Quản trị học, quản trị kinh doanh, thực trạng quản lý hiện nay của nhiều công ty không đáp ứng được những tiêu chí cho 1 quản trị viên thực hiện, chương trình đào tạo, quản trị kinh doanh, quản trị học chương 6, cơ cấu tổ chức của một công ty
CHƯƠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC 7.1 MỘT SỐ KHÁI NIỆM 7.2 NHỮNG YẾU TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN CC TỔ CHỨC 7.3 NGUYÊN TẮC CƠ BẢN CỦA CÔNG TÁC TỔ CHỨC 7.4 MỘT SỐ VẤN ĐỀ KHOA HỌC TRONG CÔNG TÁC TC 7.5 CÁC KIỂU CƠ CẤU TỔ CHỨC QUẢN TRỊ 7.6 TIẾN TRÌNH TỔ CHỨC BÔÔ MÁY 7.1 MỘT SỐ KHÁI NIỆM Mục tiêu giảng • • Sinh viên hiểu cấu tổ chức; yêu cầu việc tổ chức máy hữu hiệu doanh nghiệp Biết cách chọn lựa mô hình tổ chức cần thiết thiết lập máy tổ chức cụ thể 7.1 MỘT SỐ KHÁI NIỆM 7.1.1 Chức tổ chức Là chức liên quan đến hoạt động - Thiết kế máy tổ chức - Xây dựng đội ngũ nhân - Hệ thống công việc cần phải thực để đáp ứng yêu cầu mục tiêu tổ chức 7.2 NHỮNG YẾU TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN BỘ MÁY TỔ CHỨC - Nhiệm vụ, mục tiêu, chiến lược; - Môi trường hoạt động: biến đổi hay ổn định - Đặc điểm ngành nghề; - Năng lực trình độ nhân sự; - Quan điểm lãnh đạo 7.3 NGUYÊN TẮC TỔ CHỨC Nguyên tắctắc Nguyên thống nhất chỉchỉ huy thống nhất huy Nguyên tắctắc Nguyên Nguyên tắctắc Nguyên cân đốiđối cân linh hoạt linh hoạt Nguyên tắctắc Nguyên Nguyên tắctắc Nguyên Nguyên tắctắc Nguyên tổ tổ chức quản trịtrị chức quản khoa học khoa học chuyên môn hoá chuyên môn hoá Nguyên tắctắc Nguyên Nguyên tắctắc Nguyên gắn vớivới mục tiêu gắn mục tiêu hiệu qua hiệu qua 7.4 NHỮNG VẤN ĐỀ KHOA HỌC CỦA CÔNG TÁC TỔ CHỨC 7.4.1 Tầm hạn quản trị (Tầm hạn kiểm soát) Cấp quản trị Tầm hạn qtrị: Là số lượng NV cấp mà nhà quản trị có thể quản lý trực tiếp cách tốt đẹp TẦM HẠN QT RỘNG TẦM HẠN QT HẸP CHỌN TẦM HẠN QUẢN TRỊ HẸP HAY RỘNG??? CƠ CẤU NẰM NGANG CƠ CẤU HÌNH THÁP 7.4 NHỮNG VẤN ĐỀ KHOA HỌC CỦA CÔNG TÁC TỔ CHỨC 7.4.1 Xác định tầm hạn quản trị Cấp quản trị yếu tố Ảnh hưởng - Năng lực giỏi: có khả phối hợp nhiều cấp dưới,tầm quản Năng lực NQT trị rôông; - Năng lực kém: tầm hạn quản trị hẹp; Trình đôô cấp - Trình đôô kém: tầm hạn quản trị hẹp - Trình đôô khá: tầm hạn quản trị rôông; Mức đôô ủy quyền của cấp cho cấp Khi được ủy quyền: tầm hạn quản trị rôông; 7.4 NHỮNG VẤN ĐỀ KHOA HỌC CỦA CÔNG TÁC TỔ CHỨC 7.4.1 Xác định tầm hạn quản trị Cấp quản trị yếu tố Tính chất công viêôc Ảnh hưởng - Tính kế hoạch: tầm hạn quản