Kỹ năng mềm

PGS, TSKH Bùi Loan Thùy PGS, TS Phạm Đình Nghiệm Kỹ mềm TP HCM, năm 2010 LỜI NÓI ĐẦU Kỹ mềm thuật ngữ dùng để kỹ thuộc tính cách người, không mang tính chuyên môn, sờ nắm Đây khái niệm rộng Kỹ mềm bao hàm nhiều kỹ kỹ làm việc nhóm, kỹ tư sáng tạo, kỹ tư phản biện, kỹ giao tiếp, kỹ thuyết trình, kỹ giải vấn đề, kỹ quản lý thời gian, tổ chức công việc v.v… Kết nghiên cứu Viện Nghiên cứu giáo dục Việt Nam công bố báo Sài gòn giải phóng ngày 14/12/2009 cho thấy: 100 sinh viên tốt nghiệp có 83 trường hợp bị đánh giá thiếu kỹ mềm, 37 sinh viên không tìm việc làm thích hợp nguyên nhân thiếu kỹ mềm Theo Bộ Lao động - Thương binh - Xã hội, 2000 hồ sơ xin việc có 40 hồ sơ đạt yêu cầu chuyên môn kỹ mà doanh nghiệp cần Đây số báo động đỏ khiếm khuyết giáo dục đại học Việt Nam Giáo trình “Kỹ mềm”được biên soạn nhằm góp phần khắc phục hạn chế sinh viên Việt Nam thiếu kỹ thực hành xã hội Do bị giới hạn thời lượng chương trình học nên lựa chọn kỹ sinh viên cần phải đặc biệt trọng trau dồi rèn luyện trình học đại học để trình bày giáo trình Đó kỹ làm việc nhóm, kỹ tư phản biện, kỹ phát giải vấn đề khoa học, kỹ thuyết trình Nội dung giáo trình bao gồm chương: Chương Khái quát kỹ mềm: chương làm rõ khái niệm kỹ kỹ mềm, đưa sở khoa học việc huấn luyện kỹ năng, loại kỹ tầm quan trọng kỹ mềm sống nghiệp sinh viên Chương Kỹ làm việc nhóm: trình bày vấn đề chung nhóm, chất, vai trò nhóm, cách thức tổ chức nhóm làm việc hiệu quả, khó khăn thường gặp làm việc nhóm cách nâng cao hiệu làm việc nhóm, cách giải xung đột thành viên nhóm Chương Kỹ tư phản biện: trình bày chất, yêu cầu tư phản biện, tinh thần phản biện, cách thức lập luận hợp logic, cách chống ngụy biện, cách xem xét vấn đề cách khách quan, toàn diện Chương Kỹ phát vấn đề đặt vấn đề cách xác: đề cập cách thức phát vấn đề, đặt vấn đề khoa học cách xác, cách thức đặt tên hay cho vấn đề Chương Các kỹ giải vấn đề: trình bày cách đặt giả thuyết cho vấn đề, phương pháp tiếp cận giải vấn đề, cách thức chứng minh giả thuyết, kỹ lọc thông tin cốt lõi đọc tài liệu tham khảo, kỹ vấn để thu thập thông tin, kỹ quan sát để thu thập thông tin, kỹ phân tích tổng hợp vấn đề Chương Kỹ thuyết trình: trình bày ba giai đoạn kỹ thuyết trình trước công chúng: chuẩn bị thuyết trình, thuyết trình hậu thuyết trình Trong chương có mục tiêu nghiên cứu, cuối chương có câu hỏi, tập thực hành tài liệu tham khảo để giúp sinh viên tự trả lời chuẩn bị thuyết trình, thảo luận, thực hành Các chương 1, 4, PGS, TSKH Bùi Loan Thùy biên soạn, chương 2, 3, PGS, TS Phạm Đình Nghiệm biên soạn Những kỹ thực hành xã hội định lớn đến thành công nghiệp tương lai sinh viên sau tốt nghiệp Chính vậy, hy vọng rằng, giáo trình Kỹ mềm cung cấp kiến thức bổ ích cho sinh viên kỹ mềm thiếu sống nói chung nghiên cứu khoa học nói riêng, giúp họ dễ dàng việc phát vấn đề, đặt vấn đề, giải vấn đề, trình bày vấn đề học tập, nghiên cứu, tham gia hoạt động xã hội, hoạt động ngoại khóa có kỹ tư tốt, kỹ làm việc nhóm hiệu theo yêu cầu nhà tuyển dụng Việc nắm vững kiến thức, thực hành tốt kỹ mềm hỗ trợ sinh viên khả làm chủ sống, hiểu thân nhu cầu xã hội, tạo cầu nối rút ngắn khoảng cách việc học tập trường đại học thực tế công việc đời, giúp cho việc chuyển tiếp dễ dàng, nhanh chóng Sinh viên biết cách thích nghi với xã hội, chọn lựa cách ứng xử cá nhân phù hợp cộng đồng Do khái niệm kỹ mềm rộng, khuôn khổ giáo trình chứa đựng đầy đủ hết, khiếm khuyết tránh khỏi nội dung hình thức Chúng mong nhận góp ý, phê bình giảng viên bạn sinh viên để sửa chữa, bổ sung lần xuất sau Xin chân thành cảm ơn ý kiến đóng góp quý báu Ý kiến đóng góp xin gửi địa email: thuybl@uef.edu.vn Nhóm biên soạn Chương KHÁI QUÁT VỀ KỸ NĂNG MỀM Mục đích nghiên cứu: - Nắm vững khái niệm kỹ kỹ mềm Nhận biết sở khoa học việc huấn luyện kỹ Phân biệt rõ ràng loại kỹ Giải thích tầm quan trọng kỹ mềm sống nghiệp 1.1 Khái niệm kỹ Kỹ tiếng Anh skill, tiếng Pháp capacité Cho đến có nhiều quan niệm khác kỹ - “Kỹ khả vận dụng kiến thức thu nhận lĩnh vực vào thực tế”1 - “Kỹ dấu hiệu chung bao quát sẵn sàng đạt thành tích với trình độ cường độ phù hợp thời điểm định điều kiện định sẵn sàng học kiến thức hành động cần thiết cho việc đạt thành tích Mức độ đạt thành tích có sở giáo dục luyện tập, yếu tố bẩm sinh, tố chất không phụ thuộc vào kinh nghiệm Như kỹ hiểu sẵn sàng học tập đạt thành tích cần dẫn tới việc giải vấn đề thông qua lao động có suy nghĩ”2 - “Kỹ năng lực vận dụng có kết tri thức phương thức hành động chủ thể lĩnh hội để thực nhiệm vụ tương ứng”3 - “Kỹ hoạt động quan sát phản ứng mà người thực nhằm đạt mục đích; Kỹ khả thực công việc cách có hiệu sở tính đến điều kiện thời gian định, dựa vào tri thức kỹ xảo có”4 Các quan niệm khác có điểm chung: kỹ khả vận dụng kiến thức vào việc giải vấn đề thực tế Ở mức độ kỹ người hoàn thành công việc với thao tác định, thực cách thục chưa thục tùy thuộc vào tập trung ý người 1.2 Cơ sở khoa học việc huấn luyện kỹ Tại trường học, với môn học mang tính thực hành, học sinh, sinh viên đảm bảo thực hành tốt sở trang bị hiểu biết lý thuyết kỹ thực hành Khi bỏ công sức để học tập lĩnh vực người thường có động khác nhau, có người học đơn giản để “biết”, để tự nâng cao trình độ cho mình, có người học hứng thú, say mê lĩnh vực đó, có người học để vận dụng vào giải vấn đề thực tế… Đối với người học để vận dụng vào giải vấn đề thực tế, kiến thức, bắt buộc phải huấn luyện kỹ Từ điển tiếng Việt Viện ngôn ngữ học Đà nẵng.: NXB Đà Nẵng, 1998.- Tr 501 Nguyễn Tiến Đạt Khái niệm kỹ khái niệm kỹ xảo đào tạo kỹ thuật nghề nghiệp//Tạp chí phát triển giáo dục Số 6/2004.- Tr.18-20 Mai Hữu Khuê Kỹ giao tiếp hành chính/Kết nghiên cứu khoa học H.: Học viện hành quốc gia,1997.