Báo cáo Xây dựng môi trường làm việc giúp nhân viên hòa nhập nhanh chóng

Đó là, tình trạng một số nhân viên mới sau khi được tuyển dụng vào công ty dù được đánh giá cao Tốt nghiệp loại giỏi, khá các trường Đại học lớn ở Việt Nam, nhưng sau đó không hòa nhập đ

Đề tài:

XÂY DỰNG VÀ CỦNG CỐ VĂN HÓA DOANH NGHIỆP TRONG DỰ ÁN PHÁT TRIỂN MÔI TRƯỜNG LÀM VIỆC GIÚP NHÂN VIÊN MỚI HÒA NHẬP NHANH

CHÓNG

1 THÔNG TIN CHUNG VỀ DOANH NGHIỆP

1.1 Giới thiệu chung về Doanh nghiệp

Tên đầy đủ: Công ty TNHH Phương Ngọc

Địa chỉ: Tầng 3 - Toà nhà JSC34 - 164B Khuất Duy Tiến - Thanh Xuân - Hà Nội Điện thoại: (84-4) 22250630/31 Fax: (84-4) 22250632

Công ty TNHH Phương Ngọc được thành lập vào ngày 07/11/1996 theo quyết định thành lập Doanh nghiệp số 2785/GP - UB do Ủy ban nhân dân Thành phố Hà Nội cấp

Sau khi đi vào hoạt động, Công ty chủ yếu hoạt động trong lĩnh vực phân phối, cung cấp

và lắp đặt các trang thiết bị nội thất, với vật liệu chủ đạo là: Hệ thống tấm trần và tấm tường bằng bông thủy tinh của Hãng Ecophon - Thụy Điển Trong hơn 14 năm hoạt động, Phuơng

Ngọc không ngừng vươn lên mạnh mẽ và đã trở thành nhà phân phôi độc quyền tại thị truờng

VIệt Nam cho nhiều thương hiệu nổi tiếng trên Thế Giới

Lấy công nghệ và kỹ thuật, chất lượng sản phẩm cao, và sự vững chắc về chuyên môn làm nền tảng cùng với đội ngũ kỹ sư, chuyên gia trong và ngoài nước giàu kinh nghiệm, công ty chúng tôi có thể tự hào với vị trí là một trong những công ty cung cấp giải pháp trang âm hàng đầu tại Việt Nam

Đồng thời, công ty chúng tôi còn tự hào là một trong nhiều công ty dẫn đầu xu hướng ứng dụng các sản phẩm nội thất cao cấp trên Thế Giới vào thị trường Việt Nam, góp phần đổi mới diện dạo kiến trúc đất nước Với mục tiêu mang tới môi trường âm thanh "tĩnh lặng hoàn hảo” cho khách hàng, công ty Phương Ngọc đã cung cấp và lắp đặt hơn 200 công trình xử lý trang âm cho nhiều dự án trên khắp đất nước Qua từng công trình, sản phẩm nội thất âm thanh cao cấp Ecophon đang ngày càng trở nên thân quen với nhiều chủ đầu tư, các kiến trúc sư bởi loại vật liệu này không chỉ nâng cao giá trị kinh tế mà còn nâng cao giá trị sử dụng của không gian kiến trúc

I PHÁT TRIỂN TẦM NHÌN ĐỔI MỚI

Tại sao chúng ta nỗ lực tìm ứng viên giỏi, đưa họ vào công ty, nhưng sau đó lại khiến họ

ra đi? Đó là chúng ta đã bỏ qua việc định hướng nhân viên mới

Bất cứ công ty nào cũng muốn nhân viên mới nhanh chóng hòa nhập vào môi trường làm việc Điều này sẽ không dễ dàng nếu họ không được hỗ trợ thích đáng Nếu công tác tiếp nhận nhân viên mới không được chú trọng và làm tốt, thì khả năng nhân viên mới khởi động không có

“lửa” sẽ rất cao

Khi một người gia nhập vào môi trường mới, gặp những con người mới, họ không biết mình có được chấp nhận không Cảm giác này chỉ được xóa đi bằng sự thân thiện của tất cả mọi người, nhưng cũng có thể trở thành một bức tường ngăn cách khi có ai đó tỏ ra thiếu thiện chí Một cái bắt tay hờ hợt, một lời nói đùa không đúng lúc, một nét mặt lạnh lùng…ít nhiều điều có tác động tiêu cực đến tâm lý và tinh thần làm việc của nhân viên mới

