Quy chế tổ chức hoạt động của Phòng HCNS

Mẫu quy chế tổ chức hoạt động của phòng HCNS do người từng nhiều năm làm việc tại vị trí TP Nhân sự soạn thảo nên khá chi tiết và đầy đủ bao gồm các nội dung: vai trò vị trí, chức năng nhiệm vụ, sơ đồ tổ chức ...vô cùng hoàn chỉnh các bạn có thể tham khảo để xây dựng phù hợp cho đơn vị mình công tác

QUY CHẾ TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG PHÒNG HÀNH CHÍNH – NHÂN SỰ

I VAI TRÒ, VỊ TRÍ

1 Phòng Hành chính - Nhân sự (P.HC-NS) là đơn vị chức năng của Công ty, ngang

cấp với các đơn vị chức năng khác trực thuộc Ban Giám đốc, chịu sự chỉ đạo trực tiếp

từ Ban Giám đốc Công ty

2 Hoạt động của P.HC-NS nhằm:

2.1 Bảo đảm môi trường làm việc có kỷ luật cho Công ty; tham mưu Ban Giám đốc ban hành, quản lý, thực thi hệ thống văn bản, quy định trong toàn Công ty đúng pháp luật hiện hành

2.2 Đảm bảo công tác hậu cần phục vụ công tác của các bộ phận trong Công ty 2.3 Cung cấp đội ngũ nhân sự đủ số lượng, có chất lượng và quản lý sử dụng nhân sự

có hiệu quả nhằm đáp ứng yêu cầu về nguồn nhân lực của Công ty trong từng thời kỳ

II CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ

1 Chức năng

1.1 Xây dựng cơ cấu tổ chức Công ty, môi trường làm việc có kỷ luật cho Công ty 1.2 Thực hiện công tác hành chính - pháp chế, thực hiện công tác đối ngoại với các cơ quan hữu quan

1.3 Quản trị hành chính, thực hiện công tác hậu cần, đảm bảo công tác PCCC, an ninh, an toàn, vệ sinh lao động, y tế trong toàn Công ty

1.4 Tuyển dụng, đào tạo và quản trị nhân sự

1.5 Thực hiện công tác lao động - tiền lương và chế độ BHXH,BHYT, BHTN, chính sách lao động

1.6 Thiết lập, duy trì và cải tiến Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn IS0 của Công ty

1.7 Đại diện Công ty quan hệ công tác với các tổ chức Công đoàn, Đoàn Thanh niên; xây dựng môi trường văn hóa trong toàn Công ty

1.8 Tổ chức hội họp, tiếp tân, văn thư - lưu trữ

2 Nhiệm vụ

2.1 Xây dựng cơ cấu tổ chức Công ty, môi trường làm việc có kỷ luật cho Công ty.

- Phân tích, đánh giá đặc điểm ngành nghề, đặc điểm lao động, đặc điểm công nghệ, sản phẩm, thị trường, và các yếu tố liên quan khác để đề xuất với Ban Giám đốc Công ty lập cơ cấu tổ chức và bộ máy quản lý phù hợp trong từng thời kỳ

- Cùng Ban Giám đốc xây dựng Quy chế làm việc của các Phòng, Ban trong Công ty

- Theo dõi hệ thống báo cáo - kế hoạch của các Phòng, Ban; hỗ trợ, điều hòa, phối hợp hoạt động với các Phòng, Ban trong việc chấp hành các quy định của Công

ty

2.2 Thực hiện công tác hành chính - pháp chế, thực hiện công tác đối ngoại với các cơ quan hữu quan.

- Cập nhật các văn bản pháp luật thường xuyên để tư vấn, hỗ trợ các vấn đề pháp

lý phát sinh (trong khả năng) cho các Phòng, Ban, để mọi hoạt động của Công ty đều diễn ra đúng quy định pháp luật hiện hành

- Thực hiện các thủ tục giấy tờ pháp lý, thủ tục tố tụng, thủ tục hành chính,… phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty

- Theo chỉ đạo của Ban Giám đốc, soạn thảo hệ thống văn bản của Công ty theo đúng quy định pháp luật hiện hành và phù hợp tình hình thực tế của Công ty, làm cơ

sở và căn cứ điều chỉnh mọi hoạt động sản xuất kinh doanh trong Công ty

- Theo dõi và nhắc nhở các Phòng, Ban, Phân xưởng trực thuộc Công ty tuân thủ các quy định Công ty, quy định pháp luật, mệnh lệnh quản lý điều hành và quyết định quản lý của Ban Giám đốc, đảm bảo tính thực thi của hệ thống văn bản do Ban Giám đốc ban hành

