Liệt kê một số hàm và một số chức năng trong Excel hỗ trợ cho người làm công tác kế toán hoặc thống kê. Ví dụ : Hàm SUMIF() được vận dụng như thế nào trong quá trình thống kê? hoặc chức năng AutoFilter sẽ giúp người dùng sàn lọc số liệu như thế nào
Trang 1A/ Các toán tử trong Excel :
Trong phần này, chúng ta sẽ nghiên cứu về các toán tử trong Excel Những toán tử này đã được học trong phần Excel căn bản
Toán tử lớn hơn hoặc bằng : >= ( Is greater than or equal )
Toán tử nhỏ hơn hoặc bằng : <= ( Is Less than or equal )
Toán tử nối chuỗi : <Character1>&<Character2>
B/ Các hàm thông dụng:
I Hàm Luận lý:
1 Hàm IF()
Cú pháp : IF(logical_test, value_if_true, value_if_false) Trả về giá trị nếu việc kiểm tra Logical_test là đúng hoặc sai
Logical_test : là một điều kiện, điều kiện này có thể trả về một giá trị đúng hoặc sai Đúng hơn, đây là 1 phép so sánh VD : IF(A5>=3, , )
Value_if_true : là giá trị được trả về nếu logical_test là đúng Giá trị trả về có thể là một số, một chuỗi ký tự – được đặt trong ngoặc kép, một bộ hàm nếu chúng ta cần phải tính toán tiếp tục trong điều kiện thỏa mãn phép so sánh Logical_Test
Value_if_false : Là giá trị trả về nếu logical_test là sai
VD: =IF(A2>5,”LỚN HƠN”,VLOOKUP(…)) Vui lòng tham khảo các hàm trong các sổ cái để biết thêm chi tiết về những hàm lồng nhau như ví dụ này
2 Hàm ISNA ()
BÀI
1
Trang 2Hàm này trả về T nếu tham số bên trong nó là một #N/A #N/A là một hình thức trả về của các hàm dò tìm và tham chiếu nếu việc dò tìm không thành công Giả sử một hàm VLOOKUP() tiến hành dò tìm trên một bảng nhưng việc dò tìm không thành công, khi đó
=ISNA(VLOOKUP(Dò tìm không thành công)) trả về T
3 Hàm ISERROR ():
Hàm này trả về T nếu tham số bên trong nó là một một lỗi bất kỳ Nếu vì một lý do nào đó, các hàm khác trả về một lỗi đồng thời đó là tham số của ISERROR thì một giá trị T được trả về VD : 4/0 là một lỗi Do đó ISERROR(4/0) trả về đúng (True) Hàm Iserror() cùng bao trùm cả ý nghĩa của hàm ISNA(), tức là nếu việc tìm kiếm không thành công thì hàm Iserror() cũng trả về T
II Hàm Toán và trị số :
1.Hàm INT(number) : Hàm này trả về phần nguyên của tham số number
VD: INT(8.9) trả về 8, INT(3/2) trả về 1
2 Hàm MOD(Number1,number2) Trả về số dư của phép chia Number1 cho Number2
VD : MOD(3,2) trả về 1
MOD(7,5) trả về 2
3 ROUND(),ROUNDUP(),ROUNDDOWN()
ROUND(number, num_digits) Number là số cần làm tròn
Num_digits chỉ định mức độ làm tròn dến mấy vị trí
Nếu num_digits lớn hơn 0, number sẽ được làm tròn theo mức độ sang trái Nếu num_digits nhỏ hơn 0, number sẽ được làm tròn sang phải
VD : ROUND(2.15, 1) Làm tròn đến 1 vị trí thập phân
ROUND(-1.475, 2) Làm tròn đến 2 vị trí thập phân ROUND(21.5, -1) Làm tròn đến hàng chục ROUNDUP(),ROUNDDOWN() : Làm tròn theo kiểu của hàm ROUND, song chúng làm tròn theo kiểu tăng lên hay giảm xuống
4 SQRT(number) Trả về căn bậc hai của Number Nếu Number là số âm, một thông báo sai được trả về VD : SQRT(16), SQRT(-16) trả về #NUM!
