PHÂN TÍCH DỮ LIỆU KINH DOANH BẰNG MS EXCEL 2010

VL.COMPTống hợp & Biên soạnPflÂfỉ TÍCH Dữ t l t ư gMH DOASH Mlcrosoft ĩ -1^111 - llllH v CCó ịiè ta CD báỉ tập if Làm việc với bản báo cáo thu nhập ★ Cân đối kế toán: Các tài sản hiện h

VL.COMPTống hợp & Biên soạn

PflÂfỉ TÍCH Dữ t l t ư gMH DOASH

Mlcrosoft

ĩ -1^1(11 - llllH v

CCó ịiè ta CD báỉ tập )

if Làm việc với bản báo cáo thu nhập

★ Cân đối kế toán: Các tài sản hiện hành

★ Định giá trị các hàng tồn kho cho bản cân đối

★ Tóm tắt các giao dịch: Từ các sổ nhật ký đến bản cân đối

★ Phân tích vốn lưu động và luồng tiền mặt

★ Phân tich bản báo cáo

★ Chu kỳ dự toán và lập kế hoạch

'k Dự báo và dự đoán

★ Khảo sát một trường hỢp kinh doanh; Đầu tư

'k Xem xét các tiêu chí quyết định trong một trường hdp kinh doanh -k Tạo m ột bản phân tích độ nhạy cho một trường hỢp kinh doanh

~k Hoạch định các lợi nhuận

■A Import dữ liệu kinh doanh vào Excel

NHÀ XUẤT BẢN TỪ ĐIỂN BÁCH KHOA

B •ạn đọc thân mến!

Chúng tôi nhóm biên soạn, xin hân hạnh giới thiệu cùng quý bạn đọc

quyển sách “Phân tích dữ liệu kinh doanh Microsoft Excel 2Ỡ10” Sách được hướng dẫn qua 13 chương bài học và được đính kèm theo “CD Bài tập", nhăm giúp bạn nắm bắt những điếm cơ bản và nâng cao của việc sử

dụng Excel trong việc phân tích dữ liệu kê toán doanh nghiệp

Ngoài ra, với bất kỳ một ngitòi nào tham gia vào các mức độ kinh doanh thông thường làm việc các tài liệu tài chính chẳng hạn như sổ cái, báo cáo thu nhập, các phương pháp hoạt động như thống kê kiểm soát và thủ tục làm co' sở cho việc quyết định đầu tư Vì vậy, mỗi chương nhằm phân tích và cung cấp các thông tin về mỗi công việc kinh doanh khác nhau và thảo luận về cách tốt nhất đế áp dụng Excel trong tình hình đó như:

★ Làm việc với bản báo cáo thu nhập

★ Cân đối kế toán; Các tài sản hiện hành

★ Định giá trị các hàng tồn kho cho bản cân đối

★ Tóm tắt các giao dịch: Từ các sổ nhật ký đến bản cân đối

★ Phân tích vốn lưu động và luồng tiền mật

★ Phân tích bản báo cáo

★ Chu kỳ dự toán và lập kế hoạch

★ Dự báo và dự đoán

★ Khảo sát một trường hỢp kinh doanh: Đầu tư

★ Xem xét các tiêu chí quyết định trong một trường hỢp kinh doanh

★ Tạo một bản phân tích độ nhạy cho một trường hỢp kinh doanh

★ H o ạ c h đ ịn h c á c lợi n h u ậ n

★ Import dữ liệu kinh doanh vào Excel

Microsoft Excel 2010 vào công việc của mình ngày một hoàn thiện hơn

Chúc bạn thànỉi công!

Tác gỉả

L à m v iệ c vớ i í>ản

b á o c á o Ỉ Ỉ I U n í i Ậ p

sử DỤNG BẢN BÁO CÁO THU NHẬP

Bản báo cáo thu nhập là một công cụ mạnh mẽ để thực hiện quyết định Nó miêu tả sự lưu thông của đồng tiền và mối quan hệ giữa thu nhập với chi phí trong một khoảng thời gian Nó cho biết kiếm được bao nhiêu tiền trong một kỳ kế toán, chẳng hạn như một năm Các thuật ngữ lợi nhuận (proílt), thu nhập ròng (net income), và thu nhập (earn- ing) được sử dụng phổ biến, thay thế cho nhau và đôi khi thoải mái để phát biểu kết quả cuôì cùng

Bản báo cáo thu nhập cung cấp một điểm khởi đầu trong việc phân tích một doanh nghiệp

Chọn một phương pháp báo cáo

Việc đánh giá thu nhập ròng là một nỗ lực nhằm làm cho giá trị được tạo ra bởi một doanh nghiệp (và thu nhập của nó) tương hợp với những nguồn tài nguyên mà nó tiêu thụ (các chi phí của nó) Lời nói

"Trong năm tài chính 2010, chúng ta đă bán $200 triệu sản phẩm và dịch vụ với chi phí $175 triệu, đạt được lợi nhuận $25 triệu" định lượng hoạt động của doanh nghiệp trong một khoảng thời gian một năm Bây giờ doanh nghiệp này có một kết quả hoạt động, một nơi để bắt đầu phân tích những hoạt động của nó

Tuy nhiên cần thêm chi tiết để đánh giá và báo cáo thu nhập bằng một cách được chấp nhận rộng râi Các kế toán viện sử dụng một loạt

đọc một bản báo cáo thu nhập mà bạn tin đã được chuẩn bị sử dụng

Phân tích dữ liệu kinh doanh Microsott Excel 2010

những quy ước này, bạn thường có niềm tin lởn hơn rằng thông tin này hợp lệ và đáng tin cậy Có lẽ công ty đáng được đầu tư hoặc cho vay tiền,Không có cách nào để tạo cấu trúc một bản báo cáo thu nhập Lựa chọn của bạn phụ thuộc vào bạn dự định sử dụng bản báo cáo như thê nào và hình ảnh nào mà bạn muốn trình bày Điều cốt yếu là thông tin hữu ich trong việc hỗ trợ đưa ra quyết định Người xem có thể là các nhà đầu tư tiềm năng, người cho vay hoặc các quản lý nội bộ (và đôi khi bên ngoài).Hình 1.1 đến 1.4 minh họa một số ví dụ về các dạng bản báo cáo thu nhập thường được sử dụng

SeBãìg Gener^, and Admgìistrative Expenses

C ^ r a ^ Prolĩt (E»rângs Befofe trterest arxi T^ẽs)

Nghiên cứu trường hợp: Tài liệu cho một khoản vay ngân hàng

Công ty của bạn muốn vay tiền ngân hàng đế mua th iế t bị xưởng mới Là trưởng phòng điều hành công ty, bạn giám sát các hoạt động hàng ngày Bạn cũng tập trung vào những chủ đề, chẳng hạn như lượng chi phí thay đổi liên quan đến thu nhập và biên lợi nhuận là bao nhiêu trên cơ sở từng sản phẩm

Khi nó đánh giá đơn xin vay của công ty bạn, ngân hàng ít quan tâm đến những vấn đề đó nhưng rấ t quan tâm đến lượng doanh sô, tổng lợi nhuận và lợi nhuận kinh doanh Bạn có thế sử dụng một dạng, chẳng hạn như dạng được minh họa trong hình 1.1 cho bản báo cáo thu nhập đính kèm đơn xin vay tiền của công ty bạn

Hình 1.1 m inh họa một kiểu trình bày điển hình của một bản báo cáo thu nhập được sử dụng cho những mục đích lập báo cáo bên ngoài Chú ý rằng có các lỗi toán học rõ ràng trong báo cáo, trong các hàng 17

và 19 Những lỗi này có thế xuất hiện khi một dạng tiền tệ che khuất các chữ sô có nghĩa Vì mục đích khoảng trống và tính đơn giản, khi bạn chia những con số thực tế cho ví dụ $1,000 và biếu thị bằng một tiêu đề cột rằng các bút toán được thế hiện bằng các $,1000, sử dụng hàm ROUND ( ) của Excel Ví dụ;

= R O U N D ( 4 6 9 0 / 1 0 0 0 , 0 )

Công thức này đã dược sử dụng trong ô B16 của hình 1.1 thay vì các mục nhập thực tế là 4.69 (mà dạng ô hiển thị dưới dạng $5), kết quả của phép tính trong ô B17 được thể hiện là $21 thay vì $22

Để tiếp tục ví dụ này, nếu bạn sử dụng ROUND trong ô B16 của hình 1.1, ô B17 th ể hiện $21 thay vì $22 Nhưng sau đó ô B19 thể hiện

$16 khi giá trị thực của nó là $15 Nói chung bạn phải chọn giữa hai lựa chọn trong loại tình huống này:

♦ B ắt buộc phải chọn hiển thị các con số chính xác thay vì những giá trị được làm tròn hoặc được cắt xén Khuyết điểm là những con số tài chính có thể trông bề bộn và khó hiểu hơn

