Nghiên cứu chu trình chi phí tại công ty cổ phần dược trung ương medipharco tenamyd

ĐẠI HỌC HUẾ TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ KHOA KẾ TOÁN TÀI CHÍNH Ế  H TẾ -H U KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC IN ĐỀ TÀI ĐẶNG MINH HIỀN TR Ư Ờ N G Đ Ạ IH Ọ C K NGHIÊN CỨU CHU TRÌNH CHI PHÍ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN DƯỢC TRUNG ƯƠNG MEDIPHARCO - TENAMYD KHÓA HỌC 2009-2013 ĐẠI HỌC HUẾ TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ KHOA KẾ TOÁN TÀI CHÍNH Ế  H TẾ -H U KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC IN ĐỀ TÀI SVTH: ĐẶNG MINH HIỀN Giáo viên hướng dẫn: Ư Ờ N G Đ Ạ IH Ọ C K NGHIÊN CỨU CHU TRÌNH CHI PHÍ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN DƯỢC TRUNG ƯƠNG MEDIPHARCO - TENAMYD Ths LÊ NGỌC MỸ HẰNG Lớp: K43A KT-KT TR Niên khóa: 2009 - 2013 Huế, tháng năm 2013 LỜI CẢM ƠN TR Ư Ờ N G Đ Ạ IH Ọ C K IN H TẾ -H U Ế Sau thời gian thực tập công ty cổ phần dược trung ương Medipharco - Tenamyd, kết hợp với kiến thức học ghế nhà trường, đến hoàn thành khóa luận tốt nghiệp với đề tài “Nghiên cứu chu trình chi phí công ty cổ phần dược trung ương Medipharco - Tenamyd” Để hoàn thành luận văn nỗ lực thân, xin chân thành gửi lời cảm ơn đến Ban giám hiệu trường Đại học kinh tế Huế, thầy cô khoa Kế toán - Tài thầy cô trường giảng dạy, giúp đỡ tận tình năm qua Tôi xin gửi lời cảm ơn đến Ban giám đốc, Phòng Tài Tổ chức phòng ban liên quan công ty cổ phần dược trung ương Medipharco - Tenamyd quan tâm, bảo trình thực tập công ty Đặc biệt, xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc đến Ths Lê Ngọc Mỹ Hằng, giảng viên khoa Kế toán - Tài chính, giáo viên đã trực tiếp hướng dẫn, định hướng chuyên môn, quan tâm giúp đỡ tận tình tạo điều kiện thuận lợi trình thực luận văn Trên hết xin bày tỏ lòng kính trọng biết ơn gia đình lời cảm ơn chân thành tới bạn bè ủng hộ, chia sẻ buồn vui, động viên tinh thần cho trình thực tập, nghiên cứu hoàn thành luận văn Huế, tháng năm 2013 Sinh viên thực Đặng Minh Hiền MỤC LỤC Trang PHẦN I ĐẶT VẤN ĐỀ .01 Tính cấp thiết đề tài 01 Ế Mục tiêu nghiên cứu 02 U Đối tượng nghiên cứu .02 -H Phạm vi nghiên cứu 02 TẾ Phương pháp nghiên cứu 03 Các nghiên cứu trước .03 H PHẦN II NỘI DUNG NGHIÊN CỨU 05 IN Chương Cơ sở lý luận chu trình chi phí doanh nghiệp .05 K 1.1 Tổng quan hệ thống thông tin kế toán 05 C 1.1.1 Khái niệm hệ thống thông tin kế toán 05 Ọ 1.1.2 Tính hữu ích vai trò hệ thống thông tin kế toán 07 IH 1.1.3 Các thành phần hệ thống thông tin kế toán .07 Ạ 1.2 Chu trình chi phí 15 Đ 1.2.1 Hệ thống chứng từ 16 G 1.2.2 Sổ 17 Ư Ờ N 1.2.3 Báo cáo .17 1.2.4 Quy trình xử lý nghiệp vụ .18 TR 1.2.5 Các mục tiêu kiểm soát nội chu trình chi phí 20 Chương Thực trạng chu trình chi phí công ty cổ phần dược trung ương Medipharco - Tenamyd .21 2.1 Giới thiệu công ty cổ phần dược trung ương Medipharco - Tenamyd 21 2.1.1 Giới thiệu chung đơn vị thực tập 21 2.1.2 Đặc điểm tổ chức quản lý sản xuất kinh doanh 24 2.1.3 Tổ chức máy kế toán 27 2.1.4 Khái quát nguồn lực tình hình tài công ty từ năm 20102012 32 2.2 Thực trạng chu trình chi phí công ty cổ phần dược trung ương Medipharco Tenamyd 38 2.2.1 Dữ liệu đầu vào .39 2.2.2 Quy trình xử lý 49 U Ế 2.2.3 Thông tin đầu 56 -H 2.2.4 Hoạt động kiểm soát hệ thống 59 Chương Giải pháp hoàn thiện chu trình chi phí công ty cổ phần dược trung ương TẾ Medipharco - Tenamyd 65 3.1 Ưu điểm 65 IN H 3.2 Tồn .66 3.3 Biện pháp hoàn thiện chu trình chi phí đơn vị 67 K PHẦN III KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ 70 Ọ C Kết luận .70 TR Ư Ờ N G Đ Ạ IH Kiến nghị 70 Biên kiểm nhận BCTC Báo cáo tài BP Bộ phận CN Chi nhánh CNTT Công nghệ thông tin CP Cổ phần CT Chi tiết ĐN Định nghĩa GTGT Giá trị gia tăng HT Hệ thống HTK Hàng tồn kho NCC Nhà cung cấp Ọ C NSD IH PNK Người sử dụng Phiếu nhập kho Tài khoản Thu nhập doanh nghiệp TSCĐ Tài sản cố định TW Trung ương Đ Ạ TNDN G N Ư Ờ TR -H TẾ H IN Kế toán K KT TK U BBKN Ế DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT UNC Ủy nhiệm chi XNK