Cần lưu ý rằng, tuyển được nhân viên, ký hợp đồng thử việc chưa hẳn đã xong quá trình tuyển dụng Nếu không định hướng cho nhân viên mới (New Employee Orientation - NEO), thì chúng ta đang làm công tác tuyển dụng nửa vời Bên cạnh đó, việc định hướng và huấn luyện cho các nhân viên mới còn đóng vai trò rất quan trọng, quyết định đến hiệu quả làm việc của đội ngũ nhân viên, giữ họ ở lại lâu dài với doanh nghiệp và đem đến sự thỏa mãn cho khách hàng Quá trình giúp nhân viên mới được tuyển dụng làm quen và thích nghi với môi trường mới bao gồm toàn bộ những việc mà doanh nghiệp cần làm để giúp một nhân viên mới cảm thấy tự tin khi thực hiện công việc

Quá trình này không chỉ đơn thuần là dừng lại ở việc dẫn nhân viên mới đi giới thiệu với tất cả các nhân viên cũ và trình bày tóm tắt cho họ những nhiệm vụ chính của mình Những người giám sát trực tiếp của các nhân viên mới còn phải giúp họ làm quen, tìm hiểu công việc của các phòng ban khác nhau, để từ đó họ có cảm giác rằng mình có nhiều liên quan đến công việc chung Trong năm 2010 là một năm đánh dấu nhiều sự kiện của Phương Ngọc nhưng cũng vẫn tồn tại một số vấn đề cần giải quyết Đó là, tình trạng một số nhân viên mới sau khi được tuyển dụng vào công ty dù được đánh giá cao (Tốt nghiệp loại giỏi, khá các trường Đại học lớn ở Việt Nam), nhưng sau đó không hòa nhập được với văn hóa Doanh nghiệp, nên không thể hiện được hết năng lực của mình và cuối cùng đã rời khỏi công ty

Xuất phát từ thực trạng đó và tầm quan trọng của việc định hướng giúp cho nhân viên mới nhanh chóng hòa nhập vào văn hóa doanh nghiệp tôi thiết nghĩ Công ty TNHH Phương Ngọc nói riêng và các Doanh nghiệp Việt Nam nói riêng cần có một tầm nhìn mới về việc tạo lập văn hóa giúp đỡ cho những nhân viên mới Qua đó, giúp họ nhanh chóng hòa nhập với tổ chức ,

tự tin, găn bó hơn với tổ chức và chứng tỏ được khả năng thực sự của mình

3 PHÂN TÍCH VẤN ĐỀ TRÊN CƠ SỞ LÝ THUYẾT HÀNH VI TỔ CHỨC

3.1 Văn hóa Doanh nghiệp

Doanh nghiệp tồn tại là để sản xuất của cải vật chất và làm dịch vụ Mọi hoạt động sản xuất đều gắn liền với một dây chuyền công nghệ nhất định Để vận hành được các khâu của dây chuyền này, trong DN phải có hệ thống tổ chức, quản lý thật chặt chẽ từ khâu đầu đến khâu cuối Điều này có nghĩa là trong các hoạt động của DN, mọi ngừơi đều phải tuân theo những giá trị – chuẩn mực cụ thể nào đó và thực hiện theo những “ khuôn mẫu văn hoá” nhất định Như vậy, mỗi DN hoặc tổ chức kinh doanh là một không gian văn hoá VHDN là toàn bộ giá trị văn hoá được gây dựng nên trong suốt quá trình tồn tại và phát triển của một DN, trở thành các giá trị,

các quan niệm và tập quán, truyền thống ăn sâu vào hoạt động của DN ấy và chi phối tình cảm, nếp suy nghĩ và hành vi của mọi thành viên của DN trong việc theo đuổi và thực hiện các mục đích

Như vậy, nội dung của VHDN không phải là một cái gì đó tự nghĩ ra một cách ngẫu nhiên, nó được hình thành trong quá trình hoạt động kinh doanh thực tiễn, trong quá trình liên

hệ, tác động qua lại và có quan hệ, như một giải pháp cho những vấn đề mà môi trường bên trong và bên ngoài đặt ra cho DN VHDN thể hiện được những nhu cầu, mục đích và phương hướng hoạt động kinh doanh của DN, tạo cho DN có được màu sắc riêng, tức là nhân cách hóa

DN đó VHDN là cơ sở của toàn bộ các chủ trương, biện pháp cụ thể trong sản xuất kinh doanh của DN, chi phối kết quả kinh doanh của DN chính vì vậy, có thể nói thành công hoặc thất bại của các DN đều gắn với việc có hay không có VHDN

Trên thế giới có rất nhiều các học giả đưa ra những định nghĩa về văn hóa DN, ví dụ như:

- “Văn hóa doanh nghiệp là phẩm chất riêng biệt của tổ chức được nhận thức phân biệt

nó với các tổ chức khác trong lĩnh vực” (Gold, K.A.)

