Phân tích dữ liệu kinh doanh microsoft excel 2010 VL COMP tổng hợp và biên soạn pdf

PHÂÍỈ TÍCH Dữ t l t ư KMH DOANH M icrosoft CCó ficm CD bài tập ■A Làm việc với bản báo cáo thu nhập ■A Cân đối kê toán: Các tài sản hiện hành ■A Định giá trị các hàng tồn kho cho bản cân

PHÂÍỈ TÍCH Dữ t l t ư KMH DOANH

M icrosoft

CCó ficm CD bài tập)

■A Làm việc với bản báo cáo thu nhập

■A Cân đối kê toán: Các tài sản hiện hành

■A Định giá trị các hàng tồn kho cho bản cân đối

A Tóm tắt các giao dịch: Từ các sổ nhật ký đến bản cân đối

■A Phân tích vốn lưu động và luồng tiền mặt

·k Phân tích bản báo cáo

■A Chu kỳ dự toán và lập kế hoạch

'k Dự báo và dự đoán

■A Khảo sát một trường hỢp kinh doanh; Đầu tư

■A Xem xét các tiêu chí quyết định trong một trường hỢp kinh doanh

■A■ Tạo một bản phân tích độ nhạy cho một trường hỢp kinh doanhA· Hoạch định các lợi nhuận

ic Import dữ liệu kinh doanh vào Excel

NHÀ XUẤT BẢN T ừ ĐIỂN BÁCH KHOA

Cờỉ nói đầu

~ ^0 < ĩịr

ạn đọc thân mến!

Chúng tôi nhóm biên soạn, xin hân hạnh giới thiệu cùng quý bạn đọc

quyển sách "Phản tích dữ liệu kinh doanh Microsoft Excel 2010” Sách được hướng dẫn qua 13 chương bài học và được đính kèm theo "CD Bài tập”, nhằm giúp bạn nắm bắt những điếm cơ bản và nâng cao của việc sử

dụng Excel trong việc phân tích dữ liệu kế toán doanh nghiệp

Ngoài ra, vói bâd kỳ một người nào tham gia vào các mức độ kinh doanh thông thường làm việc các tài liệu tài chính chẳng hạn như sổ cái, báo cáo thu nhập, các phương pháp hoạt động như thống kê kiểm soát và thủ tục làm cơ sở cho việc quyết định đầu tư Vì vậy, mỗi chương nhằm phân tích và cung cấp các thông tin về mỗi công việc kinh doanh khác nhau và thảo luận về cách tôd nhất đế áp dụng Excel trong tình hình đó như:

١Ar Làm việc với bản báo cáo thu nhập

"k Cân đối kế toán: Các tài sản hiện hành

■A Định giá trị các hàng tồn kho cho bản cân đối

■Ar Tóm tắt các giao dịch: Từ các sổ nhật ký đến bản cân đối

★ Phân tích vốn lưu động vả luồng tiền mặt

'k Phân tích bản báo cáo

"k Chu kỳ dự toán và lặp kế hoạch

■Ar Dự báo và dự đoán

★ Khảo sát một trường hỢp kinh doanh: Đầu tư

Xem xét các tiêu chí quyết định trong một trường hỢp kinh doanh Tạo một bản phân tích độ nhạy cho một trường hỢp kinh doanh

'k Hoạch định các lợi nhuận

"A■ Import dữ liệu kinh doanh vào Excel

Chúng tôi hy vọng rằng, qua quyền sách này được kèm theo “CD Bài tập” bạn sẽ áp dụng các ví dụ thực tế và tận dụng các công cụ trong Microsoft Excel 2010 vào công việc của mình ngày một hoàn thiện hơn

Chúc bạn thành công!

Tác giả

Chương 1 Làm việc với bản báo cáo thu nhập

l^àm việc với bản báo cáo ỉhu nbập

lỉản báo cáo thu nhập là một công cụ mạnh mẽ để thực hiện quyết định Nó miêu tả sự lưu thông của đồng tiền và mối quan hệ giữa thu nhập với chi phi trong một khoảng thOi gian Nó cho biết kiếm dược bao nhiêu tiền trong một kỳ kế toán, chẳng hạn như một năm Các thuật ngữ lợi nhuận (profit), thu nhập rOng (net income), và thu nhập (earn- ing) dược sử dụng phổ biến, thay thế cho nhau và dôi khi thoải mái dể phat biế'u kết quả cuối cUng

Bản báo cáo thu nhập cung cấp một diế'm khởi dầu trong việc phân tích một doanh nghiệp

Chọn mộ، phương pháp báo cáo

Việc đánh giá thu nhập rOng Ih một nỗ lực nhằm làm cho giá trị dược tạo ra bởi một doanh nghiệp (và thu nhập của nó) tương hợp vdi những nguồn tài nguyên mà nó tiêu thụ (các chi phi của nó) Lời nói

"Trong năm tài chinh 2010, chUng ta dã bán $200 triệu sản phẩm và dịch vụ vởỉ chi phi $175 triệu, dạt dược lợi nhuận $25 triệu" định lượng hoạt dộng của doanh nghiệp trong một khoảng thơi gian một năm Bầy giờ doanh nghiệp này có một kết qu؛'i hoạt dộng, một nơi dể bắt dầu phân tích những hoạt dộng cUa nó

Tuy nhiên cần thêm chi tiết đế' đánh giá và báo cáo thu nhập bằng một cách dược chấp nhận rộng râi Các kế toán viện sử dụng một loạt quy ước nhằm củng cố tinh hỢp lệ của bản báo cáo thu nhập Nếu bạn dọc một bíin báo cáo thu nhập mà bạn tin dã dược chuẩn bị sử dụng

Phan tich dCi lieu kinh doanh Microsoft Excel 2010

nhufng quy lio’c nay, ban thiio'ng c6 niem tin 16"n ho'n rang thong tin nay ho"p le va dang tin cay Co le cong ty dang diio’c dau tit hoac cho vay tien.Khong CO each nao de tao caiu true mot ban bao cao thu nhap Lita chon cua ban phu thuoc vao ban dit dinh suf dung ban bao cao nhu■ the nao va hinh anh nao ma ban muon trinh bay Dieu cot yeu la thong tin hCtu ich trong viec ho trof dita ra quyet dinh Ngi/o’i xem c6 the la cac nha dau tP tiem nang, ngitofi cho vay hoac cac quan ly noi bo (va doi khi ben ngoaitHinh 1.1 den 1.4 minh hoa mot so vi du ve cac dang ban bao cao thu nhap thab'ng diiofc suf dung

For the year ended December 3 1 ,2 0 1 2

NofK>peratirK} Irtcome (Expenses)

Interest

Other

Income Before Taxes

Provision for Taxes

Net Income

Cost of Goods Sold

Setting, General, and Mministrative Expenses

Operating Proftt (Earnings Before Interest and Taxes)

Net tfKome Available for Common Shareholders _

Hinh 1.1: M6t dang ban bao cao thu nhap thfeh help cho viec lap bao cao ben ngoal thudng bo qua nhdng chi tiet, chang han nhiicac mile ton kho nhi/ng bao gom tat

ca hang muc anh hi/dng den thu nhSp rdng.

Chương 1 Làm việc với bản báo cáo thu nhập

Nghiên cứu trường hợp; Tài liệu cho một khoản vay ngân hàng

Công ty của bạn muốn vay tiền ngân hàng đế’ mua thiết bị xưởng mới Là trưởng phòng điều hành công ty, bạn giám sát các hoạt động hàng ngày Bạn cũng tập trung vào những chủ đề, chẳng hạn như lượng chi phí thay đổi liên quan đến thu nhập và biên lợi nhuận là bao nhiêu trên cơ sở từng sản phẩm

Khi nó đánh giá đơn xin vay của công ty bạn, ngân hàng ít quan tâm đến những vấn đề đó nhưng rất quan tâm đến lượng doanh sô, tống lợi nhuận và lợi nhuận kinh doanh Bạn có thế sử dụng một dạng, chẳng hạn như dạng được minh họa trong hình 1.1 cho bản báo cáo thu nhập đính kèm đơn xin vay tiền của công ty bạn

Hình 1.1 minh họa một kiểu trình bày điển hình của một bản báo cáo thu nhập được sử dụng cho những mục đích lập báo cáo bên ngoài Chú ý rằng có các lỗi toán học rõ ràng trong báo cáo, trong các hàng 17

và 19 Những lỗi này có thế xuất hiện khi một dạng tiền tệ che khuất các chữ số có nghĩa Vì mục đích khoảng trông và tính đơn giản, khi bạn chia những con sô' thực tế cho ví dụ $1,000 và biểu thị bằng một tiêu đề cột rằng các bút toán được thể hiện bằng các $,1000, sử dụng hàm ROUND ( ) của Excel Ví dụ:

=ROUND(4690/1000,0)

Công thức này đã được sử dụng trong ô B16 của hình 1.1 thay vì các mục nhập thực tế là 4.69 (mà dạng ô hiền thị dưới dạng $5), kết quả của phép tính trong ô B17 được thế hiện là $21 thay vì $22

Đế tiếp tục ví dụ này, nếu bạn sử dụng ROUND trong ô B16 của hình 1.1, ô B17 thế hiện $21 thay vì $22 Nhưng sau đó ô B19 thể hiện

$16 khi giá trị thực của nó là $15 Nói chung bạn phải chọn giữa hai lựa chọn trong loại tình huông này:

٠ Bắt buộc phải chọn hiển thị các con số chính xác thay vì những giá trị được làm tròn hoặc được cắt xén Khuyết điểm là những con sô' tài chính có thể trông bề bộn và khó hiểu hơn

♦ Sử dụng hàm ROUND (hoặc một trong các hàm cùng họ, ROUNDUP

và ROUNDDOWN) đế tìm một sô' nguyên hoặc để giới hạn sô' chữ số thập phân trong một giá trị Khuyết điểm là trong quá trình xử lý một lỗi toán học rõ ràng, bạn có thể tạo ra một lỗi khác

Phân tích dữ liệu kinh doanh Microsoft Excel 2010

Bây giờ hây click tab Home trên Ribbon, và click hai lần trên nút Decrease Decimal trong nhóm Number Bây giờ bạn thấy số 3 trong ô

