THỰC TẾ CÔNG TÁC BẢO QUẢN TẠI CỤC CHÍNH SÁCH –BỘ QUỐC PHÒNG

MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU 1 PHẦN NỘI DUNG 2 Chương 1. KHÁI QUÁT VÀI NÉT VỀ CỤC CHÍNH SÁCH BỘ QUỐC PHÒNG 2 1.1, Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Cục Chính sách Bộ Quốc phòng: 2 1.1.1. Sơ lược quá trình hình thành và phát triển của Cục Chính sách: 2 1.1.2. Chức năng của Cục Chính sách 3 1.1.3. Nhiệm vụ của Cục Chính sách: 3 1.1.4. Quyền hạn của Cục Chính sách: 3 1.1.5. Cơ cấu tổ chức của Cục Chính sách 4 Chương 2. THỰC TẾ CÔNG TÁC BẢO QUẢN TẠI CỤC CHÍNH SÁCH –BỘ QUỐC PHÒNG 6 2.1. Thực tế công tác bảo quản và các văn bản quy định về bảo quản tài liệu lưu trữ 6 2.2. Về kho bảo quản tài liệu lưu trữ (kho không chuyên dụng) 10 2.3. Các trang thiết bị bảo quản đang được sử dụng 11 2.4. Tổ chức tài liệu trong kho 12 2.5. Các biện pháp kỹ thuật bảo quản 14 2.6. Tu bổ, phục chế tài liệu lưu trữ 15 NHẬN XÉT ĐÁNH GIÁ 15

MỤC LỤC MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU .1 PHẦN NỘI DUNG Chương .2 KHÁI QUÁT VÀI NÉT VỀ CỤC CHÍNH SÁCH - BỘ QUỐC PHỊNG 1.1, Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức Cục Chính sách - Bộ Quốc phịng: 1.1.1 Sơ lược trình hình thành phát triển Cục Chính sách: 1.1.2 Chức Cục Chính sách 1.1.3 Nhiệm vụ Cục Chính sách: 1.1.4 Quyền hạn Cục Chính sách: Chương .6 THỰC TẾ CÔNG TÁC BẢO QUẢN TẠI CỤC CHÍNH SÁCH –BỘ QUỐC PHỊNG .6 2.1 Thực tế công tác bảo quản văn quy định bảo quản tài liệu lưu trữ 2.2 Về kho bảo quản tài liệu lưu trữ (kho không chuyên dụng) .10 2.3 Các trang thiết bị bảo quản sử dụng 11 2.4 Tổ chức tài liệu kho 12 2.5 Các biện pháp kỹ thuật bảo quản 14 2.6 Tu bổ, phục chế tài liệu lưu trữ 15 LỜI NĨI ĐẦU Cơng tác lưu trữ đời đòi hỏi khách quan việc bảo quản tổ chức sử dụng tài liệu Nhà nước ta coi công tác ngành hoạt động công tác quản lý nhà nước đồng thời mắt xích khơng thể thiếu máy quản lý Ngày nay, u cầu cơng tác quản lý nhà nước, quản lý xã hội, công tác lưu trữ có vai trị đặc biệt quan trọng các lĩnh vực đời sống xã hội thông tin tài liệu lưu trữ loại thơng tin có độ tin cậy cao nguồn gốc hình thành, đặc trưng pháp lý tính chất làm chứng lịch sử tài liệu lưu trữ quy định Vai trị cơng tác lưu trữ hoạt động quản lý hành nhà nước thể khía cạnh cụ thể sau: Cơng tác lưu trữ có vai trị quan trọng việc xây dựng thể chế hành nhà nước, góp phần nâng cao chất lượng, hiệu quả, hiệu lực hệ thống thể chế hành Làm tốt cơng tác lưu trữ góp phần thúc đẩy cơng tác văn thư hành chính, văn phịng đạt hiệu quả; nâng cao hiệu hoạt động hành nhà nước Công tác văn thư, lưu trữ phận thiếu hoạt động quan, tổ chức cơng việc tập thể không riêng cá nhân Để đưa công tác vào nề nếp đạt bước tiến dài, cần thay đổi nhận thức khơng người, đặc biệt cấp lãnh đạo quan, tổ chức Bên cạnh đó, cần có đội ngũ cán đào tạo tốt chuyên môn, đạo quán hoạt động quan nhà nước quan chức chuyên ngành Đồng thời, phải đổi khâu nghiệp vụ ứng dụng cụ thể như: việc lập hồ sơ văn (hồ sơ hành) phải làm tốt nghiêm túc; theo dõi giải văn phải kịp thời; soạn thảo văn phải chuẩn mực, phải đẩy mạnh ứng dụng cơng nghệ thơng tin đăng ký, tra tìm văn theo dõi công việc hàng ngày quan Giải vấn đề yêu cầu tất yếu công tác văn thư, lưu trữ nước ta thời kỳ hội nhập PHẦN NỘI DUNG Chương KHÁI QUÁT VÀI NÉT VỀ CỤC CHÍNH SÁCH - BỘ QUỐC PHÒNG 1.1, Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức Cục Chính sách - Bộ Quốc phịng: 1.1.1 Sơ lược q trình hình thành phát triển Cục Chính sách: Cách mạng tháng Tám năm 1945 thành cơng, Việt Nam giải phóng quân trở thành Quân đội Nhà nước Việt Nam dân chủ cộng hoà Trước yêu cầu bảo vệ cách mạng, bảo vệ quyền nhân dân, chuẩn bị kháng chiến chống thực dân Pháp xâm lược, lực lượng vũ trang nhân dân phát triển nhanh chóng tình hình đặt u cầu khách quan phải có quan chun trách cơng tác sách (CTCS) quân đội Ngày 26 tháng 02 năm 1947, theo đề nghị Hội nghị tồn quốc trị uỷ viên khu trị viên Trung đồn - Quân đội quốc gia Việt Nam, Chính phủ ban hành Nghị định số 240/CP thành lập Phòng Thương binh thuộc Chính trị Cục - kiện đánh dấu mặt tổ chức, đời hệ thống Ngành Chính sách quân đội, đặt lãnh đạo Trung ương Quân uỷ đạo trực tiếp Chính trị Cục (Tổng cục Chính trị- Quân đội nhân dân Việt Nam nay) Khi chiến tranh chống đế quốc Mỹ phát triển đỉnh cao, trước yêu cầu mới, ngày 21 tháng 11 năm 1967, Bộ trưởng Bộ Quốc phòng định số 117/QĐ-QP thành lập Cục Chính sách - tất yếu đòi hỏi yêu cầu phát triển CTCS Quân đội nhân dân Việt Nam Sự đời có mối quan hệ gắn bó mật thiết với chức quản trị thơng tin ngành Chính sách Quân đội, để