-“ Văn hóa thể hiện tổng hợp các giá trị và cách hành xử phụ thuộc lẫn nhau phổ biến trong doanh nghiệp và có xu hướng tự lưu truyền, thường trong thời gian dài” (Kotter, J.P & Heskett, J.L.)

- “Văn hóa doanh nghiệp là những niềm tin, thái độ và giá trị tồn tại phổ biến và tương đối ổn định trong doanh nghiệp” (Williams, A Dobson, P & Walters, M.)

Có thể nói, mỗi người hiểu VHDN theo một cách, nhưng dù là theo cách nào đi nữa, cũng không ngoài mục đích cuối cùng là tạo ra một niềm tin đối với khách hàng, với các nhà quản lý nhà nước, tạo môi trường làm việc tốt nhất, thuận lợi nhất, tạo niềm tin cho nhân viên, để

họ làm việc tốt hơn và gắn bó với công ty

3.2 Yếu tố con người trong doanh nghiệp

Tất cả mọi cố gắng có tổ chức được thực hiện để đạt được các mục tiêu của doanh nghiệp, nói chung là mục tiêu sản xuất và chuẩn bị sẵn những loại hàng hoá và dịch vụ nào đó

Sự cố gắng này không chỉ hạn chế vào hoạt động kinh doanh: nó cũng được áp dụng cho các trường đại học, bệnh viện, hội từ thiện và các cơ quan nhà nước Rõ ràng là trong khi các mục tiêu của cơ sở cá nhân trong tổ chức đó cũng có các nhu cầu và các mục tiêu riêng, quan trọng đối với họ Chính thông qua chức năng lãnh đạo, các nhà quản lý giúp cho mọi người thấy được rằng họ có thể thoản mãn được các nhu cầu riêng sử dụng tiềm năng của họ trong khi đồng thời

họ đóng góp vào việc thực hiện các mục tiêu của cơ sở Do vậy các nhà quản lý cần phải có sự hiểu biết về vai trò của mọi người, cá tình và cá nhâ cách của họ

- Những vai trò khác nhau của con người

Các cá nhân không đơn thuần là yếu tố sản xuất trong các kế hoạch quản lý Họ là các thành viên của các hệ thống xã hội trong nhiều tổ chức, họ là người tiêu dùng hàng hoá và dịch

vụ và như vậy họ tác động mạnh tới nhu cầu; họ là thành viên của các gia đình, trường học và họ

là những công dân, với những vai trò khác nhau này họ lập ra những bộ luật để lãnh đạo các nhà quản lý, những môn đạo đức học để hướng dẫn cách cư sử và truyền thống về nhân phẩm mà nó

là đặc tính chủ yếu của xã hội chúng ta Tóm lại các nhà quản lý và những người mà họ lãnh đạo

là những thành viên tác động lẫn nhau trong một hệ thống xã hội rông hơn

- Không có con người theo nghĩa chung chung

Mọi người hoạt động với những vai trò khác nhau và bản thân họ cũng khác nhau Không

có con người chung chung Trong các cơ sở có tổ chức con người thường mang tình các vai trò khác nhau Các công ty đề ra các nguyên tắc, thủ tục giấy tờ, chế độ làm việc, tiêu chuẩn an toàn, chức vụ công tác, tất cả với sự ngầm định rằng mọi người về cơ bản là như nhau Tất cả với sự ngầm định rằng mọi người về cơ bản là như nhau Tất nhiên giả thiết này là cần thiết một phần lớn ở những hoạt động có tổ chức, nhưng điều không kém quan trọng là phải thấy rằng mỗi con người là một thể duy nhất - họ có những nhu cầu khác nhau, tham vọng khác nhau Nếu các nhà quản lý không hiểu được tính phức tạp và cá tính của con người thì họ có thể áp dụng sai những điều khái quát về động cơ thúc đẩy, sự lãnh đạo và mối liên hệ Mặc dù các nguyên tắc và các khái niệm nói chung là đúng nhưng cần phải điều chỉnh cho phù hợp với từng hoàn cảnh cụ thể Trong một xí ng iệp, không phải tất cả các nhu cầu của mọi người đều được đáp ứng hoàn toàn nhưng các nhà quản lý phải có một phạm vi rộng rãi đáng kể trong việc tạo ra sự phù hợp cá nhân Mặc dù các yêu cầu về chức vụ thường xuất phát từ các kế hoạch của doanh nghiệp và tổ chức, nhưng thực tế không nên loại trừ khả năng bố trí công việc cho phù hợp với con người trong mỗi trường hợp cụ thể để sử dụng tốt hơn được tài năng quản lý hiện hữu trong doanh nghiệp

