SKKN BIỆN PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯLƯ TRỮ

I PHẦN MỞ ĐẦU Đặt vấn đề Trong công đổi đất nước, ngành, lĩnh vực hoạt động có đóng góp định có cải tiến để vươn tới hoàn thiện Hoà vào xu năm gần nghiệp vụ công tác văn thư có bước phát triển phong phú đa dạng đáp ứng yêu cầu cải cách hành Công tác văn thư hoạt động bảo đảm thông tin văn bản, công nghệ thông tin phục vụ cho lãnh đạo, đạo, kiểm tra quản lí điều hành công việc quan Đảng, quan Nhà nước, tổ chức kinh tế, tổ chức trị xã hội, đơn vị lực lượng vũ trang nhân dân đảm bảo cung cấp kịp thời, xác thông tin Đồng thời công tác văn thư xác định mặt hoạt động máy quản lý nói chung chiếm phần không nhỏ nội dung hoạt động văn phòng, ảnh hưởng trực tiếp tới hoạt động quản lý quan, mắt xích quan trọng máy hoạt động lãnh đạo, đạo, quản lý điều hành Hiệu hoạt động quản lý quan, tổ chức cao hay thấp phụ thuộc vào phần không nhỏ công tác văn thư có làm tốt hay không Vì công tác văn thư vừa mang tính trị vừa có tính nghiệp vụ, kỹ thuật liên quan nhiều cán bộ, công chức, viên chức Làm tốt công tác văn thư góp phần giải công việc quan nhanh chóng, xác, xuất, chất lượng, chế độ, giữ bí mật Đảng Nhà nước, quan, hạn chế bệnh quan liêu giấy tờ việc lợi dụng văn Nhà nước để làm việc trái pháp luật góp phần vào việc thúc đẩy phát triển kinh tế bảo vệ đất nước Quốc gia Nắm bắt tầm quan trọng đó, Đảng Nhà nước ta nhiều năm qua không ngừng cải cách Hành quốc gia có công tác văn thư tập trung đổi sáng tạo Vì vậy, để làm tốt công tác văn thư đòi hỏi phải nắm vững kiến thức lý luận phương pháp tiến hành chuyên môn nghiệp vụ như: soạn thảo văn bản, quản lý văn bản, lập hồ sơ hành với nhiều lĩnh vực, khối lượng thông tin truyền tải chủ yếu hình thức văn ứng dụng công nghệ SKKN: Biện pháp nâng cao hiệu công tác văn thư - lưu trữ trường THPT Trang 11 thông tin (internet) vào công tác soạn thảo lưu trữ tài liệu Có thể nói văn phương tiện lưu trữ truyền đạt thông tin hữu hiệu Hiện có nhiều quan, đơn vị sử dụng phương tiện hoạt động quản lý điều hành đơn vị Công tác lưu trữ đời đòi hỏi khách quan việc bảo quản tổ chức sử dụng tài liệu Nhà nước ta coi công tác ngành hoạt động công tác quản lý nhà nước đồng thời mắt xích thiếu máy quản lý Ngày nay, yêu cầu công tác quản lý nhà nước, quản lý xã hội, công tác lưu trữ cần xem xét từ yêu cầu bảo đảm thông tin cho hoạt động quản lý, thông tin tài liệu lưu trữ loại thông tin có tính dự báo cáo, dạng thông tin cấp một, thực tiễn kiểm nghiệm, có độ tin cậy cao nguồn gốc hình thành, đặc trưng pháp lý, tính chất làm chứng lịch sử tài liệu lưu trữ quy định Được thành lập năm 2009 Trường THPT Đôn Châu trường nằm vùng điều kiện khó khăn Huyện Duyên Hải thuộc tỉnh Trà Vinh Đến đạo sâu sát Sở Giáo dục Đào tạo tỉnh Trà Vinh, quan tâm Ban Giám hiệu nhà trường tìm tòi học hỏi, sáng tạo thân thời gian thực nhiệm vụ phân công, công tác văn thư lưu trữ nhà trường góp phần không nhỏ công tác phát triển nhà trường Lý chọn đề tài Được phân công nhiệm vụ Ban Giám Hiệu nhà trường công tác văn thư - lưu trữ nhà trường, nhận thấy công tác văn thư công tác nhằm đảm bảo thông tin văn kể ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác soạn thảo lưu trữ để phục vụ hoạt động quản lý, điều hành quan, tổ chức Nội dung công tác bao gồm: soạn thảo, ban hành văn bản, quản lý văn bản, quản lý hồ sơ sổ sách học sinh, quản lý thông tin internet trường tài liệu khác hình thành trình hoạt động quan; lập hồ sơ hành; tổng hợp thông tin, báo cáo nội cho hiệu trưởng SKKN: Biện pháp nâng cao hiệu công tác văn thư - lưu trữ trường THPT Trang 22 cấp trên; thực nghiêm túc việc quản lý đầu mối thông tin, báo cáo ra, vào trường; lưu trữ công văn đi, công văn đến cách khoa học, đảm bảo công văn đến tay người thực hiện, thực đầy đủ sổ sách theo quy định; quản lý sử dụng dấu quy định; tổng hợp đánh giá công chức viên chức hàng năm; tổng hợp đánh giá chuẩn nghề nghiệp giáo viên; thực tốt việc