♦ Sử dụng hàm ROƯND (hoặc một trong các hàm cùng họ, ROUNDUP

và ROƯNDDOWN) để tìm một số nguyên hoặc để giới hạn số chữ số thập phân trong một giá trị Khuyết điếm là trong quá trình xử lý một lỗi toán học rõ ràng, bạn có thể tạo ra một lỗi khác

Phàn tích dừ ỉíệu kinh doanh Mlcrosott Excel 2010

h ộ p h ộ p P o r m u la h iể n t h ị c ô n g th ứ c v à ô h iể n t h ị k ế t q u ả c ủ a c ô n g th ứ c

n h ư được c h ỉn h s ử a b ở i d ạ n g số

Nghiên cứu trường hợp; Quản lý kho hàng trong một công ty kinh doanh

B ạ n c h ịu t r á c h n h iệ m m u a c á c s ả n p h ẩ m đ ề b á n lạ i t ạ i m ộ t cử a h à n g

b á n lẻ Đ ế g iả m th iể u c á c c h i p h í v ậ n c h u y ể n k h o h à n g v à t r á n h sử d ụ n g tiề n m ặ t ch o đ ê n lú c h o à n to à n c ầ n th iế t, b ạ n đ ã đ ặ t r a n h ữ n g th ủ tụ c

q u ản l ý k h o h à n g đ ú n g th ờ i g ia n N h ữ n g th ủ tụ c n à y v ậ n h à n h n h ư b ạ n

đ ã t h iế t k ế , c á c m ứ c tồ n k h o cuối n ă m g ầ n y n h ư - h o ặ c t h ấ p hơ n - cá c mức ở đ ầ u n ă m v à n ê n liê n k ế t vớ i d o an h th u c ủ a c á c s ả n p h ẩ m m à d o an h

n g h iệ p c ủ a b ạ n b á n V ì c á c m ục đ ích q u ả n lý , b ạ n có th ế x o a y sỏ' đế’ có được m ộ t b ả n b á o c á o th u n h ậ p được m in h h ọ a t r o n g h ìn h 1 2

$ 43

Goods Avaiable for Sale

Ending fcwentofy Cost of Goods Sold

$ 95

$ 27

$ 68 Gross Margin

Less Operaiing Expenses _

Phân tích dữ liệu kinh doanh Microsott Excel 2010

cáo thu nhập cho một

công ty chế tạo được

định dạng cho những

mục đích hoạch định,

thường bao gồm thông

tin chi tiết về chi phí của

cấc hàng hóa được sản

xuất để bổ sung.

^Sates'^ ^ !

Cosl 0f Goods SoU

z OpenírìQ piisheá Goods Itiventory I $ ^

" I" 62'

Ị

rt'"

llíÕP-O pefa^ Expenses ị ~

A^ĩrtinistiaByẽ Ẽ)^enses ị 's 1,.'34

-á

12 ^

Hình 1.4: Một dạng bản báo cáo thu nhập được sử dụng cho việc quản lý các thu nhập và chi phỉ cho thấy tiền thu được và chi ra như thế nào.

Phân tich dữ liệu kinh doanh Microsott Excel 2010

Hai tên nữa được định nghĩa trong General Ledger (số cái tổng hỢpì được minh họa trong hình 1.6: LedgerDate, một tên được định nghĩa bằng một tham chiếu tuyệt đối, tham chiếu đến ô $A$4 GLAccount (viết tắ t của general ledger account (tài khoản sổ cái tổng hợp)) tham chiếu đến một ô trong cột D

:

23 30

Hình 1.5: Tổng bút toán ghi lại các giao dịch cá nhẫn trong thời gian thứ tự như ghi

hợp tích lũy cấc giao dịch riêng lẻ từ

sổ nhật ký chung vào các tài khoản

Giả sử ô hiện h àn h nằm trong hàng 6 - ví dụ E6 Nếu bây giờ bạn click tab Pormulas và click Defìne Name trong nhóm Defined Names, bạn có thế gõ nhập GLAccount trong hộp N a m e Trong hộp Refers To, gõ nhập

c ò n g th ứ c s a u đ â y :

= $D6

T h a m c h iế u h ỗ n hỢp n à y có n g h ĩa là b ạ n có thế' n h ậ p c ô n g th ứ c s a u đ â y :

=GLAccount

vào b ất kỳ cột và bất kỳ hàng Bởi vì cột của nó cố định và hàng của

nó tương đối, công thức thứ hai nàv trả về giá trị nào nằm trong hàng nơi công thức được nhập trong cột D

Trên worksheet General Ledger, công thức mảng sau đây trong cột Debit (bên nợ) của nó tích lũy các bút toán thích hợp từ General Journal (sổ n h ật ký chung)

=SUM(IF(MONTH(EntryDate)=MONTH(LedgerDate),1,0)*IF (AccountNumber =GLAccount, 1 , 0) *ơournalDebits)

Công thức m ảng sau đây tích lũy các bên có thích hợp:

= S U M ( I F ( M O N T H ( E n t r ỵ D a t e ) = M O N T H ( L e d g e r D a t e ) ,1,0)

*IP (AccountNumber =GLAccount ,1,0) *ơournalCredits)

Các công thức yêu cầu Excel làm những điều sau đây:

1 IF(MONTH(EntryDate)=MONTH(LedgerDate),l,0): đánh giá mỗi bút toán trong cột EntryDate của General ơournal Nếu tháng của ngày tháng đó bằng với ngày tháng cho General Ledger, trả về 1; nếu không trả về 0

2 IF(AccountNumber = GLAccount.l.O); Đánh giá mỗi bút toán trong cột AccountNumber của General Journal Nếu số tài khoản giống như số tài khoản cho tài khoản sổ cái tổng hợp (General Ledger) hiện hành, trả về 1; nếu không trả về 0

3 Nhân kết quả của bước 1 với bưởc 2 Chí khi cả hai điều kiện đúng (true), bước này sẽ trả về 1; nếu không nó sẽ trả về 0

4 N hân kết quả của bước 2 với các bút toán ciía sổ n h ật ký chung (General Joum al) trong dây ơournalDebits (hoặc dãy JournalCredits) của nó trong công thức thứ hai của hai công thức trước) Khi cả điều kiện ngày th á n g và điều kiện tài khoản là true, k ết quả là bên nợ (hoặc bên có) Nếu không kết quả là 0

Phân tích dữ liệu kinh doanh Microsoít Excel 2010

5 T r ả v ề t ổ n g c ủ a bước 2 k h i được á p d ụ n g v à o t ấ t c ả b ú t to á n số n h ậ t

ký; cụ thế một bên nợ hoặc bên có nếu bút toán thông qua cả diềukiện ngày tháng và điều kiện kế toán, nếu không trả về 0

ĐƯA DỮ LIỆU SỔ CÁi VÀO BẢN BÁO CÁO THU NHẬP

Bạn có thế sử dụng một phương pháp tương tự đế tích lũy thôrìị.; trong số’ cái tổng hợp vào bản báo cáo thu nhập

Giả sử bạn đã quyết định đánh số tấ t cả tài khoản chi tiêu hành chính cô định sử dụng các sô' tài khoản năm chữ sô bắt đầu với 63 Bào hiểm sức khỏe có thế là số tài khoản 63310, báo hiểm xe cộ 63320, chi phí lãi 63400, Nếu bạn đặt tên cho dãy trong số cái tổng hỢp chứa các

số tài khoản là LedgerAccounts, dãy chứa các bên có là LedgerCredits

và dãy các bên nợ là LeđgerDebits, công thức mảng sau đây tính tổng các hiệu giữa các bên có của số cái tồng hợp và các bên nỢ của sô cái tổng hợp cho các tài khoản được đánh số từ 63000 đến 63999:

=SUM(IF(LEFT(LedgerAccounts,2)="63",LedgerCredỉts-

L e d g e r D e b ỉ t s , 0 ) )

(Nhớ nhập công thức dưới dạng một công thức mảng Sử dụng

■ Ctrl+Shifìt và sau đó nhấn Enter)

Đầu tiên công thức mảng đánh giá các phần tử trong dãy có tên là LedgerAccounts và loại bỏ hai ký tự tận cùng bên trái trong mỗi số tài khoản Sau đó nếu hai ký tự đó bằng 63 (như vậy nếu sô tài khoản là giữa 63000 đến h ế t 63999), công thức trả về tồng của hiệu giữa các bên

nỢ và bên có của các tài khoản

Bạn có th ể sử dụng công thức này để trả về bút toán trong bản báo cáo thu nhập liên quan đến các chi phí hành chính cố định Tương tự nếu biếu đồ của các tài khoản chi định tấ t cả hạng mục tài khoản liên quan đến các chi phí sản xuất cô định cho các sô năm chữ sô bắt đầu với

64, bạn sử dụng công thức sau đây;

=SUM(IF(LEFT(LedgerAccounts,2)=:”64”,LedgerCredits-LedgerDebits,Bạn eó thế tích lũy hầu hết các bút toán trên một bản báo cáo thu nhập một cách tương tự làm việc tự số n hật ký chung đến sổ cái tống hợp vào bần báo cáo thu nhập Hai loại bút toán - các bút toán, chẳng hạn như các khoản phải trả và các chi phí trả trước bao gồm sự tích lũv và'các tài sản phải chịu sự khấu hao - thường đòi hỏi sự chú ý đặc biệt

Cả hai ảnh hưởng đến thời gian thu nhập của công ty

16

QUẢN LÝ CÁC PHƯƠNG THỨC TÀI CHÍNH VỚI KẾ TOÁN PHÁT SINH.

