QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG DỰ ÁN THEO PMI

QU N LÝ CH T L NG D ÁN ThS.Ks L ng văn C nh (THEO TÀI LI U C A PMBOK GUIDE) Gi ng viên: Ths.Ks L ng v n C nh TEL: 091.380.3800 EMAIL: luongvancanh@hcm.vnn.vn www.dutoan.vn www.dutoan.vn/forums/ ThS.Ks L ng văn C nh T ng quan ThS.Ks L ng văn C nh T ng quan T ng quan ThS.Ks L ng văn C nh I L p k ho ch ch t l ng: trình c a vi c xác đ nh yêu c u v ch t l ng tiêu chu n cho d án tài li u h ng d n làm th đ d án th c hi n phù h p II Th c hi n đ yêu c u v ch t l l ng đ đ m b đ m b o ch t l ng: trình ki m tra ng k t qu t h th ng ki m soát ch t o tiêu chu n ch t l ng phù h p ho t ng xác đ nh đ c áp d ng III Th c hi n ki m soát ch t l ng: trình theo dõi ghi l i k t qu th c hi n ho t đ ng ch t l ng đ đánh giá hi u su t đ xu t nh ng thay đ i c n thi t T ng quan Qu n lý ch t l ng b sung cho vi c qu n lý d án công nh n v n đ quan tr ng sau: S hài lòng c a khách hàng: s hi u bi t, đánh giá, xác đ nh, k v ng v s n ph m nh ng th khách hàng c n ThS.Ks L ng văn C nh Gi m thi u s ki m tra: phòng b nh h n ch a b nh Chi phí ng n ng a nh ng sai l m th ng h n nhi u so v i chi phí s a ch a sai sót chúng đ c tìm th y qua s ki m tra C i ti n liên t c: theo vòng tròn c i ti n c a Deming, TQM, Six Sigma… s c i thi n ch t l ng qu n lý d án Trách nhi m qu n lý: thành công DA đòi h i s tham gia c a t t c thành viên c a nhóm d án, nh ng v n đòi h i trách nhi m c a vi c qu n lý đ cung c p ngu n l c c n thi t đ cho thành công T ng quan ThS.Ks L ng văn C nh Ph m vi k ho ch Nh n di n đ i t ng t/gia Chi phí theo k ho ch Ti n đ theo k ho ch Nh n di n r i ro Các y u t môi tr ng liên quan đ n doanh nghi p S h u quy trình c a doanh nghi p Phân tích chi phi-l i ích Chi phí cho ch t l ng Bi u đ ki m soát So sánh v i chu n Thi t k th nghi m L y m u th ng kê L u đ PP QLCL đ c quy n Các c ng c khác K ho ch QLCL Thang đo ch t l ng B ng ki m tra ch t l ng K ho ch c i ti n trình C p nh t tài li u DA K ho ch c a d án Thang đo ch t l ng Thông tin th c hi n công vi c H th ng ki m soát ch t l ng Các công c k thu t l p k ho ch ki m soát CL Ki m đ nh ch t l ng Phân tích trình C p nh t S h u quy trình c a doanh nghi p Các yêu c u thay đ i C p nh t k ho ch d án C p nh t tài li u d án K ho ch c a d án Thang đo ch t l ng B ng ki m tra CL Đo đ c hi u su t th c hi n Các yêu c u thay đ i t Các vđ liên quan chuy n giao S h u quy trình c a DN Cause and effect diagrams Control charts Flowcharting Histogram Pareto chart Run chart Scatter diagram Statistical sampling Inspection 10 Approved change requests review Đo l ng vi c ki m soát CL Các thay đ i h p l Vi c chuy n giao h p l C p nh t S h u quy trình c a DN Các yêu c u thay đ i C p nh t k ho ch d án C p nh t tài li u d án I K ho ch QLCL 5.3 T o chi ti t công vi c     ThS.Ks L ng văn C nh     10.1 Xác nh đ it ng tham gia DA 7.2 Quy t đ nh ngu n v n   • Scope baseline     NG DA Tài li u d       • Stakeholder register       • Cost performance baseline   6.5 Phát tri n ti n đ th c hi n       • Schedule baseline       Xác       QU N LÝ CH T L án • Project document updates       11.2 nh r i ro Doanh nghi p/ T ch