GIÁO TRÌNH MICROSOFT EXCEL

Trờng quốc tế cambridgevietanh ĐT: 04.22.630.666 CHNG I : LM QUEN VI MICROSOFT EXCEL Khởi động v thoát 1.1 Cách khởi động Tng tự nh phần mềm word, Khởi động chơng trình Excel bao gồm cách Cách 1: Chọn lệnh Start Windows: Start - Programs- Microsoft Excel Cách 2: Nhấn kép chuột lên biểu tợng chơng trình Excel Cách : Nếu muốn mở nhanh tệp van vừa soạn thảo gần máy tính làm việc chọn Start - Document, chọn tệp văn Excel cần mở 1.1 Thoát khỏi chơng trình Excel phía bên phải góc trái hình Cách 1: Kích chuột vào nút Cách : Vào file- exit Cách : ấn tổ hợp phím Alt + F4 ( ấn đồng thời) Nhập tiếng việt Excel Giống nh Word, để nhập tiếng việt Excel máy bạn cần phải cài phần mềm tiếng việt nh Vietkey, ABCĐồng thời cách nhập tiếng việt Excel giống nh Word Lu ý: Nếu bạn chọn font chữ Vn.time bạn phải chọn bảng mã TCVN3, Nếu bạn chọn font chữ Times New Roman bạn phải chọn bảng mã Unicode bạn nhập đợc tiếng việt Cách nhập tiếng việt Excel Gõ Đợc chữ Gõ Đợc chữ aa â f huyền aw ă j nặng oo ô x ngã ow s sắc w r hỏi dd LU V M TP TIN TRONG EXCEL - Thc hin nh Word - Mở File văn bản: Chn File \ Open (Ctrl + O) - Lu file bn Vo File \ Save (Ctrl + S): Trng hp t tờn file mi Vo File \ Save As (F12): i vi file ó c t tờn http://www.ebook.edu.vn -1- Trờng quốc tế cambridgevietanh ĐT: 04.22.630.666 CHNG II : S Lí D LIU D LIU TRONG BNG TNH Song song vi giỏo trỡnh Microsoft Word, Trung Tõm Tin Hc AP cng son tho giỏo trỡnh v bng tớnh Microsoft Excel Mong rng nhng kin thc ny s thc s b ớch cho cỏc bn mi lm quen vi b Office ca Microsoft cng nh vi nhng ngi lm cụng tỏc phũng Cú th mt s ngi ó quỏ quen thuc vi bng tớnh Excel cng khụng h bit rng bng tớnh bn ang s dng cú ti a l 256 ct v 65.536 dũng; s ln worksheet ti a bn cú th thờm c l 255 sheet Vi s khng l ny thỡ vic qun lý cỏc bng s tr nờn n gin hn nhiu vỡ hon ton cú th lu c 255 bng nm trờn 255 sheet ch mt file Excel I CC KIU D LIU TRONG BNG TNH Khi lm vic vi bng tớnh bn s phi lm quen vi rt nhiu kiu d liu, nhng tt c cỏc kiu d liu ú u da vo kiu c bn: Kiu s, Kiu ch v Kiu cụng thc Kiu ch ( Text) - D liu kiu ch luụn nm phớa bờn trỏi ca ụ tớnh (cell), nú bao gm cỏc ch cỏi, ch s v cỏc ký t c bit Nu mt ụ tớnh cú d liu s mun chuyn sang ch thỡ phi cú du nhỏy n() trc ụ ú - Toỏn t : Kiu d liu ch ch cú mt toỏn t nht l toỏn t (&) VD: Ni chui ký t sau Trung tõm v Tin Hc AP kt qu : Trung tõm tin hc AP http://www.ebook.edu.vn -2- Trờng quốc tế cambridgevietanh ĐT: 04.22.630.666 Kiu s: D liu kiu s luụn nm bờn phi ca ụ tớnh Cỏc giỏ tr ngy thỏng, thi gian, tin t, phn trm u l d liu kiu s (cú th tớnh toỏn cng, tr, nhõn, chia) Chỳ ý: giỏ tr ngy thỏng nu bn nhp ỳng (thng l thỏng/ngy/nm) thỡ s nm bờn phi ca ụ, nu nhp sai thỡ s bờn trỏi ụ (tng ng vi kiu ch) - i vi kiu d liu ngy thỏng, cỏch nhp vo excel theo kiu - ( Thỏng/ngy/nm) hoc - (Ngy/thỏng/nm) - L s nh dng Control Penel Cỏch lm: Start\Settings\Control Penel Chn Hp thoi hin nh sau: Chn Chn Chn kiu nhp Ngy thỏng http://www.ebook.edu.vn -3- Trờng quốc tế cambridgevietanh ĐT: 04.22.630.666 Kiu cụng thc: D liu kiu cụng thc l cỏc d liu bt u bi cỏc du: =, +, -, * (thụng thng nht l s dng du =) - Cỏc cụng thc tớnh toỏn kiu d liu: Cng + Tr - Nhõn * Chia / Phn trm % - Du ngn cỏch gia cỏc phn thp phõn thng l du chm (.), cũn du ngn cỏch gia cỏc s hng nghỡn l du phy (,) (Vớ d: 1000000 = 1,000,000; cũn ẵ = 0.5) - Ngoi vi kiu cụng thc thỡ thng s kt hp vi cỏc hm tớnh toỏn (phn ny s c gii thiu cỏc bi tip theo) II CC LOI A CH Mi ụ tớnh (cell) u cú mt a ch