Kế toán p hát sinh đòi hỏi hai bước: nhận dạng các thu nhập cho một thời hạn nào đó và làm cho các chi phí đi kèm, chẳng hạn như chi phí cùa các hàng hóa được bán và hoa hồng bán hàng tương hợp với các lợi nhuận đó Đây được gọi là nguyên tắc tương hỢp và là một khái niệm cơ bản được sứ dụng xuyên suốt tiến trình kế toán

Khái niệm về việc làm cho thu nhập tương hợp với các chi phí đã chi

đê tạo ra thu nhập có thế dường như rõ ràng nhưng nó có một số ngầm

định tinh tế Giả sử bạn mua các bảng số cho một xe công ty Bạn trả

$400 cho các báng số vào tháng Giêng Bạn xóa bỏ đầy đủ $400 trong tháng Giêng (nghía là bạn thế hiện nó dưới dạng một chi phí mà bạn đă chi đầy đủ trong tháng đó) Bạn tạo ra thu nhập hoặc điều hành doanh nghiệp bằng việc sử dụng xe trong tháng Giêng và cho 11 tháng tiếp theo.Trong trường hợp này, bạn đă cường điệu chi phí điều hành kinh doanh trong th án g giêng, nói giảm bớt nó từ tháng Hai đến tháng Mười Hai và không làm cho các thu nhập tiếp theo tương hợp với chi phí ban đầu Kê toán p h át sinh cho phép bạn dàn trải chi phí của các biến số xe trên (trong trường hợp này) 12 tháng đầy đủ và đế tương hợp với các thu nhập mà xe giúp tạo ra với chi tiêu cho các bảng số xe

Thu nhập không giống như tiền m ặt nhận được và chi phí không giống như tiền m ặt đă chi Bạn thường nhận biết thu nhập khi đòi hỏi

rấ t nhiều nỗ lực đế tạo ra doanh sô và điều chắc chắn hợp lý là bạn sẽ nhận được khoản thanh toán Kế toán viên xem thời gian của các khoản thu tiền m ặt thực tê hoặc chi tiêu tiền m ặt thực tế chỉ là một vấn đề chuyên môn

Đối với bán hàng chịu, nguyên tắc phát sinh nghĩa là bạn nhận biết thu nhập vào thời điểm bán hàng, không nhất thiết là khi khách hàng thanh toán Giả sử bạn sử dụng thẻ tín dụng để mua một bộ gậy đánh

"olf mới tại cửa hàng đồ thế thao ở địa phương Cửa hàng nhận biết thu

nhập khi bạn ký tên vào phiếu trả tiền nhưng nó không nhận được tiền

m ặt cho đến khi công ty thẻ tín dụng gởi cho nó khoản thanh toán Thời gian giữa việc n hận biết thu nhập và thanh toán tiền m ặt có thế đáng

kế Việc một công ty có lãi không bảo đảm rằng luồng tiền m ặt của nó

sẽ đủ để giữ cho nó có đủ khả năng thanh toán

Nếu ban quản lý của một công ty hiểu đúng mối quan hệ giữa các thu nhập của công ty và những chi phí của nó trong một khoảng thời gian nào đó, nó cần thấy các bản báo cáo thu nhập Các bản cân đối cần thiết để ban quản lý hiểu mối quan hệ giữa các tài sản của công ty và các khoản nợ của nó - giá trị của nó - vào một thời điếm nào đó

Phân tích dữ liệu kinh doanh Microsott Excel 2010

rõ v iệ c c ầ n đ ế n c á c b ú t to á n đ iều c h ĩn h n h ằ m g iú p p h â n b ố c h i tiê u b a n

C o r^ iit^ Fees Eamed

Deprecĩabon Expense; Oíỉíce Equipment

Total

Tríai Batance Debit Cređĩt

$32,650 3,472 684 592 3,470

3.470

145 1Ị8ij

136 ’

96 :

íBaỉsice _Cre<«

Phân tích dữ liệu kinh doanh Microsoít Excel 2010

C u ố i t h á n g B ả y , 1 / 1 2 g iá t r ị c h ín h s á c h đ ã h ế t h ạ n V iệ c g iả m g iá tr ị tà i

s ả n được g h i c h é p ỏ' h a i nơi:

♦ Để điều chỉnh cho giá trị của một tài sản trong hàng năm của vvorksheet Giá trị được điều chỉnh được sao chép sang bản c.ân đôi nơi nó xuất hiện như ià một phần của giá trị hiện hành của cong ty

♦ N h ư là m ộ t chi phí được ghi chép trong hàng 17 Chi phí n à y được ghi chép cho tháng Bảy mặc dù chi tiêu tiền m ặt thực tế cho báo hiếm trong tháng Bảy là $684 Đầy là cơ cấu được sử dụng đế làm cho thời gian của chi phí khớp với thời gian của thu nhập mà nó đã giúp tạo ra

Trong cùng một kỳ hạn, M artin Consulting sử dụng các v ậ t dụng văn phòng trị giá $136 để giúp tạo ra thu nhập của nó Một bú t toán điều chỉnh khác là $136 xuất hiện trong hàng 6, cột E phản ánih việc giảm giá trị của tài sản vật dụng văn phòng ban đầu là $592, và điược áp dụng trên số tiền đó trong hàng 6, cột F đế thể hiện giá trị còn Mại của

nó là $456 vào cuối tháng Bút toán ghi nợ điều chỉnh xuất hiện trong hàng 18, cột D

Cơ sở hợp lý cho những bút toán điều chỉnh này thì khá rõ- ràng Vào ngày 1 tháng Bảy, công ty được bảo hiểm 12 tháng và nó đưiỢc bảo hiểm có giá trị trong 11 tháng vào ngày 21 tháng Bảy Tương tự, raó mua các vật dụng văn phòng trị giá $592 vào ngày 1 tháng Bảy và tr ị giá

$456 vào ngày 31 tháng Bảy Những số tiền này có thể trực tiế p đánh giá và M artin Consulting có thể dễ dàng nhập, dưới dạng các bêni nợ và bên có điều chĩnh, các phần hết hạn hoặc được sử dụng làm chi phí trong tháng Bảy

Nhưng thiết bị văn phòng là một vấn đề khác Đầu tháng Bảy, công

ty sở hừu thiết bị có giá trị ban đầu là $3,470 (xem hàng 7, cột B) Bao

nhiêu phần của $3,470 đó được sử dụng hết trong việc tạo ra thu nh ập của tháng? Thiết bị vẫn nằm ở đó: máy tính vẫn đang tạo các worksheet, máy photocopy vẫn đang tạo ra các bản copy, điện thoại vẫn đang reo Tuy nhiên, một giá trị nào đó đã được rút ra từ thiết bị để tạo ra thu mhập.Khấu hao là phương tiện để giải thích cho việc th iết bị đã cung cấp giá trị cho tiến trìn h tạo ra thu nhập Trái với việc đánh dấu một tháng khác đã hết hạn trên một chính sách bảo hiểm hoặc đếm số phiong bì thư đã được ghi địa chỉ và được gdi, M artin phải ước tính giá Itrị của

th iết bị văn phòng "được sử dụng" trong tháng Bảy Anh ta làm điiều này bằng sự khấu hao

20

sử DỤNG sự KHẤU HAO ĐƯỜNG THẲNG

M artin có thế sử dụng một trong vài phương pháp đế tính sự khâu hao cho một th án g (hoặc một quý hoặc cho một năm)

Giả sử M artin sử dụng phương pháp khấu hao đường thẳng Giả định là thiết bị văn phòng có một tuổi thọ hữu dụng là ba năm và sẽ khóng có giá trị sau thời gian đó Do đó đối với mỗi tháng đi qua trong vòng đời th iết bị ba năm, giá trị của thiết bị giảm 1/36 giá trị gốc của nó

- nghía là th iết bị khấu hao mỗi tháng 1/36 tức là $96 Bút toán bên có điều chinh ở hàng 8, cột E và bút toán bên nỢ điều chỉnh được thế hiện trong hàng 2Ơ, cột D

