Tiểu luận ứng dụng thẻ từ trong công tác quản lý nhân viên

lời mở đầu Công nghệ thông tin ngày đợc ứng dụng rộng rãi hoạt động kinh tế, xã hội Trong công tác quản lý, công nghệ thông tin đóng vai trò quan trọng, công cụ đắc lực giúp cho nhà quản lý trình quản lý định Vì việc nghiên cứu ứng dụng khoa học công nghệ hoạt động quản lý cần thiết sinh viên chuyên ngành quản lý kinh tế Thực tế Việt Nam, việc quản lý nhân quản lý nhân viên tổ chức kinh tế xã hội nhiều điều bất cập Cụ thể công tác quản lý nhân viên Công ty bao gồm nhiều vấn đề nhng vấn đề quan trọng việc kiểm tra đánh giá việc thực nội quy Công ty, việc chấm công nh công tác toán tiền lơng cho nhân viên Trong điều kiện kinh tế đất nớc hội nhập phát triển việc đơn vị kinh tế nói riêng toàn kinh tế đất nớc nói chung phải gồng chọn công cụ quản lý hữu dụng nhất, kinh tế điều cần thiết cấp bách Chúng ta sống thời đại mới, thời đại phát triển rực rỡ công nghệ thông tin đòi hỏi đơn vị phải nâng chất tin học hoá quản lý thông tin cách tốt Để làm đợc việc cần phải thực việc khảo sát, phân tích thiết kế hệ thống quản lý thông tin máy tính, tơng ứng với đặc điểm triển vọng phát triển đơn vị bảo đảm sử lý thông tin hiệu Trong công tác quản lý doanh nghiệp ban giám đốc Công ty thiếu đợc việc quản lý cán công nhân viên Công ty Một Công ty hoạt động cần có biện pháp chặt chẽ để quản lý giấc, ngày công, hiệu hoạt động nhân viên công ty Hiện công ty, doanh nghiệp gặp nhiều khó khăn công tác quản lý nhân viên tốn nhiều công sức làm tốt đợc việc Vậy với hệ thống quản lý nhân viên đợc cài đặt sẵn hệ thống máy tính, ngời quản lý công ty nắm bắt đợc toàn thông tin việc thực nội quy công ty nhân viên cách đơn giản thuận tiện Chỉ với thẻ từ toàn thông tin vào, ra, có mặt hay vắng mặt nhân viên đợc lu vào giữ liệu máy tính công ty Công việc hữu hiệu công tác quản lý tiền lơng công ty Hiện nhiều công ty tồn việc quản lý ngày công nhân viên cách thủ công, không khách quan khoa học Hàng ngày sau làm việc nhân viên thống kê phải đến phòng ban để ghi nhận nhân viên vắng mặt, sau ghi vào sổ chấm công, ngời điều hành biết đợc số lợng nhân viên vắng mặt ngày, tháng nh nhiều thời gian, công sức Qua bất cập công tác quản lý nhân nhân viên đợc bảo nhiệt tình cô giáo Lê Thị Hồng Phơng em mạnh dạn chọn đề tài : Ưng dụng thẻ từ công tác quản lý nhân viên làm đề tài báo cáo nghiên cứu khoa học Chắc chắn với hiểu biết hạn chế đề tài em không tránh khỏi sai sót, kính mong thầy cô giáo tận tình giúp đỡ em để em hoàn thành đề tài cách tốt Em xin chân thành cảm ơn thầy cô ! Phần I : Vai trò quản lý nhân viên việc nâng cao hiệu sản xuất kinh doanh Doanh nghiệp tế bào kinh tế quốc dân, tồn phát triển bền vững doanh nghiệp theo thời gian sứ mệnh thiêng liêng doanh nghiệp Để cho doanh nghiệp tồn phát triển bền vững phụ thuộc vào nhiều yếu tố yếu tố quan trọng hàng đầu quản lý nguồn nhân lực Trớc biến động thị trờng, trớc đòi hỏi ngày cao khách hàng, trớc cạnh tranh ngày mãnh liệt, doanh nghiệp cần phải dựa vào huy động toàn nguồn nhân lực mình, doanh nghiệp doanh nghiệp Nói đến quản lý ngời