KHAI NIEM CO BAN VE QLY DU AN ODA

BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ Chương trình Nâng cao Năng lực Toàn diện Quản lý ODA (CCBP) Giáo trình Đào tạo Quản lý Dự án ODA Phần I: Các kỹ quản lý dự án ODA Nhóm: Chuẩn bị thực lập kế hoạch Mođun KH1: Khái niệm quản lý dự án ODA Mođun KH1: KHÁI NIỆM CƠ BẢN VỀ QUẢN LÝ DỰ ÁN ODA Kết thúc mođun học viên có khả năng: ƒ Nắm vững khái niệm dự án ODA, quản lý dự án ODA vòng đời dự án ODA ƒ Xem xét, phân tích văn kiện dự án ODA mô tả thứ bậc mục tiêu dự án ODA (khung lô-gíc) Không có yêu cầu đặc biệt ƒ ƒ ƒ ƒ Người học tự nghiên cứu tài liệu Người học phát yêu cầu đọc trước ví dụ văn kiện dự án ODA Giáo viên nêu vấn đề, gợi ý hỗ trợ trình học Thực hành để xem xét báo cáo phân tích dự án, xây dựng sơ đồ thứ bậc mục tiêu dự án ƒ Tự thực phần kiểm tra đánh giá ƒ Module KH1: “Khái niệm quản lý dự án ODA ” Tư tìm hiểu số khái niệm dự án, quản lý dự án ODA Đọc trước tài liệu yêu cầu Thảo luận nhóm Thực hành jcác kỹ học Tự kiểm tra đánh giá Trang số: 1/25 BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ Chương trình Nâng cao Năng lực Toàn diện Quản lý ODA (CCBP) Giáo trình Đào tạo Quản lý Dự án ODA Phần I: Các kỹ quản lý dự án ODA Nhóm: Chuẩn bị thực lập kế hoạch Mođun KH1: Khái niệm quản lý dự án ODA Khái niệm dự án ODA ) Hãy đọc ghi nhận khái niệm, đặc điểm dự án ODA ƒ Dự án tập hợp hoạt động có liên quan đến nhằm đạt mục tiêu xác định, thực địa bàn cụ thể, khoảng thời gian xác định, dựa nguồn lực xác định Sản phẩm chuyển giao dự án tạo hạng mục cuối dự án Dự án chia thành nhiệm vụ nhỏ hơn, phối hợp với nhằm đạt mục tiêu dự án Một số ví dụ dự án như: làm đường, xây bệnh viện, cải cách sách giáo khoa,vv ƒ Dự án bao gồm dự án đầu tư dự án hỗ trợ kỹ thuật Dự án đầu tư dự án tạo mới, mở rộng cải tạo sở vật chất định nhằm đạt tăng trưởng số lượng trì, cải tiến, nâng cao chất lượng sản phẩm dịch vụ thực địa bàn cụ thể, khoảng thời gian xác định Dự án hỗ trợ kỹ thuật dự án có mục tiêu hỗ trợ phát triển lực thể chế cung cấp yếu tố đầu vào kỹ thuật để chuẩn bị, thực chương trình, dự án thông qua hoạt động cung cấp chuyên gia, đào tạo, hỗ trợ trang thiết bị, tư liệu tài liệu, tham quan khảo sát, hội thảo ƒ Các dự án Hỗ trợ phát triển thức (sau gọi tắt dự án ODA) hiểu dự án thuộc khuôn khổ hoạt động hợp tác phát triển Chính phủ nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam nhà tài trợ ƒ Một số đặc điểm dự án ODA trình bày đây: Duy Tính tạm thời Nguồn vốn Đặc điểm dự án ODA “Phát triển chi tiết hoá” liên tục Giới hạn nguồn lực Trang số: 2/25 BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ Chương trình Nâng cao Năng lực Toàn diện Quản lý ODA (CCBP) Giáo trình Đào tạo Quản lý Dự án ODA Phần I: Các kỹ quản lý dự án ODA Nhóm: Chuẩn bị thực lập kế hoạch Mođun KH1: Khái niệm quản lý dự án ODA Giải thích đặc điểm dự án ODA: ƒ Nguồn vốn: Toàn phần nguồn vốn thực dự án ODA tổ chức/chính phủ nước ngoài, tổ chức song phương tài trợ Cơ chế tài nước việc sử dụng ODA cấp phát, cho vay (toàn bộ/một phần) từ ngân sách Nhà nước Các dự án ODA thường có vốn đối ứng khoản đóng góp phía Việt Nam vật giá trị để chuẩn bị thực chương trình, dự án (có thể dạng tiền đuợc cấp từ ngân sách nhân lực, sở vật chất) Nguồn vốn điểm khác biệt lớn dự án ODA với với dự án khác; kèm theo yêu cầu, quy định, sở pháp lý quản lý thực nhà đầu tư nhà tài trợ ƒ Tính tạm thời: Tính tạm thời có nghĩa dự án ODA có khởi điểm kết thúc xác định Dự án loại công việc hàng ngày, thường tiếp diễn, lặp lặp lại theo quy trình có sẵn Dự án thực thời gian ngắn kéo dài nhiều năm Về mặt nhân sự, dự án nhân công cố định, họ gắn bó với dự án khoảng thời gian định (một phần toàn thời gian thực dự án) Khi dự án kết thúc, cán dự án phải chuyển sang/tìm kiếm công việc/hợp đồng ƒ Duy nhất: có mục đích tương tự, dự án ODA phải đối mặt với vấn đề nguồn lực, môi trường khó khăn khác Hơn nữa, mức độ định, dự án đem lại sản phẩm, dịch vụ “duy nhất”, không giống hoàn toàn với dự án khác Ví dụ với mục đích xây nhà dự án có khác biệt chủ đầu tư, thiết kế, địa điểm, vv Khi sử dụng kinh nghiệm việc lập kế hoạch dự án tương tự nhau, cần phải hiểu rõ đặc trưng riêng dự án Hơn nữa, cần phải phân tích thật kỹ lưỡng có kế hoạch chi tiết trước bắt đầu thực ƒ “Phát triển chi tiết hoá” liên tục: Đặc tính kèm với tính tạm thời dự án ODA Trong suốt trình thực dự án, bước thực cần có phát triển liên tục cụ thể hoá với mức độ cao hơn, kỹ lưỡng, công phu Ví dụ như: □ Mục đích ban đầu đặt dự án ”Đảm bảo an ninh lương thực nước cho người nông dân nghèo tỉnh X” cụ thể hoá “Ưu tiên tập trung nâng cao suất, sản lượng lương thực tiếp thị tiếp đến cung cấp nguồn nước cho người dân” nhóm thực dự án phát triển hiểu biết mục đích, phạm vi, sản phẩm dự án □ Một dự án có mục đích “xây dựng nhà máy chế biến thức ăn gia súc” bắt đầu xem xét quy trình kỹ thuật việc biến thức ăn Trang số: 3/25 BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ Chương trình Nâng cao Năng lực Toàn diện Quản lý ODA (CCBP) Giáo trình Đào tạo Quản lý Dự án ODA Phần I: Các kỹ quản lý dự án ODA Nhóm: Chuẩn bị thực lập kế hoạch Mođun KH1: Khái niệm quản lý dự án ODA gia súc Đây sở việc thiết kế phân xưởng chế biến để xác định đặc điểm phục phụ cho thiết kế kỹ thuật phân xưởng Tiếp đó, vẽ chi tiết tiến hành, thông qua, làm sở cho việc thực hiện, kiểm soát trình xây dựng nhà máy Sản phẩm thông qua sở thiết kế điều chỉnh vận hành thử ƒ Giới hạn: Mỗi dự án ODA thực khoảng thời gian, nguồn lực kinh phí định Các nhà quản lý cần phải liên tục cân nhu cầu, tài chính, nguồn lực lịch trình để hoàn thành dự án, đảm bảo yêu cầu nhà đầu tư nhà tài trợ GHI NHỚ Đặc tính dự án ODA = đặc tính dự án + toàn phần Nguồn vốn tổ chức/chính phủ nước ngoài, tổ chức song phương tài trợ Vòng đời dự án ) Đọc kỹ mô tả ghi nhận đặc điểm vòng đời dự án: ƒ Dự án coi chuỗi hoạt động hay quy trình có mục đích Khi xếp cách liên tục theo giai đoạn xác định, chúng biết đến vòng đời (chu trình) dự án Mỗi giai đoạn dự án đánh dấu kết thúc vài kết công việc ƒ Trong thực hành, có nhiều cách thức xác định giai đoạn vòng đời dự án, phụ thuộc vào quy chế quản lý sử dụng ODA quốc gia/tổ chức ƒ Vòng đời dự án cung cấp khung “ngôn ngữ” chung cho việc thuưc dự án, làm cho công việc dự án rõ ràng dễ dự đoán hơn, thời điểm đưa định, mốc rõ ràng Hoạt động cán liên quan tới quản lý dự án gắn liền với vòng đời dự án ƒ Những kết công việc giai đoạn trước thường thông qua trước công việc giai đoạn bắt đầu Giai đoạn sau bắt đầu lúc với lúc thông qua kết giai đoạn trước rủi ro xác định chấp nhận Sự nối tiếp giai đoạn Trang số: 4/25 BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ Chương trình Nâng cao Năng lực Toàn diện Quản lý ODA (CCBP) Giáo trình Đào tạo Quản lý Dự án ODA Phần I: Các kỹ quản lý dự án ODA Nhóm: Chuẩn bị thực lập kế hoạch Mođun KH1: Khái niệm quản lý dự án ODA thường bao gồm vài dạng chuyển giao công nghệ, sản phẩm trao tay Hình thành, Chuẩn bị, Thẩm định, Phê duyệt Hình Ví dụ sơ đồ vòng đời dự án Chuẩn bị thực lập kế hoạch DỰ ÁN ODA Đánh giá, Kết thúc Triển khai ƒ Mỗi giai đoạn vòng đời dự án chia nhiều giai đoạn hay quy trình phụ, chi tiết với mục đích nâng cao khả kiểm soát trình quản lý (Hình 2) Một số công việc hoàn thành hay mốc (ví dụ hoàn thành lập kế hoạch dự án) đánh dấu ranh giới giai đoạn phụ Đây sở cho việc xem xét, đánh giá tiến độ dự án Hình Giai đoạn phụ dự án Hình thành, thiết kế, Thẩm định, Phê duyệt Chuẩn bị thực hiện, lập kế hoạch Triển khai Đánh giá, Kết thúc Sau duyệt cấp vốn (Giai đoạn phụ) Thành lập Ban quản lý dự án ) Xây dựng cấu trúc tổ chức, quy trình Lập kế hoạch lịch trình dự án Đọc ghi nhận cần thiết việc xác định vòng đời dự án ƒ Thiết lập khung sở để phát triển tiến trình thực dự án Trang số: 5/25 BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ Chương trình Nâng cao Năng lực Toàn diện Quản lý ODA (CCBP) Giáo trình Đào tạo Quản lý Dự án ODA Phần I: Các kỹ quản lý dự án ODA Nhóm: Chuẩn bị thực lập kế hoạch Mođun KH1: Khái niệm quản lý dự án ODA ƒ Cung cấp tiếp cận hệ thống quản lý dự án ƒ Cung cấp “ngôn ngữ” chung cho trình quản lý dự án ƒ Góp phần nâng cao hệ thống thông tin, phối hợp kiểm soát Quản lý dự án ODA ) Đọc kỹ mô tả sau ghi nhận đặc điểm quản lý thực dự án: ƒ Có số trường hợp, quản lý dự án tính từ giai đoạn hình thành dự án Trong khuôn khổ tài liệu này, quản lý dự án ODA hiểu quản lý việc thực dự án ODA, tính từ giai đoạn chuẩn bị thực dự án, sau hoàn tất khâu thiết kế, thẩm định, phê duyệt sẵn sàng cho giai đoạn Quản lý dự