kết nối mạng với Bộ Giáo dục Đào tạo, sở Giáo dục Đào tạo Trà Vinh, mạng nội để nắm bắt thông tin kịp thời; lưu trữ hồ sơ hoàn chỉnh hồ sơ học sinh; xử lý nghiệp vụ thi, kiểm tra, tuyển sinh, chuyển trường cho học sinh; phát văn chứng cho học sinh; lưu trữ hồ sơ chuyên môn giáo viên: sổ điểm lớn, sổ đầu bài, kiểm tra học kỳ, kiểm tra lại hè học sinh; giáo viên chủ nhiệm xử lý hồ sơ học sinh sai sót liên hệ với Sở Giáo dục Đào tạo quan điều chỉnh cho họp lệ; quản lý loại sổ theo quy định điều 27 Điều lệ trường phổ thông ngày 28/3/2012 Bộ Giáo dục Đào tạo; chuẩn bị phòng họp, phục vụ nước uống họp, lễ, tết; kiểm tra đôn đốc phận hoàn thành kế hoạch, nhiệm vụ Ban Giám Hiệu phân công; phụ trách đạo công tác hành chánh nhà trường… Công tác lưu trữ nhiệm vụ quan, tổ chức nhằm lựa chọn, lưu giữ, tổ chức cách khoa học hồ sơ, tài liệu để phục vụ yêu cầu khai thác, sử dụng quan xã hội Nội dung công tác lưu trữ bao gồm việc thu thập, bảo quản tổ chức sử dụng tài liệu hình thành trình hoạt động quan, đơn vị Giữa công tác văn thư lưu trữ tách biệt mà có mối quan hệ chặt chẽ, thúc đẩy với Mối quan hệ thể qua liên tục trình từ soạn thảo, ban hành, quản lý văn đến lưu trữ hành đưa vào lưu trữ lịch sử Khi soạn thảo văn bản, việc tìm hiểu thông tin, tài liệu xử lý trước quan trọng để hình thành nên văn Các tài liệu lưu trữ tốt nguồn cung cấp thông tin có giá trị pháp lý, xác kịp thời cho người soạn thảo văn Trên thực tế, quan quản lý nhà nước rút ngắn thời gian ban hành định, giải kịp thời, đắn SKKN: Biện pháp nâng cao hiệu công tác văn thư - lưu trữ trường THPT Trang 33 yêu cầu công dân đầy đủ, kịp thời thông tin từ tài liệu lưu trữ Công việc quan tiến hành nhanh hay chậm, thiết thực hay quan liêu công văn, giấy tờ có làm tốt hay không, việc giữ gìn hồ sơ, tài liệu có cẩn thận hay không Như vậy, thực tốt công tác lưu trữ góp phần thúc đẩy thực tốt công tác văn thư Ngược lại, thực tốt công tác văn thư góp phần thực tốt công tác lưu trữ Cụ thể việc quản lý văn lập hồ sơ hành có ảnh hưởng quan trọng đến việc thực tốt công tác lưu trữ Có thể xem công tác lập hồ sơ cầu nối công tác văn thư với công tác lưu trữ Nếu hồ sơ lập khoa học tiết kiệm thời gian, công sức tạo điều kiện thuận lợi để công tác lưu trữ phát triển, từ bước phát huy giá trị tài liệu lưu trữ Trong hoạt động quản lý hành nhà nước nay, lĩnh vực, hầu hết công việc từ đạo, điều hành, định, thi hành gắn liền với văn bản, có nghĩa gắn liền việc soạn thảo, ban hành tổ chức sử dụng văn nói riêng, với công tác văn thư - lưu trữ nói chung Do đó, vai trò công tác văn thư lưu trữ hoạt động nhà trường quan trọng, thể điểm sau: - Công tác lưu trữ có vai trò quan trọng việc xây dựng thể chế hành nhà nước, góp phần nâng cao chất lượng, hiệu quả, hiệu lực hệ thống thể chế hành - Làm tốt công tác lưu trữ góp phần thúc đẩy công tác văn thư hành văn phòng đạt hiệu quả; nâng cao hiệu hoạt động hành nhà nước, thúc đẩy nhanh trình thực công cải cách hành - Tài liệu lưu trữ góp phần quan trọng việc bảo vệ pháp luật, bảo vệ thể chế hành nhà nước quyền lợi đáng công dân, góp phần tăng cường pháp chế xã hội chủ nghĩa - Thực tốt công tác lưu trữ góp phần thực hành phát triển, đại, hành hướng tới phục vụ nhân dân ngày mở rộng quyền công dân SKKN: Biện pháp nâng cao hiệu công tác văn thư - lưu trữ trường THPT Trang 44 - Tài liệu lưu trữ có ý nghĩa quan trọng nghiên cứu khoa học quản lý, ngày nâng cao trình độ quản lý nhà nước - Góp phần bảo vệ bí mật thông tin có liên quan đến quan, tổ chức, doanh nghiệp bí mật Quốc gia Từ đó, thấy quan tâm làm tốt công tác văn thư - lưu trữ góp phần bảo đảm cho hoạt động hành nhà nước thông suốt Nhờ góp phần nâng cao hiệu quản lý hành nhà nước thúc đẩy nhanh chóng công cải cách hành Thiết nghĩ quan hành nhà nước cần phải có nhận thức đắn vị trí vai trò công tác văn thư - lưu trữ để đưa biện pháp phù hợp nhằm đưa công tác văn thư - lưu trữ quan, đơn vị vào nề nếp góp phần tích cực nâng cao