THỰC TẾ CÔNG TÁC BẢO QUẢN TẠI CỤC CHÍNH SÁCH –BỘ QUỐC PHÒNG

MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU 1 PHẦN NỘI DUNG 2 Chương 1. KHÁI QUÁT VÀI NÉT VỀ CỤC CHÍNH SÁCH BỘ QUỐC PHÒNG 2 1.1, Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Cục Chính sách Bộ Quốc phòng: 2 1.1.1. Sơ lược quá trình hình thành và phát triển của Cục Chính sách: 2 1.1.2. Chức năng của Cục Chính sách 3 1.1.3. Nhiệm vụ của Cục Chính sách: 3 1.1.4. Quyền hạn của Cục Chính sách: 3 1.1.5. Cơ cấu tổ chức của Cục Chính sách 4 Chương 2. THỰC TẾ CÔNG TÁC BẢO QUẢN TẠI CỤC CHÍNH SÁCH –BỘ QUỐC PHÒNG 6 2.1. Thực tế công tác bảo quản và các văn bản quy định về bảo quản tài liệu lưu trữ 6 2.2. Về kho bảo quản tài liệu lưu trữ (kho không chuyên dụng) 10 2.3. Các trang thiết bị bảo quản đang được sử dụng 11 2.4. Tổ chức tài liệu trong kho 12 2.5. Các biện pháp kỹ thuật bảo quản 14 2.6. Tu bổ, phục chế tài liệu lưu trữ 15 NHẬN XÉT ĐÁNH GIÁ 15

M C L C ỤC LỤC ỤC LỤC

LỜI NÓI ĐẦU 1

PHẦN NỘI DUNG 2

Chương 1 KHÁI QUÁT VÀI NÉT VỀ CỤC CHÍNH SÁCH - BỘ QUỐC PHÒNG 2

1.1, Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Cục Chính sách - Bộ Quốc phòng: 2

1.1.1 Sơ lược quá trình hình thành và phát triển của Cục Chính sách: 2

1.1.2 Chức năng của Cục Chính sách 3

1.1.3 Nhiệm vụ của Cục Chính sách: 3

1.1.4 Quyền hạn của Cục Chính sách: 3

1.1.5 Cơ cấu tổ chức của Cục Chính sách 4

Chương 2 THỰC TẾ CÔNG TÁC BẢO QUẢN TẠI CỤC CHÍNH SÁCH –BỘ QUỐC PHÒNG 6

2.1 Thực tế công tác bảo quản và các văn bản quy định về bảo quản tài liệu lưu trữ 6

2.2 Về kho bảo quản tài liệu lưu trữ (kho không chuyên dụng) 10

2.3 Các trang thiết bị bảo quản đang được sử dụng 11

2.4 Tổ chức tài liệu trong kho 12

2.5 Các biện pháp kỹ thuật bảo quản 14

2.6 Tu bổ, phục chế tài liệu lưu trữ 15

NHẬN XÉT ĐÁNH GIÁ 15

LỜI NÓI ĐẦU

Công tác lưu trữ ra đời là do đòi hỏi khách quan đối với việc bảo quản và

tổ chức sử dụng tài liệu Nhà nước ta luôn coi công tác này là một ngành hoạtđộng trong công tác quản lý nhà nước đồng thời là mắt xích không thể thiếutrong bộ máy quản lý của mình Ngày nay, những yêu cầu mới của công tácquản lý nhà nước, quản lý xã hội, công tác lưu trữ có vai trò đặc biệt quan trọngđối với các các lĩnh vực của đời sống xã hội bởi thông tin trong tài liệu lưu trữ làloại thông tin có độ tin cậy cao do nguồn gốc hình thành, do đặc trưng pháp lý

và tính chất làm bằng chứng lịch sử của tài liệu lưu trữ quy định Vai trò củacông tác lưu trữ đối với hoạt động quản lý hành chính nhà nước được thể hiệntrên những khía cạnh cụ thể sau:

Công tác lưu trữ có vai trò quan trọng đối với việc xây dựng thể chế hànhchính nhà nước, góp phần nâng cao chất lượng, hiệu quả, hiệu lực của hệ thốngthể chế hành chính

Làm tốt công tác lưu trữ góp phần thúc đẩy công tác văn thư và hànhchính, văn phòng đạt hiệu quả; nâng cao hiệu quả hoạt động của nền hành chínhnhà nước

