HƯỚNG DẪN SOẠN THẢO VĂN BẢN

Trung tâm Công nghệ thông tin Trường Đại học Y Dược Cần Thơ BÀI 1: SOẠN THẢO VĂN BẢN VỚI MICROSOFT WORD I Giới thiệu Soạn thảo văn công việc sử dụng nhiều quan, xí nghiệp, nhiều lĩnh vực, nhu cầu riêng cá nhân Ra đời từ cuối 1980, đến phần mềm Microsoft Word đạt tới hoàn hảo lĩnh vực soạn thảo văn lĩnh vực văn phòng phần mềm Microsoft Office nói chung Với đặc điểm bậc, phần mềm Microsoft Word đem lại hài lòng cho sử dụng chúng II Khởi động thoát khỏi Word  Khởi động Word Có thể thực cách sau: - Click đúp biểu tượng chương trình Word hình - Click đúp tên tập tin văn Word tạo - Chọn lệnh Start/Programs/Microsoft Word  Thoát khỏi Word Trước thoát cần phải lưu tập tin làm việc vào đĩa, không bị liệu Tuy nhiên trước lưu, Word thông báo nhắc nhở: - Yes: lưu liệu thoát khỏi chương trình ứng dụng - No: thoát khỏi chương trình ứng dụng mà không lưu liệu - Cancel: hủy bỏ lệnh, trở chương trình ứng dụng Có thể thoát khỏi Word cách: - Sử dụng phím gõ tắt Alt + F4 (bấm giữ phím Alt, gõ phím F4) - Chọn lệnh File/ Exit - Click vào nút nằm phía trên, bên phải tiêu đề - Click đúp vào biểu tượng Word góc bên trái tiêu đề III Các thành phần hình Word Thanh tiêu đề (Tilte bar) Thanh tiêu đề nằm vị trí Word, chứa nút: phóng to, thu nhỏ, thoát Soạn thảo văn Trang Trung tâm Công nghệ thông tin Trường Đại học Y Dược Cần Thơ Thanh trình đơn (menu bar) Thanh trình đơn chứa lệnh word, lệnh bố trí theo nhóm, gồm có nhóm lệnh sau: File: Nhóm lệnh xử lý tập tin Edit: Nhóm lệnh dùng để soạn thảo văn View: Nhóm lệnh chọn chế độ hiển thị văn Insert: Nhóm lệnh dùng để chèn đối tượng vào văn Format: Nhóm lệnh dùng để định dạng văn Tool: Nhóm công cụ hỗ trợ cho việc soạn văn Table: Nhóm lệnh xử lý bảng biểu Window: Nhóm lệnh liên quan đến cửa sổ làm việc word Help: Nhóm lệnh trợ giúp Các công cụ (Toolbars) Trong Word nhiều công cụ công cụ thường dùng là: Thanh công cụ chuẩn (Standard toolbar) - Thanh công cụ định dạng (Formatting Toolbar): gồm thao tác dùng định dạng văn - Thanh công cụ vẽ (Drawing Toobar): dùng để vẽ hình, tạo chữ nghệ thuật  Bật tắt công cụ: Cách 1: Vào menu View > Toolbar, sau click vào công cụ cần hiển thị Cách 2: Click phải vào vùng trống menu, sau click chọn công cụ cần hiển thị Khi di chuyển công cụ nhìn vào góc trái công cụ có vệch mờ, di chuyển trỏ vào xuất hình mũi tên, kéo chuột di chuyển đến vị trí khác Để tắt công cụ hình chọn menu View > Toolbar bỏ chọn vào công cụ chọn trước Thanh công cụ tự tạo (Custom) Ngoài công cụ có sẵn, Word cho phép tạo thêm công cụ riêng phù hợp nhu cầu người sử dụng  Các bước tạo công cụ mới: Chọn lệnh:View/ Toolbars/ Customize Chọn lớp Toolbars Chọn nút lệnh New, hội thoại New Toolbar xuất Nhập tên công cụ vào hộp Toolbar name Nhắp OK để thực Soạn thảo văn Trang Trung tâm Công nghệ thông tin Trường Đại học Y Dược Cần Thơ  Gắn nút lệnh công cụ Chọn lệnh: View/ Toolbars/ Customize, hội thoại Customize xuất Chọn lớp Commands Chọn nhóm lệnh danh sách Categories, chọn đến nhóm lệnh nút lệnh nhóm xuất bên Commands Chọn nút lệnh gắn lên công cụ Nhắp Close kết thúc Muốn gỡ bỏ nút lệnh công cụ kéo nút lệnh khỏi Muốn biết chi tiết nút lệnh đại diện cho lệnh nhắp vào  Các bước xóa bỏ công cụ tự tạo Chọn lệnh: View/ Toolbars/ Customize, hội thoại Customize xuất Chọn lớp Toolbars Nhắp chọn công cụ muốn xóa danh sách Nhắp nút lệnh Delete để xóa Word đưa thông báo chờ xác nhận, nhắp OK để xóa Thước đơn vị chia thước (Ruler) Thước dùng để kiểm soát lề, độ lệch so với lề, điểm dừng tab,…Trong word có hai thước: - Thước ngang (Horizontal Ruler) nằm ngang phía hình - Thước dọc (Vertical Ruler) nằm dọc phía hình - Đơn vị đo thước inch (“) Centimeters (cm) Để thay đổi đơn vị chia thước, chọn lệnh Tool / General / Measurement units - Bật/tắt thước chọn menu Option / View / Ruler Thanh trạnh thái (Status bar) Thanh trạng thái cho biết thông tin trang (Pagle) hành, tổng số trang tài liệu, dòng cột hành Bật/tắt trạng thái: menu Tools / Options / View chọn mục Soạn thảo văn Trang Trung tâm Công nghệ thông tin Trường Đại học Y Dược Cần Thơ Thanh cuộn ngang (Horizontal scroll bar) cuộn đứng (vertical scroll bar) Trong hình Word có hai cuộn: Thanh cuộn đứng đặt bên phải cửa sổ dùng để cuộn văn