CTCS quân đội nắm vững đường lối chủ trương Đảng, sách, pháp luật Nhà nước, nhiệm vụ trị Quân đội, thường xuyên giữ vững nguyên tắc, chủ động nghiên cứu, tham mưu, đề xuất giúp ĐUQSTW, Bộ Quốc phòng, Tổng cục Chính trị trình Nhà nước ban hành chế độ sách liên quan đến quân đội HPQĐ để phù hợp với hồn cảnh, tình hình thời kỳ phát triển đất nước 1.1.2 Chức Cục Chính sách Cục Chính sách quan chuyên trách đầu ngành nghiệp vụ cơng tác Chính sách Có chức năng: - Quản lý nhà nước sách quân đội hậu phương quân đội (HPQĐ) Nghiên cứu, đề xuất với Đảng Nhà nước sách quân đội HPQĐ - Đề xuất biện pháp, chế độ quản lý, đạo, hướng dẫn tổ chức thực sách Đảng Nhà nước quân đội HPQĐ 1.1.3 Nhiệm vụ Cục Chính sách: - Nghiên cứu, tham mưu, đề xuất với Đảng, Nhà nước, Đảng uỷ Quân Trung ương (ĐUQSTW), Bộ Quốc phòng sách quân đội HPQĐ - Tổ chức thực chế độ sách theo chủ trương Đảng sách Nhà nước quân đội HPQĐ - Xây dựng quy chế, quy định, đề án CTCS toàn quân - Kiểm tra đôn đốc việc thực CTCS đơn vị - Tổ chức hội nghị tập huấn, hội nghị sơ kết, tổng kết, bồi dưỡng nghiệp vụ ngành nghiệp vụ CTCS - Xây dựng hệ thống quản lý hồ sơ lưu trữ, hướng dẫn kiểm tra đơn vị trình tổ chức thực - Xây dựng kế hoạch, phân cấp ngân sách, vật tư, xăng dầu cho đơn vị nghiệp vụ cấp tồn qn Ngồi cịn thực nhiệm vụ đột xuất khác ĐUQSTW, Bộ Quốc phịng Tổng cục Chính trị giao 1.1.4 Quyền hạn Cục Chính sách: + Giải chế độ sách đãi ngộ Đảng, Nhà nước, quân đội theo luật định; quản lý, đạo, cân đối sách đãi ngộ tinh thần, vật chất cán bộ, nhân viên, chiến sĩ quân đội, đồng thời đảm nhiệm trực tiếp nghiên cứu đề nghị vận dụng, bổ sung, sửa đổi hướng dẫn thực số chế độ sách như: - Chính sách qn nhân, cơng nhân viên quốc phòng (CNVQP) chức chuyển ngồi qn đội sách lực lượng cơng tác làm nhiệm vụ đặc thù, sách đào tạo nghề hạ sĩ quan, binh sĩ xuất ngũ, chế độ phụ cấp, trợ cấp - Chính sách thương binh, bệnh binh, gia đình liệt liệt sĩ sách HPQĐ, như: giải chế độ sách thương binh, bệnh binh, gia đình liệt sĩ; sách nhà ở, an dưỡng, điều dưỡng, trợ cấp khó khăn - Chính sách khen thưởng: Tổng hợp, thẩm định, báo cáo đề nghị Nhà nước, Chính phủ, Bộ Quốc phịng tuyên dương danh hiệu Anh hùng lực lượng vũ trang nhân dân (LLVT) Anh hùng Lao động, danh hiệu vinh dự Nhà nước khác; khen thưởng huân chương, huy chương, khen, giấy khen loại cho tập thể, cá nhân có thành tích xuất sắc lao động, học tập, công tác, chiến đấu + Phối hợp đạo tổ chức thực chế độ sách ban hành theo chức phân công; Thanh tra, kiểm tra, giám sát hoạt động CTCS đơn vị tồn qn; Giải khiếu nại, tố cáo có liên quan đến CTCS quân đội HPQĐ; Tổ chức hội nghị sơ kết, tổng kết, hội nghị tập huấn nghiệp vụ CTCS cho đơn vị toàn quân 1.1.5 Cơ cấu tổ chức Cục Chính sách Theo Quyết định Tổng Tham mưu trưởng Quân đội nhân dân Việt Nam ban hành cấu tổ chức biên chế Cục Chính sách sau: + Cơ cấu tổ chức: Cơ quan tổ chức thành phòng ban, gồm: - Phòng Nghiên cứu Tổng hợp - Phòng Hậu phương Quân đội, - Phịng Thương binh Liệt sỹ - Người Có cơng, - Ban Hành - Chính trị + Về biên chế: biên chế đồng chí, gồm: 01 Cục trưởng 02 Phó Cục trưởng 03 Trưởng phịng 03 Phó trưởng phịng 01 Trưởng ban chun viên, cán nghiên cứu, nhân viên chiến sĩ liên lạc cơng vụ giúp phịng, ban quan hoạt động (trong có 01 nhân viên làm cơng tác Lưu trữ) Chương THỰC TẾ CƠNG TÁC BẢO QUẢN TẠI CỤC CHÍNH SÁCH –BỘ QUỐC PHỊNG 2.1 Thực tế công tác bảo quản văn quy định bảo quản tài liệu lưu trữ Tài liệu lưu trữ sở cho việc lập quy hoạch phát triển kinh tế văn hóa vùng toàn quốc, làm quan trọng để xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế hàng năm đất nước Tài liệu lưu trữ công cụ để quản lý nhà nước, bảo vệ chủ quyền toàn vẹn lãnh thổ đất nước, đấu tranh chống kẻ thù ngồi nước Vì bảo quản an toàn kéo dài tuổi thọ cho tài liệu có ý nghĩa vơ quan trọng Trong đó, tu bổ tài liệu việc thực biện pháp kỹ thuật nhằm kéo dài tuổi thọ tài liệu lưu trữ có nguy bị hư hỏng việc cần quan tâm Các tài liệu hình thành từ vật hữu Do chúng dễ bị tổn hại tích yếu tố phá hủy thân tài liệu Các tài liệu bắt đầu bị tổn thương hình thành trình ngày lớn điều kiện môi trường bảo quản không đảm bảo nhiệt độ, độ ẩm, ô nhiễm bụi, nguyên nhân khiến cho tài liệu bị giòn, mốc, ngả màu, bị côn trùng sinh vật gây hại công Những yếu tố ảnh hưởng tới tài liệu lưu trữ: + Nóng ẩm làm gia tăng tác động Acid, làm tăng nấm mốc Ẩm làm mềm độ dính Làm yếu sợi giấy Nhiệt độ cao làm cho giấy giòn + Ánh sáng nguyên nhân tượng quang phân (photolysis) giấy bị yếu đi, mực màu bị mờ, làm vàng loại giấy sản xuất từ bột gỗ Các tia