Kiểm soát nội bộ tại công ty trách nhiệm hữu hạn nhà nước một thành viên thương mại và xuất khẩu viettel

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƢỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ o0o - NGUYÊN VĂN MẠNH KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN NHÀ NƢỚC MỘT THÀNH VIÊN THƢƠNG MẠI VÀ XUẤT KHẨU VIETTEL LUẬN VĂN THẠC SĨ TÀI CHÍNH NGÂN HÀNG Hà Nội - 2016 ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƢỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ o0o - NGUYÊN VĂN MẠNH KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN NHÀ NƢỚC MỘT THÀNH VIÊN THƢƠNG MẠI VÀ XUẤT KHẨU VIETTEL Chuyên ngành: Tài chình – Ngân hàng Mã số: 60 34 02 01 LUẬN VĂN THẠC SĨ TÀI CHÍNH NGÂN HÀNG NGƢỜI HƢỚNG DẪN KHOA HỌC: PGS.TS NGUYỄN PHÖ GIANG XÁC NHẬN CỦA CÁN BỘ HƢỚNG DẪN XÁC NHẬN CỦA CHỦ TỊCH HĐ CHẤM LUẬN VĂN Hà Nội – 2016 LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan công trình nghiên cứu riêng Các số liệu, kết nêu luận văn trung thực chƣa đƣợc công bố công trình khác Tác giả LỜI CẢM ƠN Để hoàn thành chƣơng trình cao học viết luận văn này, nhận đƣợc hƣớng dẫn, giúp đỡ góp ý nhiệt tình quý thầy cô Trƣờng Đại học Kinh tế - Đa ̣i ho ̣c Quố c gia Hà Nô ̣i Trƣớc hết, xin chân thành cảm ơn đến quý thầy cô trƣờng Đại học Kinh tế , tận tình hƣớng dẫn, giúp đỡ cho trình học tập Tôi xin gửi lời biết ơn sâu sắc đến PGS.TS Nguyễn Phú Giang dành nhiều thời gian tâm huyết hƣớng dẫn nghiên cứu giúp hoàn thành luận văn tốt nghiệp Mặc dù có nhiều cố gắng nỗ lực, tìm tòi, nghiên cứu để hoàn thiện luận văn, nhiên tránh khỏi thiếu sót, mong nhận đƣợc đóng góp tận tình quý thầy cô bạn MỤC LỤC DANH MỤC CHỮ VIÊT TẮT i DANH MỤC BẢNG BIỂU ii DANH MỤC SƠ ĐỒ ii PHẦN MỞ ĐẦU CHƢƠNG 1: TỔNG QUAN TÌNH HÌNH NGHIÊN CỨU VÀ CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG DOANH NGHIỆP 1.1 Tổng quan tình hình nghiên cứu .4 1.1.1 Tổng quan tình hình nghiên cứu nước .4 1.1.2 Tổng quan tình hình nghiên cứu Việt Nam 1.2 Tổng quan kiểm soát nội 1.2.1 Khái niệm, chất chức kiểm soát nội 1.2.2 Mục tiêu kiểm soát nội 11 1.2.3 Các yếu tố cấu thành hệ thống kiểm soát nội .12 1.2.4 Những hạn chế tiềm tàng cần thiết phải xây dựng hệ thống kiểm soát nội doanh nghiệp 24 1.3 Đặc điểm nhiệm vụ hệ thống KSNB công ty thƣơng mại 27 1.3.1 Đặc điểm hoạt động công ty thương mại xuất nhập ảnh hưởng đến kiểm soát nội .27 1.3.2 Mục tiêu nhiệm vụ kiểm soát nội công ty thương mại 28 1.3.3 Lĩnh vực cần thực hiệnKSNB công ty thương mại 29 CHƢƠNG 2: PHƢƠNG PHÁP THIẾT KẾ NGHIÊN CỨU 32 2.1 Cách tiếp cận thiết kế nghiên cứu 32 2.1.1 Cách tiếp cận .32 2.1.2 Thiết kế nghiên cứu .32 2.2 Phƣơng pháp nghiên cứu 33 2.2.1 Phương pháp thu thập liệu .33 2.2.2 Phương pháp xử lý thông tin, liệu 35 CHƢƠNG 3: THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN NHÀ NƢỚC MỘT THÀNH VIÊN THƢƠNG MẠI VÀ XUẤT KHẨU VIETTEL 38 3.1 Giới thiệu Công ty Trách nhiệm hữu hạn Nhà nƣớc Một thành viên Thƣơng mại Xuất Viettel 38 3.1.1 Quá trình đời phát triển .38 3.1.2 Đặc điểm tổ chức kinh doanh công ty Trách nhiệm hữu hạn Nhà nước Một thành viên Thương mại Xuất Viettel 40 3.2 Thực trạng kiểm soát nội công ty Trách nhiệm hữu hạn Nhà nƣớc Một thành viên Thƣơng mại Xuất Viettel 54 3.2.1 Giới thiệu công tác Kiểm soát nội Công ty Trách nhiệm hữu hạn Nhà nước Một thành viên Thương mại Xuất Viettel .54 3.2.2 Thực trạng hệ thống kiểm soát nội công ty Trách nhiệm hữu hạn Thương mại Nhà nước Một thành viên Thương mại Xuất Viettel 57 3.3 Đánh giá thực trạng kiểm soát nội Công ty Trách nhiệm hữu hạn Nhà nƣớc Một thành viên Thƣơng mại Xuất Viettel .87 3.3.1 Ưu điểm .88 3.3.2 Những điểm hạn chế .89 CHƢƠNG 4: MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN NHÀ NƢỚC MỘT THÀNH VIÊN THƢƠNG