Xuất nhập DANH MỤC SƠ ĐỒ Sơ đồ 1.1 Các chu trình nghiệp vụ hệ thống thông tin kế toán 07 Sơ đồ 1.2 Các thành phần hệ thống thông tin kế toán 08 Sơ đồ 2.1 Hệ thống phân phối nước công ty CP dược TW 23 Ế Sơ đồ 2.2 Mô hình tổ chức máy quản lý 25 U Sơ đồ 2.3 Bộ máy kế toán 27 -H Sơ đồ 2.4 Trình tự ghi sổ theo hình thức chứng từ ghi sổ 30 TẾ Sơ đồ 2.5 Trình tự ghi sổ theo hình thức kế toán máy 30 Sơ đồ 2.6 Lưu đồ quy trình đặt hàng 50 H Sơ đồ 2.7 Lưu đồ quy trình nhận hàng 52 TR Ư Ờ N G Đ Ạ IH Ọ C K IN Sơ đồ 2.8 Lưu đồ quy trình ghi nhận toán nợ phải trả người bán 54 DANH MỤC HÌNH Hình 2.1 Màn hình nhập kho hàng hóa .54 TR Ư Ờ N G Đ Ạ IH Ọ C K IN H TẾ -H U Ế Hình 2.2 Màn hình xuất phiếu chi tiền mặt 56 DANH MỤC BIỂU BẢNG Biểu 2.1 Mẫu hợp đồng mua hàng 44 Biểu 2.2 Mẫu phiếu nhập kho .47 Biểu 2.3 Mẫu biên kiểm nhận hàng 48 Biểu 2.4 Mẫu phiếu chi 49 Ế Biểu 2.5 Mẫu sổ .57 U Biểu 2.6 Mẫu sổ chi tiết công nợ phải trả 57 -H Biểu 2.7 Mẫu báo cáo liệt kê nhập hàng theo kho .58 TẾ Biểu 2.8 Mẫu báo cáo Bảng tổng hợp công nợ 58 Bảng 2.1 Cơ cấu lao động công ty qua năm 2010-2012 phân theo giới tính 32 H Bảng 2.2 Cơ cấu lao động công ty qua năm 2010-2012 phân theo mối quan hệ IN với sản xuất 33 K Bảng 2.3 Cơ cấu lao động công ty qua năm 2010-2012 phân theo trình độ học C vấn 34 Ọ Bảng 2.4 Phân tích chênh lệch tiêu bình quân bảng cân đối kế toán qua IH năm 2010-2012 .35 Ạ Bảng 2.5 Phân tích kế hoạt động kinh doanh qua năm 2010-2012 37 Đ Bảng 2.6 Tổ chức đối tượng chi tiết 39 G Bảng 2.7 Cấu trúc mã dược phẩm .39 N Bảng 2.8 Cấu trúc mã vật tư 41 Ư Ờ Bảng 2.9 Cấu trúc mã nhà cung cấp 41 Bảng 2.10 Tài khoản cấp chi tiết 42 TR Bảng 2.11 Tài khoản cấp chi tiết 42 Bảng 2.12 Các thủ tục kiểm soát chung .59 Bảng 2.13 Các thủ tục kiểm soát ứng dụng 61 TÓM TẮT NGHIÊN CỨU Qua thời gian thực tập công ty cổ phần dược trung ương Medipharco Tenamyd, chọn đề tài “Nghiên cứu chu trình chi phí công ty cổ phần dược trung ương Medipharco - Tenamyd” Mục tiêu nghiên cứu Ế Mục tiêu nghiên cứu đề tài gồm vấn đề chủ yếu sau: U - Nghiên cứu làm sáng tỏ sở lý luận chu trình chi phí doanh nghiệp -H - Từ kết khảo sát thực tế, trình bày thực trạng, khái quát ưu điểm hạn chế chu trình chi phí công ty cổ phần dược trung ương Medipharco – Tenamyd TẾ - Nghiên cứu đưa giải pháp, kiến nghị có tính khả thi, góp phần hoàn H thiện chu trình chi phí công ty IN Đối tượng phạm vi nghiên cứu Đề tài tập trung nghiên cứu chu trình chi phí công ty cổ phần dược trung ương K Medipharco – Tenamyd bao gồm cách thức tổ chức liệu hệ thống thông tin kế C toán chu trình chi phí: chứng từ kế toán, chu trình lập luân chuyển chứng từ, IH phần mềm Ocean ACB 5.0 Ọ máy kế toán, hệ thống sổ sách, báo cáo, hoạt động kiểm soát môi trường sử dụng Ạ Kết đạt Đ Qua trình tìm hiểu thực tế , đề tài “Nghiên cứu chu trình chi phí công ty cổ N sau: G phần dược trương ương MEDIPHARCO - TENAMYD” giải vấn đề Ư Ờ - Hệ thống lại sở lý luận chu trình chi phí doanh nghiệp vấn đề liên quan TR - Phân tích cấu lao động, tình hình tài sản nguồn vốn, kết hoạt động kinh doanh công ty qua năm 2010-2012 - Nghiên cứu thực trạng chu trình chi phí công ty cổ phần dược trung ương MEDIPHARCO - TENAMYD - Đưa số nhận xét ưu điểm, tồn biện pháp nhằm hoàn thiện chu trình chi phí công ty 2.2.3.2 Các loại báo cáo - Báo cáo liệt kê nhập hàng theo kho: bao gồm thông tin tất mặt hàng có nhập kỳ tất kho nhập Biểu 2.7 Mẫu báo cáo Liệt kê nhập hàng theo kho CTY CP DƯỢC TW MEDIPHARCO TENAMYD 08 Nguyễn Trường Tộ - Thành phố Huế U Ế LIỆT KÊ NHẬP HÀNG Tên hàng Nhà SX Cty TNHH SX-TM-DV bao bì Tân Toàn Phát 12 V12HCE1O402 ĐV Số lượng Số phiếu NBC013 Hộp Cefurobiotic Cty Tân Cái Hộp Drofaxin Cty Tân 770 117.040 567 41.391 Cái 73 ND Số CT 39833 152 IN V12HDR1O201 Số tiền Ngày 28/12/2012 Toán Phát 13 Đơn giá TẾ Mã hàng H STT Loại tiền VND -H Tài khoản Toán Phát V12CET1O402 Toa Cefurobiotic Cty Tân Cái 700 143 100.100 … … … … K 14 … … … Ọ … C Toán Phát … IH - Báo cáo nhập kho theo kệ: bao gồm thông tin báo cáo theo kho Ạ chi tiết số lượng theo lô, hạn