riờng bit phõn bit v tớnh toỏn a ch ca ụ c t tờn theo ký hiu ct v s dũng tng ng ca ụ ú (Vớ d: ụ C3 l ct C, dũng 3), a ch ca ụ bn s nhỡn thy phớa bờn trỏi Formular (thanh cụng c phớa trờn ca bng tớnh) Cú loi a ch ụ m bn phi ghi nh: Dựng phớm F4 thay i gia cỏc loi a ch - a ch tng i: l a ch thụng thng m bn hay thy, a ch ny s thay i c ct c dũng chộp cụng thc (phn ny s gii thiu v sau) Ký hiu a ch tng i l: tencottendong (Vớ d: C3) - a ch tuyt i dũng: l a ch cú dũng khụng thay i nhng ct thay i Ký hiu ca a ch tuyt i dũng l: tencot$tendong (vớ d: C$3 l a ch tuyt i dũng 3) - a ch tuyt i ct: l a ch cú ct khụng thay i nhng dũng thay i Ký hiu ca a ch tuyt i ct l: $tencottendong (vớ d: $C3 l a ch tuyt i ct C) http://www.ebook.edu.vn -4- Trờng quốc tế cambridgevietanh ĐT: 04.22.630.666 - a ch tuyt i: l a ch m c ct v dũng u khụng thay i chộp cụng thc Ký hiu ca a ch ny l: $tencot$tendong (vớ d: $C$3 l a ch tuyt i c ct C v dũng 3) -Vựng a ch: bn s phi s dng vựng a ch rt nhiu lm bng tớnh, vựng a ch ny th hin bn ang chn t ụ no n ụ no Ký hiu vựng a ch nh sau: tencot1tendong1:tencot2tendong2 (Vớ d bn ang chn vựng t ụ C3 n ụ H5 thỡ vựng a ch s l C3:H5) III CN CHNH, NH DNG D LIU TRONG BNG TNH Nu bn ó s dng Microsoft Word thỡ hn cỏc bn cng nm c mt s kin thc c bn v vic cn chnh bn Vỡ chỳng ta lm vic vi bng tớnh ch yu l tớnh toỏn nờn cn chnh khụng nhiu, nhng cng phi ngi khỏc xem cỏc bng biu ca bn cú th nm c cu trỳc ca nú Chnh sa d liu ụ: cú cỏch sau - Click ỳp chut trỏi vo ụ cn sa - Chn ụ cn sa ri nhn phớm F2 - Chn ụ cn sa v sa ni dung ca ụ trờn Formular Bar Nu mun cn chnh, nh dng cho phn no thỡ trc tiờn bn phi bụi en phn ú Cỏc bc tip theo lm nh sau: nh dng kiu d liu hin th: Vo Format -> Cells -> Number http://www.ebook.edu.vn -5- Trờng quốc tế cambridgevietanh ĐT: 04.22.630.666 - Genaral: kiu mc nh c bn bn nhp vo - Number: kiu s cú phõn bit phn thp phõn vi Decimal places: s ch s hin th sau phn thp phõn Use 1000 Separator (,): cú s dng du (,) ngn cỏch gia cỏc phn nghỡn hay khụng Negative numbers: nh dng cho phn s õm - Currency, Accounting: kiu tin t Symbol: kiu tin t cỏc nc - Date: kiu ngy thỏng - Time: kiu thi gian - Percentage: kiu phn trm - Fraction: kiu phõn s - Scientific: kiu s vit tt - Text: kiu ch - Special: kiu c bit - Custom: kiu ngi dựng t nh dng Vớ d: bn mun nh dng ngy thỏng hin th (s hin th cú th khỏc vi thc cht s bn nhp vo) dng ngy/thỏng/nm: nh dng Custom l dd/mm/yyyy (dday, m- month, y- year) Cn chnh, nh dng d liu ụ: Vo Format -> Cells -> Alignment - Text alignment: cn chnh l cho d liu Horizontal: cn chnh theo chiu ngang ca ụ + General: mc nh theo d liu nhp vo l ch hay s http://www.ebook.edu.vn -6- Trờng quốc tế cambridgevietanh ĐT: 04.22.630.666 + Left (Indent): cn theo bờn trỏi ụ + Center: cn vo gia ụ (chiu ngang) + Right (Indent): cn theo bờn phi ụ + Fill: lp y ụ bng chớnh d liu ó cú ụ + Justify: cn u bờn + Center Across Selection: cn gia theo vựng c chn (vựng bụi en) Vertical: Cn chnh theo chiu dc + Top: cn theo mộp trờn ca ụ + Center: cn nm gia ụ (chiu dc) + Bottom: cn theo mộp di ụ + Justify: cn u + Distributed: t cn nh dng - Text control: Wrap text: cho phộp d liu t xung dũng ụ (nu bn mun xung dũng d liu theo ý mỡnh thỡ t tr trc v trớ cn xung dũng v nhn Alt + Enter) Shrink to fit: t ng co nh d liu ụ b thu nh li Merge cells: trn ụ - Right-to-left: hng vit bn Context: tu thuc d liu nhp vo Left-to-right: vit t trỏi sang phi Right-to-left: vit t phi sang trỏi - Orientation: nh hng hin th bn nm ngang hay nm dc theo