Sở Văn hoá Thể thao và Du lịch có chức năng Quản lý Nhà nước về Văn hoá, Du lịch, Thể thao; Ngoài ra có các đơn vị sự nghiệp trực thuộc hoạt động về các mảng sự nghiệp như văn hoá, thể t
Trang 1Bài kiểm tra hết môn môn học: Quản trị hành vi tổ chức
Đề bài: Bạn hãy phát triển một dự án đổi mới mô hình quản lý cá nhân và nhóm làm việc cho doanh nghiệp/tổ chức hiện nay bạn đang làm việc Hãy xác định
trong doanh nghiệp/tổ chức hiện tại của bạn, có các vấn đề hay cơ hội gì liên quan đến các chủ đề của môn học hành vi tổ chức? Tại sao? Bạn có giải pháp gì mang tính thực tiễn dựa trên cơ sở lý thuyết hành vi tổ chức?
Bài làm Đặt vấn đề:
Hiện nay tôi đang công tác tại Sở Văn hoá Thể thao và Du lịch Hà Nam, đây là Sở mới được sát nhập năm 2008 giữa ba đơn vị là Sở Văn hoá Thông tin, Sở Thương mại
Du lịch và Sở thể dục thể thao Sở Văn hoá Thể thao và Du lịch có chức năng Quản lý Nhà nước về Văn hoá, Du lịch, Thể thao; Ngoài ra có các đơn vị sự nghiệp trực thuộc hoạt động về các mảng sự nghiệp như văn hoá, thể thao, xúc tiến du lịch, biểu diễn nghệ thuật…
Mô hình tổ chức bộ máy của Sở gồm: Ban giám đốc, các phòng ban chức năng (Kế hoạch Tài chính, nghiệp vụ văn hoá, nghiệp vụ Thể thao, nghiệp vụ du lịch, Thanh tra
sở , Văn phòng sở, phòng tổ chức) , Các đơn vị sự nghiệp (Đoàn nghệ thuật, Bảo tàng, Thư viện, Nhà văn hoá, Trung tâm Phát hành phim chiếu bóng, Trung tâm Xúc tiến du lịch, Trung tâm Huấn luyện TDTT, Ban Quản lý dự án)
Sau khi nghiên cứu môn học Quản trị hành vi tổ chức , được nghiên cứu những điều
mà con người suy nghĩ, cảm nhận và hành động trong một tổ chức Tôi thấy rằng những yếu tố ảnh hưởng đến suy nghĩ, cảm nhận và hành động của nhân viên có 3 yếu
tố chính là: Bản thân cá nhân, Nhóm nơi cá nhân tham gia thực hiện nhiệm vụ, cơ cấu
tổ chức mà cá nhân là một thành viên
Tôi thấy có một số vấn đề quan trọng cần thay đổi, chú trọng trong cơ quan của mình như Phong cách lãnh đạo, Văn hoá doanh nghiệp, Quyền lực và xung đột, động viên khích lệ người lao động
Trang 2Phân tích vấn đề:
* Phong cách lãnh đạo: Xác định yếu tố người lãnh đạo và các nhà quản lý là quan trọng không thể thiếu trong đơn vị Lãnh đạo là sự tác động, thúc đẩy và tạo khả năng để những người khác đóng góp cho sự hiệu quả và thành công của tổ chức mà
họ là các thành viên Các nhà lãnh đạo áp dụng nhiều cách tác động khác nhau - từ khéo léo thuyết phục đến những cách mạnh mẽ hơn – đó là sử dụng quyền lực của họ,
để đảm bảo rằng cấp dưới có được động lực và hiểu rõ vai trò của mình nhằm đạt được các mục tiêu xác định Các nhà lãnh đạo cũng xắp xếp môi trường làm việc như phân bố lại các nguồn lực và thay đổi các phương thức liên lạc để các nhân viên có thể đạt được mục tiêu của đơn vị dễ dàng hơn
Nhà lãnh đạo hiệu quả cần có một số đặc tính như: Cần có chỉ số cảm xúc cao: có khả năng nhận biết và biểu lộ cảm xúc, hoà hợp đựơc cảm xúc vào trong suy nghĩ, hiểu và lý giải được cảm xúc và điều tiết được cảm xúc của bản thân và người khác Đòi hỏi tính cáh tự chủ mạnh mẽ vì các nhà lãnh đạo phải nhạy cảm với tình huống và sẵn sàng điều chỉnh hành vi của mình cho phù hợp Nó cũng đòi hỏi khả năng cảm thông với người khác và có kỹ năng xã hội cần thiết để xây dựng các mối quan hệ tốt cũng như mạng lưới liên hệ với người khác.Ngoài ra người lãnh đạo phải có tính chính trực, có nghị lực, có động lực lãnh đạo, có lòng tin về năng lực để có thể lãnh đạo người khác, người lãnh đạo cũng cần có trí thông minh, có kiến thức Các tình huống