trị rôông - Tính tác nghiêôp, cụ thể: tầm hạn quản trị hẹp Sự thay đổi của công viêôc - Công viêôc ổn định, thường xuyên: tầm hạn quản trị rôông Kỹ thuâôt và phương tiêôn truyền đạt - Đầy đủ kỹ thuâôt và phương tiêôn thông đạt: tầm quản trị rôông 7.4 NHỮNG VẤN ĐỀ KHOA HỌC CỦA CÔNG TÁC TỔ CHỨC 7.4.1 Xác định tầm hạn quản trị Cấp quản trị Cơ cấu nằm ngang -Các BP thường đc tổ chức thành đơn vị tạo spdv cuối -Giảm chi phí và tăng tốc độ QĐ -Hoạt động hiệu quả môi trường thay đổi và khuyến khích sáng tạo Cơ cấu hình tháp - Chuyên môn hoá hoạt động theo chức năng, tạo nên biên giới cứng nhắc công việc và đơn vị - Hoạt động hiệu quả môi trường ổn định và có thể dự báo trước -Công việc được mô tả chi tiết và nv đc k khích thực hiệu quả cv -Mô tả công việc mang tính khái quát đc giao -Ranh giới bp, cá nhân linh hoạt, người được tham Sự phát triển NV nằm phạm vi chức … gia vào qt qđ … 7.4 NHỮNG VẤN ĐỀ KHOA HỌC CỦA CÔNG TÁC TỔ CHỨC 7.4.2 Quyền hạn trách nhiệm tổ chức Quyền hạn là quyền tự chủ hành động, trình quyết định và đòi hỏi sự tuân thủ gắn liền với vị trí hay chức vụ tổ chức Quyền hạn vị trí giao cho người nắm giữ vị trí Khi người rời vị trí quản lý quyền hạn k theo mà lại vị trí quản lý thuộc người thay Trách nhiệm là bổn phận phải hoàn thành hoạt động được phân công và đạt được mục tiêu xác định 10 7.5 CÁC KIỂU CƠ CẤU TỔ CHỨC QUẢN TRỊ 7.5.3 Cơ cấu tổ chức trực tuyến - chức Ưu điểm: + Có được ưu điểm của cấu trực tuyến và cấu chức Nhược điểm: + Nhiều tranh luận xảy Do đó nhà quản trị thường xuyên phải giải quyết; 25 7.5 CÁC KIỂU CƠ CẤU TỔ CHỨC QUẢN TRỊ 7.5.3 Cơ cấu tổ chức ma trận BAN GIÁM ĐỐC Phòng Thiết kế Phòng NC thị trường Phòng NC công nghệ Phòng NC Phòng NC nhân tài chính sự Ban QLDA Ban QLDA Ban QLDA Ban QLDA 26 7.5 CÁC KIỂU CƠ CẤU TỔ CHỨC QUẢN TRỊ 7.5.3 Cơ cấu tổ chức theo thị trường (địa lý) 27 7.5 CÁC KIỂU CƠ CẤU TỔ CHỨC QUẢN TRỊ 7.5.3 Cơ cấu tổ chức theo lĩnh vực 28 7.5 CÁC KIỂU CƠ CẤU TỔ CHỨC QUẢN TRỊ 7.5.3 Cơ cấu tổ chức theo sản phẩm 29 7.5 CÁC KIỂU CƠ CẤU TỔ CHỨC QUẢN TRỊ 7.5.3 Cơ cấu tổ chức theo SẢN PHẨM 30 7.5 CÁC KIỂU CƠ CẤU TỔ CHỨC QUẢN TRỊ 7.5.3 Cơ cấu tổ chức theo KHÁCH HÀNG Ưu điểm: - Tập trung ý vào SP, thị trường, KH - Giảm gánh nặng cho nhà quản lý cấp cao Nhược điểm: - Trùng lắp các phận chức - Việc kiểm soát các cấp QT cao nhất có thể gặp khó khăn 31 7.5 CÁC KIỂU CƠ CẤU TỔ CHỨC QUẢN TRỊ 7.5.3 MỘT SỐ MÔ HÌNH TỔ CHỨC MỚI MÔ HÌNH TỔ CHỨC THEO NHÓM: tập hợp