- Nhân cách con người là một điều quan trọng.

Công tác quản lý liên quan tới việc hoàn thành các mục tiêu của doanh nghiệp Đạt được các kết quả là một điều quan trọng, nhưng các biện pháp để đạt được các kết quả không bao giờ được xúc phạm đến nhân cách của con người Khái niệm về nhân cách cá nhân có nghĩa là mọi người phải được đối sử với lòng tồn trọng bất kể chức vụ của họ trong tổ chức đó Tất cả Chủ Tịch, Phó chủ tịch, nhà quản lý, quản đốc cơ sở và công nhân đều đóng góp vào việc thực hiện các mục tiêu của doanh nghiệp Mỗi người là một thực thể thống nhất với những khả năng và nguyện vọng khác nhau, nhưng tất cả đều là những con người nên tất cả đều được đối xử như nhau

- Cần xem xét con người một cách toàn diện

Chúng ta không thể nói về bản chất của con người trừ khi chúng ta đã xem xét một con người một cách toàn diện chứ không phải chỉ xét những đặc trưng riêng và tách biệt như sự hiểu

biết, quan điểm, kỹ năng hoặc tình hình riêng Một con người có tất cả những đặc tính đó với những mức độ khác nhau Hơn nữa những đặc tính đó có tác động qua lại lẫn nhau, và tính trội của chúng trong những hoàn cảnh cụ thể thay đổi nhanh và không đoán trước được Con người là một cá thể toàn diện chịu ảnh hưởng bởi các yếu tố bên ngoài như gia đình, hàng xóm, trường học, nhà thờ, công đoàn hoặc đoàn thể, tổ chức chính trị và các nhóm huynh đệ Mọi người không thể tự gạt bỏ những ảnh hưởng của những lực lượng đó khi làm việc Các nhà quản lý phải nhận thấy những thực tế đó và chuẩn bị các ứng xử với chúng

3.3 Sự cần thiết phải xây dựng, phát huy và củng cố yếu tố văn hoá trong Doanh nghiệp

Trong bối cảnh toàn cầu hoá đang diễn ra mạnh mẽ, những sự giao thoa về văn hoá, sự ràng buộc, gắn bó ngày càng cao hơn bao giờ hết giữa các quốc gia, dân tộc, thì các DN – tế bào của xã hội, từ những tập đoàn hùng mạnh đến những công ty nhỏ bé đều phải đứng trước các thách thức xây dựng văn hoá riêng phù hợp với tầm nhìn, sứ mệnh và mục tiêu của công ty đó

Lý do vì văn hoá là một phần không thể thiếu được trong mỗi DN và VHDN ngày càng đóng vai trò quan trọng

Những thành công của DN có bền vững hay không là nhờ vào nền VHDN rất đặc trưng của mình Bên cạnh vốn, chiến lược kinh doanh thì sức mạnh của văn hoá DN đã bám sâu vào trong từng nhân viên, làm nên sự khác biệt giữa DN với đối thủ cạnh tranh Sự khác biệt đó được thể hiện ra ở những tài sản vô hình như: sự trung thành của nhân viên, bầu không khí của DN như một gia đình nhỏ, tệ quan liêu bị đẩy lùi và không còn đất để tồn tại, xoá bỏ sự lề mề trong quá trình thảo luận và ra quyết định quản lý, sự tin tưởng của nhân viên vào các quyết định và chính sách của DN, tinh thần đồng đội trong mọi công việc của DN Nền văn hoá của DN đã mang lại lợi thế cạnh tranh vô cùng quan trọng Thiếu vốn DN có thể đi vay, thiếu nhân lực có thể bổ sung thông qua tuyển dụng, thiếu thị trường có thể từng bước mở rộng thêm, các đối thủ cạnh tranh có thể bắt chước và đi mua tất cả mọi thứ hiện hữu nhưng lại không thể bắt chước hay

