Số hoá tài liệu lưu trữ tại kho lưu trữ trung ương đảng khảo sát, đánh giá và kiến nghị

1 ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN --- TRỊNH QUANG RUNG SỐ HÓA TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI KHO LƯU TRỮ TRUNG ƯƠNG ĐẢNG KHẢO SÁT, ĐÁNH GIÁ VÀ KIẾN NGHỊ LUẬN

1

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

-

TRỊNH QUANG RUNG

SỐ HÓA TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI KHO LƯU TRỮ TRUNG ƯƠNG ĐẢNG KHẢO SÁT, ĐÁNH GIÁ VÀ KIẾN NGHỊ

LUẬN VĂN THẠC SĨ LƯU TRỮ HỌC

Hà Nội - 2014

2

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

-

TRỊNH QUANG RUNG

SỐ HÓA TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI KHO LƯU TRỮ TRUNG ƯƠNG ĐẢNG KHẢO SÁT, ĐÁNH GIÁ VÀ KIẾN NGHỊ

Chuyên ngành : Lưu trữ

Mã số : 60 32 24

LUẬN VĂN THẠC SĨ LƯU TRỮ HỌC

Cán bộ hướng dẫn khoa học: TS Nguyễn Liên Hương

Hà Nội - 2014

3

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan đề tài nghiên cứu: "Số hoá tài liệu lưu trữ tại Kho Lưu trữ Trung ương - Khảo sát, đánh giá và kiến nghị" là công trình

nghiên cứu của riêng tôi Đề tài được tác giả độc lập nghiên cứu trên cơ sở khảo sát thực tiễn trong và ngoài nước, tổng kết đúc rút từ những bài viết tham khảo và sự phân tích, đánh giá, tổng hợp của bản thân Luận văn hoàn toàn không sao chép nguyên văn từ bất kỳ công trình nghiên cứu nào trong và ngoài nước

Lời cam đoan của tôi là đúng sự thật, nếu sai tôi xin hoàn toàn chịu trách nhiệm./

Hà Nội, ngày 20 tháng 12 năm 2014

Tác giả

Trịnh Quang Rung

4

MỤC LỤC

LỜI MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài 7

2 Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu 8

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 9

4.Phương pha ́ p nghiên cứu 9

5 Lịch sử nghiên cứu vấn đề 10

6 Nguồn ta ̀ i liê ̣u tham khảo 16

7 Bố cu ̣c của luận văn 17

CHƯƠNG 1: SỰ CẦN THIẾT CỦA SỐ HOÁ TÀI LIỆU TẠI KHO LƯU TRỮ TRUNG ƯƠNG 1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng 19

1.2 Phạm vi, khối lượng, thành phần, nội dung tài liệu trong Kho Lưu trữ Trung ương Đảng 22

1.3 Tình trạng vật lý của tài liệu 29

1.4 Tình hình khai thác sử dụng tại Kho Lưu trữ Trung ương 30

1.5 Chủ trương của Bộ Chính trị, Ban Bí thư, Văn phòng Trung ương, Ban Chỉ đạo Công nghệ thông tin của cơ quan Đảng về số hoá tài liệu 35

1.6 Sự cần thiết số hoá tài liệu lưu trữ Kho Lưu trữ Trung ương Đảng 40

TIỂU KẾT CHƯƠNG 1 41

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC SỐ HOÁ TÀI LIỆU TẠI KHO LƯU TRỮ TRUNG ƯƠNG 2.1 Khái quát về số hoá tài liệu lưu trữ 43

5

2.1.1 Khái niệm 43

2.1.2 Mục tiêu số hoá 45

2.1.3 Yêu cầu đối với hệ thống số hoá tài liệu 46

2.1.4 Ưu điểm, hạn chế của số hoá tài liệu 47

2.1.5 Nguyên tắc số hoá tài liệu lưu trữ 49

2.1.6 Quy trình số hoá tài liệu lưu trữ 51

2.2 Thực trạng số hoá tài liệu tại Kho Lưu trữ Trung ương 58

2.2.1 Tiêu chí để lựa chọn tài liệu số hoá 58

2.2.2 Các phông, tài liệu được số hoá 60

2.2.3 Quy trình số hoá tài liệu 60

2.2.4 Cơ sở hạ tầng phục vụ số hoá 63

2.2.5 Tổ chức, cán bộ phục vụ số hoá 68

2.2.6 Kết quả số hoá 69

TIỂU KẾT CHƯƠNG 2 76

CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG SỐ HOÁ TÀI LIỆU TẠI KHO LƯU TRỮ TRUNG ƯƠNG 3.1 Ban hành các văn bản quy định, hướng dẫn cụ thể 78