Al, nhưng bạn vẫn thấy 2.51 trong hộp Formula Lý do là khi bạn click nút Decrease Decimal, bạn thay đổi diện mạo của ô - dạng số của nó, trong ví dụ này - nhưng không phải giá trị được lưu trữ trong ô Và khi bạn giảm số chữ số thập phân nhìn thấy thành zero (không), Excel

phản hồi bằng cách làm tròn số hiển thị thành số nguyên gần nhất

Bây giờ nếu bạn sử dụng ô AI làm một phần của một công thức trong một ô khác, công thức đó sử dụng giá trị trong ô AI bất kể dạng mà bạn

đã chọn sử dụng cho Al Ví dụ, bạn nhập công thức sau đây;

= 5 - AI

Trong ô A2 Công thức này cho ra giá trị 2.49 (nghĩa là 5 - 2.51) Nó

sẽ không cho ra giá trị 2 như nếu nó lấy 5 -3 Việc thay đổi dạng số của một ô sẽ cho bạn thay đổi giá trị biểu kiến của nó nhưng không phải giá trị thực tế của nó

Bây giờ hãy giả sử rằng thay vì nhập 2.51 trong ô Al, bạn bắt đồu bằng việc nhập công thức sau đây trong ô Al:

= 3 - .4 9

Bạn vẫn thấy 2.51 trong ô nhưng bây giờ hộp Formula hiển thị công thức Hộp Formula luôn hiến thị nội dung của một ô nhìn thấy được Ô thường thể hiện giá trị cho dù ô chứa một giá trị thực tế hoặc một công thức Ngoại lệ là khi bạn xác lập một tùy chọn Excel đế hiển thị các công thức, không phải kết quả của chúng trong các ô

Với công thức thay vì giá trị trong ô, bạn vẫn có thể sử dụng nút Decrease Decimal để làm cho ô hiển thị 3 thay vì 2.51 Do đó trong một trường hợp như vậy có thể bạn không thấy giá trị của ô ở bất cứ nơi nào; hộp hộp Formula hiển thị công thức và ô hiển thị kết quả của công thức như được chỉnh sửa bởi dạng số

Chuong 1 Lam viec vdi ban bao cao thu nhap

Nghien ciiu tri/cing hgfp: Quan ly kho hang trong mot cong ty kinh doanh

Ban chill trach nhiem mua cac san pham de ban lai tai mot cufa hang

ban le Y)e giam thieu cac chi phi van chuyen kho hang va tran h suf dung

tien m at cho den liic hoan toan can thiet, ban da dat ra nhufng thii tuc quan ly kho hang dung tho.i gian Nhiing thu tuc nay van hanh nhu ban

da thiet ke, cac mu٠c ton kho cuoi nam gan y nhu - hoac thap ho.n - cac mdc 6 dau nam va nen lien ket vo.i doanh thu cua cac san pham ma doanh nghiep cua ban ban Vi cac muc dich quan ly, ban c6 the xoay so de c6 du٠o٠c mot ban bao cao thu nhap dPo'c minh hoa trong hinh 1.2.

2010 ! iệu kinh doanh Mlcroso،، Exce

Bản báo cáo thu nhập loại trừ các mục, chẳng hạn như lãi (interest)

và khấu hao (amortization) và một nhà quản lý có thể sử dụng nó đế' phân tích các hoạt dộng hàng ngày NO dưa ra một cái nhìn có mục tiêu hơn về thu nhập và chi phi và là một ví dụ về loại bản báo cáo thu nhập

mà một nhà quản lý cần đế' dẫn dắt một bộ phận

-ằ C l a r k M i ẩ a c t É g i I n c ị I

Minh 1.3 Một bần báo

cấo thu nhập cho một

công ty chế tạo được

đ'Ịnh dạng cho nhdng

mục dlch hoạch d؛.nh,

thường bao gOmthOng

tin chtt؛ễtvề ch؛ phi cUa

Chương 1 Làm việc với bản báo cáo thu nhập

1 E

Revenues

Total Expenses

٠

■>

٠ ٠٠

I J

Hình 1.4: Một dạng bản bão cáo thu nhập được sử dụng cho việc quản lý các thu nhập và chi phí cho thấy tiền thu được và chi ra như thế nào.

Đưa dữ liệu sổ nhật ký vào số cái

Cho dù bạn nhập trực tiếp dữ liệu số nhật ký chung vào Excel hoặc import nó từ một ứng dụng phần mềm khác, bước kê tiếp thường là thu thập các giao dịch trong các tài khoản thích hợp của chúng bên trong sổ cái tổng hợp Hình 1.5 minh họa một ví dụ về các bút toán trong một số nhật ký chung và hình 1.6 minh họa cách bạn có thế thu thập những bút toán này trong số cái tống hợp

Để dễ dàng thu thập các bút toán sổ nhật ký chung vào sổ cái tổng

minh họa trong hình 1.5: EntryDate ($A$5:$A$26)

AccountNumber ($ c $ 5 :$c$26) , ơournalDebỉts ($D$5:$D$26)

và journalCredits ($E$5:$E$26).

13

Phân tích dữ liệu kinh d.anh Microsoh Excel 2010

Hai tên nữa được định nghĩa trong General Ledger (số cái tông họ.p) được minh họa trong hình 1.6: LedgerDate, một tên dược định nghĩa bằng một tham chiếu tuyệt đối, tham chiếu đến ô $A$4 GLAccount (viết tắ t của general ledger account (tài khoản sổ cái tổng hỢp)) tham chiếu đến một ô trong cột D.

10 ٠

r u i r i i؛.

؛ gh ﻻ ١ ا

0

an thứ tụ

؛ g càc giao dich cấ nhân trong thd اوا

٠5

; Tổng b lit Ĩoần ghl Hinh 1

.

nỢ và cấc khoản ttnh dụng

Htnh 1.6: Cấc bút toẳn sổ cài tổng

hỢp tlch اﻵ cầc giao di.ch ríêng اؤ tíỉ ١ ﻢﻟ

sổ nhật ky chung vào cấc ta؛ khoản

~

إ~

ج ا ٠ سﺀجااوﻹ

0 :

إ

1 ueont

؛ 6

ﻞ ﻗ ذ

؛؛؛

ا ا ٠

:

٠ ٠ ل '٠

'

٠٠٠٠ ا

"

ﻞ ﻠﺋ ٠٠

”

ا٠ لﺀﻵ ٠

“

rrt

؟ Eqi^pir

؛ i|

'

>:

1:;:::

ب

::

يﺎﺠﻐﺟ ١ ي

[

ا

7 ؛

lAccoLHttsreceiyaUe

'

ا

$

٠t Ễi

-٠%

Chương 1 L.àm việc với bản báo cáo thu nhập

Giả sử ô hiộn hành nằm trong hàng 6 - ví dụ E6 Nếu bây giờ bạn click tab F'ormulas và click Define Name trong nhóm Defined Names, bạn có thế gõ nhập GLAccount trong hộp Name Trong hộp Refers To, gõ nhập công thức sau đây;

= $D6

Tham chiếu hỗn hợp này có nghĩa là bạn có thế nhập công thức sau đây:

=GLA ccount

vào bât kỳ cột và bất kỳ hàng Bởi vì cột của nó cô định và hàng của

nó tương đôi, công thức thứ hai nàv trả về giá trị nào nằm trong hàng nơi công thức được nhập trong cột D

Trên worksheet General Ledger, công thức mảng sau đây trong cột Debit (bên nỢ) của nó tích lũy các bút toán thích hỢp từ General Journal (sổ nhật ký chung)

(AccountNumber =GLAccount ,1,0) *ơournalDebỉts)

Công thức mảng sau đây tích lũy các bên có thích hợp:

= S U M ( I F ( M O N T H ( E n t r y D a t e ) = M O N T H ( L e d g e r D a t e ) ,1,0)

Các công thức yêu cầu Excel làm những điều sau đây:

1 IF(MONTH(EntryDate)=MONTH(LedgerDate),l,0): đánh giá mỗi bút toán trong cột EntryDate của General Journal Nếu tháng của ngày tháng đó bằng với ngày tháng cho General Ledger, trả về 1; nếu không trả về 0

2. IF(AccountNumber = GLAccount,l,0): Đánh giá mỗi bút toán trong cột AccountNumber của General Journal Nếu số tài khoản giống

như số tài khoản cho tài khoán số cái tổng hợp (General Ledger)

hiện hành, trả về 1; nếu không tni về 0

3 Nhân kết quả của bước 1 với bước 2 Chỉ khi cả hai điều kiện đúng (true), bước này sẽ trả về 1; nếu không nó sẽ trả về 0

4. Nhân kết quả của bước 2 với các bút toán của số’ nhật ký chung (General Journal) trong dãy JournalDebits (hoặc dãy JournalCredits) cLÌa nó trong công thức thứ hai của hai công thức trước) Khi cả điều kiện ngày tháng và điều kiện tài khoản là true, kết quả là bên nợ (hoặc bôn có) Nếu không kết quả là 0

15

Phân tích dữ liệu kinh doanh Microsott Excel 2010

5 Trả về tổng của bước 2 khi được áp dụng vào tất cả bút toán sổ nhật ký: cụ thế một bên nỢ hoặc bên có nếu bút toán thông qua cả điều kiện ngày tháng và điều kiện kế toán, nếu không trả về 0

ĐƯA DỮ LIỆU SỔ CÁI VÀO BẢN BÁO CÁO THU NHẬP

Bạn có thế sử dụng một phương pháp tương tự đế tích lũy thông ؛ trong số cái tống hỢp vào bản báo cáo thu nhập

Giả sử bạn đã quyết định đánh số tất cả tài khoản chi tiêu hành chính cô định sử dụng các sô tài khoản năm chữ sô bắt đầu với 63 Báo hiểm sức khỏe có thề là sô" tài khoản 63310, bảo hiểm xe cộ 63320, chi phí lăi 63400, Nếu bạn đặt tên cho dãy trong sổ cái tổng hợp chứa các sô" tài khoản là LedgerAccounts, dây chứa các bên có là LedgerCredits

và dãy các bên nợ là LedgerDebits, công thức mảng sau đây tính tổng các hiệu giữa các bên có của sổ cái tồng hợp và các bên nợ của sổ cái tổng hợp cho các tài khoản được đánh sô từ 63000 đến 63999:

= S U M (I F (L E F T (L e d g e r A c c o u n t s ,2)="63",Le dgerCredỉt s- LedgerDebits,0))

(Nhớ nhập công thức dưới dạng một công thức mảng Sử dụng Ctrl+Shift và sau đó nhấn Enter)

Đầu tiên công thức mảng đánh giá các phần tử trong dãy có tên là LedgerAccounts và loại bỏ hai ký tự tận cùng bên trái trong mỗi số tài khoản Sau đó nếu hai ký tự đó bằng 63 (như vậy nếu sô" tài khoản là giữa 63000 đến hết 63999), công thức trả về tống của hiệu giữa các bên

nỢ và bên có của các tài khoản

Bạn có thế sử dụng công thức này đế trả về bút toán trong bản báo cáo thu nhập liên quan đến các chi phí hành chính cô định Tương tự nếu biếu đồ của các tài khoản chỉ định tất cả hạng mục tài khoản liên quan đến các chi phí sản xuất cố định cho các số năm chữ số bắt đầu với

64, bạn sử dụng công thức sau đây:

=SUM(IF(LEFT(LedgerAccounts,2)=”64”,LedgerCredits٠LedgerDebits,

Bạn có thể tích lũy hầu hết các bút toán trên một bản báo cáo thu nhập một cách tương tự làm việc tự số nhật ký chung dến số cái tổng hợp vào bản báo cáo thu nhập Hai loại bút toán - các bút toán, chẳng hạn như các khoản phải trả và các chi phí trả trước bao gồm sự tích lũy

và các tài sản phải chịu sự khấu hao - thường đòi hỏi sự chú ý đặc biệt

Cả hai ảnh hưởng đến thời gian thu nhập của công ty

16

quAn lý các phương thức tài CHÍNH VỚI KỀ' TOÁN phAt s in h.

