Kiểm soát nội bộ tại công ty trách nhiệm hữu hạn nhà nước một thành viên thương mại và xuất khẩu viettel

Theo chuẩn mực VSA 400 “Đánh giá rủi ro và kiểm soát nội bộ” Bộ Tài chính đã đưa ra định nghĩa “Hệ thống kiểm soát nội bộ là các quy định và các thủ tục kiểm soát do đơn vị được kiểm toá

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI

THƯƠNG MẠI VÀ XUẤT KHẨU VIETTEL

LUẬN VĂN THẠC SĨ TÀI CHÍNH NGÂN HÀNG

Hà Nội - 2016

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI

THƯƠNG MẠI VÀ XUẤT KHẨU VIETTEL

Chuyên ngành: Tài chình – Ngân hàng

Mã số: 60 34 02 01

LUẬN VĂN THẠC SĨ TÀI CHÍNH NGÂN HÀNG

NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC: PGS.TS NGUYỄN PHÖ GIANG

XÁC NHẬN CỦA

CÁN BỘ HƯỚNG DẪN XÁC NHẬN CỦA CHỦ TỊCH HĐ CHẤM LUẬN VĂN

Hà Nội – 2016

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi

Các số liệu, kết quả nêu trong luận văn là trung thực và chƣa từng đƣợc ai công bố trong bất kỳ công trình nào khác

Tác giả

LỜI CẢM ƠN

Để hoàn thành chương trình cao học và viết luận văn này, tôi đã nhận được sự hướng dẫn, giúp đỡ và góp ý nhiệt tình của quý thầy cô Trường Đại học Kinh tế -

Đa ̣i ho ̣c Quốc gia Hà Nô ̣i

Trước hết, tôi xin chân thành cảm ơn đến quý thầy cô trường Đại học Kinh tế ,

đã tận tình hướng dẫn, giúp đỡ cho tôi trong quá trình học tập

Tôi xin gửi lời biết ơn sâu sắc đến PGS.TS Nguyễn Phú Giang đã dành rất nhiều thời gian và tâm huyết hướng dẫn nghiên cứu và giúp tôi hoàn thành luận văn tốt nghiệp

Mặc dù tôi đã có nhiều cố gắng nỗ lực, tìm tòi, nghiên cứu để hoàn thiện luận văn, tuy nhiên không thể tránh khỏi những thiếu sót, rất mong nhận được những đóng góp tận tình của quý thầy cô và các bạn

MỤC LỤC

DANH MỤC CHỮ VIÊT TẮT i

DANH MỤC BẢNG BIỂU ii

DANH MỤC SƠ ĐỒ ii

PHẦN MỞ ĐẦU 1

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN TÌNH HÌNH NGHIÊN CỨU VÀ CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG DOANH NGHIỆP 4

1.1 Tổng quan tình hình nghiên cứu 4

1.1.1 Tổng quan tình hình nghiên cứu ở nước ngoài 4

1.1.2 Tổng quan tình hình nghiên cứu ở Việt Nam 5

1.2 Tổng quan về kiểm soát nội bộ 8

1.2.1 Khái niệm, bản chất và chức năng kiểm soát nội bộ 8

1.2.2 Mục tiêu kiểm soát nội bộ 11

1.2.3 Các yếu tố cơ bản cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ 12

1.2.4 Những hạn chế tiềm tàng và sự cần thiết phải xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp 24

1.3 Đặc điểm và nhiệm vụ của hệ thống KSNB trong công ty thương mại 27

1.3.1 Đặc điểm hoạt động công ty thương mại và xuất nhập khẩu ảnh hưởng đến kiểm soát nội bộ 27

1.3.2 Mục tiêu và nhiệm vụ của kiểm soát nội bộ trong công ty thương mại 28

1.3.3 Lĩnh vực cần thực hiệnKSNB trong công ty thương mại 29

CHƯƠNG 2: PHƯƠNG PHÁP THIẾT KẾ NGHIÊN CỨU 32

2.1 Cách tiếp cận và thiết kế nghiên cứu 32

2.1.1 Cách tiếp cận 32

2.1.2 Thiết kế nghiên cứu 32

2.2 Phương pháp nghiên cứu 33

2.2.1 Phương pháp thu thập dữ liệu 33

2.2.2 Phương pháp xử lý thông tin, dữ liệu 35

CHƯƠNG 3: THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN NHÀ NƯỚC MỘT THÀNH VIÊN THƯƠNG MẠI VÀ

XUẤT KHẨU VIETTEL 38

3.1 Giới thiệu về Công ty Trách nhiệm hữu hạn Nhà nước Một thành viên Thương mại và Xuất khẩu Viettel 38

3.1.1 Quá trình ra đời và phát triển 38

3.1.2 Đặc điểm tổ chức kinh doanh của công ty Trách nhiệm hữu hạn Nhà nước Một thành viên Thương mại và Xuất khẩu Viettel 40

3.2 Thực trạng kiểm soát nội bộ tại công ty Trách nhiệm hữu hạn Nhà nước Một thành viên Thương mại và Xuất khẩu Viettel 54

3.2.1 Giới thiệu công tác Kiểm soát nội bộ tại Công ty Trách nhiệm hữu hạn Nhà nước Một thành viên Thương mại và Xuất khẩu Viettel 54

3.2.2 Thực trạng về hệ thống kiểm soát nội bộ tại công ty Trách nhiệm hữu hạn Thương mại Nhà nước Một thành viên Thương mại và Xuất khẩu Viettel 57

3.3 Đánh giá thực trạng kiểm soát nội bộ tại Công ty Trách nhiệm hữu hạn Nhà nước Một thành viên Thương mại và Xuất khẩu Viettel 87

3.3.1 Ưu điểm 88

3.3.2 Những điểm còn hạn chế 89

CHƯƠNG 4: MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN NHÀ NƯỚC MỘT THÀNH VIÊN THƯƠNG MẠI VÀ XUẤT KHẨU VIETTEL 92

4.1 Sự cần thiết hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại công ty Trách nhiệm hữu hạn Nhà nước Một thành viên Thương mại và Xuất khẩu Viettel 92

4.2 Phương hướng hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại công ty Trách nhiệm hữu hạn Nhà nước Một thành viên Thương mại và Xuất khẩu Viettel 93

4.3 Những giải pháp hoàn thiện tổ chức kiểm soát nội bộ 93

4.3.1 Hoàn thiện môi trường kiểm soát 93

4.3.2 Hoàn thiện công tác thông tin và truyền thông 96

4.3.3 Hoàn thiện các hoạt động kiểm soát 98

4.3.4 Một số kiến nghị với các bên liên quan 100

KẾT LUẬN 101 TÀI LIỆU THAM KHẢO 102

DANH MỤC CHỮ VIÊT TẮT

4 IFAC Liên đoàn kế toán quốc tế

9 VIETTELIMEX Công ty Trách nhiệm hữu hạn Nhà nước một

thành viên thương mại và xuất khẩu Viettel

DANH MỤC BẢNG BIỂU

1 Bảng 3.1 Quy trình kiểm soát nội bộ chung tại Viettelimex 55

DANH MỤC SƠ ĐỒ

2 Sơ đồ 3.2 Mô hình tổ chức Phòng Tài chính – Kế toán Vietelimex 48

3 Sơ đồ 3.3 Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán chứng từ

4 Sơ đồ 3.4 Quy trình kiểm soát quá trình nhập khẩu tại Viettelimex 65

5 Sơ đồ 3.5 Kiểm soát quá trình mua hàng-thanh toán trong nước

6 Sơ đồ 3.6 Kiểm soát quá trình xuất khẩu tại Viettelimex 73

7 Sơ đồ 3.7 Quá trình xem xét hợp đồng bán hàng tại Viettelimex 76

PHẦN MỞ ĐẦU

1 Tình cấp thiết của đề tài

Ngày nay, KSNB đang là một trong những ưu tiên hàng đầu của các tổ chức, doanh nghiệp trong quá trình thay đổi để thích nghi với điều kiện kinh doanh cạnh tranh cao và biến động khó lường đặc biệt là với công ty nhà nước Khi chủ trương của Nhà nước là yêu cầu các tập đoàn kinh tế kiểm soát chặt chẽ nguồn vốn và thu hồi các khoản đầu tư trái ngành Các vấn đề liên quan đến an toàn và hiệu quả sử dụng vốn đang được các công ty nhà nước rất quan tâm Xuất phát từ những lý do

đó, tôi mạnh dạn chọn đề tài “Kiểm soát nội bộ tại công ty Trách nhiệm hữu hạn Nhà Nước Một Thành viên Thương Mại và Xuất Khẩu Viettel” Đối với tôi đề tài này là cơ hội để áp dụng lý thuyết đã học vào thực tế tại doanh nghiệp đang công tác để có thể tìm ra giải pháp hoàn thiện hệ thống KSNB của công ty và góp phần

hỗ trợ bộ phận tài chính trong công tác đánh giá hiệu quả việc sử dụng vốn và thẩm định báo cáo tài chính

Công ty Viettelimex được thành lập theo giấy chứng nhận đầu tư số:

0104831030 do Ủy ban nhân dân thành phố Hà Nội cấp ngày 25 tháng 01 năm 2006 Công ty Viettelimex là một trong những công ty thành viên của Tập đoàn Viễn thông quân đội (Viettel) chuyên kinh doanh trong lĩnh vực bán lẻ thiết bị viễn thông, xuất nhập khẩu hàng hóa và dịch vụ vận tải liên quan Hoạt động chính của công ty: 1) Bán lẻ thiết bị viễn thông tại hệ thống các siêu thị trên toàn quốc; 2)cung ứng dịch vụ logistic cho các công ty trong Tập đoàn và các công ty ở bên ngoài; 3) cung cấp dịch

vụ in cho các ấn phẩm của Tập đoàn và các doanh nghiệp khác Tuy nhiên môi trường kinh doanh trên tất cả các lĩnh vực đang gặp những biến động lớn và sự cạnh tranh ngày càng mạnh mẽ của các doanh nghiệp tư nhân đặc biệt là tình hình kinh tế chung diễn biến phức tạp đã tác động không ít đến hoạt động của công ty Trong bối cảnh nền kinh tế như vậy, các Ngân hàng đẩy mạnh việc kiểm soát nguồn vốn cho vay, việc đánh giá hiệu quả sử dụng vốn, đảm bảo an toàn đồng vốn cũng được các ngân hàng quan tâm và thông qua tất cả các kênh thông tin để tăng tính kiểm soát việc sử dụng vốn an toàn và hiệu quả Một trong những cơ sở tin cậy để ngân hàng có thể đánh giá đó là trong nội bộ công ty đã có bộ phận KSNB theo dõi và đánh giá tín

tin cậy, trung thực của BCTC Do vậy, công ty cần phải có những biện pháp thay đổi nhằm thích nghi với điều kiện mới trong lĩnh vực kinh doanh của mình Một trong những biện pháp trước mắt mà công ty đang nghiên cứu và áp dụng là tăng cường KSNB tại công ty nhằm đạt được mức độ tối ưu trong nhân sự, chi phí, quản lý để có thể xây dựng được một bộ máy hoàn thiện và quy trình thống nhất, đáp ứng tối đa cho hoạt động sản xuất kinh doanh; đồng thời tăng thêm một lần đánh giá BCTC tạo tiền đề để công ty có thể huy động vốn và sử dụng vốn hiệu quả

2 Câu hỏi nghiên cứu

- Hệ thống kiểm soát nội bộ trong công ty thương mại được hình thành như thế nào?