c                   8.1 Plan Quality             • Quality checklists                     • Quality metrics 8.3 Th c hi n ki m soát ch t l ng       • Quality management plan   Xác • Process improvement plans                 11.2 nh r i ro       4.2 Phát tri n k ho ch QLDA 8.2 Th c hi n đ m b o ch t l ng   • Risk register • Organizational process assets   • Enterprise environmental factors I K ho ch QLCL-Các công c k thu t Phân tích chi phí l i ích: l i ích ch y u đ c mang đ n t h th ng QLCL gi m thi u s làm l i công vi c, nâng cao n ng su t, h th p chi phí, t ng s hài lòng c a khách hàng Ta ph i phân tích so sánh chí phí l i ích đ t đ Chi phí c a ch t l c tình hu ng ng (COQ): chi phí c a ch t l ThS.Ks L ng văn C nh t t c chi phí vi c ng n ch n s ch t l ng bao g m không tuân th yêu c u ng phát sinh đ i s ng c a s n ph m, k c ki m đ nh s n ph m ho c d ch v cho phù h p v i yêu c u không đáp ng yêu c u (làm l i) chi phí có ch t l ng th ng đ c phân lo i b i n i b bên (khách hàng) ThS.Ks L ng văn C nh I K ho ch QLCL-Các công c k thu t I K ho ch QLCL-Các công c & k thu tBi u đ ki m soát 3.Bi u đ ki m soát: Bi u đ ThS.Ks L ng văn C nh ki m soát s mô t b ng đ th thay đ i c a m t bi n s theo th i gian nh th m i t ng quan v i gi i h n đ nh tr c  Bi u đ ki m soát cho phép b n ki m soát v n đ xác minh l i nh ng hành đ ng kh c ph c có mang l i k t qu mong đ i hay không  Nó c ng m t công c phòng ng a h u ích s d ng đ i v i tham s có tính quy t đ nh ho t đ ng mà có th gây nh ng v n đ l n n u v t yêu c u k thu t (gi i h n) Vì th , vi c theo dõi chúng s cho th y xu h ng hành đ ng phòng ng a có th th c hi n nh m ng n ch n nh ng tham s v t giá tr gi i h n ki m soát c a chúng 10 III Th c hi n ki m soát ch t l ng   u vào ThS.Ks L ng văn C nh     K ho ch QL d án Thang đo ch t l ng Danh sách công vi c ki m tra ch t l ng o l ng hi u su t công vi c Các thay đ i đ c phê t S phân ph i S h u ki n th c doanh nghi p   Công c & K thu t S đ nguyên nhân k t qu Bi u đ ki m soát L u đ trình Bi u đ phân b Bi u đ Pareto Run chart Bi u đ phân tán L y m u thông kê Giám đ nh 10 Xem xét yêu c u thay đ i đ c t   K t qu o l ng vi c ki m soát ch t l ng Các thay đ i đ c xác nh n C ác phân ph i đ c xác nh n C p nh t s h u ki n th c doanh nghi p Các yêu c u thay đ i C p nh t k ho ch QLDA C p nh t tài li u d án 22 ng ThS.Ks L ng văn C nh III Th c hi n ki m soát ch t l 23 III Th c hi n ki m soát ch t l K ho ch qu n lý d l u vào án: bao g m k ho ch QLCL, nh m ki m soát ch t ng, mô t làm th đ ki m soát ch t l Thang đo ch t l ng- ng bên d án ng: nh ng quy đ nh c th v ch t l trình ki m soát ch t l ng đ đánh giá ng Danh sách công vi c ki m tra: công c ki m tra c u trúc m t b ThS.Ks L ng văn C nh ph n c th , đ ki m tra l i m t t p h p công vi c th c hi n Nhi u t ch c có s n danh sách ki m tra tiêu chu n hóa đ đ m b o tính nh t quán th c hi n nhi m v th d ng, danh sách có s n t ng xuyên Trong m t s l nh v c ng hi p h i chuyên nghi p ho c nhà cung c p d ch v QLCL Danh sách ki m tra ch t l trình ki m soát ch t l ng đ c s d ng ng 24 III Th c hi n ki m soát ch t l ánh giá hi u qu công vi c: đ ng- c dùng đ đo l u vào ng ho t đ ng c a d án s