Tiểu luận Đánh giá và tổ chức sử dụng văn bản

Bài Tiểu luận môn Đánh giá tổ chức sử dụng văn LỜI MỞ ĐẦU Trong thời đại ngày xã hội ngày phát triển xu đại hóa công nghiệp hóa, việc tổ chức xếp cách khoa học hoạt động giao tiếp, công việc hành văn phòng công sở, quan, đơn vị tổ chức doanh nghiệp nhu cầu thiết Trong công việc soạn thảo văn mảng quan trọng tách rời phát triển lớn mạnh quan đơn vị mà đặc biệt doanh nghiệp Việc soạn thảo văn tốt giúp cho hoạt động điều hành quản lý quan đơn vị thông suốt, nâng cao hiệu công việc Là sản phẩm phương tiện hoạt động giao tiếp, văn ngày đóng vai trò quan trọng tách rời với hoạt động giao tiếp xã hội người Đặc biệt hoạt động quản lý nhà nước, giao dịch quan tổ chức, đơn vị với nhau, quan tổ chức với cá nhân, cá nhân với cá nhân… với mối quan hệ nước Vì văn phương tiện thông tin bản, sợi dây liên lạc Đối với quyền nhà nước văn yếu tố quan trọng để kiến tạo thể chế hành nhà nước Thực tiễn cho thấy, tất quan, tổ chức đơn vị, cá nhân… không sử dụng văn hoạt động giao dịch, điều hành tổ chức với khối lượng lớn Trong công tác quản lý nhà nước văn phương tiện quan trọng để ghi lại truyền đạt các định quản lý, hình thức để cụ thể hóa pháp luật, phương tiện để điều chỉnh quan hệ xã hội thuộc phạm vi quản lý nhà nước Thực tế năm qua công tác soạn thảo văn góp phần tích cực đáp ứng yêu cầu quản lý nhà nước lĩnh vực đời sống xã hội Công tác soạn thảo văn ngày đưa vào nề nếp, khắc phục nhiều nhược điểm hạn chế trước Tuy nhiên nhiều văn quản lý nhà nước, quan đơn vị doanh nghiệp bộc lộ nhiều khiếm khuyết như: văn trái thẩm quyền, nội dung văn trái pháp luật, văn trình bày sai thể thức, thủ tục ban hành … nghiêm trọng người soạn thảo văn thiếu vốn kiến thức ngôn ngữ phổ thông, không sử dụng tiếng Việt, không nắm vững yêu cầu dùng từ, ngữ pháp hành văn soạn thảo văn tiếng Việt dẫn đến tình trạng văn soạn cẩu thả qua quýt, tối nghĩa thiếu mạch lạc… gây nên nhiều hậu nghiêm trọng khôn lường muôn mặt HV: Nguyễn Thị Mơ (DF0912031) Bài Tiểu luận môn Đánh giá tổ chức sử dụng văn đời sống xã hội, làm giảm uy tín hiệu tác động quan tổ chức đơn vị hoạt động giao tiếp, điều hành quản lý hành Thực trạng nhiều nguyên nhân khách quan chủ quan, không nói đến lực trình độ yếu kỹ thuật soạn thảo văn bản, nghiệp vụ hành văn thư số cán quan tổ chức, đơn vị doanh nghiệp Chính vậy, việc nghiên cứu, bổ sung hoàn thiện quan điểm, biện pháp để đánh giá tổ chức sử dụng hệ thống văn công việc vô thiết thực cần thiết, có ý nghĩa to lớn tổ chức, quan, đơn vị việc quản lý Nhà nước Bài Tiểu luận chia làm ba phần lớn: Phần A : Giới thiệu quan đơn vị I Khái quát chung quan đơn vị II Sơ đồ cấu tổ chức quan đơn vị Phần B : Hệ thống văn đánh giá hệ thống văn đơn vị I Mô tả hệ thống văn hình thành hoạt động đơn vị II Đánh giá chung hệ thống văn hiệu tổ chức sử dụng văn đơn vị Phần C: Kết luận kiến nghị: I Kết luận II Kiến nghị Vì thời gian hoàn thành có hạn vốn hiểu biết nông cạn ỏi mình, tiểu luận em khó tránh khỏi sai sót khuyết điểm phải sửa đổi bổ sung Vì em mong trân trọng ý kiến đóng góp Cô để từ em củng cố vốn hiểu biết HV: Nguyễn Thị Mơ (DF0912031) Bài Tiểu luận môn Đánh giá tổ chức sử dụng văn A – GIỚI THIỆU VỀ CHI NHÁNH CÔNG TY TNHH MTV CAO SU ĐẮK LẮK - NÔNG TRƯỜNG CAO SU CUÔR ĐĂNG IKhái quát chung Chi nhánh Công ty TNHH MTV Cao su Đắk Lắk – Nông trường