Đất nước ta đang phát triển từng ngày từng giờ, bên cạnh việc Công nghiệp hóa, hiện đại hóa Đất nước, chính sách bảo tồn và gìn giữ những di sản văn hóa luôn đươc Nhà nước ta coi trọng .Đó là tiền đề vô cùng quan trọng cho việc thu hút khách du lịch nước ngoài đến Việt nam ngày một đông đảo. Bên cạnh đó ,Việt nam cũng đươc coi như điêm đến lý tưởng cho những du khách nước ngoài bởi chi phí rẻ, là 1 đất nước hòa bình bậc nhất thế giới! Nắm bắt được điều này, hơn nữa nhìn vào thực tế ở Việt nam nói chung và Hà nội nói riêng,cá nhân tôi thấy rằng nhu cầu nhà nghỉ cho khách nước ngoài với giá phải chăng,dịch vụ tốt, đặc biệt là những chỉ dẫn ,lời khuyên hữu ích về địa điểm tham quan, cách thức đi lại sao cho thuận tiện và chi phí hợp lý nhất là điều còn thiếu hụt! Chính vì những lý do trên mà Nhóm chúng tôi đã và đang hình thành nên dự án Xây dựng nhà nghỉ cho khách nước ngoài. NGUYỄN HỮU MẠNH_Nhóm 1 - Dự án E360
BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC THĂNG LONG KHOA QUẢN LÝ - - QUẢN LÝ DỰ ÁN TÊN DỰ ÁN: XÂY DỰNG NHÀ NGHỈ CHO KHÁCH DU LỊCH NƯỚC NGOÀI THỰC HIỆN: NGUYỄN HỮU MẠNH MSV: A12045 GIẢNG VIÊN: TS PHẠM VĂN HÙNG Hà Nội – tháng 10/2010 MỤC LỤC I QUẢN TRỊ TÍCH HỢP - KẾ HOẠCH TỔNG THỂ DỰ ÁN 1.1 Đối tượng dự án .5 1.2 Cơ sở thực tiễn – Tính khả thi dự án 1.3 Chiến lược kinh doanh Chi tiết dự án Mục đích mục tiêu 3.1 Mục đích: .7 3.2 Mục tiêu hoàn tất giai đoạn xây dựng: II.QUẢN TRỊ PHẠM VI Cơ cấu phân tách công việc – WBS (work breakdown structure) .8 Chú giải chi tiết công việc: 2.1 Các công việc nhóm I – Giai đoạn chuẩn bị 2.2 Các công việc nhóm II – Xây dựng phần cứng 10 2.3 Các công việc nhóm III – Xây dựng phần mềm 13 2.4 Các công việc nhóm IV – Giai đoạn kết thúc 15 III QUẢN TRỊ THỜI GIAN .17 Danh mục công việc thời gian ước tính (Đơn vị: ngày) 17 Sơ đồ Pert 18 Kế hoạch tiến độ 19 IV QUẢN TRỊ CHI PHÍ - Chi phí dự toán (đơn vị VND) 21 V QUẢN TRỊ CHẤT LƯỢNG 26 Hệ thống tiêu chuẩn chất lượng dự án 26 1.1 Các tiêu chuẩn nhân quản lý dự án 26 1.3 Các tiêu chuẩn xây dựng kế hoạch kinh doanh dự án 26 Kế hoạch quản trị chất lượng: 26 2.1 Quản trị chất lượng kí kết hợp đồng quản trị hợp đồng 26 2.2 Quản trị chất lượng thiết kế, kiến trúc: 27 - Nhiệm vụ thiết kế công trình nhà thầu chịu trách nhiệm trước ban điều hành dự án trước pháp luật công trình thiết kế .27 2.3 Quản trị chất lượng nhân viên dự án 28 2.4 Quản trị chất lượng nghiệm thu thiết kế .28 2.5 Quản trị chất lượng thẩm định dự án 28 2.6 Quản trị chất lượng đồng công trình dự án 29 2.7 Kiểm soát chất lượng 29 VI QUẢN TRỊ NHÂN LỰC .30 Sơ đồ tổ chức: .30 Phân tách công việc 30 2.1 Ban điều hành dự án 30 2.2 Bộ phận phụ trách thông tin 31 2.3 Bộ phận phụ trách kinh doanh .32 2.4 Bộ phận phụ trách xây dựng 32 2.5 Bộ phận hành chính, tài chính, kế toán .33 VII QUẢN TRỊ THÔNG TIN - LẬP KẾ HOẠCH THÔNG TIN 34 Sơ lược quản trị rủi ro 37 Nguyễn Hữu Mạnh – MSV: A12045 2 Các trường hợp rủi ro dự án biện pháp quản trị 37 2.1 Rủi ro yếu tố nhân lực: 37 2.2 Rủi ro phận .38 2.3 Rủi ro tài .40 2.4 Rủi ro yếu tố khách quan bên .40 IX QUẢN TRỊ MUA SẮM - LẬP KẾ HOẠCH MUA SẮM 41 X KẾT LUẬN 41 Nguyễn Hữu Mạnh – MSV: A12045 LỜI NÓI ĐẦU Đất nước ta phát triển ngày giờ, bên cạnh việc Công nghiệp hóa, đại hóa Đất nước, sách bảo tồn gìn giữ di sản văn hóa đươc Nhà nước ta coi trọng Đó tiền đề vô quan trọng cho việc thu hút khách du lịch nước đến Việt nam ngày đông đảo Bên cạnh ,Việt nam đươc coi điêm đến lý tưởng cho du khách nước chi phí rẻ, đất nước hòa bình bậc giới! Nắm bắt điều này, nhìn vào thực tế Việt nam nói chung Hà nội nói riêng,cá nhân thấy nhu cầu nhà nghỉ cho khách nước với giá phải chăng,dịch vụ tốt, đặc biệt dẫn ,lời khuyên hữu ích địa điểm tham quan, cách thức lại cho thuận tiện chi phí hợp lý điều thiếu hụt! Chính lý mà Nhóm hình thành nên dự án Xây dựng nhà nghỉ cho khách nước NGUYỄN HỮU MẠNH_Nhóm - Dự án E360 Nguyễn Hữu Mạnh – MSV: A12045 