Báo cáo khoa học: "Một số khái niệm cơ bản về dự án và quản lý dự án" doc

Một số khái niệm cơ bản về dự án v quản lý dự án ThS. Lê thanh hơng Viện chiến lợc v phát triển GTVT Tóm tắt: Quản lý dự án cũng l một ngnh khoa học quản lý song về bản chất nó có nhiều điểm khác biệt với quản lý chung. Bi báo ny đề cập đến các định nghĩa v tính chất của dự án v quản lý dự án. Summary: Project Management is also a management science but in nature, it has some differences in comparison with general management. This article mentions projects and project definitions and properties of management. Trong sự nghiệp công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nớc hiện nay, hoạt động đầu t đóng vai trò rất quan trọng. Đó là một vấn đề đợc quan tâm hàng đầu của mọi ngành, mọi cấp. Để các dự án đầu t luôn mang lại hiệu quả thiết thực, các nhà quản lý dự án trớc hết cần phải hiểu rõ bản chất chung của dự án và quản lý dự án. Đây chính là nguồn gốc của sự khác biệt giữa hoạt động quản lý đầu t với các hoạt động quản lý sản xuất kinh doanh truyền thống. i. một số vấn đề cơ bản về dự án 1.1. Khái niệm Một dự án là một tập hợp các hoạt động phụ thuộc lẫn nhau của một quá trình duy nhất dẫn đến việc tạo ra một sản phẩm hoặc một dịch vụ đợc xác định rõ trớc nhằm đáp ứng một hoặc một số mục đích cụ thể có tính thời điểm, trong một hoàn cảnh hạn chế về tài chính, vật t, nhân lực và thời gian. 1.2. Tính chất Một dự án thờng đợc làm rõ bằng một quan hệ giữa ngời có yêu cầu và ngời thực hiện đợc cụ thể hóa thông qua một ủy nhiệm (giao việc) hoặc một hợp đồng. Ngời có yêu cầu là ngời mua hoặc ngời sử dụng sản phẩm hoặc dịch vụ yêu cầu đó. Họ có thể là khách hàng hoặc là lãnh đạo cấp trên. Ngời thực hiện là ngời đợc ủy nhiệm, mà ngời có yêu cầu giao phó quản lý việc thực hiện dự án còn gọi là chủ nhiệm dự án. Ngoài ngời có yêu cầu và chủ nhiệm dự án còn có nhiều tác nhân khác nh êkíp thực hiện dự án, ngời cấp vốn, các nhà cung cấp các sản phẩm và dịch vụ chuyên môn và các đại diện của các lĩnh vực khác của môi trờng ảnh hởng tác động đến dự án. Bên cạnh bản chất riêng của mỗi một dự án, các dự án đều có những tính chất chung phân biệt dự án với các hoạt động sản xuất kinh doanh khác của con ngời đó là: - Tính mới, tính duy nhất Nhìn chung nói đến một dự án là bao hàm việc làm ra một cái gì đó mới mà nó cha từng đợc làm trớc đây bằng cùng một ph ơng pháp trong cùng một bối cảnh hoàn toàn chính xác nh vậy. Dĩ nhiên là mức độ mới, mức độ duy nhất của các dự án khác nhau cũng rất khác nhau. Tính chất này là sự khác nhau cơ bản phân biệt dự án với các hoạt động khác có tính chất lặp đi lặp lại và liên tục theo một chơng trình chi tiết và đợc thiết lập trớc. - Tính chất giới hạn về thời gian thực hiện Bản chất của dự án là tạm thời. Một dự án luôn đợc xác định trớc thời gian bắt đầu và thời gian kết thúc dự án. Thời gian của dự án có thể là ngắn (trong vài tuần) cũng có thể là dài (trong nhiều năm) tùy theo quy mô của dự án. Tính chất này dùng để phân biệt các khái niệm về dự án và chơng trình. Chơng trình là một khái niệm giống với dự án song nó khác với dự án ở một số điểm cần chú ý: Một chơng trình nhìn chung bao gồm một tập hợp các dự án đều nhằm đạt đợc một mục tiêu tổng quát chung. Chơng trình có thiên hớng nhằm đạt đợc một mục tiêu nào đó hơn là nhằm thực hiện một sản phẩm đặc thù và thờng có thời gian dài hơn. - Bị gò bó trong những rng buộc nghiêm ngặt Dự án đợc thực hiện là để thỏa mãn khách hàng. Những đòi hỏi của khách hàng đợc nhóm lại theo 4 loại