MẠI VÀ XUẤT KHẨU VIETTEL 92 4.1 Sự cần thiết hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội công ty Trách nhiệm hữu hạn Nhà nƣớc Một thành viên Thƣơng mại Xuất Viettel 92 4.2 Phƣơng hƣớng hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội công ty Trách nhiệm hữu hạn Nhà nƣớc Một thành viên Thƣơng mại Xuất Viettel 93 4.3 Những giải pháp hoàn thiện tổ chức kiểm soát nội 93 4.3.1 Hoàn thiện môi trường kiểm soát 93 4.3.2 Hoàn thiện công tác thông tin truyền thông 96 4.3.3 Hoàn thiện hoạt động kiểm soát 98 4.3.4 Một số kiến nghị với bên liên quan .100 KẾT LUẬN .101 TÀI LIỆU THAM KHẢO .102 DANH MỤC CHỮ VIÊT TẮT STT Ký hiệu Nguyên nghĩa ATLĐ An toàn lao động BCTC Báo cáo tài HĐQT Hội đồng quản trị IFAC Liên đoàn kế toán quốc tế KSNB Kiểm soát nội NCC Nhà cung cấp NQT Nhà quản trị TSCD Tài sản cố định VIETTELIMEX Công ty Trách nhiệm hữu hạn Nhà nƣớc thành viên thƣơng mại xuất Viettel i DANH MỤC BẢNG BIỂU STT Bảng Bảng 3.1 Nội dung Quy trình kiểm soát nội chung Viettelimex Trang 55 DANH MỤC SƠ ĐỒ STT Sơ đồ Nội dung Sơ đồ 3.1 Sơ đồ cấu tổ chức Vietelimex 43 Sơ đồ 3.2 Mô hình tổ chức Phòng Tài – Kế toán Vietelimex 48 Sơ đồ 3.3 Sơ đồ 3.4 Sơ đồ 3.5 Sơ đồ 3.6 Kiểm soát trình xuất Viettelimex 73 Sơ đồ 3.7 Quá trình xem xét hợp đồng bán hàng Viettelimex 76 Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán chứng từ ghi sổ Quy trình kiểm soát trình nhập Viettelimex Kiểm soát trình mua hàng-thanh toán nƣớc Viettelimex ii Trang 52 65 68 PHẦN MỞ ĐẦU Tình cấp thiết đề tài Ngày nay, KSNB ƣu tiên hàng đầu tổ chức, doanh nghiệp trình thay đổi để thích nghi với điều kiện kinh doanh cạnh tranh cao biến động khó lƣờng đặc biệt với công ty nhà nƣớc Khi chủ trƣơng Nhà nƣớc yêu cầu tập đoàn kinh tế kiểm soát chặt chẽ nguồn vốn thu hồi khoản đầu tƣ trái ngành Các vấn đề liên quan đến an toàn hiệu sử dụng vốn đƣợc công ty nhà nƣớc quan tâm Xuất phát từ lý đó, mạnh dạn chọn đề tài “Kiểm soát nội công ty Trách nhiệm hữu hạn Nhà Nƣớc Một Thành viên Thƣơng Mại Xuất Khẩu Viettel” Đối với đề tài hội để áp dụng lý thuyết học vào thực tế doanh nghiệp công tác để tìm giải pháp hoàn thiện hệ thống KSNB công ty góp phần hỗ trợ phận tài công tác đánh giá hiệu việc sử dụng vốn thẩm định báo cáo tài Công ty Viettelimex đƣợc thành lập theo giấy chứng nhận đầu tƣ số: 0104831030 Ủy ban nhân dân thành phố Hà Nội cấp ngày 25 tháng 01 năm 2006 Công ty Viettelimex công ty thành viên Tập đoàn Viễn thông quân đội (Viettel) chuyên kinh doanh lĩnh vực bán lẻ thiết bị viễn thông, xuất nhập hàng hóa dịch vụ vận tải liên quan Hoạt động công ty: 1) Bán lẻ thiết bị viễn thông hệ thống siêu thị toàn quốc; 2)cung ứng dịch vụ logistic cho công ty Tập đoàn công ty bên ngoài; 3) cung cấp dịch vụ in cho ấn phẩm Tập đoàn doanh nghiệp khác Tuy nhiên môi trƣờng kinh doanh tất lĩnh vực gặp biến động lớn cạnh tranh ngày mạnh mẽ doanh nghiệp tƣ nhân đặc biệt tình hình kinh tế chung diễn biến phức tạp tác động không đến hoạt động công ty Trong bối cảnh kinh tế nhƣ vậy, Ngân hàng đẩy mạnh việc kiểm soát nguồn vốn cho vay, việc đánh giá hiệu sử dụng vốn, đảm bảo an toàn đồng vốn đƣợc ngân hàng quan tâm thông qua tất kênh thông tin để tăng tính kiểm soát việc sử dụng vốn an toàn hiệu Một sở tin cậy để ngân hàng đánh giá nội công ty có phận KSNB theo dõi đánh giá tín tính tin cậy cho BCTC Việc góp phần rút ngắn thời gian chỉnh sửa phẩn bổ chi phí BCTC từ 800h xuống 500h Khi tập đoàn, tổ chức tín dụng đánh giá hiệu công ty có niềm tin BCTC công ty qua Ban KSNB Việc giúp công ty nâng hạn mức tín dụng công ty Ngân hàng Thƣơng mại cổ phần quân đội từ 1.000 tỷ năm 2015 lên 2.000 tỷ năm 2016 Phòng KSNB ban hành số quy trình, quy định để tăng khả kiểm tra chéo phòng ban: nhƣ quy trình tính lƣơng thƣởng