cụ thể cần sử dụng phong cách lãnh đạo phù hợp:
.Theo thâm niên công tác: sử dụng phong cách lãnh đạo độc đoán đối với các nhân viên mới, những người còn đang trong giai đoạn thử việc
.Theo các giai đoạn phát triển của tập thể
.Dựa vào tính khí của nhân viên, trình độ của nhân viên, dựa vào giới tính, độ tuổi, đối tượng
Chúng ta cần phân biệt sự khác nhau giữa phong cách lãnh đạo và quản lý:
Tập chung Lãnh đạo con người Quản lý công việc
Trang 3Mức độ cụ thể Định hướng Lên kế hoạch cụ thể
Quyền lực Uy tín cá nhân Quyền lực chuẩn tắc
Mức độ năng động Chủ động đi trước Bị động, phòng vệ
Thuyết phục “ Bán” ý tưởng “ Bảo” người khác làm theo
Phong cách Chuyển đổi tâm lý con người Áp đặt tâm lý con người
Trao đổi Niềm hăng say làm việc Tiền- Công việc
Rủi ro Chấp nhận-tìm kiếm rủi ro Tối thiểu hoá rủi ro
Nguyên tắc Phá bỏ nguyên tắc Lập ra nguyên tắc
Xung đột Sử dụng xung đột Tránh xung đột
Đổ lỗi Nhận lỗi về mình Đổ lỗi cho người khác
* Văn hóa doanh nghiệp: Văn hoá doanh nghiệp là yếu tố chiến lược cho việc hoàn thành các mục tiêu của tổ chức Văn hoá doanh nghiệp là toàn bộ các giá trị văn hoá được gây dựng nên trong suốt quá trình tồn tại và phát triển của một doanh nghiệp, trở thành các giá trị, các quan niệm và tập quán , truyền thống ăn sâu vào hoạt động của doanh nghiệp và chi phối tình cảm , nếp suy nghĩ và hành vi của mọi thành viên của doanh nghiệp trong việc theo đuổi các mục đích
Cũng như văn hoá nói chung, văn hoá doanh nghiệp có những đặc trưng cụ thể riêng biệt Trước hết, văn hoá doanh nghiệp là sản phẩm của những người cùng làm trong một doanh nghiệp và đáp ứng nhu cầu giá trị bền vững Nó xác lập một hệ thống các giá trị được mọi người trong doanh nghiệp chia sẻ, chấp nhận, đề cao và ứng xử theo các giá trị đó Văn hoá doanh nghiệp còn góp phần tạo nên sự khác biệt giữa các doanh nghiệp và được coi là truyền thống riêng của mỗi doanh nghiệp, Việc đổi mới
mô hình quản lý trong một doanh nghiệp cần dựa trên yếu tố này
Qua nghiên cứu cho thấy mối quan hệ giưã hoạt động của doanh nghiệp, thành tựu của doanh nghiệp và nội dung văn hoá của doanh nghiệp có mối quan hệ mật thiết với nhau Hầu hết các doanh nghiệp thành công đều duy trì , gìn giữ nề văn hoá doanh nghiệp của mình Văn hoá doanh nghiệp tạo cho công ty không khí làm việc như trong một gia đình , các thành viên gắn bó chặt chẽ Lãnh đạo đơn vị luôn quan tâm tới các thành viên Thậm chí cả các chuyện riêng tư của họ như cưới xin, ma chay, sinh nở… cũng đều được thăm hỏi chu đáo Người lao động được tạo điều kiện để học hỏi và đào tạo từ kinh phí của đơn vị Nâng cao năng suất, chất lượng và đạo tạo con người
Trang 4được coi là hai yếu tố được đơn vị chú trọng Văn hoá doanh nghiệp là tài sản vô hình của một đơn vị
Việc đổi mới về mô hình quản lý doanh nghiệp thông qua việc duy trì phát triển và xây dựng văn hoá doanh nghiệp để tăng khả nặng cạnh tranh của doanh nghiệp Cần xây dựng hệ thống định chế của doanh nghiệp, bao gồm: chính danh, tự kiểm soát, phân tích các công việc, các yêu cầu Sau đó xây dựng các kênh thông tin, xây dựng các thể chế và thiết chế tập trung và dân chủ như: đa dạnh hoá loại hình đào tạo và phát triển nguồn nhân lực ; tiêu chuẩn hoá các chức năng nhiệm vụ, quyền hạn; xây dựng cơ chế kết hợp hài hoà các lợi ích của doanh nghiệp trở thành ngôi nhà chung của mọi thành viên.)