Bằng việc ước tính lượng khấu hao hàng tháng, M artin có thể tính một chi phí th iế t bị văn phòng cho tháng Điều này cho phép kết hợp chi phí với thu nhập và thấy được rõ hơn thu nhập của tháng Lần nữa riẬíuyên lý tương hợp vẫn đúng rằng các thu nhập nên được tương hợp vứi các chi phí vốn đà giúp tạo ra chúng

Bạn sử dụng các bút toán điều chỉnh không chỉ với các chi phí mà còn với các thu nhập Giả sử cuôi tháng Bảy, M artin đã ký một hợp đồng và chấp nhận thanh toán bằng tiền m ặt để tiến hành tư vấn tám giờ với chị phí $160 mỗi giờ Sô tiền đầy đủ $1,280 được ghi vào bên có trong một tài khoản tài sản được gọi là ư nearned Consulting Fees Trưởc cuối tháng, M artin đã tiến hành một trong tám giờ tư vấn đã ký hựp đồng Việc thực sự tiến hành công việc đó sẽ chuyến đổi một số phí không kiếm được thành một trạng thái kiếm được Các bút toán điều chỉnh trong hàng 10, cột D, và hàng 19, cột E, cho thấy $160 của phí không kiếm được đă được chuyến đổi thành trạng thái kiếm được trong tháng Bảy

Bốn bút toán điều chỉnh cho cấc vật dụng và sự khấu hao được mô tả

trước đó liên quan đến những hoạt động đều bắt đầu và kết thúc trong một kỳ kế toán Ví dụ việc sử dụng $136 ước tính trong các vật dụng văn phòng xảy ra giữa ngày 1 tháng Bảy và 31 tháng Bảy Một bút toán đều chỉnh cũng có thế ghi chép một hoạt động mở rộng qua các kỳ kế toán Giả sử M artin đã chuẩn bị séc lương của một trợ lý thanh toán cho hai tuần trước, một tuần trước cuối tháng Sau đó trợ lý đă phát sinh một tuần lương từ 25 tháng Bảy đ ế n 31 tháng Bảy Đế cho thấy rằng lương phát sinh này là một chi phí có thê quy cho tháng Bảy thay vì tháng Tám, Martin ghi một bút toán điều chỉnh trong hàng 15 cột D Đế cho thấy rằng nó là một khoản nợ mà sẽ được đáp ứng sau đó (có lã trong tháng Tám), nó cũng được ghi dưới dạng một bên có nợ trong hàng 11, cột E

Phân tích dữ liệu kinh doanh Microsotí Excel 2010

CHUẨN BỊ BẢN CÂN Đối TẠM

Excel làm cho dễ dàng tích lũy bản cân đôi tạm và các bút toán diều chỉnh thành một bản cân đối tạm được điều chỉnh Hãy chú ý những điều sau đây:

♦ Mỗi bút toán ghi nợ được điều chỉnh dựa vào công thức này mà sau

đó được điều chỉnh để triệt tiêu các lượng âm:

= ( T r ỉ a l D e b ỉ t s - T r ỉ a l C r e d ỉ t s ) + {Adj u s t D e b ỉ t s - AdjustCredỉts)

♦ Mỗi bút toán ghi có được điều chỉnh dựa vào còng thức này cũng được điều chỉnh đế triệ t tiêu các lượng âm;

= (TrỉalCredỉt s - T r ỉ a l D e b ỉ t s ) + (Adj u s t C r e d i t s - AdjustDebits)

Tống của các bút toán điều chỉnh xuất hiện trong hình 1.7, trong hàng 22, các cột D và E Tống của các bút toán được điều chỉnh xuât hiện trong hình 1.7, ở hàng 22, các cột F và G Sự cân bằng cúa các tống bên nỢ và bên có cho thấy các bút toán được cân đối

DI CHUYỂN THÔNG TIN VÀO MỘT BẢN BÁO CÁO THU NHẬP

Sau cùng đến lúc di chuyến thông tin này vào một báo cáo thu nhập

và một bản cân đối (xem hình 1.8)

Các hàng 3 đến 12 đại diện cho tài khoản tài sản và tài khoản nỢ Chúng được sao chép từ bản cân đối tạm được điều chỉnh sang các cột bản cân đối Các hàng 13 đến 20 đại diện cho tài khoản thu nhập và tài khoản chi phí và được sao chép sang các cột Income Statem ent Sau đó, trong hàng 21 của các cột H và K, các bên có và bên nợ được tính tống Chú ý rằng chúng không còn cân đôi nữa Các thu nhập của công ty trong tháng Bảy vượt quá chi phí của nó và sự chênh lệch là thu nhập kinh doanh của nó Đế đạt được số liệu này, lấy tổng thu nhập trong ô

121 trừ cho tổng chi phí $4,680 trong ô H21 Kết quả là $1,730 xuất hiện trong ô H22 và là thu nhập kinh doanh cho tháng Bảy Cộng kết quá nảy cho tổng chi phí $4,680 sẽ cho ra $6,410 cân đối với tống thu nhập cho tháng

22

b .

^ C onsiibig 7/31/2012 Income statem ert BatanceSheet

s C orsuiin g Fees Ếamed $ - $ 160

s beprecoỊỉÌan OCRce ẼquiMTieiK $ 96 $

Phân tích dữ liệu kinh doanh Microsoít Excel 2010

Hai phần này phải cân dổi-, nghĩa là tổng các tài sản của công ty

phải bằng với tổng các khoản nợ của nó và vốn góp của nó (Đôi khi bạn

sẽ thấy điều này được gọi là vôn chủ sớ hữu hoặc vôn tự có

Bản báo cáo thu nhập cho thấy một công ty đã kiếm được bao nhiéu tiền và nó đà chi bao nhiêu trong một kỳ hạn nào đó Bản cân đối tổng kết phần tài chính của công ty vào cuối kỳ hạn đó Cho dù kỳ hạn đó là một tháng, một quý, hoặc một năm, nó cho bạn biết giá trị tài sản của công ty Nó cũng mô tả những phân loại khác nhau về các khoán nỢ chẳng hạn như các khoản phải trả, nợ và vốn góp vốn có những trái quyền đối với tài sản của công ty

Ví dụ, công ty của bạn có hàng tồn kho trị giá $5,000 Đó là một tài sản: Bạn có thế và có ý định chuyến đồi nó thành tiền m ặt bằng việc bán nó cho các khách hàng Bây giờ hãy giả sử công ty của bạn đà thu mua hàng tồn kho đó một phần bằng tiền m ặt $2,500 và số còn lại ghi vào bên có của tài khoản

24

Sô tiền này là khắng định của công ty tài sản Công ty đã giả định

$2,500 trong các khoản phải tra, đáy là một phần của vật mua được ghi vào lK'n có của tài khoán Giá trị hàng tồn kho $2,500 còn lại thuộc về vỏn chu sứ hữu, đây là một phần trong tông tài sán của công ty được sở hửu hởi các nhà đầu tư của nó vốn chủ sở hữu được nhóm với các khoản

nỢ c h à n g h ạ n n h ư c á c k h o á n p h á i t r ả bởi v ì nó đ ạ i d iệ n cho b ấ t k ỳ sự

chênh lệch tồn tại giữa các tài sán và các khoản nợ

Bằng việc thế hiện giá trị hàng tồn Idio $5,000 cả trong các tài sản và

tro n g các khoán nợ, bản cân đối giữ cho các cố phần và các nghĩa vụ trả nọ' cu a công ty được cân bằng Nêu đây là tất cả những gì cần có cho một

b an cân đôi thì nó không có gì nhiều đê gâv chú ý, nhưng như bạn sẽ thấy sau đó trong sách này, bản cân đối là điếm khởi đầu cho nhiều phân tích khác nhau Sử dụng Excel để phân tích bản cân đối có thê cho bạn hiểu rõ một c ò n g ty được điều hành như thế nào, nó quản lý các nguồn tài nguyên

cú a nó tố t n h ư t h ế n à o v à nó tạ o ra lợi n h u ậ n n h ư t h ế n à o

Dù vậy trước tién cần phái xây dựng bán cân đối Chương này cùng V()'i chương 3 và chương 4 mò tả tiến trình này

THIẾT KẾ BẢN CÂN oốl

Trái với bản báo cáo thu nhập được thảo luận trong chương 1, bản cân đối thường đi theo một dạng khá cứng nhắc Hình 2.1 minh họa một

ví du điên hình

Hình 2.1: Bản cân đối cho Bell

Books, Inc December 2011 cho

thấy tổng tài sản của nó bằng

với tổng các khoản nợ và vốn

chủ sở hữu của nó.