phòng tổ chức lao động; phát lƣơng phòng kế toán cán công nhân viên ngƣời trực tiếp kiểm tra giám sát Quy trình làm tăng tính minh bạch công ty giúp công ty tạo đƣợc niềm tin ngƣời lao động Mô hình KSNB COSO áp dụng vào công ty mang lại hiệu quả, Ban KSNB có định hƣớng hoạt động rõ ràng Dịch chuyển dần từ mục tiêu giám soát hiệu định Ban giám đốc sang tƣ vấn lại cho Ban giám đốc, đánh giá mô hình cảnh báo sớm rủi ro xảy 3.3.2 Những điểm hạn chế Bên cạnh ƣu điểm nhƣợc điểm tồn hữu hệ thống mà Công ty cần phải khắc phục: Đối với môi trường kiểm soát: Môi trƣờng kiểm soát công ty đƣợc đánh giá có nhiều ƣu điểm cho hoạt động KSNB mà Ban giám đốc thƣờng xuyên trao đổi tạo điểu kiện cho Ban KSNB thực nhiệm vụ, hầu hết hoạt động đƣợc quy trình hóa Tuy nhiên trƣợc tình hình biến đổi nhanh thị trƣờng việc sửa đổi quy trình cũ cập nhật quy trình chậm, làm hạn chế số hoạt động Theo khảo sát, hàng tháng Công ty xuất khoảng 160-200 phiếu thu, nhân viên kế toán phải thu nghỉ đột xuất,thì việc thu tiền chứng từ ghi nhận, có khả khoản thu có khả bị chiếm dụng nhân viên Công ty khách hàng Đây “lỗ hổng” nhỏ toàn hệ thống 89 mà Ban KSNB phát bất cập đề xuất quy trình, quy định liên quan để hỗ trợ hoạt động công ty Đối với riêng hoạt động Kiểm soát tài nhân Ban KSNB hạn chế khả tài nên chƣa thể tham gia sâu vào BCTC Đối với hoạt động kiểm soát: Trong chu trình mua hàng – toán, xét duyệt đơn đặt hàng, ngƣời lập đơn đặt hàng kiêm ngƣời lựa chọn nhà cung cấp, dẫn đến việc mua hàng với mục đích cá nhân hàng chất lƣợng, giá cao Bộ phận nhận hàng nhận có đƣợc thông tin số lƣợng hàng đặt mua hóa đơn ngƣời bán, thông đồng với ngƣời giao hàng lập phiếu nhập kho theo chứng từ, có trƣờng hợp hàng thừa chiếm giữ số hàng Việc giao nhận chứng từ phòng ban thủ tục ký nhận, nên việc thất lạc chứng từ quy trách nhiệm cho ai, ảnh hƣởng đến công tác kế toán Trong trình quản lý hàng tồn kho, thực tế, thủ kho giao nguyên vật liệu cần thiết kèm quyền sở hữu trách nhiệm cho xƣởng sản xuất, nhƣng hệ thống kế toán lại nghiệp vụ ghi nhận chuyển giao này, kiểm kê hàng tồn kho, việc tài sản điều khó xác định đƣợc trách nhiệm Trong chu trình bán hàng – toán, việc sử dụng phƣơng pháp giá thực tế đích danh để tính giá vốn hàng bán độ xác cao nhƣng làm cho công việc tính giá thành vất vả Kế toán phải theo dõi xác giá vốn loại sản phẩm bán Hiện nay, số lƣợng đầu sản phẩm Công ty chƣa lớn nên việc tính giá vốn theo phƣơng pháp không ảnh hƣởng nhiều, nhƣng với định đƣớng phát triển tƣơng lai Công ty muốn đa dạng hóa sản phẩm bán khó khăn cho Công tác tính giá vốn hàng bán kỳ Tất nhƣợc điểm trên, qua tìm hiểu sơ bắt nguồn từ số nguyên nhân sau : Chính sách quy định chi tiết nghiệp vụ sơ sài; Trong việc ghi nhận hoạt động sản xuất vào hệ thống phần mềm, Công ty quan tâm tới cách thức tập hợp chi phí tính giá thành hệ thống mà quên khác phƣơng thức xuất kho dạng nguyên vật liệu; Viettelimex doanh 90 nghiệp có quy mô vừa, nên có kiêm nhiệm tất yếu, nhƣng Công ty quản lý chủ yếu dựa vào ý thức nhân viên Đối với hoạt động thông tin truyền thông: Một số hoạt động, biên Ban KSNB đƣợc công bố rộng rãi công ty tạo tính nhắc nhở răn đe phần lớn cán công nhân viên Tuy nhiên đặc tính công ty nhà nƣớc lại có yếu tố quân đội, phận định công ty chịu kiểm soát phán xét Tòa án binh, nên số việc chƣa đƣợc công bố nhƣ truyền thông rộng rãi Hệ thống VIETTEL gặp phải số cố đột biến làm trì hoãn hoạt động hệ thống, mà hoạt động Ban KSNB phụ thuộc nhiều vào phẩn mềm 91 CHƢƠNG 4: MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN NHÀ NƢỚC MỘT THÀNH VIÊN THƢƠNG MẠI VÀ XUẤT KHẨU VIETTEL 4.1 Sự cần thiết hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội công ty Trách nhiệm hữu hạn Nhà nƣớc Một thành viên