3.2 Nghiên cứu các tiêu chuẩn kỹ thuật và chuyên môn nghiệp vụ 79

3.2.1 Xác định, lựa chọn và lập danh mục tài liệu để số hóa 80

3.2.2 Nghiên cứu xác định công nghệ số hóa tài liệu lưu trữ 81

3.2.3 Nghiên cứu xây dựng quy trình công nghệ số hóa tài liệu lưu trữ 94

3.2.4 Nghiên cứu tiêu chuẩn kỹ thuật bản số hóa của tài liệu lưu trữ 94

3.3 Giải pháp về kinh phí 96

6

3.4 Đào tạo nhân lực 98

3.4.1 Mục tiêu và đối tượng đào tạo 98

3.4.2 Nội dung chương trình đào tạo 98

3.4.3 Hình thức đào tạo 99

3.5 Quản trị rủi ro tài liệu số hoá 101

TIỂU KẾT CHƯƠNG 3 105

KẾT LUẬN 106

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 109

PHỤ LỤC… 115

7

MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Xuất phát nhu cầu quản lý và tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu Phông Lưu trữ ĐCSVN phục vụ sự lãnh đạo của Đảng và công tác nghiên cứu lịch

sử, nghiên cứu khoa học và các mục đích thực tiễn khác Bộ Chính trị, Ban Bí thư, Văn phòng Trung ương Đảng rất quan tâm tới việc đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan Đảng, đặc biệt là trong việc phát huy hiệu quả của tài liệu lưu trữ phục vụ cho sự nghiệp đổi mới đất nước dưới sự lãnh đạo của Đảng

Trong khi đó, công tác phục vụ khai thác tài liệu vẫn áp dụng phương thức thủ công, sử dụng tài liệu gốc cho phục vụ khai thác tại những nơi không

đủ các điều kiện môi trường bảo quản và điều kiện vệ sinh, tình trạng sử dụng các máy có nhiệt độ cao để sao chụp tài liệu gốc… đó là những tác nhân ảnh hưởng trực tiếp đến tuổi thọ của tài liệu và làm tài liệu bị xuống cấp nhanh chóng Việc quản lý và tra tìm tài liệu hầu như chỉ dựa vào các công cụ tra tìm truyền thống như tra cứu mục lục tổng hợp, mục lục chi tiết, vì vậy việc tra tìm rất mất thời gian, không đảm bảo về độ chính xác Những khó khăn trên

là nguyên nhân chính làm cho các kho lưu trữ cấp uỷ nói chung rất khó có thể đáp ứng các yêu cầu khai thác đầy đủ, chính xác và nhanh chóng, nhất là đối với các yêu cầu tra tìm theo vấn đề, chuyên đề vụ việc

Sự phát triển của khoa ho ̣c và công nghê ̣ thông tin đã tác đô ̣ng ma ̣nh mẽ đến mọi mặt của đời sống xã hô ̣i, trong đó có lĩnh vực lưu trữ Trong hoạt động hàng ngày của các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp và cá nhân đã hình thành và sử dụng ngày càng phổ biến tài liệu điện tử (tài liệu số) Trong sự tác

đô ̣ng đó, phương pháp số hóa tài liệu – chuyển tài liê ̣u từ phương tiện lưu trữ

8

truyền thống sang phương tiện lưu trữ dạng số nhằm nâng cao tuổi thọ tài liệu gốc và phu ̣c vu ̣ ki ̣p thời nhu cầu khai thác của xã hô ̣i đã được ra đời Có thể nói, số hóa tài liê ̣u lưu trữ đã phổ biến ta ̣i các nước phát triển, là xu thế tất yếu không thể khác bởi những ưu điểm vượt trô ̣i không thể phủ nhâ ̣n mà phương pháp này mang lại Tuy nhiên, tại Việt Nam nói chung và Kho Lưu trữ Trung ương Đảng nói riêng, số hóa tài liê ̣u lưu trữ còn khá mới mẻ , đang trong quá trình sơ khai và từng bước phát triển

Là học viên cao học chuyên ngành Lưu trữ , chúng tôi cho rằng , viê ̣c nghiên cứu về thực tra ̣ng số hóa tài liê ̣u lưu trữ Kho Lưu trữ Trung ương Đảng là rất cần thiết