- Có những mô hình KSNB nào trong doanh nghiệp thương mại? Mô hình kiểm soát nội bộ tại công ty Viettelimex? Lợi thế và hạn chế của công ty khi thực hiện mô hình?

3 Mục đìch và nội dung nghiên cứu

* Mục đích nghiên cứu: Trên cơ sở hệ thống hóa và phát triển các vấn đề lý

luận chung về KSNB trong doanh nghiệp thương mại – xuất nhập khẩu và kết quả nghiên cứu thực trạng tổ chức hệ thống KSNB trong công ty Viettelimex, luận văn đánh giá tình hình KSNB tại công ty Viettelimex, từ đó đề xuất phương hướng và giải pháp hoàn thiện tổ chức hệ thống kiểm soát nội bộ phù hợp với thực trạng của công ty Viettelimex nói riêng và đặc thù của doanh nghiệp thương mại, xuất nhập khẩu nói chung

* Nội dung nghiên cứu: Thông qua mục tiêu nghiên cứu, luận văn tập trung

- Đề ra các giải pháp nâng cao hiệu qua hoạt động KSNB tại công ty Viettelimex

4 Đối tượng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu: Thực tế KSNB tại công ty Viettelimex dựa trên các mô hình Phạm vi nghiên cứu:

 Về không gian: Công ty Viettelimex

 Về thời gian: trong 3 năm từ năm 2013-2015

5 Kết cấu luận văn

Ngoài phần mở đầu và phần kết luận, kết cấu luận văn gồm 4 chương:

Chương 1: Tổng quan tình hình nghiên cứu và cơ sở lý luận về kiểm soát nội

bộ trong doanh nghiệp

Chương 2: Phương pháp thiết kế và nghiên cứu

Chương 3: Thực trạng kiểm soát nội bộ tại công ty Trách nhiệm hữu hạn Nhà nước Một thành viên Thương mại và Xuất khẩu Viettel

Chương 4: Một số giải pháp hoàn thiện hoạt động kiểm soát nội bộ tại công ty Trách nhiện hữu hạn Nhà nước Một thành viên Thương mại và Xuất khẩu Viettel

CHƯƠNG 1 : TỔNG QUAN TÌNH HÌNH NGHIÊN CỨU VÀ CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG DOANH NGHIỆP

1.1 Tổng quan tính hính nghiên cứu

1.1.1 Tổng quan tình hình nghiên cứu ở nước ngoài

Cho đến nay, đã có rất nhiều nhà khoa học nghiên cứu hệ thống kiểm soát nội

bộ trên những khía cạnh và lĩnh vực khác nhau Luận văn đã tổng quan các công trình nghiên cứu và rút ra kết luận

Các lý luận về hệ thống KSNB trên thế giới đã phát triển tập trung làm rõ các khái niệm về hệ thống KSNB, vai trò của hệ thống KSNB trong doanh nghiệp, các tiêu chí và công cụ để đánh giá hệ thống KSNB, các bộ phận cấu thành của hệ thống KSNB

Lý luận về KSNB luôn không ngừng được mở rộng, tuy nhiên KSNB vẫn chỉ dừng lại là một phương tiện phục vụ cho các kiểm toán viên trong quá trình kiểm toán báo cáo tài chính, có nhiều quan điểm không đồng nhất về KSNB, do đó dẫn đến yêu cầu phải hình thành một hệ thống lý luận có tính chuẩn mực về KSNB Năm 1992, Uỷ ban COSO (Committee Of Sponsoring Organizations) đã đưa

ra khuôn mẫu lý thuyết chuẩn cho kiểm soát nội bộ Báo cáo của COSO gồm 4 phần

và là tài liệu đầu tiên trên thế giới nghiên cứu một cách đầy đủ có hệ thống về KSNB, làm nền tảng cho lý thuyết về KSNB hiện đại sau này Điểm mới của báo cáo là đã đưa ra được các bộ phận cấu thành của hệ thống KSNB, các tiêu chí cụ thể

để đánh giá hệ thống KSNB cho mục tiêu báo cáo thông tin tài chính, đưa ra được các công cụ đánh giá hệ thống KSNB, KSNB không còn chỉ là một vấn đề liên quan đến báo cáo tài chính mà còn mở rộng ra các lĩnh vực hoạt động và tuân thủ

Sau Báo cáo COSO, đã có hàng loạt nghiên cứu mở rộng và phát triển lý luận

về KSNB trên nhiều lĩnh vực như: Sử dụng báo cáo COSO là nền tảng đánh giá hệ thống KSNB trong kiểm toán độc lập; vận dụng KSNB của COSO vào hệ thống ngân hàng và các tổ chức tín dụng trong Báo cáo Basel của Uỷ ban Basel

Những năm gần đây, trên thị trường tài chính và các diễn đàn bắt đầu xuất hiện thêm các mô hình KSNB mới điển hình là mô hình PDCA ( viết tắt của 4 từ trong

tiếng Anh: P = plan (lên kế hoạch); D = do (thực hiện); C = check (kiểm tra); A = Action (áp dụng) Đây là mô hình mới dự dựa trên thế mạnh về tính thực tiễn, khả năng thay đổi và thích ứng rất nhanh nhất là đối với các doanh nghiệp có quy mô vừa và nhỏ và chỉ hoạt động trong một lĩnh vực kinh doanh sản xuất nhất định Trong lĩnh vực kiểm toán một số công trình nghiên cứu cũng đề cập đến kiểm soát, kiểm soát nội bộ trong mối quan hệ với kiểm toán nội bộ: Tác giả Victor Z.Brink và Herbert Witt (1941) về “Kiểm toán nội bộ hiện đại – đánh giá các hoạt động và hệ thống kiểm soát” Trong lĩnh vực quản trị doanh nghiệp, KSNB cũng được

đề cập rất rõ ràng trong mối quan hệ biện chứng với công tác quản trị: Tác giả Yuan Li,

Yi Liu, Younggbin Zhao (2006) “Nghiên cứu về vai trò định hướng thị trường của doanh nghiệp và KSNB có tác động đến hoạt động phát triển sản phẩm mới”

1.1.2 Tổng quan tình hình nghiên cứu ở Việt Nam

Hệ thống lý luận về hệ thống KSNB ở Việt Nam thể hiện ở những cuốn giáo trình, sách, tạp chí, báo, các bài viết tập trung nghiên cứu khái niệm về hệ thống kiểm soát nội bộ, các yếu tố cấu thành hệ thống KSNB, vai trò và trách nhiệm của các đối tượng có liên quan đến KSNB, những hạn chế tiềm tàng của hệ thống KSNB, trình tự và phương pháp nghiên cứu hệ thống KSNB của kiểm toán viên

Sự ra đời và phát triển lý luận về hệ thống KSNB ở Việt Nam gắn liền với sự

ra đời và phát triển của hoạt động kiểm toán và nhu cầu quản trị của các doanh nghiệp Theo chuẩn mực VSA 400 “Đánh giá rủi ro và kiểm soát nội bộ” Bộ Tài chính đã đưa ra định nghĩa “Hệ thống kiểm soát nội bộ là các quy định và các thủ tục kiểm soát do đơn vị được kiểm toán xây dựng và áp dụng nhằm bảo đảm cho đơn vị tuân thủ pháp luật và các quy định, để kiểm tra, kiểm soát, ngăn ngừa và phát hiện gian lận, sai sót; để lập báo cáo tài chính trung thực và hợp lý; nhằm bảo vệ, quản lý và sử dụng có hiệu quả tài sản của đơn vị”

Thông tư 214 ngày 06 tháng 12 năm 2012 Bộ Tài Chính đã ban hành và chuẩn hoá lại 37 chuẩn mực kiểm toán Việt Nam theo quan điểm quốc tế Theo đó với chuẩn mực VSA 315 “Xác định và đánh giá rủi ro có sai sót trọng yếu thông qua hiểu biết về đơn vị kiểm toán và môi trường của đơn vị” thì KSNB được định nghĩa

là qui trình do Ban quản trị, BGĐ và các cá nhân khác trong đơn vị thiết kế, thực hiện và duy trì để tạo ra một sự đảm bảo hợp lý và khả năng đạt được mục tiêu của đơn vị trong việc đảm bảo độ tin cậy của báo cáo tài chính, đảm bảo hiệu quả, hiệu suất hoạt động, tuân thủ pháp luật và các qui định có liên quan

Tại Việt Nam nghiên cứu ứng dụng hệ thống KSNB trong một đơn vị cụ thể ở các ngành, các lĩnh vực cũng được nhiều tác giả quan tâm ở các luận văn cao học Kết quả nghiên cứu của luận văn đều hệ thống hóa được các nguyên lý chung về hệ thống KSNB, chưa có tác giả nào bổ sung cho lý luận mới về hệ thống KSNB, chưa có tác giả nào đưa ra được tiêu chí để đo lường và đánh giá hệ thống KSNB hoạt động đạt hiệu quả như mong muốn và phân tích được mối quan hệ giữa nhân tố tác động đến việc thiết kế và vận hành của hệ thống KSNB Điểm riêng của các nghiên cứu này là quá trình phân tích và đánh giá thực trạng hệ thống KSNB của từng đơn vị cụ thể để đưa ra giải pháp hoàn thiện hệ thống KSNB Có thể kể đến các luận văn thạc sỹ như: Tác giả Trần Thị Minh Thư (2001) về “Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ trong tổng công ty nhà nước Việt Nam”