* Quyền lực và xung đột: đây là hai yếu tố gắn liền trong mọi tổ chức và có thể hữu ích và có thể phá huỷ mọi tổ chức Đó là hai thế lực tựa như hai cực âm dương tạo nên sức mạnh hoặc gây ra đổ vỡ tuỳ theo mức gắn kết Có thể có những nhận định gây tranh cãi, mhưng tranh cãi là cần thiết , nhất là với chủ đề còn bị bỏ ngỏ
Quyền lực là một phạm trù xã hội, thể hiện mối quan hệ giữa con người với con người Quyền là một phạm trù mang tính chất xã hội mà ở đó người ta ý thức ra việc một nhu cầu nào đó của mình phải được thực hiện trong sự thừa nhận của người khác Quyền chỉ mối quan hệ giữa ngườid với người, con người có được quyền khi nhu cầu của anh ta được người khác thừa nhận Sự thừa nhận có thể được luật hoá dưới dạng văn bản pháp quy hoặc xã hội thừa nhận dưới dạng quy phạm đạo đức Lực là thuộc tính vốn có của sự vật, hiện tượng nhưng nó được thể hiện ra , được bộc lộ ra trong tương tác với cái khác ở khả năng gây ra sự biến đổi , hoặc giữ cho sự vật không đổi Lực có trong các sự vật , hiện tượng ở tự nhiên, trong mỗi cá thể con người Lực mạnh hay yếu phụ thuộc vào quá trình tương tác của sự vật hiện tượng được bộc ra như thế nào Nói tới lực là nói tới sức mạnh., khả năng chi phối sự vật , hiện tượng khác , chi phối người khác, hoặc giữ cho bản thân mình không bị biến đổi trong tương tác với người khác, sự vật khác Quyền lực là hai phạm trù có mối quan hệ tác động qua lại đối với nhau Khi người ta có lực , thì người ta sẽ dùng sức mạnh của mình để đạt lấy quyền Ngược lại, có được quyền rồi thì sức mạnh của con người sẽ tăng lên gấp bội
Trang 5Trong trường hợp chỉ có quyền mà không có lực, hoặc chỉ có lực mà không có quyền thì hoạt động của con người không mang lại kết quả như mong muốn
Xung đột là một quá trình trong đó một bên nhận thấy rằng các quyền lợi của mình đang bị xâm phạm hoặc bị làm phương hại bởi một bên khác Xung đột gây hậu quả nặng nề và tức thì ngay trong lòng giới lãnh đạo, cụ thể là giữa người có chuyên môn
và người không có chuyên môn trong lĩnh vực mình phụ trách Có hai loại xung đột
đó là: xung đột liên quan đến công việc là xung đột tập trung vào vấn đề , không phải các bên tham gia, giúp nhận ra vấn đề, nhận ra giải pháp, loại xung đột này lành mạnh
và có giá trị; và xung đột mang cảm xúc xã hội: Loại xung đột này bị coi là công kích mang tính cá nhân, từ đó dễ nảy sinh thành kiến, làm sai lệch quá trình xử lý thông tin Xác định tính tích cực và hạn chế do xung đột mang lại cần có biện pháp quản lý xung đột, áp dụng các biện pháp can thiệp nhằm thay đổi mức độ và hình thức của xung đột cho thành công của doanh nghiệp, động viên người tham gia lĩnh hội những quan điểm khác nhau
Xác định nguồn gây ra xung đột:
Do nguồn lực khan hiếm, thúc đẩy cạnh tranh cho nguồn lực
Quy tắc không rõ ràng: Tạo sự mơ hồ, đe doạ mục tiêu, nếu không có nguyên tắc
rõ ràng con người sẽ dựa vào các thủ đoạn chính trị
Vấn đề giao tiếp làm tăng việc sử dụng các nguyên mẫu sẵn có, giảm động lực giao tiếp, mâu thuẫn leo thang khi giao tiếp với thái độ ngạo mạn
Từ đó áp dụng các phương pháp giải quyết xung đột như: Giảm bớt sự phụ thuộc nhau về nhiệm vụ, phân chia các nguồn lực có thể chia sẻ, tăng số lượng các nguồn lực, làm rõ các quy tắc, các thủ tục, thay đổi mức độ phụ thuộc lẫn nhau