dùng, phiếu kiểm nghiệm (nếu có), theo kệ Đ - Bảng tổng hợp công nợ phải trả theo hóa đơn (chứng từ) G Biểu 2.8 Mẫu báo cáo Bảng tổng hợp công nợ N BẢNG TỔNG HỢP CÔNG NỢ Ư Ờ Từ ngày 01/12/2012 đến ngày 31/12/2012 Mã KH TR Stt … Chi tiết dư cuối theo thời gian Tha Tên KH Tồn đầu Phát sinh nh Dư cuối toán 11AHC Cửa hàng >= 60 chất 11A AHADN DNTM Anh Hoa 57.300.04 57.300.04 57.300.0 G01 - Đà Nẵng 5 45 BTBHC Cty TNHH DP 749.999 749.999 749.999 M01 Bảy Tháng Ba … … … 1.400.0 000 00 90 ngày M01 … 1.500 >= 1.400.000 … 2.900.000 >= 30 ngày hóa … 1.500.000 >= … … … … >= 120 ngày … 60 2.2.4 Hoạt động kiểm soát hệ thống 2.2.4.1 Kiểm soát chung Bảng 2.12 Các thủ tục kiểm soát chung Loại hình kiểm soát Hoạt động kiểm soát K IN H TẾ -H U Ế Kiểm soát Việc phân chia trách nhiệm cá nhân hệ thống quy tổ chức định sau: quản lý  Phòng nghiên cứu phát triển khoa học công nghệ (Phòng CNTT) phận chịu trách nhiệm quản lý hệ thống thông tin doanh nghiệp, lưu giữ tài liệu hệ thống thông tin tài liệu phát triển hệ thống, chương trình nguồn Trưởng phòng người có trách nhiệm cao nhất, đảm nhận việc quan lý chung hệ thống, phê duyệt việc phân quyền truy cập, xây dựng kế hoạch phát triển ngắn hạn dài hạn cập nhật, nâng cấp, thay đổi hệ thống Các nhân viên phòng CNTT có nhiệm vụ vận hành hệ thống máy tính, điều khiển chương trình tiến hành sửa chữa hệ thống gặp cố IH Ọ C  Công ty sử dụng phần mềm kế toán thuê thiết kế trách nhiệm phân tích, thiết kế lập trình chương trình công ty phần mềm tin học Đại Dương đảm nhận Việc thiết kế tiến hành vào loại hình kinh doanh, quy mô yêu cầu từ ban lãnh đạo doanh nghiệp Đ Ạ  Công tác nhập liệu tiến hành nhân viên kế toán hay nhân viên khác đơn vị, chu trình chi phí thủ kho TR Ư Ờ N G Phân công Có chia tách người thực phân tích, lập trình thiết kế nhiệm vụ chương trình (công ty phần mềm tin học Đại Dương), người vận hành hệ thống máy tính (nhân viên phòng CNTT,) người ghi nhận nghiệp vụ (kế toán thủ kho) Các công việc khác bảo trì, kiểm soát liệu nhân viên phòng CNTT kiêm nhiệm Kiểm soát Các thay đổi hệ thống phải ban lãnh đạo công ty phê phát triển duyệt bảo trì Khi tiến hành cài đặt phần mềm, công ty phần mềm tin học Đại Dương hệ thống cử đại diện đến để hướng dẫn việc vận hành cung cấp cho ứng dụng phòng chức tài liệu Hướng dẫn sử dụng phần mềm kế toán OCEAN ACB 5.0 Mỗi nhân viên trang bị máy vi tính để bàn có nối mạng nội mạng Internet Dữ liệu lưu máy chủ, máy 61 tiến hành kết nối, truy xuất cập nhật liệu với máy chủ Máy chủ không kết nối mạng internet để hạn chế việc tiếp cận thông tin lưu trữ, giảm thiểu rủi ro xảy máy tính liệu kế toán Các máy tính cá nhân cài đặt chương trình diệt virus tự động nhằm kiểm tra đĩa, USB, file tải từ Internet trước sử dụng -H U Ế Kiểm soát Để kiểm soát việc vận hành hệ thống, công ty thiết lập hệ thống vận hành tên truy cập mật Khi tiến hành truy cập, nhân viên chịu trách hệ thống nhiệm sử dụng tên truy cập (user name) mật (password) riêng Nếu không sử dụng tên truy cập mật khẩu, người truy cập tiến hành thay đổi hệ thống IN H TẾ Kiểm soát Trên phần mềm thiết lập hệ thống tên truy cập mật Khi phần mềm tiến hành truy cập, người sử dụng sử dụng tên truy cập (user name) mật (password) riêng Người sử dụng sau đăng nhập vào phần mềm tiến hành hoạt động xem, thêm, sửa phần hành mình; phần hành khác, người sử dụng xem liệu tiến hành thêm, sửa liệu K Quyền truy cập vào phần mềm kế toán minh họa ma trận truy cập sau: Menu KT KT Thủ toán kho kho + Hàng hóa X X X X X X, T, S X X X X X X, T, S + Nhập kho X, T, S X X S, X X, T X + Trả tiền X, T, S X T, X X X X X X X X Ạ Khai báo IH KT KT trưởng công nợ Đ Ọ C X: xem; T: thêm; S: sửa + NCC Phòng CNTT TR Ư Ờ N G Nhập liệu Cập nhật/ X, S Báo cáo X Kiểm soát Để đảm bảo tính có thật, liệu nhập chứng có đầy nhập liệu đủ chữ ký bên liên quan Các chứng từ lưu phận đảm nhận việc nhập liệu để đảm bảo việc đối chiếu Khi tiến hành nhập liệu, người sử dụng không nhập đầy đủ nội dung bắt buộc hệ thống không chấp nhận 62 2.2.4.2 Kiểm soát ứng dụng Bảng 