Huong dan soan thao van ban hanh chinh

HƯỚNG DẪN VỀ THỂ THỨC VÀ KỸ THUẬT TRÌNH BÀY VĂN BẢN HÀNH CHÍNH Người soạn: Nguyễn Văn Minh – Ban KHCN&ĐT Soạn thảo văn công việc quan trọng thực thường xuyên tất quan, đơn vị Nhằm nâng cao hiệu công tác soạn thảo văn chuyên viên làm việc đơn vị Tập đoàn, đồng thời giúp cho viên chức tham dự kỳ thi nâng ngạch có thêm tài liệu để nghiên cứu ứng dụng công việc, ôn tập thi môn soạn thảo văn hành đảm bảo xác Tài liệu hướng dẫn gồm nội dung chính: - Hệ thống loại văn bản; - Khái quát văn hành chính; - Hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình văn hành chính; - Viết hoa văn hành chính; - Các phụ lục mẫu văn hành tổ chức, đơn vị Tập đoàn VNPT I) HỆ THỐNG CÁC LOẠI VĂN BẢN Các loại văn Hệ thống văn sử dụng Việt Nam đa dạng phân thành 02 nhóm Cụ thể là: a) Văn quy phạm pháp luật, gồm văn sau: - Hiến pháp, Luật, Nghị Quốc hội; - Pháp lệnh, Nghị Uỷ ban Thường vụ quốc hội; - Lệnh, Quyết định Chủ tích nước; - Nghị định Chính phủ; - Quyết định Thủ tướng Chính phủ; - Nghị Hội đồng thẩm phán Toà án nhân dân tối cao, Thông tư Chánh án Toà án nhân dân tối cao; - Thông tư Viện trưởng Viện Kiểm sát nhân dân tối cao; - Thông tư Bộ trưởng, thủ trưởng quan ngang bộ; - Nghị liên tịch Uỷ ban Thường vụ Quốc hội Chính phủ với quan Trung ương tổ chức trị - xã hội; - Thông tư liên tịch Chánh án Toà án nhân dân tối cao với Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao; Bộ trưởng, Thủ trưởng quan ngang với Chánh án Toà án nhân dân tối cao, Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao; Bộ trưởng, Thủ trưởng quan ngang bộ; - Văn quy phạm pháp luật Hội đồng nhân dân, uỷ ban nhân dân b) Văn hành chính, gồm loại văn sau: - Quyết định hành (văn cá biệt); - Thông cáo; - Thông báo; - Tờ trình; - Báo cáo; - Biên bản; - Công văn; - Công điện; - Giấy giới thiệu; - Giấy đường; - Thư mời họp - Phân loại văn Phân loại văn giúp cho việc soạn thảo văn phù hợp với mục tiêu thuận lợi cho việc tổ chức quản lý, nghiên cứu sử dụng văn Có nhiều tiêu chí làm phân loại văn Thông thường phân loại văn chia ra: - Phân loại theo thẩm quyền ban hành (cơ quan ban hành văn bản); - Phân loại theo tên gọi (tên văn Luật, Pháp lệnh, Nghị định ); - Phân loại theo nội dung (như quản lý đất đai, kiểm toán, bưu chính, viễn thông ); - Phân loại theo tính chất pháp lý (như văn quy phạm pháp luật hay văn hành chính); - Phân loại theo phạm vi điều chỉnh (như văn quy định phạm vi điều chỉnh rộng hay hẹp); - Theo cách phân loại văn theo tính chất pháp lý, hệ thống vản chia thành nhóm văn quy phạm pháp luật văn hành (gồm văn cá biệt) II) KHÁI QUÁT VỀ VĂN BẢN HÀNH CHÍNH Khái niệm Những văn quan Nhà nước có thẩm quyền ban hành đầy đủ yếu tố văn quy phạm pháp luật để giải vụ việc cụ thể đối tượng cụ thể hoạt động hành quan, tổ chức coi văn hành Văn hành thực chất văn áp dụng thi hành quy định văn quy phạm pháp luật, giải công việc cụ thể hoạt động quản lý; thông tin; báo cáo tình hình lên cấp trên; đạo, hướng dẫn, đôn đốc, kiểm tra cấp dưới; trao đổi, giao dịch, liên hệ công việc quan, tổ chức với nhau; thông tin, ghi chép công việc thuộc nội quan, tổ chức Các loại văn hành thông dụng Các văn hành sử dụng phổ biến quan, tổ chức Cụ thể là: - Thông cáo: loại văn quan Nhà nước Trung ương sử dụng để công bố với nhân dân định kiện quan trọng đối nội, đối ngoại - Thông báo: loại văn để thông tin nội dung kết hoạt động quan, đơn vị truyền đạt định, kết luận quan có thẩm quyền - Biên bản: loại văn ghi lại nội dung, diễn biến họp, hội nghị quan, tổ chức kiện pháp lý - Công văn: loại văn để trao đổi thông tin các quan, đơn vị với nhau; quan, đơn vị nhà nước với tổ chức công dân - Tờ trình: loại văn cấp trình với cấp dự thảo văn bản, đề án, đề nghị vấn đề cụ thể cần cấp giải - Công điện: loại văn để thông tin truyền đạt mệnh lệnh quan, tổ chức cấp người có thẩm quyền trường hợp khẩn cấp - Giấy đường: loại văn cấp cho cán bộ, nhân viên công tác Giấy có giá trị để tính phụ cấp đường, giá