- Thực hiện các giấy tờ, thủ tục hành chính, thực hiện các hoạt động quan hệ với các cơ quan hành chính nhà nước

- Kiểm soát việc chấp hành Nội quy, kỷ luật lao động trong toàn Công ty

2.3 Quản trị hành chính, thực hiện công tác hậu cần, đảm bảo công tác PCCC,

an ninh an toàn, vệ sinh lao động, y tế trong toàn Công ty:

- Đảm bảo công tác phục vụ, hậu cần, tạo điều kiện thuận lợi cho các phòng, ban thực hiện công tác

- Xây dựng quy trình, thủ tục, chính sách quản trị hành chính tòan Công ty

- Kiểm kê, bảo trì, bảo dưỡng và sửa chữa nơi làm việc, trang thiết bị Công ty theo định kỳ hoặc khi có sự cố

- Thực hiện công tác mua sắm, bảo trì, bảo dưỡng, sửa chữa và quản lý sử dụng hiệu quả trang thiết bị văn phòng trong toàn Công ty

- Xây dựng quy trình, thủ tục, quy định quản lý, sử dụng, mua sắm tòan bộ máy móc thiết bị văn phòng của Công ty

- Quản lý chi phí nội bộ, quản lý tài sản công ty hiệu quả

- Tổ chức và giám sát việc thực hiện an toàn vệ sinh lao động, công tác bảo vệ an ninh, PCCC trong toàn Công ty

- Thực hiện công tác nghiệp vụ liên quan đến bảo hộ lao động, PCCC theo quy định của Công ty và quy định của pháp luật

- Thực hiện việc chăm sóc sức khỏe cho CBCNV theo quy định của pháp luật

2.4 Tuyển dụng, đào tạo và quản trị nhân sự:

a/ Tuyển dụng nhân sự:

- Xây dựng quy trình, thủ tục, chính sách về tuyển dụng

- Xác định nhu cầu nguồn nhân lực và lập kế hoạch tuyển dụng đáp ứng yêu cầu sản xuất kinh doanh của Công ty trong từng thời kỳ

- Tổ chức thực hiện tuyển dụng theo đúng quy trình với chi phí hợp lý

- Hướng dẫn nhân viên mới hội nhập môi trường làm việc, tổ chức đánh giá kết quả thử việc đối với nhân sự mới và đề xuất bố trí sử dụng hợp lý

b/ Đào tạo nhân sự:

- Xây dựng quy trình, thủ tục, chính sách về đào tạo

- Xác định nhu cầu đào tạo của Công ty trong ngắn hạn và dài hạn Xây dựng kế hoạch đào tạo hàng năm (đào tạo nội bộ và bên ngoài, bao gồm cả: kỹ năng chuyên môn nghiệp vụ, nâng bậc, kỹ năng quản lý)

- Tổ chức thực hiện các khóa đào tạo với chi phí hợp lý

- Đánh giá hiệu quả công tác đào tạo

c/ Quản trị nhân sự:

- Xây dựng quy trình, thủ tục, chính sách quản lý nhân sự

- Thực hiện các thủ tục tiếp nhận, thuyên chuyển, bổ nhiệm, bố trí công tác, thôi việc, … đối với nhân sự

- Quản lý công tác khen thưởng, kỷ luật (kể cả bồi thường vật chất) đối với người lao động theo đúng Luật định và Quy định của Công ty

- Tham mưu cho Ban Giám đốc giải quyết các vấn đề về tranh chấp lao động

- Phối hợp với các Phòng, Ban tổ chức xét nâng lương, nâng bậc cho CBCNV

- Phân tích đánh giá chất lượng, hiệu quả sử dụng lao động trong Công ty

- Tổ chức thực hiện đánh giá năng lực thực hiện công việc, đánh giá thành tích của CBCNV;

- Thiết lập và thực hiện hệ thống đánh giá kết quả công việc theo KPI và thường xuyên cập nhật, sửa đổi cho phù hợp thực tế

- Lập kế hoạch, đề xuất và thực hiện quy hoạch, nâng cao trình độ quản lý nhân

sự cho Lãnh đạo các Khối, Phòng, Ban

- Cung cấp thông tin về nhân sự cho Ban Giám đốc và các bộ phận khi cần thiết theo quy định của Công ty

- Quản lý, cập nhật thông tin và lưu trữ hồ sơ tài liệu về nhân sự

- Tổ chức các sự kiện nhân sự để thiết lập và kết nối quan hệ giữa các phòng ban, giữa các nhân viên và Ban Giám đốc

