Số hóa tài liệu lưu trữ tại kho lưu trữ trung ương đảng khảo sát, đánh giá và kiến nghị

I HC QUC GIA H NI TRNG I HC KHOA HC X HI V NHN VN TRNH QUANG RUNG S HểA TI LIU LU TR TI KHO LU TR TRUNG NG NG KHO ST, NH GI V KIN NGH LUN VN THC S LU TR HC H Ni - 2014 I HC QUC GIA H NI TRNG I HC KHOA HC X HI V NHN VN TRNH QUANG RUNG S HểA TI LIU LU TR TI KHO LU TR TRUNG NG NG KHO ST, NH GI V KIN NGH Chuyờn ngnh : Lu tr Mó s : 60 32 24 LUN VN THC S LU TR HC Cỏn b hng dn khoa hc: TS Nguyn Liờn Hng H Ni - 2014 LI CAM OAN Tụi xin cam oan ti nghiờn cu: "S hoỏ ti liu lu tr ti Kho Lu tr Trung ng - Kho sỏt, ỏnh giỏ v kin ngh" l cụng trỡnh nghiờn cu ca riờng tụi ti c tỏc gi c lp nghiờn cu trờn c s kho sỏt thc tin v ngoi nc, tng kt ỳc rỳt t nhng bi vit tham kho v s phõn tớch, ỏnh giỏ, tng hp ca bn thõn Lun hon ton khụng chộp nguyờn t bt k cụng trỡnh nghiờn cu no v ngoi nc Li cam oan ca tụi l ỳng s tht, nu sai tụi xin hon ton chu trỏch nhim./ H Ni, ngy 20 thỏng 12 nm 2014 Tỏc gi Trnh Quang Rung MC LC LI M U Ly chon tai .7 Mc tiờu v nhim v nghiờn cu .8 ụi tng va pham vi nghiờn cu 4.Phng phap nghiờn cu Lich s nghiờn cu võn 10 Nguụ n tai liờ u tham khao 16 Bụ cuc cua lun 17 CHNG 1: S CN THIT CA S HO TI LIU TI KHO LU TR TRUNG NG 1.1 Chc nng, nhim v, quyn hn ca Cc Lu tr Vn phũng Trung ng ng 19 1.2 Phm vi, lng, thnh phn, ni dung ti liu Kho Lu tr Trung ng ng 22 1.3 Tỡnh trng vt lý ca ti liu 29 1.4 Tỡnh hỡnh khai thỏc s dng ti Kho Lu tr Trung ng 30 1.5 Ch trng ca B Chớnh tr, Ban Bớ th, Vn phũng Trung ng, Ban Ch o Cụng ngh thụng tin ca c quan ng v s hoỏ ti liu 35 1.6 S cn thit s hoỏ ti liu lu tr Kho Lu tr Trung ng ng 40 TIU KT CHNG 41 CHNG 2: THC TRNG CễNG TC S HO TI LIU TI KHO LU TR TRUNG NG 2.1 Khỏi quỏt v s hoỏ ti liu lu tr 43 2.1.1 Khỏi nim 43 2.1.2 Mc tiờu sụ hoỏ 45 2.1.3 Yờu cu ụi vi h thụng sụ hoỏ ti liu 46 2.1.4 u im, han ch ca sụ hoỏ ti liu 47 2.1.5 Nguyờn tc sụ hoỏ ti liu lu tr 49 2.1.6 Quy trỡnh sụ hoỏ ti liu lu tr 51 2.2 Thc trng s hoỏ ti liu ti Kho Lu tr Trung ng 58 2.2.1 Tiờu la chon ti liu sụ hoỏ 58 2.2.2 Cỏc phụng, ti liu c sụ hoỏ 60 2.2.3 Quy trỡnh sụ hoỏ ti liu 60 2.2.4 C s tng phc v sụ hoỏ 63 2.2.5 T chc, cỏn b phc v sụ hoỏ 68 2.2.6 Kt qu sụ hoỏ 69 TIU KT CHNG 76 CHNG 3: MT S GII PHP NHM NNG CAO CHT LNG S HO TI LIU TI KHO LU TR TRUNG NG 3.1 Ban hnh cỏc bn quy nh, hng dn c th 78 3.2 Nghiờn cu cỏc tiờu chun k thut v chuyờn mụn nghip v 79 3.2.1 Xỏc inh, la chon v lp danh mc ti liu sụ húa 80 3.2.2 Nghiờn cu xỏc inh cụng ngh sụ húa ti liu lu tr 81 3.2.3 Nghiờn cu xõy dng quy trỡnh cụng ngh sụ húa ti liu lu tr 94 3.2.4 Nghiờn cu tiờu chun k thut bn sụ húa ca ti liu lu tr 94 3.3 Gii phỏp v kinh phớ 96 3.4 o to nhõn lc 98 3.4.1 Mc tiờu va ụi tng ao tao 98 3.4.2 Ni dung chng trỡnh ao tao 98 3.4.3 Hỡnh thc ao tao 99 3.5 Qun tr ri ro ti liu s hoỏ 101 TIU KT CHNG 105 KấT LUN 106 DANH MUC TAI LIấ U THAM KHAO 109 PH LC 115 M U Lý chn ti Xut phỏt nhu cu qun lý v t chc khai thỏc, s dng ti liu Phụng Lu tr CSVN phc v s lónh o ca ng v cụng tỏc nghiờn cu lch s, nghiờn cu khoa hc v cỏc mc ớch thc tin khỏc B Chớnh tr, Ban Bớ th, Vn phũng Trung ng ng rt quan tõm ti vic y mnh ng dng cụng ngh thụng tin cụng tỏc th, lu tr ca cỏc c quan ng, c bit l vic phỏt huy hiu qu ca ti liu lu tr phc v cho s nghip i mi t nc di s lónh o ca ng Trong ú, cụng tỏc phc v khai thỏc ti liu ỏp dng phng thc th cụng, s dng ti liu gc cho phc v khai thỏc ti nhng ni khụng cỏc iu kin mụi trng bo qun v iu kin v sinh, tỡnh trng s dng cỏc mỏy cú nhit cao chp ti liu gc ú l nhng tỏc nhõn nh hng trc tip n tui th ca ti liu v lm ti liu b xung cp nhanh chúng Vic qun lý v tra tỡm ti liu hu nh ch da vo cỏc cụng c tra tỡm truyn thng nh tra cu mc lc tng hp, mc lc chi tit, vỡ vy vic tra tỡm rt mt thi gian, khụng m bo v chớnh xỏc Nhng khú khn trờn l nguyờn nhõn chớnh lm cho cỏc kho lu tr cp u núi chung rt khú cú th ỏp ng cỏc yờu cu khai thỏc y , chớnh xỏc v nhanh chúng, nht l i vi cỏc