I QUẢN TRỊ TÍCH HỢP - KẾ HOẠCH TỔNG THỂ DỰ ÁN Khái quát ý tưởng: 1.1 Đối tượng dự án - Khách du lịch tự nước (thường gọi “du lịch bụi” – traking), đặc biệt trọng thu hút đối tượng niên, học sinh, sinh viên đến từ nước nói tiếng Anh (Singapo, Anh, Mỹ, Úc ) Khi du lịch theo hình thức dịch vụ nhà nghỉ (Guest House) thường du khách lựa chọn làm nơi nghỉ chân chi phí hợp lý tính linh động (ít thủ tục, giấy tờ nghỉ khách sạn) Đối tượng khách hàng dịch vụ nhà nghỉ yếu tố quan trọng tạo nên môi trường nói tiếng anh thân thiện, hiệu - Thanh niên, sinh viên, học sinh đối tượng khác có nhu cầu tìm đến môi trường để giao tiếp tiếng anh thường xuyên giải trí, giao lưu văn hoá quốc gia Đây lượng khách hàng quán cafe nguồn nhân lực có chất lượng, động, nhiệt tình với chi phí hợp lý cho hoạt động lâu dài tổ hợp - Khi dự án trải qua giai đoạn đầu vào hoạt động ổn định có tiềm tạo không gian giao lưu văn hoá độc đáo với kiện hàng tuần, hàng tháng thu hút khách du lịch nước đến nghỉ lại tổ hợp địa điểm đặc sắc hành trình du lịch Việt Nam, Hà Nội họ 1.2 Cơ sở thực tiễn – Tính khả thi dự án - Tổ hợp có chức thông thường hình thức kinh doanh độc lập nhà nghỉ, đồng thời có lợi từ đối tượng khách du lịch nước nghỉ lại tạo số lượng khách hàng ổn định -Đây nơi khách du lịch nước tư vấn, chăm sóc cách chu đáo địa điểm tham quan,bản đồ du lịch, phương tiện lại cách hiệu kinh tế -Khách hàng hoàn toàn hài lòng điều kiện chất lượng phục vụ đến với Guest House 1.3 Chiến lược kinh doanh Đối tượng khách hàng tổ hợp thành phần chưa có thu nhập cá nhân có mức thấp nên giá dịch vụ phải xác định mức trung bình để thu hút Nguyễn Hữu Mạnh – MSV: A12045 lượng khách hàng đông đảo Để đảm bảo trì giá dịch vụ mức cạnh tranh việc cân đối chi phí hoạt động thực theo biện pháp: - Quảng cáo tìm kiếm khách hàng Internet, thông qua website thức tổ hợp (www.hotelguesthouse.com.vn) trang cá nhân lập mạng xã hội phổ biến (facebook, twitter, yahoo, …), đăng kí thông tin website du lịch phổ biến nước Internet kênh thông tin rộng rãi, chi phí thấp thường đối tượng có nhu cầu thiết kế tour du lịch tự - đối tượng khách hàng mục tiêu tổ hợp tìm hiểu, tham khảo trước du lịch nên hình thức quảng bá phù hợp trọng chiến lược marketing - Tổ hợp có đội ngũ nhân viên tiềm có chất lượng tốt nằm khách hàng mục tiêu nhắm tới Để tuyển dụng đội ngũ nhân viên phần lớn nằm đối tượng niên, sinh viênĐây nguồn lao động chất lượng không đòi hỏi chi phí nhân công cao, phù hợp với chiến lược giá tổ hợp Bên cạnh giá cạnh tranh hình thức kinh doanh thu hút khách hàng hay không phụ thuộc lớn vào không khí ấm cúng mang đậm phong cách Việt nam Vì việc quản lý trọng lên kế hoạch chi tiết đầu tư vào nội dung hoạt động hàng ngày nhà nghỉ nhằm tạo không gian văn hoá Việt Nam bạn trẻ, nước quốc tế Chi tiết dự án - Tên dự án: Xây dựng nhà nghỉ cho khách du lịch nước Guest House - Địa điểm: Số 9, ngõ 15 Ngô Tất Tố, Hai Bà Trưng, Hà Nội (ngõ rộng 5m) - Diện tích xây dựng: 102,35 m2 (kích thước 23 x 4.45 m) - Quy mô: tầng nhà, tầng hầm + Nhà nghỉ: 24 phòng (khoảng 20m2/phòng) phục vụ tối đa 80 khách - Chủ đầu tư: Công ty cổ phần dịch vụ & du lịch Ánh Dương, số 124 Lý Thường Kiệt, Hà Nội - Tổng vốn đầu tư ước tính: 11902 triệu đồng giải ngân theo tiến độ thực dự án - Thời gian thực ước tính: 287 ngày + Thời gian bắt đầu: 1/3/2011 Nguyễn Hữu Mạnh – MSV: A12045 + Thời gian kết thúc: 12/12/2011 - Cách thức tổ chức quản lý dự án: dự án có quy mô trung bình, chia quản lý theo mảng công việc tương đối độc lập: + Xây dựng phần cứng tức sở hạ tầng cho tổ hợp, phần công việc thực theo tiến độ bước: chuẩn bị, thiết kế thi công Việc quản lý thực công việc theo trình tự trước sau + Xây dựng phần mềm bao gồm: xây dựng chiến lược công cụ marketing, xây dựng kế hoạch nhân (cho việc vận hành kinh doanh), xây dựng kế hoạch kiện (định kỳ không định kỳ) Trong công việc việc xây dựng chiến lược kinh doanh định hướng