* Động viên khuyến khích nhân viên làm việc: Động viên khuyến khích nhân viên làm việc là yếu tố quan trọng trong hoạt động của doanh nghiệp Chúng ta xác định cái gì sẽ tạo ra động cơ làm việc cho nhân viên? Như chúng ta đựơc biết thì nhân viên nói chung động cơ làm việc một cách tự nhiên Động cơ này bắt nguồn từ một thực tế là mọi người đều mong muốn được khẳng định bản thân, được thành đạt, được
tự chủ và có thẩm quyền với công việc của mình, cũng như muốn có thu nhập đảm bảo cuộc sống cá nhân sung túc Tất cả những gì cần làm là khai thác khả năng bẩm
Trang 6sinh của họ Bước đầu tiên là loại trừ những hoạt động tiêu cực có thể triệt tiêu động
cơ làm việc tự nhiên của họ; Bước thứ hai là phát triển những yếu tố thực sự có thể thúc đẩy tất cả các nhân viên làm việc
Một số nhân tố có thể triệt tiêu động cơ làm việc của nhân viên như: Gây không khí làm việc căng thẳng trong công ty, đặt ra những đòi hỏi không rõ ràng đối với hoạt động của nhân viên, Soạn thảo quá nhiều quy định không cần thiết buộc nhân viên thực hiện, Yêu cầu nhân viên tham dự những cuộc họp không hiệu quả, làm gia tăng
sự đua tranh nội bộ giữa các nhân viên, che giấu thông tin, chỉ trích , đối sử không công bằng, sử dụng lao động chưa phù hợp với trình độ của nhân viên
Mô hình làm việc nhóm có thể thúc đẩy tinh thần hợp tác , sự phối hợp , hiểu biết
và hỗ trợ lẫn nhau giữa các thành viên , từ đó tìm ra giải pháp mới cho mọi vấn đề khó khăn Những kỹ năng và sự hiểu biết của nhóm có lợi ích lớn đối với từng cá nhân Tuy nhiên , lợi ích lớn nhất của mô hình đội nhóm là tận dụng được nguồn lực chung của nhóm
Kỹ năng của mỗi cá nhân và sự tự giám sát của nhóm sẽ tạo điều kiện cho việc hoàn thành mục tiêu một cách tốt nhất Thậm chí , với những vấn đề có những vấn đề có thể
xử lý bởi một cá nhân thì việc giao cho một đội nhóm giải quyết vẫn có những lợi ích riêng: việc tham gia của nhóm sẽ tăng khả năng quyết định và thực hiện, có nhiều vấn
đề mà nhóm sẽ có khả năng phân tích rõ hơn chỉ một cá nhân riêng lẻ
Lợi ích của mô hình nhóm còn được thể hiện qua sự hoàn thiện bản thân của mỗi thành viên tham gia Qua việc tham gia thảo luận về quyết định của nhóm, qua việc tham gia tìm hiểu mục đích và văn hoá của nhóm, mỗi cá nhân sẽ có khả năng giải quyết những vấn đề liên quan đến công việc Từ góc độ cá nhân, mỗ cá nhân có thể phát huy được khả năng tiềm tàng của mình Bởi vì nhóm có thể tạo môi trường làm việc tập thể - nơi mọi cá nhân đề đựoc giao trách nhiệm và có quyền hạn, nơi mà sự tin tưởng và sẻ chia được đặt lên hàng đầu – nên có thể khuyến khích mọi người làm việc nhiệt tình hơn
Đối với hiệu quả làm việc của Sở văn hoá Thể thao và Du lịch hiện nay thì mỗi cá nhân làm việc một cách độc lập, người thì làm không hết việc nhưng có hiện tượng nhiều người còn chưa phát huy được tinh thần làm việc Lĩnh vực đào tạo đa dạng
Trang 7nhưng chưa có môi trường làm việc theo nhóm nên các cá nhân chưa có điều kiện để
học hỏi lẫn nhau Từ đó việc tổ chức làm việc theo đội nhóm là lĩnh vực hành vi tổ
chức cần thay đổi tại Sở Văn hoá Thể thao và Du lịch Hà Nam.