Từ thực tế khảo sát và nghiên cứu, chúng tôi mong muốn đề xuất một

số giải pháp để công tác số hóa tài liệu lưu trữ có thể đạt được hiệu quả cao , phù hợp với hiện trạng , thực tế phát triển c ủa nước ta hiện nay , phục vụ nhu cầu bảo quản, khai thác và phát huy giá tri ̣ của tài liệu lưu trữ, mang lại lợi ích thiết thực cho xã hội

Từ những lý do trên , chúng tôi lựa chọn v ấn đề: "Số hoá tài liệu lưu trữ tại Kho Lưu trữ Trung ương - Khảo sát, đánh giá và kiến nghị" làm đề

tài luận văn thạc sĩ chuyên ngành Lưu trữ của mình

2 Mục tiêu nghiên cứu đề tài

Thứ nhất, làm rõ sự cần thiết của việc số hóa tài liê ̣u lưu trữ tại Kho

Lưu trữ Trung ương phục vụ cho nhu cầu bảo quản, khai thác và phát huy giá trị của loại tài liệu này;

Thứ hai, tìm hiểu về những nguyên tắc, yêu cầu, quy trình, phương

pháp của số hoá tài liệu và khảo sát, đánh giá thực trạng, hiệu quả của việc số hóa tài liệu lưu trữ tại Kho Lưu trữ trung ương Đảng;

9

đẩy nhanh công tác số hóa tài liê ̣u lưu trữ t ại Kho Lưu trữ Trung ương Đảng tiến tới xây dựng Kho Lưu trữ số

3 Đối tượng, phạm vi nghiên cứu đề tài

- Đối tượng nghiên cứu của đề tài là công tác số hoá tài liệu tại Kho Lưu trữ Trung ương Đảng, từ định hướng, thực trạng, yêu cầu và những kết quả bước đầu đã đạt được

- Phạm vi nghiên cứu của đề tài: số hóa tài liệu (giới hạn ở tài liệu giấy) hiện đang được bảo quản tại Kho Lưu trữ Trung ương

4 Phương pháp nghiên cứu đề tài

Để đạt được những m ục tiêu và nhiê ̣m vu ̣ mà đề tài đ ặt ra, chúng tôi luôn đứng trên quan điểm duy vật biện chứng và duy vật lịch sử của Chủ nghĩa Mác – Lênin để giải quyết các vấn đề một cách khoa học Các phương pháp nghiên cứu chủ yếu được sử dụng bao gồm:

- Phương pha ́ p phân tích và t ổng hợp: Chúng tôi đã tham kh ảo nhiều

tài liệu lý luận khác nhau (tài liệu tiếng việt và tiếng nước ngoài) nhằm làm rõ hơn các vấn đề về công tác số hóa tài liệu lưu trữ Chính vì vậy, phân tích và tổng hợp là phương pháp không thể thiếu khi thực hiện luận văn này

Ví dụ: Sau khi phân tích và tổng hợp lý thuyết có trong nhiều tài liệu khác nhau, chúng tôi đã đưa ra quan điểm của mình về khái niệm “số hoá tài liệu”

- Phương pha ́ p so sánh : Phương pháp này được sử du ̣ng khi chúng tôi

so sánh hiê ̣u quả sử du ̣ng của tài liê ̣u lưu trữ dạng số với tài liệu lưu trữ truyền thống để thấy rõ được những ưu điểm mà số hóa tài liê ̣u lưu trữ mang la ̣i

10

- Khảo sát thư ̣c tế bằng phương pháp quan sát: Đề tài nghiên cứu, đánh

giá về thực trạng số hóa tài liệu lưu trữ tại Kho Lưu trữ Trung ương Đảng nên khảo sát thực tế là phương pháp không thể thiếu Được sự đồng ý của lãnh đạo Cục Lưu trữ cùng với sự giúp đỡ nhiệt tình của lãnh đạo, cũng như các cán bộ, viên chức tại Tổ Tin học của Cục, chúng tôi đã được tiếp cận và cung cấp thông tin, các số liệu cần thiết để hoàn thành luận văn của mình

Phương pháp quan sát , khảo sát thực tế giúp chúng tôi đưa ra những nhâ ̣n xét và đánh giá tình hình số hóa tài liê ̣u lưu trữ hiê ̣n nay tại Kho Lưu trữ Trung ương Đảng

5 Lịch sử nghiên cứu vấn đề

Trên thế giới, công nghệ số hóa đã được nghiên cứu và ứng dụng một cách mạnh mẽ với quy mô lớn trong các lĩnh vực như thư viện, bảo tàng, lưu trữ và đã có nhiều công trình nghiên cứu về công nghệ này