- Tr 21 http://baigiang.violet.vn Việc huấn luyện kỹ đào tạo người có sở khoa học nghiên cứu khoa học tâm lý Nhà tâm lý học người Mỹ Benjamin Bloom nhà tâm lý học người Anh Dave đề cập đến mục đích học tập ba lĩnh vực mục đích học tập với mức độ cao thấp khác nhau: - Lĩnh vực nhận thức: mục đích học tập liên quan đến kiến thức - Lĩnh vực cảm xúc: mục đích học tập liên quan đến hứng thú, thái độ giá trị - Lĩnh vực tâm vận: mục đích học tập liên quan đến kỹ thực hành Lĩnh vực tâm vận liên quan đến kỹ thao tác chân tay dùng đến bắp đáp ứng vận động đòi hỏi có phối hợp bắp hệ thần kinh, bao gồm mức độ sau: - Bắt chước: làm theo hành động quan sát thiếu phối hợp bắp hệ thần kinh; - Thao tác: làm theo hành động quan sát thường theo dẫn, thể số phối hợp bắp hệ thần kinh; - Làm chuẩn xác: thực hành động thể lực với chuẩn xác nghĩa làm đúng, cân đối xác chưa nhanh; - Liên kết: thực thành thạo hành động thể lực có phối hợp loạt hành động khác nghĩa làm đúng, cân đối xác, nhanh, thạo; - Tự nhiên hóa: biến hành động thể lực thành công việc thường làm để mở rộng làm cho trở thành đáp ứng tự động, không gò bó cuối thành đáp ứng thuộc tiềm thức hay năng, nghĩa trở thành thói quen nên làm nhanh, đúng, chuẩn xác Cách thức dạy kỹ tâm vận cung cấp kiến thức cần thiết liên quan tới việc thực kỹ Sinh viên thực hành tập quy trình thực kỹ với tập trình bày giải vấn đề để áp dụng kỹ học Nội dung dạy kỹ tâm vận bao gồm: - Bối cảnh điều kiện thực kỹ - Quy trình bước thực kỹ - Tín hiệu dấu hiệu cho biết cần thực kỹ - Tiêu chí tiêu chuẩn thực bước toàn kỹ - Những vấn đề an toàn lao động an toàn kỹ thuật thực kỹ - Các lỗi thường gặp biện pháp khắc phục - Những phẩm chất cần có thực kỹ 1.3 Các loại kỹ Muốn thích nghi nhanh với sống, trở thành người có lực, ứng xử cách văn hóa làm việc có hiệu quả, đạt nhiều thành tích cao, người cần học tập rèn luyện nhiều kỹ năng, quan trọng kỹ “cứng” kỹ “mềm” Kỹ “cứng” khả học vấn, kinh nghiệm thành thạo chuyên môn Kỹ “cứng” tích lũy, rèn luyện từ nhóm kỹ trí tuệ, kỹ giao tiếp (nghe, nói, đọc, viết), kỹ tự học,… Ví dụ: - Kỹ nghe khả tiếp nhận “thông điệp” thông qua thính giác hiểu nội dung “thông điệp” qua từ chủ chốt nhất, qua ý - Kỹ nói khả dùng âm ngôn ngữ để chuyển tải nội dung “thông điệp” đến người nghe có tín hiệu âm - ngôn ngữ hoạt động giao tiếp Kỹ nói đòi hỏi khả phản ứng tức thời dựa vốn kiến thức, có tác động tích cực đến người nghe, gây biến đổi tâm lý, nhận thức, tình cảm nhanh - Kỹ đọc khả vận dụng khả thị giác đồng thời phát âm - ngôn ngữ tương ứng với từ, ngữ, câu có văn - Kỹ viết khả lựa chọn từ ngữ, khuôn mẫu ngữ pháp, dùng từ, đặt câu để biểu đạt đúng, xác nội dung “thông điệp” theo mục đích định Cả kỹ hình thành sở hiểu nội dung thông điệp - Kỹ tự học khả biết cách tự tìm kiếm kiến thức cần thiết, tự phát vấn đề giải vấn đề đặt ra, biết ứng dụng kiến thức học vào giải tình cụ thể - Kỹ trí tuệ khả tư sáng tạo, khả suy luận, khả diễn đạt trình bày kiến thức, kinh nghiệm Bên cạnh kỹ “cứng”, kỹ “mềm” nhân tố quan trọng thành công sống nghề nghiệp Kỹ mềm khái niệm rộng Đây kỹ thuộc tính cách người, không mang tính chuyên môn, sờ nắm Ví dụ: tận tâm, dễ chịu, tính lạc quan, khả hài hước, khả giao tiếp hiệu quả, khả ứng xử trước lời phê bình… Kỹ mềm khả năng, cách thức tiếp cận phản ứng với môi trường xung quanh, không phụ thuộc vào trình độ chuyên môn Có thể ví dụ số kỹ mềm quan trọng như: - Kỹ hợp tác: khả hòa đồng với tập thể, sẵn sàng hợp tác công việc, chủ động dàn xếp xung đột xuất tập thể, khả xoay chuyển tình căng thẳng thành tình bớt căng thẳng dễ chịu - Kỹ làm việc nhóm: khả biết cách chung sức người khác hoàn thành công việc, phối hợp hành động nhằm mục đích chung Biết cách xây dựng mục tiêu hoạt động nhóm, xây dựng phát triển tinh thần nhóm, giải xung đột nhóm, lãnh đạo nhóm Kết hợp với để phát huy mạnh khắc phục điểm yếu người, tạo thành sức mạnh tập thể - Kỹ đồng cảm: khả biết cách quan tâm, trân trọng tình cảm, ý kiến người khác, biết cách lắng nghe, chia sẻ tâm tư, tình cảm với họ - Kỹ kiềm chế, tự kiểm soát thân: khả biết cách kiềm chế tình xung đột, kiềm chế xúc cảm mình, không để người khác chi phối, tự làm chủ tình cảm, xúc cảm Các kỹ cứng kỹ mềm kết hợp với giúp người kỹ sống có hiệu bí thành công nhiều người thành đạt Đó lực người, giúp họ lựa chọn phương án tối ưu để giải nhu cầu thách thức sống cách có hiệu nhất, tự tin vào thân không kiêu ngạo, không nản chí trước thất bại, không đầu hàng trước khó khăn, thử thách 1.4 Tầm quan trọng kỹ mềm sống nghiệp Theo Tổ chức Y tế giới WHO, lực tâm lý xã hội khả ứng phó cách có hiệu với yêu cầu thách thức sống Đó khả cá nhân để trì trạng thái khoẻ mạnh mặt tinh thần, biểu qua hành vi phù hợp tích cực tương tác với người khác, với văn hóa môi trường xung quanh Năng lực tâm lý xã hội có vai trò quan trọng việc phát huy sức khoẻ theo nghĩa rộng mặt thể chất, tinh thần xã hội Kỹ sống khả thể hiện, thực thi lực tâm lý xã hội Theo Quỹ Nhi đồng Liên hợp quốc UNICEF, kỹ sống khả chuyển đổi kiến thức (phải làm gì) thái độ (ta nghĩ gì, cảm xúc nào, hay tin tưởng vào giá trị nào) thành hành động (làm làm nào) Muốn thành công công việc sống, người cần trang bị kiến thức nhiều kỹ Khi đánh giá lực người lao động, người sử dụng lao động thường vào tiêu chí liên quan đến kiến thức, kỹ thái độ công việc Ở nước ngoài, ví dụ Úc, kỹ hành nghề (employability skills) quan niệm kỹ cần thiết không để có việc làm mà để tiến tổ chức thông qua việc phát huy tiềm cá nhân đóng góp vào định hướng chiến lược tổ chức Các kỹ bao gồm kỹ giao tiếp, kỹ làm việc đồng đội, kỹ giải vấn đề, kỹ sáng tạo mạo hiểm, kỹ lập kế hoạch tổ chức công việc, kỹ quản lý thân, kỹ học tập, kỹ công nghệ Tại Canada, vào năm 2000 tổ chức Conference Board of Canada chuyên nghiên cứu phân tích xu hướng kinh tế đưa danh sách kỹ hành nghề cho kỷ XXI bao gồm kỹ giao tiếp, kỹ giải vấn đề, kỹ tư hành vi tích cực, kỹ thích ứng, kỹ làm việc với người, kỹ nghiên cứu khoa học, công nghệ toán Kỷ nguyên thông tin tri thức đòi hỏi thành viên xã hội phải tự học suốt đời, trau dồi khả tư độc lập thích ứng nhanh với biến động thường xuyên, đa dạng, phức tạp xã hội Muốn làm điều cần phải học tập rèn luyện kỹ mềm để trở thành người vừa có lực chuyên môn vừa có kỹ tốt Đối với sinh viên, trang bị kỹ mềm môi trường học tập sinh viên tham gia chủ động, tích cực hoạt động xã hội, biết cách tổ chức chuyên nghiệp sáng tạo hoạt động ngoại khóa, có kết học tập môn học tốt hơn, biết cách thiết lập mối quan hệ thân thiện với đối tượng, có nhiều hội nghề nghiệp chắn giải vấn đề phát sinh sống hiệu Những người sử dụng lao động coi trọng kỹ mềm nhân tố đánh giá người hiệu bên cạnh kỹ cứng Người có kỹ mềm dẫn dắt người khác theo hướng để đạt mục đích chung Như vậy, kỹ mềm hành trang thiếu sinh viên để phát triển nghề nghiệp tương lai Câu hỏi chương 1 Kỹ mềm gì? Liệt kê tên loại kỹ mềm cần thiết sống Tại phải kết hợp kỹ cứng kỹ mềm? Tầm quan trọng kỹ mềm sống nghiệp Tài liệu tham khảo chương 1 Nguyễn Tiến Đạt Khái niệm kỹ khái niệm kỹ xảo đào tạo kỹ thuật nghề nghiệp//Tạp chí phát triển giáo dục Số 6/2004.