yờu cu tra tỡm theo , chuyờn v vic S phat triờ n cua khoa ho c va cụng nghờ thụng tin a tac ụ ng ma nh me n mi mt ca i sụ ng xa hụ i, o co lin h vc lu tr Trong hot ng hng ngy ca cỏc c quan, t chc, doanh nghip v cỏ nhõn ó hỡnh thnh v s dng ngy cng ph bin ti liu in t (ti liu s) Trong s tac ụ ng o, phng phap sụ hoa ti liu chuyờ n tai liờ u t phng tin lu tr truyờ n thụ ng sang phng tin lu tr dng s nhm nõng cao tui th ti liu gụ c va phu c vu kip thi nhu cõ u khai thac cua xa hụ i a c i Cú th núi, sụ hoa tai liờ u lu tr a phụ biờ n ta i cỏc nc phat triờ n , l xu th tt yu khụng thờ khac bi nhng u iờ m v t trụ i khụng thờ phu nhõ n ma phng phỏp ny mang li Tuy nhiờn, ti Vit Nam núi chung v Kho Lu tr Trung ng ng núi riờng, sụ hoa ti liờ u lu tr kha mi me , ang qua trỡnh s khai v tng bc phỏt trin L hc viờn cao hc chuyờn ngnh Lu tr , chỳng tụi cho rng , viờ c nghiờn cu vờ thc tra ng sụ hoa tai liờ u lu tr Kho Lu tr Trung ng ng l rt cn thit T thc t kho sỏt v nghiờn cu, chỳng tụi mong mun xut mt s gii phỏp cụng tỏc s húa ti liu lu tr cú th t c hiu qu cao , phu hp vi hin trng , thc tờ phat triờ n c a nc ta hin , phc v nhu cõ u bao quan, khai thac va phat huy gia tri cua ti liu lu tr, mang li li ớch thit thc cho xó hi T nhng ly trờn , chỳng tụi la chn v n : "S hoỏ ti liu lu tr ti Kho Lu tr Trung ng - Kho sỏt, ỏnh giỏ v kin ngh" lm ti lun thc si chuyờn ngnh Lu tr ca mỡnh Mc tiờu nghiờn cu ti Th nhõt, lm rừ s cõ n thiờ t cua vic sụ hoa tai liờ u lu tr ti Kho Lu tr Trung ng phc v cho nhu cu bo qun, khai thac va phat huy gia tr ca loi ti liu ny; Th hai, tỡm hiu v nhng nguyờn tc, yờu cu, quy trỡnh, phng phỏp ca s hoỏ ti liu v kho sỏt, ỏnh giỏ thc trng, hiu qu ca vic s húa ti liu lu tr ti Kho Lu tr trung ng ng; Th ba, nghiờn cu xut mụ t sụ giai phap mang tinh kha thi nh m y nhanh cụng tac sụ hoa tai liờ u lu tr t i Kho Lu tr Trung ng ng tin ti xõy dng Kho Lu tr s i tng, phm vi nghiờn cu ti - i tng nghiờn cu ca ti l cụng tỏc s hoỏ ti liu ti Kho Lu tr Trung ng ng, t nh hng, thc trng, yờu cu v nhng kt qu bc u ó t c - Phm vi nghiờn cu ca ti: s húa ti liu (gii hn ti liu giy) hin ang c bo qun ti Kho Lu tr Trung ng Phng phỏp nghiờn cu ti t c nhng m c tiờu v nhiờ m vu ma tai t ra, chỳng tụi luụn ng trờn quan im vt bin chng v vt lch s ca Ch nghia Mỏc Lờnin gii quyt cỏc mt cỏch khoa hc Cỏc phng phỏp nghiờn cu ch yu c s dng bao gm: - Phng phap phõn tớch va t ng hp: Chỳng tụi ó tham kh o nhiu ti liu lý lun khỏc (ti liu ting vit v ting nc ngoi) nhm lam ro hn cac võ n vờ cụng tỏc s húa ti liu lu tr Chớnh vỡ vy, phõn tớch v tng hp l phng phỏp khụng th thiu thc hin lun ny Vớ d: Sau phõn tớch v tng hp lý thuyt cú nhiu ti liu khỏc nhau, chỳng tụi ó a quan im ca mỡnh v khỏi nim s hoỏ ti liu - Phng phap so sanh : Phng phap c s du ng chung tụi so sanh hiờ u qua s du ng cua tai liờ u lu tr dng sụ vi ti liu lu tr truyờ n thụ ng thõ y ro c nhng u iờ m ma sụ hoa tai liờ u lu tr mang la i - Kho sỏt thc tờ bng phng phap quan sat: tai nghiờn cu, anh giỏ v thc trng s húa ti liu lu tr ti Kho Lu tr Trung ng ng nờn kho sỏt thc t l phng phỏp khụng th thiu c s ng ý ca lónh o Cc Lu tr cựng vi s giỳp nhit tỡnh ca lónh o, cng nh cỏc cỏn b, viờn chc ti T Tin hc ca Cc, chỳng tụi ó c tip cn v cung cp thụng tin, cỏc s liu cn thit hon thnh lun ca mỡnh Phng phỏp quan sỏt , kho sat thc tờ giỳp chung tụi a nhng nhõ n xet va anh gia tin h hin h sụ hoa tai liờ u lu tr hiờ n ti Kho Lu tr Trung ng ng Lch s nghiờn cu Trờn th gii, cụng ngh s húa ó c nghiờn cu v ng dng mt cỏch mnh me vi quy mụ ln cỏc linh vc nh th vin, bo tng, lu tr v ó cú nhiu cụng trỡnh nghiờn cu v cụng ngh ny Lch s phỏt trin ca kho lu tr s chia lm ba giai on: kho lu tr giy, kho lu tr t ng húa v kho lu tr s Vic t ng húa kho lu tr cng chia lm ba giai on : Giai on th nht t nhng nm nhng nm 70 ca th k XX n sau nhng nm 80 ca th k XX l giai on u ca vic phỏt trin t ng húa kho lu tr Cỏc nc M, Liờn xụ c, Anh, Phỏpu