Liệt kê một số hàm và một số chức năng trong Excel hỗ trợ cho người làm công tác kế toán hoặc thống kê. Ví dụ : Hàm SUMIF() được vận dụng như thế nào trong quá trình thống kê? hoặc chức năng AutoFilter sẽ giúp người dùng sàn lọc số liệu như thế nào
Hạch toán Kế toán Excel BÀI A/ Các toán tử Excel : Trong phần này, nghiên cứu toán tử Excel Những toán tử học phần Excel Toán tử cộng : + Toán tử trừ : - Toán tử nhân : * Toán tử chia : / Toán tử : = ( Is equals ) Toán tử lớn : > ( Is greater than ) Toán tử nhỏ : < ( Is Less than ) Toán tử lớn : >= ( Is greater than or equal ) Toán tử nhỏ : =3, , ) Value_if_true : giá trò trả logical_test Giá trò trả số, chuỗi ký tự – đặt ngoặc kép, hàm cần phải tính toán tiếp tục điều kiện thỏa mãn phép so sánh Logical_Test Value_if_false : Là giá trò trả logical_test sai VD: =IF(A2>5,”LỚN HƠN”,VLOOKUP(…)) Vui lòng tham khảo hàm sổ để biết thêm chi tiết hàm lồng ví dụ Hàm ISNA () ThS Lê Ngọc Lợi Hạch toán Kế toán Excel Hàm trả T tham số bên #N/A #N/A hình thức trả hàm dò tìm tham chiếu việc dò tìm không thành công Giả sử hàm VLOOKUP() tiến hành dò tìm bảng việc dò tìm không thành công, =ISNA(VLOOKUP(Dò tìm không thành công)) trả T Hàm ISERROR (): Hàm trả T tham số bên một lỗi Nếu lý đó, hàm khác trả lỗi đồng thời tham số ISERROR giá trò T trả VD : 4/0 lỗi Do ISERROR(4/0) trả (True) Hàm Iserror() bao trùm ý nghóa hàm ISNA(), tức việc tìm kiếm không thành công hàm Iserror() trả T II Hàm Toán trò số : VD: 1.Hàm INT(number) : Hàm trả phần nguyên tham số number INT(8.9) trả 8, INT(3/2) trả VD : Hàm MOD(Number1,number2) Trả số dư phép chia Number1 cho Number2 MOD(3,2) trả MOD(7,5) trả ROUND(),ROUNDUP(),ROUNDDOWN() ROUND(number, num_digits) Number số cần làm tròn Num_digits đònh mức độ làm tròn dến vò trí Nếu num_digits lớn 0, number làm tròn theo mức độ sang trái Nếu num_digits nhỏ 0, number làm tròn sang phải VD : ROUND(2.15, 1) Làm tròn đến vò trí thập phân ROUND(-1.475, 2) Làm tròn đến vò trí thập phân ROUND(21.5, -1) Làm tròn đến hàng chục ROUNDUP(),ROUNDDOWN() : Làm tròn theo kiểu hàm ROUND, song chúng làm tròn theo kiểu tăng lên hay giảm xuống SQRT(number) Trả bậc hai Number Nếu Number số âm, thông báo sai trả VD : SQRT(16), SQRT(-16) trả #NUM! SUM() SUM(namber1,number2,…) Cộng tất số từ Number1 đến Number2,… SUM(cell1,cell2,…) Cộng tất giá trò có ô liệt kê SUM(cell1:cell2) Cộng toàn ô từ ô đầu đến ô cuối SUMIF SUMIF(range, criteria, sum_range) Range : khu vực chọn ô mà bên cạnh xét giá trò điều kiện Criteria : Các điều kiện xét việc tham chiếu.Ví dụ điều kiện số đơn, số nằm ngoặc, hay chuỗi ký tự “36”, 36, “NAM” Sum_range : Là khu vực ô cần cộng giá trò Các ô dó nhiên phải đồng ThS Lê Ngọc Lợi Hạch toán Kế toán Excel với điều kiện thỏa mãn, vùng không khai báo, ô vùng Range cộng Nếu tham số Sum_range không đònh, việc tính toán Sumif() thực vùng tham chiếu Trường hợp hàm Sumif() tham số thứ 3, tức không kê khai vùng cộng vùng điều kiện trở thành vùng cộng Tình xảy cần cộng số liệu cột mà giá trò cột phải thỏa mãn điều kiện III Các hàm dò tìm tham chiếu : VLOOKUP() Cú Pháp : VLOOKUP(lookup_value, table_array, col_index_num, range_lookup) Lookup_value : Là giá trò tìm cột bảng tham chiếu Giá trò cần tìm số, điều kiện tham chiếu hay chuỗi ký tự Table_array : Là bảng chứa liệu cần dò tìm Trong trình tham chiếu, bảng phải đánh dấu khối để tiện việc truy cập liệu cho Excel Range_lookup : Nếu tham số chứa TRUE, Excel yêu cầu cột tham chiếu phải xếp theo thứ tự, có nghóa phải Sort cột liệu Ngòai ra, chứa False, liệu không bò yêu cầu phải Sort lại Những chưa kinh nghiệm việc sử dụng hàm khuyến cáo nên dùng FALSE Giá trò dò tìm cột bảng tham chiếu số, chuổi ký tự hay giá trò logic ( logical values ) Chữ hoa hay thường không bò phân biệt trường hợp Col_index_num :Là thứ vò cột số mà giá trò trả Excel xem cột tham chiếu có vò trí 1, cột bên phải có thứ tự 2, … Nếu tham số < 1, kết lỗi đïc trả HLOOKUP():Hàm tham khảo đến vò trí hàng bảng liệu trả giá trò khai báo sở liệu Cú Pháp :HLOOKUP(lookup_value, table_array, row_index_num, range_lookup) Lookup_value: Là giá trò tìm kiếm trêm hàng bảng tham chiếu Giá trò tìm kiếm số, trò tham chiếu, hay chuổi ký tự Table_array: Là bảng chứa thông tin mà đó, số liệu tìm kiếm Bảng hiểu theo vùng tham khảo sở đòa ô Và giá trò hàng bảng số, ký tự hay giá trò logic Row_index_num Là thứ tự hàng bảng, nơi mà sau tiến hành tham chiếu được, hàm Hlookup trả Hàm Hlookup xem hàng bảng hàng số 1, hàng 2, v.v Nếu cho tham số Row_index_num nhỏ 1, trò sai báo Range_lookup Là tham số logic xác nhận việc tìm kiếm theo thứ tự hay không Điều có nghóa là, tham số FALSE, việc tìm kiếm tiến hành theo thứ tự đồng loạt bảng số liệu, trường hợp không tìm thấy, thông báo sai (#N/A) hiển thò Nếu giá trò tham số TRUE, trường hợp tìm không thấy, giá trò kế cận trả tín hiệu ThS Lê Ngọc Lợi Hạch toán Kế toán Excel sai Nếu range_lookup TRUE, giá trò hàng dò tìm phải có thứ tự tăng dần Tức xếp bảng Chữ hoa chữ thừơng dạng ký tự không ảnh hưởng LEFT() Cú Pháp :LEFT(text, num_chars) Text Là chuổi tiến hành cắt Num_chars Xác nhận số ký tự tiến hàng cắt bên LEFT VD : LEFT(“Number”,1) trả N RIGHT() Cú Pháp :RIGHT(text, num_chars) Text Là chuổi tiến hành cắt Num_chars Xác nhận số ký tự tiến hàng cắt bên RIGHT VD : RIGHT(“Number”,1) LEN() Trả chiều dài số ký tự chuổi VD : LEN(“Nam”) TRIM() Trả chuổi ký tự cắt khoản trống VD: TRIM(" First Quarter Earnings ") trả "First Quarter Earnings" MID(): Trả chuỗi ký tự cắt từ chuỗi khác Cú pháp : MID(Chuỗi cắt,Vò trí bắt đầu cắt, Số ký tự cắt) VD : MID(“AABBCCDD”,3,5) IV Các hàm thống kê : Average() Trả trò trung bình từ tập hợp tham chiếu Cú pháp : AVERAGE(number1, number2, ) Number1, number2, Có bao gồm 30 phần tử Các tham số mảng hay tập hợp số Nếu tham số đòa tham chiếu mảng, phần tử mảng đếm tính tổng, sau đó, việc tính trung bình tiếp tục với tham số lại với số phần tử tăng lên Nếu A1:A5 có tên Scores bao gồm số 10, 7, 9, 27, 2, : AVERAGE(A1:A5) Trả 11 Trả 11 AVERAGE(Scores) Trả 11 AVERAGE(A1:A5, 5) Trả 10 SUM(A1:A5)/COUNT(A1:A5) Trả 11 COUNT() Hàm xác nhận có số tồn bảng kê COUNT(value1, value2, ) Dạng số đếm, tham số trống đưa vào công thức đếm Chuỗi ký tự thông số báo sai bò bỏ qua ThS Lê Ngọc Lợi Hạch toán Kế toán Excel Ví dụ :Nếu A3 "Sales," A4 "12/8/90," A6 "19," A7 "22.24," A9 "#DIV/0!", : COUNT(A6:A7) trả COUNT(A4:A7) trả COUNT(A2, A6:A9, "Twelve", 5) trả COUNT(A1:A9, , "2"), trả COUNT(0.1, TRUE, "three", 4, , 6.6666, 700, , 9, #DIV/0!) trả 3.COUNTIF() Đếm phần tử mảng tham chiếu sở điều kiện tham chiếu Cú pháp : COUNTIF(range, criteria) Range Là vùng làm việc ô muốn đếm Criteria Là điều kiện số hay chuỗi khai báo ô đònh đếm Điều kiện lập sau : 32, "32", ">32", "apples" Ví dụ : Các ô A3:A6 gồm "apples", "oranges", "peaches", "apples", : COUNTIF(A3:A6,"apples") trả Các ô B3:B6 gồm 32, 54, 75, 86, : COUNTIF(B3:B6,">55") trả MAX() Trả giá trò lớn loạt tham số kê khai Cú pháp : MAX(number1, number2, ) Number1, number2, 7Là từ đến 30 tham số liệt kê cho giá trò lớn Bạn liệt kê tham số đưới dạng số, ô trống, logic hay dạng text formet số Đối với giá trò lỗi, chuỗi ký tự ký tự chuyển đổi thành số bò xem lỗi Nếu tham số mảng hay đòa tham chiếu, có số mảng hay đòa tham chiếu dùng đến Các ô tham chiếu trống, giá trò logic, chuỗi ký tự hay giá trò lỗi bò bỏ qua Nếu tham số bao gồm giá trò số, hàm MAX trả Ví dụ : Giả sử A1:A5 gồm số 10, 7, 9, 27, 2, : MAX(A1:A5) ,MAX(A1:A5,30) MIN() Trả giá trò nhỏ loạt tham số liệt kê Tính hàm giống hàm MAX Cú Pháp : MIN(number1, number2, ) Number1, number2, trò nhỏ ThS Lê Ngọc Lợi Là đến 30 tham số liệt kê mà bạn muốn tìm giá Hạch toán Kế toán Excel Bạn gán tham số đưới dạng số, giá trò trống, giá trò logic hay text dạng số Những tham số số bò lỗi hay chuỗi ký tự không chuyển sang dạng số bò lỗi Nếu tham số mảng hay giá trò tham chiếu, có giá trò mảng hay ô tham chiếu đến dùng Ô trống, giá trò logic , chuỗi ký tự mảng, đòa tham chiếu hay giá trò số bò lỗi bò bỏ qua Nếu tham số số, hàm MIN trả Ví dụ : Giả sử A1:A5 gồm số 10, 7, 9, 27, 2, : MIN(A1:A5) trả MIN(A1:A5, 0) trả V/ Các hàm Cơ sở liệu : DCOUNT(database,field,criteria) DSUM(database,field,criteria) DMAX(database,field,criteria) DMIN(database,field,criteria) Database : Là vùng bảng tính số liệu Vùng số liệu phải chứa tiêu đề cột thông báo trường Tên trường không trùng Field : Tên trường cần thao tác cộng ( gọi tiểu đề cột) Việc tính toán tiểu đề cột kết thúc cột , vò trí kết thúc cột xác đònh vò trí kết thúc bảng Database Có thể xem tiêu đề chuỗi tương thích với tiểu đề cần cộng Database, đònh tiêu đề đòa ô chửa chuỗi cần thiết xem tiêu đềø VD : DSUM(Database,”Số tiền”, Criteria) Hoặc A5 contains “Số tiền”, gõ : DSUM(Database,A5,Criteria) Criteria Vùng điều kiện Để khảo sát vùng điều kiện, xem ví dụ minh họa sau : A B C D E F Tree Height Age Yield Profit Height Apple >10 Pear Tree = Average(C5:C10) C/ Nguyên tắc tham chiếu đòa cố đònh: - Nguyên nhân hình thành phương pháp tham chiếu đòa cố đònh - Sử dụng $ để đònh vò cột A1 : Cho phép tònh tiến $A1 : Khoá tònh tiến cột A$1 : Khoá tònh tiến dòng SA$1 : Khoá tònh tiến dòng lẫn cột D/ Nguyên tắc truy xuất số liệu: - Truy xuất ô đơn lẽ Tại vò trí bảng tính, gõ = sau đònh đòa ô ( Sheet đó, Sheet khác, Sheet Book khác ) ô gán tham chiếu ô đònh, Ví dụ : = Sheet2!$B$3 = [Book1]Sheet1!$B$3 = [C:\KETOAN\PSTH.XLS]PSTH!