Công tác văn thư, lưu trữ là một bộ phận không thể thiếu trong hoạt độngcủa mỗi cơ quan, tổ chức và đó là công việc của cả tập thể chứ không riêng một

cá nhân nào Để đưa công tác này đi vào nề nếp và đạt được những bước tiếndài, rất cần sự thay đổi nhận thức của không ít người, đặc biệt là cấp lãnh đạocác cơ quan, tổ chức Bên cạnh đó, cần có một đội ngũ cán bộ được đào tạo tốt

về chuyên môn, một sự chỉ đạo nhất quán trong hoạt động của các cơ quan nhànước và của các cơ quan chức năng chuyên ngành Đồng thời, phải đổi mới cáckhâu nghiệp vụ ứng dụng cụ thể như: việc lập hồ sơ các văn bản (hồ sơ hiệnhành) phải làm tốt và nghiêm túc; theo dõi giải quyết văn bản phải kịp thời; soạnthảo văn bản phải chuẩn mực, phải đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tintrong đăng ký, tra tìm văn bản và theo dõi công việc hàng ngày của cơ quan.Giải quyết các vấn đề trên là yêu cầu tất yếu đối với công tác văn thư, lưutrữ nước ta trong thời kỳ hội nhập

PHẦN NỘI DUNG Chương 1 KHÁI QUÁT VÀI NÉT VỀ CỤC CHÍNH SÁCH - BỘ QUỐC PHÒNG 1.1, Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Cục Chính sách - Bộ Quốc phòng:

1.1.1 Sơ lược quá trình hình thành và phát triển của Cục Chính sách:

Cách mạng tháng Tám năm 1945 thành công, Việt Nam giải phóng quântrở thành Quân đội của Nhà nước Việt Nam dân chủ cộng hoà Trước những yêucầu bảo vệ cách mạng, bảo vệ chính quyền nhân dân, chuẩn bị kháng chiếnchống thực dân Pháp xâm lược, lực lượng vũ trang nhân dân phát triển nhanhchóng tình hình đó đặt ra yêu cầu khách quan phải có cơ quan chuyên trách vềcông tác chính sách (CTCS) trong quân đội

Ngày 26 tháng 02 năm 1947, theo đề nghị của Hội nghị toàn quốc cácchính trị uỷ viên khu và các chính trị viên Trung đoàn - Quân đội quốc gia ViệtNam, Chính phủ đã ban hành Nghị định số 240/CP thành lập Phòng Thươngbinh thuộc Chính trị Cục - đây là sự kiện đánh dấu về mặt tổ chức, sự ra đời hệthống Ngành Chính sách quân đội, đặt dưới sự lãnh đạo của Trung ương Quân

uỷ và sự chỉ đạo trực tiếp của Chính trị Cục (Tổng cục Chính trị- Quân đội nhândân Việt Nam hiện nay)

Khi cuộc chiến tranh chống đế quốc Mỹ phát triển ở đỉnh cao, trước yêucầu mới, ngày 21 tháng 11 năm 1967, Bộ trưởng Bộ Quốc phòng ra quyết định

số 117/QĐ-QP thành lập Cục Chính sách - đó là một tất yếu do đòi hỏi của yêucầu phát triển CTCS trong Quân đội nhân dân Việt Nam Sự ra đời đó có mốiquan hệ gắn bó mật thiết với chức năng quản trị thông tin của ngành Chính sáchQuân đội, để CTCS quân đội nắm vững đường lối chủ trương của Đảng, chínhsách, pháp luật của Nhà nước, nhiệm vụ chính trị của Quân đội, thường xuyêngiữ vững nguyên tắc, chủ động nghiên cứu, tham mưu, đề xuất giúp ĐUQSTW,

Bộ Quốc phòng, Tổng cục Chính trị trình Nhà nước ban hành các chế độ chínhsách liên quan đến quân đội và HPQĐ để phù hợp với hoàn cảnh, tình hình từngthời kỳ phát triển của đất nước

- Đề xuất các biện pháp, chế độ quản lý, chỉ đạo, hướng dẫn tổ chức thựchiện các chính sách của Đảng và Nhà nước đối với quân đội và HPQĐ.

