Chương 5 + 6 + 7 môn nguyên lý kế toán

 Lập chứng từ là phương pháp kế toán dùng để ghi nhận nghiệp vụ kinh tế tài chính đã phát sinh và thực sự hoàn thành theo thời gian, theo địa điểm phát sinh nghiệp vụ bằng giấy tờ hoặc

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP HỒ CHÍ MINH

KHOA KẾ TOÁN – KIỂM TOÁN

NGUYÊN LÝ KẾ TOÁN

CHƯƠNG 5

CHỨNG TỪ KẾ TOÁN

VÀ KIỂM KÊ

MỤC TIÊU HỌC TẬP

1 Khái niệm và ý nghĩa của chứng từ kế toán;

2 Tác dụng và tính chất pháp lý của chứng từ kế toán;

3 Phân loại chứng từ;

4 Tổ chức lập và xử lý chứng từ kế toán;

5 Khái niệm và tác dụng của kiểm kê;

6 Phân loại kiểm kê;

7 Phương pháp kiểm kê.

5.1 Khái niệm

1 Khái niệm

Theo điều 4 chương 1 “Luật kế toán Việt Nam”:

 Chứng từ kế toán là những giấy tờ và vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh và đã hoàn thành, làm căn cứ ghi sổ kế toán.

 Lập chứng từ là phương pháp kế toán dùng để ghi nhận nghiệp vụ kinh tế tài chính đã phát sinh và thực sự hoàn thành theo thời gian, theo địa điểm

phát sinh nghiệp vụ bằng giấy tờ hoặc vật mang tin theo quy định của pháp luật.

Nội dung cơ bản của phương pháp chứng từ:

– Ghi chép đầy đủ, trung thực và kịp thời các

nghiệp vụ liên quan đến tài sản, nguồn

vốn của doanh nghiệp và sự vận động của chúng.

– Thông tin kịp thời tình trạng của từng đối

tượng và sự vận động của chúng theo yêu cầu quản lý.

Hình thức biểu hiện của phương pháp chứng từ:

Hệ thống chứng từ kế toán.

5.2 Ý nghĩa, tác dụng và tính chất pháp lý của

chứng từ kế toán

 Lập chứng từ để ghi nhận nghiệp vụ kinh tế tài

chính đã phát sinh và thực sự hoàn thành Dó đó, chứng từ là căn cứ để kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của nghiệp vụ kinh tế;

 Chứng từ là căn cứ pháp lý để ghi sổ kế toán;

 Chứng từ kế toán là cơ sở pháp lý không thể thiếu cho mọi cuộc thanh tra, kiểm tra, mọi sự khiếu nại, khiếu tố, là bằng chứng của kiểm toán;

 Chứng từ là căn cứ xác định trách nhiệm vật chất các đơn vị và cá nhân liên quan đến nghiệp vụ kinh tế đã phát sinh

 Chứng từ là căn cứ để thực hiện và kiểm tra tình

hình nộp thuế.

 Chứng từ còn là phương tiện giúp lãnh đạo doanh nghiệp truyền đạt và kiểm tra việc thực hiện các chỉ thị, mệnh lệnh trong công tác Ví dụ như: lệnh chi, lệnh xuất kho, lệnh điều động lao động.

5.3 Phân loại chứng từ kế toán

1 Phân loại theo nội dung kinh tế

Hiện nay hệ thống chứng từ kế toán nước ta bao gồm các nội dung:

- Chứng từ về lao động tiền lương

- Chứng từ về hàng tồn kho

- Chứng từ về bán hàng

- Chứng từ về tiền tệ

- Chứng từ về tài sản cố định

2 Phân loại theo tính chất pháp lý

a Hệ thống chứng từ kế toán thống nhất bắt buộc.

 Là những chứng từ phản ánh các quan hệ kinh

tế giữa các pháp nhân có yêu cầu quản lý chặt

chẽ mang tính chất phổ biến rộng rãi.

 Áp dụng thống nhất cho tất cả các doanh nghiệp

b Hệ thống chứng từ hướng dẫn

Là những chứng từ kế toán sử dụng trong nội bộ của đơn vị Đối với loại chứng từ này, Nhà nước chỉ

hướng dẫn các chỉ tiêu đặc trưng để các đơn vị, các ngành, các thành phần kinh tế trên cơ sở đó có thể vận dụng vào hoàn cảnh cụ thể của mình, thêm hoặc bớt một số chỉ tiêu đặc thù hoặc thay đổi thiết kế biểu mẫu cho thích hợp với việc ghi chép và yêu cầu nội dung phản ánh, nhưng vẫn phải bảo đảm tính chất pháp lý của chứng từ Chẳng hạn như phiếu thu,

phiếu chi, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho.