5 SUM()
SUM(namber1,number2,…) Cộng tất cả các số từ Number1 đến Number2,… SUM(cell1,cell2,…) Cộng tất cả các giá trị có trong các ô liệt kê
SUM(cell1:cell2) Cộng toàn bộ ô từ ô đầu đến ô cuối
6 SUMIF
SUMIF(range, criteria, sum_range) Range : là khu vực chọn các ô mà bên cạnh đó xét các giá trị điều kiện
Criteria : Các điều kiện xét việc tham chiếu.Ví dụ như điều kiện có thể là một số đơn, một số nằm trong ngoặc, hay một chuỗi ký tự như “36”, 36, “NAM” Sum_range : Là khu vực các ô cần cộng giá trị Các ô này dĩ nhiên phải đồng
Trang 3nhất với các điều kiện đã được thỏa mãn, nếu vùng này không được khai báo, thì các ô của vùng Range sẽ được cộng Nếu tham số Sum_range không được chỉ định, việc tính toán Sumif() thực hiện trên vùng tham chiếu
Trường hợp một hàm Sumif() không có tham số thứ 3, tức là không kê khai vùng cộng thì vùng điều kiện khi đó nghiễm nhiên trở thành vùng cộng Tình huống này xảy ra khi chúng ta cần cộng các số liệu trên một cột mà các giá trị trong cột đó phải thỏa mãn một điều kiện nào đó
III Các hàm dò tìm và tham chiếu :
1 VLOOKUP()
Cú Pháp : VLOOKUP(lookup_value, table_array, col_index_num, range_lookup) Lookup_value : Là giá trị được tìm trên cột đầu tiên của bảng tham chiếu Giá trị cần tìm có thể là một số, một điều kiện tham chiếu hay một chuỗi ký tự
Table_array : Là một bảng chứa các dữ liệu cần dò tìm Trong quá trình tham chiếu, bảng này phải được đánh dấu khối để tiện việc truy cập dữ liệu cho Excel
Range_lookup : Nếu tham số này chứa TRUE, thì Excel yêu cầu cột tham chiếu phải được sắp xếp theo thứ tự, có nghĩa là phải được Sort trên cột dữ liệu đó Ngòai ra, nếu chứa False, thì dữ liệu không bị yêu cầu là phải Sort lại Những ai chưa kinh nghiệm trong việc sử dụng hàm này đều được khuyến cáo chỉ nên dùng FALSE
Giá trị dò tìm trong cột đầu tiên của bảng tham chiếu có thể là một số, chuổi ký tự hay một giá trị logic ( logical values )
Chữ hoa hay thường không bị phân biệt trong trường hợp này
Col_index_num :Là thứ vị cột của những con số mà ở đó giá trị của nó được trả về Excel xem cột được tham chiếu có vị trí là 1, cột bên phải nó có thứ tự là 2,
… Nếu tham số này < 1, một kết quả lỗi đuợc trả về
2 HLOOKUP():Hàm này tham khảo đến vị trí của hàng đầu tiên trong một bảng dữ liệu và trả về một giá trị đã được khai báo trong cơ sở dữ liệu đó
Cú Pháp :HLOOKUP(lookup_value, table_array, row_index_num, range_lookup) Lookup_value: Là một giá trị được tìm kiếm trêm hàng đầu tiên của bảng tham chiếu Giá trị tìm kiếm này có thể là một số, một trị tham chiếu, hay một chuổi ký tự
Table_array: Là một bảng chứa những thông tin mà ở đó, các số liệu được tìm kiếm Bảng này có thể được hiểu theo một vùng tham khảo trên cơ sở địa chỉ ô Và giá trị trên hàng đầu tiên của bảng có thể là một số, ký tự hay một giá trị logic
Row_index_num Là thứ tự của hàng trong bảng, nơi mà sau khi tiến hành tham chiếu được, hàm Hlookup sẽ trả về Hàm Hlookup xem hàng đầu tiên của bảng là hàng số 1, hàng tiếp theo là 2, v.v Nếu chúng ta cho tham số Row_index_num nhỏ hơn 1, một trị sai sẽ được báo về