Lịch sử phát triển của kho lưu trữ số chia làm ba giai đoạn: kho lưu trữ giấy, kho lưu trữ tự động hóa và kho lưu trữ số Việc tự động hóa kho lưu trữ cũng chia làm ba giai đoạn : Giai đoạn thứ nhất từ những năm những năm 70 của thế kỷ XX đến sau những năm 80 của thế kỷ XX là giai đoạn đầu của việc phát triển tự động hóa kho lưu trữ Các nước Mỹ, Liên xô cũ, Anh, Pháp…đều đã phát triển rộng rãi hệ thống lưu trữ tự động hóa ở các kho lưu trữ cấp quốc gia, đi vào thực hiện biên mục và kiểm soát tự động tài liệu lưu trữ Giai đoạn thứ hai từ đầu năm 90 của thế kỷ XX đến đến đầu thế kỷ XXI, đây là giai đoạn đi vào ứng dụng mạng trong kho lưu trữ Giai đoạn thứ ba là giai đoạn tự động hóa của kho lưu trữ hướng tới mức phát triển cao hơn, vươn tới giai đoạn phát triển rộng rãi và sâu sắc của số hóa, mạng hóa, ảo hóa; đây cũng chính là giai đoạn kho lưu trữ số Ba giai đoạn này không có giới hạn rõ rệt, nó có thể chồng chéo lẫn nhau, thậm chí, giới lưu trữ Trung Quốc hiện nay còn coi ba giai đoạn là một

11

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO

1 Ban Bí thư Trung ương Đảng (khoá IX), Quyết định số 47-QĐ/TW ngày ngµy 06 th¸ng 8 n¨m 2002 ban hành đề án tin học hoá hoạt động của các

cơ quan Đảng giai đoạn 2001-2005 (Lưu tại Kho Lưu trữ Trung ương Đảng: Phông 011, Mục lục 09, Đơn vị bảo quản 1348)

2 Ban Bí thư Trung ương Đảng (khoá X), Quyết định số 06-QĐ/TW ngày ngµy 19 th¸ng 6 n¨m 2006 về việc ban hành Đề án tin học hoá hoạt động của các cơ quan Đảng giai đoạn 2006 - 2010 (Lưu tại Kho Lưu trữ Trung ương Đảng)

3 Chỉ thị số 58-CT/TW, ngày 17/10/2000 của Bộ Chính trị Ban Chấp hành Trung ương (khoá VIII) về đẩy mạnh ứng dụng và phát triển công nghệ thông tin phục vụ sự nghiệp công nghiệp hoá, hiện đại hoá (Lưu tại Kho Lưu trữ Trung ương Đảng: Phông 011, Mục lục 08, Đơn vị bảo quản 1220)

4 Đào Xuân Chúc - Nguyễn Văn Hàm - Vương Đình Quyền - Nguyễn

Văn Thâm (1990), Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ, Nxb Đa ̣i ho ̣c và Giáo

dục chuyên nghiệp, Hà Nội

5 Hạnh Dung, Ngọc Linh (2001), Công ta ́ c số hóa tài liê ̣u lưu trữ –

6 Nguyễn Tiến Đức (2005), "Xây dựng thư viện điện tử và vấn đề số

hoá tài liệu ở Việt Nam", Tạp chí Thông tin và tư liệu, số 2/2005

7 Nguyễn Thị Hà (2011), Tóm tắt kết quả nghiên cứu khoa học “

Nghiên cứu xây dựng giải pháp chuyển các dữ liệu số hóa trên các máy quét thông dụng sang Microfilm qua máy ghi phim 19610”, Tạp chí Văn thư – Lưu

trữ Việt Nam, số 3, trang 8- 11

8 Nguyễn Thị Hà (2009), Vài nét về việc thử nghiệm chuyển số hóa

sang microfilm, Tạp chí Văn thư - Lưu trữ Việt Nam, số 3, tr 15 – 16

12

9 Nguyễn Thị Hà (2012), đề tài "Nghiên cứu các giải pháp số hoá tài

liệu lưu trữ giấy quý hiếm có tình trạng mờ chữ để lập bản sao bảo hiểm",

Phòng Thông tin - Tư liê ̣u, Trung tâm Khoa học và Công nghệ Văn thư - Lưu trữ, Cục Văn thư - Lưu trữ Nhà nước, Hà Nội

