Quy trình tổ chức thực hiện hoạt động giao nhận hàng xuất khẩu bằng đường biển tại công ty TNHH một thành viên giao nhận gấu trúc toàn cầu

Quy trình tổ chức thực hiện hoạt động giao nhận hàng xuất khẩu bằng đường biển tại công ty TNHH một thành viên giao nhận gấu trúc toàn cầu Quy trình tổ chức thực hiện hoạt động giao nhận hàng xuất khẩu bằng đường biển tại công ty TNHH một thành viên giao nhận gấu trúc toàn cầu Quy trình tổ chức thực hiện hoạt động giao nhận hàng xuất khẩu bằng đường biển tại công ty TNHH một thành viên giao nhận gấu trúc toàn cầu

LỜI MỞ ĐẦU

Sau 25 năm mở cửa và phát triển kinh tế, Việt Nam đã đạt được những thành tựuđáng khích lệ Năm 2007, việc Việt Nam gia nhập WTO đã tạo ra một bước ngoặc mớitrong phát triển kinh tế Các hàng rào thuế quan dần được xóa bỏ, tăng tốc độ trungchuyển hàng hóa Hòa nhập vào dòng chảy này, các công ty vận tải giao nhận quốc tếlần lượt ra đời ngày càng nhiều để đáp ứng nhu cầu của nền kinh tế trong việc vậnchuyển hàng hóa Công ty TNHH MTV giao nhận Gấu Trúc Toàn Cầu là một trongnhững doanh nghiệp như vậy Mặc dù mới bước chân vào thị trường Việt Nam hơn 5năm nhưng Công ty đã dần dần khẳng định được vị thế của mình trong lĩnh vực vận tảigiao nhận quốc tế

Với mục đích tìm hiểu sâu hơn về qui trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng

đường biển, sau hơn một tháng thực tập tại Công ty, em quyết định chọn đề tài: “Quy trình tổ chức thực hiện hoạt động giao nhận hàng xuất khẩu bằng đường biển tại Công ty TNHH một thành viên Giao Nhận Gấu Trúc Toàn Cầu.”

Bài báo cáo có bố cục gồm 3 chương:

Chương 1: Giới thiệu chung về Công ty TNHH MTV giao nhận Gấu Trúc Toàn Cầu Chương 2: Quy trình tổ chức thực hiện hoạt động giao nhận hàng xuất khẩu bằng

đường biển tại Công ty TNHH MTV giao nhận Gấu Trúc Toàn Cầu

Chương 3: Một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động giao nhận hàng xuất khẩu

bằng đường biển tại Công ty TNHH MTV Giao Nhận Gấu Trúc Toàn Cầu

Em xin gửi lời cảm ơn chân thành tới bộ môn Nghiệp vụ trường Đại học NgoạiThương cơ sở II tại TP.HCM đã tạo điều kiện cho sinh viên được đi thực tập ở doanhnghiệp, có cơ hội tiếp cận với thực tiễn kinh doanh; thầy Tô Bình Minh đã nhiệt tìnhhướng dẫn giúp em hoàn thành bài báo cáo này Đồng thời, em cũng chân thành cảm

ơn Công ty TNHH MTV giao nhận Gấu Trúc Toàn Cầu nói chung và phòng kinhdoanh nói riêng, đã đón nhận và nhiệt tình giúp đỡ, hướng dẫn em trong suốt thời gianthực tập tại công ty

Chương 1

GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY TNHH MTV GIAO NHẬN GẤU TRÚC

TOÀN CẦU

I Quá trình hình thành và phát triển doanh nghiệp

Tập đoàn Panda Logistics được thành lập tại Đài Loan vào năm 1987, hoạt độngtrong lĩnh vực vận chuyển giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu Đến nay, tập đoànPanda Logistics đã có văn phòng tại nhiều quốc gia trên thế giới Tháng 3 năm 2005,tập đoàn Panda Logistics chính thức mở rộng hoạt động sang Việt Nam - Công tyPanda Global Logistics Co., LTD được thành lập theo giấy phép đăng ký kinh doanh

số 4104003491 để mở rộng hoạt động tại thị trường giao nhận hàng hóa xuất nhập

khẩu tại Việt Nam

Tên giao dịch: Công ty TNHH MTV Giao Nhận Gấu Trúc Toàn Cầu

Tên tiếng Anh: Panda Global Logistics Co., LTD

Trụ sở công ty: Lầu 4, 85 Điện Biên Phủ, Phường Đa Kao, Quận 1, Tp HCM.Điện thoại: 84 – 8 – 39110025 FAX: 84 – 8 – 39102603.

