LẬP kế HOẠCH PHÁT TRIỂN KINH tế xã hội cấp xã

Kế hoạch phát triển kinh tế xã hội là một công cụ quản lý điều hành vĩ môcác hoạt động Kinh tế xã hội, là sự cụ thể hoá các mục tiêu, chiến lược, quyhoạch phát triển theo từng thời kỳ qua hệ thống các mục tiêu, biện pháp địnhhướng phát triển và các hoạt động cụ thể trên cơ sở hệ thống chính sách, cơ chế áp dụng trong thời kỳ kế hoạch.

SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO HOÀ BÌNH

TRƯƠNG TRUNG HỌC KINH TẾ - KỸ THUẬT

Nhóm tác giả: Nguyễn Thị Thu Thuỷ

Nguyễn Thị Thu Nga

LỜI NÓI ĐẦU

Kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội là một công cụ quản lý điều hành vĩ mô các hoạt động Kinh tế - xã hội, là sự cụ thể hoá các mục tiêu, chiến lược, quy hoạch phát triển theo từng thời kỳ qua hệ thống các mục tiêu, biện pháp định hướng phát triển và các hoạt động cụ thể trên cơ sở hệ thống chính sách, cơ chế áp dụng trong thời kỳ kế hoạch

Lập kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội là công tác hết sức quan trọng hệ thống quản lý kinh tế Hiện nay, bộ máy quản lý nước ta được chia làm 4 cấp và đồng thời đó cũng là 4 cấp lập kế hoạch: cấp trung ương, tỉnh, huyện, xã Mặc dù

đã có sự quan tâm xong phần lớn chất lượng bản kế hoạch phát triển Kinh tế - xã hội hiện nay đang bộc lộ nhiều điểm yếu như mang tính hình thức chung chung,

thiếu sự gắn bó với mục tiêu, giải pháp và nguồn lực, bản kế hoạch chứa nhiều chỉ tiêu hiện vật, mang tính xin cho… , nhiều vấn đề chịu ảnh hưởng của kinh tế thời bao cấp Bản kế hoạch PTKTXH cấp xã tại tỉnh Hòa Bình đang thể hiện rõ nét những điểm yếu này bởi công tác lập kế hoạch tại cấp cơ sở còn yếu kém vì sự hạn chế về năng lực của người làm kế hoạch, đồng thời do chưa có tài liệu hướng dẫn lập về công tác lập kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội cấp xã, thôn thống nhất trong toàn tỉnh

Với mục đích nâng cao chất lượng, hiệu quả của công tác lập kế hoạch tại cấp xã, trên cơ sở Quy trình Lập kế hoạch phát triển kinh tế xã hội cấp xã do Sở

Kế hoạch - Đầu tư tỉnh Hoà Bình ban hành theo công văn số 1079/SKHĐT ngày

10 tháng 6 năm 2009 và sự giúp đỡ của Chương trình PS-ARD - Cơ quan Hợp tác Phát triển Thụy Sĩ, trường TH Kinh tế - Kỹ thuật Hòa Bình tổ chức biên soạn cuốn tài liệu “Lập kế hoạch phát triển kinh tế xã hội cấp xã” Tài liệu cung cấp các kiến thức cơ bản về kế hoạch và phương pháp lập kế hoạch có sự tham gia của

cộng đồng, gắn với nguồn lực để phục vụ cho việc dạy và học trong nhà trường Đồng thời, đây cũng là tài liệu tham khảo cho người làm công tác kế hoạch tại cơ

sở Cuốn tài liệu bao gồm các phần chính sau:

Chương 1 Những vấn đề cơ bản về lập kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội cấp

xã

Chương 2 Một số công cụ, kỹ năng cần thiết trong công tác lập kế hoạch PT

KTXH cấp xã

Chương 3 Quy trình lập kế hoạch phát triển kinh tế xã hội cấp xã

Mặc dù đã rất cố gắng, xong do công tác kế hoạch là vấn đề phức tạp liên quan nhiều đến cơ chế chính sách quản lý kinh tế nên chắc chắn không tránh khỏi những sai sót Nhóm biên soạn mong muốn nhận được những ý kiến đóng góp quý báu của người đọc để bổ sung, hoàn thiện cuốn tài liệu

Hòa Bình, tháng 11 năm 2009

Nhóm biên soạn

MỤC LỤC

Nội dung Lời nói đầu

Trang

Chương 1: Những vấn đề cơ bản về lập kế hoạch phát triển KTXH cấp xã

1.1 Khái niệm về kế hoạch phát triển kinh tế xh cấp xã

1.1.1 Kế hoạch

1.1.1.1 Khái niệm

1.1.1.2 Các loại kế hoạch

1.1.1.3 Phân loại kế hoạch phát triển kinh tế xã hội cấp xã

1.1.2 Lập kế hoạch phát triển kinh tế xã hội cấp xã

1.1.2.1 Khái niệm lập kế hoạch phát triển kinh tế xã hội xã

1.1.2.2 Các phương pháp lập kế hoạch phát triển KTXH cấp xã hiện nay

1.2 Ý nghĩa, vai trò của lập kế hoạch phát triển KTXH xã có sự tham gia

1.2.1 Ý nghĩa, vai trò của kế hoạch phát triển kinh tế xã hội cấp xã

1.2.2 Ý nghĩa của lập kế hoạch phát triển kinh tế xã hội cấp xã có sự tham gia

1.3 Nguyên tắc, căn cứ và yêu cầu lập kế hoạch phát triển kinh tế xã hội cấp xã

1.3.1 Nguyên tắc lập kế hoạch phát triển kinh tế xã hội hàng năm

1.3.2 Căn cứ lập kế hoạch phát triển kinh tế xã hội hàng năm

1.3.3 Yêu cầu lập kế hoạch phát triển kinh tế xã hội hàng năm

1.4 Vai trò, nhiệm vụ của các tổ chức trong công tác lập KHPTKTXH cấp xã

1.4.1 Vai trò, nhiệm vụ của tổ công tác huyện

1.4.2 Vai trò, nhiệm vụ của tổ công tác xã

1.4.3 Vai trò, nhiệm vụ của tổ công tác thôn

1.5 Một số thuật ngữ sử dụng trong công tác kế hoạch

Câu hỏi ôn tập

Chương 2: Công cụ, kỹ năng cần thiết trong công tác lập

kế hoạch PTKTXH cấp xã

2.1 Công cụ chủ yếu sử dụng trong lập kế hoạch phát triển KT -XH cấp xã

2.1.1 Công cụ phân tích SWOT

2.1.2 Công cụ cây mục tiêu, cây vấn đề

2.1.3 Phương pháp xếp hạng ưu tiên

2.2 Một số kỹ năng phục vụ công tác lập kế hoạch phát triển KT - XH cấp xã

2.2.1 Kỹ năng thúc đẩy

2.2.2 Kỹ năng điều hành cuộc họp

2.2.3 Kỹ năng soạn thảo văn bản trên máy vi tính

Bài tập thực hành chương 2

Chương 3: Quy trình lập kế hoạch phát triển kinh tế xã hội cấp xã

3.1 Tổng quan quy trình kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội cấp xã

3.2 Phương pháp xây dựng Kế hoạch phát triển kinh tế xã hội cấp xã

3.3 Theo dõi và đánh giá

Câu hỏi ôn tập

CHƯƠNG 1: NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ LẬP KẾ HOẠCH

PHÁT TRIỂN KINH TẾ XÃ HỘI CẤP XÃ 1.1 Khái niệm về kế hoạch phát triển kinh tế xã hội cấp xã

1.1.1 Kế hoạch

1.1.1.1 Khái niệm kế hoạch

Kế hoạch là sự thể hiện mục đích, kết quả cũng như cách thức, giải pháp thực hiện cho hoạt động trong tương lai

Bản chất của kế hoạch là sự hướng tới tương lai Tính hướng tới tương lai được thể hiện ở hai nội dụng:

- Kế hoạch dự đoán những gì sẽ xảy ra, đặt ra kết quả đạt được trong tương lai

- Kế hoạch thực hiện việc sắp đặt các hoạt động trong tương lai, các công việc cần làm và thứ tự các công việc để đạt được kết quả đã định

Kế hoạch xác định xem một qúa trình phải làm gì? Làm thế nào? Khi nào

làm? Ai sẽ làm? Nguồn lực ở đâu?

1.1.1.2 Các loại kế hoạch

Có nhiều loại kế hoạch khác nhau như kế hoạch sản xuất kinh doanh của từng đơn vị, kế hoạch làm đường liên thôn của xã, kế hoạch phát triển kinh tế xã hội các cấp…Song xét về tính chất của bản kế hoạch có thể chia kế hoạch thành

02 loại:

- Kế hoạch hoạt động là kế hoạch cho một hoạt động, một công việc, một

dự án … Ví dụ: Kế hoạch xây dựng con đường, kế hoạch xây nhà văn hóa xã, kế hoạch cho tuần thực tập tại xã…

- Kế hoạch phát triển là dự kiến cho sự phát triển trong tương lai của một cá nhân, gia đình, của tổ chức xã hội, của một đơn vị, địa phương hay cả một quốc gia

Kế hoạch phát triển ở nhiều quy mô và mức độ khác nhau xong tính chất và nội dung của loại kế hoạch này đầy đủ hơn so với kế hoạch hoạt động Đối với quy trình quản lý, kế hoạch phát triển thuộc chức năng đầu tiên và quan trọng nhất của quy trình quản lý, đó là sự thể hiện ý đồ của chủ thể về sự phát triển trong tương lai của đối tượng quả lý và các giải pháp để triển khai thực hiện

1.1.1.3 Phân loại kế hoạch phát triển kinh tế xã hội

Kế hoạch phát triển kinh tế xã hội là một công cụ quản lý điều hành vĩ mô nền kinh tế, nó xác định một cách có hệ thống những hoạt động nhằm phát triển kinh tế xã hội theo những mục tiêu, chỉ tiêu và các cơ chế chính sách sử dựng trong một thời kỳ nhất định

* Theo tiêu thức cấp lập kế hoạch:

Cấp kế hoạch được quan niệm là cấp có chức năng xây dựng và quản lý kế hoạch Ở Việt Nam có 4 cấp kế hoạch: Cấp trung ương; Cấp tỉnh; Cấp huyện; Cấp

xã Nếu đứng trên góc độ pham vi, tính chất của kế hoạch chúng ta có 3 bộ phận

cấu thành: Kế hoạch quốc gia; Kế hoạch ngành, lĩnh vực; Kế hoạch địa phương (tỉnh, huyện, xã)

Phân cấp kế hoạch là chia hệ thống kế hoạch thành các cấp khác nhau và phân công nhiệm vụ quản lý kế hoạch cụ thể cho từng cấp và xác định mối quan

hệ chức năng giữa các cấp, các bộ phận cấu thành của hệ thống quản lý kế hoạch

Sơ đồ bộ máy kế hoạch hiện nay:

* Xét theo góc độ thời gian, có các loại kế hoạch sau:

- Kế hoạch dài hạn (10 năm): Là kế hoạch xây dựng tầm nhìn, sứ mệnh trước khi xác định mục tiêu, mục đích phát triển cho kế hoạch 5 năm và hàng năm của mình Lập kế hoạch chiến lược phải đi theo các bước tuần tự từ phân tích thực

trạng, xác định tầm nhìn, mục tiêu phát triển, xây dựng khung logic của kế hoạch cho đến xây dựng cho kế hoạch hành động và ước tính kinh phí cho việc thực hiện các kế hoạch đó

Với cách lập kế hoạch này, chính quyền địa phương sẽ có quyền phân cấp mạnh hơn trong việc lập kế hoạch và ngân sách, còn các nhà kế hoạch sẽ được cung cấp một quy trình lập kế hoạch logic và những kỹ năng lập kế hoạch cụ thể

- Kế hoạch trung hạn (3-5 năm): Là cụ thể hóa các chiến lược và quy hoạch phát triển trong lộ trình phát triển dài hạn Kế hoạch xác định các mục tiêu, chỉ tiêu tăng trưởng kinh tế, nâng cao phúc lợi xã hội trong thời kỳ 5 năm

- Kế hoạch ngắn hạn 1 năm (kế hoạch hàng năm): Thực tế cho đến nay vẫn chưa có định nghĩa chính xác, hoàn chỉnh cho việc này, tuy vậy căn cứ vào thực tế

Chính phủ Quốc hội

Bộ Kế hoạch và Đầu tư

có thể hiểu: Kế hoạch ngắn hạn là việc lập kế hoạch cho các hoạt động phát triển kinh tế xã hội có thời gian ngắn đủ để hoàn thành một công việc, một hoạt động hoặc một mục tiêu cụ thể v.v nằm trong khung chiến lược định hướng phát triển lâu dài

Ở Việt Nam có kế hoạch 5 năm và kế hoạch ngắn hạn 1 năm Kế hoạch 5 năm được xây dựng trước kỳ Đại hội Đảng Kế hoạch 5 năm là cơ sở và định hướng cho xây dựng và thực hiện kế hoạch hàng năm

1.1.1.4 Khái niệm kế hoạch phát triển kinh tế xã hội cấp xã hàng năm

Kế hoạch phát triển kinh tế xã hội cấp xã hàng năm là một công cụ quản lý

về toàn bộ tình hình kinh tế, chính trị xã hội trong phạm vi của đơn vị xã, phường, thị trấn gọi chung cấp xã để xác định một cách có hệ thống những hoạt động nhằm phát triển kinh tế xã hội theo những mục tiêu, chỉ tiêu và các cơ chế chính sách sử dựng trong thời gian 1 năm