Thƣơng mại Xuất Viettel Trong trình hoạt động, Viettelimex gặp không rủi ro chủ quan khách quan đe dọa đến đạt đƣợc mục tiêu Do vậy, Công ty phải tự xoay sở đối phó với rủi ro Và hệ thống KSNB hữu hiệu công cụ giúp nhà quản lý đạt đƣợc mục tiêu Hay nói cách khác, tập hợp biện pháp giúp giảm thiểu hay ngăn ngừa rủi ro đe dọa đạt đƣợc mục tiêu doanh nghiệp đƣợc coi hệ thống KSNB doanh nghiệp nói chung Các biện pháp ngăn ngừa phát gian lận sai sót Mục tiêu Công ty muốn đạt đƣợc hiệu kinh doanh mong muốn với chi phí bỏ thấp nhất, không dễ dàng Công ty bỏ khoản tiền lớn để chi cho mục đích kiểm soát phục vụ vấn đề quản lý, việc xây dựng hoàn thiện hệ thống KSNB bị chi phối mục tiêu hạ thấp chi phí Hơn nữa, hoạt động KSNB phải đƣợc thực uyển chuyển, linh hoạt, theo kế hoạch, chƣơng trình kết hợp kỹ thuật kiểm soát để đảm bảo có đƣợc kết mong muốn Góp phần tạo niềm tin uy tính cho tổ chức tín dụng đánh giá BCTC công ty thực việc giám sát xử dụng vốn Việc gia nhập hiệp định thƣơng mại giới tới đối tác thƣơng mại châu Á Thái Bình Dƣơng Hiệp định tự ASEAN dần biến Việt Nam thành thị trƣờng mở Chính sách cải cách, mở cửa hội nhập nhà nƣớc tạo lực cho phát triển kinh tế đất nƣớc nói chung lĩnh vực kinh doanh thiết bị đầu cuối nói riêng Trong bối cảnh đó, Viettelimex cần phải thể cách đầy đủ vài trò công ty đầu việc phân phối thiết bị viễn thông Hoàn thiện hệ thống KSNB công ty xuất phát từ chiến lƣợc phát triển công ty giai đoạn 2015-2020 92 4.2 Phƣơng hƣớng hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội công ty Trách nhiệm hữu hạn Nhà nƣớc Một thành viên Thƣơng mại Xuất Viettel Một hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội nhằm mục đích triển khai thực có hiệu quả, phát huy tốt chức năng, nhiệm vụ Vietelimex giai đoạn Thứ hai việc hoàn thiện hệ thống KSNB phải mang tính đồng tất hoạt động Thứ ba cần xây dựng hệ thống giám sát quản trị rủi ro phù hợp với chuẩn mực quốc tế luật pháp Việt Nam Thứ tƣ vừa hoàn thiện hệ thống KSNB vừa đảm bảo hoạt động Vietelimex ổn định hiệu Cuối trình hoàn thiện hệ thống KSNB, cần phải quan tâm đảm bảo yếu tố nhân lực 4.3 Những giải pháp hoàn thiện tổ chức kiểm soát nội Trên sở trình bày trên, kết hợp với việc tìm hiểu, đánh giá ƣu điểm nhƣợc điểm hệ thống kiểm soát nội Viettelimex, xin đề xuất số giải pháp cá nhân nhằm giúp Viettelimex hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội 4.3.1 Hoàn thiện môi trường kiểm soát * Cơ cấu tổ chức: Thiết kế cấu tổ chức dựa vào chức năng, đặc điểm công việc phận Sắp xếp lại đội ngũ cán quản lý, phải mạnh dạn thay ngƣời không đủ điều kiện lực, phẩm chất đạo đức Cần rà soát, bố trí lại nhân viên phòng ban Thực tế tháng đầu năm 2016 Tập đoàn Viettel nói chung công ty Viettelimex nói riêng giảm nhân khoảng 10% tổng quân số Việc phù hợp với định hƣớng chung công ty sàng lọc lại vị trí công tác quy chuẩn lại chức nhiệm vụ vị trí Ban KSNB phối hợp với phận liên quan củng cố xây dựng KPI cho phận để làm sở để phận hoạt động cho Ban KSNB đánh giá sau Hệ thống KPI dựa tình hình thực tế công ty cần có tính mở để có thê sửa đổi linh hoạt phù hợp với biến đổi xảy 93 Đối với riêng Ban KSNB đề xuất bổ xung thêm nhân Hiện với số quy trình tăng gấp lần, số lƣợng nhân Ban KSNB không thay đổi dẫn tới việc giám sát chƣa đƣợc thực hiệu nhƣ mong đợi Hoạt động Ban KSNB chủ yếu dựa liệu từ phần mềm, việc kiểm tra thực tế quy trình đạt 2% tần suất lần/năm Nhƣ Thêm hoạt động công ty mở rộng thêm, nhiệm vụ Ban KSNB tăng thêm, đòi hỏi nhân có chất lƣợng, có chuyên môn sâu lĩnh vực tài để kiểm soát hiệu hơn, đánh giá xác BCTC công ty * Sự phân chia trách nhiệm hợp lý: Ban giám đốc cần ban hành văn quy định trình hoạt động cụ thể, văn quy định chức phòng ban mối quan hệ phòng