án sử dụng nguồn lực để hoàn thành mục tiêu dự án ƒ Hiểu rõ mục tiêu xác định yêu cầu, thủ tục để thực mục tiêu dự án Thế quản lý dự án? ƒ Thiết lập giải tán nhóm làm việc cho Ban quản lý dự án ƒ Xây dựng kế hoạch, lịch trình, kiểm soát đánh giá việc thực dự án ƒ Điều chỉnh chi tiết, kế hoạch qúa trình thực ƒ Cân yêu cầu chất lượng, phạm vi, nguồn lực thời gian ƒ Sử dụng kiến thức, lực, kỹ bên tham gia dự án để thực đạt mục tiêu dự án ƒ Hướng dẫn, liên lạc, kết nối phối hợp bên tham gia tiến trình thực dự án ƒ Tìm hiểu giải vấn đề nảy sinh trình thực dự án ƒ Quản lý sản phẩm quy trình thực dự án Trang số: 6/25 BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ Chương trình Nâng cao Năng lực Toàn diện Quản lý ODA (CCBP) Giáo trình Đào tạo Quản lý Dự án ODA ) Phần I: Các kỹ quản lý dự án ODA Nhóm: Chuẩn bị thực lập kế hoạch Mođun KH1: Khái niệm quản lý dự án ODA Quản lý dự án ODA phải đáp ứng yêu cầu chủ đầu tư nhà tài trợ, bao gồm: i)Mục tiêu chủ đầu tư nhà tài trợ; ii) Thời gian, chi phí, chất lượng dự án; iii) Những yêu cầu xác định (nhu cầu) yêu cầu không xác định (mong muốn) Những yêu cầu thực thông qua lĩnh vực quản lý đa dạng (Hình 3) Hình Quản lý dự án ODA Tổng hợp Nhân lực Liên lạc, thông tin ƒ ƒ ƒ ƒ ƒ ƒ ƒ ƒ ƒ Phạm vi Quản lý dự án ODA Chất lượng Lịch trình, thời gian Chi phí, mua sắm Tác động môi trường-xã hội Quản lý tổng hợp: nhằm đảm bảo hoạt động dự án phối hợp hài hoà, bao gồm phát triển kế hoạch dự án, thực dự án, theo dõi, đánh giá, kiểm soát thay đổi cách toàn diện Quản lý phạm vi: nhằm đảm bảo dự án thực công việc yêu cầu để hoàn thành dự án cách thành công, thuờng bao gồm quy hoạch, xác định kiểm tra phạm vi, đồng thời kiếm soát thay đổi phạm vi dự án Quản lý thời gian, lịch trình: nhằm đảm bảo cho dự án hoàn thành mặt thời gian, bao gồm xác định hoạt động, xếp hoạt động, dự đoán thời gian hoạt động, thực kiểm soát hoạt động Quản lý chi phí, mua sắm: nhằm đảm bảo dự án hoàn thành phạm vi ngân sách giao việc mua sắm thực theo yêu cầu dự án tuân thủ quy định chung Quản lý chất lượng: nhằm đảm bảo dự án thoả mãn nhu cầu phát sinh việc thực Quản lý nhân lực: trình nhằm đảm bảo việc tận dụng tối đa nguồn nhân lực có dự án Quản lý liên lạc: nhằm đảm bảo việc phát sinh, thu thập, phổ biến, lưu trữ đặt thông tin dự án thực hạn thích hợp Quản lý tác động môi trường-xã hội: Hầu tất dự án phải đối mặt với nhiều vấn đề môi trường-xã hội trình thực dự án, có vấn đề không lường trước Quản lý chất lượng: nhằm đảm bảo dự án đạt chất lượng cao, chủ yếu thông qua việc giám sát đánh giá Theo dõi, đánh giá dự án đưa kiến nghị điều chỉnh cần thiết, kịp thời đề xuất phương án phục vụ việc định cấp quản lý nhằm đảm bảo dự án thực mục tiêu, tiến độ, bảo đảm chất lượng khuôn khổ nguồn lực xác định Trang số: 7/25 BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ Chương trình Nâng cao Năng lực Toàn diện Quản lý ODA (CCBP) Giáo trình Đào tạo Quản lý Dự án ODA ) Đọc ghi nhận số nhiệm vụ, trách nhiệm quyền hạn Chủ dự án ODA việc quản lý dự án ƒ ƒ ƒ ƒ ƒ ƒ ƒ ) Phần I: Các kỹ quản lý dự án ODA Nhóm: Chuẩn bị thực lập kế hoạch Mođun KH1: Khái niệm quản lý dự án ODA Tổ chức máy quản lý thực dự án; ký kết hợp đồng theo quy định pháp luật; Tổ chức thẩm định, phê duyệt thiết kế kỹ thuật, dự toán hạng mục công trình; Đàm phán, ký kết, giám sát việc thực hợp đồng xử lý vi phạm hợp đồng; Kiến nghị với Cơ quan chủ quản chế, sách bảo đảm việc thực dự án phù hợp với cam kết quốc tế; Thực công tác đấu thầu theo quy định pháp luật đấu thầu; Cung cấp thông tin, tài liệu có liên quan cho bên hợp đồng tư vấn lập thực dự án; chịu trách nhiệm sở pháp lý độ tin cậy thông tin, tài liệu cung cấp; lưu trữ hồ sơ, tài liệu dự án theo quy định pháp luật; Thực giám sát, đánh giá dự án, quản lý khai thác chương trình, dự án; Để thực dự án ODA, hiểu biết quy định quản lý việc sử dụng vốn, thực dự án Việt Nam nhà tài trợ đặc biệt cần thiết ƒ Các hoạt động dự án ODA phải tuân thủ quy định Chính phủ Việt Nam nhà tài trợ Do vậy, tìm hiểu văn pháp luật Chính phủ Vỉệt Nam nhà tài trợ sở pháp lý cho việc quản lý thực dự án ODA công việc đặc biệt cần quan tâm tiến hành ƒ Các quy định Chính phủ Việt Nam nhà tài trợ việc thực dự án ODA sửa đổi cần liên tục cập nhật văn có liên quan ) ƒ Trình báo cáo tiến độ, báo cáo tài dự án ODA cho Bộ, ngành có liên quan Việt nam nhà tài trợ theo quy định Quản lý dự án cung cấp công cụ, kỹ thuật đáng tin cậy, giúp định hướng để đạt mục tiêu thời hạn phạm vi ngân sách cho phép Quán lý dự án giúp cho tập trung vào hoạt động ưu tiên, khắc phục khó khăn thích nghi với thay đổi trình thực dự án Nó hỗ trợ trình kiểm soát tốt hơn, hiệu Việc quản lý dự án ODA cần đồng thời tuân thủ quy định Chính phủ Việt Nam Nhà tài trợ GHI NHỚ Trang số: 8/25 BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ Chương trình Nâng cao Năng lực Toàn diện Quản lý ODA (CCBP) Giáo trình Đào tạo Quản lý Dự án ODA ) Phần I: Các kỹ quản lý dự án ODA Nhóm: Chuẩn bị thực lập kế hoạch Mođun KH1: Khái niệm quản lý dự án ODA Hãy đọc, cập nhật thay đổi bổ sung văn pháp luật Chính phủ Việt Nam cần tham chiếu qúa trình thực dự án ODA sở hiểu biết bạn Bước tiến Đấu hành thầu Đền bù, Giái phóng mặt bằng, tái định cư Văn Nghị định 12/CP Nghị định 14/CP Nghị định 22/CP Nghị định 52/CP Nghị định 88/CP Nghị định17/CP Quyết định 01/2000/ MOF Quyết định 17/2000/ MOC Quyết định 704/1998/ MOC Quyết định 96/ MOF Thông tư 07/1999/MOC Thông tư 08/2000/MPI Thông tư 1248/2000/TCDC Thông tư 135/1999/MOF Thông tư 1417/1999/TCDC Thông tư 145/1998/MOF Thông tư 17/MPI Thông tư 40/1998/MOF Thông tư 416/MPI –MOF MOC …………… …………… …………… X X Thiết kế, Tài Thiết kế kỹ thuật, Ước tính tổng chi phí, X Giám sát Kết thúc Đánh giá X X X X X X X x X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X Trang số: 9/25 BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ Chương trình Nâng cao Năng lực Toàn diện Quản lý ODA (CCBP) Giáo trình Đào tạo Quản lý Dự án ODA ) Phần I: Các kỹ quản lý dự án ODA Nhóm: Chuẩn bị thực lập kế hoạch Mođun KH1: Khái niệm quản lý dự án ODA Quản lý dự án thực thông qua hàng loạt hành động, hoạt động liên quan với nhằm đạt sản phẩm, dịch vụ, kết định trước, đó: ƒ Rất nhiều hành động, hoạt động lặp lại quản lý dự án ƒ Mối quan hệ hoạt động quản lý dự án (nhóm công việc) xác định sở chuỗi hoạt động“Kế hoạch - Thực - Kiểm tra - Điều chỉnh” ƒ Bên cạnh mối quan hệ nhóm công việc tồn mối quan hệ nhóm quy trình dự án môi trường dự án, sở cho việc thực dự án (Hình 5) Hình Tóm tắt sơ mối quan hệ nhóm công việc yếu tố tác động quản lý dự án ODA Môi trường thực dự án Cơ sở cho việc thực dự án Điều kiện tự nhiên, văn hoá, hệ thống quản lý, sách vvv Phê duyệt Nhà tài trợ Chuẩn bị lập kế hoạch Văn kiện dự án, Nhân lực, Kinh nghiệm, vv Xác định, tinh lọc mục tiêu dự án, lên kế hoạch hành động Phân tích mục tiêu dự án, Kế hoạch dự án Triển khai thực dự án Kết hợp nguồn lực (bao gồm nhân lực) để thực dự án Sản phẩm; Những điều chỉnh cần thiết, Hành dộng xác, Thông tin, vvv Kiểm soát/đánh giá Thường xuyên giám sát, đánh giá tiến trình để xác định sai khác kế hoạch đặt Phạm vi dự án/Kế hoạch dự án (cập nhật); Báo cáo; Dự báo, vv Kết thúc Cập nhật Thủ tục, quy trình kết thúc Giao sản phẩm Trang số: 10/25 BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ Chương trình Nâng cao Năng lực Toàn diện Quản lý ODA (CCBP) Giáo trình Đào tạo Quản lý Dự án ODA Phần I: Các kỹ quản lý dự án ODA Nhóm: Chuẩn bị thực lập kế hoạch Mođun KH1: Khái niệm quản lý dự án ODA Trong khuôn khổ tài liệu này, hoạt động dự án phân chia nhóm công việc sau: Chuẩn bị thực lập kế hoạch dự án Thực dự án: ƒ Tổ chức quản lý nhân ƒ Tổ chức mua sắm ƒ Thực hoạt động liên quan tới môi trường, xã hội ƒ Đảm bảo hoat động tài chính, kế toán Giám sát, đánh giá báo cáo ) Liên hệ với dự án ODA mà bạn thực hiện, mô tả sơ hoạt động cần tiến hành nhóm công việc quản lý dự án ODA Chuẩn bị thực lập kế hoạch dự án Giám đốc dự án Các quy định cần tuân thủ? Triển khai thực dự án ODA Cần làm việc gi? Tổ chức quản lý nhân Tổ chức mua sắm Thực hoạt động liên quan tới môi trường, xã hội Đảm bảo hoat động tài chính, kế toán Triển khai hoạt động giám sát, đánh giá, báo cáo Thực yêu cầu thủ tục quản lý dự án quan chủ quản nhà tài trợ Trang số: 11/25 BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ Chương trình Nâng cao Năng lực Toàn diện Quản lý ODA (CCBP) Giáo trình Đào tạo Quản lý Dự án ODA ) Phần I: Các kỹ quản lý dự án ODA Nhóm: Chuẩn bị kế hoạch dự án Mođun KH1: Khái niệm quản lý dự án ODA