Nhằm giúp nâng cao khả năng tìm kiếm các dữ liệu mà người làm công tác văn thư thực hiện không phải dễ nếu chúng ta lưu trữ không khoa học và logic, vậy làm sao để sắp xếp các hồ sơ trên máy tính đạt hiệu quả và khoa học? Mời các bạn cùng nghien cứu SKNN
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự – Hạnh phúc Minh Thuận, ngày tháng 05 năm 2016 BÁO CÁO ĐỀ TÀI SÁNG KIẾN - Họ tên: PHẠM THỊ MỸ HẠNH - Chức danh: Văn thư kiêm nhiệm công tác y tế học đường - Đơn vị công tác: Trường Tiểu học Minh Thuận Tên sáng kiến: Sắp xếp hồ sơ lưu trữ danh mục máy tính giúp nâng cao hiệu công tác quản lý hồ sơ sổ sách khoa học Cơ sở lý luận: Căn thực kế hoạch số 02/KH-THMT5, ngày 14 tháng năm 2015 Hiệu trưởng thực nhiệm vụ năm học 2015 – 2016 Trong công đổi đất nước, ngành, lĩnh vực hoạt động có đóng góp định có cải tiến để vươn tới hoàn thiện Hòa vào xu nghiệp vụ công tác văn thư có bước phát triển phong phú đa dạng đáp ứng yêu cầu cải cách hành Công tác văn thư hoạt động đảm bảo thông tin văn phục vụ cho việc lãnh đạo, đạo, quản lý, điều hành công việc quan đơn vị Công tác văn thư bao gồm nội dung: soạn thảo ban hành văn bản, quản lý văn tài liệu khác hình thành trình hoạt động quan đơn vị, quản lý sử dụng dấu Trong trình thực nội dung công việc công tác văn thư quan phải đảm bảo yêu cầu: nhanh chóng, xác, bí mật, đại Công tác lưu trữ trình hoạt động nghiệp vụ nhằm thu thập, bảo quản an toàn sử dụng có hiệu tài liệu lưu trữ Trong trình thực nội dung công việc công tác lưu trữ quan phải đảm bảo : tính khoa học, tính mật người làm công tác văn thư lưu trữ biết xây dựng kế hoạch làm việc khoa học, dành thời gian đầu tư nghiên cứu, ứng dụng tốt công nghệ thông tin hoàn thành tốt nhiệm vụ văn thư lưu trữ, đặc biệt khâu soạn thảo văn Thực trạng yêu cầu: a Thuận lợi: - Công tác văn thư lưu trữ có đầy đủ hệ thống văn mang tính pháp lý Các văn đến chuyển trực tiếp vào hộp thư điện tử trường Được quan tâm đạo trực tiếp Phòng Giáo dục Đào tạo U Minh Thượng, Ban giám hiệu nhà trường - Được tham gia tập huấn công tác quản lý nhà trường qua phần mềm SMAS nên việc quản lý tốt hồ sơ giáo viên, hồ sơ học sinh, trình học tập rèn luyện học sinh, trình công tác, giảng dạy giáo viên nhà trường Đồng thời Ban Giám Hiệu tạo điều kiện để cán văn thư tham gia lớp ngắn hạn bồi dưỡng nghiệp vụ hành văn phòng trường học năm học 2015 – 2016 Trang b Những khó khăn: - Tuy cách lưu hồ sơ máy tính góp phần quản lý hồ sơ cập nhật xử lý thông tin nhanh chóng, xác, kịp thời không đảm bảo độ an toàn cao máy bị nhiễm virus liệu máy bị Cơ sở liệu bị xóa, thông tin bị chỉnh sửa… - Quá trình tìm kiếm hồ sơ sau lưu trữ gặp khó khăn, không kịp thời bị điện Nội dung sáng kiến việc triển khai thực hiện: Để phù hợp với tình hình thời đại công nghiệp hóa, đại hóa đất nước việc làm cần thiết việc lưu trữ hồ sơ máy vi tính Văn thư phải am hiểu sâu sát cách cài đặt phần mềm lưu trữ, quản lý ổ đĩa, biết sáng tạo không ngừng học tập để nâng cao tay nghề 4.1 Nội dung công việc: a Phân loại hồ sơ: Việc phân loại hồ sơ quan trọng, phân loại có hệ thống dễ dàng cho việc kiểm tra, xếp b Sắp xếp hồ sơ: Sau phân loại hồ sơ xong, cần xếp hồ sơ cách khoa học c