tạo đủ động lực cho ngời kết hợp chiều động lực tất ngời Để tạo động lực cho ngời phải hình thành đợc yếu tố chi phối tốt lên động làm việc họ Thứ phải hợp lý hoá chỗ làm việc để tạo suất lao động chung cho doanh nghiệp Thứ hai, phải đề biện pháp nhằm nâng cao tinh thần trách nhiệm ý thức tự quản cá nhân, nhóm công tác.Thứ ba, ngời phải gắn bó với kết cuối phần công việc mà đảm nhận, ngời lao động hiểu rõ họ đợc nhận thù lao phần khen thởng xứng đáng với lao động nỗ lực mà họ bỏ Thứ t, phải có phân công rõ ràng, rành mạch để ngời biết phải làm việc dới quyền ai, ngời kiểm tra thừa nhận thành lao động Quản lý nguồn nhân lực bao gồm hai việc: Quản lý ngời Tối u hoá nguồn nhân lực Nh quản lý nguồn nhân lực nói chung quản lý nhân viên công ty nói riêng quan trọng cấp bách Tác động việc quản lý nhân viên đến hiệu sản xuất kinh doanh lớn Một công tác quản lý nhân viên thực tốt khiến cho ngời quản lý nắm đợc tình hình thực tế nhân viên Việc tuân thủ nội quy công ty cán công nhân viên đợc kiểm tra sát khiến cho ý thức làm việc họ cao Đồng thời, song song với việc kiểm tra vào, cán công nhân viên việc thực công tác chấm công toán lơng Nếu ba công việc chủ yếu công tác quản lý đợc thực tốt lao động nhân tiền lơng coi nh nhiệm vụ ngời quản lý tạm thời hoàn thành nửa Phần II: Quản lý thời gian làm việc - nội dung quan trọng quản lý nhân viên Thành công hay thất bại doanh nghiệp công tác quản lý phụ thuộc vào nhiều yếu tố yếu tố ngời quan trọng phức tạp Vì ngời thực thể sống có ý trí có tình cảm nên việc quản lý họ cho hiệu khó Tại nớc phát triển nh Anh, Pháp, Nhật, Canada công ty hoạt động kinh tế hiệu quả, không mang tầm cỡ quốc gia mà mang tầm cỡ quốc tế Sự phát triển không ngừng công ty phải kể tới công tác quản lý nhân viên thành công Các công ty sản xuất kinh doanh nớc phát triển tiếng nhân viên họ hoạt động, sản xuất với tác phong công nghiệp cao, ý thức ngời lao động cao, họ vi phạm nội quy công ty Ngoài việc ngời lao động đợc trang bị kiến thức tiên tiến khoa học công nghệ, họ tuân thủ nghiêm ngặt nội quy công ty nh : Đi làm giờ, đủ giờ, không bỏ việc tự ý có tinh thần trách nhiệm cao công việc Để hoạt động công ty tiến triển ngày có nhiều thành công cố gắng phận lãnh đạo mà giúp sức toàn thể cán công nhân viên công ty Con ngời nguồn nhân lực lớn doanh nghiệp, phơng pháp quản lý doanh nghiệp hiệu cách quản lý phơng diện tâm lý Để cho nhân viên công ty thấy đợc tầm quan trọng việc tuân thủ quy tắc đợc đề giúp họ làm việc hiệu Bây thời đại công nghiệp, hình thức lao động phân tán với thời gian lao động tự không phù hợp mà thay vào hình thái lao động tập trung với thời gian lao động bắt buộc Hình thái lao động góp phần thúc đẩy xã hội phát triển nh vũ bão, làm nên nhiều kỳ tích loài ngời Thời gian làm việc với số đặn ngày, số ngày đặn tuần, đợc xuyên suốt liên tục nhiều năm nguyên nhân làm cho nhiều công ty phát triển hôm nay.Nh thấy đợc tầm quan trọng việc quản lý thời gian làm việc công ty Tuy nhiên công tác quản lý nhân viên công ty gặp phải nhiều vấn đề nh làm để quản lý giấc làm việc cán bộ, công nhân viên