Kê toán phát sinh đOi h(١i hai hướ(:: nhận dạng các thu nhập cho một

thhi hạn nho đó và làm cho chc chi phi di k.èrn, chẳng hạn như chi phi cUa chc hhng hOa dược bổn Vit hoa hồng hhn h.hng tương hợp với các lọ'i nhu(in dó Đây dược gọi la nguyên tắc tương hç,١'p và la một khái niệm co' bản dưọ'c sử dụng xuyên suốt tiến trinh kê toán

Khái niệm về việc lam cho thu nhập tương hpp vó'i các chi phi da chi

đế t?.io ra thu nhập có thể dường như rõ ràng nhưng nó có một sô ngầm định tinh tế Giả sử bạn mua các bdng số cho( một xe công ty Bạn trả

$،ΐυθ cho chc bíing số vào thang Crieng Bạn KÓa bỏ dầy dU $400 trong tháng Giêng tnghìa la bạn thể hiện nó dưới dạng một chi phi mà bạn da chi dẳy đủ trong tháng dó) Bạn tạo ra thu nh.ập hoặc diều hành doanh nghiệp bằng việc sử dụng xe trong tháng Giêng và cho 11 tháng tiêp theo.'Lrong trường hợp này, bạn da cường diệu chi phi diều hành kinh doanh trong tháng giêng, nói gíảm bó't nó từ tháng Hai dến tháng Mười Hai và không làm cho các thu nhập tiếp theo tương hỢp với chi phi ban dầu Kê' toán phat sinh cho phép bạn dàn trải chi phi cUa các biế'n số xe trèn (trong trưò.ng họ'p này) 12 tháng dầy đủ và đế' tương hợp với các thu nhập ma xe giUp tạo ra với chi tíêu cho chc bảng số xe

'Hiu nhập không giống như tiền mặt nhận dược và chi phi không giống như tiền mặt da chi Bạn thường nhận biết thu nhập khi dOi hOi râ't nhiều nỗ lực đế' tạo ra doanh sô' và diều chắc chắn hợp ly la bạn sẽ nhận dược khoản thanh toán Kê' toán viên xein thOi gian của các khoản thu tiền mặt thực tế hoặc chi tiêu tiền mặt thực tế chỉ la một vấn dề chuyên môn

Hối với bán hàng chiu, nguyên tắc phát s٤r١h nghĩa la bạn nhận biết

thu nhập vho thời dỉế'm bán hang, không nhâ't t.hiết la khi khách hàng thanh toán Giả sử bạn sử dụng thẻ t-ín dụn.g dể mua một bộ gậy đánh goltmới tại cửa hàng dồ thế' thao ở dịa phương Gửa hàng nhận biêt thu nhập khi bạn ky tên vho phiê'u trd tiCn nhưng nó không nhận dược tiền mặt cho dê'n khi cOng ty thẻ tin dụng gỏi cho nO khoản thanh toán Thời giíin giữa việc nhận biết thu nhập và thanh tơán tiền mặt có thê dáng kế' Việc một công ty có lãi không bảo dảm rằng luồng tiền mặt cUa nó

sẽ dU đế' giữ cho nó có dU khả nang thanh toán

Nếu ban qudn ly cUa một công ty hiế'u dUng mối quan hệ giữa các thu nhập cUa công ty va những chi phỉ cUa nó trong một khoảng thò'i gian nào dó, nó cần thấy các bản báo cáo thu nhập Các bản cân dôi cần thiết đế' ban quản ly hiế'u mốỉ quan hệ giữa các tài sản cUa công ty và chc khoản nỢ cUa nó - gia trị cUa nó - vào một thời điểm nào dó

Chưcíng 1 Lè١m việc với bản báo cáo thu nhập

17

Phân tích dữ liệu kinh doanh Microsoft Excel 2010

Các bản báo cáo luồng tiền mặt cho phép ban quản lý đánh giá khả năng thanh toán của công ty Nói cách khác, những bản báo cáo này cho thấy có và sẽ có đủ vốn lưu động đế tiếp tục các hoạt động của doanh nghiệp hay không

Ba loại bản báo cáo sau đây - các bản báo cáo thu nhập, bản cân đối

và bản báo cáo luồng tiền mặt - có liên quan mật thiết mặc dù chúng phục vụ các mục đích khác nhau và đưa ra nhừng viễn cảnh khác nhau

về tình hình tài chính của một công ty Những môd quan hệ này được quyết định phần lớn bằng nguyên tắc làm cho các chi phí tương hỢp với các thu nhập trong bản báo cáo thu nhập thông qua sự phát sinh

Ví dụ việc tăng các thu nhập làm tăng vốn của chủ trên bên có của bản cân đối và việc tăng các chi phí phát sinh làm giảm vốn của chủ trên bên nợ của bản cân đối

Các khoản thu tiền mặt thực tế và các chi tiêu được thế hiện trên các bản báo cáo luồng tiền mặt tổng kết những ảnh hưởng của việc tăng

và giảm thu nhập và chi phí trên lượng vốn lưu động của công ty

Các luồng tiền mặt có thể phản ánh hoặc không phản ánh sự phát sinh của các thu nhập và chi phí Ví dụ, một thứ gì đó bạn mua trong tháng Ba có thể giúp bạn tạo ra thu nhập cho các tháng còn lại của năm lịch nhưng toàn bộ việc mua được ghi chép trong tháng Ba Điều này nêu

rõ việc cần đến các bút toán điều chỉnh nhằm giúp phân bô chi tiêu ban đầu qua một vài kỳ kế toán Khi công ty thu mua một tài sản, chẳng hạn như một chính sách bảo hiểm, bạn có thể sử dụng hoặc không sử dụng hết tài sản đó đế tạo ra thu nhập trong kỳ kế toán cụ thề khi bạn đã mua nó

Nghiên cứu trường hợp: Các bút toán điểu chỉnh

Martin Consulting là một doanh nghiệp nhỏ chuyên hỗ trợ các khách hàng đánh giá chất lượng của nước ngầm Hình 1.7 minh họa một số ví

dụ về cách Martin Consulting sử dụng các bút toán điều chỉnh đế ghi chép các giao dịch thông qua sự tích lũy

Martin bắt đầu bằng việc tìm một bản cân đối tạm Tiến trình này đòi hỏi tính tống các số dư của những tài khoản có số dư bên nỢ và sau

đó làm tương tự đối với các tài khoản có số dư bên có Khi hai tổng khớp nhau, số cái được cân đối Xem các cột B và c trong hình 1.7

Cuối tháng Bảy (July), Martin Consulting chuẩn bị worksheet được minh họa trong hình 1.7 làm cơ sở cho bản báo cáo thu nhập và băn cân đối của nó Nội dung còn lại của phần này nêu chi tiết các bước mà Martin thực hiện đề di chuyển từ worksheet cơ bản sang các báo cáo tài chính cho tháng

18

GhiJorig 1 Làm việc vớì bản báo cáo thu nhập

cho c^؛c khdch hàng cha chng tv Chinh shch sẽ vẫn có hiệu lực trong 12 thổng Chi phi cUa chinh shch này dược ghi vào bên có cUa một tài

chuấ٠ĩ٦ bị v،ào cuOi th án g 12/-1 ؛ gid trị cUa chinh sách đá h ết h ạ n ؛ bây giờ gia trị trở thhnh một chi phi dược trả trong tháng Bảy Hàng 5, cột E

gỉá trị tài sồn cUa chinh sdch dồ hết hạn Hàng 5 cột F cho thấy giá trị

cột, D.

Chu ý chi phi cUa chinh sdch bảo hiế١m dược xử lý như thê^ nảo Phi hổo hiếm đáy dU $684 dược trd thực sự trong tháng Bảy từ tai khoản séc cUa chng ty Do dó số dií cUa tài khoản séc cuối tháng Bảy là $684 Cân hằng chi phi dó là sự hiện diện cUa một tồi sản mổ'i: một chinh sách bảo

ج

, -

^ ,

٢ ٠

1 Martin Consuiting worksheet 7/31/2012 Trial Ba^nce A dịu^^nts Adjusted Trial Balance I

Phân lích dữ liệu kinh doanh Mic٢oso؛، Excel 2010

Cuô'i tháng Bảy, 1/12 giá trị chinh sách đã hết hạn Việc giảin g؛á trị tải sản áược ghi chép ổ' ha؛ nơi:

٠ Đế' diều chỉnh cho gia trị của một tài sản trong hàng năm của worksheet Giá trị dược diều chinh dưỢc sao chép sang bản cân dốí nơi nó xuất hiện như là một, phần cUa giá trị hiện hành của công ty

٠ Như là một chi phi dược ghi chép trong hàng 17 Chi phi này dược ghi chép cho thang Bảy mặc dù chi tiêu tiền mặt thực tế cho bảo hiế'm trong thổng Bảy là $684 Dây là cơ cấu dược sử dụng đế' làm cho thời gian của chi phi khớp với thời gian cUa thu nhập mà nO da giUp tạo ra