trị giới thiệu - Giấy nghỉ phép: loại văn cấp cho cán bộ, nhân viên quan, đơn vị, tổ chức nghỉ phép, thay giấy đường thời gian nghỉ phép - Ngoài có loại văn hành mời họp, giấy giới thiệu, phiếu gửi xem văn hành sử dụng phổ biến quan, tổ chức, đơn vị III HƯỚNG DẪN THỂ THỨC VÀ KỸ THUẬT TRÌNH BÀY VĂN BẢN HÀNH CHÍNH TRONG CƠ QUAN, ĐƠN VỊ (Theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 Bộ Nội vụ) Những quy định phông chữ, khổ giấy, kiểu trình bày, định lề Thể thức văn Thể thức văn tập hợp thành phần cấu thành văn bản, bao gồm thành phần chung áp dụng loại văn (9 thành phần chính) thành phần bổ sung trường hợp cụ thể số loại văn định theo quy định Kỹ thuật trình bày văn Kỹ thuật trình bày văn quy định bao gồm khổ giấy, kiểu trình bày, định lề trang văn bản, vị trí trình bày thành phần thể thức, phông chữ, cỡ chữ, kiểu chữ chi tiết trình bày khác, áp dụng văn soạn thảo máy vi tính in giấy Phông chữ trình bày văn Phông chữ sử dụng trình bày văn máy vi tính phông chữ tiếng Việt mã ký tự Unicode theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001 Khổ giấy, kiểu trình bày, định lề trang văn vị trí trình bày Khổ giấy: Văn hành trình bày khổ giấy khổ A4 (210 mm x 297 mm) Các văn giấy giới thiệu, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển trình bày khổ giấy A5 (148 mm x 210 mm) giấy mẫu in sẵn (khổ A5) Kiểu trình bày: Văn hành trình bày theo chiều dài trang giấy khổ A4 (định hướng in theo chiều dài) Trường hợp nội dung văn có bảng, biểu không làm thành phụ lục riêng văn trình bày theo chiều rộng trang giấy (định hướng in theo chiều rộng) Định lề trang văn (đối với khổ giấy A4) - Lề trên: cách mép từ 20 - 25 mm; - Lề dưới: cách mép từ 20 - 25 mm; - Lề trái: cách mép trái từ 30 - 35 mm; - Lề phải: cách mép phải từ 15 - 20 mm Vị trí trình bày thành phần thể thức văn trang giấy khổ A4 thực theo sơ đồ bố trí thành phần thể thức văn (có phụ lục kèm theo) Thể thức kỹ thuật trình bày văn hành Quốc hiệu Thể thức: Quốc hiệu ghi văn bao gồm dòng chữ: “CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM” “Độc lập - Tự - Hạnh phúc” Kỹ thuật trình bày: Quốc hiệu trình bày ô số 1; chiếm khoảng 1/2 trang giấy theo chiều ngang, phía trên, bên phải Dòng thứ nhất: “CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM” trình bày chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng, đậm; Dòng thứ hai: “Độc lập - Tự - Hạnh phúc” trình bày chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14 (nếu dòng thứ cỡ chữ 12, dòng thứ hai cỡ chữ 13; dòng thứ cỡ chữ 13, dòng thứ hai cỡ chữ 14), kiểu chữ đứng, đậm; đặt canh dòng thứ nhất; chữ đầu cụm từ viết hoa, cụm từ có gạch nối, có cách chữ; phía có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài độ dài dòng chữ (sử dụng lệnh Draw, không dùng lệnh Underline), cụ thể: CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc Hai dòng chữ trình bày cách dòng đơn Tên quan, tổ chức ban hành văn Thể thức: Đối với Tập đoàn Kinh tế nhà nước, không ghi quan chủ quản Tên quan, tổ chức ban hành văn bao gồm tên quan, tổ chức chủ quản trực tiếp (nếu có) (đối với tổ chức kinh tế công ty mẹ) tên quan, tổ chức ban hành văn a) Tên quan, tổ chức ban hành văn phải ghi đầy đủ viết tắt theo quy định văn thành lập, quy định chức nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức máy, phê chuẩn, cấp giấy phép hoạt động công nhận tư cách pháp nhân quan, tổ chức có thẩm quyền, ví dụ: TẬP ĐOÀN BƯU CHÍNH VIỄN THÔNG VIỆT NAM TẬP ĐOÀN ĐIỆN LỰC VIỆT NAM b) Tên quan, tổ chức chủ quản trực tiếp viết tắt cụm từ thông dụng Uỷ ban nhân dân (UBND), Việt Nam (VN) ví dụ: TẬP ĐOÀN BƯU CHÍNH VIỄN THÔNG VN VIỄN THÔNG HÀ NỘI VIỆN KHOA HỌC XÃ HỘI VN VIỆN DÂN TỘC HỌC Kỹ thuật trình bày: Tên quan, tổ chức ban hành văn trình bày ô số 2; chiếm khoảng 1/2 trang giấy theo chiều ngang, phía trên, bên trái Tên quan, tổ chức chủ quản trực tiếp trình bày chữ in hoa, cỡ chữ cỡ chữ Quốc hiệu, kiểu chữ đứng Nếu tên quan, tổ chức chủ quản dài, trình bày thành