1.1.3 Nhiệm vụ của Cục Chính sách:

- Nghiên cứu, tham mưu, đề xuất với Đảng, Nhà nước, Đảng uỷ Quân sựTrung ương (ĐUQSTW), Bộ Quốc phòng về chính sách đối với quân đội vàHPQĐ

- Tổ chức thực hiện các chế độ chính sách theo chủ trương của Đảng vàchính sách của Nhà nước đối với quân đội và HPQĐ

- Xây dựng các quy chế, quy định, các đề án về CTCS toàn quân

- Kiểm tra đôn đốc việc thực hiện CTCS của các đơn vị

- Tổ chức các hội nghị tập huấn, hội nghị sơ kết, tổng kết, bồi dưỡngnghiệp vụ ngành nghiệp vụ CTCS

- Xây dựng hệ thống quản lý hồ sơ lưu trữ, hướng dẫn và kiểm tra các đơn

vị trong quá trình tổ chức thực hiện

- Xây dựng kế hoạch, phân cấp ngân sách, vật tư, xăng dầu cho các đơn vịnghiệp vụ cấp dưới trong toàn quân

Ngoài ra còn thực hiện các nhiệm vụ đột xuất khác do ĐUQSTW, BộQuốc phòng và Tổng cục Chính trị giao

1.1.4 Quyền hạn của Cục Chính sách:

+ Giải quyết các chế độ chính sách đãi ngộ của Đảng, Nhà nước, quân độitheo luật định; quản lý, chỉ đạo, cân đối các chính sách đãi ngộ tinh thần, vậtchất đối với cán bộ, nhân viên, chiến sĩ trong quân đội, đồng thời đảm nhiệmtrực tiếp nghiên cứu và đề nghị vận dụng, bổ sung, sửa đổi hướng dẫn thực hiệnmột số chế độ chính sách như:

- Chính sách đối với quân nhân, công nhân viên quốc phòng (CNVQP)khi đang tại chức và khi chuyển ra ngoài quân đội như chính sách đối với lựclượng đang công tác làm nhiệm vụ đặc thù, chính sách đào tạo nghề đối với hạ sĩquan, binh sĩ khi xuất ngũ, các chế độ phụ cấp, trợ cấp

- Chính sách đối với thương binh, bệnh binh, gia đình liệt liệt sĩ và chínhsách HPQĐ, như: giải quyết chế độ chính sách đối với thương binh, bệnh binh,gia đình liệt sĩ; chính sách về nhà ở, an dưỡng, điều dưỡng, trợ cấp khó khăn

- Chính sách khen thưởng: Tổng hợp, thẩm định, báo cáo đề nghị Nhànước, Chính phủ, Bộ Quốc phòng tuyên dương danh hiệu Anh hùng lực lượng

vũ trang nhân dân (LLVT) và Anh hùng Lao động, các danh hiệu vinh dự Nhànước khác; khen thưởng huân chương, huy chương, bằng khen, giấy khen cácloại cho các tập thể, cá nhân có thành tích xuất sắc trong lao động, học tập,công tác, chiến đấu

+ Phối hợp chỉ đạo và tổ chức thực hiện các chế độ chính sách đã đượcban hành theo chức năng được phân công; Thanh tra, kiểm tra, giám sát các hoạtđộng CTCS của các đơn vị trong toàn quân; Giải quyết các khiếu nại, tố cáo cóliên quan đến CTCS trong quân đội và HPQĐ; Tổ chức các hội nghị sơ kết, tổngkết, hội nghị tập huấn nghiệp vụ CTCS cho các đơn vị trong toàn quân

1.1.5 Cơ cấu tổ chức của Cục Chính sách

Theo Quyết định của Tổng Tham mưu trưởng Quân đội nhân dân ViệtNam ban hành về cơ cấu tổ chức và biên chế của Cục Chính sách như sau:

+ Cơ cấu tổ chức: Cơ quan được tổ chức thành 3 phòng và 1 ban, gồm:

- Phòng Nghiên cứu Tổng hợp

- Phòng Hậu phương Quân đội,

- Phòng Thương binh Liệt sỹ - Người Có công,

03 Phó trưởng phòng

01 Trưởng ban

và các chuyên viên, cán bộ nghiên cứu, nhân viên và chiến sĩ liên lạc công

vụ giúp các phòng, ban và cơ quan hoạt động (trong đó có 01 nhân viên làm công tác Lưu trữ).