- Tr.18-20 Mai Hữu Khuê Kỹ giao tiếp hành chính/Kết nghiên cứu khoa học H.: Học viện hành quốc gia,1997.- Tr 21 http://baigiang.violet.vn http://www.kynang.edu.vn http://foreman.nexo.com/kynang Chương KỸ NĂNG LÀM VIỆC NHÓM Mục đích nghiên cứu: - Hiểu chất vai trò nhóm Biết cách tổ chức hoạt động nhóm, có kỹ xác định mục đích, chuẩn mực nhóm Biết cách giải xung đột thành viên nhóm 2.1 Nhóm – Vai trò đặc điểm 2.1.1 Định nghĩa nhóm Nhóm tập hợp người làm việc nhau, có cách tiếp cận công việc có mục đích Chúng ta gặp nhóm khắp nơi, tất lĩnh vực sống Một đội bóng đá chẳng hạn, nhóm Nhóm có nhiều người: huấn luyện viên, bác sĩ, cầu thủ, … Họ làm việc nhau, phối hợp với theo đuổi mục đích chiến thắng trận đấu mà họ tham gia Khi làm việc vậy, họ có cách tiếp cận công việc Chẳng hạn, trận đấu cụ thể họ tuân thủ chiến thuật, sơ đồ chiến thuật không mang lại kết mong muốn đội - số cá nhân đội - chuyển sang thi đấu theo chiến thuật khác Các bác sĩ nhân viên y tế thực ca phẫu thuật xơ vữa động mạch vành tạo thành nhóm Trong số họ có bác sĩ gây mê, có bác sĩ phẫu thuật chính, có bác sĩ phụ mổ, … Trong công việc họ phối hợp với chặt chẽ Họ có mục đích chung giải đoạn động mạch vành bị hẹp xơ vữa, cuối cứu sống bệnh nhân Một ví dụ khác nhóm nhóm sinh viên thực đề tài nghiên cứu khoa học Các sinh viên có mục đích hoàn thành tốt công trình nghiên cứu Họ phối hợp công việc với nhau, phân công làm phần việc, chẳng hạn vấn sâu số người đó, hay thiết kế bảng hỏi tiến hành điều tra, … Họ có cách tiếp cận công việc nhau, thể qua việc thống với kế hoạch làm việc cách phối hợp với thực đề tài Không phải tập hợp người làm việc với nhóm Một vài người bán hàng vài người mua hàng họp bàn thương vụ định nhóm Họ làm công việc – thực thương vụ nói Nhưng mục đích họ khác Mấy người bạn ngồi đánh với nhóm Ở rõ ràng họ “làm việc” Họ có phối hợp theo nghĩa định Nhưng phối hợp phối hợp theo nghĩa nhóm Sự phối hợp thành viên nhóm giúp cho công việc nhóm cho công việc thành viên, phối hợp đánh giúp cho trò chơi tiếp tục, không giúp cho thành viên chơi tốt Ngoài rõ ràng người họ có mục đích riêng, họ mục đích Trong xí nghiệp may người ta thường tổ chức công việc theo dây chuyền Mỗi chuyền có đến 33 công nhân Các công nhân dây chuyền thực công đoạn khác may cổ áo, may tay áo, làm khuy, đơm nút áo, … để có sản phẩm may mặc cuối Các công nhân không tạo thành nhóm Trên thực tế công nhân lo làm công đoạn mình, không quan tâm đến sản phẩm cuối dây chuyền (và họ trả lương theo số lượng sản phẩm mà họ làm được) Ngay số người làm công việc, nhắm đến mục đích chung, người quản lý họ giao công việc kế hoạch làm phần công việc cho người tỉ mỉ, số họ lo làm phần việc mình, không phối hợp với người lại, không giúp đỡ người lại, nhóm 2.1.2 Vai trò nhóm “Một làm chẳng nên non Ba chụm lại thành núi cao” Câu ca dao xưa có giá trị, lại có giá trị Làm việc nhóm trường hợp “chụm cây” lại để nên núi cao Các cá nhân đơn lẻ nói chung chiến thắng thú to lớn sư tử, hổ, báo, hay voi rừng Tuy nhiên nhóm thợ săn thì, - họ dùng dụng cụ thô sơ cha ông dùng từ thời xa xưa - khống chế thú Mỗi người có khả định, số niềm đam mê định, số lĩnh vực quan tâm định Và mà hoàn thành tốt số loại công việc định Không kể người xuất chúng - có khả làm tốt loại công việc Hợp lại, làm việc chung, tương trợ cho công việc, thế, giúp người mặt bổ sung cho nhau, mặt khác, tạo điều kiện cho phát huy sở trường Được nhờ với nhóm, giỏi việc làm việc ấy, cá nhân đơn lẻ làm trọn vẹn công việc phải làm phần việc không giỏi Chẳng hạn người giỏi câu cá cắm trại mình, muốn ăn cá, liền xuống suối câu - việc làm giỏi -, sau phải tự nấu nướng số cá câu để ăn Rất tiếc, nấu nướng lại việc làm dở Kết chẳng hài lòng với cá tươi Trong đó, nhóm với nhau, người giỏi câu câu, người giỏi tìm nấm tìm nấm, người giỏi nấu nướng nấu, kết cuối bữa ăn có chất lượng cao Trong công việc, lúc chuyện diễn dễ dàng Có nhiều gặp khó khăn lớn Nếu làm việc đơn lẻ nhiều ta cảm thấy chán nản, bỏ dở Nếu làm việc nhóm nhóm giải quyết, có người chia sẻ tình cảm, khuyên nhủ, nên ta dễ vượt qua khó khăn Sinh viên Việt Nam, đặc biệt sinh viên ngành kinh tế hiểu đánh giá cao vai trò làm việc nhóm Chẳng hạn, điều tra nhóm sinh viên khoá 48, lớp chất lượng cao Đại học Ngoại thương, sở II, thực vào tháng 11 năm 2009, cho thấy 324 sinh viên trường có đến 90% đánh giá kỹ mềm (trong có kỹ làm việc nhóm) quan trọng quan trọng, có gần 1% trả lời không quan trọng5 Đây điều dễ hiểu, học đại học, sinh viên phải liên tục làm việc nhóm để thực tập, công trình nghiên cứu khoa học Điều tra nhóm sinh viên KT28 khoa Kinh Tế Đại học Quốc gia Thành Phố Hồ Chí Minh, thực vào tháng 12/2009, cho thấy số 190 sinh viên khoa hỏi ý kiến “có đến 60% sinh viên Khoa Kinh Tế-Luật thường xuyên liên tục làm việc nhóm học tập, có chưa tới 10% sinh viên không làm việc nhóm học tập”6 Kỹ mềm sinh viên Thành phố Hồ Chí Minh – thực trạng giải pháp (Tiểu luận môn học Phương pháp nghiên cứu khoa học)/Nguyễn Lê Thảo Nguyên, Chiêm Hoàng Long …và người khác.-TP HCM, 2009.- tr 24 Vấn đề làm việc nhóm sinh viên khoa Kinh tế - Luật (Tiểu luận môn học Phương pháp nghiên cứu khoa học)/ Lê Ngọc Hạnh, Đoàn Quốc Huy người khác….-TP HCM, 2009.