theo chiều đứng, cuộn ngang đáy cửa sổ dùng để cuộn văn theo chiều ngang Bật/ tắt cuộn: Lệnh Tools/Options/lớp View Trong nhóm Window, chọn (Horizontal scroll bar để bật/ tắt cuộn ngang, (Vertical scroll bar để bật/ tắt cuộn đứng Vùng soạn thảo văn điểm chèn  Vùng soạn thảo văn Vùng soạn thảo văn dùng để nhập văn vào Khi nhập văn bản, có từ vượt lề phải qui định Word tự động cắt từ đem xuống dòng Muốn kết thúc đoạn văn (Paragraph) gõ phím Enter Khi nhập văn đầy trang Word tự động cho qua trang (ngắt trang mềm) Nếu muốn chủ động qua trang trang hành trống gõ tổ hợp phím Ctrl + Enter (ngắt trang cứng)  Điểm chèn Dấu nhấp nháy trỏ vùng soạn thảo cho biết vị trí văn (hay đối tượng) xuất nhập vào IV Thao tác tập tin Tạo tập tin Vào menu File / New nhấn tổ hợp phím Ctrl + N nhấn nút Đối với Office phiên 2000 trở hộp thoại thể dạng tập tin: New Blank document: Tạo văn Open a document: Mở tập tin mở gần New From existing document: Tạo tập tin word có sẵn máy Mở tập tin  Mở tập tin có: Chọn File/Open nhấn tổ hợp phím Ctrl + O nhấn, xuất hộp thoại: Chọn ổ đĩa thư mục chứa tập tin cần mở Chọn tập tin cần mở tìm o File name tập tin cần mở Soạn thảo văn Trang Trung tâm Công nghệ thông tin Trường Đại học Y Dược Cần Thơ Lưu tập tin  Lưu tập tin lần Chọn File/save nhấn tổ hợp phím Ctrl + S nhấn nút , xuất hộp thoại Save in: Cho phép chọn vị trí chứa tập tin cần lưu File name: cho phép nhập tên tập tin cần lưu Save as type: kiểu tập tin cần lưu  Lưu tập tin từ lần thứ hai trở Lưu vào tập tin: tương tự lần lưu Word tự động lưu trữ thay đổi mà không yêu cầu đặt tên (không xuất hộp thoại Save as) Lưu thành tập tin mới: vào menu File  Save as xuất hộp thoại Save as trên, nhập tên tập tin  Lưu tất tập tin Nhấn giữ Shift, chọn File  Save All Dùng để lưu tất tập tin mở Những tập tin có tên Word lưu với tên cũ, tập tin chưa có tên Word xuất hộp hội thoại Save as để đặt tên chọn vị trí lưu Đóng tập tin Lệnh File/Close: Dùng để đóng tập tin hành, phải lưu lại tập tin trước đóng Nếu tập tin cập nhật mà chưa lưu Word thông báo nhắc nhở Lệnh File/Close All: Nhấn giữ Shift, chọn File  Close All: dùng để đóng tất tập tin mở Những tập tin lưu Word đóng lại, tập tin chưa lưu Word xuất thông báo chờ xác nhận có lưu hay không V Các thao tác soạn thảo Nhập hiệu chỉnh văn Nhập văn khâu qui trình soạn thảo tài liệu Thông thường lượng văn tài liệu nhiều, tiếp cận nhiều tính Word thao tác nhanh hơn, đầy đủ đẹp mắt hơn, bên cạnh làm tăng tốc độ gõ Các chuẩn gõ tiếng việt thường dùng:  Chuẩn gõ Unicode Sau khởi động chương trình VietKey Unikey, mục bảng mã chọn chuẩn gõ Unicode, chuẩn nhiều người sử dụng phổ biến internet Đối với chuẩn gõ Unicode có font tương ứng Times New Roman, Arial,…  Chuẩn gõ VNI Windows Sau khởi động chương trình VietKey Unikey, mục bảng mã chọn chuẩn gõ VNI Windows Soạn thảo văn Trang Trung tâm Công nghệ thông tin Trường Đại học Y Dược Cần Thơ Đối với bảng mã VNI Windows có font tương ứng là: VNI – Times, VNI- Bengus, ….và tất cảc loại Font có chữ VNI -… đứng đầu Lưu ý: Các bước để gõ tiếng việt Word: - Mở chương trình soạn thảo Word - Khởi động Vietkey Unikey - Lựa chọn kiểu gõ (Telex Vni) - Lựa chọn bảng mã (VNI Windows, Unicode ) - Khi chọn bảng mã phải chọn Font tương ứng bảng mã Cách di chuyển dấu nháy tài liệu Cách 1: Dùng chuột để click đến vị trí cần di chuyển Cách 2: Sử dụng bàn phím Phím Ctrl + Home/ End: để di chuyển dấu nháy đầu cuối trang Phím Page Up, Page Down: lên , xuống trang hình Phím : dùng để di chuyển phải, trái, lên xuống văn Phím Ctrl + , ctrl + : qua phải qua trái từ Ghi chú: Có thể di chuyển dấu nháy đến vị trí tài liệu cách click vào vị trí sử dụng trượt để cuộn văn Lệnh Edit > Goto (hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + G, nhấn phím F5): dùng để di chuyển nhanh đến trang (hay đối tượng khác) có số trang nhập từ bàn phím Cách nhập văn Khi nhập văn trỏ tự động dịch chuyển sang phải, có từ vượt lề phải qui định Word tự động cắt từ đem xuống dòng tiếp theo, muốn kết thúc đoạn dùng phím Enter Khi nhập văn đầy trang word tự động qua trang Nếu muốn chủ động qua trang nhấn tổ hợp phím Ctrl+Enter Nhập ký tự thuộc chức thứ hai phím: bàn phím có số phím có đồng thời hai ký tự (như phím có ký tự @ số 