cực tím (U.V) ánh sáng nguyên nhân phá hoại nhiều + Dao động độ ẩm nhiệt độ ảnh hưởng tới loại tài liệu có độ hút ẩm cao nguyên nhân khiến sách bị biến dạng + Acid nguyên nhân thủy phân Acid (Acid hydrolysis) tượng việc tờ giấy bị phá hủy, giấy bị yếu Các nguồn Acid có tờ giấy sản sinh từ trình sản xuất giấy, mực, kho chứa, vật liệu làm khung nhiễm khơng khí + Côn trùng loại gặm nhấm ăn giấy, băng dính, da, giấy da hầu hết đồ lưu trữ khác + Nấm mốc tạo Acid phá hủy tài liệu lưu trữ, ảnh hưởng tới kích thước tài liệu lưu trữ, khiến cho tài liệu dễ bị phá hủy biến màu Nấm mốc phát triển mơi trường có tính Acid + Con người làm bẩn tài liệu lưu trữ trình cầm, tác động đến tình trạng vật lý, dùng bút viết mực, buộc, dính, ghim tài liệu lưu trữ + Bụi sản sinh từ khơng khí, bào tử mốc, bụi có chứa loại vật liệu dùng lưu trữ dễ bị gỉ + Điều kiện kho sách tài liệu bị nhồi nhét chặt, đặc biệt lưu trữ đồ Các vật liệu bao gói có tính Acid lưu huỳnh + Các rủi ro khác hỏa hoạn, nước, sập giá tài liệu Từ yếu tố bảo quản tài liệu phương cách tốt để tránh cứu giúp tài liệu khỏi bị hủy hoại Sau số phương cách xem tốt tài liệu tham khảo cho người làm công tác bảo quản Những quy tắc tính đến việc người làm cơng tác bảo quản sử dụng bao gói có chất lượng để đựng tài liệu lưu trữ có tuổi thọ 50 năm tài liệu coi đặc biệt quý + Giữ tài liệu phịng có khơng khí khơng bị dao động lớn ngày theo mùa Cần có phịng đệm dự phịng với quạt thơng gió Gác mái tầng hầm không tốt cho việc lưu trữ tài liệu mà tạo điều kiện cho nấm mốc phát triển, nơi trú ngụ trùng lồi gặm nhấm Cần để sách xa tường Đường ống nước cần tránh bị rò gỉ ngập sàn kho + Cần cất giữ tài liệu hộp có chất lượng khử Acid (Free – acid) Chỗ đặt hộp phải xa ánh sáng trực tiếp, nhiệt(bộ tỏa nhiệt), cối trùng ẩn nấp Nhiệt độ độ ẩm tốt tài liệu lưu trữ giấy giấy da không vượt 13-15 độ C/độ ẩm 55-60%, loại ảnh phải 20 độ C/độ ẩm 30-40% Dụng cụ đo độ ẩm điều khiển điện tử sử dụng để kiểm sốt đảm bảo nhiệt độ độ ẩm theo quy định + Mơi trường ẩm tạo điều kiện cho nấm mốc phát triển Cần gói hút ẩm, để làm giảm độ ẩm bẫy côn trùng, hộp đựng tài liệu Nếu phát thấy nấm mốc, không cần phải cố gắng làm tài liệu cịn ẩm, mà trước hết cần làm khơ hệ thống thơng gió tốt Dựng tờ tài liệu sách đứng lên Khi tài liệu khô, đặt tài liệu vào giấy phẳng dùng chổi mềm làm bề mặt Bào tử mốc tác động xấu tới sức khỏe, cần thận trọng trình làm sạch, cần sử dụng mặt nạ găng tay, làm việc phịng có thơng gió tốt bên điều kiện thời tiết tốt Khơng khí q khơ ảnh hưởng tới chất lượng giấy nguyên nhân khiến tài liệu bị giòn ố + Ánh sáng ban ngày có chứa tia cực tím mạnh nhất, nguyên nhân khiến giấy bị mờ, ố giòn Mức ánh sáng thích hợp cho tài liệu trưng bày 50 lux, mức ánh sáng tương đối mờ Ánh sáng đèn điện chấp nhận với điều kiện che + Đặt ảnh ống đựng ảnh Các album ảnh nên chèn giấy bạc an toàn (silversafe) ảnh giấy bóng kính (glassine paper) coi thích hợp Phim âm bọc cẩn thận giấy bạc an tồn phong bì + Bản đồ, sơ đồ tài liệu lưu trữ khổ lớn khác, tốt cất giữ mặt có độ phẳng, cuộn bỏ ống bảo vệ ống lớp vải Chính lý trên, với thời gian lịch sử, tài liệu lưu trữ không bảo quản tốt, khơng tu bổ phục chế dần bị xuống cấp, rách, mủn, khô gãy, thông tin tài liệu Các nguy dẫn tới việc khó khăn cơng tác khai thác giá trị tài liệu lưu trữ, đặc biệt tài liệu có tính chất q, Tài liệu lưu trữ Cục Chính sách- Bộ Quốc phịng hình thành trình hoạt động, tài liệu hành xác định 02 phơng lưu trữ, ngồi cịn có số tài liệu băng ghi âm, ảnh, sách nghiệp vụ… Phông lưu trữ có từ năm 1947, đến khai thác bảo quản kho lưu trữ Cục với diện tích 36 m2, kho bảo quản tổng số 25 mét giá tài liệu lưu trữ, Banh Hành phụ trách; khâu nghiệp vụ 01 cán lưu trữ thực Toàn tài liệu Kho bảo quản, tổ chức chỉnh lý khoa học, lập công cụ tra cứu xây dựng nội quy sử dụng tài liệu, quy định nhiều nội dung bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ, tất tài liệu đưa phục vụ khai thác theo dõi, quản lý chặt chẽ, bảo đảm an toàn Hiện Lưu trữ Cục sách dùng biện pháp thủ cơng để bảo quản tài liệu như: Chống ẩm, chống nấm mốc, chống côn trùng, chống mối, chốngchuột Đây phông lưu trữ quan trọng quan Cục Chính sách mà cịn tất các quan đơn vị ngành dọc toàn qn Bởi Phơng lưu trữ phản ánh q trình đạo, điều hành Cục Chính sách –BQP hoạt động cơng tác sách quan, đơn vị quân đội Trong có chủ trương đường lối, chiến lược Đảng, Nhà nước, BQP quan, đơn vị toàn quân, trải qua thời kỳ lịch sử trọng đại đất nước như: thời kỳ chống Pháp, Mỹ…và kiện lớn đất nước nhiều năm qua Phông lưu trữ giúp Thủ trưởng cán bộ, nhân viên Cục Chính sách đến khai thác, sử dụng tài liệu phục vụ cho công tác Nghiên cứu, tham mưu, đề xuất với Đảng, Nhà nước, Đảng uỷ Quân Trung ương, Bộ Quốc phịng sách qn đội HPQĐ công tác đạo, điều hành giải cơng việc quan… Cục Chính sách có Phơng tài liệu lưu trữ q giá xuất phát từ vai trị, vị trí, chức năng, nhiệm vụ quan để hình thành nên tài liệu, đồng thời để bảo quản khai thác, sử dụng phông tài liệu này, có quan tâm đặc biệt Thủ trưởng Cục Chính sách ban hành văn định, quy định…về công tác bảo quản tài liệu lưu trữ chi đạo đầu tư nhân lực, trang thiết bị, đáp ứng đầy đủ phương tiện tốt để * Phương pháp xếp tài liệu kho lưu trữ - Sắp xếp tài liệu theo hồ sơ Các tài liệu hồ sơ, đơn vị bảo quản xếp theo đặc trưng vận dụng để lập hồ sơ Nếu khối lượng tài liệu hồ sơ nhiều chia thành nhiều tập, tập đơn vị bảo quản Mỗi hồ sơ, đơn vị bảo quản dày khoảng cm; - Sắp xếp tài liệu lên giá Tùy theo loại tài liệu để xếp việc xếp tài liệu khoang, giá phải thống theo quy định xếp từ trái qua phải, từ xuống Nguyên tắc xếp tài liệu lên giá dễ tìm thấy, dễ lấy Trường hợp tài liệu xếp hộp, gói… có đánh số thứ tự, cần xếp nằm đặt chúng theo số thứ tự từ lên thành cột cột lại xếp từ trái qua phải Tài liệu xếp lên giá theo trật tự số lưu trữ ghi hộp phông lưu trữ Nguyên tắc xếp lên giá từ trái qua phải, từ xuống dưới, khoang giá, theo hướng người đứng xếp quay mặt vào giá Trong toàn kho, tài liệu xếp lên mặt giá theo nguyên tắc từ trái qua phải, từ vào trong, theo hướng người từ cửa vào kho - Sắp xếp giá kho Sắp xếp giá kho phải thuận tiện cho phương tiện vận chuyển lại, đồng thời phải bảo đảm cho kho thơng thống, tránh yếu tố phá hoại tài liệu, tiết kiệm diện tích, thuận lợi cho cơng tác làm vệ sinh, xếp tài liệu thống kê, kiểm tra tài liệu - Kiểm tra tài liệu kho Hàng năm kiểm tra lại số lượng chất lượng tài liệu kho Kết kiểm tra ghi thành văn bản, ghi rõ số lượng tài liệu có theo thống kê, số lượng tài liệu nhập thêm năm, số lượng tài liệu bị hư hỏng, số lượng tài liệu thiếu Khi phát thấy tài liệu bị hư hỏng, phải kịp thời đưa tu bổ, phục chế bảo hiểm 13 - Bảng dẫn nơi để tài liệu Trong kho lưu trữ có nhiều nhiều giá cần nên phải làm bảng dẫn: Bảng dẫn nơi để tài liệu theo phông bảng dẫn nơi để tài liệu theo giá 2.5 Các biện pháp kỹ thuật bảo quản - Chống ẩm Để chống ẩm cho tài liệu cần áp dụng biện pháp sau: + Thơng gió: Dùng quạt mở cửa để thơng gió tự nhiên chống ẩm cho tài liệu Chỉ tiến hành thơng gió, nhiệt độ kho khơng thấp nhiệt độ ngồi kho 5ºC Khi mở cửa thơng gió khơng để bụi, trùng, khí độc, ánh sáng lọt thêm vào kho Tại kho lưu trữ lịch sử tỉnh thường xuyên sử dụng quạt để thơng gió; vệ sinh kho định kỳ tháng/1 lần + Dùng máy hút ẩm, máy điều hịa khơng khí cần thiết - Chống nấm mốc Để phòng nấm mốc phát sinh thường xuyên quét chải, lau chùi làm vệ sinh tài liệu, phương tiện bảo quản kho tàng Phải luôn trì chế độ thơng gió, chế độ nhiệt độ-độ ẩm tối ưu cho môi trường bảo quản tài liệu Khi phát thấy nấm mốc, phải cách ly khối tài liệu áp dụng biện pháp chống nấm mốc Khơng đưa trực tiếp hóa chất diệt nấm mốc vào tài liệu, mà phải phun, quét, chải chất chống nấm mốc vào bìa, cặp, hộp, giá đựng tài liệu Đối với tài liệu quý bị nấm mốc sau làm vệ sinh sẽ, tài liệu kẹp tờ giấy thấm, tẩm hóa chất diệt nấm Các hóa chất chưa kiểm nghiệm mức độ an toàn cho tài liệu, tuyệt đối không dùng cho tài liệu Tại kho thực khử trùng tài liệu 01 lần/năm thực thường xun - Chống trùng Để đề phịng chống trùng xuất kho phái áp dụng biện pháp ngăn chặn côn trùng vào kho; phải thường xuyên làm vệ sinh tài liệu, 14 phương tiện bảo quản kho tàng; phải khử trùng tài liệu trước nhập kho thường xuyên kiểm tra phát sử dụng biện pháp phịng chống diệt trùng kịp thời Khử trùng thường dùng biện pháp xông khí Các hóa chất khử trùng cho tài liệu phải Cục Lưu trữ Nhà nước quan chuyên môn cho phép hướng dẫn sử dụng - Chống mối Việc phòng chống đề tiến hành bắt đầu xây kho lưu trữ Nếu thấy mối xuất hiện, xâm nhập vào kho, phá hoại tài liệu phải liên hệ với quan chuyên chống mối để có biện pháp xử lý hữu hiệu, an toàn lâu dài Trong năm 2015 chi cục tiến hành đặt hộp nhử mối thu dọn cho đảm bảo an tồn cho tài liệu - Chống chuột Ln ln hạn chế đến mức tối đa khả xâm nhập chuột vào kho (tại đường ống, đường cống, đường dây dẫn điện, ống thông ) Không để thức ăn kho chứa tài liệu Để diệt chuột thường dùng bẫy bả Các loại bả hóa chất phải thực hướng dẫn quan chuyên môn 2.6 Tu bổ, phục chế tài liệu lưu trữ NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ, ĐỀ XUẤT