ràng buộc sau mà dự án phải tuân thủ: + Các yêu cầu về chức năng của sản phẩm hoặc dịch vụ. + Các định mức về chất lợng của sản phẩm hoặc dịch vụ. + Các thời hạn bàn giao sản phẩm hoặc dịch vụ. Chi phí của dự án. Mức độ u tiên của 4 nhóm ràng buộc này của các dự án khác nhau cũng thay đổi đáng kể tùy theo sự đòi hỏi cấp bách của mỗi một thời điểm Bảng 1. Mối quan hệ giữa bối cảnh v rng buộc u tiên của dự án Bối cảnh của dự án Ràng buộc u tiên - Bối cảnh kinh tế khó khăn - Chi phí của dự án - Thỏa mãn khách hàng nhằm thành công lâu dài - Chất lợng sản phẩm hoặc dịch vụ - Yêu cầu khẩn cấp, tầm quan trọng của cạnh tranh - Thời hạn - Tầm quan trọng của an toàn - Hiệu suất của sản phẩm hoặc dịch vụ - Một chu kỳ sống biến động Tất cả các dự án đều có một chu kỳ sống, nó bắt đầu khi xuất hiện một mong muốn hoặc một nhu cầu của ngời yêu cầu và nếu mọi việc hoàn thành tốt đẹp nó sẽ đợc kết thúc sau khi bàn giao cho ngời yêu cầu này một sản phẩm hoặc dịch vụ nh là một sự thỏa mãn nhu cầu của họ. Chu kỳ của dự án bao gồm 4 giai đoạn: + Giai đoạn xác định dự án Trong giai đoạn này nhu cầu đợc làm rõ, các mục tiêu đã xác định cụ thể và về tổng quan dự án đã đợc xác định rõ sản phẩm hoặc dịch vụ mà nó phải bàn giao, các ràng buộc phải tuân theo và chiến lợc thực hiện. + Giai đoạn chuẩn bị thực hiện Trong giai đoạn này nội dung của dự án đợc xác định cụ thể hơn, tính khả thi của dự án đợc khẳng định. Cũng trong giai đoạn này kế hoạch chi tiết của dự án đợc lập theo thời gian, kỳ hạn, các nguồn (vật t, nhân lực, thiết bị) và chi phí. Đồng thời các chính sách và trình tự quản lý đợc xác định, tổ chức đấu thầu, ký kết các hợp đồng. + Giai đoạn thực hiện dự án Trong giai đoạn này sản phẩm hoặc dịch vụ đợc thực hiện theo kế hoạch đã lập và phù hợp với những đòi hỏi của ngời yêu cầu. + Giai đoạn kết thúc dự án Trong giai đoạn này sản phẩm hoặc dịch vụ đợc cung cấp cho ngời yêu cầu, dự án đợc đánh giá và thực hiện các công việc kết thúc quản lý dự án. Thời g ian Xác đ ị nh dự án Chuẩn b ị thực hiện Th ự c hiện dự án Kết thúc dự án Chi phí Chi phí tích lũy Hình 1. Mô hình chung của một dự án Nhìn vào hình 1 ta thấy mức độ sử dụng các nguồn (vật t, máy móc, nhân lực) tăng dần dần và đạt cao nhất ở giai đoạn thực hiện dự án, nó tỷ lệ thuận với chi phí của dự án. Ba giai đoạn đầu nói chung đợc kết thúc bằng 1 quyết định của ngời yêu cầu (chủ đầu t). Ví dụ ngời yêu cầu có thể từ chối chấp nhận sản phẩm hoặc dịch vụ nh thế vào cuối giai đoạn thực hiện dự án nếu nh nó không đáp ứng đòi hỏi của họ. Chu kỳ sống của dự án đợc coi là biến động vì 4 giai đoạn rất khác nhau. Chúng đợc phân biệt bằng bản chất các hoạt động của chúng cũng nh bằng số lợng và loại nguồn mà chúng đòi hỏi. Ví dụ giai đoạn xác định dự án cần một số ít các nhà tạo mẫu sản phẩm và các nhà chuyên môn khác nhau, họ có các phiếu giao việc hoặc hợp đồng lập một dự án thích đáng và khả thi. Giai đoạn chuẩn bị thực hiện, trớc hết cần các nhà kế hoạch và còn cần các chuyên gia của các nội dung chi tiết của dự án, họ phải xây dựng kế hoạch chi tiết để thực hiện dự án. Còn về giai đoạn thực hiện dự án thờng đòi hỏi số lợng lớn các nguồn, trong nhiều trờng hợp nó đợc giao toàn bộ hoặc một phần cho các nhà thầu phụ thông qua các hợp đồng phụ (B'). - Có rất nhiều ngời tham gia dự án có nguồn gốc khác nhau. Một trong những điểm khác biệt quan trọng nhất giữa một đơn vị tổ chức truyền thống (ví dụ: phòng, vụ, trung tâm ) và một dự án là nguồn gốc của những ngời tác động đến dự án. Thật vậy chúng ta thấy rằng