1.1.2 Lập kế hoạch phát triển kinh tế xã hội cấp xã

1.1.2.1 Khái niệm lập kế hoạch phát triển kinh tế xã hội cấp xã

Để có được bản kế hoạch phải tiến hành quá trình soạn lập Tùy theo quy

mô, mức độ và tính chất của hoạt động để tổ chức quá trình soạn lập với các mức

độ khác nhau Nhiều khi quá trình soạn lập chỉ được hình thành trong đầu óc, suy nghĩ của chủ thể (đó là kế hoạch hoạt động của cá nhân), cũng có thể là cuộc trao đổi nhanh gọn bằng miệng hay bằng văn bản (kế hoạch buổi thảo luận, kế hoạch thực tập) Các kế hoạch kinh tế, xã hội của một địa phương, một ngành… thì thường có quy trình soạn lập Kết quả của quá trình soạn lập kế hoạch là một Bản

kế hoạch chứa các nội dung cơ bản: Mục tiêu, cách thức, giải pháp thực hiện

Lập kế hoạch phát triển kinh tế xã hội cấp xã hàng năm là việc thực hiện xây dựng bản kế hoạch phát triển kinh tế xã hội của đơn vị cấp xã cho năm kế tiếp theo một trình tự nhất định

1.1.2.2 Các phương pháp lập kế hoạch phát triển KTXH cấp xã hiện nay

* Lập kế hoạch từ trên xuống:

Trong trường hợp này, cán bộ thôn/ xã thực hiện những kế hoạch do cấp trên (trung ương, tỉnh, huyện) đưa xuống

Theo cách này thì kế hoạch được sắp đặt của cá nhân hoặc nhóm người có quyền hạn/ cấp trên chuyển xuống cho những người cấp dưới thực hiện nhằm mục đích phục vụ cho chiến lược phát triển của cộng đồng, của địa phương hay của quốc gia

* Lập kế hoạch từ dưới lên (lập kế hoạch có sự tham gia):

Người dân cùng với cán bộ thôn xóm xây dựng kế hoạch sản xuất và phát triển kinh tế xã hội trên cơ sở những nhu cầu của cộng đồng/ người dân và điều kiện của địa phương, sau đó yêu cầu cấp trên hoặc các tổ chức tài trợ hỗ trợ thực hiện

Mọi chương trình sản xuất và phát triển kinh tế xã hội ở nông thôn chỉ có thể thành công nếu biết kết hợp cả hai hình thức lập kế hoạch từ trên xuống và từ dưới lên và đây được coi là sự lồng ghép

Các chương trình quốc gia tạo khuôn khổ cho các cán bộ và người dân xây dựng các chương trình phát triển nông thôn ở địa phương, vì nó đề ra những ưu tiên mà khi xây dựng kế hoạch phải làm căn cứ Vì vậy khi xây dựng các chương trình phát triển nông thôn ở địa phương cần phối hợp hài hoà giữa nhu cầu quốc gia với nhu cầu địa phương Một mặt phải quan tâm đến mục tiêu quốc gia, nhưng mặt khác cũng phải quan tâm đến nguyện vọng của người dân để cho chương trình trở thành của người dân, phản ánh đúng nhu cầu của họ và những gì họ mong muốn xảy ra ở địa phương

* Lập kế hoạch gắn với nguồn lực:

KHPTKT-XH phải được đảm bảo bằng nguồn vốn ngân sách đã cam kết Mặt khác nếu muốn kế hoạch ngân sách có tính chiến lược và tiến dần đến quản lý theo kết quả thì ngân sách phải được phân bổ theo mục tiêu ưu tiên của KHPTKT-

XH đã xây dựng Với cách lập kế hoạch này, tính trách nhiệm của các bên hữu quan trong việc xây dựng và thực hiện kế hoạch sẽ dược tăng cường, vì điều đó sẽ trực tiếp ảnh hưởng đến ngân sách của họ Nó cũng đặt các nhà hoạch định chính sách vào một vị trí mới là phải ra cấc quyết định chi tiêu có tính chiến lược đồng

thời nó tráng bị chi người dân và các cơ quan giám sát một công cụ mới để tăng cường vai trò thẩm tra và giám sát của mình

* Lập kế hoạch phát triển kinh tế xã hội có sự tham gia, gắn với nguồn lực:

Là sự kết hợp giữa 2 phương pháp trên

1.2 Ý nghĩa, vai trò của lập kế hoạch phát triển KTXH xã có sự tham gia

1.2.1 Ý nghĩa, vai trò của kế hoạch phát triển kinh tế xã hội cấp xã

Xã là cấp chính quyền cơ sở, có nhiệm vụ quản lý nhà nước trên địa bàn,

và là một cấp chính quyền quản lý mọi mặt về phát triển -KTXH trên địa bàn xã Với vai trò quản lý nhà nước các xã phải thực hiện nhiệm vụ hàng năm: Lập kế hoạch; điều hành; theo dõi, kiểm tra, đánh giá

Kế hoạch là công cụ quản lý, giúp chính quyền xã điều hành các hoạt động phát triển KTXH một cách có tổ chức, chủ động và huy động được các nguồn lực khác nhau trên địa bàn

Với điều kiện các nguồn lực về đất đai, lao động tiền vốn hạn hẹp như hiện nay thì việc lập KHPTKT-XH có ý nghĩa rất lớn đến hiệu quả sản xuất và xây dựng, phát triển kinh tế, xã hội ở nông thôn

Từ điều kiện khan hiếm các nguồn lực phải xác định được rõ các công việc cần giải quyết theo thứ tự ưu tiên, những công việc cấp bách, bức xúc, những hoạt động mang tính chất quyết định cần phải giải quyết để đạt được kết quả mong muốn hay nói cách khác “việc nào cần trước làm trước việc nào cần sau làm sau”

KHPTKTXH là cơ sở cho các đối tượng liên quan tổ chức thực hiện, kiểm tra, giám sát, đánh giá và điều chỉnh các hoạt động cho phù hợp với thực tế nguồn

lực, nhu cầu và sự phát triển địa phương trong từng thời kỳ nhất định Giúp việc thực hiện nhiệm vụ phát triển kinh tế xã hội địa phương đạt hiệu quả

1.2.2 Ý nghĩa của lập kế hoạch phát triển kinh tế xã hội cấp xã có sự tham gia

Bản kế hoạch được xây dựng có sự tham gia có tính sát thực và khi thi cao bởi khi có sự tham gia của người dân ở các thôn bản và các ban ngành của xã việc đánh giá tình hình tồn tại, hạn chế và nguyên nhân được sát thực hơn Từ đó đề

xuất các hoạt động cho bản kế hoạch của xã gắn với điều kiện cụ thể của địa phương, với mong muốn của người dân

Lập kế hoạch có sự tham gia của người dân, ngoài việc tăng cường tính dân chủ trong công tác quản lý còn khai thác phát huy được nguồn lực trong dân tham gia vào các hoạt động phát triển chung cộng đồng Trong điều kiện kinh tế đất nước còn nhiều khó khăn quan điểm Nhà nước và nhân dân cùng làm là rất cần thiết

1.3 Nguyên tắc, căn cứ và yêu cầu lập kế hoạch phát triển KT - XH cấp xã

1.3.1 Nguyên tắc lập kế hoạch

- Tính làm chủ (tất cả các bên/ các thành viên tham gia)

- Có sự tham gia theo đúng ý nghĩa

- Tính công khai trong suốt quá trình thực hiện

- Tính minh bạch về nghĩa vụ, quyền lợi hay các điều khoản ưu tiên do các thành viên cùng xác định ở đây tập trung vào các vấn đề tài chính liên quan

- Phải được áp dụng thường xuyên

- Trở thành nếp làm việc

1.3.2 Căn cứ lập kế hoạch phát triển kinh tế xã hội hàng năm

- Chủ trương, chính sách của Đảng và pháp luật của Nhà nước

- Chiến lược, quy hoạch phát triển kinh tế - xã hội, phát triển các ngành, lĩch vực; quy hoạch không gian (vùng), lãnh thổ

- Kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội 5 năm và hàng năm của cấp trên

- Chỉ thị, hướng dẫn về công tác xây dựng kế hoạch của cấp trên

- Điều kiện tự nhiên, kinh tế, xã hội thực tế của xã, nhu cầu phát triển kinh tế -

xã hội người dân của xã, tình hình thực hiện kế hoạch của xã năm báo cáo

1.3.3 Yêu cầu lập kế hoạch phát triển kinh tế xã hội hàng năm

- Xác định đối tượng thực hiện

- Xác định nguyên nhân của vấn đề

- Xác định nhu cầu của người dân, cộng đồng

- Xác định ưu tiên của các hoạt động đầu tư phát triển

- Xem xét tính khả thi của các dự án

- Xác định mối quan hệ giữa các nhóm hoạt động

- Vận dụng trong suốt quá trình thực hiện

- Đảm bảo trung thực, công bằng trong theo dõi, giám sát thực hiện

- Đánh giá theo kỳ, đánh giá sơ kết, tổng kết chương trình

1.4 Nhiệm vụ của các tổ chức trong công tác kế hoạch xã

1.4.1 Nhiệm vụ của tổ công tác huyện

Tổ công tác huyện do chủ tịch BND huyện thành lập chịu trách nhiệm trong việc điều hành triển khai, thực hiện công tác kế hoạch ở huyện Các thành viên trong tổ công tác là đại diện các Phòng, Ban, Đoàn thể huyện đã được đào tạo về lập kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội có sự tham gia, trong đó Phòng Tài chính

kế hoạch huyện chịu trách nhiệm chính trong việc tham mưu, xây dựng bản kế hoạch về chuyên môn và là tổ trưởng tổ công tác

Tổ công tác huyện có nhiệm vụ hướng dẫn xã quy trình xây dựng bản kế hoạch, cung cấp thông tin về định hướng, nguồn lực năm kế hoạch cho xã

1.4.2 Nhiệm vụ của tổ công tác xã

Tổ công tác xã có nhiệm vụ triển khai đôn đốc các bộ phận liên quan trong việc thu thập số liệu, tổng hợp, cập nhật thông tin xây dựng bản kế hoạch kế hoạch, đôn đốc thực hiện kế hoạch, đồng thời xây dựng kế hoạch và khung theo dõi đánh giá

Chủ tịch hoặc phó chủ tịch xã là tổ trưởng Tổ công tác kế hoạch xã là người chịu trách nhiệm về kế hoạch của xã, người chỉ đạo, điều hành và tổ chức mọi hoạt động chung về kinh tế, văn hoá, xã hội trong phạm vi Xã Chịu trách nhiệm triển khai chỉ thị và hướng dẫn của Huyện về xây dựng kế hoạch phát triển Xã Có vai trò chủ đạo trong tiến trình thực hiện xây dựng kế hoạch đảm bảo đúng nguyên tắc yêu cầu và chất lượng nội dung bản kế hoạch

Thư ký tổ công tác xã là người được bầu để ghi lại những thông tin, nội dung của hội nghị xã, thảo luận nhóm Là người có thể ghi chép nhanh, có kiến thức, biết tổng hợp các nội dung ý kiến mà mọi người phát biểu trong hội nghị xã

Thành viên tổ công tác kế hoạch xã là đại diện các ban ngành đoàn thể trong xã và trưởng thôn có nhiệm vụ hỗ trợ trong việc thu thập thông tin, hướng dẫn thôn, các cá nhân, đơn vị có liên quan phân ghi chép các biểu thông tin theo quy định, tổng hợp, cập nhật thông tin và các công việc được phân công trong quá trình xây dựng kế hoạch

1.4.3 Vai trò, nhiệm vụ của tổ công tác thôn

Thôn là đơn vị cấu thành đơn vị hành chính cấp xã, là nơi đề xuất kế hoạch

và cung cấp nguồn lực để thực hiện kế hoạch phát triển KT-XH xã và trực tiếp chấp hành, triển khai và hưởng thụ lợi ích từ kế hoạch

Trưởng thôn là người chỉ đạo, điều hành và tổ chức mọi hoạt động chung về kinh tế, văn hoá, xã hội trong phạm vi thôn Trưởng thôn là tổ trưởng tổ công tác thôn, là thành viên tổ công tác của xã, chịu trách nhiệm triển khai chỉ thị và hướng dẫn của xã về xây dựng, đề xuất kế hoạch phát triển thôn Trưởng thôn có trách nhiệm lựa chọn, thành lập tổ công tác thôn, có vai trò chủ đạo trong quá trình lập

đề xuất kế hoạch thôn, cung cấp các thôn tin cần thiết cho xã phục vụ xây dựng kế hoạch xã

Thành viên tổ công tác thôn là đại diện các ban ngành đoàn thể và người dân trong thôn có nhiệm vụ hỗ trợ thu thập thông tin để xây dựng đề xuất kế hoạch thôn

1.5 Một số thuật ngữ sử dụng trong công tác kế hoạch

- Năm báo cáo là năm dương lịch, hiện đang triển khai thực hiện các hoạt động phát triển kinh tế xã hội