Có thể khẳng định, cơng tác văn thư, lưu trữ có vai trị quan trọng tất lĩnh vực đời sống xã hội Vì vậy, Đảng nhà nước ta, đặc biệt Chủ tịch Hồ Chí Minh đánh giá cao ý nghĩa, tầm quan trọng công tác lưu trữ tài liệu lưu trữ Ngay từ ngày đầu nước nhà giành độc lập, Hồ Chí Minh, Chủ tịch Chính phủ Cách mạng Lâm thời nước Việt Nam Dân chủ Cộng hòa ký Thông đạt số 1C/VP ngày 03 tháng 01 năm 1946 cơng tác cơng văn, giấy tờ, Người rõ "tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt phương diện kiến thiết quốc gia" đánh giá "tài liệu lưu trữ tài 15 sản qúy báu, có tác dụng lớn việc nghiên cứu tình hình, tổng kết kinh nghiệm, định hướng chương trình kế hoạch cơng tác phương châm sách mặt trị, kinh tế, văn hóa, khoa học kỹ thuật Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ có ý nghĩa quan trọng Muốn gìn giữ tài liệu lâu dài, vĩnh viễn để phục vụ mục đích phát triển xã hội cần có biện pháp bảo quản an toàn tài liệu khỏi phá hoại tự nhiên người gây Đặc biệt, nước ta nằm khu vực nhiệt đới gió mùa, yếu tố nắng, mưa, vi sinh vật, côn trùng… tác động phá hoại tài liệu lưu trữ lớn Nếu khơng có biện pháp bảo quản tốt tài liệu lưu trữ bị mát, hư hỏng Vì vậy, bảo quản tài liệu lưu trữ nước ta nhiệm vụ khó khăn phức tạp Cơng tác bảo quản làm tốt góp phần nâng cao nhận thức người dân ý nghĩa tầm quan trọng tài liệu lưu trữ, nguồn di sản văn hóa dân tộc Từ người dân có nhìn nhận đánh giá xác đáng đóng góp tài liệu lưu trữ cơng tác lưu trữ Nội dung bảo quản tài liệu lưu trữ bao gồm xây dựng, cải tạo kho lưu trữ, xử lý kỹ thuật bảo quản; tổ chức tài liệu kho; phục chế, tu sửa làm phông bảo hiểm tài liệu bị hư hỏng có nguy bị hư hỏng Để bảo quản tốt tài liệu lưu trữ trước hết cần đề thực chế độ quy định, sử dụng biện pháp khoa học kỹ thuật nhằm ngăn chặn tác động nhân tố phá hoại tài liệu lưu trữ, kể việc phòng kẻ địch phá hoại, lấy cắp tài liệu Việc áp dụng biện pháp khoa học kỹ thuật đại kinh nghiệm truyền thống để hạn chế đến mức tối đa q trình lão hố tự nhiên tài liệu, kéo dài tuổi thọ chúng Đối với tài liệu hư hỏng có nguy bị hư hỏng áp dụng biện pháp tu bổ, phục chế làm phơng bảo hiểm cho tài liệu đó, đặc biệt phải khử axít tài liệu lưu trữ bị nhiễm axít Nội dung cơng tác bảo quản tài liệu lưu trữ đa dạng, liên quan đến 16 nhiều ngành khoa học tự nhiên vật lý, hố học, sinh vật, khí tượng… thành tựu khoa học ngành ngày áp dụng rộng rãi công tác bảo quản tài liệu lưu trữ Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ cơng tác phức tạp, khơng địi hỏi cán lưu trữ phải có kiến thức nghiệp vụ lưu trữ mà phải biết ứng dụng thành tựu ngành khoa học kỹ thuật khác Người làm công tác bảo quản phải nhận thức đắn vị trí, ý nghĩa cơng tác Trong trình thực nghiệp vụ, người cán phải thận trọng, việc vận dụng biện pháp khoa học kỹ thuật vào bảo vệ tài liệu lưu trữ, tu bổ tài liệu lưu trữ Trong năm gần Công tác văn thư, lưu trữ Cục Chính sách kiện tồn mặt tổ chức, đội ngũ cán làm công tác văn thư, lưu trữ đơn vị, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu có trình độ chun mơn nghiệp vụ Nguồn kinh phí cho hoạt động văn thư lưu trữ bước đầu quan tâm phân bổ thường xuyên dự toán ngân sách hàng năm, Cơ sở vật chất đầu tư quan tâm mua sắm chưa đáp ứng yêu cầu mà Luật Lưu trữ đề ra, Ngoài vấn đề nêu trên, để làm tốt công tác bảo quản tài liệu lưu trữ, thiết nghĩ, việc quan chức Nhà nước hướng dãn đạo nghiệp vụ, mà vấn đề cần có phối hợp hoạt động chặt chẽ lãnh đạo quan, tổ chức, cán chuyên môn đặc biệt cán làm công tác lưu trữ khơng phải có phẩm chất tốt, mà cần phải nắm vững văn nghiệp vụ công tác lưu trữ, phải biết vận dụng kiến thức, kỹ nghiệp vụ thầy, cô trang bị trường đồng nghiệp có kinh nghiệm để có biện pháp thiết thực, chủ động tham mưu, đề xuất với lãnh đạo áp dụng cho quan, tổ chức bảo quản tài liệu khoa học, kéo dài tuổi thọ cho tài liệu, nhằm phục vụ tốt yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu quan, tổ chức mình…Mỗi người, quan, tổ chức thực tốt công tác bảo quản tài liệu lưu trữ góp phần xây dựng quan, tổ chức ngày vững 17 mạnh Ngồi vấn đề nêu trên, với kinh nghiệm thực tiễn công tác yêu mến nghề nghiệp công tác lưu trữ, em thấy công tác lưu trữ quân đội quan chức Bộ Quốc phòng quan tâm đạo nghiệp vụ chặt chẽ, thực tế có nhiều làm tốt cơng tác lưu trữ Song bên cạnh có nhiều quan chưa quan tâm mức công tác này, lãnh đạo, huy cán chuyên môn quan chưa hiễu rõ chưa nhận thức cơng tác này, cơng tác lưu trữ cịn nhiều hạn chế, cịn có quan tài liệu chưa lập hồ sơ, để tình trạng bó gói… Hiện quan quân đội chưa có quan nghĩ đến việc phối hợp với nhà trường để nói chuyện chuyên đề nhằm nâng cao kiến thức công tác văn thư, lưu trữ cho cấp lãnh đạo, huy cán chuyên môn Nếu tổ chức Hội nghị tập huấn dừng lại việc mời cán chuyên ngành cấp trực tiếp nói chuyện, em thấy tốt chưa đủ trình độ sư phạm mở rộng kiến thức, làm thay đổi nhận thức cho đối tượng nêu để từ họ hiểu có đạo sát, cơng tác lưu trữ quan quan tâm đến cán bộ, nhân viên làm công tác tốt Xuất phát từ thực trạng nêu trên, nên cần bắc nhịp cầu nối quan, tổ chức nhà trường để phối hợp hoạt động Hàng năm mời cán giảng viên nhà trường đến nói chuyện chuyên đề công tác lưu trữ cho quan, đơn vị qn đội có hình thức này, hy vọng quan, tổ chức, người thực tốt cơng tác bảo quản lưu trữ nói riêng cơng tác lưu trữ nói chung góp phần xây dựng Ngành Lưu trữ ngày có nề nếp, chất lượng không ngừng nâng cao vị Ngành Lưu trữ thời kỳ mới, phù hợp với xu hướng phát triển thời đại hội nhập thời kỳ mới./ 18 Câu hỏi: So sánh quy định tiêu chuẩn ngành tiêu chuẩn quốc gia phương tiện bảo quản tài liệu lưu trữ bản: Bảo quản tài liệu lưu trữ nước ta vấn đề cần thiết cấp bách Ngày nay, với phát triển vượt bậc công nghệ, nhiều tài liệu với vật mang tin khác nhau, có thời gian lưu trữ tương đối dài xuất hiện, tài liệu giấy tài liệu quan trọng khó thay tương lai Vì vậy, việc lưu trữ để kéo dài tuổi thọ tài liệu mà vật mang tin giấy vấn đề cần quan tâm Đối với tài liệu dạng giấy Bìa hồ sơ lưu trữ, Hộp bảo quản tài liệu lưu trữ Giá bảo quản tài liệu lưu trữ trang thiết bị thiếu để đảm bảo tuổi thọ tài liệu Các trang thiết bị liên quan đồng bộ, chặt chẽ với ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng tài liệu lưu trữ Một số tiêu chuẩn ngành trang thiết bị bảo quản tài liệu lưu trữ trước đây: Xác định tầm quan trọng việc bảo quản tài liệu lưu trữ dạng giấy, từ đầu năm 1990, Cục Lưu trữ Nhà nước (nay Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước) quan tâm nghiên cứu, xây dựng ban hành Tiêu chuẩn ngành TCN 2-1992 “Mẫu trình bày bìa hồ sơ tài liệu quản lý nhà nước” theo Quyết định số 42/QQĐ-KHKT ngày 08/6/1992, sau TCN sửa đổi thay TCN 01: 2002 “Bìa hồ sơ” theo Quyết định số 62/QĐLTNN ngày 07/05/2002 Cũng năm 2002, Cục Lưu trữ Nhà nước ban hành TCN 02:2002 “Hộp bảo quản tài liệu lưu trữ hành chính” theo Quyết định số 248/QĐ-LTNN ngày 23/12/2002 Việc ban hành đồng hai tiêu chuẩn cần thiết để đảm bảo thống hoạt động bảo quản tài liệu lưu trữ từ Trung ương đến địa phương Đối với giá bảo quản tài liệu lưu trữ từ năm 1997 Cục Lưu trữ Nhà nước ban hành TCN 06-1997 “Giá bảo quản tài liệu lưu trữ” theo Quyết định số 122/QQĐ-KHKT ngày 21/10/1997 Như vậy, nhiều năm qua, 03 tiêu chuẩn sở để Lưu trữ lịch sử trang bị bìa, hộp, giá cơng tác bảo quản tài liệu, đồng thời 19 tiêu chuẩn tham khảo cần thiết quan, tổ chức hoạt động lưu trữ tài liệu Các tiêu chuẩn tài liệu tham khảo nhà sản xuất sử dụng sản xuất sản phẩm bìa, hộp, giá dùng cơng tác bảo quản tài liệu lưu trữ Trên sở cần thiết việc xây dựng tiêu chuẩn quốc gia Bìa hồ sơ, Hộp bảo quản tài liệu lưu trữ Giá bảo quản tài liệu lưu trữ Năm 2007, Luật tiêu chuẩn Quy chuẩn kỹ thuật có hiệu lực, theo tiêu chuẩn phân thành cấp Tiêu chuẩn Quốc gia Tiêu chuẩn sở, khơng cịn cấp Tiêu chuẩn ngành (TCN) Chính vậy, Luật quy định tiêu chuẩn ngành phải xem xét chuyển đổi thành Tiêu chuẩn Quốc gia (TCVN) Tiêu chuẩn sở (TCCS) hủy bỏ trước năm 2011 Đây sở pháp lý để Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước đề nghị chuyển đổi TCN thành TCVN Qua khảo sát thực tế Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước nhận thấy có 60% quan tổ chức có sử dụng bìa hồ sơ để bảo quản tài liệu theo mẫu TCN 01:2002 Tuy nhiên, có 30% quan, tổ chức sử dụng bìa hồ sơ làm từ chất liệu đáp ứng yêu cầu TCN 01:2002 Do hầu hết chất lượng tờ bìa khơng đảm bảo, đễ bị ẩm mốc Tiêu chuẩn bìa hồ sơ ban hành năm 2002 đưa yêu cầu nguyên liệu giấy làm bìa hồ sơ yêu cầu nội dung trình bày Đến yêu cầu cần phải bổ sung để đảm bảo tính thực tế yêu cầu việc lưu trữ thông thường lưu trữ lâu dài tùy theo đối tượng lưu trữ Nhóm nghiên cứu Cục Văn thư – Lưu trữ Nhà nước đề hướng xây dựng chất lượng cho loại bìa hồ sơ, loại sử dụng cho lưu trữ hành loại sử dụng cho Lưu trữ lịch sử (thời gian lưu trữ lâu hơn, khoảng 50 năm) Đối với hộp bảo quản tài liệu lưu trữ, số lượng quan, tổ chức sử dụng loại hộp tương đối nhiều ưu điểm gọn nhẹ, giá thành rẻ Tuy nhiên, hộp có nhược điểm gấp khó khăn, vận chuyển dễ tuột chốt, bìa sóng dễ bị thấm nước…Ngồi ra, nhiều quan sử dụng loại hộp bảo quản tài liệu với kích thước, u cầu chất