đi mua được sự cống hiến, lòng tận tuỵ và trung thành của từng nhân viên trong DN Sự thắng thế của bất cứ một DN nào không phải ở chỗ là có bao nhiêu vốn và sử dụng công nghệ gì mà nó được quyết định bởi việc DN có những con người như thế nào Con người ta có thể đi lên từ tay không về vốn nhưng không bao giờ từ tay không về văn hoá Văn hoá chỉ có nền tảng chứ không

có điểm mốc đầu cuối Do vậy, xuất phát điểm của DN có thể sẽ là rất cao nếu như nó được xây dựng trên nền tảng văn hoá Các DN khi xây dựng đều phải có nhận thức và niềm tin triệt để, lúc

đó văn hoá sẽ xuất hiện Thực sự, chúng ta rất khó có thể thay đổi một cái gì đó nếu DN thiếu một tinh thần văn hoá của mình

Như đã phân tích ở trên, Công ty TNHH Phương Ngọc trong xu thế phát triển chung cũng cần xây dựng cho mình một văn hoá Doanh nghiệp để đáp ứng yêu cầu quản lý năng động,

phù hợp với môi trường bên trong và bên ngoài để nhanh chóng thích nghi với những thay đổi của môi trường, của khách hàng, tránh bị đào thải Xây dựng VHDN còn tạo điều kiện cho việc lựa chọn và áp dụng một cách có hiệu quả kinh nghiệm những mô hình quản lý tiên tiến, những sản phẩm kỹ thuật hiện đại, giúp mang lại hiệu quả cao mà không tốn kinh phí nghiên cứu tìm tòi, đem đến cho người tiêu dùng nhiều sự lựa chọn chất lượng hơn Hơn thế nữa, xây dựng một văn hoá mạnh và tích cực trong DN còn có tác dụng nâng cao hiệu quả hoạt động để dành vị thế trong môi trường cạnh tranh đầy biến động như ngày nay Xây dựng VHDN còn giúp Phương Ngọc xây dựng tên tuổi, thương hiệu của mình Xây dựng và phát huy VHDN chính là nguồn gốc tạo nên sự khác biệt( lợi thế cạnh tranh), và là con đường chiến thắng trên thương trường

Thực tế cho thấy, trong một DN, đặc biệt là những DN quy mô lớn, là một tập hợp những con người khác nhau về trình độ chuyên môn, trình độ văn hoá , mức độ nhận thức, quan hệ xã hội, vùng miền địa lý, tư tưởng văn hoá ,… chính sự khác nhau này tạo nên một môi trường làm việc đa dạng và phức tạp thậm chí có những điều trái ngược nhau Nếu các nhà quản lý chú ý tới yếu tố văn hoá ( một trong những rào cản cho việc đa dạng hoá nhân viên của DN )trong DN mình thì sẽ có những chính sách tuyển chọn, đào tạo hướng dẫn cụ thể nhằm bảo vệ sự đa dạng của VHDN trong phát triển nguồn nhân lực

Hơn nữa, kinh doanh trong một nền kinh tế thị trường toàn cầu hoá với những thể chế, luật pháp Quốc tế, quy định, rào cản… đòi hỏi phải chiếm lĩnh khoa học công nghệ, am hiểu văn hoá, thường xuyên học hỏi, sáng tạo và tự đổi mới mình Kinh doanh ở Mỹ thì đòi hỏi phải am hiểu văn hoá Mỹ, thị hiếu, khẩu vị của người Mỹ ở mỗi vùng trong khi kinh doanh ở nước theo đạo Hồi phải am hiểu kinh Koran và phong tục, tập quán của từng nước

Khi DN muốn mở rộng phạm vi hoạt động, phải giảm sự quản lý tập trung và thực hiện phân cấp mạnh xuống phía dưới thì việc chia sẻ ý nghĩa, mục tiêu, nhiệm vụ của DN lại cần tới vai trò của VHDN như chất kết dính để hướng mọi người đến cái chung Điều này rất cần thiết khi muốn thay đổi phong cách quản lý để duy trì chất lượng sản phẩm Làm thế nào để DN trở thành nơi tập hợp, phát huy mọi nguồn lực con người, là nơi làm gạch nối, nơi có thể tạo ra lực điều tiết tác động ( tích cực hay tiêu cực) đối với tất cả các yếu tố chủ quan, khách quan khác nhau, làm gia tăng nhiều lần giá trị của từng nguồn lực con người đơn lẻ, nhằm góp phần vào sự phát triển bền vững của DN Điều này đòi hỏi DN phải xây dựng và duy trì một nền văn hoá đặc thù phát huy được năng lực và thúc đẩy sự đóng góp của toàn thể nhân viên vào việc đạt được các mục tiêu chung của DN