Các nghiên cứu này mới chỉ đã đánh giá được thực trạng hệ thống KSNB của từng quá trình như tiêu thụ, chi phí sản xuất và tính giá thành hay hoạt động tài chính trong doanh nghiệp, từ đó đưa ra các giải pháp hoàn thiện mà chưa đánh giá

và hoàn thiện trên tất cả các lĩnh vực hoạt động của doanh nghiệp Một số luận văn nghiên cứu hệ thống KSNB trong các công ty vừa và nhỏ nên việc hình thành hệ thống KSNB còn chưa rõ nét thậm chí còn chưa có

Một số các tác giả cũng đề cập tới hệ thống KSNB trên góc độ xây dựng hệ thống KSNB như:

Tác giả Nguyễn Thu Hoài (2011) về “Hoàn thiện hệ thống KSNB trong các doanh nghiệp sản xuất xi măng thuộc Tổng công ty xi măng Việt Nam” Điểm mới của đề tài này đã đề cập tới hệ thống KSNB trong điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin, đề tài cũng nêu ra được đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh tại các doanh nghiệp sản xuất xi măng thuộc Tổng công ty xi măng, từ đó đánh giá được thực trạng và đưa ra giải pháp hoàn thiện (ứng dụng ERP, hệ thống đánh giá rủi ro,

môi trường kiểm soát, hệ thống kế toán, thủ tục kiểm soát) Tuy nhiên đề tài cũng chỉ nghiên cứu được những vấn đề thuộc hệ thống KSNB của các doanh nghiệp thuộc tổng công ty xi măng Việt nam chưa khái quát được hướng nghiên cứu trong toàn ngành Khi đánh giá thực trạng mới chỉ ra được những hạn chế của kiểm soát trên quan điểm định tính, chưa đánh giá được hệ thống KSNB trên quan điểm định lượng để đề xuất các biện pháp hoàn thiện

Tác giả Bùi Thị Minh Hải (2012) về “Hoàn thiện hệ thống KSNB trong các doanh nghiệp may mặc Việt Nam” Luận văn cũng đã khái quát được lý luận chung

về hệ thống KSNB và cũng đúc rút được một số kinh nghiệm quốc tế về tổ chức hệ thống KSNB trong các doanh nghiệp may mặc Tuy nhiên trong phần lý luận Luận văn cũng chưa phân biệt được kiểm soát, kiểm soát nội bộ, hệ thống kiểm soát nội

bộ, chưa nghiên cứu rõ hệ thống KSNB trên quan điểm hiện đại là hỗ trợ cho tổ chức để tạo ra giá trị gia tăng cho tổ chức đó

Theo hiểu biết của tác giả chưa có một nghiên cứu nào khái quát cả về lý luận

và thực tiễn về hệ thống kiểm soát nội bộ tại doanh nghiệp thương mại và kinh doanh xuất nhập khẩu Các đề tài nghiên cứu hiện tại hầu hết được thực hiện tại các công ty sản xuất kinh doanh trong một lĩnh vực cụ thể, mô hình kiểm soát còn khá

sơ sài và chưa được chú trọng Tuy nhiên đối với các Ngân hàng thương mại và tổ chức tín dụng thì ngược lại, rất coi trọng KSNB, các tổ chức này thành lập ban KSNB từ rất sớm và luôn đầu tư cho bộ phận này hoạt động hiệu quả Đồng thời các tổ chức này cũng đánh giá rất cao hoạt động của các công ty có bộ phận KSNB Các đề tài đã nghiên cứu đã chỉ ra nhiều mô hình và tồn tại của các mô hình khi áp dụng tại một số công ty, tuy nhiên các đề tài này thường tập trung vào một mảng nhỏ: quản trị chi phí, quản trị giá, quản trị nhân sự Vì lý do đó, Luận văn tập trung vào nghiên cứu lý luận về hệ thống KSNB trong các đơn vị hoạt động kinh doanh thương mại và xuất nhập khẩu Từ đó đưa ra các giải pháp hoàn thiện cho hệ thống KSNB cho công ty Viettelimex nói riêng và tập đoàn viễn thông nói chung

1.2 Tổng quan về kiểm soát nội bộ

1.2.1 Khái niệm, bản chất và chức năng kiểm soát nội bộ

1.2.1.1 Khái niệm kiểm soát nội bộ

Hoạt động sản xuất kinh doanh trong doanh nghiệp là một chuỗi các quy trình nghiệp vụ :mua hàng, sản xuất, bán hàng, tiền lương, chi tiêu, kế toán và ở bất kỳ khâu nào của các quy trình nghiệp vụ cũng cần kiểm soát chặt chẽ Hoạt động kiểm soát luôn giữ một vị trí quan trọng trong quá trình quảnlý và điều hành kinh doanh Kiểm soát hữu hiệu có thể giúp NQT đánh giá và điều chỉnh quyết định nhằm đạt được các mục tiêu đề ra với hiệu quả cao nhất Công cụ chủ yếu để thực hiện chức năng kiểm soát của các NQT doanh nghiệp là hệ thống KSNB doanh nghiệp

Hệ thống lý luận về kiểm soát nội bộ ở Việt Nam gắn liền với sự hình thành và phát triển của hoạt động kiểm toán độc lập Hiện nay đã có rất nhiều công ty kiểm toán ra đời, kéo theo sự phát triển của các văn bản pháp luật về KSNB dưới dạng các quy chế, chuẩn mực do Nhà nước ban hành, nhưng nhìn chung các văn bản nói

về vấn đề này còn rất ít, hầu như chỉ được đề cập đến trong chuẩn mực kiểm toán số

400 “Đánh giá rủi ro và KSNB”, còn các lý thuyết về KSNB được đề cập đến chủ yếu qua các nghiên cứu dựa trên lý luận về KSNB và kiểm soát nội bộ quốc tế, kết hợp với các quy chế về KSNB ở Việt Nam, và các ứng dụng trong thực tế

Nhìn chung, lý luận về KSNB ở nước ta còn sơ sài và chưa được coi trọng, KSNB chủ yếu được xem là công cụ quan trọng hỗ trợ kiểm toán viên độc lập thực hiện kiểm toán chứ chưa được xem là công cụ hữu hiệu giúp ích cho quá trình quản

lý hoạt động của doanh nghiệp

Theo định nghĩa của Báo cáo COSO thì “KSNB là một quá trình bị chi phối

bởi ban giám đốc, nhà quản lý và các nhân viên của đơn vị, được thiết kế để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý nhằm thực hiện cácmục tiêu sau đây:

Mục tiêu về sự hữu hiệu và hiệu quả của hoạt động

Mục tiêu về sự tin cậy của BCTC

Mục tiêu về sự tuân thủ các luật lệ và quy định”

Cũng theo COSO một hệ thống KSNB bao gồm 5 bộ phận có mối quan hệ chặt chẽ với nhau, là môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, hoạt động kiểm soát, thông tin và truyền thông, giám sát

Theo VAS 400 của Việt Nam thì “hệ thống KSNB là các quy định và các thủ

tục kiểm soát do đơn vị được kiểm toán xây dựng và áp dụng nhằm bảo đảm cho đơn vị tuân thủ pháp luật và các quy định, để kiểm tra, kiểm soát, ngăn ngừa và phát hiện gian lận, sai sót; để lập BCTC trung thực và hợp lý; nhằm bảo vệ, quản lý

và sử dụng có hiệu quả tài sản của đơn vị Hệ thống kiểm soát nội bộ bao gồm môi trường kiểm soát, hệ thống kế toán và các thủ tục kiểm soát”

Như vậy, KSNB là một quá trình do con người quản lý, do ban lãnh đạo và các nhân viên của đơn vị chi phối, nó được thiết lập để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý nhằm thực hiện ba mục tiêu dưới đây:

BCTC đáng tin cậy

Các luật lệ và quy định được tuân thủ

Hoạt động hữu hiệu và hiệu quả

1.2.1.2 Bản chất của kiểm soát nội bộ

Hệ thống kiểm soát nội bộ có nhiệm vụ tìm hiểu hệ thống quản lý của công ty, bao gồm cả những hoạt động chính thức hoặc không chính thức, nhằm đưa ra quy định, hướng dẫn về các nhân tố có thể tác động đến hoạt động kinh doanh Theo nghĩa rộng, kiểm soát nội bộ bao gồm thủ tục quản lý trang thiết bị hoặc những công cụ kiểm soát sản xuất, kinh doanh và phân phối của công ty Thông tin của người chịu trách nhiệm kiểm soát nội bộ thường được thu thập và tổng hợp từ nhiều nguồn khác nhau như trao đổi với nhân viên cơ sở, điều tra thông qua bảng câu hỏi, bằng thực tế … Sau đó họ ghi lại những thông tin sơ bộ dưới dạng Sơ đồ hình cột

mô tả, tường thuật hoặc kết hợp cả hai hình thức trên nhằm đưa ra được một hình ảnh cụ thể để phục vụ cho công tác kiểm soát

Phòng KSNB là một bộ phận thuộc bộ máy điều hành, có chức năng hỗ trợ cho giám đốc công ty, giám sát mọi hoạt động trong công ty, đảm bảo mọi nhân viên thực hiện đúng nội quy, quy chế của công ty Ngoài ra, bộ phận này còn có nhiệm

vụ phải báo cáo kịp thời kết quả kiểm tra, kiểm soát nội bộ và đề xuất các giải pháp kiến nghị cần thiết nhằm đảm bảo cho mọi hoạt động an toàn đúng pháp luật

Bản chất của KSNB có thể được diễn giải một cách cụ thể dưới đây:

KSNB là một quá trình: bao gồm một chuỗi hoạt động kiểm soát hiện diện ở

mọi bộ phận trong đơn vị và được kết hợp với nhau thành một thể thống nhất

KSNB được thiết kế và vận hành bởi con người: KSNB không chỉ bao gồm

những chính sách, thủ tục, biểu mẫu… mà phải bao gồm cả những con người trong

tổ chức như Hộ đồng quản trị, Ban giám đốc, cán bộ công nhân viên… Chính con người định ra mục tiêu, thiết lập cơ chế kiểm soát ở mọi nơi và vận hành chúng

KSNB cung cấp một sự đảm bảo hợp lý, chứ không phải đảm bảo tuyệt đối, là

các mục tiêu sẽ được thực hiện Khi vận hành hệ thống KSNB, những yếu kém có thể xảy ra do các sai lầm dẫn đến không thực hiện được các mục tiêu KSNB có thể ngăn chặn và phát hiện những sai phạm nhưng không thể đảm bảo là chúng không bao giờ xảy ra