2.13 Các thủ tục kiểm soát ứng dụng Loại hình Thủ tục kiểm soát kiểm soát Kiểm soát Các chứng từ phiếu nhập kho, biên kiểm nhận,… đánh số tự động phần mềm Ế đầu vào U Khi thủ kho tiến hành nhập liệu chương trình tạo phiếu nhập tự -H động tương tự bên menu “nhập liệu” phận kế toán kho Bộ phận kế toán kho vào hình nhập liệu kiểm tra tính xác thông TẾ tin, nhập vào đơn giá, định khoản chọn vào ô Đã xác nhận hàng hóa thành phẩm xem nhập kho đồng thời nút sửa xóa IN liệu nhập vào xác H menu kho mờ không cho kho sửa hay xóa Điều đảm bảo K Chương trình tự động điền thông tin quản lý chi tiết nhà cung cấp, C hàng hóa người dùng tiến hành nhập mã vào hình nhập liệu Khi IH mã nhập: Ọ nhập mã không hợp lệ, phần mềm báo lỗi, người sử dụng xem xét lại Ạ - Nếu nhập sai sửa lại hình Đ - Nếu hàng hóa hay nhà cung cấp lần đầu chưa tạo mã người G sử dụng phải yêu cầu phòng CNTT tạo thêm mã danh mục N Hệ thống báo lỗi liệu nhập sai kiểu quy định: tiền phải TR Ư Ờ nhập kiểu số, ngày tháng phải có định dạng dd/mm/yyyy Thủ kho sau nhập liệu tiến hành in phiếu nhập kho, nội dung phiếu máy tự điền dựa thông tin hàng hóa khai báo trước Khi kế toán toán thực nghiệp vụ chi tiền toán cho người bán, in phiếu chi, nội dung phiếu chi tự động điền nghiệp vụ vừa định khoản Khi khai báo nội dung mô tả đối tượng chi tiết hàng hóa, người dùng buộc phải nhập thông tin vào ô: mã, tên, đơn vị tính, quy cách, nước, hãng, ngành, loại, thuế suất hệ thống chấp nhận không báo 63 lỗi; thông tin khác tên viết tắt, trọng lượng…có thể không điền Tương tự với đối tượng nhà cung cấp, người dùng phải khai báo đầy đủ tên, địa chỉ, mã số thuế; thông tin khác tên tắt, fax, người đại diện bỏ qua Mã đối tượng có độ dài 11 ký tự, nhập dư ký tự, hệ thống báo lỗi để người sử dụng sửa lại Kiểm soát Có phân trách nhiệm chức năng: chức xét duyệt (Tổng Giám đốc, Kế toán trưởng), chức thực hiện, ghi chép (thủ Ế xử lý -H U kho, kế toán công nợ, kế toán toán), chức bảo quản tài sản (thủ quỹ, nhiên công ty thường thực toán thông qua tài TẾ khoản ngân hàng) Các nghiệp vụ ghi nhận có chứng từ hợp lệ làm H xác thực Điều đảm bảo tính có thực thông tin kế toán IN Việc đặt hàng tiến hành dựa bảng dự trù đơn vị phê K duyệt thủ trưởng đơn vị Tổng giám đốc công ty Thủ tục nhằm kiểm tra việc đặt hàng với nhu cầu thực tế phù hợp với nguồn Ọ C lực, kế hoạch kinh doanh đơn vị IH Nhà cung cấp quản lý đầy đủ thông tin chi tiết hệ thống máy tính Việc lựa chọn nhà cung cấp từ danh mục hệ thống đảm bảo Ạ nhanh chóng (dễ dàng tìm kiếm nhà cung cấp kinh doanh sản phẩm muốn Đ đặt hàng) xác (đánh giá khả nhà cung cấp thông G qua thông tin lưu trữ) TR Ư Ờ N Khi nhận hàng, nhân viên tiến hành đối chiếu hàng với hợp đồng, hóa đơn người bán, đảm bảo không nhận hàng từ nhà cung cấp không đặt hàng, hàng nhập thừa hay thiếu so với hợp đồng để thông báo cho phòng kinh doanh tìm hiểu nguyên nhân, hàng thiếu tìm nguồn cung ứng thêm để đảm bảo không bị ngưng trệ trình sản xuất, hàng thừa phòng kinh doanh đưa định trả lại mua số hàng Việc đối chiếu lập biên đối chiếu công nợ giúp đảm bảo khoản nợ xác có thực, có kế hoạch trả nợ hợp lý, tránh tình trạng trả sớm hay muộn Khi tiến hành chi tiền toán, kế 64 toán toán phải nhập số chứng từ toán vào hình, chứng từ toán hình báo lỗi không cho phép ghi nhận nghiệp vụ Ủy nhiệm chi/ Phiếu chi ký duyệt kèm với hóa đơn toán, đảm bảo khoản chi hợp lệ, chi đối tượng số tiền chi xác, chứng từ ký xác nhận bên liên quan (ngân hàng/ thủ quỹ) để xác thực tiền thực Ế chi cho nhà cung cấp Các báo cáo nhập kho hàng hóa kiểm tra thông qua hoạt đầu -H U Kiểm soát động kiểm kê Bảng tổng hợp công nợ kiểm tra thông qua việc đối TẾ chiếu công nợ với nhà cung cấp Ngoài ra, phận kiểm soát nội tiến hành hoạt động kiểm H tra, kiểm soát sổ sách, chứng từ để đảm bảo tính xác trung thực số IN liệu kế toán Hàng năm, công ty mời công ty kiểm toán độc lập để K tiến hành kiểm toán báo cáo tài đồng thời tư vấn, hỗ trợ hoàn thiện TR Ư Ờ N G Đ Ạ IH Ọ C quy trình hoạt động công ty 65 CHƯƠNG GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CHU TRÌNH CHI PHÍ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN DƯỢC TRUNG ƯƠNG MEDIPHARCO – TENAMYD 3.1 Ưu điểm Dữ liệu đầu vào Ế - Các đối tượng cần theo dõi tiến hành mã hóa cách thống khoa U học Nội dung mô tả đối tượng chi tiết đầy đủ, hợp lý, cung cấp tin cần thiết -H cho trình quản lý - Hệ thống tài khoản phân thành nhiều cấp, dễ dàng cho việc theo dõi giá trị TẾ hàng nhập kho, nợ phải trả hoạt động toán khoản nợ đến hạn H - Chứng từ đánh số tự động để quản lý Nội dung chứng từ phản ánh IN đầy đủ nội dung nghiệp vụ kinh tế Trên chứng từ có chữ ký cá nhân tham K gia vào nghiệp vụ, đảm bảo nghiệp vụ phê chuẩn hợp lệ C Tổ chức xử lý Ọ - Công ty áp dụng sách kế toán chứng từ ghi sổ Đây hình thức IH ghi sổ phù hợp với tình hình công ty Hình thức giúp công ty đảm bảo việc quản lý, theo dõi chặt chẽ hoạt động nhập hàng toán cho nhà cung cấp Ạ đặc điểm Chứng từ ghi sổ dễ làm, dễ kiểm tra, đối chiếu, công việc kế toán Đ phân công kỳ Hình thức có nhược điểm làm tăng khối lượng ghi N đáng kể G chép nhiên công ty sử dụng hệ thống kế toán máy nên ảnh hưởng không Ư Ờ - Việc sử dụng phần mềm kế toán Ocean ACB 5.0 làm giảm khối lượng công việc, tăng tính xác, kịp thời cho thông tin kế toán Phần mềm thiết kế theo đặc TR thù đơn vị, phù hợp với quy trình kế toán mang tính đặc thù ngành dược công ty trình áp dụng phần mềm diễn nhanh chóng hiệu - Công việc nhân viên máy xử lý phân công rõ ràng, nhân viên thực phần hành riêng, phần hành quan trọng ghi sổ quản lý tài sản, phê duyệt thực tách biệt 66 - Từng hoạt động diễn từ đặt hàng, nhận hàng đến toán cho nhà cung cấp có thủ tục kiểm soát, đảm bảo mục tiêu việc kiểm soát nội chu trình chi phí Thông tin đầu - Hệ thống sổ sách công ty tuân thủ với chế độ biểu mẫu Bộ tài phát hành U Ế - Các báo cáo tương đối đầy đủ, cung cấp thông tin hữu ích cho nhà quản lý -H Kiểm soát chung - Sự phân chia trách nhiệm hoạt động tổ chức quản lý hệ thống thông tin kế TẾ toán đảm bảo nguyên tắc bất kiêm nhiệm phân tách phận vận hành phận sửa chữa, bảo trì hệ thống hạn chế nguồn nhân lực H - Những thay đổi hệ thống kiểm soát nhà quản lý Công ty có IN biện pháp nhằm hạn chế rủi ro xảy hệ thống từ hoạt động truy K cập trái phép hay rủi ro lường trước C 3.2 Tồn Ọ Dữ liệu đầu vào Ạ chiếu kiểm tra IH - Mã đối tượng hàng hóa dài, gây khó khăn việc tạo lập, nhập liệu, đối Đ - Bảng dự trù mẫu thống nhất, dẫn đến thiếu sót nội dung G khó quản lý chứng từ không đánh số Bảng dự trù có tác dụng phiếu yêu N cầu mua hàng phận nên việc số hiệu chứng từ gây khó khăn Ư Ờ cho công tác quản lý, kiểm soát, đánh giá nhu cầu mua hàng phận Tổ chức xử lý TR - Bộ phận kế toán, kho phòng kinh doanh hoạt dộng độc lập với nhau, thiếu hỗ trợ dẫn đến việc kế toán phải chờ đợi chứng từ - Hiện nay, công ty có dự định mở rộng quy mô kinh doanh, công việc kế toán tăng thêm số lượng lẫn mức độ phức tạp số nhân viên kế toán không nắm rõ quy trình Nguyên nhân quy trình luân chuyển chứng từ không quy định cụ thể mà nhân viên tự nắm bắt thông qua trình làm việc Điều dẫn đến việc bỏ qua hay số bước quy trình sai sót 67 hay cố ý làm cho thông tin kế toán không xác kéo dài thời gian xử lý nghiệp vụ - Phòng kinh doanh tiến hành đàm phán hợp đồng thông qua điện thoại dẫn đến việc bên tiếp nhận thông tin không xác Việc sử dụng điện thoại nhằm tiết kiệm thời gian bên bán soạn thảo hợp đồng không thỏa thuận lại làm trình mua hàng bị kéo dài Phòng kinh doanh thông báo cho phận Ế có nhu cầu thời gian nhận hàng thông qua điện thoại dễ dẫn đến nhầm lẫn thời U gian nhận hàng, ảnh hưởng đến kế hoạch sản xuất, dự trữ hàng hóa Việc dẫn -H đến phận có nhu cầu để đối chiếu nhận hàng - Bảng dự trù có liên lưu phòng kinh doanh, không lưu kế toán TẾ công nợ nên kế toán công nợ không kiểm soát liệu hợp đồng có lập dựa H nhu cầu thực tế đơn vị hay không, dẫn đến rủi ro phòng kinh doanh tiến IN hành đặt hàng loại hàng hóa không yêu cầu K - Trên chứng từ thường đầy đủ chữ ký, việc gây rủi ro tính hợp lệ nghiệp vụ, không đảm