Giáo trình microsoft excel 2010

GIÁO TRÌNH MICROSOFT EXCEL 2010 Biên soạn: Bộ môn Hệ thống thông tin Dùng cho khối sinh viên không chuyên tin (Lưu hành nội bộ) Tp HCM, 10/2011 Nhóm tác giả: ThS Đỗ Trọng Danh ThS Nguyễn Vũ Ngọc Tùng GIÁO TRÌNH MICROSOFT Excel 2010 Biên soạn: Bộ môn Hệ thống thông tin Dùng cho khối sinh viên không chuyên tin (Lưu hành nội bộ) Tp HCM, 10/2011 MỤC LỤC MỤC LỤC MỤC LỤC I DANH MỤC HÌNH ẢNH VIII DANH MỤC BẢNG BIỂU XI BÀI TỔNG QUAN EXCEL 2010 1.1 GIỚI THIỆU EXCEL 1.1.1 Excel gì? 1.1.2 Ribbon gì? 1.2 TỔNG QUAN VỀ BÀI TOÁN QUẢN LÝ DỮ LIỆU TRÊN EXCEL .2 1.3 KHỞI ĐỘNG VÀ THOÁT KHỎI EXCEL 2010 .2 1.3.1 1.3.2 Đ ều chỉnh cửa sổ Excel 2010 1.3.3 1.4 CỬA SỔ LÀM VIỆC EXCEL 2010 1.4.1 Cửa sổ làm việc chuẩn Excel 2010 1.4.2 Các thành phần m t sổ bảng tính Excel 2010 1.4.2.1 Workbook 1.4.2.2 Title Bar 1.4.2.3 Chartsheet 1.4.2.4 Worksheet 1.4.3 Cấu trúc m t bảng tính Excel 2010 1.4.3.1 Tabsheet 1.4.3.2 Row Column 1.4.3.3 Cell Range 1.4.3.4 Cell pointer 1.4.3.5 Column Heading 1.4.3.6 Row Heading 1.4.3.7 Scroll Bar 1.4.3.8 Tab Sheet 1.5 QUẢN LÝ SỔ BẢNG TÍNH 10 1.5.1 Tạo tập tin bảng tính (Create a new workbook) 10 1.5.2 M sổ bảng tính có sẵ rê ĩa (Op a s w r b ) 10 1.5.3 Lưu ập tin bảng tính (Save a workbook) 12 1.5.4 Đó sổ bảng tính (Close a workbook) 14 1.5.5 Sắp xếp sổ bảng tính (Arrange workbooks) 14 1.5.6 Ẩn m t workbook (Hide a workbook) 15 1.5.7 Làm hiển thị lại sổ bảng tính ẩn (Unhide a workbook) 16 1.5.8 Thông tin quản lý sổ bảng tính 17 1.5.8.1 Thu c tính sổ bảng tính 17 1.5.8.2 Bảo vệ workbook 17 1.5.8.3 Kiểm rước chia sẻ 19 1.6 BÀI TẬP 20 Trang i MỤC LỤC BÀI NHẬP, HIỆU CHỈNH VÀ XỬ LÝ DỮ LIỆU 24 2.1 TÌM HIỂU CÁC KIỂU DỮ LIỆU 24 2.1.1 Dữ liệu kiểu số 24 2.1.2 Dữ liệu kiểu chuỗi 24 2.1.3 Dữ liệu kiểu luận lý 25 2.1.4 Dữ liệu kiểu công thức 25 2.2 PHÂN LOẠI DỮ LIỆU 25 2.2.1 Dữ liệu thô 25 2.2.2 Dữ liệu ã qua lý 25 2.3 NHẬP DỮ LIỆU 25 2.3.1 Các bướ nhập liệu 25 2.3.2 Nhập liệu cho m t ô 26 2.3.3 Nhập liệu cho khối ô 27 2.3.4 Nhập liệu kiểu số 27 2.3.4.1 Dữ liệu kiểu trị số (Value) 27 2.3.4.2 Dữ liệu kiểu ngày (Date) 28 2.3.4.3 Dữ liệu kiểu (Time) 29 2.3.5 Nhập liệu kiểu chuỗi 29 2.3.6 Nhập ký tự ặc biệt 30 2.3.7 Lệnh Undo/Redo 30 2.3.8 Lặp lệnh 30 2.3.9 Sử dụng kỹ thuậ ể nhập liệu nhanh 31 2.3.9.1 Sử dụng ă Au F 31 2.3.9.2 Sử dụng ă Au C rr 33 2.4 HIỆU CHỈNH DỮ LIỆU 34 2.4.1 Xóa n i dung ô 34 2.4.2 Thay n i dung khác 35 2.4.3 Sửa n i dung ô 35 2.5 SAO CHÉP DỮ LIỆU 36 2.5.1 ụ a C p – Paste 36 2.5.2 F a 36 2.5.3 ế p p m C r 36 2.5.4 Lệ F 37 2.6 DI CHUYỂN DỮ LIỆU 37 2.6.1 ụ a Cu – Paste 37 2.6.2 F a 37 2.6.3 F a sử ụ u p ả 38 2.7 BÀI TẬP 38 BÀI ĐỊNH DẠNG BẢNG TÍNH .39 3.1 CÁC THAO TÁC QUẢN LÝ BẢNG TÍNH 39 3.1.1 Chèn bảng tính 39 3.1.2 Xoá b bảng tính 40 3.1.3 Đổi tên bảng tính 40 3.1.4 Sao chép bảng tính 40 3.1.5 Di chuyển bảng tính 41 3.1.6 Hiển thị cửa sổ viết Code Excel 42 3.1.7 Khóa/b khóa bảng tính 43 3.1.8 Qu ịnh màu cho Tab Sheet 43 Trang ii MỤC LỤC 3.1.9 3.1.10 3.1.11 3.1.12 3.1.13 Chọn lúc tất bảng tính 44 Thao tác xử lý ô/dòng/c t 44 Đặt tên ô/khối ô 46 Xóa tên ô/khối ô 47 Ẩn/Hiện worksheet 48 3.2 CÁC CHẾ ĐỘ HIỂN THỊ TRONG QUÁ TRÌNH THAO TÁC 49 3.2.1 Thanh Zoom 49 3.2.2 Xem so sánh worksheet nhiều cửa sổ 49 3.2.3 Chia khung bảng tính làm nhiều phần cố ị ề 49 3.2.4 Sử dụng