Mẫu quy trình đào tạo

Đây là một mẫu quy trình đào tạo khá chi tiết sử dụng tại Công ty, rất cần thiết cho các bạn làm công tác hành chính nhân sự tham khảo để thiết lập một quy trình đào tào phù hợp cho từng đơn vị mà mình đang công tác

BẢN THEO DÕI SỬA ĐỔI TÀI LIỆU

TT Ngày sửa

đổi Nội dung sửa đổi Người biên soạn/sửa

đổi

Người kiểm tra Người phê duyệt

MỤC LỤC

Trang

1 Mục đích 3

2 Phạm vi áp dụng 3

3 Tài liệu liên quan 3

4 Thuật ngữ, định nghĩa 3

5 Nội dung quy trình 4

6 Lưu hồ sơ 8

I MỤC ĐÍCH

Quy định trình tự và cách thức thực hiện các bước ĐT nhằm trang bị kiến thức,

kỹ năng, kinh nghiệm cho đội ngũ nhân sự của CÔng ty

II PHẠM VI ÁP DỤNG

Đối tượng: Tất cả các Khối, Phòng, Ban và CBCNV trong CÔng ty

III TÀI LIỆU THAM KHẢO

- Điều khoản 6.2.2 ISO 9001:2008

- Tiêu chuẩn ISO 9000:2008

IV THUẬT NGỮ VÀ ĐỊNH NGHĨA

- BGĐ: Ban Giám Đốc CÔng ty

- NV HC-NS: Nhân viên Phòng Hành chính Nhân sự

- P.HC-NS: Phòng Hành chính - Nhân sự

- TP.HC-NS: Trưởng Phòng Hành chính - Nhân sự

- BM: Biểu mẫu

- TBP: Trưởng các Phòng, Ban, Bộ phận

- QT: Quy trình

- TL: Tài liệu

- TT: CÔng ty

- PKT: Phòng Kế toán

- CBCNV: Cán bộ công nhân viên

V NỘI DUNG

A LƯU ĐỒ:

nhiệm

Thời gian thực hiện TL- BM

- TBP

- BGĐ 2

QT-HCNS-03 /BM-01, 02

khi nhận BM 01

khi nhận BM 01

do P.HC-NS chuyển

NVHC-NS

Trước 03 ngày,

kể từ ngày phải đóng tiền học hoặc lên danh sách học viên chính thức

QT-HCNS-03 /BM-QT-HCNS-03

ngày kể từ khi

có BM02

Các BM theo quy trình chi tạm ứng của PKT

dự kiến trong

BM 02

QT-HCNS-03/BM-02,

04, 05

NVHC-NS

-PKT

Trong vòng 03 ngày kể từ lúc đóng học phí

Các BM theo quy trình thanh toán của PKT

-P.HC-NS

-Tổ chức thực hiện dịch vụ ĐT

Trong vòng 07 ngày kể từ ngày kết thúc của khóa ĐT

QT-HCNS-03/BM-06

-P.HC-NS Sau 01 tháng kểtừ ngày kết thúc

của khóa ĐT

QT- HCNS-03/BM-07 11

- P.HC-NS

- PKT

B DIỄN GIẢI:

Bước 1: Xác định nhu cầu ĐT

• Nhu cầu ĐT hàng năm của CÔng ty xuất phát từ:

Xác định nhu cầu ĐT

Xem xét 1

Xem xét 2

Đề xuất ĐT

Quyết toán chi phí ĐT

Đánh giá chương trình ĐT &

Kết quả học tập của CBCNV

Đánh giá hiệu quả công việc

của CBCNV sau khi ĐT

Lư u

Tạm ứng chi phí ĐT

Thực hiện ĐT

Làm cam kết ĐT

Đồng ý

Đồng ý

- Định hướng của BGĐ TT về phát triển nguồn nhân lực.