2.5 Công tác lao động - tiền lương và chế độ, chính sách lao động:

- Xây dựng quy trình, thủ tục, chính sách quản lý tiền lương, thưởng chế độ cho CBCNV

- Quản lý ngày công, ngày phép của CBCNV trong toàn Công ty

- Tổ chức ký kết Hợp đồng lao động (ký mới và tái ký)

- Tính lương hàng tháng cho CBCNV

- Thực hiện các thủ tục BHYT, BHXH, BHTN và các chế độ chính sách phúc lợi khác cho người lao động

- Tính thưởng cho CBCNV của Công ty theo Quy chế

2.6 Thiết lập, duy trì và cải tiến Hệ thống quản lý chất lượng IS0 9001- 2008 của Công ty:

- Phối hợp cùng các Trưởng bộ phận xây dựng Hệ thống quy trình để quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO trong toàn Công ty

- Thực hiện các khóa đào tạo ISO cho CBCNV để Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO của Công ty được thiết lập và triển khai hiệu quả

- Duy trì và sửa đổi Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO cho phù hợp thực tế công việc của Công ty

- Thực hiện đánh giá theo định kỳ việc thực hiện Hệ thống quy trình để quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO trong toàn Công ty

2.7 Đại diện Công ty quan hệ công tác với các tổ chức Công đoàn, Đoàn Thanh niên:

- Cùng tổ chức Công đoàn Công ty xây dựng, bổ sung, sửa đổi và tổ chức thực hiện Thỏa ước lao động tập thể, Nội quy lao động, hệ thống thang bảng lương

- Phối hợp với Công đoàn, Đoàn Thanh niên phát động và tổ chức các phong trào thi đua, tổ chức các sự kiện sinh hoạt tập thể cho CBCNV

- Phối hợp Công đoàn cơ sở kịp thời giải quyết các tranh chấp, khiếu nại, xây dựng mối quan hệ lao động lành mạnh, đúng pháp luật giữa Công ty và tập thể người lao động

2.8 Tổ chức hội họp, tiếp tân, văn thư lưu trữ, điều xe.

- Xây dựng quy trình, thủ tục, quy định về việc lưu trữ, bảo mật hồ sơ Công ty; lễ tân; hội họp; quản lý và sử dụng con dấu; phân phát công văn đi đến; điều xe

- Thực hiện công tác tiếp nhận, xử lý và phát hành văn bản, công văn đi đến

- Sắp xếp và tổ chức hội họp, các buổi liên hoan, hội nghị và các sự kiện khác của Công ty

- Đón tiếp và tổ chức công tác tiếp khách đến liên hệ công tác tại Công ty

III CƠ CẤU TỔ CHỨC VÀ ĐỊNH BIÊN NHÂN SỰ

1 Sơ đồ tổ chức:

2 Định biên nhân sự:

2.1 P.HC-NS xây dựng hoàn chỉnh gồm có 05 CBCNV biên chế:

- 1 Trưởng phòng

- 1 nhân viên phụ trách quản trị nhân sự, tuyển dụng, đào tạo, tiền lương, bảo hiểm

- 1 quản trị hành chính, pháp chế, quản lý hệ thống ISO, quản lý tài sản, lưu trữ,

an toàn vệ sinh lao động, PCCC và y tế

- 1 bảo vệ phụ trách luôn công tác an ninh, tiếp tân

- 1 tạp vụ phụ trách công tác vệ sinh và hỗ trợ tổ chức hội họp

2.2 Tùy tình hình cụ thể phụ thuộc vào quá trình phát triển quy mô Công ty và yêu

cầu công tác, P.HC-NS có thể tăng hoặc giảm số lượng định biên trên theo sự phê duyệt của Ban Giám đốc

IV TRÁCH NHIỆM, QUYỀN HẠN, QUYỀN LỢI

1 Nhiệm vụ chính của các chức danh

Mỗi CBCNV thuộc P.HC-NS có các trách nhiệm chung như sau:

- Thực hiện đúng, đầy đủ và có hiệu quả các nhiệm vụ được phân công

- Đoàn kết, hỗ trợ và có tinh thần phối hợp xây dựng trong công việc với các CBCNV trong phòng và trong Công ty

- Đề xuất cải tiến kết quả công việc và đưa ra những vấn đề bất cập để cùng tìm hướng giải quyết

Bộ phận ISO – lưu trữ

P.HC-NS

Bộ phận

Nhân sự

Lao

động-Tiền

lương

Tuyển

dụng, Đào

tạo

Quản trị

Nhân sự

Bộ phận Hành chính

ATVSLĐ, PCCC, y tế Tạp vụ

Hành chính pháp chế

Tiếp tân -Bảo vệ

- Lưu trữ tài liệu, hồ sơ hợp lý khoa học.