n xu t, so sánh trình th c hi n th c t v i k ho ch Vi c đo l ng bao g m (không gi i h n): - K ho ch so v i th c t v k thu t th c hi n - K ho ch so v i th c t v ti n đ th c hi n ThS.Ks L ng văn C nh - K ho ch so v i th c t v chi phí th c hi n Các yêu c u thay đ i đ c phê t: m t ph n c a vi c c p nh t thay đ i ki m soát ch t l đ ng n i b , s cho bi t thay đ i c phê t, thay đ i không phê t Các thay đ i bao g m s a ch a m khuy t, s a đ i ph ng pháp làm vi c, u ch nh ti n đ 25 III Th c hi n ki m soát ch t l Vi c phân ph i: s phân ph i đ đ ng- u vào c phê t b t k m t s n ph m c ki m tra, hay m t k t qu , hay m t kh n ng đ th c hi n d ch v nh m m c đích ph i đ c s n xu t đ hoàn thành m t ti n trình, giai đo n ho c d án S h u quy trình doanh nghi p: nh h ThS.Ks L ng văn C nh ch t l ng l nh v c sau (không gi i h n): - Chính sách tiêu chu n ch t l - Tài li u h ng đ n trình ki m soát ng ng d n tiêu chu n ch t l ng - Th t c phát hành báo cáo khuy t t t sách truy n thông 26 III Th c hi n ki m soát ch t l S đ nguyên nhân–k t qu (x ng-Công c & k thu t ng cá): Bi u đ X ng cá đ c thi t k đ nh n bi t nh ng m i quan h nguyên nhân k t qu Nó th c hi n u b ng vi c h ng d n b n thông qua m t lo t b c theo m t cách có h th ng đ nh n bi t nh ng nguyên nhân th c t ho c ti m n mà có th t o m t k t qu (đó có th m t v n đ khó kh n ho c m t ThS.Ks L ng văn C nh c h i c i ti n) Nó c ng đ c bi t đ n nh Bi u đ Ishikawa, ng i ngh mô hình Bi u đ X ng cá cho phép b n nghiên c u nh ng nguyên nhân, quy t đ nh nh ng nguyên nhân b n có th ki m soát nh ng b n không th D a vào b n có th ki m soát, sau b n có th b t đ u phát tri n ch ng trình c i ti n v i nh ng m c tiêu c th đ u Nó cho phép b n t i g c r c a v n đ ch không ph i tri u ch ng 27 ng-Công c & k thu t ThS.Ks L ng văn C nh III Th c hi n ki m soát ch t l 28 III Th c hi n ki m soát ch t l 2.Bi u đ ng-Công c & k thu t ki m soát: Bi u đ ThS.Ks L ng văn C nh ki m soát s mô t b ng đ th thay đ i c a m t bi n s theo th i gian nh th m i t ng quan v i gi i h n đ nh tr c  Bi u đ ki m soát cho phép b n ki m soát v n đ xác minh l i nh ng hành đ ng kh c ph c có mang l i k t qu mong đ i hay không  Nó c ng m t công c phòng ng a h u ích s d ng đ i v i tham s có tính quy t đ nh ho t đ ng mà có th gây nh ng v n đ l n n u v t yêu c u k thu t (gi i h n) Vì th , vi c theo dõi chúng s cho th y xu h ng hành đ ng phòng ng a có th th c hi n nh m ng n ch n nh ng tham s v t giá tr gi i h n ki m soát c a chúng 29 III Th c hi n ki m soát ch t l ng-Công c & k thu t Bi u đ ti n trình (Flowcharting): m t đ th bi u di n m t chu i b c c n thi t đ th c hi n m t trình Các s đ th hình đ c chu n hoá phù h p Bi u đ ng s d ng ti n trình s giúp gi i thích trình th c hi n công vi c bu i đào t o ho c mu n m t nhóm th c hi n công vi c theo m t h ThS.Ks L ng văn C nh nh c nh m i ng ng Chúng c ng có th r t h u ích i th c hi n nh t nhi m v ph i làm nh th Bi u đ t n su t: Bi u đ t n su t m t d ng bi u đ c t đ n gi n Nó t ng h p m d li u đ th hi n t n su t c a s vi c Bi u đ t n su t có ý ngh a b i mô t xu h mà không làm m t b t c ng c a m t l ng d li u l n d ng đ n gi n thông tin th ng kê B n v n có th