cho công việc lại - Nhân quản lý dự án: E360 Group – trực thuộc Công ty cổ phần dich vụ du lịch Ánh Dương - Các hợp đồng thực dự án: Hợp đồng thiết kế, xây dựng; Hợp đồng mua sắm nội thất; Hợp đồng lao động - Các văn pháp lý cần thiết cho việc thực dự án: Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất; Giấy phép xây dựng; Giấy phép kinh doanh Mục đích mục tiêu 3.1 Mục đích: - Thử nghiệm mô hình kinh doanh tận dụng dịch vụ riêng biệt nhà nghỉ than thiện, dễ dàng thuận tiện - Xây dựng không gian học tập ngoại ngữ cho giới trẻ kinh nghiệm làm việc chuyên nghiệp - Giới thiệu đặc trưng văn hoá Việt Nam đến bạn bè quốc tế gián tiếp thông qua thông tin website,trực tiếp thông qua thời gian lưu lại nhà nghỉ 3.2 Mục tiêu hoàn tất giai đoạn xây dựng: - Hoàn thiện sở hạ tầng tiến độ, chất lượng, phù hợp với đặc thù kinh doanh chi phí không vượt dự tính ban đầu (chênh lệch tối đa 10%) - Hoàn thiện hệ thống blog, mạng xã hội, website du lịch … đầy đủ chức sẵn sàng cho việc phổ biến rộng rãi thông tin tổ hợp thuận tiện cho khách hàng truy cập, tìm kiếm, đặt chỗ, phản hồi… Nguyễn Hữu Mạnh – MSV: A12045 - Hoàn thiện kế hoạch quản lý, tuyển dụng, đào tạo xếp nhân việc vận hành tổ hợp - Định hướng, thiết kế, lên kế hoạch sơ lược cho hoạt động hàng ngày số kiện gần giai đoạn đầu vận hành tổ hợp II.QUẢN TRỊ PHẠM VI Cơ cấu phân tách công việc – WBS (work breakdown structure) NHÓM I II KÍ HIỆU 1.1 Khảo sát, trắc địa 1.2 Thiết kế sở hạ tầng 1.3 Xây dựng chiến lược kinh doanh 1.4 Dự toán 2.1 Kí hợp đồng xây dựng 2.2 Chuẩn bị trang thiết bị, máy móc, vật tư, nhân công phương án thi công 2.3 Thi công phần thô (móng, tầng hầm, tầng nổi) 2.4 Hoàn thiện hệ thống điện nước, công trình phụ cận 2.5 Mua sắm lắp đặt nội thất, trang thiết bị 2.6 Nghiệm thu sở hạ tầng hoàn thiện 3.1 Xây dựng công cụ marketing 3.2 Lập kế hoạch hoạt động, kiện 3.3 Xây dựng chế quản lý, điều hành hoạt động tổ hợp 3.4 Lập bảng phân công nhân sự, lên kế hoạch tuyển dụng, đào tạo nhân viên 3.5 Xây dựng hệ thống phần mềm phục vụ việc quản lý, vận hành tổ hợp 4.1 Chủ đầu tư nghiệm thu kết dự án 4.2 Sửa chữa, điều chỉnh 4.3 Bàn giao kết dự án 4.4 Kết thúc dự án III IV TÊN CÔNG VIỆC Nguyễn Hữu Mạnh – MSV: A12045 PHỤ TRÁCH Ban điều hành, Bộ phận phụ trách xây dựng, Bộ phận phụ trách kinh doanh Bộ phận phụ trách xây dựng Bộ phận phụ trách kinh doanh Chủ đầu tư, Nhóm dự án, Các bên khác có liên quan Chú giải chi tiết công việc: 2.1 Các công việc nhóm I – Giai đoạn chuẩn bị a Khảo sát, trắc địa - Yếu tố đầu vào: ban điều hành dự án, phận phụ trách xây dựng, yếu tố thuê (máy móc trang thiết bị chuyên môn, chuyên gia địa chất) - Cách thức thực hiện: sử dụng máy móc chuyên môn tiến hành khảo sát trắc địa mặt xây dựng bàn giao tiếp nhận dự án - Kết cần đạt: thẩm định xác chất lượng, tính chất đất đai mặt xây dựng từ đưa báo cáo khảo sát trắc địa phục vụ cho giai đoạn xây dựng sở hạ tầng Công việc khâu quan trọng, định chất lượng lâu dài công trình cần có tham gia, giám sát chặt chẽ phận phụ trách xây dựng (những người tiếp nhận báo cáo khảo sát trắc địa) ban điều hành dự án - Thời gian thực ước tính: ngày - Chi phí ước tính: 20 triệu đồng (thuê máy móc, chuyên gia) b Thiết kế sở hạ tầng - Nguồn lực: Các tài liệu từ công việc trước - Cách tiến hành: Căn vào báo cáo khảo sát trắc địa, phận phụ trách xây dựng kinh doanh nhóm dự án phân công đạo ban điều hành dự án, phận chức tiến hành chi tiết, cụ thể hoá yêu cầu, điều kiện cần đạt sở hạ tầng đáp ứng quy mô dự án, phù hợp với mô hình kinh doanh Sau có hình dung cụ thể sở hạ tầng ban điều hành dự án làm việc với công ty thiết kế (do chủ đầu tư định) để tư vấn sửa chữa hoàn thiện tài liệu kỹ thuật cho công tác xây dựng sở hạ tầng - Kết quả: Có vẽ chi tiết (phần thô trang trí hoàn thiện) tài liệu kỹ thuật có liên quan đến việc xây dựng sở hạ tầng (Bản thiết kế trích dẫn phụ lục tài liệu này) - Thời gian ước tính: 30 ngày - Chi phí thuê thiết kế ước tính: 25 triệu c Xây dựng chiến lược kinh doanh Nguyễn Hữu Mạnh – MSV: A12045 - Nguồn lực: Bộ phận phụ trách kinh doanh, thiết kế sở hạ tầng, tài liệu khác dự án hoàn thành công việc trước - Cách tiến hành: Bộ phận phụ trách kinh doanh tiến hành nghiên cứu, khảo sát thị trường cần thiết để vạch định hướng kinh doanh cụ thể cho dự án (xác định chiến lược nhân sự, chiến lược marketing …) - Kết quả: chiến lược định hướng lâu dài cho hoạt động tổ hợp (Chiến lược marketing tổ hợp - định hướng quan trọng cho hoạt động kinh doanh trích dẫn Phụ lục tài liệu này) - Thời gian ước tính: 25 ngày - Chi phí khảo sát nghiên cứu thị trường ước tính: 50 triệu d Dự toán - Nguồn lực: Kết công việc thiết kế kế hoạch kinh doanh, Nhóm dự án E360 (chịu trách nhiệm phận phụ trách xây dựng) - Cách tiến hành: Căn thiết kế chi tiết kế hoạch kinh doanh xây dựng công việc trước, tư vấn chuyên gia (xây dựng) ban điều hành phận chuyên môn tiến hành dự toán ngân sách cho việc thực dự án, đặc biệt dự toán ngân sách cho phần xây dựng sở hạ tầng tổ hợp - Kết quả: Có dự toán ngân sách chi tiết (Dự toán ngân sách chi tiết cho phần xây dựng thô nội thất trích dẫn phụ lục tài liệu này) - Thời gian ước tính: ngày - Chi phí thuê tư vấn ước tính: 10 triệu 2.2 Các công việc nhóm II – Xây dựng phần cứng a Kí hợp đồng với nhà thầu xây dựng - Nguồn lực: thiết kế, dự toán ngân sách xây dựng, phận phụ trách xây dựng - Cách tiến hành: liên hệ với công ty xây dựng nhà đầu tư định, thương thảo hợp đồng xây dựng (các điều khoản ngân sách thi công, tiến độ xây dựng, tiêu chuẩn chất lượng xây dựng, giai đoạn nghiệm thu) tiến tới kí kết hợp đồng xây dựng sở hạ tầng dự án (Hợp đồng mẫu trích dẫn phụ lục tài liệu này) - Kết quả: Kí kết hoàn tất hợp đồng xây dựng - Thời gian ước tính: ngày Nguyễn Hữu Mạnh – MSV: A12045 10 - Đảm bảo cho việc kí kết hợp đồng đựơc diễn tốt đẹp, tránh rủi ro không đáng có hợp đồng cần đồng ý bên có liên quan có vướng mắc cần thông báo cho giải - Đảm bảo việc thực đầy đủ điều khoản ghi hợp đồng, đặc biệt điều khoản sai lệch hợp đồng 2.2 Quản trị chất lượng thiết kế, kiến trúc: - Nhiệm vụ thiết kế công trình nhà thầu chịu trách nhiệm trước ban điều hành dự án trước pháp luật công trình thiết kế - Công trình thiết kế cần tiến hành kiểm tra có chứng nhận phù hợp chất lượng thiết kế, thẩm mỹ tính phù hợp ban điều hành định thông qua để chủ đầu tư phê duyệt - Thẩm định thiết kế bước tiền nhiệm thu Sau ban dự án thẩm định cần trình lên chủ đầu tư phê duyệt - Khi kiểm tra thẩm định thiết kế cần kiểm tra kĩ tất liệu thiết kế Để đảm bảo chất lượng thiết kế sai sót nhỏ phải tiến Nguyễn Hữu Mạnh – MSV: A12045 27 hành sửa chữa trước nghiệm thu thiết kế trình chủ đầu tư phê duyệt đạt mức độ chất lượng tốt - Thiết kế dự án để thực giai đoạn khác dự án 2.3 Quản trị chất lượng nhân viên dự án - Thành lập ban kiểm tra nhân viên thường trực dự án Giám đốc dự án trực tiếp quản lý ban kiểm tra nhân viên - Xây dựng sơ đồ tổ chức rõ ràng, có hệt thống kiểm tra đại, xác, sử dụng người lao động cách hiệu quả, giải sách chế độ kịp thời Tiêu chí đánh giá công việc chuẩn hoá, sách lương thưởng công bằng, hoạch định nguồn nhân lực đảm bảo người việc - Đề yêu cầu phù hợp cho nhân viên dự án thực 2.4 Quản trị chất lượng nghiệm thu thiết kế - Nghiệm thu phần công việc thiết kế trình thực dự án Hoàn thành đến đâu nghiệm thu đến Nếu có sai sót kỹ thuật chất lượng không đảm bảo không tiếp tục nghiệm thu thiết kế yêu cầu nhà thầu xây dựng phải làm lại phần lỗi Chi phí nhà thầu xây dựng chịu - Nghiệm thu toàn quy hoạch thiết kế Việc nghiệm thu có tham gia Giám đốc dự án, Ban tư vấn, thiết kế, nhà thầu thiết kế Bản thiết kế tiến hành kiểm tra có chứng nhận phù hợp chất lượng thiết kế dự án quan Nhà nước quy định 2.5 Quản trị chất lượng thẩm định dự án - Mỗi giai đoạn, công việc việc thẩm định lại khác Mỗi giai đoạn thực với sở liệu mang độ xác cao cuối giai đoạn, người thẩm định đưa kết luận chấp thuận hay bác bỏ dự án mà không cần phân tích thêm Ngoại trừ trường hợp khả thành công hay thất bại dự án biến thiên lớn theo mức độ xác liệu người thẩm định cần tiến hành việc phân tích lại Nguyễn Hữu Mạnh – MSV: A12045 28 - Biết xác thông tin liên quan sau phải kiểm tra lại thông tin liên quan để từ có nhận định ban đầu điều kiện thuận lợi hay khó khăn dự án 2.6 Quản trị chất lượng đồng công trình dự án - Sau hoàn thành phần dự án phải tiến hành đồng sản phẩm dự án thành công trình dự án tổng thể Bộ phận phụ trách phần dự án dự án có trách nhiệm quản lí chất lượng thông tin đồng theo quy định chung tổng thể vào tiêu chí chủ đầu tư đề - Dựa vào thiết kế sơ tổng thể dự án định hướng cho trình đồng việc quản lí chất lượng trình đồng phải dựa vào nhằm cân đối chất lượng công trình quy hoạch 2.7 Kiểm soát chất lượng a Kiểm tra chi tiết kết dự án để chắn dự án tuân thủ tiêu chuẩn chất lượng có liên quan tìm cách để cải tiến chất lượng tổng thể - Đưa nhận thức trách nhiệm chất lượng cho người tham gia lao động dự án - Thành lập hội đồng tìm giải pháp hạn chế tối thiểu lỗi trình quy hoạch dự án Kiên xử lí sai sót không với quy hoạch Mọi thay đổi phải có trí nhà thầu - Đào tạo đội ngũ giám sát để họ trực tiếp tiến hành vai trò họ chương trình cải thiện chất lượng - Lập sổ theo dõi chi tiết yêu cầu thiết kế Vạch lập kế hoạch đo lường điều tra b Chú tâm vào việc ảnh hưởng tới công ty môi trường ảnh hưởng tới chất lượng dự án - Thành lập hội đồng chất lượng nhằm bàn thảo vấn đề - Khuyến khích cá nhân thiết lập mục tiêu cải thiện chất lượng trao đổi thẳng thắn với ban điều hành dự án Nguyễn Hữu Mạnh – MSV: A12045 29 - Theo dõi có thay đổi môi trường xung quanh dự án VI QUẢN TRỊ NHÂN LỰC Sơ đồ tổ chức: Nhóm quản trị dự án E360 tổ chức theo sơ đồ sau: Ban điều hành dự án Bộ phận phụ trách thông tin Bộ phận phụ trách kinh doanh Bộ phận phụ trách xây dựng Bộ phận hành chính, tài chính, kế toán Diễn giải sơ đồ: - Ban điều hành dự án thành viên quan trọng chịu trách nhiệm với kết toàn dự án; đóng vai trò điều phối công việc, quản trị kết công việc phận chức nhóm dự án Dưới ban điều hành có phận chức - Bộ phận phụ trách thông tin: phận chức đặc biệt đảm nhiệm công việc cầu nối thông tin ban điều hành phận chức lại phận chức với (đặc biệt phận hành chính, kế toán với phận kinh doanh, xây dựng) - Bộ phận phụ trách kinh doanh: chịu đạo trực tiếp ban điều hành, chuyên trách công việc thuộc mảng “phần mềm” dự án - Bộ phận phụ trách xây dựng: chịu đạo trực tiếp ban điều hành, chuyên trách công việc thuộc mảng xây dựng sở hạ tầng cho dự án (“phần cứng”) - Bộ phận hành chính, tài chính, kế toán: đảm nhiệm chức soạn thảo văn hành chính, thực nghiệp vụ, kiểm tra lưu trữ giấy tờ liên quan đến tình hình tài chính, kế toán dự án Phân tách công việc 2.1 Ban điều hành dự án Nguyễn Hữu Mạnh – MSV: A12045 30 Bảng phân tách công việc cho ban điều hành dự án WBS Tên công việc Xây dựng kế hoạch tổng thể định lịch trình dự án Phân tách công việc cho phận Thẩm định thiết kế Ký hợp đồng với nhà thầu Theo dõi, kiểm tra, điều hành tiến độ làm việc phòng ban Tổ chức thẩm định duyệt dự án Kết thúc dự án bàn giao kết dự án 2.2 Bộ phận phụ trách thông tin Bảng phân tách công việc cho phận phụ trách thông tin WBS Tên công việc Tiếp nhận công việc tới giám đốc dự án Phân tích thông tin dự tính rủi ro dựa số liệu thống kê, truyền tải thông tin từ ban điều hành đến phận ngược lại 3.1 Họp ban 3.2 Truyền đạt thông tin đến cho phòng chức 3.3 Thu thập thông tin phản hồi 3.4 Phân tích trao đổi thông tin 4.1 Lên kế hoạch lấy thông tin từ bên 4.2 Kiểm tra chọn lọc thông tin 4.3 Báo cáo kết cho ban điều hành dự án 5.1 Họp phòng chức truyền đạt lại thông tin lần cuối 5.2 Tổng kết thông tin, hồ sơ tổng thể dự án cho giai đoạn kết thúc Nguyễn Hữu Mạnh – MSV: A12045 31 2.3 Bộ phận phụ trách kinh doanh - Tất