Mã số thuế: 0305538963

Vốn pháp định: 800.000.000 VND (tám trăm triệu đồng Việt nam)

Tài khoản giao dịch tại ngân hàng ACB:

 VND: 41766469

 USD: 41767479

II Chức năng và nhiệm vụ của doanh nghiệp

1 Chức năng doanh nghiệp

 Cung cấp dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường biển vàđường hàng không

 Cung cấp dịch vụ khai thuê Hải quan: Trên cơ sở được Nhà nước cho phép, tùytheo yêu cầu của khách hàng, Công ty thay mặt người xuất khẩu – nhập khẩu đểkhai báo, làm thủ tục Hải quan như một đại diện khai thuê Hải quan

 Dịch vụ đại lý tàu biển

 Dịch vụ tư vấn bảo hiểm

Tuy thời gian hoạt động của công ty tại thị trường Việt Nam chưa lâ, nhưng vớichức năng hoạt động như trên, công ty có khả năng cung cấp dịch vụ và phục vụ toàn

bộ quy trình giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu cho khách hàng Với sự linh hoạt vànhạy bén trong việc nắm bắt xu thế của thị trường, cộng với chức năng hoạt động củamình, công ty Panda Global Logistics đã từng bước mở rộng được mạng lưới kinhdoanh dịch vụ, đã tạo cho mình một thế đứng khá vững chắc trong lĩnh vực hoạt độngvận tải và giao nhận, thiết lập được những mối quan hệ mua bán bền vững với một sốkhách hàng ở trong nước cũng như trên thế giới

2 Nhiệm vụ doanh nghiệp

 Từng bước xây dựng và thực hiện mục tiêu kinh doanh của công ty mẹ đề ra

 Phát triển và mở rộng họat động kinh doanh tại thị trường giao nhận hàng hóaxuất nhập khẩu tại Việt Nam.

 Góp phần phát triển lĩnh vực giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu tại Việt Nam

 Cung cấp dịch vụ giao nhận và vận tải quốc tế, các dịch vụ Logistics để tạo liênkết kinh doanh hiệu quả giữa các doanh nghiệp xuất nhập khẩu Việt Nam và cácdoanh nghiệp nước ngoài, đặc biệt là các doanh nghiệp Hoa Kỳ, EU, Nhật Bản

 Bồi dưỡng và không ngừng nâng cao trình độ văn hóa, nghiệp vụ tay nghề chotoàn bộ nhân viên của công ty

III Cơ cấu tổ chức doanh nghiệp

Sơ đồ 1.1 Cơ cấu tổ chức Công ty TNHH MTV Giao Nhận Gấu Trúc Toàn Cầu

(Nguồn: tài liệu giới thiệu công ty năm 2008, phòng hành chính công ty TNHH MTV

Giao Nhận Gấu Trúc Toàn Cầu)

2 Chức năng của các bộ phận nghiệp vụ

2.1 Ban giám đốc

 Tổ chức bộ máy nhân sự cho công ty

 Theo dõi hoạt động kinh doanh của các phòng nghiệp vụ

 Xây dựng kế hoạch kinh doanh cho công ty

 Tham mưu về mặt pháp lý

 Giải quyết các chính sách về chế độ lao động, tiền lương

 Bồi dưỡng, đào tạo nhân viên cho công ty

VÀ DỊCH VỤ

PHÒNG KẾ TOÁN

PHÒNG GIAO NHẬN

PHÒNG H.CHÍNH N.SỰ

2.2 Phòng chứng từ

Phòng chứng từ được chia thành hai bộ phận: hàng xuất và hàng nhập

2.2.1 Bộ phận hàng xuất

 Cập nhật lịch tàu chạy và cước của các hãng tàu và thông báo cho khách hàng

 Thu thập thông tin về lô hàng, chuẩn bị chứng từ cần thiết cho khách hàng

 Cung cấp thông tin của các lô hàng cho người vận tải, hãng tàu

 Liên lạc và gửi chứng từ cho các đại lý nước ngoài về các lô hàng để thay mặtcông ty theo dõi và giao hàng cho người nhận hàng tại nơi đến

 Cung cấp thông tin cho khách hàng về lịch trình của các lô hàng

 Giải quyết các vấn đề phát sinh có liên quan

2.2.2 Bộ phận hàng nhập

 Phụ trách về chứng từ cho tất cả các lô hàng nhập của công ty

 Thực hiện các công đoạn cần thiết để đảm bảo hàng hóa giao cho khách hàng.theo đúng thỏa thuận như fax Thông báo nhận hàng, giao Lệnh giao hàng chokhách hàng…