thành viên thuộc chức khác cấp quản trị khác để thực nhiệm vụ dự án bị giải tán nhiệm vụ hoàn tât LỢI ÍCH: - Tốc độ chất lượng định tăng lên - Tập trung công việc - Truyền thông phối hợp dễ dàng BẤT LỢI: - Vấn đề lòng trung thành - Hiệu nhóm phụ thuộc vào: mqh các cá nhân, động lực, quản lý nhóm 32 7.5 CÁC KIỂU CƠ CẤU TỔ CHỨC QUẢN TRỊ 7.5.3 MỘT SỐ MÔ HÌNH TỔ CHỨC MỚI CƠ CẤU MẠNG LƯỚI : cấu cho phép cá nhân, phận liên kết với nhau, tổ chức liên kết với nhà PP, nhà CC, khách hàng, đối thủ ctranh nhằmtăng cường sức mạnh tổng hợp mục đích chung Tổ Tổ chức thực hoạt động có lực vượt trội sử dụng chiến lược hợp tác, thuê c ĐIỂM MẠNH: - Giảm chi phí - tăng hiệu hoạt động ĐIỂM YẾU: -Đỏi hỏi trách nhiệm quản lý, khả quản lý - Khả kiểm soát các hoạt động thuê - Nếu phần mạng lưới bị sụp đổ ảnh hưởng đến hệ thống 33 7.5 CÁC KIỂU CƠ CẤU TỔ CHỨC QUẢN TRỊ 7.5.3 MỘT SỐ MÔ HÌNH TỔ CHỨC MỚI CƠ CẤU KHÔNG RANH GIỚI : kết hợp cấu nhóm cấu mạng lưới cộng với tính tạm thời Tổ Trong tổ chức hàng ngàn người làm việc hàng trăm nhóm giải tán cần c 160.000 đối tác trải khắp 150 quốc gia 34 7.6 TIẾN TRÌNH TỔ CHỨC BÔÔ MÁY 7.6.1 Tổ chức máy (1) Nhận thức rõ mục tiêu tổ chức (5) Xây dựng qui chế hoạt động (2) Xác định hoạt động quan trọng (6) Xây dựng sách cần thực sử dụng nhân viên (3) Phân chia các hoạt động theo (7) Định biên nhân viên nhóm chức (4) Thiết lập các (8) Thẩm định tái tổ chức phòng ban phận 35 7.6 TIẾN TRÌNH TỔ CHỨC BỘ MÁY 7.6.2 Các bước tiến trình NHIỆM VỤ CÁC BƯỚC Nhận thức rõ mục tiêu tổ chức NỘI DUNG + Xem xét mục tiêu hoạt động của tổ chức; + Phân tích và tổng hợp mối liên hệ mục tiêu; + Định hướng nhiệm vụ thực mục tiêu + Liệt kê hoạt động cần thiết; Xác định hoạt động cần thực + Mô tả nhiệm vụ liên quan; + Phân loại hoạt động; + Xác định tính quan trọng của loại hoạt động 36 7.6 TIẾN TRÌNH TỔ CHỨC BỘ MÁY 7.6.2 Các bước tiến trình NHIỆM VỤ CÁC BƯỚC Phân chia hoạt động theo chức NỘI DUNG + Phân chia hoạt động quan trọng thành nhiệm vụ chủ yếu; + Hệ thống hóa nhiệm vụ theo nhóm chức + Xem xét hoàn cảnh thực tiễn của tổ chức; + Xác định yêu cầu thực nhiệm vụ; Thiết lập phòng ban, phận + Lựa chọn mô hình tổ chức; + Thiết lập sơ đồ máy tổ chức với chức cụ thể của phòng ban và phận 37 7.6 TIẾN TRÌNH TỔ CHỨC BỘ MÁY 7.6.2 Các bước tiến trình NHIỆM VỤ NỘI DUNG CÁC BƯỚC + Phân định nhiệm vụ theo chức năng; Xây dựng qui chế hoạt động + Qui định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, trách