Chương 2 THỰC TẾ CÔNG TÁC BẢO QUẢN TẠI CỤC CHÍNH SÁCH –BỘ

QUỐC PHÒNG 2.1 Thực tế công tác bảo quản và các văn bản quy định về bảo quản tài liệu lưu trữ

Tài liệu lưu trữ là cơ sở cho việc lập quy hoạch phát triển kinh tế văn hóatrong từng vùng và toàn quốc, làm căn cứ rất quan trọng để xây dựng kế hoạchphát triển kinh tế hàng năm của đất nước Tài liệu lưu trữ còn là công cụ để quản

lý nhà nước, bảo vệ chủ quyền và toàn vẹn lãnh thổ của đất nước, đấu tranhchống mọi kẻ thù trong và ngoài nước Vì vậy bảo quản an toàn và kéo dài tuổithọ cho tài liệu có ý nghĩa vô cùng quan trọng Trong đó, tu bổ tài liệu là việcthực hiện các biện pháp kỹ thuật nhằm kéo dài tuổi thọ của tài liệu lưu trữ cónguy cơ bị hư hỏng là việc cần quan tâm

Các tài liệu được hình thành từ các vật hữu cơ Do vậy chúng dễ bị tổn hại

và tích trong mình những yếu tố phá hủy chính bản thân các tài liệu này Các tàiliệu bắt đầu bị tổn thương ngay khi hình thành và quá trình này ngày càng lớntrong điều kiện môi trường bảo quản kém không đảm bảo về nhiệt độ, độ ẩm, ônhiễm và bụi, đây cũng là nguyên nhân khiến cho tài liệu bị giòn, mốc, ngảmàu, bị côn trùng và sinh vật gây hại tấn công

Những yếu tố ảnh hưởng tới tài liệu lưu trữ:

+ Nóng và ẩm làm gia tăng tác động của Acid, làm tăng nấm mốc Ẩmlàm mềm độ dính Làm yếu sợi giấy Nhiệt độ cao làm cho giấy giòn hơn

+ Ánh sáng là nguyên nhân của hiện tượng quang phân (photolysis) dogiấy bị yếu đi, mực và màu bị mờ, và làm vàng loại giấy sản xuất từ bột gỗ Cáctia cực tím (U.V) của ánh sáng là nguyên nhân phá hoại nhiều nhất

+ Dao động về độ ẩm và nhiệt độ sẽ ảnh hưởng tới các loại tài liệu có độhút ẩm cao là nguyên nhân khiến các cuốn sách bị biến dạng

+ Acid là nguyên nhân của thủy phân Acid (Acid hydrolysis) là hiệntượng của việc tờ giấy bị phá hủy, giấy bị yếu đi Các nguồn Acid có trên tờgiấy có thể sản sinh là từ quá trình sản xuất giấy, mực, kho chứa, vật liệu làm

khung và ô nhiễm không khí.

+ Côn trùng và loại gặm nhấm ăn giấy, băng dính, da, giấy da và hầu hếtcác đồ lưu trữ khác

+ Nấm và mốc tạo ra Acid phá hủy tài liệu lưu trữ, ảnh hưởng tới kíchthước của tài liệu lưu trữ, khiến cho tài liệu dễ bị phá hủy và biến màu Nấm vàmốc rất phát triển trong môi trường có tính Acid

+ Con người làm bẩn tài liệu lưu trữ trong quá trình cầm, tác động đếntình trạng vật lý, dùng bút viết mực, buộc, dính, ghim tài liệu lưu trữ

+ Bụi sản sinh từ trong không khí, bào tử mốc, bụi có chứa trong các loạivật liệu dùng trong lưu trữ dễ bị gỉ

+ Điều kiện kho kém do sách và tài liệu bị nhồi nhét chặt, đặc biệt là khilưu trữ các bản đồ Các vật liệu bao gói có tính Acid và lưu huỳnh

+ Các rủi ro khác như hỏa hoạn, nước, hoặc sập giá tài liệu

Từ những yếu tố trên bảo quản tài liệu là phương cách tốt nhất để tránhkhông phải cứu giúp tài liệu khỏi bị hủy hoại Sau đây là một số những phươngcách được xem là tốt nhất và là tài liệu tham khảo cho những người làm công tácbảo quản Những quy tắc này tính đến việc người làm công tác bảo quản sẽ sửdụng bao gói có chất lượng để đựng tài liệu lưu trữ có tuổi thọ trên 50 năm hoặcnhững tài liệu được coi là đặc biệt quý hiếm

