MỤC LỤC
Được ghi đúng tên mà cơ quan đóng trụ sở tại đó, đúng thể thức và cỡ chữ vị trí trình bày theo quy định.Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản được trình bày trên cùng một dòng với số, ký hiệu văn bản,bằng chữ in thường cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ nghiêng; các chữ cái đầu của địa danh phải viết hoa; sau địa danh có dấu phẩy; địa danh và ngày, tháng, năm được đặt canh giữa dưới Quốc hiệu theo thông tư 01. Về việc đóng dấu vẫn còn chưa được đúng theo quy định, một số văn bản vẫn đóng trùm lên hết chữ ký của người có thẩm quyền, một số văn bản đóng dấu của cơ quan khụng rừ cỏc chi tiết trờn con dấu( mờ), con dấu cũn bị lệch.
Sau khi đã thu thập và xử lý thông tin thì việc tiếp theo là phân tích đánh giá để lựa chọn những thông tin phù hợp, chính xác, có giá trị đưa vào văn bản. Viết bản thảo là làm cho những ý chính trong đề cương lần lượt được thể hiện trong các câu văn , đoạn văn và tạo thành mối liên kết chặt chẽ và lô gic với nhau.
Và thông thường đề cương được xây dựng khi soạn thảo những văn bản quan trọng hoặc có nội dung đề cập nhiều vấn đề sự việc như : Kế hoạch, báo cáo,…. Trong quá trình soạn thảo và ban hành văn bản không tránh khỏi tình trạng văn bản ghi thiếu hoặc sai ngày, tháng, năm hay ghi sai số, kí hiệu của văn bản.
Phòng Nội vụ là cơ quan quản lý thuộc UBND Huyện, nên công tác soạn thảo và ban hành văn bản phải theo yêu cầu chặt chẽ, chính xác và khoa học, dựa vào tình hình thực tế, mục đích, chức năng, nhiệm vụ để ban hành văn bản. Vì đây là hai loại văn bản quản lý chủ yếu của Phòng Nội vụ để giải quyết các công việc như dùng để quy định, quyết đinh, các chủ trương chính sách tham mưu cho UBND huyện; khen thưởng, kỷ luật, bổ nhiệm, nâng lương đối với văn bản Quyết định. Khi đóng dấu lên chữ ký thì dấu đóng trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái, Việc đóng dấu giáp lai trên phụ lục kèm theo được thực hiện theo quy định, Dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy.
Sau khi các văn bản được đóng dấu cơ quan các văn bản được cho vào bì của phòng Nội Vụ dán bì điền các thông tin trên bì, dán tem chuyển đến bưu điện để chuyển phát ngay trong ngày văn bản đó được ký, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo.
Rồi ghi rừ vào sổ đến người nhận, phụ tụ copy nhõn bản số lượng theo yờu cầu, chuyển giao văn bản đến nơi người nhận theo mục chuyển và cho người nhận ký vào phần ký nhận của sổ đăng ký công văn đến. Thực tế ở phòng Nội Vụ bộ phận văn thư lập sổ quản lý văn bản đến cú thờm cột “ngày xử lý” để dễ dàng trong việc theo dừi và giải quyết văn bản đến. Hàng ngày cán bộ văn thư còn tiếp nhận một số văn bản đến, bên ngoài phong bì có đóng dấu chữ “C” in hoa thì đó là những văn bản mật thì không được bóc bì mà chuyển ngay đến trưởng phòng giải quyết.
Các thủ tục tiếp nhận, đăng kí được cán bộ văn thư thực hiện theo qui định chung, đăng ký bằng sổ đăng kí văn bản đến giúp cho việc đăng kí và tìm kiếm văn bản trở nên thuận tiện, các sai sót nhanh chóng được phát hiện và giải quyết.
- Khi nét dấu bị mòn hoặc biến dạng, văn thư phải báo cáo người có tráchnhiệmlàmthủtụcđổicondấu.Trườnghợpcondấubịmấtphảitiếnhành lập biên bản, báo cáo lãnh đạo báo ngay cho cơ quan công an nơi gần nhất và cơ quan công an đã cấp giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu, đồng thời thông báo huỷ bỏ ngay con dấubị mất; Khi cơ quan có quyết định chia, tách hoặc sáp nhập phải nộp con dấu cũvàlàmthủtụcxinkhắccondấumới. Cơ quan, tổ chức chỉ được sử dụng con dấu khi đã có quy định về việc được phép sử dụng con dấu trong văn bản quy phạm pháp luật hoặc quyết định của cơ quan có thẩm quyền và phải đăng ký mẫu con dấu, thông báo mẫu dấu trước khi sử dụng. Con dấu được phân loại vào khay theo từng ngăn với các loại khác nhau để thuận tiện cho việc sử dụng, mỗi khi làm việc đóng dấu xong con dấu được cất ngay để tránh việc bị rơi ảnh hưởng đến con dấu hoặc bị mất…con dấu không được phép mang ra khỏi phòng làm việc của văn thư.