$B$3 Tham chiếu nguyên tắc gọi tham chiếu đơn lẽ Một tham chiếu đơn lẻ hình thành tham chiếu mảng trường hợp hủy bỏ tham chiếu cố đònh copy mở rộng thành vùng - Truy xuất đồng loạt Truy xuất đồng loạt tham chiếu mảng số liệu Để mảng tham chiếu số liệu mảng khác, dùng tham chiếu mảng + Đánh dấu khối mảng số liệu nguồn, Copy ( Ctrl-C Edit / Copy ) + Đứng vò trí cần dán lại mảng ( Bảng Link ), chọn : Edit / Paste Special / PasteLink + Bảng bảng Link số liệu từ bảng nguồn ThS Lê Ngọc Lợi Hạch toán Kế toán Excel ✺ Đối với Excel 5.0 , việc tham chiếu mảng quy đònh theo phương pháp đònh vò nguyên mảng Tất ô tham chiếu vùng Link đònh đòa mảng Ví dụ : {[Book1]Sheet3!$B$3:$F$10} Do đó, thay đổi ô đơn lẽ bảng Link Nếu cố gắng làm thay đổi nội dung ô, thông báo : “ Can not change apart of array ! “ hiển thò ✺ Đối với Excel 97 sau, việc tham chiếu mảng chuyển thành tham chiếu tập hợp ô Do đònh vò tham chiếu theo ô nên thay đổi số liệu ô đơn lẽ - Tham chiếu tên khối : Tên khối thành phần hàm Tên khối đặt nhằm mục đích thực thi tham chiếu nhanh không cần phải gõ đòa khối liệu Để đặt tên cho khối, bạn đánh dấu khối chọn phần Insert/name/define Gõ tên khối vào ô Names in workBook sau nhấn nút Add Lưu ý, trước đặt tên khối, cần phải phân tích trước liệt kê tên khối để tránh trùng lắp Ghi phần đặt tên nhanh : Chọn Insert / Name / Define, ta có cửa sổ sau : Nhắp mouse vào ô Refers to : , sau chỉnh sửa đòa mới, hoàn tất, nhắp mouse vào ô Name in workbook :, đặt tên lại Để cập nhật tên mới, nhấn nút Add , hoàn tất phần đặt tên Lưu ý : Khi nhắp mouse vào ô Refers to : , không dùng phím mũi tên đề di chuyển, nhắp mouse vò trí cần xóa, đồng thời vận dụng phím Delete Backspace Nếu lỡ di chuyển phím mũi tên sinh tònh tiến đòa chỉ, tốt nhấn Esc, sau thoát chọn lại Insert / Name / Define để tránh trường hợp ánh hưởng đến vùng đánh dấu khối khác Tuyệt đối không đặt tên khối trùng Book, việc đặt tên trùng gây hiệu ứng truy suất nhầm lẫn Excel ưu tiên cho việc truy suất khối khai báo trùng tên Sheet Sheet gần - Các phạm vi tham chiếu Giới hạn việc tham chiếu cho phép tham chiếu số liệu ô Sheet, Sheet Book, Book đến Book khác E./ Các chức năng: ThS Lê Ngọc Lợi Hạch toán Kế toán Excel I/ Tính Auto Fillter : Dùng xem số liệu đực tách lọc bảng tính theo điều kiện đònh Bảng số liệu phải thỏa điều kiện sau : + Có đầy đủ tiểu đề cột + Phải dạng thức format cho cột số liệu Thực gồm : + Đánh dấu bảng số liệu + Chọn Data \ Fillter \ Auto Fillter + Các hàng đầu bảng số liệu hiển thò mũi tên xổ xuống hình bên : + Nhấn vào nút mũi tên, bạn có số liệu hiển thò rơi cho phép: - Hiển thò số, tức hiển thò với số đònh mà - Hiển thò toàn bộ, không theo quy đònh - Hiển thò lọc ( Custom ), hiển thò theo điều kiện, phần điều kiện hiển thò cột, tối đa điều kiện đònh Excel 97 cung cấp toán tử dạng ngôn ngữ : VD : > : Is greater than >= : Is greater than or Equal … v.v Hiệu lực hàm Subtotal() AutoFillter : Cú pháp : SUBTOTAL(function_num, reference) Hàm Subtotal() thực hàm, xem thủ tục gọi hàm khác lên thao tác Và hàm mà Subtotal() gọi thực chức vùng Filtered Tức đó, hiệu lực hàm tác động lên hàng (Record) thỏa điều kiện Filter Function_num : Là số từ đến 11 đònh hàm mà Subtotal tiến hành tính toán khu vực số liệu