- Kế hoạch sản xuất kinh doanh, phương hướng hoạt động hàng năm, kế hoạch tuyển dụng năm và nhu cầu ĐT của các bộ phận

• Nhu cầu ĐT đột xuất (ngoài kế hoạch năm) xuất phát từ:

- Nhu cầu ĐT phát sinh trong quá trình hoạt động kinh doanh của TT

- Các chỉ đạo của BGĐ TT mang tính chất đột xuất liên quan đến công tác tuyển dụng và ĐT nguồn nhân lực

- Thông tin về các khóa học bên ngoài mà TT thấy cần thiết

Bước 2: Lập phiếu đề xuất ĐT

- Đề xuất ĐT năm: căn cứ nhu cầu ĐT hàng năm, TBP lập phiếu đề xuất ĐT (QT HCNS-03/BM-01) gửi về P.HC-NS, chậm nhất vào ngày 25/12

- Đề xuất ĐT đột xuất: căn cứ vào nhu cầu ĐT đột xuất nội bộ, TBP lập phiếu đề xuất ĐT (QT HCNS-03/BM-01) gửi về P.HC-NS

* Lưu ý: Đối với nhu cầu ĐT, huấn luyện tay nghề theo hình thức hướng dẫn, kèm cặp nội bộ theo công việc, các phòng/ xưởng sản xuất tự thực hiện và không cần lập phiếu đề xuất ĐT

Bước 3: Xem xét 1

• Đề xuất ĐT năm: P.HC-NS tổng hợp nhu cầu ĐT năm của các phòng/ban:

- Nếu đồng ý: lập Kế họach ĐT năm (QT HCNS-03/BM-02) trình BGĐ xem xét

- Nếu không đồng ý phản hồi lý do cho TBP biết

• Đề xuất ĐT đột xuất: P.HC-NS xem xét Phiếu đề xuất

- Nếu đồng ý: lập phương án ĐT, trình BGĐ xem xét

- Nếu không đồng ý phản hồi lý do cho TBP biết

Bước 4: Xem xét 2

BGĐ xem xét đề xuất và phương án ĐT:

- Nếu đồng ý, ký duyệt, chuyển cho P.HC-NS thực hiện Chuyển qua bước 5

- Nếu không đồng ý phản hồi lý do cho TP.HC-NS biết để sửa đổi

Bước 5: Làm cam kết ĐT:

Dựa trên kế hoạch ĐT đã được duyệt và các quy định ràng buộc trong việc ĐT, P.HC-NS thực hiện các Bản cam kết ĐT (QT HCNS-03/BM-03) đối với các CBCNV được cử đi học

Bước 6: Tạm ứng chi phí ĐT

P.HC-NS tiến hành thủ tục tạm ứng chi phí theo quy định của PKT để thực hiện kế hoạch ĐT

a Đối với ĐT nội bộ:

- Căn cứ Kế hoạch ĐT năm hoặc Nhu cầu ĐT nội bộ đột xuất đã được BGĐ phê duyệt, P.HC-NS phối hợp với TBP đề xuất ĐT và tổ chức/cá nhân (nếu có) bên ngoài được thuê để thực hiện dịch vụ ĐT lập chương trình ĐT chi tiết gồm:

+ Nội dung ĐT chi tiết

+ Địa điểm ĐT

+ Thời gian ĐT

+ Danh sách giảng viên

+ Phương pháp ĐT và kiểm tra hiệu quả ĐT

* Lưu ý: Trước ngày học đầu tiên của khóa học 07 ngày, P.HC-NS phải có chương trình ĐT chi tiết để trình BGĐ phê duyệt

- P.HC-NS có nhiệm vụ tổ chức các lớp đào tạo nội bộ Cụ thể các công việc sau: 1/ Chuẩn bị phòng học, dụng cụ giảng dạy

2/ Chuẩn bị chương trình lễ khai giảng (nếu có):

+ Danh sách đại biểu mời

+ Sơ đồ bố trí Lễ khai giảng (nếu cần)

3/ Chuẩn bị các tài liệu phục vụ lớp học:

+ Sổ đầu bài (QT HCNS-03/BM-04)

+ Danh sách học viên (QT HCNS-03/BM-05) để điểm danh

+ Bản góp ý giảng viên, nội dung và phương pháp ĐT (nếu có) (QT HCNS-03/BM-06)

+ Sơ đồ lớp học (nếu cần)

+ Nội qui lớp học (nếu cần)

+ Chuẩn bị các tài liệu giảng dạy khoá học (photo và phân phát)