- tr.25 2.1.3 Các loại nhóm Ta chia nhóm theo nhiều tiêu chí khác Một tiêu chí thường chọn để phân chia nhóm cách thành lập nhóm Theo tiêu chí ta có nhóm thức nhóm phi thức Nhóm thức nhóm tổ chức đó, chẳng hạn doanh nghiệp, lập để thực công việc mục đích tổ chức Nhóm thức, thường có mục đích trùng với mục đích tổ chức lập Nhóm trưởng nhóm kiểu thường tổ chức lựa chọn từ trước, mà không thành viên nhóm bầu Các thành viên nhóm tổ chức định với định thành lập nhóm, nhóm trưởng lựa chọn Với vị trí thường xác định từ đầu vậy, thành viên nhóm thường không thật bình đẳng với Điền góp phần quy định phương cách làm việc, cách giao tiếp nhóm Nhóm thức thường có độ ổn định cao bền vững Nhóm công ty thương mại lập để tìm cách phát triển thị trường nhóm thức Nhóm nhà giáo nhà khoa học trường đại học lập để nghiên cứu vấn đề đời sống người dân vùng đô thị hoá nhóm thức Nhóm không thức nhóm không tổ chức lập ra, mà số người, với số điểm chung quan điểm sống, niềm đam mê, nghề nghiệp lập để thực công việc đó, để tổ chức hoạt động, kiện Nhóm lập theo kiểu thường tự bầu nhóm trưởng Sự tham gia nhóm thành viên hoàn toàn tự nguyện họ tương đối bình đẳng với Đặc điểm nhóm phi thức giúp cho việc giao tiếp nhóm có nhiều thuận lợi vào thời gian đầu Nhóm loại thiếu ổn định nhóm thức Một số người bạn đam mê robốt họp lại để nghiên cứu chế tạo robot nhóm phi thức Một số người họp với để thực dự án nhóm phi thức Dựa vào cách tồn nhóm thời gian ta chia nhóm thành nhóm thường xuyên nhóm không thường xuyên Nhóm thường xuyên tồn liên tục thời gian, họ giải hết công việc chuyển qua công việc khác Loại nhóm thường ổn định Các thành viên nhóm hiểu biết tốt, quy tắc, chuẩn mực nhóm thành viên hiểu rõ thành thạo việc chấp hành, tuân thủ Nhóm công ty lữ hành thành lập để phát triển tour nhóm thường xuyên Nhóm không thường xuyên thì, tên gọi cho thấy, tồn không liên tục thời gian Nhóm thường giải tán sau thực xong một, số công việc đó, có nhu cầu nhóm tái hợp lại Tính ổn định loại nhóm không cao, thành phần nhóm thay đổi tử đợt qua đợt khác 2.1.4 Các vai trò nhóm Trong nhóm hoạt động có nhiều vai trò khác Mỗi thành viên nhóm có nhiều vai trò Người lãnh đạo Người lãnh đạo nhóm có nhiệm vụ tìm kiếm bổ sung thành viên mới, thay đổi thành viên nhóm, định hướng phát triển nhóm, hướng dẫn giao tiếp nhóm, nâng cao tinh thần làm việc thành viên Người lãnh đạo nhóm phải người hiểu rõ nhiệm vụ, mục đích nhóm, hướng phát triển nhóm Người phải có khả phán đoán lực 10 động tiếp thị doanh số bán Công ty Hale and Hearty Foods Và quý vị biết Công ty Hale and Hearty đối tác phải làm ăn rồi.”43 Một ví dụ khác: “Tóm lại, nhớ có năm cách để cải thiện điểm số bạn Đầu tiên, đến lớp Thứ nhì, ghi chép có hiệu Thứ ba, xem lại ngày Thứ tư, lên kế hoạch cho thời gian bạn Và cuối cùng, ngủ thật đầy đủ trước kì thi.”44 Một số điều lưu ý chuẩn bị nội dung thuyết trình đề tài khoa học Sau thực xong đề tài khoa học, người ta cần phải thuyết trình đề tài trước hội đồng nghiệm thu, hội thảo khoa học Trong trường hợp cần chuẩn bị nội dung thuyết trình (tức nội dung báo cáo) nào? Nội dung thuyết trình khoa học chủ yếu lấy từ phần mở đầu phần kết luận công trình nghiên cứu thực Trong báo cáo cần nêu rõ nội dung sau đây:  Công trình nghiên cứu đề tài nào? Tại lại nghiên cứu đề tài đó? Nếu có giới hạn phạm vi nghiên cứu cần nêu rõ  Phương pháp mà tác giả nghiên cứu gì? Cần trình bày rõ điểm để người nghe có sở xét đoán độ tin cậy kết luận bạn đưa  Đề tài khai thác liệu từ nguồn nào?  Công trình có kết luận nào? Khi trình bày kết luận, nên trình bày vắn tắt bước đến kết luận đó, liệu, tính toán tương ứng  Những kiến nghị, giải pháp cho vấn đề nêu đề tài Thực công trình nghiên cứu khoa học việc lớn, khó khăn Chính thế, báo cáo công trình mình, nhiều tác giả có xu hướng đưa nhiều thông tin, sợ người nghe không hiểu hết công trình Thực ra, với khoảng thời gian ngắn (thường 10 phút) dành cho báo cáo (các luận văn thạc sĩ thường dành cho 15 phút, bảo vệ luận án tiến sĩ thường nói 30 phút), tác giả báo cáo chi tiết tất nội dung công trình Vì cần nêu khái quát công trình kết chủ yếu Những nội dung đề cập đáp ứng yêu cầu Lường trước câu hỏi người nghe chuẩn bị câu trả lời Phần chuẩn bị nội dung thuyết trình bao hàm việc chuẩn bị câu trả lời cho câu hỏi khán giả sau thuyết trình Thông thường khán giả đưa câu hỏi cho trường hợp sau đây:  Thứ muốn hiểu rõ phần mà người thuyết trình lướt qua Trả lời câu hỏi loại tương đối đơn giản, cần trình bày kỹ lưỡng hơn, chi tiết phần nội dung tương ứng  Thứ hai loại câu hỏi để mở rộng nội dung nghe Để trả lời loại câu hỏi này, người thuyết trình phải hiểu rõ điều nói Ở đây, nguyên tắc biết mười nói phát huy tác dụng Chín phần chưa dùng thuyết trình giúp trả lời loại câu hỏi Tuy có trường hợp người nghe đặt vấn đề mà người thuyết trình chưa nghiên cứu kỹ Trong trường hợp đó, bạn mạnh dạn thừa nhận bạn chưa giải vấn đề đó, không đánh lạc hướng hay trả lời lan man không câu hỏi 43 44 Efb_toanvan_16 http://www.ketnoisunghiep.vn/ky nang dien dat thuyet trinh 113  Thứ ba người đặt câu hỏi muốn tranh luận nội dung trình bày Việc chuẩn bị kỹ người thuyết trình – nắm ý kiến khác vấn đề, suy nghĩ kỹ lưỡng khả giải vấn đề - giúp trả lời câu hỏi loại Ở cần đặc biệt lưu ý bạn không thiết phải bác bỏ hoàn toàn ý kiến phản biện người khác Một vấn đề có nhiều cách giải khác Có thể bạn nêu số cách giải quyết, người nghe nêu thêm cách giải khác Khi đó, thay phản bác, bạn thừa nhận cách giải khán giả, giải thích rõ không loại bỏ cách giải bạn Văn phong thuyết trình Văn phong thuyết trình phải đơn giản, rõ ràng Đừng cố gắng dùng từ phức tạp, dùng từ đơn giản để trình bày vấn đề dùng Là văn nói, không nên sử dụng câu dài, câu có nhiều thành phần phụ thuyết trình Các câu nên có nhiều hình ảnh, âm để sống động, lôi người nghe Nếu cần nhấn mạnh lặp từ, câu nhiều lần (như câu nói cựu thủ tướng Anh mà dẫn kia) Nên dùng động từ dạng chủ động, hạn chế dùng dạng thụ động Khi thuyết trình, viết, nên dùng từ ngữ xác, dễ hiểu, rõ ràng Để xác, dùng từ số lượng, mức độ, tốc độ,… thay từ ước lượng chất chung chung Ví dụ: Đừng nói Xuất Việt Nam tăng nhanh giai đoạn 2000-2008 Năm 2008 số người làm việc ngành nông nghiệp ngư nghiệp lớn, vượt xa ngành khác Hãy nói Xuất Việt Nam giai đoạn 2000-2008 tăng đến 5.17 lần45 Năm 2008 số người làm việc ngành nông nghiệp ngư nghiệp chiếm đến 38.87% tổng số lao động nước, ngành chiếm nhiểu lao động thứ hai công nghiệp chế biến có 14.04%46 Rất nhiều sinh viên nhận thức 70% sinh viên nhận thức cần thiết cần thiết học kỹ mềm học kỹ mềm Nguồn: Niên giám thống kê (tóm tắt) 2008, tr.138, tr.23 Khi dùng số cần lưu ý tự thân số không cho người nghe biết nhiều, nên thêm, có thể, so sánh với đối tượng khác để làm rõ ý nghĩa số Chẳng hạn, nói: “Năm 2007 tỉ lệ thất nghiệp Việt Nam 4.6%” người nghe chưa hiểu nghĩa số Còn nói thêm rằng: “Con số tương ứng trung bình chung khu vực ASEAN 4.5%” người nghe hiểu rõ Hãy dùng