nhiều dòng (như trên) Tên quan, tổ chức ban hành văn trình bày chữ in hoa, cỡ chữ cỡ chữ Quốc hiệu, kiểu chữ đứng, đậm, đặt canh tên quan, tổ chức chủ quản; phía có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài từ 1/3 đến 1/2 độ dài dòng chữ đặt cân đối so với dòng chữ Trường hợp tên quan, tổ chức ban hành văn dài trình bày thành nhiều dòng, ví dụ: TẬP ĐOÀN BƯU CHÍNH VIỄN THÔNG VN VIỄN THÔNG NGHỆ AN Các dòng chữ trình bày cách dòng đơn Số, ký hiệu văn Thể thức a) Số văn bản: Số văn số thứ tự đăng ký văn văn thư quan, tổ chức Số văn ghi chữ số Ả-rập, số 01 vào ngày đầu năm kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm b) Ký hiệu văn bản: - Ký hiệu văn có tên loại bao gồm chữ viết tắt tên loại văn theo bảng chữ viết tắt tên loại văn chữ viết tắt tên quan, tổ chức ban hành văn bản, ví dụ: Quyết định Tổng giám đốc Tập đoàn ghi sau: Số: …/QĐ-VNPT - Ký hiệu công văn bao gồm chữ viết tắt tên quan, tổ chức ban hành công văn chữ viết tắt tên đơn vị (phòng, ban, phận) soạn thảo chủ trì soạn thảo công văn (nếu có), ví dụ: Công văn Ban Tổ chức cán - Lao động soạn thảo: Số: …/VNPT-TCCB Kỹ thuật trình bày Số, ký hiệu văn trình bày ô số 3, đặt cạnh tên quan, tổ chức ban hành văn Từ “Số” trình bày chữ in thường, ký hiệu chữ in hoa, cỡ chữ 13, kiểu chữ đứng; sau từ “Số” có dấu hai chấm; với số nhỏ 10 phải ghi thêm số phía trước; số ký hiệu văn có dấu gạch chéo (/), nhóm chữ viết tắt ký hiệu văn có dấu gạch nối (-) không cách chữ, ví dụ: Số: 15/QĐ-VNPT (Quyết định Tổng Giám đốc Tập đoàn) Số: 234/VNPT-VP (Công văn Tập đoàn Văn phòng soạn thảo) Địa danh ngày, tháng, năm ban hành văn Thể thức a) Địa danh ghi văn tên gọi thức đơn vị hành (tên riêng tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh; xã, phường, thị trấn) nơi quan, tổ chức đóng trụ sở; đơn vị hành đặt tên theo tên người, chữ số kiện lịch sử phải ghi tên gọi đầy đủ đơn vị hành đó, cụ thể sau: Địa danh ghi văn quan, tổ chức Trung ương tên tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương nơi quan, tổ chức đóng trụ sở, ví dụ: - Văn Tập đoàn Bưu Viễn thông Việt Nam; Viễn thông Hà Nội (có trụ sở thành phố Hà Nội): Hà Nội, - Văn Viễn thông Hà Nam (có trụ sở thành phố Phủ Lý, tỉnh Hà Nam ): Hà Nam, b) Ngày, tháng, năm ban hành văn Ngày, tháng, năm ban hành văn ngày, tháng, năm văn ban hành Ngày, tháng, năm ban hành văn phải viết đầy đủ; số ngày, tháng, năm dùng chữ số Ả-rập; số ngày nhỏ 10 tháng 1, phải ghi thêm số trước, cụ thể: Thành phố Hồ Chí Minh, ngày 05 tháng 02 năm 2013 Kỹ thuật trình bày: Địa danh ngày, tháng, năm ban hành văn trình bày dòng với số, ký hiệu văn bản, ô số 4, chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ nghiêng; chữ đầu địa danh phải viết hoa; sau địa danh có dấu phẩy; địa danh ngày, tháng, năm đặt cạnh Quốc hiệu Tên loại trích yếu nội dung văn Thể thức: Tên loại văn tên loại văn quan, tổ chức ban hành Khi ban hành văn phải ghi tên loại, trừ công văn Trích yếu nội dung văn câu ngắn gọn cụm từ phản ánh khái quát nội dung chủ yếu văn Kỹ thuật trình bày: Tên loại trích yếu nội dung loại văn có ghi tên loại trình bày ô số 5a; tên loại văn (nghị quyết, định, kế hoạch, báo cáo, tờ trình loại văn khác) đặt canh chữ in hoa, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm; trích yếu nội dung văn đặt canh giữa, tên loại văn bản, chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm; bên trích yếu có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài từ 1/3 đến 1/2 độ dài dòng chữ đặt cân đối so với dòng chữ, ví dụ: QUYẾT ĐỊNH Về việc điều động cán Trích yếu nội dung công văn trình bày ô số 5b, sau chữ “V/v” chữ in thường, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng; đặt cạnh số ký hiệu văn bản, cách dòng 6pt với số ký hiệu văn bản, ví dụ: Số: 72/VNPT-TCCB V/v kế hoạch kiểm tra công tác lao động, tiền lương năm 2013 Nội dung văn Thể thức a) Nội dung văn thành phần chủ yếu văn Nội dung văn phải bảo đảm yêu cầu sau: - Phù hợp với hình thức văn sử dụng; - Phù