ụ, cú th chnh d liu nm chộo bng cỏch kộo trc text hoc chn quay ca text ụ Degrees phớa di nh dng Font Vo Format -> Cells -> Fonts Phn ny tng t nh Word vi: - Font: nh dng font - Font style: nh dng kiu ch nghiờng, m hay thng - Size: nh dng c ch - Underline: kiu gch chõn - Color: mu ch - Effects: Strikethrough: nh dng gch ngang gia ch Superscript: ch s trờn Subscript: ch s di http://www.ebook.edu.vn -7- Trờng quốc tế cambridgevietanh ĐT: 04.22.630.666 nh dng vin ụ, vin bng: Vo Format -> Cells -> Border - Presets: nh v trc cho vin None: khụng cú vin Outline: nh dng ng vin ngoi Inside: nh dng ng vin - Border: nh ng dng vin chi tit vi nột trờn, nột di, nột trỏi, nột phi, nột s dc gia v nột s ngang gia - Line: kiu ng vin Style: cỏc kiu ng vin Color: mu cho ng vin - Nu mun nh dng mu cho ụ thỡ vo Format -> Cells -> Patterns v chn mu - Ngoi ra, nu mun nh dng nhanh bn cú th s dng cỏc chc nng sn cú trờn cụng c Formatting nh dng Xoỏ ton b nh dng ó lm Trong trng hp bn ó nh dng xong nhng li mun xoỏ nh dng i lm li (xoỏ khụng mt d liu) bn lm nh sau: - Bụi en ton b d liu mun b nh dng - Vo Edit -> Clear -> Format Cỏch thc tớnh toỏn v chộp cụng thc Excel a, Nhp cụng thc tớnh toỏn: Nu bn mun tớnh toỏn vi giỏ tr ca ụ no thỡ s dng a ch ca ụ ú tớnh toỏn Vớ d: Bn mun cng s a ch B5 v a ch C5 vi thỡ cụng thc ti ụ cn t kt qu l =C5+B5 (khụng nht thit phi nh a ch ca cỏc ụ, bn ch cn gừ du bng (=) sau ú click chut vo ụ B5, gừ tip du cng (+) ri click chut vo ụ C5, cui cựng nhn Enter bn s cú c kt qu) http://www.ebook.edu.vn -8- Trờng quốc tế cambridgevietanh ĐT: 04.22.630.666 b, Sao chộp cụng thc: Nu vi mt bng biu nh hỡnh trờn, bn khụng phi tớnh cng cho tng dũng ca bng m ch cn nhp cụng thc mt ụ nht ct kt qu Sau nhp xong cụng thc v nhn Enter, a chut vo gúc di bờn phi ca ụ (tr chut xut hin l du cng mu en) va nhp gi chut trỏi va kộo lờn trờn hoc xung di (cú th kộo theo hng ngang nu kt qu nm hng ngang) c Sao chộp kiu c bit - Bn thc hin cỏc phộp tớnh toỏn hay s dng cỏc hm, bn mun copy kt qu ú n mt v trớ khỏc bng tớnh hoc mt sheet khỏc Nu bn ch copy bỡnh thng thỡ s khụng cú c kt qu theo ý mỡnh, thc hin lnh copy ny chỳng ta dựng kiu copy c bit - Thc hin thao tỏc copy bỡnh thng: - a tr n vựng cn chộp, kớch chut phi vo Paste special( hoc vo Edit\Paste special) hp thoi xut hin nh sau: - Paste + All : Copy tt c + Formulas : Copy cụng thc + Values : Copy giỏ tr + Formats: chộp nh dng + Comments : Sao chộp chỳ thớch + Validation : Sao chộp biu thc quy nh tớnh hp l ca d liu nhp + All except borders : chộp tt c tr ng vin + Column widths : chộp rng ct + Formulas and number formats + Values and number formats - Operation : chộp cú s dng toỏn t tớnh toỏn + None : Khụng thc hin tớnh toỏn + Add : Copy ng thi thc hin phộp cng + Subtract : Phộp tr + Multiply : Phộp nhõn + Divide : Copy ng thi thc hin phộp chia - Skip blanks : Sao chộp b qua nhng ụ rng ( khụng cú d liu) - Transpose : Sao chộp chuyn nh v : T hng thnh ct hoc t ct thnh hng http://www.ebook.edu.vn -9- Trờng quốc tế cambridgevietanh ĐT: 04.22.630.666 CHNG III : GII THIU V S DNG CC HM C BN TRONG EXCEL Hàm (Function) đợc xem nh công thức định sẵn nhằm thực tính toán chuyên biệt Trên ô thực hàm cho giá trị thông báo lỗi Excel có 300 hàm đợc phân loại thành nhóm I Hàm ngày tháng DATE(year,month,day) Chỉ ngày dạng số ứng với ngày tháng năm Ví dụ : =DATE(04,09,27) trả 27-09-04 DAY(date) Số ngày tháng biến ngày tháng date Ví dụ : =DAY(27-09-04) trả 27 =DAY("27-Sep") trả 27 MONTH(date) Số tháng năm biến ngày