Tài liệu Những tính năng hữu ích nhất trong Gmail (Phần I) pptx

Những tính hữu ích Gmail (Phần I) Hỗ trợ trả lời nhanh Nếu bạn làm công việc quản lý email cho tờ báo, công ty, cho bưu điện nghĩa hàng ngày - bạn nhận hàng trăm email gửi đến Hiện nay, phần lớn thư không trả lời đơn giản khơng đủ thời gian để làm việc Tuy nhiên, với cơng ty tư nhân, người nhân viên bắt buộc phải trả lời thư, thơng báo cho người khách hàng biết thư họ đến nơi hay chưa Và bạn phải làm liên tục trả lời cho hàng trăm thư với nội dung? Nếu dùng Gmail, bạn sử dụng tính Canned Responses để giúp bạn làm việc Cách khởi động tính sau, bạn vào Settings > Labs sau đánh chọn Enable cho mục Canned Responses, nhấn Save Changes để lưu lại chọn lựa Bây giờ, bạn nhấn nút Compose để soạn thư mới, tiếp bạn việc đơn giản nhấn chuột lên mục Canned responses (ngay cạnh chữ Attach a file), sau chọn New canned response…rồi điền nội dung trả lời vào bên khung Nhấn OK để lưu lại Bạn tạo nội dung trả lời sẵn cách tiếp tục chọn mục New canned response… điền tiếp nội dung trả lời bạn muốn Cuối cùng, bạn gửi thư có thơng tin “trả lời nhanh” cho Tiếp theo, bạn muốn trả lời nhanh cho thư, bạn việc vào Canned responses tìm đến nội dung trả lời tương thích chọn Save > OK Tiếp đó, thư nháp (draft) có thư với tựa đề nội dung trả lời nhanh, bạn mở thư nháp gửi cho người xong Nếu muốn xóa nội dung Canned responses bạn tìm đến nội dung trả lời chọn Delete Người nhận thư theo cách đặc biệt, trước tiên, phần nội dung thư nội dung họ gửi cho bạn, tiêu đề thư lại phần nội dung trả lời sẵn mà bạn xây dựng trước Khi ấy, người nhận thư “cảm động” bạn ghi nhớ địa email họ reply thư khác trân trọng Vặn chuột để…xem thư Để xem thư theo cách bình thường Gmail, bạn việc đơn giản bấm chuột lên thư để mở Nhưng bạn có muốn mở thư nhanh theo cách đặc biệt không? Theo đó, để mở thư mới, bạn việc vặn chuột xong Đây cách hay giúp bạn xem thư có file đính kèm nhiều hình bên giúp bạn xem hình cách liên tục Muốn thế, bạn vào Settings > Labs sau đánh chọn Enable cho mục Mouse gestures, nhấn Save Changes để lưu lại chọn lựa Bây giờ, mở thư bạn muốn chuyển qua thư kế tiếp, bạn việc nhấn chuột phải kéo chuột qua bên phải lên - ấy, mũi tên bạn nhả chuột thư mở Tương tự, để quay lại thư trước bạn nhấn chuột phải kéo chuột qua trái xuống buông chuột xong Đặt chữ kí trước nội dung thư cũ Theo thông lệ, bạn nhận thư reply lại thư đó, nội dung chữ ký đặt cuối nội dung thư (nghĩa sau phần nội dung thư người khác) bất tiện lớn người nhận thư bạn nhầm lẫn khơng biết chữ ký Bây giờ, điều bạn cần đặt chữ ký trước phần nội dung thư người khác để người nhận phân biệt đâu chữ ký thư bạn, đâu chữ ký thư người khác Yêu cầu thực bạn kích hoạt tính “Đặt chữ kí trước nội dung thư cũ” Gmail Cách làm sau, bạn vào Settings > Labs sau đánh chọn Enable cho mục Signature tweaks, nhấn Save Changes để lưu lại chọn lựa Bây giờ, bạn chọn reply lại thư đó, chữ ký đưa lên đầu thư, tiện lợi phải khơng? Ngày theo ý muốn Bình thường, Gmail hiển thị ngày