có chuyên môn kinh doanh dịch vụ phù hợp với công việc khác mảng xây dựng phần mềm dự án - tức xây dựng chế, công cụ kế hoạch phục vụ cho giai đoạn đưa dự án vào vận hành kinh doanh Bảng phân tách công việc cho phận phụ trách kinh doanh WBS Tên công việc Tham gia vào giai đoạn chuẩn bị dự án, đặc biệt tham vấn cho phận xây dựng khâu thiết kế sở hạ tầng cho tổ hợp Xây dựng chiến lược kinh doanh 3.1 Xây dựng công cụ marketing 3.2 Lập kế hoạch hoạt động, kiện 3.3 Xây dựng chế quản lý, điều hành hoạt động tổ hợp 3.4 Lập bảng phân công nhân sự, lên kế hoạch tuyển dụng, đào tạo nhân viên Xây dựng hệ thống phần mềm phục vụ việc quản lý, vận hành tổ hợp Tham gia vào công việc giai đoạn nghiệm thu kết quả, sửa chữa điều chỉnh kết thúc dự án 2.4 Bộ phận phụ trách xây dựng - Tất có kinh nghiệm hoạt động dự án có quy mô xây dựng sở hạ tầng cỡ vừa tương tự dự án E360 Sau kết thúc công việc chuyên môn giai đoạn xây dựng “phần mềm” dự án phân phụ trách xây dựng có thêm nhân điều động từ phận phụ trách kinh doanh sang bổ sung Bảng phân tách công việc cho phận phụ trách xây dựng WBS Tên công việc Tham gia vào giai đoạn chuẩn bị dự án Thiết kế sở hạ tầng Dự toán 4.1 Kí hợp đồng với nhà thầu xây dựng 4.2 Thi công 4.3 Nghiệm thu công trình 5.1 Lập danh mục nội thất 5.2 Kí hợp đồng mua lắp đặt nội thất Nguyễn Hữu Mạnh – MSV: A12045 32 Hoàn thiện sở vật chất Tham gia vào giai đoạn nghiệm thu, sửa chữa điều chỉnh kết thúc dự án 2.5 Bộ phận hành chính, tài chính, kế toán Bảng phân tách công việc cho phận hành chính, tài chính, kế toán WBS Tên công việc 1.2 Tiếp nhận thông tin tài dự án 2.1 Phân tích thông tin 2.2 Dự tính chi phí phát sinh trình quản lý thực dự án, bao gồm chi dự phòng 2.3 Phân bổ chi phí cho nhóm công việc cụ thể 2.4 Báo cáo thay đổi định tài với ban điều hành 3.1 Tổng hợp thông tin 3.2 Phân bổ chi phí cho giai đoạn 4.1 Lập báo cáo định kỳ 4.2 Lập báo cáo toán toán 5.1 Quyết toán số tiền lại kết thúc dự án 5.2 Lập báo cáo tài cho ban điều hành chủ đầu tư kết thúc DA Nguyễn Hữu Mạnh – MSV: A12045 33 VII QUẢN TRỊ THÔNG TIN - LẬP KẾ HOẠCH THÔNG TIN TT Nội dung thông tin Phương thức Người thực Các phận, Thời gian xây dựng, lưu xây cá nhân tiếp truyền trữ truyền dựng lưu nhận thông xử lý thông thông tin trữ tin tin Những thông tin Xây dựng thành Ban điều Tất Ngay từ liên quan tới nhân văn bản, lưu trữ hành dự án phận liên bắt đầu thực thực dự án : quan trực dự án hồ sơ - Các phận quản dự án file tiếp đến dự lý dự án: người mềm án (đại diện chịu trách nhiệm tổ chức họp chính, đứng đầu) thành để phân công người viên trực thuộc (tên đầu việc tuổi, chức vụ, số gửi lượng người) văn - Nhiệm vụ phận, thời gian thực hiện, hoàn thành giao nộp để tiến hành kiểm tra, chạy thử đưa vào sử dụng Tất thông Tìm kiếm qua Ban tin có liên quan tới điều Những Ngay từ kênh hành dự án phận có liên bắt đầu dự trình xây dựng thông tin quan án và vận hành tổ hợp sách báo, văn phận có liên thời : pháp luật, quan cần - Luật đất đai internet… - Giấy phép đăng kí kinh doanh soạn điểm thảo thành văn - Thủ tục vay vốn Gửi tới ban Nguyễn Hữu Mạnh – MSV: A12045 34 ngân hàng điều hành dự án … phận, cá nhân có liên quan Những công việc - Xây dựng Bộ phận phụ Ban liên quan tới mảng thành vẽ, có trách điều Ngay từ xây hành dự án bắt đầu dự xây dựng tổ hợp: ghi rõ ràng dựng án báo - Bản thiết kế thông tin cáo thường - Dự toán kinh phí mặt kỹ thuật xuyên theo - Quá trình xây thiết dựng kế - Vật liệu xây dựng - - Nội thất thành văn - Các trang thiết bị đối Xây giai đoạn xây dựng dựng với thông tin khác… lại ( Ghi chép rõ ràng số lượng, đơn giá, nguồn gốc vật liệu,…) Gửi văn đồng thời có người trực tiếp giải trình Phản hồi từ - Điện thoại phận trình thực Bộ - Gặp gỡ trực kiểm nghiệm tiếp điều Thường tra, hành dự án xuyên, thu bên trình thành văn thực chờ xử lý dự án Soạn có liên quan suốt - thảo dự án phận Ban vấn đề nghiêm trọng xảy Nguyễn Hữu Mạnh – MSV: A12045 35 Thông tin về: Soạn thảo thành Bộ phận phụ Ban - chiến lược kinh văn bản, lưu file trách mềm doanh - hoạt động, kiện kinh hành dự án, doanh trình bày - chế quản lý, trước ban điều điều hành điều phận trực tiếp vận hành tổ hợp hoạt hành dự án động tổ hợp người trực tiếp vận tổ hợp Soạn thảo thành Bộ phận nhân Thông tin về: - Phân công nhân văn bản, lưu trữ sự, lập kế hoạch hồ sơ hoạt tuyển dụng, đào tạo động tổ hợp, thường nhân viên theo xuyên dõi, cập nhật hàng tháng Gửi trực tiếp tới có liên phận quan thông báo tới toàn thể nhân viên Thông tin tình - email Thường hình xuyên kinh doanh - văn tổ hợp: - điện thoại - tình hình hàng ngày - kiện phát sinh - kết kinh doanh … Thông tin tổ hợp: đưa website Nguyễn Hữu Mạnh – MSV: A12045 lên Bộ phận kinh Khách hàng Thường doanh và xuyên 36 - vị trí, địa điểm thức tổ hợp - giá dịch vụ - soạn thành tờ marketing - kiện tổ chức rơi, áp phích, hàng thư tay ngày/tuần/tháng - soạn phận người kiếm tin quán thảo tìm thông cafe, nhà nghỉ - chương trình thành e-mail giảm giá, ưu đãi… VIII QUẢN TRỊ RỦI RO Sơ lược quản trị rủi ro Dự án tập hợp yếu tố dự kiến tương lai, từ thực dự án đến vào khai thác, thời gian hoàn vốn dài, có nhiều rủi ro xảy trình thực dự án Để đảm bảo tính vững hiệu dự án, phải dự đoán số rủi ro xảy ra, lập quĩ dự phòng để có biện pháp kinh tế hành thích hợp, hạn chế thấp tác động rủi ro cho đối tác có liên quan đến dự án Mức độ ảnh hưởng rủi ro đến dự án chia thành cấp độ: - Thay đổi quan trọng: lịch biểu, đặc tính sản phẩm, ngân sách, xem quan trọng cho dự án Làm thay đổi kết dự án - Thay đổi nhỏ: không làm thay đổi kết chung dự án ảnh hưởng đến thành công dự án - Thay đổi mang tính sửa chữa: Đã coi nhẹ bỏ qua điểm đó, phải bổ sung khắc phục Các trường hợp rủi ro dự án biện pháp quản trị 2.1 Rủi ro yếu tố nhân lực: - Nhóm quản trị dự án thành viên điều động trực tiếp từ sở chủ đầu tư (Công ty cổ phần Dịch vụ Du lịch Ánh Dương), hầu hết có chuyên môn kinh nghiệm lĩnh vực kinh doanh dịch vụ chất lượng công việc thuộc mảng xây dựng sở hạ tầng dự án phụ thuộc lớn vào yếu tố Nguyễn Hữu Mạnh – MSV: A12045 37 bên - tức bên thiết kế, thi công Trong trường hợp yếu tố nhân lực tạo nên rủi ro cho dự án việc quản trị chất lượng, chi phí, tiến độ yếu tố khác liên quan đến việc xây dựng sở hạ tầng tổ hợp Để khắc phục rủi ro chủ đầu tư ban điều hành dự án thống sử dụng nhà thầu thiết kế, thi công đối tác có tín nhiệm hợp đồng, dự án trước có với công ty Ánh Dương tiến hành thuê chuyên gia tư vấn khâu xây dựng quan trọng dự án (thiết kế, nghiệm thu) Biện pháp gia tăng chi phí thực dự án đảm bảo chất lượng bền vững cho công trình - Sử dụng nguồn nhân lực không hiệu quả: dự án có mảng công việc lớn thực đồng thời, đặc biệt công việc xây dựng “phần mềm” dự án có giai đoạn phải thực công việc song song, vào giai đoạn nhân dự án thiếu hụt dẫn đến không đảm bảo tiến độ, chất lượng công việc Sau giai đoạn thực xây dựng phần mềm nhân phận kinh doanh điều động sang hỗ trợ cho bên xây dựng, nhân lực dự án lúc lại trở nên vượt mức cần thiết đặc thù công việc bên xây dựng tiến hành nối trình tự trước sau không tiến hành đồng thời Ban điều hành, phận phụ trách thông tin phải làm việc thật sát giai đoạn thiếu hụt nhân để kịp thời nắm bắt tình hình điều động, xin thêm nhân bổ sung có biện pháp giải thoả đáng tránh ảnh hưởng đến tiến độ chất lượng dự án 2.2 Rủi ro phận - Thông tin đến không đầy đủ sai lệch: + Giữa mảng công việc dự án thực độc lập lại phải có liên kết chặt chẽ nội dung Cơ sở hạ tầng phục vụ cho hoạt động kinh doanh phải đảm bảo tính động, tiện ích mô hình kinh doanh trình vận hành cần thay đổi nhiều cho phù hợp với thực tế; kế hoạch, công cụ kinh doanh phải lập thiết kế thực tế sở hạ tầng để phát huy đầy đủ tiện ích, công sở hạ tầng tạo điều kiện thuận lợi Nguyễn Hữu Mạnh – MSV: A12045 38 cho việc vận hành tổ hợp Việc phân tách mảng công việc có liên kết