tháng date Ví dụ : =MONTH(27-09-04) trả =MONTH("27-Sep") trả Time(hour, minute, second) Chỉ thời gian dạng số Ví dụ : =TIME(19,5,14) trả 19:05:14 7:05 PM WEEKDAY(date) Chỉ số thứ tự ngày tuần biến ngày tháng date (Thứ Hai ngày thứ 1, Thứ Ba ngày thứ 2, , Chủ Nhật ngày thứ 7) Ví dụ : =WEEKDAY(27-09-04) trả 6 YEAR(date) Số năm biến ngày tháng date Ví dụ : =YEAR(27-09-04) trả 2004 II Hàm ký tự LEFT(text, number) - Text : Chuỗi ký tự - Number : Số ký tự lấy chuỗi ký tự ( Text) - Lấy number ký tự bên trái text Ví dụ : =LEFT( Trung tâm tin học AP",5) trả Trung RIGHT(text, number) - Text : Chuỗi ký tự - Number : Số ký tự lấy chuỗi ký tự ( Text) http://www.ebook.edu.vn - 10 - Trờng quốc tế cambridgevietanh ĐT: 04.22.630.666 Chú ý Khi trích lọc liệu với tiêu chuẩn trở lên, tạo vùng điều kiện tuân theo nguyên tắc: Cùng hàng phép và(AND), khác dòng phép (OR) IV Các hm sở liệu Chức Dùng để trả lại giá trị từ CSDL theo điều kiện CSDL sau dùng để minh hoạ cho ví dụ Một số hàm sở sữ liệu - Phần giới thiệu để bạn tham khảo, phần đợc trình bày rõ sâu Excel nâng cao DSUM (database, field, criteria) Tính tổng cột (field) CSDL (database) thoả mãn điều kiện ghi miền tiêu chuẩn (criteria) DAVERAGE (database, field, criteria) Tính giá trị trung bình cộng cột (field) CSDL (database) thoả mãn điều kiện ghi miền tiêu chuẩn (criteria) DMAX (database, field, criteria) Tính giá trị lớn cột (field) CSDL (database) thoả mãn điều kiện ghi miền tiêu chuẩn (criteria) DMIN (database, field, criteria) Tính giá trị nhỏ cột (field) CSDL (database) thoả mãn điều kiện ghi miền tiêu chuẩn (criteria) DCOUNT (database, field, criteria) Đếm số ghi CSDL (database) cột số (field) thoả mãn điều kiện ghi miền tiêu chuẩn (criteria) DCOUNTA (database, field, criteria) Đếm số ô không rỗng cột (field) thoả mãn điều kiện ghi miền tiêu chuẩn (criteria) Khác với DCOUNT, công thức hàm ghi số thứ tự tên trờng CSDL V Tổng kết theo nhóm a.Tổng kết theo loại nhóm (SubTotal) : hức Excel cho phép tạo dòng tổng kết CSDL.SubTotal chèn vị trí cần thiết tính toán thống kê theo yêu cầu ngời sử dụng Các bớc thực nh sau : 1/ Sắp xếp liệu theo trờng cần tạo SubTotal (ở ví dụ trờng Xếp loại) 2/ Chọn Data, Subtotals, xuất hộp thoại Subtotal http://www.ebook.edu.vn - 19 - Trờng quốc tế cambridgevietanh ĐT: 04.22.630.666 Trong : - At Each Change in : Chọn trờng mà theo trờng này, vị trí thay đổi, Excel chèn vào dòng Tổng kết - tức dòng thực phép tính (ở ví dụ trờng Xếp loại, ta tính tổng số học sinh xếp loại khác nhau, dùng hàm count) - Use Function : Chọn hàm để tính toán tổng kết liệu Hàm ngầm định SUM ví dụ dùng hàm Count để đếm số lợng số trờng - Add SubTotal to : Chọn trờng cần tính toán (ở ví dụ tính số lợng học sinh xếp loại Xuất sắc, loại giỏi, loại ) - Nhìn vào bảng kết ta thấy đợc: + Tổng số học sinh loại giỏi : + Tổng số học sinh loại : + Tổng số học sinh loại xuất sắc : + Tổng số học viên : 10 Các tuỳ chọn khác : Replace Current SubTotal : Khi tạo dòng tổng kết dòng thay dòng tổng kết cũ Theo ngầm định dòng tổng kết nối tiếp - Page Break Between Group : Chèn dấu ngắt trang vị trí có dòng SubTotal (tức đa nhóm sang trang riêng biệt) - Summary Below Data : Đặt dòng tổng kết cuối nhóm Nếu bỏ dấu dòng đợc đa lên trớc nhóm Remove All : Huỷ bỏ SubTotal thực b - Tổng kết theo nhiều loại nhóm (PivotTable - Bảng Tổng hợp) : Chức Excel cho phép tự động hoá trình tổng kết theo nhiều loại nhóm, phân tích đánh giá số liệu mà sau gọi http://www.ebook.edu.vn - 20 - Trờng quốc tế