theo chuẩn khối quốc gia Âu - Tây tháng (tiếng Anh), ngày, năm cịn PM với AM khiến nhiều người khơng quen gặp khó khăn sử dụng Gmail Vì thế, cách tốt bạn nên chuyển kiểu ngày Gmail sang chuẩn Việt Nam để bạn dùng Gmail hiệu Cách làm sau, bạn vào Settings > Labs sau đánh chọn Enable cho mục Custom date formats, nhấn Save Changes để lưu lại chọn lựa Bây giờ, bạn vào lại mục Settings > General, dòng Date format - bạn chọn kiểu định dạng ngày 31/12/2007 Time format 16:30 Nhấn Save Changes, bây giờ, ngày thư Gmail đưa chuẩn Việt Nam bạn gặp phải khó khăn “bất đồng văn hóa thời gian” Di chuyển khung nội dung Hiện giờ, Gmail thiết lập nút bấm phía hộp thư để bạn truy xuất dễ dàng nhãn Việc chat Gmail khơng nhiều bạn bè Các địa chỉ, thư mời chẳng dùng đến bao giờ….Những thứ khiến cho bố cục Gmail bạn trở nên rất… rườm rà Vì thế, bạn khơng “quẳng” thứ nơi khác để Gmail không gọn gàng Cách làm sau, bạn vào Settings > Labs sau đánh chọn Enable cho mục Right-side chat, Right-side labels, Navbar drag and drop nhấn Save Changes để lưu lại chọn lựa Bây giờ, bạn thấy Gmail “mới” mình, khung Labels khung Chat “rinh” quan bên phải nên hộp thư trông gọn gàng Nếu bạn muốn di chuyển thêm khung khác nữa, bạn việc kéo thả đến vị trí bạn muốn xong Một lưu ý, tính kéo thả áp dụng cho Gmail cài Google Gears khởi động tính Offline mà Cố định font chữ Nhiều người soạn thư với nhiều font chữ nhiều kích thước, màu sắc khác khiến cho thư khó đọc rườm rà Trong trường hợp ấy, bạn thiết lập Gmail để tự động chuyển tất font chữ chuẩn để thư bạn trông thẩm mĩ và…dễ đọc Muốn thế, bạn vào Settings > Labs sau đánh chọn Enable cho mục Fixed width font, nhấn Save Changes để lưu lại chọn lựa Bây giờ, gặp thư nhiều font chữ, màu sắc rối mắt - bạn việc vào Reply > Show in Ixed width font lập tức, thư đưa chuẩn font Trả lời thư cho người lúc Đây tính độc đáo giúp đưa nút Reply to all lên tùy chọn trả lời thư nhằm giúp cho bạn gửi phần trả lời cho tất người với click chuột Cách khởi động tính dễ, trước tiên, bạn vào Settings > Labs sau đánh chọn Enable cho mục Default ‘Reply to all’, nhấn Save Changes để lưu lại chọn lựa Bây giờ, thư gửi cho nhiều người xuất hộp thư bạn, bạn việc mở ra, góc bên phải - nút Reply to all ra, bạn việc nhấn chuột lên nút để chuyển sang chế độ trả lời thư hàng loạt xong 8 Quản lý hàng trăm tài khoản Gmail lúc Bạn có nhiều tài khoản Gmail để phục vụ cho nhiều mục đích khác bạn muốn quản lý chúng lúc Bạn muốn cần click chuột biết hộp thư hàng trăm hộp thư kia, hộp thư có thư mới, thư rác,…Tất điều thực dễ dàng với Firefox extension Extension tải http://tinyurl.com/2ay47c , sau dùng Firefox mở địa này, bạn nhấn chuột lên nút Add to Firefox > Allow > Install Now Sau cài đặt, bạn khởi động lại Firefox, sau - góc bên phải, phía trình duyệt có biểu tượng Gmail Bạn nhấn chuột phải lên chọn Change Username/Password điền tên sử dụng lẫn mật hộp thư Gmail vào khung Sau này, bạn nhấn chuột lên biểu tượng tất hộp thư Gmail bạn kiểm tra xem có thư hay khơng để bạn theo dõi dễ dàng 9 Biết file đính kèm Gmail file Khi bạn muốn tìm tài liệu chứa đính kèm thư đó, bạn nhận thấy vơ gian nan phải mở thư để kiểm tra Tuy nhiên, biết định dạng file đính kèm thư bạn bớt nửa thời gian tìm kiếm Cách thực đơn giản, bạn cần có Firefox (tải tại http://tinyurl.com/blvhpr) Sau đó, bạn mở Firefox lên vào http://tinyurl.com/26ypu5 nhấn phím Add to Firefox > Allow, chờ vài giây rồi nhấn Install pop-up hiện Tương tự, bạn vào http://tinyurl.com/ynvmda để cài tiếp công cụ hỗ trợ thứ hai cho Gmail Bây giờ, bạn quay lại hộp thư mình, thư có đính kèm file biểu tượng file bên cạnh thư giúp bạn biết loại file Hơn nữa, việc biết thư chứa file cịn giúp bạn cảnh giác thư lạ lại đính kèm file thực thi có virus Chẳng hạn, hình bên dưới, bạn sẽ thấy rõ ràng mặc dù Gmail không cho gửi các file dạng exe và zip nếu biết cách vẫn có thể gửi được các file đó Như vậy đừng bao giờ nghĩ rằng Gmail của bạn có thể chớng lại mọi virus Những tính hữu ích Gmail (phần II) (Theo Dân trí ) Gmail theo đánh giá nay, hộp thư tốt giới Tiếp tính ẩn hữu ích Gmail mà bạn khơng thể bỏ qua >> Những tính hữu ích Gmail (Phần I) 10 Tô màu cho nhãn Gmail Gmail cung cấp cho tính tạo nhãn để phân loại thư tốt trường hợp xảy bạn có thật nhiều nhãn Lúc ấy, bạn cần thêm mã màu để nhãn phân biệt dễ dàng Công cụ giúp bạn làm việc Custom Label Colors Để khởi động công cụ này, bạn vào Settings > Labs sau đánh chọn Enable cho mục Custom Label Colors, nhấn Save Changes để lưu lại chọn lựa Bây giờ, để tơ màu cho nhãn, bạn tìm đến mục Labels, sau nhấn chuột lên phía ngồi nhãn Khi ấy, pop-up ra, bạn chọn màu cho nhãn cách bấm chọn lên khung vng bạn thích Nếu muốn loại bỏ màu khỏi nhãn, bạn chọn Remove color xong Bạn đặt lại tên cho nhãn cách chọn mục Edit name điền tên vào khung xong 11 Tạo tài liệu Google phát triển công cụ office riêng sử dụng trực tuyến thay đáng kể cho office máy tính bạn phải di chuyển nhiều khơng có điều kiện sử dụng máy tính riêng Vì thế, sử dụng Gmail, cách sử dụng cơng cụ Create a Document, bạn trực tiếp truy xuất office Google hộp thư Để khởi động cơng cụ này, bạn vào Settings > Labs sau đánh chọn Enable cho mục Create a Document Google Docs gadget, nhấn Save Changes để lưu lại chọn lựa Bây giờ, bạn mở Gmail lên, phía bên tay trái có khung tên Google Docs Trong có tài liệu bạn lưu office Google, muốn mở tài liệu – bạn nhấn chuột lên xong Bạn thay đổi nội dung hiển thị file cách chọn mục Hiển thị bấm chọn lên mục mà bạn thích Nếu muốn tạo tài liệu mới, bạn chọn mục Mới bấm chọn loại tài liệu muốn tạo bạn mở thư – bạn tạo tài liệu cách nhấn chuột liên kết Create a document xong Để xem toàn tài liệu office Google mình, bạn nhấn chuột lên nút Tất tài liệu xong 12 Đánh dấu thư Theo mặc định, Gmail cho phép bạn đánh dấu thư cách đặt trước thư màu vàng Tuy nhiên, trình sử dụng lâu dài “sao” dường chưa đủ để đánh dấu hàng trăm ngàn thư hộp thư bạn Lúc ấy, bạn mong đánh dấu thật nhiều “sao” cho thư khác để dễ dàng phân loại chúng Mong muốn bạn thực với