Tóm lại, hệ thống KSNB thực chất là các hoạt động, biện pháp, kế hoạch, quan điểm, nội quy chính sách và nỗ lực của mọi thành viên trong tổ chức để đảm bảo cho tổ chức đó hoạt động hiệu quả và đạt được mục tiêu đặt ra một cách hợp lý Nói cách khác, đây là tập hợp tất cả những việc mà một công ty cần làm để có được những điều muốn có và tránh những điều muốn tránh Hệ thống này không đo đếm kết quả dựa trên các con số tăng trưởng, mà chỉ giám sát nhân viên, chính sách, hệ thống, phòng ban của công ty đang vận hành ra sao và, nếu vẫn giữ nguyên cách làm đó, thì có khả năng hoàn thành kế hoạch không Ngoài ra, thiết lập được một hệ thống KSNB hữu hiệu sẽ hạn chế đến mức thấp nhất việc thất thoát tài sản công ty

1.2.1.3 Chức năng của kiểm soát nội bộ

Giúp cho việc quản lý hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp một cách có hiệu quả

Bảo đảm rằng các quyết định và chế độ quản lý được thực hiện đúng thể thức

và giám sát mức hiệu quả của các chế độ và quyết định đó

Phát hiện kịp thời những vấn đề kinh doanh, đề ra các biện pháp giải quyết

Ngăn chặn, phát hiện các sai phạm và gian lận trong các hoạt động, các

bộ phận của doanh nghiệp

Ghi chép kế toán đầy đủ, chính xác và đúng thể thức về các nghiệp vụ và hoạt động kinh doanh

Đảm bảo việc lập các BCTC kịp thời, hợp lệ và tuân theo các yêu cầu pháp định có liên quan

Bảo vệ tài sản và thông tin không bị lạm dụng và sử dụng sai mục đích

Nhiệm vụ của nhà quản lý là xây dựng một hệ thống KSNB hữu hiệu và kết hợp hài hòa các mục tiêu trên

1.2.2 Mục tiêu kiểm soát nội bộ

1.2.2.1 Mục tiêu hoạt động

Phòng ngừa, ngăn chặn sai sót, vi phạm, giảm thiểu rủi ro

Phát hiện sai sót, vi phạm, dấu hiệu rủi ro, đảm bảo an toàn, hiệu quả trong hiệu quả kinh doanh

Bảo vệ, quản lý, sử dụng tài sản và các nguồn lực một cách kinh tế, nâng cao hiệu quả, an toàn cho hệ thống

1.2.2.2 Mục tiêu thông tin

Bảo đảm hệ thống thông tin tài chính và thông tin quản lý trung thực, hợp lý, đầy đủ và kịp thời để người quản lý có thể dựa vào thông tin đưa ra quyết định

Ví dụ: Thu thập thông tin về các khoản nợ đến kỳ thanh toán có thể đưa ra dự báo dòng tiền đi trong thời gian ngằn hạn và trung hạn để nhà quản lý có kế hoạch tập trung dòng tiền để thanh toán đúng hạn

kiểm soát nào nếu chi phí của nó quá cao so với lợi ích mang lại Đây chính là sự đảm bảo tính hợp lý trong thiết kế một hệ thống KSNB

1.2.3 Các yếu tố cơ bản cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ

Kiểm soát nội bộ không chỉ tập trung vào vấn đề tài chính, mà còn tập trung nhiều vào quản lý rủi ro, mở rộng các yêu cầu về tuân thủ ra các vấn đề phi tài chính khác KSNB cũng chuyển từ kiểm soát sang xu hướng cải tiến quy trình Theo Liên đoàn Kế toán Quốc tế (IFAC), hệ thống KSNB bao gồm ba yếu tố chính: môi trường kiểm soát, hệ thống thông tin kế toán và các thủ tục kiểm soát Còn theo COSO, hệ thống KSNB lại được chia làm năm nhân tố tác thành : môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, các hoạt động kiểm soát, hoạt động giám sát

và thông tin & truyền thông

Theo chuẩn mực kế toán Việt Nam số 315 ( VSA 315 ban hành kèm theo TT 214/2012/TT-BTC ngày 6/12/2012 của Bộ Tài chính ) đã xác định và đánh giá rõ các rủi ro có sai sót trọng yếu thông qua hiểu biết về đơn vị được kiểm toán và môi trường đơn vị, trong đó có KSNB thì việc phân chia hệ thống KSNB chi tiết gồm năm nhân tố theo tiêu chuẩn COSO rõ ràng mang lại nhiều ích lợi hơn trong việc hoàn thiện hệ thống KSNB trong doanh nghiệp

Luận văn xin phép được đề cập sâu đến cách tiếp cận theo COSO, hệ thống KSNB được cấu thành từ 5 thành phần và có mối liên hệ chặt chẽ với nhau:

- Môi trường kiểm soát

- Đánh giá rủi ro

- Các hoạt động kiểm soát

- Thông tin và truyền thông

- Giám sát

1.2.3.1 Môi trường kiểm soát

Thông thường khi quy mô càng lớn thì chủ doanh nghiệp sẽ gặp nhiều khó khăn hơn trong việc quản lý, giám sát và kiểm soát các rủi ro và gian lận Vì vậy thái độ và ý thức kiểm soát của NQT ảnh hưởng rất nhiều vào sự kiểm soát của đơn

vị Nếu NQT cấp cao nhận thức kiểm soát là vấn đề quan trọng, thì các nhân viên

khác cũng hết sức tôn trọng các quy trình kiểm soát Ngược lại, nếu NQT không thực sự chú tâm vào vấn đề kiểm soát trong đơn vị thì chắc chắn hệ thống kiểm soát sẽ không mang lại hiệu quả như mong đợi

Môi trường kiểm soát bao gồm nhận thức, thái độ và hành động của nhà quản

lý đối với kiểm soát và tầm quan trọng của kiểm soát, cũng như tính đồng bộ trong các hoạt động kiểm soát của các phòng ban Để xây dựng hệ thống kiểm soát nội

bộ cho doanh nghiệp cần tìm hiểu các nhân tố thuộc về môi trường kiểm soát :

- Triết lý và phong cách điều hành của nhà quản lý

- Cơ cấu tổ chức và phân chia trách nhiệm

- Sự tham gia của Hội đồng quản trị và Ban kiểm soát

- Các chính sách về nguồn nhân lực

- Công tác kế hoạch

- Các nhân tố bên ngoài

a) Triết lý và phong cách điều hành của nhà quản lý

Triết lý quản lý thể hiện qua quan điểm và nhận thức của nhà quản lý về việc giám sát các rủi ro trong kinh doanh; phong cách điều hành lại thể hiện qua cá tính

và cả thái độ của họ đối với việc lập BCTC và các phương pháp kế toán, sử dụng các kênh thông tin chính thức hay không chính thức… Sự khác biệt về triết lý quản

lý và phong cách điều hành có ảnh hưởng rất lớn đến môi trường kiểm soát và tác động đến việc thực hiện các mục tiêu của đơn vị

Nhà quản lý cấp cao là người ra quyết định và điều hành mọi hoạt động của doanh nghiệp Vì vậy, nhận thức, quan điểm, thái độ, đường lối, hành vi quản trị và tư cách của họ ảnh hưởng rất lớn đến xây dựng một hệ thống KSNB hữu hiệu tại đơn vị Đặc thù quản lý chỉ rõ những quan điểm khác nhau của NQT về sự chính xác của thông tin kế toán và tầm quan trọng của việc hoàn thành kế hoạch, sự chấp nhận rủi ro trong kinh doanh Những NQT có phong cách kinh doanh lành mạnh vì

sự phát triển lâu dài đòi hỏi BCTC phải chính xác, các thủ tục KSNB phải chặt chẽ Đối với những NQT có mục tiêu kiếm lợi nhuận bằng mọi giá thì BCTC không đảm bảo tính trung thực, vì vậy các thủ tục kiểm soát sẽ lỏng lẻo, không hiệu quả Như

vậy, phong cách điều hành và tư cách của NQT ảnh hưởng rất lớn đến các chính sách, thủ tục KSNB cũng như độ chính xác của BCTC

b) Cơ cấu tổ chức và phân chia trách nhiệm

Cơ cấu tổ chức là bộ máy thực hiện các hoạt động để đạt được mục tiêu Việc xây dựng cơ cấu tổ chức là sự phân chia trách nhiệm và quyền hạn giữa các thành viên trong đơn vị Một cơ cấu tổ chức hợp lý sẽ là cơ sở cho việc lập kế hoạch, điều hành, kiểm soát và giám sát tất cả các hoạt động của đơn vị

Cơ cấu tổ chức thực chất là sự phân chia quyền hạn, trách nhiệm giữa các thành viên trong đơn vị Cơ cấu tổ chức được xây dựng hợp lý sẽ góp phần tạo ra một môi trường kiểm soát tốt, ngăn ngừa có hiệu quả các hành vi gian lận và sai sót

có thể xảy ra, đảm bảo một hệ thống xuyên suốt từ trên xuống dưới trong việc ban hành các quy định, triển khai các quy định đó cũng như kiểm tra, giám sát việc thực hiện các quyết định đó trong toàn doanh nghiệp, tạo hiệu quả quản lý tốt cho các nhà lãnh đạo trong việc xử lý, truyền đạt và sử dụng thông tin Cơ cấu tổ chức là nền tảng cho việc lập kế hoạch và kiểm tra Để đạt được mục tiêu của đơn vị, cần phải có cơ cấu tổ chức hiệu quả và phù hợp với quy mô hoạt động và phải tuân thủ các nguyên tắc sau:

- Thiết lập, điều hành và giám sát toàn bộ hoạt động, tránh bỏ sót bất kỳ lĩnh vực nào đồng thời không có sự chồng chéo "dẫm chân" lên nhau giữa các bộ phận

- Phải có sự tách biệt giữa ba chức năng xử lý nghiệp vụ, ghi sổ và bảo quản tài sản

- Bảo đảm sự độc lập tương đối giữa các bộ phận Người phụ trách mỗi

bộ phận độc lập tương đối đó chịu trách nhiệm trước cùng một cấp trên

Ví dụ: Chẳng hạn bộ phận mua hàng và bộ phận kho cùng chịu trách nhiệm trước trưởng phòng hàng hóa…(Giả sử bộ phận mua hàng và bộ phận kho cùng trực thuộc phòng hàng hóa và đều chịu sự quản lý của trưởng phòng hàng hóa)