ó phỏt trin rng rói h thng lu tr t ng húa cỏc kho lu tr cp quc gia, i vo thc hin biờn mc v kim soỏt t ng ti liu lu tr Giai on th hai t u nm 90 ca th k XX n n u th k XXI, õy l giai on i vo ng dng mng kho lu tr Giai on th ba l giai on t ng húa ca kho lu tr hng ti mc phỏt trin cao hn, ti giai on phỏt trin rng rói v sõu sc ca s húa, mng húa, o húa; õy cng chớnh l giai on kho lu tr s Ba giai on ny khụng cú gii hn rừ rt, nú cú th chng chộo ln nhau, thm chớ, gii lu tr Trung Quc hin cũn coi ba giai on l mt 10 Nh vy, viờ c ao ta o hin h ụ i ngu chuyờn gia , k thut viờn lnh ngh v s húa ti liu lu tr l rt cn thit Khi a co ban quy inh vờ sụ hoa tai liờ u lu tr , bờn ca nh viờ c tõ p huõ n ly thuyờ t , cõ n bụ i dng thc hanh chuyờn sõu va chi tiờ t quy trinh sụ hoa sau tõ p huõ n , cỏc cỏn b, cụng chc, viờn chc co thờ ng du ng nhng kiờ n thc c bụ i dng vao thc tiờn 3.5 Qun tr ri ro ti liu s hoỏ (t liu s) Ti liu s cú nhiu u im liờn quan n chia s khai thỏc cng nh lng lu tr Tuy nhiờn, nú cng gp nhiu ri ro quỏ trỡnh lu gi dn n khụng th truy cp c ni dung Vỡ th, h thng lu tr s cn xỏc nh v cú cỏc gii phỏp, chin lc qun tr ri ro i vi t liu s 3.5.1 Cỏc nguy c - Li vt mang: Tt c cỏc vt mang tin u gp cht lng xung cp theo thi gian, lm cho khụng th phc hi c cỏc bit thụng tin lu tr, dn n cú th mt mỏt thụng tin khụng th phc hi, vớ d nh hng ia t Cỏc ti liu s d dng b hng húc hn nhiu so vi cỏc ti liu truyn thng nh sỏch, giy, bn in iu ú l chỳng ũi hi nhiu tng cụng ngh khỏc trc chỳng ta cú th c/truy cp c ni dung Cỏc ti liu s cng rt d b hng húc vt lý Chng hn mt vt xc trờn ia CD cú th lm hng hng trm sỏch in t lu trờn ú, mt vt xc khú cú th lm hng c mt quyn sỏch Cỏc ti liu s cn s bo trỡ tớch cc cú th trỡ truy cp, ta cú th cho mt cun sỏch vo hũm khúa li v sau 100 nm cú th c c - Li thit b: Tt c cỏc thit b phn cng u cú th gp cỏc s c cú th phc hi hoc khụng th phc hi - Li phn mm: Cỏc phn mm u tim tng kh nng cú li dn n i vi d liu c lu gi 101 - Li truyn tin: H thng khụng th gi nh rng ng truyn phc v quỏ trỡnh thu thp hoc khai thỏc l khụng li Mt s thng kờ hin ti cho thy núi chung 16 triu gúi tin cú mt gúi tin cú li khụng phỏt hin bi c ch checksum - Li dch v mng: H thng cn chp nhn rng h thng mng bờn ngoi c s dng nh dch v DNS, cú th gp li - Vt mang v thit b li thi: Tt c cỏc vt mang v thit b u cú th gp li Ngoi c cha gp li, chỳng cú th b li thi khụng cũn phn mm truy xut hay cỏc thit b mi hn khụng cũn kt ni c Vn ny c bit i vi cỏc vt mang di ng, cú kh nng lu tr thụng tin lõu di nhng cn phi cú thit b c thớch hp truy cp Vi s tin b ca cụng ngh, cỏc thit b mỏy tớnh se b li thi dn n cỏc t liu lu trờn cỏc vt mang c cú th se khụng c c tng lai Chng hn hin vic tỡm c u c ia mm 5.25inch l rt khú - Li thi phn mm v nh dng: Khụng ch phn cng thit b, c phn mm v nh dng file lu tr cng b lc hu theo thi gian nhiu nguyờn nhõn Chng hn phiờn bn mi ca phn mm khụng h tr nh dng file c, hóng phỏt trin phn mm b mua li v sn phm khụng c phỏt trin iu ny dn n cỏc bit thụng tin mc dự nguyờn nhng khụng gii mó c - Li hnh: Cỏc thao tỏc hnh h thng hon ton cú th gõy cỏc li cú th khụi phc hoc khụng iu ny khụng ch nh hng n lu tr s m cũn l h iu hnh, ng dng phn mm, thit b v mng - Thiờn tai: Cỏc thiờn tai t nhiờn nh lt li, ng t, hon cn c phũng - Tn cụng t bờn ngoi: H thng c kt ni mng luụn tim tng cỏc nguy c b tn cụng t bờn ngoi, b lõy nhim virus hay sõu mỏy tớnh - Tn cụng t bờn trong: Phn ln cỏc h thng mỏy tớnh u liờn quan n cỏc i tng bờn trong, cú th cú quyn truy cp khỏc i vi h thng 102 - Ri ro kinh t: Cỏc thụng tin s b nh hng giỏn on ngun m bo ti chớnh ln hn nhiu so vi cỏc ti liu giy trỡ, h thng tiờu tn chi phớ nng lng, truyn thụng, qun tr h thng, - Ri ro t chc: Khung nhỡn h thng ca lu tr s cn bao gm khụng ch cỏc khớa cnh cụng ngh, k thut m cũn c khớa cnh t chc Cỏc t chc cú th thay i chc nng nhim v 3.5.2 Cỏc chin lc, gii phỏp - Nhõn bn (replication): Chin lc c bn trỡ lu tr s, khỏc vi t liu giy, ú