+ Giữ tài liệu trong phòng có không khí không bị dao động lớn trong ngàyhoặc theo mùa Cần có phòng đệm dự phòng với quạt thông gió Gác mái vàtầng hầm không tốt cho việc lưu trữ tài liệu mà còn tạo điều kiện cho nấm vàmốc phát triển, đây có thể là nơi trú ngụ của côn trùng và loài gặm nhấm Cần

để sách xa tường Đường ống nước cũng cần tránh do có thể bị rò gỉ hoặc ngậpsàn kho

+ Cần cất giữ tài liệu trong những hộp có chất lượng hoặc đã được khửAcid (Free – acid) Chỗ đặt hộp phải xa ánh sáng trực tiếp, nhiệt(bộ tỏa nhiệt),hoặc là cây cối do côn trùng có thể ẩn nấp Nhiệt độ và độ ẩm tốt nhất đối với tàiliệu lưu trữ giấy và giấy da không được vượt quá 13-15 độ C/độ ẩm 55-60%, đốivới các loại là ảnh phải dưới 20 độ C/độ ẩm 30-40% Dụng cụ đo độ ẩm hoặc bộ

điều khiển điện tử có thể được sử dụng để kiểm soát đảm bảo nhiệt độ và độ ẩmtheo đúng quy định.

+ Môi trường ẩm có thể tạo điều kiện cho nấm mốc phát triển Cần góihút ẩm, để làm giảm độ ẩm và bẫy côn trùng, trong hộp đựng tài liệu Nếu pháthiện thấy nấm mốc, không cần phải cố gắng làm sạch khi tài liệu vẫn còn hơi

ẩm, mà trước hết cần làm khô bằng hệ thống thông gió tốt Dựng các tờ tài liệu

và các cuốn sách đứng lên Khi tài liệu khô, đặt tài liệu vào một tấm giấy phẳng

và dùng chổi mềm làm sạch bề mặt Bào tử mốc có thể tác động xấu tới sứckhỏe, cần thận trọng trong quá trình làm sạch, cần sử dụng mặt nạ và găng tay,làm việc trong phòng có thông gió tốt hoặc bên ngoài trong điều kiện thời tiếttốt Không khí quá khô cũng có thể ảnh hưởng tới chất lượng của giấy và lànguyên nhân khiến tài liệu bị giòn và ố

+ Ánh sáng ban ngày có chứa tia cực tím mạnh nhất, đây có thể là nguyênnhân khiến giấy bị mờ, ố và giòn Mức ánh sáng thích hợp cho tài liệu trưng bày

là 50 lux, mức ánh sáng này tương đối mờ Ánh sáng đèn điện có thể được chấpnhận với điều kiện màn che

+ Đặt các bức ảnh trong ống đựng ảnh Các album ảnh nên được chènbằng các tấm giấy bạc an toàn (silversafe) giữa các tấm ảnh mặc dù giấy bóngkính (glassine paper) được coi là thích hợp Phim âm bản được bọc cẩn thậnbằng giấy bạc an toàn hoặc phong bì

+ Bản đồ, sơ đồ và các tài liệu lưu trữ khổ lớn khác, tốt nhất là cất giữtrong mặt bằng có độ phẳng, nhưng cũng có thể cuộn bỏ ống và bảo vệ ống bằngmột lớp vải

Chính vì những lý do trên, cùng với thời gian của lịch sử, các tài liệu lưutrữ nếu không được bảo quản tốt, không được tu bổ phục chế thì sẽ dần bị xuốngcấp, rách, mủn, khô gãy, mất các thông tin trên tài liệu Các nguy cơ này sẽ dẫntới việc khó khăn trong công tác khai thác giá trị tài liệu lưu trữ, đặc biệt lànhững tài liệu có tính chất quý, hiếm

Tài liệu lưu trữ của Cục Chính sách- Bộ Quốc phòng hình thành trong quátrình hoạt động, cơ bản là tài liệu hành chính và được xác định là 02 phông lưu

trữ, ngoài ra còn có một số tài liệu là băng ghi âm, ảnh, sách nghiệp vụ…Phônglưu trữ này có từ năm 1947, đến nay vẫn đang được khai thác và bảo quản trongkho lưu trữ của Cục với diện tích 36 m2, trong kho đang bảo quản tổng số 25mét giá tài liệu lưu trữ, do Banh Hành chính phụ trách; các khâu nghiệp vụ do

