại để họp sau, kết họp tài liệu hóa chưa, thành viên nhận kết nào, họp thành công đến mức qua đánh giá nhanh • Để tiến hành tốt năm bước người điều hành thường sử dụng công cụ như: thảo luận nhóm nhỏ, vấn đề, lập kế hoạch theo khung logic, động não, đồ tư duy, chậu cá, đóng vai, tranh luận… Một số kỹ điều hành nhóm Kỹ thuật động não: • • • Động não kỹ thuật nhận ý tưởng thành viên Nguyên tắc nhiều ý tưởng nhận tốt, người điều hành cần tạo môi trường để nhận ý tưởng Để làm tốt kỹ thuật có thẻ màu (kích thước 1/3 kích thước tờ giấy A4) để viết ý tưởng Phát tờ giấy màu cho thành viên đề nghị họ viết ngắn gọn ý tưởng họ vào thẻ màu dùng băng dính (loại giấy xé) dán thẻ lên Sau cho thành viên gom nhóm, phân loại ý tưởng, thảo luận lựa chọn ưu tiên ý tưởng • Nếu thẻ màu dùng giấy A0 cử thành viên viết ý tưởng có thành viên phát biểu Chú ý kỹ thuật coi số lượng ý tưởng chất lượng , không phê phán, bình luận, chấp nhận ý tưởng lạ lùng, trái chiều Một số kỹ điều hành nhóm Sử dụng vấn đề: • Từ vấn đề cần thảo luận người điều hành vẽ thân Sau đặt câu hỏi để tìm nguyên nhân đặt vào phía rễ cây, đặt thêm câu hỏi vào nguyên nhân tạo rễ cấp hai… tiếp tục • Phần cành nhánh trả lời cho câu hỏi kết Cũng “rễ cây”, cành nhánh có cành bậc hai đặt câu hỏi tiếp kết cho nhánh kết • Cả nhóm xây dựng hình tượng mà thân vấn đề, rễ nguyên nhân cành kết Một số kỹ điều hành nhóm Sử dụng đồ tư (mind map) • Công cụ xuất phát từ vấn đề coi nhánh, phân tích tiếp mối liên hệ với vấn đề khác chi tiết hơn, lại phân tích tiếp vấn đề chi tiết hơn, ý kiến chi tiết, cụ thể Hình vẽ thể dây thần kinh từ nhánh lớn đến nhánh nhỏ tới nhánh nhỏ Một số kỹ điều hành nhóm Sử dụng khung logic • Khung ma trận dạng bảng gồm cột hàng Bốn cột từ trái sang phải gồm có cột nội dung, báo, nguồn chứng minh, điều kiện (hay giả định) Bốn hàng từ xuống gồm mục đích, mục tiêu, kết mong đợi, hoạt động Dựa ma trận mà nhóm thảo luận kết đưa vào ô ma trận Một số kỹ điều hành nhóm Kỹ thuật sử dụng chậu cá • Chậu cá dạng thảo luận nhóm có đóng vai Một nhóm đến thành viên ngồi thảo luận vấn đề Có thành viên đóng vai người thúc đẩy họp nhóm Có để ghế trống để người muốn tham gia tranh luận ngồi vào đó, phát biểu xong phải để ghế trống cho hội tham gia người khác Các thành viên lại ngồi xung quanh để nghe nhóm thảo luận muốn tham gia phải ngồi vào ghế trống phía Người thúc đẩy cuối buổi thảo luận phải tổng kết tóm tắt điều thảo luận trí nhóm • Một số kỹ khác trình bày phần ”kỹ giao tiếp” • Cải thiện thân nhóm làm việc Thứ nhóm thành viên luôn cần học hỏi văn hóa khác Làm để hiểu nhiều thành viên khác nghĩ hành động qua giao tiếp cá nhân – cá nhân • Để học hỏi cần đọc sách báo văn hóa, tìm hiểu lịch sử, tôn giáo, giá trị, phong tục nơi thành viên khác xuất xứ • Cải thiện thân nhóm làm việc Thứ hai, người phải cải thiện kỹ viết, kênh giao tiếp quan trọng Viết cho rõ ràng, ngắn gọn, tránh sử dụng thành