cao su Cuôr Đăng 1Tên quan, chức năng, nhiêm vụ Chi nhánh: a Tên quan: Chi nhánh Công ty TNHH MTV cao su Đắk Lắk – Nông trường cao su Cuôr Đăng đơn vị trực thuộc, quản lý điều hành Công ty TNHH MTV cao su Đắk Lắk b Chức Chi nhánh Công ty TNHH MTV cao su Đắk Lắk – Nông trường cao su Cuôr Đăng có chức quản lý, chăm sóc, khai thác, bảo vệ diện tích 1244ha cao su .c Nhiệm vụ Chi nhánh Công ty TNHH MTV cao su Đắk Lắk - Nông trường cao su Cuôr Đăng có nhiệm vụ trồng, chăm sóc cao su, khai thác mủ cao su quản lý vườn cao su, thực theo đạo Công ty TNHH MTV cao su Đắk Lắk việc điều hành đạo nhiệm vụ chuyên môn, kế hoạch sản lượng giao, đời sống tinh thần cho cán công nhân viên, giữ gìn trật tự an toàn xã hội Chi nhánh 2Lịch sử hình thành phát triển Chi nhánh Chi nhánh Công ty TNHH MTV cao su Đắk Lắk - Nông trường cao su Cuôr Đăng chuyển đổi mô hình hoạt động theo Quyết định số 27/QĐ – CT ngày 01 tháng 01 năm 2011 Tổng giám đốc Công ty TNHH MTV Cao su Đắk Lắk, tảng Nông trường cao su Cuôr Đăng thành lập theo Quyết định số 40/QĐ_UB ngày 15 tháng 01 năm 1987 Uỷ ban Nhân dân tỉnh Đăk Lăk Chi nhánh Công ty TNHH MTV cao su Đắk Lắk - Nông trường cao su Cuôr Đăng đóng địa bàn Buôn Tah, xã EaDrơng, huyện CưMgar, tỉnh Đăk HV: Nguyễn Thị Mơ (DF0912031) Bài Tiểu luận môn Đánh giá tổ chức sử dụng văn Lăk Phía Đông giáp với Chi nhánh Công ty TNHH MTV cao su Đắk Lắk Nông trường cao su Phú Xuân, phía Tây giáp xã Ea Bôk, phía Nam giáp xã Cuôr Đăng, phía Bắc giáp xã Quảng Tiến (tài liệu tham khảo đính kèm – trang 21) Về diện tích: Khi hình thành tổng diện tích cao su Nông trường 126,40ha tổng diện tích lên tới 1244ha Cán công nhân vào ngày đầu thành lập có 107 người đến tổng số cán công nhân có 345 người, có tới 316 người đồng bào dân tộc Êđê chỗ nên trình độ người lao động không cao, trình độ văn hóa đa số chưa hết phổ thông trung học nên nhận thức mặt hạn chế, dẫn đến công tác giáo dục trị tư tưởng gặp nhiều khó khăn Thời tiết bất thường không thuận lợi, làm cho công việc chăm sóc, khai thác mủ gặp nhiều khó khăn, ảnh hưởng đến vườn cao su, gây cản trở cho việc quản lý Chi nhánh điểm nóng tượng chặt phá vườn cao su Vượt qua khó khăn, thử thách Chi nhánh đạt nhiều thành tích to lớn: Năm 2003 Chủ tịch nước tặng thưởng Huân Chương Lao Động Hạng Hai, năm 2004 UBND Tỉnh tặng Cờ thi đua, năm 2005 UBND tặng Cờ thi đua, mời vào năm 2008 Nông trường Chủ tịch nước tặng Huân Chương Lao Động Hạng Nhất Do thời tiết không thuận lợi nên năm từ 2009 đến năm 2010 đơn vị không hoàn thành kế hoạch sản lượng, năm 2011 đơn vị sỉ hoàn thành kế hoạch sản lượng mà Công ty giao cho đạt 99,46% kế hoạch, năm 2012 Chi nhánh tích cực phấn đấu hoàn thành kế hoạch sản lượng mà Công ty giao cho đạt 104,11%, mức lương thu nhập bình quân CBCNV đạt 6,36 triệu đồng/người/ tháng, từ đưa tỷ lệ hoàn thành mục tiêu chung Chi nhánh 119,81% Để đạt điều dễ, trình độ người dân hạn chế, tập tục canh tác cũ lạc hậu khó thay đổi, Công nhân theo đạo Tin lành nên không tham gia Ngày công chủ nhật (theo đặc thù ngành cao su) Chi nhánh phân công cán kỹ thuật bám lô, bám vườn kiểm tra uốn nắn tay nghề HV: Nguyễn Thị Mơ (DF0912031) Bài Tiểu luận môn Đánh giá tổ chức sử dụng văn công nhân Đặc biệt nhắc nhở đôn đốc để đảm bảo việc thực quy trình kỹ thuật Chi nhánh thành lập Ban đạo sản xuất với nhiệm vụ buổi sáng trực tiếp