 Liên lạc với các hãng tàu, hãng hàng không để theo dõi tiến độ lô hàng

 Theo dõi công nợ trong nước và nước ngoài trong phạm vi hàng nhập

2.3 Phòng kinh doanh

 Tìm kiếm khách hàng, liên lạc với các hãng tàu, đại lý trong và ngoài nước

 Giới thiệu lĩnh vực hoạt động của công ty với khách hàng, chào giá cước, dịch

vụ giao nhận, thuyết phục khách hàng sử dụng dịch vụ của công ty

 Thường xuyên liên hệ và quan tâm đến khách hàng, thiết lập và cập nhật cácthông tin về khách hàng, ghi nhận và thu thập dữ liệu để giải quyết các khiếu nạicủa khách hàng

 Quản lý hồ sơ về giá cả, thông tin khách hàng, lịch tàu, lịch bay, báo giá chokhách hàng; hướng dẫn, tư vấn cho khách hàng các vấn đề liên quan đến thủ tụcnhận / gửi hàng hóa xuất nhập khẩu

 Phụ trách về giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu, đóng hàng vào container, hoànthành thủ tục Hải quan.

 Thay mặt chủ hàng kiểm tra về kiểm dịch, hun trùng, giám định hàng, xin giấyphép và các dịch vụ liên quan khác

2.6 Phòng hành chính nhân sự (h.chính n.sự)

 Nghiên cứu, bố trí nhân viên sao cho thích hợp và hiệu quả nhất, quản lý nhân

sự, đăng ký lao động với Sở lao động, đăng ký bảo hiểm xã hội, y tế cho nhânviên

 Tổ chức và quản lý thực hiện các mặt về công tác tổ chức nhân sự, lao động tiềnlương, khen thưởng…

 Theo dõi sự có mặt của nhân viên trong văn phòng

IV Tình hình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp

 Tình hình hoạt động giao nhận hàng xuất nhập khẩu bằng đường biển

Bảng 1.1 Kết quả kinh doanh của doanh nghiệp giai đoạn 2008 – 2010

Đơn vị tính: triệu đồng

So sánh 2009/2008

So sánh 2010/2009

2008

Năm 2009

Năm 2010

(Nguồn: báo cáo tài chính 2008-2010, phòng kế toán công ty TNHH MTV Giao Nhận

Gấu Trúc Toàn Cầu)

 Đánh giá tình hình hoạt động của doanh nghiệp

Số liệu Bảng 1.1 cho thấy trong giai đoạn 2008 – 2010, kết quả kinh doanh củacông ty còn khá khiêm tốn do bước đầu thành lập còn nhiều khó khăn về thị trường, tổchức hành chính và nhân sự Song, việc công ty duy trì được mức gia tăng doanh thu

và lợi nhuận (cả trước thuế và sau thuế) hàng năm trên 30% thể hiện sự phát triển rấtđáng khích lệ của công ty trong bối cảnh nền kinh tế gặp nhiều biến động

Cụ thể, năm 2008, doanh thu công ty đạt 21, 219 triệu đồng, lợi nhuận sau thuếđạt 2, 188 triệu đồng là khá khiêm tốn so với các doanh nghiệp cùng ngành Đó là dotính đến hết năm 2008, công ty chỉ mới đi vào hoạt động được 3 năm, chưa tạo đượcthương hiệu mạnh mẽ tại thị trường Việt Nam Tuy nhiên, những năm sau đó, nhờ việc

mở rộng thị trường và các dịch vụ kết hợp với đúc rút kinh nghiệm, công ty đã dầnnâng cao hiệu quả kinh doanh thể hiện qua mức tăng trưởng doanh thu (năm 2009 là

30.27%, năm 2010 là 35.45%) và mức tăng trưởng lợi nhuận trước thuế (năm 2009 là32.15%, năm 2010 là 38.47%) Đặc biệt, trong 2 năm này, lợi nhuận sau thuế đạt mứctăng trưởng vượt trội so với doanh thu và lợi nhuận trước thuế Năm 2009 tỷ lệ này đạt36.02% (năm công ty được giảm 30% thuế thu nhập doanh nghiệp theo công văn số1326/BTC-CSST của Bộ tài chính) Năm 2010 lợi nhuận sau thuế tăng tuyệt đối 1, 275triệu đồng, tăng tương đối 38.48% Nhìn chung, các chỉ tiêu kinh doanh đưa ra đều đạtđược chứng tỏ tình hình hoạt động và phát triển của công ty có bước tiến mạnh mẽ.