nhiệm của phòng ban và phận; + Chỉ rõ mối quan hệ phối hợp thực nhiệm vụ; + Thiết lập văn bản qui chế hoạt động cho máy tổ chức + Dựa vào hoàn cảnh thực tiễn của tổ chức và pháp luật lao động; Xây dựng sách sử dụng nhân + Xây dựng tiêu chuẩn sử dụng nhân sự với mối quan hệ quyền và nghĩa vụ; + Qui định chế độ đãi ngộ, thưởng phạt 38 7.6 TIẾN TRÌNH TỔ CHỨC BỘ MÁY 7.6.2 Các bước tiến trình NHIỆM VỤ NỘI DUNG CÁC BƯỚC + Sử dụng bản mô tả nhiệm vụ; + Xác định nhu cầu nhiệm vụ của phòng ban, phận; Định biên + Xem xét tính chất của loại nhiệm vụ + Đánh giá khả nhân sự; + Xác định số lượng nhân sự cần thiết cho phòng ban, phận + Xây dựng tiêu chuẩn đánh giá; + Đo lường kết quả hoạt động của phòng ban, phận với tiêu chuẩn; + Đánh giá hiệu quả hoạt động của máy tổ chức; Thẩm định tái tổ chức + Xác định mức độ hoàn thành nhiệm vụ; + Xác định nguyên nhân; + Áp dụng biện pháp điều chỉnh máy tổ chức 39 [...]... Ban QLDA 3 Ban QLDA 4 26 7.5 CÁC KIỂU CƠ CẤU TỔ CHỨC QUẢN TRỊ 7.5.3 Cơ cấu tổ chức theo thị trường (địa lý) 27 7.5 CÁC KIỂU CƠ CẤU TỔ CHỨC QUẢN TRỊ 7.5.3 Cơ cấu tổ chức theo lĩnh vực 28 7.5 CÁC KIỂU CƠ CẤU TỔ CHỨC QUẢN TRỊ 7.5.3 Cơ cấu tổ chức theo sản phẩm 29 7.5 CÁC KIỂU CƠ CẤU TỔ CHỨC QUẢN TRỊ 7.5.3 Cơ cấu tổ chức theo SẢN PHẨM 30 7.5 CÁC KIỂU CƠ CẤU TỔ CHỨC QUẢN TRỊ 7.5.3 Cơ cấu tổ chức... xưởng xưởng xưởng hàng hàng hàng 1 2 3 số 1 số 2 số 3 20 7.5 CÁC KIỂU CƠ CẤU TỔ CHỨC QUẢN TRỊ 7.5.2 Cơ cấu tổ chức quản trị chức năng - Đặc điểm: + Có sự tồn tại các đơn vị chức năng; + Không theo tuyến; + Có quyền chỉ đạo các đơn vị trực tuyến 21 7.5 CÁC KIỂU CƠ CẤU TỔ CHỨC QUẢN TRỊ 7.5.2 Cơ cấu tổ chức quản trị chức năng - Ưu điểm: + Được sự giúp sức của các chuyên gia hàng đầu; + Không... tiêu chung của tổ chức 17 7.5 CÁC KIỂU CƠ CẤU TỔ CHỨC QUẢN TRỊ 7.5.1 Cơ cấu tổ chức quản trị trực tuyến Giám đốc Phó giám đốc sản xuất Phó giám đốc tiêu thụ Trưởng Trưởng Trưởng T.Phân T Phân T Phân Cửa Cửa Cửa Xưởng Xưởng Xưởng hàng hàng hàng 1 2 3 số 1 số 2 số 3 18 7.5 CÁC KIỂU CƠ CẤU TỔ CHỨC QUẢN TRỊ 7.5.1 Cơ cấu tổ chức quản trị trực tuyến - Đặc điểm: + Mỗi cấp chỉ có một cấp trên... quyết định trong đơn vị mình phụ trách 24 7.5 CÁC KIỂU CƠ CẤU TỔ CHỨC QUẢN TRỊ 7.5.3 Cơ cấu tổ chức trực tuyến - chức năng Ưu điểm: + Có được ưu điểm của cơ cấu trực tuyến và cơ cấu chức năng Nhược điểm: + Nhiều tranh luận xảy ra Do đó nhà quản trị thường xuyên phải giải quyết; 25 7.5 CÁC KIỂU CƠ CẤU TỔ CHỨC QUẢN TRỊ 7.5.3 