hợp với đường lối, chủ trương, sách Đảng; phù hợp với quy định pháp luật; - Được trình bày ngắn gọn, rõ ràng, xác; - Sử dụng ngôn ngữ viết, cách diễn đạt đơn giản, dễ hiểu; - Dùng từ ngữ tiếng Việt Nam phổ thông (không dùng từ ngữ địa phương từ ngữ nước không thực cần thiết) Đối với thuật ngữ chuyên môn cần xác định rõ nội dung phải giải thích văn bản; - Chỉ viết tắt từ, cụm từ thông dụng, từ thuộc ngôn ngữ tiếng Việt dễ hiểu Đối với từ, cụm từ sử dụng nhiều lần văn viết tắt, chữ viết tắt lần đầu từ, cụm từ phải đặt dấu ngoặc đơn sau từ, cụm từ đó; - Khi viện dẫn lần đầu văn có liên quan, phải ghi đầy đủ tên loại, số, ký hiệu văn bản, ngày, tháng, năm ban hành văn bản, tên quan, tổ chức ban hành văn bản, trích yếu nội dung văn (đối với luật pháp lệnh ghi tên loại tên luật, pháp lệnh), ví dụ: “… quy định Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2004 Chính phủ công tác văn thư”; lần viện dẫn tiếp theo, ghi tên loại số, ký hiệu văn đó; - Viết hoa văn hành thực theo Quy định viết hoa văn hành b) Bố cục văn Tùy theo thể loại nội dung, văn có phần pháp lý để ban hành, phần mở đầu bố cục theo phần, chương, mục, điều, khoản, điểm phân chia thành phần, mục từ lớn đến nhỏ theo trình tự định, cụ thể: - Nghị (cá biệt): theo điều, khoản, điểm theo khoản, điểm; - Quyết định (cá biệt): theo điều, khoản, điểm; quy chế (quy định) ban hành kèm theo định: theo chương, mục, điều, khoản, điểm; - Chỉ thị (cá biệt): theo khoản, điểm; - Các hình thức văn hành khác: theo phần, mục, khoản, điểm theo khoản, điểm Đối với hình thức văn bố cục theo phần, chương, mục, điều phần, chương, mục, điều phải có tiêu đề Kỹ thuật trình bày Nội dung văn trình bày ô số Phần nội dung (bản văn) trình bày chữ in thường (được dàn hai lề), kiểu chữ đứng; cỡ chữ từ 13 đến 14 (phần lời văn văn phải dùng cỡ chữ); xuống dòng, chữ đầu dòng phải phải lùi vào từ 1cm đến 1,27cm (1 default tab); khoảng cách đoạn văn (paragraph) đặt tối thiểu 6pt; khoảng cách dòng hay cách dòng (line spacing) chọn tối thiểu từ cách dòng đơn (single line spacing) từ 15pt (exactly line spacing) trở lên; khoảng cách tối đa dòng 1,5 dòng (1,5 lines) Đối với văn có phần pháp lý để ban hành sau phải xuống dòng, cuối dòng có dấu “chấm phẩy”, riêng cuối kết thúc dấu “phẩy” Trường hợp nội dung văn bố cục theo phần, chương, mục, điều, khoản, điểm trình bày sau: - Phần, chương: Từ “Phần”, “Chương” số thứ tự phần, chương trình bày dòng riêng, canh giữa, chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm Số thứ tự phần, chương dùng chữ số La Mã Tiêu đề (tên) phần, chương trình bày dưới, canh giữa, chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm; - Mục: Từ “Mục” số thứ tự mục trình bày dòng riêng, canh giữa, chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm Số thứ tự mục dùng chữ số Ả - rập Tiêu đề mục trình bày dưới, canh giữa, chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng, đậm; - Điều: Từ “Điều”, số thứ tự tiêu đề điều trình bày chữ in thường, cách lề trái default tab, số thứ tự điều dùng chữ số Ả-rập, sau số thứ tự có dấu chấm; cỡ chữ cỡ chữ phần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng, đậm; - Khoản: Số thứ tự khoản mục dùng chữ số Ả-rập, sau số thứ tự có dấu chấm, cỡ chữ số cỡ chữ phần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng; khoản có tiêu đề, số thứ tự tiêu đề khoản trình bày dòng riêng, chữ in thường, cỡ chữ cỡ chữ phần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng; - Điểm: Thứ tự điểm khoản dùng chữ tiếng Việt theo thứ tự abc, sau có dấu đóng ngoặc đơn, chữ in thường, cỡ chữ cỡ chữ phần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng Trường hợp nội dung văn phân chia thành phần, mục, khoản, điểm trình bày sau: - Phần (nếu có): Từ “Phần” số thứ tự phần trình bày dòng riêng, canh giữa, chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm; số thứ tự phần dùng chữ số La Mã Tiêu đề phần trình bày dưới, canh giữa, chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm; - Mục: Số thứ tự mục dùng chữ số La Mã, sau có dấu chấm trình bày cách lề trái default tab; tiêu đề mục trình bày hàng với số thứ tự, chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm; - Khoản: Số thứ tự khoản mục dùng chữ số Ả-rập, sau số thứ tự có dấu chấm, cỡ chữ số cỡ chữ phần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng; khoản có tiêu đề, số thứ tự tiêu đề khoản trình bày dòng riêng, chữ in thường, cỡ chữ cỡ chữ phần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng, đậm; - Điểm trình bày trường hợp nội dung văn bố cục theo phần, chương, mục, điều, khoản, điểm Quyền hạn, chức vụ, họ tên chữ ký người có thẩm quyền Thể thức a) Việc ghi quyền hạn người ký thực sau: - Trường hợp ký thay mặt tập thể phải ghi chữ viết tắt “TM.” (thay mặt) vào trước tên tập thể lãnh đạo tên quan, tổ chức, ví dụ: TM HỘI ĐỒNG THÀNH VIÊN TM BAN CHẤP HÀNH - Trường hợp ký thay người đứng đầu quan, tổ chức phải ghi chữ viết tắt “KT.” (ký thay) vào trước chức vụ người đứng đầu, ví dụ: KT TỔNG GIÁM ĐỐC PHÓ TỔNG GIÁM ĐỐC KT GIÁM ĐỐC PHÓ GIÁM ĐỐC Trường hợp cấp phó giao phụ trách thực cấp phó ký thay cấp trưởng; - Trường hợp ký thừa lệnh phải ghi chữ viết tắt “TL.” (thừa lệnh) vào trước chức vụ người đứng đầu quan, tổ chức, ví dụ: TL TỔNG GIÁM ĐỐC TRƯỞNG BAN TỔ CHỨC CÁN BỘ TL GIÁM ĐỐC TRƯỞNG PHÒNG KẾ HOẠCH - Trường hợp ký thừa ủy quyền phải ghi chữ viết tắt “TUQ.” (thừa ủy quyền) vào trước chức vụ người đứng đầu quan, tổ chức, ví dụ: TUQ GIÁM ĐỐC TRƯỞNG PHÒNG TỔ CHỨC CÁN BỘ b) Chức vụ người ký Chức vụ ghi văn chức vụ lãnh đạo thức người ký văn quan, tổ chức; ghi chức vụ Tổng Giám đốc, Giám đốc, Phó Giám đốc, Q Giám đốc (Quyền Giám đốc) v.v…, không ghi chức vụ mà Nhà nước không quy định như: cấp phó thường trực, cấp phó phụ trách, v.v…; không ghi lại tên quan, tổ chức, trừ văn liên tịch, văn hai hay nhiều quan, tổ chức ban hành; việc ký thừa lệnh, ký thừa ủy quyền quan, tổ chức quy định cụ thể văn Chức danh ghi văn tổ chức tư vấn (không thuộc cấu tổ chức quan quy định định thành lập; định quy định chức năng, nhiệm vụ, cấu tổ chức quan) ban hành chức danh lãnh đạo người ký văn ban hội đồng Đối với ban, hội đồng không phép sử dụng dấu quan, tổ chức ghi chức danh người ký văn ban hội đồng, không ghi chức vụ quan, tổ chức c) Họ tên bao gồm họ, tên đệm (nếu có) tên người ký văn Đối với văn hành chính, trước họ tên người ký, không ghi học hàm, học vị danh hiệu danh dự khác Đối với văn giao dịch; văn tổ chức nghiệp giáo dục, y tế ghi thêm học hàm, học vị Kỹ thuật trình bày Quyền hạn, chức vụ người ký trình bày ô số 7a; chức vụ khác người ký trình bày ô số 7b; chữ viết tắt quyền hạn như: “TM.”, “KT.”, “TL.”, “TUQ.” quyền hạn chức vụ người ký trình bày chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm Họ tên người ký văn trình bày ô số 7b; chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm, đặt canh so với quyền hạn, chức vụ người ký Chữ ký người có thẩm quyền trình bày ô số 7c Dấu quan, tổ chức Việc đóng dấu văn thực theo quy định Khoản Khoản Điều 26 Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2004 Chính phủ công tác văn thư quy định pháp luật có liên quan; việc đóng dấu giáp lai văn bản, tài liệu chuyên ngành phụ lục kèm theo thực theo quy định Khoản Điều 26 Nghị định số 110/2004/NĐ-CP Dấu quan, tổ chức trình bày ô số 8; dấu giáp lai đóng vào khoảng mép phải văn phụ lục văn bản, trùm lên phần tờ giấy; dấu đóng tối đa 05 trang văn Nơi nhận Thể thức Nơi nhận xác định quan, tổ chức, đơn vị cá nhân nhận văn có trách nhiệm để xem xét, giải quyết; để thi hành; để kiểm tra, giám sát; để báo cáo; để trao đổi công việc; để biết để lưu Nơi nhận phải xác định cụ thể văn Căn quy định pháp luật; chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn quan, tổ chức quan hệ công tác; yêu cầu giải công việc, đơn vị cá nhân soạn thảo chủ trì soạn thảo có trách nhiệm đề xuất quan, tổ chức, đơn vị cá nhân nhận văn trình người ký văn định Đối với công văn hành