lượng khơng đảm bảo hộp 20 lồng sơn, hộp nilon kín…, nên tài liệu bảo quản hộp thường đổ mồ hội dễ bị dòn mủn, nát, ảnh hưởng nghiệm trọng đến độ an toàn tuổi thọ tài liệu Hơn hộp bảo quản theo TCN 02:2002 chế tạo để đặt theo chiều dọc giá nên tài liệu bảo quản hộp thường hay bị uốn cong ảnh hưởng đến chất lượng Do đó, để đảm bảo tính thực tiễn khoa học cho sản phẩm hộp bảo quản, nhóm nghiên cứu Cục Văn thư – Lưu trữ Nhà nước đề xuất bổ sung yêu cầu chất lượng bìa cát tông dùng làm hộp bảo quản, đồng thời đề nghị thay đổi kích thước cấu tạo hộp để đặt nằm ngang giá, tránh làm tài liệu bị uốn cong để loại hộp cũ Với thay đổi bìa hồ sơ hộp bảo quản tài liệu lưu trữ trên, để đảm bảo tính đồng hoạt động bảo quản tài liệu lưu trữ việc sửa đổi tiêu chuẩn giá bảo quản tài liệu cần thiết Tiêu chuẩn giá ban hành từ năm 1997 đến có nhiều vấn đề khơng cịn phù hợp Mặt khác, thay đổi cách đặt hộp từ dọc thành nằm ngang giá yêu cầu giá bảo quản số lượng hộp tài liệu trước kích thước giá cần thay đổi cho phù hợp Chiều dài chiều cao khoang giá cần thay đổi để đặt số lượng hộp hợp lý, đồng thời sử dụng tối đa diện tích giá Nói tóm lại, việc xây dựng Tiêu chuẩn quốc gia cho Bìa hồ sơ, Hộp bảo quản tài liệu lưu trữ Giá bảo quản tài liệu lưu trữ cần thiết nhằm đáp ứng yêu cầu thực tiễn, khoa học yêu cầu pháp lý đảm bảo thống nhất, đồng cho hệ thống Tiêu chuẩn quốc gia, tạo thuận lợi cho hoạt động lưu trữ nhằm hướng tới chất lượng tốt hoạt động - Nội dung Tiêu chuẩn quốc gia (TCVN) Bìa hồ sơ, Hộp bảo quản tài liệu lưu trữ, giá bảo quản tài liệu lưu trữ: Trước quy định Luật Tiêu chuẩn Quy chuẩn kỹ thuật năm 2007 yêu cầu thực tế trang bị bảo quản tài liệu giấy, từ năm 2011, Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước kết hợp với Viện Tiêu chuẩn chất lượng Việt Nam, Viện Cơng nghiệp giấy Xenluylo q trình thực chuyển đổi 21 Tiêu chuẩn ngành Bìa hồ sơ, Hộp bảo quản tài liệu lưu trữ, Giá bảo quản tài liệu thành Tiêu chuẩn quốc gia Ngày 23/7/2012 Bộ Khoa học Công nghệ ban hành Quyết định số 1687/QĐ-BKHCN công bố tiêu chuẩn quốc gia: - TCVN 9251: 2012 Bìa hồ sơ lưu trữ, thay thế: TCN 01: 2002; - TCVN 9252:2012 Hộp bảo quản tài liệu lưu trữ, thay thế: TCN 02:2002 - TCVN 9253:2012 Giá bảo quản tài liệu lưu trữ, thay thế: TCN 06:1997 Các tiêu chuẩn quốc gia áp dụng cho loại bìa hồ sơ lưu trữ giấy, hộp bảo quản tài liệu lưu trữ làm từ tông, giá bảo quản tài liệu lưu trữ làm kim loại dạng tháo lắp sử dụng hoạt động văn thư, lưu trữ Tiêu chuẩn quốc gia TCVN 9251:2012 Bìa hồ sơ lưu trữ Tiêu chuẩn nêu nội dung về: - Các tài liệu viện dẫn Tiêu chuẩn - Yêu cầu kỹ thuật giấy làm bìa hồ sơ lưu trữ bìa hồ sơ lưu trữ + Về giấy làm bìa hồ sơ lưu trữ, tiêu chuẩn quy định chi tiết tiêu chất lượng giấy làm bìa hồ sơ lưu trữ như: định lượng; độ bền kéo theo chiều dọc, chiều ngang, kN.m; lượng kéo hấp thụ theo chiều dọc, chiều ngang, j/m2; độ bền xé theo chiều dọc, chiều ngang, mN, độ chịu bục; độ ẩm, độ trắng ISO…Ngoài ra, giấy làm bìa hồ sơ lưu trữ lâu dài 50 năm, sau thử lão hóa nhân tạo theo TCVN 7068-1 (ISO 5630-1) phải đáp ứng yêu cầu quy định độ bền kéo; lượng kéo hấp thụ, độ bền xé; độ chịu bục; độ trắng ISO, pH nước chiết, tiêu quy định cụ thể khơng nhỏ giá trị cịn lại sau lão hóa + u cầu bìa hồ sơ lưu trữ, tiêu chuẩn nêu yêu cầu ngoại quan mà tờ bìa cần đạt bìa hồ sơ lưu trữ phải vuông vắn, đường gấp nếp phải liên tục Bề mặt bìa hồ sơ khơng nhàu nát, khơng có vết xước, khơng bị vón cục, khơng có xơ sợi bám dính màu sắc phải đồng Các nội dung in bìa hồ sơ phải cân đối, ngắn, rõ nét bền màu u cầu kích thước bìa hồ sơ 650mm x 230 mm (khơng tính 22 kích thước phần tai tai dưới) với sai số cho phép 2mm Bìa hồ sơ gồm phần: tờ đầu, phần gáy, tờ sau, phần tai tai dưới, phần tai cạnh Trong tiêu chuẩn đưa yêu cầu nội dung trình bày bìa hồ sơ Đối với trang mặt trước tờ đầu kiểu chữ, cỡ chữ, cách trình bày thơng tin Hồ sơ tên Lưu trữ lịch sử mà tài liệu phải nộp, tên quan tổ chức, tên đơn vị; mã hồ sơ, tiêu đề hồ sơ, thời gian hồ sơ, số lượng tờ hồ sơ, thông tin nơi bảo quản hồ sơ (phông số, mục lục số, hồ sơ số); thời hạn bảo quản hồ sơ Chứng từ kết thúc trình bày tai cạnh bìa hồ sơ Tiêu chuẩn yêu cầu kiểu chữ, cỡ chữ, cách trình bày thơng tin Chứng từ kết thúc Các thông tin số tờ đơn vị bảo quản; hồ sơ đánh từ số …đến số; số trùng, số khuyết hồ sơ; số tờ mục lục văn bản; đặc điểm tài liệu hồ sơ (tình trạng vật lý tài liệu, dấu mức độ mật, bút tích…) - Phương pháp thử bìa hồ sơ lưu trữ gồm: phương pháp ngoại quan, phương pháp kiểm tra kích thước dụng cụ đo thơng dụng có độ xác