- Năm kế hoạch là năm tiếp theo năm báo cáo

- Vấn đề là những khó khăn, trở ngại, bức xúc mà người dân, các đơn vị đang phải đối mặt, ví dụ: “Năng suất và sản lượng lúa vụ chiêm thấp” hay “Thanh niên thiếu việc làm” Trong công tác kế hoạch, vấn đề không phải là chủ để, chẳng hạn khi nói về “Lúa vụ chiêm” và “Thanh niên với việc làm” thì đó là 2 chủ để bàn bạc chứ không phải là 2 vấn đề trong công tác kế hoạch

- Mục tiêu là trạng thái mong đợi, là tình trạng tương lai có thể đạt được bằng cách giải quyết vấn đề hiện tại hoặc phát huy những tiềm năng của địa phương bên cạnh thực hiện các hoạt động đề xuất Trong công tác kế hoạch, có nhiều cấp độ mục tiêu khác nhau đó là: Mục tiêu cụ thể đặt ra để đạt được trong

kỳ kế hoạch và mục tiêu tổng thể hoặc mục tiêu định hướng đặt ra để đạt được trong thời kỳ nào đó (thường là 5 năm hoặc dài hơn) Việc đạt được Mục tiêu cụ thể sẽ góp phần đạt được mục tiêu tổng thể trong dài hạn

- Kế hoạch đề xuất thôn là danh sách các mục tiêu, giải pháp bao gồm hoạt

động và nguồn lực do cộng đồng thôn, xóm, bản (sau đây gọi tắt là thôn) cùng

thảo luận và thống nhất lập nên để toàn cộng đồng thôn cùng tham gia thực hiện trong năm kế hoạch tới nhằm giải quyết những tồn tại hoặc phát huy tiềm năng sẵn có của thôn Bản kế hoạch đề xuất của thôn là cơ sở để tổng hợp vào kế hoạch phát triển của xã

CÂU HỎI ÔN TẬP

1 Kế hoạh là gì, có các loại kế hoạch nào?

2 Kế hoạch phát triển kinh tế xã hội là gì? Hiện nay, Việt Nam có các cấp kế hoạch nào?

3 Lập kế hoạch là gì? Ý nghĩa của phương pháp lập kế hoạch phát triển kinh tế xã hội cấp xã có sự tham gia của cộng đồng?

4 Nêu nguyên tắc, yêu cầu và căn cứ lập kế hoạch phát triển kinh tế xã hội cấp xã

có sự tham gia?

5 Nêu nhiệm vụ, vai trò của các tổ chức, các nhân trong công tác lập kế hoạch phát triển kinh tế xã hội cấp xã?

CHƯƠNG 2: MỘT SỐ CÔNG CỤ, KỸ NĂNG CẦN THIẾT TRONG CÔNG

TÁC LẬP KẾ HOẠCH PTKTXH CẤP XÃ 2.1 Công cụ chủ yếu phục vụ công tác lập kế hoạch PT KT – XH cấp xã

2.1.1 Công cụ phân tích SWOT

Mô hình phân tích SWOT là một công cụ rất hữu dụng cho việc nắm bắt và

ra quyết định, phân tích chiến lược, rà soát đánh giá thựu trạng và định hướng SWOT phù hợp với làm việc và phân tích theo nhóm, được sử dụng trong việc lập

kế hoạch kinh doanh, xây dựng chiến lược

Phân tích SWOT là phân tích các yếu tố môi trường bên ngoài mà đơn vị phải đối mặt (các cơ hội và nguy cơ) cũng như các yếu tố thuộc môi trường nội bộ đơn vị (các điểm mạnh và điểm yếu) Để thực hiện phân tích SWOT, người ta thường tự đặt các câu hỏi sau:

Strengths (điểm mạnh):

Lợi thế của mình là gì?

Công việc nào mình đã làm tốt nhất trong năm qua?

Nguồn lực nào mình cần, có thể sử dụng?

Ưu thế mà người khác thấy được ở địa phương mình là gì?

Weaknesses (điểm yếu):

Có thể cải thiện điều gì?

Công việc nào địa phương làm tồi nhất năm qua?

Cần tránh làm gì?

Opportunities (cơ hội):

Cơ hội tốt đang ở đâu?

Xu hướng đáng quan tâm nào mình đã biết?

Cơ hội có thể xuất phát từ sự thay đổi trong chính sách của nhà nước có liên tác động tích cực tới tình hình phát triển kinh tế xã hội của xã, từ các sự kiện diễn

ra trong khu vực, trong nước và thế giới

Phương thức tìm kiếm hữu ích nhất là rà soát lại các ưu thế của mình và tự đặt câu hỏi liệu các ưu thế ấy có mở ra cơ hội mới nào không Cũng có thể làm ngược lại, rà soát các yếu điểm của mình và tự đặt câu hỏi liệu có cơ hội nào xuất hiện nếu loại bỏ được chúng

Threats (nguy cơ):

Những trở ngại đang phải đối mặt?

Liệu có điểm yếu nào đang đe doạ địa phương?

Các phân tích này thường giúp tìm ra những việc cần phải làm và biến điểm yếu thành triển vọng

Để có SWOT, thông thường phải thực hiện thông qua hội thảo và sử dụng các phương pháp thảo luận cùng tham gia: Cần thành lập nhóm tương ứng với vấn

đề cần phân tích: Kinh tế - kinh doanh, xã hội – môi trường, cơ sở hạ tầng kỹ thuật- không gian phát triển; Thống nhất các yếu tố mạnh/yếu, cơ hội/thách thức của địa phương (các yếu tố chính) của từng nhóm và toàn hội nghị; thống nhất ô

lựa chọn của địa phương (S/O), (S/T), (W/O), (W/T); mô tả điểm xuất phát của địa phương và định hướng phát triển theo ô lựa chọn

Ví dụ về bảng phân tích SWOT

Cơ hội

- Được nhà nước và nhà tài trợ quan tâm

- Nằm trong vùng kinh tế phát triển năng động

Thách thức

- Thiên tai lũ lụt

- Thị trường nông sản biến động mạnh

- Lao động trẻ làm ăn xa nhiều

Ví dụ một số thông tin đưa vào bảng SWOT:

- Thời tiết diễn biến bất thường, tình trạng lũ lụt diễn ra thường xuyên hơn

- Một số tuyến đường tỉnh qua địa bàn huyện sẽ hoàn thành trong năm tới

- Có một số loại khoáng sản với trữ lượng đang có nhu cầu cao trên thị trường

- Giá cả hàng hóa thị trường biến động quá phức tạp, lạm phát tiếp tục tăng

- Chính phủ giao nhiều quyền chủ động về ngân sách cho địa phương hơn

- Thu ngân sách địa phương chỉ bảo đảm 18% nhu cầu chi tiêu

- Tỷ lệ suy dinh dưỡng của trẻ em vẫn ở mức cao

- Thuế thu nhập cá nhân và thuế thu nhập DN có hiệu lực từ năm 2009;

- Đội ngũ cán bộ có năng lực của huyện đi học tập trung nhiều

2.1.2 Công cụ cây mục tiêu, cây vấn đề

Công cụ này được sử dụng để xác định mục tiêu, chỉ tiêu kế hoạch

2.1.2.1 Cây vấn đề

Cây vấn đề là việc xác định tập hợp các vấn đề về một chủ đề nào đó và sắp xếp chúng theo một trình tự nhất định

Ví dụ sơ đồ hình cây vấn đề:

Xây dựng cây vấn đề bắt đầu từ việc xác định các vấn đề then chốt, đánh giá các vấn đề và tìm nguyên nhân dẫn đến vấn đề then chốt, sau đó tìm nguyên

nhân của những nguyên nhân cho đến khi nguyên nhân vấn đề then chốt được phát

hiện Khi sắp xếp các vấn đề then chốt, các nguyên nhân thành các cấp thành sơ

đồ dạng hình cây Theo chiều từ dưới lên treenm cây vấn đề cho biết mối quan hệ

nhân quả giữa các cấp: Cấp dưới là nguyên nhân trực tiếp gây ra hậu quả của cấp

sát trên nó Theo chiều nganh, cây vấn đề thể hiện quan hệ giữa các yếu tố cùng

tác động Bằng cách sơ đồ hóa này, người lập kế hoạch có thể có cái nhìn tổng thể

về vấn đề cần giải quyết, tác động của việc giải quyết vấn đề đã nêu

2.1.2.2 Cây mục tiêu

Cây mục tiêu việc xác định tập hợp các mục tiêu cần đạt đến rồi sắp xếp chúng theo một trình tự nhất định

Cách đơn giản nhất để xây dựng cây mục tiêu là dựa vào các cây vấn đề đã

có nhưng tất cả các phát biểu mang tính tiêu cực (vấn đề) được đổi thành các phát

biểu mang tính tích cực (mục tiêu)

Nguồn

KP hạn hẹp

Q niệm lạc hậu Chưa KHH GĐ Thiếu đất sản xuất

Năng suất thấp

Tăng dân số Thiếu lương thực

Đất dành cho CN

Không được tuyên truyền,

gd

Trình

độ dân trí thấp

Chưa

có CB dân số

Về cấu trúc cây mục tiêu có kết cấu giống cây vấn đề nhưng không phản ánh quan hệ nhân quả mà là phương tiện - mục đích: Thực hiện thành công các mục tiêu cấp dưới là phương tiện để đạt được cái đích là mục tiêu cấp trên

2.1.3 Phương pháp xếp hạng ưu tiên

Thông thường, sau khi thảo luận hoặc lấy ý kiến cá nhân, có nhiều thông tin đưa ra và yêu cầu phải được giải quyết, tuy nhiên, không phải mọi vấn đề đều giải quyết được một cách đồng thời bởi nhiều lý do: Thiếu thốn nguồn vốn, thiếu thốn con người , thiếu thốn về thời gian, thiếu thốn điều kiện thực hiện, do đó, những vấn đề được người dân nêu ra phải được sắp đặt một trật tự ưu tiên trên cơ sở có

sự so sánh từng cạp vấn đề tại địa phương Công việc sắp xếp này là sự xếp hạng

Xếp hạng là việc sắp xếp những thông tin hay các vấn đề theo một trật tự giúp xác định các vấn đề chủ yếu hiện tại của địa phương, đưa ra các ưu tiên của người dân và tiêu chí tro các ưu tiên đó Xếp hạng có thể sử dụng phối hợp với phỏng vấn

Xếp hạng thứ tự ưu tiên: Là phương pháp giúp xác định nhanh các vấn đề chủ yếu hoặc các ưu tiên của cộng đồng, có thể thực hiện phương pháp này bằng hình thức bỏ phiếu, cho điểm

Xếp hạng hoặc cho điểm là sắp xếp một việc gì đó theo một trật tự Các công cụ phân tích như xếp hạng sẽ bổ sung cho phỏng vấn bán định hướng thông qua việc tạo ra các thông tin cơ bản có thể dẫn đến có nhiều câu hỏi trực tiếp hơn Các công cụ đó có thể sẽ được sử dụng trong một phần của cuộc phỏng vấn hoặc riêng rẽ Ví dụ xếp hạng theo cặp (đôi) giúp xác định các vấn đề hoặc các ưu tiên chính của mỗi thành viên cộng đồng và các chỉ tiêu xếp hạng của họ và có thể dễ dàng so sánh các ưu tiên của từng các cá nhân khác nhau

Xóa Đói nghèo

Bổ sung nguồn

KP Thay đổi Quan

niệm

Áp dụng KHH

GĐ

Mở rộng đất sản xuất Tăng Năng suất

Cải tạo đất

Luân canh tăng vụ

Làm tốt công tác tuyên truyền

Nâng cao trình

độ dân trí

Làm tốt công tác dân số

* Phương pháp lựa chọn ưu tiên

- Lựa chọn ưu tiên bằng biểu quyết: Áp dụng thích hợp với số lượng người được lấy ý kiến đông, cần có kết quả kịp thời Có ưu điểm nhanh, dễ thực hiện Nhược điểm các ý kiến lựa chọn có thể bị ảnh hưởng bởi xu thế đám đông

- Lựa chọn ưu tiên bằng bỏ phiếu: Áp dụng thích hợp với số lượng người được lấy ý kiến đông Có ưu điểm đảm bảo tính khách quan đối với lựa chon đối với từng người, dễ thực hiện Nhược điểm mất thời gian, phải chuẩn bị phương tiện cần thiết: giấy, bút, hòm đựng phiếu, hạt ngô,… các phương tiện đựng

- Xếp hạng cặp đôi: Áp dụng đối với đối tượng được xếp hàng không quá 6 lựa chọn và phản ánh vào bảng như sau (nên ký hiệu các lựa chọn bằng số):

Lựa chọn 1 Lựa chọn 2 Lựa chọn 3 Lựa chọn 4 Lựa chọn 5 Lựa chọn 1

Bỏ trống phần tô mầu, lấy từng lựa chọn dòng để so ánh với lựa chọn cột

và thường lấy ý kiến bằng biểu quyết rồi ghi phương án lựa chọn vào ô trắng tương ứng Sau đó sẽ cộng xem từng lựa chọn có bao nhiêu lần được chọn và ghi vào dòng cộng Với ví dụ trên thì:

- Lựa chọn 4 xếp ưu tiên số 1

- Lựa chọn 1 ưu tiên số 2

- Lựa chọn 5 ưu tiên số 3

- Lựa chọn 3 ưu tiên số 4

- Lựa chon 2 ưu tiên số 5

2.2 Một số kỹ năng phục vụ công tác lập kế hoạch phát triển KT – XH cấp xã

2.2.1 Kỹ năng thúc đẩy

2.2.1.1 Khái niệm về thúc đẩy và quá trình thúc đẩy

Là hoạt động khuyến khích, động viên, lôi kéo và tăng cường sự giao tiếp từ đối tượng này sang đối tượng khác để quá trình thảo luận nhóm đạt được kết quả tốt nhất Thúc đẩy là một quá trình giao tiếp được sử dụng thường xuyên trong phát triển nông thôn nói chung và công tác lập kế hoạch phát triển kinh tế xã hội nói riêng

2.2.1.2 Vai trò của thúc đẩy

Thúc đẩy là cơ sở để tạo ra sự chia sẻ thông tin trong nhóm thảo luận

Thúc đẩy tạo cơ sở để chuyển từ quá trình bị động sang chủ động trong học ì

tập, làm việc nhóm, họp, hội thảo, tập huấn

Thúc đẩy tạo ra niềm tin và hào hứng trong học tập, họp, hội thảo

Thúc đẩy là một trong những hoạt động quan trọng để thực hiện công tác

khuyến nông lâm, phát triển nông thôn nh lập kế hoạch, tổ chức thực hiện, giám sát và đánh giá

Kỹ năng thúc đẩy đợc sử dụng phổ biến hoạt động theo nhóm nhằm khuyến khích tạo lập các ý tởng, kinh nghiệm, kiến thức của mọi ngời để cùng đa ra quyết định và giải quyết vấn đề

1.2.1.3 Mục đích của thúc đẩy

- Tạo sự tham gia của các thành viên

- Tạo điều kiện phân tích, giải quyết vấn đề

- Đạt được sự thống nhất

1.2.1.4 Quá trình thúc đẩy

Bước 1: Khởi động

- Mục đích: Tạo không khí cởi mở và tập trung các thành viên vào chủ đề

- Các hoạt động: Khai mạc, giới thiệu mục tiêu, chương trình, thành phần tham dự; xác định nguyên tắc làm việc và xác định mong đợi của các thành viên; chuẩn bị hậu cần phục vụ cho cuộc hội họp

Bước 2: Lựa chọn và phân tích chủ đề

- Mục đích: Cần thống nhất chủ đề cuộc họp, mô tả tình huống; lập ý tưởng, phân tích, tìm lý do, ảnh hưởng; tìm các giải pháp, đánh giá và lựa chọn giải pháp

- Các hoạt động:

+ Các công cụ tạo ý tưởng: Philips xyz, Não công, Flashlight

+ Các công cụ phân tích: Sơ đồ tư duy, SWOT, Sơ đồ 4 mảng, 5 câu hỏi tại sao, xương cá

+ Các công cụ lựa chọn ý tưởng: Bầu đa phương án, so sánh cặp, ma trận tiêu chí

Bước 3: Tổng kết/đúc rút

- Mục đích: Đánh giá quá trình và kết quả

- Các hoạt động: Thước đo, phản ánh cá nhân, phản ánh nhóm

2.2.1.5 Một số kỹ năng sử dụng trong thúc đẩy

- Kỹ năng giao tiếp truyền đạt: là kỹ năng sử dụng nhiều trong thúc đẩy Để người khác nghe, hiểu được ý tưởng của người nói và hứng thú nghe thì người thúc đẩy viên cần chú ý một số yếu tố sau:

+ Giọng nói: Cần nói với một âm lượng vừa phải, đúng ngữ điệu, rõ ràng,

dễ nghe và phải có cường độ cao, thấp, trầm bổng Tốc độ nói không quá nhanh, cũng không nên ê, a và nên có khoảng thời gian nghỉ tạm dừng ít phút sau khi kết thúc một vấn đề Tránh dùng từ đệm, nói lắp

+ Ngôn ngữ cử chỉ: Cần tạo cử chỉ, phong cách, động tác tự nhiên, thỏa mái

Nét mặt thể hiện sự nhiệt tình, tự tin, tôn trọng người nghe Tăng cường giao tiếp bằng mắt

+ Hình thức: Trang phục và cách trang điểm phải phù hợp với bối cảnh, người tiếp xúc, đầu tóc cần gọn gàng, sạch sẽ, dễ nhìn

+ Biết kìm chế sự hồi hộp: Cần chuẩn bị tốt nội dung cần truyền đạt, sử dụng tối đa các phương tiện trực quan, tinh thần lạc quan, tự tin vào sự thành công

- Kỹ năng lắng nghe: Thúc đẩy viên cần lắng nghe những gì người khác nói

và đưa ra ý kiến phản hồi và mời các thành viên phản hồi Sau đây là một số lưu ý cần ghi nhớ trong kỹ năng lắng nghe:

+ Khi lắng nghe cần: Bày tỏ mối quan tâm; Kiên nhẫn; Hiểu được vấn đề; Thể hiện khách quan; Biểu lộ đồng cảm; Tích cực tìm hiểu ý nghĩa; Giúp đỡ ng-ì

ười nói phát triển năng lực; Rèn luyện khả năng giữ im lặng

+ Khi lắng nghe chúng ta cần tránh: Thúc giục người nói; Tranh cãi; Ngắt lời người đang nói; Nhanh chóng chỉ trích khi chưa hiểu rõ; Lên giọng khuyên bảo; Vội vàng kết luận; Để tình cảm của người nói trực tiếp lấn át đến tâm lý của

mình ì

- Đặt câu hỏi nhằm thúc đẩy sự tham gia và tạo cơ hội cho những thành

viên nhóm đợc tìm tòi, suy ngẫm, khám phá, tự quyết định

Câu hỏi tổng quát

Dành cho nhóm

Khuyến khích mọi người suy nghĩ

Có tác dụng khi bắt đầu một cuộc thảo luận, có tính định hướng

Câu hỏi trực tiếp

Hỏi một người cụ thể hoặc

Bắt đầu bằng : Ai, điều gì,

khi nào, ở đâu, nh thế nào,

tại sao?

Để có ý kiến phản hồi, thành viên phải suy nghĩ Chất lượng thảo luận sẽ tốt hơn

Phù hợp khi phân tích các tình huống khó khăn

Câu hỏi tìm sự kiện Nhằm làm sáng tỏ các thông tin cha rõ ràng

Tránh được các giả định hoặc khái quát hoá

Có giá trị trong giai đoạn bắt đầu cuộc thảo luận

Các loại câu hỏi Sử dụng

Chuyển câu hỏi cho người

hỏi

Đảm bảo các câu trả lời đều là của các thành viên nhóm

Giúp thành viên nhóm trao đổi ý kiến sôi nổi

Câu hỏi gợi ý

Câu trả lời mong đợi đã

được ngầm đa vào trong câu

- Kỹ năng diễn giải

Diễn giải là lặp lại những gì người khác đã nói bằng chính ngôn từ của mình

Sử dụng khi người nói phát biểu dài dòng, phức tạp hay khó hiểu; hoặc khi người nói không diễn đạt suy nghĩ rõ ràng

Không nên thường xuyên diễn giải vì sẽ làm chậm nhịp độ giao tiếp và khiến các thành viên trong nhóm không muốn lắng nghe

Nguyên tắc: Nếu người nói đã trình bày một hoặc hai câu thì bạn cũng nên diễn giải lại bằng khoảng từng ấy từ Nhưng nếu họ nói quá dài, bạn nên tóm tắt

- Kỹ năng phản hồi: Phản hồi là đưa ra thông tin xác nhận lại hay đóng góp những ý kiến để phát triển những thông tin có được Nguyên tắc khi đa ra thông tin phản hồi:

+ Phải rõ ràng về những điều mà bạn muốn nói với người nghe;

+ Bắt đầu với những điểm tích cực;

+ Phải cụ thể;

+ Chỉ ra được những vấn đề có thể thay đổi, cải tiến được;

+ Gợi ý cho sự chọn lựa thay đổi để đạt đợc tốt hơn;

+ Mang tính diễn tả hơn là đánh giá;

+ Chịu trách nhiệm về thông tin phản hồi;

+ Đa ra phản hồi sớm mà bạn có thể;

+ Số lượng thông tin phản hồi được đa không nên quá nhiều;

+ Lắng nghe ý kiến phản hồi tốt hơn là phản ứng tức thi hoặc tỏ ra tức giận; + Phải chắc chắn rằng bạn đã hiểu rõ được ý kiến phản hồi;

+ Không tin cậy hoàn toàn vào một nguồn phát thông tin;

+ Hỏi ý kiến người phản hồi về những điều bạn muốn mà không nhận được; + Quyết định những điều mà bạn sẽ làm trên cơ sở ý kiến phản hồi đã đề nghị

2.1.2 Kỹ năng điều hành cuộc họp

Để điều hành cuộc họp có hiệu quả cần thực hiện một số bước cơ bản sau

Bước 1: Lên chương trình cuộc họp

Chương trình cuộc họp cần tập họp đầy đủ những nội dung sẽ có trong cuộc họp và ước lượng thời gian dành cho mỗi phần Lưu ý không nên quá tham lam

mà đặt ra quá nhiều nội dung trong một cuộc họp hay bố trí thời gian không cân đối và hợp lý giữa các phần Thời gian tổ chức cuộc họp phù hợp để các đối tượng tham gia đầy đủ nhất

Bước 2: Thông báo mời họp

Sau khi lên chương trình cuộc họp, bước tiếp theo là phải gửi thông báo mời họp đến các thành viên tham dự Trong thông báo mời họp đặt biết họp xã, họp thôn lập kế hoạch cần báo trước cuộc họp 2 ngày và nội dung cuộc họp Bằng cách này có thể thu thập được các ý kiến đóng góp của những thành viên sẽ dự họp

Bước 3: Điều hành cuộc họp

Điều đầu tiên cần phải nhớ là nên bắt đầu cuộc họp đúng giờ Ngay khi bắt đầu cuộc họp cần tuyên bố mục đích của cuộc họp và giới thiệu tổng quan về chương trình cuộc họp

Là người điều hành, thì cần theo sát tiến trình cuộc họp để có những điều chỉnh thích hợp cũng như ghi lại những quyết định chính mà cuộc họp đã thống nhất

Đảm bảo rằng tất cả thành viên hiểu rằng tại lúc bắt đầu nội dung nào là được thảo luận, vấn đề cần giải quyết và các mục tiêu cần phải đạt được của cuộc họp

Lắng nghe cẩn thận và duy trì cuộc họp tập trung về các mục tiêu của nó

Ngăn chặn các hiểu lầm và sự mơ hồ và cố gắng duy trì sự trong sáng trong các buổi thảo luận

Cố gắng để đạt được sự mãn nguyện lẫn nhau nhưng không lãng phí toàn bộ thời gian của bạn vào các nội dung đơn lẻ Kết thúc các thảo luận dài trước khi quá muộn

Tại cuối của mỗi nội dung trong chương trình họp, tổng kết cái gì đã được thảo luận và cái gì đạt được sự đồng thuận

Bước 4: Tổng kết cuộc họp

Kết thúc cuộc bạn nên tổng kết lại các nội dung chính để những người tham

dự có cái nhìn tổng quát và xuyên suốt cuộc họp; đồng thời ghi nhớ những điểm

đã thống nhất

2.1.3 Kỹ năng soạn thảo văn bản trên máy tính

Kỹ thuật trình bày văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính áp dụng đối với các cơ quan nhà nước, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp,

tổ chức kinh tế được hướng dẫn bởi thông tư liên tịch số VPCP ngày 06 tháng 5 năm 2005 của Bộ bội vụ và Văn phòng Chính phủ về Hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản

55/2005/TTLT-BNV-Ngày nay khó thể tìm thấy một văn bản chính thức nào của nhà nước mà không được thực hiện trên máy tính Trong công tác kế hoạch các văn bản liên quan hầu hết cũng được soạn thảo trên máy vi tính vì vậy tài liệu hướng dẫn kỹ năng soạn thảo văn bản trên máy vi tính với các quy định cần ghi nhớ sau:

* Khái niệm ký tự, từ, câu, dòng, đoạn

Khi làm việc với văn bản, đối tượng chủ yếu ta thường xuyên phải tiếp xúc

là các ký tự (Character) Các ký tự phần lớn được gõ vào trực tiếp từ bàn phím Nhiều ký tự khác ký tự trắng (Space) ghép lại với nhau thành một từ (Word) Tập hợp các từ kết thúc bằng dấu ngắt câu, ví dụ dấu chấm (.) gọi là câu (Sentence) Nhiều câu có liên quan với nhau hoàn chỉnh về ngữ nghĩa nào đó tạo thành một đoạn văn bản (Paragraph)

Trong các phần mềm soạn thảo, đoạn văn bản được kết thúc bằng cách nhấn phím Enter Như vậy phím Enter dùng khi cần tạo ra một đoạn văn bản mới Đoạn

là thành phần rất quan trọng của văn bản Nhiều định dạng sẽ được áp đặt cho đoạn như căn lề, kiểu dáng,… Nếu trong một đoạn văn bản, ta cần ngắt xuống dòng, lúc đó dùng tổ hợp Shift+Enter Thông thường, giãn cách giữa các đoạn văn bản sẽ lớn hơn giữa các dòng trong một đoạn