từ dễ hiểu Chẳng hạn, câu “tác giả dùng nhiều biện pháp tu từ làm cho câu văn đọc thú vị” nên thay “tác giả dùng từ láy, lặp từ, so sánh, đối, làm cho câu văn đọc thú vị” Hãy cụ thể Bài thuyết trình thể văn nói, có số khác biệt so với văn viết Văn viết cho phép người ta đọc đọc lại, văn nói nghe lần Đưa thông tin khái quát, 45 46 Tính theo số liệu Niên giám thống kê (tóm tắt) 2008, tr.138 Nguồn: Niên giám thống kê (tóm tắt) 2008, tr.23 114 chung chung người nghe không kịp tưởng tượng điều người nói muốn truyền đạt Vì nên trình bày cụ thể, cần thêm chi tiết Ví dụ: đừng nói “Thành phố phải xây dựng sở hạ tầng cho vùng nông thôn”, nói “Thành phố phải xây dựng đường giao thông nông thôn, đường ống cấp nước, đường điện, trạm y tế, trường học cho vùng nông thôn” Ví dụ khác: Đừng nói: “Nhà trường cần có biện pháp khuyến khích sinh viên nghiên cứu khoa học” Hãy thêm chi tiết vào, nói “Nhà trường cần tuyên truyền lợi ích nghiên cứu khoa học cho sinh viên Mặt khác, nhà trường cần tính điểm rèn luyện cho sinh viên nghiên cứu khoa học, đồng thời hỗ trợ em tìm việc làm sau tốt nghiệp.” Nói chung, thuyết trình đưa vào câu ca dao, tục ngữ, câu thơ hay danh ngôn thuyết trình có sức lôi Chẳng hạn, nói vấn đề trẻ em dễ bị bạn bè xấu lôi kéo vào việc làm sai trái, ta dẫn câu “gần mực đen, gần đèn rạng”; nói vẻ đẹp thành phố dùng câu Kiều “long lanh đáy nước in trời, thành xây khói biếc non phơi bóng vàng”; thuyết trình cần thiết phải học hành, dẫn câu Khổng Tử: “Nhân bất học bất tri lý” Đọc văn thơ, đọc câu danh ngôn, vậy, có ích cho việc thuyết trình Để gợi hứng cho người nghe, ta dùng câu chuyện vui, hài hước Tuy nhiên có điều cần nhớ là: “hài hước muối, dùng phải cẩn thận” Nếu dùng nhiều người thuyết trình trở thành khôi hài Tóm lại người thuyết trình nên luôn “lận lưng” số câu tục ngữ, thơ ca, danh ngôn, câu chuyện hài hước, để sử dụng cần Tuy nhiên, cần lưu ý thuyết trình vấn đề khoa học câu văn, câu thơ, danh ngôn nói lại dùng Khoa học đòi hỏi phải trình bày ngắn gọn, cô đọng, đánh vào tình cảm, mà cần đánh vào lý trí Các câu thơ, tục ngữ,… lạc lõng, không đón chào Diễn đạt liệu số Các liệu số không nên diễn đạt câu văn, vừa dài dòng vừa khó nắm bắt Nên diễn đạt bảng biểu, tốt đồ thị Chẳng hạn, so sánh cách diễn đạt thông tin cấu giá trị sản xuất công nghiệp tính theo giá thực tế phân theo thành phần kinh tế sau để thấy ưu điểm cách biểu diễn đồ thị Cách 1: cấu giá trị sản xuất công nghiệp tính theo giá thực tế phân theo thành phần kinh tế năm từ 2004 đến 2007 sau: Năm 2004 khối nhà nước chiếm 27.4%, khối nhà nước chiếm 28.9%, khối đầu tư nước chiếm 43.7%; Năm 2005 khối nhà nước chiếm 25.1%, khối nhà nước chiếm 31.2%, khối đầu tư nước chiếm 43.7%; Năm 2006 khối nhà nước chiếm 22.4%, khối nhà nước chiếm 33.4%, khối đầu tư nước chiếm 44.2%; Năm 2007 khối nhà nước chiếm 20.0%, khối nhà nước chiếm 35.4%, khối đầu tư nước chiếm 44.6%.47 Cách (dùng bảng số liệu) 47 Theo Niên giám thống kê 2008 (Bản tóm tắt) 115 CƠ CẤU GIÁ TRỊ SẢN XUẤT CÔNG NGHIỆP THEO GIÁ THỰC TẾ PHÂN THEO THÀNH PHẦN KINH TẾ (%) 2004 2005 2006 2007 NHÀ NƯỚC 27.4 25.1 22.4 20 NGOÀI NHÀ NƯỚC 28.9 31.2 33.4 35.4 ĐẦU TƯ NƯỚC NGOÀI 43.7 43.7 44.2 44.6 NĂM THÀNH PHẦN Cách (dùng nhiều đồ thị độc lập) CƠ CẤU GIÁ TRỊ SẢN XUẤT CÔNG NGHIỆP THEO GIÁ THỰC TẾ PHÂN THEO THÀNH PHẦN KINH TẾ (%) 2005 2004 25.1 27.4 43.7 43.7 28.9 31.2 2007 2006 22.4 20 44.2 44.6 33.4 NHÀ NƯỚC 35.4 NGOÀ I NHÀ NƯỚC ĐẦ U TƯ NƯỚC NGOÀ I Cách (Dùng đồ thị chung cho tất số liệu) 116 % CƠ CẤU GIÁ TRỊ SẢN XUẤT CÔNG NGHIỆP THEO GIÁ THỰC TẾ PHÂN THEO THÀNH PHẦN KINH TẾ (%) 50 40 30 20 10 2004 2005 2006 2007 NĂM NHÀ NƯỚC NGOÀI NHÀ NƯỚC ĐẦU TƯ NƯỚC NGOÀI Nguồn: Niên giám thống kê 2008 (bản tóm tắt) So sánh cách trình bày liệu số dẫn đây, dễ dàng nhận thấy dùng đồ thị có tính trực quan cao hẳn, giúp người xem so sánh liệu với qua dễ rút kết luận cần thiết 6.2.5 Chuẩn bị phương tiện, máy móc, địa điểm, … Để buổi thuyết trình thành công, người thuyết trình cần phải nghĩ đến nhiều vấn đề khác Người thuyết trình phải xem xét kỹ phương tiện hỗ trợ, đồ dùng mà cần cho thuyết trình máy tính, máy chiếu, micro, bàn ghế… Người thuyết trình phải thành thạo việc đấu nối máy móc, khởi động máy Nhiều người thiếu kinh nghiệm lúng túng với vấn đề gửi tín hiệu từ máy tính sang máy chiếu để làm hình Điều gây số bất lợi Thứ nói làm cho buổi thuyết trình chậm lại, khiến cho người nghe phải chờ đợi Thứ hai làm cho người thuyết trình thêm lo lắng, bình tĩnh Vì thế, không tự tin thao tác với máy móc nên nhờ người thao tác giúp Nhờ người giúp chạy máy tính, máy chiếu thời gian thuyết trình có ích mặt khác Khi người thuyết trình tự do, thoải mái di chuyển giao tiếp với khán giả Người thuyết trình không cần phải liên tục nhìn lên hình máy tính để biết dừng slide Người tổ chức thuyết trình phải bố trí bàn ghế, người phục vụ, v.v… 6.3 Thực thuyết trình 6.3.1 Vượt qua nỗi sợ Rất nhiều người e ngại, chí sợ hãi phải thuyết trình trước đông người Nỗi sợ làm cho người nói bị lạc giọng (thông thường giọng trở nên cao bình thường), cử tự nhiên, bị líu lưỡi không nói lên lời Sự sợ hãi làm cho người thuyết 117 trình quên nội dung chuẩn bị kỹ, làm cho họ lúng túng, trình bày vấn đề lộn xộn, không theo trình tự định trước Tóm lại, nỗi sợ hãi thuyết trình kẻ thù tệ hại người thuyết trình Để vượt qua nỗi sợ hãi cần làm gì? Sau số cách Phải nhận thức sợ thuyết trình điều bình thường Bạn người đầu tiên, người cuối sợ Phải chuẩn bị thật kỹ trước thuyết trình Chuẩn bị kỹ lưỡng, bạn tự tin đỡ sợ hãi, lo lắng thuyết trình Tập nói trước cử tọa khác trước thực thuyết trình cách vượt qua nỗi sợ tốt Trước hết thuyết trình (sẽ tốt nói trước gương) Sau nói trước bạn bè, người thân Tập quen dần, người tham dự giúp thiếu sót để khắc phục Khi tập thuyết trình cần đặt vào trạng thái giống thuyết trình thật tốt Khi tập cần quan tâm đến nội dung, cách thức nói, cách di chuyển, cách giao tiếp với người nghe Tìm kiếm số thính giả ánh mắt, cử khuyến khích Trong số thính giả thường có người bạn, người thân, thầy cô giáo, người khác mong muốn bạn thuyết trình tốt Ánh mắt, cử họ lúc có tác dụng trấn an người thuyết trình Thở vào thật sâu thở thật chậm Hoặc dừng lại uống vài ngụm nước Trang web nwlink.com đưa hai cách thả lỏng