Range_lookup Là một tham số logic xác nhận việc tìm kiếm theo thứ tự hay không Điều này có nghĩa là, nếu tham số này là FALSE, thì việc tìm kiếm sẽ tiến hành theo thứ tự đồng loạt bảng số liệu, trong trường hợp không tìm thấy, một thông báo sai (#N/A) sẽ được hiển thị Nếu giá trị tham số này là TRUE, trong trường hợp tìm không thấy, một giá trị kế cận sẽ được trả về và không có tín hiệu
Trang 4sai
Nếu range_lookup là TRUE, các giá trị trên hàng dò tìm phải có thứ tự tăng dần Tức là được sắp xếp trong bảng đó
Chữ hoa và chữ thừơng đối với dạng ký tự không ảnh hưởng
3 LEFT()
Cú Pháp :LEFT(text, num_chars) Text Là chuổi được tiến hành cắt
Num_chars Xác nhận số ký tự tiến hàng cắt đi bên LEFT
VD : LEFT(“Number”,1) trả về N
4 RIGHT()
Cú Pháp :RIGHT(text, num_chars) Text Là chuổi được tiến hành cắt
Num_chars Xác nhận số ký tự tiến hàng cắt đi bên RIGHT
VD : RIGHT(“Number”,1)
5 LEN() Trả về chiều dài số ký tự của chuổi
VD : LEN(“Nam”)
6 TRIM() Trả về một chuổi ký tự đã được cắt các khoản trống
VD: TRIM(" First Quarter Earnings ") trả về "First Quarter Earnings"
7 MID(): Trả về 1 chuỗi ký tự được cắt từ 1 chuỗi khác
Cú pháp : MID(Chuỗi cắt,Vị trí bắt đầu cắt, Số ký tự cắt)
VD : MID(“AABBCCDD”,3,5)
IV Các hàm thống kê :
1 Average()
Trả về một trị trung bình từ một tập hợp tham chiếu
Cú pháp : AVERAGE(number1, number2, ) Number1, number2, Có thế bao gồm 30 phần tử
Các tham số này có thể là một mảng hay một tập hợp các con số Nếu các tham số là một địa chỉ tham chiếu mảng, các phần tử của mảng sẽ được đếm và được tính tổng, sau đó, việc tính trung bình sẽ được tiếp tục với các tham số còn lại với số phần tử tăng lên
Nếu A1:A5 có tên là Scores bao gồm các số 10, 7, 9, 27, và 2, như vậy :
Trả về 11
AVERAGE(A1:A5, 5) Trả về 10 SUM(A1:A5)/COUNT(A1:A5) Trả về 11
2 COUNT() Hàm này xác nhận có bao nhiêu con số đang tồn tại trong bảng kê ra
COUNT(value1, value2, ) Dạng số thì được đếm, các tham số trống được đưa vào công thức được đếm Chuỗi ký tự và các thông số báo sai thì bị bỏ qua
Trang 5Ví dụ :Nếu A3 là "Sales," A4 là "12/8/90," A6 là "19," A7 là "22.24," và A9 là
"#DIV/0!", như vậy :
COUNT(A2, A6:A9, "Twelve", 5) trả về 3 COUNT(A1:A9, , "2"), trả về 5
COUNT(0.1, TRUE, "three", 4, , 6.6666, 700, , 9, #DIV/0!) trả về 8 3.COUNTIF() Đếm các phần tử trong mảng tham chiếu trên cơ sở điều kiện tham chiếu
Cú pháp : COUNTIF(range, criteria) Range Là vùng làm việc các ô muốn đếm
Criteria Là điều kiện về các con số hay chuỗi được khai báo trong các ô được chỉ định đếm Điều kiện này có thể lập như sau : 32, "32", ">32", "apples"
Ví dụ : Các ô A3:A6 gồm "apples", "oranges", "peaches", "apples", như vậy :
COUNTIF(A3:A6,"apples") trả về 2 Các ô B3:B6 gồm 32, 54, 75, 86, như vậy : COUNTIF(B3:B6,">55") trả về 2
4 MAX()
Trả về giá trị lớn nhất trong loạt các tham số kê khai