V Những công việc cụ thể được giao

Sau khi liên hệ thực tập tại Công ty, em được bố trí hoạt động tại phòng kinh doanh.Tuần đầu tiên (27/06 – 02/07), em đã được nghiên cứu các tài liệu về tổng quan công

ty, tìm hiểu hoạt động cụ thể của Phòng kinh doanh cùng với bộ hồ sơ lưu trữ của cáchợp đồng liên quan đến nghiệp vụ vận tải giao nhận trong các năm 2008 - 2010, kếthợp với việc quan sát các anh chị làm việc tại văn phòng cũng như tại cảng Các tuầntiếp theo, em đã được trực tiếp tham gia vào một số công việc của Phòng kinh doanh,

cụ thể như soạn thảo một số mẫu thư chào hàng, liên lạc với các khách hàng có nhu cầugửi hàng, gom hàng lẻ, soạn thảo hợp đồng thuê tàu (theo mẫu), theo dõi lịch tàu, báogiá cho khách hàng…Đặc biệt dưới sự hướng dẫn nhiệt tình của các anh chị em đượctrực tiếp tham gia vào một vài hợp đồng giao nhận, được thực tế tại cảng Cát Lái, quansát quy trình giao nhận hàng hóa, xếp dỡ hàng hóa cũng như làm thủ tục hải quan

Sơ đồ 2.1 Tóm tắt quy trình giao nhận hàng xuất khẩu bằng đường biển

(Nguồn: tác giả tổng hợp từ tài liệu hướng dẫn giao nhận hàng xuất khẩu bằng đường

biển lưu hành nội bộ công ty TNHH MTV Giao Nhận Gấu Trúc Toàn Cầu)

II Quy trình giao nhận hàng xuất khẩu bằng đường biển

Đối với một lô hàng xuất khẩu, quy trình giao nhận được tiến hành theo các bước:

1 Nhận hàng từ người gửi hàng (người xuất khẩu)

Giữa Công ty và người gửi hàng sẽ có thoả thuận về phương thức và địa điểmnhận hàng Về phương thức, người gửi hàng có thể trực tiếp mang hàng đến hoặc sử

Thuê người chuyên chở

Tổ chức giao hàng lên tàuTrước khi tàu vào cảng

Tổ chức giao hàng lên tàuKhi tàu vào cảngLập bộ chứng từ

Nhận hàng từ người gửi

Chuẩn bị bộ hồ sơ khai

hải quanLàm thủ tục hải quan

Gửi vận đơn cho chủ hàng Lưu bộ hồ sơ

dụng dịch vụ vận chuyển nội địa của công ty Công ty có một đội xe tải hoạt động rấthiệu quả, không chỉ sử dụng cho mục đích vận chuyển quốc tế bằng đường bộ mà cònrất tiện dụng cho vận chuyển nội địa trước khi vào chặng vận tải chính Về địa điểm,hàng hóa có thể được vận chuyển trực tiếp ra cảng vì công ty chưa có kho riêng.

Việc nhận hàng từ người gửi hàng cũng có những yêu cầu nghiêm ngặt vì sau khingười giao nhận nhận hàng, trách nhiệm về hàng hóa sẽ thuộc về người giao nhận Nếuhàng là hàng nguyên container thì người giao nhận còn được giảm nhẹ trách nhiệm.Còn đối với những lô hàng lẻ, những dịch vụ mà Công ty thực hiện có thể là tái chế lạihàng hóa, hoặc đóng gói hàng hóa cho phù hợp với phương thức vận chuyển, tuyếnđường vận chuyển Hàng hóa đòi hỏi phải phù hợp với hợp đồng mua bán ngoạithương Sau khi đã kiểm nhận chính xác, Công ty có trách nhiệm bảo quản hàng hóachờ giao cho người chuyên chở

Người xuất khẩu sẽ cung cấp hợp đồng vận chuyển và thông tin khái quát về lôhàng xuất khẩu của mình cho Công ty Dựa vào những thông tin có được, nhân viêngiao nhận sẽ liên hệ với hãng tàu và làm đơn đặt mượn container Hãng tàu sẽ kiểm tralại hợp đồng vận chuyển và gửi cho người giao nhận: 1 giấy xác nhận đặt mượn(booking confirmation) và 1 lệnh cấp container rỗng Giấy xác nhận đặt mượn ghi rõthông tin về tàu, chuyến, số container, số seal, đặc biệt là thời hạn chót để vào sổ tàu(closing time) Lệnh cấp container rỗng có tác dụng xuất trình lúc đến bãi lấycontainer