Trong cUng một ky hạn, Martin Consulting sử dụng các vật dụng văn phOng trị giá $136 đế' giUp tạo ra thu nhập cUa nó Một bút toán diều chỉnh khác là $136 xuất hiện trong hàng 6, cột E phdn ánh việc giảm giá trị cUa tài sản vật dụng văn phOng ban dầu là $592, và dược áp dụng trên số tiền dó trong hàng 6, cột F đế' thể hiện giá trị còn lại cUa

nó la $456 vào cuối tháng BUt toán ghi nỢ diều chinh xuất hiện trong hàng 18, cột D

Cơ sở hợp lý cho những but toán diều chinh này thi khá rõ ràng Vào ngày 1 tháng Bảy, công ty dược bảo hiểm 12 tháng và nó dược bảo hiế'm có giá trị trong 11 tháng vào ngày 21 tháng Bảy Tương tự, nó mua cắc vật dụng văn phOng trị giá $592 vào ngày 1 tháng Bảy và trị giá

$456 vào ngày 31 tháng Bảy Những số tiền này có thể trực tiếp đánh giá và''Martin Consulting có thế' dễ dàng nhập, dưới dạng cắc bên nỢ và bên có ؛diều chỉnh, các phần hết hạn hoặc dược sử dụng làm chi phi trong tháng Bảy

Nhưng thiết bị văn phOng là một vấn dề khác Dầu tháng Bảy, công

ty sở hữu thiết bị có giá trỊ ban dầu là $3,470 (xem hàng 7, cột B) Bao nhiêu phần cUa $3,470 dó dược sử dụng hết trong việc tạo ra thu nhập cUa tháng? Thiết bị vẫn nằm ở dó: máy tinh vẫn dang tạo các worksheet, máy phoồcopy vẫn dang tạo ra các bản copy, diện thoại vẫn dang reo Tuy nhiên, một gỉá trị nào dó dã dược rUt ra từ thiết bị dể tạo ra thu nhập.Khấu hao là phương tiện dể giải thích cho việc thiết bị dã cung cấp giá trị cho tiến trinh tạo ra thu nhập Trái với việc đánh dấu một tháng khác dã hết hạn trên một chinh sách bảo hiểm hoặc dếm số phong bì thư dã dược ghi dịa chỉ và dược gởi, Martin phải ưdc tinh giá trị của thiết bị văn phOng 'dược sử dụng" trong tháng Bảy Anh ta làm diều này bằng sự khấu hao

ا

ة

١ ٠

20

Chương 1 Làm việc với bản báo cáo thu nhập

sử DỰNG sự KHẤU HAO ĐƯỜNG THANG

Martin có thê sử dụng một trong vài phương pháp đế tính sự khấu hao cho một tháng (hoặc một quý hoặc cho một năm)

Giả sử Martin sử dụng phương pháp khấu hao đường thẳng Giả định là thiết bị văn phòng có một tuổi thọ hữu dụng là ba năm và sẽ không có giá trị sau thời gian đó Do dó đối với mỗi tháng đi qua trong vòng dời thiết bị ba năm, giá trị cua thiết bị giảm 1/36 giá trị gốc của nó

- nghĩa là thiết bị khâu hao mỗi tháng 1/36 tức là $96 Bút toán bên có điều chinh 0 hàng 8, cột E và bút toán bên nỢ điều chỉnh được thế hiện trong hàng 20, cột D

Bàng việc ước tính lượng khấu hao hàng.tháng, Martin có thế tính một chi phí thiết bị văn phòng cho tháng Điều này cho phép kết hỢp chi phí với thu nhập và thấy được rõ hOn thu nhập của tháng Lần nữa nguyên lý tương hỢp vẫn đúng rằng các thu nhập nên được tương hợp với các chi phí vốn đã giúp tạo ra chúng

Bạn sử dụng các bút toán điều chỉnh không chỉ với các chi phí mà còn với các thu nhập Giả sử cuối tháng Bảy, Martin đã ký một hỢp đồng và chấp nhận thanh toán bằng tiền mặt để tiến hành tư vấn tám giờ với chi phí $160 mỗi giờ Số tiền đầy đủ $1,280 được ghi vào bên có trong một tài khoản tài sản được gọi là Unearned Consulting Fees TrưóX' cuôi tháng, Martin đă tiến hành một trong tám giờ tư vấn đã ký hựp dồng Việc thực sự tiến hành công việc đó sẽ chuyến đổi một số phí không kiếm được thành một trạng thái kiếm được Các bút toán điều chinh trong hàng 10, cột D, và hàng 19, cột E, cho thấy $160 của phí không kiếm được đã được chuyến đôi thành trạng thái kiếm được trong tháng Bảy

Bốn bút toán điều chỉnh cho các vật dụng và sự khấu hao được mô tả trước đó liên quan đến những hoạt động đều bắt đầu và kết· thúc trong một kỳ kê toán Ví dụ việc sử dụng $136 ước tính trong các vật dụng vàn phòng xáy ra giữa ngày 1 tháng Bảy và 31 tháng Bảy Một bút toán đều chỉnh cũng có thế ghi chép một hoạt động mở rộng qua các kỳ kế toán Giả sử Martin đã chuẩn bị séc lương của một trợ lý thanh toán cho hai tuần trước, một tuần trước cuối tháng Sau đó trọ' lý đã phát sinh một tuần lương từ 25 tháng Bảy dến 31 tháng Bảy Để cho thấy rằng lương phát sinh này là một chi phí có thế quy cho tháng Bảy thay vì tháng Tám, Martin ghi một bút toán điều chỉnh trong hàng 15 cột D Đế cho thấy rằng nó là một khoản nợ mà sẽ được đáp ứng sau đó (có lã trong tháng Tám), nó cũng được ghi dưới dạng một bên có nợ trong hàng 11, cột E

21

Phản tích dữ liệu kinh doanh Microsoft Excel 2010

CHUẨN BỊ BẢN CÂN ĐỐI TẠM

Excel làm cho dễ dàng tích lũy bản cân đối tạm và các bút toán diều chinh thành một bản cân đối tạm được điều chỉnh Hăy chú ý những điều sau đây:

♦ Mỗi bút toán ghi nỢ được điều chỉnh dựa vào công thức này mà sau

đó được điều chỉnh đế triệt tiêu các lượng âm:

Tống của các bút toán điều chỉnh xuất hiện trong hình 1.7, trong hàng 22, các cột D và E Tổng của các bút toán được điều chỉnh xuất hiện trong hình 1.7, ở hàng 22, các cột F và G Sự cân bằng của các tống bên nợ và bên có cho thấy các bút toán được cân đối

DI CHUYỂN THÔNG TIN VÀO MỘT BẢN BÁO CÁO THU NHẬP

Sau cùng đến lúc di chuyến thông tin này vào một báo cáo thu nhập

và một bản cân đối (xem hình 1.8)

Các hàng 3 đến 12 đại diện cho tài khoản tài sản và tài khoản nợ Chúng được sao chép từ bản cân đối tạm được điều chỉnh sang các cột bần cân đối Các hàng 13 đến 20 đại diện cho tài khoán thu nhập và tài khoản chi phí và được sao chép sang các cột Income Statement Sau đó, trong hàng 21 của các cột H và K, các bên có và bên nỢ được tính tống Chú ý rằng chúng không còn cân đối nữa Các thu nhập của công ty trong tháng Bảy vượt quá chi phí của nó và sự chênh lệch là thu nhập kinh doanh của nó Đế đạt được số liệu này, lấy tổng thu nhập trong ô

121 trừ cho tồng chi phí $4,680 trong ô H21 Kết quả là $1,730 xuất hiện trong ô H22 và là thu nhập kinh doanh cho tháng Bảy Cộng kết quả này cho tổng chi phí $4,680 sẽ cho ra $6,410 cân đối với tổng thu nhập cho tháng

22

Chuo’ng 1 Làm việc VỚI bản báo cáo thu nhập

16

آ C ٠ m m u ™ c a t Ю n s $ 1 8 1 م $ ''ل : ٠ ا

1 7 I n s t a n c e e x p e n s e ٤ 5 7 : ل '18 S ٠ t e s c o n s u r ^ ا ا 3 6 ٤ 1 ل ٠ ل ٠ ".

Phân tích dữ liệu kinh doanh Microsoft Excel 2010

Ỉàỉ sản hiện hành

Bản cân đối bố sung bản báo cáo thu nhập được thảo luận trong chương 1 Bạn cần cả hai báo cáo đế theo dõi tình hình tài chính của công ty Một bản cân đối có hai phần chính

♦ Tài sản nêu rõ các sô dư trong các tài khoản tài sản của công ty vào

một ngày nào đó

♦ Nợ phải trả và vốn chủ sở hữu các sô dư trong tài khoản nỢ của công ty và tài khoản vốn góp vào cùng một ngày

Hai phần này phải cân đôi] nghĩa là tổng các tài sản của công ty

phải bằng với tổng các khoản nọ' của nó và vô"n góp của nó (Đôi khi bạn

sẽ thấy điều này được gọi là vô"n chủ sở hữu hoặc vốn tự có

Bản báo cáo thu nhập cho thấy một công ty đã kiếm được bao nhiêu tiền và nó đã chi bao nhiêu trong một kỳ hạn nào đó Bản cân đối tổng kết phần tài chính của công ty vào cuối kỳ hạn đó Cho dù kỳ hạn đó là một tháng, một quý, hoặc một năm, nó cho bạn biết giá trị tài sản của công ty Nó cũng mô tả những phân loại khác nhau về các khoản nỢ, chẳng hạn như các khoản phải trả, nợ và vôn góp vốn có những trái quyền đối với tài sản của công ty

Ví dụ, công ty của bạn có hàng tồn kho trị giá $5,000 Đó là một tài sản: Bạn có thế’ và có ý định chuyển đổi nó thành tiền mặt bằng việc bán nó cho các khách hàng Bây giờ hãy giả sử công ty của bạn đcã thu mua hàng tồn kho đó một phần bằng tiền mặt $2,500 và sô còn lại ghi vào bên có của tài khoản

24

Ghưong 2 Cản đối kế toán: Các tài sản hiện hành

П(/, chăng hạn như các khoán phai trá b(3٠i vì nó đại diện cho bất kỳ sự

Hằng việc thô hiện giấ trị hàng tồn kho $5,000 cả trong các tài sản và tĩ.ong các khoán nự, bản cân đối giừ cho các cố phần và các nghía vụ trả

no cùa công ty đuực cân bằng Nẻu dâv là tất cả những gì cần có cho một bán cân dối thì nó không cc^ gì nhiều dể gây chú ý, nhưng như bạn sẽ thấy sau dó trong sách này, ban cản đòi là điôm khởi đầu cho nhiều phân tích khấc nhau Sử dụng Б]хсе1 dô phản tích bản cân đối có thê cho bạn hiểu rồ một công ty dược điều hành như thố nào, nó quán lý các nguồn tài nguyên ciia nó tót như th ế nào và nc) tạo ra lợi nhucận như th ế nào.

