Mẫu quy chế tổ chức hoạt động của phòng HCNS do người từng nhiều năm làm việc tại vị trí TP Nhân sự soạn thảo nên khá chi tiết và đầy đủ bao gồm các nội dung: vai trò vị trí, chức năng nhiệm vụ, sơ đồ tổ chức ...vô cùng hoàn chỉnh các bạn có thể tham khảo để xây dựng phù hợp cho đơn vị mình công tác
QUY CHẾ TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG PHÒNG HÀNH CHÍNH – NHÂN SỰ I VAI TRÒ, VỊ TRÍ Phòng Hành - Nhân (P.HC-NS) đơn vị chức Công ty, ngang cấp với đơn vị chức khác trực thuộc Ban Giám đốc, chịu đạo trực tiếp từ Ban Giám đốc Công ty Hoạt động P.HC-NS nhằm: 2.1 Bảo đảm môi trường làm việc có kỷ luật cho Công ty; tham mưu Ban Giám đốc ban hành, quản lý, thực thi hệ thống văn bản, quy định toàn Công ty pháp luật hành 2.2 Đảm bảo công tác hậu cần phục vụ công tác phận Công ty 2.3 Cung cấp đội ngũ nhân đủ số lượng, có chất lượng quản lý sử dụng nhân có hiệu nhằm đáp ứng yêu cầu nguồn nhân lực Công ty thời kỳ II CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ Chức 1.1 Xây dựng cấu tổ chức Công ty, môi trường làm việc có kỷ luật cho Công ty 1.2 Thực công tác hành - pháp chế, thực công tác đối ngoại với quan hữu quan 1.3 Quản trị hành chính, thực công tác hậu cần, đảm bảo công tác PCCC, an ninh, an toàn, vệ sinh lao động, y tế toàn Công ty 1.4 Tuyển dụng, đào tạo quản trị nhân 1.5 Thực công tác lao động - tiền lương chế độ BHXH,BHYT, BHTN, sách lao động 1.6 Thiết lập, trì cải tiến Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn IS0 Công ty 1.7 Đại diện Công ty quan hệ công tác với tổ chức Công đoàn, Đoàn Thanh niên; xây dựng môi trường văn hóa toàn Công ty 1.8 Tổ chức hội họp, tiếp tân, văn thư - lưu trữ Nhiệm vụ 2.1 Xây dựng cấu tổ chức Công ty, môi trường làm việc có kỷ luật cho Công ty - Phân tích, đánh giá đặc điểm ngành nghề, đặc điểm lao động, đặc điểm công nghệ, sản phẩm, thị trường, yếu tố liên quan khác để đề xuất với Ban Giám đốc Công ty lập cấu tổ chức máy quản lý phù hợp thời kỳ - Cùng Ban Giám đốc xây dựng Quy chế làm việc Phòng, Ban Công ty Trang 1/7 - Theo dõi hệ thống báo cáo - kế hoạch Phòng, Ban; hỗ trợ, điều hòa, phối hợp hoạt động với Phòng, Ban việc chấp hành quy định Công ty 2.2 Thực công tác hành - pháp chế, thực công tác đối ngoại với quan hữu quan - Cập nhật văn pháp luật thường xuyên để tư vấn, hỗ trợ vấn đề pháp lý phát sinh (trong khả năng) cho Phòng, Ban, để hoạt động Công ty diễn quy định pháp luật hành - Thực thủ tục giấy tờ pháp lý, thủ tục tố tụng, thủ tục hành chính,… phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh Công ty - Theo đạo Ban Giám đốc, soạn thảo hệ thống văn Công ty theo quy định pháp luật hành phù hợp tình hình thực tế Công ty, làm sở điều chỉnh hoạt động sản xuất kinh doanh Công ty - Theo dõi nhắc nhở Phòng, Ban, Phân xưởng trực thuộc Công ty tuân thủ quy định Công ty, quy