- Khai thác sử dụng các thông tin liên quan có hiệu quả

- Bảo mật thông tin

- Sử dụng các tài sản, thiết bị đúng mục đích, có hiệu quả

- Nghiêm chỉnh chấp hành Nội quy, quy định của Công ty, tuyệt đối chấp hành

và phục tùng mệnh lệnh quản lý, điều hành của cấp trên trực tiếp

2 Quyền hạn

CBCNV thuộc P.HC-NS có các quyền hạn cơ bản sau đây:

- Tham gia đóng góp ý kiến vào quá trình ra quyết định của Phòng và Công ty

- Tham gia đóng góp ý kiến, đề xuất đổi mới trong toàn Công ty

- Yêu cầu các cá nhân, đơn vị phối hợp thực hiện nhiệm vụ theo quy định của Công ty

- Đề xuất khen thưởng – kỷ luật các cá nhân - đơn vị liên quan trong quá trình phối hợp thực hiện nhiệm vụ

- Yêu cầu các đơn vị, cá nhân liên quan cung cấp các thông tin, tài liệu liên quan đến việc thực hiện nhiệm vụ được giao

3 Quyền lợi

Các quyền lợi cơ bản của mỗi CBCNV thuộc P.HC-NS:

- Được xét khen thưởng khi hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao hay có những thành tích đóng góp cho Công ty

- Được trả lương đầy đủ, đúng hạn

- Được xét nâng lương định kỳ hay đột xuất theo quy định của Công ty

- Được đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và hưởng các quyền lợi khác trong Thỏa ước lao động tập thể

- Được đề bạt thăng tiến khi chứng tỏ được phẩm chất, năng lực

- Được hưởng chính sách đào tạo phát triển của Công ty

Ghi chú: công việc và tiêu chuẩn cụ thể của từng chức danh thực hiện theo Bản

mô tả công việc (Phụ lục đính kèm)

V MỐI QUAN HỆ CÔNG TÁC

1 Đối với Ban Giám đốc Công ty

- Nhận chỉ đạo trực tiếp từ Ban Giám đốc và chịu trách nhiệm truớc Ban Giám đốc về công việc được giao

- Thực hiện đầy đủ chế độ báo cáo theo quy định của Công ty

- Thực hiện đầy đủ các yêu cầu công việc theo sự phân công hoặc ủy quyền của Ban Giám đốc

2 Đối với các Phòng, Ban.

- Hợp tác với các Phòng Ban trong việc thực hiện các chức năng, nhiệm vụ của Phòng

- Quan hệ hướng dẫn, hỗ trợ, tư vấn cho các Phòng, Ban về công tác tổ chức, hành chính, nhân sự

- Quan hệ kiểm tra, giám sát việc thực hiện các chế độ chính sách, các quy định

về công tác tổ chức, hành chính, nhân sự ở các Phòng, Ban

3 Đối với các đơn vị bên ngoài

- Quan hệ đối tác với các đơn vị cung cấp dịch vụ về nguồn nhân lực (tuyển dụng, đào tạo, tư vấn, báo chí,…), về các công tác liên quan lĩnh vực hành chính

- Quan hệ đối ngoại với các cơ quan chức năng về công tác hành chính, pháp chế, nhân sự, anh toàn vệ sinh lao động, an ninh, PCCC

VI ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH:

1 Quy chế tổ chức hoạt động của P.HC-NS có hiệu lực kể từ ngày ban hành

2 Trưởng P.HC-NS có trách nhiệm phổ biến nội dung Quy chế này đến các CBCNV

trong Phòng và tổ chức thực hiện Quy chế

3 Trưởng P.HC-NS có trách nhiệm giám sát việc thực hiện Quy chế và đề xuất soát

xét, sửa đổi sau thời gian áp dụng

4 Các đơn vị liên quan trực thuộc Công ty có trách nhiệm phối hợp thực hiện Quy

chế này

5 Ban Giám đốc là cấp có thẩm quyền quyết định thay đổi nội dung của Quy chế

này./

GIÁM ĐỐC

Nơi nhận:

- Ban Giám đốc;

- Các phòng, ban;

- Lưu VT.