công ty cách hiệu tiết kiệm III Thực trạng quản lý nhân viên doanh nghiệp Việt Nam vấn đề đặt Mặc dù tổ chức kinh tế cố gắng đa tổ chức phát triển tiến lên, nhng công tác quản lý nhân viên công ty nhiều điều phải lu tâm Nh biết, nguồn nhân lực dồi Tuy nhiên việc sử dụng cho có hiệu số lao động phong phú đòi hỏi ngời quản lý phải có biện pháp nhạy bén xác đáng Một thực tế mà công ty Việt Nam gặp phải tình trạng nhân viên công ty làm trễ giờ, nh vấn đề nghỉ việc tự Nguyên nhân phần tác phong làm việc không khoa học đợc hình thành từ lâu ngời Việt Nam ta Lí thứ hai công tác quản lý doanh nghiệp cha nghiêm tạo cho nhân viên công ty có thói quen không tốt Chính nguyên nhân thời gian gần công tác quản lý nhân viên đợc nâng cao nhng nghĩa tốt nhiều Tại số doanh nghiệp ngời quản lý đa nhiều biện pháp để giảm thiểu vi phạm nội quy cán công nhân viên nh bố trí nhân viên bảo vệ kiểm tra sát làm, về, ngày nghỉ việc ngày có mặt Tuy hiệu công việc cha cao cha thực mang tính khách quan, áp dụng cho doanh nghiệp công ty có hàng trăm, hàng ngàn cán công nhân viên điều khó Đồng thời việc chấm công cho cán công nhân viên công ty gặp phải số vấn đề nh hàng ngày sau làm việc nhân viên thống kê đến phòng ban để ghi nhận nhân viên vắng mặt, sau ghi vào sổ chấm công, ngời điều hành biết đợc số lợng nhân viên vắng mặt ngày, tháng nh nhiều thời gian công sức Và thời đại khoa học công nghệ phát triển nh hoàn toàn yên tâm khối lợng công việc nh đợc giải máy tính mà nhiều công sức Hiện giới công nghệ thẻ đợc áp dụng cho việc quản lý nhân viên trở lên phổ biến Chúng ta cần áp dụng rộng rãi khoa học công nghệ để nâng cao hiệu công việc cách tối đa IV Ưng dụng thẻ từ công tác quản lý nhân viên Thẻ từ gì? Thẻ từ loại thẻ mà có chứa toàn thông tin cần thiết nh tên quan, logo, tên ngời sử dụng, ảnh mặt sau có gắn băng từ đợc mã hoá.Thẻ từ đợc áp dụng để quản lý ra/vào cán công nhân viên công ty đồng thời đợc dùng nh thẻ chấm công Việc ứng dụng thẻ từ công tác quản lý đợc áp dụng từ lâu giới lợi ích lớn Tiết kiệm sức lao động, thuận lợi, an toàn tiết kiệm u điểm công nghệ thẻ Ơ nhiều nớc phát triển công nghệ thẻ đợc ứng dụng nhiều lĩnh vực sống trở thành dịch vụ quen thuộc ngời, từ dịch vụ công cộng đơn giản nh xe buýt, toán siêu thị, trả tiền học phí, viện phí đến dịch vụ mang tính bảo mật cao nh rút tiền Ngân hàng, đặc biệt phải nói tới ứng dụng quan trọng thẻ từ ứng dụng thẻ từ quản lý Ơ nớc ta việc ứng dụng công nghệ thẻ vào sống chậm so với nhiều nớc khu vực, công nghệ thẻ thật đợc nhiều ngời sử dụng vài năm gần Để thực tốt công tác quản lý nhân viên, ngời quản lý phải đa phơng pháp hữu hiệu nhất, nỗ lực mà cần tới hỗ trợ máy móc, công nghệ đại Công nghệ thẻ giúp ngời quản lý kiểm soát chặt chẽ việc tuân thủ nội quy cán công nhân viên công ty, đồng thời kết hợp với phần mềm quản lý nhân phần mềm tính lơng giải pháp hoàn chỉnh tin học hoá công tác quản lý nhân lao động - tiền lơng đơn vị Sự cần thiết việc ứng dụng thẻ từ quản lý nhân viên Trớc cha áp dụng thẻ từ quản lý, để nắm đợc thông tin vào cán công nhân viên ngời quản lý phải