định pháp luật, mệnh lệnh quản lý điều hành định quản lý Ban Giám đốc, đảm bảo tính thực thi hệ thống văn Ban Giám đốc ban hành - Thực giấy tờ, thủ tục hành chính, thực hoạt động quan hệ với quan hành nhà nước - Kiểm soát việc chấp hành Nội quy, kỷ luật lao động toàn Công ty 2.3 Quản trị hành chính, thực công tác hậu cần, đảm bảo công tác PCCC, an ninh an toàn, vệ sinh lao động, y tế toàn Công ty: - Đảm bảo công tác phục vụ, hậu cần, tạo điều kiện thuận lợi cho phòng, ban thực công tác - Xây dựng quy trình, thủ tục, sách quản trị hành tòan Công ty - Kiểm kê, bảo trì, bảo dưỡng sửa chữa nơi làm việc, trang thiết bị Công ty theo định kỳ có cố - Thực công tác mua sắm, bảo trì, bảo dưỡng, sửa chữa quản lý sử dụng hiệu trang thiết bị văn phòng toàn Công ty - Xây dựng quy trình, thủ tục, quy định quản lý, sử dụng, mua sắm tòan máy móc thiết bị văn phòng Công ty - Quản lý chi phí nội bộ, quản lý tài sản công ty hiệu - Tổ chức giám sát việc thực an toàn vệ sinh lao động, công tác bảo vệ an ninh, PCCC toàn Công ty - Thực công tác nghiệp vụ liên quan đến bảo hộ lao động, PCCC theo quy định Công ty quy định pháp luật - Thực việc chăm sóc sức khỏe cho CBCNV theo quy định pháp luật 2.4 Tuyển dụng, đào tạo quản trị nhân sự: a/ Tuyển dụng nhân sự: - Xây dựng quy trình, thủ tục, sách tuyển dụng Trang 2/7 - Xác định nhu cầu nguồn nhân lực lập kế hoạch tuyển dụng đáp ứng yêu cầu sản xuất kinh doanh Công ty thời kỳ - Tổ chức thực tuyển dụng theo quy trình với chi phí hợp lý - Hướng dẫn nhân viên hội nhập môi trường làm việc, tổ chức đánh giá kết thử việc nhân đề xuất bố trí sử dụng hợp lý b/ Đào tạo nhân sự: - Xây dựng quy trình, thủ tục, sách đào tạo - Xác định nhu cầu đào tạo Công ty ngắn hạn dài hạn Xây dựng kế hoạch đào tạo hàng năm (đào tạo nội bên ngoài, bao gồm cả: kỹ chuyên môn nghiệp vụ, nâng bậc, kỹ quản lý) - Tổ chức thực khóa đào tạo với chi phí hợp lý - Đánh giá hiệu công tác đào tạo c/ Quản trị nhân sự: - Xây dựng quy trình, thủ tục, sách quản lý nhân - Thực thủ tục tiếp nhận, thuyên chuyển, bổ nhiệm, bố trí công tác, việc, … nhân - Quản lý công tác khen thưởng, kỷ luật (kể bồi thường vật chất) người lao động theo Luật định Quy định Công ty - Tham mưu cho Ban Giám đốc giải vấn đề tranh chấp lao động - Phối hợp với Phòng, Ban tổ chức xét nâng lương, nâng bậc cho CBCNV - Phân tích đánh giá chất lượng, hiệu sử dụng lao động Công ty - Tổ chức thực đánh giá lực thực công việc, đánh giá thành tích CBCNV; - Thiết lập thực hệ thống đánh giá kết công việc theo KPI thường xuyên cập nhật, sửa đổi cho phù hợp thực tế - Lập kế hoạch, đề xuất thực quy hoạch, nâng cao trình độ quản lý nhân cho Lãnh đạo Khối, Phòng, Ban - Cung cấp thông tin nhân cho Ban Giám đốc phận cần thiết theo quy định Công ty - Quản lý, cập nhật thông tin lưu trữ hồ sơ tài liệu nhân - Tổ chức kiện nhân để