Cơ cấu tổ chức ma trận BAN GIÁM ĐỐC Phòng Thiết kế Phòng... ý vào SP, thị trường, KH - Giảm gánh nặng cho nhà quản lý cấp cao Nhược điểm: - Trùng lắp các bộ phận chức năng - Việc kiểm soát của các cấp QT cao nhất có thể gặp khó khăn 31 7.5 CÁC KIỂU CƠ CẤU TỔ CHỨC QUẢN TRỊ 7.5.3 MỘT SỐ MÔ HÌNH TỔ CHỨC MỚI MÔ HÌNH TỔ CHỨC THEO NHÓM: tập hợp các thành viên thuộc chức năng khác nhau hoặc các cấp quản trị khác nhau để thực hiện một nhiệm vụ hoặc dự án... trách nhiệm cho nhau 22 7.5 CÁC KIỂU CƠ CẤU TỔ CHỨC QUẢN TRỊ 7.5.3 Cơ cấu tổ chức trực tuyến - chức năng GIÁM ĐỐC Phó giám đốc sản xuất Phó giám đốc tiêu thụ Các đơn vị chức năng Phòng Phòng Phòng Phòng Phòng KH TC KT NS KCS Phân Phân Phân xưởng xưởng xưởng 1 2 3 Cửa Cửa Cửa hàng hàng hàng số 1 số 2 số 3 23 7.5 CÁC KIỂU CƠ CẤU TỔ CHỨC QUẢN TRỊ 7.5.3 Cơ cấu tổ chức trực tuyến - chức năng... dọc; + Công việc quản trị được tiến hành theo tuyến - Ưu điểm: + Tuân thủ nguyên tắc một thủ trưởng; + Tạo sự thống nhất, tập trung cao độ; + Chế độ trách nhiệm rõ ràng - Nhược điểm: + Không chuyên môn hóa; + Hạn chế việc sử dụng các chuyên gia có trình độ; + Dễ dẫn đến cách quản lý gia trưởng 19 7.5 CÁC KIỂU CƠ CẤU TỔ CHỨC QUẢN TRỊ 7.5.2 Cơ cấu tổ chức quản trị theo chức năng... chiến lược hợp tác, thuê ngoài c ĐIỂM MẠNH: - Giảm chi phí - tăng hiệu quả hoạt động ĐIỂM YẾU: -Đỏi hỏi trách nhiệm quản lý, khả năng quản lý - Khả năng kiểm soát các hoạt động thuê ngoài - Nếu một phần mạng lưới bị sụp đổ sẽ ảnh hưởng đến hệ thống 33 7.5 CÁC KIỂU CƠ CẤU TỔ CHỨC QUẢN TRỊ 7.5.3 MỘT SỐ MÔ HÌNH TỔ CHỨC MỚI CƠ CẤU KHÔNG RANH GIỚI : là sự kết hợp giữa cơ cấu nhóm và cơ cấu mạng lưới cộng... thời Tổ chứ Trong tổ chức này hàng ngàn người làm việc trong hàng trăm nhóm và giải tán khi cần c 160 .000 đối tác trải khắp 150 quốc gia 34 7 .6 TIẾN TRÌNH TỔ CHỨC BÔÔ MÁY 7 .6. 1 Tổ chức bộ máy (1) Nhận thức rõ mục tiêu của tổ chức (5) Xây dựng qui chế hoạt động (2) Xác định những hoạt động quan trọng (6) Xây dựng chính sách cần thực hiện sử dụng nhân viên (3) Phân chia các hoạt động theo từng... bộ phận khác 11 7.4 NHỮNG VẤN ĐỀ KHOA HỌC CỦA CÔNG TÁC TỔ CHỨC 7.4.3 Tập quyền và Phân quyền trong quản lý Tập quyền (tập trung) là phương thức tổ chức trong đó phần lớn quyền ra quyết định tập trung vào cấp qtrị cao nhất Phân quyền (phi tập trung) là phương thức tổ chức trong đó các nhà qtrị cấp cao trao cho cấp dưới quyền ra quyết định , hành động và tự chịu trách nhiệm trong những