Bài Giảng Kiểm Soát Quản Lý

kiểm soát quản lý là quá trình trong đó chủ thể kiểm soát các nhà quản lý tác động lên các thành viên của đơn vị hay tổ chức để thực hiện các kế hoạch, mục tiêu của tổ chức đó... Các đặc

KiÓm so¸t qu¶n lý

Ch ơng 1: Bản chất của hệ thống kiểm

soát quản lý

• I Khái niệm

• II Các hoạt động kiểm soát quản lý

• III Các đặc tính của kiểm soát quản lý

• IV So sánh kiểm soát quản lý và kiểm soát

I Khái niệm

• 1 kiểm tra, kiểm soát là quá trình đo l ờng, đánh giá

và tác động lên đối t ợng kiểm tra, kiểm soát nhằm bảo

đảm mục tiêu, kế hoạch của tổ chức đ ợc thực hiện

một cách có hiệu quả

• Các yếu tố cấu thành của hệ thống kiểm soát:

–đối t ợng kiểm soát

–đánh giá đối t ợng kiểm soát theo tiêu chuẩn đã định

–Yếu tố hiệu ứng

–Mạng l ới thông tin

• 2 quản lý: là sự tác động có tổ chức của chủ thể quản lý lên đối t ợng bị quản lý nhằm đạt đ

ợc mục tiêu chung của tổ chức

• 3 kiểm soát quản lý là quá trình trong đó chủ thể kiểm soát (các nhà quản lý) tác động lên các thành viên của đơn vị hay tổ chức để thực hiện các kế hoạch, mục tiêu của tổ chức đó

II các hoạt động kiểm soát quản

lý(gồm có 6 hoạt động)

1 - Lập kế hoạch

2 - Kết hợp các hoạt động của các bộ phận khác nhau trong đơn vị, tổ chức

3 - Trao đổi thông tin

4 - đánh giá và xử lý thông tin

5 - Lựa chọn và ra quyết định

6 - Tác động lên các khách thể kiểm soát nhằm thay đổi hành vi của khách thể kiểm soát

III Các đặc tính của kiểm soát quản

lý(có 4 đặc tính)

1- ở KSQL không chỉ lập kế hoạch mà còn dự đoán các

điều kiện, các sự kiện có thể phát sinh trong t ơng lai

để bảo đảm mục tiêu của tổ chức đ ợc thực hiện

2 - KSQL đ ợc thực hiện một cách hệ thống nh ng không mang tính máy móc

3 - Hệ thống KSQL giúp ban giám đốc thực hiện kế

hoạch, chiến l ợc của đơn vị, tổ chức

4 - Trong KSQL, để đánh giá hoạt động của đơn vị, tổ chức hay các nhân, chỉ tiêu tài chính và phi tài chính

đều đ ợc sử dụng

IV So sánh KSQL và kiểm soát

Chủ thể của KSQL có phối hợp với nhiều bộ phận

khác nhau nhằm thay đổi hành vi của các khách

thể kiểm soát

Chủ thể là từng cá nhân

Biện pháp tác động đa dạng và đ ợc xây dựng phù

hợp với tr ờng hợp cụ thể

Biện pháp tác động lên đối

t ợng kiểm soát th ờng đ ợc

định tr ớc

KSQL đ ợc thực hiện một cách tự chủ khác với

các loại hình kiểm soát giản đơn Các nhà quản lý

th ờng sử dụng t duy và phán xét riêng để ra quyết

định, không lệ thuộc vào các tiêu chuẩn hay định

mức xác định tr ớc

Ch ơng 2: Hành vi trong tổ chức

• I Mục đích của tổ chức (doanh nghiệp)

• II Thống nhất các mục đích trong tổ chức và các nhân tố ảnh h ởng

• III Hệ thống kiểm soát chính thức

• IV Các mô hình tổ chức doanh nghiệp

I Mục đích của tổ chức (doanh nghiệp)

• Tạo ra lợi nhuận

• Tối đa hoá giá trị doanh nghiệp

• Quản lý đ ợc các rủi ro trong doanh nghiệp

• Tiếp cận và giải quyết mối quan hệ với những bên có lợi ích liên quan (thị tr ờng vốn, thị tr

ờng sản phẩm, lao động …) )

II Thống nhất các mục đích trong tổ

chức và các nhân tố ảnh h ởng

• để đạt đ ợc mục đích chung của doanh nghiệp các nhà quản lý tạo ra cơ chế nhằm thống nhất mục đích của đơn vị hay tổ chức với các đơn vị thành viên hoặc từng các nhân ở mức cao nhất

có thể

• Nhân tố ảnh h ởng: trong quá trình thống nhất các mục đích của tổ chức tồn tại các nhân tố

chính thức và phi chính thức:

• Nhân tố chính thức: có thể l ợng hoá đ ợc, đ ợc qui định bằng văn bản, thiết lập mang tính máy móc

• Nhân tố phi chính thức: th ờng không thể qui

định chi tiết bằng văn bản Th ờng chi tiết thành nhân tố bên trong (văn hoá doanh nghiệp),

nhân tố bên ngoài

III HÖ thèng kiÓm so¸t chÝnh thøc

• Qui định, qui tắc về kiểm soát vật chất, tài sản của đơn vị (qui định về bảo vệ, an toàn kho bãi, bảo quản tài sản …) )

• Qui định, qui tắc thể hiện trong các cẩm nang

h ớng dẫn nghiệp vụ hay sổ tay h ớng dẫn

• Qui định liên quan đến hệ thống kiểm soát

chất l ợng hay kiểm tra việc hoàn thành nhiệm

vụ

• Hệ thống KSQL: xác định mục tiêu – lập KH hoạt động – lập dự toán hoạt động - thực hiện

KH hoạt động – lập báo cáo hoạt động - đánh giá kết quả hoạt động (chỉ tiêu TC và phi tài

chính)

IV C¸c m« h×nh tæ chøc doanh nghiÖp

• 1 doanh nghiÖp ph©n chia theo chøc n¨ng

• 2 doanh nghiÖp ph©n chia theo khèi kinh

doanh

• 3 Doanh nghiÖp ph©n chia theo ma trËn

1 doanh nghiÖp ph©n chia theo chøc

• Có trong doanh nghiệp hoạt động trong một

ngành nghề, lĩnh vực cụ thể VD: kinh doanh thuốc lá, n ớc giải khát…)

• u điểm:

–Do đ ợc chuyên môn hoá nên GĐ từng phần hành

có thể ra quyết định tốt hơn cũng nh kiểm soát đ ợc nhân viên cấp d ới chặt chẽ hơn do có mối quan hệ theo ngành dọc

• Hạn chế:

–Khó xác định đ ợc hiệu qủa kinh tế (đo bằng đơn vị tiền tệ) của từng bộ phận chức năng cũng nh đóng góp của từng chức năng vào kết quả cuối cùng của doanh nghiệp

–Không dễ dàng đa dạng hoá sản phẩm, dịch vụ

cũng nh lĩnh vực SXKD (vì các chức năng đã đ ợc chuyên môn hoá từ lâu)

–Các tranh chấp trong hoạt động giữa các bộ phận chức năng chỉ có thể giải quyết ở cấp cao hơn

2 doanh nghiÖp ph©n chia theo khèi

G§ nhµ m¸y A

G§ khèi kinh doanh B

G§ nhµ m¸y B

• ®iÒu kiÖn ¸p dông: doanh nghiÖp ® îc ph©n chia theo khèi kinh doanh phï hîp víi nh÷ng tËp ®oµn ®a

• H¹n chÕ: ph¶i gi¶i quyÕt hµi hoµ quan hÖ, gi¸ chuyÓn giao gi÷a c¸c khèi

3 Doanh nghiệp phân chia theo ma trận

• điều kiện áp dụng: với những tổng công ty, tập

đoàn kinh tế hoạt động trong lĩnh vực công

nghệ cao, có những dự án mới, có chu kỳ sống sản phẩm ngắn

• u điểm: tạo ra mối liên hệ giữa các dự án với

các chức năng quản lí khác nhau

Ch ¬ng 3:

Trung t©m tr¸ch nhiÖm

• I Kh¸i qu¸t vÒ c¸c trung t©m tr¸ch nhiÖm

• II C¸c lo¹i h×nh trung t©m tr¸ch nhiÖm

• III Trung t©m lîi nhuËn

I khái quát về các trung tâm trách

nhiệm

• Khái niệm: trung tâm trách nhiệm là một đơn

vị trong doanh nghiệp đ ợc điều hành bởi một nhà quản lý và chịu trách nhiệm cho toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp đó

• Một doanh nghiệp có nhiều trung tâm trách

nhiệm Mô hình 1: không là một thực thể pháp nhân, mô hình 2: là một thực thể pháp nhân

• KSQL của công ty mẹ – con đ ợc thực hiện với nhiều công cụ, ph ơng pháp đo l ờng, đánh giá kết quả khác nhau

• Mỗi trung tâm trách nhiệm có đầu vào và đầu ra Tuỳ thuộc TTTN, đầu vào và đầu ra có thể hoặc không thể