bố trí nhân viên bảo vệ đứng cổng vào ghi chép thông tin cần thiết Công việc thủ công, nhiều công sức mà không mang tính khách quan, công Đồng thời để chấm công cho nhân viên hàng ngày sau làm việc nhân viên thống kê đến phòng ban để ghi nhận nhân viên vắng mặt ngày, tháng thời gian Khi ứng dụng thẻ từ để quản lý nhân viên công vịêc thủ công lực lợng bảo vệ, nhân viên thống kê không Thay vào tạo nên tác phong công nghiệp cho ngời lao động, ý thức họ đợc nâng cao công việc quản lý mang tính khách quan, xác Hàng ngày với thao tác đơn giản mau lẹ việc quét thẻ từ cổng công ty thông tin cần thiết cán công nhân viên đợc lu trữ vào máy tính Ngay vào, công nhân viên nh việc chấm công cho họ đợc thực máy vi tính Công việc đợc thực cách đơn giản hiệu Hơn với kết hợp phần mềm máy tính chuyên dụng KT TIME việc quản lý nhân viên kết hợp trực tiếp với phần mềm kế toán tiền lơng giúp giảm bớt lợng công việc cho khâu Hàng tháng, kế toán tiền lơng lấy thông tin máy chấm công để tổng hợp lại tính lơng cụ thể cho ngời công ty Nhờ theo dõi việc thực nội quy nhân viên xác khách quan nh ngời quản lý đề biện pháp hữu hiệu nhằm khuyến khích nhân viên công ty làm việc có hiệu Ví dụ, nhân viên không trễ, sớm làm đầy đủ đợc thởng 15% tổng số lơng Còn nhân viên muộn nhiều, hay sớm, bỏ việc tự bị trừ lơng Chắc chắn với sách ứng dụng hữu hiệu công nghệ thẻ từ ngời lao động có ý thức nhiều công việc Và nh công tác quản lý nhân công ty nói chung, quản lý nhân viên nói riêng có nhiều tiến Ưng dụng thẻ từ Hiện số lợng nhà máy, xí nghiệp có nguồn nhân lực lớn ngày nhiều nớc ta Nhng thực tế mà doanh nghiệp gặp phải công tác quản lý nhân gặp phải nhiều khó khăn Đó việc quản lý, theo dõi thời gian ra/vào nơi làm việc, chấm ngày công cho cán công nhân viên công ty để từ giải việc toán lơng Thành tựu khoa học công nghệ đem đến nhiều lợi ích cho sống Chấm ngày công, theo dõi thời gian vào nơi làm việc dần đợc tự động hoá công sở Chỉ với thẻ từ, bảng giấy chấm công máy quét đặt cửa vào, bảng chấm công hàng ngày báo cáo đầy đủ số ngày làm việc thời gian đến công chức Hiện với công nghệ thẻ dần phát triển việc ứng dụng thẻ từ với chất lợng cao khó Trên thị trờng có bán loại thẻ từ không tiếp xúc (Proximity Card) loại thẻ có gắn EPROM ghi liệu bên trong, liên hệ với đầu đọc thẻ vô tuyến qua ăng ten nằm bên thẻ Mỗi nhân viên công ty đợc phát thẻ từ hàng ngày qua cổng công ty họ việc thực thao tác nhỏ, thông tin thời gian vào/ra, có mặt hay vắng mặt đợc lu trữ máy vi tính Thẻ dễ sử dụng, đầu đọc thẻ đọc đợc thẻ khoảng cách từ 3-16 cm, nên thuận tiện, giải phóng ngời qua cổng nhanh Khi thao tác quét thẻ đợc thực đầu đọc thẻ liên hệ trực tiếp với máy chấm công.