Dù vậy trước tiên cần phai xây dựng bán cân đối Chương này cùng V(3٠i chương 3 và chương 4 mô tá tiến trình này.

THIẾT KẾ BẢN CÂN ĐỐI

Trái với bán báo cáo thu nhập đuực thảo luận trong chương 1, bản cân dối thường đi theo một dạng khá cứng nhắc Hình 2.1 minh họa một

ví du diên hình.

Hình 2.1: Bản can đối cho Bell

Books, Inc December 2011 cho

thấy tổng tài sản của nó bằng

với tổng các khoản nợ và vôh

٠

^'

1.11

20

؟1

"

'

й

2.668 _

Г 1 23^8654

: $ ٠ 14.363 1 ị14.363

|

^2

!247

Phân tích dữ liệu kinh doanh Microso؛t Excel 2010

Phần dẳu của bản cân đối mô tả các tài sản của công ty Phần hai cUa bản cân dối tóm tắt các khoản nỢ và vốn chU sỏ hữu của côi)g ty

TÌM H!Ể٧ CÁC BÚT TOÁN NỢ VÀ TÍN DỤNG

Hình 2.1 minh họa một bản cân dối cho một dại lý sách, Bell B()oks١

Inc Hlnh 2.2 minh họa worksheet tiền mặt hỗ trợ một số phần cUa bản cân dối cUa Bell Books

i7/11|C ashR eceipts

ĩ:^77ĩlịF^chase of books from Neat

نﺪﺳ

Hlnh 2.2: Worksheet tiền mặt gh؛ chép cầc ch؛ t؛êu t؛ền mặt dướ؛ dạng càc bên cO

và càc khoàn thu t؛ền mặt dưdỉ dạng càc bèn nọ.

Chú ý rằng các khoản tiền gởi vào worksheet tài khoản tiền mặt cUa Bell Books dược ghi nhãn là Debits và các khoản tiền rút ra từ tài khoản dược ghi nhãn là Credits

Khi bạn thế' hiện hoạt dộng tài khoản trong một worksheet, bạn thường có hai cột: một cột dể ghi chép việc tăng số dư tài khoản và một cột đế' ghi chép việc giảm số dư tài khoản (Dạng này dược gọi là một tai

khoản T bởi vì một dường nằm ngang dược vẽ bên dưới các tiêu dề cột

và một dường thẳng dứng dược vẽ giữa chinh các cột hợp lại giống như một chữ T)

ﺀ.,ا

١١

ا

26

Chuong ح Cân đối kế t.án: Các tài sản hiện hành

rfrong ngừ canh của các tài khoan cha d()anh nghiệp, các từ bên nọ'

((١ob؛t) và l)ên ch (cicdit) khhng có nghta như tnong việc sử dụng mỗ؛

ng ا؛v - ví dụ một ben nọ' VỚI nìột taJ sẩn Thav vào dó, những thuật ngữ này do'n gidn dm chi dh'n cột tï'di ( !)el)؛t) và cột phdi (Credit) của một tài kh()dn T Các ke' todn vlhn có l)h'n (Ịuy t؛؟c co' bdn dê’ ghi các lượng trong nhû'ng cột ndy:

٠ Nếu tài khodn là một tdi khodn tdi sdn, ghi chép việc tầng số dư tài khodn trong cột trdi (Debit)

tai kh٤)án trong cột phdi (Credit).

٠ Ν٤٦'υ tdi khoan Id một tdl khodn nọ' hoặc tài khoản vốn góp, ghi

chép việc gidm sô' dư tdi khoíin trong cột phải (Credit)

٠ Ne'u tài khodn là một tdi khodn nọ' hoặc tài khoản vốn góp, ghi

ch(١p v٤ệc gidm số dư tdi khodn trong cột trái (Debit).

COn về cdc tai khoản thu nhập va tài khoản chi phi thi sao? Những quy tắc cho cdc tài khodn nay bắt nguồn logic từ những quy tắc cho các tài

٠ J١hu nhập tang vốn góp va do đổ khi bạn ghi chép thu nhập, bạn ghi

chép giao dịch dưới dạng một ben có vào tài khoản thu nhập tương

tự việc tang vốn gOp dược ghi chép dưới dạng một bên có

٠ Nhi bạn cO dược doanh thu, b،ạn gỏi nó vào một tài khoản tài sản

I ٦ 0'i nó dưọ.c ghi ch٤^p dưứl ٤!ạng một bên nọ' “ việc tăng các tài sản

du'٤٠ )'c ghi ch٤^p du'0'i dạng cdc bèn nọ' như dược ghi chú trước do Bút todn nọ' này bỏ’ sung cho b٤٦n có thu nhập.

٠ (^dc chi phi giảm vốn gdp Do đ ؛ ٤ khi bqn ghi chéj^ một giao dịch chi

Ị)hí, b؟ n ghỉ chép nO dưới dạng n١ột bên nọ' vào tài khoản chi phi tưo.ng tự vi.ệc gidm v(١'n gdp đư؟'c ghi ch(١p (lưới dạng một bên nọ'.

٠ Khi bạn trd chi phi, việc ian١như vậy sẽ giảm một tài khoản tài sán - thường la một tai khodn ngân hang Việc gidm các tải sdn đưọ'c ghi chép dưO.i dạng cdc bên có, do dó bạn ghi chép giao dịch dưới dạng một bên cO vằo ta ؛ khoản ta! sản lần nữa như dưọ.c ghi chu trước dó BUt toán có này bô’ sung cho bên nọ' chi phi

dưọ'c ghi chép trong cột trai hoặc cột Debit cUa tài khoản: tiền m ặt la một tai kliOiin tai sdn va khodn tiền gỏ'i sẽ tầng số dư cUa nó Tương tự, bởi vì việc v؛e't một tam séc sè gidm sô' dư cUa tài khodn tiền mặt, lược của tấm séc dưọ.c ghi chép trong cột pha؛ hoặc cột Credit Hãy nhó' rằng trong bối cả.nh lìciy ghi nỢ chĩ có nghla la cột trái và bên có chi có nghla la cột phải.

27

Phân tích dữ liêu kinh doanh Microsoft Excel 2010

TẠO MỘT BẢN CÂN ĐỐI TIỀN MẶT TÀI SẢN HIỆN HÀNH

Trong bản cân đối được minh họa trước đó trong hình 2.1, sự phân loại tiền mặt của phần tài sản hiện hành chứa công thức sau cĩAy:

=NovemberEndCashBalance+SUM(DecemberCashDebỉts)-

S U M (DecemberCashCredits)

Các tên trong công thức này tham chiếu đến các dãy trong worksheet tiền mặt được minh họa trước đó trong hình 2.2 Tên của các dãy như sau:

♦ NovemberEndCashBalance, tham chiếu đến ô E2 Lượng này là sô

dư tiền mặt cuối kỳ vào cuối tháng 11, tháng trước

♦ DecemberCashDehits, tham chiếu đến các ô C3:C23 Dày này chứa tât cả khoản tiền gởi vào tài khoản séc công ty của Bell Books đã được gởi trong tháng 12

♦ DecemberCashCredits, tham chiếu đến các ô D3:D23 Dãy này chứa tất cả khoản tiền được rút từ tài khoản séc công ty của Bell Books trong tháng 12

Ô E2 có tên là DecemberCashCredits, chứa giá trị $29,344 Ô E3 chứa công thức sau đây;

=E2 + C3 - D3

Mỗi bút toán trong worksheet tiền mặt là một bên nợ hoặc một bên

có Không có các bút toán nào chứa cá một bên nợ và một bên có Do đó công thức trong ô E3 cộng số dư trước (ô E2) với một sô liệu bên nợ trong cột c hoặc lấy sô dư trước trừ cho một sô liệu bên có trong cột D.Công thức được sao chép từ ô E3 và được dán vào dãy E4:E23 Tiến trình sao chép và dán công thức điều chỉnh các tham chiếu ô tương đối của nó, do đó mỗi số dư phụ thuộc vào số dư trước cũng như phụ thuộc

vào bên nỢ hoặc bên có hiện hành 0 E23 chứa số dư cuối kỳ cho tháng

12 và số dư này sẽ được sử dụng làm sô dư tiền mặt đầu kỳ khi đê'n lúc

tạo worksheet tiền mặt cho tháng Giêng

Có thể ưu tiên tạo tên DecemberEndCashBalance đề đại diện cho ô E23 của hình 2.2 Do đó sự phân loại tiền mặt trong hình 2.1 có thế chứa công thức sau đây:

=DecerciberEndCashBalance

Khi các worksheet được tạo, sô dư tiền mặt cuối kỳ cho tháng 12

cân đối Điều này được thực hiện một phần đế minh họa và một phần đế làm rõ ràng các phép tính

28

để tham chiếu đến C1:C20 trên Sheet 1 và một lần để tham chiếu đến D1:D30 trên Sheet2.

Các w orksheet m inh họa trong các hình 2.3 và 2.4 sử dụng các ten cấp sheet W orksheet trong hình 2.3 chứa các tên cấp sheet này.

Chương ? Gân đối Kê' toán: Các tài sản hiện hành

liffst Nation;^ ẹ n ẳ g báancẹ DecCTnber

Darte ỊE ậ n a & o n

lĩlÌllClosM ^bađ^e NoveãrÉr

poScy:

12/1/1liPtgchase<rfieaJMls

12/27/11 Telephone b i; N o v C T jf

P ấ

1 2 9 /1 1 1Satetfy check, Rodgers

1 | / 1 1 jSaiafy check Rouse

iiljl|SdtaiYcheck:Tafoya

“ ( " ' "

Phân itch dữ !iệu kinh doanh Microsoh Exce! 2010

a T ::;StartBalanceiSUM(Debtts)-SUM(Credits)

-و 1

٠ ا'.

^

? 6.19

$

^^^^^^

^ 12/7/11

" ٣

' ٠ ' ﺀ

_ ٠ ٠

Purchase of booics from Neal P u b ĩể g

^ c lr^ o fb o o k s fro m Lenney Distiitouting ا._ز.