ngữ, tiếng lóng… Làm cho người đọc hiểu thông điệp muốn gửi đến họ hiểu • Thứ ba cải thiện kỹ nói Vì họp gặp mặt giáp mặt hoạt động thường xuyên nhóm nên kỹ nói với quan trọng Luyện cho trường độ, cao độ, âm lượng âm vực tiếng nói bạn rõ ràng, dễ hiểu với người nghe Ngoài nói, kết hợp với ngôn ngữ không lời (động tác tay, chân, nét mặt…) phù hợp với ngữ cảnh gây ấn tượng với người nghe • • Cải thiện thân nhóm làm việc Thứ tư phải cải thiện kỹ nghe Lắng nghe người khác biểu thị tôn trọng họ Có thể tóm tắt phương châm xây dựng thân để hoạt động nhóm bảng sau: , Tài liệu tham khảo 1.Michel Maginn; Thúc đẩy nhóm làm việc hiệu quả; Nhà xuất tổng hợp TP HCM, 2007 Trần Thị bích Nga; Phạm Ngọc Sáu; Nguyễn Thu Hà (biên dịch); Xây dựng nhóm làm việc hiệu quả; Nhà xuấ tổng hợp TP Hồ Chí Minh, 2006 PGS.TS Vũ Hoàng Ngân, ThS Trương Thị Nam Thắng; Xây dựng phát triển nhóm làm việc; Nhà xuất Phụ nữ, 2009 ThS.Nguyễn Thị Oanh; Làm việc theo nhóm; Nhà xuất Trẻ, 2007 Harvard Business School Press, “Lãnh đạo nhóm”, 2008, Nhà xuất Thông Thuật lãnh đạo nhóm – Dẫn dắt nhóm đến thànhcông”, 2005, Nhà xuất Trẻ [...]... 1 Tổng quan về nhóm Ba điều kiện để hình thành teamwork 1 Tổng quan về nhóm So sánh giữa Teamwork và những hình thái khác 1 Tổng quan về nhóm Tại sao phải có TeamWork 1 Tổng quan về nhóm Tầm quan trọng của nhóm làm việc • • • Làm việc theo nhóm tạo điều kiện tăng năng suất và hiệu quả của công việc Làm việc theo nhóm có thể giảm được một số nhân sự, khâu trung gian nên linh hoạt hơn Nhóm có thể tạo... quan về nhóm Phân loại nhóm • • Chia thành hai nhóm: Nhóm chính thức là nhóm được hình thành xuất phát từ nhu cầu của một tổ chức, trên cơ sở quyết định của tổ chức đó • Nhóm không chính thức là nhóm hình thành tự nhiên từ nhu cầu của mỗi thành viên của nhóm, thí dụ như nhóm bạn bè có cùng sở thích, nhóm người có cùng mối quan tâm 1 Tổng quan về nhóm 1 Tổng quan về nhóm 1 Tổng quan về nhóm Nhóm sản... và nhóm được nêu rõ bằng các mục tiêu (SMART) Nhóm phải phối hợp lẫn nhau, sáng tạo • Tác động tới sự làm việc hiệu quả của nhóm là các yêu tố bối cảnh, quy mô nhóm, sự đa dạng của thành viên nhóm, các chuẩn mực nhóm, lãnh đạo… 1 Tổng quan về nhóm Làm thế nào để hình thành TeamWork 1 Tổng quan về nhóm Trở ngại lớn nhất của TeamWork 1 Tổng quan về nhóm Trở ngại lớn nhất của TeamWork 1 Tổng quan về nhóm. .. về nhóm Tầm quan trọng của nhóm làm việc • Nhóm làm việc hiệu quả là nhóm hội tụ một số đặc điểm cơ bản như các thành viên hiểu rõ lý do tồn tại của nhóm; các nguyên tắc và quy chế được thảo luận, đồng thuận; thông tin trong nhóm thông đạt; các thành viên hỗ trợ nhau; có những quy tắc kiểm tra, đánh giá, khen thưởng rõ ràng Để có những đặc điểm trên nhóm phải giữ giá trị căn bản của nhóm, lấy đó làm. .. định & thể hiện Giải tán/ phát triển 2 1 Các hoạt động của nhóm Hình thành – – – Xây dựng mối quan hệ Tổ chức nhóm Nguyên tắc làm việc nhóm 2 