lô đạo, buổi chiều nhiệm vụ chuyên môn văn phòng Ngoài Chi nhánh áp dụng phát động đợt thi đua thực kế hoạch sản lượng tay nghề, khen thưởng kịp thời cá nhân tập thể có thành tích cao Tuy nhiên, để làm vậy, cán Chi nhánh phải nỗ lực làm tốt công tác trị tư tưởng cho Công nhân, đội ngũ công nhân cho nghỉ việc Với đặc điểm có 90% số công nhân trực tiếp người đồng bào Êđê nên việc tuyên truyền cho công nhân hiểu làm theo chủ trương Chi nhánh, Công ty đề khó khăn Giờ đây, Chi nhánh Công ty TNHH MTV cao su Đắk Lắk - Nông trường cao su Cuôr Đăng đường điện kéo vào tận thôn, nhà sắm phương tiện lại, nhà cửa khang trang, tiện nghi đầy đủ Chi nhánh hàng năm đầu tư hàng trăm triệu sửa chữa đường, trường học, xây nhà sinh hoạt cộng đồng, xây nhà đại đoàn kết… Đời sống đồng bào vốn du canh du cư vất vả lam lũ khác xa, sống định canh định cư gắn liền với Chi nhánh làm cao su đưa họ tiến gần đến nếp sống văn minh tiến IISơ đồ , Cơ cấu tổ chức Chi nhánh Công ty TNHH MTV Cao su Đắk Lắk – Nông trường cao su Cuôr Đăng 1Nhân bố trí nhân Chi nhánh * Ban lãnh đạo gồm có 02 đồng chí: + Giám đốc Chi nhánh: Ông Nguyễn Độ, kiêm nhiệm Bí thư Chi + Phó Giám đốc: Ông Y Mi Ktul (hay gọi Ama Ghăn) Phụ trách Kỹ thuật * Chi nhánh gồm có phận chức : + Bộ phận Nhân – Hành chính: 03 người + Bộ phận Kế Toán: 04 người + Bộ phận Kỹ thuật - Sản xuất: 09 người + Bộ phận bảo Vệ: 10 người Có 03 đơn vị trực tiếp sản xuất : 319 người HV: Nguyễn Thị Mơ (DF0912031) Bài Tiểu luận môn Đánh giá tổ chức sử dụng văn Và 01 trạm xá với 01 Bác sĩ đa khoa * Tổ chức Đảng: 01 Chi Đảng trực thuộc Đảng huyện CưM’gar, gồm có 20 Đảng viên (trong có: 02 nữ; 09đ/c người đồng bào dân tộc chỗ), nhiều năm liền đạt chi vững mạnh * Tổ chức Công đoàn sở trực thuộc Công đoàn Công ty TNHH MTV cao su Đắk Lắk, có 04 công đoàn phận 345 đoàn viên hoạt động tích cực, hiệu Liên đoàn Lao động Tỉnh tặng Cờ thi đua * Tổ chức Đoàn sở Chi nhánh có chi đoàn trực thuộc 03 đội sản xuất phận quan, tổng số có 80 đoàn viên 49 niên, hàng năm đạt Đoàn sở vững mạnh * Tổ chức Hội Cựu chiến bình có 45 đồng chí 2Sơ đồ cấu tổ chức Chi nhánh GIÁM ĐỐC CHI NHÁNH PHÓ GIÁM ĐỐC BP NHÂN SỰ HÀNH CHÍNH ĐỘI BP KẾ TOÁN BP.KỸ THUẬT - SẢN XUẤT ĐỘI BP BẢO VỆ ĐỘI CÔNG NHÂN TRỰC TIẾP KHAI THÁC Hình 1: Sơ đồ tổ chức Chi nhánh Công ty TNHH MTV cao su Đắk Lắk Nông trường cao su Cuôr Đăng Chú thích: Thể chi phối, kiểm tra, quản lý HV: Nguyễn Thị Mơ (DF0912031) Bài Tiểu luận môn Đánh giá tổ chức sử dụng văn Thể mối quan hệ phối hợp HV: Nguyễn Thị Mơ (DF0912031) Bài Tiểu luận môn Đánh giá tổ chức sử dụng văn B HỆ THỐNG VĂN BẢN VÀ ĐÁNH HỆ THỐNG VĂN BẢN CỦA CHI NHÁNH CÔNG TY TNHH MTV CAO SU ĐẮK LẮK - NÔNG TRƯỜNG CAO SU CUÔR ĐĂNG IMô tả hệ thống văn hình thành hoạt động Chi nhánh 1Sơ đồ, mô tả hệ thống văn Đi hình thành hoạt động Chi nhánh a Sơ đồ hệ thống văn Đi Chi nhánh Vấn đề, yêu cầu, nhu cầu phát sinh, hình thành văn BP Kế toán BP NS HC BP Bảo vệ BP KT - SX Các đoàn thể Ban Giám đốc, Người đứng đâu tổ chức đoàn thể Các phận, đoàn thể soạn thảo văn Văn thư Các phận, cá nhân liên quan, Công ty bên Chú thích: Chỉ mối quan hệ qua lại, chỉnh sửa, thay đổi Chỉ bước hoàn thành chuyển đến Thể mối quan hệ phối hợp .b Mô tả hệ thống văn Đi Chi nhánh Tất văn hình thành trình hoạt động Chi nhánh HV: Nguyễn Thị Mơ (DF0912031) Bài Tiểu luận môn Đánh giá tổ chức sử dụng văn phận