Đầu đọc thẻ thiết bị nhận tín hiệu liệu thẻ gửi máy tính Dữ liệu đợc lu vào nhớ máy tính, kiểm tra với thông tin nạp sẵn nhớ Đầu đọc thông báo cho ngời cầm thẻ biết trờng hợp thẻ hợp lệ không hợp lệ âm bip Hoạt động máy chấm công nhận diện điện từ trờng từ thẻ đợc cài đặt mã vạch quy định vàơ nhớ máy Nhờ đó, cần đa thẻ vào phận nhận điện từ, máy tự khắc nhập liệu ngày, cụ thể vào nhớ Cho mẫu bảng chấm công có sẵn khung chia ngày vào máy tự in ngày, đến Đến cuối tháng, bảng đợc gửi cho ngời phụ trách Căn vào số liệu đợc in bảng chấm công ông chủ quản lý đợc thời gian làm việc, nghỉ ngơi ngời làm.Hầu hết model có kích thớc nhỏ gọn kiểu dáng trang nhã Mỗi máy đợc cài đặt sẵn lịch vạn niên, chuông báo đợc nối với loa lớn pin dự phòng( khoảng 72 giờ) trờng hợp điện Muốn kiểm tra lại cần nhấn phím chức quay trở ngày tháng, chi tiết đợc hiển thị rõ bảng điện tử.Và công cụ thiết yếu để thực tốt công việc thiếu phần mềm KT TIME Phần mềm KT TIME đợc thiết kế xây dựng môi trờng Window với giao diện đẹp, quen thuộc, dễ sử dụng tiện ích.Phần mềm kết hợp với thiết bị chấm công tạo thành giải pháp hoàn chỉnh cho công tác quản lý nhân Nếu điều kiện đơn vị cha trang bị phần mềm quản lý nhân phần mềm tính lơng, việc trang bị chấm công máy phần mềm KT TIME giúp cho công tác tính tổng hợp công nhanh chóng xác tạo điều kiện để phận tính lơng làm tốt nhiệm vụ Đến cuối tháng với bảng chấm công máy chấm công cung cấp đợc gửi tới phận tính lơng Việc tính lơng cho cán công nhân viên đợc xác, khách quan quan trọng giảm bớt nhiều công sức cho ngời quản lý mà hiệu công việc cao *Điều kiện ứng dụng thẻ từ Để ứng dụng công nghệ thẻ từ cách hiệu công ty doanh nghiệp cần phải nắm rõ điều kiện làm việc đơn vị Nếu điều kiện làm việc khu công nghiệp phân xởng sản xuất có lợng công nhân lớn nên sử dụng thẻ từ ứng với máy chấm công điện Trong đó, máy in kim(nét in nhỏ) đợc thiết kế thêm bảng đồng hồ mặt trớc chế độ tự nhận đẩy giấy Máy in đợc hai màu để phân biệt đến sớm đến trễ nhằm có chế độ thởng phạt rõ ràng Máy có sẵn chơng trình làm việc theo ca, ca gồm hai cột vào Cứ sau ca, máy tự động chuyển sang cột kế tiếp, tránh tợng nhầm lẫn ca với Đối với quan, văn phòng đại nên sử dụng loại máy chấm công điện từ Ap dụng thẻ từ loại nhựa cứng đặc biệt, vừa bảng chấm công vừa bảng tên đeo ngời nên bị đánh hỏng hóc Công đoạn cho việc chấm công đơn giản Không giây sau quét thẻ từ, đầu đọc nhận xử lý thông tin truyền qua máy tính, nh thủ tục ngày làm việc đợc ghi nhận đầy đủ *Chi phí để lắp đặt hệ thống máy móc Trên thị trờng xuất nhiều loại thiết bị phục vụ cho việc ứng dụng thẻ từ quản lý nhân viên Thứ thẻ từ: trớc thị trờng Việt Nam để có thẻ từ chắn chi phí để mua cao toàn hàng ngoại nhập Nhng công ty nớc hoàn toàn sản xuất đợc thẻ từ chất lợng cao mà giá thành phải chăng.Giá thành cho thẻ từ khoảng từ 30 50 ngàn đồng Đầu đọc thẻ (máy chấm công) : Thực tế thị trờng có máy chấm công nớc nh Đài Loan hay Nhật Bản cha sản xuất đợc Vì giá thành có cao, nhiên loại máy dễ dùng tốt Tuỳ thuộc vào loại máy mà giá thành cao thấp khác Các máy thị trờng thờng máy điện từ, máy in kim có đồng hồ, máy in búa có đồng hồ, máy in búa đồng hồ Giá thành loại máy giao động từ 3.970.000 7.500.000 đồng Các doanh nghiệp đầu t cho doanh nghiệp lợi ích việc ứng dụng công nghệ thẻ từ lớn Phần mềm KT TIME thời gian sử dụng lâu dài vô tiện ích Hiện thị trờng dễ để tìm mua lắp đặt phần mềm Giá thành phần mềm khoảng dới 10 triệu đồng Đây chi phí cao cho việc cải