bảo việc kiểm soát chặt chẽ Ọ C Thông tin đầu IH - Hệ thống chưa cung cấp báo cáo thay đổi tập tin liệu Các báo hay chưa Đ Kiểm soát chung Ạ cáo giúp người sử dụng kiểm tra tập tin cập nhật xử lý đầy đủ G - Việc phát triển, cập nhật hệ thống tiến hành từ phản hồi từ cấp dưới, Ư Ờ N kế hoạch phát triển, kiểm tra, đánh giá hoạt động hệ thống cụ thể - Công ty chưa có quy định cụ thể trách nhiệm cá nhân tham gia vào TR việc quản lý vận hành hệ thống Điều dẫn đến việc nhân viên không nắm rõ công việc nên không hoàn thành nhiệm vụ giao - Dữ liệu lưu trữ máy chủ máy khách, ổ cứng lưu trữ dự phòng, dẫn đến việc mát liệu cố xảy - Không có biện pháp để hạn chế việc sử dụng công cụ máy in, truy cập Internet vào mục đích cá nhân Điều dẫn đến việc nhân viên sử dụng Internet vào mục đích khác, làm giảm chất lượng công việc 68 3.3 Biện pháp hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán chu trình chi phí đơn vị Dữ liệu đầu vào - Mã đối tượng hàng hóa nên giới hạn số ký tự 10 ký tự trở xuống để dễ tạo lập mã quản lý đối tượng - Công ty nên có mẫu bảng dự trù sử dụng chung cho chi nhánh, hiệu U Ế thuốc phân xưởng sản xuất Trên mẫu bảng dự trù phải có đầy đủ nội dung cần thiết -H phê duyệt trưởng phận yêu cầu Tổ chức xử lý TẾ - Các phòng ban cần liên kết với chặt chẽ, việc luân chuyển chứng từ phải tiến hành nhanh chóng, tránh để kéo dài làm giảm tính xác, kịp thời H thông tin kế toán IN - Quy trình luân chuyển chứng từ cần hệ thống lại văn biểu diễn K lưu đồ để đảm bảo nhân viên nắm bắt quy trình làm việc tạo C điều kiện để thực hoạt động kiểm soát Ọ - Bảng dự trù có tác dụng phiếu yêu cầu hàng hóa nên cần có thêm IH lưu kế toán phải trả để kiểm soát đảm bảo việc đặt hàng hợp lệ với nhu Ạ cầu đơn vị Đ - Sau tiến hành đàm phán qua điện thoại, phòng kinh doanh lập đơn đặt G hàng gửi cho nhà cung cấp, đơn đặt hàng gửi fax email nhằm đảm N bảo bên thống nội dung hợp đồng Với phận có nhu cầu, Ư Ờ phòng kinh doanh gửi hợp đồng mua hàng đơn đặt hàng để phận lập kế hoạch sản xuất dự trữ hàng phù hợp TR - Trên chứng từ cần có đầy đủ chữ ký theo quy định, vừa đảm bảo nghiệp vụ phê chuẩn đắn, vừa tạo điều kiện cho việc truy cứu trách nhiệm tìm hiểu nguyên nhân xảy sai sót Thông tin đầu - Công ty cần yêu cầu người lập trình hệ thống bổ sung báo cáo kiểm soát hệ thống xử lý máy để giúp nhà quản lý cá nhân tham gia vào hệ thống biết tình trạng tập tin liệu Các báo cáo kiểm soát thường sử dụng 69 báo cáo tổng mẫu tin, báo cáo tổng mã số hóa đơn, … tập tin xử lý Ngoài ra, phần mềm nên cung cấp thêm báo cáo nhà cung cấp cho biết chất lượng sản phẩm, giá việc giao hàng nên trình lên đặn để giúp việc lựa chọn nhà cung cấp xác Những bảng báo cáo nên xem xét định kỳ nhà cung cấp chọn nhà cung cấp sa sút mức chấp nhận Ế Kiểm soát chung U - Trưởng phòng CNTT cần lập kế hoạch ngắn hạn dài hạn để phát triển, cập nhật -H hệ thống đồng thời kịp thời phát hệ thống có cố, cần thiết tiến TẾ hành tham khảo ý kiến chuyên gia hay đơn vị tư vấn độc lập - Nếu công ty mở rộng quy mô nên tăng cường thêm cán kỹ thuật cho phòng IN hoạt động vận hành bảo trì H CNTT để đảm bảo việc sửa chữa hệ thống kịp thời tránh tình trạng kiêm nhiệm K - Quy định văn nhiệm vụ nhân viên tham gia vào quản lý vận C hành hệ thống Ọ - Công ty nên trang bị thêm ổ nhớ để đảm bảo liệu an toàn IH hệ thống gặp cố - Công ty cần thiết lập kiểm soát hệ thống máy in truy cập Internet: máy Ạ in kết nối với số máy tính cần thiết, cho phép in tài liệu từ hệ Đ thống, hạn chế cắm USB dẫn đến việc lan truyền virut độc hại, gây G mát liệu làm hỏng phần mềm vận hành, giới hạn dung lượng truy cập N Internet máy tính Ư Ờ - Công ty nên yêu cầu công ty lập trình phần mềm thiết kế hệ thống kiểm soát nhập TR liệu chặt chẽ hơn, đặc biệt lưu ý vấn đề thiết lập thủ tục kiểm tra dấu vết tiến hành thay đổi sở liệu, nhằm đảm bảo thay đổi hợp lý hợp lệ 70 PHẦN III KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ KẾT LUẬN Trong năm qua, công ty cổ phần dược trung ương MEDIPHARCO TENAMYD trải qua nhiều khó khăn