Báo cáo kiến tập quản trị văn phòng tại phòng Nội vụ huyện Chợ Đồn tỉnh Bắc Kạn

MỤC LỤC LỜI CÁM ƠN DANH MỤC VIẾT TẮT Phần 1.MỞ ĐẤU 1 Phần 2 NỘI DUNG 3 1.TÌM HIỂU CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA UBND HUYỆN VÀ PHÒNG NỘI VỤ HUYỆN CHỢ ĐỒN 3 1.1. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA UBND 3 1.1.1. Chức năng 3 1.1.2. Nhiệm vụ, quyền hạn 4 1.1.3. Cơ cấu tổ chức 6 1.2. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA PHÒNG NỘI VỤ HUYỆN CHỢ ĐỒN 7 1.2.1. Chức năng 7 1.2.2. Nhiệm vụ, quyền hạn 7 1.2.3. Cơ cấu tổ chức của phòng Nội Vụ 9 1.3. Nhận xét 9 2. SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN 10 2.1 Các loại văn bản phòng Nội Vụ ban hành 10 2.2 Thẩm quyền ban hành văn bản 11 2.3. Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản 11 2.3.1.Thể thức văn bản: 12 2.3.2.Về Kỹ thuật trình bày văn bản 14 2.4. Quy trình soạn thảo văn bản của phòng nội vụ 15 2.5. Nhận xét 16 3. QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI 17 3.1. Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày; ghi số, ngày tháng văn bản 17 3.2. Đăng ký văn bản 17 3.3. Nhân bản đóng dấu cơ quan và dấu mật,dấu khẩn 19 3.4. Làm thủ tục chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi 19 3.4.1. Làm thủ tục phát hành, chuyển phát văn bản đi 19 3.4.2. Theo dõi chuyển phát văn bản đi 20 3.5. Lưu văn bản đi 20 3.6. Nhận xét 20 4. QUẢN LÝ VÀ GIẢI QUYẾT VĂN BẢN ĐẾN 21 4.1. Tiếp nhận văn bản đến 21 4.2. Đăng ký văn bản đến 22 4.3. Trình chuyển giao văn bản đến 24 4.4. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc giải quyết văn bản đến 24 4.5. Nhận xét 24 5. QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG CON DẤU 24 5.1. Các loại dấu cơ quan 24 5.2. Nguyên tắc quản lý và sử dụng con dấu 25 5.2.1. Trách nhiệm quản lý và sử dụng con dấu của phòng Nội vụ huyện Chợ Đồn 25 5.2.2 Nguyên tắc sử dụng con dấu 26 5.3 Bảo quản con dấu 26 5.4. Nhận xét 27 6. LẬP HỒ SƠ VÀ NỘP HỒ SƠ,TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN 27 6.1. Các loại hồ sơ hình thành tại cơ quan, tổ chức 27 6.2. Xây dựng và ban hành danh mục hồ sơ 27 6.3. Phương pháp lập hồ sơ 27 6.3.1. Phân định hồ sơ 27 6.3.2. Sắp xếp các văn bản trong hồ sơ 28 6.3.3. Đánh số tờ 28 6.3.4. Biên mục hồ sơ 28 6.3.5. Viết chứng từ kết thúc 29 6.4 Nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ cơ quan 29 6.5. Nhận xét 29 7. CÁC QUY ĐỊNH HIỆN HÀNH CỦA CƠ QUAN VỀ NGHI THỨC NHÀ NƯỚC, GIAO TIẾP TRONG CÔNG SỞ 30 7.1. Về nghi thức nhà nước 30 7.2. Về kỹ năng giao tiếp 30 7.3. Nhận xét 31 8. TÌM HIỂU VỀ THIẾT BỊ VĂN PHÒNG, CÁC PHẦN MỀM ỨNG DỤNG TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG 31 8.1. Các loại thiết bị văn phòng được sử dụng trong hoạt động của phòng Nội Vụ 31 8.2. Quản lý và sử dụng các thiết bị văn phòng 32 8.3. Các phần mềm ứng dụng trong công tác văn phòng 33 8.4. Nhận xét 33 Phần 3 KẾT LUẬN 34 TÀI LIỆU THAM KHẢO PHẦN PHỤ LỤC

LỜI CÁM ƠN Trong khoảng thời gian vừa qua, thân nỗ lực phấn đấu không ngừng, học hỏi, tiếp thu kiến thức từ thực tế để tổng hợp hoàn thiện báo cáo Song lần đầu tiếp xúc thực tế với công việc nội, dung tìm hiểu rộng nên không tránh khỏi hạn chế thiếu sót định Tôi mong nhận góp ý, đánh giá bổ sung thầy, cô khoa, bạn để báo cáo hoàn thiện nội dung hình thức trình bày Kết thúc đợt kiến tập cho gửi lời cảm ơn chân thành lời chúc sức khỏe đến thầy cô, giảng viên khoa Quản trị văn phòng, ban lãnh đạo cán bộ, nhân viên Phòng Nộ Vụ huyện Chợ Đồn giúp hoàn thành tốt khóa kiến tập Đặc biệt, cho xin gửi lời cảm ơn sâu sắc ThS Nguyễn Đăng Việt giảng viên khoa Quản trị Văn Phòng cô Triệu Thị Hiền Chuyên viên Phòng Nội vụ huyện Chợ Đồn người hướng dấn trực tiếp thời gian vừa qua Một lần xin chân thành cám ơn MỤC LỤC LỜI CÁM ƠN DANH MỤC VIẾT TẮT DANH MỤC VIẾT TẮT STT Nghĩa đầy đủ Chữ viết tắt Hội đồng nhân dân HĐND Uỷ ban nhân dân UBND Uỷ ban mặt trận tổ quốc Quyền lực nhà nước UBMTTQ QLNN Phần MỞ ĐẤU Bước vào thời kỳ hội nhập với kinh tế giới, Việt Nam dần khẳng định vị trường quốc tế chủ trương, sách Đảng Nhà nước ta Trong quan, đơn vị, tổ chức hay doanh nghiệp muốn trì hoạt động phối hợp nhịp nhàng, liên tục thông suốt phải cần có phận văn phòng để thực hai chức tham mưu giúp việc quản trị hậu cần Công tác văn phòng góp phần tích cực vào việc thực chủ trương, đất nước với việc phát triển đa dạng, thích ứng loại hình quan, tổ chức doanh nghiệp tạo nên mạng lưới văn phòng dày đặc đa dạng quy mô tổ chức, đáp ứng phong phú công việc Nhận thấy tầm quan trọng nhu cầu cần thiết công tác văn phòng quan, tổ chức, doanh nghiệp đạo, quan tâm Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, khoa Quản trị văn phòng đồng thời có đồng ý giúp đỡ phòng Nội Vụ huyện Chợ Đồn tạo điều kiện cho đến kiến tập với mục đích giúp hiểu rõ thực tiễn quan, tổ chức Tạo hội cho chủ động độc lập trình quan sát, nhận xét, đánh giá nội dung văn phòng quan tổ chứccó thể quan sát cách làm,đúc kết kinh nghiệm thực tế cho thân Giúp nâng cao ý thức trách nhiệm việc học tập học phần Sau đợt kiến tập giúp cho có khả so sánh đối chiếu lý luận với thực tiến để phân tích đánh giá đề xuất giải pháp nhằm nâng cao hiệu thực tiễn nội dung văn phòng quan, giúp nhận thức vai trò văn phòng, hoạt động thực tiễn quan Từ rèn luyện đạo đức phẩm chất ký người cán văn phòng quan tổ chức Vì thời gian kiến tập có giới hạn nên báo cáo kiến tập nhiều thiếu xót, mong nhận nhận xét, góp ý thầy cô để báo cáo kiến tập đầy đủ Bài báo cáo gồm phần: Phần 1: Mở đầu Phần 2: Nội dung Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ cấu tổ chức UBND huyện Chợ Đồn -4- phòng Nội vụ huyện Chợ Đồn tỉnh Bắc Kạn Soạn thảo ban hành văn phòng Nội vụ Quản lý văn phòng Nội Vụ Quản lý giải văn đến Quản lý sử dụng dấu Lập hồ sơ nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan Tìm hiểu nghi thức nhà nước, kỹ giao tiếp Tìm hiểu trang thiết bị văn phong, phần mềm ứng dụng công tác văn phòng Phần 3: Kết luận Sinh viên Lý Thị Len -5- Phần NỘI DUNG TÌM HIỂU CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA UBND HUYỆN VÀ PHÒNG NỘI VỤ HUYỆN CHỢ ĐỒN • Vài nét khái quát huyện Chợ Đồn Huyện Chợ Đồn nằm phía Tây tỉnh Bắc Kạn, có diện tích tự nhiên 91.115,00 (ha) chiếm 18,75% diện tích tự nhiên tỉnh Bắc Kạn Huyện Chợ Đồn có thị trấn (Bằng Lũng) 21 xã Có ranh giới tiếp giáp sau: phía Bắc giáp huyện Ba Bể; phía Nam giáp huyện Chợ Mới; phía Đông giáp huyện Bạch Thông; phía Tây giáp tỉnh Tuyên Quang Trung tâm huyện thị trấn Bằng Lũng cách thị xã Bắc Kạn khoảng 40km theo tỉnh lộ 257 Huyện Chợ Đồn có hệ thống giao thông đầy đủ với đường tỉnh quốc lộ 254, 254B, 255, 257 … tuyến liên xã tương đối hoàn thiện tạo thuận lợi cho huyện giao lưu thương mại, phát triển kinh tế xã hội, du lịch… 1.1 CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA UBND Tổng quan UBND huyện Chợ Đồn, tỉnh Bắc Kạn Tên quan: Ủy ban nhân dân huyện Chợ đồn tỉnh Bắc Kạn Địa quan: tổ thị trấn Bằng Lũng, huyện Chợ Đồn, tỉnh Bắc Kạn Số điện thoại: 0281 3882 242 Email: ichmd.cd@backan.gov.vn 1.1.1 Chức Căn vào Hiến pháp, pháp luật hành luật tổ chức HĐND UBND năm 2003, UBND huyện Chợ Đồn HĐND cấp bầu, quan hành nhà nước địa phương, chịu trách nhiệm trước Hội đồng nhân dân cấp quan nhà nước cấp UBND chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, luật, văn quan nhà nước cấp nghị HĐND cấp nhằm đảm bảo thực chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội, củng cố quốc phòng, an ninh thực sách khác địa bàn UBND thực chức quản lý nhà nước địa phương, góp phần đảm bảo đạo, quản lý thống máy hành nhà nước từ trung ương tới sở UBND huyện Chợ Đồn tổ chức hoạt động theo nguyên tắc tập trung dân -6- chủ; thực nhiệm vụ, quyền hạn theo Hiến pháp, luật văn quan nhà nước cấp trên; phát huy quyền làm chủ nhân dân, tăng cường pháp chế xã hội chủ nghĩa, ngăn ngừa phòng chống biểu quan liêu, hách dịch, cửa quyền, tham nhũng, lãng phí, vô trách nhiệm biểu tiêu cực khác cán bộ, công chức máy quyền huyện UBND huyện Chợ Đồn chịu đạo UBND tỉnh Bắc Kạn Hiệu hoạt động UBND đảm bảo hiệu hoạt động tập thể UBND thành viên khác UBND quan chuyên môn Trong hoạt động UBND phối hợp chặt chẽ với ban thường trực UBMTTQ Việt Nam thành viên mặt trận, tổ chức xã hội khác chăm lo bảo vệ lợi ích người dân, vận động nhân dân tham gia vào việc QLNN thực nghĩa vụ với nhà nước, kiểm tra việc thực văn Trong phạm vi quyền hạn pháp luật quy định, UBND huyện định, thị tổ chức thực 1.1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn Theo luật tổ chức HĐND UBND năm 2003, UBND huyện Chợ Đồn thực nhiệm vụ quyền hạn quy định từ điều 97 đến 110, cụ thể sau: • Trong lĩnh vực kinh tế: - Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm Lập dự toán thu ngân sách nhà nước địa bàn Tổ chức thực ngân sách địa phương Phê chuẩn kế hoạch kinh tế -xã hội xã ,thị trấn • Trong lĩnh vực nông lâm ngư nghiệp, thủy lợi: - Xây dựng ,trình HĐND cấp thông qua chương trình khuyến khích phát triển nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp địa phương tổ chức thực - chương trình Chỉ đạo UBND xã, thị trấn thực biện pháp chuyển