tổ lại hệ thống làm việc doanh nghiệp *Các mặt hạn chế biện pháp khắc phục Hiệu việc ứng dụng thẻ từ công tác quản lý nhân viên lớn Tuy nhiên số điểm mà ngời quản lý doanh nghiệp cần lu ý Đối với máy chấm công điện: Khi dùng loại máy phải chấp nhận chi phí thờng xuyên cho việc mua giấy mực in Dù lợng tiền mua không nhiều (mực in từ tháng thay lần, bảng giấy khoảng 40.000 đồng cho lốc 100 tờ) Nhng ngời dùng phải cẩn thận giữ giấy tránh bị thấm nớc, thao tác đa rút giấy khỏi máy phải nhẹ nhàng Vì gấp gáp, giấy bị rách kẹt lại máy Về mặt máy chấm công điện từ vợt trội Đối với máy chấm công điện từ: Nhợc điểm máy nhớ dễ bị rối tung lên thẻ từ bị quét liên tục qua lại Khi định phải cài đặt lại chơng trình, liệu ngày làm trớc bị xoá Nhng không cần phải lo tất nhợc điểm chắn khắc phục đợc Đối với máy chấm công điện ngời sử dụng cẩn trọng thao tác nắm chế hoạt động máy máy sử dụng bền Đối với máy chấm công điện từ quét thẻ phải đặt thẻ từ cách mặt nhận diện khoảng cm, thời gian đặt thẻ nên cách 20 giây để tránh việc nhớ không kịp nhảy liệu, dễ bị trùng lắp Việc ứng dụng thẻ từ quản lý nhân viên (ra/vào) đợc áp dụng từ lâu Thế giới Chính nhợc điểm việc ứng dụng thẻ từ đợc khắc phục cách tối đa Nh trình bày phần quan xí nghiệp áp dụng công nghệ thẻ không tiếp xúc(Proximity Card) khắc phục đợc nhợc điểm thẻ từ bình thờng Nếu thẻ từ thông thờng có độ bền không cao, việc bảo quản thẻ phải cẩn trọng khả chịu nhiệt kém, trình sử dụng thẻ gây nhiều lỗi đọc thẻ không thực quy cách lỗi đầu từ, thiết bị đọc thẻ công nghệ thẻ không tiếp xúc hoàn toàn lo điều Thẻ không tiếp xúc có độ bảo mật cao, chống thẻ giả, thời gian đọc thẻ nhanh, xác không gây lỗi, tiếp xúc học đầu đọc thẻ Thẻ không tiếp xúc ghi liệu bên trong, liên hệ với đầu đọc thẻ vô tuyến qua ăng ten nằm bên thẻ Thẻ dễ sử dụng, đầu đọc thẻ đọc thẻ khoảng cách 16 cm, nên thuận tiện, giải phóng ngời qua cổng nhanh Các đầu đọc thẻ gọn nhẹ, lắp đặt dễ dàng nhanh chóng Thậm chí đặt đầu đọc bên tờng gạch,kính, gỗ đảm bảo an toàn mỹ thuật Hệ thống kiểm soát vào thẻ không tiếp xúc xác thuận tiện Chơng trình quản lý linh hoạt, thuận tiện,hữu ích cho ngời điều hành quản lý *Hiệu áp dụng thẻ từ quản lý nhân viên Một ứng dụng vô quan trọng công nghệ thẻ việc liên kết phối hợp việc kiểm soát hệ thống cửa vào, phân quyền khu vực vào đợc phép, mở rộng số lợng cửa đợc quản lý với chơng trình quản lý khác nhân sự, kế toán, tiền lơng Đối với công ty xí nghiệp có nguồn nhân lực lớn có trang bị máy chấm công sử dụng thẻ từ việc tổng hợp công từ liệu máy chấm công chuyển để tính lơng sử lý tự động Ngoài số liệu từ máy chấm công chuyển cần đợc điều chỉnh để tổng hợp công đầy đủ, xác cho trờng hợp vào bổ sung nhân viên cha đợc cấp thẻ nhân viên bảng tổng hợp công trừ số liệu từ thẻ nhân viên không hợp lệ Để ứng dụng công nghệ thẻ từ cách hữu hiệu ta cần phải phối hợp sử dụng phần mềm KT TIME Phần mềm KT TIME giúp tiết kiệm thời gian công sức giải phóng việc tính toán thủ công nâng cao hiệu sử dụng công nghệ tiên tiến công ty xí nghiệp Đồng thời phần mềm kết hợp với phần mềm quản lý nhân