Trước khi đóng dấu cán bộ văn thư của phòng Nội Vụ kiểm tra xem văn bản có sai về thể thức, thẩm quyền ký, và những lỗi về chính tả, nếu phát hiện ra sai sót nhân viên văn thư báo lại cho chuyên viên, cán bộ soạn thảo sửa lại rồi mới đóng dấu.Việc quản lý và sử dụng con dấu cũng như việc bảo quản con dấu đúng theo quy định của nhà nước.
Khi giao dịch trực tiếp, hoặc bằng văn bản hành chính hoặc qua các phương tiện thông tin (điện thoại, thư tín, qua mạng,…) phải đảm bảo thông tin trao đổi đúng nội dung công việc mà cơ quan, đơn vị, tổ chức và công dân cần hướng dẫn trả lời. Trưởng phòng nắm bắt kịp thời tâm lí của công chức, nhân viên của mình để có cách thức điều hành phù hợp nhằm phát huy khả năng, kinh nghiệm, tính sáng tạo, chủ động trong việc thực hiện nhiệm vụ, công vụ của công chức, lao động; phát huy dân chủ, tạo điều kiện trong học tập và phát huy sáng kiến của công chức, lao động;. - Công chức, nhân viên tôn trọng địa vị của người lãnh đạo, phục tùng và chấp hành nhiệm vụ được giao đồng thời phát huy tinh thần tự chủ, dám chịu trách nhiệm; có trách nhiệm đóng góp ý kiến trong hoạt động, điều hành của cơ quan, đơn vị mình đảm bảo cho hoạt động nhiệm vụ, công vụ đạt hiệu quả.
- Trong quan hệ đồng nghiệp công chức, nhân viên phải chân thành, nhiệt tình bảo đảm sự đoàn kết; phối hợp và góp ý trong quá trình thực hiện nhiệm vụ, công vụ để công việc được giải quyết nhanh và hiệu quả.
Trong giao tiếp tại công sở và với công dân, công chức, nhân viên có thái độ lịch sự, hòa nhã, văn minh. Tuy phòng chưa có Quyết định riêng quy định về quy tắc ứng xử của cán bộ công chức riêng nhưngcác cán bộ, chuyên viên của phòng đều thực hiện tốt các nội quy, quy chế của cơ quan, các quy định về nguyên tắc ứng xử của cán bộ công chức của nhà nước do pháp luật quy định tham gia nhiệt tình các hoạt động văn hóa, thể thao, tình nguyện do cơ quan tổ chức. Công tác hành chính văn phòng luôn được thực hiện theo đúng quy định của pháp luật và của cơ quan đề ra.
Những công việc thuộc chức năng nhiệm vụ được giải quyết nhanh chóng, chính xác, hiệu quả.
Tuy nhiên, việc quản lí và sử dụng các thiết bị văn phòng vẫn được diễn ra thường xuyên do chuyên viên chuyên trách trực tiếp đảm nhận, trách nhiệm cụ thể được quy định tại văn bản phân công nhiệm vụ đối với cán bộ, công chức phòng nội vụ ban hành năm 2016. - Thực hiện việc niêm yết, công khai tại cơ quan và trên phương tiện thông tin và website của sở về các thủ tục hành chính theo qui định; cung cấp thông tin cho website của phòng và ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác của phòng. Cơ quan đã sử dụng phần mềm trong công tác văn phòng là phần mềm Microsoft Ofice gồm: Microsoft Word – một phần mềm soạn thảo văn bản rất phổ biến ở các cơ quan , tổ chức và phần mềm Microsoft Ecxel - là chương trình xử lý bảng tính nằm trong bộ Microsoft Office của hãng phần mềm Microsoft., bảng tính của Excel cũng bao gồm nhiều ô được tạo bởi các dòng và cột, việc nhập dữ liệu và lập công thức tính toán Excel có nhiều tính năng ưu việt và có giao diện rất thân thiện với người dùng.
Nhìn chung trang thiết bị phục vụ công tác văn phòng của phòng Nội Vụ huyện chợ Đồn được trang bị khá đầy đủ phục vụ đắc lực cho hoạt động giải quyết và quản lý văn bản và ban hành các văn bản.Nhưng cơ sở vật chất còn thiếu thốn, diện tích phòng ban còn chật hẹp khó khăn trong quá trình làm vệc.