Thống kê chi tiết : Function_Num Function Function_Num Function AVERAGE PRODUCT COUNT STDEV COUNTA STDEVP MAX SUM ThS Lê Ngọc Lợi Hạch toán Kế toán Excel MIN 10 VAR 11 VARP Reference : Là vùng số liệu thực Subtotal Lưu ý : Hàm Subtotal bỏ qua Rows bò che nhận số liệu hiển thò sau Filltered Ví dụ : SUBTOTAL(9,C3:C5) Cộng C3:C5 sử dụng SUM function II/ Tách số liệu sang bảng khác ( Advanced Fillter ) Các bước thực : + Xác đònh khu vực liệu ( bảng số liệu ) + Thực khu vực điều kiện ( Copy tiêu đề đầu bảng số liệu lấy điều kiện) ( Lưu ý : Hướng dẫn phương thức thiết lập điều kiện ) + Chỉ đònh vùng kết xuất hướng tới Thao tác : + Đánh dấu khu vực số liệu + Chỉ đònh vùng điều kiện : giả sử A B C D >10 + Chọn Data \ Fillter \ Advanced Fillter - Fillter the List, In-Place : Fillter số liệu - Copy to another location : Fillter vò trí khác - List Range : Khu vực liệu (Hoặc tên bảng liệu) - Criteria Range : Xác đònh khu vực điều kiện - Copy to : Nơi Copy fillter đến (Hiệu lực có chọn Copy to Another Location) - Unique Record Only : Không list hết nội dung trùng + Chọn Ok để hoàn thành công việc III/ Tập trung số liệu bảng đồng : Tổ chức số liệu : + Lập bảng báo cáo nhiều khu vực khác hay Sheet khác Yêu cầu phải đồng dạng theo hàng đầu cột trái Các tiêu đề cột trái hàng đầu phải đầy đủ, không trống + Bảng tổng hợp nằm Sheet cuối Thực thao tác : + Đứng vò trí cần thiết lập bảng tổng hợp ThS Lê Ngọc Lợi 10 Hạch toán Kế toán Excel + Chọn Data \ Consolidate + Reference : Đánh dấu vùng liệu thứ để gom nhóm Nhấn Add , Vùng liệu I đưa vào All Reference + All Reference : Chỉ đònh vùng liệu cộng xếp + Funtion : Chỉ đònh hàm thao tác + Top Row : Chỉ đònh cộng theo hàng + Left Column : Chỉ đònh cộng theo cột + Creat link To Source Data: Chỉ đònh việc nối kết số liệu nguồn bảng tổng hợp + Browse : Chỉ đònh tập tin khác + Ok : Kết thúc IV/ Lập tổng nhóm : Tổ chức số liệu : + Chỉ đònh bảng số liệu + Xác đònh cột liệu để cộng gom nhóm + Sort theo cột liệu Lệnh Sort : - Đánh dấu bảng tính - Chọn Data \ Sort - Chọn Cột để xếp ( Cột liệu để gom nhóm ) - Assending : Nhỏ - Dessending : Lớn Lớn, A nhỏ, Z Z A + Chọn Data \ SubTotals + At each change in : đònh cột chiếu theo thay đổi số liệu để lắp vào Subtotal + Use Funtion : Hàm để tính + Add Subtotal to : Lắp thêm việc tính Subtotal vào cột đònh + Ok : Kết thúc Để gở bỏ SubTotal, đánh dấu khối bảng chọn Data\Subtotal\Remove All V/ Tạo bảng hai chiều sang nhiều chiều : ( Pivot table ) Dữ liệu : + Tạo bảng đầy đủ tiêu đề cột Thao tác : + Đánh dấu bảng tính + Chọn Data \ Pivot Table ThS Lê Ngọc Lợi 11 Hạch toán Kế toán Excel + Step Of : Chỉ đònh Microsoft Excel List or Database ( Chọn Next ) + Step Of : Chỉ đònh vùng số liệu thao tác ( Chọn Next ) + Step Of : Các tiêu đề Field trình bày để chuyển vào khu vực thực gồm: - Page : Chỉ đònh việc ngắt trang cho Field đưa vào Việc thay đổi giá trò Field đònh ngắt trang hay báo cáo - Column : Các field đưa vào trình bày tiểu đề cột bảng Pivot - Column : Các field đưa vào trình bày tiểu đề dòng bảng Pivot - Data : Các field đưa vào trình bày số liệu vào đònh Page Hàm mặc đònh để tính hàm Sum() ThS Lê Ngọc Lợi 12