4/ Kiểm tra công tác chuẩn bị của các bộ phận có liên quan và thông tin đến các bộ phận/cá nhân về khóa học

5/ Liên hệ thông tin đến các tổ chức/cá nhân thực hiện ĐT cho TT

6/ Hỗ trợ giảng viên nhắc nhở học viên làm bài tập ở nhà, thu bài, thu bài kiểm tra,… 7/ Tổ chức lễ tổng kết khoá học và trao giấy chứng nhận hoàn thành khóa học (nếu có) (QT HCNS-03/BM-10)

b Đối với ĐT bên ngoài

P.HC-NS có các nhiệm vụ sau:

1/ Đăng ký, đóng học phí và nhận hóa đơn/ biên lai thu tiền từ đối tác ĐT

2/ Thông báo cho các học viên về thời gian, địa điểm học, tài liệu học và các chế độ liên quan trong thời gian học

Bước 8: Quyết toán chi phí ĐT

Thực hiện quyết toán chi phí ĐT theo quy trình thành toán của PKT

Bước 9: Đánh giá chương trình ĐT & Kết quả học tập của CBCNV

a Đối với ĐT nội bộ:

- Cuối khóa ĐT, Phòng TC-HC tổng kết các Bản góp ý và Sổ đầu bài, kết quả các bài kiểm tra để lập Báo cáo tổng kết khóa học (QT HCNS-03/BM-07)

- Lưu kết quả ĐT vào hồ sơ CBCNV để theo dõi

b Đối với ĐT bên ngoài:

- Liên hệ với bên ĐT điểm danh học viên (nếu được)

- Nhắc nhở học viên nộp Giấy chứng nhận hoàn thành khóa học về P.HC-NS

- Chuyển cho học viên Bản góp ý giảng viên, nội dung và phương pháp ĐT (nếu có) (QT HCNS-03/BM-06) để đánh giá nhà cung cấp

- Lưu kết quả ĐT vào hồ sơ CBCNV để theo dõi

Bước 10: Đánh giá hiệu quả công việc của CBCNV sau khi ĐT

- P.HC-NS phối hợp với các TBP thực hiện đánh giá hiệu lực sau ĐT và ghi nhận kết quả đánh giá vào Phiếu đánh giá hiệu quả công việc của CBCNV sau ĐT (QT

HCNS-03/BM-08)

* Lưu ý: Quy định bồi hoàn chi phí ĐT

- Dựa trên các Bản cam kết ĐT, nếu CBCNV không đạt các yêu cầu đưa ra,

P.HC-NS sẽ mời CBCNV và TBP của CBCNV được cử đi ĐT tham gia buổi họp lập Biên bản về việc bồi hoàn chi phí ĐT (QT HCNS-03/BM-09) Căn cứ vào Biên bản về việc bồi hoàn chi phí ĐT, P.HC-NS sẽ lập Thông báo về việc đề nghị học viên bồi hoàn chi phí ĐT (QT HCNS-03/BM-10) theo các điều khoản trong bản cam kết nếu họ

Bước 11: Lưu hồ sơ

- P.HC-NS lưu các hồ sơ liên quan đến quy trình ĐT

- PKT lưu các hồ sơ liên quan đến chi phí ĐT

VI BIỂU MẪU ÁP DỤNG VÀ LƯU HỒ SƠ:

lưu

Ghi chú

1 Phiếu nhu cầu ĐT QT HCNS-03/BM-01 P.HC-NS 03 năm

2 Kế hoạch ĐT năm QT HCNS-03/BM-02 nt 03 năm

3 Bản cam kết ĐT QT HCNS-03/BM-03 nt Vĩnh viễn

5 Phiếu điểm danh học

viên

6 Bản góp ý khóa học QT HCNS-03/BM-06 nt 03 năm

7 Báo cáo tổng kết khóa

8 Phiếu đánh giá hiệu

quả công việc của

CBCNV sau ĐT

9 Biên bản làm việc về

việc bồi hoàn chi phí

ĐT

10 Thông báo về việc đề

nghị CBCNV bồi hoàn

chi phí ĐT

11 Giấy chứng nhận hoàn

thành khóa học (do nội

bộ Công ty cung cấp)

QT HCNS-03/BM-11 nt Vĩnh viễn