bi t đ c nh ng tiêu chí th ng kê nh : giá tr trung bình, đ l ch chu n, đ bi n thiên, v.v t bi u đ mà không c n xem l i d li u g c 30 ng-Công c & k thu t ThS.Ks L ng văn C nh III Th c hi n ki m soát ch t l 31 ng-Công c & k thu t ThS.Ks L ng văn C nh III Th c hi n ki m soát ch t l 32 III Th c hi n ki m soát ch t l ng-Công c & k thu t Bi u đ Phân tán: Bi u đ phân tán đ bi u th m i quan h gi a hai đ i l giá tr c a chúng Khi đ i l ng ng c a đ i l ng m i t ng quan, ng quan gi a chu i ng X có giá tr thay đ i, bi u đ ch s thay đ i ng Y ThS.Ks L ng văn C nh t c g i bi u đ t 33 III Th c hi n ki m soát ch t l ng-Công c & k thu t M u th ng kê: trình ch n m u t ng th S l n l y m u kích th cm us đ c quy t đ nh trình l p k ho ch QLCL d án T tính chi phí cho th nghi m, chi phí phá h y m u Giám đ nh: Giám đ nh ki m tra c a m t công vi c ho c s n ph m đ xác đ nh xem phù h p v i tài li u tiêu chu n không K t qu Giám đ nh nói chung bao g m phép đo có th đ c th c hi n v i ThS.Ks L ng văn C nh b t k c p đ nào, công vi c h ng m c ho c d án, s n ph m Giám đ nh đ c th hi n d ng đánh giá, ki m tra chéo, ki m toán, ho c di n t p 10 Ki m tra l i yêu c u thay đ i đ l i đ xem chúng có đ c phê t: nên ki m tra c th c thi nh phê t không 34 III Th c hi n ki m soát ch t l ol ng vi c ki m soát ch t l c a ho t đ ng ki m soát ch t l ho ch ch t l ng văn C nh ThS.Ks L m t đ nh d ng phù h p cho vi c l p k c xác nh n: b t k s thay đ i ho c s a ch a c ng c giám đ nh l i đ không đ ng: tài li u ph n ánh k t qu ng Các thay đ i đ đ ng ng-K t qu c ch p nh n ho c không ch p nh n Các công vi c c ch p nh n ph i th c hi n l i Vi c xác nh n chuy n giao: m t m c tiêu c a vi c ki m soát ch t l ng đ quy t đ nh s c xác c a vi c chuy n giao Các k t qu c a trình th c thi ki m soát ch t l chuy n giao đ ng ki m tra vi c chuy n giao Vi c c xác nh n m t ph n đ u vào c a v n đ “Ph m vi ki m tra” 35 III Th c hi n ki m soát ch t l C p nh t s ng-K t qu h u quy trình doanh nghi p: đ c c p nh t không gi i h n ph m vi sau: -B ng ki m tra công vi c hoàn thành- Các h c kinh nghi m trình làm d án Các yêu c u thay đ i: n u có đ ngh s a đ i ho c h y b ho c s a ch a đ c đ ngh , s đ c th c hi n theo quy trình ki m soát s th c ThS.Ks L ng văn C nh hi n h p nh t thay đ i C p nh t k ho ch QLDA: đ sau: -K ho ch qu n lý ch t l C p nh t tài li u d c c p nh t không gi i h n ph m vi ng – K ho ch c i ti n liên t c án 36 [...]... analysis)  S đ ma tr n (Matrix diagrams)  Ma tr n u tiên (Prioritization matrices) 14 I K ho ch QLCL- K t qu K ho ch QLCL đ c hình thành Thang đo ch t l ng ThS.Ks L ng văn C nh Danh sách công vi c ki m tra ch t l ng K ho ch c i ti n cho quá trình QLCL C p nh t tài li u d án 15 ThS.Ks L ng văn C nh I K ho ch QLCL- K t qu : nh ng quy đ nh c th v ch t l ng đ đánh giá quá trình ki m soát ch t l ng : đây là... c s d ng trong quá trình l p k ho ch ch t ng, lo i ki m tra và tác đ ng c a chúng đ i v i chi phí QLCL 11 I K ho ch QLCL- Các công c & k thu t- M u th ng kê- Bi u đ ti n trình 6 M u th ng kê: đây là quá trình ch n m u trên t ng th S l n l y m u và kích th cm us đ c quy t đ nh trong quá trình l p k ho ch QLCL d án T đó tính ra