cambridgevietanh ĐT: 04.22.630.666 Bảng Tổng hợp Bảng sau CSDL doanh thu quan kinh doanh gồm cửa hàng ký hiệu Số Số 2 10 11 A B C D E Ngày 29-08-97 29-08-97 30-08-97 30-08-97 30-08-97 03-09-97 03-09-97 03-09-97 04-09-97 04-09-97 Nhân viên Hơng Lan Chi Nga Vân Chi Lan Nga Chi Vân Cửa hàng Số Số Số Số Số Số Số Số Số Số Sản phẩm Kẹo Bánh Bánh Mứt Kẹo Bánh Kẹo Kẹo Mứt Bánh Tiền 20 10 40 15 25 30 45 20 10 35 Từ CSDL trên, tổng hợp theo cửa hàng, nhân viên ngày cho bảng Tổng hợp sau: Cửa hàng (All) Sum of Tiền Nhân viên Chi Chi Total Hơng Hơng Total Lan Lan Total Nga Ngày 03-09-97 04-09-97 30-08-97 29-08-97 03-09-97 29-08-97 03-09-97 30-08-97 Nga Total Vân 04-09-97 30-08-97 Vân Total Grand Total http://www.ebook.edu.vn Sản phẩm Bánh Kẹo Mứt Grand Total 30 40 70 0 10 10 0 0 0 20 20 45 45 20 20 10 10 0 0 0 15 15 30 10 40 80 20 20 45 10 55 20 15 35 35 35 25 25 0 35 25 60 115 110 25 - 21 - 250 Trờng quốc tế cambridgevietanh ĐT: 04.22.630.666 - Việc sử dụng bảng tổng kết giúp theo dõi, quản lý liệu cách tổng hợp, khoa học thực liệu lớn - Qua bảng tổng kết ta thấy rõ kết làm việc nhân viên, từ ta so sánh nhân viên với để thấy nhân viên làm việc tốt hay không tốt Các khái niệm bảng CSDL trên, tiêu đề cột "trờng" (field): Ngày, Nhân viên, Cửa hàng, Sản phẩm Tiền Các trờng tham gia vào việc xây dựng bảng Tổng hợp Bảng Tổng hợp đợc chia làm vùng : Page Field : Toàn liệu đợc tổng kết theo nhóm (Item) trờng Page Field nằm phía bảng Tổng hợp Trong ví dụ này, Page Field Cửa hàng gồm nhóm Số Số Row Field : Mỗi nhóm liệu trờng đợc tổng kết dòng, đợc gọi "Row" Nếu số Row Field nhiều 1, PivotTable tổng kết trờng theo kiểu lồng theo thứ tự từ xuống dới Trong ví dụ này, có Row Field Nhân viên Ngày, trờng Nhân viên đợc tổng kết trớc đến trờng Ngày Column Field : Mỗi nhóm liệu trờng đợc tổng kết cột, đợc gọi "Column" Nếu số Nhóm nhiều 1, PivotTable tổng kết nhóm theo thứ tự từ trái qua phải Trong ví dụ này, Nhóm đợc tổng kết thành cột (trờng) theo thứ tự ABC tên nhóm: Bánh, Kẹo Mứt Data Field : vùng Bảng Tổng hợp ghi kết phép toán Trong ví dụ này, số liệu cuả trờng Tiền đợc đa vào phép toán tổng kết lấy tổng (SUM) Tạo Bảng Tổng hợp - Chọn miền liệu kể tiêu đề cột (ví dụ A1:E11) - Chọn mục Data, PivotTable Hộp thoại PivotTable Wizard step of xuất - Chọn Microsoft Excel List of Database - Chọn Next Hộp thoại PivotTable Wizard step of xuất Nếu cần, sửa lại địa miền liệu cách gõ trực tiếp dùng chuột chọn lại - Chọn Next Xuất hộp thoại PivotTable Wizard Step of - Chọn trờng để đa vào vùng bảng cách kéo thả tên trờng bên phải hộp thoại tới vùng đợc ấn định bảng ví dụ đa vào mũi tên (chỉ hớng kéo thả) để ta đọc tiện Kéo trờng Cửa hàng Nhân viên Ngày Sản phẩm Tiền http://www.ebook.edu.vn thả vùng PAGE ROW ROW COLUMN DATA - 22 - Trờng quốc tế cambridgevietanh ĐT: 04.22.630.666 Sau thao tác trên, hộp thoại có dạng: Chọn Next để chuyển sang bớc PivotTable Wizard Step of Trong hộp PivotTable Starting Cell ta trái trên) bảng Tổng hợp (ví dụ : ta Sheet1!