2 Liên hệ người chuyên chở hàng hóa

Dù hàng hóa được xuất khẩu theo điều kiện FOB hay CIF thì người giao nhậncũng thường được ủy thác thuê tàu để chuyên chở hàng hóa Người ủy thác tuỳ từngtrường hợp có thể là người gửi hàng (shipper) hay người nhận hàng (consignee)

Nếu Công ty được ủy thác thuê tàu, đối với tuyến đường cũ, thường xuyên cóhàng đi, công ty phải liên hệ với hãng tàu mà công ty đã làm giá trước đó để xin chỗ,lưu cước hoặc xin container nếu là hàng đóng trong container Còn đối với tuyếnđường mới chưa có giá hoặc giá cũ đã hết hạn thì phải xin giá ở nhiều hãng tàu khácnhau, sau đó chọn một giá tốt để chào cho khách hàng Người giao nhận thường được

ủy thác thuê tàu vì người giao nhận có lợi thế là luôn có lượng hàng lớn và ổn định nênthường được hãng tàu cho hưởng những ưu đãi về giá cả, dịch vụ mà khách hàng nhỏ

lẻ không có được

Trong thời gian liên hệ người chuyên chở, nhân viên giao nhận công ty kết hợpvới việc chuẩn bị tờ khai hàng xuất khẩu, gồm 2 bản (1 bản lưu người khai hải quan vàmột bản lưu hải quan), trong đó có 27 mục nhỏ được chia làm 2 mặt (mặt A là phầndành cho người khai hải quan kê khai, mặt B là phần dành cho kiểm tra của hải quan)

3 Tổ chức giao hàng lên tàu

 Trước khi tàu đến cảng bốc

 Hành trình của một con tàu thường là chở hàng đến cảng, dỡ hàng ra, lưu lạicảng từ 1 - 3 ngày, xếp hàng mới lên rồi khởi hành Đối với một số cảng của Việt Namnhư cảng Hải Phòng, thời gian một con tàu lưu lại chỉ là 1 ngày Do đó, trước khi tàucập cảng, hãng tàu sẽ gửi Thông báo thời gian dự kiến tàu vào cảng (ETA - EstimatedTime of Arrival) cho người giao nhận Thời gian này phụ thuộc vào tuyến đường, thoảthuận giữa hãng tàu và người giao nhận Đối với Công ty, nếu tuyến đường xa, ETAđược gửi trước từ 24h - 48h, còn đường gần, ETA phải được gửi trước 48h - 72h.Khi biết được thời gian dự kiến tàu đến cảng, nhân viên giao nhận của Công ty sẽphải làm một số công việc sau:

 Xin kiểm nghiệm, kiểm dịch cho hàng hóa để lấy giấy chứng nhận kiểmnghiệm, kiểm dịch, nhất là đối với hàng nông sản thực phẩm.

 Lập tờ khai hải quan, thông quan hàng xuất khẩu, bộ hồ sơ khai Hải quan gồm:

 Tờ khai hàng hóa xuất khẩu có đóng dấu của người xuất khẩu và có ghi chú

mã số nói trên (2 bản chính: 1 bản lưu hải quan và 1 bản lưu người khai hảiquan);

 Giấy giới thiệu (1 bản chính);

 Phiếu tiếp nhận, giống như một bản tổng hợp những thông tin cần thiết (1bản sao);

 Hợp đồng thương mại (1 bản sao);

 Hóa đơn thương mại (1 bản chính);

 Phiếu đóng gói (1 bản chính)

 Nộp thuế xuất khẩu (nếu có) cho hàng hóa

 Cung cấp chỉ dẫn xếp hàng cho hãng tàu đồng thời nhận thông báo xếp hàng dohãng tàu cấp

 Lập bảng kê khai hàng hóa (Cargo list) gồm 5 bản để gửi cho cảng và gửi chotàu Nội dung chính của Cargo list gồm: Tên công ty xuất nhập khẩu, Tên người nhậpkhẩu, Tên hàng, Ký mã hiệu, Số lượng, Trọng lượng

 Nếu là hàng xuất đóng trong container thì cùng với bản danh mục hàng hóa,người giao nhận phải xin hãng tàu lệnh giao vỏ container rỗng để đưa cho khách hàng

về đóng hàng Sau đó làm thủ tục hải quan, niêm phong cặp chì Còn nếu là hàng lẻ thìngười giao nhận sẽ cấp cho người gửi hàng vận đơn gom hàng (House Bill of Lading),