trước buổi thuyết trình để giảm căng thẳng hiệu quả: “- Nằm ngửa sàn nhà, co đầu gối lại thư giãn Nhắm mắt để cảm nhận toàn trọng lượng thể trải lên lưng cổ duỗi Hãy để thể thư giãn đến ngón tay, bàn chân, cánh tay Sau từ từ đứng dậy cố gắng trì trạng thái thư giãn kể đứng lên” ”- Đứng thẳng, hai chân choãi ra, thả lỏng cánh tay ngón tay Khẽ lắc người, bàn tay, cánh tay, vai, thân người chân Sau từ từ xoay vai sang hai bên Khẽ xoay cổ theo chiều kim đồng hồ ngược lại Nằm xuống sàn, co đầu gối lên, thả lỏng toàn thể.” 6.3.2 Cách nói Nói với tốc độ bình thường, không nhanh không chậm Rất nhiều nhóm sinh viên thuyết trình hay tranh luận kiểm soát thời gian không tốt nên phần trình bày trước bị vượt thời gian dự định Cố rút ngắn thời gian cho phần lại, họ nói nhanh Kết tình hình tồi tệ hơn, người nghe không kịp hiểu phần trình bày vội vàng họ Nếu rơi vào trường hợp “cháy bài” bạn bình tĩnh nghĩ cách lược bớt số nội dung không quan trọng phần lại trình bày phần lại với tốc độ vừa phải Nên nói cách sôi nổi, hào hứng (trong phần chọn đề tài ta biết nên chọn đề tài say mê mà thôi) Hai nhóm sinh viên Đại học Hoa sen tranh luận với việc siêu thị liệu có thay chợ nước ta hay không Nhóm bảo vệ quan điểm siêu thị thay chợ đưa nhiều luận điểm sắc bén, với nhiều số chứng minh cho ưu điểm siêu thị từ rút kết luận có sức nặng chứng minh cho quan điểm Lúc người nghe nghĩ nhóm phản biện khó mà thắng Tuy nhiên, thực tế nhóm phản biện thuyết phục người nghe tốt hơn, thắng tranh luận Các luận điểm họ 118 không tỏ sắc bén hơn, ý kiến họ không độc đáo đối phương Nhưng hẳn họ đam mê, niềm hứng khởi thể giọng nói, cử họ Một điều cần tránh lúc thuyết trình người thuyết trình không nói, mà đọc văn có sẵn, đọc dòng chữ hình Nên mang theo viết sẵn để tự tin hơn, để nhìn vào để kiểm soát thời gian thuyết trình tránh xa đề tài say sưa với việc phát triển luận điểm không chuẩn bị trước mà vừa nảy sinh nói Nhưng không nhìn vào văn chuẩn bị sẵn mà đọc Bởi người nghe nhận thấy người thuyết trình chuẩn bị không kỹ Và việc đọc nghe nhàm chán, tình cảm, không chứa đựng đam mê người thuyết trình Cũng đừng đọc điều viết slides Những dòng tự người nghe thuyết trình đọc được, họ chờ nghe thứ khác, nghe diễn giải hình ảnh, từ khoá slides Không nói giọng đều Việc ru người nghe ngủ Cần nói lúc lên giọng lúc xuống giọng, nhanh, chậm rãi Nếu thấy người nghe tập trung, nên nói lớn chút, cao giọng chút Điều giúp làm cho người nghe tập trung trở lại 6.3.3 Cử Khi thuyết trình cần có cử tự nhiên, không cường điệu, giả tạo Cử chỉ, động tác phải phù hợp với nội dung nói Khi nói vấn đề buồn nên tỏ trầm tĩnh, nói vấn đề vui nên có cử sôi nổi, hoạt bát Những người “nói” thể người thành công thuyết trình Người nghe không nghe điều bạn nói, mà quan sát bạn Bạn không nên đứng yên chỗ, dựa vào bục phát biểu, dễ làm người nghe chán Nên lại nói, việc tiến đến gần người nghe làm cho họ ý Khi đứng, đứng vững chắc, chân mở rộng vai Động tác tay nói quan trọng Đừng buông thõng tay nói Cũng đừng đút hai tay vào túi hay bắt tay sau lưng Cũng cần hạn chế động tác khoanh hai tay trước ngực Nên dùng động tác tay để tăng thêm hiệu lời nói gây ấn tượng, làm cho người nghe dễ nhớ Chẳng hạn, chém bàn tay vào không khí để tỏ rõ dứt khoát, giơ nắm đấm lên trước mặt để tỏ rõ tâm, giơ hai tay lên trời để biểu thị thua Hay nói lên xuống thất thường thị trường chứng khoán đưa tay biểu diễn đường lượn sóng nó,… 6.3.4 Giao tiếp với người nghe Trong lúc đọc Tuyên ngôn Độc lập Quảng trường Ba Đình ngày 02/09/1945, Hồ Chủ tịch dừng lại hỏi: “Đồng bào nghe rõ tiếng không?”48 Và câu trả lời: “Có ” tiếng sấm rền vang Với câu hỏi đó, Bác Hồ trở nên gần gũi hẳn với người nghe, tạo nên đồng cảm lớn Nhiều nghiên cứu có 7% thông tin chuyển đến cho người nghe qua nội dung từ ngữ mà bạn nói, 38% nhờ âm (luyến láy, nhanh chậm, lên bổng xuống 48 Câu thường dẫn là: “Tôi nói đồng bào nghe rõ không?” Chúng lấy sửa đổi đồng chí Vũ Kỳ, nguyên thư ký riêng Hồ Chủ tịch, đăng Báo Thể thao Việt Nam, số 103, ngày 31/08/2002 119 trầm…) Vậy phần lớn lại nhờ vào gì? Nhờ vào hình ảnh trực quan (tức ngôn ngữ thể, nét mặt, điệu bộ, cách đi, cách đứng, động tác tay, việc tiếp xúc với khán giả mắt, ) Trong nhiều tranh luận mà nhóm sinh viên thực lớp học, nhóm thua (thu phiếu ủng hộ bạn lớp hơn) lại nhóm lập luận chặt chẽ, nêu nhiều chứng Nhóm thắng nhờ vào để thắng? Mặc dù họ lập luận không nhóm kia, cách thể họ sinh động hơn, để ý đến khán giả, giao tiếp với họ mắt Chẳng hạn thuyết trình, trả lời câu hỏi, họ lại hướng đến khán giả mà hỏi “phải không bạn?” có động tác tương tự khác, làm cho bạn bè lớp thấy tham gia tranh luận họ, không đơn người nghe Trong nhiều sinh viên đứng thuyết trình trước lớp chăm đọc viết chuẩn bị sẵn, đọc lại điều chiếu slide Một nhược điểm lớn thường gặp người thuyết trình kinh nghiệm họ không quan sát người nghe Việc quan sát người nghe giúp người thuyết trình có thông tin phản hồi (từ ánh mắt, điệu người nghe), nhờ điều chỉnh nói Chẳng hạn, nói, bạn thấy nhiều người nghe nhíu trán, có ánh mắt ngơ ngác, nhìn không hiểu,… bạn dừng lại bổ sung thông tin, giải thích cụ thể Trong thuyết trình nên nhìn bao quát khán phòng, không nên nhìn chằm chằm vào một vài người nghe đó, không nhìn lên trần nhà hay nhìn cửa sổ, hay quay lưng lại với người nghe Giao tiếp với người nghe thể qua việc dành thời gian tranh luận với họ trả lời câu hỏi họ Có ý kiến cho nên chia tổng thời gian thuyết trình làm bốn phần Một phần số dành cho dự trữ Một phần để thuyết trình Hai phần lại để trao đổi với người nghe Lượng thời gian cụ thể phần có lẽ cần xác định dựa vào điều kiện thuyết trình cụ thể, ý tưởng chia thời gian thành ba phần lớn: dự trữ, thuyết trình tranh luận, trả lời câu hỏi theo 6.3.5 Thu hút ý Nội dung chuẩn bị tốt, phù hợp với người nghe, cách thuyết trình sinh động, đầy say mê điều thu hút người nghe Thế có số người nghe quay sang nói chuyện, làm việc riêng, không ý đến nội dung thuyết trình Trong trường hợp người thuyết trình phải cố gắng thu hút trở lại ý người nghe Có thể làm điều nhiều cách Có thể thay đổi ngữ điệu, cao giọng, nói to Có thể thay đổi trật tự nội dung trình bày (nhưng lưu ý để không lẫn lộn, đánh logic nói) Có thể kể chêm vào câu chuyện có tính