dịch cấu kinh tế, phát - triển nông nghiệp, bảo vệ rừng , trồng rừng Thực giao đất , cho thuê đất, thu hồi đất cá nhân hộ gia đình, giải - tranh chấp đất đai, tra đất đai theo quy định pháp luật Xét duyệt quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất đai UBND xã, thị trấn Xây dựng quy hoạch thủy lợi, tổ chức bảo vệ đê điều, công trình thủy lợi vừa nhỏ, quản lý mạng lưới thủy nông địa bàn theo quy định pháp luật • Trong lĩnh vực công nghiệp, thủ công nghiệp: - Phối hợp với UBND tỉnh việc xây dựng quy hoạch, kế hoạch phát triển công -7- - nghiệp, tiểu thủ công nghiệp địa bàn huyện Xây dựng ,phát triển sở công nghiệp ,tiểu thủ công nghiệp,dịch vụ xã, - thị trấn Tổ chức, thực xây dựng phát triển làng nghề truyền thống • Trong lĩnh vực xây dựng, giao thông vận tải: - Quản lý, khai thác sử dụng công trình giao thông kết cấu hạ tầng sở theo - phân cấp Quản lý việc xây dựng, cấp giấy phép xây dựng kiểm tra việc thực hiên pháp luật - xây dựng Quản lý việc khai thác, sản xuất, kinh doanh vật liệu xây dựng • Trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ du lịch: - Xây dựng, phát triển mạng lưới thương mại, dịch vụ, du lịch Kiểm tra việc thực quy tắc an toàn vệ sinh Kiểm tra việc chấp hành quy định nhà nước hoạt động thương mại, dịch vụ, du lịch địa bàn • Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, văn hóa, xã hội, thông tin thể thao: - Xây dựng chương trình, đề án phát triển văn hóa, giáo dục Tổ chức kiểm tra việc thực quy định pháp luật phổ cập giáo dục Quản lý công trình công cộng phân cấp, hướng dẫn phong trào văn - hóa Thực kế hoạch nghiệp y tế Kiểm tra việc chấp hành luật hoạt động sở hành nghề y Tổ chức đạo dạy nghề, giải việc làm cho người lao động • Trong lĩnh vực khoa học, công nghệ, tài nguyên môi trường: - Thực áp dụng tiến khoa học công nghệ Tổ chức thực bảo vệ tài nguyên môi trường Tổ chức thực quy định pháp luật tiêu chuẩn đo lường chất lượng sản phẩm • Trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh: - Tổ chức phong trào quần chúng tham gia xây dựng lực lượng vũ trang quốc - phòng toàn dân Tổ chức đăng ký, khám tuyển nghĩa vụ quân Kiểm tra việc thực quy định pháp luật quản lý hộ khẩu, tạm trú, tạm - vắng Chỉ đạo kiểm tra việc thực sách dân tộc tôn giáo, tín ngưỡng • Trong việc thi hành pháp luật: -8- • - Chỉ đạo, tổ chức công tác tuyên truyền, giáo dục pháp luật Chỉ đạo việc công tác hộ tịch địa bàn Tổ chức giải kịp thời khiếu nại tố cáo, kiến nghị công dân Trong việc xây dựng quyền quản lý địa giới hành Tổ chức thực việc bầu cử đại biểu Quốc hội, đại biểu Hội đồng nhân dân theo quy định pháp luật Quản lý công tác tổ chức, biên chế, lao động, tiền lương theo phân cấp - UBND cấp Quản lý hồ sơ, mốc, giới, đồ địa giới hành huyện 1.1.3 Cơ cấu tổ chức -UBND huyện gồm Chủ tịch, phó chủ tịch ủy viên -Cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện Chợ Đồn gồm có 15 phòng ban, đơn vị trực thuộc bao gồm: Phòng Nội Vụ Phòng Lao động –Thương binh Văn phòng HĐND & UBND xã hội Phòng kinh tế hạ tầng