Đoạn văn bản hiển thị trên màn hình sẽ được chia thành nhiều dòng tùy thuộc vào kích thước trang giấy in, kích thước chữ Có thể tạm định nghĩa dòng

là một tập hợp các ký tự nằm trên cùng một đường cơ sở (Baseline) từ bên trái sang bên phải màn hình soạn thảo

* Nguyên tắc tự xuống dòng của từ:

Trong quá trình soạn thảo văn bản, khi gõ đến cuối dòng, phần mềm sẽ thực hiện động tác tự xuống dòng Nguyên tắc của việc tự động xuống dòng là không được làm ngắt đôi một từ Do vậy nếu không đủ chỗ để hiển thị cả từ trên hàng, máy tính sẽ ngắt cả từ đó xuống hàng tiếp theo Vị trí của từ bị ngắt dòng do vậy phụ thuộc vào rất nhiều yếu tố khác nhau như độ rộng trang giấy in, độ rộng cửa

sổ màn hình, kích thước chữ Do đó, nếu không có lý do để ngắt dòng, ta cứ tiếp tục gõ dù con trỏ đã nằm cuối dòng Việc ngắt dòng tại đâu sẽ do máy tính lựa chọn

Cách ngắt dòng tự động của phần mềm hoàn toàn khác với việc ta sử dụng các phím tạo ra các ngắt dòng "nhân tạo" như các phím Enter, Shift+Enter hoặc Ctrl+Enter Nếu ta sử dụng các phím này, máy tính sẽ luôn ngắt dòng tại vị trí đó

Nguyên tắc tự xuống dòng của từ là một trong những nguyên tắc quan trọng nhất của soạn thảo văn bản trên máy tính

* Một số quy tắc gõ văn bản cơ bản:

- Khi gõ văn bản không dùng phím Enter để điều khiển xuống dòng Thật vậy trong soạn thảo văn bản trên máy tính hãy để cho phần mềm tự động thực hiện việc xuống dòng Phím Enter chỉ dùng để kết thúc một đoạn văn bản hoàn chỉnh

- Giữa các từ chỉ dùng một dấu trắng để phân cách Không sử dụng dấu trắng đầu dòng cho việc căn chỉnh lề

Một dấu trắng là đủ để phần mềm phân biệt được các từ Khoảng cách thể hiện giữa các từ cũng do phần mềm tự động tính toán và thể hiện Nếu ta dùng nhiều hơn một dấu cách giữa các từ phần mềm sẽ không tính toán được chính xác khoảng cách giữa các từ và vì vậy văn bản sẽ được thể hiện rất xấu Ví dụ:

Sai: Trong cuộc sống, tất cả chúng ta đều phải trải qua việc tặng quà và nhận quà tặng từ người khác

Đúng: Trong cuộc sống, tất cả chúng ta đều phải trải qua việc tặng quà và nhận quà tặng từ người khác

- Các dấu ngắt câu như chấm (.), phẩy (,), hai chấm (:), chấm phảy (;), chấm than (!), hỏi chấm (?) phải được gõ sát vào từ đứng trước nó, tiếp theo là một dấu trắng nếu sau đó vẫn còn nội dung

Lý do đơn giản của qui tắc này là nếu như các dấu ngắt câu trên không được

gõ sát vào ký tự của từ cuối cùng, phần mềm sẽ hiểu rằng các dấu này thuộc vào

một từ khác và do đó có thể bị ngắt xuống dòng tiếp theo so với câu hiện thời và điều này không đúng với ý nghĩa của các dấu này Ví dụ:

Sai: Hôm nay , trời nóng quá!

Hôm nay,trời nóng quá ! Hôm nay ,trời nóng quá!

Đúng: Hôm nay, trời nóng quá!

- Các dấu mở ngoặc và mở nháy đều phải được hiểu là ký tự đầu từ, do đó

ký tự tiếp theo phải viết sát vào bên phải của các dấu này Tương tự, các dấu đóng ngoặc và đóng nháy phải hiểu là ký tự cuối từ và được viết sát vào bên phải của ký

tự cuối cùng của từ bên trái Ví dụ:

Sai:

Thư điện tử ( Email ) là phương tiện thông tin liên lạc nhanh chóng và hữu ích Thư điện tử (Email ) là phương tiện thông tin liên lạc nhanh chóng và hữu ích Thư điện tử ( Email) là phương tiện thông tin liên lạc nhanh chóng và hữu ích Thư điện tử(Email) là phương tiện thông tin liên lạc nhanh chóng và hữu ích Thư điện tử(Email ) là phương tiện thông tin liên lạc nhanh chóng và hữu ích

Đúng: Thư điện tử (Email) là phương tiện thông tin liên lạc nhanh chóng và hữu ích

Chú ý:

- Các qui tắc gõ văn bản trên chỉ áp dụng đối với các văn bản hành chính bình thường Chúng được áp dụng cho hầu hết các loại công việc hàng ngày từ công văn, thư từ, hợp đồng kinh tế, báo chí, văn học Tuy nhiên có một số lĩnh vực chuyên môn hẹp ví dụ soạn thảo các công thức toán học, lập trình máy tính thì không nhất thiết áp dụng các qui tắc trên

- Các qui tắc vừa nêu trên có thể không bao quát hết các trường hợp cần chú

ý khi soạn thảo văn bản trên thực tế Nếu gặp các trường hợp đặc biệt khác, các

bạn hãy vận dụng các suy luận có lý của nguyên tắc tự xuống dòng của máy tính

để suy luận cho trường hợp riêng của mình

BÀI TẬP THỰC HÀNH CHƯƠNG 2

Bài thực hành số 1 Thực hành gõ văn bản trên máy vi tính

Bài thực hành số 2 Công cụ SWOT, Thực hành viết cây vấn đề, cây mục tiêu Bài thực hành số 3 Điều hành cuộc họp, lựa chọn ưu tiên

CHƯƠNG 3: QUY TRÌNH LẬP KẾ HOẠCH PHÁT TRIỂN KINH TẾ

XÃ HỘI CẤP XÃ 3.1 Tổng quan quy trình kế hoạch phát triển kinh tế xã hội cấp

3.1.1 Chuẩn bị lập kế hoạch

- Thành lập hoặc kiện toàn các tổ công tác cấp tỉnh, huyện, xã và thôn: Tiến hành trước mùa kế hoạch để xác định rõ những đối tượng tham gia vào quá trình

hỗ trợ hoặc trực tiếp lập kế hoạch cấp xã

- Đào tạo Kiến thức, kỹ năng về nghiệp vụ kế hoạch của tổ công tác thôn,

xã, huyện, tỉnh: cần được thường xuyên trau dồi và nâng cao qua giao lưu, trao đổi kinh nghiệm hoặc các hình thức đào tạo mới hoặc đào tạo củng cố

- Phân công cán bộ hỗ trợ: Cán bộ tổ công tác kế hoạch huyện được phân công phụ trách xã/nhóm xã cụ thể để thúc đẩy công tác kế hoạch tại cấp xã

- Chuẩn bị văn phòng phẩm: Chuẩn bị giấy A0, A4, bảng phấn, bút dạ, giấy màu, biểu mẫu lập kế hoạch (Bản trên giấy đối với thôn, các ban ngành và bản trên máy tính cho cấp xã)… để phục vụ cho quá trình lập kế hoạch ở xã và thôn

- Chuẩn bị kinh phí mua sắm văn phòng phẩm phục vụ công tác kế hoạch: Trong dự toán chi Ngân sách xã hàng năm và các nguồn khác

- Thu thập thông tin từ các Ban, Ngành, Đoàn thể xã, các cơ quan, đơn vị, tổ

chức, doanh nghiệp, hợp tác xã đóng trên địa bàn

- Cung cấp thông tin định hướng phát triển từ huyện

Bước 3: Tổng hợp kế hoạch xã

Bước 4: Thảo luận, thông qua dự thảo kế hoạch và báo cáo cấp trên

Bước 5: Tham vấn cộng đồng

Bước 6: Thông qua kế hoạch chính thức và báo cáo

Bước 7: Phê duyệt và thông qua bản kế hoạch

3.2.3 Thực hiện kế hoạch

Các tổ chức, cá nhân được giao thực hiện hoặc hỗ trợ tiến hành các hoạt động trong quyết định phê duyệt kế hoạch của UBND xã chịu trách nhiệm thực hiện kế hoạch (bao gồm đóng góp, đôn đốc, huy động các nguồn lực từ các bên liên quan, tiến hành khâu nối, tổ chức thực hiện các hoạt động)

Căn cứ vào kế hoạch đã được duyệt, các đơn vị cần xây dựng và công bố kế hoạch hoạt động, giao nhiệm vụ cụ thể cho từng cá nhân, cán bộ liên quan nhằm đảm bảo thực hiện hoạt động đã đề ra đúng tiến độ

Người tổ chức thực hiện phải tổ chức huy động hoặc tiếp nhận nguồn lực để thực hiện các hoạt động đúng theo kế hoạch giao

Trong quá trình thực hiện phải liên tục đánh giá những thuận lợi, khó khăn,

đề xuất giải pháp hoặc kiến nghị cơ quan có thẩm quyền giải quyết, nội dung được

thể hiện trong các báo cáo hàng tháng hoặc báo cáo theo dõi, đánh giá theo chuyên

đề

3.2.4 Theo dõi, đánh giá

Kế hoạch theo dõi, đánh giá do tổ công tác lập và được xây dựng và phê duyệt cùng với bản kế hoạch xã

Căn cứ kế hoạch theo dõi, đánh giá được duyệt, định kỳ Trưởng thôn, tổ công tác xã, các Ban, Ngành, Đoàn thể xã, HĐND xã, cơ quan chức năng cấp trên

tổ chức thực hiện việc theo dõi và đánh giá

Sơ đồ 1: Mô hình các bước xây dựng bản đề xuất kế hoạch xã

Tổng quan về xây dựng kế hoạch KTXH xã

Biểu số liệu cơ bản (I.1) Hoạt động đề xuất (I.2) Định hướng & Tình hình phát triển (I.3)

Hoạt động đề xuất (II.3)

Thông tin tài chính từ cấp huyện (III.1.A,B,C)

2 Thu thập thông tin

3 Tổng hợp thông tin và dự thảo kế hoạch xã

4 Hội nghị kế hoạch xã

Nguyên nhân, Giải pháp

· Kế hoạch KTXH Chính thức của xã

· Khung theo dõi đánh giá

(Phụ lục II.6.A,B, II.7)

Kế hoạch hành động ngành

Kế hoạch hành động của thôn bản

Chỉ đạo xây dựng kế hoạch từ huyện

3.2 Phương pháp xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế xã hội cấp xã

3.2.1 Kết cấu bản kế hoạch phát triển kinh tế xã hội hàng năm cấp xã

Bản kế hoạch phát triển kinh tế xã hội hàng năm cấp xã (mẫu Phụ lục II.7B) bao gồm 2 phần chính như sau:

Phần I Đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch phát triển KT-XH năm báo cáo

Phần II Kế hoạch phát triển kinh tế xã hội năm kế hoạch Trong phần II, bao gồm 5 phần:

- Khung kế hoạch phát triển kinh tế xã hội (Phụ lục II.6A)

- Khung đề xuất kế hoạch phát triển kinh tế xã hội (Phụ lục II.6A)

(5) Tổ chức thực hiện

3.2.2 Trình tự x์ ây dựng bản kế hoạch

Bước 1 UBND xã ban hành văn bản chỉ đạo, hướng dẫn xây dựng kế hoạch

* Thời gian: Tuần đầu tháng 5 năm báo cáo

* Trách nhiệm thực hiện: Chủ tịch UBND xã hoặc tổ trưởng tổ công tác xã

* Thành phần tham gia: tổ công tác xã, các Ban, Ngành, Đoàn thể, các đơn vị đóng trên địa bàn xã

* Nội dung:

- UBND xã ban hành văn bản chỉ đạo và hướng dẫn các Ban, Ngành, Đoàn thể xã và các thôn triển khai công tác kế hoạch Đồng thời gửi văn bản chỉ đạo này tới các cơ quan, đơn vị trên địa bàn xã (trường học, trạm y tế, các doanh nghiệp, hợp tác xã, ban quản lý dự án,…) để yêu cầu những đơn vị này phối hợp cung cấp thông tin trong công tác xây dựng kế hoạch

Phụ lục II.1 - Mẫu văn bản chỉ đạo, hướng dẫn xây dựng kế hoạch xã gửi thôn và ban ngành

- Ngoài văn bản chỉ đạo, Tổ công tác kế hoạch xã chuẩn bị các mẫu biểu cần thiết phục vụ cho công tác lập kế hoạch và gửi đồng thời cùng với văn bản chỉ đạo

+ Bộ biểu mẫu gửi thôn (bản) bao gồm:

Phụ lục I.1 (Số liệu cơ bản thôn, bản)

Phụ lục I.2 (Định hướng phát triển kinh tế- xã hội thôn)

Phụ lục I.3 ( Biểu kế hoạch đề xuất thôn)

Phụ lục I.4 (Biên bản họp thôn)

+ Bộ biểu gửi các ban, ngành đoàn thể:

Phụ lục II.3 (Biểu kế hoạch đề xuất của ban, ngành, đoàn thể)