Cơ cấu tổ chức cũng chính là sự xác định trách nhiệm, quyền hạn và lộ trình báo cáo giữa các thành viên trong doanh nghiệp Khi xây dựng cơ cấu tổ chức cần xác định đước các vị trí then chốt cùng với trách nhiệm và quyền hạn tương ứng

Một cơ cấu tổ chức hợp lý giúp cung cấp dòng thông tin cần thiết để quản lý các hoạt động trong doanh nghiệp từ lập kế hoạch, điều hành, thực hiện và kiểm soát

c) Sự tham gia của Hội đồng quản trị và Ban kiểm soát

Ủy ban kiểm soát bao gồm những người trong bộ máy lãnh đạo cao nhất của đơn vị như thành viên của HĐQT nhưng không kiêm nhiệm các chức vụ quản lý và những chuyên gia am hiểu về lĩnh vực kiểm soát Ủy ban kiểm soát thường có nhiệm vụ và quyền hạn như sau:

Giám sát sự chấp hành pháp luật của công dân

Kiểm tra và giám sát công việc của kiểm toán viên nội bộ

Giám sát tiến trình lập BCTC

Đại diện công ty để mời kiểm toán viên độc lập và làm việc với họ

Hòa giải những mâu thuẫn giữa kiểm toán viên độc lập với ban giám đốc

d) Các chính sách về nguồn nhân lực

Con người là nguồn lực rất quan trọng đối với doanh nghiệp, là nhân tố quan trọng trong môi trường kiểm soát cũng như là chủ thể trực tiếp thực hiện mọi thủ tục kiểm soát trong hoạt động của doanh nghiệp, nên doanh nghiệp muốn hoạt động tốt cần phải có một chính sách nhân sự phù hợp Chính sách nhân sự ảnh hưởng quan trọng đến trình độ, phẩm chất cũng như các giá trị đạo đức của toàn thể nhân viên trong một tổ chức Chính sách nhân sự bao gồm chính sách tuyển dụng, đào tạo, chính sách tiền lương, giám sát, khen thưởng, kỷ luật, luân chuyển nhân viên Nếu đơn vị có một đội ngũ công nhân viên trình độ chuyên môn cao, đạo đức tốt và đoàn kết gắn bó với nhau thì dù cho các thủ tục kiểm soát cụ thể có không chặt chẽ đi chăng nữa, các gian lận và sai sót cũng ít xảy ra Ngược lại, nếu đội ngũ công nhân viên của đơn vị có những người trình độ yếu kém, phẩm chất đạo đức không tốt, đố kỵ nhau thì dù cho các thủ tục kiểm soát có chặt chẽ đến đâu, các sai sót và gian lận vẫn xảy ra nhiều và thường xuyên Để có được một đội ngũ công nhân viên tốt, đơn vị phải có chính sách nhân sự rõ ràng, hợp lý, đạt được các mục tiêu công bằng, khuyến khích người có năng lực, có trình độ, có phẩm chất tốt phấn

đấu vươn lên và kỷ luật thích đáng những người sai phạm Vì vậy, một chính sách nhân sự tốt là một yếu tố đảm bảo cho môi trường kiểm soát mạnh

f) Các nhân tố bên ngoài

Ngoài các nhân tố bên trong nói trên, môi trường kiểm soát còn bao hàm nhiều nhân tố bên ngoài Những nhân tố này vượt ra ngoài sự kiểm soát của các NQT nhưng nó có ảnh hưởng rất lớn đến thái độ của NQT Các nhân tố này bao gồm sự kiểm soát của các cơ quan chức năng Nhà nước, sự ảnh hưởng của các chủ nợ, môi trường pháp lý, đường lối phát triển của đất nước…

1.2.3.2 Đánh giá rủi ro

Tất cả các hoạt động đang diễn ra trong mọi doanh nghiệp đều có thể phát sinh những rủi ro Vì vậy các NQT phải thận trọng khi xác định và phân tích các nhân tố ảnh hưởng đến rủi ro làm cho các mục tiêu của doanh nghiệp không thực hiện được Việc đánh giá và nhận dạng các rủi ro tạo cơ sở để xác định các giải pháp xử lý rủi ro

Những rủi ro có thể xuất phát từ bên trong hay bên ngoài doanh nghiệp: “Kinh doanh là chấp nhận rủi ro” Rủi ro càng cao thì lợi nhuận càng lớn Trong thực tế không thể nào loại bỏ hết tất cả các rủi ro Vấn đề là nhà quản lý quyết định mức rủi ro nào chấp nhận được và quản lý chúng như thế nào Để làm được điều này người quản lý cần phải:

- Thiết lập các mục tiêu của tổ chức, phải thiết lập mục tiêu riêng của từng hoạt động để đạt được mục tiêu chung của đơn vị Việc xác định mục tiêu rất quan trọng trong việc đánh giá rủi ro Có những sự kiện là rủi ro đối với tổ chức này

nhưng lại là cơ hội đối với tổ chức khác

- Các rủi ro liên quan đến độ tin cậy của BCTC bao gồm các sự kiện trong hay ngoài đơn vị, các giao dịch hoặc các tình huống có thể phát sinh và có ảnh hưởng bất lợi đến khả năng tạo lập, ghi chép, xử lý và báo cáo dữ liệu tài chính phù hợp Ban Giám đốc có thể lập các chương trình, kế hoạch hoặc hành động để xử lý những rủi ro cụ thể hoặc quyết định chấp nhận rủi ro do tính đến hiệu quả kinh tế hay do xem xét các yếu tố khác Nhận dạng và phân tích rủi ro khiến cho các mục tiêu không thể thực hiện được như trong các tình huống sau :

+ Các rủi ro có thể phát sinh từ môi trường hoạt động (chính trị, thay đổi môi trường pháp lý, thị trường tiền tệ, sự cạnh tranh, sự tiến bộ kỹ thuật, các chính sách nhà nước…) và từ trong nội bộ của doanh nghiệp (những thay đổi trong quy chế, chính sách mở rộng thị trường, chính sách đổi mới kỹ thuật, sự sắp xếp lại tổ chức của đơn vị, thiếu nhân sự chủ chốt, áp dụng nguyên tắc kế toán mới…)

+ Nhân sự mới : Những nhân sự mới có thể có hiểu biết và những trọng tâm khác về KSNB

+ Hệ thống thông tin mới hoặc chỉnh sửa: Những thay đổi quan trọng và nhanh chóng trong hệ thống thông tin có thể làm thay đổi các rủi ro liên quan đến KSNB + Tăng trướng nhanh, công nghệ mới, các mô hình hoạt động-sản xuất kinh doanh mới hay áp dụng các quy định kế toán mới : những nhân tố như thế có thể gây ảnh hưởng đến các rủi ro trong quá trình lập và trình bày BCTC

+ Việc mở rộng các hoạt động nước ngoài cũng dẫn đến các rủi ro mới và khác thường mà có thể ảnh hưởng đến KSNB

- Quá trình đánh giá rủi ro cần thực hiện qua các giai đoạn: xác định đối tượng, tiếp đến xác định các nhân tố ảnh hưởng tới rủi ro của từng đối tượng, và cuối cùng nhận diện rủi ro

1.2.3.3 Hoạt động kiểm soát

Là những chính sách và thủ tục để đảm bảo cho các chỉ thị của nhà quản lý được thực hiện Hoạt động kiểm soát diễn ra trong toàn đơn vị ở mọi cấp độ và mọi hoạt động Nó đảm bảo các hành động cần thiết để quản lý các rủi ro có thể phát sinh trong quá trình thực hiện các mục tiêu của đơn vị Những hoạt động kiểm soát

chủ yếu của đơn vị có liên quan đến hệ thống kế toán:

- Phân chia trách nhiệm đầy đủ

- Ủy quyền đúng đắn cho các nghiệp vụ và hoạt động

- Bảo vệ tài sản vật chất và thông tin

- Kiểm tra độc lập

- Phân tích rà soát

a) Phân chia trách nhiệm đầy đủ

Được thực hiện theo hai nguyên tắc cơ bản: nguyên tắc phân công phân nhiệm

và nguyên tắc bất kiêm nhiệm Yêu cầu của nguyên tắc này là không để cho một bộ phận hay cá nhân nào tham gia vào giải quyết toàn bộ nghiệp vụ từ khi hình thành cho đến lúc kết thúc Khi đó, thông qua cơ cấu tổ chức, công việc của tất cả các nhân viên được tự động kiểm soát chéo lẫn nhau Mục tiêu của thủ tục này là phát hiện ra các sai sót cũng như các hành vi gian lận Đồng thời không một cá nhân nào được thực hiện nhiều hơn một trong bốn chức năng sau đây: phê duyệt, thực hiện, ghi chép nghiệp vụ và bảo quản tài sản

Phân chia trách nhiệm thường được đề cập đến như là sự tách biệt giữa:

- Chức năng kế toán với chức năng hoạt động: bộ phận thực hiện các nghiệp

vụ không được ghi chép sổ sách kế toán, vì khi đó họ có thể thổi phồng kết quả

- Chức năng kế toán với chức năng bảo quản tài sản: các nhân viên kế toán không được giao nhiệm vụ giữ tài sản vì có thể tham ô tài sản và che giấu bằng cách sửa chữa lại sổ sách

- Người xét duyệt nghiệp vụ và chức năng bảo quản tài sản: người phê duyệt không nên kiêm nhiệm việc giữ tài sản vì làm tăng rủi ro lạm dụng tài sản

Ngoài ra trong từng nghiệp vụ cụ thể cũng có những yêu cầu khác về phân chia trách nhiệm để hạn chế gian lận và sai sót Tuy nhiên cần chú ý rằng việc phân chia trách nhiệm có thể bị vô hiệu hóa do các nhân viên thông đồng

b) Ủy quyền đúng đắn cho các nghiệp vụ và hoạt động

Tất cả các nghiệp vụ đều phải được ủy quyền cho một người chịu trách nhiệm Khi bất kỳ ai trong công ty cũng có thể mua hay chi dùng tài sản thì sự hỗn độn sẽ xảy ra ngay Có hai mức độ ủy quyền:

- Ủy quyền chung là trường hợp người quản lý ban hành các chính sách để áp dụng cho toàn đơn vị, nhân viên cấp dưới được chỉ đạo xét duyệt các nghiệp vụ trong phạm vi giới hạn của chính sách Các ví dụ về ủy quyền chung như hạn mức bán chịu, bảng giá bán cố định đối với sản phẩm dịch vụ, hạn mức tồn kho tối thiểu…