Để quản lý dự án ODA cách có hiệu quả, cần nắm vững đặc điểm hoạt động, kỹ cần thiết nhóm công việc quan hệ nhóm công việc (Hình 6) Hình Ví dụ mối quan hệ chuẩn bị thực lập kế hoạch với các công việc khác thực dự án ODA GS: Giám sát-Đánh giá-Báo Mô tả quan hệ Cơ sở cho hoạt động giám, báo cáo Thông báo cho có điều chỉnh kế hoạch Công cụ, tham khảo Kế hoạch, lịch trình thực dự án TC: Tài chính-Kế toán Mô tả quan hệ Cở sở cho hoạt động quản lý tài Thông báo cho có điều chỉnh kế hoạch Công cụ, tham khảo Kế hoạch, lịch trình thực dự án Phân phối nguồn lực MT: Môi trường–Xã hội KH: Chuẩn bị - Kế hoạch Mô tả quan hệ Cở sở cho việc triển khai hoạt động tiến độ Thông báo cho có điều chỉnh kế hoạch Công cụ, tham khảo Kế hoạch, lịch trình thực dự án NS: Nhân Công cụ, tham khảo Cấu trúc tổ chức Ma trận trách nhiệm Mô tả quan hệ Cơ sở để thành lập nhóm dự án quản lý nhân KH: Mua sắm Mô tả quan hệ Kế hoạch mua sắm kế hoạch tổng thể dự án Thông báo cho có điều chỉnh kế hoạch Công cụ, tham khảo Kế hoạch thực dự án Trang số: 12 / 25 BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ Chương trình Nâng cao Năng lực Toàn diện Quản lý ODA (CCBP) Giáo trình Đào tạo Quản lý Dự án ODA ) Phần I: Các kỹ quản lý dự án ODA Nhóm: Chuẩn bị kế hoạch dự án Mođun KH1: Khái niệm quản lý dự án ODA Cần ý phân tích môi trường thực dự án trình thực dự án ODA Mỗi dự án thực môi trường dự án đặc trưng thường gây tác động tích cực tiêu cực định đến môi trường (được trù tính không trù tính) ngược lại (môi trường có tác động đến việc thực dự án) Hình Một số loại môi trường thực dự án Cơ sở hạ tầng Tự nhiên Dự án Chính sách, Thể chế ) Kỹ thuật Thương mại, tài chính, Kinh tế Văn hoá, xã hội, tâm lý Hãy đọc ví dụ môi trường tự nhiên, xã hội sách việc thực dự án ODA ƒ Môi trường tự nhiên: Nếu dự án có tác động đến môi trường tự nhiên xung quanh, cần có hiểu biết lĩnh vực hiểu biết chất lượng môi trường nước/không khí hay hệ sinh thái Các yếu tố môi trường tự nhiên, điều kiện khí hậu, thời tiết, vvv, gây nên tác động việc thực dự án ƒ Môi trường văn hoá, xã hội: trình quản lý dự án, việc hiểu biết tác động dự án đối người ngược lại cần thiết Nó đòi hỏi phải hiểu biết nhiều khía cạnh môi trường xã hội môi trường văn hoá, làm việc nhóm thực dự án ) ƒ Môi trường sách quốc tế: Do đặc tính dự án ODA sử dụng nguồn vốn tài trợ tổ chức nước ngoài, quốc gia nên việc thông hiểu luật (đặc biệt việc thực dự án), tập quán tổ chức/quốc gia tài trợ thiếu Các yếu tố môi trường thực dự án (sự kiện, tình huống) xem phần “đầu ra” “đầu vào” hoạt động qúa trình thực dự án (Hình 7) Trang số: 13 / 25 BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ Chương trình Nâng cao Năng lực Toàn diện Quản lý ODA (CCBP) Giáo trình Đào tạo Quản lý Dự án ODA Phần I: Các kỹ quản lý dự án ODA Nhóm: Chuẩn bị kế hoạch dự án Mođun KH1: Khái niệm quản lý dự án ODA Hình Dự án môi trường thực dự án Môi trường thực dự án Đầu vào Dự án Đầu vào Hoạt động Đầu Đầu ) Hiểu biết môi trường thực dự án quan trọng Việc phân tích yếu tố môi trường thực dự án tíến hành qua vòng lặp sau suốt tiến trình thực dự án (Hình 8) Hình Các bước phân tích môi trường thực dự án Xem xét tỉ mỉ môi trường thực dự án xác định yếu tố, nhân tố ảnh hưởng qua lại đến việc thực dự án Xây dựng chiến lược hành động cho việc thực thành công dự án ) Nghiên cứu mức độ phụ thuộc vào môi trường thực dự án, mức độ ảnh hưởng chúng tới thành công dự án Xác định những yếu tố có lợi, khó khăn tiềm ẩn (rủi ro) Khi phân tích môi trường thực dự án, sử dụng câu hỏi hỗ trợ sau: ƒ Dự án đỏi hỏi đầu vào nào? ƒ “Ai” kiểm soát có ảnh hưởng đến đầu vào? ƒ Các tình huống, điều kiện, yếu tố ảnh hưởng đến khả có đầu vào lúc? Chất lượng cần có? Trang số: 14 / 25 BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ Chương trình Nâng cao Năng lực Toàn diện Quản lý ODA (CCBP) Giáo trình Đào tạo Quản lý Dự án ODA Phần I: Các kỹ quản lý dự án ODA Nhóm: Chuẩn bị kế hoạch dự án Mođun KH1: Khái niệm quản lý dự án ODA ƒ Đầu dự án gì? Điều kiện cần thiết cho đầu dự án? ƒ Ai có lợi từ dự án ảnh hưởng đến đầu dự án? ƒ Xem xét yếu tố môi trường tự nhiên, kinh tế -xã hội, kỹ thuật, vv bị ảnh hưởng dự án (hoặc ảnh hưởng đến dự án)? GHI NHỚ ) ) ) ) Để thực thành công dự án ODA, cần nắm vững