Bước 2 Thu thập thông tin

Đây là bước rất quan trong trong quy trình xây dựng bản kế hoạch Thông tin phục vụ cho việc lập kế hoạch phát triển kinh tế xã hội được thu thập từ 3 nguồn cơ bản:

(1) Thu thập thông tin từ thôn

* Thời gian: Đầu tháng 5

* Trách chịu trách nhiệm: Trưởng thôn

* Đối tượng tham gia: Tổ công tác thôn và đại diện các hộ dân trong thôn

* Nội dung các công việc

Sau khi nhận được Văn bản chỉ đạo và hướng dẫn xây dựng kế hoạch của

Ủy ban Nhân dân xã, Trưởng thôn cần chỉ đạo thực hiện các việc sau:

- Thành lập hoặc kiện toàn tổ công tác thôn

Tổ công tác thôn gồm có: Trưởng thôn làm tổ trưởng, 01 thư ký và các đại diện ban ngành, đoàn thể và hộ nông dân tiêu biểu trong thôn

- Họp trù bị

Tổ công tác tiến hành họp trù bị và chuẩn bị các nội dung sau:

+ Thông qua văn bản chỉ đạo, hướng dẫn xây dựng kế hoạch của xã;

+ Lập biểu số liệu cơ bản theo Phụ lục I.1;

+ Lập báo cáo Đánh giá khái quát tình hình kinh tế - xã hội trong năm báo cáo và đề xuất định hướng phát triển trong năm kế hoạch theo Phụ lục I.2;

+ Thảo luận các vấn đề trong thôn, phân tích nguyên nhân, giải pháp, dự kiến hoạt động cần thực hiện, thời gian tiến hành, trách nhiệm, nguồn lực để thực hiện và các thông tin khác, sắp xếp thứ tự ưu tiên giải quyết Lập bảng kế hoạch

đề xuất theo Phụ lục I.3 và trình bày lên giấy A0 hoặc bảng để đưa ra thảo luận tại cuộc họp thôn

+ Chuẩn bị nội dung và phân công nhiệm vụ cụ thể cho các thành viên để tổ chức cuộc họp thôn: Chương trình làm việc, văn phòng phẩm cần thiết, thông báo thời gian địa điểm, nội dung cuộc họp tới các hộ trong thôn và mời tổ công tác xã

Lưu ý: Cần thông báo trước đến toàn bộ các hộ dân; Cần chọn thời gian phù hợp để đảm bảo số lượng tham gia cuộc họp thôn

- Họp thôn

Trưởng thôn tổ chức cuộc họp toàn thôn theo trình tự như sau:

+ Tuyên bố lý do, giới tiệu đại biểu và thông qua chương trình làm việc;

+ Khái quát một số chỉ tiêu trong Biểu số liệu cơ bản (Phụ lục I.1);

+ Khái quát tình hình kinh tế - xã hội năm báo cáo và đề xuất định hướng phát triển năm kế hoạch (Phụ lục I.2)

+ Trình bày Bảng kế hoạch đề xuất (Phụ lục I.3) đã được Tổ công tác chuẩn

bị từ cuộc họp trù bị trước, hỗ trợ thảo luận để nhất trí, bổ sung hoặc loại bỏ

những vấn đề, giải pháp và hoạt động trong bảng đề xuất, thống nhất về thứ tự ưu tiên các hoạt động, trách nhiệm và nguồn lực thực hiện (bao gồm nguồn dân góp

Sau khi có Văn bản chỉ đạo xây dựng kế hoạch của UBND xã, Tổ công tác

xã phân công cho từng thành viên (trừ các Trưởng thôn) phụ trách từng lĩnh vực tổ

chức thu thập thông tin

* Thời gian: Tháng 5 năm báo cáo

* Chịu trách nhiệm: Tổ công tác xã phân công cho từng thành viên (trừ các Trưởng thôn)

* Đối tượng tham gia: Các Ban, Ngành, Đoàn thể xã, đơn vị sự nghiệp, trường học,

trạm y tế, Ban quản lý dự án, doanh nghiệp, hợp tác xã và các đơn vị liên quan đóng trên địa bàn có trách nhiệm cung cấp thông tin phục vụ cho công tác lập kế hoạch xã

* Nội dung:

Trưởng các Ban, Ngành, Đoàn thể xã, đơn vị sự nghiệp, trường học, trạm y

tế, Ban quản lý dự án, doanh nghiệp, hợp tác xã, và các đơn vị liên quan chỉ đạo đơn vị mình cung cấp thông tin phục vụ lập kế hoạch xã

Trong phạm vi lĩnh vực mình quản lý, tiến hành xác định các vấn đề, tồn tại cần giải quyết, phân tích nguyên nhân, giải pháp, dự kiến những hoạt động cần thực hiện để khắc phục tồn tại/vấn đề đó; nêu cụ thể thời gian tiến hành, trách nhiệm, nguồn lực dự kiến và các thông tin bổ sung khác và điền Phụ lục II.3 theo nội dung tương ứng;

Thống kê xã có trách nhiệm điển biểu II.2 - số liệu cơ bản

Hoạt động này nên kết thúc và báo cáo xã trước khi kết thúc tháng 5 của năm báo cáo

(3) Thông tin định hướng phát triển từ huyện

* Thời gian: Nửa đầu tháng 6

* Chịu trách nhiệm: Phòng Tài chính kế hoạch Huyện

* Đối tượng tham gia: Các phòng ban chuyên môn và xã

* Nội dung: UBND huyện ban hành Văn bản chỉ đạo Phòng Tài chính - Kế hoạch cung cấp cho các Phòng, Ban của huyện và các xã thông tin định hướng về phát triển Kinh tế xã hội của huyện, các hoạt động sự nghiệp, chương trình dự án và khái quát về ngân sách xã (đối với các xã) Chi tiết theo Phụ lục III.1.A, B, C

Bước 3 Tổng hợp kế hoạch xã

* Thời gian: nửa đầu tháng 6

* Chịu trách nhiệm: Tổ trưởng tổ công tác xã

* Đối tượng tham gia: Tổ công tác xã

* Nội dung công việc:

Nhóm Văn hoá Xã hội: Chịu trách nhiệm về các lĩnh vực liên quan đến các vấn đề văn hóa xã hội như Y tế, giáo dục, văn hoá xã hội, lao động việc làm, xóa đói giảm nghèo, thể dục thể thao

+ Nhập phụ lục II.3 trước, Phụ lục I.3 sau: Lấy biểu II.3 làm trung tâm, tiến hành tổng hợp trước sau khi kết thúc mới chuyển sang các biểu của thôn bản I.3

để bổ sung trên cơ sở đã có thì bỏ qua, chưa đề cập thì bổ sung và ghi tên thôn bản

có nội dung bổ sung đó vào trong ngoặc

Khi tổng hợp xong từng vấn đề và nguyên nhân tương ứng trong Phụ lục

II.3, bổ sung các vấn đề từ Phụ lục I.3 theo nguyên tắc đã nói ở trên Căn cứ vào

các vấn đề và nguyên nhân đã chỉ ra, nhóm tổng hợp xác định mục tiêu cần đạt

được theo cách phát biểu ngược lại với vấn đề đã nêu Nếu phát biểu ngược lại không khả thi thì tìm một mục tiêu tương đương khác diễn tả trạng thái khi các nguyên nhân được giải quyết Ghi lại mục tiêu vừa xác định vào cột Mục tiêu trong Phụ lục II.4.A

+ Tổng hợp hoạt động đề xuất - Phụ lục II.4.B:

Ghi các hoạt động của mỗi lĩnh vực các ban ngành đoàn thể (II.3) và của thôn bản (I.3) vào cùng một trang của Phụ lục II.4.B Các bước như sau:

Chép lại các hoạt động đề xuất trong Phụ lục II.3 vào Phụ lục II.4.B

Rà soát, bổ sung thông tin từ biểu hoạt động đề xuất của thôn bản (Phụ lục I.2) vào Phụ lục II.4.B theo lĩnh vực

Chú ý: Có thể nhập thông tin số liệu vấn đề, nguyên nhân, xác định mục tiêu và giải pháp và các hoạt động đề xuất từ phụ lục II.3 và I.3 trực tiếp vào Phụ lục II.5A (Biểu tổng hợp vấn đề, nguyên nhân, mục tiêu, giải pháp), Phụ lục II.5B (Biểu tổng hợp đề xuất kế hoạch phát triển kinh tế xã hội xã) trong

Bộ biểu tổng hợp Excel phục vụ cho công tác lập kế hoạch tương ứng theo nguyên tắc đã trình bày trên

(2) Nhập kết quả tổng hợp vào máy vi tính

Phụ lục II.4.A nhập vào Phụ lục II.5.A;

Phụ lục II.4.B nhập vào Phụ lục II.5.B

+ Trường hợp 2: Nếu không tổng hợp thông tin vào phụ lục II.4A và II.4B thì tổng hợp trực tiếp vào Phụ lục II.5A, Phụ lục II.5B trên máy vi tính tương ứng theo nguyên tắc đã trình bày trên

- Cách nhập Phụ lục II.2A- Số liệu cơ bản trên phần mềm Kế hoạch :

Căn cứ vào số liệu trên phụ lục I.1- Số liệu cơ bản do các thôn gửi lên, cán

bộ nhập số liệu vào từng dòng chỉ tiêu tương ứng của từng thôn/xóm, phần mềm

tự động cộng số liệu của các thôn/xóm

Số liệu cột tổng cộng dùng để đối chiếu với số liệu biểu II.2 - Số liệu cơ bản

do thống kê xã cung cấp Nếu có sự sai lệch lớn giữa 2 biểu số liệu này cán bộ tổng hợp cần kiểm tra để điều chỉnh Tuy nhiên, số liệu của thống kê xã được ưu tiên xem xét bởi số liệu này có tính pháp lý cao hơn

(3) Xác định nguồn lực tài chính cho các hoạt động đề xuất

* Trách nhiệm: Chủ tịch xã, Kế toán

* Thời gian: Sau khi nhập Phụ lục II.5B (Biểu tổng hợp đề xuất kế hoạch phát triển kinh tế xã hội xã)

* Căn cứ để xác định nguồn lực là các thông tin về các nguồn lực trên địa bàn: Các chương trình mục tiêu, dự án, phân bổ dự toán ngân sách năm kế hoạch, cam kết đóng góp của dân, các nhà tài trợ

* Các bước tiến hành:

+ Rà soát danh mục hoạt động đề xuất, bỏ qua các hoạt động thường xuyên,

nếu xét thấy hoạt động nào đáp ứng tiêu chí và có khả năng được đưa vào các chương trình mục tiêu, chương trình sự nghiệp … và các chương trình đó có trong danh sách do huyện cung cấp thì bàn bạc và xác định nguồn vốn cho hoạt động là tên chương trình đó

+ Thảo luận về mức dự kiến tài chính của hoạt động để đưa ra điều chỉnh cho càng sát với thực tế càng tốt Với các hoạt động có các mục không cụ thể, không ghi rõ về thời gian, trách nhiệm…thì xóa bỏ khỏi danh sách hoạt động đề xuất

dựng cơ bản khác, hoặc sử dụng vốn sự nghiệp khác Các hoạt động đề xuất khác

có nguồn vốn chưa xác định rõ sẽ được tự động chuyển sang Khung kế hoạch đề xuất (Phụ lục II.6.B) bao gồm các hoạt động không chắc chắn về nguồn lực tài chính

+ Kết quả phụ lục II.5.C, II.6.A, B được kế toán sử dụng để lập dự toán ngân sách năm kế hoạch và bảo vệ dự toán với phòng Tài chính kế hoạch huyện

+ Căn cứ vào dự toán ngân sách xã đã được thảo luận phê duyệt Cán bộ tổng hợp tiến hành điều chỉnh nguồn nguồn lực trên phụ lục II.5B

(4) Viết dự thảo Kế hoạch phát triển kinh tế xã hội cấp xã

* Trách nhiệm: Cán bộ văn phòng thống kê

* Thời gian: Sau khi hoàn thành việc tổng hợp

* Chuẩn bị: Phụ lục II.7A; Phụ lục II.2; Phụ lục II.5 A; Phụ lục II.6 A, B

* Nội dung Dự thảo:

- Viết phần I Đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch phát triển kinh tế xã hội năm báo cáo

- Viết phần II Kế hoạch phát triển kinh tế xã hội năm kế hoạch

Ghi chú: Dự thảo Kế hoạch phát triển kinh tế xã hội được hướng dẫn chi tiết ở phụ lục II.7A

Bước 4 Thảo luận, thông qua dự thảo kế hoạch và báo cáo cấp trên

* Thành phần: Tổ công tác xã, đại diện tổ công tác thôn, đại diện các ban ngành đoàn thể, các đơn vị đóng trên địa bàn xã, một số nông dân tiêu biểu

* Thời gian: Tháng 7

* Chuẩn bị:

- Ngày, địa điểm và thành phần đại biểu tham gia hội nghị, phát giấy mời

- Phân công cán bộ hỗ trợ (tổ chức và phục vụ hậu cần)

- Chuẩn bị trang thiết bị, tài liệu phục vụ hội thảo bao gồm bảng biểu, tài liệu phô tô, thiết bị âm thanh vv

- Trình bày Phụ lục II.6.A, B ra bảng lớn hoặc giấy A0 để dễ thảo luận và sắp xếp ưu tiên