chính, nơi nhận bao gồm hai phần: - Phần thứ bao gồm từ “Kính gửi”, sau tên quan, tổ chức đơn vị, cá nhân trực tiếp giải công việc; - Phần thứ hai bao gồm từ “Nơi nhận”, phía từ “Như trên”, tên quan, tổ chức, đơn vị cá nhân có liên quan khác nhận văn Kỹ thuật trình bày Nơi nhận trình bày ô số 9a 9b Phần nơi nhận ô số 9a trình bày sau: - Từ “Kính gửi” tên quan, tổ chức cá nhân nhận văn trình bày chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng; - Sau từ “Kính gửi” có dấu hai chấm; công văn gửi cho quan, tổ chức cá nhân từ “Kính gửi” tên quan, tổ chức cá nhân trình bày dòng; trường hợp công văn gửi cho hai quan, tổ chức cá nhân trở lên xuống dòng; tên quan, tổ chức, cá nhân nhóm quan, tổ chức, cá nhân trình bày dòng riêng, đầu dòng có gạch đầu dòng, cuối dòng có dấu chấm phẩy, cuối dòng cuối có dấu chấm; gạch đầu dòng trình bày thẳng hàng với dấu hai chấm Phần nơi nhận ô số 9b (áp dụng chung công văn hành loại văn khác) trình bày sau: - Từ “Nơi nhận” trình bày dòng riêng (ngang hàng với dòng chữ “quyền hạn, chức vụ người ký” sát lề trái), sau có dấu hai chấm, chữ in thường, cỡ chữ 12, kiểu chữ nghiêng, đậm; - Phần liệt kê quan, tổ chức, đơn vị cá nhân nhận văn trình bày chữ in thường, cỡ chữ 11, kiểu chữ đứng; tên quan, tổ chức, đơn vị cá nhân nhóm quan, tổ chức, đơn vị nhận văn trình bày dòng riêng, đầu dòng có gạch đầu dòng sát lề trái, cuối dòng có dấu chấm phẩu; riêng dòng cuối bao gồm chữ “Lưu” sau có dấu hai chấm, chữ viết tắt “VT” (Văn thư quan, tổ chức), dấu phẩy, chữ viết tắt tên đơn vị (hoặc phận) soạn thảo văn số lượng lưu (chỉ trường hợp cần thiết), cuối dấu chấm Các thành phần khác Thể thức a) Dấu mức độ mật Việc xác định đóng dấu độ mật (tuyệt mật, tối mật mật), dấu thu hồi văn có nội dung bí mật nhà nước thực theo quy định Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước năm 2000 b) Dấu mức độ khẩn Tùy theo mức độ cần chuyển phát nhanh, văn xác định độ khẩn theo bốn mức sau: khẩn, thượng khẩn, hỏa tốc, hỏa tốc hẹn giờ; soạn thảo văn có tính chất khẩn, đơn vị cá nhân soạn thảo văn đề xuất mức độ khẩn trình người ký văn định c) Đối với văn có phạm vi, đối tượng phổ biến, sử dụng hạn chế, sử dụng dẫn phạm vi lưu hành “TRẢ LẠI SAU KHI HỌP (HỘI NGHỊ)”, “XEM XONG TRẢ LẠI”, “LƯU HÀNH NỘI BỘ” 10 d) Đối với công văn, thành phần quy định bổ sung địa quan, tổ chức; địa thư điện tử (E-Mail); số điện thoại, số Telex, số Fax; địa trang thông tin điện tử (Website) đ) Đối với văn cần quản lý chặt chẽ số lượng phát hành phải có ký hiệu người đánh máy số lượng phát hành e) Trường hợp văn có phụ lục kèm theo văn phải có dẫn phụ lục Phụ lục văn phải có tiêu đề; văn có từ hai phụ lục trở lên phụ lục phải đánh số thứ tự chữ số La Mã g) Văn có hai trang trở lên phải đánh số trang chữ số Ả-rập Kỹ thuật trình bày a) Dấu mức độ mật Con dấu độ mật (TUYỆT MẬT, TỐI MẬT MẬT) dấu thu hồi khắc sẵn theo quy định Dấu độ mật đóng vào ô số 10a, dấu thu hồi đóng vào ô số 11 b) Dấu mức độ khẩn Con dấu độ khẩn khắc sẵn hình chữ nhật có kích thước 30mm x 8mm, 40mm x 8mm 20mm x 8mm, từ “KHẨN”, “THƯỢNG KHẨN”, “HỎA TỐC” “HỎA TỐC HẸN GIỜ” trình bày chữ in hoa, phông chữ Times New Roman cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm đặt cân đối khung hình chữ nhật viền đơn Dấu độ khẩn đóng vào ô số 10b Mực để đóng dấu độ khẩn dùng màu đỏ tươi c) Các dẫn phạm vi lưu hành Các dẫn phạm vi lưu hành trình bày ô số 11; cụm từ “TRẢ LẠI SAU KHI HỌP (HỘI NGHỊ)”, “XEM XONG TRẢ LẠI”, “LƯU HÀNH NỘI BỘ” trình bày cân đối khung hình chữ nhật viền đơn, chữ in hoa, phông chữ Times New Roman, cỡ chữ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm d) Địa quan, tổ chức; địa thư điện tử (E-Mail); số điện thoại, số Telex, số Fax; địa Trang thông tin điện tử (Website) Các thành phần trình bày ô số 14 trang thứ văn bản, chữ in thường, cỡ chữ từ 11 đến 12, kiểu chữ đứng, đường kẻ nét liền kéo dài hết chiều ngang vùng trình bày văn đ) Ký hiệu người đánh máy số lượng phát hành Được trình bày ô số 