đặc điểm nhóm công việc cần tiến hành, mối quan hệ chúng môi trường thực dự án Khung lô gíc Việc tìm hiểu, phân tích văn kiện dự án ODA quan trọng Văn kiện dự án ODA, tài liệu phê duyệt, cung cấp thông tin sở pháp lý cho nhà quản lý dự án phương diện trình chuẩn bị thực hiện, triển khai thực kiểm soát đánh giá việc thực dự án Để dự án thành công việc hiểu thấu đáo mục tiêu dự án cần thiết Phương pháp khung lô-gic (hay thứ bậc mục tiêu) phương pháp dùng để làm sáng tỏ mục tiêu dự án, có khả diễn giải dự án phức tạp cách rõ ràng dễ hiểu Trong nhiều dự án ODA, khung lô gíc sử dụng mô tả văn kiện dự án Để phục vụ cho công tác quản lý dự án ODA, việc nắm vững khái niệm khung lô gíc quan trọng Khi xem xét thứ bậc mục tiêu, tổ chức sử dụng tên gọi khác cho mức loại mục tiêu mức Trong phần tiếp theo, ví dụ khung lô gíc xây dựng cở sở tiếp cận thường sử dụng thiết kế dự án ODA, mức mục tiêu bao gồm sách, chiến lược, vận hành (Bảng 1) Trang số: 15 / 25 BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ Chương trình Nâng cao Năng lực Toàn diện Quản lý ODA (CCBP) Giáo trình Đào tạo Quản lý Dự án ODA Phần I: Các kỹ quản lý dự án ODA Nhóm: Chuẩn bị kế hoạch dự án Mođun KH1: Khái niệm quản lý dự án ODA Bảng Thứ bậc mục tiêu dự án Mức mục tiêu Mức quản lý “Mô tả” Thứ bậc mục tiêu Chính sách “Cao” Kết qủa (tác động) Mục tiêu sách Chiến lược “Trung bình” Hiệu Mục tiêu chiến lược Vận hành Công việc cụ thể Đầu Hoạt động Mục tiêu dự án Mục tiêu đầu vào Đầu vào ) Lô gic theo chiều dọc Thức bậc mục tiêu có lô gíc theo chiều dọc, từ mục tiêu đầu vào cụ thể hàng mục tiêu sách rộng hàng Câu hỏi “Tại sao? - Bằng cách nào?” công cụ hỗ trợ cho trình xây dựng khung lô gic Tại sao? Mức mục tiêu Rộng Chính sách Chiến lược Dự án/Vận hành Bằng cách nào? ) Cụ thể Lô gic theo chiều dọc cho phép khởi đầu từ mức mục tiêu với việc sử dụng câu hỏi cho mục tiêu rộng câu hỏi cách cho mục tiêu cụ thể (Bảng 2, Hình 8) Trang số: 16 / 25 BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ Chương trình Nâng cao Năng lực Toàn diện Quản lý ODA (CCBP) Giáo trình Đào tạo Quản lý Dự án ODA Phần I: Các kỹ quản lý dự án ODA Nhóm: Chuẩn bị kế hoạch dự án Mođun KH1: Khái niệm quản lý dự án ODA Bảng Ví dụ (1) lô gíc theo chiều dọc Thứ bậc mục tiêu Mục tiêu sách Chuỗi phương tiện – mục đích Tại sao? Mục tiêu: Tăng thu nhập nông dân Bằng cách nào? Chiến lược: Tăng sản xuất lúa Tại sao? Mục tiêu: Tăng sản xuất lúa Bằng cách nào? Chiến lược: Sử dụng giống phân bón Mục tiêu dự án Tại sao? Mục tiêu: Sử dụng giống phân bón (Điều hành) Bằng cách nào? Chiến lược: Cho vay vốn triển khai khuyến nông Mục tiêu đầu vào Tại sao? Mục tiêu: Cho vay vốn triển khai hoạt động khuyến nông Bằng cách nào? Chiến lược: Vay vốn ngân hàng Mục tiêu chiến lược Hình Ví dụ (2) lô gíc theo chiều dọc Thứ bậc mục tiêu Mục tiêu Câu hỏi giải pháp Chính sách Nâng cao sản xuất công nghiệp Làm để thực được? Chiến lược Sản xuất điện với công suất 50 MW Làm để có được? Mục tiêu dự án Nhà máy điện Xây cách nào? Mục tiêu đầu vào 10 tỷ (hợp động, lao động, đất) Trang số: 17 / 25 BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ Chương trình Nâng cao Năng lực Toàn diện Quản lý ODA (CCBP) Giáo trình Đào tạo Quản lý Dự án ODA ) ) Phần I: Các kỹ quản lý dự án ODA Nhóm: Chuẩn bị kế hoạch dự án Mođun KH1: Khái niệm quản lý dự án ODA Bằng cách trả lời câu hỏi “ Bằng cách nào?”, giải pháp đặt chọn lựa Trong trình phân tích, cần đưa nhiều phương án để lựa chọn mục tiêu thích hợp Lô gíc theo chiều ngang Thứ bậc mục tiêu có lô gíc theo chiều ngang với mục đích xác định đầu mà dự án cần đạt đưa giả thuyết mức mục tiêu Bảng Ví dụ lô gíc theo chiều ngang Thứ bậc mục tiêu Chuỗi phương tiện – mục đích Chỉ tiêu đo kết Giả thuyết Mục tiêu sách Mục tiêu: Tăng thu nhập nông dân đ/đầu người Giá gạo không giảm tăng sản xuất Chiến lược: Tăng sản xuất lúa Tấn/ha Mục tiêu: Tăng sản xuất lúa Tấn/ha Chiến lược: Sử dụng giống phân bón Số phân bón sử dụng (tấn) Mục tiêu chiến lược Mục tiêu dự án Mục tiêu: Sử dụng giống phân bón (vận hành) Chiến lược: Cho vay vốn triển khai hoạt động khuyến nông Mục tiêu đầu vào Mục tiêu: Cho vay vốn triển khai hoạt động khuyến nông Chiến lược: Vay vốn ngân hàng Số vốn cho vay Sử dụng hợp lý phân bón tăng sản lượng Số tiền cho