$A$13) Nếu không, bảng Tổng hợp sau Sheet tại) Xuất hộp thoại địa ô (góc chọn ô A13, Excel tự điền vào đợc để Sheet (tiếp Trong hộp PivotTable Name ta gõ vào tên bảng Tổng hợp (trờng hợp cần tạo nhiều bảng Tổng hợp cho CSDL), ví dụ Tổng kết Bán hàng ý nghĩa lựa chọn khác nh sau : Grand Total For Columns: Tạo thêm cột tổng cho số liệu Column Field Grand Total For Rows : Tạo thêm hàng tổng cho số liệu Row Field Save Data With Table Layout : Bảng Tổng hợp đợc lu trữ với Format đợc tạo AutoFormat Table :Tự động tạo khuôn cho Bảng Tổng hợp Điều chỉnh Bảng Tổng hợp Thay đổi vị trí trờng : Trong Bảng Tổng hợp kéo thả tên trờng vị trí mong muốn ví dụ trên, đổi chỗ cho hai trờng Nhân viên Ngày cách kéo trờng Nhân viên bên phải trờng Ngày thả http://www.ebook.edu.vn - 23 - Trờng quốc tế cambridgevietanh ĐT: 04.22.630.666 Bổ sung trờng : - Chọn ô Bảng Tổng hợp - Chọn mục Data, PivotTable - Thực lại bớc nh tạo bảng Tổng hợp để bổ sung trờng vào vị trí mong muốn Xoá trờng : Trong Bảng Tổng hợp kéo tên trờng cần xoá khỏi bảng Sửa tên trờng : Đa trỏ ô trờng cần thiết Bảng Tổng hợp tiến hành sửa tên nh sửa liệu bảng tính Xoá trờng : Trong Bảng Tổng hợp kéo tên trờng cần xoá khỏi bảng Sửa tên trờng : Đa trỏ ô trờng cần thiết Bảng Tổng hợp tiến hành sửa tên nh sửa liệu bảng tính - Chọn hàm tơng ứng danh sách Summarize by - Chọn OK Tự động điều chỉnh Bảng Tổng hợp liệu gốc thay đổi Sau sửa số liệu CSDL - Chọn ô Bảng Tổng hợp - Chọn mục Data, Refresh Data http://www.ebook.edu.vn - 24 - Trờng quốc tế cambridgevietanh ĐT: 04.22.630.666 Chơng v : đồ thị Đồ thị (graph) mô hình toán học, đợc sử dụng để diễn tả phân bố đại lợng dới dạng hình ảnh Trong excel, công cụ tơng đối mạnh dùng để thể mối quan hệ, hay so sánh liệu với đồ thị Đồ thị bao gồm trục đánh dấu mốc cột biểu diễn giá trị mốc đại lợng I Các bớc vẽ đồ thị Chọn vùng liệu cần vẽ đồ thị (chọn vùng nhãn liệu) Kích chuột vào menu Insert, chọn Chart (Hoặc kích vào biểu tợng Chart công cụ) Hộp thoại Chart Wizard xuất * Chart Type (kiểu đồ thị): o Column: dạng cột dọc o Bar: dạng ngang o Line: dạng đờng o Pie: bánh tròn o XY: Đờng, trục X số o Area: dạng vùng o Doughtnut: băng tròn o Radar: Toạ độ cực o Surface: dạng bề mặt o Bubble: dạng bong bóng o Stock: dãy (cao, thấp, khớp) http://www.ebook.edu.vn - 25 - Trờng quốc tế cambridgevietanh ĐT: 04.22.630.666 Tùy mục đích ta muốn vẽ đồ thị mà chọn loại đồ thị cho hợp lý để thực Sau chọn kiểu đồ thị kích NEXT để tiếp tục * Data range : Vùng liệu sử dụng vẽ đồ thị - Row : Vẽ theo hàng - Colums : Vẽ theo cột Chúng ta thay đổi vùng liệu để vẽ đồ thị phần * Series: đại lợng - add : thêm vào đồ thị đại lợng - Remove : Bỏ đại lợng đồ thị - Name : Tên nhãn liệu Trong VD Name = sheet1!$B$1 địa Của Series Năng suất 97 Value : Vùng giá trị dùng để vẽ đồ thị Category(X) axis lables: liệu ghi trục X Sau hoàn thành hiệu chỉnh, kích Next để chuyển sang bớc tiếp Hộp thoại nh sau: - Titles: Tạo tiêu đề + Chart titles: Tiêu đề biểu đồ + Category(X) axis: Tiêu đề trục x + Value(Y) axis: tiêu đề trục y http://www.ebook.edu.vn - 26 - Trờng quốc tế cambridgevietanh ĐT: 04.22.630.666 - Axes: Thay đổi hiển thị giá trị trục x y + category(X) axis: Hiển thị liệu trục X + Value(Y) axis : Hiển thị giá trị trục Y -Gridlines: Lới tọa độ + Major : mức + Minor : mức phụ - Legend : Chú giải + Đánh dấu Show legend có giải + Placement : Vị trí giải - Data labels: Ghi liệu vào đồ thị + Seriname : hiển thị tên nhãn vùng vẽ liệu Trong VD tích vào Seriname cột xuất tên Năng suất 97, Năng suất 98, Năng suất 99 + Category name : hiển thị tên liệu Trong VD, tích vào Category name cột có tên G1, G2, G3 + Value: Giá trị liệu dùng vẽ đồ thị - Data table: hiển thị bảng liệu vẽ đồ thị + tích vào Show data table: hiển thị bảng liệu * Sau hiệu chỉnh tất đối tợng đồ thị xong, kích Next để sang bớc Hộp thoại xuất nh bên dới * Chọn nơi đồ thị Hiển thị sheet Hiển thị sheet chứa liệu vẽ đồ thị http://www.ebook.edu.vn - 27 - Trờng quốc tế cambridgevietanh ĐT: 04.22.630.666 * Chọn