Thời gian để thực hiện chuyển đổi làm việc theo mô hình đội nhóm của Sở Văn hoá
Thể thao và Du lịch sẽ tiến hành trong 6 tháng
Việc xây dựng và phát triển mô hình đội nhóm là nhiệm vụ rất quan trọng Cần có
sự tham gia của toàn đơn vị, sự nhất trí đồng lòng của toàn thể cán bộ trong đơn vị Chúng ta xác định có bốn giai đoạn:
Giai đoạn thứ nhất khi mọi người tập hợp thành một nhóm
Giai đoạn thứ hai là giai đoạn làm đau đầu các cấp lãnh đạo Đây là thời kỳ hình
thành bè cánh , có sự xung đột giữa các tính cách trái ngược nhau
Giai đoạn thứ ba: Các nhóm bắt đầu nhận ra giá trị của mô hình làm việc hợp tác
Phương pháp làm việc nhóm bắt đầu được thiết lập và được mọi thành viên thừa nhận
Giai đoạn cuối cùng: Là thực hiện nhiệm vụ của nhóm Đây là giai đoạn nhóm là
việc nhiệt tình, tích cực và hiệu quả nhất Đây cũng là giai đoạn nhóm đạt được nhưnữg mục tiêu chủ yếu và là công cụ hỗ trựo đắc lực nhất của tổ chức
Kết luận vấn đề:
Để mô hình nhóm phát triển yếu tố cần xác định xác định nhiệm vụ then chốt: Nhóm cần có tâm điểm Hai tâm điểm chính là nhóm và nhiệm vụ được giao; nhóm cần có những cách tác động khác nhau lên các loại người khác nhau trong nhóm;nhóm cũng cần có sự phản hồi trong mỗi hoạt động của các cá nhân; khi làm việc nhóm là chủ động giao tiếp với mọi người
Để tổ chức thành các nhóm làm việc, Sở Văn hoá Thể thao Du lịch cần tổ chức phân loại cán bộ, cơ cấu lại các phòng ban Việc áp dụng phương pháp làm việc theo nhóm rất phù hợp với các lĩnh vực như: Thành lập các ban quản lý dự án, Thành lập các tổ nghiên cứu các đề tài, đề án, thành lập các nhóm sáng tác ca khúc, sáng tác tranh cổ động…
Trên đây là một số kiến thức mà bản thân tôi đã tiếp thu được sau khi học và nghiên cứu tài liệu liên quan đến lĩnh vực Quản trị hành vi tổ chức; căn cứ tình hình thực tế tại cơ quan công tác , có một số ý kiến có thể áp dụng vào thực tiễn
Trang 8Tài liệu tham khảo:
- Giáo trình Quản trị hành vi tổ chức - Đại học Griggs
- Bài giảng quản trị hành vi tổ chức của chương trình đào tạo thạc sỹ quản trị kinh doanh quốc tế.
- Tài liệu hướng dẫn học tập môn hành vi tổ chức biên soạn bởi thạc sỹ Tạ Hồng Hạnh.