2, phím có ký tự # số 3) để nhập ký tự thuộc chức thứ hai phím ta nhấn giữ thêm phím Shift nhấn phím Ví dụ: nhấn Shift + = ! ; shift + = @,… Các thành phần văn Trong văn (document) có nhiều trang (Page) Trong trang có nhiều đoạn (Paragraph) Trong đoạn có nhiều câu (Sentence) Trong câu có nhiều từ (Word) Trong từ có nhiều ký tự (Character) Soạn thảo văn Trang Trung tâm Công nghệ thông tin Trường Đại học Y Dược Cần Thơ Giữa từ phải có khoảng trắng (Space) Một câu phải bắt đầu ký tự in in hoa kết thúc dấu chấm câu: dấu chấm (.), dấu chấm hỏi (?), dấu chấm than (!) Một đoạn văn kết thúc phím enter Một trang kết thúc dấu ngắt ngang (Page break) Chèn ký tự Symbol Symbol ký tự đặc biệt bàn phím như:        (… Cách thực hiện: Đặt trỏ vị trí cần muốn chèn Symbol Vào menu Insert / Symbol, xuất hộp thoại Chọn lớp Symbol để chèn ký hiệu lớp Special characters để chèn ký tự đặc biệt Chọn Font cho Symbol: Sử dụng hộp thoại Font, thường sử dụng Font Symbol Windings 1,2,3; Symbol; Webdings,… Chọn ký hiệu muốn chèn Nhấn nút Insert để chèn Chọn nút Close để thoát ( sau chèn ký hiệu nút Cancel đổi thành nút Close) Symbol tương tự ký tự, thay đổi kích thước tùy ý Các phím thường dùng Phím chữ a, b, c, …, z Phím số từ đến Phím dấu: “, ‘, ‘ , ? , /, {},… Phím Home/ End: để di chuyển dấu nháy đầu cuối trang Phím Delete: dùng để xóa ký tự văn đứng kề sau trỏ xóa đối tượng chọn Phím Backspace: dùng để xóa ký tự đứng kề trước trỏ Phím Page Up, Page Down: lên, xuống trang hình Phím : dùng để di chuyển phải, trái, lên xuống văn Phím Enter: dùng để ngắt đoạn văn Phím Tab: dùng để dịch chuyển điểm Tab Phím Space Bar: dùng để chèn dấu cách (khoảng trắng) Phím Caps Lock: dùng để thay đổi kiểu gõ chữ in chữ thường Chọn khối văn Chọn từ: Double click vào từ muốn chọn Chọn câu: Nhấn giữ phím Ctrl nhấp chuột vào vị trí câu Chọn đọan: Double click vào vào khoảng trống bên trài đoạn Chọn ký tự liên tiếp nhau: Drag lên ký tự muốn chọn dùng bàn phím cách đặt trỏ từ ký tự đầu muốn chọn sau nhấn giữ phím Shift nhấn phím mũi tên theo hướng cần đánh dấu Soạn thảo văn Trang Trung tâm Công nghệ thông tin Trường Đại học Y Dược Cần Thơ Chọn dòng: Double click chuột vào lề trái dòng muốn chọn Chọn toàn văn bản: Nhấn giữ phím Ctrl nhấp vào lề trái văn nhấn vào tổ hợp phím Ctrl + A chọn lệnh Edit / Select All Xóa khối văn Chọn văn cần xóa Nhấn phím Delete nhấn BackSpace nhấn Edit / Clear Lệnh chép (Copy), cắt (Cut), dán (Paste) Chọn đối tượng (văn bản, hình ảnh, ) muốn cắt, chép Cắt (cut): vào menu Edit > Cut nhấn tổ hợp phím Ctrl + X nhấn vào biểu tượng công cụ Sao chép (copy): vào menu Edit > Copy nhấn tổ hợp phím Ctrl+C nhấn vào biểu tượng công cụ Đối tượng sau cắt, chép lưu vào Clipboard Clipboard lưu trữ 12 đối tượng cắt/sao chép sau Dán (Paste): chuyển dấu nháy đến nơi muốn di chuyển tới, chọn menu Edit > Paste nhấn tổ hợp phím Ctrl + V nhấn vào biểu tượng công cụ 10 Thao tác Undo, Redo, Repeat Undo: Cho phép hủy bỏ lệnh vừa thực Có thể thực lệnh Undo nhiều lần, lần hủy bỏ lệnh, trình tự Undo ngược lại với trình tự vừa thực Muốn thực Undo, chọn thao tác: Chọn lệnh Edit / Undo nhấn tổ hợp phím Ctrl + Z click vào nút Redo: Cho phép hủy bỏ thoa tác Undo vừa thực Muốn thực Redo, chọn lệnh Edit > Redo nhấn tổ hộp phím Ctrl + Y click vào nút Repeat: Cho phép lặp lại thao tác vừa thực Lệnh Undo lệnh Repeat chia vị trí menu Edit Muốn thực Repeat, chọn lệnh Edit > Repeat nhấn tổ hợp phím Ctrt + Y 11 Nhập văn tự động Sử dụng tính AutoText AutoText cách viết tốc ký soạn thảo văn sử dụng trường hợp có khối văn hay đồ họa lập lại thường xuyên AutoText thực cách gán cho khối văn hay đồ họa tên Khi soạn thảo cần gõ vào tên tắt Word tự động thay tên tắt nội dung khối văn hay đồ họa vị trí Tạo AutoText Chọn phần văn cần tạo thành mục AutoText Vào menu Insert / AutoText Tool / AutoText, xuất hộp thoại Gõ tên tắt vào ô Enter AutoText entries here Click vào nút Add Click vào nút Ok Soạn thảo văn Trang 10 Trung tâm Công nghệ thông tin Trường Đại học Y Dược Cần Thơ  Chèn mục AutoText vào tài liệu: đưa dấu nháy đến vị trí cần chèn, gõ tên tắt, nhấn phím F3 Ctrl + Atl + V  Xóa AutoText: vào lại cửa sổ AutoText, chọn mục cần xóa ô Enter AutoText entries here, sau nhấn Delete Sử dụng tính