TÀI LIỆU QUẢN LÝ DỮ LIỆU VỚI EXCEL _ HỮU ÍCH

TÀI LIỆU QUẢN LÝ DỮ LIỆU VỚI EXCEL _ HỮU ÍCH TÀI LIỆU QUẢN LÝ DỮ LIỆU VỚI EXCEL _ HỮU ÍCH TÀI LIỆU QUẢN LÝ DỮ LIỆU VỚI EXCEL _ HỮU ÍCH TÀI LIỆU QUẢN LÝ DỮ LIỆU VỚI EXCEL _ HỮU ÍCH TÀI LIỆU QUẢN LÝ DỮ LIỆU VỚI EXCEL _ HỮU ÍCH

1 Chuyên đề Quản lý liệu Trong Excel Mục Lục LÀM VIỆC VỚI DỮLIỆU VÙNG (RANGE) VÀ BẢNG (TABLE)TRONG EXCEL 1.1 Chuyển vùng (Range) thành bảng(Table) 1.3 Chuyển bảng (Table) thành vùng(Range) 1.4 Thực số thao tác bảng(Table) Xem liệu dạngSlicer (Excel 2010 Excel 2013) 1.5 Thêm dòng tính toán bên bảng SẮP XẾP DỮLIỆU LỌC DỮ LIỆU CƠBẢN 11 3.1 Lọc liệu dạng văn bản(Text) 12 3.2 Lọc liệu dạng số(Number) 15 3.3 Lọc liệu dạng ngày thời gian (Dates &Times) 17 3.4 Một số vấn đề khác lọc dữliệu 17 1.4 LỌC DỮ LIỆU THEO ĐIỀU KIỆN NÂNGCAO 18 PIVOTTABLE &PIVOTCHART 24 2.1 GIỚI THIỆUPIVOTTABLE 24 2.2 PIVOTTABLE CƠBẢN 24 2.2.1 Kháiniệm 24 2.2.3 Các bước thựchiện 25 2.3 Các thủ thuật PivotTable 30 2.3.1 Xem từng phần báo cáo 30 2.3.2 Thay đổi cấu trúc bảng phân tí ch 32 2.3.3 Sửa chữa, định dạng Sub Total 35 2.3.4 Ẩn dòng SubTotal Row Column Total: 36 2.3.5 Thay đổi vùng liệu nguồn: 36 2.3.6 Điều chỉ nh vị trí trường liệu dòng thành cột: 37 2.4 PIVOTTABLE NÂNG CAO 38 2.4.1 Các phương pháp thống kê đối với trường dữliệu 39 A Công cụGroup 49 Group trường loạisố: 49 Group trường loại ngàytháng: 50 B Tạo trường tính toán dựa vào trường cósẵn: 53 Tạomụctínhtoánriêngchocácphầntửcủamộthoặcnhiều field 55 C Dữ liệu từ nhiềunguồn 56 II.4.1 Phântích 59 Phân tích chi phí theo bộphận 61 II.4.2 Tổng hợp phân tí ch từng công đoạn sảnxuất 61 Tổng hợp theo côngđoạn 61 Trình tự thực từng đơn hàng theo sựkiện 62 Tổng hợp theo khách hàng đơnhàng 63 Tổng hợp theo sảnphẩm 63 Thống kê theo phân xưỡng chuyềnSX 64 Thống kê theo quy cách (màu kí chthước) 64 LÀM VIỆC VỚI DỮLIỆU TỔNGQUAN Quản trị liệu bao gồm tất phương pháp quy tắc liên quan tới việc quản lý liệu nguồn tài nguyên có giá trị Cơ sở liệu (viết tắt CSDL - database) hiểu theo cách định nghĩa kiểu kĩ thuật tập hợp thông tin có cấu trúc Tuy nhiên , thuật ng ữ thường dùng công nghệ thông tin thường hiểu rõ dạng tập h ợp liênkếtcácdữliệu,thườngđủlớnđểlưutrênmộtthiếtbịlưutrữ đĩa hay băng Dữ liệu trì dạng tập h ợp tập tin h ệ điều hành hay lưu trữ hệ quản trị sở dữliệu Một số ưu điểm mà CSDL manglại: - Giảmsựtrùnglặpthôngtinxuốngmứcthấpnhất.Dođóđảm bảo thông tin có tính quán toàn vẹn dữliệu - Đảm bảo liệu truy xuất theo nhiều cách khác - Nhiều người sử dụng chung sở dữliệu Cơ sở liệu phân chia nhiều loại khác tùy theo mô hình liệu mà hỗtrợ - - Cơ sở liệu dạng file: liệu lưu trữ dạng file text, ascii,*.xls,… Cơsởdữliệuquanhệ: Cơ sở liệu hướng đối tượng: Cơsởdữliệubáncấutrúc: Bốn tính