* Nội dung cuộc họp thảo luận dự thảo kế hoạch xã

- Trình bày tóm tắt các thông tin do huyện gửi xuống trước Hội nghị để tất cả các đại biểu tham dự đều nắm được chủ trương, định hướng chung của huyện trước khi thảo luận các vấn đề của xã

- Trình bày những nội dung nổi bật nhất về tất cả các mặt kinh tế - xã hội của

xã (kể cả đánh giá năm hiện tại và mục tiêu đề xuất năm kế hoạch)

- Thảo luận chung về những điểm nổi bật đã trình bày

- Tóm tắt Phụ lục II.6.A về các hoạt động đã dự kiến nguồn lực

- Tóm tắt Phụ lục II.6.B về các hoạt động đề xuất

- Sắp xếp ưu tiên thực hiện các hoạt động đề xuất trong Phụ lục II.6.B

- Thảo luận và thống nhất toàn hội nghị về phân bổ kinh phí Phát triển xã cho các hoạt động đề xuất đã sắp xếp ưu tiên Sau khi thống nhất, chuyển những hoạt động đề xuất đã được phân bổ nguồn vốn sang Phụ lục II.6.A

- Chủ tịch xã kết luận hội nghị Kết luận của hội nghị trong đó có việc phân

bổ nguồn lực thuộc ngân sách xã phải được ghi thành biên bản theo Phụ lục II.8

Sau khi hoàn chỉnh bản Kế hoạch dự thảo xã, gửi lên Phòng Tài chính - Kế hoạch để báo cáo

Việc thảo luận, thông qua dự thảo kế hoạch, chỉnh sửa, hoàn thiện phụ lục II.7 theo mẫu II.7B và báo cáo kế hoạch được thực hiện trong nửa cuối tháng 7 năm hiện tại (năm báo cáo)

Bước 5 Tham vấn cộng đồng

- Chịu trách nhiệm: Tổ trưởng tổ công tác xã hoặc Chủ tịch UBND xã

- Thành phần tham gia: Tổ công tác xã

- Đối tượng tham vấn: Thôn, Ban ngành đoàn thể, các đơn vị đóng trên địa bàn xã, phòng tài chính kế hoạch huyện

* Chuẩn bị:

- Phụ lục II.9 B - Phiếu phản hồi: dành cho cán bộ tham vấn

- Phụ lục II.9 A - Phiếu tham vấn; Phụ lục II.6A

- Tổng hợp kế hoạch hoạt động; Phụ lục II.6B- Tổng hợp kế hoạch đề xuất: Gửi tất cả đối tượng tham vấn

- Phụ lục II.7 - Bản thảo Kế hoạch xã: chỉ gửi cho các lãnh đạo xã

* Hình thức tham vấn:

- Tham vấn trực tiếp: Thành viên Tổ công tác kế hoạch xã xuống địa bàn, phối hợp với lãnh đạo đơn vị/ cộng đồng nơi tổ chức tham vấn, tiến hành họp thông báo chi tiết bản dự thảo kế hoạch xã, nhấn mạnh các nội dung liên quan trực tiếp đến đơn vị/ cộng đồng đó, công bố thời gian ghi nhận ý kiến phản hồi, giao đại diện nơi tổ chức tham vấn thu thập ý kiến vào phiếu tham vấn và gửi lại cho

Tổ công tác trong vòng 1 tuần sau khi thực hiện tham vấn

- Tham vấn giám tiếp: Công bố nội dung bản thảo kế hoạch xã qua hệ thống phát thanh, loa truyền thanh, nêu rõ địa điểm nơi trưng bày Bản thảo kế hoạch xã

và dán Phụ luc II.6A và II.6B lên các bảng tin công cộng của xã, thôn hoặc ở nơi

có đông người qua lại, thời gian, địa điểm ghi nhận phản hồi, ý nghĩa và quyền lợi của các bên khi tham gia tham vấn

Gửi bản thảo Kế hoạch phát triển kinh tế xã hội xã kèm phiếu đề nghị tham vấn tới các đơn vị liên quan đóng trên địa bàn

* Tổng hợp, xử lý thông tin tham vấn:

- Tổng hợp thông tin: Các ý kiến đóng góp trực tiếp sẽ do cán bộ đã được giao trách nhiệm tại UBND xã ghi nhận vào phiếu ghi nhận tham vấn trong Phụ lục II.9.A trong suốt thời gian tham vấn đã công bố

- Rà soát thông tin, chỉnh sửa bổ sung vào bản Dự thảo kế hoạch: Khi kết thúc thời hạn tiếp nhận ý kiến tham vấn, tổ công tác kế hoạch xã cần thu thập và tổng hợp các phiếu tham vấn và cân nhắc để đưa vào bản thảo kế hoạch xã Ý kiến nào không đưa vào bản thảo thì phải giải thích rõ tại sao và có thông báo trở lại bằng văn bản đến cộng đồng, đơn vị theo mẫu phiếu phản hồi trong Phụ lục II.9.B

- Phản hồi: Công bố kết quả cập nhật ý kiến tham vấn trên hệ thống truyền thanh theo tần suất và vào thời gian phù hợp, tại bảng tin công cộng của xã hoặc gửi phiếu phản hồi cho các đơn vị liên quan

Bước 6 Thông qua kế hoạch chính thức và báo cáo

* Thời gian: Cuối tháng 12 năm báo cáo

* Chịu trách nhiện: Tổ trưởng tổ công tác xã

* Thành phần: Tổ công tác xã và các đại biểu tham gia hội nghị tổng kết cuối năm

* Chuẩn bị:

- Bản kế hoạch phát triển kinh tế xã hội vào (PL II.7B) - sau khi đã cập nhật,

bổ sung thông tin dựa trên tình hình thực hiện kế hoạch thực tế của các tháng cuối năm, thông tin thêm từ các chương trình, dự án và từ huyện

- Phụ lục II.10 - Nghị quyết của HĐND

* Thực hiện: Sau khi đã được HĐND Huyện giao chỉ tiêu kế hoạch phát triển Kinh tế xã hội và dự toán ngân sách, Tổ công tác kế hoạch xã sẽ hoàn chỉnh bản

kế hoạch phát triển Kinh tế xã hội và thông qua HĐNDX:

- Trình bày bản kế hoạch phát triển kinh tế xã hội dự thảo (PL II.7B) trong hội nghị xã

- Thảo luận bản dự thảo kế hoạch: Đánh giá năm báo cáo, các chỉ tiêu năm

kế hoạch, cá hoạt động và phân bổ nguồn lực

- Thống nhất và thông qua bản kế hoạch xã: Bản kế hoạch được HĐND xã thảo luận và thông qua vào kỳ họp cuối năm đã được ghi vào nghị quyế sẽ có giá trị pháp lý chính thức và được báo cáo lên các cơ quan cấp trên gồm UBND huyện, Phòng Tài chính - Kế hoạch và các cơ quan khác

Bước 7: Phê duyệt và thông báo kế hoạch:

* Thời gian: Cuối tháng 12 năm báo cáo hoặc đầu tháng 1 năm kế hoạch

* Chịu trách nhiệm: Chủ tịch UBND xã

* Thành phần tham gia: Tổ công tác xã

* Chuẩn bị: Phụ lục II.11 (Mẫu quyết định của UBND phê duyệt kế hoạch); Phụ lục II.12 (Nội dung phê duyệt kế hoạch kinh tế xã hội); Phụ lục II.13 (Mẫu công văn thông báo kế hoạch)

* Nội dung:

Sau khi được HĐND thông qua, UBND xã sẽ ra quyết định phê duyệt Bản

kế hoạch chính thức của xã

- Chủ tịch UBND xã ra quyết định phê duyệt kế hoạch chính thức

- Nội dung kế hoạch được phê duyệt là bản kế hoạch kinh tế xã hội xã đã được HĐND xã đã thông qua

- Tổ công tác thông báo các hoạt động và nguồn lực cho các Ban, Ngành, Đoàn thể, các thôn và các đơn vị liên quan trên địa bàn xã

3.3 Theo dõi và đánh giá

3.3.1 Khái niệm và các công cụ sử dụng

3.3.1.1 Một số khái niệm

- Theo dõi: Theo dõi là một quá trình thu thập dữ liệu, tình hình một cách

có hệ thống về những chỉ số cụ thể liên quan đến một hoạt động phát triển đang được thực hiện, để những người quản lý và các đối tượng có liên quan có được thông tin về tiến độ thực hiện các mục tiêu đã đề ra và sử dụng nguồn lực được phân bổ

Theo dõi có nghĩa là thực hiện việc “quan sát” hay “kiểm tra kết quả thực hiện”

Có hai loại theo dõi: Theo dõi thực hiện nhằn đảm bảo các hoạt động dự kiến được thực hiện; Theo dõi tác động để đo lường tác động của hoạt động đến mục tiêu đề ra

- Đánh giá: Đánh giá là một quá trình tổng hợp, phân tích một cách có hệ thống một dự án, chương trình hay một kế hoạch đang được thực hiện hoặc đã kết thúc bao gồm từ việc lập kế hoạch, thiết kế chương trình, dự án đến quá trình thực hiện và các kết quả quá trình thực hiện

Đánh giá phản ánh những gì đã xảy ra Đánh giá sử dụng thông tin có từ theo dõi để phân tích xác định các dự án, chương trình có cần sự thay đổi gì hay không

Xét về quy trình kế hoạch thì đánh giá được chia là 3 loại: Đánh giá giữa kỳ nhằm giúp kiểm tra xem các giả thiết đã đề ra trong kế hoạch còn đảm bảo tính khả thi hay không đề điều chỉnh kịp thời; Đánh giá cuối kỳ kế hoạch nhằm đánh giá các kết quả đạt được, tổng kết quá trình thực hiện, rút ra bài học kinh nghiệm, xem xét khả năng phải điều chỉnh kỳ kế hoạch kỳ tiếp theo nhằm đảm bảo mục tiêu trung và dài hạn; Đánh giá tác động được thực hiện sau khi kết thúc kỳ kế hoạch, xem xét kế hoạch đó có tạo ra được tác động như mong muốn không, tức là đánh giá hiệu quả của kế hoạch

- Chỉ số: Chỉ số là thước đo tiến độ đạt được chỉ tiêu/mục tiêu Chỉ số thường là tên một công cụ đo lường dùng để xác định dùng để xác định tình trạng thực tế cảu một chỉ tiêu Kết quả của việc đo lường sử dụng chỉ số cho chúng ta biết được mức độ hoàn thành các chỉ tiêu, mục tiêu kế hoạch

Chỉ số là tên gọi một thước đo khách quan

Ví dụ: Mức thu nhập bình quân đầu người

Thu ngân sách trên địa bàn xã

Chỉ số phục vụ cho theo dõi đánh giá có 4 loại: Chỉ số đầu vào thể hiện nguồn lực đầu tư; Chỉ số đầu ra thể hiện sản phẩm được tạo ra từ việc huy động và

sử dụng các nguồn lực; Chỉ số kết quả thể hiện trực tiếp hiệu quả, thực trạng, tiến trình đạt được của mục tiêu chỉ tiêu đề ra; Chỉ số tác động (ảnh hưởng) phản ánh hiệu quả đo lường tác động tăng phúc lợi xã hội nói chung

- Chỉ tiêu: Chỉ tiêu là tiêu chí mà biểu hiện bằng số của nó phản ánh quy mô, tốc độ phát triển, cơ cấu, quan hệ tỷ lệ của hiện tượng kinh tế - xã hội trong điều kiện không gian và thời gian cụ thể

Giá trị cụ thể gán cho thước đo

Ví dụ: Mức thu nhập bình quân đầu người đạt 8.600.000đ/năm

Thu ngân sách trên địa bàn xã: 890.000.000đ

Có 2 loại chỉ tiêu:

+ Chỉ tiêu KH: Giá trị dự báo về tương lai;

+ Chỉ tiêu thống kê: Giá trị thước đo trong quá khứ

3.3.2 Các phương pháp theo dõi và đánh giá

3.3.2.1 Theo dõi và đánh giá thực hiện (tiến trình)

Theo dõi thực hiện kế hoạch PTKHXH là việc thu thập một cách liên tục và

có hệ thống những thông tin về quá trình triển khai thực hiện các mục tiêu, nhiệm

vụ đề ra trong bản kế hoạch

Đánh giá thực hiện kế hoạch PTKTXH là việc xem xét mức độ thực hiện nhiệm vụ hay mục tiêu cụ thể nào đó trong kế hoạch theo từng giai đoạn thực

(từng hoạt động, quý, sáu tháng) hiện hoặc khi kết thúc kỳ kế hoạch để rút ra bài học cho kỳ tiếp theo

Theo dõi là mô tả lại quá trình thực hiện mục tiêu, theo dõi tập trung xem xét mức độ hoàn thành mục tiêu Đây là hai hoạt động nhưng có tác dụng hỗ trợ lẫn nhau trong công tác kế hoạch

3.3.2.2 Theo dõi và đánh giá dựa trên kết quả

Theo dõi đánh giá dựa trên kết quả là một quá trình liên tục thu thập thông tin và phân tích số liệu về các chỉ số theo dõi để so sánh với kết quả dự định từ đó thấy được mức độ thực hiện các mục tiêu kế hoạch

Trong quản lý dựa trên trên kết quả phát triển sử dụng một chuỗi kết quả:

- Tác động: Là những thay đổi mang tính dài hạn trong cuộc sống người dân, trong các tổ chức, đoàn thể nhờ sử dụng các đầu ra Thường nhận thấy tác động này vào cuối kỳ kế hoạch

- Kết quả: Là thay đổi ngắn hạn và trung hạn đạt được hoặc có khả năng đạt được do sử dụng các đầu ra Kết quả không hoàn toàn phụ thuộc vào sự kiểm soát của cơ quan cung cấp hàng hóa dịch vụ

- Đầu ra: là hàng hóa và dịch vụ do một hoạt động tạo ra Đầu ra hoàn toàn thuộc quyền kiểm soát của cơ quan cung hàng hóa, cấp dịch vụ đó

- Hoạt động: là việc thực hiện mà thông qua cá đầu vào như vốn, hỗ trợ kỹ thuật… để tạo ra đầu ra cụ thể

- Đầu vào: Nguồn lực tài chính, nhân lực, nguyên vật liệu, thiết bị cần thiết

để tạo ra đầu ra

Ví dụ:

Đầu tư cho bệnh

viện và cơ sở y tế

Số bệnh viện,

cơ sở y tế được xây dựng

Tỷ lệ người được khám chữa bệnh tại các cơ

3.3.3 Phương thức thực hiện

3.3.3.1 Theo dõi đánh giá nội bộ

Dựa trên cơ sở các thông tin theo dõi đánh giá bên trong để đưa ra bức trang

về nhưng thông tin mà xã và các tổ chức đơn vị trong việc thực hiện các hoạt động

đã phản ánh trong kế hoạch

Đánh giá nội bộ nhanh, ít tốn kém nhưng có thể không đảm bảo tính khách quan

3.3.3.2 Theo dõi đánh giá bên ngoài (có sự tham gia)

Đánh giá có sự tham gia là cơ hội cho cả người bên trong và bên ngoài nhìn nhận về kết quả quá khứ nhằm phục vụ cho việc ra quyết định trong tương lai

Đánh giá có sự tham gia góp phần cải thiện kỹ năng phân tích cộng đồng cần thiết cho việc đưa ra các quyết định đúng đắn

3.3.4 Quy trình thực hiện theo dõi và đánh giá

3.3.4.1 Lập kế hoạch theo dõi và đánh giá

Kế hoạch theo dõi, đánh giá được lập theo các biểu mẫu trong phụ lục II.14 được xây dựng và phê duyệt cùng với bản kế hoạch xã

- Xây dựng chỉ số theo dõi, đánh giá và phân công thành viên tham gia:

+ Chỉ số tiến độ hoạt động căn cứ vào số lượng, khối lượng, mức độ giải ngân theo thời gian để đánh giá mức độ hoàn thành hoạt động Nhóm chỉ số này sẽ

do cán bộ, đơn vị được giao thực hiện theo dõi và báo cáo trực tiếp cho lãnh đạo xã

+ Chỉ số theo dõi chuyên ngành là nhóm chỉ số lĩnh vực quy định trong Phục lục II.14 sẽ do cán bộ phụ trách ngành, lĩnh vực của xã thu thập theo định kỳ Cán bộ Thống kê là đầu mối giám sát và tổng hợp để báo cáo lãnh đạo UBND xã

- Thời gian và chu kỳ thực hiện theo dõi, giám sát:

+ Các chỉ số tiến độ hoạt động được theo dõi theo tiến độ thực hiện hoạt động và báo cáo khi kết thúc hoạt động

+ Các chỉ số theo dõi ngành được theo dõi hàng quý, 6 tháng và 1 năm

3.3.4.2 Tổ chức theo dõi và đánh giá

- Thu thập thông tin: Các bộ phận được phân công tiến hành thu thập thông tin theo biểu mẫu hướng dẫn Phụ lục II.14

- Phân tích thông tin: Các thông tin theo dõi được tập hợp theo chỉ số đã được lựa chọn trong khung theo dõi đánh giá Sau khi đã có thông tin về tình hình thực tế người thực hiện phân tích sẽ tiến hành so sánh giữa thực tế với mong đợi (các chỉ tiêu kế hoạch) tương ứng Có thể xẩy ra một số khả năng sau:

+ Giá trị thực tế tốt hơn giá trị mong đợi

+ Giá trị thực tế phù hợp với giá trị mong đợi

+ Giá trị thực tế xấu hơn giá trị mong đợi

Người phân tích cần là rõ nguyên nhân dẫn đến kết quả đã nêu đặc biệt là khả năng tốt và xấu Đây là căn cứ để nhà quản lý đưa ra quyết định điều hành, thậm chí thay đổi mục tiêu và xây dựng kế hoạch cho kỳ kế hoạch tiếp theo

Việc đánh giá chỉ tập trung vào phân tích một số chỉ tiêu chính của kế hoạch (Các chỉ tiêu cơ bản trong phụ lục II.7B)

- Báo cáo theo dõi, giám sát:

+ Báo cáo tiến độ hoạt động;

+ Báo cáo giám sát hàng tháng;

+ Báo cáo giám sát Quý;

+ Báo cáo giám sát, đánh giá 6 tháng;

+ Báo cáo giám sát, đánh giá cả năm;

Các báo cáo trên chỉ áp dụng cho công tác theo dõi, đánh giá của của xã Đối với thôn, hàng tháng Trưởng thôn tiến hành lập báo cáo gửi lên xã để xã tiến hành lập báo cáo theo dõi, đánh giá Nội dung báo cáo của thôn cần đơn giản, bao gồm các nội dung chính sau:

+ Các hoạt động được giao đã được thực hiện

+ Các hoạt động chưa thực hiện

+ Kết quả

+ Nguyên nhân

+ Kiến nghị và giải pháp

CÂU HỎI ÔN TẬP

1 Hãy nêu quy trình kế hoạch hàng năm của xã?

2 Hãy nêu các bước xây dựng kế hoạch xã?

3 Hãy nêu nội dung các bước chính để thu thập thông tin từ thôn?

4 Hãy nêu nội dung các bước chính để thu thập thông tin từ các ban ngành đoàn thể

5 Hãy nêu trình tự và nguyên tắc tổng hợp kế hoạch xã

6 Hãy nêu trình tự buổi họp xã để xây dựng kế hoạch xã?

BÀI THỰC HÀNH CHƯƠNG 3

Bài thực hành số 1: Ghi phụ lục I.3 và II.3

Mục tiêu: Sau khi thực hành học sinh ghi chép được phụ lục I.3 và II.3 Xác định vấn đề/ tồn tại, bức xúc, nguyên nhân và giải pháp

Chúng ta cần có sự thay đổi gì trong các mặt [Nông nghiệp, văn hóa …vv]

Lĩnh vực phụ trách tại xã hiện đang phải đối mặt với vấn đề/bức xúc nào? Chú ý:

+ Thu nhập người dân thấp: Rất khó có thể biết được cụ thể là vì sao và cách làm để tăng thu nhập, vì đây là thực tế rất rộng và có thể gây ra bởi nhiều nguyên nhân Mặt khác, việc cải thiện tình trạng thu nhập thấp của người dân nói chung tại một địa phương thường lại là mục tiêu tổng thể của bản kế hoạch PTKTXH của địa phương, không phải là vấn đề của riêng ngành nào

+ Điều kiện vệ sinh kém: Đây là vấn đề không cụ thể vì chúng ta cũng không biết điều kiện vệ sinh ở đây liên hệ trực tiếp với điều gì? Với cách phát biểu khác: Người dân sử dụng nước ao hồ chưa xử lý để sinh hoạt; hoặc các hộ sử dụng

hố xí hở không có ngăn ủ phân; thì vấn đề trở nên rõ ràng hơn nhiều

Ví dụ:

Thiếu nguồn vốn Phân bổ nguồn vốn không đủ cho các hoạt động

khuyến nông …

Không có trạm xá Không có dịch vụ chăm sóc y tế phù hợp cho đối

tượng người nghèo …vv

Tham khảo thêm cách phát biểu vấn đề trong phụ lục II.15

Cách tốt nhất để nêu ra được vấn đề là diễn tả dưới dạng câu đầy đủ và gắn kết với một lĩnh vực, công trình, sự kiện hoặc hành động cụ thể như:

+ Đường giao thông trong xã xuống cấp trầm trọng (thực tế xuống cấp của

con đường);

+ Kênh mương nội đồng trong xã bị hỏng, không dẫn được nước (nêu ra

được thực tế và hệ quả)

Tránh các loại phát biểu như: Thiếu nước tưới, mùa màng bất ổn, không có

giải pháp (hoặc nguồn lực)

* Cách xác định nguyên nhân của vấn đề

Căn cứ vào các vấn đề đã xác định ở trên, ứng với mỗi vấn đề, đặt các câu hỏi để tìm ra nguyên nhân của vấn đề/ tồn tại đó

Ví dụ:

Vấn đề: Chưa có nguồn giống lúa mới phù hợp với địa phương, từng xứ đồng;

Bước 1: Đặt câu hỏi để xác định các nguyên nhân

Câu hỏi trực tiếp: Tại sao chưa có nguồn giống lúa phù hợp với từng xứ

đồng trong địa bàn xã? (Những câu trả lời là chưa có đơn vị cung cấp giống mới,

người dân đã quen với tập quán canh tác vv)

Câu hỏi gián tiếp 1: Trong xã đã có đơn vị nào cung cấp dịch vụ giống lúa mới chưa?

Câu hỏi gián tiếp 2: Đã tiến hành nghiên cứu đặc điểm từng xứ đồng trong

xã hay chưa?

Câu hỏi gián tiếp 3: Khuyến nông xã đã quan tâm đúng mức tới khâu giống canh tác hay chưa?

Bước 2: Khẳng định lại các nguyên nhân bằng cách đặt câu hỏi ngược:

Với ví dụ trên, ta có thể đặt các câu hỏi sau:

Có phải việc chưa có đơn vị cung cấp giống lúa mới làm cho người dân trong xã không có giống mới phù hợp với từng xứ đồng hay không?

Có phải tập quán canh tác cũ làm cho người dân không muốn thay đổi giống cây trồng?

Với các câu hỏi trên nếu câu trả lời là Có thì đó là một nguyên nhân và

ngược lại

Bước 3: Xác định xem có còn nguyên nhân nào khác nữa không

Câu hỏi cuối cùng: Đã tìm đủ tất cả các nguyên nhân gây ra vấn đề nói trên hay chưa, liệu còn có nguyên nhân nào khác nữa không?

Cần lưu ý, chỉ nên lựa chọn xem xét những nguyên nhân nằm trong khả năng kiểm soát của đơn vị/ xã

*Cách xác định giải pháp

Căn cứ vào các nguyên nhân đã xác định ở trên, ứng với mỗi nguyên nhân, đặt các câu hỏi để tìm ra giải pháp khắc phục nguyên nhân đó

Ví dụ:

Nguyên nhân: Chưa có đơn vị cung cấp giống lúa mới trên địa bàn xã

Bước 1: Đặt câu hỏi để xác định các giải pháp có thể

Thông thường, câu hỏi để xác định giải pháp là “Làm thế nào để giải quyết/ khắc phục nguyên nhân đã chỉ ra?”, ví dụ trên, câu hỏi là: Làm thế nào để tiếp cận với đơn vị cung cấp giống lúa mới tại địa bàn xã? (Giải pháp chính là câu trả lời)

Bước 2: Khẳng định xem với giải pháp đã xác định thì đã đủ và đúng là để

khắc phục nguyên nhân đã chỉ ra hay không

Cần chọn lọc các giải pháp chính để giải quyết nguyên nhân và những giải pháp đó nằm trong khả năng thực hiện của đơn vị/ xã

* Cách thức xây dựng mục tiêu từ vấn đề

Nếu vấn đề là sự thể hiện mặt tiêu cực của hiện trạng đang tồn tại thì mục tiêu thể hiện mặt tích cực của tình trạng mong muốn trong tương lai Xác định mục tiêu là quá trình xây dựng mục tiêu từ các vấn đề đã được chỉ ra – do vậy,

Mục tiêu có thể hiểu là một hình ảnh phản chiếu tích cực của Vấn đề/ tồn tại

Xác định mục tiêu là xác định cái mà địa phương cần đạt được trong năm kế hoạch sắp tới

Xác định mục tiêu như thế nào?

Thông thường, có thể chỉ ra ngay mục tiêu bằng cách đặt và trả lời câu hỏi

“Tình hình sẽ như thế nào khi vấn đề được giải quyết?”

Mục tiêu là đích mong đợi sẽ đạt được thông qua giải quyết vấn đề hiện tại cùng với các giải pháp, hành động đã chỉ ra khi xác định vấn đề

Mối quan hệ giữa Vấn đề và nguyên nhân là quan hệ « nhân - quả » còn mối quan

hệ giữa mục tiêu và giải pháp là « nếu - thì » tức là Mục tiêu sẽ đạt được nếu các giải pháp và hoạt động đề xuất được thực hiện

Cách đơn giản nhất để biểu thị mục tiêu đó là viết lại những phát biểu tiêu cực của Vấn đề thành các phát biểu tích cực

VD: Chuyển phát biểu từ trạng thái tiêu cực sang trạng thái tích cực

Sản lượng nông nghiệp thấp

Hiểu biết của nông dân về thị trường nâng cao

Sản lượng thu hoạch từ rừng được cải thiện

Sản lượng nông nghiệp được cải thiện