AutoCorrect Chức AutoCorrect giúp tự động sữa lỗi sai thường xuyên xảy soạn thảo văn để đưa nhanh vào tài liệu khối văn hay đồ họa thường xuyên sử dụng AutoCorrect tương tự AutoText nhanh tự động chèn văn vào tài liệu mà không cần phải nhấn Phím F3  Tạo mục AutoCorrect Chọn khối văn hay đồ họa cần tạo thành mục AutoCorrect Vào menu Tool / AutoCorrect, xuất hộp thoại Gõ tên tắt vào ô Relpace Sao Click vào nút Add Click vào OK  Chèn mục AutoCorrect vào tài liệu: Đưa dấu nháy đến vị trí cần chèn, sau gõ tên tắt nhấn phím khoảng trắng, phím Tab enter  Xóa mục Autocorrect: vào lại cửa sổ AutoCorrect, chọn mục cần xóa bên cột Replace sau Click nút Delete 12 Tìm kiếm thay văn Tìm kiếm Chức cho phép tìm từ nhóm từ văn Chọn menu Edit > Find nhấn tổ hợp phím Ctrl + F Trong ngăn Find, nhập nội dung cần tìm vào hộp Find What Nhấn nút Find Next để tìm Nếu tìm thấy, Word tự động đánh dấu hiển thị phần vừa tìm thấy hình Nhấn nút Find Next nhiều lần để tiếp tục tìm Nhấn nút Cancel để chấm dứt việc tìm kiếm Tìm kiếm thay Chức cho phép tìm từ nhóm từ để thay từ nhóm từ khác Chọn menu Edit > Replace nhấn phím Ctrl + H Trong ngăn Replace, nhập nội dung văn cần tìm vào hộp Find What nhập nội dung cần thay vào hộp Replace With Nhấn nút Replace All để thay tất từ hộp Find What từ hộp Replace With Soạn thảo văn Trang 11 Trung tâm Công nghệ thông tin Trường Đại học Y Dược Cần Thơ Nhấp nút Find Next để tìm Nếu thấy, Word tự động đánh dấu hiển thị phần vừa nhận thấy hình Nhấp nút Replace muốn thay từ vừa tìm Nếu không tiếp tục nhấn nút Find Next để tìm từ khác Nhấn nút Cancel để chấm dứt việc tìm kiếm thay Soạn thảo văn Trang 12 Trung tâm Công nghệ thông tin Trường Đại học Y Dược Cần Thơ  Sắp xếp thứ tự - Order đối tượng đồ họa Khi có nhiều đối tượng đồ họa đôi lúc ta cần xếp thứ tự đối tượng khác Chọn đối tượng cần xếp Click phải vào đối tượng chọn Order > có tùy chọn sau: + Bring to front: Đưa đối tượng lên + Send to Back: Chuyển đối tượng xuống cuối + Bring Forward: Đưa đối tượng lên lớp trước + Send Backward: Đưa xuống lớp sau + Bring in Front of text: Đưa đối tượng lên trước văn + Send Behind Text: Đưa đối tượng xuống sau văn  Nhóm – Group đối tượng Để nhóm đối tượng đồ họa: Cách 1: Nhấn giữ phím Shift chọn đối tượng, sau click chuột phải > chọn Grouping / chọn Group Cách 2: Chọn công cụ Select Object , sau click chọn đối tượng kết hợp với phím Crtl Darg chuột đến tất cảc đối tượng cần Group, sau chọn xong đối tượng cần nhóm, phải chuột đối tượng chọn Gourp, trả trỏ chuột trạng thái bình thường, cách trỏ chuột vào công cụ Select Object thấy trỏ lại trạng thái ban đầu tiếp tục thao tác bình thường Để rã nhóm đối tượng, chọn đối tượng cần rã nhóm > click chuột phải > chọn Grouping > chọn UnGroup II Công thức toán học - Trước hết cần phải mở công cụ Microsoft Equation, cách vào menu Insert / Object hộp thoại Object ra, mục Create New chọn Microsoft Equation 3.0, nhấn OK Lưu ý: Nếu hộp thoại Object chưa có Microsoft Equation 3.0, cần phải cài đặt cách đưa đĩa Microsoft Office vào thực cài đặt - Sau hoàn tất, Word chuyển sang hình soạn thảo công thức đồng thời xuất công cụ Equation sau: Soạn thảo văn Trang 30 Trung tâm Khảo thí Công nghệ thông tin Trường Đại học Y Dược Cần Thơ Giáo trình chứng A - Chọn dạng công thức, ký hiệu biểu tượng tương ứng, sau tiến hành nhập công thức vào - Khi nhập xong, để thoát khỏi cửa sổ Equation (kết thúc việc nhập công thức), click chuột công thức nhấn nút Close công cụ Ghi chú: Định dạng công thức: công thức chèn vào văn xem đối tượng nên ta định dạng hình ảnh Chỉnh sửa công thức: từ hình soạn thảo văn bản, Double click vào công thức, Word chuyển sang hình soạn thảo công thức Soạn thảo văn Trang 52 Trung tâm Công nghệ thông tin Trường Đại học Y Dược Cần Thơ BÀI 4: BẢNG BIỂU (TABLE) I Khái niệm bảng Bảng tạo thành từ dòng (rows) cột (columns) Giao dòng cột tạo thành ô (cell) Số dòng cột chọn lúc tạo bảng Dữ liệu chứa ô văn bản, số hay đối tượng khác Bảng thường sử dụng để trình bày liệu theo dòng cột, phù hợp với liệu cần bố trí theo dạng dang sách II Cách tạo bảng Cách1: Sử dụng nút công cụ Insert Table Đặc trỏ vị trí muốn chèn bảng vào Nhắp nút Insert Table Standard, Word buông xuống ô lưới Rà chuột chọn số dòng