chức chuyên môn soạn thảo kỹ lưỡng theo trình tự thẩm quyền, chức năng, nhiệm vụ Trình tự hình thành văn Đi Chi nhánh tuân thủ theo quy trình Công ty theo TCVN ISO 9001:2008, phận Chi nhánh soạn thảo văn hầu hết theo mẫu quy định cụ thể chi tiết từ nội dung, hình thức trình tự, thủ tục ban hành văn Công ty Quy trình ISO 9001 - 2008 như: Quy trình Soạn thảo văn (QT/VP01), Quy trình Quản lý văn Bản (QT/VP02); Quy trình thực Chế độ báo cáo(QT/VP03) Quy trình giải công việc khác liên quan đến lĩnh vực chuyên môn (QT/NS01, QT/NS02, QT/NS03, QT/ KT03 ).vv Bước 1: Khi có yêu cầu, nhu cầu phát sinh văn bản, xác định mục đích nội dung vấn đề cần văn hóa Xác định tên loại văn đối tượng văn ví dụ : Quyết định, Báo cáo, Biên bản, Thông báo, Công văn, Tờ trình, Kế hoạch, Phương án, Mọi công văn, giấy tờ lấy danh nghĩa quan, Bước 2: Các phận chức xây dựng dự thảo sở thông tin có chọn lọc, trao đổi với phận liên quan, hoàn thiện văn thảo văn thể thức, ngôn ngữ ký nháy Bước 3: Thông qua lãnh đạo, Xử lý kỹ thuật, ký văn ban hành theo thẩm quyền quy định Các phận trình văn lên Lãnh đạo (Ban Giám đốc, người đứng đầu tổ chức đoàn thể) xem xét Nếu cần phải chỉnh sửa, thay đổi số nội dung văn Lãnh đạo chỉnh văn trả cho phận soạn thảo chỉnh sửa lại cho nội dung yêu cầu, đảm bảo tính hợp pháp hợp lý Khi văn hoàn thiện chỉnh sửa người đứng đầu phận ký nháy vào văn trình văn lên Lãnh đạo ký duyệt văn Bước 4: Văn ký duyệt xong phận soạn thảo nhận văn để chuyển cho Văn thư Bước 5: Văn chuyển cho Văn thư thực đăng ký vào sổ văn đi, photo, đóng dấu nhập vào phần mềm Quản lý công văn Tất công văn lấy số riêng cho loại Sau văn đăng ký, photo, đóng dấu xong vào sổ chuyển giao văn Mỗi văn lưu Văn thư để tra tìm, lưu phận soạn thoả văn Bước 6: Văn chuyển ngày qua sổ chuyển giao văn HV: Nguyễn Thị Mơ (DF0912031) Bài Tiểu luận môn Đánh giá tổ chức sử dụng văn sổ gửi văn qua đường bưu điện (nếu loại văn bí mật kèm theo phiếu gửi) Sau thực theo dõi việc thực văn 2Sơ đồ, mô tả hệ thống văn Đến hoạt động Chi nhánh a Sơ đồ hệ thống văn Đến Chi nhánh Văn bản, đơn thư gửi đến Chi nhánh Văn Thư Trưởng phận NS - HC Cá nhân nhận đơn thư Lãnh đạo Văn Thư Các phận liên quan Ghi chú: : Chuyển đến : Chuyển đến phản hồi .b Mô tả hệ thống văn Đến Chi nhánh Cũng văn trình tự giải văn Đến Chi nhánh tuân thủ theo Quy trình Quản lý văn Bản QT/VP02 Công ty theo TCVN ISO 9001:2008 Bước 1: Tất văn đến phải thông qua văn thư Chi nhánh Văn thư nhận văn đến, Sơ phân loại, bóc bì văn bản, văn có dấu hỏa tốc phải bóc trước Đối chiếu số, kí hiệu, số lượng văn ghi bì với thành phần tương ứng văn lấy phong bì đối chiếu với phiếu gửi Khi nhận văn văn thư phải kí, trả lại phiếu gửi cho quan gửi văn qua nhân viên bưu điện (trừ văn mức độ mật không phép mở) Sau nhận văn bản, văn thư phải đóng dấu đến, ghi số đến, ngày đến văn bản, nhập vào phần mềm Quản lý công văn HV: Nguyễn Thị Mơ (DF0912031) 10 Bài Tiểu luận môn Đánh giá tổ chức sử dụng văn Tiêu chuẩn thức đo giá trị công nhận chung để so sánh đối tượng với đối tượng khác Tiêu chuẩn đánh giá văn thước đo chung để xem xét ý nghĩa văn trình bảo quản sử dụng chúng Để xem xét khả sử dụng văn bản, để tổ chức bảo quản văn hợp lý, để phát bất hợp lý hệ thống văn góp phần xác định kết hiệu hoạt động Chi nhánh Tổ chức sử dụng văn trình thu thập, nghiên cứu, đánh giá áp dụng