Watch Window 50 3.3 ĐỊNH DẠNG DỮ LIỆU 51 3.3.1 Định dạng chung 51 3.3.2 Sử dụng Wrap Text 55 3.3.3 Xoay chữ (Orientation) 55 3.3.4 Định dạng khung (border) 55 3.3.5 Hiệu ứng tô ô (Fill effect) 56 3.3.6 Tự ịnh ó ều kiện 57 3.3.7 Bả ịnh dạng bảng 57 3.3.7.1 Áp ịnh dạng bảng cho danh sách chuyển danh sách thành bảng 57 3.3.7.2 Xóa kiểu ịnh dạng bả a p ụng chuyển bảng danh sách 58 3.3.8 Sử dụng mẫu ịnh dạng tài liệu (Document Themes) 59 BÀI CÁC TIỆN ÍCH CỦA EXCEL TRONG VIỆC QUẢN LÝ DỮ LIỆU .60 4.1 ĐỊNH DẠNG DỮ LIỆU CÓ ĐIỀU KIỆN 60 4.1.1 Kiểu sà ọc: 60 4.1.2 Kiểu ển thị mứ : 61 4.2 SAO CHÉP ĐẶC BIỆT 62 4.3 SAO CHÉP ĐẶC BIỆT DÙNG CHUỘT 65 4.4 SAO CHÉP CÔNG THỨC 66 4.5 SAO CHÉP, HỦY BỎ ĐỊNH DẠNG 66 4.5.1 Sao chép dạng 66 4.5.1.1 Dùng nút Format Painter 66 4.5.1.2 Sử dụng Paste Special 66 4.5.1.3 Sử dụng Fill Handle 66 4.5.2 Hủy b dạng 66 4.5.2.1 Sử dụng nút Format Painter 66 4.5.2.2 Sử dụng lệnh Clear 67 4.6 DI CHUYỂN NHANH TRÊN WORKSHEET 67 4.6.1 H p tên (Name Box) 67 4.6.2 Lệnh GOTO 67 4.7 TÌM KIẾM VÀ THAY THẾ DỮ LIỆU 68 4.8 PHÍM TẮT 70 4.8.1 Truy cập Ribbon 70 4.8.2 Danh sách tổ h p phím tắ ê qua ến thao tác soạn thảo 70 4.8.3 Danh sách tổ h p phím tắ ê qua ế ịnh dạng 71 BÀI THIẾT LẬP CÔNG THỨC VÀ VAI TRÒ CÁC ĐỐI TƯỢNG 73 Trang iii MỤC LỤC 5.1 PHƯƠNG PHÁP THIẾT LẬP CÔNG THỨC 73 5.1.1 Công thức 73 5.1.2 Lập công thứ ế 73 5.2 CÁC ĐỐI TƯỢNG BÊN TRONG 74 5.3 CÁC THAO TÁC SỬ DỤNG 75 5.3.1 Sao chép công thức 75 5.3.2 a ổi chế tính toán 76 5.3.3 Tham chiếu liệu 78 5.3.3.1 Tham chiếu liệu tạ ịa ô Sheet hành 78 5.3.3.2 Tham chiếu liệu từ Sheet khác 78 5.3.3.3 Tham chiếu liệu từ tập tin Excel khác 79 5.3.4 Địa ô tính toán 79 5.3.5 Chuyể ổi công thức thành giá trị 80 5.3.6 Các lỗ ô ường (Formulas errors) 80 5.4 TỔNG QUAN VỀ HÀM 80 5.4.1 Thế hàm 81 5.4.2 Thiết lập công thức có ứng dụng hàm 81 5.5 XÂY DỰNG VÀ ỨNG DỤNG HÀM 82 5.5.1 ập bà p m 82 5.5.2 Sử dụng công cụ AutoSum 83 5.5.3 Sử dụng ă Fu L brar 84 BÀI XÂY DỰNG CÔNG THỨC VÀ GIẢI PHÁP DỰA TRÊN NHÓM HÀM 87 6.1 NHÓ H THỐNG S 87 6.1.1 Hàm Sum 87 6.1.2 Hàm Max 87 6.1.3 Hàm Min 87 6.1.4 Hàm Count 87 6.1.5 Hàm Counta 88 6.1.6 Hàm Average 88 6.1.7 Hàm CountIF 88 6.1.8 Hàm SumIF 88 6.1.9 Hàm Rank 89 6.1.10 Giải pháp xử lý tình 89 6.2 NHÓ H THỜI GIAN (Date & Time) 90 6.2.1 Hàm Day 90 6.2.2 Hàm Month 90 6.2.3 Hàm Year 91 6.2.4 Hàm Date 91 6.2.5 Hàm Datevalue 91 6.2.6 Hàm Now 91 6.2.7 Hàm Today 92 6.2.8 Hàm Timevalue 92 6.2.9 Hàm Hour 92 6.2.10 Hàm Minute 92 6.2.11 Hàm Second 93 6.2.12 Hàm Weekday 93 6.2.13 Giải pháp xử lý tình 93 6.3 NHÓ H Ử CHU I T 94 6.3.1 Hàm Left 94 6.3.2 Hàm Right 94 Trang iv MỤC LỤC 6.3.3 6.3.4 6.3.5 6.3.6 6.3.7 6.3.8 6.3.9 6.3.10 6.3.11 6.3.12 Hàm Mid 94 Hàm Value 95 Hàm Len 95 Hàm Trim 95 Hàm Upper 95 Hàm Lower 96 Hàm Proper 96 Hàm Text 96 Hàm Exact 96 Hàm Search 97 BÀI GIẢI PHÁP XỬ LÝ HÀM (FUNCTION) 98 7.1 NHÓ H UẬN 98 7.1.1 Hàm IF 98 7.1.2 Hàm OR 98 7.1.3 Hàm AND 99 7.1.4 Hàm Not 99 7.1.5 Giải pháp xử lý tình 99 7.2 NHÓ H T 100 7.2.1 Hàm Vlookup 100 7.2.2 Hàm Hlookup 100 7.2.3 Hàm Match 101 7.2.4 Hàm Index 101 7.2.5 Giải pháp xử lý tình 102 7.3 NHÓ H TOÁN H C ƯỢNG GIÁC T 102 7.3.1 Hàm Abs 102 7.3.2 Hàm CountBlank 103 7.3.3 Hàm Even 103 7.3.4 Hàm Odd 103 7.3.5 Hàm Int 104 7.3.6 Hàm Mod 104 7.3.7 Hàm Round 104 7.3.8 Hàm Sqrt 104 7.3.9 Hàm Trunc 105 