Tuy nhiên cần hiểu rằng, VHDN với chức năng tự nhiên của nó ( là cái được cộng đồng chia sẻ, áp dụng và được thử thách trong thời gian, tạo ổn định cho DN) nó cũng hàm chứa khả năng tạo ra lực cản trong quá trình thực hiện sự thay đổi đó một khi những thói quen, kinh nghiệm cũ không còn phù hợp Thực tế cho thấy, nhiều DN có văn hoá mạnh, tuy có thành công

trong cơ chế tập trung, nhưng khi chuyển sang cơ chế kinh tế mới, có thể gặp thất bại nếu VHDN không được thay đổi để đáp ứng phân cấp trong quản lý

IV PHÁT TRIỂN CÁC ĐỀ XUẤT CÓ GIÁ TRỊ

Sau quá trình tuyển dụng, bước tiếp theo thực sự quan trọng đối với doanh nghiệp là đào tạo nhân viên mới để họ thích nghi với công việc, tự tin hơn và làm việc hiệu quả

Quá trình đào tạo, giúp nhân viên mới của doanh nghiệp hòa nhập nhanh chóng với tổ chức quyết định rất nhiều vào năng suất làm việc của nhân viên cũng như sự trung thành của họ với tổ chức Doanh nghiệp lưu ý là quá trình này không chỉ là đào tạo về kỹ năng chuyên môn trong công việc của họ mà cả việc tạo điều kiện tốt nhất về tâm lý, môi trường làm việc, cơ hội phát triển giúp họ hiểu và thích nghi với văn hóa của doanh nghiệp

Những bước cơ bản khi giúp nhân viên mới vào làm có thể hòa nhập bao gồm những ý sau:

Chào đón ngay từ ngày đầu tiên

Nếu ngay từ ngày đầu tiên đi làm, nhân viên mới được chào đón chân thành, họ sẽ cảm thấy thoải mái Việc chào đón nhân viên phải có sự chuẩn bị kỹ càng như chỗ ngồi,bàn làm việc, các thiết bị và đồ dùng cần cho công việc Nguyên tắc là mọi thứ đều sẵn sàng khi nhân viên mới đến

Nhân viên mới phải được hướng dẫn bởi một người có kinh nghiệm Và điều quan trọng người này phải có lòng nhiệt tình và tốt bụng Bạn hãy tưởng tượng việc giới thiệu công ty với nhân viên mới như đang giới thiệu nhà của mình với vị khách quý mà bạn rất muốn họ cảm thấy được quý trọng chứ không phải là đang làm phiền người khác

Khi bạn giới thiệu nhân viên mới đến mọi người, ít nhất hãy cho họ biết người mới là ai, giải thích công việc mà anh ta sẽ được giao, ai liên quan đến những công việc này và đặc biệt, anh ta phải báo cáo cho ai Điều này sẽ giúp cho mọi người, trong suy nghĩ, nhanh chóng “kết nạp” người mới vào trong guồng máy công việc Lúc đầu, bạn hãy giao cho nhân viên viên những việc đơn giản, cần ít thời gian Nhưng công việc ấy phải cụ thể, rõ ràng để tạo cho nhân viên mới một ấn tượng tốt về phong cách làm việc chuyên nghiệp Điều này cũng để cho nhân viên mới dễ dàng xác định họ phải làm thế nào và khi nào kết thúc công việc

Chia sẻ văn hóa tổ chức cho nhân viên mới

“Nhập gia tùy tục” rất phù hợp trong trường hợp này và rất cần được chia sẻ một cách nhẹ nhàng, thống nhất giữa tổ chức và nhân viên mới Có những chính sách, các chuẩn mực, chế

độ, quy định, cấu trúc, các quy tắc bất thành văn mà tổ chức đề ra cần phải được truyền đạt thấu đáo cho nhân viên trên tinh thần vì lợi ích chung Về phía các nhân viên mới cần phải nắm rõ những quy cách ứng xử như chào hỏi, cách trao đổi công việc để tránh vi phạm hoặc gặp sự bối rối, phiền hà không đáng có