Cú pháp : MAX(number1, number2, ) Number1, number2, 7Là từ 1 đến 30 các tham số liệt kê cho một giá trị lớn nhất
Bạn có thể liệt kê các tham số đưới dạng số, ô trống, logic hay dạng text được formet như một số Đối với một giá trị lỗi, chuỗi ký tự hoặc một ký tự không thể chuyển đổi thành số thì bị xem như lỗi
Nếu các tham số là một mảng hay một địa chỉ tham chiếu, thì chỉ có con số trong mảng hay trong địa chỉ tham chiếu thì được dùng đến Các ô tham chiếu trống, giá trị logic, chuỗi ký tự hay một giá trị lỗi thì bị bỏ qua
Nếu các tham số bao gồm các giá trị không phải là con số, hàm MAX trả về 0
Ví dụ : Giả sử A1:A5 gồm các con số 10, 7, 9, 27, và 2, như vậy :
MAX(A1:A5) ,MAX(A1:A5,30)
5 MIN()
Trả về một giá trị nhỏ nhất trong loạt các tham số liệt kê Tính năng của hàm này cũng giống như hàm MAX
Cú Pháp : MIN(number1, number2, ) Number1, number2, Là 1 đến 30 tham số liệt kê mà bạn muốn tìm một giá trị nhỏ nhất
Trang 6Bạn có thể gán các tham số đưới dạng số, giá trị trống, giá trị logic hay text ở dạng số Những tham số là số bị lỗi hay chuỗi ký tự không chuyển sang dạng số được thì bị lỗi
Nếu các tham số là một mảng hay một giá trị tham chiếu, thì chỉ có các giá trị trong mảng hay trong ô tham chiếu đến mới được dùng Ô trống, các giá trị logic , chuỗi ký tự trong mảng, địa chỉ tham chiếu hay những giá trị số bị lỗi thì bị bỏ qua
Nếu các tham số không phải là số, hàm MIN trả về 0
Ví dụ : Giả sử A1:A5 gồm các con số 10, 7, 9, 27, và 2, như vậy :
MIN(A1:A5) trả về 2 MIN(A1:A5, 0) trả về 0 V/ Các hàm Cơ sở dữ liệu :
DCOUNT(database,field,criteria) DSUM(database,field,criteria) DMAX(database,field,criteria) DMIN(database,field,criteria) Database : Là vùng bảng tính số liệu Vùng số liệu phải chứa các tiêu đề cột như một thông báo về một trường Tên các trường không được trùng nhau
Field : Tên trường cần thao tác cộng ( còn gọi là tiểu đề cột) Việc tính toán bắt đầu từ tiểu đề cột cho đến khi kết thúc cột , vị trí kết thúc cột được xác định bởi vị trí kết thúc của bảng Database Có thể xem tiêu đề là một chuỗi tương thích với tiểu đề cần cộng của Database, hoặc chỉ định tiêu đề là một địa chỉ ô chửa chuỗi cần thiết được xem như tiêu đềø
VD : DSUM(Database,”Số tiền”, Criteria) Hoặc A5 contains “Số tiền”, có thể gõ :
DSUM(Database,A5,Criteria) Criteria Vùng điều kiện Để khảo sát vùng điều kiện, hãy xem ví dụ minh họa sau đây :
5 Tree Height Age Yield Profit
Trang 7DCOUNT(Database,"Age",A1:F2) equals 1
DMAX(Database,"Profit",A1:A3) equals $105.00
DMIN(Database,"Profit",A1:B2) equals $75.00
DSUM(Database,"Profit",A1:A2) equals $225.00
DSUM(Database,"Profit",A1:F2) equals $75.00
Tham số thứ hai có thể là thứ vị cột hoặc địa chỉ ô tiêu đề làm thao tác
Về mặt nguyên tắc, một vùng điều kiện trong trường hợp chứa một hàm không thiết lập tiêu đề trên nó Khi xác lập một hàm trong vùng điều kiện, tiêu đề sẽ bị bỏ trống, thay vào đó là việc so sánh với hàng đầu tiên của cột cần thao tác trong bảng số liệu
VD : = G3 >= Average(C5:C10)