của mộtDBMS: Địnhnghĩadữliệu:tạo,hiệuchỉnh,xóacácđịnhnghĩavềcấu trúc tổ chức dữliệu Cập nhật: thêm, chỉnh xóa dữliệu Truy xuất liệu: cung cấp khả truy xuất thông tin cho ứng dụngkhác Quảntrị:quảnlývàphânquyềnngườidùng,bảomậtdữliệu, kiểmsoáthiệusuất,duytrìtínhnguyênvẹncủadữliệu,kiểm soát tranh chấp liệu, phục hồi thông tin có sựcố Excel thuộc loại sở liệu dạng file Các liệu Excel tổ chức thành vùng (Range) dạng bảng cácbảng (Tables) bảng tính mà Excel quản lý mốiquangiữacácbảngvớinhau.CôngcụPowerPivotmớiđược thêmvàoExcelsẽgiúpnóthựchiệnđượcđiềunàyvàbiếnExcel trở thành gần giống sở liệu đơn giản từ giúp cho việc tính toán thao tác với liệu nhanh mạnhhơn,… VÙNG (RANGE) VÀ BẢNG (TABLE)TRONG EXCEL Thôngthường,chúngtahaylưudữliệutrongmộtvùngbảngtính Excel, nhiên để tận dụng tính tính toán quản lý liệu chuyển vùng thànhbảng Về mặt hình thức trình bày bảng tính, không thấy nhiều khác biệt vùng bảng dữliệu: Vùng Bảng Khi trình bày vùng hay bảng liệu Excel, nhấtmộtdòngvàcộttrốngngăncáchgiữacácvùnghaybảngdữ liệu.Khiđó,Excelmớicócơsởnhậnbiếtcácvùnghaybảngdữ liệuđộclậpvớinhau.HìnhbêndướichoExcelbiếtcó4bảngdữ liệu độc lập vớinhau: phải có Một vùng hay bảng liệu tốt phải có dòng tiêu đề cột (không trùng tên, không nối ô) bên dòng dữliệu Tiêu đềcột Để bảng liệu có mối quan hệ với cộtthìởmỗidòngdữliệucòncầncókhóa(key)nhậnbiết(không trình bày tài liệunày) 1.1 Chuyển vùng (Range) thành bảng(Table) Các bước thựchiện: B1 Chọn vùng cần chuyển sang bảng B2 Vào Insert chọnTable B3 Đặt tên lại cho bảng để dễ tham chiếu sau Table Tools Design Table Name  Đặt tên chobảng tiêu đề 1.3 Chuyển bảng (Table) thành vùng(Range) Các bước thựchiện: B1 Chọn bảng cần chuyển sangvùng B2 Vào Table Tools Design chọn Covert to Range xác nhận chuyển sangvùng 1.4 Thực số thao tác bảng(Table) Xem liệu dạngSlicer (Excel 2010 Excel 2013) B1 Chọn bảng cần thiết lậpSlicer B2 Vào Table Tools Design InsertSlicer B3 Chọn cột cần Slicer Ví dụ ta chọn Môn Bên xem danh sách học sinh thuộc mônHóa 1.5 Thêm dòng tính toán bên bảng B1 Chọn bảng cần thêm dòng tínhtoán B2 Vào Table Tools Design chọn TotalRow   Cuối bảng xuất dòng tínhtoán Chọn phép tính phù hợp với tập số liệu Ví dụ ta chọn phép tính trung bình cho cột điểm Công thức Table tự gán vào là: =SUBTOTAL(101,[Điểm]) Thực số phép tính thống kê cho bảng điểm      Đếm số học sinh:=COUNT(HocSinh[[#All],[Điểm]]) Điểm cao nhất: =MAX(HocSinh[[#All],[Điểm]]) Điểm thấp nhất: =MIN(HocSinh[[#All],[Điểm]]) Điểm trung bình: =AVERAGE(HocSinh[[#All],[Điểm]]) Độ lệch chuẩn: =STDEV(HocSinh[[#All],[Điểm]]) SẮP XẾP DỮLIỆU Chúng ta thường nhập liệu vào cuối danh sách, vậy liệu thường không theo trình tự Chúng ta cần xếp lạidữ liệu nhằm thuận lợi việc quản lý liệu Excel hỗ trợ xếp liệu theo thứ tự tăng dần (A Z) theo thứ tự giảm dần (Z A) theo nhiều trường cần sắpxếp Ví dụ xếp bảng điểm theo tiêu chísau: Ưu tiên 1: Sắp theo cột Lớp từ nhỏ đến lớnAZ Ưu tiên 2: Sắp theo cột Môn từ nhỏ đến lớnAZ Ưu tiên 3: Sắp theo cột Điểm từ lớn đến nhỏ ZA Các bước thựchiện: B1 Chọn bảng cần xếp B2 Vào Data chọnSort B3.NhấnAddLevelvàthiếtlậplầnlượt3điềukiệnsắpxếpnhư hìnhsau: 10 B4 Nhấn OK xem kếtquả Lưuý:    Trong hộp Sort liệt kê điều kiện xếp, điều kiện nằm ưu tiên thực hiệntrước Mydatahasheadersđượcchọncónghĩalàdòngđầutiên bảng liệu dùng làm tiêu đềcột Nếu liệu bố trí tiêu đề dòng xếp ta chọn Options…vàchọnthànhSortlefttorightđểsắpxếptheo tiêuđềdòng.ChọnthêmCasesensitivekhimuốnsắpxếp có phân biệt chữ HOA haythường  Nếu cột mà ta xếp có chứa giá trị số (number) lưu trongôdướidạnggiátrịsố(number)vàsốlưudướidạng Text,bạncầnđịnhdạngtấtcảtheoTextkhisắpxếp.Nếu khôngsốsẽđượcsắplêntrênText.Đểđịnhdạngsốsang Text vào: Home  chọn kiểu Text hộp Format Number Đôi ta chép liệu từ nguồn khác vào Excel có khoảng trắng đầu chuỗi, nhớ xóa khoảng trắng trước xếp kết chínhxác  Đối với liệu số nhập từ nguồn khác vào bảng tính có thểExcellạihiểulàText,dovậychúngtacầnchuyển sangsốtrướckhisắpxếp.Chọnvùngsốliệunhấpvào chấm thang màu vàng chọn Convert toNumber dấu 51 Ta Group ngày theo tháng, theo quý, … nhiều cấp nhưsau: 52  Kết lần lượtlà: Nhóm kết theoTháng  Nhóm kết theoQuý  Nhóm kết theo Tháng vàQuý  NhómkếtquảtheoTháng,QuývàNăm(cóýnghĩakhithống kê qua nhiềunăm) Nếu muốn Group theo tuần Group theo ngày chọn 7ngày: 53 B Tạo trường tính toán dựa vào trường cósẵn: Tạo trường tínhtoán Giả sử ta muốn tính % Lợi nhuận doanh thu dựa vào trường này, ta phải Insert trường tính toán (CalculatedField) Tronghộpthoạihiệnra,đặttêntrường,lậpcôngthứctính:=Lợi nhuận / Doanh thu cách double click vào tên trường, thêm toán tử chia thêm trườngkhác 54 Sau nhấn Add nhấn OK, định dạng % cho trườngmới Tacóthểtínhtỷlệhoànthànhkếhoạch,nếutatạo1trườngtính lợinhuậnkếhoạchbằng10%doanhthu,vàsosánhtỷlệgiữalợi nhuận thực với lợi nhuận kế hoạch: Tạo trường tínhtoán: o Lợi nhuận KH = Doanh thu *10% o Tỷ lệ hoàn thành KH = Lợi nhuận/ Lợi nhuận KH, định dạng% Hoặc dùng công thức phức tạp để tính thưởng chẳng hạn: Thưởng = Doanh thu * IF(Doanh thu >100,000,000, 5%, 3%) Nhóm theo Tỉnh để theodõi: 55 Với trường mới, ta làm phép thống kê trường có sẵn, Thí dụ tính % thưởng của Tỉnh so với tổngthưởng Tạomụctínhtoánriêngchocácphầntửcủamộthoặcnhiều field Tacóthểtínhtoántừngphầncủa1field,thídụcộng2mặthàng Điện tử Điện gia dụng thành Nhóm gia dụng bằngcách Insert Calculated Item có công thứcsau: 56 Ta filter dấu mục conđi: C Dữ liệu từ nhiềunguồn Trong Excel 2003, số dòng tối đa 216 = 65,536 dòng, liệu phát