số cột, sau thả chuột, bảng xuất vị trí trỏ Cách 2: Sử dụng lệnh Table/ Insert Table - Đặt trỏ vị trí muốn chèn bảng vào - Chọn lệnh Table/ Insert Table, hội thoại Insert Table xuất - Nhập số cột vào mục Number of Columns - Nhập số dòng vào mục Number of Rows - Nhắp OK để thực - Nút lệnh AutoFormat hội thoại Insert Table dùng để chọn bảng có định dạng sẵn III Các phím dùng để di chuyển trỏ bảng : Qua trái, sang phải, lên, xuống Tab: Di chuyển đến ô bảng Shift + Tab: Di chuyển đến ô trước Alt + Home: Về ô dòng hành Alt + End: Đến ô cuối dòng hành Alt + PgUp: Về ô đầu cột hành Alt + PgDn: Đến ô cuối cột hành Ghi chú: Khi trỏ ô cuối cùng, gõ phím Tab Word tự động chèn thêm dòng cuối bảng Muốn bật/ tắt lưới phân cách ô chọn: Table/ Show Gridlines/ Hide Gridlines IV Các thao tác bảng Thay đổi cấu trúc bảng  Nhập văn vào bảng Để nhập văn vào ô bảng, click vào ô nhập văn bình thường Chú ý đến biên phải ô, Word tự động tách văn xuống dòng Soạn thảo văn Trang 73 Trung tâm Công nghệ thông tin Trường Đại học Y Dược Cần Thơ tự động tăng chiều cao lên hàng để tiếp tục chứa liệu Nếu nhấn Enter ô, Word chèn thêm đoạn ô Hiệu chỉnh định dạng văn ô cách sử dụng kỹ định dạng hiệu chỉnh trình bày trước  Thêm cột Cách 1: Vào menu Table/Insert > chọn + Columns to the left: tạo cột bên trái trỏ + Columns to the right: tạo cột bên phải trỏ Cách 2: Chọn số cột cần chèn, click vào nút Insert Columns; phải chuột chọn Insert Columns Cột chèn vào nằm bên trái cột chọn  Thêm dòng: Đặt trỏ vị trí cần thêm dòng Vào menu Table / Insert chọn: + Rows above: Tạo dòng bên trỏ + Rows Below: Tạo dòng bên trỏ Đối với trường hợp thêm dòng vào dòng cuối cùng, ta đặt trỏ ô cuối nhấn Tab dòng tạo  Thêm ô Đặt trỏ vào vị trí cần thêm ô Vào menu Table / Insert / Cell; nhấn nút Insert Sell, xuất hộp thoại Các ô chèn vào đẩy ô hành sang phải Các ô chèn vào đẩy ô hành xuống Chèn đẩy hàng hành xuống Chèn cột đẩy cột hành sang phải  Xóa bảng Đặt trỏ vào bảng cần xóa Vào menu Table /Delete / Table xóa bảng  Xóa dòng, cột, ô Đặt trỏ dòng, cột, ô cần xóa chọn dòng hay cột Vào menu / Table / Delete Columns (xóa cột); Delete Rows (xóa dòng); Delete Cell (xóa ô) Hoặc phải chuột lên dòng, ô, cột thao tác xóa tương tự  Merge Cell: Nối nhiều ô thành ô Chọn ô, cột dòng cần merge Vào menu Table / Merge Cells Hoặc phải chuột sau chọn Merge Cells  Split Cells: Một ô biến thành nhiều ô Đặt trỏ ô cần Split Vào menu Table / Split Cells; phải chuột chọn Split Cells, hộp thoại Split Cells xuất chọn số cột số dòng muốn thêm vào Nhấn OK hoàn tất Soạn thảo văn Trang 74 Trung tâm Công nghệ thông tin Trường Đại học Y Dược Cần Thơ Di chuyển thay đổi kích thước bảng  Di chuyển Ngay góc trái bảng có biểu tượng, di chuyển chuột vào đó, chuột biến thành biểu tượng có hình mũi tên, nắm vào kéo di chuyển đến vị trí  Điều chỉnh cấu trúc dòng Các ô nằm dòng phải có chiều cao nhau, nghĩa định chiều cao chung cho ô dòng không định chiều cao riêng cho ô riêng lẻ Tùy theo font chữ cỡ chữ, Word điều chỉnh chiều cao dòng cho vừa khít với liệu nhập vào (Auto) Tuy nhiên, thay đổi chiều cao dòng thấy cần - Trỏ chuột vào biên ngang lưới - Bấm giữ chuột trái kéo để thay đổi chiều cao dòng  Điều chỉnh độ rộng cột (Width) - Trỏ chuột vào biên đứng cột, chuột biến đổi thành hình dạng hai mũi tên - Bấm giữ chuột kéo để thay đổi độ rộng cột Ngoài ra, để điều chỉnh độ rộng cột vừa với nội dung nhập vào, trỏ chuột vào đường biên đứng trỏ trở thành hình hai dấu mũi tên đối nhau, Click đúp chuột, thấy thay đổi vừa khít, làm nhiều lần để nhận kết mong muốn  Điều chỉnh độ rộng cột dòng - Chọn bảng - Trên công cụ Table and Borders có hai công cụ + Công cụ Distribute Rows evenly : Điều chỉnh kích thước cột + Công cụ Distribute Rows evenly : Điều chỉnh kích thước dòng  Dùng menu Table / Table Properties Lớp Table: Cho phép canh lề cho bảng, chọn đường viền tô màu, chọn vị trí đặt bảng,… Lớp Row: Cho phép thay đổi độ cao dòng Lớp Columns: Cho phép thay đổi độ rộng cột Lớp cell: Cho phép thay đổi kích thước ô, canh lề liệu ô Định dạng bảng  Tách ghép bảng Lệnh Table/ Split Table  Tách bảng thành hai bảng Lệnh Table/ Split Table Cách thực hiện: - Đặt trỏ nằm dòng (muốn dòng) bảng - Chọn lệnh: Table/ Split Table gõ tổ hợp phím Ctrl + Shift + Enter Thí dụ: Giã sử có bảng sau, để tách bảng hai, bảng mẫu tin TT Ho Ten Ngach He so Phu Cap Thuc Bac Luong Linh Lê Mạnh Xuân 15.110 3.92 10% 1,003,200 Nguyễn Cao Hạ 15.111 2.40 5% 608,000 Soạn thảo văn Trang 75 Trung tâm Công nghệ thông tin Trường Đại học Y Dược Cần Thơ TT Mạnh Quốc Thu 15.110 3.92 20% 1,456,300 Trần Thị Đông 15.110 4.12 15% 1,180,200 Đặt trỏ dòng “Lê Quốc Duy” chọn lệnh Table/ Split Table Ho Ten Ngach He so Phu Cap Thuc Bac Luong Linh Lê Mạnh Xuân 15.110 3.92 10% 1,003,200 Nguyễn Cao Hạ 15.111 2.40 5% 608,000 Mạnh Quốc Thu 15.110 3.92 20% 1,456,300 Trần Thị Đông 15.110 4.12 15% 1,180,200 Ghép bảng Chỉ cần xóa bỏ dòng trống hai bảng bảng ghép lại  Kẻ khung tô ô Lệnh Format/ Borders and Shading Mặc nhiên, bảng tạo có đường kẻ đơn phân cách ô, bảng định kiểu đường kẻ vị trí kẻ bảng, chọn màu để tô lấp đầy vào ô Cách kẻ khung bao quanh ô - Chọn ô muốn kể khung bao - Thực lệnh Format/ Borders and Shading Chọn lớp Borders - Chọn kiểu đường kẻ (Style), màu (Color), độ rộng đường kẻ (Width) - Nhắp chuột vào cạnh khung Preview để đặt hay loại bỏ đường kẻ - Nhắp OK để thực Cách tô cho ô - Chọn ô muốn tô - Chọn lệnh Format/ Borders and Shading, hội thoại Borders and Shading xuất - Chọn lớp Shading - Chọn màu tô mục Fill, chọn mẫu tô mục Style Colors - Click OK để thực  Điền số thứ tự bảng Lệnh Format/ Bullets and Numbering: Để điền số thứ tự hay ký hiệu vào ô bảng Cách thực - Chọn khối chứa ô muốn điền số thứ tự - Chọn lệnh Format/ Bullets and Numbering, hội thoại Bullets and Numbering xuất - Nhắp chọn lớp Numbered - Chọn kiểu số ô liệt kê Soạn thảo văn Trang 76 Trung tâm Công nghệ thông tin Trường Đại học Y Dược Cần Thơ - Nhắp OK để thực Sau chọn khối ô muốn điền số, nhắp nút Numbering (Thanh Formatting) để điền số thứ tự theo kiểu số hành  Canh lề cho văn ô - Chọn ô cần canh lề - Chọn nút canh lề Table & Border phải chuột bên khối chọn tiếp tục Cell Alignment, chọn tiếp kiểu cần canh lề sử dụng canh lề văn bình thường Sắp xếp thứ tự bảng Dữ liệu chứa ô bảng xếp (Sort) theo trật tự tùy theo yêu cầu người sử dụng Word cho chọn tối đa cột để làm sở cho xếp Khóa thứ gọi Sort By ưu tiên xếp trước tiên Khóa thứ hai gọi Then By có tác dụng Sort By Khóa thứ ba gọi Then By có tác dụng hai khóa Trong khóa xếp, xếp theo chiều tăng (Ascending) theo chièu giảm (Descending) Thí dụ: Sắp xếp danh sách sau tăng dần theo Ngạch Lương, Ngạch Lương xếp theo Bac (giảm), Bac xếp theo Phu Cap (giảm) TT Ho Ten Ngach He so Phu Cap Thuc Bac Luong Linh Lê Mạnh Xuân 15.110 3.92 10% 1,003,200 Nguyễn Cao Hạ 15.111 2.40 5% 608,000 Mạnh Quốc Thu 15.110 3.92 20% 1,456,300 Trần Thị Đông 15.110 4.12 15% 1,180,200 Cách thực - Chọn khối chứa ô muốn xếp, bao gồm dòng tiêu đề, - Chọn lệnh Table/ Sort để mở hội thoại Sort, - Nhắp chọn Heading row, - Nhắp vào nút thả Sort by, chọn Ngach Luong, chọn ( Ascending Nhắp vào nút thả Then by (thứ nhất), chọn Bac, chọn ( Descending Nhắp vào nút thả Then by (thứ hai), chọn Phu Cap, chọn ( Descending - Nhắp OK để thực Kết quả: TT Ho Ten Trần Thị Đông Mạnh Quốc Thu Lê Mạnh Xuân Nguyễn Cao Hạ Soạn thảo văn Ngach Luong 15.110 15.110 15.110 15.111 Bac 3 He so Phu Cap Thuc Linh 4.12 3.92 3.92 2.40 15% 20% 10% 5% 1,180,200 1,456,300 1,003,200 608,000 Trang 77 Trung tâm Công nghệ thông tin Trường Đại học Y Dược Cần Thơ Nhận xét: Vì 15.110 < 15.111 nên người có Ngach Luong = 15.110 đứng trước người có Ngach Luong = 15.111 (tăng dần) Trong người có Ngach luong = 15.110 người có Bac = đứng trước người có Bac = (giảm dần) Trong người có Ngach Luong = 15.110 Bac = người có Phu Cap = 20% đứng trước người có Phu Cap = 10% (giảm dần) Những mục khác hội thoại Sort  Type: Kiểu liệu cột chọn làm khóa xếp + Text: Dữ liệu kiểu văn + Number: Dữ liệu kiểu số + Date: Dữ liệu kiểu ngày  Options: Mở hội thoại Sort Options cho khai báo thông số tùy chọn Soạn thảo văn Trang 78 Trung tâm Công nghệ thông tin Trường Đại học Y Dược Cần Thơ BÀI 5: THƯ TRỘN VÀ MỘT SỐ ĐỊNH DẠNG KHÁC I Thư trộn (MAIL MERGE) Giả sử muốn tạo THƯ MỜI HỌP đến nhiều người khác nhau, thư mời họp có nội dung như: Nội dung buổi họp, ngày, giờ, địa điểm… khác thuộc tính liên quan đến người nhận họ tên, địa chỉ, quan công tác…, công việc đạt hiệu gấp bội