phần mềm tính lơng giải pháp hoàn chỉnh tin học hoá công tác quản lý nhân lao động tiền lơng đơn vị Đặc biệt đơn vị có nhiều văn phòng xí nghiệp đóng địa bàn khác có yêu cầu quản lý tập trung Nh giúp cho phận quản lý nhân quản lý giám sát chặt chẽ tinh thần kỷ luật nhân viên giảm thiểu biên chế cho phận tính lơng.Trong điều kiện đơn vị cha trang bị phần mềm quản lý nhân phần mềm kế toán tiền lơng, việc trang bị chấm công máy phần mềm KT TIME giúp cho công nghệ tính tổng hợp công nhanh chóng xác tạo điều kiện để phận tính lơng làm tốt nhiệm vụ Chức chi tiết phần mềm KT TIME: gồm phân hệ hệ thống, cập nhật liệu báo cáo - Hệ thống: Cập nhật thời gian làm việc khai báo vào, theo quy định quan, cho phép khai báo theo khu vực khác - Cập nhật liệu: Chuyển tải liệu từ máy chấm công Chỉnh sửa số liệu chấm công (theo ngày, nhân viên, tháng) - Báo cáo: Phần mềm có chức báo cáo danh sách nhân viên trễ sớm (có quy đổi thời gian trễ, sớm); danh sách nhân viên làm hành chính, ca ba; danh sách nhân viên làm thứ bảy chủ nhật Đồng thời chức báo cáo thực việc lập bảng chấm công theo ngày, bảng tổng hợp công cá nhân, bảng tổng hợp phận Phần mềm KT TIME mang tính linh hoạt cao: Có thể tổng hợp từ nhiều máy chấm công gởi (không hạn chế số lợng máy) Cho khai báo hệ số quy đổi trờng hợp đặc biệt nh: làm giờ, ca ba, ngày nghỉ, ngày lễ, nghỉ bù để tự động quy đổi.Với thông tin phần mềm thu thập sử lý đợc chuyển thẳng tới phận kế toán lơng để sử lý Bộ phận kế toán lơng có đầy đủ thông tin cần thiết để tính lơng cho ngời toàn công ty nh chế độ thởng phạt thích đáng Phần mềm KT TIME tự động tính tổng hợp công từ số liệu máy chấm công chuyển Tự động kết nối chuyển tải liệu từ máy chấm công Tự động quy đổi số liệu chấm công theo hệ số khai báo Chọn chỉnh sửa số liệu chấm công theo nhiều cách: Theo ngày, tháng chọn nhân viên phận Phần mềm tự động lập báo cáo liên quan cho cá nhân phận Nh việc ứng dụng thẻ từ quản lý nhân viên hoàn toàn thực đợc vì: Chi phí lắp đặt cho hệ thống máy chấm công, thẻ từ, phần mềm chuyên dụng KT TIME cao, hiệu ứng dụng lớn Thể thức hoạt động đơn giản mang tính công nghiệp cao Vì quyền lợi cụ thể ngời, nhân viên công ty chắn tuân thủ nghiêm ngặt nội quy công ty nh việc nâng cao ý thức hoạt động sản xuất *Quy trình việc lắp đặt hệ thống kiểm soát nhân viên thẻ từ Ưng dụng thẻ từ quản lý nhân viên mang tính khả thi cao Tuy nhiên áp dụng phải tuân thủ bớc: Bớc 1: Phân tích hệ thống nhằm vạch đề án thiết kế hệ thống thông tin doanh nghiệp, xác định yêu cầu hệ thống thông tin mặt (khả kỹ thuật, khả kinh tế, khả hoạt động hệ thống chất lợng thông tin thu đợc) Bớc 2: Thiết kế hệ thống Trớc hết việc sản xuất thẻ từ để phát cho cán công nhân viên Nh trình bày phần thẻ từ nhập ngoại mua công ty nớc Hình dáng thẻ từ gồm: Mặt trớc thẻ có tên, logo công ty, ảnh nhân viên, tên chức vụ nhân viên thuộc phận nào, ngày tháng năm sinh Quan trọng mã vạch đợc mã hoá riêng biệt với ngời công ty Mặt sau thẻ đợc gắn dải băng từ đợc mã hoá Tiếp theo lắp đặt máy chấm công cổng công ty Máy chấm công công ty đợc liên hệ trực tiếp với