C/ Nguyên tắc tham chiếu địa chỉ cố định:
- Nguyên nhân hình thành phương pháp tham chiếu địa chỉ cố định
- Sử dụng $ để định vị cột
A1 : Cho phép tịnh tiến
$A1 : Khoá tịnh tiến cột A$1 : Khoá tịnh tiến dòng SA$1 : Khoá tịnh tiến dòng lẫn cột D/ Nguyên tắc truy xuất số liệu:
- Truy xuất các ô đơn lẽ
Tại một vị trí bất kỳ trong bảng tính, nếu gõ = sau đó chỉ định một địa chỉ bất kỳ của một
ô ( tại Sheet đó, tại Sheet khác, hoặc tại 1 Sheet của 1 Book khác ) thì ô được gán sẽ tham chiếu
ô được chỉ định, Ví dụ :
= Sheet2!$B$3
= [Book1]Sheet1!$B$3
= [C:\KETOAN\PSTH.XLS]PSTH!$B$3
Tham chiếu trên nguyên tắc này gọi là tham chiếu đơn lẽ Một tham chiếu đơn lẻ có thể hình thành tham chiếu mảng trong trường hợp chúng ta hủy bỏ tham chiếu cố định và copy mở rộng thành vùng
- Truy xuất đồng loạt
Truy xuất đồng loạt căn cứ tham chiếu trên một mảng số liệu Để mảng này tham chiếu số liệu của một mảng khác, chúng ta dùng tham chiếu mảng
+ Đánh dấu khối mảng số liệu nguồn, Copy ( Ctrl-C hoặc Edit / Copy ) + Đứng tại vị trí cần dán lại mảng ( Bảng Link ), chọn :
Edit / Paste Special / PasteLink + Bảng mới sẽ là bảng Link số liệu từ bảng nguồn
Trang 8✺ Đối với Excel 5.0 , việc tham chiếu mảng sẽ được quy định theo phương pháp định vị nguyên mảng Tất cả các ô tham chiếu trong vùng Link sẽ được chỉ định bởi một địa chỉ mảng duy nhất Ví dụ : {[Book1]Sheet3!$B$3:$F$10} Do đó, không thể thay đổi một ô đơn lẽ trong bảng Link Nếu cố gắng làm thay đổi nội dung của 1 ô, một thông báo : “ Can not change apart
of array ! “ sẽ được hiển thị
✺ Đối với Excel 97 về sau, việc tham chiếu mảng sẽ được chuyển thành tham chiếu một tập hợp các ô Do định vị tham chiếu theo ô nên có thể thay đổi số liệu của từng ô đơn lẽ
- Tham chiếu tên khối : Tên khối có thể là một thành phần trong một hàm Tên khối được đặt ra nhằm mục đích thực thi tham chiếu nhanh chứ không cần phải gõ địa chỉ của khối dữ liệu nữa Để đặt tên cho một khối, bạn đánh dấu khối đó và chọn phần Insert/name/define Gõ tên khối vào ô Names in workBook sau đó nhấn nút Add Lưu
ý, trước khi đặt tên khối, cần phải phân tích trước và liệt kê các tên khối ra để tránh trùng lắp
Ghi chú về phần đặt tên nhanh : Chọn Insert / Name / Define, ta có cửa sổ sau đây :
Nhắp mouse vào ô Refers to : , sau đó chỉnh sửa địa chỉ mới, hoàn tất, nhắp mouse vào ô Name in workbook :, rồi đặt tên lại Để cập nhật tên mới, nhấn nút Add , tuần tự như vậy cho đến khi hoàn tất các phần đặt tên
Lưu ý : Khi nhắp mouse vào ô Refers to : , không được dùng các phím mũi tên đề di chuyển, chỉ nhắp mouse tại vị trí cần xóa, đồng thời chỉ vận dụng các phím Delete và Backspace
Nếu lỡ di chuyển các phím mũi tên sinh ra sự tịnh tiến địa chỉ, tốt nhất là nhấn Esc, sau đó thoát ra rồi chọn lại Insert / Name / Define để tránh trường hợp ánh hưởng đến các vùng đã được đánh dấu khối khác