3 Phân loại theo trình tự xử lý và công

phiếu chi, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho…

Chứng từ gốc

 Chứng từ mệnh lệnh: là chứng từ có tác dụng

truyền đạt các chỉ thị, mệnh lệnh công tác nào đó

Ví dụ: lệnh chi tiền, lệnh xuất kho, giấy đề nghị tạm ứng…

 Chứng từ thực hiện: là chứng từ chứng minh

nghiệp vụ đã được thực hiện như: hóa đơn, phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, biên lai, biên bản kiểm kê…

 Chứng từ liên hợp: là chứng từ kết hợp đặc điểm của 2 loại chứng từ kể trên như : Lệnh kiêm phiếu xuất

Các yếu tố cơ bản của một chứng từ gốc

Theo nội dung quy định trong khoản 1,

điều 17, mục I chương 2 của Luật kế

toán, bất kỳ một chứng từ gốc nào cũng bao gồm các yếu tố cơ bản dưới đây:

1 Tên và số hiệu của chứng từ kế toán.

2 Ngày, tháng, năm lập chứng từ kế toán

3 Tên và địa chỉ của đơn vị và cá nhân lập chứng từ kế toán.

4 Tên và địa chỉ của đơn vị và cá nhân nhận chứng từ kế toán.

5 Nội dung nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh.

6 Số lượng, đơn giá và số tiền của nghiệp vụ kinh tế tài chính ghi bằng số Riêng tổng số tiền của

chứng từ dùng để thu, chi tiền phải ghi bằng số và bằng chữ.

b Chứng từ ghi sổ (Chứng từ tổng hợp; Bảng

kê chứng từ gốc)

Chứng từ ghi sổ là loại chứng từ dùng để tổng hợp số liệu của nhiều chứng từ gốc cùng loại, cùng nghiệp vụ để ghi chép vào sổ kế toán được đơn giản, nhanh chóng, không phải lập lại nhiều lần những bút toán giống nhau.

Mẫu chứng từ ghi sổ – Xem trang 134 Giáo trình.

5.4 Tổ chức lập và xử lý chứng từ

1 Tổ chức lập chứng từ kế toán

Theo luật kế toán:

 Mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến hoạt động của doanh nghiệp đều phải lập chứng từ kế

toán Chứng từ kế toán chỉ lập một lần cho một

nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh.

 Nội dung chứng từ kế toán phải đầy đủ các chỉ tiêu, phải rõ ràng, trung thực với nội dung nghiệp vụ

kinh tế, tài chính phát sinh

 Chứng từ kế toán phải được lập đủ số liên theo quy

Ký chứng từ

 Mọi chứng từ kế toán phải có đủ chữ ký mới có giá trị thực hiện Ký bằng bút bi hoặc bút mực Không được ký bằng mực đỏ, bằng bút chì, hoặc đóng dấu bằng chữ ký khắc sẳn Chữ ký trên chứng từ kế

toán của một người phải thống nhất và phải giống với chữ ký đã đăng ký theo quy định.

 Chữ ký trên chứng từ phải do người có thẩm quyền hoặc người được ủy quyền ký duyệt Nghiêm cấm ký chứng từ khi chưa ghi đủ nội dung chứng từ

theo trách nhiệm của người ký (ký khống).

 Chữ ký trên chứng từ chi tiền phải ký theo từng

liên.

 Chứng từ hợp pháp là chứng từ lập theo mẫu quy định, ghi chép đúng nội dung, bản chất của NVKT phát sinh (đúng luật pháp).

 Chứng từ hợp lệ là chứng từ được ghi chép đầy đủ, kịp thời các yếu tố, và theo quy định phương pháp lập từng loại chứng từ.

2 Trình tự xử lý chứng từ kế toán

Trình tự kiểm tra chứng từ kế toán

 Kiểm tra tính rõ ràng, trung thực, đầy đủ của các chỉ tiêu, các yếu tố ghi chép trên chứng từ kế toán, đối chiếu chứng từ kế toán với các tài liệu khác có liên quan (Chữ ký có thực không, có đầy đủ số liên theo quy định không? ).

 Kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của nghiệp vụ phát sinh, xem có phù hợp với chế độ, thể lệ về quản lý kinh tế, tài chính hiện hành không?

 Kiểm tra tính chính xác của số liệu, thông tin trên chứng từ kế toán.

Khi kiểm tra chứng từ kế toán nếu phát hiện có

hành vi vi phạm chính sách, chế độ, các quy định về quản lý kinh tế, tài chính của Nhà nước, phải từ chối thực hiện (không xuất quỹ, thanh toán, xuất kho,…) đồng thời báo ngay cho Giám đốc doanh

nghiệp biết để xử lý kịp thời theo pháp luật hiện

hành.

Đối với những chứng từ kế toán lập không đúng

thủ tục, nội dung và chữ số không rõ ràng thì

người chịu trách nhiệm kiểm tra hoặc ghi sổ phải trả lại, yêu cầu làm thêm thủ tục và điều chỉnh sau

b Hoàn chỉnh chứng từ

Là ghi bổ sung các yếu tố cần thiết của

chứng từ phục vụ cho việc ghi sổ kế toán Bao gồm: Ghi số tiền vào chứng từ, phân loại, sắp xếp chứng từ kế toán, định

khoản…

c Luân chuyển chứng từ

Luân chuyển chứng từ là xác định trình tự luân

chuyển của chứng từ qua các bộ phận kế toán có liên quan để kiểm tra, xử lý và ghi sổ kế toán.

Trình tự luân chuyển của mỗi loại chứng từ sẽ khác nhau tùy theo tổ chức kế toán và tổ chức hệ thống

thông tin trong nội bộ từng đơn vị.

d Bảo quản và lưu trữ chứng từ

 Chứng từ là căn cứ pháp lý để ghi sổ kế toán

 Chứng từ kế toán phải được sắp xếp theo nội dung kinh tế, theo trình tự thời gian và bảo quản an toàn theo quy định của pháp luật Mục đích: khi cần

thiết đem ra đối chiếu, kiểm tra.

 Cơ quan có thẩm quyền niêm phong, tạm giữ hoặc tịch thu chứng từ kế toán phải sao chụp chứng từ bị tạm giữ, bị tịch thu hoặc niêm phong và ký xác

nhận trên chứng từ sao chụp; đồng thời lập biên

bản ghi rõ lý do, số lượng từng loại chứng từ kế

toán bị niêm phong, tạm giữ và ký tên, đóng dấu

Bảo quản và lưu trữ chứng từ

 Theo chế độ bảo quản chứng từ hiện hành: chứng từ kế toán được lưu trữ tại Dn 10 năm Sau đó phải nộp vào kho lưu trữ của nhà nước (Khi nộp phải có biên bản giao nhận).

 Chỉ được hủy chứng từ kế toán sau khi có quyết

định của Hội đồng đánh giá tài liệu lưu trữ.

KIỂM KÊ

5.5 Khái niệm và tác dụng của kiểm kê:

1 Khái niệm

Theo khoản 1 điều 30 của Luật kế toán:

“Kiểm kê tài sản là việc cân, đong, đo, đếm số lượng, xác nhận và đánh giá chất lượng, giá trị của tài sản, nguồn vốn hiện có tại thời điểm kiểm kê để kiểm tra, đối chiếu số liệu trong sổ kế toán”.

2 Tác dụng của kiểm kê

a Kiểm kê nhằm kiểm tra tại chổ tài sản hiện có, đối chiếu giữa sổ sách kế toán và thực tế để phát hiện kịp thời các hiện tượng, nguyên nhân gây ra chênh lệch và để điều chỉnh sổ kế toán cho phù hợp với thực tế.

Để đáp ứng yêu cầu số liệu chính xác

thì phải tổ chức kiểm kê để phát hiện ra chênh lệch nhằm điều chỉnh khớp đúng giữa sổ sách và thực tế.

b Các tài liệu do kiểm kê cung cấp là cơ sở để có kế hoạch sử dụng hợp lý các loại tài sản, là bằng

chứng vật chất cho kiểm toán, đồng thời là cơ sở để quy trách nhiệm vật chất được đúng đắn