1 • Các hoạt động của nhóm Hình thành Giai đoạn này các thành viên nhóm bắt đầu tập hợp lại Họ mang đến nhóm nhiều điểm khác biệt nhau từ tính cách đến cách làm việc, kiến thức và kỹ năng • Vai trò trưởng nhóm giai đoạn này là thúc đẩy các thành viên cởi mở, giao... quan về nhóm Mục tiêu và phương pháp của TeamWork 1 Tổng quan về nhóm Gợi ý hành động 1 Tổng quan về nhóm Phân loại nhóm • • Chia thành hai nhóm: Nhóm chính thức là nhóm được hình thành xuất phát từ nhu cầu của một tổ chức, trên cơ sở quyết định của tổ chức đó • Nhóm không chính thức là nhóm hình thành tự nhiên từ nhu cầu của mỗi thành viên của nhóm, thí dụ như nhóm bạn bè có cùng sở thích, nhóm người... nhau, sau đó cùng phối hợp xây dựng định hướng hoạt động của nhóm hoặc mục tiêu hoạt động nhóm Nhóm trưởng và các thành viên tìm hiểu các thành viên khác về tính tình, khả năng làm việc, sự tự tin, trách nhiệm và những suy nghĩ đóng góp cho nhóm • Sau đó nhóm quyết tâm xây dựng hoặc hiểu rõ mục tiêu mà nhóm phải hoàn thành 2 Các hoạt động của nhóm Xây dựng mối quan hệ tốt • • • • • Thấu hiểu cảm xúc/hoàn... một số nhân sự, khâu trung gian nên linh hoạt hơn Nhóm có thể tạo ra môi trường làm việc mà các kiến thức và kinh nghiệm của các cá nhân bổ trợ cho nhau, các quyết định đưa ra toàn diện và phù hợp hơn • Nhóm làm việc có đủ khả năng hoàn thành một dự án hoàn chỉnh trong khi mỗi cá nhân chỉ có thể hoàn thành một phần việc Nhóm có thể tận dụng những gì tốt nhất của mỗi cá nhân trong công tác chuyên môn... xuất và tiếp thị 1 Tổng quan về nhóm Nhóm thiết kế căn bản • • • • • Gồm chủ yếu là các kỹ sư Phát triển nhiều đặc tả thiết kế chi tiết từ đặc tả sản phẩm Phát triển các thiết kế Bảo đảm các đáp ứng về yêu cầu qua kiểm thử, cung cấp báo cáo kiểm thử Có thể phân chia thành những nhóm con 1 Tổng quan về nhóm Sự khác biệt giữa group và team 2 1 2 3 4 Các hoạt động của nhóm Hình thành Hỗn loạnCác cá nhân... không lơ đãng và không chỉ nói về bản thân Biết làm thế nào để thân thiện hơn và làm việc cùng nhau tốt hơn Thể hiện cảm xúc/vị trí của mình một cách cởi mở Đừng chỉ mong chờ người khác hiểu và đưa cho mình cái mình muốn 2 Các hoạt động của nhóm Xây dựng mối quan hệ tốt • • Tôn trọng bản thân và đối tác Đối mặt với sự khác biệt một cách trực tiếp (tránh việc từ bỏ, gây chiến, cá cược hay chơi xấu) • ...NỘI DUNG Tổng quan nhóm Hoạt động nhóm Điều hành nhóm Kỹ làm việc nhóm Kỹ quản trị xung đột mâu thuẫn Tổng quan nhóm Khái niệm nhóm • Nhóm tập hợp nhiều người có chung mục... Tổng quan nhóm Khái niệm nhóm Tổng quan nhóm Nhóm làm việc • • • Cùng mục tiêu Hợp tác, phối hợp, giúp đỡ Kiến tạo môi trường từ độc lập đến phụ thuộc Tổng quan nhóm Bạn hình dung nhóm làm việc Tổng... quan nhóm Ba điều kiện để hình thành teamwork Tổng quan nhóm So sánh Teamwork hình thái khác Tổng quan nhóm Tại phải có TeamWork Tổng quan nhóm Tầm quan trọng nhóm làm việc • • • Làm việc theo nhóm