Tuyệt đối không được đặt các tên khối trùng nhau trong 1 Book, việc đặt tên trùng sẽ gây ra hiệu ứng truy suất nhầm lẫn Excel sẽ ưu tiên cho việc truy suất các khối được khai báo trùng tên nhưng ngay trên Sheet đó hoặc Sheet gần nhất
- Các phạm vi tham chiếu
Giới hạn của việc tham chiếu là cho phép tham chiếu số liệu giữa các ô trong 1 Sheet, giữa các Sheet trong một Book, và giữa Book này đến một Book khác
E./ Các chức năng:
Trang 9I/ Tính năng Auto Fillter :
Dùng xem số liệu đực tách lọc trên một bảng tính theo một điều kiện nào đó được chỉ định
Bảng số liệu phải thỏa các điều kiện sau đây :
+ Có đầy đủ các tiểu đề cột
+ Phải thuần nhất dạng thức format cho từng cột số liệu
Thực hiện gồm :
+ Đánh dấu bảng số liệu
+ Chọn Data \ Fillter \ Auto Fillter + Các hàng đầu của bảng số liệu sẽ hiển thị mũi tên xổ xuống như hình bên dưới :
+ Nhấn vào nút mũi tên, bạn có các số liệu hiển thị trên thanh rơi cho phép:
- Hiển thị từng số, tức chỉ hiển thị đúng với số chỉ định mà thôi
- Hiển thị toàn bộ, là không theo quy định nào cả
- Hiển thị lọc ( Custom ), là hiển thị theo điều kiện, trong phần điều kiện hiển thị từng cột, tối đa 2 điều kiện được chỉ định Excel 97 cung cấp các toán tử dưới dạng ngôn ngữ :
VD : > : Is greater than
>= : Is greater than or Equal … v.v
Hiệu lực của hàm Subtotal() trong AutoFillter :
Cú pháp : SUBTOTAL(function_num, reference) Hàm Subtotal() thực ra không phải là một hàm, nó được xem như là một thủ tục gọi một hàm khác lên thao tác Và những hàm mà Subtotal() gọi sẽ thực hiện chức năng của mình trên vùng đã được Filtered Tức là khi đó, hiệu lực của hàm sẽ chỉ tác động lên các hàng (Record) thỏa điều kiện Filter
Function_num : Là các con số từ 1 đến 11 chỉ định hàm mà Subtotal tiến hành tính toán trên khu vực số liệu Thống kê dưới đây là chi tiết :
Trang 105 MIN 10 VAR
Reference : Là vùng số liệu thực hiện Subtotal
Lưu ý : Hàm Subtotal bỏ qua các Rows bị che và chỉ nhận các số liệu hiển thị sau các Filltered
Ví dụ : SUBTOTAL(9,C3:C5) Cộng C3:C5 và sử dụng SUM function
II/ Tách số liệu sang một bảng khác ( Advanced Fillter )
Các bước thực hiện :
+ Xác định khu vực dữ liệu ( bảng số liệu )
+ Thực hiện khu vực điều kiện ( Copy tiêu đề đầu của bảng số liệu rồi lấy điều kiện) ( Lưu ý : Hướng dẫn phương thức thiết lập điều kiện )
+ Chỉ định vùng kết xuất hướng tới
Thao tác :
+ Đánh dấu khu vực số liệu
+ Chỉ định vùng điều kiện : giả sử
>10
+ Chọn Data \ Fillter \ Advanced Fillter
- Fillter the List, In-Place : Fillter ngay trên số liệu
- Copy to another location : Fillter trên một vị trí khác
Copy to Another Location)
- Unique Record Only : Không list hết các nội dung trùng nhau + Chọn Ok để hoàn thành công việc
III/ Tập trung số liệu trên các bảng đồng bộ :
Tổ chức số liệu :
+ Lập các bảng báo cáo trên nhiều khu vực khác nhau hay trên các Sheet khác nhau Yêu cầu phải đồng dạng theo hàng đầu và cột trái Các tiêu đề cột trái và hàng đầu phải đầy đủ, không trống
+ Bảng tổng hợp nằm trên Sheet cuối cùng
Thực hiện thao tác :
+ Đứng tại vị trí cần thiết lập bảng tổng hợp