hiệu lực, hiệu quản lý nhà trường Vận dụng kiến thức học công việc thực tiễn làm Tôi định chọn để tài “Biện pháp nâng cao hiệu công tác văn thư - lưu trữ trường THPT” để viết sáng kiến kinh nghiệm Phạm vi đối tượng áp dụng Ở đơn vị hành nghiệp, dù lĩnh vực phải cần có phận văn thư - lưu trữ Thực tế công tác văn thư - lưu trữ nhiều đơn vị chưa quan tâm mức mà coi công việc đơn Người ta chưa thấy vị trí, ý nghĩa tầm quan trọng công tác văn thư - lưu trữ văn phòng quan đơn vị Thông qua đề tài góp phần giúp nhân viên văn phòng nói chung, nhân viên văn thư - lưu trữ tất trường học hoàn thành tốt nhiệm vụ Mục đích nghiên cứu Hiện hầu hết trường học bố trí nhân viên làm công tác văn thư - lưu trữ, số nơi chưa thật quan tâm đến vấn đề Để có văn mang tính xác cao, đòi hỏi người phụ trách SKKN: Biện pháp nâng cao hiệu công tác văn thư - lưu trữ trường THPT Trang 55 công tác văn thư cần phải có kỹ xây dựng văn bản, cần nắm phương pháp soạn thảo văn vừa đầy đủ nội dung vừa thể thức loại văn cụ thể Nhà nước quy định Để phục vụ tốt công tác nghiên cứu, quản lý, giảng dạy học tập việc tìm kiếm văn lưu trữ đòi hỏi cần phải nhanh chóng, xác Mục đích đề tài nhằm giúp nhân viên văn thư tháo gỡ khó khăn nêu trên, mặt khác giúp cho tất nhân viên văn phòng nhận thức sâu sắc tầm quan trọng công tác văn thư - lưu trữ hoạt động nhà trường Điểm kết nghiên cứu Nâng cao nhận thức trách nhiệm nhân viên văn phòng công tác văn thư - lưu trữ Người làm công tác văn thư - lưu trữ tìm kiếm văn lưu trữ cách thật nhanh chóng; soạn thảo văn yêu cầu, xác, đầy đủ nội dung để trình ký Đề tài dễ áp dụng, dễ thực đối tượng, nơi không đòi hỏi nhân viên văn thư phải có trình độ tin học cao Khai thác tốt lực nhân viên văn phòng quản lý, khai thác sử dụng văn đạt hiệu cao SKKN: Biện pháp nâng cao hiệu công tác văn thư - lưu trữ trường THPT Trang 66 II PHẦN NỘI DUNG Cơ sở lý luận - Công tác văn thư hoạt động đảm bảo thông tin văn phục vụ cho việc lãnh đạo, đạo, quản lý, điều hành công việc quan đơn vị Công tác văn thư bao gồm nội dung: Soạn thảo ban hành văn bản, quản lý văn tài liệu khác hình thành trình hoạt động quan đơn vị, quản lý sử dụng dấu… - Quá trình thực nội dung công việc công tác văn thư quan phải đảm bảo yêu cầu: Nhanh chóng, xác, bí mật, đại Công tác lưu trữ trình hoạt động nghiệp vụ nhằm thu thập, bảo quản an toàn sử dụng có hiệu tài liệu lưu trữ - Công tác lưu trữ bao gồm nội dung: Phân loại tài liệu lưu trữ, đánh giá tài liệu lưu trữ, chỉnh lý tài liệu lưu trữ, thu thập bổ sung tài liệu lưu trữ, bảo quản tài liệu lưu trữ, tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ quan phải đảm bảo tính khoa học, tính mật - Đối với người làm công tác văn thư - lưu trữ biết xây dựng kế hoạch làm việc khoa học, dành thời gian nghiên cứu, ứng dụng tốt công nghệ thông tin hoàn thành tốt nhiệm vụ văn thư - lưu trữ, đặc biệt khâu soạn thảo văn bản, công việc liên quan đến công tác văn phòng Thực trạng vấn đề - Những năm trước đây, công tác văn thư - lưu trữ chưa trường học quan tâm, phần lớn chưa bố trí nhân viên làm công tác mà phân công kiêm nhiệm Nhìn chung nhân viên làm công tác văn thư chưa nhận thức tầm quan trọng công tác văn thư nên số nơi bề bộn, chưa ngăn lắp gọn gàng, chưa khoa học - Trong năm gần công tác văn thư - lưu trữ trường học cấp lãnh đạo cấp quan tâm đạo sâu sát triển khai thực theo văn hướng dẫn: + Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành SKKN: Biện pháp nâng cao hiệu công tác văn thư - lưu trữ trường THPT Trang 77 + Nghị định số 110/NĐ-CP ngày 08/4/2004 Chính Phủ công tác văn thư + Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/2/2010 Chính Phủ sửa đổi, bổ sung số điều Nghị định số 110/NĐ-CP ngày 08/4/2004 Chính Phủ công tác văn thư + Công văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 18/7/2005 Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước việc Hướng dẫn quản lý văn đi, văn đến + Quản lý sử dụng dấu theo quy định