٠ , ﻵ ر

^ CashRece

tIm một bản cân đối t iEn mặt cho nhiều tAi khoản t iEn mặt

mặt thl thật khác thường Các công ty thường sử dụng một số thi khoản ngân hhng, dhnh cho những mục dlch khhc nhau Trong trưò'ng họ'p này, một tham chiê.u 3D cO thế hữu dụng hởl vì nói chung bạn muOn một worksheet khác cho mỗl tà ؛ khoản tiền mặt Bạn sứ dụng tham ch؛ếu 3D dể tinh tổng số (ỉư cUa thi khoan trên mỗl worksheet

Oiá sử Bell Books sư dụng một thi khohn tại nghn hhng First Na- tioníil Bank dể xử ly tất ch giao tlịch tíền mặt ngoại trừ chc khohn thu tiền mặt vh chc đồ mua shm từ chc nhh cung ứng kho hhng dược trh bằng tiền mặt Hình 2.3 minh họa những giao dlch nhy cho thhng 12 (December)

Ô C2 trong hỉnh 2.3 chứa công thilc sau dhy:

trên sheet nơi công thức dược nhập

Giả sử Bell Books sử dụng một thi khoan tại nghn hhng Second National Bank đế' xử ly tấ t ch khohn thu tiền mặt vh chc hhng hóa mua sắm từ những nhh cung ứng kho hhng llình 2.4 minh họa những giao dịch nhy cho thhng 12

Worksheet trong hinh 2.4 chứa chc tên cấp sheet nhy:

٠ Thn SecondNationallDebits tham chiê'u dến dhy SecondNational!

Phân tích dữ liệu kinh doanh Microsoft Excel 2010

Debits trên worksheet có tên là SecondNational Tương tự, Debits trong hình 2.3 tham chiếu cụ thế đến tên Debits trên worksheet có tôn là FirstNational Do đó những đôl sô cho các hàm SUM đại diện cho các dãy khác nhau, vì vậy chúng thường trả về các kêt quả khác nhau.Một ví dụ khác, nếu bạn kích hoạch worksheet FirstNational và sau

đó cuộn qua các mục nhập trong hộp Name của thanh công thức (for­mula bar), bạn thấy các tên StartBalance, Credits và Debits Những tên dăy này sẽ không được định tính bằng các tên sheet của chúng bơi vì sheet nơi chúng hiện hữu được kích hoạt

Mặc dù công việc sơ bộ này với các tên dường như quá mức cần thiết nhưng nó giúp làm cho các công thức workbook dễ hiểu hơn và làm cho mọi thứ cuối cùng dễ dàng hơn nhiều Ví dụ, chú ý rằng sô؛ dư cuối kỳ cho mỗi tài khoản ngân hàng trong các hình 2.3 và 2.4 nằm trong ô C2 của mỗi sheet Điều này cho phép bạn tạo một tham chiếu 3D trong workbook đi qua nhiều sheet Bắt đầu bằng việc sắp xếp các tab sheet sao cho các worksheet mà bạn muốn đưa vào tham chiếu 3D nằm gần

kề Ví dụ với ô AI được chọn, làm theo những bước sau đây

1 Click tab Formulas và click Define Name trong nhóm Defined Names Hoặc, trong các phiên bản Excel trước 2007, chọn Insert, Name, Define Trong hộp biên tập Name, gõ nhập CashBalance Đế lựa chọn Work­book tại chỗ dưới dạng phạm (scope) của tên

Trong hộp biên tập Refers To, chọn bất kỳ tham chiếu nào xuât hiện ở đó bằng việc rê ngang qua nó bằng con trỏ chuột Bạn có thế nhấn Delete nếu bạn muôn, hoặc chỉ việc đế bước tiếp theo thay thế mục nhập hiện hành

Click tab sheet có tên là FirstNational, nhấn giữ phím Shift, và sau đó click tab sheet có tên SecondNational Cả hai tab được chọn và hộp biên tập Refers To bây giò' chứa =FirstNational:SecondNational! $A$1 Sheet hiện hành là sheet có tab mà bạn đă click đầu tiên Trong ví

dụ này, sheet đó có tên là FirstNational Click ô C2 chứa sô dư cuối

kỳ cho tháng 12

Bây giờ bạn có một tên 3D CashBalance tham chiếu đến ô C2 trong các worksheet có tên là FirstNational và SecondNational Sau cùng, bạn ở trong một thế sử dụng tất cả tên cấp sheet và tên 3D này Trong worksheet bản cân đối, ô C4 của hình 2.1, bạn có thể nhập công thức sau đây;

Chương 2 Cân đối kế toán: Các tài sản h؛ện hành

Công thức này trả về tổng ذ;ا ا ٦ tồt f.'ả ô tạn nên tên 3D CashBaiance Trong trường họ'p này, cftng thức cộng g؛á trị trong ô C2 cUa worksheet

D lrstN atlíínal ($2,717) vơi giíỉ trị trong ô C2 cUa w orksheet SeconhNational ($51,959) đố trá về gifi trị $54,706 Dây la tổng tài shn hiện hhnh cUa Bell Books cho các thi ؛khoản tiền mặt cUa nO

TÌIVỈ MỘT BẢN CÂN BỐI CÁC KHOẢN PH؛ẢI THU CỦA TÀI SẢN HIỆN HÀNH

Bhn chỊư là một thực tế Nếu l)ạn kinh doanh bán lẻ vó'i bất kỳ dối thU thực sự, hầư như chắc chắn hạn phải chấp nhận thẻ tin dựng như là một phưong thức thanh todn hoặc bạn gặp rủi ro bị mất di công việc kinh doanh với các cOng ty dối thU Nếu bạn bán các sản phẩm cho nhtíng doanh nghiệp khác, bạn cUng phải giải qưyết việc họ phải sử dụng thi shn cUa minh một chch liiệu quả Một cách mà họ làm diềư dó

là tận dụng một lịch sư tin dụng tốt dế mua chịu thậm chi dược nhiều hhng hóa ho'n

Kê't quíl la bạn phhi tạm thời thể híện những lần bán chịư này là tiềi) mà bạn mong dợi nhận dược một thời điểm nào dó trong tương lai Ngưyẻn ly tUo'ng hợp dưỢc thho luận trong chương 1 dược áp dụng ổ' dây:

nO dbi hOi bạn tương hỢp chc thu nhập từ một thời điểm với các thu nhí.lp mh bạn phai trhi trong việc tạo ra các thu nhập dó Bỏ'i vì bạn chưa nhận dược tiền mặt thanh toán clio các lần bán chịu này, bạn phải ghi chép cliUng Ih số tiền phdi tliu - do dó mó'i có thưật ngữ accounts receivable (chc khohn phíli thu) Ilình 2.5 minh họa một ví dự về các khoan phhi thu cho Bell Books

Chú ý rằng số dư cudi kỳ cho ٨ccounts Receivable dược thế' hiện

trong ồ E23 cUa hlnh 2.5 giống hệt nhu'bản cân dối Accounts Receivable duọ'c the' hiện trong bản cân (lối cUa Bell Books (xem hình 2.1).

Bell Books ghi chép Ci l c các lần bán chịư mới trong cột Debit cUa tài khohn Acc()ưnts Receivable Dieu này tưẳn theo quy tắc ghi chép các khoíin tăng vào các thi khoan thi shn: bạn ghi chép những khohn tăng

dó vho cột Debit của thi khoan thi sản

Trong hình 2.5, Accounts Receival)le ghi chép một bút tohn bên cO

Ih $17,951 trong ô D13 đại diện cho một khohn thanh tohn cho Bell Books bOi lihng xứ ly the tin dụng cUa nó Điều nhy tưân theo quy tắc ghi chép chc khohn gihm sang chc thi khohn thi sản: bạn ghi chép chc khoan gihni vho cột Credit cUa thi khohn thi sản số tiền $17,951 cũng xuất hiện trong hình 2.2 cho thấy số dư thi líhohn tiền mặt của Bell Books đh thng theo lượng tiền gởi cUa séc vho nghn hhng

33

Phân tích dữ liệu kinh doanh Microsoft Exce! 2010

C r^ » sates

pàpefltfrom sefvicebigeau, 11/11 c | ê s , 17.951 $ ا

$1^127 258

: $15,110 1

$16,447 r

; ٠ ي 2

?

ﺀ اة ::

ذ-

Hình2.5: WorksheetcầckhoàophàỊtrà choBe ١ ỉ Booksnèuchĩhếtcàc ١ ần hấn"chiu trong thấng 12 năm 2011.

TÍM MỘT BẢN CÂN Bôl TÀI SẢN HIỆN HANH

Bởi vì hàng tồn kho của một công ty la một ta؛ sản hiện hành Một

số cơ cấu di chuyển các lượng tài sản hàng tồn kho giữa những tai

khoản khác nhau khi bản cân dối dang dược chuẩn hị dược thảo luận trong phần này

Vào cuối một kỳ kế toán, khi bạn chuẩn bị một bản báo cáo thu nhập và một bẳn cân dối, bạn thường dưa cdc số dư cUa tài khoổ.n thu nhập và tài khoản chi phi khác nhau trd về không (.zero), hy do la lần

kế tỉếp bạn chuẩn bị những bản báo cáo này, bạn muốn chUng phản ánh hoạt dộng dã xảy ra trong ky ky toán kê' tiê'p

Một giá trị bắt dầu la không (zero) trong tài khoản thu nhập vả tai

khoản chi phi cho phép bạn quyêt định chinh xác lợi nhuận mà bạn kiếm dược trong thời hạn dó Nếu các số tiền dô la từ một kỳ hạn trước vẫn cOn trong những tài khoản dó, bạn sẽ không thể lấy dUng lượng thu nhập trừ cho dUng lượng chi phi dể dạt dược một doanh thu ước tinh chinh :ídc

34

Chươno 2 Cân đối kế toan: Các tài sản h؛ện hành

3

Ba bưó.c ké tiep định nglna tien Irinh đưa ta ؛ khoản thu nhập và tà ؛ kh()hn ch! ỉ)hí trỏ về k,hống (zero) còn (Jưọ'c gọi là k êt sổ các ta ؛ khoản:

1 ﺀ)ة؛ v(ìi cốc tai khohn thu nh.ậj^ thường chứa các số dư bên có, tạo ra

n٦ột but todn n()' 1)Ù trù' đế đưa scl (lư Ciicì nó trỏ' về không (zero) Dối

vO'؛ những tài khodn chi phi thưbng chứa, các số dư bên nợ', ghi một bUt toán bên cỏ ba trU đẽ’ kết sỏ chUng.