vay khiến canh tác lúa tốt Mức độ chi tiêu Trang số: 18 / 25 BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ Chương trình Nâng cao Năng lực Toàn diện Quản lý ODA (CCBP) Giáo trình Đào tạo Quản lý Dự án ODA ) ) ) Phần I: Các kỹ quản lý dự án ODA Nhóm: Chuẩn bị kế hoạch dự án Mođun KH1: Khái niệm quản lý dự án ODA Lô gíc theo chiều ngang sử dụng giả thuyết để trả lời câu hỏi “các ảnh hưởng bên tác động đến dự án” với việc sử dụng dạng quan hệ “Nếu… thì” Các giả thuyết giúp cho người tiến hành dự án nắm điều kiện cần có để đạt mục tiêu dự án Trong lô gíc theo chiều ngang, cần đưa tiêu đo lường kết Các tiêu trợ giúp đắc lực cho việc đánh giá tiến trình thực dự án ODA Đọc ghi nhận hợp lý việc sử dụng khung lô gíc quản lý dự án ODA ƒ Các mức thứ bậc mục tiêu phù hợp với mức quản lý ƒ Việc lập kế hoạch dự án bắt đầu mức (theo chiều dọc) Vậy Khung lô gíc sử dụng với mục đích nào? ƒ Chỉ mối quan hệ rõ ràng mục đích thứ bậc chúng ƒ Làm sáng tỏ nhu cầu dự án để thoả mãn yêu cầu dự án ƒ Cung cấp cách thức kết nối mục tiêu dự án với tất người tham gia dự án ƒ Giúp nhà đánh giá dự án có khả đo lường mức độ thành công dự án việc đạt mục tiêu dự án GHI NHỚ Nắm vững khung lô gíc (thứ bậc mục tiêu) giúp cho trình tìm hiểu mục tiêu dự án ODA Nó đồng thời hỗ trợ cho số hoạt động quản lý dự án ODA lập kế hoạch dự án, đánh giá thực dự án Trang số: 19 / 25 BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ Chương trình Nâng cao Năng lực Toàn diện Quản lý ODA (CCBP) Giáo trình Đào tạo Quản lý Dự án ODA Phần I: Các kỹ quản lý dự án ODA Nhóm: Chuẩn bị kế hoạch dự án Mođun KH1: Khái niệm quản lý dự án ODA (Thực hành dành cho học viên) Tên: “Phân tích khung lô gíc dự án ODA” Mục tiêu: Thời gian : Mô tả : Hình thành khả hiểu biết (và xây dựng ) khung lô gíc, phân tích mục tiêu dự án 30 phút Chuẩn bị: • Lớp học chia thành nhóm 5-7 học viên • Giáo viên hướng dẫn, trao nhiệm vụ cho nhóm khung lô gíc theo chiều dọc mô tả sơ dự án ODA • Các nhóm thảo luận, phân tích logíc theo chiều dọc xây dựng khung lô gíc theo chiều ngang • Nhóm trưởng, thay mặt nhóm, trình bày trước lớp khoá học kết nhóm • Các nhóm yêu cầu hỗ trợ giáo viên • Giáo viên nhận xét, tóm tắt Giấy khổ Ao, bút mầu, máy chiếu (nếu có) Thành công dự án ) Đọc kỹ mô tả sau số yếu tố chính, định thành công việc quản lý dự án ODA: ƒ Phải làm rõ ràng mục đích dự án tất người tham gia dự án thấu hiểu cam kết thực hiện: Mục tiêu dự án nhân tố xuyên suốt giai đoạn dự án đích cuối phải đạt, sản phẩm phải hoàn thành kết thúc dự án ƒ Tận dụng ủng hộ cấp lãnh đạo: Giúp cho việc cung cấp nguồn lực kịp thời giải khó khăn nảy sinh ƒ Có kế hoạch lịch trình cụ thể: Giúp cho dự án thực tiến độ công ác giám sát, kiểm tra ƒ Tham khảo ý kiến bên tham gia: xác định nhu cầu, vấn đề vướng mắc bên tham gia Trang số: 20 / 25 BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ Chương trình Nâng cao Năng lực Toàn diện Quản lý ODA (CCBP) Giáo trình Đào tạo Quản lý Dự án ODA Phần I: Các kỹ quản lý dự án ODA Nhóm: Chuẩn bị kế hoạch dự án Mođun KH1: Khái niệm quản lý dự án ODA ƒ Có nhân tốt, có trình độ chuyên môn cao, phù hợp để thực hiện: Nhân lực nguồn lực quan trọng, định thành công dự án ƒ Các công việc tiến hành sở ứng dụng kỹ thuật phù hợp hiệu quả: ứng dụng công nghệ mới, phù hợp, hiệu nâng cao chất lượng dự án ƒ Sản phẩm đạt yêu cầu: điểm quan trọng cho tiến trình kết thúc dự án ƒ Hệ thống giám sát phản hồi hiệu quả: Kịp thời phát điều chỉnh sai phạm, giải vấn đề nảy sinh ƒ Thông tin cập nhật liên tục: Giúp cho trình giám sát đánh giá dự án ƒ Xử lý cố kịp thời: tránh hậu cố gây phát sinh chi phí, thời gian ƒ Hệ thống báo cáo hoàn chỉnh; hệ thống báo cáo phải rõ ràng, cập nhật phải trình thời hạn quy định ƒ Các hoạt động quản lý phải minh bạch: Việc minh bạch quản lý giúp cho việc nâng cao hiệu quản lý hiệu đầu tư ƒ Việc quản lý dự án phải tiến hành linh hoạt: giúp cho dự án đối phó với thay đổi môi trường dự án yếu tố rủi ro ƒ Xác định phân loại vấn đề gây ảnh hưởng đến dự án cần thiết Cần phải liên tục xem xét tỉ mỉ môi trường dự án tình thể thay đổi Việc xây dựng danh sách vấn đề nảy sinh, chiến luợc kế hoạch ứng phó với cố bất ngờ cần thiết ƒ Xây dựng chiến lược hành động nhằm mục tiêu: giảm mức độ phụ thuộc, giảm rủi