01 cán bộ lưu trữ thực hiện Toàn bộ tài liệu trong Kho được bảo quản, tổ chứcchỉnh lý khoa học, lập công cụ tra cứu và xây dựng nội quy sử dụng tài liệu,trong đó quy định nhiều nội dung bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ, tất cả các tàiliệu đưa ra phục vụ khai thác đều được theo dõi, quản lý chặt chẽ, bảo đảm antoàn Hiện nay Lưu trữ Cục chính sách đang dùng các biện pháp thủ công để bảoquản tài liệu như: Chống ẩm, chống nấm mốc, chống côn trùng, chống mối,chốngchuột

Đây là một phông lưu trữ rất quan trọng không những đối với cơ quanCục Chính sách mà còn đối với tất các các cơ quan đơn vị ngành dọc trong toànquân Bởi Phông lưu trữ này phản ánh quá trình chỉ đạo, điều hành của CụcChính sách –BQP về hoạt động công tác chính sách đối với các cơ quan, đơn vịtrong quân đội Trong đó có chủ trương đường lối, chiến lược của Đảng, Nhànước, BQP và các cơ quan, đơn vị trong toàn quân, trải qua các thời kỳ lịch sửtrọng đại của đất nước như: thời kỳ chống Pháp, Mỹ…và các sự kiện lớn của đấtnước trong nhiều năm qua

Phông lưu trữ giúp các Thủ trưởng và cán bộ, nhân viên Cục Chính sáchđến khai thác, sử dụng tài liệu phục vụ cho công tác Nghiên cứu, tham mưu, đềxuất với Đảng, Nhà nước, Đảng uỷ Quân sự Trung ương, Bộ Quốc phòng vềchính sách đối với quân đội và HPQĐ và công tác chỉ đạo, điều hành và giảiquyết công việc của cơ quan…

Cục Chính sách có được Phông tài liệu lưu trữ quý giá này là do xuất phát

từ vai trò, vị trí, chức năng, nhiệm vụ của cơ quan để hình thành nên tài liệu,nhưng đồng thời để bảo quản và khai thác, sử dụng được phông tài liệu này, là

do có sự quan tâm đặc biệt của Thủ trưởng Cục Chính sách đã ban hành các vănbản như quyết định, quy định…về công tác bảo quản tài liệu lưu trữ và chi đạo

và đầu tư về nhân lực, trang thiết bị, đáp ứng đầy đủ các phương tiện tốt nhất để

phục vụ cho công tác lưu trữ và duy trì được công tác bảo quản, khai thác, sửdụng tài liệu lưu trữ tại kho lưu trữ của Cục Chính sách Chẳng hạn đẻ bảo quảntốt tài liệu lưu trữ cũng như việc phục vụ nghiên cứu, khai thác, sử dụng đối vớiphông lưu trữ của Cục Chính sách, tài liệu được phân chia theo các giai đoạn:

Giai đoạn 1: từ năm 1947 – 1954

Giai đoạn 2: từ năm 1955 – 1975

Giai đoạn 3: từ năm 19476– 1979

Từ năm 1980 cho đến nay phân chia theo năm công tác Toàn bộ khối tàiliệu này được lập hồ sơ, sắp xếp bảo quản trên giá…đúng quy trình nghiệp vụ vềcông tác lưu trữ

Như vậy, việc phân chia tài liệu lưu trữ Cục Chính sách gắn liền với sựkiện lịch sử của đất nước, không những thuận lợi cho việc nghiên cứu, khai thác,

sử dụng tài liệu lưu trữ mà còn thuận lợi trong việc bảo quản tài liệu lưu trữ ởcác giai đoạn này được tốt hơn, đồng thời nâng cao ý thức, trách nhiệm củangười bảo quản và nghiên cứu, khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ

Trong quá trình công tác tại cơ quan và qua việc học tập, được nhà trườngtrang bị kiến thức về công tác bảo quản, khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ emthấy thực trạng Phông lưu trữ của Cục chính sách những năm gần đây tình trạngtài liệu rất tốt, nhưng tài liệu của giai đoạn 1947-1954 và giai đoạn 1955-1975tình trạng tài liệu rất kém, bởi tài liệu ở các giai đoạn này chất liệu rất thấp, chủyếu là giấy pơluya …do đó tài liệu dễ bị hút ẩm, nấm mốc hoặc bị côn trùng gâyhại; chữ của tài liệu sử dụng mực đánh máy cơ và in giấy than và chữ viết tay…dẫn đến tài liệu dễ bị lão hóa theo thời gian; đồng thời tài liệu ở giai đoạn này do

có chiến tranh phá hoại nên cũng còn bị thiếu nhiều cần phải được tiến hành thuthập và bổ sung cho phông lưu trữ được đầy đủ hơn và bảo quản trong điều kiệntốt nhất để kéo dài tuổi thọ cho tài liệu, đặc biệt với tài liệu là băng ghi âm, ảnhcần phải bảo quản riêng theo đúng tiêu chuẩn…

2.2 Về kho bảo quản tài liệu lưu trữ (kho không chuyên dụng)

Kho lưu trữ của Cục chính sách nằm trong trụ sở làm việc của Cục vớidiện tích 36 m2, trong kho đang bảo quản tổng số 25 mét giá tài liệu lưu trữ,

trong kho đã được đầu tư mua sắm những trang thiết bị thiết yếu để phục

vụ cho công tác lưu trữ tài liệu, phần nào đáp ứng được yêu cầu của công tácbảo quản an toàn tài liệu Hằng năm đều được đầu tư mua sắm, tu sửa vào hệthống kho tàng và phòng làm việc của cán bộ

- Hệ thống điện trong kho

Kho lưu trữ có 2 hệ thống điện riêng biệt: hệ thống điện làm việc trongkho và hệ thống điện bảo vệ ngoài kho Có cầu dao chung cho toàn kho và cầudao riêng cho mỗi tầng kho Dây dẫn điện trong kho làm bằng cáp chì, đi ngầm.Đèn chiếu sáng trong kho dùng bóng đèn dây tóc và có lớp bảo vệ Mỗi bóng cómột công tắc riêng Ổ cắm điện trong kho có nắp bảo vệ

- Chế độ ánh sáng

Đã hạn chế đến mức tối đa ánh sáng tự nhiên chiếu trực tiếp vào tài liệu.Các cửa số có kính màu đậm Trong kho chủ yếu dùng ánh sáng đèn điện và chỉdùng khi thật cần thiết, không bật điện thường xuyên trong kho

Độ chiếu sáng trên mặt tài liệu: ở trong kho là 15-25 lux, ở phòng đọc là

100 lux

Dùng các kết cấu chắn nắng (lam ngang) cho nhà kho

- Chế độ thông gió

Luôn luôn duy trì lượng gió thông trong kho, với tốc độ: 5m/giây

Lưu lượng gió luân chuyển khoảng 1-8 lần thể tích trong kho một giờ

2.3 Các trang thiết bị bảo quản đang được sử dụng

- Phương tiện bảo quản

Phương tiện chủ yếu được dùng trong kho lưu trữ là hộp, giá để bảo quảntài liệu Các hộp, giá áp dụng theo tiêu chuẩn mới nhất do Cục Lưu trữ Nhànước và Cục Lưu trữ, BQP hướng dẫn Hiện tại Cục Chính sách đang bảo quảntài liệu với tổng số 06 giá để tài liệu; 375 hộp đựng tài liệu; các giá chủ yếu làgiá cố định, hộp đựng là hộp Carton, bìa hồ sơ theo tiêu chuẩn ngành…

- Quạt thông gió

Hiện tại gồm 04 quạt cây công nghiệp, 02 quạt cây thường, 20 quạt thônggió, số lượng và công suất của quạt bố trí cho mỗi phòng tùy thuộc vào diện tích

và yêu cầu chế độ bảo quản tài liệu tại phòng đó

- Máy hút bui, máy điều hòa không khí

Gồm 01 máy hút bụi và hệ thống điều hòa phục vụ cho công tác bảo quản,tuy nhiên trước mắt cần trang bị thêm

-Thiết bị phòng chống cháy

Kho lưu trữ được trang bị đủ các phương tiện, thiết bị phòng chống cháy

để bảo đảm an toàn tuyệt đối cho tài liệu gồm 9 bình chữa cháy sách tay khíCO2, bình bột tetraclorua cácbon và bình chữa cháy tự động; 01 máy bơm chữacháy kèm 01 lăng phun và 01 máy bơm nước chữa cháy di động dự phòng