tính Superstars Gmail Trước tiên, bạn vào Settings > Labs sau đánh chọn Enable cho mục Superstars, nhấn Save Changes để lưu lại chọn lựa Bây giờ, bạn quay trở lại inbox nhấn chuột lên ngơi màu trắng trước thư đi, bạn thấy chuyển sang màu vàng Nhưng chưa hết, bạn nhấn chuột thêm lần ngơi tiếp tục chuyển sang màu đỏ Và lần bạn nhấn chuột màu khác biểu tượng khác xuất thay cho Bằng cách này, bạn dễ dàng phân loại thư cách dễ dàng logic 13 Đưa hình bạn vào Gmail Khi bạn chat Yahoo messenger cơng cụ có tính đưa hình cá nhân làm avarta để người khác trông bạn cách để người dễ dàng nhớ bạn Và bạn muốn đưa hình vào khung chat Gmail để người nhớ bạn lâu Muốn thực hiện, bạn việc vào Settings > Labs sau đánh chọn Enable cho mục Pictures in chat, nhấn Save Changes để lưu lại chọn lựa Tiếp theo, bạn vào lại Settings > General, mục My picture, bạn nhấn chuột lên liên kết Select a picture Trong pop-up ra, hình máy tính, bạn nhấn nút Browse tìm đến hình mà muốn chọn làm ảnh đại diện Gmail Nếu hình muốn lấy nằm sưu tập Picasa bạn chuyển qua mục Picasa Web Albums bấm chọn hình danh mục Nếu hình nằm trang web đó, bạn chuyển qua mục Web Address (URL) điền link ảnh vào khung trống Sau chọn xong ảnh, Gmail tải ảnh lên máy chủ xuất khung tinh chỉnh kích thước để bạn canh lại khung hình để chọn phần ảnh bạn muốn dùng làm avarta (trong trường hợp ảnh đưa lên lớn) Sau chọn xong, bạn nhấn nút Apply Changes để lưu lại chọn lựa Bây giờ, liên lạc chat Gmail, hình mà bạn chọn tự động gán trước tên bạn 14 Xem thư Gmail không…nối mạng Gmail cung cấp cho bạn nhiều tính tuyệt vời ngày nhiều người chuyển sang sử dụng hộp thư Hơm nay, Gmail lại trình làng cho bạn tính “mới cáu” - hỗ trợ việc xem thư máy tính khơng nối mạng Bạn đọc thư Gmail khơng online cách mở tính lưu trữ thư Gmail vào máy tính Muốn thế, trước tiên bạn vào Settings > Labs, mục Offline, bạn đánh chọn lệnh Enable bấm nút Save Changes Khi đó, chữ Offline góc phải hộp thư Gmail Bạn nhấn chuột lên chữ ấy, pop-up ra, bạn bấm chọn Install Tiếp theo, bạn việc tải công cụ Google Gears máy cách nhấn chuột lên nút Install Gears > Agree and Download cửa sổ Sau cài đặt xong, bạn nhấn nút Restart Browsers Now để bắt đầu sử dụng công cụ xem thư offline Gmail Lúc ấy, lần đăng nhập vào Gmail, pop-up ra, bạn đánh chọn mục I trust this site AIIow it to use Gears nhấn Allow để bắt đầu sử dụng Gmail hỗ trợ xem offline Bây giờ, Gmail tiến hành bước cuối để thực việc xem thư Gmail offline Trong pop-up ra, đánh chọn Desktop, Start menu, Quick launch bar nhấn OK để tiếp tục Trong q trình tải, có đường truyền internet yếu, bạn tiến hành tải phần thư, lúc bạn việc nhấn chuột lên liên kết Go into Flaky Connection Mode xong Còn đường truyền mạnh, bạn chuyển qua dạng kết nối Leave Flaky Connection Mode Để tạm ngừng việc tải thư, bạn nhấn chuột lên liên kết Pause sync for next hour Khi muốn tải lại, bạn bấm chọn Sync now Nếu không muốn sử dụng công cụ xem thư Gmail offline nữa, bạn nhấn chọn Disable Offline Gmail > Keep muốn giữ lại