Phòng tài nguyên- môi trường Phòng kế Tài chính- kế hoạch Phòng Tư Pháp Phòng văn hóa thông tin Phòng y tế Đài truyền truyền hình Phòng Giaó dục Phòng nông nghiệp phát triển nông Ban quản lý dự án thôn Phòng tra Phòng dân tộc Sơ đồ cấu tổ chức Ủy ban Nhân dân huyện Chợ Đồn (xem phụ lục số 1) -9- 1.2 CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA PHÒNG NỘI VỤ HUYỆN CHỢ ĐỒN • Khái quát Phòng Nội Vụ huyện Chợ Đồn, tỉnh Bắc kạn Tên quan: Phòng Nội vụ huyện Chợ Đồn Địa chỉ: tổ thị trấn Bằng Lũng, huyện Chợ Đồn, tỉnh Bắc Kạn Sđt: 02813844138 • Căn Quyết định số 01/2015/QĐ-UBND ngày 06 tháng 10 năm 2015 UBND huyện Chợ Đồn việc quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn tổ chức phòng Nội vụ huyện Chợ Đồn (Theo Điều Chức năng, nhiệm vụ, quyền tổ chức phòng Nội vụ huyện Chợ Đồn) 1.2.1 Chức - Phòng Nội vụ quan chuyên môn thuộc UBND huyện có chức tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân huyện quản lý nhà nước về: Tổ chức máy; vị trí việc làm;biên chế công chức cấu ngạch công chức quan, tổ chức hành nhà nước; vị trí việc làm, cấu viên chức theo chức danh nghề nghiệp số lượng người làm việc đơn vị nghiệp công lập; tiền lương cán bộ, công chức, viên chức, lao động hợp đồng quan, tổ chức hành chính; quyền địa phương; địa giới hành chính; cán ,công chức, viên chức; công chức cấp xã; hội, tổ chức phi phủ; văn thư, lưu trữ nhà nước; tôn giáo; thi đuakhen thưởng; công tác niên - Phòng Nội vụ chấp hành lãnh đạo,quản lý tổ chức, vị trí việc làm,biên chế công chức, cấu ngạch công chức công tác Ủy ban nhân dân huyện, đồng thời chấp hành đạo, kiểm tra hướng dẫn chuyên môn, nghiệp vụ Sở Nội vụ 1.2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn - Trình Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân dân Huyện việc ban hành Quyết định, Chỉ thị; quy hoạch, kế hoạch dài hạn, năm năm hàng năm; chương trình, biện pháp tổ chức thực nhiệm vụ cải cách hành nhà nước thuộc lĩnh vực quản lí nhà nước giao - Tổ chức thực văn pháp luật, quy hoạch, kế hoạch sau phê duyệt; thông tin, tuyên truyền, phố biến, giáo dục theo dõi thi hành pháp luật -10- Phụ lục số Mẫu bìa hồ sơ ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN CHỢ ĐỒN …………………………………… …………………………………… Ký hiệu thông tin:… HỒ SƠ ……………………………………………… …………………………………………… ……………………………………………… Từ ngày… /… /20…đến ngày… /… /20… Gồm:…… tờ Phông số:… Thời hạn bảo quản Mục lục:… Hồ sơ gồm:… Phụ lục số 10 Mẫu mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu MỤC LỤC HỒ SƠ, TÀI LIỆU NỘP LƯU stt Số ký Ngày hiệu tháng Tên Tác gọi giả trích yều Bản Bản Trang số Ghi Phụ lục số 11 Mẫu tờ chứng từ kết thúc CHỨNG TỪ KẾT THÚC Trong đơn vị bảo quản có:………trang tài liệu, đánh số từ…đến… Có trang trùng số……… Không có trang số……… Mục lục tài liệu văn kiện có……trang Chất lượng tài liệu ……… Ngày…tháng…năm Người lập hồ sơ Ký Họ tên Phụ Lục số 12 Trang thiết bị Phòng nội vụ huyện Chợ Đồn Giá đựng tài liệu Gía đựng hồ sơ Tủ đựng hồ sơ Máy photo tài liệu Máy tính, máy in Phòng tiếp dân Điện thoại