Nếu tổ chức không cảm thấy tự tin khi trình bày những nội quy và chính sách của mình, không truyền đạt mục đích của các nguyên tắc, thì nhân viên sẽ cảm thấy bỡ ngỡ, nghi ngờ về tổ chức

Lương thưởng, chính sách phúc lợi phải rõ ràng

Một số doanh nghiệp khi phỏng vấn nhân viên lần cuối, thông báo ngày giờ đi làm, nhưng tuyệt nhiên không đề cập đến mức lương cũng như những chính sách phúc lợi Đây là một

sự sai lầm Bởi lẽ sự mập mờ sẽ tạo cho nhân viên mới cảm giác công ty không chuyên nghiệp

và song phẳng Ngược lại, việc thông báo đúng lúc các chính sách, ưu đãi cho nhân viên mới sẽ làm cho họ thấy được giá trị của doanh nghiệp Từ đó, họ sẽ họ sẽ cố gắng hòa nhập vào doanh nghiệp và nổ lực công hiến cho xứng đáng Đó là long tự trọng mà bất cứ nhân viên giỏi và có thái độ tích cực nào cũng có

Đào tạo nhân viên mới

Khi bạn đã thuê được nhân viên mới, bước tiếp theo là đào tạo người đó Bạn phải đưa ra những hướng dẫn rõ ràng và chi tiết về những điều bạn mong muốn ở họ Mục tiêu là đào tạo nhân viên này thực hiện được nhu cầu của tổ chức

Việc đào tạo bao gồm:

Giải thích các "khu vực nguy hiểm" mà những người tiền nhiệm đã trải qua Việc cho biết trước này không phải để khuyến khích người mới tránh né mà chỉ để chỉ ra những cách làm hoặc hoạt động từng bị vô hiệu hoá và không mang lại hiệu quả Nếu người nhân viên mới đó là người thông minh và có kinh nghiệm, anh ta sẽ thấy được cách giải quyết các vấn đề mà những người đi trước phải bó tay, chứ không phải né tránh vấn đề đó

- Cho phép nhân viên thời gian đọc trước để làm quen trước với những tài liệu hàng ngày hoặc tài liệu tham khảo về công việc của tổ chức

- Làm mẫu để xem bạn sẽ thực hiện công việc đó như thế nào Sau đó, đề nghị họ làm lại dưới sự giám sát để chắc chắn rằng họ hiểu Hãy nói rõ những điều bạn muốn từ họ

- Đừng áp đặt họ Có một chương trình đào tạo mà để cho nhân viên tự "tiêu hoá" các thông tin và nhiệm vụ chậm mà chắc còn hơn là bắt họ phải nhớ tất cả trong ngày đầu tiên

- Đào tạo để nhân viên của bạn dần dần làm tốt công việc hơn

Xây dựng một môi trường làm việc tốt nhất

Cố gắng mang lại cho nhân viên một môi trường làm việc tốt nhất cả về tinh thần lẫn vật chất, bao gồm:

Thiết lập một môi trường mà thoải mái về mặt cơ sở vật chất - không gian sạch sẽ, đủ ánh sáng, nhiệt độ phù hợp

Làm cho nhân viên mới bớt căng thẳng với những trách nhiệm mới Đặc biệt, thêm dần trách nhiệm và quyền lực cho anh ta căn cứ trên kết quả thu được sau một thời gian Nếu giao cho những nhân viên mới này quá nhiều trách nhiệm ngay từ đầu thì đây là thử thách nặng nề đối

với họ, vô tình gây một sức ép vô hình cho họ và làm họ có cảm giác đến công ty làm việc với một tâm lý nặng nề, thui chột tính sang tạo của nhân viên đó

Khuyến khích những người khác chào đón nhân sự mới và đảm bảo rằng mọi người có đầy đủ sự tự tin và sự hỗ trợ cho nhân viên mới

Đảm bảo hoàn toàn rõ ràng về vai trò, trách nghiệm của người nhân viên mới với chính anh ta, đồng nghiệp của anh ta và cấp trên

Trở thành một người hướng dẫn cho nhân viên mới khi cần Trong giai đoạn đầu, khoảng

6 tháng đầu, hãy giúp họ hoà nhập và thích nghi với điều kiện ở tổ chức Nhắc nhở và hướng dẫn

họ khi cần

- Bồi dưỡng một thái độ nơi mọi người làm việc vì lợi ích của tổ chức vì chính họ cũng được hưởng những lợi ích đó