Kiểm kê là một công cụ kiểm soát vô cùng quan

trọng và không thể thay thế vì giúp xác định số

lượng tài sản hiện có thực tế, đồng thời cho biết

tình trạng của tài sản để có biện pháp xử lý thích hợp

3 Phân loại kiểm kê

Theo phạm vi và đối tượng kiểm kê

Kiểm kê

Theo thời gian kiểm kê

Kiểm kê

4 Phương pháp kiểm kê

Tùy theo từng đối tượng kiểm kê là hiện vật, giá trị (tiền) hay các khoản thanh toán mà có các phương pháp khác nhau.

a Kiểm kê hiện vật (vật liệu, hàng hóa, tài sản

cố định…)

Tiến hành bằng cách cân, đong, đo, đếm tại chổ các loại tài sản, hiện vật được kiểm kê.

b Kiểm kê tiền mặt, các chứng phiếu có giá trị như tiền và các chứng khoán.

 Đối với việc kiểm kê tiền mặt và các chứng

phiếu có giá trị như tiền (séc, tem bưu điện…)

Phương pháp kiểm kê là đếm trực tiếp từng loại và đối chiếu Sau đó, lập biên bản kiểm kê quỹ tiền

mặt.

 Đối chiếu tài khoản tiền mặt với biên bản kiểm kê quỹ tiền mặt.

c Kiểm kê tiền gửi ngân hàng và các khoản nợ phải thu, phải trả.

Kiểm kê tiền gửi ngân hàng và các khoản thanh toán thực hiện bằng phương pháp đối chiếu số dư của từng tài khoản giữa sổ kế toán của doanh nghiệp với sổ

phụ của ngân hàng hoặc đơn vị có quan hệ thanh

toán Mọi khoản chênh lệch phải được điều chỉnh

thích hợp, những trường hợp chưa rõ nguyên nhân

phải kết chuyển vào các khoản phải thu khác, hay

phải trả khác và xử lý phù hợp.

CHƯƠNG 6

SỔ KẾ TOÁN &

HÌNH THỨC KẾ TOÁN

MỤC TIÊU HỌC TẬP

1 Khái niệm và tác dụng của sổ kế toán;

2 Các loại sổ kế toán;

3 Kỹ thuật ghi sổ, sửa sổ kế toán;

4 Các hình thức kế toán áp dụng tại các doanh

nghiệp.

 Nhật ký – Sổ cái

 Nhật ký chung

 Chứng từ ghi sổ

 Nhật ký chứng từ

PHẦN I

SỔ KẾ TOÁN

6.1 Khái niệm và tác dụng của sổ kế

toán

1 Khái niệm

 Sổ kế toán là những tờ sổ dùng để ghi chép, hệ

thống và lưu giữ toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh có liên quan đến đơn vị kế toán Hoặc:

 Sổ kế toán là những tờ sổ theo mẫu quy định có

liên hệ chặt chẽ với nhau dùng để ghi chép các

nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo đúng phương pháp kế toán trên cơ sở số liệu của chứng từ gốc.

2 Tác dụng của sổ kế toán

 Tập hợp một cách liên tục và có hệ thống tình hình và sự biến động của tài sản, nguồn vốn cũng như kết quả hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.

 Số liệu trên sổ kế toán là cơ sở để lập các báo cáo tài chính, từ đó phục vụ cho việc đánh giá, phân

tích tình hình hoạt động sản xuất, kinh doanh.

6.2 Các loại sổ kế toán

 Mỗi đơn vị kế toán chỉ có một hệ thống sổ kế toán cho một kỳ kế toán năm.

 Sổ kế toán có nhiều loại Có thể phân loại sổ kế toán theo các tiêu thức sau:

- Theo phương pháp ghi chép

- Theo nội dung ghi chép

- Theo kết cấu sổ

- Theo hình thức tổ chức sổ

Theo phương pháp ghi chép

Sổ ghi theo thứ tự

thời gian

- Sổ nhật ký

- Sổ đăng ký CTGS

Sổ ghi theo hệ thống

- Sổ cái

- Các sổ chi tiết

Sổ liên hợp

- Sổ Nhật ký – SC

- NKCT

Theo nội dung ghi chép

Sổ kế toán tổng hợp

- Sổ cái, NKSC

- Sổ đăng ký CTGS

Sổ kế toán chi tiết

- Sổ chi tiết

- Các thẻ kế toán

chi tiết

Sổ kết hợp kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết

- Sổ cái

Sổ Nhật ký

chứng tư.

