Chương 9: KẾT THÚC DỰ ÁN

NỘI DUNG 1. Khi nào kết thúc dự án 2. Các hình thức kết thúc dự án 3. Tổ chức kết thúc dự án 4. Báo cáo tổng kết 1. Khi nào kết thúc dự án Tất cả mọi dự án đều phải kết thúc. Giai đoạn kết thúc dự án có thể diễn ra rất nhanh chóng, nhưng thường là một quá trình dài, và có lúc không thể kết thúc dự án 1. Khi nào kết thúc dự án  Quyết định kết thúc sớm dự án, dù bằng cách nào, cũng rất khó khăn.  Các dự án có khuynh hướng tự phát triển vòng đời của chúng, thời gian tồn tại gần như độc lập cho dù dự án có thành công hay không.  Các yếu tố thành công thì đa dạng, các yếu tố thất bại thì không rõ ràng

8/18/2016 Chương 9: KẾT THÚC DỰ ÁN NỘI DUNG Khi kết thúc dự án Các hình thức kết thúc dự án Tổ chức kết thúc dự án Báo cáo tổng kết Chương 9: Kết thúc dự án 8/18/2016 Khi kết thúc dự án Tất dự án phải kết thúc Giai đoạn kết thúc dự án diễn nhanh chóng, thường trình dài, có lúc kết thúc dự án Chương 9: Kết thúc dự án Khi kết thúc dự án    Quyết định kết thúc sớm dự án, dù cách nào, khó khăn Các dự án có khuynh hướng tự phát triển vòng đời chúng, thời gian tồn gần độc lập cho dù dự án có thành công hay không Các yếu tố thành công đa dạng, yếu tố thất bại không rõ ràng Chương 9: Kết thúc dự án 8/18/2016 Khi kết thúc dự án  Quyết định kết thúc dự án khi: – Dự án thành công rực rỡ, đạt mục tiêu đặt – Dự án không phù hợp với mục tiêu tổng thể, mục tiêu ban đầu Việc kết thúc tránh lãng phí, gây hiệu vốn đầu tư – Dự án gặp rủi ro kinh tế, kỹ thuật, môi trường Lúc cần mạnh dạn định kết thúc dự án Chương 9: Kết thúc dự án Khi kết thúc dự án  Nguyên nhân thất bại dự án – Nguồn lực thực dự án không đáp ứng mức tối thiểu Nếu không kết thúc, dự án kéo dài triền miên nằm tình trạng bị bỏ lửng – Tổ chức dự án không cần thiết: tổ chức thời không thích hợp với mục tiêu, nhiệm vụ dự án lực nhóm dự án không thích hợp với yêu cầu dự án Chương 9: Kết thúc dự án 8/18/2016 Khi kết thúc dự án  Nguyên nhân thất bại dự án – Thiếu hỗ trợ từ phía nhà quản trị cấp cao: dự án không cần kinh tế mà ủng hộ lãnh đạo cấp cao, đồng lòng thành viên – Lập kế hoạch kém: nguyên nhân chủ yếu dẫn tới thất bại dự án – Khảo sát ban đầu sơ sài, không đủ thông tin dẫn tới triển khai gặp nhiều khó khăn Chương 9: Kết thúc dự án Các hình thức kết thúc dự án a Kết thúc hoàn toàn  Khi dự án ngưng hoạt động, thành công đạt mục tiêu  Hoặc bị ngưng không thành công hay bị loại bỏ  Dự án bị chấm dứt tức thời với lý trị Chương 9: Kết thúc dự án 8/18/2016 Các hình thức kết thúc dự án a Kết thúc hoàn toàn  Khi kết thúc dự án, hoạt động ngừng Tuy nhiên, nhiều hoạt động mặt tổ chức tiếp diễn, thường việc liên quan đến báo cáo, tài sản lý, lý hợp đồng Chương 9: Kết thúc dự án Các hình thức kết thúc dự án b Kết thúc cách bổ sung - sát nhập  Các dự án mang tính nội công ty mẹ tổ chức thực thay đổi hình thức chuyển giao, sát nhập với tổ chức từ công ty mẹ 10 Chương 9: Kết thúc dự án 8/18/2016 Các hình thức kết thúc