các chi phí cho các th nghi m, chi phí do phá h y m u… 5 Bi u đ ti n trình... h p Bi u đ ti n trình s giúp gi i thích quá trình th c hi n công vi c trong các đ t đào t o ho c khi mu n th c hi n công vi c theo đúng m t h ng Chúng c ng có th r t h u ích khi nh c nh m i ng i th c hi n m t nhi m v thì ph i làm nh th nào 12 ThS.Ks L ng văn C nh I K ho ch QLCL- Các công c & k thu tBi u đ ti n trình 13 Các công c và k thu t - Các ph ng pháp khác 6 M u th ng kê: g m Six Sigma, Lean Six... C p nh t k ho ch d án 4 C p nh t tài li u d án 17 ng ThS.Ks L ng văn C nh II Th c hi n đ m b o ch t l 18 II Th c hi n đ m b o ch t l 1 K ho ch d ng- u vào án: nh ng thông tin liên quan đ n vi c QLCL  K ho ch QLCL: làm th nào đ đ m b o d án th c hi n đúng nh k ho ch c phân tích quá trình đ  K ho ch c i ti n quá trình: chi ti t các b đ a ra các hành đ ng nh m nâng cao giá tr 2 Thang đo ch t l ng: nh... c ki m tra tiêu chu n hóa đ đ m b o tính nh t quán trong th c hi n nhi m v th ng xuyên Trong m t s lĩnh v c ng d ng, b n danh sách này có s n t các hi p h i chuyên nghi p ho c các nhà cung c p d ch v QLCL Danh sách ki m tra ch t l ng đ c s d ng trong quá trình ki m soát ch t l ng : là m t quy trình ph c a k ho ch QLDA Nó mô t chi ti t các b c phân tích ti n trình đ tìm ra các ho t đ ng nào nâng cao...I K ho ch QLCL- Các công c & k thu t- So sánh v i chu n- Thi t k m u thí nghi m 4 So sánh v i chu n (Benchmarking) : So sánh chu n bao g m vi c so sánh các d án th c t t o ra nh ng ý t su t Các d v i d án chu n đ... ph n trình bày ng- Công c và k thu t ng và các công c , k thu t ki m tra ch t l ng I 2 Ki m đ nh ch t l ng: là m t h khung đ c xem xét tr c đ c l p đ xác đ nh xem các ho t đ ng c a d án đ c th c hi n theo quy đ nh c a t ch c và các chính sách d án, quy trình, th t c M c tiêu c a vi c này là: - nh ra t t c các công vi c t t đang đ c th c thi – Ch ra t t c các thi u sót, kho ng tr ng - Chia s , gi i... c đ c i thi n vi c th c hi n các quy trình, giúp nhóm nghiên c u nâng cao n ng su t, đóng góp các đi m quan tr ng qua các l n ki m đ nh vào quy trình c a doanh nghi p 3 Phân tích ti n trình: th c hi n theo các b c đ ra trong k ho ch c i ti n quy trình đ xác đ nh nh ng c i ti n c n thi t Phân tích ti n trình bao g m các nguyên nhân g c r (m t k thu t đ c bi t) đ xác đ nh v n đ , khám phá ra nguyên nhân... ra và đ c s d ng ng Các yêu c u thay đ i có th c s d ng đ th c hi n kh c ph c hay phòng ng a ho c đ th c hi n s a ch a khi m khuy t 3 C p nh t k ho ch d án: c p nh t không gi i h n, c th là – K ho ch QLCL – K ho ch qu n lý ti n đ - K ho ch qu n lý chi phí 4 C p nh t tài li u d cáo ki m đ nh ch t l b n án: c p nh t không gi i h n, c th là – Các báo ng– K ho ch đào t o – Quá trình liên quan đ n v n 21... u thay đ i 6 C p nh t k ho ch QLDA 7 C p nh t tài li u d án 22 ng ThS.Ks L ng văn C nh III Th c hi n ki m soát ch t l 23 III Th c hi n ki m soát ch t l 1 K ho ch qu n lý d l u vào án: bao g m k ho ch QLCL, nh m ki m soát ch t ng, nó mô t làm th nào đ ki m soát ch t l 2 Thang đo ch t l ng- ng bên trong d án ng: nh ng quy đ nh c th v ch t l quá trình ki m soát ch t l ng đ đánh giá ng 3 Danh sách công