nội dung văn vào mục đích quản lý định 2Đánh giá Hệ thống văn a Đánh giá văn Chi nhánh đơn vị trực thuộc Công ty TNHH MTV cao su Đắk Lắk nên việc ban hành văn thống từ Công ty chi nhánh theo khuôn mẫu cụ thể, rõ ràng quy định quy trình hướng dẫn thực đảm bảo chất lượng theo tiêu chuẩn quản lý chất lượng TCVN ISO 9001: 2008, theo TT 01/TT – BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 Bộ Nội vụ * Về hình thức: - Kỹ thuật trình bày: Theo phông chữ Times New Roman, kiểu chữ in thường, cỡ chữ 14 chủ yếu, định lề – – Trái – Phải 2, Khoảng cách thường dòng 1,2 lines, đoạn 6pt - Thể thức văn thường có phần bố trí theo mẫu quy định theo TT 01/TT – BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011của Bộ Nội vụ Ô số : Thành phần thể thức văn : Quốc hiệu : Tên quan ban hành văn : Số, ký hiệu văn : Địa danh ngày, tháng, năm ban hành văn 5a : Tên loại trích yếu nội dung văn 5b : Trích yếu nội dung công văn hành : Nội dung văn 7a, 7b, 7c : Chức vụ, họ tên chữ ký người có thẩm quyền : Dấu quan, tổ chức HV: Nguyễn Thị Mơ (DF0912031) 12 Bài Tiểu luận môn Đánh giá tổ chức sử dụng văn 9a, 9b : Nơi nhận Từ thể thức đến kỹ thuật trình bày quy định rõ ràng thực theo quy định quy trình hướng dẫn, văn mẫu hầu hết có sẵn nên việc soạn thảo văn dễ dàng có số nhận dạng biểu mẫu để tiện cho việc đánh giá tình hình thực bước công việc HV: Nguyễn Thị Mơ (DF0912031) 13 Bài Tiểu luận môn Đánh giá tổ chức sử dụng văn BỐ TRÍ CÁC THÀNH PHẦN THỂ THỨC VĂN BẢN CỦA CHI NHÁNH (Trên trang giấy khổ A4: 210 mm x 297 mm) 20 mm 11 5b 5a 9a 10a 10b 12 20 mm 30 mm 7a 9b 13 7c 7b 14 20 mm HV: Nguyễn Thị Mơ (DF0912031) 14 Bài Tiểu luận môn Đánh giá tổ chức sử dụng văn * Ghi thêm nội (những nội dung đơn vị soạn thảo thường không thực phần này: Ô số : Thành phần thể thức văn 10a : Dấu mức độ mật 10b : Dấu mức độ khẩn 11 : Dấu thu hồi dẫn phạm vi lưu hành 12 : Chỉ dẫn dự thảo văn 13 : Ký hiệu người đánh máy số lượng phát hành 14 : Địa quan, tổ chức; địa E-Mail; địa Website; số điện thoại, số Telex, số Fax * Về Nội dung: - Mục đích văn bản: + Chủ đề: Văn hình thành hầu hết văn thông thường Thông báo, Báo cáo, Tờ trình, Công văn, Kế hoạch, Phương án, văn cá biệt Quyết định nhằm phục vụ công việc thuộc chức nhiệm vụ phận Ví dụ như: Báo cáo kết công tác tháng 07/2013 định hướng nhiệm vụ tháng 08/2013; Quyết định kỷ luật lao động; Kế hoạch phun thuốc diệt cỏ; Thông báo đơn giá tiền lương quý3/ 2013; Thông báo chương trình đánh giá nội Hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001 -2008 đợt năm 2013 (tài liệu tham khảo đính kèm – trang 22 ).vv + Phạm vi: Thời gian theo tháng/quý/ năm, không gian điều chỉnh lên đối tượng toàn chi nhánh, báo cáo lên Công ty số ban ngành có liên quan khác + Mức độ: Thường xuyên, cần thiết cho việc trì hoạt động Chi nhánh - Tính khoa học: + Thông tin: Có chọn lọc, đầy đủ, xác thời gian, số lượng việc phải làm, đối tượng áp dụng + Bố cục: Theo mẫu quy định sẵn nên chặt chẽ + Tính logic văn bản: Chủ đề với nội dung văn gắn kết với nhau, thuật ngữ văn dễ hiểu - Tính phổ thông văn bản: Văn áp dụng cho cá nhân, phận từ người có trình độ chuyên môn đến người lao động nên tính phổ thông cao HV: Nguyễn Thị Mơ (DF0912031) 15 Bài Tiểu luận môn Đánh giá tổ chức sử dụng văn - Tính khả thi văn bản: Văn hình thành nhằm phục vụ cho công việc chuyên môn nên tính