- Dụng cụ làm vệ sinh tài liệu

Trong kho trang bị đủ dụng cụ làm vệ sinh tài liệu như chổi quét bụi tàiliệu chuyên ngành và các phương tiện làm vệ sinh thông thường khác

2.4 Tổ chức tài liệu trong kho

Quản lý chặt chẽ tài liệu, sắp xếp khoa học, thống kê đầy đủ, kiểm trathường xuyên, để nắm vũng số lượng, thành phần, tình hình và nội dung tài liệutrong kho lưu trữ và bảo vệ an toàn tài liệu là những nội dung quan trọng củacông tác bảo quản tài liệu lưu trữ

Nhằm phục vụ cho việc tổ chức sử dụng tài liệu được thuận lợi thì việcsắp xếp tài liệu trong kho lưu trữ là công tác tổ chức khoa học các hồ sơ cầnthiết Sắp xếp khoa học tài liệu trong kho lưu trữ tạo điều kiện thuận lợi chocông tác thống kê và kiểm tra Ngoài ra, sắp xếp khoa học các hồ sơ trong kholưu trữ còn giúp cho cán bộ lưu trữ có điều kiện xử lý nhanh chóng các biến cốxảy ra, chống được các yếu tố gây hại cho tài liệu

- Xử lý tài liệu trước khi nhập kho

Tài liệu trước khi nhập kho được làm vệ sinh, kiểm tra lại sự chính xácgiữa tài liệu và số liệu theo thống kê

Trước khi đưa vào bảo quản trong kho, tài liệu được xếp trong các hộp,trường hợp chưa có hộp thì phải xếp trong cặp ba dây hoặc có bao gói bênngoài Mỗi hộp, cặp phải dán nhãn, có ghi đầy đủ thông tin để thống kê và tratìm

* Phương pháp sắp xếp tài liệu trong kho lưu trữ

- Sắp xếp tài liệu theo hồ sơ

Các tài liệu trong hồ sơ, đơn vị bảo quản được sắp xếp theo đặc trưng đãvận dụng để lập hồ sơ Nếu khối lượng tài liệu trong hồ sơ nhiều thì chia thànhnhiều tập, mỗi tập là 1 đơn vị bảo quản Mỗi hồ sơ, đơn vị bảo quản chỉ dàykhoảng 2 cm;

- Sắp xếp tài liệu lên giá

Tùy theo từng loại tài liệu để sắp xếp nhưng việc sắp xếp tài liệu trongtừng khoang, từng giá phải thống nhất theo quy định xếp từ trái qua phải, từ trênxuống dưới Nguyên tắc sắp xếp tài liệu lên giá là dễ tìm thấy, dễ lấy

Trường hợp tài liệu được sắp xếp trong từng hộp, trong gói… có đánh sốthứ tự, cần xếp nằm thì đặt chúng theo số thứ tự từ dưới lên trên thành từng cột

và các cột lại được xếp từ trái qua phải

Tài liệu được xếp lên giá theo trật tự của số lưu trữ ghi trên hộp củaphông lưu trữ Nguyên tắc xếp lên giá là từ trái qua phải, từ trên xuống dưới,trong mỗi khoang giá, theo hướng của người đứng xếp quay mặt vào giá

Trong toàn kho, tài liệu được xếp lên các mặt giá theo nguyên tắc từ tráiqua phải, từ ngoài vào trong, theo hướng của người đi từ cửa vào kho

- Sắp xếp giá trong kho

Sắp xếp giá trong kho phải thuận tiện cho phương tiện vận chuyển và đilại, đồng thời phải bảo đảm cho kho được thông thoáng, tránh được các yếu tốphá hoại tài liệu, tiết kiệm được diện tích, thuận lợi cho công tác làm vệ sinh,sắp xếp tài liệu và thống kê, kiểm tra tài liệu

- Kiểm tra tài liệu trong kho

Hàng năm kiểm tra lại số lượng và chất lượng của tài liệu trong kho Kếtquả của kiểm tra được ghi thành văn bản, trong đó ghi rõ số lượng tài liệu đã cótheo thống kê, số lượng tài liệu mới nhập thêm trong năm, số lượng tài liệu bị hưhỏng, số lượng tài liệu còn thiếu

Khi phát hiện thấy tài liệu bị hư hỏng, phải kịp thời đưa đi tu bổ, phục chếhoặc làm bản sao bảo hiểm