Ghi những bUt toán kết sô này trong một tài khoản tạm thò.i dặc biệt trong sô’ nhật ký chung dược gọi la một bản tóm tắ t thu nhập,

t.oán chi phi đại dỉện cho lọ'i nhuận cho kỳ hạn do các hoạt dộng Anh hưởng la xác lập lại tài khodn thu nhập và tài khoản chi phi trO' về zero nh^m chuổ’n bị cho kỳ hạn kê' tiếp và dể tạm tho.i di chuyển các số du' cUa chUng sang tài khoản tóm tắ t thu nhập.

Kết số’ tài khodn tóm tẩ t thu nhập tạm thời bằng một bat toán bên nọ' trong lượng số dư cUa nO và ghi cUng một lượng dưới dạng một bên có ghi sang lọ'i nhuận dế lại hoặc như dược thực hiện trong ví dụ cUa chương nảy trụ'c tíếp sang vốn chU sở hữu.

K ết quả cda tiến trin h này la kỳ hạn kê' tiếp có th ế’ b ắ t dầu b ằn g các lưỢng zero trong tai khoản thu nhập và tai kh o ản chi phi NO cUng d ặ t lọ'i n h u ận từ kỳ h ạn h iện h àn h (cho da dương hoặc âm ) tro n g tà i k hoản cân đố؛ tai sản thích hụ.p.

ThU tục cho ta ؛ khodn tai sản và tai khodn nọ' khác vó'i thU tục cho tài khoản thu nhập và ta! khoản chi phi Các lưọ.ng dô la trong tài khodn tài sản và tai kh()dn nọ tl١ay dO’؛ tlieo th(١)'i gian khi các nguồn tài

khodn tai sdn có một số dư la không vào dầu một kỳ kê' toán sẽ cho thấy r^ng bằng một cdch nao dó các tai sản cUa công ty biê'n m ất vào cuối kỳ

hạn ^rước dó Thay vào dó, bạn niuon quy sự thay đổi trong số dư tài

khoa!) hoặc nọ' thường la do m.ột tài khoan vốn góp một cách pha họ'p Một tải khoản tài sản như vậy la tai khoản tồn kho Nếu doanh nghiệp cUa bạn sản xuất cdc sản phẩm hoặc bán lại chUng cho các dại ly hoặc ugười tiêu dang, bạn cố h,àng tồn kho đế’ làm sổ sách (Nếu doanh

khOng cO hang tồn kho).

35

Phân tích dữ liệu kinh doanh Microsoft Excel 2010

KẾT sổ TÀI KHOẢN KHO HÀNG

Vào cuôì kỳ hạn, một công ty thường phải làm một bán đếm hàng tồn kho cuối kỳ Sau đó công ty sử dụng một trong những phương pháp đánh giá được mô tả ở chương tiếp theo và giá trị vừa có được sử dụng trong phần tài sản hiện hành của bản cân đối (xem hình 2.6)

Hình 2.6 có bảy phần được biếu thị bằng các đường viền đậm nét của chúng Những phần này có thế được duy trì trong các worksheet của Excel riêng biệt, nhưng đế bảo toàn khoảng trống, chúng được minh họa

ở đây trên một sheet

Phần đầu được ghi nhăn là Inventory thế hiện sô lượng tồn kho dầu

kỳ ($21,820) và sô dư cuối kỳ ($25,760) Bên dưới một hệ thống kiếm kê định kỳ (xem chương 3 đế biết chi tiết), không có những thay đối đôd với tài khoản kho hàng trong suốt kỳ hạn; các đợt mua sắm được ghi chép trong tài khoản riêng của chúng và COGS có thế được tính ở cuối kỳ Một bút toán kết số bằng với giá trị tồn kho đầu kỳ được ghi trong cột Credit của tài khoản được thể hiện như nó xuất hiện trong sô cái trong ô D4 và trong số nhật ký trong ô H3 Lượng này cũng đưỢc ghi dưới dạng một bên

nỢ trong tài khoản tóm tắt thu nhập của sổ nhật ký chung (ô G2) Một bản kiểm kê hàng tồn kho được tiến hành và giá trị vừa có được được ghi dưới dạng một bên nợ (25,760 trong ô C5) đề thiết lập hàng tồn kho đầu

kỳ cho kỳ hạn kế tiếp Hàng tồn kho cuối kỳ cũng được ghi vào bên có trong bản tóm tắt thu nhập của số nhật ký trong ô H7

Do đó, sự chềnh lệch giữa hàng tồn kho đầu kỳ v،à hàng tồn kho cuối

kỳ nhập tài khoản tóm tắt thu nhập dưới dạng sự kết hợp của giá trị đầu kỳ, một bên nỢ và giá trị cuối kỳ, một bên có Nếu tài sản kho hàng tàng trong suôt kỳ hạn, tài sản tóm tắt thu nhập sẽ lớn hơn Dĩ nhiên điều ngược hại cũng đúng

Các lần mua hàng trong hàng tồn kho trong suốt kỳ hạn cũng được kết số bằng một bút toán bên có trong sổ cái (ô D ll) và được chuyến sang bản tóm tắt thu nhập có một bút toán bên có (ô H ll)

KẾT sổ TÀI KHOẢN THU NHẬP VÀ TÀI KHOẢN CHI PHÍ

Trước đó chương này đề cập rằng vào cuối kỳ kê toán, tài khoản thu nhập và tải khoản chi phí có sô dư là không, nhưng tài khoán tài sán và tài khoản nỢ, chẳng hạn như tài khoản kho hàng thì không có số dư

bằng không Ví dụ, tài khoản bán hàng được cho số dư là không cuối một kỳ hạn, và do đó đầu kỳ kế tiếp Sô dư cuôl kỳ của nó được ghi hai lần lúc kết sổ; một lần dưới dạng một bên nợ ghi trên tài khoản sổ cái

36

Chương ỹì. Cân đối kế ٠oán: Các tài sản hiện hành

đế' kết sổ IIÓ và một lẳn dưới dạng một bèn có ghi trong tài khoản tóm tắt thu nhập Bên nợ trong ban tóm tắt thu nhập bắt dầu tiến trinh di chuyển thu nhập ra khbi tài khodn sổ cái CUÍI n ó và dưa vào bản cồn dối Trong h'lnJi 2.6, công thức dược sứ dụiog trong ô D7 dể tinh doanh số là một công thức mả.ng:

Công thức mảng này nhìn vào worksheet có tên là SecondNational

đế tìm bât kỳ giá trị trong các ô B5;B19 tương hỢp với giá trị Cash Receipts Đối với bất kỳ giá trị tương hợp, công thức tính tổng các lượng

đô la tương ứng trong các ô C5:C19 (xem hình 2.4)

Tiến trình tương tự được sử dụng với các lần bán chịu được ghi lại trong worksheet Accounts Receivable, và kết quả của hai hàm SUM

được tính tổng đế cho ra toàn bộ lượng doanh số trong tháng Thực tế,

bạn giữ riêng biệt hai tài khoản này và cộng các số dư cuối kỳ của chúng lại với nhau cho mục đích của tài khoản tóm tắt thu nhập

Ba phấn trong hình 2.6 được ghi nhãn là Advertising, Communica­tions, và Salaries, mỗi lần phần đại diện cho các chi phí phải chịu trong

kỳ hạn hiện hành Các chi tiết về hoạt động trong mỗi tài khoản trong kỳ hạn đã đưực bỏ qua; chỉ sô dư cuối kỳ và bút toán kết số được trình bày.Các bút toán kết sổ trong các tài khoản số cái cũng xuất hiện trong tài khoản tóm tắ t thu nhập tạm thời của sổ nhật ký chung Chú ý rằng các giá trị trong các ô D14, D17, và D20 giống hệt như các giá trị trong các ô H12:H14 trong hình

Cũng chú ý giá trị $34,226 trong ô H15 của hình 2.6 Nó là kết quả của việc lấy thu nhập bán hàng ($70,202) của kỳ hạn trừ cho các chi phí của kỳ hạn (mua, quảng cáo, truyền thông và lương bổng)

Phan tich du lieu kinh doanh Microsoft Excel 2010

SUM(IF(Acx:tsRecelvable٠B3:B23="Credit Sales", AcctsReceivablela:C23,0))}

lit

,

1

3„ Startirxj inventory (12/1/2011) $ 21.820 Starting inventory (12/1/2011) 21 ٠٥ 20

.1, To close starting inventory ١ ■ $ 21,820 To close starting Hiventory

m Exyjgig b a l ^ e (12^1) | $ 1.835 I To close revenue and expense accounts ' i

Ending b^aiK e (12/31) _ ^ $ 10,088 ٠ Owner's Equity \ i 38.166

0 G18 chiJa cong thufc sau day:

se giam liiOng duo’c cong vao von chii so’ hufu

38

ChLíong 3 Định giá tri các hàng tổn kho cho bản cân dối

tồn ^hơcho hổn cồn aoi

Cụ thể tho một (loanh nghiệp sản xuất hoặc bán lại hàng hóa hữu hình, quy mô hhng tồn kho cUa công ty có một ảnh hưởng mạnh áối với kha năng sinh lọ'i cUa nó ỉlàng hóa tồn lího thường là tài sản hiện hành chíiih cUa công ty và (lo đó (lOng góp nhiều cho giá trị tài sản của công ty ΙΙο'η nữa, chi phi cUa hồng hóa dược bán (COGS) phụ thuộc vào giá t r ؛ cUn cổ phlê'u dưỢc tiếp thị, do dó hàng tồn kho cUng tinh vào tổng lợi nhuận cUa công ty và thu nhập rOng cUa nó

Một phần vì hàng tồn kho rất quan trọng dối vó'i giá trị tài sản và khfi ndng sinh lãi cUa một công ty, hạn cO sẵn một số phương pháp đế’ định gia trị hàng tồn kho BOi vi bạn phải nhất quán trong việc định giá trị hdng tồn kho trong các phương phdp định giá trị qua kế toán hàng tồn kho từ năm này qua năm khác, điều quan trọng là phải dưa ra sớm

СЙС lựa chọn hỢp ly Việc sử dụng các cOng cụ và tinh năng của Excel một Cítch phu họ'p cO thế' gidp bạn thực hiện những lựa chọn này

Chương này mô tả nhừng phương pháp khốc nhau dược sử dụng đế' â'n dinh một giá trl cho hítng tồn kho và những cách khdc nhau mà bạn

có th(١' giải thích cho đi(؛ u níiy Bạn sẽ thấy rằng cách bạn ấn định một

gid trị cho hàng tồn kho dnh hướng đến cả khả năng sinh lai và gia trị tài san cUa doanh nghiệp