biết sử dụng chức trộn thư (Mail Merge) Để tạo Mail Merger điều kiện cần thiết phải có như: Trước hết cần có tập tin nguồn table chứa liệu soạn Word Excel Thứ hai tập tin word dùng để thiết kế thư, với nội dung định sẵn Các bước thực trộn thư: - Bước 1: Từ công cụ Mail Merge lấy từ menu View > Toolbars > Mail Merge Tool > Letter and Maillings > Mail Merge - Bước 2: Trên công cụ Mail Merge, click vào nút Open Data Source Hộp thoại Select Data Source xuất hiện, sau chọn đường dẫn đến nơi chứa tập tin nguồn, nhấn Open - Bước 3: đặt trỏ vị trí cần chèn trường liệu (ví dụ như: họ tên, địa chỉ,…) công cụ Mail Merge Click vào nút Insert Merge Field Hộp thoại Insert Merge Field ra, chọn trường thích hợp click nút Insert Lần lượt chọn tất trường liệu tương ứng - Bước 4: để xem kết Click nút Merged Data (biểu tượng ABC) mũi tên di chuyển mẫu tin để xem người Soạn thảo văn click Trang 79 Trung tâm Công nghệ thông tin Trường Đại học Y Dược Cần Thơ II Cách sử dụng FOONOTE Để tạo Footnote, trước hết phải chuyển sang chế độ xem Normal (vào view > Normal) Đặt trỏ vị trí cần tạo Vào menu Insert / Reference / Foonote, hộp thoại xuất Click nút Insert, gõ nội dung thích vào Sau chuyển lại chế độ xem Print Layout (vào View / Print Layout) Khi di chuyển trỏ đến biểu tượng thích nội dung thích III Định dạng Index and Table Chức cho phép tạo bảng mục lục văn có nhiều trang báo cáo, luận văn, giáo trình,… - Đặt trỏ vị trí muốn tạo bảng mục lục - Chọn lệnh Insert / Reference/ Index and Table, xuất hộp hội thoại - Chọn lớp Table of Contens  Show page number: Cho phép liệt kê số trang tương ứng bảng mục lục  Right align page numbers: Số trang canh lề phải  Tab leader: Chọn dạng đường kẻ nối tiêu đề với số trang  Formats: Chọn dạng thức dùng để thể bảng mục lục  Show level: Chỉ số mức để thể bảng mục lục IV Chèn thích (Caption) Chức cho phép tạo thích cho đối tượng Chọn đối tượng cần tạo thích Chọn lệnh Insert / Reference/ Caption, xuất hộp hội thoại Chọn New Label để thêm nhãn thích Soạn thảo văn Trang 80 Trung tâm Công nghệ thông tinTrường Đại học Y Dược Cần Thơ BÀI 6: TRÌNH BÀY TRANG IN I Định dạng trang in Trình bày hình (View)  Chế độ Normal Vào menu View / Normal Chế độ hiển thị bình thường, hiển thị văn định dạng bản, không hiển thị lề, tiêu đề trang (Header) hay hạ mục cuối trang (Footer)  Chế độ Web Layout Vào menu View / Web Layout Chế độ hiển thị dạng Web, hiển thị văn dễ đọc hình Đây chế độ hiển thị lý tưởng cho trang Web hay cho việc đọc trực tuyến văn Word thông thường Văn hiển thị ngắt trang mà có lề nhỏ Các dòng văn chạy ngang qua toàn cửa sổ Word, mẫu hay hình ảnh gán cho văn nhìn thấy  Chế độ Print Layout Vào menu View / Print Layout Chế độ hiển thị chi tiết, hiển thị văn bản, đồ họa cách nhính xác chúng xuất trang in, tất lề, tiêu đề đầu cuối Tất lệnh hiệu chỉnh định dạng có hiệu lực, Word chạy chậm so với chế độ hiển thị Normal, việc cuộn hình không thật trôi chảy  Chế độ Outline Vào menu View / Outline Chế độ hiển thị tổng quan, cấu trúc văn Cho phép xem nhiều mức chi tiết xếp lại văn cách tiện lợi  Chế độ Print Preview Vào menu File / Print Preview chọn nút lệnh công cụ chuẩn Hiển thị hình ảnh (hoặc nhiều hơn) toàn trang in cho phép điều chỉnh cấu trúc trang  Phóng to/thu nhỏ hình (Zoom Comtrol) Ta phóng to / thu nhỏ hình để tiện theo dõi trình soạn thảo văn cách vào menu view / Zoom sử dụng nút Zoom Control 2.Thiết lập thông số cho trang in (Page Setup) Khi mở tài liệu Word sử dụng thiết lập định sẵn khổ giấy hướng in, lề, … Tuy nhiên, thay đổi giá trị cho phù hợp Vào menu File/Page Setup, xuất hộp thoại Lớp Margin Định dạng lề đầu trang (Top), cuối trang( Bottom), lề trái (Left), lề phải (Right) Gutter: dùng đóng sách, định chiều rộng gáy sách Orientation: định hướng trang in  Portrait: đặt trang giấy theo chiều đứng  Landscape: đặt trang giấy theo chiều ngang Lớp Paper Soạn thảo văn Trang 81 Trung tâm Công nghệ thông tinTrường Đại học Y Dược Cần Thơ Paper size: định khổ giấy in, khổ giấy thường dùng A4 (21x29.7 cm) Định dạng lại chiều rộng trang giấy hộp Width chiều dài hộp Height Apply to: áp dụng lựa chọn cho toàn văn (whole document) hay phần định dạng (This Section) hay từ vị trí trỏ sau (This Point forward) Nhấp nút