l kh nng nhõn bn bo ton thụng tin Cỏc t liu s cú th c chộp thnh nhiu bn, lu tr trờn cỏc phng tin, a im khỏc - Di trỳ (migration): Vic qun lý nhõn bn t liu s thng liờn quan n quỏ trỡnh di trỳ: t nh dng ny sang nh dng khỏc, t vt mang ny sang vt mang khỏc, Vớ d in hỡnh l s dng lu d liu Tip cn ny cú th lm gim cỏc ri ro liờn quan n ri ro hng húc thit b, vt mang cng nh s lc hu ca thit b, phn mm Di trỳ sang nh dng mi l phng ỏn hiu qu chng li ri ro lc hu nh dng Thao tỏc ny cú th c thc hin ch ng quỏ trỡnh thu thp, hoc quỏ trỡnh lu tr, ụi kkhi quỏ trỡnh khai thỏc - Minh bch, rừ rng (transparency): S dng cỏc tiờu chun m, cỏc giao tip m cho phộp mi t chc cỏ nhõn cú th xem xột, tin tng vo s hnh chớnh xỏc ca h thng lu tr Vic s dng cỏc nh dng m cho phộp thun tin hn quỏ trỡnh x lý, chuyn i nh dng - Tớnh a dng (diversity): Tớnh n l ca h thng tim n kh nng chng chu kộm i vi cỏc tham H thng cn cú tớnh a dng nhiu cp , ú: S dng cỏc vt mang tin ngoi tuyn cung cp s a dng v cỏch thc lu bn sao, cho phộp chng li cỏc nguy c sinh kt ni vo mng (vớ d truy cp bt hp phỏp) 103 Lu tr bn v trớ a lý cỏch xa phũng cỏc thm thiờn nhiờn - Kim toỏn (audit): Thc hin cỏc cụng tỏc kim toỏn nh k nhm phỏt hin sm, ỏnh giỏ cỏc ri ro tim n cú th xy tng lai Ngay thu thp, mt s cụng tỏc kim tra cn c tin hnh nhm m bo rng d liu c thu thp tuõn th cỏc yờu cu ca t chc lu tr kim tra tớnh ton ca d liu s, thng s dng cỏc thut toỏn bm nh MD5, SHA Trong quỏ trỡnh lu tr, cú th tớnh toỏn cỏc giỏ tr ny nhiu ln v so sỏnh vi giỏ tr ban u kim tra xem t liu cú b thay i hay khụng Trong quỏ trỡnh khai thỏc, giỏ tr bm cú th c s dng chc chn rng ngi s dng cú c ni dung chớnh xỏc Chỳ ý rng chuyn i t liu s sang nh dng khỏc, giỏ tr bm cng thay i Vỡ th, thng cn tớnh toỏn v lu giỏ tr bm mi, ng thi lu li bn gc vi nh dng ban u - Bo mt h thng thụng tin: Trin khai bo mt mt cỏch cú h thng, tham kho tiờu chun bo mt ISO27001 104 TIU KT CHNG Chng 3, chỳng tụi xut mt s gii phỏp nhm nõng cao cht lng v hiu qu ca cụng tỏc s húa ti liu lu tr Kho Lu tr Trung ng thi gian ti Trong ú, lun trung i sõu vo gii phỏp nghiờn cu v tiờu chun k thut v chuyờn mụn nghip v õy l yu t rt quan trng cho vic trin khai cụng tỏc s húa ti liu lu tr ti cỏc kho lu tr núi chung v Kho Lu tr Trung ng ng núi riờng: Xỏc nh, la chn v lp danh mc ti liu lu tr s húa; Nghiờn cu xỏc nh cụng ngh s húa ti liu lu tr; Nghiờn cu xõy dng quy trỡnh cụng ngh s húa ti liu lu tr; Nghiờn cu tiờu chun k thut bn s húa ca ti liu lu tr T nhng nghiờn cu ú, B Chớnh tr, Ban Bớ th, Vn phũng Trung ng se cú c s ban hnh cỏc bn lm tin , c s nn tng cụng tỏc s húa ti liu lu tr phỏt trin tng lai bao gm: Quy nh v s dng ti liu in t, h s in t v giỏ tr phỏp lý ca h s, ti liu in t hot ng ca cỏc c quan ng, t chc chớnh tr - xó hi; Quy nh v hỡnh thc, th tc v n giỏ vic khai thỏc, s dng bn s hoỏ ti liu lu tr; Quyt nh ban hnh quy trỡnh s hoỏ ti liu ti Kho Lu tr Trung ng ng v Kho lu tr cp u v hng dn thc hin quy trỡnh; Quy nh danh mc mỏy múc, thit b v cỏc chun thng nht, phc v cụng tỏc s hoỏ ti liu lu tr ti cỏc lu tr; Hng dn xỏc nh, la chn v thng kờ ti liu lu tr cn s hoỏ Ngoi ra, tỏc gi cng chỳ trng n gii phỏp o to, bi dng cỏn b yu t ti chớnh v ri ro cú th xy i vi ti liu s hoỏ õy cng l nhng m bt k mt lu tr no tin hnh s húa ti liu ti n v mỡnh u phi quan tõm n 105 KT LUN Xut phỏt nhu cu qun lý v t chc khai thỏc, s dng ti liu Phụng Lu tr CSVN phc v s lónh o ca ng v cụng tỏc nghiờn cu lch s, nghiờn cu khoa hc v cỏc mc ớch thc tin khỏc, B Chớnh tr, Ban Bớ th, Vn phũng Trung ng ng rt quan tõm ti vic y mnh ng dng cụng ngh thụng tin cụng tỏc th, lu tr ca cỏc c quan ng, c bit l vic phỏt huy hiu qu ca ti liu lu tr phc v cho s nghip i mi t nc di s lónh o ca ng Vi nhng ý nghia to ln ú, vic khai thỏc s dung ti liu lu tr ũi hi mang tớnh khỏch quan ca bt k mt quc gia no Tuy nhiờn, nhiu yu t khỏc nh yu t ngi, khớ hu, vi sinh vt v c bit l yu t t hy hoi ca ti liu, ngun ti liu ny ang phi