• Hiệu quả kinh tế: đ ợc đo l ờng trên cơ sở so

sánh tỉ lệ các yếu tố đầu ra so với đầu vào

• Hiệu năng: so sánh tỉ lệ hoặc mối quan hệ giữa các yếu tố đầu ra so với mục tiêu đã định cho một TTTN

II C¸c lo¹i h×nh trung t©m tr¸ch nhiÖm

• Tiªu chÝ: b¶n chÊt c¸c yÕu tè ®Çu vµo, ®Çu ra

Trung tâm thu nhập

• đầu ra: đo l ờng đ ợc bằng đơn vị tiền tệ

• đầu vào: đo đ ợc bằng tiền

Trung tâm lợi nhuận

• Cả đầu vào, đầu ra đều có thể l ợng hoá đ ợc bằng đơn vị tiền tệ

Trung tâm đầu t

• Là trung tâm lợi nhuận Đầu vào, đầu ra đều đo

l ờng bằng tiền, song chủ yếu thực hiện hoạt

động đầu t vào các thành viên khác

• Lợi nhuận thu đ ợc từ khoản đầu t đ ợc đánh giá

định kỳ, so sánh với khoản đầu t vào các thành viên khác

III Trung tâm lợi nhuận

• u điểm:

– Các quyết định điều hành, quản lí đ ợc ban hành với chất l ợng cao do xuất phát từ thực tiễn hoạt động cơ sở

– tốc độ, tiến độ thực hiện các quyết định quản lý, điều hành nhanh

– Ban lãnh đạo tổng công ty đ ợc tách khỏi hoạt động điều hành, quản lí hàng ngày tại các đơn vị thành viên, có điều kiện tập trung vào các hoạt

Hạn chế

• Do quản lý phi tập trung, lãnh đạo TCty sẽ mất dần quyền kiểm soát đối với các đơn vị thành viên

• Chất l ợng các quyết định điều hành, quản lý từ phía TCty không cao

• Trong các TCty, doanh nghiệp lớn đ ợc phân chia theo các TTLN phải đối mặt với nhiệm vụ tính giá chuyển giao về hàng hoá, dịch vụ giữa các đơn vị thành viên trong TCty

• Doanh nghiệp lớn phân chia theo các TTLN tạo ra sự cạnh tranh lẫn nhau giữa các đơn vị thành viên, LN của đơn vị này tăng thì của đơn vị khác

Đơn vị kinh doanh của TTLN

• chịu ảnh h ởng của chính mô hình phân chia LN: đơn vị bị chia nhỏ nên mất u thế về qui mô và LN SX, kết quả hoạt động của từng đơn vị thành viên phụ thuộc vào TCty và việc th ơng l ợng với các thành viên khác

• ảnh h ởng từ phía các đơn vị kinh doanh khác: các quyết định SXKD của từng đơn vị bị ảnh h ởng bởi các đơn vị thành viên khác: quyết định về sản phẩm, dịch vụ cung cấp, về mua yếu tố

đầu vào hay tự sản xuất, về bán sản phẩm dịch vụ…)

• ảnh h ởng từ phía TCty: ảnh h ởng bởi chiến l ợc chung của

TCty, yêu cầu đồng bộ hoá từ phía TCty, việc quản lý kinh tế, tài chính tập trung từ phía TCty

Các loại hình TTLN khác

• Trung tâm thu nhập chuyển đổi: đơn vị bán

hàng của trung tâm tiêu thụ có thể chuyển đổi thành TTLN nếu đ ợc bổ sung thêm các chức năng nhiệm vụ: yếu tố đầu vào đ ợc hạch toán theo đơn vị tiền tệ, hạch toán khép kín

• Trung tâm chi phí chuyển đổi: có thể trở thành TTLN nếu đ ợc bổ sung thêm chức năng nhiệm

vụ với mô hình kế toán khép kín; tự quyết định mặt hàng sản xuất, bán ra ngoài…)

Đo l ờng tính sinh lời của TTLN

• Thông qua hiệu quả hoạt động kinh tế: đo l ờng tính hiệu quả một TTLN bằng chỉ tiêu LN ròng sau thuế

• Thông qua hoạt động quản lí: sử dụng nhóm gồm 5 chỉ tiêu khác nhau phản ánh ảnh h ởng của hoạt động quản lí tại cơ sở cũng nh TCty với LN của TTLN:

–Số d đảm phí

–LN trực tiếp = SD đảm phí – CP cố định

–LN kiểm soát đ ợc = LN trực tiếp – CP gián tiếp đ ợc phân

bổ từ TCty

–LN tr ớc thuế = LN kiểm soát đ ợc – CP gián tiếp đ ợc phân

bổ từ Tcty mang tính bất th ờng

–LN ròng = LN tr ớc thuế – thuế TNDN

Ch ¬ng 4:

TÝnh gi¸ chuyÓn giao

• I Mục đích của tính giá chuyển giao

• II Các ph ơng pháp xây dựng giá chuyển giao

• III Quản lý việc tính giá chuyển giao

I Mục đích của tính giá chuyển giao

• tính giá chuyển giao là một nghiệp vụ tất yếu xảy ra khi có sự chuyển giao hàng hoá dịch vụ giữa các đơn

vị thành viên trong một TCty hay một tập đoàn kinh

tế

• Việc tính giá chuyển giao cung cấp thông tin cần thiết

để từng đơn vị kinh doanh xây dựng ph ơng án tối u

cho việc cân đối chi phí và thu nhập của mình

• tính giá chuyển giao góp phần thống nhất mục tiêu

hoạt động giữa TCty và các đơn vị thành viên

II C¸c ph ¬ng ph¸p x©y dùng gi¸

1 nguyên tắc cơ bản trong xây dựng

giá chuyển giao

• Giá chuyển giao đ ợc xây dựng t ơng tự nh giá đ ợctính cho khách hàng bên ngoài hay giá mua từ nhà cung cấp bên ngoài

• T ơng tự không có nghĩa là bằng giá bên ngoài Giá chuyển giao dao động xung quanh giá thị tr ờng, nh ng

có thể không bằng Khi cần giá trần, giá sàn sẽ đ ợc xác định

–Giá trần: đ ợc qui định thông qua luật chống độc quyền

–Giá sàn: qui định bởi luật chống phá giá (trừ 1 số tr ờng hợp

đặc biệt nh sản phẩm có thời hạn hữu dụng ngắn …) )

2 hạn chế trong xây dựng giá chuyển

–phía mua có quyền tự do lựa chọn hàng hoá cung cấp

–Tồn tại môi tr ờng pháp lý phù hợp với nhiệm vụtính giá

chuyển giao: có luật pháp đồng bộ

–Tại các doanh nghiệp và đơn vịt hành viên tồn tại ccá qui chế về tính giá chuyển giao, đồng thời năng lực của nhà

quản lý đáp ứng đ ợc việc quản lý tính giá chuyển giao

–Trong doanh nghiệp tồn tại cơ chế thoả thuận mang tính dân chủ trong việc tính giá chuyển giao giữa các đơn vị

thành viên

3 c¸c ph ¬ng ph¸p tÝnh gi¸ chuyÓn giao

• tÝnh gi¸ chuyÓn giao theo gi¸ thÞ tr êng

• tÝnh gi¸ chuyÓn giao theo tho¶ thuËn

• tÝnh gi¸ chuyÓn giao theo chi phÝ

tính giá chuyển giao theo giá thị tr ờng

• điều kiện áp dụng: phù hợp với doanh nghiệp có cơ

chế thuận lợi cho từng đơn vị kinh doanh, cho các

quyết định chuyển giao hàng hoá dịch vụ

• doanh nghiệp áp dụng giá chuyển giao theo giá thị tr ờng phải tự chịu trách nhiệm về kết quả hoạt động

SXKD

• Ph ơng pháp tính giá chuyển giao theo giá thị tr ờng tạo

điều kiện thuận lợi cho đánh giá kết quả hoạt động

của từng TTLN

• Một số nguyên tắc cơ bản mà đơn vị cơ sở phải tuân thủ khi tính giá chuyển giao theo giá thị tr ờng:

–Bên mua phải mua trong nội bộ nếu bên bán đáp ứng đ ợc tất cả các điều kiện nh các nhà cung cấp bên ngoài, và bên bán cũng bán trong nội bộ doanh nghiệp

–Nếu bên bán không đáp ứng đ ợc tất cả các điều kiện nh các nhà cung cấp bên ngoài, bên mua có quyền tự do mua hàng hoá dịch vụ từ bên ngoài

–Bên bán đ ợc quyền từ chối bán nội bộ nếu muốn bán ra bên ngoài với giá cao hơn

–Doanh nghiệp phải thành lập hội đồng trung gian để giải quyết các tranh chấp trong các quyết định về chuyển giao

tính giá chuyển giao theo thoả thuận

• điều kiện áp dụng:

–bên bán và mua trong tập đoàn kinh tế cần mua và bán những loại hàng hoá dịch vụ mang tính độc

tính giá chuyển giao theo chi phí

• Giá chuyển giao = chi phí + phần cộng thêm

• u điểm: do giá chuyển giao đ ợc xác định bằng

ph ơng pháp kỹ thuật nên hạn chế đ ợc tính chủ quan trong các quyết định về tính giá chuyển giao

• Phần cộng thêm: ảnh h ởng bởi sự can thiệp từ bên trên

• Chi phí: có 3 cách tính

–Chi phí định mức (tiêu chuẩn) để SX cung ứng 1 đơn vị

hàng hoá, dịch vụ Phần cộng thêm : đ ợc ấn định từ phía TCty

• Mức hoàn vốn mong muốn = ROI * vốn hoạt

động bình quân

• ROI: tỉ lệ hoàn vốn đầu t

III Quản lý việc tính giá chuyển giao

• Quản lý việc tính giá chuyển giao trong các tập đoàn kinh tế thuộc trách nhiệm của nhà quản lý theo đó nhà quản lý ban

hành và thống nhất cơ chế, ph ơng pháp tính giá giữa các đơn vị thành viên

• Tạo ra cơ chế th ơng thuyết và thoả thuận cho các đơn vị thành viên trong các quyết định chuyển giao

• Xử lý và giải quyết tranh chấp thông qua các ban (hội đồng, tổ) Các ban (hội đồng, tổ) có nhiệm vụ chính:

– tính toán và xác định mức giá chuyển giao theo cơ chế đã ban hành

– Kiểm tra các thay đổi trong việc tính giá chuyển giao giữa các đơn vị thành viên

– điều chỉnh các qui định trong việc tính giá chuyển giao về hàng hoá dịch vụ giữa các đơn vị thành viên

Ch ¬ng 5:

LËp kÕ ho¹ch thùc hiÖn chiÕn l îc

trong KSQL

• I Bản chất của lập kế hoạch trong KSQL

• II Phân tích ch ơng trình dự án SXKD mới

• III Phân tích đánh giá các ch ơng trình, dự án SXKD đang thực hiện

• IV Quá trình lập kế hoạch có ảnh h ởng đến KSQL

I B¶n chÊt cña lËp kÕ ho¹ch trong

Vai trò của việc lập KH thực hiện chiến

l ợc

• u điểm:

–KH thực hiện chiến l ợc là một công cụ của KSQL–KH thực hiện chiến l ợc là khuôn khổ, tiền đề cho việc lập dự toán hoạt động

–Tạo ra cơ chế bắt buộc nhà quản lý có định h ớng phát triển dài hạn cho doanh nghiệp

–Thống nhất đ ợc quan điểm của các cấp quản lý với các chiến l ợc đã định, cũng nh thống nhất đ ợc lợi ích của doanh nghiệp với các đơn vị thành viên

• Hạn chế:

–Nếu không đ ợc thực hiện đầy đủ, nghiêm túc, việc lập KH thực hiện chiến l ợc sẽ mang tính hình thức–Tạo ra biên chế cho phòng (ban) kế hoạch

–Phát sinh các chi phí trong việc thẩm định, khảo sát và phê chuẩn các ch ơng trình, dự án hoạt động SXKD

II Phân tích ch ơng trình dự án SXKD

mới

• Các giai đoạn của một ch ơng trình dự án: Khảo sát, nghiên cứu, thiết kế – hình thành dự án tiền khả thi – thẩm định – phê duyệt tiền khả thi – dự án chính thức – thẩm định – phê duyệt – thi công – giải

ngân, giám sát, t vấn – quyết toán - đánh giá, kiểm toán

• Phân tích các ch ơng trình dự án SXKD mới đ ợc thực hiện bởi phòng/ban kế hoạch thông qua hoạt động của

tổ thẩm định, phân tích các ch ơng trình dự án mới

• để thẩm định các ch ơng trình dự án SXKD mới có sử dụng các phần mềm chuyên dụng Do đó, tránh đ ợc những phán xét chủ quan của cá nhân

• Phân tích đầu t vốn: tất cả các ch ơng trình, dự án

SXKD mới đ ợc đề xuất dều đòi hỏi đầu t vốn Ban quản lý của doanh nghiệp thiết lập và ban hành các qui định và thủ tục cần thiết để phê chuẩn các khoản

đầu t vốn cho các ch ơng trình, dự án SXKD mới đ ợc

đề xuất

• Các qui định này bao gồm:

–định h ớng chiến l ợc trong SXKD của doanh nghiệp

–Qui mô vốn đầu t

–Thời gian, tiến độ thực hiện

–Quản lý rủi ro theo lĩnh vực đầu t

–Qui định về bảo hiểm với các ch ơng trình dự án