- Nhớ là khen ngợi nhân viên khi họ làm việc tốt

- Tổ chức các cuộc họp thường xuyên để nhân viên được thông báo về các hoạt động mà

tổ chức đang tiến hành

Các chương trình thúc đẩy nhân viên

- Thiết lập một động cơ nhóm hơn là động cơ cá nhân Bằng cách này, mọi người sẽ thu được lợi ích cho thành công của tổ chức và họ sẽ khuyến khích và thúc đẩy nhân viên khác làm việc tốt

- Đưa ra đánh giá thường xuyên về cách làm việc của nhân viên mới bao gồm cả những

gì họ phải cải thiện để tiến bộ hơn Cân bằng giữa lời phê bình và lời khen

- Làm cho tổ chức của bạn thành một nơi mà mọi người muốn làm việc, nghĩa là đảm bảo rằng bạn khen ngợi nhân viên vì làm tốt bằng mức tiền thưởng hợp lý, cơ hội thăng tiến cũng như quan tâm đến thời gian nghỉ ngơi và những kỳ nghỉ để giải toả căng thẳng cho họ

Đánh giá chương trình

Quá trình giúp đỡ nhân viên mới phải được đánh giá và cải tiến thông qua ý kiến phản hồi từ những người tham gia Nhân viên mới sẽ được hỏi cái mà anh ta muốn có trong chương trình định hướng Điều gì mà người hướng dẫn và triển khai trương trình muốn rút gọn hoặc bổ sung?

Gửi thông tin đến gia đình nhân viên

Nhiều công ty đã tổ chức một ngày hội hằng năm để mời những người thân của nhân viên đến dự, hoặc gửi thư, thiệp chúc mừng, quà đến gia đình của nhân viên Điều này vừa thấy nhân viên cảm thấy tự hào với người thân Vì họ được làm việc ở một công ty có văn hóa, vừa tạo ấn tượng tốt đến gia đình của nhân viên Nếu doanh nghiệp làm tốt điều này, thì không chỉ có lòng tận tâm của nhân viên mà còn có cả sự trung thành của một gia đình

Kế hoạch triển khai dự án

Nội dung công việc Thời gian Người tham gia Cách thức tham gia

Nghiên cứu xây dựng ban

Toàn thời gian, làm việc theo nhóm Truyền thông, hướng dẫn 3-7/2011 Đội dự án Truyền thông cho nhân viên

Chạy thử 4-7/2011 Đội dự án và những nhân

viên mới

Phối hợp với các phòng ban

và xem xét kết quả công

việc Tiếp nhận phản hồi, điều

Tham khảo các bộ phận, phòng ban

Ban hành chính thức, đào tạo

Các đơn vị tiếp nhận thông tin và nhân viên tham gia

dự án Triển khai chính thức 9/2011 Toàn bộ nhân viên Áp dụng chính thức trong

quản trị nhân sự Tiếp nhận phản hồi và tiếp tục

Phản hồi, tiếp nhận thông tin từ thực tế triển khai

KẾT LUẬN

Một trong số các nhóm giải pháp để doanh nghiệp hội nhập thành công: DN phải xây

dựng được chiến lược thị trường, chiến lược phát triển kinh doanh đi đôi với xây dựng VHDN

Muốn vậy, doanh nghiệp cần phải coi nhân lực như là một nguồn vốn đặc biệt,cần chăm lo cho

con người trong DN về mọi khía cạnh của cuộc sống cá nhân, từ tình trạng sức khoẻ tới sự tự do

về kinh tế, chính trị, cần có chiến lược đào tạo, bồi dưỡng và trọng dụng nhân tài, tạo điều kiện

để mọi người phát huy tài năng, trí tuệ thoả sức sáng tạo trong sản xuất kinh doanh, tham gia

thảo luận những vấn đề cụ thể, trong xử lý những vấn đề liên quan trực tiếp đến đời sống của họ,

giải quyết tốt mối quan hệ giữa chủ DN và người lao động, giữa doanh nghiệp với bạn hàng, với

đối tác, với cơ quan nhà nước…Hay nói cách khác DN rất cần phải xây dựng một VHDN đặc

trưng, và phát huy văn hoá độc đáo đó trong mọi hoạt động của DN: từ lãnh đạo điều hành các

hoạt động nội bộ, đến các hoạt động tương tác với bên ngoài doanh nghiệp Muốn xây dựng và

phát huy được yếu tố văn hóa trong DN thì điều đầu tiên là các doanh nghiệp nên nhận thức đúng