hài hước (nhưng phải liên quan đến nội dung trình bày), đưa vài câu đùa nhẹ nhàng 6.3.6 Thuyết phục người trái quan điểm Một khó thường xảy với người thuyết trình ý kiến ban đầu người nghe khác, chí mâu thuẫn với điều người thuyết trình định nói Bạn chào hàng, khách hàng chọn hàng đối thủ cạnh tranh bạn, tệ hơn, dùng thử hàng bạn có ác cảm với Bạn muốn thuyết trình để người nghe từ bỏ định kiến, thói quen, truyền thống v.v… trường hợp Einstein phải lên phá bỏ thói quen khó phá vỡ nguyên tử! Làm trường hợp này? Canergie nhà giáo tiếng Mỹ Ông thường tổ chức buổi thuyết trình thu hút nhiều nhà quản lý đến nghe Có lần, đến 120 ngày thuyết trình, công việc chuẩn bị xong, giấy mời gửi hết, giám đốc khách sạn nơi buổi thuyết trình dự kiến diễn thông báo tăng mức phí thuê phòng thuyết trình Canergie cho nhân viên đến thuyết phục ông giám đốc nọ, không đạt kết Thế ông tự đến gặp giám đốc khách sạn Sau nói chuyện họ: “Canergie: - Nhận thông báo ngài, ngạc nhiên Nhưng trách ngài Nếu địa vị ngài, có lẽ làm Là giám đốc khách sạn, trách nhiệm ngài sức đem nhiều lợi nhuận cho khách sạn Ngài không thế, chức giám đốc ngài khó mà giữ vững, không nên níu giữ Đúng không nào? Giám đốc: - Đúng Canergie: - Giả sử ngài đòi tăng tiền thuê, tính thử xem, ngài có lợi hay lợi Xin nói mặt lợi trước: Nếu hội trường không cho thuê để giảng bài, mà cho người khác thuê để tổ chức khiêu vũ, ngài thu nhiều tiền Vì thời gian tổ chức hoạt động không dài lắm, họ thuê với giá cao cho lần, nhiều tiền thuê Cho thuê, rõ ràng chịu thiệt Bây ta phân tích mặt không lợi: Trước tiên ngài tăng tiền cho thuê chúng tôi, nhìn lâu dài, giảm bớt thu nhập, thực tế ngài đuổi Tôi không đủ tiền thuê trả cho ngài, tất phải tìm nơi khác Còn điều bất lợi ngài, lớp huấn luyện thu hút ngàn cán quản lý trung cao cấp đến nghe giảng khách sạn ngài, ngài mà nói, cách quảng cáo sống động không tiền ư? Thực tế, ngài bỏ năm nghìn đô-la quảng cáo báo chí, mời nhiều người tới tham quan khách sạn ngài, lớp huấn luyện giúp ngài mời họ đến, lẽ lợi? Giám đốc: - Đúng Nhưng mà … Canergie: - Xin suy nghĩ cho kỹ trả lời sau, không? (Kết giám đốc đồng ý không tăng tiền thuê)”49 Trong câu chuyện thấy thay đổi quan điểm, định người nghe cách hiểu lợi ích họ tiến hành phân tích vấn đề từ quan điểm lợi ích đó, để vạch cho họ thấy họ có lợi nghe theo Khi ta đỡ vật rơi từ cao xuống, chẳng hạn bóng nhỏ, việc đưa tay từ lên, ngược chiều rơi để đón cho kết xấu – bóng nẩy xa Người ta thường để bóng xuống gần tay đưa tay xuống dưới, chiều rơi với nó, chậm chút, bắt bóng Thuyết trình cho người có ý kiến đối lập nên làm theo cách Vào đầu, không nên “tấn công phủ đầu” người nghe, mà nên sánh bước họ đoạn đường, sau tiến hành phân tích cho họ thấy sai, dở quan điểm họ 6.3.7 Các công cụ trợ giúp Trong thời đại ngày nay, trừ trường hợp điều kiện, bình thường người thuyết trình không nói, mà dùng nhiều công cụ hỗ trợ để tăng thêm hiệu thuyết trình Các công cụ hỗ trợ phổ biến video clip chương trình trình chiếu powerpoint, sơ đồ tư Trong phần trình bày việc sử dụng sơ đồ tư chương trình PowerPoint để thuyết trình Sơ đồ tư (Mindmap) Đây công cụ tư Tony Buzan đề xuất Phương tiện giúp phát huy khả hai bán cầu đại não, đồng thời phát huy khả tư trừu tượng, suy luận 49 Những đối thoại tinh tế phương Tây lời bình/ Hồ Vệ Hồng.-H.: NXB Lao Động, 2004, tr.24-25 121 logic, khả tưởng tượng, cảm nhận, trí nhớ hình ảnh Công cụ giúp thuyết trình tốt, thông tin trình bày dạng hình vẽ nên trực quan, sinh động Sơ đồ tư nhiều màu sắc nên hút người nghe, người xem Thêm vào đó, việc dùng từ khoá giúp biểu đạt thông tin ngắn gọn, cô đọng Sơ đồ tư giúp người nghe, người xem nắm bắt dễ dàng chính, ghi nhớ chúng dễ dàng Thực sơ đồ tư sau: Lấy giấy trắng, đặt nằm ngang, vẽ hình vẽ hay biểu tượng thể đề tài vào trung tâm tờ giấy Mỗi nội dung đề tài biểu diễn nhánh hình vẽ trung tâm Các nhánh vẽ màu khác Trên nhánh ghi từ khóa, vẽ biểu tượng hình ảnh tương ứng với nội dung mà biểu đạt Cuối nhánh lớn, bắt đầu vẽ nhánh con, biểu diễn nội dung nhỏ nội dung lớn tương ứng Ưu tiên dùng hình vẽ thay cho từ ngữ để biểu đạt vấn đề Khi vẽ sơ đồ tư cần lưu ý điều sau đây:  Cấu trúc sơ đồ phải rõ ràng, đánh số thứ tự để biết nội dung thuyết trình trước, nội dung sau Các nhánh không lồng vào Nhánh chữ trung tâm vẽ to, đậm, xa trung tâm nhỏ hơn, nhạt  Độ dài nhánh độ dài từ khóa hình vẽ nhánh phải gần để tạo liên tưởng  Các nhánh nên vẽ cong tự nhiên, chữ nhánh không nghiêng 450 khó đọc Chữ viết nên rõ ràng, tốt viết chữ in hoa  Mỗi nhánh từ hình vẽ trung tâm đến nhánh cuối phải vẽ màu Như nội dung mã hóa màu giúp cho người xem dễ theo dõi50 Sơ đồ tư không dùng để chuẩn bị nội dung thuyết trình Nó dùng để thuyết trình Một sơ đồ tư đẹp, rõ ràng, đầy màu sắc làm cho người nghe bị thu hút vào nội dung thuyết trình Nó giúp người nghe nghe, mà “thấy” ý tưởng, dễ nắm bắt logic buổi thuyết trình Hình ảnh màu sắc sơ đồ tư làm cho người nghe dễ nhớ, dễ cảm nội dung thuyết trình Sơ đồ tư giúp người thuyết trình nhiều Với sơ đồ tư duy, người thuyết trình có kịch trước mặt Người thuyết trình không lẫn lộn thứ tự hay nội dung trình bày, thấy tự tin hơn, nói lưu loát, cử hoạt bát Những ưu điểm nêu cho thấy nên vẽ sơ đồ tư để thuyết trình Nhiều người gặp phải khó khăn vẽ sơ đồ tư khiếu vẽ Khi sử dụng phần mềm chuyên dụng để vẽ sơ đồ tư Các phần mềm này, chức vẽ nhánh, viết chữ, vẽ đường bao, tô màu, cung cấp thêm nhiều biểu tượng, hình ảnh có sẵn Các phần mềm hay sử dụng FreeMindmap, Mind Manager, ConceptDraw MINDMAP Hình 6.1 sau sơ đồ tư việc vẽ sơ đồ tư Tony Buzan 50 Một số người vẽ nhánh màu, nhánh cấp màu Cách vẽ cho thấy rõ cấp độ ý tưởng, không cho thấy liên tục phát triển ý tưởng, khó tách nội dung 122 Hình 6.2 sơ đồ tư phân tích thơ Quê Hương tác giả Đỗ Trung Quân, nhóm sinh viên trường Đại học Kinh Tế - Luật, thuộc Đại học Quốc gia TP HCM, vẽ Khi dùng sơ đồ tư để thuyết trình bạn dùng vẽ giấy, dùng điện tử (scan lại vẽ giấy, file vẽ dùng chương trình vẽ sơ đồ tư duy) Bản điện tử thường phóng lên kích thước to hơn, sử dụng cho buổi thuyết trình đông người tham dự, không đòi hỏi phải treo, dán trước nên dùng thuận tiện Dùng sơ đồ tư duy, bạn cần trình bày theo logic thiết kế sơ đồ đảm bảo trình tự nội