Defaut để chọn kích cở mặc định theo khổ giấy chọn II Sử dụng HEADER FOOTER Tiêu đề (Header) hạ mục (Footer) văn xuất phía phía trang Để thêm tiêu đề hạ mục, vào menu View > Header and Footer, word hiển thị cửa sổ chế độ Print Layout làm mờ tất văn vùng Header Footer (không thể làm việc với văn này) Thanh công cụ Header Footer 10 11 12 Trên Header & Footer gồm công cụ sau: Insert Page Number: chèn số trang Insert Number of Pages: chèn tổng số trang tài liệu Format Page Number: mở hộp thoại Format Page Number Insert Date: chèn ngày tháng Insert Time: chèn thời gian Page Setup: cấu hình trang Show / Hide Document text: /ẩn văn tài liệu Same As Previous: hiển thị giống phần (section) trước Switch Between Header and Footer: chuyển đổi Header Footer 10 Show Previuos: chuyển qua phần (section) trước 11 Show next: chuyển qua phần (section) 12 Close: đóng cửa sổ Header and footer III Chèn số trang - PAGE NUMBER Để chèn số trang, vào menu Insert > Page Number, hộp thoại xuất Position: chọn vị trí xuất số trang + Top of page (Header): số trang nằm vùng Header (đầu trang giấy) + Bottom of page (Footer): số trang nằm vùng Footer (cuối trang giấy) Soạn thảo văn Trang 82 Trung tâm Công nghệ thông tinTrường Đại học Y Dược Cần Thơ Alignment: canh lề số trang + Left: số trang nằm bên trái + Centrer: số trang nằm + Right: Số trang nằm bên phải +Inside: Số trang nằm bên (trường hợp đánh số trang cho sách _ mục Mirro margins Page Setup chọn) + Outside: Số trang bên (trường hợp đánh số trang cho sách_mục Mirro margins Page setup chọn) Nếu muốn chọn dạng khác cho số trang, Click vào nút Format xuất hộp thoại: - Number Format: Chọn dạng số trang - Page Numbering: Định số trang đâu văn - Start at: Số bắt đầu trang (tập tin) IV Xem tài liệu trước in Khi vừa hoàn thành việc nhập nội dung văn bản, trước in giấy cần phải xem lại văn nội dung văn thể nào, mục đích nhằm chỉnh sữa lần cuối cho phù hợp với nhu cầu Ngoài chế độ hiển thị Print Layout, để xem xác tài liệu in ra, Word cung cấp chế độ Print Preview Để vào chế độ dùng hai cách sau: - Vào menu File / Print Preview, hộp thoại Print Preview xuất - Trên công cụ nhấp vào biểu tượng , cách nhiều người sử dụng Lúc hình thể phần thu nhỏ văn cho xem trước Các thành phần công cụ Print Preview: Print: Mở hội thoại File/ Print để in văn Magnifier: Kính lúp dùng để phóng to (100%)/ thu nhỏ văn One Page: Chỉ cho hiển thị trang Multiple Pages: Cho hiển thị nhiều trang (tối đa 24 trang) Zoom: Cho chọn tỷ lệ (%) hiển thị hình, từ 10% đến 500% View Ruler: Cho bật/ tắt hiển thị thước ngang dọc Shrink to Fit: Tự động chỉnh kích cỡ ký tự để khít với số trang định Full Screen: Dành toàn hình để hiển thị văn Close: Đóng hình Print Preview, quay hình soạn thảo Soạn thảo văn Trang 83 Trung tâm Công nghệ thông tinTrường Đại học Y Dược Cần Thơ Khi chế độ Print Preview, trỏ chuột có dạng giống kính lúp có dấu cộng (+) kèm theo Muốn phóng to (100%) chổ đưa kính lúp đến chổ nhắp chuột, kinh lúp có dấu (-), nhắp chuột lần văn thu nhỏ lại V.In ấn WORD Định dạng trang in Để văn in giấy phù hợp với nội dung xác, trước tiến hành soạn thảo cần định dạng trang giấy in bao gồm xác định thông số kích cỡ giấy, độ rộng lề,… Để định trang giấy, vào menu File / Page Setup, hộp thoại Page Setup xuất hiện: * Thẻ Margins: - Margins: định kích thước lề trang giấy Top: lề Bottom: lề Left: lề trái Right: lề phải Gutter: gáy sách Gutter position: vị trí gáy sách - Orientation: hướng giấy o Portrait: hướng giấy đứng o Landscape: hướng giấy ngang - Pages: loại giấy - Preview: hiển thị nội dung điều chỉnh tương ứng * Thẻ Pager - Paper size: chọn kiểu giấy in In tài liệu Từ trình đơn menu File / Print, hộp thoại Print xuất hiện, sau chọn số thông số thích hợp hộp thoại Print sau:  Pinter: - Name: cần chọn máy in thích hợp (nếu sử dụng nhiều máy in lúc máy) - Để định dạng lại khổ giấy click chọn nút Properties, hộp thoại Properties xuất hiện, chọn số thông số cho trang giấy  Page range: - All: chọn in tất tài liệu Soạn thảo văn Trang 84 Trung tâm Công nghệ thông tinTrường Đại học Y Dược Cần Thơ - Current page: in trang hành - Pages: in trang chọn tài liệu  Copies: - Number of copy: số in cần in - Collate: kiểm tra thứ tự in Soạn thảo văn Trang 85