7.3.10 Hàm Ceiling 105 BÀI BIỂU ĐỒ DỮ LIỆU 106 8.1 TỔNG QUAN 106 8.2 THAO TÁC T N ĐỒ THỊ 106 8.2.1 Bảng số liệu 106 8.2.2 Tạ thị 107 8.2.3 Thêm thành phầ thị 107 8.2.4 Xóa thành phầ r thị 109 8.2.5 Chuyể ổi số liệu dòng c t bảng 109 8.2.6 a ổi kiểu thị 110 8.2.7 a ổ màu thị 110 8.2.8 a ổi thành phầ r thị 111 8.2.9 a thị 112 BÀI XÂY DỰNG VÀ QUẢN LÝ CƠ SỞ DỮ LIỆU 114 Trang v MỤC LỤC 9.1 KHÁI NIỆM VÀ THUẬT NGỮ 114 9.1.1 Cơ s ữ ệu 114 9.1.2 M t số thuật ngữ ườ r s liệu 114 9.2 SỬ ỤNG CHỨC NĂNG ATA FO 115 9.2.1 ệu 115 9.2.2 C ứ ă ệ 117 9.2.3 C p m ỗ tr 117 9.2.4 Thao tác thực Data Form 117 9.2.4.1 Tìm kiếm liệu 117 9.2.4.2 Chèn nhập mẫu tin 118 9.2.4.3 Xóa mẫu tin 119 9.3 QUẢN 9.3.1 9.3.2 9.3.3 T N CƠ SỞ DỮ LIỆU 120 s liệu 120 ệu ỉ s liệu 120 9.3.2.1 C mẫu 120 9.3.2.2 C 120 9.3.2.3 óa mẫu 121 9.3.2.4 C ỉ sửa mẫu 123 9.3.2.5 u ể mẫu 123 ắp ếp s liệu 123 9.3.3.1 Sắp xếp m t c t 123 9.3.3.2 Sắp xếp nhiều m t c t 124 9.4 TRÍCH L C CƠ SỞ DỮ LIỆU 125 9.4.1 P ươ p p r ọc tự ng (Filter) 125 9.4.1.1 Dữ liệu trích lọc kiểu chuỗi (Text) 125 9.4.1.2 Dữ liệu trích lọc kiểu số (Number) 126 9.4.1.3 Xuất lại dòng liệu ẩn 127 9.4.1.4 Hủy b thao tác Filter 128 9.4.2 P ươ p p r ọc nâng cao (Advanced Filter) 128 9.4.2.1 ị s liệu 128 9.4.2.2 Thiết lập vùng ều kiện 129 9.4.2.3 ịnh vùng xuất liệu 130 9.4.2.4 Thực thao tác rút trích 131 9.4.2.5 Giải pháp xử lý tình 133 BÀI 10 ỨNG DỤNG HÀM TRONG VIỆC QUẢN LÝ CƠ SỞ DỮ LIỆU 135 10.1 NHÓ H CƠ SỞ Ữ IỆU 135 10.1.1 Hàm Dsum 135 10.1.2 Hàm Daverage 135 10.1.3 Hàm Dcount 136 10.1.4 Hàm Dcounta 136 10.1.5 Hàm Dmax 136 10.1.6 Hàm Dmin 137 10.2 NHÓ H Ề IỂU Ữ IỆU 137 10.2.1 Hàm Type 137 10.2.2 Hàm Istext 137 10.2.3 Hàm Isnumber 138 10.2.4 Hàm Islogical 138 10.2.5 Hàm IsNa 138 10.2.6 Hàm Iserr 138 TÀI LIỆU THAM KHẢO 140 Trang vi MỤC LỤC Trang vii MỤC LỤC DANH MỤC HÌNH ẢNH Hình 1.1 – Thanh công cụ Ribbon Hình 1.2 – Khởi động Excel 2010 từ Start Menu Hình 1.3 – Khởi động Excel 2010 từ biểu tƣợng Desktop Hình 1.4 – Khởi động Excel 2010 từ hộp thoại Search Hình 1.5 – Các nút điều chỉnh cửa sổ Hình 1.6 – Đóng cửa sổ Excel Hình 1.7 – Giao diện hình Excel Hình 1.8 – Các thành phần bảng tính Hình 1.9 – Quy định số lƣợng bảng tính mặc định sổ bảng tính Hình 1.10 – Mô tả Tab Sheet Hình 1.11 – Cửa sổ thêm sổ bảng tính Hình 1.12 – Hộp thoại mở tập tin từ danh sách Recent Hình 1.13 – Hộp thoại mở tập tin Windows Explorer Hình 1.14 – Hộp thoại mở sổ bảng tính tồn Hình 1.15 – Hộp thoại lƣu tập tin Hình 1.16 – Dùng mật mã bảo vệ workbook Hình 1.17 – Sắp xếp workbook cửa sổ Excel Hình 1.18 – Cách thực ẩn workbook Hình 1.19 – Cửa sổ làm việc Excel sau ẩn sổ bảng tính Hình 1.20 – Hiển thị lại sổ bảng tính ẩn Hình 1.21 – Các bƣớc hiển thị lại sổ bảng tính ẩn Hình 1.22 – Thông tin sổ bảng tính Hình 1.23 – Các chức bảo vệ sổ bảng tính Hình 1.24 – Các bƣớc đánh dấu sổ bảng tính nhƣ phiên cuối Hình 1.25 – Cách đặt mật mã hóa bảng tính Hình 1.26 – Các chức kiểm tra trƣớc chia sẻ Hình 2.1 – Ví dụ nhập loại liệu Hình 2.2 – Nhập liệu cho ô Hình 2.3 – Nhập liệu vào khối ô Hình 2.4 – Ví dụ chèn ký tự  vào ô Bảng 2.1 – Danh sách số AutoFill có sẵn Hình 2.5 – Minh họa cách sử dụng tính AutoFill Hình 2.6 – Minh họa thêm mã tốc ký nguyên văn Hình 2.7 – Thanh công thức với biểu tƣợng vào chế độ edit Hình 3.1 – Chèn bảng tính