ban Sau đó, phòng ban quy định chức nhân viên thông qua mô tả công việc Tôn trọng hai nguyên tắc ủy nhiệm quyền hạn trách nhiệm tách biệt chức + Ủy nhiệm quyền hạn trách nhiệm: cần phải tập trung quy trách nhiệm việc điều hành cho tất cá nhân đứng đầu phận Những hoạt động mà không chịu trách nhiệm dễ bị xem thƣờng không đƣợc quan tâm mức có tác động không tốt đến hoạt động phận khác Đối với Viettelimex, doanh nghiệp vừa nhỏ với số lƣợng nhân viên tƣơng đối, việc quy trách nhiệm cho trƣởng phận, Công ty cần xác định rõ trách nhiệm cho cá nhân cụ thể Việc giao hẳn trách nhiệm cho cá nhân đó, buộc ngƣời phải có ý thức đến công việc làm, gia tăng khả hoàn thành tốt công việc với gian lận sai sót Sự vận hành công ty kết hợp hoạt động, công việc riêng rẽ lại với Do đó, việc ủy nhiệm phân chia trách nhiệm cần bao gồm trách nhiệm phối hợp công việc phận cá nhân lại với Để thực hoạt động này, công ty đƣa hình thức phiếu giao việc theo tháng/quý cá nhân/bộ phận Việc đánh giá hiệu công việc đƣợc dựa tỷ lệ hoàn thành phiếu giao việc + Tách biệt chức năng: Quy tắc đòi hỏi Công ty phải giao phần việc khác cho cá nhân phận riêng biệt phần việc cá nhân phận đảm nhận dễ xảy khả 94 phát sinh sai sót gian lận: Chức bảo quản tài sản với chức hạch toán nghiệp vụ liên quan Ví dụ: thủ quỹ ngƣời hạch toán nghiệp vụ thu tiền Chức bảo quản tài sản chức phê chuẩn nghiệp vụ liên quan đến tài sản Chức phê chuẩn nghiệp vụ chức hạch toán nghiệp vụ Ví dụ, nhân viên không đƣợc phép vừa tìm kiếm nhà cung cấp vừa phê chuẩn đơn đặt hàng gửi tới nhà cung cấp Nói cách khác, tách biệt chức có nghĩa không nên giao cho ngƣời phận phụ trách nghiệp vụ qua tất khâu Nhƣng Công ty vừa nhỏ, kiêm nhiệm điều tránh khỏi để tiết kiệm chi phí * Chính sách nhân lực nhân viên Bộ phận nhân thuộc phòng Quản trị phát triển thƣơng hiệu Công ty cần góp phần đào tạo nhân viên có lực, giảm nguy phát sinh sai sót gia tăng mức độ hiệu nghiệp vụ thực Công ty cần ban hành sách khuyến khích nhân viên nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ nhƣ hỗ trợ kinh phí, thời gian học tập, khen thƣởng cho ngƣời có thành tích học tập tốt Các khóa đào tạo, huấn luyện nâng cao nghiệp vụ cần đƣợc tổ chức vào thời gian linh hoạt để nhân viên có liên quan tham dự Trong trƣờng hợp việc huấn luyện tổ chức bên thực hiện, cần thiết phải có tham gia ngƣời chịu trách nhiệm Ngƣời có trách nhiệm huấn luyện lại cho nhân viên có liên quan vào thời điểm thích hợp Điều tiết kiệm đƣợc chi phí kéo dài thời gian học tập Định kỳ luân phiên công việc thành viên phận phận có liên quan nghiệp vụ để tránh tình trạng công việc bị ngƣng trệ nhân viên phụ trách nghỉ việc đột xuất Ngoài phúc lợi cho nhân viên, Công ty cần quan tâm đến phúc lợi cho ngƣời nhà nhân viên Ví dụ nhƣ Công ty có sách trợ cấp hỗ trợ ngày phép cho nhân viên nhân thân ( cha, mẹ, con, vợ, chồng ) họ bị ốm mất, hay tổ chức chuyến du lịch dã ngoại hàng năm cho nhân viên thân nhân nhƣ dịp lễ 95 chùa đầu năm … Nhƣ nhân viên an tâm làm việc suất côn việc đƣợc tăng cao (Việc đƣợc quy định rõ Thỏa ƣớc lao động tập thể Viettelimex ) * Quan điểm phong cách điều hành nhà quản lý: Do góp mặt phòng Kiểm soát nội năm 2014 vừa qua, cho thấy cấp quản lý cấp cao Viettelimex có quan tâm đặc biệt đến kiểm soát nội Chính điều ảnh hƣởng đến tất nhân viên, buộc họ không đƣợc lơ với nguyên tắc thủ tục mà Công ty đặt Tuy nhiên, để nâng cao tính hữu hiệu KSNB, nhà quản lý phải không ngừng hoàn thiện lực quản trị thông qua việc tiếp cận thƣờng xuyên thông tin kinh tế xã hội phƣơng tiện thông tin đại chúng, đặc biệt văn pháp quy nhà nƣớc Việt Nam ban hành có liên quan đến môi trƣờng hoạt động Công ty, tham dự khóa đào tạo KSNB Viettel nói chung Viettelimex nói riêng có đặc thù riêng