10 Vũ Thị Thu Hiền (dịch giả) (2011), Thực tiễn và suy ngẫm về việc

triển khai xây dựng số hóa tài liệu lưu trữ (song ngữ trung – việt), Phòng

Thông tin - Tư liệu, Trung tâm Khoa học và Công nghệ Văn thư - Lưu trữ, Cục Văn thư - Lưu trữ Nhà nước, Hà Nội

11 Vũ Thị Thu Hiền (2012), Số hóa tài liệu lưu trữ và áp dụng ở

Trung Quốc trong công tác lưu trữ, Tạp chí Văn phòng cấp ủy, số 7, trang 74

– 77

12 Nguyễn Thị Thu Hoài (2011), Số hóa tài liê ̣u và những vấn đề đặt

trung tâm lưu trữ quốc gia”, Phòng Thông tin - Tư liê ̣u, Trung tâm Khoa học

và Công nghệ Văn thư - Lưu trữ, Cục Văn thư - Lưu trữ Nhà nước, Hà Nội

13 Hội đồng lưu trữ quốc tế: Những yêu cầu về nguyên tắc và chức năng cho những hồ sơ, tài liệu trong môi trường văn phòng điện tử, phần I, phần II và phần III, công bố trên website www.inca.org (bản dịch và tài liệu gốc tiềng Anh lưu tại Phòng Tư liệu - Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng);

14 Hội nghị lưu trữ quốc tế lần thứ XIV tại SEVIL – TÂY BAN NHA

về “tài liệu điện tử và đánh giá giá trị tài liệu điện tử”, năm 2000, Phòng Tư

liệu - Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng

15 Hướng dẫn số 08-HD/VPTW, ngày 10/9/2003 của Văn phòng Trung ương Đảng về hướng dẫn xây dựng cơ sở dữ liệu Văn kiện Đảng, lưu tại Kho Lưu trữ Trung ương Đảng

13

16 Hướng dẫn số 09-HD/VPTW, ngày 10/9/2003 của Văn phòng Trung ương Đảng về hướng dẫn xây dựng cơ sở dữ liệu Mục lục hồ sơ, lưu tại Kho Lưu trữ Trung ương Đảng

17 Dương Văn Khảm (2013), Thiết lập siêu dữ liệu – công việc quan

trọng nhất của một dự án số hóa tài liệu lưu trữ, Tạp chí Dấu ấn thời gian, số

1, trang 22 – 25

18 Dương Văn Khảm (2013), Số hóa tài liệu lưu trữ - yêu cầu thực

tiễn đặt ra cho ngành lưu trữ, Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số 3, trang

34-36

19 Kỷ yếu hội thảo khoa học (2009), Số ho ́ a tài liê ̣u lưu trữ và chia sẻ kinh nghiê ̣m, Phòng Thông tin - Tư liê ̣u, Trung tâm Khoa học và Công nghệ

Văn thư - Lưu trữ, Cục Văn thư - Lưu trữ Nhà nước, Hà Nội

20 Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 do Quốc hội nước Cộng hòa Xã hội

Chủ nghĩa Việt Nam thông qua ngày 11/11/2011 và có hiệu lực từ ngày 01/7/2012, Phòng Tư liệu - Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng

21 Nguyễn Thi ̣ Phương Mai (2011), Công nghê ̣ lập bản sao bảo hiểm

trên microfilm kết hợp với lập bản sao sử dụng kỹ thuật số, Kỷ yếu hội thảo

khoa ho ̣c “ thống nhất các tiêu chuẩn nghiê ̣p vụ trong các trung tâm lưu trữ

quốc gia ”, Phòng Thông tin - Tư liê ̣u , Trung tâm Khoa học và Công nghệ

Văn thư - Lưu trữ, Cục Văn thư - Lưu trữ Nhà nước, Hà Nội

22 Vũ Hồng Mây (2010), đề tài "Nghiên cứu, xây dựng quy trình quản

lý, xử lý tài liệu điện tử trong công tác văn thư ở các ban tham mưu, giúp việc cấp uỷ từ trung ương đến cấp tỉnh", Phòng Tư liệu - Cục Lưu trữ Văn phòng

Trung ương Đảng

23 Vũ Đình Phong (2013): "Số hoá tài liệu lưu trữ phim điện ảnh tại Việt

học, Khoa Lưu trữ ho ̣c và Quản tri ̣ Văn phòng , Trường Đa ̣i ho ̣c Khoa ho ̣c Xã

hô ̣i và Nhân văn (ĐHQGHN), Hà Nội