Finsh để kết thúc II Hiệu chỉnh đồ thị Di chuyển đồ thị đến vị trí khác sheet - Đa chuột đến vùng trống đồ thị, giữ chuột trái di đến vị trí ta muốn Hiệu chỉnh kích cỡ đồ thị - Dùng nút góc đờng viền đồ thị để hiệu chỉnh Hiệu chỉnh nền, font chữ đồ thị Vùng đò thị Vùng trống đồ thị - Kích lần chuột (trái) vào phần trống đồ thị (hoặc kích chuột phải vào Format chart Area) hộp thoại nh sau: + Patterns : màu đồ thị Bạn hiệu chỉnh màu bình thờng, bạn muốn thêm kiểu kích vào fil effects + Font : định dạng font chữ, cỡ chữ, màu chữ đồ thị http://www.ebook.edu.vn - 28 - Trờng quốc tế cambridgevietanh ĐT: 04.22.630.666 Chơng VI: In bảng tính excel A Định dạng trang giấy trớc in - Vào File Page setup Xuất hộp thoại sau Chọn kiểu trang in Tạo tiêu đề đầu trang-chân trang Định dạng bảng tính Đặt lề trang in Page : chọn kiểu trang in giấy in Chọn in trang ngang Chọn in trang dọc Chọn loại giấy in http://www.ebook.edu.vn - 29 - Trờng quốc tế cambridgevietanh ĐT: 04.22.630.666 Margins : Đặt lề cho trang in top : Căn lề phía Bottom: lề dới Left : lề trái Right : lề phải Header : Lề tiêu đề đầu trang Footer : Lề tiêu đề chân trang Kích Ok để thực Header/Footer : Tạo tiêu đề đầu trang, cuối trang o Chọn thẻ Header/Footer hộp thoại Tạo tiêu đề đầu trang: chọn Customs header o Hộp thoại Header xuất hiện: Định dạng Font chữ Phần để soạn thảo nội dung Header Đánh số trang Điền tổng số trang file Chèn ngày & Chèn th mục chứa file Chèn tên file Chèn hình ảnh header Sau soạn thảo xong nội dung kích OK thực Để kiểm tran kết vào file\print preview Tạo Footer : tơng tự nh tạo Header b In file - Vo File\chn Print (Ctrl + P) Hộp thoại xuất http://www.ebook.edu.vn - 30 - Trờng quốc tế cambridgevietanh ĐT: 04.22.630.666 In tất trang Chọn máy in Chọn số in Chọn trang in - Sau thực đầy đủ bớc kích ok thực in http://www.ebook.edu.vn - 31 - Trờng quốc tế cambridgevietanh ĐT: 04.22.630.666 Chơng VII: trao đổi thông tin excel v word Chuyển kết Excel cho Word Theo bớc sau : - Chọn miền liệu bảng tính cần chuyển cho Word (xem cách đánh dấu khối trang 13) Nếu đồ thị cần trỏ chuột vào lòng nó, ấn nút trái, xuất chấm vuông cạnh góc khung - Chọn biểu tợng Copy công cụ mục Edit, Copy Nếu không cần làm việc với Excel nữa, thoát khỏi chơng trình (xem trang 4) Nếu ta đa vào nhớ khối lớn, trả lời Yes cho câu hỏi Save Large Clipboard From ? - Khởi động Word (nếu cần), Word ta mở tài liệu đa trỏ vị trí cần thiết, sau làm theo hai cách sau : Cách : Chọn biểu tợng Paste công cụ mục Edit, Paste Cách : Chọn mục Edit, Paste Special, Paste Link Sự khác cách dán : Bằng cách 2, thay đổi đối tợng Excel đợc phản ảnh Word Trong cách sửa đổi không đợc phản ảnh Chú ý : Không thể đa đồng thời lúc bảng tính đồ thị sang cho Word đợc Ta phải thực thao tác lần lợt cho loại Chuyển bảng gõ Word cho Excel Khả tính toán bảng Word yếu Nêú cần tính toán bảng đợc gõ Word, nên chuyển chúng cho Excel theo bớc sau: - Trong Word, chọn toàn bảng gõ - Chọn biểu tợng Copy công cụ mục Edit, Copy Nếu không cần làm việc với Word nữa, ta khỏi chơng trình Nếu ta đa vào nhớ khối lớn, trả lời Yes cho câu hỏi Save Large Clipboard From ? - Khởi động Excel (nếu cần), Excel mở bảng tính đa trỏ vị trí cần thiết, , sau làm theo hai cách sau : Cách : Chọn biểu tợng Paste công cụ mục Edit, Paste Cách : Chọn mục Edit, Paste Special, Paste Link Bằng cách 2, thay đổi đối tợng Word đợc phản ảnh Excel Trong cách sửa đổi không đợc phản ảnh http://www.ebook.edu.vn - 32 - Trờng quốc tế cambridgevietanh ĐT: 04.22.630.666 Một số phím tắt excel F2 Sa ni dung thụng tin ụ Ctrl-1 M hp thoi nh dng ụ ( Format | Cell ) Ctrl-Page Up Tin lờn sheet (Sheet sang Sheet 2) Ctrl-Page Down Lựi v sheet (Sheet v Sheet 2) Ctrl-Shift-" Sao chộp d liu t ụ phớa trờn ụ hin thi Ctrl-' Sao chộp cụng thc t ụ phớa trờn ụ hin thi Ctrl-$ Chuyn nh dng ụ hin thi sang nh dng tin t vi s sau du phy Alt-Enter Xung dũng mt ụ http://www.ebook.edu.vn - 33 - [...]