sinh năm củ a doanh nghiệp lớn nhiều vượtquásốdòngtrên,Ngườitaphảinhậpliệuchiaratừngtháng, tháng sheet tháng file riênglẻ Hoặc doanh nghiệp có nhiều chi nhánh, chi nhánh có file riêng phải tổng hợp lại để phântích Các trường hợp Excel có công cụ để phân tích từ nhiều 20 nguồn,Excel2013đãtăngsốdònglênđến2 =1,048,576dòng Tuy vậy, ta tìm hiểu phương pháp tổng hợp phân tích PivotTable từ nhiềunguồn Ngày Ctừ Loại chiphí TK chiphí TKđư Sốtiền 04/01/05 1A/PC Chi tiếpkhách 642800 111 1,406,000 05/01/05 8/PC Chi VPP 642300 111 450,000 05/01/05 6/PC Chi VPP 642300 111 115,000 05/01/05 7/PC Chi VPP 642300 111 100,000 06/01/05 16/PC Chi mua thiếtbị 642300 111 75,000 Excel 2013 nút lệnh Pivot Table Wizard mà có nút lệnh insert thông thường, Bạn phải gắn nút lệnh vào công cụQuickAccessToolbar,hoặcdùngtổhợpphímtắtAlt–D–P để gọi hộp thoại PivotTable and PivotChartWizard Chọn Multiple consolidation ranges nhấnNext 57 Chọn Create a single page field for me nhấnNext Chọn vùng liệu nhấnAdd: 58 Chọn nơi đặt Pivottable: Excel tự dộng chèn vùng liệu vào Row label gọi Row vùng liệu vào Column labels gọi làColumn Sum ofValue ColumnLabels RowLabels sốtiền TK chi phí TK đư BHXH 18,683,000 0 BHYT 2,658,300 0 Chi mua thiếtbị 3,598,050 0 103,473,000 0 248,360 0 3,314,545 0 230,000 0 6,696,908 0 Tiềnlương Baobì Chi đăng báo tuyểndụng Chikhác Chi muaquà Ta không cần trường dấu trường filter: trường TK có giá trị zero chẳng có ý nghĩagì: 59 Sum ofValue ColumnLabels RowLabels sốtiền BHXH 18,683,000 BHYT 2,658,300 Chi mua thiếtbị 3,598,050 Tiềnlương 103,473,000 Baobì Chi đăng báo tuyểndụng 248,360 3,314,545 Chikhác 230,000 Chi muaquà 6,696,908 Chi Phí nhậphàng Chi quảng cáo triểnlãm 553,840 5,454,545 Chi quỹ an ninh quốcphòng 600,000 Chi sửa thiếtbị 1,362,036 Chi tiếpkhách 91,224,555 ChiVPP 7,049,652 ỨNG DỤNG PIVOTTABLE TRONG BÁOCÁO Phântích Phân tích chi phí theoloại Bạn biết số chi phí chẳng hạn chi phí tiền lương, văn phòng phẩm, điện, điện thoại , , , sử dụng nhiều phận khác phận kế toán, phận kinh doanh, phận hành chánh , , , Nhà quản lý cần biết chi phí tháng so vớithángtrướctănghaygiảm,tăngởbộphậnnào,tăngcólýdo đáng hay không? Tỷ lệ chi phí phận bao nhiêu, tỷ lệ tổng số bao nhiêu? So với tháng trước tăng hay giảm? quan trọng tiết giảm hay không? tiết giảmởbộphậnnào?CụthểnhưVănphòngphẩmbộphậnkế 60 toán tăng có kèm theo doanh thu lượng chứng từ tăng không?chiphíđiệnthoạicủabộphậnbánhàngtăngcókèmtheo doanh thu tăng hay lượng khách hàng tăng haykhông? Bạn phải có sở liệu chuẩn dạng nhưsau: Ngày 04/01/2005 05/01/2005 05/01/2005 05/01/2005 06/01/2005 06/01/2005 06/01/2005 06/01/2005 08/01/2005 08/01/2005 08/01/2005 10/01/2005 Loại chiphí Chi tiếpkhách ChiVPP ChiVPP ChiVPP Chi mua thiếtbị Lệ phí hảiquan Gửixe Phí Bưuđiện Phí vậnchuyển Chi tiếpkhách Chi tiếpkhách Tiền điệnthoại Bộphận Ban Gíamđốc Hành chánhNS Hành chánhNS Hành chánhNS Hành chánhNS Kếhoạch Ban Gíamđốc Ban Gíamđốc Phòng Tổchức Ban Gíamđốc Ban Gíamđốc Phòng Tổchức Sốtiền 1,406,000 450,000 115,000 100,000 75,000 5,000 12,000 1,112,727 8,000 438,000 200,000 2,418,619 Với trường ngày tháng group theo tháng, tạo pivot table để phân tích chi phí theo tháng nhưsau: Nếu muốn đẹp thêm biểu đồ minh họa Ghi chú: với Pivot Chart ta filter để xem loại chiphí Kếtquả: 61 Tiềnlương 19,000,000 18,000,000 17,000,000 16,000,000 Tiềnlương 15,000,000 14,000,000 13,000,000 Jan Feb Mar Apr May Jun Phân tích chi phí theo bộphận Cũng với bảng liệu trên, phân tích theo bộphận: II.4.1 Tổng hợp phân tí ch công đoạn sảnxuất Với cấu trúc liệu chuẩn, công đoạn kiện ghi lại thành record (dòng) thay tạo nhiều cột, ta tạo pivot table theo dõi việc theo kiện diễn ra, thí dụ nhưtheodõi1đơnhàngsảnxuấttừkhibắtđầunhậntớikhihoàn tất Dữ liệumẫu: Tổng hợp theo côngđoạn 62 Thiết lập PivotTableFields Trình tự thực đơn hàng theo sựkiện Thiết lập PivotTableFields 63 Tổng hợp theo khách hàng đơnhàng Thiết lập PivotTableFields Tổng hợp theo sảnphẩm Tổng hợp sản phẩm theo tháng,năm 64 Tổng hợp theo tìnhtrạng Thống kê theo phân xưỡng chuyềnSX Thống kê theo quy cách (màu kí chthước) 65 Nghĩa với bảng liệu chuẩn, ta nhiều báo cáo khác [...]... kiện lọc trong vùng dữ liệu chọn Filter chọn kiểulọc:     Filter by Selected Cell’s Value: Lọc theo nội dung chứa trong ô hiện hành  những ô trong cột có giá trị giống ô hiện hành sẽ thõa điềukiện Filter by Selected Cell’s Color: Lọc theo màu nền của ô hiệnhành Filter by Selected Cell’s Font Color: Lọc theo màu chữ chứa trong ô hiệnhành Filter by Selected Cell’s Icon: Lọc theo ký hiệu trong ô... là chưa thể thay thế trong rất nhiều trường hợp Trong tập sách nhỏ này, tôi xin giới thiệu các bạn PivotTable từ căn bản đến nâng cao, và 1 số ứng dụng của nó Để lập ra báo cáo chính thống, Excel đã hỗ trợ hàm GetPivotTable, có thể tính toán với 14 điều kiện đối với Excel 2003, và 126 điều kiện đối với Excel 2007, 2010 và 2013 Một hàm mạnh như đại bác, và dùng để lấy số liệu trong bảng phân tích... Lợinhuận) 28 Định dạng báocáo: Excel 2007 trở lên có sẵn những style định dạng, chỉ cần click chọn trong tab Design, nếu muốn nhiều mẫu hơn thì click vào mũitên bên phải của mục PivotTableStyles a Định dạng số, ngày tháng,… Trong cửa sổ PivotTable Fields hiện ra mỗi khi PivotTableđược kích hoạt, nhấn chuột vào trường dữ liệu trong ô Values, hoặc nhấnchuộtphảivào1ôtrongvùngPivotTable,chọnValueField... cao, trước tiên ta phải xây dựng vùng thiết lập điều kiện trong vùng A1:B4 Các điều kiện lọc được bố