B e l B o o k s^ lK AaaiỊlB

Phân tich dữ liệu kinh doanh Microsoít Excel 2010

Phần đầu của bản cân đối mô tả các tài sản của công ty Phần hai của bản cân đối tóm tắ t các khoản nợ và vốn chủ sỏ’ hữu của công ty.TÌM HiỂU CÁC BÚT TOÁN NỢ VÀ TÍN DỤNG

Hình 2.1 minh họa một bản cân đối cho một đại lý sách, Bell Booka, Inc Hình 2.2 minh họa worksheet tiền m ặt hỗ trợ một sò phần cua bản cân đối của Bell Books

11^1

1^ĩ/tYjÌF^h^ffìê<ÌDã poếci

Oeỉxt CrecỊt Balance

12^14/1 lịP u rc h ^ qf bookstrom Lenny Distrtxiáng

Hình 2.2: Worksheet tiền mặt ghi chép các chi tiêu tiền mặt dưới dạng các bên có

và các khoản thu tiền mặt dưới dạng các bên nợ.

Chú ý rằng các khoản tiền gởi vào worksheet tài khoản tiền mặt của Bell Books được ghi nhãn là Debits và các khoản tiền rú t ra từ tài khoản được ghi nhãn là Credits

Khi bạn thề hiện hoạt động tài khoản trong một worksheet, bạn thường có hai cột: một cột để ghi chép việc tăng số dư tài khoản và một cột để ghi chép việc giảm số dư tài khoản (Dạng này được gọi là một tài khoản T bởi vì một đường nằm ngang được vẽ bên dưới các tiêu đề cột

và một đường thẳng đứng được vẽ giữa chính các cột hỢp lại giống như một chữ T)

26 '%s

T r o n g n gữ c á n h c ủ a c á c tà i k h o ầ n củ a d o a n h n g h iệ p , c á c từ b ê n nợ (d o b it) v à b ê n có (c re d it) k h ô n g có n g h ia n h ư tr o n g v iệ c sử d ụ n g m ỗ i

ngày - ví dụ một bên nọ' với một tài sản Thay vào đó, những thuật ngữ

n ìiy đưn g iầ n á m c h ỉ đ ế n c ộ t tr á i (D e b it) v à cộ t p h ả i ( C r e d it) c ủ a m ộ t t à i

k h o a n T (^ác k ê t o á n v iê n có bốn q u y t ắ c cơ b ả n đ ê g h i c á c lư ợ n g tr o n g

k h o á n t à i s ả n v à t à i k h o ả n nợ/vốn g ó p n h ư sa u :

♦ Thu nhập tăn g vốn góp và do đó khi bạn ghi chép thu nhập, bạn ghi

c h é p g ia o d ịc h dưới d ạ n g m ộ t b ê n có v à o t à i k h o ả n th u n h ậ p tương

tự việc tảng vốn góp được ghi chép dưới dạng một bên có

♦ Khi bạn có được doanh thu, bạn gởi nó vào một tài khoản tài sảnnơi nó được ghi chép dưới dạng một bên nợ - việc tăng các tài sản

được g h i c h é p dưới d ạ n g c á c b ê n nợ n h ư được g h i ch ú trước đó B ú t

ch ú trư ớ c đ ó B ú t to á n có n ả y bố s u n g cho b ê n nọ' ch i p h í.

Theo những quy tắc này, các khoản gởi và một tài khoản tiền mặt được ghi chép trong cột trái hoặc cột Debit của tài khoẩn: tiền mặt là một tài khoán tài sán và khoản tiền gởi sẽ tăng sô dư của nó Tương tự, bởi vì việc viết một tấm séc sè giám sô dư của tài khoản tiền mặt, lược của tấm

sé c được g h i c h é p t r o n g c ộ t p h á i h o ặc cộ t C r e d it H ã y n h ớ r ă n g tro n g bối

Phán tích dừ liệu kinh doanh Microsott Excel 2010

TẠO MỘT BẢN CÂN ĐỐI TIỀN MẶT TÀI SẢN HIỆN HÀNH

T r o n g b ả n c â n đ ố i được m in h h ọ a trước đó tr o n g h ìn h 2 1 , sự p h à n lo ạ i tiề n m ặ t c ủ a p h ầ n t à i s ả n h iệ n h à n h ch ứ a c ô n g th ứ c sa u đ á y :

=NovemberEndCashBalance+SUM(DeceinberCashDebits) - SUM(DecemberCashCredỉts)

C á c t ê n t r o n g c ô n g thức n à y th a m ch iế u đ ế n c á c d ã y tro n g w o r k s h e e t tiề n

m ặ t được m in h h ọ a trước đó tro n g h ìn h 2 2 T ê n cQa cá c d ã y n h ư sau :

♦ NovemberEndCashBalance, tham chiêu đến ô E2 Lượng này là sỏ

dư tiền m ặt cuối kỳ vào cuôi tháng 11, tháng trước

♦ D e c e m b e r C a s h D e b it s , th a m c h iế u đ ế n c á c ô C 3 :C 2 3 D à y n à y chứ a

t ấ t c ả k h o ả n t iề n gở i v à o t à i k h o ả n sé c c ô n g t y cù a B e ll B o o k s đã được gở i t r o n g t h á n g 1 2

♦ DecemberCashCredits, tham chiếu đến các ô D3:D23 Dày này chứa

có Không có các bút toán nào chứa cá một bên nợ và một bên có Do đó

c ô n g th ứ c t r o n g ô E 3 c ộ n g s ố dư trư ớ c (ô E 2 ) vớ i m ộ t s ố liệ u b ê n nự

trong cột c hoặc lấy số dư trước trừ cho một số liệu bên có trong cột D

C ô n g th ứ c được sa o c h é p từ ô E 3 v à được d á n v à o d ă y E 4 : E 2 3 T iế n

tr ìn h s a o c h é p v à d á n c ô n g th ứ c đ iề u c h ỉn h c á c th a m c h iê u ò tư ơ n g đối

của nó, do đó mỗi sò dư phụ thuộc vào số dư trước cũng như phụ thuộc

vào bên nọ' hoặc bên có hiện hành 0 E23 chứa sô dư cuối kỳ cho tháng

12 và số dư này sẽ được sử dụng làm sô dư tiền m ặt đầu kỳ khi đến lúc

Ị f ^ NaBÕnai « ĩd h g baỉance Pecem bCT 12.747

Daịe _ _

l ĩ /3ttfl ĩ Clồsinã baiance Nữỹember

12/1/1 Ĩ^PŨrêhase m edcal i i surance poicy

12^11

1 2 ^ 1

1 2 ^ 1 1 Satary check, Taíoya

1 2 /^ 1 1 ỊAdvoíising MI, Noyémbo^

Pureh ase of otBce suppies Teteptione bi NovenibCT SãiỉaíY c heck Rodgers Salaíy checK Rouse

MTI tigỊỊIilÌpnaỊyCGĩ:

ỉ (

í ] S2Ì761'

1 Í $ Ĩ 3 7 7

$13íp1

$10.240 5,863

Phân tích dữ liệu kinh doanh Microsoít Excel 2010

ịSecKXxí Nãtionai erĩcing balance~ D cx:errto

tìmiịấ ÌB yi Jtoo% Q-Ì^BÊmBeẾÊumÊÊÊÊÊữứit :ẫL

Hình 2.4: Wọrksheet tiền mặt cho tài khoản Second National thể hiện tất cả các khoản thu tiền mặt và các giao dịch liên quan đến các nhà cung ứng.

♦ Tên F irstN ational!D ebits tham chiếu đến dãy PirstN ational!

TÌM MỘT BẢN CÂN Đốl TIỀN MẶT CHO NHIỀU TÀI KHOẢN TIỀN MẶTViệc một công ty có bất kỳ quy mô duy trì chỉ một tài khoản tiền

m ặt thì th ậ t khác thường Các công ty thường sử dụng một sô tài khoản ngân hàng, dành cho những mục đích khác nhau Trong trường hỢp này, một tham chiếu 3D có thế hữu dụng bởi vì nói chung bạn muốn một vvorksheet khác cho mỗi tài khoản tiền mặt Bạn sử dụng tham chiếu 3D đê tính tổng sô" dư của tài khoản trên mỗi worksheet

Giả sử Bell Books sử dụng một tài khoản tại ngân hàng F irst Na­tional Bank đế xử lý tấ t cả giao dịch tiền m ặt ngoại trừ các khoản thu

Worksheet trong hình 2.4 chứa các tên cấp sheet này:

♦ Tên SecondNationallDebitổ tham chiếu đến dây SecondNational!