Nghị đính số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 Chính Phủ + Nghị định số 111/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2004 Chính Phủ quy định chi tiết thi hành số điều Pháp lệnh lưu trữ Quốc gia + Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 Chính Phủ Quy định chi tiết thi hành số điều Luật lưu trữ + Tổ chức xác định giá trị tài liệu, tiêu huỷ tài liệu hết giá trị theo quy trình hướng dẫn cục Văn thư lưu trữ Nhà nước công văn số 283/VTLTNN-NVTW ngày 19/5/2004 việc hướng dẫn Chỉnh lý tài liệu hành công văn 879/VTLTNN-NVĐP ngày 09/12/2006 việc hướng dẫn tổ chức tiêu huỷ tài liệu hết giá trị - Những thuận lợi khó khăn công tác văn thư - lưu trữ trường THPT Đôn Châu: + Thuận lợi: Công tác văn thư - lưu trữ có đầy đủ hệ thống văn mang tính pháp lý Được quan tâm đạo trực tiếp Sở Giáo dục Đào tạo tỉnh Trà Vinh; Đảng, quyền, ban ngành đoàn thể nhân dân quan tâm đến giáo dục, có tinh thần đoàn kết hợp tác với nhà trường Đội ngủ thầy cô giáo động, nhiệt tình, có lực chuyên môn tốt, có tinh thần trách nhiệm cao hoàn thành tốt nhiệm vụ giao Cơ sở vật chất thiết bị dạy học đầu tư đảm bảo phục vụ dạy học hoạt động khác + Khó khăn: Kho lưu trữ hồ sơ chưa đảm bảo yêu cầu phục vụ cho việc tra cứu, lưu trữ tài liệu văn SKKN: Biện pháp nâng cao hiệu công tác văn thư - lưu trữ trường THPT Trang 88 - Tổ chức tập huấn cho cán làm công tác văn thư - lưu trữ hạn chế - Tuy có khó khăn dẽ dàng khắc phục, dẽ dàng vượt qua để hoàn thành tốt nhiệm vụ giao - Hiện công tác văn thư trường học vào nề nếp, phát huy hiệu quả, đáp ứng yêu cầu công tác quản lý, giảng dạy hoạt động khác nhà trường nhờ biết khai thác tốt mạnh sẵn có ứng dụng tốt công nghệ thông tin vào công tác văn thư - lưu trữ Bản thân phân công làm nhiệm vụ văn thư nhà trường phấn đấu đạt kết đề năm năm - Ý thức đầy đủ vai trò tầm quan trọng công tác văn thư - lưu trữ nhà trường nên trình công tác tìm tòi, cải tiến công tác tìm biện pháp tích cực đem lại hiệu cao công tác văn thư hành chính, góp phần tích cực việc tham mưu cho lãnh đạo nhà trường hoàn thành tốt nhiệm vụ quản lý nhà trường để chia sẻ đồng nghiệp Các biện pháp tiến hành để giải vấn đề 3.1 Các biện pháp đánh máy soạn thảo văn yêu cầu, đầy đủ nội dung, xác cao để trình ký lãnh đạo - Người làm công tác văn thư - lưu trữ muốn hoàn thành tốt nhiệm vụ giao nói chung, soạn thảo văn yêu cầu, đầy đủ nội dung, xác để trình ký nói riêng cần phải thực tốt số nội dung sau: Thường xuyên học tập nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ, đặc biệt cập nhật thông tin, kiến thức qua mạng internet, tìm kiếm đầy đủ, kịp thời văn phục vụ chuyên môn nghiệp vụ lĩnh vực công tác - Hiện công tác văn thư - lưu trữ thực theo Nghị định số 09/210/NĐ-CP ngày 08/02/2010 Chính phủ việc sửa đổi, bổ sung số điều Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 Chính Phủ công tác văn thư - Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành SKKN: Biện pháp nâng cao hiệu công tác văn thư - lưu trữ trường THPT Trang 99 - Tìm hiểu, nắm rõ đầy đủ thông tin hoạt động nhà trường, lĩnh vực phụ trách để thuận lợi soạn thảo văn - Phải động, sáng tạo công việc; mạnh dạn, thẳng thắn công tác tham mưu với cấp - Phối hợp tốt với tổ chức đoàn thể, tổ chuyên môn, phận chuyên trách hoạt động nhà trường - Đảm bảo đúng, xác, trình bày rõ đẹp, thể thức - Điều quan trọng phải nắm vững quy trình, bố cục văn mà muốn soạn thảo * Phương pháp soạn thảo số văn thường dùng Báo cáo: Là loại văn phản ánh toàn hoạt động kiến nghị quan, đơn vị tường trình vấn đề, công việc cụ thể xin ý kiến đạo - Phần mở đầu: + Những có tính pháp lý + Nêu diểm nhiệm vụ, chức tổ chức, chủ trương công tác cấp hướng dẫn việc thực công tác đơn vị Đồng thời nêu điều kiện, hoàn cảnh có ảnh hưởng lớn đến việc thực chủ trương công tác nêu - Phần nội dung: + Kiểm điểm việc làm, việc chưa hoàn thành + Những ưu, khuyết điểm trình thực + Xác định nguyên nhân khách quan, chủ quan + Đánh giá kết quả, rút học kinh nghiệm - Phần kết thúc: + Phương hướng nhiệm vụ thời gian tới + Các giải pháp để khắc phục khuyết, nhược điểm + Các biện pháp tổ chức thực + Những kiến nghị với cấp + Nhận định triển vọng SKKN: Biện pháp nâng cao hiệu công tác văn thư - lưu trữ trường THPT Trang 10 10 Tờ trình: Là loại văn dùng để đề xuất với cấp (hoặc quan chức năng) vấn đề có kế hoạch xin phê duyệt - Phần 1: Nêu lý đưa nội dung trình duyệt - Phần 2: Nội dung vấn đề cần đề xuất (trong có trình phương án, phân tích chứng minh phương án khả thi) - Phần 3: Kiến nghị cấp (hỗ trợ, bảo đảm điều kiện vật chất, tinh thần) Yêu cầu phê chuẩn, chẳng hạn xin lựa chọn phương án xin cấp phê duyệt vài phương án xếp thứ tự, hoàn cảnh thay đổi chuyển phương án từ thức sang dự phòng - Trong phần nêu lý do, dùng cách hành văn để thể nhu cầu khách quan hoàn cảnh thực tế đòi hỏi - Phần đề xuất: Dùng ngôn ngữ cách hành văn có sức thuyết phục cao cụ thể, rõ ràng, tránh phân tích chung chung, khó hiểu Các luận phải lựa chọn điển hình từ tài liệu có độ tin cậy cao, cần phải xác minh để đảm bảo kiện số liệu xác Nêu rõ thuận lợi, khó khăn việc thực thi phương án, tránh nhận xét chủ quan, thiên vị, phiến diện - Các kiến nghị: Phải xác đáng, văn phong phải lịch sự, nhã nhặn, lý lẽ phải chặt chẽ, nội dung đề xuất phải bảo đảm tính khả thi tạo niềm tin cho cấp phê duyệt Tờ trình phải đính kèm phụ lục để minh hoạ thêm cho phương án đề xuất kiến nghị tờ trình 3.2 Biện pháp lưu trữ văn tìm kiếm văn lưu trữ nhanh chóng - Hiện hầu hết trường học, quan thực công tác lưu trữ cách khoa học, ngăn nắp văn đạo cấp - Nhưng với phương pháp lưu trữ truyền thống thủ công giấy, với số lượng lớn văn tìm kiếm lại văn lưu trữ phải tốn nhiều công sức thời gian (dò tìm sổ văn đến, để tìm số văn đến, đi, sau phải lựa chọn hộp hồ sơ lưu văn đến, đi) SKKN: Biện pháp nâng cao hiệu công tác văn thư - lưu trữ trường THPT Trang 11 11 - Do đặc thù nay, tất văn điều hành, đạo cấp trên, Sở GD&ĐT tỉnh Trà Vinh gửi qua hộp thư điện tử có đính kèm tập tin (file) văn dạng PDF, muốn quản lý, lưu trữ văn cho dễ tìm kiếm thật nhanh chóng ta dùng phần mềm quản lý văn số công ty thiết kế tiện ích việc quản lý văn văn đến - Công văn đến: Những năm gần với phát triển công nghệ thông tin đơn vị trao đổi văn qua mail phương tiện vừa nhanh dễ lưu trữ Vì hàng ngày văn thư vào hộp thư lấy văn đưa vào thư mục văn đến tạo theo năm, tháng để lưu trữ sau in vào sổ theo dõi văn đến trình Hiệu trưởng phê chuyển cho phận, đồng thời thư mục chia sẻ rộng để chuyển văn cho phận vào thư mục lấy văn thực công việc Đây phương pháp lưu trữ văn đến vừa khoa học lại tra cứu nhanh, tiếp kiệm giấy cho đơn vị Ví dụ: D:/ Cong van den 2015/ Tháng - Tạo tệp tin (file) phần mềm soạn thảo văn Microsoft Word có nội dung giống sổ văn đến 3.3 Biện pháp quản lý hồ sơ học sinh - Hồ sơ học sinh văn thư nhà trường chịu trách nhiệm quản lý đạo Hiệu trưởng, hồ sơ gồm có: Học bạ THPT học, học bạ tốt nghiệp, học bạ nghỉ học; Sổ đăng bộ; Sổ điểm lớn; Văn chứng … - Học bạ học sinh học xếp theo lớp cuối năm học giao cho giáo viên chủ nhiệm để ghi kết học tập học sinh, giáo viên chủ nhiệm hoàn thành xong nộp lại cho văn thư để trình Hiệu trưởng Phó Hiệu trưởng ký duyệt kết cuối năm học bạ học sinh thời gian quy định sau lưu trữ cẩn thận tủ văn phòng văn thư Học bạ nghỉ học lâu nhập vào máy theo năm học in đóng tập lại để tiện cho việc tra cứu hồ sơ học sinh, phụ huynh đến xin rút hồ sơ Học bạ tốt nghiệp học sinh chưa rút lại để theo thứ tự theo năm học SKKN: Biện pháp nâng cao hiệu công tác văn thư - lưu trữ trường THPT Trang 12 12 - Sổ đăng bộ: Hàng năm học sinh đầu cấp trúng tuyển vào học lớp 10 chuyển đến văn thư cập nhật kịp thời ghi đầy đủ thông tin sổ theo mẫu quy định Bộ Giáo dục Đào tạo, cuối năm học trình Hiệu trưởng ký duyệt - Văn chứng học sinh tốt nghiệp THPT: Sau nhận tốt nghiệp Sở Giáo dục Đào tạo tỉnh Trà Vinh văn thư có trách nhiệm vào sổ học sinh theo số hiệu quy định Khi cấp trả học sinh đến nhận phải có giấy tờ CMND Hộ khẩu, thẻ dự thi giấy chứng nhận tốt nghiệp tạm thời ghi lại để tiện cho việc theo dõi người nhận phải ký nhận ghi rõ họ tên đầy đủ Nhờ có xếp ngăn nắp, khoa học giúp cho việc theo dõi quản lý hồ sơ học sinh dễ dàng, nhanh chóng hiệu 3.4 Hiệu sáng kiến kinh nghiệm - Vận dụng kiến thức chuyên môn công việc thực tiễn công tác văn thư - lưu trữ, sở vận dụng biện pháp đề tài góp phần đưa công tác văn thư - lưu trữ trường vào nề nếp góp phần tích cực nâng cao hiệu lực, hiệu quản lý nhà trường Nâng cao tinh thần đoàn kết, trách nhiệm tất thành viên tổ Văn phòng, thống phối hợp hỗ trợ tốt cho công tác tổ chức đoàn thể, tổ chuyên môn công tác soạn thảo văn điều hành, đạo chuyên môn nghiệp vụ - Sau triển khai áp dụng cho tất thành viên tổ văn phòng đến hầu hết phận chuyên trách: Văn thư, Kế toán, Thư viện, Thiết bị, y tế có khả tự soạn thảo văn theo lĩnh vực chuyên môn phụ trách để trình Ban giám hiệu ký duyệt; Biết xếp hồ sơ sổ sách, lưu trữ văn đến cách khoa học quy định - Biết ứng dụng công nghệ thông tin công việc, cập nhật thông tin, văn điều hành, đạo chuyên môn nghiệp vụ kịp thời - Kết cho thấy hoạt động nhà trường thông suốt, đảm bảo thông tin tốt chủ trương, đường lối Đảng; sách, Pháp luật Nhà nước; quản lý, điều hành, đạo cấp SKKN: Biện pháp nâng cao hiệu công tác văn thư - lưu trữ trường THPT Trang 13 13 - Công tác quản lý, đạo chuyên môn tài chính, sở vật chất hoạt động ngoại khóa khác Ban giám hiệu có đủ sở pháp lý, tạo điều kiện thuận lợi cho tổ chức, cá nhân hoàn thành tốt nhiệm vụ; công tác báo cáo, thống kê nhà trường thực đầy đủ, kịp thời, xác đáp ứng tốt theo yêu cầu cấp - Đặc biệt thành tích nhân viên văn phòng nói chung nhân viên văn thư - lưu trữ nói riêng góp phần lớn vào thành tích chung nhà trường đạt năm qua: Trường tặng khen UBND tỉnh Trà vinh đạt danh hiệu tập thể lao động tiên tiến năm học 2014 - 2015 3.5 Một số biểu mẫu văn thường soạn thảo SỞ GD&ĐT TRÀ VINH CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM TRƯỜNG THPT ĐÔN CHÂU Độc lập - Tự - Hạnh phúc Số: /QĐ-THPT.ĐC Trà Vinh, ngày tháng năm 20 QUYẾT ĐỊNH Về việc (1) Thẩm quyền ban hành (2) Căn (3) ; ; Theo đề nghị , QUYẾT ĐỊNH: Điều (4) Điều Điều ./ Nơi nhận: - .; - ; - Lưu: VT CHỨC VỤ (5) (Chữ ký, dấu) Ghi (1) Trích yếu nội dung định (2) Chức vụ người đứng đầu quan (3) Các trực tiếp để ban hành định (4) Nội dung định (5) Quyền hạn, chức vụ người đứng đầu quan SKKN: Biện pháp nâng cao hiệu công tác văn thư - lưu trữ trường THPT Trang 14 14 SỞ GD&ĐT TRÀ VINH CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM TRƯỜNG THPT ĐÔN CHÂU Độc lập - Tự - Hạnh phúc Số: /TT-THPT.ĐC Trà Vinh, ngày tháng năm 20 TỜ TRÌNH (1) Kính gửi:………………………………………………………(2) (3) / Nơi nhận: CHỨC VỤ (4) - .; (Chữ ký, dấu) - ; - Lưu: VT Ghi chú: (1) Trích yếu nội dung tờ trình (2) Tên Cơ quan cấp (3) Nội dung tờ trình (4) Quyền hạn, chức vụ người đứng đầu quan SỞ GD&ĐT TRÀ VINH CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM TRƯỜNG THPT ĐÔN CHÂU Độc lập - Tự - Hạnh phúc SKKN: Biện pháp nâng cao hiệu công tác văn thư - lưu trữ trường THPT Trang 15 15 Số: /BC-THPT.ĐC Trà Vinh, ngày tháng năm 20 BÁO CÁO (1) Kính gửi:………………………………………………………(2) (3) / Nơi nhận: CHỨC VỤ (4) - .; (Chữ ký, dấu) - ; - Lưu: VT Ghi chú: (1) Trích yếu nội dung báo cáo; (2) Nơi phải gửi báo cáo; (3) Nội dung báo cáo; (4) Quyền hạn, chức vụ người đứng đầu quan SỞ GD&ĐT TRÀ VINH CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM TRƯỜNG THPT ĐÔN CHÂU Độc lập - Tự - Hạnh phúc Số: CV-THPT.ĐC Trà Vinh, ngày tháng năm 20 ……………(1)…………… SKKN: Biện pháp nâng cao hiệu công tác văn thư - lưu trữ trường THPT Trang 16 16 Kính gửi:………………………………………………………(2) (3) / Nơi nhận: CHỨC VỤ (4) - .; (Chữ ký, dấu) - ; - Lưu: VT Ghi chú: (1) Trích yếu nội dung công văn; (2) Nơi phải gửi công văn; (3) Nội dung công văn; (4) Quyền hạn, chức vụ người đứng đầu quan SỞ GD&ĐT TRÀ VINH CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM TRƯỜNG THPT ĐÔN CHÂU Độc lập - Tự - Hạnh phúc Số: /BB-THPT.