13; ký hiệu chữ in hoa, số lượng chữ số Ảrập, cỡ chữ 11, kiểu chữ đứng e) Phụ lục văn Phụ lục văn trình bày trang riêng; từ “Phụ lục” số thứ tự phụ lục trình bày thành dòng riêng, canh giữa, chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm; tên phụ lục trình bày canh giữa, chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm g) Số trang văn Số trang trình bày góc phải cuối trang giấy (phần footer) chữ số Ảrập, cỡ chữ 13-14, kiểu chữ đứng, không đánh số trang thứ Số trang phụ lục đánh số riêng theo phụ lục Mẫu chữ chi tiết trình bày thành phần thể thức văn minh họa Phụ lục IV kèm theo Thông tư Mẫu trình bày số loại văn hành minh họa kèm theo 11 Thể thức kỹ thuật trình bảy văn Thể thức Thể thức bao gồm: Hình thức “SAO Y BẢN CHÍNH” “TRÍCH SAO” “SAO LỤC” Tên quan, tổ chức văn Số, ký hiệu bao gồm số thứ tự đăng ký đánh chung cho loại quan, tổ chức thực chữ viết tắt tên loại theo Số ghi chữ số Ả-rập, số 01 vào ngày đầu năm kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm Các thành phần thể thức khác văn gồm địa danh ngày, tháng, năm sao; quyền hạn, chức vụ, họ tên chữ ký người có thẩm quyền; dấu quan, tổ chức văn nơi nhận thực theo hướng dẫn Kỹ thuật trình bày Vị trí trình bày thành phần thể thức (trên trang giấy khổ A4) Thực theo sơ đồ bố trí thành phần thể thức Các thành phần thể thức trình bày tờ giấy, sau phần cuối văn cần photocopy, đường kẻ nét liền, kéo dài hết chiều ngang vùng trình bày văn Kỹ thuật trình bày a) Cụm từ “SAO Y BẢN CHÍNH”, “TRÍCH SAO” “SAO LỤC” trình bày ô số (Phụ lục III) chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm b) Tên quan, tổ chức văn (tại ô số 2); số, ký hiệu (tại ô số 3); địa danh ngày, tháng, năm (tại ô số 4); chức vụ, họ tên chữ ký người có thẩm quyền (tại ô số 5a, 5b 5c); dấu quan, tổ chức văn (tại ô số 6); nơi nhận (tại ô số 7) trình bày theo hướng dẫn IV VIẾT HOA TRONG VĂN BẢN HÀNH CHÍNH Viết hoa phép đặt câu - Viết hoa chữ đầu âm tiết thứ câu hoàn chỉnh: Sau dấu chấm câu (.); sau dấu chấm hỏi (?); sau dấu chấm than (!); sau dấu chấm lửng (…); sau dấu hai chấm (:); sau dấu hai chấm ngoặc kép (: “…”) xuống dòng - Viết hoa chữ đầu âm tiết thứ mệnh đề sau dấu chấm phẩy (;) dấu phẩu (,) xuống dòng Ví dụ: Căn Luật Tổ chức Chính phủ ngày 25 tháng 12 năm 2001; Xét đề nghị Tổng Giám đốc Tập đoàn Viết hoa danh từ riêng tên người Tên người Việt Nam - Tên thông thường: Viết hoa chữ đầu tất âm tiết danh từ riêng tên người Ví dụ: Nguyễn Ái Quốc, Trần Phú, Giàng A Pao, Kơ Pa Kơ Lơng… - Tên hiệu, tên gọi nhân vật lịch sử: Viết hoa chữ đầu tất âm tiết Ví dụ: Vua Hùng, Bà Triệu, Ông Gióng, Đinh Tiên Hoàng, Lý Thái Tổ, Bác Hồ, Cụ Hồ… Tên người nước phiên chuyển sang tiếng Việt - Trường hợp phiên âm qua âm Hán – Việt: Viết theo quy tắc viết tên người Việt Nam Ví dụ: Kim Nhật Thành, Mao Trạch Đông, Thành Cát Tư Hãn… 12 - Trường hợp phiên âm không qua âm Hán – Việt (phiên âm trực tiếp sát cách đọc nguyên ngữ): Viết hoa chữ đầu âm tiết thứ thành tố Ví dụ: Vla-đi-mia I-lích Lê-nin, Phri-đrích Ăng-ghen, Phi-đen Cat-xtơ-rô… Viết hoa tên địa lý Tên địa lý Việt Nam - Tên đơn vị hành cấu tạo danh từ chung (tỉnh, huyện, xã…) với tên riêng đơn vị hành đó: Viết hoa chữ đầu âm tiết tạo thành tên riêng không dùng gạch nối Ví dụ: thành phố Thái Nguyên, tỉnh Nam Định, tỉnh Đắk Lắk…; quận Hải Châu, huyện Gia Lâm, huyện Ea H’leo, thị xã Sông Công, thị trấn Cầu Giát…; phường Nguyễn Trãi, xã Ia Yeng… - Trường hợp tên đơn vị hành cấu tạo danh từ chung kết hợp với chữ số, tên người, tên kiện lịch sử: Viết hoa danh từ chung đơn vị hành Ví dụ: Quận 1, Thành phố Hồ Chí Minh, Phường Điện Biên Phủ… - Trường hợp viết hoa đặc biệt: Thủ đô Hà Nội - Tên địa lý cấu tạo danh từ chung địa hình (sông, núi, hồ, biển, cửa, bến, cầu, vũng, lạch, vàm v.v…) với danh từ riêng (có âm tiết) trở thành tên riêng địa danh đó: Viết hoa tất chữ tạo nên địa danh Ví dụ: Cửa Lò, Vũng Tàu, Lạch Trường, Vàm Cỏ, Cầu Giấy… Trường hợp danh từ chung địa hình liền với danh từ riêng: Không viết hoa danh từ chung mà viết hoa danh từ riêng Ví dụ: biển Cửa Lò, chợ Bến Thành, sông Vàm Cỏ, vịnh Hạ Long… - Tên địa lý vùng, miền, khu vực định cấu tạo từ phương hướng kết hợp với từ phương thức khác: Viết hoa chữ đầu tất âm tiết tạo thành tên gọi Đối với tên địa lý vùng miền riêng cấu tạo từ phương hướng kết hợp với danh từ địa hình phải viết hoa chữ đầu âm tiết Ví dụ: Tây Bắc, Đông Bắc, Bắc Bộ, Nam Kỳ, Nam Trung Bộ… Tên địa lý nước phiên chuyển sang tiếng Việt - Tên địa lý phiên âm sang âm Hán Việt: Viết theo quy tắc viết hoa tên địa lý Việt Nam Ví dụ: Bắc Kinh, Bình Nhưỡng, Pháp, Anh, Mỹ, Thụy Sĩ, Tây Ban Nha… - Tên địa lý phiên âm không qua âm Hán Việt (phiên âm trực tiếp sát cách đọc nguyên ngữ): Viết hoa theo quy tắc viết hoa tên người nước Ví dụ: Mát-xcơ-va, Men-bơn, Sing-ga-po, Cô-pen-ha-ghen, Béc-lin… Viết hoa tên quan, tổ chức Tên quan, tổ chức Việt Nam Viết hoa chữ đầu từ, cụm từ loại hình quan, tổ chức; chức năng, lĩnh vực hoạt động quan, tổ chức Ví dụ: Tập đoàn Bưu Viễn thông Việt Nam; Ủy ban Thường vụ Quốc hội Tên quan, tổ chức nước - Tên quan, tổ chức nước dịch nghĩa: Viết hoa theo quy tắc viết tên quan, tổ chức Việt Nam Ví dụ: Liên hợp quốc (UN); Tổ chức Y tế giới (WHO); Hiệp hội Các quốc gia Đông Nam Á (ASEAN)… 13 - Tên quan, tổ chức nước sử dụng văn dạng viết tắt: Viết chữ in hoa nguyên ngữ chuyển tự La – tinh nguyên ngữ không thuộc hệ La-tinh Ví dụ: WTO; UNDP; UNESCO; SARBICA; SNG… Viết hoa trường hợp khác - Tên huân chương, huy chương, danh hiệu vinh dự Viết hoa chữ đầu âm tiết thành tố tạo thành tên riêng từ thứ, hạng Ví dụ: Huân chương Độc lập hạng Nhất; Huân chương Sao vàng; Anh hùng Lực lượng vũ trang nhân dân;… - Tên chức vụ, học vị, danh hiệu Viết hoa tên chức vụ, học vị liền với tên người cụ thể Ví dụ: Chủ tịch Hồ Chí Minh, Tổng thống V.V Pu-tin, Đại tướng Võ Nguyên Giáp,…Giáo sư Viện sĩ Nguyễn Văn H., Tiến sĩ khoa học Phạm Văn M… - Danh từ chung riêng hóa Viết hoa chữ đầu từ, cụm từ tên gọi trường hợp dùng nhân xưng, đứng độc lập thể trân trọng Ví dụ: Bác, Người (chỉ Chủ tịch Hồ Chí Minh), Đảng (chỉ Đảng Cộng sản Việt Nam),… - Tên ngày lễ, ngày kỷ niệm Viết hoa chữ đầu âm tiết tạo thành tên gọi ngày lễ, ngày kỷ niệm Ví dụ: ngày Quốc khánh 2-9; ngày Quốc tế Lao động 1-5; ngày Phụ nữ Việt Nam 20-10; ngày Lưu trữ Việt Nam lần thứ Nhất, - Tên kiện lịch sử triều đại Tên kiện lịch sử: Viết hoa chữ đầu âm tiết tạo thành kiện tên kiện, trường hợp có số mốc thời gian ghi chữ viết hoa chữ Ví dụ: Phong trào Cần vương; Phong trào Xô viết Nghệ Tĩnh; Cách mạng tháng Tám; Phong trào Phụ nữ Ba đảm đang;…Tên triều đại: Triều Lý, Triều Trần,… - Tên loại văn Viết hoa chữ đầu tên loại văn chữ đầu âm tiết thứ tạo thành tên riêng văn trường hợp nói đến văn cụ thể Ví dụ: Nghị Đại hội đại biểu toàn quốc lần thứ X Đảng; Bộ luật Dân sự; Luật Giao dịch điện tử;… Ghi chú: Các phụ lục kèm theo: - Phụ lục 1: Mẫu văn hành Ban Tổng Giám đốc Tập đoàn; - Phụ lục 2: Mẫu văn hành Ban Tập đoàn; - Phụ lục 3: Mẫu văn hành đơn vị thành viên Tập đoàn; - Phụ lục 4: Mẫu chữ văn hành CHÚC CÁC VIÊN CHỨC ÔN TẬP VÀ THI ĐẠT KẾT QUẢ TỐT 14 SƠ ĐỒ BỐ TRÍ CÁC THÀNH PHẦN THỂ THỨC VĂN BẢN Trên trang giấy khổ A4: 210mm x 297mm (Áp dụng theo Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011của Bộ Nội vụ) 15 20-25 mm 11 5b 5a 9a 10a 12 15-20 mm 10b 30-35 mm 7a 9b 13 7c 7b 15 14 20-25 mm Ghi chú: Ô số Thành phần thể thức văn Quốc hiệu 16 Tên quan, tổ chức ban hành văn Số, ký hiệu văn Địa danh ngày, tháng, năm ban hành văn 5a Tên loại trích yếu nội dung văn 5b Trích yếu nội dung văn hành Nội dung văn 7a, 7b, 7c 9a, 9b Chức vụ, họ tên chữ ký người có thẩm quyền Dấu quản, tổ chức Nơi nhận 10a Dấu mức độ mật 10b Dấu mức độ khẩn 11 Dấu thu hồi dẫn phạm vi lưu hành 12 Chỉ dẫn dự thảo văn 13 Ký hiệu người đánh máy số lượng phát hành 14 Địa quan, tổ chức; địa E-Mail; địa Website; số điện thoại, số Telex, số Fax cần (áp dụng với công văn) 15 Ghi số AIS ký hiệu hình thức phát hành (VBG VBĐT) 17