ro nâng cao lực thực (thêm khả kiểm soát hay ảnh hưởng) Sử dụng mối liên kết sau nhằm nâng cao hiệu việc quản lý: Chính thức Không thức - Hội đồng - Hội họp - Điều phối viên dự án - Kế hoạch - Lực lượng chuyên biệt dự án - Chú ý đến cá tính - Hợp nhất, kết hợp - Phần thưởng Trang số: 21 / 25 BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ Chương trình Nâng cao Năng lực Toàn diện Quản lý ODA (CCBP) Giáo trình Đào tạo Quản lý Dự án ODA ) Phần I: Các kỹ quản lý dự án ODA Nhóm: Chuẩn bị kế hoạch dự án Mođun KH1: Khái niệm quản lý dự án ODA Khi lập kế hoạch thực dự án kế hoạch hoạt động, nên sử dụng số công cụ hỗ trợ phần mềm Microsoft Project, phần mềm dễ sử dụng, hữu ích sử dụng, đề cập đến khuôn khổ tài liệu (Thực hành dành cho học viên) Tên: “Các yếu tố ảnh hưởng đến thành công dự án” Mục tiêu: Nâng cao hiểu biết yếu tố dẫn đến thành công dự án Thời gian : 30 phút Mô tả : Chuẩn bị: • Lớp học chia thành nhóm 5-7 học viên • Các nhóm phân tích, thảo luận yếu tố dẫn đến thành công dự án • Nhóm trưởng, thay mặt nhóm, trình bày trước lớp khoá học kết nhóm • Các nhóm yêu cầu hỗ trợ giáo viên • Giáo viên nhận xét, tóm tắt Giấy khổ Ao, bút mầu, máy chiếu (nếu có) Trang số: 22 / 25 BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ Chương trình Nâng cao Năng lực Toàn diện Quản lý ODA (CCBP) Giáo trình Đào tạo Quản lý Dự án ODA Phần I: Các kỹ quản lý dự án ODA Nhóm: Chuẩn bị kế hoạch dự án Mođun KH1: Khái niệm quản lý dự án ODA TÀI LIỆU THAM KHẢO TT Nguồn Tên tài liệu Nghị định 17/2001/NĐCP quản lý sử dụng ODA Mô tả - Tóm tắt Các mục về: Phạm vi điều chỉnh, nguyên tắc abrn http://www.vietnam quản lý vốn ODA, nộ training.net/ODAtra dung chủ yếu văn kiện dự ining.htm án đầu tư, văn hỗ trợ kỹ thuật, quản lý thực Thông tư 06/2001/TTBKH quy chế quản lý sử dụng nguồn vốn ODA A Bruce &K.Langdon Quản lý dự án Cẩm nang quản lý hiệu Nhà xuất tổng hợp TP Hồ Chí MInh http://www.vietnam Các mục về: quy định training.net/ODAtra chung, phạm vi điều chỉnh ining.htm A Guide to the Project Management Body of Knowledge (3rd Excerpts) Project Management Institute - WB 2000 Tài liệu tập huấn quản lý dự án VIM … Vòng đời dự án, số điểm cần lưu ý quản lý dự án Chapter 1: Introduction, Chapter 2: project Life cylcle and organization Chapter 3: project prosess management for a project Module 4: Lập kế hoạch quản lý lịch trình thực Trang số: 23 / 25 BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ Chương trình Nâng cao Năng lực Toàn diện Quản lý ODA (CCBP) Giáo trình Đào tạo Quản lý Dự án ODA ) Phần I: Các kỹ quản lý dự án ODA Nhóm: Chuẩn bị kế hoạch dự án Mođun KH1: Khái niệm quản lý dự án ODA Liên hệ với dự án ODA mà bạn đã/đang thực hiện, xếp thứ tự ưu tiên (một cách tương đối) nhiệm vụ/công việc chủ yếu giai đoạn thực dự án ODA Chuẩn bị thực dự án: Công việc/Nhiệm vụ Tìm hiểu dự án: Lập kế hoạch dự án: Lập kế hoạch nhân sự: Văn hoá 1, 2, 3: Chuẩn bị sở vật chất -7 Thứ tự ưu tiên Triển khai dự án: Công việc/Nhiệm vụ Chi tiết công việc dự án: Quản lý nhân sự: Điều chỉnh mục tiêu, kế hoạch: Mua sắm Giải phóng mặt bằng… Quản lý tài chính, kế toán: Giám sát, đánh giá: Thông tin báo cáo: 10 Kết thúc dự án: Công việc/Nhiệm vụ Nghiệm thu Đánh giá Báo cáo Bàn giao: Định hướng triển khai: ……………… ……………………… Thứ tự ưu tiên Thứ tự ưu tiên Trang số: 24 / 25 BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ Chương trình Nâng cao Năng lực Toàn diện Quản lý ODA (CCBP) Giáo trình Đào tạo Quản lý Dự án ODA ) Phần I: Các kỹ quản lý dự án ODA Nhóm: Chuẩn bị kế hoạch dự án Mođun KH1: Khái niệm quản lý dự án ODA Hãy đưa ví dụ xây dựng, phân tích lô gíc theo chiều ngang chiều dọc Lô gíc theo chiều dọc Thứ bậc mục tiêu Chuỗi phương tiện – mục đích Mục tiêu sách Tại sao? Mục tiêu: Bằng cách nào? Chiến lược: Tại sao? Mục tiêu: Bằng cách nào? Chiến lược: Mụctiêu dự án Tại sao? Mục tiêu: (Điều hành) Bằng cách nào? Chiến lược: Mục tiêu đầu vào Tại sao? Mục tiêu: Bằng cách nào? Chiến lược: Mục tiêu chiến lược Lô gíc theo chiều ngang Thứ bậc mục tiêu Chuỗi phương tiện – mục đích Mục tiêu sách Mục tiêu: Chỉ tiêu đo kết Giả thuyết Chiến lược: Mục tiêu chiến lược Mục tiêu: Chiến lược: Mụctiêu dự án Mục tiêu: (vận hành) Chiến lược: Mục tiêu đầu vào Mục tiêu: Chiến lược: Trang số: 25 / 25