... ký tự bên phải của text Ví dụ : =RIGHT("Trung tâm tin học AP" ,2) trả về AP 3 MID(text, numstart, numchar) - Text : Chuỗi ký tự - Numstart : Vị trí ký tự bắt đầu lấy ra trong chuỗi ký tự ( Text) - Numchar : Số ký tự lấy ra kể từ vị trí bắt đầu (Numstart) Trả lại numchar ký tự của text bắt đầu từ vị trí numstart Ví dụ : =MID("Trung tâm tin học AP" ,11,7) trả về tin học Lu ý: Dấu cách trong hàm đợc tính... =MID("Trung tâm tin học AP" ,11,7) trả về tin học Lu ý: Dấu cách trong hàm đợc tính khi lấy 4 PROPER(text) Chuyển các chữ cái đầu từ của text thành chữ viết hoa Ví dụ : =PROPER("trung tâm tin học ap" ) trả về Trung Tâm Tin Học Ap Chú ý : nếu text là tiếng Việt, hàm này có thể sẽ cho kết quả sai Ví dụ : = PROPER("việt") trả về Việt 5 LOWER(text) Chuyển text thành chữ thờng Ví dụ : =LOWER("EXCEL") trả về excel 6... Excel có thể sắp xếp theo 3 kho (điều kiện) Chọn (bấm nút chuột tại) của khung này Xuất hiện danh sách trải xuống ghi tên hoặc thứ tự các trờng Chọn trờng cần thiết ii sắp xếp dữ liệu - Nếu định sắp xếp cho toàn bộ CSDL: về ô bất kỳ của nó Nếu chỉ định sắp xếp cho một số bản ghi : chọn miền dữ liệu cần đa vào sắp xếp Xuất hiện hộp thoại Sort Excel có thể sắp xếp theo 3 kho (điều kiện) Chọn (bấm nút... sách trải xuống ghi tên hoặc thứ tự các trờng Chọn trờng cần thiết Sau đây là ý nghĩa các mục : - Sort by - Then by - Ascending - Desending - My List Has : cột u tiên nhất trong kho sắp xếp : cột u tiên thứ hai và thứ ba trong kho sắp xếp : sắp xếp tăng dần : sắp xếp giảm dần : Header Row (hoặc No Header Row): miền dữ liệu chứa (hoặc không chứa) hàng tiêu đề * Nút Option - Case Sensitive : phân biệt... 15 35 35 0 35 0 25 25 0 0 0 35 25 60 115 110 25 - 21 - 250 Trờng quốc tế cambridgevietanh ĐT: 04.22.630.666 - Việc sử dụng bảng tổng kết trên giúp chúng ta theo dõi, quản lý dữ liệu một cách tổng hợp, khoa học và thực hiện đối với dữ liệu lớn - Qua bảng tổng kết trên ta thấy rõ kết quả làm việc của từng nhân viên, từ đó ta có thể so sánh các nhân viên với nhau để thấy nhân viên nào làm việc tốt hay... Sau khi sửa số liệu của CSDL - Chọn ô bất kỳ của Bảng Tổng hợp - Chọn mục Data, Refresh Data http://www.ebook.edu.vn - 24 - Trờng quốc tế cambridgevietanh ĐT: 04.22.630.666 Chơng v : đồ thị Đồ thị (graph) là mô hình toán học, đợc sử dụng để diễn tả sự phân bố của các đại lợng dới dạng hình ảnh Trong excel, một công cụ tơng đối mạnh dùng để thể hiện mối quan hệ, hay so sánh giữa các dữ liệu với nhau ... tâm tin học AP" ,11,7) trả tin học Lu ý: Dấu cách hàm đợc tính lấy PROPER(text) Chuyển chữ đầu từ text thành chữ viết hoa Ví dụ : =PROPER("trung tâm tin học ap" ) trả Trung Tâm Tin Học Ap Chú ý :... cambridgevietanh ĐT: 04.22.630.666 - Lấy number ký tự bên phải text Ví dụ : =RIGHT("Trung tâm tin học AP" ,2) trả AP MID(text, numstart, numchar) - Text : Chuỗi ký tự - Numstart : Vị trí ký tự bắt đầu lấy... liu ch ch cú mt toỏn t nht l toỏn t (&) VD: Ni chui ký t sau Trung tõm v Tin Hc AP kt qu : Trung tõm tin hc AP http://www.ebook.edu.vn -2- Trờng quốc tế cambridgevietanh ĐT: 04.22.630.666 Kiu