Lập danh mục hồ sơ: Danh mục hồ sơ liệt kê cách hệ thống hồ sơ đơn vị Nhờ vào danh mục mà xếp, quản lý tra cứu hồ sơ nhanh chóng + Tạo danh mục cụ thể, xác: Sau chọn cách xếp, tạo danh mục hồ sơ chi tiết Nên đưa vào máy vi tính, tạo thư mục, với thư mục cấp danh mục hồ sơ, thư mục cấp chủ đề hồ sơ… Như vậy, lúc cần tra cứu xem nhanh nhờ thư mục máy vi tính + Danh mục hồ sơ phải cập nhật thường xuyên: Khi đưa danh mục hồ sơ vào máy tính, nên lưu lại thư mục cũ trước cập nhật Như vậy, lúc cần xem xét lại, biết thời điểm bổ sung hồ sơ 4.2 Hình thức tổ chức thực hiện: a Tổ chức quản lý tài liệu, hồ sơ quan: Công tác lập hồ sơ khâu quan trọng, khâu cuối công tác văn thư khâu lề công tác lưu trữ Việc lập hồ sơ có ý nghĩa cần thiết cho việc phân loại xếp tài liệu quan, đơn vị chủ động khoa học thuận tiện - Lập danh mục hồ sơ: Được tiến hành theo bước + Bước 1: Xác định danh mục hồ sơ + Bước 2: Xây dựng đề cương phân loại hồ sơ + Bước 3: Dự kiến tiêu đề hồ sơ + Bước 4: Quy định ký hiệu hồ sơ + Bước 5: Quy định người lập hồ sơ + Bước 6: Thời hạn bảo quản hồ sơ - Mở hồ sơ: Đầu năm, cán giao nhiệm vụ lập hồ sơ, ghi tiêu đề hồ sơ cần viết bìa hồ sơ gọi mở hồ sơ b Cách thức phân loại hồ sơ: Trang + Phân loại theo chủ đề: Trong năm học nên chia nhỏ theo chủ đề ví dụ như: báo cáo, thống kê, đề nghị… + Phân loại theo cụm: Trong loại chủ đề nên chia nhỏ hồ sơ theo cụm ví dụ loại báo cáo: tháng, sơ kết, tổng kết… c Cách tổ chức, xếp hồ sơ lưu trữ: + Sắp xếp theo thời gian: Dựa theo thứ tự thời gian việc xảy hồ sơ để xếp trước sau Cần ghi cẩn thận thời điểm để tìm kiếm dễ dàng + Sắp xếp theo mẫu tự: Sắp xếp dựa theo thứ tự mẫu tự (A,B,C…) hồ sơ Ví dụ mẫu tự T xếp theo thứ tự: thiệp mời - thống kê – thư từ - tiếp thị + Sắp xếp theo tính chất: Sắp xếp dựa theo tính chất hồ sơ Ví dụ: Hồ sơ bình thường, hồ sơ mật, hồ sơ tối mật… Hồ sơ chưa giải quyết, hồ sơ giải chưa dứt điểm, hồ sơ giải xong… d Cách thức lập hồ sơ lưu trữ: Hồ sơ phải lưu trữ vào vị trí định để cần truy cập nhanh chóng Làm liệt kê cách hệ thống hồ sơ đơn vị Nhờ vào danh mục mà xếp, quản lý tra cứu hồ sơ nhanh chóng + Dùng bút đánh số góc phải hồ sơ lưu trữ + Bên tập lưu trữ có nhãn in hồ sơ từ số… đến số… để dễ truy tìm + Nên dùng máy quét (scanner) để quét hồ sơ vào máy vi tính dạng tập tin *.jpg, pdf đánh số để lưu trữ hồ sơ 4.3 Các biện pháp soạn thảo văn yêu cầu, đầy đủ nội dung, xác cao để trình ký: - Thường xuyên học tập nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ, đặc biệt cập nhật thông tin, kiến thức qua mạng Internet Tìm kiếm đầy đủ, kịp thời văn phục vụ chuyên môn nghiệp vụ lĩnh vực công tác - Tìm hiểu, nắm rõ đầy đủ thông tin hoạt động nhà trường, lĩnh vực mà phụ trách để thuận lợi soạn thảo văn Phối hợp tốt với tổ chức đoàn thể, tổ chuyên môn, phận chuyên trách hoạt động nhà trường - Phải thật nhạy bén, động, sáng tạo công việc; mạnh dạn, thẳng thắn công tác tham mưu với cấp Điều đặc biệt quan trọng phải nắm vững quy trình, bố cục văn mà muốn soạn thảo 4.4 Các biện pháp tìm kiếm văn lưu trữ nhanh chóng nhất: Hầu hết trường học nay, công tác lưu trữ thực cách ngăn nắp, khoa học theo văn hướng dẫn hành Nhưng phương pháp lưu trữ truyền thống thủ công giấy, với số lượng lớn văn tìm kiếm lại văn lưu trữ phải tốn nhiều công sức thời gian (dò tìm sổ) Do đặc thù nay, tất văn điều hành, đạo cấp trên, Phòng Giáo dục U Minh Thượng gửi qua hộp thư điện tử (Gmail) có kèm tệp tin (file) văn dạng PDF, muốn quản lý, lưu trữ văn cho dễ tìm kiếm thật nhanh chóng Kết thực phạm vi áp dụng nhân rộng: a Kết đạt được: Trang Qua thời gian thực nhiệm vụ phân công làm cán văn thư trường đến nhận thấy đạt hiệu sau: - Hồ sơ, sổ sách đầy đủ, lưu trữ có hệ thống, khoa học tạo điều kiện thuận lợi công việc tìm kiếm văn hàng ngày - Trong công việc hàng ngày thân hình thành thói quen ngăn nắp, tỉ mỉ công việc, xử lí công việc trôi chảy không bỡ ngỡ - Góp phần giúp ban giám hiệu hoàn thành nhiệm vụ nhiều năm học, báo cáo nộp thời gian quy định - Bản thân hoàn thành tốt nhiệm vụ giao tạo môi trường làm việc thoải mái, để công việc đạt hiệu cao cho đơn vị b Khả ứng dụng: Đề tài ứng dụng đơn vị Trường Tiểu học Minh Thuận Khi ứng dụng sáng kiến vào thực tiễn mang lại hiệu cao đơn vị công tác văn thư lưu trữ Tôi tin với giải pháp vận dụng vào trường, góp phần đưa huyện nhà ngày lên Kết luận: - Có thể thấy theo phát triển khoa học kỹ thuật, ứng dụng mạnh mẽ công nghệ thông tin, văn điện tử lưu hành, văn phòng không giấy hình thành… công việc phận văn thư, lưu trữ giảm tải không mà người làm văn thư, lưu trữ vai trò, vị trí quan, tổ chức tất văn đi, đến hình thức phải tập trung đầu mối phận văn thư; tài liệu lưu trữ giấy hay tài liệu điện tử quản lý thống phận lưu trữ - Công tác văn thư học vụ phương tiện giúp Ban giám hiệu thực nhiệm vụ đào tạo nhà trường, gắn liền với công văn, văn bản, giấy tờ, không nắm vững nguyên tắc, nội dung, thể thức dễ dàng dẫn đến làm hao phí sức lực thời gian dẫn đến tình trạng trì trệ động việc tiến hành nhiệm vụ nhà trường Qua năm làm công tác nhà trường nhờ đưa số biện pháp cách thực có khoa học nên công việc giải ngày chủ động, hoàn thành tốt nhiệm vụ lưu trữ, loại thông tin, báo cáo kịp thời đáp ứng yêu cầu Ban giám hiệu đề - Không ngừng nghiên cứu, tìm tòi giải pháp mới, vận dụng thực để công tác văn thư lưu trữ nhà trường ngày nhanh chóng, khoa học, đạt hiệu cao Trên số biện pháp công việc thực để nâng cao hiệu công tác văn thư lưu trữ, đề tài kiểm chứng đúc kết từ thực tiễn Rất mong nhận đóng góp ý kiến quý báu cấp Lãnh đạo, Nhà trường quý thầy cô, bạn bè đồng nghiệp để làm tốt công tác văn thư ngày hoàn thiện Xin chân thành cảm ơn! Người báo cáo PHẠM THỊ MỸ HẠNH Trang Ý KIẾN NHẬN XÉT CỦA HỘI ĐỒNG THI ĐUA – KHEN THƯỞNG CÁC CẤP Trang Trang ... Sắp xếp dựa theo thứ tự mẫu tự (A,B,C…) hồ sơ Ví dụ mẫu tự T xếp theo thứ tự: thiệp mời - thống kê – thư từ - tiếp thị + Sắp xếp theo tính chất: Sắp xếp dựa theo tính chất hồ sơ Ví dụ: Hồ sơ bình... thư trường đến nhận thấy đạt hiệu sau: - Hồ sơ, sổ sách đầy đủ, lưu trữ có hệ thống, khoa học tạo điều kiện thuận lợi công việc tìm kiếm văn hàng ngày - Trong công việc hàng ngày thân hình thành... công việc, xử lí công việc trôi chảy không bỡ ngỡ - Góp phần giúp ban giám hiệu hoàn thành nhiệm vụ nhiều năm học, báo cáo nộp thời gian quy định - Bản thân hoàn thành tốt nhiệm vụ giao tạo môi