39

Phân tích dữ !lệu kinh doanh Mlcrosoh Exce! 2010

Bản tỉiân hàng tồn kho bao gồm tấ t cả những gì bạn đã mua vả bạn mong đợi bán trong chu kỳ hoạt động kinh doanh binh thưò.ng Do do

hàng tồn kho sẽ không bao gồm thiết bị mà bạn sứ dụng hoặc nl٦à mà

bạn dã mua dành cho không gian văn phOng Mặc dù cO thế' bạn bán lạ؛

nO nhưng bạn sẽ mong dọ'؛ làm như vậy như la một phần trong cốc hoạt dộng kinh doanh binh thưò'ng

Mặt khác, nếu công ty sản xuất hàng hóa, tinh huOng cO the phức tạp ho'n, nhưng nguyên lý cơ bản vẫn dược áp dụng: các chi phi thiết lập các giá trị Các nhà sản xuất thường cO ba hạng mục hàng tồn kho: các vật liệu thô, công việc dang tiến triển và thành phẩm Bạn định giá trị mỗi hạng mục một cách khác nhau Giá trị của các vật l؛ệu thô do'n giản

là chi phi thu mua chUng Giá trị cUa các công việc (hoặc cOng trinh) dang tiến triển là chi phi của các vật liệu thô cộng vó'i bất ky chi phi nhân công liên quan trong việc xử ly chUng v a giá trị của thành phẩm gồm chi phi vật liệu cộng vó'i tất cả chi phi nhân công liên quan trong việc hoàn thành sản phẩm kể cả chi phi nhà xưởng

CÁC PHƯƠNG PHÁP 0ỊNH GIÁ TRỊ

Có ba họ phương pháp dược sử dụng phổ biến đế' thiết lập giá trị của hàng tồn kho ChUng dược tóm tắt ngắn gọn ở dây Các phần sau thảo luận chi tiết hơn mỗi phương pháp này

Nhận dạng cụ thể

Phương pháp này ấn định chi phi thực tế của việc thu mua và xử ly mỗi dơn vị tồn kho vào dơn vị cụ thể dó Thông thường các công ty bán lại tương dối ít các sản phẩm nhưng là các sản phẩm tương dối dắt sư dụng sự nhận dạng cụ thế' Nếu doanh nghiệp bán nữ trang hoặc mỹ thuật dắt tiền, bạn thấy khá dễ dàng gắn một chi phi thu mua cụ thế' vào mỗi dơn vị Nhưng nếu công ty bán thiết bị nữ trang hoặc các vật dụng nghệ thuật, bạn thấy khó làm như vậy Theo dõi số tiền mà bạn trả cho mỗi trong 100 da ngọc lam quý hoặc cọ sơn thi khó hơn nhiều

Chi phi rung binh

Phương pháp này dễ làm người ta ngộ nhận là định nghĩa dơn giản Chi phi trung binh mỗi dơn vị của một sản phẩm chỉ là tố'ng của các khoản thanh toán cho những nhà cung ứng sản phẩm dược chia cho số dơn vị mà bạn dã mua Chi phi giá thành dơn vị thực tế thường thay dố'i

do những thay dổi trong việc định giá cả của nhà cung ứng theo thời gian và do việc lựa chọn các nhà cung ứng

(;hương 3 OỊnh ؛)iá trị các hàng tổn kho cho bản cân đối

Do đó, chi phí trung !lình ít chính y،ác hơn sự nhận dạng cụ thế của

một (lơn vị cụ thế: nó Icà một ٠sự ước tính dựa vào lịch sử mua sắm, không phai một giá trị cụ thê đưực ấn định riêng biệt vào một món cụ thể Nhưng chi phí trung bình thường khá thi khi sự nhận dạng cụ thế khcmg khá thi

FIFO Và LIFO

Cả FIFO (first-in first-out) và LIFO (last-in first-out) đưa ra những giả định về khi nào bạn đã thu nhận một đơn vị tồn kho và về khi nào bạn bán nó FIFO giả định rằng đơn vị mà bạn vừa bán là một phần của vật mua sắm sớm nhất vẫn còn trong kho - và cho hạn biết chi phí của

nó LIFO giả định rằng đơn vị mà bạn vừa bán là một trong những đơn

vị mả bạn cỉã mua gần đáy nhất - và cho bạn biết chi phí của nó

Bởi vì các chi phí mua thường thay đổi theo thời gian, COGS cũng thay đối Cả khả năng sinh lợi và tổng tài sản phụ thuộc vào việc bạn

đã mua một đơn vị với giá $50 năm vừa rồi và bán nó với giá $75 hôm nay hay không (có lẽ bạn sử dụng FIFO) hoặc việc bạn đã mua một đơn

vị giống hệt với giá $60 sáng nay và bán nó với giá $75 chiều nay hay không (có lẽ bạn sử dụng LIFO)

Một số công ty sử dụng FIFO hoặc LIFO đế’ chuẩn bị các báo cáo quản lý để dẫn dắt những quyết định liên quan đến khả năng sinh lợi của các dòng sản phẩm khác nhau Dĩ nhiên bạn tự do sử dụng bất kỳ phương pháp mà bạn nghĩ mang lại thêm thông tin khi mục đích là sử dụng nó làm một công cụ quản lý

Các phiần còn lại của chương này thảo luận chi tiết từng phương pháp này

SỬ DỤNG Sự NHẬN DẠNG cụ THỂ

Mặc dù sự nhận dạng cụ thế cổ lõ là phương pháp thỏa mân nhất về mặt trực giác trong các phương pháp định giá trị, nhưng bạn sẽ thấy rằng thường tốt hơn nên chọn một phương pháp khác đặc biệt từ quan diêm về khả năng sinh lợi Hãy xem xét trường hợp của một cửa hàng bán lẻ bán thiết bị điện tử

Nghiên cứu trường hợp: Evans Electronic

Evans Electronic, một cửa hcàng bán lẻ mới được mở trong một trung tâm mua sắm, bán các máy tính cá nhân, thiết bị truyền thông dữ liệu và thiết bị ngoại vi, chẳng hạn như máy in và ồ’ đĩa Cửa hàng đã cài đặt một co' sở dữ liệu nhỏ sử dụng Microsoft Access làm hệ thông

Phân tích dữ liệu kinh doanh Microsoft Excel 2010

(Ịuán lý cơ sỡ dữ liệu Cư sở dừ liệu này cho nhân viên bán hàng ghi sô serial và mã sán phấm của mọi mặt hảng mà cửa hàng bán Mặc dù Evans sử dụng một phương pháp dịnh giá trị hàng tồn kho, nhưng người so’ hừu nó muôn biôt kết quá của mọi phương pháp định giá trị cho một

kỳ kế toán cụ thề nhằm chuẩn bị cho việc gặp mặt nhân viên kế toán của mình liên quan đến các vấn đề hàng tồn kho

Sử dụng một hệ thông cơ sở dữ liệu để duy trì thông tin hàng tổn kho

Hệ thống cơ sớ dữ liệu cũng duy trì thông tin về các hảng tồn kho

Nó ghi chép ngày thcáng mả một đơn vị tồn kho được mua, chi phí của nó

và má sán phẩm của nó Thông tin này được lưu trong một bảng co’ sỏ’

dừ liệu có cấu trúc như được minh họa trong hình 3.1

RecordlD

!serial Number

I Product ID

AutoNumb e r _iPrifTwrYKey _ Number i Item identifier Different manufacturers' use different patterns, so not used as primary key j Number ^ Unique Product Urie identifier, foreign key to Products table

Cơ sở dữ liệu cũng chứa một sô mẫu truy vân (query) được ấn định

sần Bạn có thế sử dụng các mẫu truy vấn để thực hiện một số loại tác

vụ khác nhau, chẳng hạn như biên tập dữ liệu và thêm hoặc xóa các bản ghi (record) Nhưng một trong những chức năng chính của các mẫu truy vấn là chọn dữ liệu từ các bảng (table), sau đó di chuyến nó sang các file bên ngoài, hiến thị nó trên monitor của người dùng và làm cho dữ liệu

42 ■١ |is.,,١

C h ươn g 3 Định giá trị c á c h à n g tổn kho c h o b ản c â n đối

từ Co S() dũ liệu tr ê n co’ sở từng r( ١ c(j>rd và những m ẫu truy ván khác t(Uĩi

tắ t dữ liệu th í ١ o các nhóm.

l^ang cách sử dụng một mẫu truy ván (query) được án định sán,

Evans Electronic trích xuất dừ liệu từ cơ sở dừ liệu của n(5 vào worksheet

Exc(d Hình 3.2 minh họa th()ng tin t(3m tắt về hàng tồn kho đầu kỳ kẽ

A I 1 í P rodurtN am e

Product Name Product D) Starting_Units Purchased Units Date Purchased Unit Cost

| ؛|BenDVT) Dri١'e^ _ ؛ _7708

Blue Island L^ erJ^ ^ I ”

OuomoJet Inlget Priuter I 36Ó5

4877 4877 6773 6773 A4UUU11 iviưucui

Ш Rudolf DSLModaC _ 3

Ị 2| .Г٠'

Database Im poit/T ^ĩ

4980 4980

04/05/10' 134,23 ị

0 W y i |~ J0 2 Õ 5 Ĩr 04/05/W٢ 61Ш

؛ 632.52 '

0

^ 04/20

04/05 / lQỈ 95.З2Т _ _ _ _

^؛

10

[ 100.36 '

!' 04/20a0

j ị

16М

№ ؛ 05/10 / s' W

'

| 1820.88 ' ?

~ 04 '.

20 /.

lQÌ

؛ 2

^ 110 04/05/101 -

А З

; 117.42 |

J

"o4/20a o _

؛ 12

Hình 3.2: Hàng tồn kho đẩu kỳ của Evans Electronic và cấc sô' lượng được mua trong thắng 4 năm 2010 làm cơ sở cho việc định giá trị vào cuối kỳ.

Nhả cung cấp của cửa hàng nàng giá trong tháng 8 năm 2010: chú ý rằng các sản phẩm giống hệt đã được nhập vào hàng tồn kho vào những thời điếm khác nhau và với chi phí khác nhau Ví dụ, Evans đã mua 7 modem DSL vào ngày 5 tháng 4 năm 2010 với đơn giá $110,42 và 12 đơn vị nữa của cùng một modem vào ngày 20 tháng 4 năm 2010 với đơn giá $117,42

Khi đến lúc kêt sổ vào cuối mỗi tháng, thông tin về các sản phẩm được bán được sao chép từ cơ sở dữ liệu sang một worksheet Excel như trong hình 3.3

43