dung thuyết trình hợp lý 123 PowerPoint Powerpoint chương trình tiện ích office công ty Microsoft, có mặt máy tính có dùng hệ điều hành windows Hiện người thuyết trình sử dụng chương trình để thiết kế chiếu phiên trình chiếu (presentation) gồm nhiều slides giúp thuyết trình Để thiết kế presentation, bạn vào nội dung thuyết trình chuẩn bị sẵn để đưa ý tưởng chuyển tải nội dung slides Tuy slide thiết kế vào nội dung chuẩn bị, lưu ý văn viết slide hai thứ hoàn toàn khác Không chép nguyên văn văn viết để dán vào slide Cần tìm kiếm thêm hình ảnh thích hợp để thay bổ sung thêm cho nội dung từ ngữ Hình ảnh quan trọng, hình chuyển tải thông tin 10.000 từ Cũng cần tìm từ khoá để thay cho câu, đoạn văn dài Các slide dùng từ Mỗi slide nên có không dòng Theo Richard Hal giám đốc sáng tạo lĩnh vực quảng cáo khẳng định áp phích quảng cáo không nên có mười từ Chẳng hạn, slide hình 6.3 sau chứa nhiều chữ: I.2 LỊCH SỬ NGHIÊN CỨU - Những phát vào năm 20 kỉ X – công cụ đ  đư ợc đăng Ecole Francaise d’Extreme Orient tập XXX xuất năm 1930 - Đến năm 1958, L Malleret công bố thông tin “Những công trình đất đắp hình tròn Nam Đông Dương ” (tạp chí BEFFEO59) - Những năm 80 kỉ XX, nhiều nhà nghiên cứu có chương trình vùng này., - Năm 1999 – 2000, Trung tâm Nghiên cứu Khảo cổ học Tp Hồ Chí Minh Bảo tàng Bình Phước tiến hành nhiều đợt điều tra nghiên cứu có quy mô lớn từ trước đến - Kết hợp với kết nghiên cứu gần đây, đặc biệt khai quật di tích An Khương Lộc Tấn II đem lại nhiều thông tin có giá trị góp phần làm sáng tỏ số vấn đề liên quan đến loại hình di tích Hình 6.3 Slide giới thiệu di tích đất đắp hình tròn Bình Phước sinh viên ngành lịch sử Hãy cố gắng rút gọn số từ xuống Trong slide không cần viết đủ câu văn, từ nối loại bỏ, thay cách trình bày ký hiệu Ví dụ Câu ban đầu Thuyết trình sân khấu… có quãng ngắt… Có đoạn thấp đoạn cao, có đoạn nhanh đoạn chậm Câu đổi lại Thuyết trình = sân khấu Có: quãng ngắt Đoạn thấp 124 Đoạn cao Đoạn nhanh Đoạn chậm Khi bạn thuyết trình, tác động trực quan đưa bạn lên tầm cao buồn tẻ, giống sức cản mỏ neo biển Những người bộc trực, thẳng thắn thường nhiều người yêu mến Thuyết trình: Trực quan  tầm cao Buồn tẻ  mỏ neo = trì trệ Bộc trực, thẳng thắn  yêu mến (Lưu ý: ví dụ nói đến khả rút gọn từ, chưa phải hình mẫu slide Các slide dùng hình ảnh có tính trực quan tốt hơn) Màu sắc hình ảnh slide nên chọn phù hợp với người nghe Nếu người nghe người trẻ tuổi hình ảnh nhiều màu sắc, vui nhộn, phải gắn với nội dung, nên dùng hiệu ứng hoạt hình Nếu người nghe nhiều tuổi hình ảnh màu sắc phải chuẩn mực, trang trọng, rõ ràng, ngắn, không lòe loẹt, không cần nhiều hiệu ứng hoạt hình Trình bày đề tài khoa học nên dùng hình ảnh theo kiểu chuẩn mực, nghiêm túc, không vui nhộn, không nhiều màu Các slide nên dùng màu nền, tối (tốt xanh đậm), chữ viết màu sáng để có độ tương phản tốt Các slides presentation nên có chung màu Trừ trường hợp thời gian thuyết trình nội dung tương ứng với slide dài người thuyết trình nhiều lần tập dượt thuyết trình với slide, trường hợp khác không nên để presentation chạy tự động, mà nên để người điều khiển việc chuyển slide bàn phím hoặc/và chuột máy tính Hai hình 6.4, 6.5 sau slide Steve Jobs Bill Gates Slide Steve Jobs đơn giản hơn, chữ hơn, đánh giá cao Hình 6.4 Một slide Steve Jobs 125 Hình 6.5 Một slide Bill Gates Tóm lại, sử dụng powerpoint để làm thuyết trình cần lưu ý số điều sau đây: - Các slide không làm để đọc, nên dùng hình ảnh, đồ thị, bảng biểu, mà dùng từ ngữ - Các slide không thay cho lời thuyết trình, đừng cố gắng đưa tất cả, hay tất nội dung thuyết trình vào slide Chỉ nên chọn nội dung cần thiết nhất, viết lại chúng thật ngắn gọn để đưa vào slide - Chỉ nên sử dụng kiểu (font) chữ quen thuộc TimeNewRoman, Arial,… để trình bày slide Dùng font chữ lạ tạo hiệu ứng đẹp, nhiên bạn có nguy gặp khó khăn máy tính nơi bạn trình chiếu font chữ - Nếu báo cáo vấn đề khoa học không nên dùng nhiều hiệu ứng hoạt hình, nhiều màu sắc, mà nên trình bày giản dị, cô đọng - Cần chọn cỡ (size) đủ lớn để khán giả dễ theo dõi, nói chung không dùng cỡ chữ nhỏ 28 (trừ chữ bảng liệu) Cỡ chữ to dùng cho ý chính, tiêu đề Các phần khác dùng chữ nhỏ Nên sử dụng màu sắc để nhấn mạnh thay cho dấu gạch chân hay in nghiêng - Tập nói trước nhiều lần để đảm bảo nội dung nói phần trình chiếu PowerPoint phù hợp với 6.4 Hậu thuyết trình Sau kết thúc thuyết trình cần cung cấp cho người nghe địa email, số điện thoại liên lạc, ghi lại địa email số điện thoại họ (nếu có thể) Người thuyết trình cần trả lời câu hỏi hứa với người nghe câu hỏi khác họ, có Các gặp gỡ bàn luận đề tài với người nghe có ích Những buổi trao đổi tạo hội làm rõ thêm ý chưa kịp trình bày buổi thuyết trình, giải tỏa thắc mắc người nghe giúp thắt chặt quan hệ Công việc lại rút kinh nghiệm từ buổi thuyết trình thực Việc rút kinh nghiệm thực theo nhóm có kết làm mình, làm sớm sau buổi thuyết trình tốt, lúc nhớ nhiều diễn biến cảm xúc Cần kiểm điểm cụ thể vấn đề sau: Buổi thuyết trình có diễn theo kế hoạch không (về địa điểm, thời gian, người tham dự, phương tiện sử dụng)? 126 Người nghe tiếp nhận thuyết trình nào? Cử chỉ, điệu người thuyết trình nào? Gây thiện cảm, hứng thú nơi người nghe không? Có nói nội dung định không? Thời gian thuyết trình có theo dự tính không? Những diễn biến bất ngờ? Dựa vào việc kiểm điểm ta tìm cách phát huy điểm tốt khắc phục thiếu sót để lần sau làm tốt Câu hỏi tập chương Hãy lựa chọn đề tài thuyết trình cho bạn lớp nói rõ lại chọn đề tài Hãy lập kế hoạch thuyết trình đề tài chọn tập đề tài khác tùy chọn Hãy phân tích kỹ lưỡng hoàn thiện kế hoạch thuyết trình đề tài ngụy biện dẫn chương (Theo nhóm) Lựa chọn đề tài chuẩn bị thuyết trình thời gian 10 phút trước lớp Tài liệu tham khảo chương Angela Murray Thuyết trình chuyên nghiệp kinh doanh NXB Thanh Hoá, 2007 Hồ Vệ Hồng Những đối thoại tinh tế phương Tây lời bình NXB Lao Động 2004 Phong Liễu Diễn thuyết trước công chúng NXB Thanh Hoá, 2007 Richard Hal Thuyết trình thật đơn giản NXB Lao Động, 2009 Tony & barry Buzan Sơ đồ tư NXB Tổng hợp TP.HCM, 2008 Microsoft Việt Nam Giáo Trình E-learning PowerPoint 2007 Tiếng Việt http://www.ketnoisunghiep.vn/ky nang dien dat thuyet trinh Ebook Kỹ thuyết trình http://www.ebook.edu.vn 127