biệt đơn vị nghiệp thuộc Bộ quốc phòng Giám đốc công ty đại diện doanh nghiệp vừa chịu giám sát điều hành theo văn pháp luật nhà nƣớc vừa phải tuân theo quy định đặt thù quân đội Nên Viettelimex có nét văn hóa riêng “Viette”, giám đốc thủ trƣởng, nên số định mang tính “quân lệnh” Phòng KSNB phải tham gia kiểm soát đánh giá việc chấp hành định vừa phải hoạt động nhƣ ban cố vấn đánh giá lại hiệu định 4.3.2 Hoàn thiện công tác thông tin truyền thông Hiện nay, công tác quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh Viettelimex gần nhƣ tin học hóa toàn Do Công ty cần phải xây dựng biện pháp ngăn ngừa virut phá hỏng liệu hay lấy cắp liệu, cụ thể: - Các máy tính thành viên kết nối với máy chủ đƣợc sử dụng chƣơng trình gửi mail có hạn chế loại tập tin gửi đính kèm, ngăn cấm việc truy cập trang web chƣơng trình chat Việc qua thời gian tìm hiểu công ty, nhận thấy Công ty thực tốt chức Các máy tính làm việc 96 công ty đƣợc trang bị win quyền kèm phần mềm diệt virut Bên cạnh công ty nên cung cấp thêm đƣờng mạng Internet riêng độc lập với mạng nội không hạn chế quyền truy cập để cán công nhân viên tìm kiếm thông tin khách hàng, đối thủ đa dạng - Thông báo cho tất nhân viên tƣợng bị nhiễm virut để nhân viên phát thông báo xử lý kịp thời Việc kiểm soát virut đƣợc phòng KSNB phòng công nghệ thông tin thống rà soát lần/ngày vào 12h đêm máy chủ hệ thống Trên máy tính cá nhân có phần mềm diệt virut quyền, việc phát tìm diệt virut đƣợc sử dụng triệt để Đối với máy phát virut đƣợc đƣa khỏi mạng nội phận công nghệ thông tin kiểm tra lại toàn làm máy trƣớc đƣa vào tiếp tục sử dụng - Đối với hệ thống Viettel việc đời thức phòng Kỹ thuật Viettel việc thiết yếu để chuyên môn hóa chức hoàn thiện, nâng cấp, bảo vệ kiểm soát hoạt động hệ thống công nghệ thông tin Công việc hoạt động phòng kỹ thuật đƣợc giám sát chặt chẽ phòng KSNB đảm bảo việc kiểm tra định kỳ hệ thống đƣa cảnh báo kịp thời Để tăng cƣờng thêm tính minh bạch khả giám sát dự án tổ chức tín dụng, với lợi công ty thuộc tập đoàn Viễn thông mạnh phần mềm, mạnh dạn đề xuất xây dựng thêm phần mềm liên kết hệ thống Viettel với hệ thống tổ chức tín dụng Nhƣ luồn thông tin, số tài chính, việc sử dụng vốn, hiệu vốn, giá trị lũy kế đƣợc cập nhật thƣờng xuyên để hai bên giám sát kiểm tra chéo lẫn Phần mềm điểm nhấn mạnh Viettel công khai số dự án với tổ chức tín dụng Tạo tin tƣởng Viettel cần huy động vốn, dự án lớn dài hạn Công ty cần xây dựng tiêu KPI cho Ban KSNB việc thực tế quy trình, tăng cƣờng tƣơng tác nhân viên Ban KSNB với phận để giám sát thực quy trình, đảm bảo quy trình đƣợc xây dựng phù hợp 97 4.3.3 Hoàn thiện hoạt động kiểm soát 4.3.3.1 Hoàn thiện hoạt động mua hàng - toán Bộ phận mua hàng đảm nhận công việc quan trọng chuỗi cung ứng lựa chọn, đánh giá thực công việc mua hàng hóa, dịch vụ từ nhà cung cấp đƣợc lựa chọn để phục vụ trình sản xuất kinh doanh Công ty Chu trình mua hàng, nhận hàng toán nhằm cung cấp yếu tố đầu vào cho trình sản xuất, có ý nghĩa định đến chất lƣợng sản phẩm đầu Qua thời gian tìm hiểu, để khắc phục hạn chế công ty, Viettelimex cần thực biện pháp hoàn thiện nhƣ sau: Trong trình Lập đơn đặt hàng, Công ty cần ban hành sách tất đơn đặt hàng gởi nhà cung cấp phải có phiếu yêu cầu mua hàng từ phòng kinh doanh để tránh tình trạng mua hàng vƣợt thiếu hụt so với nhu cầu Ví dụ đơn đặt hàng mua nguyên vật liệu, bao bì đóng gói phục vụ cho sản xuất phải có yêu cầu từ phận sản xuất thay phận gửi nguyên lịch sản xuất Cùng với cần chuyên môn hóa chức năng, tách biệt hai chức lựa chọn nhà cung cấp ngƣời lập đơn đặt hàng để tránh tình trạng thất thoát tài sản Công ty lý bất kiêm nhiệm Cụ thể việc tìm nhà cung cấp đánh giá nhà cung cấp phòng tài kết hợp với phòng kinh doanh để đánh