i mt vi nhng nguy c ca s ri ro, tn tht v mt mỏt Chỳng ta ang sng thi k phỏt trin bựng n v khoa hc k thut v ngi chỳng ta u phi tha nhn rng, õy l k nguyờn ca k thut s K thut s ang dn thay i b mt ca nn khoa hc k thut cng nh i sng ngi hin i K thut s phỏt trin liờn tc, nhanh chúng v ngy cng hin hu nhiu hn tng ngừ ngỏch, dự l nh nht nhng quc gia kộm phỏt trin nht Cng chớnh vỡ th, k thut s ang cú nhng nh hng, tỏc ng to ln n i sng ngi xó hi, t phong cỏch lm vic, hc tp, nghiờn cu; lm thay i mi mt t nhng hot ng sn xut, kinh doanh, n cụng ngh v an ninh, quc phũngMi ngnh, mi linh vc ớt nhiu u cú s xut hin ca k thut s Hin trờn th gii, cụng ngh k thut s ang phỏt trin rt nhanh v se tip tc phỏt trin mnh me hn na tng lai Nhng tin b ú cng ó mang li mt ln giú mi cụng tỏc lu tr v khai thỏc ti liu lu tr Cụng 106 tỏc s húa ti liu khụng cũn l n le ti mt quc gia, ti mt c quan lu tr no m ó tr thnh mt xu th tt yu trờn phm vi ton cu S húa ti liu lu tr mang li nhng li ớch khụng th ph nhn nh: Bo qun an ton bn gc, bn chớnh, am bao thụng tin tai liờ u; M rụ ng quy mụ lu tr, in ban v phu c chờ t li u; giỳp c quan, n v nõng cao trỡnh , k nng v tớnh chuyờn nghip cho cỏn b, nhõn viờn, cng nh nõng cp h tng k thut; To bn lu tr; Tit kim kinh phớ cho nh nc v cỏc lu tr; c bit, vai tro tich cc ụ i vi viờ c khai thỏc s dng v gúp phn thỳc õ y viờ c hoan thiờ n tụ chc khoa ho c tai liờ u cua cac phụng lu tr v hin i húa cụng tỏc lu tr S húa lu tr v khai thỏc s dng ti liu lu tr, ng dng nhng tin b ca khoa hc l s la chn hng u ca cỏc lu tr Ti Kho Lu tr Trung ng ng, qua tỡm hiu thc trng s húa ti liu lu tr, tỏc gi ó a cỏc gii phỏp nhm hon thin cụng tỏc ny thi gian ti nh ban hnh cỏc quy nh v s dng ti liu in t, h s in t v giỏ tr phỏp lý ca h s, ti liu in t hot ng ca cỏc c quan ng, t chc chớnh tr - xó hi; quy nh v hỡnh thc, th tc v n giỏ vic khai thỏc, s dng bn s hoỏ ti liu lu tr; quyt nh v ban hnh quy trỡnh s hoỏ ti liu ti Kho Lu tr Trung ng ng v Kho lu tr cp u v hng dn thc hin quy trỡnh; quy nh danh mc mỏy múc, thit b v cỏc chun thng nht, phc v cụng tỏc s hoỏ ti liu lu tr ti cỏc lu tr; hng dn xỏc nh, la chn v thng kờ ti liu lu tr cn s hoỏ Mt yu t quan trng khỏc cho cụng tỏc s húa ti liu lu tr ti cỏc lu tr núi chung v Kho Lu tr Trung ng ng núi riờng l cỏc tiờu chun k thut v chuyờn mụn nghip v Cn chun húa vic xỏc nh, la chn v lp danh mc ti liu lu tr s húa; xỏc nh chớnh xỏc cụng ngh s húa; xõy dng quy trỡnh cụng ngh s húa chun; nh cỏc tiờu chun k 107 thut bn s húa ca ti liu lu tr l nhng yu t quyt nh kt qu, hiu qu ca vic s húa ti liu lu tr Kho Lu tr Trung ng ng ó, ang v se l c s cú cụng tỏc s húa núi riờng v Kho Lu tr s dn u, phỏt trin nht ti Vit Nam Trong tng lai, õy se l a ch cỏc n v khỏc hc hi kinh nghim s húa ti liu lu tr cng nh Kho Lu tr s Sau quỏ trỡnh nghiờn cu lý lun, kho sỏt thc t v thc hin lun khoa hc ny, mt ln na tỏc gi mun khng nh: ti liu lu tr cũn mói vi thi gian v cú th phỏt huy c giỏ tr to ln ca mỡnh, ỏp ng nhu cu ngy cng cao ca xó hi, Kho Lu tr Trung ng ng cn cú nhng bin phỏp bo qun, m bo cỏc yu t mụi trng tt nht cho ti liu gc; bờn cnh ú cn ng dng s tin b ca khoa hc cụng ngh, trin khai cụng tỏc s húa ti n v mỡnh 108 DANH MC TI LIU THAM KHO Ban Bớ th Trung ng ng (khoỏ IX), Quyt nh s 47-Q/TW ngy ngày 06 tháng năm 2002 ban hnh ỏn tin hc hoỏ hot ng ca cỏc c quan ng giai on 2001-2005 (Lu ti Kho Lu tr Trung ng ng: Phụng 011, Mc lc 09, n v bo qun 1348) Ban Bớ th Trung ng ng (khoỏ X), Quyt nh s 06-Q/TW ngy ngày 19 tháng năm 2006 v vic ban hnh ỏn tin hc hoỏ hot ng ca cỏc c quan ng giai on 2006 - 2010 (Lu ti Kho Lu tr Trung ng ng) Ch th s 58-CT/TW, ngy 17/10/2000 ca B Chớnh tr Ban Chp hnh Trung ng (khoỏ VIII) v y mnh ng dng v phỏt trin cụng ngh thụng tin phc v s nghip cụng nghip hoỏ, hin i hoỏ (Lu ti Kho Lu tr Trung ng ng: Phụng 011, Mc lc 08, n v bo qun 1220) ao Xuõn Chuc - Nguyờn Vn Ham - Vng in h Quyờ n - Nguyờn Vn Thõm (1990), Ly lun va thc tin