khả thi văn cao - Tính công quyền : Những văn hình thành mục đích công việc, thẩm quyền ban hành nội dung văn phù hợp với thể loại * Căn pháp lý: - Giá trị pháp lý: Hầu hết văn ban hành văn hành thông thường văn chuyên môn nên giá trì pháp lý tương đối cao - Liên quan đến cá nhân, phân thực chức nhiệm vụ nên văn hợp pháp không vi phạm pháp luật có pháp lý rõ ràng liên quan đến lợi ích người lao động thẩm ban hành quy định rõ ràng điều lệ hoạt động Công ty TNHH MTV cao su Đăk Lăk Ví dụ định xử lý kỷ luật lao động sả thải có Tổng Giám đốc Công ty ký Giám đốc Chi nhánh ký định kỷ luật với hình thức khiển trách (tài liệu tham khảo đính kèm – trang 23) - Thời gian thường sau văn hướng dẫn, yêu cầu thực hiện, tuân thủ theo quy trình quy định * Về văn phong, ngôn ngữ: - Từ ngữ: Dễ hiểu, cụ thể, xác, rõ ràng, từ ngữ phổ thông - Câu: Đủ thành phần, logic với không mâu thuẫn lẫn .b Đánh giá hệ thống văn - Tính chất mối liên hệ văn hệ thống: Khối hệ thống tài liệu Chi nhánh: + Hệ thống văn Lãnh đạo (Đại diện lãnh đạo - Ban ISO) + Hệ thống văn Bộ phận Nhân - Hành + Hệ thống văn Bộ phận Kế toán + Hệ thống văn Bộ phận Kỹ thuật – Sản xuất + Hệ thống văn Bộ phận Bảo vệ + Hệ thống văn tổ chức đoàn thể Chi nhánh - Văn phản ánh chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn phạm vi quản lý HV: Nguyễn Thị Mơ (DF0912031) 16 Bài Tiểu luận môn Đánh giá tổ chức sử dụng văn phận, Chi nhánh tạo nên hệ thống văn hệ thống có lĩnh vực chuyên môn riêng nên không xảy việc văn ban hành trái với chức năng, nhiệm vụ quyền hạn giao - Ý nghĩa hệ thống văn hoạt động quan tổ chức mang tính thực tế, kinh tế, trị, xã hội cao chi nhánh Công ty - Cấu trúc hệ thống văn quan hệ nhóm văn hệ thống chung rõ ràng, dễ kiểm soát đánh giá Văn phận ban hành có liên quan đến cá nhân, phận khác mối quan hệ qua lại chặt chẽ với nhau, mâu thuẫn - Khả hỗ trợ thông tin văn hệ thống cao - Khả mở rộng hệ thống văn để tăng cường thành phần cần thiết hệ thống Văn phận để phận khác thực công việc lập hồ sơ lưu trữ Ví dụ thông báo kế hoạch sản lượng giao cho đội sản xuất phận kế toán vào để tính đơn giá toán tiền cho người lao động lưu hồ sơ tiền lương Hệ thống văn Chi nhánh có mối quan hệ mật thiết, qua lại với hỗ trợ lẫn trình thực chức năng, nhiệm vụ giao 3Đánh giá hiệu tổ chức sử dụng thực tế văn Chi nhánh: a Phương pháp sử dụng văn hệ thống văn điều hành công việc - Khả cung cấp thông tin: Hệ thống văn phận phận lưu trữ nên cần cung cấp thông tin phải có phiều đề nghị phận cấp thông tin theo phiều đề nghị yêu cầu Dẫn đến tình trạng phải chờ đợi, thời gian tính chịu trách nhiệu thông tin lại đánh giá cao - Các chuyên môn người phụ trách sử dụng thông tin văn để giải công việc giao cao Văn chuyên môn có tính chất thời vụ nên tần suất dử dụng văn có giới hạn loại văn sử dụng hầu hết thông báo, tờ trình, báo cáo, định, kế hoạch ngắn hạn, chương trình cụ thể, văn chuyên môn khác (phiếu chi, phiều thu, biên bàn giao hồ sơ ) Đó văn mà Chi nhánh thường xuyên sử dụng đến thực nhiệm vụ Văn phận nhận phận lưu trữ sử dụng nên việc bảo quản văn hình thức bảo quản theo quy định quy trình chuyên môn, phương tiện tổ chức sử dụng hệ thống không giống - Tổ chức sử dụng văn điều hành công việc phương diện phương diện nội dung có mối liện hệ người sử dụng văn hệ thống văn đạo HV: Nguyễn Thị Mơ (DF0912031) 17 Bài Tiểu