tríởcácdòngkhácnhaubiểuthứcđiềukiệnluậnlýkhiđócó dạng sau: (MaCK= “VNM” Or MaCK= “VIC” OrGiaHienTai>=80) nhữngdòngtrongtậpdữliệulàmbiểuthứctrênthànhTruesẽ đượclấy Tên các cột trong vùng điều kiện phải Trùng tên hoàn toàn vớitên các cột trong vùng dữliệu B2 Chọn vùng dữ liệu vào Data Advanced... điều kiện ở nhiều cột và có sử du ng hàm trong điềukiện Vídụ:LọcracácMãCKsaochogiátrịởcộtGiáhiệntại≥giá trịtrungbìnhcủacộtnàyđồngthờigiátrịsổsách≥2lầngiátrị hiệntại B1 Thiết lập vùng điềukiện:  Để so sánh giá trị hiện tại với trung bình cột này ta dùng côngthứcnhưsau:=C8>=AVERAGE($C$8:$C$867) Địa chỉ của ô đầu tiên trong cột GiaHienTai phải là địa chỉ tương đối và vùng trong hàm phải cốđịnh  Để so... cell 2.3 Các thủ thuật trong PivotTable 2.3.1 Xem từng phần báo cáo Kế bên mỗi tên trường của Pivot table , bạn sẽ thấy có 1 nút có hình tam giác, nhấn vào sẽ xổ xuống cho bạn chọn xem 1, hoặc vài nhóm dữliệu: Không giống như 2003 chỉ cho phép xem mỗi lần 1 loại trong Page Field, Excel 2007 và 2010 cho phép xem 1 hoặc vài loại 1 lúc nếu click chọn vào Select Mutiple Items trong Report Filter fields... bằng ngày, sau ngày, sau hoặc bằng ngày, trong khoảng 32 thời gian, không trong khoảng thờigian 2.3.2 Thay đổi cấu trúc bảng phân tí ch Bạn có thể dùng chuột kéo thả: thêm, bớt, hoán vị, các trường trong PivotTable để cho ra 1 mẫu phân tíchmới:  KéobỏtrườngĐạilýrangoài,KéotrườngNămtừFilters xuốngRows:  Kéo thả trường Năm từ trên xuống dưới trường Tỉnh trong vùngRows: 33  Kéo bỏ trường Năm ra... bêndưới List range: Khai báo vùng dữ liệu cầnlọc Criteria range: Khai báo nơi thiết lập điều kiệnlọc Unique record only: Nếu chọn thì kết quả chỉ hiển thị 1 lần cho các dòng giốngnhau 20 B3 Nhấn OK hoàntất Nhiều điều kiện trong mộtcột Vídụ:LọccácMãCKcócộtGiáhiệntạilớnhơnhoặcbằng100 hoặc nằm trong đoạn [60,70] B1 Thiết lập vùng điều kiện như hìnhsau: Viết ra biểu thức điều kiện luậnlý: ((GiaHienTai>=60... sắpxếp theo các định dạng này tại Sort On trong hộpSort  Ngoài ra, Sort còn cho phép ta sắp xếp dữ liệu dựa trên trình tự của danh sách tự tạo (CustomList…) 3 LỌC DỮ LIỆU CƠBẢN Lọc dữ liệu là một trong các tính năng rất hữu ích của bảng tính, đặc biệt cho những người làm việc với các dữ liệu nghiên cứu cần lọc ra những dữ liệu cần thiết cho việc nghiên cứu Trong phần này sẽ 12 trình bày 2 phần là... điều kiện luậnlý: (C8>=AVERAGE($C$8:$C$867) AndD8>=2*C8)  Tên các cột trong vùng điều kiện đặt công thức không được trùng với bất kỳ tên cột nào trong bảng dữliệu B2.ChọnvùngdữliệuvàoDataAdvancedkhaibáocác thông số nhấn OK hoànthành 24 PIVOTTABLE &PIVOTCHART 2.1 GIỚI THIỆUPIVOTTABLE Pivot table là một công cụ rất mạnh của Excel, từ Office 97 đã cóhiệndiệncủaPivotTablerồi.Trảiquacácphiênbảnkhácnhau