dự án b Kết thúc cách bổ sung - sát nhập  Khi dự án ban đầu thành công có tín hiệu tốt, dự án bổ sung, mở rộng dẫn tới dự án ban đầu kết thúc để sát nhập, mở rộng Trong hình thức kết thúc có nhiều sức ép, công việc phát sinh chuyển đổi (nhân sự, tài sản, công nghệ,…) 11 Chương 9: Kết thúc dự án Các hình thức kết thúc dự án c Kết thúc cách bỏ rơi  Đó thường hình thức giảm ngân sách dẫn tới dự án đến kết thúc  Khi dự án hiệu quả, ngân sách bị cắt giảm dẫn tới dự án bị bỏ rơi cách từ từ, nhân thay đổi sang vị trí khác,… 12 Chương 9: Kết thúc dự án 8/18/2016 Các hình thức kết thúc dự án c Kết thúc cách bỏ rơi  Thực chất dự án đóng tồn sở pháp lý  Nguyên nhân lãnh đạo không muốn kết thúc dự án không thành công dự án bị lỗi thời nhiều nguyên nhân khác 13 Chương 9: Kết thúc dự án Tổ chức kết thúc dự án Kết thúc dự án gồm hai vấn đề: (i) Quyết định có kết thúc dự án hay không? (ii) Tổ chức kết thúc nào? 14 Chương 9: Kết thúc dự án 8/18/2016 Tổ chức kết thúc dự án a Ra định Có hai tình định kết thúc dự án – Nằm lịch trình  Quyết định nằm lịch trình dự án đạt thành công thất bại dự án  Khi có tiêu chí đánh giá để định kết thúc dự án hay không 15 Tổ chức kết thúc dự án a Ra định – Căn vào tình thực tế  Dự án gặp nhiều khó khăn, không đạt hay xa vời so với mục tiêu  Dự án đạt mục tiêu đặt 16 8/18/2016 Tổ chức kết thúc dự án b Quá trình thực  Quá trình kết thúc dự án thực tế lên kế hoạch thực làm tự phát  Việc lên kế hoạch để thu xếp thời gian, kinh phí,… đặc biệt công trình trọng điểm, cần có tham dự cấp lãnh đạo 17 Tổ chức kết thúc dự án  Các nhiệm vụ kết thúc dự án – Kiểm soát đảm bảo công việc dự án hoàn tất toàn bộ, kể công việc nhà thầu phụ thực – Thông báo cho khách hàng việc dự án kết thúc kết đạt khối lượng công việc hoàn thành 18 8/18/2016 Tổ chức kết thúc dự án  Các nhiệm vụ kết thúc dự án – Hoàn tất hồ sơ, bao gồm hồ sơ toán, đánh giá trình thực công việc đạt kết cụ thể, báo cáo tổng kết cuối dự án, số liệu, sổ sách dự án – Giải vấn đề dự án mặt luật pháp Lưu giữ hồ sơ, chứng từ cần thiết 19 Tổ chức kết thúc dự án  Các nhiệm vụ kết thúc dự án – Thanh toán, kiểm toán Bố trí lại nhân sự, nguyên vật liệu, thiết bị nguồn lực cần thiết – Xác định rõ nhu cầu cần hỗ trợ, đề xuất việc thực người chịu trách nhiệm sau trường hợp trì dự án 20 10 8/18/2016 Báo cáo tổng kết Mọi hệ thống quản lý dự án tốt ghi đầy đủ thông tin dự án Báo cáo tổng kết tóm tắt nhật ký ghi lại trình lịch sử phát triển, thực dự án Mục đích nhằm cải thiện dự án tương lai 21 Báo cáo tổng kết a Quá trình thực dự án  Cần so sánh kết mà dự án đạt với mục tiêu ban đầu dự án  Sự so sánh có phạm vi rộng, bao gồm phân tích cụ thể sai lệnh kế hoạch thực tế, đánh giá sâu sắc tình thành công thất bại dự án 22 11 8/18/2016 Báo cáo tổng kết b Các vấn đề kỹ thuật công nghệ  Là vấn đề cốt lõi, thu hút nhiều quan tâm bên liên quan  Báo cáo tổng kết cần nêu vấn đề khoa học, kỹ thuật mà dự án phải đối phó, biện pháp giải