rất nhiều trong số những ngời tham gia dự án hoặc có tác động đến dự án đến từ nhiều đơn vị hoặc các tổ chức khác nhau. Trong nhiều dự án những ngời tham gia có chuyên môn khác nhau và văn hóa của họ cũng rất đa dạng. Tính chất này của dự án dẫn đến hai hậu quả rất quan trọng: + Ngời ta thấy rằng trong một dự án không dễ dàng gì để các bên tham gia dự án có cùng chung quyền lợi, định hớng và mục tiêu. + Ngời phụ trách dự án nhìn chung có rất ít quyền về chủ động sử dụng các nguồn (vật t, nhân lực máy móc) so với lãnh đạo của một đơn vị truyền thống. - Một bối cảnh không ổn định (không chắc chắn) Với tất cả các tính chất nh trên, toàn bộ dự án theo định nghĩa chịu một bối cảnh không chắc chắn. Điều đó đem đến cho dự án những rủi ro, mạo hiểm. Chính đặc tính này đồng thời vừa làm chúng ta lo sợ lại vừa hấp dẫn chúng ta. Dĩ nhiên là tất cả các dự án không chịu cùng một mức độ không chắc chắn, nó tùy thuộc vào: + Tầm cỡ của dự án + Mức độ mới của dự án, của công nghệ đợc sử dụng + Tính chặt chẽ của các ràng buộc về hiệu suất, chất lợng, thời gian và chi phí + Tính phức tạp và tính không thể dự báo đợc của môi trờng của dự án + Số lợng các loại nguồn khác nhau. II. một số vấn đề cơ bản về quản lý dự án 2.1. Khái niệm Quản lý dự án là nghệ thuật chỉ đạo, điều phối các nguồn nhân lực, thiết bị và vật t trong suốt chu kỳ của một dự án bằng việc sử dụng các kỹ thuật quản lý hiện đại và thích hợp để đạt đợc những mục đích đã đợc xác định trớc: - Quy mô, phạm vi của sản phẩm hoặc dịch vụ; - Chi phí; - Thời hạn; - Chất lợng; - Thỏa mãn khách hàng và các bên tham gia. 2.2. Tính chất Quản lý dự án ngày nay đã trở thành một triết học quản lý riêng, đáp ứng tốt bối cảnh của các tổ chức hiện tại và tơng lai và rõ ràng là quản lý dự án đợc phát triển có sửa đổi từ triết học quản lý truyền thống. Triết học mới về quản lý này bao gồm 3 yếu tố cơ bản và chúng tác động qua lại với nhau: - Một văn hoá đặc biệt Văn hoá ở đây đợc hiểu là tập hợp các giá trị về nhận thức, thái độ, cách ứng xử của mọi ngời tham gia dự án. Các giá trị chủ yếu của văn hoá quản lý dự án là: + Quan điểm thỏa mãn khách hàng + Ưu tiên các yêu cầu của dự án. + Chú trọng vào nhiệm vụ và các kết quả + Mở ra môi trờng của dự án + Sáng kiến, khả năng khống chế rủi ro + Phân chia trách nhiệm, quy trách nhiệm rõ ràng + Tính nghiêm khắc, chặt chẽ; kỷ luật tự giác + Năng lực yêu cầu của các chức danh tham gia dự án + Tinh thần tập thể, hợp tác + Bao dung đối với các vấn đề còn nhập nhằng nớc đôi, không rõ ràng, tránh căng thẳng. Đó là một văn hoá yêu cầu rất cao, nó khuyến khích đợc mọi ngời trong dự án. - Một hình thức tổ chức đặc biệt Các nguyên tắc tổ chức chủ yếu của quản lý dự án hoàn toàn đối lập với quản lý theo khuynh hớng tổ chức chỉ đạo theo cấp bậc, phân chia thành các bộ phận riêng rẽ, quan liêu bàn giấy. Một mô hình tổ chức quản lý dự án bao gồm các yếu tố sau: + Vai trò của ngời hoà nhập các bộ phận với nhau: Giám đốc điều hành dự án + Một ê kíp của dự án gồm nhiều chuyên môn khác nhau, nhiều đơn vị bộ phận + Một cấu trúc ít cấp chỉ đạo, quản lý, có tính tổ chức cao, linh hoạt (thay đổi luôn) + Một phơng thức hoạt động mềm dẻo + Các quan hệ ngang cấp (quan hệ các bên theo chiều ngang) quan trọng hơn là các quan hệ cấp trên, cấp dới (theo chiều dọc) + Phải có các cơ chế để quản lý hiệu quả các mặt phân giới bên trong và bên ngoài + Sự phân chia mức độ hoạt động + Các hệ thống và các quá trình đáp ứng yêu cầu của dự án. Dĩ nhiên nó là một phơng thức tổ chức cơ bản dựa trên việc