đến 1mm; phương pháp thử khác phân tích thành phần xơ sợi, định lượng, độ bền kéo… thử theo TCVN công bố - Yêu cầu ghi nhãn, bao gói, vận chuyển, bảo quản: Tiêu chuẩn yêu cầu việc bìa hồ sơ lưu trữ phải có nhãn ghi trực tiếp mặt sau đính kèm với nội dung: tên sản phẩm, thông tin nhà sản xuất nhà phân phối, kích thước, số hiệu tiêu chuẩn, ngày sản xuất Ngoài tiêu chuẩn nêu yêu cầu bao gói, vận chuyển bảo quản Bìa hồ sơ lưu trữ Tiêu chuẩn quốc gia TCVN 9252:2012 Hộp bảo quản tài liệu lưu trữ Tiêu chuẩn gồm yêu cầu: - Các tài liệu viện dẫn Tiêu chuẩn - Yêu cầu kỹ thuật bột giấy sản xuất cáctông làm hộp bảo quản tài liệu lưu trữ yêu cầu tông sản xuất hộp bảo quản tài liệu lưu trữ - Đối với bột giấy sản xuất tông làm hộp bảo quản tài liệu lưu trữ bột giấy hóa học, gồm bột giấy nguyên thủy, bột giấy tái chế hỗn hợp hai loại bột giấy 23 - Đối với cáctông sản xuất hộp bảo quản tài liệu lưu trữ phải đáp ứng yêu cầu quy định theo tiêu định lượng, độ dày, pH nước chiết, độ ẩm (được quy định Bảng Tiêu chuẩn) + Đối với hộp bảo quản tài liệu lưu trữ Về ngoại quan, bề mặt hộp phải nhẵn mịn, khơng có vết xước, khơng có xơ sợi bám dính Các nếp gấp hộp phải phẳng, không bị gãy Các góc hộp phải vng vắn khít hộp đậy kín Về kích thước hộp: Hộp có kích thước 350 mm x 250 mm x 125mm với sai số mm Tiêu chuẩn quy định chất liệu khuy hộp, vị trí khoảng cách lỗ hình trịn tạo thơng thống hộp Điểm khác hộp bảo quản tài liệu lưu trữ theo TCVN 9252:2012 so với TCN 02:2002 hộp thiết kế có dạng hình hộp chữ nhật, nắp mở theo chiều rộng hộp, nắp có dây buộc Tiêu chuẩn thích trường hợp tài liệu lưu trữ có kích thước khác với kích thước A4 thay đổi kích thước hộp bảo quản tài liệu lưu trữ cho phù hợp Hộp phải chịu lực nén tối thiểu 2000N mà không bị hỏng biến dạng - Phương pháp thử: Các phương pháp thử với tiêu chuẩn hộp bảo quản tài liệu lưu trữ thử ngoại quan, đo kích thước, thử định lượng, độ dày, thành phần xơ sợi, độ ẩm…theo TCVN công bố - Ghi nhãn, bao gói, vận chuyển, bảo quản: yêu cầu thông tin cần thiết ghi hộp bảo quản tài liệu lưu trữ đính kèm với sản phẩm này; cách thức bao gói, vận chuyển, bảo quản hộp bảo quản tài liệu lưu trữ Tiêu chuẩn quốc gia TCVN 9253:2012 Giá bảo quản tài liệu lưu trữ Nội dung Tiêu chuẩn quốc gia Giá bảo quản tài liệu lưu trữ gồm: - Các tài liệu viện dẫn Tiêu chuẩn - Các yêu cầu kỹ thuật + Yêu cầu cho vật liệu: Giá bảo quản tài liệu lưu trữ cấu tạo từ thép mỏng mạ kẽm sơn chống gỉ sơn màu Thép mỏng mạ kẽm phải đáp ứng yêu cầu TCVN 3781:1983 Chiều dày lớp sơn bao 24 gồm lớp sơn chống gỉ lớp sơn màu tối thiểu 35mm.(Giá bảo quản tài liệu lưu trữ làm từ thép không gỉ kim loại khác tùy theo yêu cầu) + Yêu cầu giá bảo quản tài liệu lưu trữ: Tiêu chuẩn nêu yêu cầu ngoại quan cần đạt giá bảo quản tài liệu lưu trữ; kích thước cấu tạo; yêu cầu độ chịu tải giá bảo quản tài liệu lưu trữ Giá bảo quản tài liệu lưu trữ có kích thước 2.000 mm x 1.230 mm x 400m m với sai số mm (kích thước giá hoàn chỉnh cấu kiện giá nêu hình hình Tiêu chuẩn) Thép làm khung giá có độ dày 40 mm Các đợt có độ dày 25 mm Các dằn có độ dày 30 mm - Phương pháp thử: phương pháp thử tiêu chuẩn ngoại quan, kiểm tra kích thước thước đo thông dụng, phương pháp thử độ dày màng sơn theo ISO 2808 phương pháp thử độ chịu tải việc kiểm tra lắp giá hoàn chỉnh, với đợt có tải trọng 50 kg, sau 48h có bị võng xuống khơng, cho tải trọng 30kg tác động va đập vào chiều giá giá có bị xơ lệch hay bị nghiêng khơng - Ghi nhãn, bao gói, vận chuyển, bảo quản: yêu cầu thông tin cần thiết ghi giá bảo quản tài liệu lưu trữ đính kèm với sản phẩm này; cách thức bao gói, vận chuyển, bảo quản giá bảo quản tài liệu lưu trữ./ 25 Hình thức: Đánh máy Bìa ngồi: Báo cáo thu hoạch, khảo sát công tác bảo quản, tu bổ, phục chế tài liệu lưu trữ … Bìa lót: nt Giáo viên hướng dẫn: Phạm Thị Hồng Quyên HVTH:………………… Lớp: Mục lục Nội dung I: Khát quát quan khảo sát - lịch sử hình thành hoạt động quan - chức (chủ yếu), nhiệm vụ … - tổ chức lưu trữ nhân làm lưu trữ quan II thực tế công tác bảo quản - văn quan quy định bảo quản ( Nếu có đưa phụ lục kèm) - Kho lưu trữ: Nằm trụ sở hay kho chuyên dung Diện tích kho? Bám sát u cầu giảng - Sắp xếp khoa học tài liệu kho lưu trữ (Mơ tả cụ thể) (giá gì, cố định, trật tự cặp hộp) hình ảnh minh họa - trang thiết bị bảo quan sử dụng: mô tả - Biện pháp BQTLLT mà quan áp dụng III Nhận xét, đánh giá đề xuât Tốt hay không LÃnh đạo có quan tâm? Kinh phí? Câu hỏi: Làm đóng cuối quyển: So sánh quy định theo tiêu chuẩn ngành tiêu chuẩn quốc gia phương tiện bảo quản TLLT bản? 26 quan hoạt độ 27