luận môn Đánh giá tổ chức sử dụng văn điều hành, kiểm tra, phối hợp, phương diện hình thức văn thi có mối quan hệ theo phân cấp công việc trách nhiệm giao theo mô tả công việc cụ thể cho vị trí công việc .b Mở rộng việc sử dụng văn theo hệ thống - Đơn vị áp dụng hệ thống quản lý chất lượng TCVN ISO 9001 : 2008 nên việc hình thành văn lưu trữ quy định rõ có hướng dẫn quy trình cụ thể Văn không phù hợp với hệ thống kiểm soát loại bỏ, văn với mục đích để biết lưu theo file riêng huỷ sau hết hiệu lực Hầu hết văn hình thành phục vụ nhiệm vụ chuyên môn nên việc trình tiếp nhận điều đưa vào hồ sơ, viêc mở rộng sử dụng văn cụ thể rõ ràng trình lập hồ sơ nên việc lập hồ sơ, tập hợp xếp văn bản, tài liệu hình thành trình theo dõi, giải công việc thành hồ sơ theo quy định cụ thể, không trùng lập - Tại Chi nhánh hồ sơ lưu giữ cẩn thận, xếp gọn gàng file đầu hồ sơ Danh mục hồ sơ chi tiết nhiều hồ sơ cập nhật Danh mục hồ sơ Hồ sơ tài liệu chi nhánh lưu trữ phận chuyên môn (trừ phận kế toán thực chế độ hạch toán báo sổ nên hồ sơ chứng từ giao nộp lên công ty quản lý) Ví dụ : Mẫu Danh mục Hồ sơ chi tiết (BM/QT02- 02) DANH MỤC HỒ SƠ CHI TIẾT (BM/QT02 – 02) Loại hồ sơ: TT Tên TL/ hồ sơ Số trang Ngày cập nhật Người thực Ví dụ: Mẫu danh mục hồ sơ (BM/QT02- 01) DANH MỤC HỒ SƠ (BM/QT02 – 01) Loại hồ sơ: TT Tên hồ sơ HV: Nguyễn Thị Mơ (DF0912031) Số theo dõi (mã số) Ngày Bắt đầu Ngày kết thúc Người thực 18 Bài Tiểu luận môn Đánh giá tổ chức sử dụng văn Tất cách thức, trình tự lưu hồ sơ quy định rõ ràng thống theo quy định Công ty Qui trình kiểm soát Hồ sơ (QT02) .c Phương pháp tổ chức sử dụng văn hệ thống văn lưu trữ Chi nhánh - Hồ sơ, tài liệu chi nhánh lưu trữ phận chuyên môn, Đối với phận Kế toán lưu hồ sơ gửi nộp lên cho Phòng Tài Công ty để hạch toán báo sổ Văn thư đơn vị lưu trữ văn photo văn đển để lưu trữ theo dõi - Phương pháp tổ chức sử dụng văn hệ thống văn lưu trữ quy định cụ thể rõ ràng theo quy trình quản lý chất lượng ban hành Khi có nhu cầu sử dụng văn phải cho phép người có tránh nhiệm quản lý - Việc sử dụng văn cá nhân, tổ chức hệ thống với chính, việc tra tìm văn hệ thống tài liệu khác Văn thư Bởi Chi nhánh kho lưu trữ riêng mà việc lưu trữ hệ thống văn bản, hồ sơ phận nào, phận lưu trữ sử dụng Nhưng với việc văn phân phối đến cá nhân, phận cộng với công tác lưu trữ hệ thống rõ ràng theo hồ sơ quy định quy trình hướng dẫn nên trình xử lý công việc không gặp nhiều khó khăn Do việc thống kê hệ số sử dụng tài liệu trong năm hệ số xác tra tìm tài liệu để sử dụng không phận thực đánh giá nên không nắm số liệu cụ thể Kết việc thực chức năng, nhiệu vụ trình sử dụng văn đánh giá qua đợt đánh giá nội hàng quý Chi nhánh nhằm mục đích trì hệ thống, phát điểm không phù hợp lưu ý Bên cạnh việc đánh giá mục kết thực mục tiêu hàng quý, năm để xét chi trả lương bình xét thi đua cho tập thể PHẦN C : KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ IKẾT LUẬN: HV: Nguyễn Thị Mơ (DF0912031) 19 Bài Tiểu luận môn Đánh giá tổ chức sử dụng văn 1Thuận lợi : Chi nhánh Công ty TNHH MTV cao su Đắk Lắk - Nông trường cao su Cuôr Đăng nằm hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 nên trình hình thành, quản lý tài liệu lưu trữ thống từ Công ty Chi nhánh - Căn để thực theo quy định quy trình hướng dẫn công việc chuyên môn cụ thể, chi tiết nên vào tiếp nhận công việc