vào sổ bảng tính mở Hình 3.2 – Xóa bỏ bảng tính làm việc Hình 3.3 – Đổi tên bảng tính làm việc Hình 3.4 – Sao chép di chuyển bảng tính Hình 3.5 – Minh họa thao tác chép di chuyển bảng tính Hình 3.6 – Cửa sổ viết code VBA để xử lý tự động số công việc Hình 3.7 – Tạo mật cho Sheet Hình 3.8 – Bỏ mật Sheet Trang viii 3 4 10 11 11 12 13 14 15 15 16 16 16 17 18 18 19 19 26 26 27 30 31 32 34 36 39 40 40 40 42 42 43 43 BÀI XÂY DỰNG VÀ QUẢN LÝ CƠ SỞ DỮ LIỆU Hình 9.16 – Mô tả lọc liệu t eo ều kiện kiểu chuỗi Các dòng không thỏa điều kiện bị ẩn, dòng thỏa tiêu chuẩn lọc xuất với tên dòng đƣợc chuyển sang màu xanh Trên cột cần trích lọc xuất thông tin thỏa mãn tiêu chuẩn lọc biểu tƣợng mũi Combo Box chuyển sang biểu tƣợng Filter Hình 9.17 – Mô tả liệu chuỗi sau lọc 9.4.1.2 Dữ liệu trích lọc kiểu số (Number) Nếu thực thao tác trích lọc cột liệu kiểu số, ta qui định thêm điều kiện lọc nhƣ sau: Bước Chọn mũi tên Combo box cột liệu số, Bước Chọn Number Filter, Trang 126 BÀI XÂY DỰNG VÀ QUẢN LÝ CƠ SỞ DỮ LIỆU Bước Chọn điều kiện lọc Hình 9.18 – Mô tả lọc liệu t eo ều kiện kiểu số 9.4.1.3 Xuất lại dòng liệu ẩn Sau trích lọc danh sách liệu thỏa điều kiện, muốn lại vùng sở liệu ban đầu, thực bƣớc sau: Bước Chọn biểu tượng Filter, Bước Chọn mục Select All chọn Clear Filter From… Hình 9.19 – Mô tả thao tác lại dòng liệu ẩn Trang 127 BÀI XÂY DỰNG VÀ QUẢN LÝ CƠ SỞ DỮ LIỆU 9.4.1.4 Hủy bỏ thao tác Filter Bước Chọn menu Data > công cụ Sort&Filter, Bước Chọn công cụ Filter bấm [Ctrl + Shift + L] 9.4.2 P ƣơ p áp tríc ọc nâng cao (Advanced Filter) Để thực thao tác trích lọc liệu phƣơng pháp Advanced Filter ta cần thực đầy đủ thao tác sau:  Xác định vùng sở liệu  Thiết lập vùng tiêu chuẩn  Xác định vùng xuất liệu  Thực thao tác trích lọc 9.4.2.1 Xác ị vù sở liệu Trƣớc thực trích lọc, ngƣời quản lý liệu cần xác định đƣợc vùng liệu chứa thông tin có khả xuất sau thực thao tác trích lọc Hình 9.20 – Mô tả vù sở liệu Trong trƣờng hợp vùng sở liệu đƣợc xác định khối A2:H9 Vùng sở liệu đặt tên để thuận lợi việc quản lý Trang 128 BÀI XÂY DỰNG VÀ QUẢN LÝ CƠ SỞ DỮ LIỆU 9.4.2.2 Thiết lập vùng ều kiện Trong sở liệu ngƣời quản lý quản lý lúc nhiều mẫu tin khoảng thời gian dài (kỳ quý) chứa nhiều mẫu có liên quan Vậy kiểm tra mẫu tin cần quan tâm theo tiêu chuẩn ngƣời quản lý cần phải qui định tiêu chuẩn điều kiện nhằm giảm bớt lƣợng mẫu tin mà họ không quan tâm thời điểm tai, thao tác thiết lập vùng tiêu chuẩn nhƣ sau: Bước Chọn tiêu đề cột chứa liệu có liên quan đến tiêu chuẩn điều kiện cần thiết lập Bước Sao chép tiêu đề cột vừa chọn đến nơi Sheet khác) Bước Thực việc qui định điều kiện ên tiêu đề vừa chép Bước Khi thiết lập tiêu chuẩn điều kiện, ta thực nhiều phươn pháp khác nhau:  ất kỳ (thuộc Sheet hành Tiêu chuẩn điều kiện đơn: - Ngƣời quản lý cần xem thông tin việc nhập xuất mặt hàng có tên Coffee Khi vùng tiêu chuẩn đƣợc thiết lập nhƣ sau: Hình 9.21 – Mô tả tiêu chuẩ - ều kiệ c o ểu chuỗi Ngƣời quản lý cần xem thông tin lần nhập xuất hành có thành tiền từ 10,000,000 trở lên Khi vùng tiêu chuẩn đƣợc thiết lập nhƣ sau: Hình 9.22 – Mô tả tiêu chuẩ  ều kiện cho kiểu số Tiêu chuẩn điều kiện liên kết: - Ngƣời quản lý cần xem thông tin hàng hóa đầu tháng 1/2010 Khi vùng tiêu chuẩn đƣợc thiết lập nhƣ sau: Hình 9.23 – Mô tả tiêu chuẩ ều kiện