Phân tích dữ liệu kinh doanh Microsoft Excel 2010

Debits trên vvorksheet có tên là SecondNational Tương tự, Debits trong hình 2.3 tham chiếu cụ thể đến tên Debits trên vvorksheet có tên là PirstNational Do đó những đối sô cho các hàm SUM đại diện cho các

d ă y k h á c n h a u , v ì v ậ y c h ú n g thường t r ả v ề c á c k ế t q u ả k h á c n h a u

M ộ t v í dụ k h á c , n ế u b ạ n k íc h h o ạ c h w o r k s h e e t P ir s t N a t i o n a l v à SMU

đó cuộn qua các mục nhập trong hộp Name cua thanh công thức (for- mula bar), bạn thấy các tên StartBalance, Credits và Debits Nhừng tên dãy này sẽ không được định tính bằng các tên sheet của chúng bởi vì sheet nơi chúng hiện hữu được kích hoạt

Mặc dù công việc sơ bộ này với các tên dường như quá mức cần thiết nhưng nó giúp làm cho các công thức workbook dễ hiểu hơn và làm cho mọi thứ cuôì cùng dễ dàng hơn nhiều Ví dụ, chú ý rằng sô dư cuô'i kỳ cho mỗi tài khoản ngân hàng trong các hình 2.3 và 2.4 nằm trong ỏ C2 của mỗi sheet Điều này cho phép bạn tạo một tham chiếu 3D trong vvorkbook đi qua nhiều sheet Bắt đầu bằng việc sắp xếp các tab sheí*t sao cho các worksheet mà bạn muốn đưa vào tham chiếu 3D nằm gần

kề Ví dụ với ô AI được chọn, làm theo những bước sau đây

1 Click tab Formulas và click Deíìne Name trong nhóm Defined Names Hoặc, trong các phiên bản Excel trước 2007, chọn Insert, Name, Deíìne

2 Trong hộp biên tập Name, gõ nhập CashBalance Để lựa chọn Work- book tại chỗ dưới dạng phạm (scope) của tên

3 Trong hộp biên tập Refers To, chọn bất kỳ tham chiếu nào xuất

hiện ở đó bằng việc rê ngang qua nó bằng con trỏ chuột Bạn có thế

nhân Delete nếu bạn muôn, hoặc chỉ việc đế bước tiếp theo thay thê mục nhập hiện hành

4 Click tab sheet có tên là FirstNational, nhấn giữ phím Shiíl, và sau đó

click tab sheet có tên SecondNational Cả hai tab được chọn và hộp

biên tập Refers To bây giờ chứa =FirstNational:SecondNational! $A$1

5 Sheet hiện hành là sheet có tab mà bạn đã click đầu tiên Trong ví

dụ này, sheet đó có tên là PirstNational Click ô C2 chứa sô dư cuói

kỳ cho tháng 12

6 Click OK

Bây giờ bạn có một tên 3D CashBalance tham chiếu đến ô C2 trong các worksheet có tên là PirstNational và SecondNational Sau cùng, bạn ớ trong một thế sử dụng tất cả tên cấp sheet và tên 3D này Trong worksheet bản cân đối, ô C4 của hình 2.1, bạn có thể nhập công thức sau đây:

=SUM(CashBalance)

32 S ít.

Công thức này trả về tổng c ủ a tất cả ô tạo nên tên 3D CashBalance Trong trường hợp này, công thức cộng giá trị trong ô C2 của worksheet

F irs tN a tio n a l ($2,747) với giá tr ị tro n g ô C2 củ a vvorksheet SecondNational ($51,959) để trả về giá trị $54,706 Đây là tống tài sản hiện hành của Bell Books cho các tài khoản tiền m ặt của nó

TÌM MỘT BẢN CÂN DỜI CÁC KHOẢN PHẢI THU CỦA TÀI SẢN HiỆN HÀNHBán chịu là một thực tế Nếu bạn kinh doanh bán lẻ với bất kỳ đôi thủ thực sự, hầu như chắc chắn bạn phải chấp nhận thẻ tín dụng như là một phương thức thanh toán hoặc bạn gặp rủi ro bị m ất đi công việc kinh doanh với các công ty đôi thủ Nếu bạn bán các sản phẩm cho nhừng doanh nghiệp khác, bạn cũng phải giải quyết việc họ phải sử dụng tài sản của mình một c á c h hiệu quả Một cách mà họ làm điều đó

là tận dụng một lịch sử tín dụng tôt đế mua chịu thậm chí được nhiều hàng hóa hơn

Kết quả là bạn phải tạm thời thế hiện những lần bán chịu này là tiền mà bạn mong đợi nhận được một thời điểm nào đó trong tương lai Nguyên lý tương hợp được thảo luận trong chương 1 được áp dụng ở đầy:

nó đòi hòi bạn tương hợp các thu nhập từ một thời điểm với các thu nhập mà bạn phải trải trong việc tạo ra các thu nhập đó Bởi vì bạn chưa nhận được tiền m ặt thanh toán cho các lần bán chịu này, bạn phải ghi chép chúng là số tiền phải thu - do đó mới có thuật ngữ accounts receivable (các khoản phải thu) Hình 2.5 minh họa một ví dụ về các khoản phải thu cho Bell Books

Chú ý rằng sô dư cuối kỳ cho Accounts Receivable được thể hiện trong ô E23 của hình 2.5 giống h ệt như bản cân đối Accounts Receivable được thế hiện trong bản cân đối của Bell Books (xem hình 2.1)

Bell Books ghi chép các các lần bán chịu mới trong cột Debit của tài

khoản Accounts Receivable Điều này tuân theo quy tắc ghi chép các khoán tăng vào các tà i khoản t à i san: bạn ghi chép những khoản tăng

đó vào cột Debit của tài khoản tài sản

Trong hình 2.5, Accounts Receivable ghi chép một bút toán bên có

là $17,951 trong ô D13 đại diện cho một khoản thanh toán cho Bell Books bới hăng xử lý thẻ tín dụng của nó Điều này tuân theo quy tắc ghi chép các khoản giảm sang các tài khoản tài sản: bạn ghi chép các khoản giảm vào cột Credit của tài khoản tài sản Số tiền $17,951 cũng xuất hiện trong hình 2.2 cho thấy sô dư tài khoản tiền m ặt của Bell Books đã tăn g theo lượng tiền gỏi của séc vào ngân hàng

Phân tích dữ liệu kinh doanh Microsott Excel 2010

Hình 2.5: Worksheet các khoản phải trả cho Bell Books nêu chi tiết các lần bán chịu trong tháng 12 năm 2011.

TÌM MỘT BẢN CÂN ĐỐI TÀI SẢN HIỆN HÀNH

Bởi vì hàng tồn kho của một công ty là một tài sản hiện hành Một

sô cơ cấu di chuyển các lượng tài sản hàng tồn kho giữa nhừng tài khoản khác nhau khi bản cân đối đang được chuẩn bị được thảo luận trong phần này

Vào cuối một kỳ kế toán, khi bạn chuẩn bị một bản báo cáo thu nhập và một bản cần đối, bạn thường đưa các số dư của tài khoản thu nhập và tài khoản chi phí khác nhau trở về không (zero) Lý do là lần

kế tiếp bạn chuẩn bị những bản báo cáo này, bạn muốn chúng phản ánh hoạt động đã xảy ra trong kỳ ký toán kế tiếp

Một giá trị bắt đầu là không (zero) trong tài khoản thu nhập và tài khoản chi phí cho phép bạn quyết định chính xác lợi nhuận mà bạn kiếm được trong thời hạn đó Nếu các số tiền đô la từ một kỳ hạn trước vẫn còn trong những tài khoản đó, bạn sẽ không thể lấy đúng lượng thu nhập trừ cho đúng lượng chi phí để đạt được một doanh thu ước tính chính xác

34

Ba bước kê tiếp định nghĩa tiốn trình đưa tài khoản thu nhập và tài khoản chi phí trở về không (zero) còn được gọi là kết số các tài khoản;

1 Đối với các tài khoản thu nhập thường chứa các số dư bên có, tạo ra một bút toán nợ bù trừ đế đưa số dư cua nó trở về không (zero) Đối với những tài khoản chi phí thường chứa các sô" dư bên nỢ, ghi một bút toán bên có bù trừ đê kết số chúng

2 Ghi những bút toán kết số này trong một tài khoản tạm thời đặc biệt trong số n hật ký chung được gọi là một bản tóm tắ t thu nhập Bút toán bên nợ của tài khoán thu nhập được bù trừ bằng một bên

có ghi sang bán tóm tắ t thu nhập Bút toán bên có của tài khoản chi phí được bù trừ bằng một bên nợ ghi sang bản tóm tắ t thu nhập Sự chênh lệch giữa tổng của các bút toán thu nhập và tổng của các bút toán chi phí đại diện cho lợi nhuận cho kỳ hạn do các hoạt động Anh hưởng là xác lập lại tài khoản thu nhập và tài khoản chi phí trở về zero nhằm chuẩn bị cho kỳ hạn kê tiếp và đề tạm thời di chuyển các sô" dư của chúng sang tài khoản tóm tắ t thu nhập

3 Kết số tài khoản tóm tắ t thu nhập tạ m thời bằng một bút toán bên nọ' trong lượng số dư của nó và ghi cùng một lượng dưới dạng một bên có ghi sang lợi nhuận đế lại hoặc như được thực hiện trong ví dụ của chương này trực tiếp sang vốn chủ sở hữu