tình hình kinh tế xã hội biến động phức tạp, lạm phát tăng, giá nguyên liệu tăng, tỷ giá ngoại tệ không ổn định… Trong tình hình đó, đánh giá cách xác để từ hoàn thiện chu trình chi phí ngày U Ế hiệu quả, khoa học giải pháp quan trọng nhằm tăng sức cạnh tranh đơn vị -H Qua trình tìm hiểu thực tế , đề tài “Nghiên cứu chu trình chi phí công ty cổ phần dược trương ương MEDIPHARCO - TENAMYD” giải vấn đề TẾ sau: - Hệ thống lại sở lý luận chu trình chi phí doanh nghiệp vấn H đề liên quan K doanh công ty qua năm 2010-2012 IN - Phân tích cấu lao động, tình hình tài sản nguồn vốn, kết hoạt động kinh Ọ MEDIPHARCO - TENAMYD C - Nghiên cứu thực trạng chu trình chi phí công ty cổ phần dược trung ương Ạ trình chi phí công ty IH - Đưa số nhận xét ưu điểm, tồn biện pháp nhằm hoàn thiện chu Đ Nhìn chung mục tiêu đưa đề tài thực G Tuy nhiên điều kiện thời gian thực tập đặc thù công việc nên khả N tiếp cận số liệu thực tế, sâu vào đề tài hạn chế Ư Ờ Hướng nghiên cứu đề tài : - Nghiên cứu chu trình lại công ty bao gồm chu trình sản xuất, chu trình TR tài chính, chu trình doanh thu chu trình nhân - Đi sâu vào đánh giá hiệu sử dụng phần mềm kế toán Ocean ACB 5.0 chu trình kinh doanh đơn vị - Mở rộng nghiên cứu chu trình chi phí doanh nghiệp địa bàn tỉnh Thừa Thiên Huế KIẾN NGHỊ * Đối với công ty 71 Công ty nên có kế hoạch phát triển hệ thống thông tin kế toán ngắn hạn dài hạn để tăng cường hiệu hoạt động hệ thống, cần trọng công tác lưu trữ kế hoạch dự phòng liệu tránh rủi ro đáng tiến xảy Các biện pháp kiểm soát có nên trì liên tục Công ty cần cập nhật phiên phần mềm nhằm tạo cho hệ thống kiểm soát nội chặt chẽ U Ế Tiếp tục bồi dưỡng, nâng cao trình độ quản lý nghiệp vụ chuyên môn -H phận nhân viên, đầu tư thêm kho hàng máy vi tính để phản ánh xác, kịp thời thông tin lượng hàng tồn kho loại để đề kế hoạch mua hàng TẾ nhằm đáp ứng kịp thời nhu cầu phận sản xuất chi nhánh, hiệu thuốc * Đối với nhà trường H Ngoài kiến thức trang bị nhà trường để sinh viên sau làm IN khỏi bở ngỡ, nhà trường nên tổ chức cho sinh viên tham gia nhiều vào K hoạt động thực tế, liên hệ với doanh nghiệp để có buổi giao lưu C người làm kế toán công ty với sinh viên, cho sinh viên có buổi học hỏi Ọ phòng kế toán IH Trong trình giảng dạy nên cho sinh viên làm quen với chứng từ sổ sách nhiều hơn, đặt tình thực tế xảy nghiệp vụ cách xử Đ Ạ lý tình Với kiến thức, kinh nghiệm khả phân tích tìm hiểu hạn chế, khóa N TR Ư Ờ thầy cô G tránh khỏi thiếu sót Vì mong nhận đóng góp 72 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO  Hoàng Giang, Lê Ngọc Mỹ Hằng, 2010 Hoàn thiện chu trình kế toán doanh thu doanh nghiệp thương mại dịch vụ tỉnh Thừa Thiên Huế, tạp chí khoa học, nhà xuất Đại học Huế, số 62A, trg 59-70 Nguyễn Thế Hưng, 2006, Hệ thống thông tin kế toán (Lý thuyết tập) U Ế Nhà xuất thống kê, thành phố Hồ Chí Minh -H Thiều Thị Tâm, Nguyễn Việt Hưng, Phạm Quang Huy, 2008, Hệ thống thông tin kế toán Nhà xuất thống kê, thành phố Hồ Chí Minh thành phố Hồ Chí Minh, thành phố Hồ Chí Minh TẾ Trần Phước, 2009, Giáo trình Hệ thống thông tin kế toán Đại học Công nghiệp H Marshall B Romney Paul John Steinbart, 1994, Accounting Information IN Systems 6th Edition Addison - Wesly Publishing Company, USA K Công ty cổ phần dược trung ương Medipharco - Tenamyd : www.medipharco.com TR Ư Ờ N G Đ Ạ IH Ọ C Công ty TNHH Công nghệ tin học Đại dương : www.oceansoftvn.com 73 CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự – Hạnh phúc ************** U Ế NHẬN XÉT CỦA ĐƠN VỊ THỰC TẬP -H Họ tên sinh viên: Đặng Minh Hiền TẾ Lớp: K43A Kế toán - Kiểm toán Đã thực tập tốt nghiệp tại: Công ty cổ phần dược trung ương Medipharco - Tenamyd IN H Thời gian thực tập: từ tháng 02/2013 đến tháng 05/2013 K Tên đề tài: Nghiên cứu chu trình chi phí công ty cổ phần dược trung ương C Medipharco - Tenamyd Ọ IH Đ Ạ G Ư Ờ N TR Huế, ngày tháng năm 74 [...]