Giao Trang 129 BÀI XÂY DỰNG VÀ QUẢN LÝ CƠ SỞ DỮ LIỆU - Ngƣời quản lý cần xem thông tin hàng nhập xuất thuộc loại Đặc biệt Trung bình Khi vùng tiêu chuẩn đƣợc thiết lập nhƣ sau: Hình 9.24 – Mô tả tiêu chuẩ ều kiện Hội Nếu tiêu chuẩn điều kiện điều kiện “And”: điều kiện đặt dòng Nếu tiêu chuẩn điều kiện điều kiện “Or”: điều kiện đặt khác dòng  Tiêu chuẩn điều kiện liên kết hỗn hợp: - Ngƣời quản lý cần kiểm tra thông tin mặt hàng Trà loại đặc biệt Coffee loại thương hạng Khi vùng tiêu chuẩn đƣợc thiết lập nhƣ sau: Hình 9.25 – Mô tả tiêu chuẩ  ều kiện liên kết hỗn hợp Tiêu chuẩn điều kiện không tƣờng minh: sử dụng cho liệu thuộc kiểu chuỗi điều kiện có sử dụng ký tự đại diện (dấu “?”: đại diện cho ký tự, dấu “*”: đại diện cho nhóm ký tự bất kỳ) - Ngƣời quản lý cần kiểm tra thông tin mặt hàng có xuất sứ từ Lào Cai (biết ký tự thứ Mã L: Lào Cai, T: Buôn Mê Thuộc) Khi vùng tiêu chuẩn đƣợc thiết lập nhƣ sau: Hình 9.26 – Mô tả tiêu chuẩ ều kiệ ô tƣờng minh 9.4.2.3 Xác ịnh vùng xuất liệu Sau thực xong thao tác thiết lập vùng tiêu chuẩn cho điều kiện trích lọc, công việc xác định vùng xuất liệu cần trích lọc, nghĩa ta phải xác định xem liệu sau trích lọc đƣợc đặt vị trí tiện lợi cho việc quản lý dễ kiểm soát, thực thao tác sau:  Chọn tiêu đề vùng tin cần xuất liệu  Sao chép đến vị trí cần xuất liệu Vùng tiêu chuẩn đặt tên để thuận lợi việc quản lý Trang 130 BÀI XÂY DỰNG VÀ QUẢN LÝ CƠ SỞ DỮ LIỆU Ta xuất liệu trích lọc vị trí Sheet sang Sheet khác Để chọn chép tiêu đề vùng tin không liền nhau, ta phải kết hợp thao tác click mouse bấm thêm phím Ctrl 9.4.2.4 Thực thao tác rút trích Đây thao tác cuối trình trích lọc với hỗ trợ chức Sort&Filter, thực bƣớc nhƣ sau: Bước Chọn ô thuộc vùn s liệu cần trích lọc, Bước Chọn Data > công cụ Sort&Filter > Advanced, Bước Quy định yêu cầu trích lọc hộp thoại Advanced Filter Hình 9.27 – Mô tả hộp thoại Advanced Filter Các t  p ầ tro ộp t oạ Adva ced F ter Action - Filter the list, in place: thực thao tác trích lọc vị trí liệu Khi trích lọc mẫu tin thỏa điều kiện xuất vùng sở liệu, mẫu tin không tìm thấy bị che dấu (tƣơng tự phƣơng pháp trích lọc Filter) - Copy to another location: thực thao tác trích lọc vùng xuất khác Khi trích lọc mẫu tin thỏa điều kiện xuất vùng xuất  List Range: chọn khối ô chứa vùng sở liệu  Criteria Range: chọn khối ô chứa vùng điều kiện Trang 131 BÀI XÂY DỰNG VÀ QUẢN LÝ CƠ SỞ DỮ LIỆU  Copy to: chọn địa ô vùng kết xuất (chỉ cần địa ô đầu có hiệu lực chọn mục Copy to another location)  Unique Record Only: vùng sở liệu có nhiều mẫu tin giống mà thỏa tiêu chuẩn hiển thị mẫu tin Hình 9.28 – Mô tả liệu trích lọc Advanced Filter Ví dụ Để kiểm tra số lần nhập xuất cho hàng hóa loại đặc biệt, ta thực thao tác trích lọc liệu nhƣ sau: Hình 9.29 – Ví dụ chức ă tríc ọc Advanced Filter  Xác định vùng sở liệu (List range): A2:H9  Thiết lập vùng tiêu chuẩn (Criteria range): J3:J4  Xác định vùng xuất liệu (Copy to): A11:E11  Thực thao tác trích lọc: Trang 132 BÀI XÂY DỰNG VÀ QUẢN LÝ CƠ SỞ DỮ LIỆU - Tại hộp thoại Advanced Filter > Filter the list, in place (không sử dụng chức Copy to) - Kết xuất nhƣ sau: Hình 9.30 – Mô tả kết trích lọc Filter the list, in-place - Tại hộp thoại Advanced Filter > Copy to another location - Kết xuất nhƣ sau: Hình 9.31 – Kết trích lọc Copy to