quyết, thành công, thất bại để làm học cho dự án tương tự tương lai 23 Báo cáo tổng kết c Hoạt động hành  Mảng hành thường phát sinh nhiều vấn đề thủ tục hành cần xem xét, kiểm tra ghi lại kết quả, tìm hiểu lý mang lại hiệu chưa hiệu cho dự án 24 12 8/18/2016 Báo cáo tổng kết d Mô hình tổ chức dự án  Mỗi tổ chức dự án có thuận lợi bất lợi cụ thể Báo cáo tổng kết phải phân tích mà mô hình tổ chức đóng góp ngăn cản phát triển hay gây thiệt hại cho dự án 25 Báo cáo tổng kết e Dự án nhóm nhân viên  Báo cáo đánh giá lực nhân viên tham gia dự án  Trong trường hợp dự án công ty mẹ quản lý, báo cáo đề cập tới lực nhân viên tham gia dự án, tính phù hợp lực, để công ty mẹ xếp nhân lực cho dự án sau 26 13 8/18/2016 Báo cáo tổng kết f Kỹ quản trị dự án  Sự thành công dự án phụ thuộc vào kỹ dự báo, lập kế hoạch, lập ngân sách, lên chương trình, phân bổ nguồn lực, quản trị rủi ro, kiểm soát thực  Kỹ quản trị dự án quan trọng cần xem xét kỹ vấn đề 27 28 14 [...]...8/18/2016 4 Báo cáo tổng kết Mọi hệ thống quản lý dự án tốt đều ghi đầy đủ các thông tin về dự án Báo cáo tổng kết là tóm tắt nhật ký ghi lại về quá trình và lịch sử phát triển, thực hiện dự án Mục đích cơ bản nhằm cải thiện các dự án trong tương lai 21 4 Báo cáo tổng kết a Quá trình thực hiện dự án  Cần so sánh kết quả mà dự án đạt được với mục tiêu ban đầu của dự án  Sự so sánh này có phạm vi rộng,... cho dự án 25 4 Báo cáo tổng kết e Dự án và nhóm nhân viên  Báo cáo đánh giá về năng lực của các nhân viên tham gia dự án  Trong trường hợp dự án do công ty mẹ quản lý, báo cáo đề cập tới năng lực của nhân viên tham gia dự án, tính phù hợp của năng lực, đó là căn cứ để công ty mẹ sắp xếp nhân lực cho các dự án sau này 26 13 8/18/2016 4 Báo cáo tổng kết f Kỹ năng quản trị dự án  Sự thành công của dự. .. tương lai 23 4 Báo cáo tổng kết c Hoạt động hành chính  Mảng hành chính thường phát sinh nhiều vấn đề do vậy các thủ tục hành chính cần được xem xét, kiểm tra và ghi lại kết quả, tìm hiểu lý do mang lại hiệu quả hoặc chưa hiệu quả cho dự án 24 12 8/18/2016 4 Báo cáo tổng kết d Mô hình tổ chức của dự án  Mỗi tổ chức của dự án có những thuận lợi và bất lợi cụ thể Báo cáo tổng kết phải phân tích những... như những đánh giá sâu sắc về tình huống thành công hoặc thất bại của dự án 22 11 8/18/2016 4 Báo cáo tổng kết b Các vấn đề về kỹ thuật và công nghệ  Là vấn đề cốt lõi, thu hút nhiều sự quan tâm của những bên liên quan  Báo cáo tổng kết cần nêu được các vấn đề chính về khoa học, kỹ thuật mà dự án phải đối phó, các biện pháp giải quyết, các thành công, thất bại để làm bài học cho các dự án tương tự... sắp xếp nhân lực cho các dự án sau này 26 13 8/18/2016 4 Báo cáo tổng kết f Kỹ năng quản trị dự án  Sự thành công của dự án phụ thuộc vào các kỹ năng dự báo, lập kế hoạch, lập ngân sách, lên chương trình, phân bổ nguồn lực, quản trị rủi ro, kiểm soát thực hiện  Kỹ năng quản trị dự án là quan trọng vì vậy cần xem xét kỹ vấn đề này 27 28 14