giá việc đặt hàng phòng mua hàng lập đơn hàng dựa đề xuất phòng kinh doanh Sau việc phòng tài giám sát việc toán Một kiến nghị để hoàn thiện hoạt động mua hàng – toán Công ty nên ban hành quy định cụ thể việc luân chuyển chứng từ kế toán để đảm bảo tình chặt chẽ trình dễ dàng đối chiếu kiểm tra có sai sót gian lận xảy Toàn chƣng từ toán mua hàng phải đầy đủ từ phiếu đề xuất đặt hàng, hợp đồng, hóa đơn, biên bàn giao nhận hàng Tất phải đƣợc cung cấp thời gian quy định sang cho phòng tài kế toán để kiểm tra chuẩn bị tiền toán cho đơn hàng 4.3.3.2 Hoàn thiện hoạt động kiểm soát hàng tồn kho Trƣớc gửi Đơn đặt hàng ngƣời lập Đơn đặt hàng phải chuyển thông tin cho 98 trƣởng phòng xét duyệt Cuối kỳ, báo cáo số đơn hàng không đƣợc chấp thuận để thuận tiện việc kiểm tra theo dõi Việc Công ty không tổ chức phận nhận/giao hàng, trình nhận hàng giao hàng thủ kho đảm nhận, nhận/giao hàng thủ kho lập Bảng nhập/giao hàng không đƣợc phê chuẩn bên liên quan xác nhận ngƣời chuyển hàng số hàng mà thủ kho nhận/giao nên việc gian lận sai sót xảy Vì vậy, cần có tham gia, phê duyệt phòng Kế hoạch, phòng Quản lý chất lƣợng, thủ kho ngƣời vận chuyển Ngoài ra, cần mở tài khoản theo dõi hàng mua đƣờng quy định thời hạn luân chuyển chứng từ nhập kho lên phòng kế toán để ghi sổ kịp thời Ngoài ra, cần mở tài khoản theo dõi hàng gửi bán việc làm cần thiết nhằm quản lý hàng tồn kho đƣợc tốt hơn, hạn chế đƣợc gian lận sai sót xảy 4.3.3.3 Hoàn thiện hoạt động bán hàng – thu tiền: Quy trình bán hàng thu tiền Viettelimex nhƣ trình bày 2.3 tƣơng đối chặt chẽ, nhiên số thủ tục cần hoàn thiện hệ thống kiểm soát nhƣ sau: - Lập lệnh bán hàng: Bộ phận kế toán hàng tháng phải chuyển báo cáo dƣ nợ khách hàng Bộ phận kế hoạch lập lệnh bán hàng, hạn mức tín dụng, phải vào tình hình toán công nợ khách hàng - Theo dõi tình hình toán khoản phải thu khách hàng: Trong điều kiện sử dụng hệ thống công nghệ thông tin nhƣ nay, Công ty cần ban hành sách mức dƣ nợ tín hạn tối thiểu khách hàng mà dừng giao dịch Trƣờng hợp cần phải giao dịch với khách hàng phải có phê chuẩn giám đốc bán hàng chuyển sang điều khoản toán ngay, đồng thời ghi nhận lại số lần giám đốc bán hàng phê chuẩn - Phần thu tiền: Công ty cần kiểm quỹ tiền mặt ngày Nhân viên kế toán tổng hợp cần lập bảng kê phiếu thu phiếu chi lập ngày đối chiếu số dƣ tiền mặt hệ thống với quỹ két sắt Nếu có chênh lệch phải tìm nguyên nhân xin ý kiến ngƣời có thẩm quyền để xử lý 99 4.3.4 Một số kiến nghị với bên liên quan Việc kiểm soát định kỳ công ty liên doanh liên quan cần đƣợc tiến hành đột xuất, không nên lập lịch kiểm soát cố định vào tháng hàng năm để hoạt động kiểm soát, đặc biệt sản xuất, Viettelimex không mang tính đối phó với ban kiểm soát Cơ quan nhà nƣớc cần ban hành văn hƣớng dẫn cụ thể việc triển khai, đánh giá hệ thống KSNB nhƣ vai trò trách nhiệm nhà quản lý doanh nghiệp hệ thống này, có nhƣ nâng cao đƣợc ý thức trách nhiệm nhà quản lý việc trì hệ thống KSNB công ty 100 KẾT LUẬN Thời gian qua Viettelimex bƣớc đầu thể công cụ đắc lực Tập đoàn Vietel việc quản lý điều hành hoạt động thƣơng mại xuất nhập Tập đoàn Với quy mô hoạt động địa bàn quản lý tƣơng đối rộng, đối tƣợng kinh doanh, đầu tƣ ngày đa dạng nên yêu cầu quản lý đặt việc đảm bảo hiệu hoạt động an toàn nguồn vốn Viettelimex vấn đề cấp thiết; việc phát hiện, ngăn chặn hạn chế, khắc phục rủi ro đƣợc Ban lãnh đạo Viettelimex quan tâm hàng đầu ƣu tiên tổ chức triển khai thực Trong điều kiện đó, việc xây dựng hoàn thiện KSNB vấn đề tiên có ảnh hƣởng quan trọng đến phát triển bền vững Viettelimex góp phần phấn đấu thực thành công phƣơng châm "Tầm nhìn tăng trƣởng - Cam kết vững - Thành công tài chính" Qua tìm hiểu lý luận nghiên cứu thực tế hoạt động KSNB Viettelimex, tác