ĐC Trà Vinh, ngày tháng năm 20 BIÊN BẢN (1) SKKN: Biện pháp nâng cao hiệu công tác văn thư - lưu trữ trường THPT Trang 17 17 (2)……………………………………… (3)………… / CHỨC VỤ (4) Ghi biên (5) (Chữ ký, dấu) (Ký ghi rỏ họ tên) Ghi chú: (1) Trích yếu nội dung biên bản; (2) Thành phần tham dự; (3) Nội dung biên bản; (4) Quyền hạn, chức vụ người đứng đầu quan (5) Người ghi biên MẪU SỔ QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN TRANG BÌA Trang bìa sổ đăng ký văn đến trình bày khổ giấy A3 kích thước 420mm x 297mm, nội dung sau: SKKN: Biện pháp nâng cao hiệu công tác văn thư - lưu trữ trường THPT Trang 18 18 SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRÀ VINH TRƯỜNG TRUNG HỌC PHỔ THÔNG ĐÔN CHÂU SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN Năm: 2015 Từ ngày: 01/01/2008 đến 31/12/2008 Từ số: 01 đến số………………… (*) Quyển số: 01 (*): số đăng ký văn đến quan đơn vị cuối năm 2015 Trường Trung học Phổ thông Đôn Châu đơn vị nghiệp trực thuộc Sở Giáo dục Đào tạo tỉnh Trà Vinh, hàng năm số lượng văn đến đơn vị không nhiều, 2000 văn theo lý thuyết đơn vị lập 02 sổ văn đến là: + Sổ đăng ký văn đến: đăng ký tất văn bản; + Sổ đăng ký văn mật đến SKKN: Biện pháp nâng cao hiệu công tác văn thư - lưu trữ trường THPT Trang 19 19 TRANG THỐNG KÊ VĂN BẢN ĐẾN Phần đăng ký văn đến trình bày khổ giấy A3, kích thước 420mm x 297mm, bao gồm 09 cột: Ngày đến Số đến Tác giả Số ký hiệu Ngày tháng Tên loại trích yếu nội dung Đơn vị người nhận Ký nhận Ghi 01/09/2015 Công văn việc thực Nghị Định số 49/2010/NĐ-CP ngày 14 tháng năm 2010 Chính phủ NĐ số 74/2013/NĐ-CP ngày 15 tháng năm 2013; Quyết định số 12/2013/QĐ – TTg ngày 24 tháng 01 năm 2013 Chính phủ Văn thư Văn thư 30/9/2015 Kế hoạch thực luật phòng, chống tham nhũng, thực hành tiết kiệm, lãnh phí năm học 2015-2016 ngành Giáo dục Đào tạo Trà Vinh Văn thư Văn thư Văn thư Văn thư Văn thư Văn thư 03/09/2015 02/10/2015 71 20 Sở GD&ĐT TV Sở GD&ĐT TV 664/SGDĐT 91/KH-SGDĐT 03/10/2015 26 Sở GD&ĐT TV 756/QĐ-SGDĐT 30/9/2015 Quyết định việc dự toán ngân sách để tiết kiệm 10 dự toán tháng cuối năm 2015 đơn vị trực thuộc Sở Giáo dục Đào tạoTrà Vinh 09/9/2015 08 Sở GD&ĐT TV 142/TM.SGDĐT 07/9/2015 Thư mời dự hội nghị chuyên môn năm học 2014-2016 SKKN: Biện pháp nâng cao hiệu công tác văn thư - lưu trữ trường THPT Trang 20 20 MẪU SỔ QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI TRANG BÌA Trang bìa sổ đăng ký văn trình bày khổ giấy A3 kích thước 420mm x 297mm, nội dung sau: SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRÀ VINH TRƯỜNG TRUNG HỌC PHỔ THÔNG ĐÔN CHÂU SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI Năm: 2015 Từ ngày: 01/01/2008 đến 31/12/2008 Từ số: 01 đến số………………… (*) Quyển số: 01 (*): số văn quan đơn vị phát hành cuối năm 2008 Trường Trung học Phổ thông Đôn Châu đơn vị nghiệp trực thuộc Sở Giáo dục Đào tạo tỉnh Trà Vinh, hàng năm số lượng văn đến đơn vị không nhiều, 1000 văn theo lý thuyết đơn vị lập 02 sổ văn là: + Sổ đăng ký văn loại thường ; + Sổ đăng ký văn mật SKKN: Biện pháp nâng cao hiệu công tác văn thư - lưu trữ trường THPT Trang 21 21 TRANG THỐNG KÊ VĂN BẢN ĐI Phần đăng ký văn trình bày khổ giấy A3, kích thước 420mm x 297mm, bao gồm 08 cột: Số, ký hiệu văn Ngày tháng văn Tên loại trích yếu nội dung văn Người ký 25/KH-THPT.ĐC 28/10/2015 Kế hoạch tổ chức hội khỏe phù cấp trường lần thứ II năm học 2015-2016 Hiệu trưởng 02/CV-THPT.ĐC 16/10/2015 Công văn đóng góp mức thu học phí năm học 2015-2015 P Hiệu trưởng 03/9/2015 Tờ trình việc xin ý kiến đạo việc sử dụng kinh phí hỗ trợ học sinh nghèo theo Nghị định 49/201/NĐ-CP, định 12/2013/QĐ-TTg chi trả chế độ giáo viên năm học 2014-2015 10/9/2015 Quyết định việc thành lập Ban đạo “xây dựng trường học văn minh” năm học 2015-2016 03/TT-THPT.ĐC 49/QĐ-THPT.