Theo kết cấu sổ

Sổ kiểu 2 bên Sổ kiểu 1 bên Sổ kiểu nhiều cột

Theo hình thức tổ chức sổ

Sổ đóng thành quyển

Là loại sổ gồm các tờ sổ

được đánh số trang liên tục

và đóng thành quyển

(Giữa 2 trang sổ phải có dấu

giáp lai).

Sổ tờ rờiLà loại sổ gồm nhiều tờ sổ riêng lẻ cặp lại với nhau.

6.3 Kỹ thuật mở sổ, ghi sổ, khóa sổ và sửa sổ

kế toán

6.3.1 Mở sổ

Đầu niên độ kế toán, căn cứ vào số dư cuối kỳ trước và yêu cầu quản lý cụ thể của từng đối tượng kế toán trong kỳ, để xây dựng mẫu sổ và ghi số dư đầu kỳ vào sổ.

6.3.2 Ghi sổ (Theo quy định của điều 27 -

Luật kế toán)

 Mọi số liệu ghi trên sổ kế toán bắt buộc phải có

chứng từ hợp pháp, hợp lệ chứng minh.

 Sổ kế toán phải ghi kịp thời, rõ ràng, đầy đủ theo

các nội dung của sổ Số liệu, thông tin ghi vào sổ kế toán phải chính xác, trung thực, đúng với sổ kế

toán.

 Số liệu ghi trên sổ kế toán của năm sau phải kế tiếp số liệu ghi trên sổ kế toán năm trước liền kề Sổ kế toán phải ghi liên tục từ khi mở sổ đến khi khóa sổ.

 Để đáp ứng yêu cầu rõ ràng, liên tục và có hệ

thống số liệu ghi trên sổ kế toán:

 Phải ghi bằng bút mực.

 Không ghi xen hàng, chồng hàng, không ghi cách dòng.

 Nếu ghi không hết trang sổ phải gạch chéo phần không ghi.

 Không được tẩy xóa số liệu dưới bất kỳ hình

thức nào;

 Khi ghi hết trang phải cộng số liệu tổng cộng của trang và chuyển số liệu tổng cộng sang trang kế

6.3.3 Khóa sổ kế toán

Cuối kỳ, khóa sổ bằng cách gạch ngang từ trái sang phải, cộng số phát sinh trong kỳ và tính ra số dư

cuối kỳ trên sổ.

6.3.4 Sửa sổ kế toán

Điều 28 – Luật kế toán:

“Khi phát hiện sổ kế toán ghi bằng tay có sai sót thì không được tẩy xóa làm mất dấu vết thông tin, số liệu ghi sai mà phải sửa chữa theo một trong các phương pháp sau”:

- Phương pháp cải chính

- Phương pháp ghi bổ sung

- Phương pháp ghi số âm.

a Phương pháp cải chính

Phương pháp này áp dụng cho các trường hợp:

 Sai sót trong diễn giải, không liên quan đến

quan hệ đối ứng của các tài khoản;

 Sai sót không ảnh hưởng đến số tiền tổng

cộng.

Cách chữa sai:

Gạch một đường thẳng xóa bỏ chổ ghi sai (đảm bảo nhìn rõ nội dung sai) Trên chổ ghi sai bị xóa bỏ, ghi con số đúng hoặc chữ đúng bằng mực thường ở phía trên và phải có chữ ký của KTT hoặc phụ trách kế

Bài tập 25

b Phương pháp ghi bổ sung

Phương pháp này áp dụng cho các trường hợp:

 Ghi đúng quan hệ đối ứng tài

khoản.

 Số tiền ghi sổ < Số tiền trên chứng từ hoặc là bỏ sót không cộng đủ số tiền ghi trên chứng từ.

Cách chữa sai:

 Lập “Chứng từ ghi sổ bổ sung”, nội

dung:

“Điều chỉnh số liệu đã ghi sai thuộc

chứng từ số….ngày… có chênh lệch

thiếu là………”.

 Dựa vào chứng từ trên, kế toán ghi thêm

01 bút toán giống bút toán cũ với số tiền chênh lệch giữa số đúng và số sai.

SỐ SAI < SỐ ĐÚNG

Ví dụ 2

Ngày 30/9/2010, kế toán tiền mặt phát hiện số tiền của phiếu chi số 10 ngày 8/9/10 có nội dung “Chi hoa hồng bán hàng”, số tiền 16.500.000 đ đã được ghi sổ cái TK

Số Ngày ứng Nợ Có

10 8/9/10 Chi tiền hoa hồng

bán hàng

641 15.600.000