cụng tỏc lu tr, Nxb a i ho c va Giao dc chuyờn nghip, H Ni Hnh Dung, Ngc Linh (2001), Cụng tac sụ hoa tai liờ u lu tr Nhng nụ lc t thõn cua Lu tr Quang Nga, iTp Lu tr Vit Nam, sụ Nguyn Tin c (2005), "Xõy dng th vin in t v võn sụ hoỏ ti liu Vit Nam", Tp Thụng tin v t liu, s 2/2005 Nguyn Th H (2011), Túm tt kt qu nghiờn cu khoa hoc Nghiờn cu xõy dng gii phỏp chuyn cỏc d liu sụ húa trờn cỏc mỏy quột thụng dng sang Microfilm qua mỏy ghi phim 19610, Tp Vn th Lu tr Vit Nam, s 3, trang 8- 11 Nguyn Th H (2009), Vi nột vờ vic th nghim chuyn sụ húa sang microfilm, Tp Vn th - Lu tr Vit Nam, s 3, tr 15 16 109 Nguyn Th H (2012), ti "Nghiờn cu cỏc gii phỏp sụ hoỏ ti liu lu tr giõy quý him cú tỡnh trang m ch lp bn bo him", Phũng Thụng tin - T liờ u, Trung tõm Khoa hc v Cụng ngh Vn th - Lu tr, Cc Vn th - Lu tr Nh nc, H Ni 10 V Th Thu Hin (dch gi) (2011), Thc tin v suy ngm vờ vic trin khai xõy dng sụ húa ti liu lu tr (song ng trung vit), Phũng Thụng tin - T liờ u, Trung tõm Khoa hc v Cụng ngh Vn th - Lu tr , Cc Vn th - Lu tr Nh nc, H Ni 11 V Th Thu Hin (2012), Sụ húa ti liu lu tr v ỏp dng Trung Quục cụng tỏc lu tr, Tp Vn phũng cp y, s 7, trang 74 77 12 Nguyờn Thi Thu Hoai (2011), Sụ hoa tai liờ u va nhng võ n t ra, K yu hi tho khoa hc thụ ng nhõ t cac tiờu chuõn nghiờ p vu cac trung tõm lu tr quụ c gia, Phũng Thụng tin - T liờ u, Trung tõm Khoa hc v Cụng ngh Vn th - Lu tr, Cc Vn th - Lu tr Nh nc, H Ni 13 Hi ng lu tr quc t: Nhng yờu cu v nguyờn tc v chc nng cho nhng h s, ti liu mụi trng phũng in t, phn I, phn II v phn III, cụng b trờn website www.inca.org (bn dch v ti liu gc ting Anh lu ti Phũng T liu - Cc Lu tr Vn phũng Trung ng ng); 14 Hi ngh lu tr quc t ln th XIV ti SEVIL TY BAN NHA v tai liu in t va ỏnh giỏ giỏ tri ti liu in t, nm 2000, Phũng T liu - Cc Lu tr Vn phũng Trung ng ng 15 Hng dn s 08-HD/VPTW, ngy 10/9/2003 ca Vn phũng Trung ng ng v hng dn xõy dng c s d liu Vn kin ng, lu ti Kho Lu tr Trung ng ng 110 16 Hng dn s 09-HD/VPTW, ngy 10/9/2003 ca Vn phũng Trung ng ng v hng dn xõy dng c s d liu Mc lc h s, lu ti Kho Lu tr Trung ng ng 17 Dng Vn Khm (2013), Thit lp siờu d liu cụng vic quan nhõt ca mt d ỏn sụ húa ti liu lu tr, Tp Du n thi gian, s 1, trang 22 25 18 Dng Vn Khm (2013), Sụ húa ti liu lu tr - yờu cu thc tin t cho nganh lu tr, Tp Vn th Lu tr Vit Nam, s 3, trang 34-36 19 K yu hi tho khoa hc (2009), Sụ hoa tai liờ u lu tr va chia se kinh nghiờ m, Phũng Thụng tin - T liờ u, Trung tõm Khoa hc v Cụng ngh Vn th - Lu tr, Cc Vn th - Lu tr Nh nc, H Ni 20 Lut Lu tr s 01/2011/QH13 Quc hi nc Cng hũa Xó hi Ch nghia Vit Nam thụng qua ngy 11/11/2011 v cú hiu lc t ngy 01/7/2012, Phũng T liu - Cc Lu tr Vn phũng Trung ng ng 21 Nguyờn Thi Phng Mai (2011), Cụng nghờ lõp ban bao hiờm trờn microfilm kờ t hp vi lõp ban s dung k thut sụ , K yu hi tho khoa ho c thụ ng nhõ t cac tiờu chuõn nghiờ p vu cac trung tõm lu tr quụ c gia , Phũng Thụng tin - T liờ u , Trung tõm Khoa hc v Cụng ngh Vn th - Lu tr, Cc Vn th - Lu tr Nh nc, H Ni 22 V Hng Mõy (2010), ti "Nghiờn cu, xõy dng quy trỡnh qun lý, x lý ti liu in t cụng tỏc th cỏc ban tham mu, giỳp vic cõp u t trung ng n cõp tnh", Phũng T liu - Cc Lu tr Vn phũng Trung ng ng 23 V ỡnh Phong (2013): "Sụ hoỏ ti liu lu tr phim in nh tai Vit Nam - Thc trang va khuynh hng" , Luõ n tha c si chuyờn nganh Lu tr hc, Khoa Lu tr ho c va Quan tri Vn phong , Trng a i ho c Khoa ho c Xa hụ i va Nhõn (HQGHN), H Ni 111 24 Lu Vn Phũng (2009), Nhng võn c bn sụ húa ti liu lu tr, Tp Vn th Lu tr Vit Nam, s 10, trang 3-4 25 Quy nh s 210-Q/TW, ngy 06/3/2009 ca Ban Bớ th Trung ng ng (khoỏ X) v Phụng Lu tr ng cng sn Vit Nam, lu ti Kho Lu tr Trung ng ng 26 Quy nh s 317-Q/TW, ngy 23/7/2010 ca Ban Bớ th Trung ng ng (khoỏ X) v qun lý, khai thỏc, s dng c s d liu Vn kin ng trờn mng thụng tin din rng ca ng, lu ti Kho Lu tr Trung ng ng 27 Quy nh s 2114-Q/VPTW, ngy 01/9/2008 ca Vn phũng Trung ng ng v qun lý, cp nht, phỏt hnh, s