- Ủy quyền cụ thể là trường hợp một cá nhân xét duyệt cụ thể cho từng nghiệp

vụ riêng biệt Đối với những nghiệp vụ có số tiền lớn hoặc quan trọng, người quản

lý sẽ yêu cầu xét duyệt cụ thể đối với từng trường hợp Ví dụ khoản bán chịu trên hạn mức tín dụng, các nghiệp vụ về xây dựng cơ bản… Ủy quyền cụ thể thường áp dụng cho các nghiệp vụ không thường xuyên phát sinh

c) Bảo vệ tài sản vật chất và thông tin

Hoạt động này được thực hiện cho cả tài sản vật chất và thông tin của đơn vị Bởi vì thông tin thực chất cũng là một dạng tài sản

Tài sản vật chất cần được bảo vệ để không bị mất mát, tham ô, hư hỏng hay

sử dụng lãng phí, sai mục đích Chỉ những người ủy quyền mới được phép tiếp cận với tài sản của đơn vị Tài sản có thể được kiểm soát bằng cách sử dụng nhà kho an toàn, tủ sắt, khóa, tường rào, lực lượng bảo vệ và tổ chức kiểm kê định kỳ… nhằm hạn chế việc tiếp cận đối với chúng Ngoài ra, việc so sánh đối chiếu giữa sổ sách

kế toán và tài sản hiện có trên thực tế phải được thực hiện định kỳ

Để thông tin kế toán đáng tin cậy và không bị tiết lộ cần thực hiện nhiều hoạt động kiểm soát nkiểm tra tính xác thực, đầy đủ, phê chuẩn các nghiệp vụ và phân quyền các mức độ truy cập thông tin của từng bộ phận và từng cá nhân

Để thực hiện kiểm soát tốt quá trình xử lý thông tin cần đảm bảo:

- Các chứng từ phải được đánh số liên tục để có thể kiểm soát, tránh thất lạc

và dễ dàng truy cập khi cần thiết

- Chứng từ cần được lập ngay khi nghiệp vụ vừa xảy ra, hoặc càng sớm càng tốt

- Nội dung của chứng từ cần thiết kế đơn giản, rõ ràng dể hiểu và có thể sử dụng cho nhiều công dụng khác nhau

- Tổ chức luân chuyển chứng từ phải khoa học, kịp thời Nghĩa là chứng từ chỉ đi qua các bộ phận có liên quan đến nghiệp vụ, và phải quy định thời gian xử lý

nhanh chóng để chuyển cho bộ phận tiếp theo

- Sổ sách cần phải đóng chắc chắn, đánh số trang, quy định nguyên tắc ghi chép, có chữ ký xét duyệt của người kiểm soát

- Tổ chức lưu trữ, bảo quản tài liệu kế toán khoa học, an toàn và dễ dàng truy cập

- Các nghiệp vụ hoặc các hoạt động phải được phê chuẩn bởi một nhân viên quản lý trong phạm vi quyền hạn cho phép

d) Kiểm tra độc lập

Là việc kiểm tra được tiến hành bởi cá nhân khác với cá nhân thực hiện nghiệp vụ Kiểm tra độc lập giúp giảm được các sai sót và gian lận do sự cẩu thả hoặc thiếu năng lực của nhân viên Mặc dù sự phân chia trách nhiệm đã tạo ra một

sự kiểm soát lẫn nhau một cách tự nhiên trong độc lập, nhưng do hệ thống KSNB thường có khuynh hướng giảm sút tính hữu hiệu, cho nên kiểm tra độc lập vẫn phải tồn tại trong các nghiệp vụ mà người quản lý xét thấy trọng yếu và rủi ro

e) Phân tích rà soát

Là việc so sánh giữa hai nguồn số liệu khác nhau Tất cả mọi khác biệt đều cần làm rõ Ưu điểm của thủ tục này là mau chóng phát hiện các gian lận, sai sót hoặc các biến động bất thường để kịp thời có biện pháp xử lý

Ngoài ra hoạt động kiểm soát còn bao gồm việc xem xét lại những mục tiêu

đã thực hiện bằng cách so sánh với số liệu kế hoạch, dự toán, số liệu kỳ trước và những dữ liệu khác có tính chất tài chính và phi tài chính Đồng thời xem xét một cách tổng thể để đánh giá quá trình thực hiện Việc soát xét lại quá trình thực hiện giúp NQT biết được một cách tổng quát là mọi thành viên có theo đuổi mục tiêu của doanh nghiệp một cách hiệu quả hay không Với việc điều tra nghiên cứu về những vấn đề bất ngờ xảy ra trong quá trình thực hiện, NQT có thể thay đổi kịp thời chiến lược hoặc kế hoạch, hoặc có những điều chỉnh cho thích hợp

1.2.3.4 Thông tin và truyền thông

Thông tin được thu thập và truyền đạt đến các bộ phận, cá nhân trong đơn vị dưới các hình thức và thời gian thích hợp, đảm bảo mọi người trong tổ chức có thể thực hiện được nhiệm vụ của mình Truyền thông là sự cung cấp thông tin bên

trong đơn vị và với bên ngoài Sự trao đổi thông tin hữu hiệu đòi hỏi phải diễn ra theo nhiều hướng: từ cấp trên xuống cấp dưới, từ cấp dưới lên cấp trên và các cấp ngang hàng với nhau Mỗi cá nhân cần hiểu vai trò của mình trong hệ thống KSNB cũng như hoạt động của cá nhân tác động đến hệ thống như thế nào Ngoài ra cũng cần có sự trao đổi thông tin hữu hiệu với các đối tượng bên ngoài như khách hàng, nhà cung cấp, cổ đông và cơ quan thuế Thông tin và truyền thông tạo ra các báo cáo, chứa đựng các thông tin cần thiết cho việc quản lý và kiểm soát đơn vị Nhờ

có hệ thống thông tin liên lạc chính xác, trung thực và các hoạt động truyền thông kịp thời mà các thành viên trong doanh nghiệp nắm bắt, trao đổi, xử lý, quản lý và kiểm soát các hoạt động của doanh nghiệp được hiệu quả

Một hệ thống thông tin bao gồm các máy móc thiết bị, phần mềm, nhân sự, thủ tục và dữ liệu Nhiều hệ thống thông tin sử dụng rộng rãi công nghệ thông tin

Hệ thống thông tin liên quan đến mục tiêu lập và trình bày BCTC

Hệ thống thông tin trong đơn vị gồm nhiều phân hệ, trong đó hệ thống thông tin kế toán liên quan đến mục tiêu trình bày BCTC, gồm hệ thống BCTC, là một bộ phận quan trọng Hệ thống thông tin kế toán xét về mặt quy trình gồm 3 bộ phận: Chứng từ, sổ sách và báo cáo

 Chứng từ kế toán:

Đóng vai trò hết sức quan trọng trong quy trình kế toán nói riêng và trong hệ thống kiểm soát nội bộ nói chung, thông qua ý nghĩa của nó đối với chất lượng thông tin và việc bảo vệ tài sản:

- Sự trung thực và chính xác của thông tin trên chứng từ kế toán khi nó được ghi chép ngay lúc nghiệp vụ phát sinh và kèm theo chữ ký xác nhận và xét duyệt của người có trách nhiệm Sự phù hợp thông tin liên quan đến mức độ chi tiết và cụ thể của thông tin và tính hữu dụng của nó

- Để bảo vệ các tài sản hiện có trong đơn vị, các chứng từ kế toán liên quan đến tài sản phải có chữ ký của người có thẩm quyền và người tiếp nhận tài sản

- Chứng từ kế toán còn là một phương tiện thể hiện sự ủy quyền Để đảm bảo

sự xét duyệt của người được ủy quyền đối với mọi nghiệp vụ, có thể thiết lập 1

chứng từ được đánh số liên tục cho loại nghiệp vụ đó

- Chứng từ kế toán còn có ý nghĩa quan trọng khác là sự kiểm tra trước và sau khi nghiệp vụ xảy ra Trước khi nghiệp vụ xảy ra, người có thẩm quyền sẽ xem xét chi tiết nội dung trên chứng từ để thể hiện sự xét duyệt của mình Sau khi nghiệp vụ xảy ra, chứng từ cung cấp đầy đủ thông tin nội dung nghiệp vụ, những cá nhân chịu trách nhiệm và có liên quan Chứng từ lưu lại là bằng chứng quan trọng cho việc kiểm tra và đánh giá các thủ tục kiểm soát

- Ngoài ra, chứng từ kế toán còn là một tài liệu pháp lý quan trọng khi cần xem xét trách nhiệm của các bên

 Sổ sách kế toán:

Đảm nhận vai trò ghi chép và xử lý các dữ liệu thông tin Nó là một dấu vết quan trọng cho việc kiểm tra và đánh giá các thủ tục kiểm soát

 Báo cáo kế toán trong đơn vị:

Gồm có BCTC và các báo cáo quản trị Số liệu trình bày trên BCTC phải trung thực, hợp lý và phản ánh được tình hình hoạt động tại doanh nghiệp, các thông tin khác phải được công bố đầy đủ trong thuyết minh báo cáo tài chính Chất lượng của thông tin tạo ra từ hệ thống sẽ ảnh hưởng đến khả năng ban Giám đốc đưa ra các quyết định phù hợp trong việc quản lý và kiểm soát các hoạt động của đơn vị và lập BCTC một cách đáng tin cậy

Việc trao đổi thông tin, liên quan đến việc cung cấp những hiểu biết về vai trò

và trách nhiệm của cá nhân gắn liền với KSNB đối với việc lập và trình bày BCTC,

có thể ở dạng tài liệu hướng dẫn về chính sách, hướng dẫn về kế toán và lập BCTC Việc trao đổi thông tin cũng có thể ở dạng điện tử, bằng lời nói và qua những hành động của Ban Giám đốc

1.2.3.5 Hoạt động giám sát

Là quá trình NQT đánh giá chất lượng hoạt động của hệ thống KSNB Nhằm xác định hệ thống KSNB có vận hành đúng theo thiết kế và cần phải điều chỉnh gì cho phù hợp với tình hình của từng giai đoạn Giám sát giúp cho hệ thống kiểm soát nội bộ duy trì tính hữu hiệu qua các thời kỳ