chặt chẽ cho phận riêng biệt thực song song công tác thông tin phận không đảm bảo, thông tin đến sai lệch dẫn tới làm chậm tiến độ dự án, tạo thay đổi, điều chỉnh bất hợp lý so với phương châm thống ban đầu làm ảnh hưởng hiệu dự án, sai lệch so với mục tiêu dự án Để khắc phục rủi ro ban điều hành dự án thành lập phận chuyên trách thông tin, đóng vai trò cầu nối phận với với ban điều hành để thường xuyên có thông tin công việc dự án, tạo mối liên kết chặt chẽ công việc, tăng tính thống dự án Ngoài trách nhiệm phận thông tin ban điều hành dự án tiến hành biện pháp sau để đảm bảo thông tin thông suốt xác suốt trình thực dự án: + Thường xuyên kiểm tra độ xác thông tin theo phương pháp đa phương + Kiểm tra ăn khớp thông tin đến + Giao nhiệm vụ rõ ràng cho người quản trị thông tin + Điều chỉnh phát sai sót + Lên lịch trình cho công việc cụ thể, khoa học, hợp lý văn tạo cho việc thực công việc không bị chồng chéo, ảnh hưởng lẫn + Khảo sát thực địa rõ ràng, chi tiết trước tiến hành vẽ kỹ thuật (sử dụng nhân lực có trình độ chuyên môn tốt.) + Ứng dụng khoa học kỹ thuật vào công đoạn dự án Nguyễn Hữu Mạnh – MSV: A12045 39 2.3 Rủi ro tài - Dự án có quy mô vừa phải lại thực theo định đầu tư chủ đầu tư (Công ty cổ phần dịch vụ du lịch Ánh Dương) nên rủi ro thiếu nguồn vốn thực dự án không đáng kể - Trong trình thực dự án phải sử dụng nhiều nguồn lực từ bên thuê thiết kế, thi công, mua sắm, tư vấn… phí thực cao so với dự án tương tự thực nguồn lực nội lựa chọn để đảm bảo chất lượng dự án thoả thuận cố định hợp đồng với bên liên quan nên rủi ro tài không đáng kể Rủi ro tài lớn tình nằm chi phí quản lý, chi phí nhân (lương, thưởng, phụ cấp ) rủi ro không cao khoản mục chi phí không chiếm tỷ trọng lớn tổng nguồn đầu tư cho dự án Tuy rủi ro mặt tài dự án không lớn để quản trị tốt nguồn lực tài tạo môi trường hoạt động minh bạch, rõ ràng, khoa học cho dự án nhóm quản trị dự án có phân chuyên trách mảng kế toán, tài Bộ phận hành chính, tài chính, kế toán 2.4 Rủi ro yếu tố khách quan bên Yếu tố rủi ro: - Xảy cháy nổ hoả hoạn làm ảnh hưởng đến công việc, hư hại kết dự án nhiều nguyên nhân - Thời gian thực dự án bị thay đổi yếu tố thời tiết Để khắc phục rủi ro khách quan hợp đồng với bên đối tác thực dự án (chủ yếu bên xây dựng) cần thoả thuận rõ điều khoản trách nhiệm bên trường hợp rủi ro có khả lớn xảy ra dự phòng cho tổn thất ảnh hưởng lên dự án hợp đồng bảo hiểm (cháy nổ, tai nạn lao động…) Nguyễn Hữu Mạnh – MSV: A12045 40 IX QUẢN TRỊ MUA SẮM - LẬP KẾ HOẠCH MUA SẮM - Mua sắm nội thất, trang thiết bị phục vụ cho công việc hoàn thiện sở hạ tầng dự án công việc lên kế hoạch từ khâu thiết kế sở hạ tầng cho dự án thực đồng thời với với việc thi công sở hạ tầng - Danh mục nội thất, trang thiết bị lập tham gia phận xây dựng, kinh doanh công ty tư vấn thiết kế, công ty xây dựng sau đưa vào hợp đồng xây dựng điều khoản hoàn thiện công trình công ty xây dựng đảm nhiệm khâu lắp đặt trang thiết bị, nội thất - Theo danh mục nội thất lập chủ đầu tư định công ty cung cấp trọn gói tất thành phần danh mục vào tín nhiệm hợp tác lâu năm tình hình kinh doanh công ty nội thất Hợp đồng mua sắm bao gồm chi phí vận chuyển, bốc dỡ bảo hiểm - Danh mục nội thất trích dẫn Phụ lục tài liệu với dự toán ngân sách cho mua sắm nội thất - Công ty nội thất nhà đầu tư định: Nội thất Minh Nguyệt: 820 & 691 & 834 & 836 La Thành, Ba Đình, Hà Nội Điện thoại: (84-4) 3.771.0366 / (84-4) 3.771.2789 Website: www.minhnguyetnoithat.com.vn / www.noithathoaphat.vn Email: hoaphatminhnguyet820@yahoo.com X KẾT LUẬN Trong mục lớn tài liệu mô tả bước ban đầu trình quản trị dự án “Xây dựng nhà nghỉ cho khách du lịch nước ngoài” Trong giới hạn thời gian kiến thức thực tế nhóm dự án E360 cố gắng nêu yếu tố kế hoạch tổng thể phục vụ việc quản trị dự án này, mong nhận đóng góp từ phía giảng viên người đọc để dự án hoàn thiện Xin chân thành cảm ơn! Nguyễn Hữu Mạnh – MSV: A12045 41