Kết quả của tiến trình này là kỳ hạn kê tiếp có thế b ắt đầu bằng các lượng zero trong tài khoản thu nhập và tài khoản chi phí Nó cũng đặt lợi nhuận từ kỳ hạn hiện hành (cho dù dương hoặc âm) trong tài khoản cân đối tài sản thích hợp

Thủ tục cho tài khoản tài sản và tài khoản nợ khác với thủ tục cho tài khoản thu nhập và tài khoản chi phí Các lượng đô la trong tài khoản tài sản và tài khoản nợ thay đổi theo thời gian khi các nguồn tài nguyên tăng lên và các món nợ được trả Việc sắp xếp sao cho một tài khoán tài sản có một số dư là không vào đầu một kỳ kế toán sẽ cho thấy rằng bằng một cách nào đó các tài sản của công ty biến m ất vào cuối kỳ

hạn trước đó Thay vào đó, bạn muốn quy sự thay đổi trong sô dư tài

khoán hoặc nỢ thường là đo một tài khoản vốn góp một cách phù hợp

M ộ t t à i k h o ả n t à i s ả n n h ư v ậ y l à t à i k h o ả n tồ n k h o N ế u d o a n h

nghiệp của bạn sản xuất các sản phẩm hoặc bán lại chúng cho các đại lý hoặc người tiêu dùng, bạn có hàng tồn kho đế làm sổ sách (Nếu doanh nghiệp của bạn chỉ cung cấp các dịch vụ cho các khách hàng, có thể bạn không có hảng tồn kho)

Phân tích dữ liệu kinh doanh Microsoft Excel 2010

KẾT sổ TÀI KHOẢN KHO HÀNG

Vào cuôi kỳ hạn, một công ty thường phải làm một bán đêm hàng tồn kho cuối kỳ Sau đó công ty sử dụng một trong những phương pháp

đánh giá được mô tả ở chương tiếp theo và giá trị vừa có được sử dụng

trong phần tài sản hiện hành của bản cân đối (xem hình 2.6)

Hình 2.6 có bảy phần được biểu thị bằng các đường viền đậm nét của chúng Những phần này có thế được duy trì trong các vvorksheet cùa Excel riêng biệt, nhưng đế bảo toàn khoảng trống, chúng được minh họa

ở đây trên một sheet

Phần đầu được ghi nhãn là Inventory thể hiện sô lượng tồn kho đầu

kỳ ($21,820) và số dư cuối kỳ ($25,760) Bên dưới một hệ thống kiểm ké định kỳ (xem chương 3 đế biết chi tiết), không có những thay đối đối với tài khoản kho hàng trong suốt kỳ hạn; các đợt mua sắm được ghi chép trong tài khoán riêng của chúng và COGS có thế’ được tính ở cuối kỳ Một bút toán kết số bàng với giá trị tồn kho đầu kỳ được ghi trong cột Credit của tài khoản được thề hiện như nó xuất hiện trong số cái trong ô D4 và trong sồ n hật ký trong ô H3.‘ Lượng này cũng được ghi dưới dạng một bên

nỢ trong tài khoản tóm tắ t thu nhập của số nhật ký chung (ô G2) Một bản kiểm kê hàng tồn kho được tiến hành và giá trị vừa có được được ghi dưới dạng một bên nợ (25,760 trong ô C5) đế thiết lập hàng tồn kho đầu

kỳ cho kỳ hạn kế tiếp Hàng tồn kho cuối kỳ cũng được ghi vào bên có trong bản tóm tắ t thu nhập của số n hật ký trong ô H7

Do đó, sự chênh lệch giữa hàng tồn kho đầu kỳ và hàng tồn kho cuối

kỳ nhập tài khoản tóm tắ t thu nhập dưới dạng sự kết hợp của giá trị đầu kỳ, một bên nợ và giá trị cuối kỳ, một bên có Nếu tài sản kho hàng tăng trong suô"t kỳ hạn, tài sản tóm tắ t thu nhập sẽ lớn hơn Dĩ nhiên điều ngược lại cũng đúng

Các lần mua hàng trong hàng tồn kho trong suốt kỳ hạn cũng được kết số bằng một bút toán bên có trong số cái (ô D ll) và được chuyến sang bản tóm tắ t thu nhập có một bút toán bên có (ô H ll)

KẾT SỔ TÀI KHOẢN THU NHẬP VÀ TÀI KHOẲN CHI PHÍ•

Trước đó chương này đề cập rằng vào cuối kỳ kế toán, tài khoản thu nhập và tài khoản chi phí có số dư là không, nhưng tài khoán tài sản và tài khoản nợ, chẳng hạn như tài khoản kho hàng thì không có số dư bàng không Ví dụ, tài khoản bán hàng được cho sô dư là không cuối một kỳ hạn, và do đó đầu kỳ kế tiếp.'Sô dư cuối kỳ của nó được ghi hai lần lúc kết sổ: một lần dưới dạng một bên nỢ ghi trên tài khoản số cái

36 S lt,

đế kết sổ nó và một lần dưới dạng một bên có ghi trong tài khoản tóm

tắ t thu nhập Bên nợ trong bán tóm tắ t thu nhập bắt đầu tiến trình di chuyến thu nhập ra khỏi tài khoản số cái của nó và đưa vào bản cân đối.Trong hình 2.6, công thức được sử dụng trong ô D7 để tính doanh số là một công thức mảng:

= S U M ( I F ( S e c o n d N a t ỉ o n a l ! B 5 : B 1 9 = " C a s h Receipts",SecondNational!C5:C19, 0)) +

S U M (I F (A c c t s R e c e i v a b l e !B3:B2 3="Credit Sales", AcctsReceỉvable!C3:C23,0))

Công thức m ảng này nhìn vào worksheet có tên là SecondNational (lể tìm bất kỳ giá trị trong các ô B5:B19 tương hợp với giá trị Cash Receipts Đối với bất kỳ giá trị tương hợp, công thức tính tổng các lượng

đô la tương ứng trong các ô C5:C19 (xem hình 2.4)

Tiến trìn h tương tự được sử dụng với các lần bán chịu được ghi lại trong worksheet Accounts Receivable, và kết quả của hai hàm SUM được tính tổng đế cho ra toàn bộ lượng doanh số trong tháng Thực tế, bạn giữ riêng b iệt hai tài khoản này và cộng các số dư cuối kỳ của chúng lại vởi nhau cho mục đích của tài khoản tóm tắ t thu nhập

Ba phần trong hình 2.6 được ghi nhãn là Advertising, Communica­tions, và Salaries, mỗi lần phần đại diện cho các chi phí phải chịu trong

kỳ hạn hiện hành Các chi tiế t về hoạt động trong mỗi tài khoản trong kỳ hạn đã được bỏ qua; chỉ số dư cuối kỳ và bút toán kết số’ được trình bày.Các bút toán kết sổ trong các tài khoản số cái cũng xuất hiện trong tài khoản tóm tắ t thu nhập tạm thời của số n h ật ký chung Chú ý ràng các giá trị trong các ô D14, D17, và D20 giống hệt như các giá trị trong các ô H12:H14 trong hình

Cũng chú ý giá trị $34,226 trong ô H15 của hình 2.6 Nó là kết quả của việc lấy thu nhập bán hàng ($70,202) của kỳ hạn trừ cho các chi phí của kỳ hạn (mua, quảng cáo, truyền thông và lương bổng)

Phán tích dữ liệu kinh doanh Microsott Excel 2010

|{=SUM(lf(Se<x>fidNatỉon8llll5:Rl»=''CKh Reoeỉpts”;ỉeoofMỈNatti>nal(OK:i9.0))4 SUM(IF(Acrt5WgcgtV5rt>lelB3ĩB23=*Credtt Satcs*, Aodsltecetv»btela:czạ,0))}

^rìing

t p c l o ^ S ts ìr ì^ inm itoiy

lnvertofy(12Ợ1/2011) Ìnc«inesunĩ»TỊaiy ' ''

enđlng invenlory Sạles^^^

P urciiases

Adya^sãnỉi Comnnurac^^

trong tài khoản tài sản và tài khoản nỢ.