thực nhiệm vụ - Đội ngũ cán có chuyên môn cao, tinh thần trách nhiệm tốt - Hệ thống thường xuyên đánh giá, kiểm tra việc thực nhiệm vụ công việc, quản lý hồ sơ lưu trữ theo định kỳ đánh giá nội Chi nhánh Công ty, nên hệ thống văn Chi nhánh đảm bảo hoạt động hiệu 2Khó khăn: Với việc thực rập khuôn theo khuôn mẫu nên linh động chưa cao Còn phụ thuộc vào hướng dẫn quy trình nên chủ động, linh hoạt không tận dụng có thay đổi bất ngờ làm sai theo quy đinh lại bị đánh giá không phù hợp Người viết quy trình hướng dẫn không nắm bắt kịp thời không vững chuyên môn nghiệp vụ hướng dẫn bỏ xót bước thủ tục yêu cầu hồ sơ cần lưu trữ IIKIẾN NGHỊ: Qua trình thực tiểu luận em có số kiến nghị sau: - Về phía quan: + Cần phải mở kho lưu trữ riêng chi nhánh + Bố trí cán làm công tác lưu trữ riêng Vì công việc văn thư nhiệm vụ làm công tác văn thư công việc mà phải thực công việc chuyên môn khác chiếm 2/3 thời gian làm việc, nên việc theo dõi, thống kê công tác lưu trữ chung không thực + Các phận phải đình kỳ chỉnh lý tài liệu, loại bỏ tài liệu không liên quan hết hạn sử dụng để không xảy việc lưu trữ tài liệu HV: Nguyễn Thị Mơ (DF0912031) 20 Bài Tiểu luận môn Đánh giá tổ chức sử dụng văn không giá trị, lưu giữ nhữ văb + Thực việc đánh giá hiệu tổ chức sử dụng văn hệ thống tài liệu phận + Cần quan tâm đến việc xây dựng cac công cụ, phương pháp hình thức tra cứu văn phù hợp để tránh tình trạng tra cứu thụ động - Về phía nhà trường: + Tổ chức đào tạo sâu việc đánh giá hệ thống tài liệu + Tổ chức cho học sinh thực hành kỹ nghiệp vụ TÀI LIỆU THAM KHẢO ĐÍNH KÈM Tài liệu tham khảo đính kèm Vị trí hướng đến từ Buôn Ma Thuột đến Chi nhánh Vị trí Chi nhánh HV: Nguyễn Thị Mơ (DF0912031) 21 Bài Tiểu luận môn Đánh giá tổ chức sử dụng văn HV: Nguyễn Thị Mơ (DF0912031) 22 Bài Tiểu luận môn Đánh giá tổ chức sử dụng văn Tài liệu tham khảo đính kèm HV: Nguyễn Thị Mơ (DF0912031) 23 Bài Tiểu luận môn Đánh giá tổ chức sử dụng văn Tài liệu tham khảo đính kèm HV: Nguyễn Thị Mơ (DF0912031) 24 Bài Tiểu luận môn Đánh giá tổ chức sử dụng văn MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU A – GIỚI THIỆU VỀ CHI NHÁNH CÔNG TY TNHH MTV CAO SU ĐẮK LẮK - NÔNG TRƯỜNG CAO SU CUÔR ĐĂNG .3 I Khái quát chung Chi nhánh Công ty TNHH MTV Cao su Đắk Lắk – Nông trường cao su Cuôr Đăng Tên quan, chức năng, nhiêm vụ Chi nhánh: .3 Lịch sử hình thành phát triển Chi nhánh .3 II Sơ đồ , Cơ cấu tổ chức Chi nhánh Công ty TNHH MTV Cao su Đắk Lắk – Nông trường cao su Cuôr Đăng Nhân bố trí nhân Chi nhánh .5 Sơ đồ cấu tổ chức Chi nhánh B HỆ THỐNG VĂN BẢN VÀ ĐÁNH HỆ THỐNG VĂN BẢN CỦA CHI NHÁNH CÔNG TY TNHH MTV CAO SU ĐẮK LẮK - NÔNG TRƯỜNG CAO SU CUÔR ĐĂNG I Mô tả hệ thống văn hình thành hoạt động Chi nhánh .8 Sơ đồ, mô tả hệ thống văn Đi hình thành hoạt động Chi nhánh Sơ đồ, mô tả hệ thống văn Đến hoạt động Chi nhánh 10 II Đánh giá chung hệ thống văn hiệu tổ chức sử dụng văn Chi nhánh .11 Khái niệm chung: 11 Đánh giá Hệ thống văn 12 Đánh giá hiệu tổ chức sử dụng thực tế văn Chi nhánh: .17 PHẦN C : KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ .19 I KẾT LUẬN: 19 Thuận lợi : 20 Khó khăn: .20 II KIẾN NGHỊ: 20 TÀI LIỆU THAM KHẢO ĐÍNH KÈM .21 HV: Nguyễn Thị Mơ (DF0912031) 25 Bài Tiểu luận môn Đánh giá tổ chức sử dụng văn NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN ĐIỂM HV: Nguyễn Thị Mơ (DF0912031) 26