another location 9.4.2.5 Giải pháp xử lý tình Anh Minh Long ngƣời quản lý nhập xuất kho, kỳ tháng 10.2010 với thông tin liệu đầu vào nhƣ sau: Hình 9.32 – Xử lý tính cho thao tác trích lọc Cuối kỳ, ngƣời quản lý cần kiểm tra thông tin có liên quan đến việc quản lý hàng công ty, theo yêu cầu sau: Trang 133 BÀI XÂY DỰNG VÀ QUẢN LÝ CƠ SỞ DỮ LIỆU Xuất danh sách chi tiết nhập xuất cho hàng hóa loại đặc biệt Xuất danh sách chi tiết nhập xuất có số lƣợng 50 Xuất danh sách chi tiết hàng nhập hàng Tea Xuất danh sách chi tiết nhập xuất đầu tháng 10.2010 Trang 134 Bài 10 ỨNG DỤNG HÀM TRONG VIỆC QUẢN LÝ CƠ SỞ DỮ LIỆU BÀI 10 ỨNG DỤNG HÀM TRONG VIỆC QUẢN LÝ CƠ SỞ DỮ LIỆU Trong trình quản lý sở liệu, ta sử dụng thêm hàm ứng dụng vào công thức nhằm giải toán nhằm thống kê số liệu dựa chứng từ có 10.1 NHÓM HÀM CƠ SỞ DỮ LIỆU (DATABASE) Đối với nhóm hàm sở liệu, ta sử dụng kiểu công thức nhƣ đối số bên giống đƣợc ứng dụng cho hàm Cú p áp tổ quát = Tên hàm(vùng sở liệu, cột thứ N cần tính, vùng điều kiện) Các ố số bê tro  Vùng sở liệu: vùng chứa sở liệu gồm dòng tiêu đề mẫu tin  Cột thứ N cần tính: chọn vào đị ô chứa tiêu đề cột cần tính (tên vùng tin) hay số thứ tự vùng tin tính từ trái sang phải mà ta muốn hàm tác động  Vùng điều kiện: vùng chứa tiêu chuẩn điều kiện cần thực Với sở liệu nhập anh Minh Long phần (Hình 9.4.2-13), anh áp dụng hàm sở liệu để giải toán có liên quan nhƣ sau: 10.1.1 Hàm Dsum Cú pháp = Dsum(vùng sở liệu, cột thứ N cần tính, vùng điều kiện) Ý ĩa Tính tổng giá trị cộtthứ N vùngcơ sở liệu thỏa điều kiện Ví dụ Tính tổng thành tiền thuộc chứng từ loại xuất =Dsum(A2:H9,8,F12:F13) =Dsum(A2:H9,H2,F12:F13) 10.1.2 Hàm Daverage Cú pháp =Daverage(vùng sở liệu, cột thứ N cần tính, vùng điều kiện) Ý ĩa Tính trung bình cộng giá trị cộtthứ N vùngcơ sở liệu thỏa điều kiện Ví dụ Tính trung bình số lƣợng thuộc chứng từ nhập mặt hàng Coffee Trang 135 Bai 10 ỨNG DỤNG HÀM TRONG VIỆC QUẢN LÝ CƠ SỞ DỮ LIỆU =Daverage(A2:H9,6,G12:H13) 10.1.3 Hàm Dcount Cú pháp =Dcount(vùng sở liệu, cột thứ N cần tính, vùng điều kiện) Ý ĩa Đếm tổng số ô liệu thuộc kiểu số cộtthứ N vùngcơ sở liệu thỏa điều kiện Ví dụ Thống kê số lần nhập xuất mặt hàng Coffee =Dcount(A2:H9,6,H12:H13) 10.1.4 Hàm Dcounta Cú pháp =Dcounta(vùng sở liệu, cột thứ N cần tính, vùng điều kiện) Ý ĩa Đếm tổng số ô liệu giá trị (khác rỗng) cộtthứ N vùngcơ sở liệu thỏa điều kiện Ví dụ Thống kê số lần nhập xuất mặt hàng Tea =Dcount(A2:H9,1,H12:H13) 10.1.5 Hàm Dmax Cú pháp =Dmax(vùng sở liệu, cột thứ N cần tính, vùng điều kiện) Ý ĩa Tìm giá trị lớn giá trị trêncộtthứ N vùngcơ sở liệu thỏa điều kiện Ví dụ Tìm giá trị thành tiền cao chứng từ từ ngày 01/10/2010 đến 15/10/2010 =Dmax(A2:H9,8,G15:H16) Trang 136 Bài 10 ỨNG DỤNG HÀM TRONG VIỆC QUẢN LÝ CƠ SỞ DỮ LIỆU 10.1.6 Hàm Dmin Cú pháp =Dmin(vùng sở liệu, cột thứ N cần tính, vùng điều kiện) Ý ĩa Tìm giá trị nhỏ giá trị trêncộtthứ N vùngcơ sở liệu thỏa điều kiện Ví dụ Tìm số lƣợng thấp mặt hàng Coffee loại thƣợng hạng =Dmin(A2:H9,6,G19:H20) 10.2 NHÓM HÀM VỀ IỂU DỮ LIỆU 10.2.1 Hàm Type Cú pháp =Type(value) Ý ĩa Trả số cho biết kiểu liệu value Các số trả có ý nghĩa nhƣ sau:  Số 1: kiểu số  Số 2: kiểu chuỗi  Số 4: kiểu luận lý  Số 8: kiểu công thức  Số 16: kiểu thông báo lỗi (error)  Số 64: kiểu dãy (array) Ví dụ = Type(123)  (kiểu số) = Type(B11)  (kiểu chuỗi) = Type({1,2,3,4,5})  64 (kiểu dãy) 10.2.2 Hàm Istext Cú pháp =Istext(value) Ý ĩa Kiểm tra giá trị value có phải kiểu chuỗi hay không Hàm trả trị True giá trị xét kiểu chuỗi, ngƣợc lại trả trị False Trang 137 Bai 10 ỨNG DỤNG HÀM TRONG VIỆC QUẢN LÝ CƠ SỞ DỮ LIỆU Ví dụ = Istext(“Hoa Sen”)  True = Istext(123)  False 10.2.3 Hàm Isnumber Cú pháp =Isnumber(value) Ý ĩa Kiểm tra giá trị value có phải kiểu số hay không Hàm trả trị True giá trị xét kiểu số, ngƣợc lại trả trị False Ví dụ = Isnumber(“Hoa Sen”)  False = Isnumber(123)  True 10.2.4 Hàm Islogical Cú pháp = Islogical(value) Ý ĩa Kiểm tra giá trị value có phải kiểu luận lý hay không Hàm trả trị True giá trị xét kiểu luận lý, ngƣợc lại trả trị False Ví dụ = Islogical(3 > 5)  True = Islogical(“3 > 5”) False 10.2.5 Hàm IsNa Cú pháp =Isna(value) Ý ĩa Kiểm tra giá trị value có phải thông báo lỗi #N/A (Not Available) hay không Hàm trả trị True giá trị xét thông báo #N/A, ngƣợc lại trả trị False Ví dụ = Isna(Vlookup(F2,C3:D5,2,0))  False = Isna(Vlookup(F3,C3:D5,2,0))  True 10.2.6 Hàm Iserr Cú pháp Trang 138 Bài 10 ỨNG DỤNG HÀM TRONG VIỆC QUẢN LÝ CƠ SỞ DỮ LIỆU =Iserr(value) Ý ĩa Kiểm tra giá trị value có phải thông báo lỗi #Error hay không Hàm trả trị True giá trị xét thông báo #Error, ngƣợc lại trả trị False Error là: #Value!, #Ref!, #Div/0!, #Num!, #Name?, #Null! Ví dụ = Iserr(5/0)  True = Iserr(5/1)  False Tìm ả p áp xử ý tì uố sau Với liệu có tháng 10.2010 nhƣ sau: Hình 10.1 – Xử ý àm tro sở liệu Vào cuối kỳ anh Long phải lập “Bảng thống kê” số liệu nhằm đáp ứng nhu cầu ngƣời quản lý theo tiêu cụ thể: BẢNG THỐNG Tổng số tiền hàng nhập ngày đầu tháng Trung bình số tiền mặt hàng Coffee xuất kho Số lƣợng chứng từ nhập xuất ngày 15/10/2010 Số lƣợng chứng từ nhập Coffee loại thƣợng hạng đặc biệt Thành tiền cao từ ngày 01 đến 15/10/2010 Đơn giá thấp mặt hàng Coffee nhập kho ? ? ? ? ? ? Trang 139 TÀI LIỆU THAM KHẢO TÀI LIỆU THAM HẢO Bùi, Trƣờng Nguyễn Triệu Giải pháp Excel 2000 15 2010 Đặng, Thạc Cảnh, Thái Thanh Trần Phong Thanh Trần Microsoft Excel Trong Phân Tích Kinh Tế TP Hồ Chí Minh: Phòng máy tính Fulbright, 2004 Katz, Abbott Beginning Microsoft Excel 2010 Paul Manning, 2010 McFedries, Paul Formulas and Functions: Microsoft Excel 2010 Que, 2010 Trần, Phong Thanh Excel Ứng Dụng Trong Kinh Tế TP Hồ Chí Minh: Phòng máy tính Fulbright, 2004 Walkenbach, John Microsoft Excel 2010 Indiana: Wiley Publishing, 2010 Trang 140 [...]... Trang 2 BÀI 1 TỔNG QUAN EXCEL 2010 3 2 4 1 Hình 1.2 – Khở Bước 1 Chọn thực đơn Start, Bước 2 All Programs, Bước 3 Microsoft Office, Bước 4 Microsoft Excel 2010 ộng Excel 2010 từ Start Menu Cách 2 Hình 1.3 – Khở ộng Excel 2010 từ biểu tƣợng trên Desktop Bước 1 Tìm (hoặc tạo) biểu tượng Microsoft Excel 2010 trên Desktop, Bước 2 Bấm đôi chuột (double click) v o iểu tượn Microsoft Excel 2010 trên Desktop Cách... VIỆC EXCEL 2010 1.4.1 Cửa sổ làm việc chuẩn của Excel 2010 Hình 1.7 – Giao diện màn hình Excel Thực hành trong giờ: khởi động Excel bằng một trong các cách đã trình bày Tạo một checklist với các thành phần trong Hình 1.7 Xác định tối thiểu 10 thành phần trên màn hình Excel mà bạn vừa khởi động và đánh dấu vào checklist Trang 5 BÀI 1 TỔNG QUAN EXCEL 2010 1.4.2 Các thành phần của một sổ bảng tính