ĐC Nơi nhận văn Đơn vị người nhận Số lượng Ghi TTCM 02 Sở GD&ĐT Trà Vinh Văn phòng sở 02 Hiệu trưởng Sở GD&ĐT Trà Vinh Văn phòng sở 02 Hiệu trưởng Sở GD&ĐT Trà Vinh Văn phòng sở 02 TTCM SKKN: Biện pháp nâng cao hiệu công tác văn thư - lưu trữ trường THPT Trang 22 22 III PHẦN KẾT LUẬN Những học kinh nghiệm Để công tác văn thư - lưu trữ có hiệu đạt thành tích cao đòi hỏi trước thân nhân viên văn thư phải vận dụng cách linh hoạt, sáng tạo vào hoàn cảnh thực tế đơn vị công tác Tạo môi trường làm việc thỏa mái, biến khó thành dễ để công việc nhẹ nhàng, trôi chảy Phối hợp hoạt động với tổ chức đoàn thể nhà trường Áp lực công việc người làm công tác văn thư - lưu trữ lớn, đòi hỏi người làm công tác phải thật bình tĩnh, kiên nhẫn, chịu khó, có phương pháp làm việc khoa học, thao tác nhanh chóng xác Tăng cường công tác giao lưu học tập, trao đổi, rút kinh nghiệm với đồng nghiệp đơn vị bạn Đẩy mạnh ứng dụng Công nghệ thông tin công tác văn thư - lưu trữ Không ngừng nghiên cứu, tìm tòi giải pháp mới, vận dụng thực để công tác văn thư nhà trường ngày nhanh chóng, khoa học, đạt hiệu cao Ý nghĩa Sáng kiến kinh nghiệm Thực tốt biện pháp để nâng cao hiệu công tác văn thư - lưu trữ góp phần quan trọng đảm bảo thông tin thông suốt cho hoạt động quản lý; điều hành, đạo Ban giám hiệu đạt hiệu Giúp cho cán bộ, công chức, viên chức nâng cao hiệu suất công việc; giải quyết, xử lý công việc nhanh chóng, đầy đủ sở pháp lý, đáp ứng yêu cầu đổi giáo dục Tạo công cụ để kiểm soát việc thực thi quyền lực phận, tổ chức đoàn thể, cá nhân nhà trường Góp phần giữ gìn cứ, chứng hoạt động quan, phục vụ việc kiểm tra, tra, giám sát SKKN: Biện pháp nâng cao hiệu công tác văn thư - lưu trữ trường THPT Trang 23 Rèn luyện tính cẩn thận, ngăn nắp, khoa học; nâng cao tinh thần trách nhiệm cho nhân viên văn thư, góp phần bảo vệ bí mật thông tin liên quan đến quan, đơn vị Khả ứng dụng triển khai Đề tài tổ chức triển khai thực trường THPT Đôn Châu thành viên tổ Văn phòng ứng dụng thực công việc chuyên môn nghiệp vụ phân công đạt hiệu cao Đây giải pháp bản, hợp lý, đầy tính thực tiễn giới thiệu cho tất nhân viên làm công tác văn thư - lưu trữ quan hành nghiệp, đặc biệt nhân viên văn thư - lưu trữ trường học tham khảo thực linh hoạt, sáng tạo tùy theo tình hình cụ thể đơn vị để đạt hiệu cao Những kiến nghị đề xuất Nhằm mục đích đổi phương pháp nâng cao hiệu công tác văn thư lưu trữ Ban lãnh đạo cấp cần quan tâm đầu tư sở vật chất, máy móc, trang thiết bị, nhằm tạo điều kiện thuận lợi đáp ứng đầy đủ nhu cầu cần thiết cho công tác văn thư - lưu trữ; đặc biệt phương tiện phục vụ tốt cho việc ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư - lưu trữ Thường xuyên tổ chức lớp bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư - lưu trữ để nâng cao trình độ chuyên môn nhân viên văn thư, góp phần xây dựng đội ngũ nhân viên văn thư quy, chuyên nghiệp đồng thời tạo điều kiện thuận lợi để văn thư - lưu trữ học để nâng cao thêm trình độ chuyên môn, nghiệp vụ Việc áp dụng “Biện pháp nâng cao hiệu công tác văn thư - lưu trữ trường THPT” nằm yêu cầu đổi lề lối làm việc việc cải cách hành Trên số biện pháp công việc thực để nâng cao hiệu công tác văn thư - lưu trữ, đề tài kiểm chứng đúc kết từ thực tiễn, đạt kết tốt đẹp góp phần phát triển toàn diện nhà trường SKKN: Biện pháp nâng cao hiệu công tác văn thư - lưu trữ trường THPT Trang 24 ... nước, góp phần nâng cao chất lượng, hiệu quả, hiệu lực hệ thống thể chế hành - Làm tốt công tác lưu trữ góp phần thúc đẩy công tác văn thư hành văn phòng đạt hiệu quả; nâng cao hiệu hoạt động... phân công nhiệm vụ Ban Giám Hiệu nhà trường công tác văn thư - lưu trữ nhà trường, nhận thấy công tác văn thư công tác nhằm đảm bảo thông tin văn kể ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác soạn... việc bảo quản tổ chức sử dụng tài liệu Nhà nước ta coi công tác ngành hoạt động công tác quản lý nhà nước đồng thời mắt xích thiếu máy quản lý Ngày nay, yêu cầu công tác quản lý nhà nước, quản lý