... thực tế, trình bày thực trạng, khái quát những ưu điểm và hạn TẾ chế của chu trình chi phí tại công ty cổ phần dược trung ương Medipharco – Tenamyd - Nghiên cứu và đưa ra các giải pháp, kiến nghị có tính khả thi, góp phần hoàn IN H thiện chu trình chi phí trong công ty 3 Đối tượng nghiên cứu K Đề tài tập trung nghiên cứu chu trình chi phí tại công ty cổ phần dược trung ương C Medipharco – Tenamyd bao... 2: Thực trạng chu trình chi phí tại công ty cổ phần dược trung ương Medipharco – Tenamyd Chương 3: Giải pháp hoàn thiện chu trình chi phí tại công ty cổ phần dược trung ương Medipharco – Tenamyd - Phần III: Kết luận và kiến nghị 2 Mục tiêu nghiên cứu U Ế Mục tiêu nghiên cứu của đề tài gồm các vấn đề chủ yếu sau: -H - Nghiên cứu và làm sáng tỏ cơ sở lý luận về chu trình chi phí trong doanh nghiệp -... tập tại công ty, em quyết định chọn đề TR tài Nghiên cứu chu trình chi phí tại công ty cổ phần dược trung ương Medipharco – Tenamyd để thực hiện khóa luận tốt nghiệp cho đợt thực tập cuối khóa của mình Kết cấu luận văn: luận văn gồm có 3 phần: - Phần I: Đặt vấn đề - Phần II: Nội dung và kết quả nghiên cứu Chương 1: Cơ sở lý luận về chu trình chi phí trong doanh nghiệp 1 Chương 2: Thực trạng chu trình. .. chính xác 20 21 G N Ư Ờ TR C Ọ IH Ạ Đ H IN K TẾ -H U Ế CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG CHU TRÌNH CHI PHÍ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN DƯỢC TRUNG ƯƠNG MEDIPHARCO – TENAMYD 2.1 Giới thiệu về công ty cổ phần dược trung ương MEDIPHARCO TENAMYD 2.1.1 Giới thiệu chung về đơn vị thực tập Ế 2.1.1.1 Lịch sử hình thành phát triển U Công ty cổ phần trung ương Medipharco là một doanh nghiệp Nhà nước tiền thân -H là một có sở sản xuất... Công ty cổ phần dược trung ương TR Medipharco – Tenamyd  Thời gian: Thời gian tìm hiểu và nghiên cứu diễn ra trong 3 tháng, từ tháng 2 đến tháng 5 năm 2013 Về tình hình hoạt động của Công ty cổ phần dược trung ương Medipharco – Tenamyd, em sẽ tiến hành phân tích trong khoảng thời gian 3 năm từ năm 2010 đến năm 2012 Số liệu minh họa chu trình chi phí được lấy trong năm 2012  Địa điểm: Công ty cổ phần. .. quyết định số 340/1999/ QĐ Ư Ờ -BYT của Bộ Y tế, công ty chính thức được công nhận là thành viên của Tổng Công ty Dược Việt Nam và đổi tên thành "Công ty CP Dược TW MEDIPHARCO" Ngày TR 9/12/2005 theo quyết định số 4751/QD/BYT của Bộ trưởng Bộ y tế về việc cổ phần hoá và chuyển công ty cổ phần:  Tên công ty: CÔNG TY CỔ PHẦN DƯỢC TRUNG ƯƠNG MEDIPHARCO – TENAMYD  Địa chỉ trụ sở chính: Số 8 Nguyễn Trường... liệu, quy trình IH Ọ lập và luân chuyển chứng từ, hệ thống sổ sách, báo cáo, hoạt động kiểm soát trong môi trường sử dụng phần mềm Ocean ACB 5.0 Ạ 4 Phạm vi nghiên cứu Đ  Về nội dung: đề tài tập trung nghiên cứu thực trạng chu trình chi phí đứng trên G quan điểm hệ thống thông tin kế toán và đề ra giải pháp góp phần hoàn thiện N chu trình chi phí tại công ty cổ phần dược trung ương Medipharco – Tenamyd. .. của mình Còn một chu trình nghiệp vụ nữa là chu trình báo cáo tài chính Đây không phải là chu trình hoạt động như các chu trình trên mà là một chu trình tổng hợp dữ liệu của các chu trình khác để soạn thảo các báo cáo tài chính tuân thủ theo nguyên tắc chung của chế độ kế toán 6 Các sự kiện kinh tế Chu trình Chi phí Chu trình Doanh thu Chu trình Nhân sự U Chu trình Tài chính H K IN Chu trình Báo cáo tài... quan đến TẾ các chu trình xử lý nghiệp vụ của một đơn vị kế toán Các chu trình này được tóm tắt Chu trình doanh thu: là chu trình liên quan đến công việc bán hàng hóa, dịch IN - H trong sơ đồ 1.1: - K vụ, theo dõi công nợ phải thu và thu tiền của khách hàng Chu trình chi phí: là chu trình liên quan đến công việc đặt hàng, mua hàng, theo Chu trình sản xuất: là chu trình liên quan đến việc chuyển đổi tài... IN Chu trình chi phí bao gồm một chu i những sự kiện liên quan tới hoạt động mua và K thanh toán cho hàng hóa hay dịch vụ Đây là chu trình rất quan trọng đối với hoạt động C sản xuất kinh doanh của bất kỳ doanh nghiệp nào, cung cấp tốt các thông tin về chu Ọ trình chi phí sẽ giúp tối thiểu hóa tổng chi phí thu mua, duy trì hàng tồn kho ở mức IH hợp lý để đáp ứng cho nhu cầu của tổ chức Công ty cổ phần