Trách nhiệm quan trọng của Ban Giám đốc là thiết lập và duy trì kiểm soát nội bộ một cách thường xuyên Việc Ban Giám đốc giám sát các kiểm soát bao gồm việc xem xét liệu các kiểm soát này có đang hoạt động như dự kiến và liệu có được thay đổi phù hợp với sự thay đổi của đơn vị hay không Việc giám sát các kiểm soát có thể bao gồm các hoạt động như: BGĐ xét liệu bảng đối chiếu với ngân hàng đã được lập kịp thời hay chưa, kiểm toán viên nội bộ đánh giá sự tuân thủ của nhân viên phòng kinh doanh đối với các quy định của đơn vị về hợp đồng bán hàng Việc giám sát cũng là để đảm bảo rằng các kiểm soát tiếp tục hoạt động một cách hiệu quả theo thời gian

Kiểm toán viên nội bộ hoặc nhân sự thực hiện những chức năng tương tự có thể tham gia vào việc giám sát các kiểm soát của đơn vị thông qua các đánh giá riêng rẽ Thông thường, những người này cung cấp thông tin một cách đều đặn về hoạt động của kiểm soát nội bộ, và tập trung sự chú ý vào việc đánh giá tính hiệu quả của kiểm soát nội bộ, và trao đổi thông tin về các điểm mạnh, điểm yếu cũng như đưa ra các khuyến nghị để cải thiện kiểm soát nội bộ

Các hoạt động giám sát có thể bao gồm việc sử dụng thông tin có được qua trao đổi với các đối tượng ngoài đơn vị mà những thông tin đó có thể cho thấy các vấn đề hoặc các khu vực cần được cải thiện Khách hàng thường xác minh các thông tin trong hóa đơn thông qua việc thanh toán hóa đơn hoặc khiếu nại về số tiền phải trả Ngoài ra, các cơ quan quản lý cũng có thể thông tin cho đơn vị về các vấn đề có thể ảnh hưởng tới hoạt động của KSNB, như các thông tin liên quan đến cuộc kiểm tra của cơ quan quản lý ngân hàng Đồng thời, khi thực hiện hoạt động giám sát, Ban Giám đốc cũng có thể xem xét các trao đổi thông tin từ kiểm toán viên độc lập liên quan đến KSNB Có hai loại giám sát:

* Giám sát thường xuyên: Được thực hiện trong các hoạt động, do nhà quản lý

và các nhân viên thực hiện trong trách nhiệm của mình, thông qua việc tiếp nhận các ý kiến đóng góp của khách hàng, nhà cung cấp…hoặc xem xét các báo cáo hoạt động và phát hiện các biến động khác thường

* Giám sát định kỳ: Được thực hiện thông qua các đánh giá riêng biệt thông

qua các chương trình đánh giá định kỳ, hay các cuộc kiểm toán định kỳ do kiểm toán viên nội bộ hoặc do kiểm toán độc lập thực hiện

1.2.4 Những hạn chế tiềm tàng và sự cần thiết phải xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp

1.2.4.1 Hạn chế tiềm tàng của hệ thống kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp

Bất kể một hệ thống KSNB được thiết kế và vận hành tốt đến đâu đi nữa thì

nó cũng chỉ cung cấp đảm bảo hợp lý việc đạt được các mục tiêu về hoạt động, BCTC đáng tin cậy và sự tuân thủ các quy định pháp luật Hạn chế này xuất phát từ các nguyên nhân sau :

 Hệ thống Kiểm soát nội bộ được tiến hành bởi con người: Sự xét đoán của con người có thể đúng mà cũng có thể sai Tổn thất vẫn có thể xảy ra do sự thiếu thận trọng, xao lãng, sai lầm trong xét đoán hoặc hiểu sai các hướng dẫn của cấp trên Ngoài ra, hệ thống KSNB do cấp quản lý thiết kế, do đó nó không ngăn ngừa được những hành vi cố ý sai phạm của cấp quản lý và thông đồng giữa các nhân viên trong doanh nghiệp với nhau hoặc với bên ngoài

 Quan hệ giữa lợi ích và chi phí: Không phải mọi rủi ro đều có những thủ tục kiểm soát tương ứng vì chi phí mà doanh nghiệp bỏ ra để ngăn ngừa các rủi ro đó là không hợp lý, vượt quá mức tổn thất do sai phạm nếu có xảy ra

 Hệ thống KSNB không bao quát được những rủi ro không lường trước: Hệ thống KSNB được xây dựng trên cơ sở dự tính trước các rủi ro gian lận, sai sót có thể xảy ra, vì thế khó có thể ngăn chặn và phát hiện những sai phạm đột xuất, bất thường Do đó, KSNB cần phải thường xuyên được hoàn thiện

1.2.4.2 Tầm quan trọng của hệ thống kiểm soát nội bộ hiệu quả

KSNB hiệu quả giúp doanh nghiệp đạt được những mục tiêu đề ra Vì vậy, hệ thống KSNB có một vị trí vô cùng quan trọng trong một doanh nghiệp

Với mục tiêu bảo vệ tài sản của doanh nghiệp, hệ thống KSNB phát hiện được những thiệt hại, sai sót, những vi phạm trong việc sử dụng tài sản của doanh nghiệp, Từ đó hệ thống KSNB đề ra được những giải pháp để bảo vệ tài sản hữu hiệu hơn và sử dụng hợp lý nguồn tài sản của doanh nghiệp

Thông tin tài chính là một bộ phận cấu thành quan trọng của hệ thống thông tin trong đơn vị Nếu hệ thống thông tin sai lệch so với thực tế sẽ ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp Các nhà quản trị không nắm bắt được hoạt động của doanh nghiệp mình, đưa ra những quyết định sai lầm , đẩy doanh nghiệp vào tình trạng khó khăn, có thể “phá sản lúc nào không biết” Hệ thống KSNB trong doanh nghiệp duy trì và kiểm tra việc tuan thủ các chính sách có liên quan đến các hoạt động của doanh nghiệp, ngăn chặn và phát hiện kịp thời những gian lận và sai sót trong mọi hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp

Hệ thống KSNB sẽ phát hiện ra những thông tin không chính xác, những thông tin không đáng tin cậy, quản lý doanh nghiệp sẽ căn cứ vào đó xác định được tình hình của doanh nghiệp, từ đó sẽ xây dựng chiến lược phát triển công ty hợp lý hơn

Hệ thống KSNB cũng giúp cho nhà quản tị xem xset được hiệu quả hoạt động

và năng lực quản lý của doanh nghiệp, tìm ra được hạn chế trong năng lực quản trị doanh nghiệp, làm cho doanh nghiệp hoạt động không hiệu quả Từ đó trợ giúp ra quyết định cải thiện tình hình đó

Hệ thống KSNB rất quan trọng trong một doanh nghiệp Nó giúp cho doanh nghiệp hoạt động hiệu quả hơn, giúp doanh nghiệp phát triển và đi đúng hướng kinh doanh, giảm thiểu những sai sót và rủi ro trong quản lý cũng như trong hoạt động của một doanh nghiệp

1.2.4.3 Sự cần thiết của hệ thống kiểm soát nội bộtrong doanh nghiệp

a) Thực trạng xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ ở Việt Nam hiện nay

Hiện nay, theo quan điểm của Việt Nam về các bộ phận cấu thành hệ thống KSNB, có thể nhận thấy ngay từ mặt chính sách thì sự quan tâm về quản lý rủi ro khi xây dựng hệ thống KSNB trong các doanh nghiệp Việt Nam chưa được coi là vấn đề ưu tiên hàng đầu

Bên cạnh đó, qua khảo sát thực tế về hệ thống KSNB tại nhiều doanh nghiệp Việt Nam, hầu như các doanh nghiệp đều tồn tại một trong các dấu hiệu sau:

- Doanh nghiệp không xây dựng chính sách quản lý rủi ro

- Doanh nghiệp không thực hiện những nỗ lực để ngăn chặn rủi ro

- Không có người chịu trách nhiệm quản lý rủi ro trong doanh nghiệp

- Quản lý rủi ro không được xác định là vấn đề ưu tiên của doanh nghiệp

- Doanh nghiệp ít quan tâm đến rủi ro hoặc quan tâm quá muộn

- Không có khuôn khổ đánh giá rủi ro thống nhất trong doanh nghiệp

- Doanh nghiệp thực hiện việc QTRR một cách rời rạc, thiếu tập trung

- Công tác quản lý rủi ro ngày càng bị coi nhẹ trong doanh nghiệp

Từ lý luận đến thực tế, có thể khẳng định ở Việt Nam, việc xây dựng hệ thống KSNB còn chưa thực sự gắn với quản lý rủi ro trong doanh nghiệp Hệ thống KSNB chủ yếu hoạt động với chức năng kiểm tra các thông tin quá khứ về kinh tế tài chính, tìm nguyên nhân của những sai phạm đã xảy ra mà chưa thực sự chú trọng vào việc dự đoán rủi ro có thể xảy ra trong tương lai hay có các biện pháp phòng ngừa hữu hiệu

Nguyên nhân cơ bản của vấn đề trên là do văn hóa, quan niệm sống và làm việc Trong nhiều vấn đề, người Á Đông nói chung và người Việt Nam nói riêng thường tránh nói về các rủi ro, vì cho rằng đó là đề cập đến những vấn đề xui xẻo, là nói gở, sẽ không tốt cho việc kinh doanh Trong khi đó với người phương Tây, đây

là vấn đề rất được coi trọng

Nguyên nhân thứ hai, đó là sự phát triển của nền kinh tế Trong quá trình phát triển của một nền kinh tế, giai đoạn ban đầu khi nền kinh tế của chúng còn yếu kém, chưa phát triển thì chưa thể chú trọng quá nhiều đến rủi ro hay việc phòng ngừa, chỉ đến khi nào nền kinh tế đã bắt đầu bước vào giai đoạn khá ổn định thì vấn đề này thường mới được quan tâm

b) Sự cần thiết xây dựng hệ thống KSNB trong doanh nghiệp

Vấn đề KSNB có ý nghĩa quan trọng đối với các đơn vị có quy mô lớn hơn

là các đơn vị có quy mô nhỏ Ở các đơn vị có quy mô lớn, quyền hạn càng phân chia cho nhiều cấp, có quan hệ giữa các bộ phận chức năng và các nhân viên càng trở nên phức tạp, quá trình truyền đạt và thu thập thông tin phản hồi càng trở nên khó khăn, tài sản lại càng phân tán ở nhiều địa điểm và trong nhiều hoạt động khác nhau… do đó đòi hỏi phải có một hệ thống KSNB hữu hiệu

Trong một tổ chức bất kỳ, sự thống nhất và xung đột quyền lợi chung - quyền lợi riêng của người sử dụng lao động với người lao động luôn tồn tại song hành Nếu không có hệ thống KSNB, làm thế nào để người lao động không vì quyền lợi riêng của mình mà làm những điều thiệt hại đến lợi ích chung của toàn tổ chức, của người sử dụng lao động ? Làm sao quản lý được các rủi ro ? Làm thế nào

có thể phân quyền, ủy nhiệm, giao việc cho cấp dưới một cách chính xác, khoa học chứ không phải chỉ dựa trên sự tin tưởng cảm tính ?