giả hoàn thành Luận văn thạc sĩ với đề tài “Kiểm soát nội công ty Trách nhiệm hữu hạn nhà nƣớc Một thành viên Thƣơng mại Xuất Vietel” Luận văn khái quát đƣợc tổng quan hình thành phát triển Viettelimex, phân tích hệ thống hóa vấn đề liên quan đến KSNB, phòng ngừa xử lý rủi ro hoạt động hoạt động xuất nhập khẩu, đề cập đến lý luận hoạt động KSNB Viettel Bên cạnh luận văn phân tích, đánh giá tình hình triển khai hoạt động KSNB, nêu thành tựu hạn chế công tác KSNB nhƣ tìm nguyên nhân hạn chế phát sinh Trên sở kết hợp với mục tiêu chiến lƣợc hoạt động Viettelimex đề xuất giải pháp cụ thể để tăng cƣờng hoàn thiện KSNB với mong muốn đóng góp phần nhỏ nghiên cứu vào việc hoàn thiện hoạt động KSNB phù hợp với chiến lƣợc phát triển Viettelimex thời gian tới; thúc đẩy tăng trƣởng an toàn hoạt động Viettelimex gắn liền với thực mục tiêu, nhiệm vụ Viettelimex 101 TÀI LIỆU THAM KHẢO Tiếng Việt Alvin A Arens James Loebbecke, 2000 Kiểm toán – phương pháp liên kết Bản dịch Đặng Kim Cƣơng Phạm Văn Dƣợc Hà Nội: Nhà xuất Thống kê Bộ tài chính, 2005 Thông tư 72/2005/TT-BTC ngày tháng năm 2005 Hướng dẫn xây dựng quy chế quản lý tài công ty nhà nước hoạt động theo mô hình “Công ty mẹ - Công ty con” Hà Nội Bộ tài chính, 2006 Quyết định 15/QĐ-BTC ngày 20 tháng năm 2006 Bộ trưởng Bộ tài việc Ban hành Chế độ kế toán doanh nghiệp Hà Nội Bộ tài chính, 2007 Quyết định 15/QĐ-BTC ngày 19 tháng năm 1007 Điều lệ mẫu áp dụng cho công ty niêm yết Sở giao dịch chứng khoán/Trung tâm giao dịch chứng khoán Hà Nội Bộ tài chính, 2009 Thông tư 242/2009/TT-BTC ngày 30 thagns 12 năm 2009 Hướng dẫn thi hành số điều quy chế quản lý tài công ty nhà nước quản lý vốn nhà nước đầu tư doanh nghiệp khác Hà Nội Bộ tài chính, 2010 Thông tư 32/TT-BTC ngày tháng năm 2010 Hướng dẫn chế tài thực chương trình đào tạo nguồn nhân lực Dệt may Việt Nam Hà Nội Bộ tài chính, 2012 Thông tư 214/2012/TT-BTC ngày tháng 12 năm 2012 Ban hành hệ thống chuẩn mực kiểm toán Việt Nam Hà Nội Chính phủ, 2004 Nghị định 199/2004/NĐ-CP ngày tháng 12 năm 2004 Ban hành quy chế quản lý tài công ty nhà nước quản lý vốn nhà nước đầu tư vào doanh nghiệp khác Hà Nội Chính phủ, 2007 Nghị định 133/2007/NĐ-CP ngày tháng năm 2007, Quy định chi tiết hướng dẫn thi hành số điều Bộ luật lao động giải tranh chấp lao động Hà Nội 102 10 Chính phủ, 2009 Nghị định 09/2009/NĐ-CP ngày thagns năm 2009, Ban thành quy chế quản lý tài công ty nhà nước quản lý vốn nhà nước đầu tư vào doanh nghiệp khác Hà Nội 11 Nguyễn Văn Công, 2005 Chuyên khảo báo cáo tài lập, đọc, kiểm tra, phân tích báo cáo tài Hà Nội: Nhà xuất Tài 12 Công ty Trách nhiệm hữu hạn Nhà nƣớc thành viên Thƣơng mại xuất Viettel, 2013-2015 Báo cáo tài Hà Nội 13 Vũ Hữu Đức, 1999 Kiểm toán nội - Khái niệm quy trình Hà Nội: Nhà xuất thống kê 14 Bùi Thị Minh Hải, 2012 Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội doanh nghiệp may mặc Việt Nam Luận án tiến sĩ Kinh tế trƣờng đại học Kinh tế quốc dân 15 Nguyễn Thị Phƣơng Hoa, 2009 Kiểm soát quản lý Hà Nội: Nhà xuất Đại học Kinh tế quốc dân 16 Phạm Quang Huy, 2014 Bàn COSO 2013 định hƣớng vận dụng việc giám sát trình thực thi chiến lƣợc kinh doanh Tạp chí phát triển hội nhập, số 15, trang 25 17 Phạm Bính Ngọ, 2011 Tổ chức Hệ thống Kiểm soát nội đơn vị dự toán trực thuộc Bộ quốc phòng Trƣờng đại học Kinh tế quốc dân 18 Nguyễn Thị Hồng Thuý, 2010 Tổ chức Kiểm toán nội Tập đoàn kinh tế Việt Nam Luận án tiến sĩ kinh tế Đại học Kinh tế quốc dân Tiếng nƣớc 19 J Stephen McNally, 2013 The 2013 COSO framework & SOX compliance – One approach to an effective transition Strategic Finance June 2013 20 COSO, 1992 Interal control basel on the COSO report Website 21 www.chinhphu.vn 22 www.mof.gov.vn 23 www.mod.gov.vn 24 http://viettel.com.vn 103