thư Gmail offline vừa tải được, cịn chọn Remove tất thư Gmail dùng để xem offline vừa tải máy bị xoá hết – bạn nên dùng cách để bảo đảm an toàn cho tài liệu thư mang tính riêng tư 15 Ghi nhớ thư quan trọng Bằng cách sử dụng Gmail, bạn ghi nhớ lại thư quan trọng mà không cần dùng đến công cụ ghi nhãn Cách thực đơn giản, trước tiên, bạn vào Settings > Labs, mục Quick Links bạn đánh chọn lệnh Enable bấm nút Save Changes Bây giờ, muốn ghi nhớ thư nào, bạn mở khung Quick Links - bạn nhấn chuột lên liên kết Add Quick Link Trong khung ra, trước tiên, bạn đặt tên để nhận diện thư ấy, sau nhấn nhấn OK Bây giờ, danh sách thư quan trọng đưa vào Quick Links bạn mở lúc Nếu không quan tâm thư nữa, bạn nhấn chuột lên chữ X bên cạnh link Quick Links xong 16 Nuôi rắn trong…Gmail Sau hồi làm việc mail, chắn bạn cần thư giãn Khi ấy, bạn việc …đi bắt rắn Gmail Nhưng trước tiên, bạn vào Settings > Labs, mục Old Snakey bạn đánh chọn lệnh Enable bấm nút Save Changes Bây giờ, cần đi…bắt rắn, bạn nhấn nút Shift + &, lúc chuồng ni rắn xuất hiện, bạn dùng phím mũi tên để di chuyển rắn ăn mồi Khi rắn đủ mập, bạn lơi rắn làm…thịt Rất thú vị phải không? 17 Ghi nhớ việc quan trọng Gmail Bạn có việc quan trọng phải làm muốn dùng Gmail để “báo” cho bạn đến lúc để bạn có đủ thời gian để chuẩn bị làm việc Cách tốt bạn khởi động tính “lịch báo thức” cài sẵn Gmail Trước tiên, bạn vào Settings > Labs, mục Google Calendar gadget bạn đánh chọn lệnh Enable bấm nút Save Changes Bây giờ, bạn kéo chuột xuống dưới, phía bên tay trái có khung tên Google Calendar xuất Để Gmail nhắc nhở việc tương lai, bạn việc nhấn chuột lên liên kết Add điền thông tin mà bạn định làm tương lai vào khung trống, chọn thời gian bấm Quick Add xong Sau này, đến gần đến thời điểm diễn công việc Gmail báo cho bạn biết 18 Thay đổi giao diện cho Gmail Để thay đổi giao diện cho Gmail, bạn vào Settings > Themes bấm chọn lên dạng giao diện thích, Gmail khoác áo đẹp 19 Thêm màu cho nhãn Gmail Muốn thêm màu cho nhãn Gmail, sau bạn cài đặt công cụ hỗ trợ có http://tinyurl.com/26ypu5 http://tinyurl.com/ynvmda vào Firefox bạn việc mở Gmail lên trình duyệt Tiếp đó, bạn nhấn chuột lên bảng màu bên cạnh nhãn bất kỳ, bạn thấy lệnh Add custom colors, lúc - bạn việc nhấn chọn lên lệnh đặt thêm màu cho nhãn Chẳng hạn, Gmail cho mặc định chữ trắng đỏ để dùng làm màu cho nhãn, với tính Firefox, bạn đặt đủ loại nhãn với đủ loại màu thích ... virus Những tính hữu ích Gmail (phần II) (Theo Dân trí ) Gmail theo đánh giá nay, hộp thư tốt giới Tiếp tính ẩn hữu ích Gmail mà bạn khơng thể bỏ qua >> Những tính hữu ích Gmail (Phần I) 10 Tô màu... mà bạn thích Nếu muốn tạo tài liệu mới, bạn chọn mục Mới bấm chọn loại tài liệu muốn tạo bạn mở thư – bạn tạo tài liệu cách nhấn chuột liên kết Create a document xong Để xem toàn tài liệu office... Changes để lưu lại chọn lựa Bây giờ, bạn mở Gmail lên, phía bên tay trái có khung tên Google Docs Trong có tài liệu bạn lưu office Google, muốn mở tài liệu – bạn nhấn chuột lên xong Bạn thay đổi