dng ti liu trờn mng mỏy tớnh ca Vn phũng Trung ng ng, lu ti Kho Lu tr Trung ng ng 28 Quy nh s 2115-Q/VPTW, ngy 01/9/2008 ca Vn phũng Trung ng ng v qun lý, s dng v bo v mng mỏy tớnh ca Vn phũng Trung ng ng, lu ti Kho Lu tr Trung ng ng 29 Quyt nh s 47-Q/TW, ngy 06/8/2002 ca Ban Bớ th Trung ng ng (khoỏ IX) v vic ban hnh ỏn tin hc hoỏ hot ng ca cỏc c quan ng giai on 2001 - 2005, lu ti Kho Lu tr Trung ng ng 30 Quyt nh s 06-Q/TW, ngy 19/6/2006 ca Ban Bớ th Trung ng ng (khoỏ X) v vic ban hnh ỏn tin hc hoỏ hot ng ca cỏc c quan ng giai on 2006 - 2010, lu ti Kho Lu tr Trung ng ng 31 Quyt nh s 175/Q-VTLTNN, ngy 21/10/2011 ca Cc Vn th v Lu tr Nh nc ban hnh quy trỡnh v hng dn thc hin quy trỡnh chuyn d liu s hoỏ sang phim bo him, Phũng T liu - Cc Lu tr Vn phũng Trung ng ng 112 32 Quyt nh s 176/Q-VTLTNN, ngy 21/10/2011 ca Cc Vn th v Lu tr Nh nc ban hnh quy trỡnh v hng dn thc hin quy trỡnh s hoỏ ti liu lu tr lp bn bo him v bn s dng, Phũng T liu - Cc Lu tr Vn phũng Trung ng ng 33 Quyt nh s 1119-Q/VPTW, ngy 08/3/2012 ca Vn phũng Trung ng ng v phờ duyt d ỏn xõy dng Kho Lu tr in t ca Trung ng ng giai on 2008-2011, lu ti Kho Lu tr Trung ng ng 34 Quyt nh s 2998-Q/VPTW, ngy 30/10/2013 ca Vn phũng Trung ng ng v phờ duyt d ỏn Bo him ti liu Kho Lu tr Trung ng ng bng cụng ngh k thut s - microfilm, lu ti Kho Lu tr Trung ng ng 35 Nguyờn Thi Tõm (2003), Cỏc gii phỏp bo him tai li u giõ y tai cỏc Trung tõm Lu tr quục gia , Luõ n tha c si chuyờn nganh Lu tr ho c v T liu hc , Khoa Lu tr ho c va Quan tri Vn phong , Trng a i ho c Khoa ho c Xa hụ i va Nhõn vn, HQGHN 36 V Vn Tõm (2011), Vai y ki n bc õ u vờ sụ hoa tai liờ u tai trung tõm lu tr quụ c gia III, K yu hi tho khoa hc thụ ng nhõ t cac tiờu chuõn nghiờ p vu cac trung tõm lu tr quụ c gia, Phũng Thụng tin - T liờ u, Trung tõm Khoa hc v Cụng ngh Vn th - Lu tr , Cc Vn th Lu tr Nh nc, H Ni 37 Tom De Mulder (2007), Quy trỡnh cụng vic cho mt d ỏn sụ húa, Bn tin th vin cụng ngh thụng tin, thỏng 10, trang 39-43 38 Hong Quc Tun (2005), "Ti liu in t v vai trũ ca ngnh lu tr vic qun lý ti liu in t" Bỏo cỏo ti Hi ngh khoa hc ca Cc Lu tr Nh nc - B Ni v ti H Ni, ngy 09-10/11/2005, Phũng T liu - Cc Lu tr Vn phũng Trung ng ng 113 39 Hong Quc Tun, ti "Nghiờn cu, thit k h thụng thụng tin va c s d liu phc v vic qun lý v khai thỏc, s dng ti liu thuc Phụng Lu tr ng Cng sn Vit Nam", Phũng T liu - Cc Lu tr Vn phũng Trung ng ng 40 Hong Quc Tun (2013), inh hng cho vic sụ hoỏ v qun lý ti liu sụ ca Cc Lu tr Vn phũng Trung ng ng, Tp Du n thi gian, s 3&4, trang 16-17 41 y ban Ti liu in t ca Hi ng lu tr quc t: Cm nang qun lý ti liu in t nhỡn t goc lu tr (ó c b sung, sa i), thỏng 4-2005 (bn dch v ti liu gc ting Anh lu ti Phũng T liu - Cc Lu tr Vn phũng Trung ng ng) 42 Vn phũng Trung ng ng (2003), Hng dn s 08-HD/VPTW ngy 09/10/2003 hng dn xõy dng CSDL kin ng 43 Vn phũng Trung ng ng (2003), Hng dn s 09-HD/VPTW ngy 09/10/2003 hng dn xõy dng CSDL mc lc h s 44 Nguyn Th Hi Võn (dch gi) (2005), Xõy dng v qun lý Kho Lu tr sụ, Nh xut bn Trung Quc, Phũng T liu Cc Lu tr Vn phũng Trung ng ng 114 PH LC STT Tờn bn Ch th s 58-CT/TW, ngy 17/10/2000 ca B Chớnh tr Ban Chp hnh Trung ng (khoỏ VIII) v y mnh ng dng v phỏt trin cụng ngh thụng tin phc v s nghip cụng nghip hoỏ, hin i hoỏ Ph lc Hng dn s 08-HD/VPTW, ngy 10/9/2003 ca Vn phũng Trung ng ng v hng dn xõy dng c s d liu Vn kin ng 13 Ph lc Quy nh s 210-Q/TW, ngy 06/3/2009 ca Ban Bớ th Trung ng ng (khoỏ X) v Phụng Lu tr ng cng sn Vit Nam 06 Ph lc Quy nh s 317-Q/TW, ngy 23/7/2010 ca Ban Bớ th Trung ng ng (khoỏ X) v qun lý, khai thỏc, s dng c s d liu Vn kin ng trờn mng thụng tin din rng ca ng 04 Ph lc 115 S trang Ghi chỳ [...]... TÁC SỐ HOÁ TÀI LIỆU TẠI KHO LƢU TRỮ TRUNG ƢƠNG Luận văn trình bày khái niệm, mục tiêu, yêu cầu, nguyên tắc, quy trình số hoá tài liệu lƣu trữ; khảo sát và đánh giá thực trạng công tác số hoá tài liệu tại Kho Lƣu trữ Trung ƣơng Đảng CHƢƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO CHẤT LƢỢNG SỐ HOÁ TÀI LIỆU TẠI KHO LƢU TRỮ TRUNG ƢƠNG Luận văn đề xuất một số giải pháp nhằm đẩy nhanh tiến độ và kết quả số hoá tài. .. 