Ô G18 chứa công thức sau đầy:

trị của hàng tồn kho đã tăng lên trong suốt kỳ hạn, nó tăng lượng được

cộng với vốn chủ sở hữu Nếu giá trị tồn kho giảm đi, ảnh hưởng của nó

sẽ giảm lượng được cộng vào vốn chủ sở hữu

38

Chương 3 Định giá trị các hàng tổn kho cho bản cân đối

Địnỉi giá trị các hàiitf

Cụ thế cho một doanh nghiệp sản xuất hoặc bán lại hàng hóa hữu hình, quy mô hàng tồn kho của công ty có một ảnh hưdng m ạnh đối với khả năng sinh lợi của nó Hàng hóa tồn kho thường là tài sản hiện hành chính của công ty và do đó đóng góp nhiều cho giá trị tài sản của công ty Hơn nữa, chi phí của hàng hóa được bán (COGS) phụ thuộc vào giá trị của cố phiếu được tiếp thị, do đó hàng tồn kho cũng tính vào tổng lợi nhuận của công ty và thu nhập ròng của nó

Một phần vì hàng tồn kho rấ t quan trọng đối với giá trị tài sản và khả năng sinh lãi của một công ty, bạn có sẵn một số phương pháp để định giá trị hàng tồn kho Bởi vì bạn phải n hất quán trong việc định giá trị hàng tồn kho trong các phương pháp định giá trị qua kế toán hàng tồn kho từ năm này qua năm khác, điều quan trọng là phải đưa ra sớm các lựa chọn hợp lý Việc sử dụng các công cụ và tính năng của Excel một cách phù hợp có th ể giúp bạn thực hiện những lựa chọn này

Chương này mô tả những phương pháp khác nhau được sử dụng đế

ấn định một giá trị cho hàng tồn kho và những cách khác nhau mà bạn

có thể giải thích cho điều này Bạn sẽ thấy rằng cách bạn ấn định một giá trị cho hàng tồn kho ảnh hưởng đến cả khả năng sinh lãi và giá trị tài sản của doanh nghiệp

Bản th ân hàng tồn kho bao gồm tấ t cả những gì bạn đã mua và bạn mong đợi bán trong chu kỳ hoạt động kinh doanh bình thường Do đó hàng tồn kho sẽ không bao gồm thiết bị mà bạn sử dụng hoặc nhà mà bạn đã mua dành cho không gian văn phòng Mặc dù có thế bạn bán lại

nó nhưng bạn sẽ mong đợi làm như vậy như là một phần trong các hoạt động kinh doanh bình thường

M ặt khác, nếu công ty sản xuất hàng hóa, tình huông có thể phức tạp hơn, nhưng nguyên lý cơ bản vẫn được áp dụng; các chi phí th iết lập các giá trị Các nhà sản xuất thường có ba hạng mục hàng tồn kho: các vật liệu thô, công việc đang tiến triển và thành phẩm Bạn định giá trị mỗi hạng mục một cách khác nhau Giá trị của các vật liệu thô đơn giản

là chi phí thu mua chúng Giá trị của các công việc (hoặc công trình) đang tiến triển là chi phí của các vật liệu thô cộng với bất kỳ chi phí nhân công liên quan trong việc xử lý chúng Và giá trị của th àn h phẩm gồm chi phí vật liệu cộng với tấ t cả chi phí nhân công liên quan trong việc hoàn th àn h sản phẩm kế’ cả chi phí nhà xưởng

CÁC PHƯƠNG PHÁP ĐỊNH GIÁ TRỊ

Có ba họ phương pháp được sử dụng phổ biến đế th iế t lập giá trị của hàng tồn kho Chúng được tóm tắ t ngắn gọn ở dây Các phần sau thảo luận chi tiết hơn mỗi phương pháp này

Nhận dạng cụ thể

Phương pháp này ấn định chi phí thực tế của việc thu mua và xử lý mỗi đơn vị tồn kho vào đơn vị cụ thể đó Thông thường các công ty bán lại tương đối ít các sản phẩm nhưng là các sản phẩm tương đôì đắt sử dụng sự nhận dạng cụ thế Nếu doanh nghiệp bán nữ trang hoặc mỹ thuật đắt tiền, bạn thấy khá dễ dàng gắn một chi phí thu mua cụ thế vào mỗi đơn vị Nhưng nếu công ty bán thiết bị nữ trang hoặc các vật dụng nghệ thuật, bạn thấy khó làm như vậy Theo dõi số tiền mà bạn trả cho mỗi trong 100 đá ngọc lam quý hoặc cọ sơn thì khó hơn nhiều.Chi phí trung bình

Phương pháp này dễ làm người ta ngộ nhận là định nghĩa đơn giản Chi phí trung bình mỗi đơn vị của một sản phẩm chỉ là tổng của các khoản thanh toán cho những nhà cung ứng sản phẩm dược chia cho số đơn vị mà bạn đã mua Chi phí giá th à n h đơn vị thực tế thường thay đổi

do những thay đối trong việc định giá cả của nhà cung ứng theo thời gian và do việc lựa chọn các nhà cung ứng

Chương 3 Định giá trị các hàng tồn kho cho bản cân đối

Do đó, chi phí trung bình ít chính xác hơn sự nhận dạng cụ thế của một đơn vị cụ thể: nó là một sự ước tính dựa vào lịch sử mua sắm, không phải một giá trị cụ thế được ấn định riêng biệt vào một món cụ thể Nhưng chi phí trung bình thường khả thi khi sự nhận dạng cụ thế không khả thi

FíFO và LIFO

C ả F I F O ( f ir s t - in firs t-o u t) v à L I F O ( la s t- in fĩrs t-o u t) đưa r a n h ữ n g

giả định về khi nào bạn đã thu nhận một đơn vị tồn kho và về khi nào bạn bán nó FIFO giả định rằng đơn vị mà bạn vừa bán là một phần của

v ậ t m u a s ắ m sớ m n h ấ t v ẫ n còn tro n g k h o - v à cho b ạ n b iế t ch i p h í củ a

nó LIFO giả định rằng đơn vị mà bạn vừa bán là một trong những đơn

vị mà bạn đã mua g ầ n đây nhất - và cho bạn biết chi phí của nó

Bởi vì các chi phí mua thường thay đối theo thời gian, COGS cũng thay đổi Cả khả năng sinh lợi và tổng tài sản phụ thuộc vào việc bạn

đã mua một đơn vị với giá $50 năm vừa rồi và bán nó với giá $75 hôm nay hay không (có lẽ bạn sử dụng FIFO) hoặc việc bạn đã mua một đơn

vị giống h ệt với giá $60 sáng nay và bán nó với giá $75 chiều nay hay không (có lẽ bạn sử dụng LIFO)

Một sô công ty sử dụng FIFO hoặc LIFO để chuẩn bị các báo cáo quàn lý để dẫn d ắ t những quyết định liên quan đến khả năng sinh lợi của các dòng sản phẩm khác nhau Dĩ nhiên bạn tự do sử dụng bất kỳ phương pháp mà bạn nghĩ mang lại thêm thông tin khi mục đích là sử dụng nỗ làm m ột công cụ quản lý

Các phần còn lại của chương này thảo luận chi tiết từng phương pháp này

SỬ DỤNG Sự NHẬN DẠNG cụ THỂ

Mặc dù sự n hận dạng cụ thế có lẽ là phương pháp thỏa m ăn n h ất về

m ặt trực giác trong các phương pháp định giá trị, nhưng bạn sẽ thấy rằng thường tốt hơn nên chọn một phương pháp khác đặc biệt từ quan điểm về khả năn g sinh lợi Hãy xem xét trường hợp của một cửa hàng bán lẻ bán th iế t bị điện tử

Nghiên cứu trường hỢp: Evans Electronic

Evans Electronic, một cửa hàng bán lẻ mới được mở trong một trung tâm mua sắm , bán các máy tính cá nhân, th iết bị truyền thông dữ liệu và th iế t bị ngoại vi, chẳng hạn như máy in và ổ đĩa Cửa hàng đã

cài đặt một cơ sở dữ liệu nhỏ sử dụng Microsoít Access làm hệ thống

q u ả n lý cơ sớ dữ liệ u C ơ sở dữ liệ u n à y cho n h â n v ié n b á n h à n g g h i s ố

s e r i a l v à m ã s á n p h ẩ m c u a m ọ i m ặ t h à n g m à cử a h à n g b á n M ặ c (lù

E v a n s sử d ụ n g m ộ t phư ơng p h á p đ ịn h g iá tr ị h à n g tồ n k h o , n h ư n g người

sở hữu nó m u ố n b iế t k ế t q u ả c ủ a m ọ i phư ơng p h á p đ ịn h g iá t r ị ch o m ột

v à m à s á n p h â m c ủ a n ó T h ô n g tin n à y được lưu tr o n g m ộ t b á n g co’ HO'

dữ liệ u có c ấ u trú c n h ư được m in h h ọ a tro n g h ìn h 3 1

Cơ sở dữ liệu cũng chứa m ộ t sô mẫu truy v â n (query) đ ư ợ c ân định sần Bạn có thể sử dụng các mẫu truy vấn đề thực hiện một số loại tác

vụ khác nhau, chẳng hạn như biên tập dữ liệu và thêm hoặc xóa các bản ghi (record) Nhưng một trong những chức năng chính của các mẫu truy vân là chọn dữ liệu từ các bảng (table), sau đó di chuyến nó sang các íĩle bên ngoài, hiển thị nó trên monitor của người dùng và làm cho dữ liệu