thiết lập kết nối quan hệ phòng ban, nhân viên Ban Giám đốc 2.5 Công tác lao động - tiền lương chế độ, sách lao động: - Xây dựng quy trình, thủ tục, sách quản lý tiền lương, thưởng chế độ cho CBCNV - Quản lý ngày công, ngày phép CBCNV toàn Công ty - Tổ chức ký kết Hợp đồng lao động (ký tái ký) - Tính lương hàng tháng cho CBCNV Trang 3/7 - Thực thủ tục BHYT, BHXH, BHTN chế độ sách phúc lợi khác cho người lao động - Tính thưởng cho CBCNV Công ty theo Quy chế 2.6 Thiết lập, trì cải tiến Hệ thống quản lý chất lượng IS0 9001- 2008 Công ty: - Phối hợp Trưởng phận xây dựng Hệ thống quy trình để quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO toàn Công ty - Thực khóa đào tạo ISO cho CBCNV để Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO Công ty thiết lập triển khai hiệu - Duy trì sửa đổi Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO cho phù hợp thực tế công việc Công ty - Thực đánh giá theo định kỳ việc thực Hệ thống quy trình để quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO toàn Công ty 2.7 Đại diện Công ty quan hệ công tác với tổ chức Công đoàn, Đoàn Thanh niên: - Cùng tổ chức Công đoàn Công ty xây dựng, bổ sung, sửa đổi tổ chức thực Thỏa ước lao động tập thể, Nội quy lao động, hệ thống thang bảng lương - Phối hợp với Công đoàn, Đoàn Thanh niên phát động tổ chức phong trào thi đua, tổ chức kiện sinh hoạt tập thể cho CBCNV - Phối hợp Công đoàn sở kịp thời giải tranh chấp, khiếu nại, xây dựng mối quan hệ lao động lành mạnh, pháp luật Công ty tập thể người lao động 2.8 Tổ chức hội họp, tiếp tân, văn thư lưu trữ, điều xe - Xây dựng quy trình, thủ tục, quy định việc lưu trữ, bảo mật hồ sơ Công ty; lễ tân; hội họp; quản lý sử dụng dấu; phân phát công văn đến; điều xe - Thực công tác tiếp nhận, xử lý phát hành văn bản, công văn đến - Sắp xếp tổ chức hội họp, buổi liên hoan, hội nghị kiện khác Công ty - Đón tiếp tổ chức công tác tiếp khách đến liên hệ công tác Công ty Trang 4/7 III CƠ CẤU TỔ CHỨC VÀ ĐỊNH BIÊN NHÂN SỰ Sơ đồ tổ chức: P.HC-NS Bộ phận Nhân Quản trị Nhân Tuyển dụng, Đào tạo Lao độngTiền lương Bộ phận Hành Bộ phận ISO – lưu trữ Hành pháp chế ATVSLĐ, PCCC, y tế Tạp vụ Tiếp tân -Bảo vệ Định biên nhân sự: 2.1 P.HC-NS xây dựng hoàn chỉnh gồm có 05 CBCNV biên chế: - Trưởng phòng - nhân viên phụ trách quản trị nhân sự, tuyển dụng, đào tạo, tiền lương, bảo hiểm - quản trị hành chính, pháp chế, quản lý hệ thống ISO, quản lý tài sản, lưu trữ, an toàn vệ sinh lao động, PCCC y tế - bảo vệ phụ trách công tác an ninh, tiếp tân - tạp vụ phụ trách công tác vệ sinh hỗ trợ tổ chức hội họp 2.2 Tùy tình hình cụ thể phụ thuộc vào trình phát triển quy mô Công ty yêu cầu công tác, P.HC-NS tăng giảm số lượng định biên theo phê duyệt Ban Giám đốc IV TRÁCH NHIỆM, QUYỀN HẠN, QUYỀN LỢI Nhiệm vụ chức danh Mỗi CBCNV thuộc P.HC-NS có trách nhiệm chung