6917 5875 đvbq cầu với tổng số 42 cặp, tài liệu, hàng và 856 tài 2136 đvbq, 4004 đvbq, trăm phim liệu, 39 ảnh 1179 tài 3949 tài liệu ảnh và cấp và cấp 7.000 liệu và cấp (giấy và ảnh) 9600 trang trang bản 5.500 trang và cấp 480 bản sao tài sao tài liệu bản sao tài trang bản sao liệu lƣu trữ liệu lƣu trữ tài liệu lƣu trữ (nguồn báo cáo năm của Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng) 30 1.4.1 Đối tượng... cặp - Khối tài liệu của các đồng chí lãnh đạo là Uỷ viên Bộ Chính trị, Bí thƣ Trung ƣơng Đảng kho ng 3.500 cặp 1.2.3 Thành phần, nội dung tài liệu Kho Lưu trữ Trung ương Kho Lƣu trữ Trung ƣơng Đảng hiện nay tập trung quản lý hầu hết các thành phần tài liệu thuộc phạm vi quản lý của Kho, gồm: tài liệu của các tổ chức Tiền thân của Đảng; tài liệu các Đại hội, hội nghị toàn quốc của Đảng, tài liệu của Ban... ngoài tài liệu giấy chiếm tỷ lệ hơn 80% tổng số tài liệu, Kho Lƣu trữ Trung ƣơng đang lƣu giữ một khối lƣợng kho ng 20% tài liệu dƣới dạng phim, ảnh, ghi âm, băng-đĩa về hoạt động của Trung ƣơng và các đồng chí lãnh đạo Đảng, Nhà nƣớc Với thành phần, nội dung tài liệu hiện có, Kho Lƣu trữ Trung ƣơng Đảng là kho lƣu trữ quan trọng nhất trong hệ thống các kho lƣu trữ của Đảng Đây là khối tài liệu có giá. .. bảo hiểm tài liệu lƣu trữ của Kho Lƣu trữ Trung ƣơng Đảng + Tổ chức phục vụ các yêu cầu khai thác, sử dụng, công bố tài liệu lƣu trữ của Kho Lƣu trữ Trung ƣơng Đảng đúng quy định của Trung ƣơng và Văn phòng Trung ƣơng Đảng (2) Trực tiếp quản lý lƣu trữ hiện hành của Trung ƣơng Đảng và Văn phòng Tung ƣơng Đảng (3) Tham mƣu giúp Chánh Văn phòng Trung ƣơng Đảng + Nghiên cứu, soạn thảo và trình Trung ƣơng... mạng (cơ sở dữ liệu văn kiện Đảng và Mục lục hồ sơ) Đây là tiền đề để công tác số hoá tài liệu tại Kho Lƣu trữ Trung ƣơng Đảng đƣợc thực hiện và phát triển Thông qua đề án, Kho Lƣu trữ Trung ƣơng Đảng đã số hoá đƣợc một số lƣợng nhất định tài liệu và đã gắn vào các cơ sở dữ liệu để phục vụ khai thác, sử dụng - Tiế p theo, có thể liệt kê một số bài viết đƣợc đăng tại Kỷ yếu hội thảo khoa ho ̣c “Thố... Nhiệm vụ quyền hạn của Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng Cục Lƣu trữ Văn phòng Trung ƣơng Đảng có những nhiệm vụ cụ thể: (1) Trực tiếp quản lý Kho Lƣu trữ Trung ƣơng Đảng + Sƣu tầm, thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, bổ sung tài liệu lƣu trữ của Trung ƣơng Đảng, các cơ quan trực thuộc Trung ƣơng Đảng , các tổ chức chính trị - xã hội ở Trung ƣơng, tài liệu lƣu trữ của các cá nhân theo... hóa tài liệu mà còn đi sâu vào tìm hiểu thực tế công tác lƣu trữ, thực trạng số hóa tài liệu tại Kho Lƣu trữ Trung ƣơng Đảng Từ đó, tác giả kiến nghị những giải pháp cho hiệu quả của công tác số hóa tài liệu lƣu trữ trong tƣơng lai Nhƣ vậy, có thể khẳng định, đề tài của chúng tôi có kế thừa nhƣng không trùng lặp với các nghiên cứu trƣớc 6 Các nguồn tài liệu tham khảo Trong quá trình thực hiện đề tài, ... sử dụng, khai thác và quản lý tài liệu điện tử 35 - Mục tiêu: + Xây dựng các tài liệu điện tử (nguồn tài liệu điện tử) từ một khối lƣợng nhất định các tài liệu lƣu trữ trong Kho lƣu trữ Trung ƣơng Đảng Dự án tiến hành tạo lập tài liệu điện tử thông qua việc tạo lập: Tài liệu số (tức là số hoá các tài liệu lƣu trữ) ; Thông tin điện tử (tức là xây dựng các thông tin về tài liệu lƣu trữ trên các phƣơng... chuyên đề chính: Số hóa tài liệu giấy; Số hóa các loại hình tài liệu khác; Quản lý và khai thác tài liệu số hóa; Đào tạo, bồi dƣỡng nguồn nhân lực phục vụ công tác số hóa - Từ giữa những năm 90 của thế kỷ XX, Cục Lƣu trữ Văn phòng Trung ƣơng Đảng bắt đầu triển khai ứng dụng công nghệ thông tin vào việc quản lý và phục vụ khai thác tài liệu lƣu trữ trên cơ sở sử dụng phần mềm Quản lý tài liệu thư viện