Một hệ thống KDNB vững mạnh sẽ đem lại cho tổ chức các lợi ích như: Giảm bớt nguy cơ rủi ro tiềm ẩn trong sản xuất kinh doanh (sai sót vô tình gây thiệt hại, các rủi ro làm chậm kế hoạch, tăng giá thành, giảm chất lượng sản phẩm ) ; Bảo vệ tài sản khỏi bị hư hỏng, mất mát bởi hao hụt, gian lận, lừa gạt, trộm cắp; Đảm bảo tính chính xác của các số liệu kế toán và báo cáo tài chính; Đảm bảo mọi thành viên tuân thủ nội quy, quy chế, quy trình hoạt của tổ chức chức cũng như các quy định của luật pháp; Đảm bảo tổ chức hoạt động hiệu quả, sử dụng tối ưu các nguồn lực và đạt được mục tiêu đặt ra; Bảo vệ quyền lợi của nhà đầu tư, cổ đông và gây dựng lòng tin đối với họ (trường hợp Công ty Cổ phần)

1.3 Đặc điểm và nhiệm vụ của hệ thống KSNB trong công ty thương mại

1.3.1 Đặc điểm hoạt động công ty thương mại và xuất nhập khẩu ảnh hưởng đến kiểm soát nội bộ

Đặc điểm hoạt động kinh doanh của các công ty TM và xuất nhập khẩu tiềm

ẩn nhiểu rủi ro vì vậy khi thiết kế hệ thống KSNB cần lưu ý những vấn đề sau:

- Doanh nghiệp thường có số lượng lớn các nghiệp vụ và giao dịch trực tiếp bằng ngoại tệ, chứng từ có giá…Điều này dẫn đến rủi ro cao về thất thoát tài sản và gian lận cả trong công việc bảo quản tài sản và thực hiện giao dịch Do đó, doanh nghiệp thường thiết lập những quy trình hoạt động và kế toán thống nhất, hạn chế quyền hạn cá nhân và duy trì hệ thống KSNB hữu hiệu

Các doanh nghiệp thường có số lượng lớn các nghiệp vụ và giao dịch cả về số lượng và giá trị do không bị hạn chế bởi hoạt động sản xuất Điều này đòi hỏi các

ngân hàng phải thiết lập hệ thống kế toán và KSNB phức tạp cùng với việc sử dụng rộng rãi hệ thống công nghệ thông tin

Các công ty thương mại và xuất nhập khẩu thường có mạng lưới hoạt động rộng lớn nhiều đại lý nên đòi hỏi phải phân cấp trách nhiệm và quyền hạn trong các chức năng kế toán và giám sát

Các ngân công ty thương mại và xuất nhập khẩu thực hiện nhiều cam kết L/C

và bảo lãnh lớn, đặc biệt cho hoạt động Xuất – Nhập khẩu Đây là những nghiệp vụ liên quan đến tỷ giá ngoại tệ cần được báo cáo trong “Các chỉ tiêu ngoài bảng cân đối kế toán” các nghiệp vụ này khó phát hiện nếu chúng không được ghi chép đầy

đủ trong hệ thống sổ sách và kế toán của doanh nghiệp

1.3.2 Mục tiêu và nhiệm vụ của kiểm soát nội bộ trong công ty thương mại

1.3.2.1 Mục tiêu của kiểm soát nội bộ trong công ty thương mại

Tại các tổ doanh nghiệp, đặc biệt là doanh nghiệp thương mại, KSNB là tổng thể hệ thống các văn bản và các qui định về hoạt động thương mại, các cơ chế kiểm soát được cài đặt trong tất cả các nghiệp vụ thuộc hệ điều hành của doanh nghiệp,

hệ thống thông tin báo cáo Cơ chế kiểm soát nội bộ được thiết lập do nhu cầu kiểm soát các hoạt động quản lý, điều hành, tác nghiệp và đảm bảo tính tuân thủ nhằm hạn chế và kiểm soát những rủi ro có thể phát sinh trong qui trình nghiệp vụ và hoạt

động doanh nghiệp thương mại Những mục tiêu chủ yếu của quá trình KSNB đó là:

- Hiệu quả và an toàn trong hoạt động: Bảo vệ, quản lý, sử dụng tài sản và các nguồn lực một cách kinh tế, an toàn có hiệu quả

- Bảo đảm hệ thống thông tin tài chính và thông tin quản lý trung thực, hợp lý đầy đủ và kịp thời

- Bảo đảm tuân thủ pháp luật và các quy chế, quy trình, quy định nội bộ

1.3.2.2 Nhiệm vụ của hệ thống KSNB của công ty thương mại

a) Ngăn ngừa thiếu sót trong hệ thống xử lý nghiệp vụ

Các thủ tục kiểm soát phải được thiết kế sao cho có thể hướng các nghiệp vụ kinh tế xảy ra đúng nguyên tắc quy định, nhằm ngăn chặn kịp thời các sai sót, nhầm

lẫn vô tình hay cố ý có thể gây thất thoát tiền bạc, hàng hóa hoặc tài sản của doanh nghiệp, gây ra thiệt hại trong kinh doanh

b) Bảo vệ doanh nghiệp trước những thất thoát tài sản có thể tránh

Doanh nghiệp phải giữ gìn một lượng tiền ngoại tệ nhất đinh đủ loại (liên quan đến hoạt động tỷ giá ngoại tệ) gồm cả các phương tiện chuyển nhượng Vì lý do này doanh nghiệp cần phải thiết lập các quy trình hoạt động và lập ra một hệ thống KSNB chặt chẽ đối với tài sản

c) Đảm bảo việc chấp hành chính sách kinh doanh

Cơ chế KSNB cần được thiết lập bao gồm những thủ tục để đảm bảo chính sách kinh doanh của doanh nghiệp được tất cả các nhân viên của doanh nghiệp chấp hành

1.3.3 Lĩnh vực cần thực hiệnKSNB trong công ty thương mại

Nhân viên lập hoá đơn có thể quên lập một số hoá đơn cho hàng hoá đã giao, lập sai hoá đơn hoặc lập một hoá đơn thành hai lần hoặc lập hoá đơn khống trong khi thực tế không giao hàng

Thủ quỹ hoặc nhân viên thu ngân có thể ăn cắp tiền mặt khách hàng thanh toán trước khi khoản tiền mặt đó được ghi nhận là doanh thu

Hệ thống đo lường hoặc cân nặng nên đáng tin cậy và nếu hệ thống này có lỗi thì cần cố gắng khắc phục để hệ thống đáng tin cậy ở mức 100% Tuy nghe có vẻ hiển nhiên nhưng một vấn đề phổ biến đối với các công ty Việt Nam là giao sai số lượng hàng cho khách hàng, đôi khi dẫn đến tăng chi phí đáng kể

1.3.3.2 Hoạt động mua hàng

Người không có thẩm quyền có thể vẫn đề nghị mua hàng được

Nhân viên mua hàng gian lận trong việc đặt hàng chẳng hạn đặt hàng mà nhân viên này sử dụng cho mục đích riêng và có thể trình hoá đơn để được thanh toán liên quan đến khoản mua hàng hư cấu đó

Nhân viên mua hàng có thể chọn nhà cung cấp mà không bán hàng hoá/dịch

vụ phù hợp nhất hoặc ở mức giá thấp nhất có thể vì nhân viên này nhận tiền hoa hồng không được phép từ nhà cung cấp

Nhân viên nhận hàng có thể nhận sai hàng - chẳng hạn như hàng hoá sai về số lượng, chất lượng hay quy cách

Nhà cung cấp có thể phát hành và gửi hoá đơn ghi sai số lượng, giá trị hoặc phát hành hoá đơn đúp

Khi thanh toán bằng séc, uỷ nhiệm chi hoặc bằng phiếu chi tiền mặt có thể có thanh toán nhầm nhà cung cấp, hoặc với chữ ký được uỷ quyền không đúng, hoặc

đề xuất thanh toán các khoản giả mạo hoặc cho người giả mạo hoặc hoá đơn bị thanh toán hai lần liền

1.3.3.3 Hoạt động hàng tồn kho và tài sản cố định

Hàng tồn kho có thể bị mất cắp và việc mất cắp có thể được che dấu Một khả năng khác là công nhân có thể huỷ bỏ hoặc dấu kín những sản phẩm có lỗi để tránh

bị phạt về những sản phẩm đó

Các giao dịch mua và thanh lý tài sản cố định có thể bị hạch toán sai Điều này dẫn đến sai các số dư tài sản cố định trên bảng cân đối kế toán, làm méo mó các hệ

số hoạt động liên quan đến tài sản hoặc tính sai khấu hao tài sản cố định

1.3.2.4 Hoạt động tiền mặt và tài khoản ngân hàng

Tiền mặt có thể bị sử dụng sai mục đích hoặc mất cắp

Công ty có thể không ngăn chặn hoặc phát hiện kịp thời các khoản chuyển khoản hoặc rút tiền ngân hàng có gian lận hoặc có lỗi

Người có thẩm quyền ký duyệt cho tài khoản ngân hàng của doanh nghiệpcó thể chỉ thị việc chuyển khoản hoặc rút tiền cho mục đích không được phép Một cách khác là nhân viên có thể có được chữ ký có thẩm quyền cho việc chuyển khoản hoặc rút tiền ngân hàng do người có thẩm quyền ký duyệt không để ý kỹđến chứng

từ mà người đó ký

1.3.3.5 Hoạt động vận hành hệ thống thông tin

- Dữ liệu kế toán và tài liệu của công ty (hồ sơ khách hàng, đăng ký tài sản, hồ

sơ nhân viên,…) có thể bịsửa đổi, sao chụp, sử dụng theo cách bất lợi hoặc bị ai đó không có thẩm quyền phá huỷ

Các tệp tin dữ liệu, tài liệu và phần mềm độc quyền của công ty có thể bị hư hỏng do cháy, hỏng phần cứng, do những hành động phá hoại hay ăn cắp

Phần cứng, phần mềm và các tệp tin dữ liệu có thể bị hỏng do việc sử dụng trái phép hoặc do tin tặc, do cài đặt phần mềm không đăng ký, hoặc do virus phá hoại