sau: - Thực đúng, đầy đủ có hiệu nhiệm vụ phân công - Đoàn kết, hỗ trợ có tinh thần phối hợp xây dựng công việc với CBCNV phòng Công ty - Đề xuất cải tiến kết công việc đưa vấn đề bất cập để tìm hướng giải Trang 5/7 - Lưu trữ tài liệu, hồ sơ hợp lý khoa học - Khai thác sử dụng thông tin liên quan có hiệu - Bảo mật thông tin - Sử dụng tài sản, thiết bị mục đích, có hiệu - Nghiêm chỉnh chấp hành Nội quy, quy định Công ty, tuyệt đối chấp hành phục tùng mệnh lệnh quản lý, điều hành cấp trực tiếp Quyền hạn CBCNV thuộc P.HC-NS có quyền hạn sau đây: - Tham gia đóng góp ý kiến vào trình định Phòng Công ty - Tham gia đóng góp ý kiến, đề xuất đổi toàn Công ty - Yêu cầu cá nhân, đơn vị phối hợp thực nhiệm vụ theo quy định Công ty - Đề xuất khen thưởng – kỷ luật cá nhân - đơn vị liên quan trình phối hợp thực nhiệm vụ - Yêu cầu đơn vị, cá nhân liên quan cung cấp thông tin, tài liệu liên quan đến việc thực nhiệm vụ giao Quyền lợi Các quyền lợi CBCNV thuộc P.HC-NS: - Được xét khen thưởng hoàn thành tốt nhiệm vụ giao hay có thành tích đóng góp cho Công ty - Được trả lương đầy đủ, hạn - Được xét nâng lương định kỳ hay đột xuất theo quy định Công ty - Được đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế hưởng quyền lợi khác Thỏa ước lao động tập thể - Được đề bạt thăng tiến chứng tỏ phẩm chất, lực - Được hưởng sách đào tạo phát triển Công ty Ghi chú: công việc tiêu chuẩn cụ thể chức danh thực theo Bản mô tả công việc (Phụ lục đính kèm) V MỐI QUAN HỆ CÔNG TÁC Đối với Ban Giám đốc Công ty - Nhận đạo trực tiếp từ Ban Giám đốc chịu trách nhiệm truớc Ban Giám đốc công việc giao - Thực đầy đủ chế độ báo cáo theo quy định Công ty - Thực đầy đủ yêu cầu công việc theo phân công ủy quyền Ban Giám đốc Trang 6/7 Đối với Phòng, Ban - Hợp tác với Phòng Ban việc thực chức năng, nhiệm vụ Phòng - Quan hệ hướng dẫn, hỗ trợ, tư vấn cho Phòng, Ban công tác tổ chức, hành chính, nhân - Quan hệ kiểm tra, giám sát việc thực chế độ sách, quy định công tác tổ chức, hành chính, nhân Phòng, Ban 10 Đối với đơn vị bên - Quan hệ đối tác với đơn vị cung cấp dịch vụ nguồn nhân lực (tuyển dụng, đào tạo, tư vấn, báo chí,…), công tác liên quan lĩnh vực hành - Quan hệ đối ngoại với quan chức công tác hành chính, pháp chế, nhân sự, anh toàn vệ sinh lao động, an ninh, PCCC VI ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH: Quy chế tổ chức hoạt động P.HC-NS có hiệu lực kể từ ngày ban hành Trưởng P.HC-NS có trách nhiệm phổ biến nội dung Quy chế đến CBCNV Phòng tổ chức thực Quy chế Trưởng P.HC-NS có trách nhiệm giám sát việc thực Quy chế đề xuất soát xét, sửa đổi sau thời gian áp dụng Các đơn vị liên quan trực thuộc Công ty có trách nhiệm phối hợp thực Quy chế Ban Giám đốc cấp có thẩm quyền định thay đổi nội dung Quy chế này./ Nơi nhận: - Ban Giám đốc; - Các phòng, ban; - Lưu VT GIÁM ĐỐC Trang 7/7