đạt đợc những mục tiêu của dự án và nó không thể đợc sử dụng hiệu quả nếu không có một văn hoá quản lý dự án mạnh ở tất cả các bộ phận của dự án. - Một tập hợp các kỹ thuật v các công cụ Quản lý dự án đã trải qua thời gian đến nay đã đợc trang bị một tập hợp các kỹ thuật và công cụ đặc biệt để quản lý một cách hiệu quả hơn chu kỳ sống của các dự án. Mô hình chung của một dự án có thể trình bày nh sau: ở trung tâm của mô hình trong hình vuông gồm 5 chức năng quản lý truyền thống. Phơng pháp quản lý dự án là phân nhỏ dự án thành các phần việc ngày càng đơn giản hơn. Vì vậy, chức năng "quản lý mặt phân giới" của các bộ phận của dự án đợc thêm vào đây là một chức năng quan trọng, quyết định thành công của dự án, nó đợc xem nh là một yếu tố chính của quản lý dự án. Hình 2. Sơ đồ minh hoạ các chức năng của quản lý dự án v môi trờng của nó C á c b ê n t h a m g ia d ự á n * Địa lý tự nhiên * Chính sách * Xã hội * Quy định luật lệ * Công nghệ * Kinh tế * Văn hoá Các chức năng của QLDA + Lập kế hoạch + Giám sát + Kiểm tra + Chỉ đạo + Điều phối + Quản lý mặt phân giới M ô i t r ờ n g c ủ a d ự á n Tổ chức bên trong dự án Chất lợng Chi phí Phạm vi quy mô Các nguồn bên trong Thời gian * Khách hàng * Ngời cấp vốn * Nhà cung cấp * Nhà thầu phụ * Ngời sử dụng * Các nhóm gây sức ép Đối tợng của các chức năng quản lý dự án rất đặc thù, song có thể đợc quy thành 4 tham số lớn là: Phạm vi - Thời gian - Chi phí - Chất lợng Ngoài ra dự án bị ảnh hởng rất lớn bởi môi trờng bên trong và bên ngoài của nó. Viện quản lý dự án ở Mỹ đã đa ra một cấu trúc về quản lý dự án nh sau: Quản lý dự án Quản lý phạm vi Quản lý chất lợng Quản lý thời hạn Quản lý chi phí Quản lý TT liên lạc Quản lý cung ứng Quản lý nhân lực Quản lý rủi ro Các quá trình hoà ậ Các quá trình cơ bản Hình 3. Sơ đồ các chu trình quản lý của quản lý dự án Quản lý dự án vì vậy bao gồm quản lý tám quá trình này trong suốt chu kỳ của dự án. Mỗi một quá trình có những kỹ thuật và công cụ riêng mà ta cần phải sử dụng nó để đảm bảo thành công của dự án. Trên cơ sở nắm vững bản chất của dự án và quản lý dự án các nhà khoa học quản lý dự án nghiên cứu đề xuất một tập hợp các kỹ thuật và công cụ đặc biệt sử dụng cho mỗi một quá trình quản lý của quản lý dự án. Dĩ nhiên là tuỳ thuộc vào bản chất và tầm cỡ của mỗi dự án mà có những kỹ thuật và công cụ phù hợp. Tuy nhiên cho dù bản chất và tầm cỡ của dự án là nh thế nào đi nữa thì việc sử dụng các kỹ thuật và công cụ thích đáng cha phải là điều kiện đủ để đảm bảo thành công của dự án mà còn cần phải có một phơng thức tổ chức và một văn hoá thích hợp. Việc lựa chọn một phơng thức tổ chức và xây dựng một văn hóa thích hợp cũng phải trên cơ sở nắm vững các tính chất đặc thù của dự án và quản lý dự án. Tài liệu tham khảo [1]. Williamr. Duncan. A guide to the project management body of knowledge, project management institute, 1996. [2]. Gilles le beau et rierre menard. Conception de projet, Universite du Quebec a Montreal, 1997 . Viện quản lý dự án ở Mỹ đã đa ra một cấu trúc về quản lý dự án nh sau: Quản lý dự án Quản lý phạm vi Quản lý chất lợng Quản lý thời hạn Quản lý chi phí Quản lý TT liên lạc Quản lý. Một số khái niệm cơ bản về dự án v quản lý dự án ThS. Lê thanh hơng Viện chiến lợc v phát triển GTVT Tóm tắt: Quản lý dự án cũng l một ngnh khoa học quản lý song về bản chất nó. gian và chi phí + Tính phức tạp và tính không thể dự báo đợc của môi trờng của dự án + Số lợng các loại nguồn khác nhau. II. một số vấn đề cơ bản về quản lý dự án 2.1. Khái niệm Quản lý dự