Excel 2010. .. lý của nó Đối tƣợng chính của Excel là dữ liệu (số liệu), hình ảnh, âm thanh có liên quan đến đối tƣợng cần xử lý 1.3 KHỞI ĐỘNG VÀ THOÁT KHỎI EXCEL 2010 Chúng tôi không trình bày tất cả thao tác của Excel 2010 mà chỉ nêu ra một số thao tác chính để bạn làm quen với ứng dụng Đầu tiên, để làm việc đƣợc với Excel 2010, bạn cần biết cách khởi động nó 1.3.1 ở ộ Exce 2010 Excel 2010 có thể đƣợc khởi động theo... TỔNG QUAN EXCEL 2010 2 1 Hình 1.4 – Khở ộng Excel 2010 từ hộp thoại Search Bước 1 Chọn Start, Bước 2 Nhập chữ Excel vào ô Search, bấm Enter Trên Windows XP, ô Search không giống như Windows Vista/7 Do vậy, thông thường theo cách thứ 3 này, bạn sẽ gõ Excel vào ô Run, và nhấn Enter 1.3.2 Đ ều chỉnh cửa sổ Excel 2010 Hình 1.5 – Các út iều chỉnh cửa sổ 1.3.3 T oát ỏ Exce 2010 Hình 1.6 – Đó cửa sổ Excel Có... Bảng 3.1 – Giải thích hộp thoại Format Cells 52 Trang xi BÀI 1 TỔNG QUAN EXCEL 2010 BÀI 1 TỔNG QUAN EXCEL 2010 “We can only see a short distance ahead, but we can see plenty there that needs to be done.” Alan Turing, Founder of computer science 1.1 GIỚI THIỆU EXCEL 1.1.1 Excel là gì? Microsoft Excel (gọi nhanh là Excel) là một phần mềm ứng dụng, dùng để tạo ra các bảng tính và bảng tính này giúp... chúng ta thoát khỏi Excel mà các thao tác trước đó trên bảng tính trong Workbook chưa được lưu trữ, Excel sẽ hiện thông báo như Hình 1.6 Tùy vào mục đích công việc mà mỗi ngƣời sẽ:  Chọn Yes: Lƣu trữ hiện trạng bảng tính hiện hữu lên đĩa từ và thoát khỏi Excel  Chọn No: Thoát khỏi Excel mà không lƣu trữ dữ liệu Trang 4 BÀI 1 TỔNG QUAN EXCEL 2010  1.4 Chọn Cancel: Không thoát khỏi Excel, tiếp tục làm... các lập trình viên, những ngƣời có hiểu biết về VBA Để mở nhóm này nhấn vào ribbon File > Options > Popular > Show Developer tab in the Ribbon  Add-Ins: Tab này chỉ xuất hiện khi Excel mở một tập tin có sử dụng các tiện ích bổ sung, các hàm bổ sung… ví dụ nhƣ khi bạn cài đặt chƣơng trình SnagIt để chụp màn hình 1.2 TỔNG QUAN VỀ BÀI TOÁN QUẢN LÝ DỮ LIỆU TRÊN EXCEL Để hiểu đƣợc các tính năng của Excel, ... cần tạo Trang 6 BÀI 1 TỔNG QUAN EXCEL 2010 Hình 1.9 – Quy ịnh số ƣợng bảng tính mặc ịnh trong một sổ bảng tính 1.4.3 Cấu trúc của một bảng tính Excel 2010 1.4.3.1 Tabsheet Hiển thị tên của các bảng tính có trong một Workbook, mặc định là 3 bảng tính với tên là Sheet1, Sheet2, Sheet3 Muốn làm việc với bảng tính nào ta nhấn chuột vào tên bảng tính đó Sau khi khởi động xong, Excel tự động mở một tập tin... Nếu bạn tạo mới một tập tin Workbook, Excel cũng đặt tên tạm thời là Book# (với # là số thứ tự tương ứng với số lần tạo mới) Excel 2010 1.4.3.2 Row và Column Một bảng tính gồm tập hợp nhiều dòng (row) và cột (column)  Dòng: có tất cả 1,048,576 dòng (đánh chỉ số từ 1 đến 1,048,576)  Cột: có tất cả 16,384 cột (đánh tên từ A đến XFD) Trang 7 BÀI 1 TỔNG QUAN EXCEL 2010 1.4.3.3 Cell và Range  Ô (Cell)... hiển thị bảng tính và thiết lập in ấn  Formulas: Chèn công thức, đặt tên vùng (range), công cụ kiểm tra theo dõi công thức, điều khiển việc tính toán của Excel Trang 1 BÀI 1 TỔNG QUAN EXCEL 2010  Data: Các nút lệnh thao đối với dữ liệu trong và ngoài Excel, các danh sách, phân tích dữ liệu,…  Review: Các nút lệnh kiễm lỗi chính tả, hỗ trợ dịch từ, thêm chú thích vào các ô, các thiết lập bảo vệ bảng