phần mềm máy tính KT TIME giúp cho việc chuyển tải thông tin từ máy chấm công chuyển thẳng tới phận tiền lơng Bớc 3: Sau hệ thống đợc lắp đặt hoàn chỉnh doanh nghiệp cần tuyển chọn, đào tạo, sử dụng cán bộ, chuyển đổi từ hệ thống thông tin cũ ngành sang hệ thống Cuối việc cho hệ thống vận hành xem xét đánh giá kết thu đợc Kết luận Với u điểm bật việc ứng dụng thẻ từ quản lý nhân viên nêu phần doanh nghiệp nên nghiên cứu, đầu t để hoạt 10 động quản lý nhân đợc tốt Nếu doanh nghiệp áp dụng công nghệ thẻ từ hoạt động quản lý nhân lao động tiền lơng giúp cho nhà quản trị có chiến lợc, sách lợc linh hoạt ứng phó với thay đổi thực tế Đồng thời giúp nhà quản trị điều chỉnh mức lơng phù hợp để khuyến khích nhân viên làm việc tôt Các nhà quản trị cần phải xác định quản lý ngời vấn đề khó khăn phức tạp Vì ngời quản lý nên áp dụng cho phù hợp ứng dụng khoa học công nghệ vào việc quản lý nguồn nhân lực Quá trình đa tin học hoá nói chung vào quản trị kinh doanh nói chung áp dụng thẻ từ công tác quản lý nhân viên nói riêng trình thiết, đòi hỏi phải có thời gian chuẩn bị, tránh hình thức phô trơng lãng phí Vì doanh nghiệp nên nghiên cứu kỹ vềg mặt toàn diện Nhng làm tốt công tác chuẩn bị chắn hiệu việc quản lý nhân viên cao Do thời gian nghiên cứu cha lâu với trình độ có hạn, việc thu thập tài liệu cha đầy đủ, chắn đề tài cha đợc hoàn chỉnh khó tránh khỏi thiếu sót Kính mong thầy cô giáo đóng góp ý kiến để em hoàn thiện đề tài Một lần em xin chân thành cảm ơn cô giáo Lê Thị Hồng Phơng tận tình bảo, giúp đỡ em hoàn thành báo cáo khoa học Hà Nội, ngày 12 tháng 05 năm 2005 Sinh viên Đỗ Thị Lê Vân 11 [...]... trị cần phải xác định rằng quản lý con ngời là một vấn đề khó khăn phức tạp Vì thế ngời quản lý nên áp dụng sao cho phù hợp nhất những ứng dụng của khoa học công nghệ vào việc quản lý nguồn nhân lực Quá trình đa tin học hoá nói chung vào quản trị kinh doanh nói chung và áp dụng thẻ từ trong công tác quản lý nhân viên nói riêng là một quá trình bức thiết, đòi hỏi phải có một thời gian chuẩn bị, tránh...động quản lý nhân sự đợc tốt hơn Nếu các doanh nghiệp áp dụng công nghệ thẻ từ trong hoạt động quản lý nhân sự lao động tiền lơng sẽ giúp cho các nhà quản trị có các chiến lợc, sách lợc và linh hoạt ứng phó với những thay đổi trên thực tế Đồng thời giúp các nhà quản trị điều chỉnh mức lơng phù hợp để khuyến khích nhân viên làm việc tôt hơn Các nhà quản trị cần phải xác định rằng quản lý con ngời... bức thiết, đòi hỏi phải có một thời gian chuẩn bị, tránh hình thức phô trơng lãng phí Vì vậy các doanh nghiệp nên nghiên cứu kỹ càng vềg mọi mặt toàn diện Nhng nếu làm tốt công tác chuẩn bị thì chắc chắn hiệu quả của việc quản lý nhân viên sẽ rất cao Do thời gian nghiên cứu cha lâu và với trình độ có hạn, việc thu thập tài liệu cha đầy đủ, chắc chắn đề tài này cha đợc hoàn chỉnh và khó tránh khỏi những... hoàn thiện hơn đề tài của mình Một lần nữa em xin chân thành cảm ơn cô giáo Lê Thị Hồng Phơng đã tận tình chỉ bảo, giúp đỡ em hoàn thành báo cáo khoa học của mình Hà Nội, ngày 12 tháng 05 năm 2005 Sinh viên Đỗ Thị Lê Vân 11